JURNAL INFORMATIKA Maret 2014 PEMBUATAN
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
PEM BUATAN M ODEL RENCANA STRATEGIS SI/ TI BIDANG PENYELENGGARAAN HAJI DAN
UM RAH KANTOR W ILAYAH KEM ENTERIAN AGAM A DAERAH ISTIM EW A YOGYAKARTA
Sri Handayaningsih, S.T., M .T., Islamika Zulfiana
Program Studi Teknik Informatika, Universitas Ahmad Dahlan
Jalan Prof. Dr. Soepomo, S.H, Janturan, Yogyakarta
Email: Zislamika@yahoo.com
ISLAM IKA ZULFIANA
09018293
ABSTRAK
Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kanw il Kementerian Agama DIY merupakan salah satu
sub Bidang di Kanw il Kementerian Agama yang mempunyai tugas melaksanakan pelayanan, bimbingan,
dan pembinaan, serta pengelolaan sistem informasi di Bidang PHU. Pelaksanaan proses bisnis saat ini
telah menggunakan perangkat pendukung sistem informasi berbasis komputer yang dikenal dengan
Sistem Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT). Dalam penggunaan SISKOHAT Bidang PHU Kanwil
Kemenag DIY hanya bisa melakukan entry data yaitu dengan melakukan pendaftaran haji secara online,
membuat kloter dan membuat laporan jumlah calon jamaah haji yang mendaftar setiap tahunnya.
SISKOHAT belum sepenuhnya mew akili proses bisnis yang ada, sehingga menjadikan kurang optimalnya
kinerja Bidang PHU. Permasalahan lain yang muncul adalah sumber daya manusia yang dimiliki untuk
pengelolaan sistem informasi masih dirasa kurang bila dibandingkan dengan luasnya cakupan proses
bisnis yang ada, maka akan dibangun perencanaan strategis yang berfokus pada pembuatan model
rencana strategis SI/ TI Bidang PHU untuk mendukung strategi organisasi agar menjadi selaras antara SI,
infrastruktur dan manajemen informasi.
Penelitian ini menggunakan metodologi yang dikembangkan oleh Ward and Peppard . M etode
pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, w aw ancara, dan studi pustaka. Untuk
mendapatkan kondisi saat ini dengan mengidentifikasi lingkungan organisasi. Proses analisis yang
dilakukan adalah analisis lingkungan bisnis internal dan eksternal, analisis lingkungan SI/ TI internal dan
eksternal, analisis SWOT, penyusunan strategi yaitu stategi bisnis SI, strategi manajemen SI/ TI dan
strategi TI. Selanjutnya membuat Road map pengembangan SI/ TI Bidang PHU dan melakukan uji
kelayakan model SI/ TI yang sudah dibuat.
Penelitian ini menghasilkan sebuah pemodelan berbasis usulan rencana strategis SI/ TI.
Pengujian yang dilakukan mendapatkan hasil 100% menyatakan model yang dibuat layak diterapkan
pada Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kantor Wilayah Kementerian Agama DIY.
Kata kunci: Rencana Strategis SI/ TI, Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah DIY
1. Pendahuluan
Pengembangan manajemen dan keorganisasian yang didukung dengan SI berbasis komputer
merupakan instrumen strategis yang dibutuhkan dalam menghadapi era globalisasi. Hal ini karena
dukungan TI dapat memudahkan mekanisme pengambilan keputusan yang akurat, dapat dipercaya,
cepat dan ekonomis. Kebutuhan yang sama juga dialami oleh manajemen dan keorganisasian di
lingkungan Kanw il Kemenag DIY Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah. Sebagai contoh,
pelaksanaan penyelenggaraan haji di Kanwil Kemenag DIY telah menggunakan perangkat pendukung
| 1
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
sistem informasi berbasis komputer yang dikenal dengan Sistem komputerisasi Haji Terpadu
(SISKOHAT).
Siskohat merupakan suatu sistem pelayanan secara online dan real t ime antara Bank Penerima
Setoran Biaya Perjalanan Ibadah Haji (BPS-BPIH) dan Kantor Wilayah Kementerian Agama di 33
Provinsi dengan Pusat Komputer Departemen Agama. Siskohat mencakup dukungan terhadap
seluruh prosesi penyelenggaraan haji mulai dari pendaftaran haji, sampai dengan proses kepulangan
ke Tanah Air (Debarkasi) [1]. Namun, dalam pelayanannya sistem tersebut belum sepenuhnya
mew akili proses bisnis yang ada di Bidang PHU, sehingga menjadikan kurang optimalnya kinerja
Bidang PHU dalam mengelola layanan haji. Yaitu pada proses pengembalian dana BPIH dan usul ralat
data jamaah, proses tersebut belum mencapai target yang ditetapkan. Pengembalian tergolong
lambat, karena mata rantainya masih terlalu panjang, calon jamaah haji harus mengurus proses
tersebut dari Kemenag kota/ kabupaten, Kanw il Kemenag Provinsi, Ditjen PHU, dan Bank Penerima
Setoran BPIH. Idealnya ke depan, pembatalan itu tidak perlu sampai ke tingkat Kemenag pusat.
Cukup di provinsi atau kabupaten sehingga mata rantainya tidak terlalu panjang dan makan w aktu
lama. Bidang PHU membaw ahi lima seksi yaitu seksi pendaftaran dan dokumen haji, seksi pembinaan
haji dan umrah, seksi akomodasi, transportasi, dan perlengkapan haji, seksi pengelolaan keuangan
haji, dan seksi sistem informasi haji [2]. Setiap seksi tersebut membutuhkan data satu sama lain,
namun laporan setiap seksi di Bidang PHU masih berdiri sendiri, sehingga terbentuk pulau-pulau data
yang mengakibatkan belum efisiensinya pengelolaan data.
Bidang PHU sekarang ini telah menggunakan teknologi informasi sebagai alat untuk mendukung
(support ) proses bisnis penyelenggaraan haji, namun sampai saat ini belum memiliki perencanaan
strategis sistem informasi yang terstruktur dengan baik, sehingga pemanfaatan teknologi informasi
belum sesuai dengan apa yang diharapkan mengakibatkan pembangunan SI/ TI yang ada saat ini
arahnya belum jelas, untuk yang akan datang tidak hanya menjadi support namun lebih ditingkatkan
menjadi key operat ional, high pot ent ial, dan st rat egic.
Tujuan yang akan dicapai pada penelitian ini adalah Terbangunnya model rencana strategis SI/ TI
menggunakan pendekatan metodologi yang dikembangkan oleh Ward and Peppard untuk
mendukung strategi organisasi sehingga menjadi selaras antara sistem informasi, infrastruktur, dan
manajemen informasi yang diharapkan bisa menjadi acuan bagi Bidang PHU dalam pengembangan
dan implementasi SI/ TI sesuai dengan sasaran yang akan dicapai.
2. Kajian Terdahulu
Penelitian yang dilakukan sebelumnya oleh Desta Arianti (2014) tentang “ Perancangan
Enterprise Architecture Dengan Kerangka Kerja Zachman Di Kantor W ilayah Kementerian Agama
DIY” penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sebuah model ent erprise yang berisi dokumen
perencanaan pengembangan sistem informasi berupa arsitektur data, arsitektur informasi,
arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi [3]. Penelitian yang lain dilakukan oleh Siti M utmainnah
(2013) yang berjudul “Pembuatan M odel Tata Kelola TI Bidang Layanan Haji Pada Kantor
Kementerian Agama Kota Yogyakarta Berbasis Cobit 4.1” . Pada penelitian ini berfokus pada
proses layanan (DS) dengan metode kuesioner, management aw areness dan kuesioner mat urit y
level untuk mendapatkan kondisi saat ini dan mengidentifikasi kelemahan pada proses layanan haji,
kemudian melakukan perancangan model tata kelola dan uji kelayakan. Hasil penelitian
menghasilkan rekomendasi penyelarasan penerapan model tata kelola pada Seksi Penyelenggaraan
Haji dan Umrah Kementerian Agama Kota Yogyakarta [4].
2.1 Perencanaan Strategis SI/ TI
Perencanaan strategis sistem informasi/ teknologi informasi merupakan proses identifikasi
port ofolio aplikasi sistem informasi berbasis komputer (SIBK) yang akan mendukung organisasi
dalam pelaksanaan rencana bisnis untuk merealisasikan tujuan bisnisnya. Selain itu perencanaan
| 2
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
strategis SI/ TI juga menjelaskan berbagai alat, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk
menyelaraskan strategi SI/ TI dengan strategi bisnis, bahkan digunakan untuk mencari
kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovat if [5]. Ada beberapa alasan yang
menyebabkan perlunya suatu perusahaan memiliki strategi SI dan TI:
a. Investasi pada SI/ TI tidak mendukung sasaran bisnis.
b. Tidak terkontrolnya SI/ TI yang ada.
c. Sistem yang tidak terintegrasi, sehingga memungkinkan terjadinya duplikasi data dan
hilangnya keterkaitan antara sumber daya informasi.
d. Perusahaan tidak memiliki panduan untuk menentukan prioritas proyek SI/ TI dan selalu
terjadi perubahan sehingga menurunkan produktifitas.
e. M anajemen informasi yang buruk dan tidak akurat .
f. Strategi SI/ TI tidak sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.
g. Proyek SI/ TI hanya di evaluasi pada basis keuangan semata.
2.2 M etodologi Perencanaan Strategis SI/ TI W ard and Peppard
Pendekatan teori dari Ward and Peppard merupakan salah satu cara dalam menentukan
perencanaan SI/ TI. Pada gambar 1 di baw ah ini terlihat skema perencanaan strategis SI/ TI Ward
and Peppard:
Gambar 1. M odel Strategis SI/ TI
M odel strategi SI/ TI ini memerlukan analisis terhadap empat masukan (input ) sebagai berikut:
a. Lingkungan bisnis internal, mencakup strategi bisnis yang sedang dijalankan saat ini.
b. Lingkungan bisnis eksternal, mencakup kondisi ekonomi, industri, dan iklim persaingan.
c. Lingkungan SI/ TI internal, mencakup teknologi informasi yang dipakai saat ini.
d. Lingkungan SI/ TI eksternal, mencakup tren teknologi
Output yang dihasilkan dari perencanaan strategik sistem informasi ini menghasilkan tiga
keluaran, sebagai berikut:
a. Strategi bisnis sistem informasi, bagaimana masing-masing unit dalam perusahaan dapat
mengimplementasikan/ memanfaatkan SI/ TI untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan.
b. Strategi teknologi informasi, bagaimana kebijakan dan strategi untuk mengelola teknologi
dan sumber daya manusianya.
c. Strategi manajemen, mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi,
untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/ TI yang dibutuhkan.
Hasil akhir dari perencanaan strategis SI/ TI adalah sebuah portofolio aplikasi yang akan datang.
| 3
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
3.
4.
M etode Penelitian
3.1 Tahap Pembuatan M odel Rencana Strategis SI/ TI
Gambar 2 di baw ah ini terlihat langkah-langkah yang akan digunakan sebagai acuan dalam
melakukan penelitian pembuatan model rencana strategis SI/ TI.
Gambar 2. Kerangka Penelitian Rencana Strategis SI/ TI
Hasil Pembahasan
4.1 Tahap Pemahaman Kondisi saat ini
4.1.1 Pemodelan Bisnis
Yaitu tahap untuk menentukan model bisnis yang akan dipakai untuk membangun
suatu basis pengetahuan mengenai data, proses bisnis layanan haji yang berjalan,
teknologi informasi dan sistem informasi yang digunakan Bidang Penyelenggaraan Haji
dan Umrah saat ini [6].
4.1.1.1 Proses bisnis saat ini
Proses Bisnis pendaftran haji pada proses ini proses back up data pendaftar
haji masih secara internal di Seksi PHU juga belum menggunakan komputerisasi
sehingga untuk penyimpanan data di seksi PHU masih manual dan berupa buku
besar sehingga mengakibatkan pencarian data jamaah dengan jangka panjang
mengalami kesulitan. Proses bisnis pembinaan haji pada proses ini penyampaian
informasi ke CJH cukup lama, karena belum adanya sistem khusus penyampaian
informasi. Proses bisni surat masuk proses bisnis ini belum adanya aplikasi atau
sistem informasi yang digunakan. Surat -surat yang masuk dicatat di buku besar
| 4
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
yang nantinya disalin untuk dijadikan laporan ke kepala Bidang penyelengaraan Haji
dan Umrah. Proses bisnis surat keluar sama halnya dengan proses bisnis surat
masuk, surat keluar ditulis dalam buku catatan surat , belum ada sistem informasi
untuk mendata semua surat, baik menurut jenis maupun nomor nya akibatnya sulit
untuk menemukan data surat dengan cepat. Proses bisnis pembatalan setoran aw al
Proses ini terlihat belum ada aplikasi pengelolaan data jamaah sehingga dalam
proses pencocokan data dengan persyaratan usulan pembatalan membutuhan
w aktu agak lama. Proses bisnis ralat data jamaah Pengecekan data jamaah
dilakukan oleh Staff PHU Kanw il, tetapi perbaikan dat a jamaah tidak bisa dilakukan
di Kemenag Kota/ Kabupaten dan Kanw il Provinsi melainkan data yang ingin
diusulkan dikirim terlebih dahulu ke Dirjen PHU pusat sehingga proses ini
membutuhkan w aktu yang lama. Proses bisnis pemrosesan paspor, proses bisnis
pengantaran paspor, proses bisnis pembatalab setoran lunas padaproses ini Kanw il
tidak mempunyai w ew enang untuk langsung menghapus data jamaah tersebut,
sehingga proses pembatalan ini membutuhkan w aktu yang lama karena harus
menggirim data ke Dirjen PHU kemudian Dirjen PHU langsung mengkonfirmasi ke
BPS BPIH untuk pengembalian uang jamaah. proses bisnis pembuatan kloter, proses
bisnis rekruitmen petugas, proses bisnis kepegaw aian, dan proses bisnis keuangan.
4.2 Analisis Kondisi Saat Ini
4.2.1 Analisis Lingkungan Bisnis Internal
Analisis lingkungan bisnis internal yang dilakukan adalah analisis terhadap rantai nilai
(Value Chain) untuk mengidentifikasi aktivitas bisnis Bidang PHU yang terbagi menjadi dua
kelompok aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktifitas pendukung
yang ada di Bidang yaitu kelengkapan infrastruktur, managemen SDM , pengembangan
Teknologi dan pengelolaan sarana dan prasarana [7]. Sedangkan kegiatan utamanya yaitu
pada logistik masukan terdapat rencana penerimaan calon jamaah haji, rencana
mengadakan pembinaan haji, penyediaan informasi pembinaan, penyusunan jadaw al
pembinaan, pengusulan pembatalan setoran aw al dan lunas, pengajuan ralat data
jamaah, rencana pembuatan paspor, rencana pembuatan kloter, rencana pengelolaan
rekruitmen petugas, pengadaan informasi rekruitmen petugas, renvana pengelolaan data
petugas, dan rencana pembuatan proposal anggaran manasik.
Dari model analisis rantai nilai tersebut, diperoleh kekuatan dan kelemahan pada
bidang penyelenggaraan ibadah haji, sebagai berikut:
Tabel 1. Kekuatan dan Kelamahan Bidang PHU
Kekuatan (Strengths)
1. Kinerja pegaw ai yang baik
2. M emiliki program kerja yang jelas
3. Sudah menggunakan siskohat dalam menjalankan
proses bisnisnya
4. M emiliki perangkat perundang-undangan dan
kebijakan yang lengkap dalam PHU di Indonesia
5. SDM yang memiliki berbagai macam lat ar belakang
dan jenjang pendidikan baik dari agama dan nonagama yang relevan dengan perhajian.
6. Adanya kesadaran akan manfaat TIK unt uk
mempercepat proses kerja.
7. Adanya anggaran APBN
Kelemahan (W eaknesses)
1. Infrast rukt ur jaringan yang belum di implement asikan unt uk
pert ukaran dat a dan informasi di Kemenag kota/ kabupaten
sehingga perlu dibangun suat u perancangan sist em informasi
2. Sist em Informasi yang minim, dengan adanya perkempangan
TIK yang sangat cepat dapat menut upi sistem informasi yang
minim dengan membangun sist em informasi
3. Pemanfaat an website Bidang PHU Kanwil masih kurang unt uk
penyampaian informasi ke masyarakat.
4. Jumlah sumber daya manusia pada bidang IT masih kurang,
dengan melaksanakan pelat ihan t ent ang IT akan membant u
BPHU dalam pengoperasian sist em informasi yang ada.
5. Belum adanya sistem terpadu yang mendukung kegiat an
operasional Bidang PHU secara keseluruhan
| 5
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
4.2.3 Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal
Analisis lingkungan bisnis eksternal Bidang Penyelenggaraan haji dan Umrah
dilakukan dengan menggunakan dua metode analisis yaitu metode PEST dan analisis Lima
Kekuatan Bersaing Porter. Analisis PEST digunakan untuk menganalisis faktor eksternal
yang berpengaruh terhadap Bidang PHU yang menyangkut politik, ekonomi, sosial, dan
teknologi. Sedangkan analisis Lima Kekuatan Bersaing Porter mengahasilkan berbagai
pengaruh faktor eksternal dari kalangan perusahaan sekitar Bidang PHU, seperti:
masuknya pendatang baru, ancaman produk/ jasa, daya taw ar-menaw ar pelanggan, daya
taw ar menaw ar pemasok dan persaingan diantara para peserta yang ada [8].
Dari model analisis PEST dan Lima Kekuatan Bersaing tersebut, diperoleh peluang dan
ancaman pada Bidang PHU, sebagai berikut:
Tabel 2. Peluang dan Ancaman Bidang PHU
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Peluang (Opportunities)
Perkembangan TIK yang sangat cepat unt uk mendukung kinerja Bidang PHU
Pengembangan SI unt uk meningkat kan kualit as dan efekt ifit as layanan informasi
M inat masyarakat yang t inggi unt uk melaksanakan ibadah haji
Adanya hubungan kedekat an yang baik dengan lembaga t erkait dan masyarakat
Terlaksananya pelayanan public yang sesuai kebut uhan masyarakat .
Ancaman (Threats)
Banyaknya perusahaan sw ast a yang bergerak di bidang PIH, baik it u perusahaan lama/
pendat ang baru
Tingginya nilai t ukar mat a uang dollar yang mengakibat kan semakin mahalnya BPIH
M eningkat nya tuntut an dan krit isnya masyarakat terhadap peningkat an pelayanan haji.
Sering t erjadinya perubahan kebijakan dari Kedut aan Arab Saudi
Semakin banyak komunit as hacker dan t ool yang digunakan unt uk melakukan hacking
Belum seimbangnya perkembangan IPTEK dengan kemampuan SDM pada bidang IT
4.2.4 Analisis Lingkungan SI/ TI Internal
Sampai saat ini sistem informasi yang telah digunakan Bidang PHU adalah SISKOHAT,
aplikasi ini digunakan untuk pendaftaran haji, pemrosesan dokumen administrasi haji,
usul ralat data jamaah, proses pembatalan setoran aw al & lunas dan monitoring jamaah
haji. Data pada siskohat kanw il dapat diolah dengan cara menginput, mengubah,
menghapus dan mencetak. Untuk mendukung kegiatan penyebaran dan pertukaran
informasi ke tiap-tiap kemenag kabupaten/ kota, masih menggunakan fasilitas at t achment
melalui e-mail atau berupa cetak data dan via telepon. Kemudian ada sistem informasi
kepegaw aian untuk absensi dan pengelolaan data pegaw ai. Sistem informasi Keuangan
untuk membuat anggaran rencana setoran BPIH. Bidang PHU sudah mempunyai w ebsite
haji untuk penyebaran informasi tentang perhajian kepada masyarakat tetapi update
beritanya tidak rutin sehingga pemanfaatan w ebsite dirasa masih kurang. Berdasarkan
hasil analisis Internal SI/ TI diperoleh portofolio aplikasi saat ini pada gambar 3:
STRATEGIC
HIGH POTENTIAL
Website Haji
Siskohat
KEY OPERATIONAL
SI Keuangan
SI Kepegaw aian
SUPPORT
Gambar 3. Portofolio Aplikasi saat ini
| 6
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
4.2.5 Analisis Lingkungan SI/ TI Eksternal
Analisis lingkungan eksternal SI/ TI dilakukan untuk m endapatkan gambaran tentang
perkembangan SI/ TI saat ini dan ke depan, mencakup perkembangan hardw are dan
softw are secara umum, tren jaringan komputer, perkembangan aplikasi SI, serta berbagai
isu tentang pengamanan SI/ TI. Dari analisis tersebut, diperoleh kondisi kecenderungan
atau tren SI/ TI saat ini yang ditunjukan pada tabel 3.
Tabel 3. Tren SI/ TI
Tren SI/ TI
1.
2.
3.
4.
5.
Keterangan
Sist em Informasi (SI)
Hampir semua pengembangan aplikasi di dunia bisnis
saat ini berorient asi w eb
Sist em Informasi Terint egrasi
Sangat diperlukan karena sering informasi yang sama
dibut uhkan di beberapa bagian yang berbeda
Layanan akses mobile
Agar memudahkan akses set iap hari
Sist em keamanan t erbaru
Sangat pent ing, karena begit u banyak kejahat an di dunia
maya yang dapat mengganggu operasional SI/ TI
perusahaan
Out sourching Pengembangan system
Unt uk mengat asi berbagai ket erbat asan perusahaan
dalam bidang SI/ TI sedangnya perusahaan sangat
membutuhkan segera
Teknologi Informasi (TI)
Layanan SI/ TI berbasis w eb
1.
Perangkat Wireless
2.
Server yang memadai
3.
M edia penyimpanan yang besar
4.
Out sourching infrast rukt ur
Unt uk
menyederhanakan
inst alasi
perangkat
infrast rukt ur dan memudahkan akses
Diperlukan unt uk dapat melayani berbagai akt ivit as
akses selama 24 jam
Berbagai jenis dat a saat ini membut uhkan memori yang
semakin besar karena banyak disert ai image at au
gambar
Unt uk efesiensi dan efektivit as invest asi karena kalau
dibeli sendiri t erlalu mahal dan juga t idak t ermanfaat kan
secara maksimal
4.2.6 Penyusunan Strategi
Berdasarkan analisis lingkungan internal dan eksternal bisnis serta lingkungan
internal dan eksternal SI/ TI, tahapan selanjutnya adalah menentukan strategi SI, strategi
TI, dan strategi manajemen SI/ TI Bidang PHU.
Tabel 4. Penyususnan Strategi SI, Strategi TI, Strategi M anajemen SI/ TI Bidang PHU
ITEM
KONDISI SAAT INI
Sist em
Informasi
Saat ini Bidang PHU sudah
menggunakan
SI
untuk
membant u
proses
penyelenggaraan haji yaitu
SISKOHAT. Sedangkan untuk
kegiat an
penjadw alan,
pembuat an
laporan
masih
menggunakan spread sheet
berbasis
Window s
seperti
M icrosoft Excel, Word dan
Access,
kemudian
untuk
mendukung
kegiat an
penyebaran dan pert ukaran
TREND SAAT INI
Layanan SI berbasis
w eb
Sist em Informasi
Terint egrasi (ERP)
Layanan akses mobile
Out sourching
pengembangan sist em
HARAPAN
Pelayanan
yang
memberikan
kepuasan
bagi masyarakat dalam
penyediaan dat a dan
informasi
penyelenggaraan haji.
Tercipt anya
sebuah
sist em pelayanan haji
secara efisien dan efektif
sert a t erint egrasi dalam
sat u
platform
yang
mengakomodir
semua
proses
bisnis
ant ar
STRATEGI
M embuat SI yang mudah digunakan
agar pengguna tidak merasa kesulit an
dan jenuh, seperti pembuat an antar
muka
pemakai
(int erface)
yang
sederhana dan menarik.
Penyusunan perencanaan st rat egis
sist em
informasi
pembangunan
pangkalan
dat a
berbasis
dat a
w arehouse.
M enambah layanan akses mobile
menggunakan pusat pesan t ertentu,
karena akan lebih efekt if dilihat dari segi
| 7
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
informasi ant ar setiap bagian,
menggunakan
fasilit as
att achment
melalui
e-mail
setiap pegaw ai at au berupa
cet ak dat a dan via t elepon.
Sist em infromasi pendukung
lainnya adalah SI kepegaw aian,
dan SI Keuangan. Sudah ada
w ebsit e informasi haji t api
update berit anya t idak rut in.
Teknologi
Informasi
Bidang PHU memanfaat kan
t eknologi
informasi
untuk
menunjang proses bisnisnya
dengan
menggunakan
perangkat
keras
berupa
komputer,
print er,
mesin
server yang dipakai untuk
server dat abase dan aplikasi.
Sist em operasi ut ama yang
digunakan Bidang PHU adalah
Window s 7 dan infrast ruktur
jaringannya menggunakan LAN.
Spesifikasi hardw are dapat
dilihat pada t abel 4.10.
M anjamen
SI/ TI
Pegaw ai yang tersedia pada
bidang penyelenggaraan haji
dan umrah pada saat ini
berjumlah lima belas (15)
pegaw ai, hanya ada satu
pegaw ai
yang
berlat ar
belakang dari bidang IT.
bagian dalam Bidang
PHU Kanw il Kemenag
DIY.
Tecipt anya
sebuah
sist em
yang
dapat
meningkat kan
kinerja
hubungan ant ar lembaga
(bank,
maskapai
penerbangan,
imigrasi
dan
kedut aan
arab
saudi).
Perangkat Wireless
Server yang memiliki
sifat scalable, dapat
dikembangkan sesuai
kebutuhan.
M edia penyimpanan
yang dapat
diandalkan, fleksibel
baik dari sisi ukuran,
aksesbilit as dan
kemudahan
pemeliharaan.
Out sourching
infrast rukt ur
Sumber daya manusia
yang handal yang
sifat nya dinamis
mengikuti
perkembangan int ernal
dan eksternal suat u
organisasi.
M engint egrasikan
seluruh infrast rukt ur TI,
dat a dan aplikasi unt uk
st andarisasi bent uk
layanan informasi publik.
Kemudahan proses
t ransaksional secara
elekt ronik bagi
masyarakat dalam
pelayanan haji.
Terwujudnya
pegaw ai
yang profesional dan
dedikat if.
Terwujudnya dukungan
manajemen
yang
menyeluruh
dalam
penyelenggaraan haji.
Tersedianya t enaga ahli
t eknis Bidang PHU Kanwil
Kemenag
DIY
yang
mampu mengoperasikan,
memelihara,
dan
mengembangkan aplikasi
secara mandiri.
biaya dan jaringan komunikasi yang
t ersedia.
M engopt imalkan pengelolaan websit e
haji unt uk memberikan informasi yang
akurat kepada masyarakat .
Penyediaan
dan
pengelolaan
infrast rukt ur SI/ TI yang baik dan benar
sesuai
dengan
kebut uhan
unt uk
meningkat kan kinerja organisasi.
Pengelolaan koordinasi integrasi SI/ TI di
Bidang PHU ant ar bagian secara sinergi
dan adaptif.
M emanfaat kan
t eknologi
informasi
unt uk
membant u
kepent ingan
kebutuhan Bidang PHU, sert a unt uk
pengelolaan dan penyediaan dat a dan
informasi penyelenggaraan ibadah haji.
M erencanakan penggunaan t eknologi
RAID yait u teknologi penyimpanan dat a
yang dapat
meminimalkan
resiko
t erjadinya kehilangan dat a apabila
t erjadi kerusakan pada salah sat u
harddisk.
Pemasangan wifi yang memungkinkan
konektifit as ant ar komput er t anpa
menggunakan kabel sehingga akan lebih
fleksibel dan mobilit as tinggi.
M engadakan penguat an SDM pengelola
t eknologi informasi dan komunikasi
unt uk menunjang penerapan dan
pengelolaan SI/ TI di Bidang PHU yang
baik dan benar melalui pendidikan dan
pelat ihan.
M engadakan sosialisasi SI/ TI dari Dirjen
PHU RI kepada Kanwil, Kemenag
kot a/ kabupat en dan KUA di DIY secara
bersamaan yang meliputi prosedur,
kebijakan t erkait penyelenggaraan haji
dan umrah.
M elakukan pembinaan dan pengaw asan
penyelenggaraan haji dan umrah.
4.3 Portofolio Aplikasi Kedepan
Berdasarkan analisis yang sudah dilakukan maka selanjutnya memetakan portofolio aplikasi
ke dalam M cFarlan Strategic untuk menyelaraskan antara strategi bisnis dan perencanaan
strategis untuk sistem informasi terlihat pada tabel 5, pemetaan tersebut terbagi menjadi empat
kuadran, dengan keterangan sebagai berikut:
1) Aplikasi strategis : investasi untuk aplikasi bersifat kritis untuk keberlanjutan strategi bisnis
di masa depan.
2) Aplikasi operasional kunci : investasi untuk aplikasi yang diandalkan oleh ent erprise untuk
mencapai target sukses.
3) Aplikasi berpotensi tinggi : investasi untuk aplikasi yang mungkin penting dalam menunjang
sukses di masa depan.
4) Aplikasi pendukung : investasi untuk aplikasi yang bernilai namun tidak bersifat kritikal
untuk sukses.
| 8
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
Tabel 5 . Portofolio Aplikasi Ke depan Bidang PHU
STRATEGIC
HIGH POTENTIAL
1. Website Informasi haji ( Pendaft aran haji, estimasi
porsi dan t ahun keberangkat an, informasi klot er, dat a
jamaah yang berhak melunasi BPIH, Petunjuk ibadah
haji, Laporan evaluasi PIH, Laporan Keuangan, Berit a
pelakasaan Ibadah haji di Tanah Suci)
2. Sist em informasi pemrosesan paspor berbasis w eb
3. Sist em informasi pembinaan
1. SISKOHAT
2. Aplikasi pembent uk klot er
3. Sist em informasi rekruit men petugas
1. Aplikasi pembat alan set oran
2. Aplikasi ralat dat a jamaah
1. Aplikasi surat keluar
2. Aplikasi penomeran surat keluar
3. Aplikasi surat masuk
4. Aplikasi disposisi surat masuk
5. Sist em informasi kepegaw aian (SIPEG)
6. Sist em informasi keuangan
7. Aplikasi pengelolaan dat a pet ugas haji
SUPPORT
KEY OPERATIONAL
4.4 Road M ap Perencanaan SI/ TI Bidang PHU
Road map merupakan peta jalan yang berisi langkah-langkah strategis dan operasional yang
dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan untuk mencapai tujuan. Road map diharapkan
dapat membantu mempercepat pencapaian tujuan dan sasaran pengembangan sesuai visi dan
misi yang telah ditetapkan Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah. Berdasarkan portofolio
aplikasi SI/ TI Bidang PHU ke depan maka road map implementasi dapat dijabarkan pada gambar
4 berikut ini :
Prioritas
Pertama
Prioritas Kedua
Prioritas Ketiga
Prioritas Ke-empat
Prioritas Kelima
M enjalankan
sist em
informasi
M embuat
Si yang sudah
Informasi
St andarisasi
Teknologi
yang
digunakan
Pembangunan
SI yang bersifat
support :
M enent ukan
Arsitekt ur
Pembangunan SI
Pengembangan
dibangun:
Perencanaan
Prioritas Ke-enam
1. M odul ralat
dat a jamaah
2. Siskohat
mobile
3. SIM AK-BM N
4. Sist em
Akunt ansi
Kuasa
1. SI Surat
Dinas
2. Aplikasi
pengelolaan
dat a
yang belum ada:
1. SI
Rekruit men
pet ugas haji
2. SI pembinaan
haji
3. SI pembuat an
paspor
berbasis w eb
4. SI
Pembat alan
Jamaah
5.
Disaster
M engelola dan
Recovery
M elatih SDM
Syst em
di bidang TIK
Pengembanga
n Arsitekt ur
Jaringan
M emastikan
Keamanan
Sist em
Gambar 4. Road map Perencanaan SI/ TI Bidang PHU Kanw il Kemenag DIY
| 9
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
5.
Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan di Bidang Penyelenggaraan Haji dan
Umrah, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
5.1 Telah dibuat suatu model rencana strategis SI/ TI yang dapat digunakan Bidang
Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kanw il Kemenag DIY, untuk mendukung strategi organisasi
sehingga menjadi selaras antara sistem informasi, infrastruktur dan manajemen informasi.
5.2 Pengujian proses bisnis dan usulan model rencana st rategis SI/ TI telah dilakukan melalui uji
kelayakan model kepada Kepala Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah, dimana hasil
pengujian dinyatakan layak diterapkan pada Bidang Penyelenggaraan haji dan Umrah Kantor
Wilayah Kementerian Agama DIY .
6.
DAFTAR PUSTAKA
[1]. Pengertian Siskohat ht t p:/ / haji.kemenag.go.id/ asset s/ dat a/ arsip/ buku_pint ar_PIH.pdf ,
diakses t anggal 19 Okt ober 2013
[2]. Profil Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah. http:/ / yogyakarta.kemenag.go.id, diakses
tanggal 13 September 2013.
[3]. Arianti, Desta. 2014. Perancangan Ent erprise Archit ect ure dengan Kerangka Kerja Zachman di
Kant or Kement erian Agama DIY. Skripsi. Program Studi Teknik Informatika UAD: Yogyakarta.
[4]. M utmainnah, Siti. 2013. Pembuat an M odel Tat a Kelola TI Bidang Layanan Haji Pada Kant or
Kement erian Agama Kot a Yogyakarta Berbasis Cobit 4.1 . Skripsi. Program Studi Teknik
Informatika UAD: Yogyakarta.
[5]. Ward, John & Peppard, Joe. 2002. St rat egic Planning for Informat ion Syst em (Third Edition).
John Wiley & Sons: Chichester.
[6]. M odel-model
sistem
bisnis.
http:/ / w w w.gangsir.com/ dow nload/ 2-M odelmodelSistemBisnis.pdf, diakses tanggal 15 Oktober 2013.
[7]. Surendro, Kridanto. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sist em Informasi. Informatika:
Bandung.
[8]. H,M Jogiyanto. 2005. Sist em Informasi St rat egik unt uk Keunggulan Kompet it if (Edisi 2). Andi:
Yogyakarta.
| 10
PEM BUATAN M ODEL RENCANA STRATEGIS SI/ TI BIDANG PENYELENGGARAAN HAJI DAN
UM RAH KANTOR W ILAYAH KEM ENTERIAN AGAM A DAERAH ISTIM EW A YOGYAKARTA
Sri Handayaningsih, S.T., M .T., Islamika Zulfiana
Program Studi Teknik Informatika, Universitas Ahmad Dahlan
Jalan Prof. Dr. Soepomo, S.H, Janturan, Yogyakarta
Email: Zislamika@yahoo.com
ISLAM IKA ZULFIANA
09018293
ABSTRAK
Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kanw il Kementerian Agama DIY merupakan salah satu
sub Bidang di Kanw il Kementerian Agama yang mempunyai tugas melaksanakan pelayanan, bimbingan,
dan pembinaan, serta pengelolaan sistem informasi di Bidang PHU. Pelaksanaan proses bisnis saat ini
telah menggunakan perangkat pendukung sistem informasi berbasis komputer yang dikenal dengan
Sistem Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT). Dalam penggunaan SISKOHAT Bidang PHU Kanwil
Kemenag DIY hanya bisa melakukan entry data yaitu dengan melakukan pendaftaran haji secara online,
membuat kloter dan membuat laporan jumlah calon jamaah haji yang mendaftar setiap tahunnya.
SISKOHAT belum sepenuhnya mew akili proses bisnis yang ada, sehingga menjadikan kurang optimalnya
kinerja Bidang PHU. Permasalahan lain yang muncul adalah sumber daya manusia yang dimiliki untuk
pengelolaan sistem informasi masih dirasa kurang bila dibandingkan dengan luasnya cakupan proses
bisnis yang ada, maka akan dibangun perencanaan strategis yang berfokus pada pembuatan model
rencana strategis SI/ TI Bidang PHU untuk mendukung strategi organisasi agar menjadi selaras antara SI,
infrastruktur dan manajemen informasi.
Penelitian ini menggunakan metodologi yang dikembangkan oleh Ward and Peppard . M etode
pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, w aw ancara, dan studi pustaka. Untuk
mendapatkan kondisi saat ini dengan mengidentifikasi lingkungan organisasi. Proses analisis yang
dilakukan adalah analisis lingkungan bisnis internal dan eksternal, analisis lingkungan SI/ TI internal dan
eksternal, analisis SWOT, penyusunan strategi yaitu stategi bisnis SI, strategi manajemen SI/ TI dan
strategi TI. Selanjutnya membuat Road map pengembangan SI/ TI Bidang PHU dan melakukan uji
kelayakan model SI/ TI yang sudah dibuat.
Penelitian ini menghasilkan sebuah pemodelan berbasis usulan rencana strategis SI/ TI.
Pengujian yang dilakukan mendapatkan hasil 100% menyatakan model yang dibuat layak diterapkan
pada Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kantor Wilayah Kementerian Agama DIY.
Kata kunci: Rencana Strategis SI/ TI, Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah DIY
1. Pendahuluan
Pengembangan manajemen dan keorganisasian yang didukung dengan SI berbasis komputer
merupakan instrumen strategis yang dibutuhkan dalam menghadapi era globalisasi. Hal ini karena
dukungan TI dapat memudahkan mekanisme pengambilan keputusan yang akurat, dapat dipercaya,
cepat dan ekonomis. Kebutuhan yang sama juga dialami oleh manajemen dan keorganisasian di
lingkungan Kanw il Kemenag DIY Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah. Sebagai contoh,
pelaksanaan penyelenggaraan haji di Kanwil Kemenag DIY telah menggunakan perangkat pendukung
| 1
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
sistem informasi berbasis komputer yang dikenal dengan Sistem komputerisasi Haji Terpadu
(SISKOHAT).
Siskohat merupakan suatu sistem pelayanan secara online dan real t ime antara Bank Penerima
Setoran Biaya Perjalanan Ibadah Haji (BPS-BPIH) dan Kantor Wilayah Kementerian Agama di 33
Provinsi dengan Pusat Komputer Departemen Agama. Siskohat mencakup dukungan terhadap
seluruh prosesi penyelenggaraan haji mulai dari pendaftaran haji, sampai dengan proses kepulangan
ke Tanah Air (Debarkasi) [1]. Namun, dalam pelayanannya sistem tersebut belum sepenuhnya
mew akili proses bisnis yang ada di Bidang PHU, sehingga menjadikan kurang optimalnya kinerja
Bidang PHU dalam mengelola layanan haji. Yaitu pada proses pengembalian dana BPIH dan usul ralat
data jamaah, proses tersebut belum mencapai target yang ditetapkan. Pengembalian tergolong
lambat, karena mata rantainya masih terlalu panjang, calon jamaah haji harus mengurus proses
tersebut dari Kemenag kota/ kabupaten, Kanw il Kemenag Provinsi, Ditjen PHU, dan Bank Penerima
Setoran BPIH. Idealnya ke depan, pembatalan itu tidak perlu sampai ke tingkat Kemenag pusat.
Cukup di provinsi atau kabupaten sehingga mata rantainya tidak terlalu panjang dan makan w aktu
lama. Bidang PHU membaw ahi lima seksi yaitu seksi pendaftaran dan dokumen haji, seksi pembinaan
haji dan umrah, seksi akomodasi, transportasi, dan perlengkapan haji, seksi pengelolaan keuangan
haji, dan seksi sistem informasi haji [2]. Setiap seksi tersebut membutuhkan data satu sama lain,
namun laporan setiap seksi di Bidang PHU masih berdiri sendiri, sehingga terbentuk pulau-pulau data
yang mengakibatkan belum efisiensinya pengelolaan data.
Bidang PHU sekarang ini telah menggunakan teknologi informasi sebagai alat untuk mendukung
(support ) proses bisnis penyelenggaraan haji, namun sampai saat ini belum memiliki perencanaan
strategis sistem informasi yang terstruktur dengan baik, sehingga pemanfaatan teknologi informasi
belum sesuai dengan apa yang diharapkan mengakibatkan pembangunan SI/ TI yang ada saat ini
arahnya belum jelas, untuk yang akan datang tidak hanya menjadi support namun lebih ditingkatkan
menjadi key operat ional, high pot ent ial, dan st rat egic.
Tujuan yang akan dicapai pada penelitian ini adalah Terbangunnya model rencana strategis SI/ TI
menggunakan pendekatan metodologi yang dikembangkan oleh Ward and Peppard untuk
mendukung strategi organisasi sehingga menjadi selaras antara sistem informasi, infrastruktur, dan
manajemen informasi yang diharapkan bisa menjadi acuan bagi Bidang PHU dalam pengembangan
dan implementasi SI/ TI sesuai dengan sasaran yang akan dicapai.
2. Kajian Terdahulu
Penelitian yang dilakukan sebelumnya oleh Desta Arianti (2014) tentang “ Perancangan
Enterprise Architecture Dengan Kerangka Kerja Zachman Di Kantor W ilayah Kementerian Agama
DIY” penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sebuah model ent erprise yang berisi dokumen
perencanaan pengembangan sistem informasi berupa arsitektur data, arsitektur informasi,
arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi [3]. Penelitian yang lain dilakukan oleh Siti M utmainnah
(2013) yang berjudul “Pembuatan M odel Tata Kelola TI Bidang Layanan Haji Pada Kantor
Kementerian Agama Kota Yogyakarta Berbasis Cobit 4.1” . Pada penelitian ini berfokus pada
proses layanan (DS) dengan metode kuesioner, management aw areness dan kuesioner mat urit y
level untuk mendapatkan kondisi saat ini dan mengidentifikasi kelemahan pada proses layanan haji,
kemudian melakukan perancangan model tata kelola dan uji kelayakan. Hasil penelitian
menghasilkan rekomendasi penyelarasan penerapan model tata kelola pada Seksi Penyelenggaraan
Haji dan Umrah Kementerian Agama Kota Yogyakarta [4].
2.1 Perencanaan Strategis SI/ TI
Perencanaan strategis sistem informasi/ teknologi informasi merupakan proses identifikasi
port ofolio aplikasi sistem informasi berbasis komputer (SIBK) yang akan mendukung organisasi
dalam pelaksanaan rencana bisnis untuk merealisasikan tujuan bisnisnya. Selain itu perencanaan
| 2
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
strategis SI/ TI juga menjelaskan berbagai alat, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk
menyelaraskan strategi SI/ TI dengan strategi bisnis, bahkan digunakan untuk mencari
kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovat if [5]. Ada beberapa alasan yang
menyebabkan perlunya suatu perusahaan memiliki strategi SI dan TI:
a. Investasi pada SI/ TI tidak mendukung sasaran bisnis.
b. Tidak terkontrolnya SI/ TI yang ada.
c. Sistem yang tidak terintegrasi, sehingga memungkinkan terjadinya duplikasi data dan
hilangnya keterkaitan antara sumber daya informasi.
d. Perusahaan tidak memiliki panduan untuk menentukan prioritas proyek SI/ TI dan selalu
terjadi perubahan sehingga menurunkan produktifitas.
e. M anajemen informasi yang buruk dan tidak akurat .
f. Strategi SI/ TI tidak sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.
g. Proyek SI/ TI hanya di evaluasi pada basis keuangan semata.
2.2 M etodologi Perencanaan Strategis SI/ TI W ard and Peppard
Pendekatan teori dari Ward and Peppard merupakan salah satu cara dalam menentukan
perencanaan SI/ TI. Pada gambar 1 di baw ah ini terlihat skema perencanaan strategis SI/ TI Ward
and Peppard:
Gambar 1. M odel Strategis SI/ TI
M odel strategi SI/ TI ini memerlukan analisis terhadap empat masukan (input ) sebagai berikut:
a. Lingkungan bisnis internal, mencakup strategi bisnis yang sedang dijalankan saat ini.
b. Lingkungan bisnis eksternal, mencakup kondisi ekonomi, industri, dan iklim persaingan.
c. Lingkungan SI/ TI internal, mencakup teknologi informasi yang dipakai saat ini.
d. Lingkungan SI/ TI eksternal, mencakup tren teknologi
Output yang dihasilkan dari perencanaan strategik sistem informasi ini menghasilkan tiga
keluaran, sebagai berikut:
a. Strategi bisnis sistem informasi, bagaimana masing-masing unit dalam perusahaan dapat
mengimplementasikan/ memanfaatkan SI/ TI untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan.
b. Strategi teknologi informasi, bagaimana kebijakan dan strategi untuk mengelola teknologi
dan sumber daya manusianya.
c. Strategi manajemen, mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi,
untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/ TI yang dibutuhkan.
Hasil akhir dari perencanaan strategis SI/ TI adalah sebuah portofolio aplikasi yang akan datang.
| 3
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
3.
4.
M etode Penelitian
3.1 Tahap Pembuatan M odel Rencana Strategis SI/ TI
Gambar 2 di baw ah ini terlihat langkah-langkah yang akan digunakan sebagai acuan dalam
melakukan penelitian pembuatan model rencana strategis SI/ TI.
Gambar 2. Kerangka Penelitian Rencana Strategis SI/ TI
Hasil Pembahasan
4.1 Tahap Pemahaman Kondisi saat ini
4.1.1 Pemodelan Bisnis
Yaitu tahap untuk menentukan model bisnis yang akan dipakai untuk membangun
suatu basis pengetahuan mengenai data, proses bisnis layanan haji yang berjalan,
teknologi informasi dan sistem informasi yang digunakan Bidang Penyelenggaraan Haji
dan Umrah saat ini [6].
4.1.1.1 Proses bisnis saat ini
Proses Bisnis pendaftran haji pada proses ini proses back up data pendaftar
haji masih secara internal di Seksi PHU juga belum menggunakan komputerisasi
sehingga untuk penyimpanan data di seksi PHU masih manual dan berupa buku
besar sehingga mengakibatkan pencarian data jamaah dengan jangka panjang
mengalami kesulitan. Proses bisnis pembinaan haji pada proses ini penyampaian
informasi ke CJH cukup lama, karena belum adanya sistem khusus penyampaian
informasi. Proses bisni surat masuk proses bisnis ini belum adanya aplikasi atau
sistem informasi yang digunakan. Surat -surat yang masuk dicatat di buku besar
| 4
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
yang nantinya disalin untuk dijadikan laporan ke kepala Bidang penyelengaraan Haji
dan Umrah. Proses bisnis surat keluar sama halnya dengan proses bisnis surat
masuk, surat keluar ditulis dalam buku catatan surat , belum ada sistem informasi
untuk mendata semua surat, baik menurut jenis maupun nomor nya akibatnya sulit
untuk menemukan data surat dengan cepat. Proses bisnis pembatalan setoran aw al
Proses ini terlihat belum ada aplikasi pengelolaan data jamaah sehingga dalam
proses pencocokan data dengan persyaratan usulan pembatalan membutuhan
w aktu agak lama. Proses bisnis ralat data jamaah Pengecekan data jamaah
dilakukan oleh Staff PHU Kanw il, tetapi perbaikan dat a jamaah tidak bisa dilakukan
di Kemenag Kota/ Kabupaten dan Kanw il Provinsi melainkan data yang ingin
diusulkan dikirim terlebih dahulu ke Dirjen PHU pusat sehingga proses ini
membutuhkan w aktu yang lama. Proses bisnis pemrosesan paspor, proses bisnis
pengantaran paspor, proses bisnis pembatalab setoran lunas padaproses ini Kanw il
tidak mempunyai w ew enang untuk langsung menghapus data jamaah tersebut,
sehingga proses pembatalan ini membutuhkan w aktu yang lama karena harus
menggirim data ke Dirjen PHU kemudian Dirjen PHU langsung mengkonfirmasi ke
BPS BPIH untuk pengembalian uang jamaah. proses bisnis pembuatan kloter, proses
bisnis rekruitmen petugas, proses bisnis kepegaw aian, dan proses bisnis keuangan.
4.2 Analisis Kondisi Saat Ini
4.2.1 Analisis Lingkungan Bisnis Internal
Analisis lingkungan bisnis internal yang dilakukan adalah analisis terhadap rantai nilai
(Value Chain) untuk mengidentifikasi aktivitas bisnis Bidang PHU yang terbagi menjadi dua
kelompok aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktifitas pendukung
yang ada di Bidang yaitu kelengkapan infrastruktur, managemen SDM , pengembangan
Teknologi dan pengelolaan sarana dan prasarana [7]. Sedangkan kegiatan utamanya yaitu
pada logistik masukan terdapat rencana penerimaan calon jamaah haji, rencana
mengadakan pembinaan haji, penyediaan informasi pembinaan, penyusunan jadaw al
pembinaan, pengusulan pembatalan setoran aw al dan lunas, pengajuan ralat data
jamaah, rencana pembuatan paspor, rencana pembuatan kloter, rencana pengelolaan
rekruitmen petugas, pengadaan informasi rekruitmen petugas, renvana pengelolaan data
petugas, dan rencana pembuatan proposal anggaran manasik.
Dari model analisis rantai nilai tersebut, diperoleh kekuatan dan kelemahan pada
bidang penyelenggaraan ibadah haji, sebagai berikut:
Tabel 1. Kekuatan dan Kelamahan Bidang PHU
Kekuatan (Strengths)
1. Kinerja pegaw ai yang baik
2. M emiliki program kerja yang jelas
3. Sudah menggunakan siskohat dalam menjalankan
proses bisnisnya
4. M emiliki perangkat perundang-undangan dan
kebijakan yang lengkap dalam PHU di Indonesia
5. SDM yang memiliki berbagai macam lat ar belakang
dan jenjang pendidikan baik dari agama dan nonagama yang relevan dengan perhajian.
6. Adanya kesadaran akan manfaat TIK unt uk
mempercepat proses kerja.
7. Adanya anggaran APBN
Kelemahan (W eaknesses)
1. Infrast rukt ur jaringan yang belum di implement asikan unt uk
pert ukaran dat a dan informasi di Kemenag kota/ kabupaten
sehingga perlu dibangun suat u perancangan sist em informasi
2. Sist em Informasi yang minim, dengan adanya perkempangan
TIK yang sangat cepat dapat menut upi sistem informasi yang
minim dengan membangun sist em informasi
3. Pemanfaat an website Bidang PHU Kanwil masih kurang unt uk
penyampaian informasi ke masyarakat.
4. Jumlah sumber daya manusia pada bidang IT masih kurang,
dengan melaksanakan pelat ihan t ent ang IT akan membant u
BPHU dalam pengoperasian sist em informasi yang ada.
5. Belum adanya sistem terpadu yang mendukung kegiat an
operasional Bidang PHU secara keseluruhan
| 5
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
4.2.3 Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal
Analisis lingkungan bisnis eksternal Bidang Penyelenggaraan haji dan Umrah
dilakukan dengan menggunakan dua metode analisis yaitu metode PEST dan analisis Lima
Kekuatan Bersaing Porter. Analisis PEST digunakan untuk menganalisis faktor eksternal
yang berpengaruh terhadap Bidang PHU yang menyangkut politik, ekonomi, sosial, dan
teknologi. Sedangkan analisis Lima Kekuatan Bersaing Porter mengahasilkan berbagai
pengaruh faktor eksternal dari kalangan perusahaan sekitar Bidang PHU, seperti:
masuknya pendatang baru, ancaman produk/ jasa, daya taw ar-menaw ar pelanggan, daya
taw ar menaw ar pemasok dan persaingan diantara para peserta yang ada [8].
Dari model analisis PEST dan Lima Kekuatan Bersaing tersebut, diperoleh peluang dan
ancaman pada Bidang PHU, sebagai berikut:
Tabel 2. Peluang dan Ancaman Bidang PHU
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Peluang (Opportunities)
Perkembangan TIK yang sangat cepat unt uk mendukung kinerja Bidang PHU
Pengembangan SI unt uk meningkat kan kualit as dan efekt ifit as layanan informasi
M inat masyarakat yang t inggi unt uk melaksanakan ibadah haji
Adanya hubungan kedekat an yang baik dengan lembaga t erkait dan masyarakat
Terlaksananya pelayanan public yang sesuai kebut uhan masyarakat .
Ancaman (Threats)
Banyaknya perusahaan sw ast a yang bergerak di bidang PIH, baik it u perusahaan lama/
pendat ang baru
Tingginya nilai t ukar mat a uang dollar yang mengakibat kan semakin mahalnya BPIH
M eningkat nya tuntut an dan krit isnya masyarakat terhadap peningkat an pelayanan haji.
Sering t erjadinya perubahan kebijakan dari Kedut aan Arab Saudi
Semakin banyak komunit as hacker dan t ool yang digunakan unt uk melakukan hacking
Belum seimbangnya perkembangan IPTEK dengan kemampuan SDM pada bidang IT
4.2.4 Analisis Lingkungan SI/ TI Internal
Sampai saat ini sistem informasi yang telah digunakan Bidang PHU adalah SISKOHAT,
aplikasi ini digunakan untuk pendaftaran haji, pemrosesan dokumen administrasi haji,
usul ralat data jamaah, proses pembatalan setoran aw al & lunas dan monitoring jamaah
haji. Data pada siskohat kanw il dapat diolah dengan cara menginput, mengubah,
menghapus dan mencetak. Untuk mendukung kegiatan penyebaran dan pertukaran
informasi ke tiap-tiap kemenag kabupaten/ kota, masih menggunakan fasilitas at t achment
melalui e-mail atau berupa cetak data dan via telepon. Kemudian ada sistem informasi
kepegaw aian untuk absensi dan pengelolaan data pegaw ai. Sistem informasi Keuangan
untuk membuat anggaran rencana setoran BPIH. Bidang PHU sudah mempunyai w ebsite
haji untuk penyebaran informasi tentang perhajian kepada masyarakat tetapi update
beritanya tidak rutin sehingga pemanfaatan w ebsite dirasa masih kurang. Berdasarkan
hasil analisis Internal SI/ TI diperoleh portofolio aplikasi saat ini pada gambar 3:
STRATEGIC
HIGH POTENTIAL
Website Haji
Siskohat
KEY OPERATIONAL
SI Keuangan
SI Kepegaw aian
SUPPORT
Gambar 3. Portofolio Aplikasi saat ini
| 6
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
4.2.5 Analisis Lingkungan SI/ TI Eksternal
Analisis lingkungan eksternal SI/ TI dilakukan untuk m endapatkan gambaran tentang
perkembangan SI/ TI saat ini dan ke depan, mencakup perkembangan hardw are dan
softw are secara umum, tren jaringan komputer, perkembangan aplikasi SI, serta berbagai
isu tentang pengamanan SI/ TI. Dari analisis tersebut, diperoleh kondisi kecenderungan
atau tren SI/ TI saat ini yang ditunjukan pada tabel 3.
Tabel 3. Tren SI/ TI
Tren SI/ TI
1.
2.
3.
4.
5.
Keterangan
Sist em Informasi (SI)
Hampir semua pengembangan aplikasi di dunia bisnis
saat ini berorient asi w eb
Sist em Informasi Terint egrasi
Sangat diperlukan karena sering informasi yang sama
dibut uhkan di beberapa bagian yang berbeda
Layanan akses mobile
Agar memudahkan akses set iap hari
Sist em keamanan t erbaru
Sangat pent ing, karena begit u banyak kejahat an di dunia
maya yang dapat mengganggu operasional SI/ TI
perusahaan
Out sourching Pengembangan system
Unt uk mengat asi berbagai ket erbat asan perusahaan
dalam bidang SI/ TI sedangnya perusahaan sangat
membutuhkan segera
Teknologi Informasi (TI)
Layanan SI/ TI berbasis w eb
1.
Perangkat Wireless
2.
Server yang memadai
3.
M edia penyimpanan yang besar
4.
Out sourching infrast rukt ur
Unt uk
menyederhanakan
inst alasi
perangkat
infrast rukt ur dan memudahkan akses
Diperlukan unt uk dapat melayani berbagai akt ivit as
akses selama 24 jam
Berbagai jenis dat a saat ini membut uhkan memori yang
semakin besar karena banyak disert ai image at au
gambar
Unt uk efesiensi dan efektivit as invest asi karena kalau
dibeli sendiri t erlalu mahal dan juga t idak t ermanfaat kan
secara maksimal
4.2.6 Penyusunan Strategi
Berdasarkan analisis lingkungan internal dan eksternal bisnis serta lingkungan
internal dan eksternal SI/ TI, tahapan selanjutnya adalah menentukan strategi SI, strategi
TI, dan strategi manajemen SI/ TI Bidang PHU.
Tabel 4. Penyususnan Strategi SI, Strategi TI, Strategi M anajemen SI/ TI Bidang PHU
ITEM
KONDISI SAAT INI
Sist em
Informasi
Saat ini Bidang PHU sudah
menggunakan
SI
untuk
membant u
proses
penyelenggaraan haji yaitu
SISKOHAT. Sedangkan untuk
kegiat an
penjadw alan,
pembuat an
laporan
masih
menggunakan spread sheet
berbasis
Window s
seperti
M icrosoft Excel, Word dan
Access,
kemudian
untuk
mendukung
kegiat an
penyebaran dan pert ukaran
TREND SAAT INI
Layanan SI berbasis
w eb
Sist em Informasi
Terint egrasi (ERP)
Layanan akses mobile
Out sourching
pengembangan sist em
HARAPAN
Pelayanan
yang
memberikan
kepuasan
bagi masyarakat dalam
penyediaan dat a dan
informasi
penyelenggaraan haji.
Tercipt anya
sebuah
sist em pelayanan haji
secara efisien dan efektif
sert a t erint egrasi dalam
sat u
platform
yang
mengakomodir
semua
proses
bisnis
ant ar
STRATEGI
M embuat SI yang mudah digunakan
agar pengguna tidak merasa kesulit an
dan jenuh, seperti pembuat an antar
muka
pemakai
(int erface)
yang
sederhana dan menarik.
Penyusunan perencanaan st rat egis
sist em
informasi
pembangunan
pangkalan
dat a
berbasis
dat a
w arehouse.
M enambah layanan akses mobile
menggunakan pusat pesan t ertentu,
karena akan lebih efekt if dilihat dari segi
| 7
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
informasi ant ar setiap bagian,
menggunakan
fasilit as
att achment
melalui
setiap pegaw ai at au berupa
cet ak dat a dan via t elepon.
Sist em infromasi pendukung
lainnya adalah SI kepegaw aian,
dan SI Keuangan. Sudah ada
w ebsit e informasi haji t api
update berit anya t idak rut in.
Teknologi
Informasi
Bidang PHU memanfaat kan
t eknologi
informasi
untuk
menunjang proses bisnisnya
dengan
menggunakan
perangkat
keras
berupa
komputer,
print er,
mesin
server yang dipakai untuk
server dat abase dan aplikasi.
Sist em operasi ut ama yang
digunakan Bidang PHU adalah
Window s 7 dan infrast ruktur
jaringannya menggunakan LAN.
Spesifikasi hardw are dapat
dilihat pada t abel 4.10.
M anjamen
SI/ TI
Pegaw ai yang tersedia pada
bidang penyelenggaraan haji
dan umrah pada saat ini
berjumlah lima belas (15)
pegaw ai, hanya ada satu
pegaw ai
yang
berlat ar
belakang dari bidang IT.
bagian dalam Bidang
PHU Kanw il Kemenag
DIY.
Tecipt anya
sebuah
sist em
yang
dapat
meningkat kan
kinerja
hubungan ant ar lembaga
(bank,
maskapai
penerbangan,
imigrasi
dan
kedut aan
arab
saudi).
Perangkat Wireless
Server yang memiliki
sifat scalable, dapat
dikembangkan sesuai
kebutuhan.
M edia penyimpanan
yang dapat
diandalkan, fleksibel
baik dari sisi ukuran,
aksesbilit as dan
kemudahan
pemeliharaan.
Out sourching
infrast rukt ur
Sumber daya manusia
yang handal yang
sifat nya dinamis
mengikuti
perkembangan int ernal
dan eksternal suat u
organisasi.
M engint egrasikan
seluruh infrast rukt ur TI,
dat a dan aplikasi unt uk
st andarisasi bent uk
layanan informasi publik.
Kemudahan proses
t ransaksional secara
elekt ronik bagi
masyarakat dalam
pelayanan haji.
Terwujudnya
pegaw ai
yang profesional dan
dedikat if.
Terwujudnya dukungan
manajemen
yang
menyeluruh
dalam
penyelenggaraan haji.
Tersedianya t enaga ahli
t eknis Bidang PHU Kanwil
Kemenag
DIY
yang
mampu mengoperasikan,
memelihara,
dan
mengembangkan aplikasi
secara mandiri.
biaya dan jaringan komunikasi yang
t ersedia.
M engopt imalkan pengelolaan websit e
haji unt uk memberikan informasi yang
akurat kepada masyarakat .
Penyediaan
dan
pengelolaan
infrast rukt ur SI/ TI yang baik dan benar
sesuai
dengan
kebut uhan
unt uk
meningkat kan kinerja organisasi.
Pengelolaan koordinasi integrasi SI/ TI di
Bidang PHU ant ar bagian secara sinergi
dan adaptif.
M emanfaat kan
t eknologi
informasi
unt uk
membant u
kepent ingan
kebutuhan Bidang PHU, sert a unt uk
pengelolaan dan penyediaan dat a dan
informasi penyelenggaraan ibadah haji.
M erencanakan penggunaan t eknologi
RAID yait u teknologi penyimpanan dat a
yang dapat
meminimalkan
resiko
t erjadinya kehilangan dat a apabila
t erjadi kerusakan pada salah sat u
harddisk.
Pemasangan wifi yang memungkinkan
konektifit as ant ar komput er t anpa
menggunakan kabel sehingga akan lebih
fleksibel dan mobilit as tinggi.
M engadakan penguat an SDM pengelola
t eknologi informasi dan komunikasi
unt uk menunjang penerapan dan
pengelolaan SI/ TI di Bidang PHU yang
baik dan benar melalui pendidikan dan
pelat ihan.
M engadakan sosialisasi SI/ TI dari Dirjen
PHU RI kepada Kanwil, Kemenag
kot a/ kabupat en dan KUA di DIY secara
bersamaan yang meliputi prosedur,
kebijakan t erkait penyelenggaraan haji
dan umrah.
M elakukan pembinaan dan pengaw asan
penyelenggaraan haji dan umrah.
4.3 Portofolio Aplikasi Kedepan
Berdasarkan analisis yang sudah dilakukan maka selanjutnya memetakan portofolio aplikasi
ke dalam M cFarlan Strategic untuk menyelaraskan antara strategi bisnis dan perencanaan
strategis untuk sistem informasi terlihat pada tabel 5, pemetaan tersebut terbagi menjadi empat
kuadran, dengan keterangan sebagai berikut:
1) Aplikasi strategis : investasi untuk aplikasi bersifat kritis untuk keberlanjutan strategi bisnis
di masa depan.
2) Aplikasi operasional kunci : investasi untuk aplikasi yang diandalkan oleh ent erprise untuk
mencapai target sukses.
3) Aplikasi berpotensi tinggi : investasi untuk aplikasi yang mungkin penting dalam menunjang
sukses di masa depan.
4) Aplikasi pendukung : investasi untuk aplikasi yang bernilai namun tidak bersifat kritikal
untuk sukses.
| 8
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
Tabel 5 . Portofolio Aplikasi Ke depan Bidang PHU
STRATEGIC
HIGH POTENTIAL
1. Website Informasi haji ( Pendaft aran haji, estimasi
porsi dan t ahun keberangkat an, informasi klot er, dat a
jamaah yang berhak melunasi BPIH, Petunjuk ibadah
haji, Laporan evaluasi PIH, Laporan Keuangan, Berit a
pelakasaan Ibadah haji di Tanah Suci)
2. Sist em informasi pemrosesan paspor berbasis w eb
3. Sist em informasi pembinaan
1. SISKOHAT
2. Aplikasi pembent uk klot er
3. Sist em informasi rekruit men petugas
1. Aplikasi pembat alan set oran
2. Aplikasi ralat dat a jamaah
1. Aplikasi surat keluar
2. Aplikasi penomeran surat keluar
3. Aplikasi surat masuk
4. Aplikasi disposisi surat masuk
5. Sist em informasi kepegaw aian (SIPEG)
6. Sist em informasi keuangan
7. Aplikasi pengelolaan dat a pet ugas haji
SUPPORT
KEY OPERATIONAL
4.4 Road M ap Perencanaan SI/ TI Bidang PHU
Road map merupakan peta jalan yang berisi langkah-langkah strategis dan operasional yang
dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan untuk mencapai tujuan. Road map diharapkan
dapat membantu mempercepat pencapaian tujuan dan sasaran pengembangan sesuai visi dan
misi yang telah ditetapkan Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah. Berdasarkan portofolio
aplikasi SI/ TI Bidang PHU ke depan maka road map implementasi dapat dijabarkan pada gambar
4 berikut ini :
Prioritas
Pertama
Prioritas Kedua
Prioritas Ketiga
Prioritas Ke-empat
Prioritas Kelima
M enjalankan
sist em
informasi
M embuat
Si yang sudah
Informasi
St andarisasi
Teknologi
yang
digunakan
Pembangunan
SI yang bersifat
support :
M enent ukan
Arsitekt ur
Pembangunan SI
Pengembangan
dibangun:
Perencanaan
Prioritas Ke-enam
1. M odul ralat
dat a jamaah
2. Siskohat
mobile
3. SIM AK-BM N
4. Sist em
Akunt ansi
Kuasa
1. SI Surat
Dinas
2. Aplikasi
pengelolaan
dat a
yang belum ada:
1. SI
Rekruit men
pet ugas haji
2. SI pembinaan
haji
3. SI pembuat an
paspor
berbasis w eb
4. SI
Pembat alan
Jamaah
5.
Disaster
M engelola dan
Recovery
M elatih SDM
Syst em
di bidang TIK
Pengembanga
n Arsitekt ur
Jaringan
M emastikan
Keamanan
Sist em
Gambar 4. Road map Perencanaan SI/ TI Bidang PHU Kanw il Kemenag DIY
| 9
JURNAL INFORMATIKA, Maret 2014
5.
Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan di Bidang Penyelenggaraan Haji dan
Umrah, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
5.1 Telah dibuat suatu model rencana strategis SI/ TI yang dapat digunakan Bidang
Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kanw il Kemenag DIY, untuk mendukung strategi organisasi
sehingga menjadi selaras antara sistem informasi, infrastruktur dan manajemen informasi.
5.2 Pengujian proses bisnis dan usulan model rencana st rategis SI/ TI telah dilakukan melalui uji
kelayakan model kepada Kepala Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah, dimana hasil
pengujian dinyatakan layak diterapkan pada Bidang Penyelenggaraan haji dan Umrah Kantor
Wilayah Kementerian Agama DIY .
6.
DAFTAR PUSTAKA
[1]. Pengertian Siskohat ht t p:/ / haji.kemenag.go.id/ asset s/ dat a/ arsip/ buku_pint ar_PIH.pdf ,
diakses t anggal 19 Okt ober 2013
[2]. Profil Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah. http:/ / yogyakarta.kemenag.go.id, diakses
tanggal 13 September 2013.
[3]. Arianti, Desta. 2014. Perancangan Ent erprise Archit ect ure dengan Kerangka Kerja Zachman di
Kant or Kement erian Agama DIY. Skripsi. Program Studi Teknik Informatika UAD: Yogyakarta.
[4]. M utmainnah, Siti. 2013. Pembuat an M odel Tat a Kelola TI Bidang Layanan Haji Pada Kant or
Kement erian Agama Kot a Yogyakarta Berbasis Cobit 4.1 . Skripsi. Program Studi Teknik
Informatika UAD: Yogyakarta.
[5]. Ward, John & Peppard, Joe. 2002. St rat egic Planning for Informat ion Syst em (Third Edition).
John Wiley & Sons: Chichester.
[6]. M odel-model
sistem
bisnis.
http:/ / w w w.gangsir.com/ dow nload/ 2-M odelmodelSistemBisnis.pdf, diakses tanggal 15 Oktober 2013.
[7]. Surendro, Kridanto. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sist em Informasi. Informatika:
Bandung.
[8]. H,M Jogiyanto. 2005. Sist em Informasi St rat egik unt uk Keunggulan Kompet it if (Edisi 2). Andi:
Yogyakarta.
| 10