BAB III PEMBAHASAN A. Tempat dan Waktu Penelitian - Pelaksanaan Manajemen Perkantoran Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara
BAB III PEMBAHASAN A. Tempat dan Waktu Penelitian Tempat dan Waktu Penelitian dilaksnakan pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara dan dilaksanakan mulai tanggal 02 Maret sampai dengan 10 April 2015. B. Pengertian Manajemen
a). Pengertian Manajemen
Robbins dan Coutler ( 2012 : 36 ) manajemen mengacu pada proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja agar diselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Sedangkan menurut Griffin (2008 : 7) manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas (termasuk perencanaan dan pengambilan keputusan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengedalian) yang diarahkan pada sumber-sumber daya organisasi (manusia, finansial, fisik, dan informasi) dengan maksud untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
b). Fungsi Manajemen
Menurut Fayol 1916 fungsi manajemen adalah sebagai berikut yaitu :
1. Perencanaan Perencanaan yaitu berarti penilaian waktu yang akan datang dan kemudian pengambilan keputusan-keputusan untuk tindakan yang akan datang.
2. Organisasi Organisasi yaitu berhubungan dengan pembagian kerja, serta pembagian tugas, otoritas dan tanggung jawab.
3. Komando Komando atau pemberian instruksi untuk menjamin agar keputusan-keputusan dilaksanakan
4. Pengawasan Pengawasan yaitu penentuan standar-standar, pembandingan kejadian-kejadian fisik dengan standar-standar tersebut secara berkala, dan kemudian pengambilan tindakan pembetulan.
5. Koordinasi Koordinasi yaitu penggabungan usaha dan penentuan semua kegiatan perusahan agar sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan.
Adapun fungsi manajemen lainnya yang perlu diterapkan dalam proses manajemen perkantoran adalah pemberian motivasi kepada
C. Pengertian Kantor dan Fungsi Kantor
a. Pengertian kantor
Secara umum, kantor dapat di artikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan saat ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.
Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa “Kantor” adalah (Sedarmayanti,2001 : 2) : 1.
Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
2. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.
b. Fungsi Kantor
Kantor juga mempunyai fungsi untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat secara rinci adalah (Sedarmayanti, 2001 : 3) :
1. Untuk menerima keterangan ( misalnya : surat-surat ) 2.
Untuk mencatat keterangan ( misalnya : persediaan, dan catatan-
3. Untuk menyusun keterangan ( misalnya : dalam pembiayaan dan pembukuan )
4. Untuk memberi keterangan ( misalnya : faktur-faktur penjualan ) 5.
Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya : Pemeliharaan uang tunai) Fungsi Manajemen Perkantoran Pada dasarnya fungsi manajemen perkantoran sangat berkaitan dengan tujuannya, dimana fungsi perkantoran adalah penerapan saranan dan daya kantor untuk tujuan dan sasaran yang telah diterapkan.
Adapun beberapa fungsi yang menurut para ahli. Menurut Evans Manajemen Perkantoran, fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,komunikasi, dan ingatan organisasi (Sukoco, 2007:3), Sedangkan menurut Arthur Grager Manajemen Perkantoran, fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi (Sukoco, 2007 :3) D.
Pengertian dan Tujuan Manajemen Perkantoran a. Pengertian Manajemen Perkantoran
Kantor merupakan pusat organisasi, pusat manajemen, pusat pemikiran, pusat komunikasi dan pusat informasi. Untuk dapat gambaran yang lebih lengkap, maka berikut ini pengertian manajemen perkantoran (Sedarmayanti, 2001 : 9).
1. Terry, dalam buku Office Management and Control (1966), manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
2. Leffingwell dan Robinson, dalam buku Textbook of Office
Management (1950), manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan.
3. Geoffrey (1990), manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Dari defenisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran adalah suatu fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumlah kegiatan yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifat, pelaksanaan atau karena merupakan suatu urutan, sehingga saling berkaitan atau saling bergantungan satu sama lain.
Dalam suatu organisasi, fungsi dibebankan kepada seseorang atau satuan tertentu sebagai tugas yang harus dilaksanakan. Sehingga pada prinsipnya manajemen perkantoran merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(melakukan kontrol), sampai menyelenggarakan suatu pekerjaan secara tertib dan lancar, (Sedarmayanti, 2001 : 10).
Menurut (Sedarmayanti, 2001 : 11) Lingkup bidang kerja manajemen perkantoran telah meluas meliputi banyak hal, maka berikut 9 (sembilan) bidang kerja manajemen perkantoran yang telah disusun oleh Charles O. Libbey.
1. Ruang Perkantoran 2.
Komunikasi 3. Kepegawaian Kantor 4. Perabotan dan Perlengkapan 5. Peralatan Mesin 6. Perbekalan dan Keperluan Tulis 7. Metode 8. Warkat 9. Kontrol Pejabat Pimpinan b.
Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan, maka hal tersebut sebaiknya dihindari, (Sedarmayanti, 2001 :
Dengan adanya tujuan manajemen perkantoran perencanaan suatu tujuan organisasi serta peningkatan efesiensi dan produktivitas kerja pegawai akan lebih mudah untuk diterapkan. Menurut Terry tujuan Manajemen Perkantoran adalah merencanakan, mengendalikan, dan mengorganisasikan perkerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu, (Sukoco, 2007:3).
Berdasarkan definisi atas penulis dapat menyimpulkan bahwa tujuan manajemen perkantoran sangatlah penting, guna menunjang tercapainya sutau tujuan yang telah direncanakan oleh organisasi serta menunjang peningkatan efesiensi dan produktivitas kerja pegawai.
Tujuan proses manajemen perkantoran adalah tersedianya informasi yang siap pakai.
Ciri informasi yang siap pakai, (Sedarmayanti, 2001 : 15).
1. Lengkap 2.
Relevan dengan kegunaannya 3. Tidak terlambat 4. Akurat 5. Dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya
Adapun tujuan manajemen perkantoran menurut Sedarmayanti (2001:15) antara lain adalah : 1.
Untuk memberi keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
2. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang terjangkau.
3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya.
4. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau.
E.
Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Dinas Pertanian Provsu
Adapun ruang lingkup Manajemen Perkantoran pada Dinas Pertanian Provsu yaitu, (Dinas Pertanian Provsu, 2015).
1. Ruang Kantor
Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara penataan ruang kantor sudah tertata dengan rapi dan baik, seperti penjatahan ruangan sudah ditentukan sesuai dengan jumlah dan kapasitas pegawai setiap ruangannya. Seperti pendingin ruangan (AC atau kipas angin), betah berada diruangan kantor dalam melaksanakan pekerjaannya. dan Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara juga memiliki Aula untuk mengadakan rapat pertemuan antar Kabupaten/Kota Sumatera Utara.
2. Komunikasi Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara komunikasi dilakukan dengan cara seperti, pengiriman surat dan penerima surat antar daerah atau kota di Sumatera Utara untuk melakukan kegiatan pekerjaan agar berjalan lancar. Dan komunikasi juga dilakukan dengan cara membuat papan pengumuman setiap ada kegiatan di kantor.
3. Kepegawaian Perkantoran Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara terdapat sistem kepegawaian yang disusun dan diterapkan secara baik melalui pemilihan setiap pegawai, perkenalan, latihan, kenaikan pangkat, pergantian karyawan, pengerahan pegawai dan pensiun.
4. Perabotan dan Perlengkapan Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara setiap ruangan terdapat meja kerja, kursi, komputer, printer, kalender,lemari arsip serta perlengkapan lainnya.
5. Peralatan dan Mesin Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara terdapat mesin-mesin yang digunakan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan kantor, seperti mesin tik, mesin fax, mesin printer, mesin scan.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara terdapatnya alat tulis kantor yang lengkap untuk digunakan pegawai seperti kertas HVS/A4, tinta printer, pulpen, pensil, spidol, penggaris, lem, gunting, paper clip, binder clip, hekter dan sebagainya.
7. Metode Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara metode yang digunakan sesuai prosedur kantor yang baik, yaitu mengukur hasil kinerja pegawai, menjadwal kegiatan rutin yang dilaksanakan seperti rapat posko, rapat koordinasi antar daerah atau kota Sumatera Utara.
8. Warkat Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara pengolalaan warkat sesuai prosedurnya, yaitu pelayanan surat masuk dan keluar, penyimpanan arsip.
Dari Uraian diatas terdapat beberapa bidang kerja manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara yang tidak terlaksana dengan baik, yaitu : 1.
Perlunya penambahan AC Perlunya penambahan AC pada setiap ruangan kerja, agar pegawai merasa nyaman saat melakukan aktivitasnya.
2. Perlunya tersedia mesin fotocopy Diperlukan mesin fotocopy supaya setiap mau fotocopy berkas tidak harus keluar kantor lagi agar suatu pekerjaan berjalan secara efisien.
3. Perlunya penambahan mesin printer Diperlukan mesin printer di setiap meja pegawai supaya memudahkan pegawai jika ingin mengprint berkas agar pekerjaan bisa berjalan secara efisien.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN Dari hasil pembahasan yang telah di kemukakan sebelumnya, maka
penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan, yaitu : 1.
Penerapan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan cukup baik, unsur-unsur yang terdapat dalam manajemen perkantoran seperti pelaksanaan penyampaian informasi dan hubungan dengan publik telah terlaksana sehingga sangat mendukung dalam proses pencapaian tujuan perusahaan.
2. Secara garis besar kegiatan manajemen perkantoran bertujuan untuk membantu para pegawai dapat melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efesien.
3. Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara menggunakan peralatan kantor yang mengikuti zaman seperti mesin-mesin elektronik (komputer dan mesin Feximile) agar dapat memperlancar pekerjaan di kantor.
B. SARAN
Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak.
1. Harus terus mempertahankan dan meningkatkan penerapan manajemen perkantoran yang sudah berjalan dengan baik, agar dalam menyampaikan informasi dan hubungan dengan pihak lain berjalan dengan baik sehingga proses pencapaian tujuan dapat tercapai dan terlaksana dengan baik.
2. Pada tiap-tiap ruangan kerja pada Dinas Pertanian Provinsi
Sumatera Utara hendaknya di perhatikan juga mengenai fasilitas di ruangan agar dapat menambah semangat dan kenyamanan para pegawai.
3. Setiap komputer hendaknya mengggunakan anti radiasi agar tidak menganggu kesehatan pada pemakainya (pegawai)