BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang - Tugas Akhir dengan judul Peranan Sekretaris dalam Perjalanan Dinas Staf Ahli Gubernur pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pada abad yang sudah semakin canggih sekarang ini, sudah hampir tidak terdapat batasan lagi untuk berhubungan dengan daerah lain bahkan negara lain. Semua sudah saling menyatu, saling tergantung dan saling mempengaruhi satu
sama lain. Menghadapi situasi seperti ini, daerah-daerah berkembang akan berhadapan secara langsung dengan daerah-daerah maju yang memang unggul dalam berbagai aspek, seperti aspek Sumber Daya Manusia (SDM), aspek modal, dan aspek teknologi. Kondisi yang demikian membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan jasa serketaris yang lebih profesional, dengan tingkat kompetensi berstandar internasional, dalam rangka bersaing dengan tenaga-tenaga serketaris dari daerah dan negara lain.
Prayudi Atmosudirdjo (1982:63) mengutarakan bahwa istilah sekretaris sebenarnya berasal dari istilah asing yaitu bahasa Belanda “secretaris” atau bahasa Inggris “secretary” atau bahasa Latin “secretum” yang berarti “rahasia”, jadi pengertian sekretaris tersebut menyangkut seseorang yang bisa dipercaya, atau seseorang yang dapat menyimpan rahasia. Sedangkan, Wursanto mengemukakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya. mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat- mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. Jadi, dari kedua pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin di suatu organisasi atau perusahaan ataupun badan instansi, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional organisasi atau perusahaan ataupun badan instansi.
Menurut Ursula Ernawati (2004:13)jenis sekretaris berdasarkan luas lingkup tanggung jawab terdiri atas sekretaris organisasi dan sekretaris pimpinan.Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu.Sekretaris organisasi disebut juga executive secretary.Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur kerja organisasi, membuat keputusan, pengarahan koordinasi, dan pengendalian. Contoh sekretaris organisasi adalah
business secretary, company secretary, dan sekretaris jendral di Departemen
Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I. Sedangkan sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya.
Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto (2006:16) tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok yaitu, tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, dan tugas kreatif.Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan rutin, dan lain-lain. Tugas pelaksanaan instruksi berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, proyek khusus, dan lain-lain. Sedangkan, tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, dapat berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi,dan tugas keseluruhannya semakin meningkat.
Pada dasarnya setiap sekretaris memiliki peran yang sama yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, sekretaris tidak hanya berhubungan dengan pimpinannya saja, melainkan dengan klien perusahaan, karyawan lain, bahkan juga dengan pekerjaan yang ditekuninya.Secara garis besar, peran umum yang harus dijalani seorang sekretaris adalah sebagai duta, sebagai pintu gerbang, sebagai ibu rumah tangga dan sebagai humas perusahaan atau organisasi maupun instansi pemerintahan.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan atau organisasi ataupun instansi pemerintah.Oleh karena itu, sekretaris dituntut untuk berpenampilan dan bersikap sopan dan profesional. Apalagi jika perusahaan tersebut termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama ditengah masyarakat tentu sekretaris tidak akan mau mendapat image buruk dan ditegur pimpinan.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena salah satufungsi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau izin kepada sekretaris terlebih dahulu.Sehingga sikap, cara berbicara dan bahasa tubuh sekretaris sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda-beda.
Selayaknya ibu dari perusahaan, sekretaris harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya.Misalnya, membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa nyaman.
Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi sekretaris untuk menunjukan taste artistik sekretaris.
Sekretaris juga sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung maupun melalui telepon atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.
Setiap organisasi baik organisasi perusahaan, organisasi sosial maupun organisasi pemerintah mempunyai tujuan yang dapat dicapai melalui pelaksanaan dalam organisasi tersebut dan yang paling berperan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi adalah sumber daya manusia.
Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara merupakan instansi pemerintahan yang beroperasi untuk kepentingan masyarakat dan membangun provinsi Sumatera Utara menjadi lebih baik.Dalam usaha pencapaian tersebut diperlukan berbagai faktor yang mendukung.Salah satunya yaitu perkembangan teknologi yang cukup pesat yang menyebabkan pola berpikir manusia pun mengalami perubahan.Kondisi perubahan perilaku ini didasari oleh ilmu pengetahuan dan pengalaman oleh setiap individu.Individu atau manusia juga merupakan faktor yang mendukung perkembangan suatu instansi pemerintah dan dikatakan efektif jika setiap individu yang berada di dalamnya mempunyai kinerja baik dalam melaksanakan tugasnya.
Visi dan misi provinsi Sumatera Utara yaitu menjadi provinsi yang sejahtera dengan membangun dan meningkatkan kualitas infrastruktur daerah. Oleh karena itu, sesuai dengan visi dan misi tersebut para Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang bekerja di dalamnya perlu melakukan kunjungan (survey) ke berbagai daerah untuk melakukan kerja sama demi tercapainya visi dan misi tersebut. Dalam hal ini, kunjungan yang dimaksud adalah perjalanan dinas. Perjalanan dinas merupakan sebuah kebutuhan, kebiasaan, dan bagian dari keseharian pejabat pemerintah, baik di pusat (departemen dan lembaga) maupun daerah (provinsi, kabupaten, dan kota).
Dalam menjalankan tugas tersebut, para pejabat negara membutuhkan tenaga bantuan dari seseorang yang akan membantu dalam mempersiapkan segala kebutuhan yang diperlukan dalam melakukan perjalanan dinas. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan dari seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan tugas negara, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.
Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinan untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris dalam hal ini tidaklah ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal perjalanan, sampai segala sesuatu yang dapat mendukung dan menunjang keberhasilan pimpinan dalam perjalanan dinasnya, baik diluar kota maupun diluar negeri, sehingga pimpinan merasa nyaman dan tenang.
Bertitik tolak dari uraian diatas, maka dapat diketahui bahwa peranan sekretaris sangat penting, khususnya dalam menangani perjalanan dinas pimpinan untuk merealisasikan pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi ataupun instansi pemerintahan. Oleh karena itu, penulis merasa tertarik untuk menguraikannya dalam bentuk tugas akhir dengan judul : “PERANAN SEKRETARIS DALAM PERJALANAN DINAS STAF AHLI GUBERNUR PADA SEKRETARIAT STAF AHLI GUBERNUR DI KANTOR GUBERNUR PROVINSI SUMATERA UTARA”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka perumusan masalah yang dapat diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang penulis lakukan adalah : “Bagaimana peran sekretaris dalam perjalanan dinas Staf Ahli Gubernur pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ?” 1.3.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peran sekretaris dalam perjalanan dinas Staf Ahli Gubernur pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah : 1.
Bagi penulis Dapat menambah wawasan dan pengetahuan penulismengenai peran sekretaris dalam perjalanan dinas pimpinan.
2. Bagi instansi Untuk memberikan masukan serta saran yang dapat bermanfaat bagi Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara mengenai masalah yang berkaitan dengan perjalanan dinas.
3. Bagi peneliti yang akan datang Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat meneliti lebih lanjut terhadap perjalanan dinas.
1.5. Sistematika Penelitian
2. Pengumpulan Data
Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas instansi, struktur organisasi, job description (uraian pekerjaan), jaringan kegiatan, kinerja
2. BAB II PROFIL INSTANSI
Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang masalah, perumusan masalah,tujuan penelitian, manfaat penelitian, sistematika penelitian, dan sistematika pembahasan.
1. BAB I PENDAHULUAN
Berikut adalah sistematika penulisan yang digunakan dalampenyusuan laporan tugas akhir.
Sistematika Pembahasan
Sumber : Penulis (2015) 1.6.
3. Penulisan Laporan
Adapun sistematika penelitian yang disajikan dalam Tugas Akhir ini terlihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut.
Tabel 1.1 Sistematika Penulisan No. KEGIATAN Maret April4
3
2
1
4
3
2
1
1. Persiapan
3. BAB III PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan membahas tentang pengertian sekretaris, syarat-syarat sekretaris, jenis-jenis sekretaris, fungsi sekretaris, tugas sekretaris, peranan sekretaris, pengertian sekretariat, pengertian perjalanan dinas, jenis-jenis perjalanan dinas, dan mengatur perjalanan dinas, serta peran sekretaris Staf Ahli Gubernur dalam perjalanan dinas Staf Ahli Gubernur.
4. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran peneliti berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan mengenai peran sekretaris dalam perjalanan dinas Staf Ahli Gubernur.