LAYANAN PENGEMBALIAN MANDIRI MELALUI BOOK DROP DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA

(1)

commit to user i

LAYANAN PENGEMBALIAN MANDIRI MELALUI BOOK DROP DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA

YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh Gelar vokasi Ahli Madya (A. Md) dalam bidang ilmu perpustakaan

Oleh:

KADHANG ARIF TIRTANA D1808027

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

(2)

commit to user ii

PERSETUJUAN

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Pada hari : Tanggal :

Dosen Pembimbing

Sunarno, S.Sos

(3)

commit to user iii

SURAT PERNYATAAN

ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL : Layanan Pengembalian Mandiri Melalui Book Drop di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

PEMBIMBING : Sunarno, S.Sos yang bertanda tangan di bawah ini,

N A M A : Kadhang Arif Tirtana N I M : D 1808027

TANGGAL DIUJI :

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar – benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah – olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, 2011

Kadhang Arif Tirtana NIM. D 1808027

(4)

commit to user iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

NAMA : Kadhang Arif Tirtana

NIM : D1808027

Program Studi : Diploma III Perpustakaan Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :

Layanan Pengembalian Mandiri Melalui Book Drop di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

beserta instrument / desain/ perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis ( Autor ) dan Pembimbing sebagai co Autor atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaaan dari pihak manapun.

Dibuat di Surakarta Pada Tanggal :

Yang membuat pernyataan Kadhang Arif Tirtana NIM. D 1808027

(5)

commit to user v

PENGESAHAN

Telah disetujui dihadapan oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Hari : Tanggal :

Penguji I Penguji II

Drs. H. Supriyadi S.N., S.U Sunarno, S.Sos.

NIP.19530128 198103 1 001 NIP.19610910 198203 1 014

(6)

commit to user vi

MOTTO

Hiduplah dengan mimpi tapi jangan hidup dalam mimpi

[penulis]

Tuhan pasti kan menunjukkan kebesaran dan kuasaNya, bagi hambaNya

yang sabar dan tak kenal putus asa

[D’Masiv]

(7)

commit to user vii

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir penulis persembahkan kepada :

1. Allah SWT yang selalu memberikan jalan dan

melindungiku

2. Bapak dan Ibu yang senantiasa mendoakan

dan

mencurahkan

kasih

sayang

serta

dukungannya.

3. Seseorang yang telah menjadikan hidup penulis

menjadi bermakna dalam suka maupun duka.

4. Teman-teman semuanya yang selalu memberi

semangat dan dukungan.

(8)

commit to user viii

ABSTRAK

Kadhang Arif Tirtana. D1808027. 2011. Layanan Pengembalian Mandiri Melalui Book Drop di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Tugas Akhir : Prodi DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Pengembalian koleksi secara mandiri melalui Book Drop merupakan salah satu cara yang dapat dilakukan untuk memudahkan pemustaka yang saat ini tidak hanya berasal dari kalangan mahasiswa, namun berasal pula sari berbagai profesi yang disibukkan dengan berbagai kegitan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui analisis pengembalian koleksi secara mandiri melalui Book Drop, mengetahui kelebihan dan kelemahan pengembalian koleksi melalui Book Drop, serta untuk mengetahui kendala dan upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi kendala yang dihadapi dalam penggunaan Book Drop. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode wawancara, observasi, studi pustaka, serta dokumentasi.

Hasil yang didapat dari penelitian ini yaitu, bahwa pengembalian koleksi melalui Book Drop merupakan pengembalian koleksi secara mandiri yang mengandalkan sistem Radio Frequency Identification (RFID) sebagai komponen utamanya. RFID bekerja pada gelombang radio frekuensi tinggi untuk jarak dekat dan frekuensi ultra tinggi untuk jarak jauh.beberapa kelebihan dari pengembalian melalui Book Drop adalah layanan ini dibuka selama 24 jam dari hari Senin sampai hari Sabtu, serta proses pelayanannya yang tanpa petugas. Kelemahan dari pengembalian melalui Book Drop adalah pemustaka atau pengguna Book Drop yang kurang memahami prosedur penggunaan Book Drop. Kendala yang sering terjadi adalah pemustaka yang tidak menggunakan Book Drop sesuai prosedur sehingga menyulitkan pemustaka dan petugas. Upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut adalah dengan melakukan sosialisasi tentang layanan Book Drop serta memindahkan letak layanan sirkulasi dekat dengan Book Drop.

Saran yang dapat diberikan melalui penelitian ini adalah agar lebih sering dilakukan sosialisasi tentang layanan Book Drop supaya pemustaka lebih memahami tentang layanan tersebut, terutama memahami prosedur penggunaannya. Yang kedua adalah pemindahan layanan sirkulasi yang berada pada lantai tiga ke lantai satu dekat dengan Book Drop untuk memudahkan pemustaka sekaligus untuk mengawasi penggunaan Book Drop.

(9)

commit to user ix

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan nikmat serta hidayah-Nya, sehingga penulis akhirnya dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “LAYANAN PENGEMBALIAN MANDIRI MELALUI BOOK DROP DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA”.

Penulisan Tugas Akhir ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi syarat memperoleh gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) pada Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis mengakui bahwa penulisan Tugas Akhir ini tidak mungkin selesai tanpa dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Allah SWT , yang telah memberikan rahmat dan hidayah-NYA selama penulis mengerjakan Tugas Akhir.

2. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M. Si, selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan IlmuPolitik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Harmawan, M.Lib selaku pembimbing akademik.

(10)

commit to user x

6. Bapak Drs. H. Supriyadi, S.N, S.U selaku penguji Tugas Akhir.

7. Bapak M. Solihin Arianto, S.Ag., SIP., M.LIS. selaku Pimpinan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk Praktek Kerja PUSDOKINFO.

8. Ibu Widyastuti Kartini, S.Sos., selaku pembimbing saat penulis melakukan kegiatan Praktek Kerja PUSDOKINFO di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

9. Seluruh staf dan karyawan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. 10.Seluruh teman – teman kuliah Program Studi D III Perpustakaan FISIP UNS

angkatan 2008.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan, sehingga penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Surakarta, 2011

(11)

commit to user xi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL……….. i

PERSETUJUAN………. ii

PERNYATAAN………. iii

PERSETUJUAN PUBLIKASI………... iv

PENGESAHAN……….. v

MOTTO……….. vi

PERSEMBAHAN………... vii

ABSTRAK………. viii

KATA PENGANTAR……… ix

DAFTAR ISI……….. xi

DAFTAR TABEL……….. xiv

DAFTAR GAMBAR……….. xv

DAFTAR BAGAN………. xvi

DAFTAR LAMPIRAN……….. xvii

BAB I PENDAHULUAN……….. 1

1.1 Latar Belakang Masalah………... 1

1.2 Rumusan Masalah………. 2

1.3 Tujuan Penelitian……….. 3

1.4 Manfaat Penelitian……… 4

(12)

commit to user xii

1.6 Metode Pengumpulan Data……….. 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA……… 7

2.1 Pengertian Perpustakaan………... 7

2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi……… 8

2.3 Sirkulasi……… 9

2.4 Pelayanan Pengembalian Buku………. 9

2.5 Layanan Mandiri Melalui Book Drop……….. 11

BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA…………. 14

3.1 Sejarah Singkat………. 14

3.2 Visi dan Misi………. 15

3.3 Tujuan dan Fungsi……… 15

3.4 Tata Tertib Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta……… 17

3.5 Sumber Daya Manusia………. 18

3.6 Struktur Keanggotaan………... 19

3.7 Keanggotaan Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta……… 20

3.8 Koleksi………. 21

3.9 Sarana dan Prasarana……… 22

(13)

commit to user xiii

3.11 Gedung Perpustakaan………. 27

3.12 Layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta………... 29

3.13 Penempatan Layanan……….. 44

BAB IV PEMBAHASAN……….. 46

4.1 Sistem Pengembalian Koleksi Secara Mandiri Melalui Book Drop.. 46

4.2 Kelebihan Penggunaan Layanan Pengembalian Mandiri melalui Book Drop……….. 53 4.3 Kelemahan Penggunaan Layanan Pengembalian Mandiri melalui Book Drop………. 53

4.4 Kendala yang Sering Dihadapi dalam Penggunaan Sistem Book Drop……….. 53

4.5 Upaya yang Dapat Dilakukan untuk Mengatasi Kendala yang Dihadapi dalam Penggunaan Sistem Book Drop……….. 55

BAB V PENUTUP………. 57

5.1 Kesimpulan……….. 57

5.2 Saran………. 57 DAFTAR PUSTAKA

(14)

commit to user xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Jumlah Personalia di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta Ditinjau Dari Bidang Tugas dan

Pendidikannya………. 18

Tabel 2. Daftar Sarana dan Prasarana UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta……… 22 Tabel 3. Peta Penempatan Layanan……….. 44

(15)

commit to user xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Tag RFID……… 46

Gambar 2. Cara Kerja RFID………. 47

Gambar 3. Implementasi RFID untuk Sistem Informasi Perpustakaan... 48

Gambar 4. Tampilan Awal Book Drop………. 49

Gambar 5. Pemustaka Meletakkan Buku Pada Lempengan Mesin……….. 50

Gambar 6. Tampilan Book Drop Berubah Menjadi Hijau……… 50

Gambar 7. Tampilan Buku Sudah Teridentifikasi oleh Book Drop………. 51

Gambar 8. Tombol untuk Mengeluarkan Slip Pengembalian………. 52

Gambar 9. Slip Tanda Pengembalian……… 52

(16)

commit to user xvi

DAFTAR BAGAN

Bagan 1. Struktur Keanggotaan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga

(17)

commit to user xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Daftar Urutan Kepegawaian UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Tahun 2011

Lampiran 2. Daftar Jumlah dan Barang di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Per Maret 2011

Lampiran 3. Hasil wawancara dengan Drs. Bambang Heru Nuroto selaku koordinator urusan sirkulasi

Lampiran 4. Hasil wawancara dengan staf sistem informasi Edy Prasetya, S.Kom.

Lampiran 5. Surat Tugas dan Surat Pernyataan telah Melaksanakan Kuliah Kerja PUSDOKINFO

Lampiran 6. Form Penilaian Kuliah Kerja PUSDOKINFO Lampiran 7. Piagam Penghargaan

Lampiran 8. Presensi Magang di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

(18)

commit to user

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perpustakaan sesuai dengan fungsinya merupakan sumber berbagai informasi bagi masyarakat yang ada di sekitar perpustakaan tersebut berada. Koleksi-koleksi yang dimiliki perpustakaan dapat menambah wawasan, dan pengetahuan di berbagai bidang. Salah satu unsur yang terpenting dalam suatu perpustakaan adalah layanan yang diberikan dan fasilitas yang disediakan untuk pemustaka. Pelayanan dan fasilitas tersebut diberikan untuk memudahkan pemustaka dalam memenuhi kebutuhan informasi yang mereka butuhkan.

Salah satu layanan yang sangat penting di perpustakaan adalah layanan sirkulasi, dimana layanan ini menyangkut layanan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan bahan pustaka. Pada era globalisasi informasi saat ini pemustaka datang dari berbagai profesi, sehingga mereka sangat sibuk setiap hari, karena kesibukan tersebut, layanan sirkulasi diharapkan dapat memberikan layanan yang cepat, tepat, dan dapat dilakukan setiap saat. Layanan mandiri merupakan jawaban yang sesuai untuk memberikan layanan yang cepat, tepat dan dapat dilakukan setiap saat oleh para pemustaka yang pada akhirnya mampu meningkatkan tingkat efektivitas layanan dalam suatu perpustakaan.

Sebagaimana fungsi dari fasilitas dan layanan tersebut, Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta menyediakan sebuah fasilitas

(19)

commit to user

yang mempunyai nilai lebih bila dibandingkan dengan perpustakaan lain. Fasilitas tersebut berupa “Book Drop” yang merupakan bagian dari layanan pengembalian koleksi. Book Drop digunakan dalam layanan pengembalian koleksi yang dilakukan secara mandiri oleh pemustaka. Layanan ini dibuka 24 jam setiap hari dari hari Senin sampai Sabtu demi kemudahan pemustaka dalam pengembalian koleksi, dengan adanya layanan Book Drop tersebut, pemustaka akan lebih santai dalam mengembalikan pinjamannya dan juga mengurangi kekhawatiran akan denda yang lebih banyak.

Atas dasar latar belakang tersebut di atas penulis mengangkat judul “LAYANAN PENGEMBALIAN MANDIRI MELALUI BOOK DROP DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA” sebagai bahasan dalam Tugas Akhir penulis.

1.2Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah tersebut, maka dapat diambil rumusan masalah sebagai berikut :

1.2.1 Bagaimana sistem pengembalian koleksi secara mandiri melalui Book Drop di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta ?

1.2.2 Apakah kelebihan penggunaan layanan pengembalian mandiri melalui Book Drop ?

(20)

commit to user

1.2.3 Apakah kelemahan penggunaan layanan pengembalian mandiri melalui Book Drop ?

1.2.4 Apa yang menjadi kendala yang dihadapi dalam penggunaan sistem Book Drop?

1.2.5 Upaya apa yang dilakukan dalam mengatasi kendala yang dihadapi dalam penggunaan sistem Book Drop ?

1.3Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk :

1.3.1 Untuk mengetahui sistem pengembalian koleksi secara mandiri melalui Book Drop di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

1.3.2 Untuk mengetahui kelebihan penggunaan layanan pengembalian mandiri melalui Book Drop.

1.3.3 Untuk mengetahui kelemahan penggunaan layanan pengembalian mandiri melalui Book Drop.

1.3.4 Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam penggunaan sistem Book Drop.

1.3.5 Untuk mengetahui upaya yang dilakukan dalam mengatasi kendala yang dihadapi dalam penggunaan sistem Book Drop.

(21)

commit to user

1.4Manfaat Penelitian

1.4.1 Bagi Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta 1.4.1.1Dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dalam penggunaan Book

Drop.

1.4.1.2Dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk menindak lanjuti permasalahan yang dihadapi dalam penggunaan Book Drop. 1.4.2 Bagi Pembaca

1.4.2.1Dapat menambah pengetahuan tentang layanan yang ada di Perpustakaan khususnya layanan Book Drop.

1.4.2.2Dapat menggunakan Book Drop sesuai dengan prosedur jika sewaktu-waktu menggunakan alat tersebut.

1.4.3 Bagi penulis

1.4.3.1Dapat menambah pengalaman dan wawasan penulis tentang Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

1.4.3.2Penulis dapat memperdalam ilmu tentang perpustakaan, khususnya tentang layanan pengembalian dengan sistem Book Drop.

1.5 Pelaksanaan

Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ini berlangsung selama 6 minggu, mulai dari 16 Februari 2011 sampai dengan tanggal 25 Maret 2011, bertempat di

(22)

commit to user

UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Dimulai pada pukul 08.30 sampai pukul 15.00 WIB.

1.6 Metode Pengumpulan Data

Penelitian ini menggunakan beberapa metode pengumpulan data, yaitu 1.6.1 Metode wawancara

Sugiyono (2009 : 194) berpendapat, “wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/ kecil.”1

Wawancara langsung dalam penelitian ini dilakukan dengan koordinator urusan Sirkulasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta Drs. Bambang Heru Nuroto selaku koordinator urusan sirkulasi dan staf sistem informasi Edy Prasetya, S.Kom.

1.6.2Metode observasi

Sutrisno Hadi dalam Sugiyono (1986 : 203) mengemukakan bahwa, “observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikhologis. Dua di antara yang terpenting adalah proses-proses pengamatan dan ingatan.”2 Dalam penelitian ini, dilakukan pengamatan langsung dan ikut serta berpartisipasi dalam

1_SUGIYONO,_{Metode Penelitian Pendidikan : Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D}_(Bandung

: Alfabeta, 2009), h. 194 2

(23)

commit to user

kegiatan yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Kegiatan yang dilakukan penulis selama berada di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta antara lain kegiatan sirkulasi, shelving, pengadaan, dan lain-lain.

1.6.3 Studi pustaka

Menurut Mestika Zed (2004 : 3), “riset kepustakaan atau sering juga disebut studi pustaka, ialah serangkaian kegiatan yang berkenaan dengan metode pengumpulan data pustaka, membaca dan mencatat serta mengolah bahan penelitian.” 3

Pengumpulan data melalui studi pustaka dilakukan dengan membaca literatur-literatur yang sesuai dengan masalah yang diangkat dalam penilitian ini.

1.6.4 Metode dokumentasi

Suharsimi Arikunto (2002 : 206) berpendapat bahwa “metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen, lengger, agenda, dan sebagainya.”4 Metode dokumentasi dalam penelitian ini dilakukan dengan mengumpulkan berbagai data yang dimiliki UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta yang mendukung penelitian yang dilakukan.

3_{MESTIKA Zed,}_{Metode Penelitian Kepustakaan}_{(Jakarta : Yayasan Obor Indonesia, 2004), h. 3} 4

SUHARSIMI Arikunto, Prosedur Penelitian : Suatu Pendeketan Praktek (Jakarta : PT Rineka Cipta, 2002), h. 206

(24)

commit to user

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1Pengertian Perpustakaan

Lasa Hs (2009 : 262) dalam kamus yang ditulisnya menyebutkan bahwa “Perpustakaan merupakan sistem informasi yang dalam prosesnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian, dan penyajian.”1 Pengertian lain menurut Sulistyo Basuki (1991 : 1) menyebutkan bahwa “perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian dari gedung, ataupun gedung itu sendiri yang bisa digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasa disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.”2

Dari beberapa pendapat tersebut dapat diartikan bahwa perpustakaan adalah suatu tempat untuk menyimpan buku atau informasi yang dapat digunakan sewaktu-waktu oleh pemustaka. Seiring dengan perkembangan zaman, perpustakaan tidak hanya merupakan tempat penyimpanan buku, tetapi telah memiliki berbagai fungsi lain, Purwono dan Sri Suharsimi (2006 : 1.3-1.5) menuliskan dalam bukunya tentang beberapa fungsi perpustakaan, yaitu 3:

LASA Hs, Kamus Kepustakawanan Indonesia (Yogyakarta : Pustaka Book Publisher, 2009), h. 262

2_{SULISTYO Basuki.}_{Pengantar Ilmu Perpustakaan}_{(Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama, 1991), h. 1} 3_{PURWONO dan Sri Suharsimi,}_{Perpustakaan dan Kepustakawanan Indonesia}_{(Jakarta : Universitas}

Terbuka, 2006), h. 1.3-1.5

(25)

commit to user 2.1.1 Penyimpanan

Perpustakaan bertugas menyimpan koleksi (informasi) yang diterimanya.

2.1.2 Pendidikan

Perpustakaan selalu dikaitkan dengan buku, sedangkan buku selalu dihubungkan dengan kegiatan belajar. Oleh karena itu perpustakaan selalu berhubungan dengan kegiatan belajar.

2.1.3 Penelitian

Perpustakaan berfungsi menyediakan berbagai macam koleksi (informasi) untuk keperluan penelitian yang dilakukan oleh pemakai.

2.1.4 Informasi

Perpustakaan menyediakan informasi bagi pemakai yang disesuaikan dengan jenis perpustakaan. Informasi juga disediakan untuk menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pemakainya.

2.1.5 Rekreasi kultural

Perpustakaan berfungsi menyimpan khasanah budaya bangsa. Perpustakaan berperan meningkatkan apresiasi budaya dari masyarakat sekitar perpustakaan melalui penyediaan bahan bacaan.

2.2Perpustakaan Perguruan Tinggi

Menurut Lasa Hs (2009 : 277-278), “perpustakaan perguruan tinggi pada hakekatnya merupakan bagian integral dari perguruan tinggi induknya yang

(26)

commit to user

bersama dengan unit kerja bagian lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan program Tri Dharma perguruan tinggi.”4

2.3Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan langsung dengan pemustaka. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra perpustakaan. Baik tidaknya sebuah perpustkaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai. Kegiatan sirkulasi terdiri dari, peminjaman, pengembalian, pemungutan denda, pendaftaran anggota, baca di tempat, penagihan, pembuatan statistik, dan hubungan masyarakat (Syihabudin Qolyubi , 2003 : 211).5

2.4Pelayanan Pengembalian Buku

Pelayanan pengembalian buku di perpustakaan, merupakan kelanjutan dari pelayanan peminjaman buku baik yang menggunakan sistem tertutup (close access) maupun sistem terbuka (open access) tatakerjanya tidak jauh berbeda, maka pada umumnya tatakerja pelayanan pengembalian bukunya sama. P. Sumardji (1982 : 75-76) menyebutkan tata kerja pelayanan tersebut seperti berikut :

2.4.1 Anggota Perpustakaan :

a. Setelah batas waktu pinjam bukunya habis, wajib mengembalikan buku yang dipinjamnya.

4_{LASA Hs,}_{Kamus Kepustakawanan Indonesia}_{(Yogyakarta : Pustaka Book Publisher, 2009), h.}

277-278

5 _{SYIHABUDDIN Qalyubi dkk,}_{Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi}_{(Yogyakarta : Jurusan}

(27)

commit to user

b. Mengembalikan buku yang telah dipinjamnya kepada petugas perpustakaan dengan menyerahkan kartu perpustakaan untuk sementara. 2.4.2 Petugas perpustakaan :

a. Menerima pengembalian buku yang telah dipinjam oleh anggota perpustakaan dengan menerima penyerahan kartu anggota perpustakaannya untuk sementara nanti digunakan untuk memproses cara pengembaliannya.

b. Memeriksa buku tersebut den gan sebaik-baiknya untuk kemudian, jika terdapat kerusakan, berhak menegur dan minta kepada anggota perpustakaan agar memperbaikinya lebih dahulu, apabila kerusakannya berat dapat minta ganti kepada anggota perpustakaan.

c. Jika tidak terdapat kerusakan yang berarti, kemudian memproses cara pengembaliannya seperti berikut :

· Memeriksa tanggal pinjam pada kartu anggota perpustakaan untuk mencarikan atau mengembalikan kartu pinjaman buku (kartu bon pinjam buku) dari anggota perpustakaan yang bersangkutan pada kotak tempat penyimpanannya.

· Memeriksa call number (nomor penempatan ) buku yang tercantum pada kartu pinjaman buku (kartu bon pinjam buku) untuk mencarikan atau mengembalikan kartu bukunya pada kotak tempat penyimpanannya.

(28)

commit to user

· Mencantumkan tanggal kembali pada kartu anggota perpustakaan kemudian mencantumkan tanggal kembali pada kartu pinjaman buku (kartu bon pinjaman buku) dan membubuhkan tanda tanganya.

· Mencantumkan tanggal kembali pada kartu bukunya.

d. Menyerahkan kembali kartu anggota perpustakaan yang sudah selesai digunakan untuk pemrosesan kepada anggota perpustakaan yang bersangkutan.

e. Menempatkan kembali kartu buku dalam kantong kartu buku dari buku yang baru saja dikembalikan peminjamannya.

f. Menyimpan kembali kartu pinjam buku pada kotak tempat penyimpanannya.

g. Menyimpan kembali buku yang telah dikembalikan tersebut pada rak sesuai dengan susunan atau urutannya semula.6

2.5Layanan Mandiri Melalui Book Drop

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005 : 520 dan 547), “layanan diartikan sebagai cara melayani, cara membantu yang dibutuhkan pihak lain.” Sedangkan “mandiri adalah dalam keadaan berdiri sendiri.”7

6_{P. SUMARDJI,}_{Pelayanan Perpustakaan}_{(Yogyakarta : Kanisius, 1982), h. 75-76}

7_{PUSAT Bahasa Departemen Pendidikan Nasional,}_{Kamus Besar Bahasa Indonesia}_{(Jakarta : Balai}

(29)

commit to user

Jadi layanan mandiri dapat diartikan sebagai suatu cara yang dilakukan untuk membantu pihak lain yang dalam hal ini adalah pemustaka, secara berdiri sendiri atau dilakukan oleh pemustaka itu sendiri. Dalam konteks permasalahan disini, layanan mandiri dilakukan melalui Book Drop.

Book artinya buku, sedangkan drop artinya jatuh (John M Echols dan Hassan Shadily, 2003 :74 dan 200).8 Jika digabungkan book drop adalah buku jatuh. Namun dalam konteks layanan perpustakaan, book drop adalah suatu layanan pengembalian buku secara mandiri dengan cara menjatuhkan buku dalam suatu alat dengan Radio Frequency Identification (RFID). Komponen Book Drop antara lain dua buah monitor satu untuk user dan satu untuk monitoring, satu buah CPU, satu set RFID yang terdiri dari mesin atau board RFID, antena RFID, sensor magnetik, dan sensor inframerah. 9

Teknologi Radio Frequency Identification (RFID) adalah teknologi identifikasi berbasis gelombang radio. Teknologi ini mampu mengidentifikasi berbagai objek secara simiultan tanpa diperlukan kontak langsung (atau dalam jarak pendek). RFID dikembangkan sebagai pengganti atau penerus teknologi barcode. Implementasi RFID secara efektif digunakan pada lingkungan

JOHN M Echols dan Hassan Shadily, Kamus Inggris Indonesia (Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama, 2003), h. 74 dan 200.

(30)

commit to user

manufaktur atau industri yang memerlukan akurasi dan kecepatan identifikasi objek dalam jumlah yang besar serta berada di area yang luas. RFID bekerja pada frekuensi tinggi (high frequency atau HF) untuk aplikasi jarak dekat (proximity) dan frekuensi ultra tinggi (ultrahigh frequency atau UHF) untuk aplikasi jarak jauh (vicinity) (Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin, 2008:158).10

Dari pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa layanan mandiri melalui Book Drop adalah suatu layanan pengembalian koleksi yang diberikan oleh perpustakaan yang dilakukan sendiri oleh pemustaka melalui alat Book Drop yang dilengkapi dengan RFID guna mendeteksi koleksi perpustakaan yang menggunakan gelombang radio sebagai perantara.

10_{WAHYU Supriyanto dan Ahmad Muhsin,} _{Teknologi Informasi Perpustakaan}_{(Yogyakarta :}

(31)

commit to user

BAB III

GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA

3.1Sejarah Singkat

Perpustakaan Universitas Islam Negeri Yogyakarta (UIN) Sunan Kalijaga Yogyakarta merupakan sumber belajar dan sumber intelektual yang amat pemting bagi sivitas akademika terutama dalam mendukung tercapainya program Tri Dharma Perguruan Tinggi.Hal ini sejalan dengan fungsi perpustakaan sebagai sumber dan pusat layanan informasi.

Sejarah terbentuknya Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga tidak dapat dipisahkan dengan institusi induknya,yaitu Perguruan Tinggi Agama Islam Negeri (PTAIN) yang didirikan pada tanggal 26 September 1951 berdasarkan PP No. 34 Tahun 1950.Kemudian pada tanggal 24 Agustus 1960 berdasarkan PP No.11 Tahun 1960 PTAIN Yogyakarta digabungkan dengan Akademi Dinas Ilmu Agama (ADIA) Jakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN), al-Jami’ah al-islamiyah al-Hukumiyah, di Jogjakarta.Dalam perkembanganya, IAIN Sunan Kalijaga berubah menjadi Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga pada tanggal 14 Oktober 2004 berdasarkan Keputusan Presiden No. 50 Tahun 2004.

(32)

commit to user

Sejalan dengan perkembangan sejarah Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga tersebut, Perpustakaan mengalami peningkatan status,terutama setelah diberlakukanya Keputusan Menteri Agama (KMA) no. 14 Tahun 1988.

Berdasarkan aturan ini,status Perpustakaan yang semula secara struktural berada dibawah Sekretaris Institut, berubah menjadi Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) Perpustakaan yang secara struktural berada langsung di bawah Rektor.

3.2Visi dan Misi

3.2.1 Visi

Mengembangkan Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga sebagai perpustakaan penelitian berbasis keislaman dan keilmuan. 3.2.2 Misi

a. Mengembangkan sumber-sumber belajar yang unggul dalam bidang keislaman dan keilmuan.

b. Meningkatkan akses ke sumber-sumber penelitian dalam bidang keislaman dan keilmuan berbasis teknologi informasi.

c. Meningkatkan kualitas layanan prima yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.

d. Memperkuat hubungan kerja sama dengan lembaga terkait untuk meningkatkan akses ke sumber-sumber yang relevan.

3.3Tujuan dan Fungsi

(33)

commit to user

a. Mendukung kuriulum Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga dengan melakukan pendekatan pada staf akademik untuk menyediakan berbagai sumber informasi yang terbaru dan berorientasi pada selera dan kebutuhan pemakai dengan diperhitungkan dari segi kualitas dan kuantitasnya sehingga program yang dilaksanakan dapat berlangsung dengan efektif.

b. Menjalin kerjasama dengan ruang baca fakultas dalam berbagi sumber-sumber informasi untuk memperkuat koleksi sumber-sumber-sumber-sumber informasi Perpustakaan Universitas Negeri Islam Sunan Kalijaga dengan meningkatkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi di Perpustakaan Universitas Negeri Islam Sunan Kalijaga.

c. Mengembangkan dan berpartisipasi secara aktif dalam jaringan kerjasama dengan perpustakaan Universitas lain, lembaga dan pusat dokumentasi yang sesuai dengan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga, baik berada di lokal, nasional maupun internasional.

3.3.2Fungsi Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga secara umum dapat disimpulkan sebagai:

a. Pusat layanan dan sumber informasi untuk program pendidikan dan pengajaran.

b. Pusat layanan informasi dan sumber informasi untuk program penelitian.

(34)

commit to user

c. Pusat layanan informasi dan sumber informasi untuk program pengabdian pada masyarakat.

d. Pusat rekreasi bagi civitas akademia perguruan tinggi.

3.4 Tata Tertib Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

3.4.1Berpakaian sopan, bersih, rapi tidak berjaket dan sejenisnya, tidak bersandal dan tidak memakai topi

3.4.2Menjaga kebersihan, ketertiban dan ketenangan selama berada di ruang Perpustakaan.

3.4.3Menggunakan seluruh peralatan Perpustakaan sesuai dengan peruntukkanya, tidak untuk kepentingan diluar ketentuan yang ada.

3.4.4Memasukkan buku cetak, binder,tas dan jaket ke dalam locker, sedangkan barang-barang berharga seperti laptop, dompet, handpone, uang, perhiasan dan sejenisnya harap dibawa dan dijaga sendiri. Kehilangan barang di Perpustakaan bukan menjadi tanggung jawab Perpustakaan.

3.4.5 Menunjukkan bukti identitas yang masih berlaku ketika menggunakan seluruh fasilitas Perpustakaan.

3.4.6 Mematikan / tidak memperdengarkan alat komunikasi/ HP yang dibawa. 3.4.7 Pemustaka yang berasal dari luar Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga

Yogyakarta dan bukan anggota istimewa / tidak memiliki Kartu Sakti membayar biaya kunjungan sesuai peraturan yang berlaku.

(35)

commit to user

3.4.8Mematuhi tata tertib sebagaimana yang ada dalam buku etika mahasiswa Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

3.5 Sumber Daya Manusia

Untuk melaksanakan fungsinya, setiap lembaga mempunyai unsur-unsur pendukung, salah satunya adalah sumber daya manusia. Sumber daya manusia yang terampil dan profesional dalam bidangnya sangat penting agar fungsi lembaga tersebut begjalan secara optimal.

Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta melibatkan 47 orang yang terdiri dari 16 orang pustakawan, 28 orang non pustakawan, dan 3 orang honorer. Jumlah personalia UPT Perpustakaan Universitas Islam Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat dilihat dalam tabel 1 berikut, dan lebih jelasnya pada lampiran 1.

Tabel 1

Jumlah Personalia di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta Ditinjau dari Bidang Tugas dan Pendidikannya

NO. Bidang Tugas

Tingkat Pendidikan

Jumlah S2 S1 Diploma SMA

1 Pustakawan - 15 1 - 16

2 Non Pustakawan 2 13 - 13 28

3 Honorer - 2 - 1 3

Jumlah 2 30 1 14 47

Sumber : Data Tata Usaha UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta th. 2011

(36)

commit to user

3.6 Struktur Keanggotaan

Bagan 1

Struktur Keanggotaan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

Sumber guide book perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta tahun 2010 TIM

PENGEMBANGAN

KEPALA

WAKIL KEPALA

KASUB. BAG. ADMINISTRASI

KOUR SHELVING KOUR MULTI MEDIA

KOUR SERIAL KOUR SIRKULASI KOUR REFERENSI

KOUR PROMOSI,INFORMASI DAN KERJASAMA

KOUR PEMELIHARAAN KOUR SISTEM INFORMASI DAN

JARINGAN

KOUR PENGOLAHAN KOUR PENGEMBANGAN

KOLEKSI

KOBID PELAYANAN UMUM KOBID PELAYANAN TEKNIS

KELOMPOK PUSTAKAWAN

(37)

commit to user

3.7 Keanggotaan Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

Untuk menjadi anggota Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga dengan persyaratan mendaftarkan terlebih dahulu sesuai criteria sebagai berikut :

3.7.1 Keanggotaan

Seluruh civitas akademia Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga dapat menjadi anggota Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga.

3.7.1.1Syarat kenggotaan (bagi mahasiswa)

· Mengisi KTM yang masih berlaku.

· Mengisi kartu pernyataan anggota yang telah disediakan.

· Telah mengikuti Program Pendidikan Pemakai Perpustakaan.

· Registrasi anggota.

3.7.1.2Syarat keanggotaan (bagi pegawai/dosen)

· Mendaftar di bagian informasi.

· Menyerahkan foto 2x3.

· Membayar biaya untuk pembuatan kartu. 3.7.1.3Pengguna dari luar

(38)

commit to user

· Pengguna dari instansi luar masyarakat umum hanya dapat menggunakan fasilitas baca di tempat dan fotokopi serta harus mencatat diri di bagian informasi.

· Pemegang kartu sakti/kartu baca yang dikeluarkan oleh perpustakaan yang masuk dalam Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi dibebaskan dari biaya administrasi pembayaran, tetapi harus mematuhi semua peraturan Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga.

3.8Koleksi

Koleksi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga terus mengalami perkembangan jumlah setiap tahunnya. Hal ini dilakukan terus menerus dan konsisten guna memenuhi kebutuhan penggunannya.

Perkembangan jumlah koleksi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta ditangani di unit Pengembangan Koleksi dengan mengevaluasi usulan-usulan koleksi dari dosen, pegawai maupun mahasiswa dan disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran. Pengadaan Koleksi dilakukan dengan pembelian, hadiah maupun tukar menukar. Setelah itu dikirim ke unit pengolahan Koleksi Perpustakaan untuk diolah dan selanjutnya disebarkan di masing-masing unit layanan koleksi.

(39)

commit to user

3.9Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana pada UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta dapar dilihat dalam tabel 2, dan lebih lengkapnya lihat lampiran 2.

Tabel 2

Daftar sarana dan prasarana UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

No Nama barang Jumlah

1 AC 41

2 Alat potong kertas 3

3 Alat press buku 2

4 Asbak tinggi 6

5 Auto fragrance sprayet/pewangi 5

6 Banner 13

7 Barcode reader 5

8 Book drop 1

9 Brandkas 1

10 Burung Garuda 1

11 CCTV 1

12 Cermin 1

(40)

commit to user

14 Counter fotokopi/ meja FC 1

15 CPU 38

16 Dispenser 7

17 DVD player 2

18 Exhause fan 2

19 Filling cabinet 12

20 Fire alarm 4

21 Gate way 2

22 Gelas kaca 12

23 Godam kusuka / OPAC 4

24 Had machine / big staples 1

25 Handy talky 2

26 Head set 2

27 Hotspot 1

28 Hub jaringan 16

29 Hydrant 4

30 Interactive board 1

31 Jam dinding 10

32 Karpet 1

33 Kipas angin 8

(41)

commit to user

35 Kontrol listrik dan AC 4

36 Kursi metal 1051

37 Kursi sice 10 set

38 Lampu baca 14

39 Laptop 3

40 LCD 3

41 Lemari besi 3

42 Lemari HUB / jaringan 1

43 Lemari kayu (kaca) 81

44 Lemari locker 109

45 Loadspeaker 12

46 Megaphone 1

47 Meja informasi (resepsionis) 1

48 Meja kayu 299

49 Meja computer 65

50 Meja computer OPAC 4

51 Meja pingpong 1

52 Meja rapat/oval 5

53 Meja tamu 4

54 Meja / counter peminjaman / layanan 2

(42)

commit to user

56 Mesin fotokopi 3

57 Mesin ketik 6

58 Mesin ketik elektrik 1

59 Mesin laminating 2

60 Mesin laminating 2

61 Micro film 3

62 Mimbar / podium 1

63 Monitor 31

64 Movietex board 1

65 MPS/ mon LCD + Counter station 3

66 Nampan 3

67 Pagar pembatas 6

68 Panggung kayu 1

69 Papan statistic 2

70 Papan visual / display Koran 10

71 PC unit 65

72 Pesawat telpon 5

73 Pigura 20

74 Pintu elektrik 1

75 Piring kaca 14

(43)

commit to user

77 Printer 24

78 Projection screen 3

79 Radio portable 1

80 Radio tape recorder 1

81 Rak besi / rak CD 1

82 Rak buku besi 150

83 Rak kayu 90

84 Rak Koran 5

85 Scanner series 6

86 Senter carger (matsuviva) 1

87 Sound system set 2

88 Stabilizer 46

89 Tabung gas 1

90 Tabung pemadam 10

91 Tangga aluminium 1

92 Televisi 4

93 Tempat pot kayu 17

94 Troli besi 1

95 Troli kayu 10

96 Tustel digital canon 1

(44)

commit to user

98 UPS 8

99 Vacum cleaner 2

100 Water filter 2

101 Water torn 2

Sumber : Data Tata Usaha UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta th. 2011

3.10 Sumber Dana

Anggaran yang digunakan UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta untuk melaksanakan kegiatannya melalui : 3.10.1 APBN (Anggaran Pengeluaran Belanja Negara)

3.10.2 BLU (Badan Layanan Umum)

3.10.3 Dana Mandiri dari Perpustakaan, diperoleh melalui pembayaran kartu baca dari pemakai luar, pembayaran denda dan fotokopi.

3.11 Gedung perpustakaan

Dalam perkembanganya gedung perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta telah beberapa kali berpindah tempat. Sejak tahun 2007, gedung perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga beralamat di Jl. Marsda Adisucipto Yogyakarta. Gedung ini memiliki empat lantai, dengan perincian sebagai berikut :

(45)

commit to user 3.11.1 Lantai 1

Lantai 1 terdiri dari beberapa unit, antara lain Promosi dan Kerjasama, Front Office, Tata Usaha, Pemeliharaan Bahan Pustaka, Pengembangan Koleksi Perpustakaan, Pengolahan Koleksi Perpustakaan, Ruang Rapat, Lobby, Musholla, Locker tempat penitipan tas, Book Shop, Ruang Teatrikal, Multimedia, Pentry dan Alhambra Caffe.

3.11.2 Lantai 2

Layanan-layanan yang disediakan oleh Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga di lantai 2 antara lain Layanan Referensi, Layanan Serial, Layanan Fotokopi, Layanan Ruang Carrel (Carrel Room), Layanan Hotspot Area.

3.11.3 Lantai 3

Di lantai 3 terdapat layanan sirkulasi beserta letak koleksinya yang bernuansa Islam, Layanan UIN-McGill Canadian Resource Center, Layanan Iranian Corner serta Layanan Carrel Room.

3.11.4 Lantai 4

Lantai 4 menyediakan koleksi sirkuasi untuk subyek umum serta terdapat juga layanan buku tandon.

(46)

commit to user

3.12 Layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

3.12.1 Layanan Informasi, Promosi dan Kerjasama

Layanan ini berada di lantai 1 tepat di depan pintu masuk Perpustakaan. Layanan tersebut meliputi :

3.12.1.1Electronic Gate/Pintu Masuk Elektronik

Pemustaka yang ingin menggunakan semua fasilitas di Perpustakaan harus melalui pintu masuk elektronik (Electronik Gate). Pintu elektronik akan terbuka jika pemustaka mempunyai KTM/KTA yang masih aktif. Apabila KTM tidak direspon oleh pintu, dimohon menghubungi petugas bagian informasi, Promosi dan Kerjasama untuk mendapatkan Kartu Tanda Anggota (KTA). Pintu masuk elektronik mempunyai beberapa fungsi antara lain, untuk mengetahui statistik pengunjung dan untuk mengetahui pengunjung yang bukan berasal dari Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

3.12.1.2 Pintu Keluar Elektronik (Electronik Article Surveilance Gantry) Pintu keluar elektronik berfungsi untuk mengamankan koleksi perpustakaan. Pemustaka yang membawa koleksi tidak melalui prosedur yang benar, secara otomatis pintu akan berbunyi sebab pintu telah dipasang alat sensor matic.

(47)

commit to user

Pemustaka yang membawa koleksi tidak sesuai prosedur akan mendapatkan sanksi dari perpustakaan.

3.12.1.3Pembuatan Kartu Sakti

Kartu sakti di keluarkan oleh forum kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN) yang terdiri dari 29 PTN di Jawa, Bali, Lampung dan NTB. Kartu ini dapat digunakan untuk memanfaatkan fasilitas perpustakaan di seluruh Perguruan Tinggi yang menjadi anggota FKP2TN. Keuntungan yang diperoleh pemegang kartu sakti adalah dibebaskan dari biaya kunjungan ke perpustakaan dan dapat menggunakan fasilitas perpustakaan yang dikunjungi (baca di tempat).

3.12.1.4 Locker

Locker adalah tempat untuk menyimpan barang seperti : tas, jaket, topi, stopmap dan lain-lain. Sebelum memasuki perpustakaan pemustaka dipersilahkan menaruh barang-barang tersebut dilocker. Khusus untuk barang-barang berharga seperti laptop, dompet, perhiasan jangan disimpan dilocker. Letak locker berada di lantai I, locker putra berada di sebelah barat dan locker putri berada di sebelah timur. Kunci locker dapat diambil di bagian informasi, Promosi dan Kerjasama.

(48)

commit to user 3.12.1.5 Carrel Room (Ruang Baca Carrel)

Layanan ini di khususkan bagi Peneliti, Guru Besar, Dosen yang menempuh/ membuat Disertasi/penelitian. Ruangan ini dapat dimanfaatkan dengan cara memesan kepada petugas dibagian informasi. Fasilitas yang dapat dimanfaatkan diruangan ini adalah jaringan internet, rak koleksi dan meja kerja beserta kersinya. Pemustaka yang memanfaatkan Carrel Room tidak dikenakan biaya.

1) Letak Carrel Room

-Lantai II sebanyak 4 ruang, terletak disayap barat -Lantai III sebanyak 3 ruang, terletak disayap timur -Lantai IV sebanyak 5 ruang,terletak disayap barat 2) Peraturan Carrel Room

-Carrel Room disediakan bagi staf pengajar Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga yang sedang melaksanakan penelitian.

-Pengguna Carrel Room meninggalkan kartu identitas kepada petugas informasi dan harus terdaftar sebagai anggota perpustakaan.

-Pengguna Carrel Room dibatasi untuk 1 (satu) bulan dan dapat diperpanjang apabila tidak dalam pemesanan orang lain.

(49)

commit to user

-Pengguna Carrel Room tidak dipungut biaya.

-Keamanan barang yang ditinggalkan di Carrel Room sepenuhnya menjadi tanggung jawab pengguna.

-Menghilangkan kunci Carrel Room dikenai biaya penggantian sebesar Rp 25.000 (Dua puluh lima ribu rupiah).

-Keterlambatan mengembalikan kunci Carrel Room dikenai sanksi denda sebesar Rp 1.000 (Seribu rupiah) per hari. -Pengguna dimohon member tahu kepada petugas apabila

menemukan kerusakan pada fasilitas Carrel Room.

-Kerusakan fasilitas Carrel Room yang diakibatkan oleh pengguna menjadi tanggung jawab yang bersangkutan. -Pengguna dimohon menjaga kebersihan Carrel Room dan

membuang sampah pada tempatnya. -Dilarang merokok di ruang Carrel Room.

3.12.1.6Lost and Found (Barang tertinggal/ Hilang dan ditemukan) Barang tertinggal/ hilang dan ditemukan di dalam perpustakaan akan dipublikasikan oleh bagian informasi.

3.12.1.7Layanan Kartu Baca bagi Pengunjung Luar

Pemustaka dari Luar Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga hanya dapat mempergunakan fasilitas baca di tempat

(50)

commit to user

dan foto copy koleksi. Kartu baca dapat diperoleh di bagian informasi.

3.12.2 Layanan Multimedia dan Internet

Ruang Multimedia dan Internet berada di lantai 1 sebelah timur. Bagian multimedia menyediakan koleksi CD, DVD, kaset bahasa dan lain-lain. Bagian multimedia juga menyediakan layanan koleksi digital milik universitas ( local content) yang dinamakan digilib UIN-SUKA. Untuk akses layanan ini dapat dilakukan pada alamat URL http:/digilib.uin-suka.ac.id.

3.12.3 Layanan Tata Usaha

Ruang tata usaha (TU) berada dilantai 1 sebelah barat.ruangan ini menyediakan layanan administrasi sebagai berikut:

3.12.3.1 Layanan bahan pustaka

Layanan bebas pustaka diperlukan bagi para mahasiswa yang akan dilakukan cuti atau wisuda.sebelum mendapatkan layanan ini, mahasiswa harus mengecek status tanggungan/pinjaman koleksi ke bagian Fronrt Office.Jika mahasiswa yang bersangkutan tidak memiliki tanggungan/pinjaman atau denda, maka bagian sikulasi akan memberikan surat pengantar kepada mahasiswa agar mengurus administrasidi ruang tata usaha (TU).Bagian sirkulasi akan

(51)

commit to user

memberikan surat pengantar kepada mahasiswa agar mengurus administrasinya di ruang Tata Usaha(TU).

3.12.3.2 Surat Keterangan untuk Munaqasyah

Surat ini dikeluarkan oleh perpustakaan untuk menerangkan bahwa bahan-bahan pustaka yang dipakai sebagai sumber rujukan munaqasyah tidak dapat dipinjamkan semua, karena peraturan perpustakaan yang berlaku. Dengan demikian mahasiswa uang ingin munaqasyah tidak perlu membawa semua bahan pustaka, tetapi dengan surat keterangan munaqasyah. 3.12.3.3 Front Office (FO)

Front Office adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada mahasiswa yang terkait dengan bebas pustaka, penyerahan skripsi (hard copy), dan pengecekan kembali koleksi buku yang dikembalikan mahasiswa melalui Book Drop.khusus untuk mahasiswa yang bebas pustaka , setelah dari FO mahasiswa muju TU Perpustakaan untuk mendapat surat keterangan bebas pinjaman yang akan digunakan untuk cuti dan wisuda, serta pengambilan ijazah.

3.12.3.4 Penggunaan Ruang Teatrikal.

Layanan teatrikal dapat dimanfaatkan oleh masyarakat umum untuk kegiatan seminar, workshop, pelatihan dan lain-lain.ruangan ini berkasitas kurang lebih 170 orang.jika ingin

(52)

commit to user

menggunakan teatrikal informasi selanjutnya dapat menghubungi bagian TU perpustakaan.

3.12.3.5 Papan Pengumuman/Publikasi

Berbagai informasi tentang perpustakaan dan kegiatanya dapat dilihat di papan pengumuman ini.

3.12.4 Layanan Referensi

Layanan referensi adalah salah satu kegiatan yang diselenggarakan oleh perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga untuk membantu pemustaka dalam menelusur informasi rujukan dalam berbagai subyek. Melalui layanan referensi ini, pemustaka dibantu untuk menemukan dan menelusur informasi dengan lebih spesifik dan dengan pilihan subyek yang lebih luas, serta memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal. Layanan referensi yang disediakan juga berusaha untuk memberikan informasi ilmiah untuk kepentingan studi dan riset maupun informasi yang bersifat non ilmiah.

3.12.4.1 Jenis dan Jasa Layanan

Ada beberapa jasa layanan sumber-sumber informasi yang disediakan dibagian referensi Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga, antara lain :

(53)

commit to user

1) Layanan sumber informasi/ buku-buku rujukan umum tercetak

2) Layanan sumber informasi/ buku-buku rujukan islam tercetak

3) Layanan Tugas Akhir

4) Layanan sumber informasi/ buku-buku rujukan umum elektronik

5) Layanan sumber informasi/ buku-buku rujukan islam elektronik

Selain itu, disediakan juga jasa penelusuran informasi rujukan baik tercetak maupun elektronik, jasa bimbingan pemustaka serta menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh pemustaka serta menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh pemustaka.

3.12.4.2 Prosedur dan Macam Kegiatan Layanan Referensi

Prosedur atau tahapan kegiatan layanan referensi terdiri dari dua segi, baik dari segi pemustaka maupun dari segi pustakawan. Prosedur yang dilakukan pada layanan referensi dari segi pemustaka adalah pemustaka sebelum mengakses koleksi-koleksi yang ada di rak, sebaiknya menelusur terlebih dahulu informasi yang dibutuhkan melalui OPAC (Online

(54)

commit to user

Public Access Catalogue), pemustaka akan mendapatkan informasi dan sumber informasi yang dibutuhkan dengan cepat. Adapun prosedur dari segi pustakawan yang dilakukan di bagian layanan referensi ini adalah sebagai berikut :

1)Jasa Penelusuran Informasi/ Rujukan

Pemustaka yang menginginkan suatu informasi /artikel dengan subyek tertentu dan belum mengetahui cara mendapatkan informasi tersebut kemana harus mencari, pustakawan akan membantu mengarahkan pada jenis koleksi yang mungkin berkaitan dengan informasi tersebut, bila perlu menelusur dari OPAC dan ke berbagai jenis koleksi yang ada di ruang layanan referensi maupun koleksi yang berada di perpustakaan.

2)Jasa bimbingan pemustaka/menjawab pertanyaan pemustaka Pemustaka yang masih awam dalam menggunakan fasilitas dan sarana perpustakaan dapat meminta bimbingan khusus pada petugas. Dalam hal ini pemustaka akan memperoleh bimbingan yang bersifat pengenalan, bimbingan membaca koleksi yang menggunakan kode-kode tertentu hingga cara penelusuran data secara spesifik. Jasa ini berusaha membantu pemustaka agar dapat menggunakan fasilitas dan

(55)

commit to user

sarana perpustakaan sehingga bisa memperoleh informasi yang dibutuhkan.

Sumber-sumber informasi referensi yang ada di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta meliputi :

a. Layanan sumber informasi/ buku-buku rujukan umum tercetak, antara lain:

1) Ensiklopedi

Ensiklopedi Indonesia, Ensiklopedia Britannica, Ensiklopedi Hukum dll.

2) Kamus

Kamus Umum Bahasa Indonesia, Kamus Inggris – Indonesia, Kamus Istilah Perpustakaan, Harrod’s Librarians. Glossary, dll.

3) Buku Pegangan/ pedoman/ handbooks

A Middle East Studies Handbook, A READER’S Guide to the Great Religions, Pedoman pengindonesiaan nama dan kata asing dll.

4) Sumber biografi

Jagat wartawan Indonesia, Who’s who in the Arab world, B.J. Habibie kisah hidup dan kariernya dll. 5) Sumber Geografi

(56)

commit to user

NEGARA dan bangsa, Ribuan gunung, ribuan alat batu : prasejarah Song Keplek Gunung Sewu, Jawa Timur, Island of Bali dll.

6) Direktori

Direktori naskah Nusantara, Direktori pegawai perpustakaan di lingkungan Universitas Islam Indonesia 2005, Directory of west European Indonesianits 1987,dll.

7) Buku tahunan atau alamak

Alamanak Dewi Sri 1988, Al Manak Kepolisian Republim Indonesia tahun 2001-2002-2003, The World Bank : 2002 World Development Indicators, The World almanac and book of facts 2003, dll. 8) Terbitan pemerintah

Sumber informasi tentang terbitan yang disusun atas perintah dan biaya pemerintah yang memuat peraturan, perundang-undangan, kebijakan pemerintah yang dapat digunakan sebagai pedoman kegiatan instansi.

9) Terbitan berkala

majalah, jurnal, Surat Kabar, dll. 10) Sarana bibliografi

(57)

commit to user

Bibliografi parapsikologi=the Bibliography of parapsychology, classified bibliography of literature on the acts of the apostles, Bibliography of Bali Publications from 1920-1990, dll

11) Bibliografi umum

Bibliografi Nasional Indonesia, Annoted bibliography of bibliographies on Indonesia, dll. 12) Bibliografi khusus

Pakistan a select bibliography, BIBLIOGRAFI Beranotasi Penelitian Bahasa Jawa, Bibliografi Indonesia daftar pustaka hukum terbitan terbitan tahun 1946 s/d 1972,dll.

13) Indeks

Indeks Majalah Ilmiah Indonesia, Index Islamicus, Indeks perundang-undangan keagamaan tahun 1983-1984, dll.

14) Abstrak

Abstrak hasil kajian kerukunan umat beragama di Indonesia, Kumpulan ringksan penelitian 2002-2003,dll.

(58)

commit to user

Subjek pathfinder tentang Pendidikan anak, akuntansi, komputer, Tasawuf,dll.

b. Layanan informasi/buku-buku rujukan Islam tercetak, antara lain :

1) Ensiklopedi Islam 2) Ensiklopedi Alqur’an

3) Mu’jam Al Mufahras Li-Alfadz Al Hadist 4) Mu’jam Al Mufahras Li Alfadz Al Qur’an 5) Indeks Al Qur’an.

c. Layanan Koleksi Tugas Akhir, meliputi :

Skripsi, Tesis, Disertasi,Tugas Akhir dan Laporan Penelitian

3.12.5 Layanan Serial

Layanan serial merupakan salah satu layanan di perpustakaan

Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga yang biasa disebut layanan koleksi terbitan berseri. Koleksi yang berada di sini adalah publikasi yang diterbitkan secara berkala, biasanya ditandai dengan penomoran atau kronologi, dan dimaksudkan untuk diterbitkan terus menerus dalam jangka waktu yang tidak terbatas. Koleksi serial sangat penting bagi sivitas akademika dalam mendukung kegiatan penelitian dan pengajaran karena informasi yang disajikan lebih up to date. Ciri kemutakhiran koleksi ini

(59)

commit to user

ditandai dengan dua fungsi utamanya yaitu fungsi riset yang digunakan sebagai sumber pertama untuk temuan-temuan penelitian, dan fungsi berita yang melaporkan berita bagi praktisi yang terlibat dalam sejumlah aktivitas.

3.12.6 Layanan Sirkulasi

Sistem yang digunakan dalam kegiatan pelayanan sirkulasi di

Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta adalah Sistem Terbuka, yaitu pemustaka memilih atau mencari dan mengambil sendiri koleksi yang diperlukan. Dengan sistem itu diharapkan agar pemustaka lebih puas dan leluasa dalam memilih sendiri koleksi yang dikehendaki. Jenis-jenis layanan :

a. Layanan peminjaman. b. Layanan pengembalian.

· Lewat Bookdrop (bagi yang tidak terlambat) · Lewat MPS (bagi yang tidak terlambat)

· Lewat Counter Petugas (khusus pengembalian buku yang terlambat) c. Layanan pembuatan Kartu Anggota (KTA)

d. Layanan Buku Tandon

Layanan ini ada di lantai IV sayap timur, menyediakan koleksi-koleksi copy satu (c.1.). Koleksi ini tidak dipinjamkan dan hanya bisa dibaca ditempat atau difotocopy.

3.12.7 Layanan Corner

(60)

commit to user

Canadian Resource Center of UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, secara resmi dibuka pada tanggal 10 Desember 2007, CRC merupakan hasil kerjasama UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, McGill University Montreal Canada dan Kedutaan Besar Kanada di Indonesia. Sebagai sebuah tempat bagi referensi khusus dan fasilitas riset, CRC bertujuan menyediakan informasi terbaru dan akurat tentang Kanada dengan penekanan pada isu-isu dan karya-karya ilmiah kontemporer maupun masa lalu. Disamping itu ada pula berbagai bacaan dan tontonan ringan sebagai hiburan lewat CD/DVD

3.12.7.2 Iranian Corner

Iranian corner merupakan salah satu sudut sumber informasi hasil dari kerjasama antara Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dengan Kedutaan Besar Republik Islam Iran dan Islamic Cultural Center (ICC) Jakarta yang secara resmi dibuka pada tanggal 29 Nopember 2007. Corner ini merupakan tempat yang paling tepat untuk penelusuran referensi khusus dan fasilitas riset tentang negara Republik Islam Iran maupun tentang Shi’ah. Disini tersedia buku-buku tentang negara Republik Islam Iran maupun tentang Shi’ah seperti koleksi Filsafat Islam, Tafsir hadis Shi’ah, doktrin, fikih dan tokoh-tokoh Shi’ah, revolusi Iran kebudayaan Iran dan masih banyak lainnya. Disamping bacaan ada pula

(61)

commit to user

tontonan ringan melalui CD/DVD maupun channel TV Timur Tengah.

3.12.8 Layanan fotocopy

Pemustaka dapat memfotocopy koleksi yang dimiliki perpustakaan, baik koleksi referensi, serial maupun sirkulasi. Sebelum difotocopy terlebih dahulu melapor ke petugas di bagian masing-masing. Layanan ini terletak di lantai 2 bagian tengah.

3.12.9 Layanan hotspot area

Bagi pemustaka yang mempunyai laptop dapat mengakses internet di lantai I dan II dengan terlebih dahulu mendaftar di Pusat Komputer dan Sistem Informasi (PKSI).

3.12.10 Layanan business center

Layanan ini terdiri dari beberapa jenis, yaitu theatrical room, book store, café, dan souvenir.

3.13 Penempatan Layanan

Penempatan layanan dapat dilihat pada tabel 3 berikut : Tabel 3

Peta Penempatan Layanan

Jenis layanan Tempat

Sirkulasi (koleksi studi Islam)

(62)

commit to user Sirkulasi

(koleksi studi umum)

Lantai 4

Tandon Lantai 4 timur

Referensi Lantai 2 barat

Skripsi Lantai 2 timur

Serial Lantai 2 barat

Canadian corner Lantai 3 timur (bag. utara) Bebas pustaka Lantai 1 (FO & TU)

Kartu sakti Lantai 1 tengah-selatan (promosi & informasi)

Locker Lantai 1

Carrel room Lantai 2, 3, dan 4

Ruang teatrikal Lantai 1 timur-utara

Book store Lantai 1 timur-utara

(63)

commit to user

BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Sistem Pengembalian Koleksi Secara Mandiri Melalui Book Drop

4.1.1 Cara Kerja Radio Frequency Identification(RFID)

Book Drop merupakan salah satu produk dari Electronic Library Management System (ELIMS). Alat ini pada dasarnya merupakan suatu alat pengembalian koleksi secara mandiri yang menggunakan teknologi Radio Frequency Identification (RFID) sebagai komponen utamanya. RFID ini bekerja menggunakan gelombang radio sebagai pengidentifikasi koleksi secara jarak jauh, sekaligus sebagai pengganti barcode.

Suatu sistem RFID secara utuh terdiri atas 3 komponen :

1. Tag RFID, dapat berupa stiker, kertas, atau plastik dengan beragam ukuran. Di dalam setiap tag terdapat chip yang mampu menyimpan sejumlah informasi tertentu. Berikut contoh gambar Tag RFID:

Gambar 1 Tag RFID

(64)

commit to user

2. Terminal Reader RFID, terdiri atas RFID Reader dan antena yang akan mempengaruhi jarak optimal identifikasi. Terminal RFID akan membaca atau mengubah informasi yang tersimpan dalam tag melalui frekuensi radio.

3. Host Komputer adalah sistem komputer yang mengatur alur informasi dari item-item yang terdeteksi dalam lingkup system RFID dan mengatur komunikasi antara tag dan reader.(Wahyu Supriyanto dan Ahmad. M. 2008: 159-160)

RFID ini memiliki beberapa keunggulan antara lain tag RFID yang mampu diidentifikasi dalam jarak jauh, serta dapat menembus berbagai objek seperti kertas, plastik, dan kayu. RFID juga dapat digunakan sebagai sistem pengamanan.

Gambar 2 Cara kerja RFID

(65)

commit to user

Pengunaan RFID pada Book Drop yang ada di Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta dalam proses pengembalian koleksi. Setiap koleksi yang ada di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dilengkapi sebuah chip dalam tag RFID yang menyimpan data koleksi yang berupa angka yang ada pada buku (barcode). Tag RFID ini akan memancarkan gelombang radio melalui antena yang dapat diterima oleh terminal reader RFID. Bersamaan dengan diterimanya data yang ada pada chip, monitor akan menampilkan data tersebut untuk user dan monitor monitoring, kemudian fungsi sekuriti anti pencurian (antitheft) diaktifkan kembali. Data yang telah diidentifikasi tersebut diterima oleh server database melalui jaringan internet. Pada saat bersamaan database perpustakaan diperbaharui.

Gambar 3

Implementasi RFID untuk Sistem Informasi Perpustakaan

(66)

commit to user 4.1.2 Prosedur Pengembalian Melalui Book Drop

Prosedur pengembalian melalui Book Drop sendiri dilakukan dengan beberapa langkah, yaitu :

1. Tampilan awal Book Drop Gambar 4

Tampilan awal Book Drop

Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

Tampilan awal menunjukkan petunjuk pada layar Book Drop berwarna biru untuk memulai proses pengembalian. Pada awal proses akan muncul perintah untuk memasukkan buku satu persatu maksimal 4.

(67)

commit to user

2. Meletakkan buku pada lempengan mesin Book Drop. Gambar 5

Pemustaka meletakkan buku pada lempengan mesin

Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

3. Petunjuk pada layar Book Drop akan berubah dari biru menjadi hijau. Gambar 6

Tampilan Book Drop berubah menjadi hijau

(68)

commit to user

Petunjuk dalam monitor Book Drop akan memunculkan perintah untuk memasukkan buku satu persatu.

4. Data buku yang terdeteksi akan muncul pada layar Book Drop dan dalam waktu bersamaan muncul timer untuk segera memasukkan buku pada pintu Book Drop.

Gambar 7.

Tampilan buku sudah teridentifikasi oleh Book Drop

Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

5. Sebelum timer habis (timer berjalan dalam hitungan 10 detik), buku sudah harus dimasukkan pada pintu book drop dan segera menekan tombol (tanda panah merah) atau menu print receipt untuk mengeluarkan tanda pengembalian buku (slip).

(69)

commit to user Gambar 8.

Tombol untuk mengeluarkan slip pengembalian

Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

6. Tanda pengembalian akan keluar setelah tombol ditekan. Gambar 9.

Slip tanda pengembalian

(70)

commit to user

4.2 Kelebihan Penggunaan Layanan Pengembalian Mandiri melalui Book Drop

Book Drop sebagai layanan pengembalian mandiri memiliki beberapa kelebihan, antara lain :

4.2.1 Buka 24 jam, artinya bahwa layanan tersebut dapat digunakan kapanpun selama 24 jam walaupun Perpustakaan telah tutup, mulai dari hari Senin sampai Sabtu.

4.2.2 Tanpa ditunggu petugas, layanan ini dilakukan secara mandiri sehingga tidak memerlukan petugas untuk mengawasi Book Drop.

4.3 Kelemahan Penggunaan Layanan Pengembalian Mandiri melalui Book Drop

Selain memiliki kelebihan, Book Drop juga memiliki kelemahan, yaitu perilaku penguna yang kurang memahami prosedur penggunaan Book Drop sehingga bisa menyulitkan petugas dan pemustaka itu sendiri.

4.4 Kendala yang sering dihadapi dalam penggunaan sistem Book Drop

Diberlakukannya Book Drop di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta menghadapi berbagai kendala. Beberapa pemasalahan muncul, sehingga alat yang seharusnya mempermudah pemustaka dan petugas, tak jarang malah menyulitkan pekerjaan petugas dan pemustaka.

Permasalahan utama yang sering terjadi terletak pada penggunaan Book Drop yang tidak sesuai dengan prosedur penggunaan yang ada. Sebagai contoh, permasalahan yang sering muncul adalah ketika pemustaka yang menggunakan Book Drop meletakkan buku lebih dari satu pada lempengan mesin, sehingga tidak semua buku yang diletakkan terdeteksi oleh RFID, dan lagi slip tanda

(71)

commit to user

pengembalian buku tersebut tidak diambil oleh pemustaka tersebut, sehingga pemustaka tidak mengetahui apakah buku yang dimasukkan sudah terdeteksi secara keseluruhan atau tidak. Ketidaktahuan pemustaka tersebut mengakibatkan buku yang tidak terdeteksi memasuki masa denda sesuai dengan prosedur denda.

Adanya sebagian buku yang tidak terdeteksi tersebut akan menyebabkan database perpustakaan atas status peminjaman buku tersebut tidak berubah, dengan kata lain status pemustaka masih meminjam sebanyak buku yang tidak terdeteksi.

Gambar 10.

Slip yang dibiarkan begitu saja oleh pemustaka

Sumber : UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

Ketika pemustaka tersebut kembali akan meminjam buku, mesin peminjaman buku secara mandiri Multi Purpose Station (MPS) akan menolak

(72)

commit to user

proses yang dilakukan tersebut, karena status pemustaka yang masih memiliki tanggungan buku yang berdenda. Untuk dapat meminjam kembali, pemustaka harus melapor pada petugas sirkulasi yang akan melakukan pengecekan terhadap kartu anggota perpustakaan pemustaka atas status pinjam. Kemudian, pemustaka tersebut diharuskan mencari kembali buku yang masih dalam status pinjam tersebut ke rak buku dengan nomor buku yang sama untuk dihapus data peminjamannya melalui petugas sirkulasi. Selanjutnya buku tersebut siap dipinjam kembali.

Dari uraian tersebut terlihat betapa rumitnya langkah-langkah yang harus dilakukan jika seorang pemustaka menggunakan Book Drop tidak bisa menggunakannya sesuai dengan prosedur penggunaan yang ada. Hal tersebut merupakan alasan diletakkan petugas khusus yang bertugas untuk menyeleksi kembali buku yang telah masuk ke dalam Book Drop, sehingga fungsi Book Drop sebagai layanan pengembalian mandiri tidak berhasil.

4.5 Upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi kendala yang dihadapi dalam penggunaan sistem Book Drop

Untuk mengatasi hambatan tersebut, perlu dilakukan beberapa upaya untuk pemecahan masalah yang dihadapi dalam penggunaan Book Drop, antara lain:

(73)

commit to user 4.5.1 Sosialisasi Book Drop

Banyak pemustaka pesngguna Book Drop yang tidak melaksanakan sesuai dengan prosedur, hal tersebut terjadi karena beberapa faktor, pertama karena pemustaka tersebut kurang memahami prosedur penggunaan Book Drop, dan kedua pemustaka telah mengetahui prosedur penggunaan Book Drop tersebut, tetapi tidak mematuhinya karena ingin cepat melakukan proses pengembalian tersebut.

Upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi hal tersebut dapat diadakan sosialisi tentang penggunaan Book Drop sehingga pemustaka lebih memahami prosedur penggunaan Book Drop dan dapat mengurangi permasalahan yang terjadi dalam penggunaan Book Drop.

4.5.2 Pemindahan tempat layanan sirkulasi

Letak layanan sirkulasi yang berada di lantai tiga sedangkan Book Drop yang berada di lantai satu akan mempersulit pemustaka jika menghadapi permasalahan dalam pengembalian koleksi melalui Book Drop. Pemindahan layanan sirkulasi ke lantai satu dapat mempermudah pemustaka jika mengalami permasalahan dalam penggunaan Book Drop, sekaligus sebagai pengawas dalam penggunaan Book Drop.

(74)

commit to user

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan

5.1.1 Book Drop merupakan alat pengembalian mandiri berbasis teknologi Radio Frequency Identification (RFID) yang dapat mempermudah pemustaka dalam proses pengembalian koleksi Perpustakaan.

5.1.2 Book Drop mempunyai beberapa kelebihan, yaitu dapat digunakan selama 24 jam dari hari Senin sampai hari Sabtu serta tidak ada petugas yang ditempatkan pada Book Drop tersebut.

5.1.3 Book Drop juga memiliki kelemahan, yaitu tidak dilakukannya pengembalian sesuai prosedur sehingga menyulitkan petugas dan pemustaka itu sendiri.

5.1.4 Hambatan yang sering terjadi berasal dari pemustaka yang menggunakan Book Drop yang tidak megikuti prosedur penggunaan.

5.1.5 Sosialisasi tentang penggunaan layanan pengembalian mandiri melalui Book Drop dan pemindahan layanan sirkulasi dapat menjadi solusi dalam mengatasi hambatan yang ada dalam penggunaan Book Drop.

5.2 Saran

5.2.1 Pengadaan sosialisasi tentang Book Drop sebaiknya lebih sering dilakukan agar pemustaka mengetahui semua tentang Book Drop terutama prosedur penggunaannya. Sosialisasi dapat dilakukan dengan menggunakan brosur

(75)

commit to user

atau selebaran yang diberikan kepada setiap pemustaka yang mengunjungi perpustakaan. Selain itu dapat juga dilakukan dengan pengarahan yang dilakukan oleh perwakilan dari UPT Perpustakaan kepada mahasiswa baru. 5.2.2 Sebaiknya letak layanan sirkulasi dipindahkan dekat dengan Book Drop

sehingga pemustaka lebih mudah dalam penyelesaian masalah yang dihadapi dalam pengunaan Book Drop.