Layanan Informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

commit to user NEGERI SU

Diajukan U Memperoleh Sebuta

PROGRAM FAKULTAS I

UNIVER

SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

n Untuk Memenuhi Persyaratan dalam

utan Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Disusun oleh : Sari Pusporini

D 1808041

AM STUDI D III PERPUSTAKAAN S ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK IVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA 2011

commit to user ii

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan ilmu Politik UNS Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL : Layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

PEMBIMBING : Drs. Harmawan, M.Lib. yang bertanda tangan di bawah ini,

N A M A : Sari Pusporini N I M : D.1808041 TANGGAL DIUJI : 9 Juni 2011

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar – benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah – olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.

/

commit to user iii

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

NAMA : Sari Pusporini NIM : D 1808041

Program Studi : D III Perpustakaan

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :

Layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

beserta instrument /desain/perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data ( data base ), merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis ( Autor ) dan Pembimbing sebagai co Autor atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaaan dari pihak manapun.

commit to user iv

PENGESAHAN

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Hari : Tanggal : Hari : Tanggal :

commit to user v

HALAMAN MOTTO

- Berbuatlah, hanya dengan berbuat kita akan tahu apa yang belum kita ketahui dan Allah akan menjadikan mungkin apa yang tidak mungkin. - Waktu adalah guru yang paling bijaksana oleh karena itu hargailah dia.

- Berusahalah untuk memberikan sesuatu yang terbaik untuk lingkunganmu, untuk keluargamu, untuk orang-orang disekelilingmu

dan untuk barang-barang kecilmu dengan demikian DIA akan memberikan yang pantas untukmu.

- Hidup ini indah bagi yang dapat mensyukuri nikmat.

commit to user vi

PERSEMBAHAN

Aku persembahkan karyaku ini kepada :

· Ayah dan bundaku yang terhormat yang telah memberikan dorongan dan semua yang saya butuhkan meski saya belum bisa membalasnya.

· Almamaterku yang tercinta

· Seseorang yang berarti dalam hidupku yang selama ini setia

menemaniku dan yang tiada henti memberiku semangat yang luar biasa.

· Sahabat-sahabatku semua yang telah memberikan kritik dan saranya.

· Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini tanpa

commit to user vii

Abstraksi

Layanan Informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, Sari Pusporini, D1808041, D III Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebalas Maret Surakarta, 2011.

Penulisan Tugas Akhir ini membahas tentang sistem layanan di bagian informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta dimana bagian ini dianggap tidak penting dalam memajukan pelayanan bagi para pemustaka, karena bentuk-bentuk layanan yang ada di bagian informasi biasanya sudah dapat dilakukan pada bagian referesi ataupun bagian tata usaha. Oleh karena itu banyak ditemui berbagai kegiatan yang tumpang tindih dengan bagian pelayanan yang lain. Penulis melakukan beberapa metode dalam kegiatan ini. Dari hasil penelitian dan observasi dilapangan penulis mendapatkan data-data akurat sebagai gambaran umum seluruh kegiatan yang dilakukan disetiap bagian pelayanan baik dengan metode dokumentasi maupun wawancara serta studi pustaka sebagai acuan dalam bentuk bahan-bahan rujukan.

Dari hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis dapat diambil kesimpulan bahwa layanan di Bagian Informasi tidak dapat memberikan pelayanan sebagaimana mestinya yaitu sebagai layanan informasi, promosi dan kerjasama, karena adanya tumpang tindih kegiatan dengan bagian pelayanan yang lain seperti pada Bagian Tata Usaha.

Adanya layanan khusus di bagian informasi sebenarnya memiliki banyak manfaat bagi pemustaka untuk memberikan kemudahan dalam pemanfaatan bahan pustaka yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, akan tetapi layanan ini akan jauh berdampak positif apabila layanan di setiap bagian yang ada di perpustakaan dapat menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik dan benar.

commit to user viii

KATA PENGANTAR

Assalamu’ alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Penyusunan Tugas Akhir dengan judul “LAYANAN INFORMASI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA” ini dengan baik.

Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Oleh Karena itu, Dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada yang terhormat :

1. Allah SWT , yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis mengerjakan Tugas Akhir.

2. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M. Si, selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta dll.

4. BapakDrs. H. Marsudi, M.S, selaku penguji Tugas Akhir.

5. Bapak Drs. Harmawan, M.Lib selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir dan juga selaku pembimbing akademik.

commit to user ix

6. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP Universitas SebelasMaret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis.

7. Bapak M. Solihin Arianto, S.Ag., SIP., MLIS. selaku Pimpinan UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta yang telah memeberikan ijin kepada penulis untuk Praktek Kerja PUSDOKINFO.

8. Ibu Widyastuti Kartini, S.Sos. , selaku pembimbing saat penulis melakukan kegiatan Praktek Kerja PUSDOKINFO di UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

9. Ibu Dra.Astuti yang telah memberikan bimbingan dan pengetahuan di layanan

Bagian Informasi di UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. 10. Seluruh staf dan karyawan UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. 11. Kepada Himapus, Bambu Nada, dan seluruh teman-teman organisasi.

12. Seluruh teman – teman kuliah Program Studi D III Perpustakaan FISIP UNS angkatan 2008.

Akhirnya penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca yang berkepentingan.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Surakarta, 9 Juni 2011

commit to user x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ………. i

PERNYATAAN………... ii

PENGESAHAN ………. iii

HALAMAN MOTTO ………..………. iv

PERSEMBAHAN ………. v

ABSTRAKSI ………..………... vi

KATA PENGANTAR ……….. viii

DAFTAR ISI ……….…… x

DAFTAR TABEL ……….…… xiii

DAFTAR GAMBAR……….… xiv

DAFTAR BAGAN ……… xv

DAFTAR LAMPIRAN ……… xvi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ……….... 1

1.2 Rumusan Masalah ………2

1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan ……… 3

1.4 Metode Pengumpulan Data ………. 4

commit to user xi

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Perpustakaan ……….………. 7

2.2 Kebutuhan Pemakai akan informasi………. 10

2.3 Sumber Daya Manusia………. 16

2.4 Pengertian Layanan dan Informasi………...………… 18

2.5 Layanan informasi dan referensi……….. 21

2.6 Informasi dan Pemakainya………24

BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA 3.1 Sejarah Singkat ………... ………... 26

3.2 Visi, Misi ……… 27

3.3 Tujuan dan Fungsi ……….….………... 28

3.4 Struktur Organisasi ……….….……….... 29

3.5 Sumber Daya Manusia ……….... 30

3.6 Keanggotaan………... 31

3.7 Koleksi……….……..32

3.8 Gedung Perpustakaan ………..………32

3.9 Sumber Dana………...………. 33

commit to user xii

3.11 Layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta……….. 36 3.12 Tata Tertib………45 BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisa Masalah………...46 4.1.1 Sistem layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan

Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta ?...47 4.1.2 Perbedaan Layanan Informasi dengan Layanan Referensi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta ………...54 4.2 TumpangTindih Kegiatan Pelayanan di Bagian Informasi

dengan Bagian lain SertaSolusi Mangatasi Permasalahanya….59

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ...64 B. Saran ... 65 DAFTAR PUSTAKA ... 67 LAMPIRAN

commit to user xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Jumlah personalia di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta Ditinjau dari Bidang Tugas dan Pendidikannya..……. 32

Tabel 2. Daftar nama barang inventaris Perpustakaan UIN Sunan

Kalijaga Yogyakarta ………... 36

commit to user xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Layanan di Bagian Informasi ……….... 49 Gambar 2. Pintu Masuk ( Electronic Gate ) ………..….……..50 Gambar 3. Pintu Keluar ( Electronic Article Surveillance Gantry )………..51 Gambar 4. Ruang Carrel Room ……….………...53 Gambar 5. Layanan Referensi Rujukan Umum ……….. 61 Gambar 6. Lemari / loker bagi pemustaka ………...………... 63

commit to user xv

DAFTAR BAGAN

Bagan 1. Siklus Informasi ……….……22

Bagan 2. Struktur Organisasi ………...……….…31

Bagan 3. Prosedur Peminjaman Layanan Mandiri UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta……….…. 42

commit to user xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Tugas

Lampiran 2. Form Penilaian Kuliah Kerja Pusdokinfo Lampiran 3. Piagam Penghargaan

Lampiran 4. Presensi Magang di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Lampiran 5. Presensi Magang di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Lampiran 6. Perbaikan Buku Rusak

Lampiran 7. Contoh kartu sakti yang diproses di layanan bagian Informasi Lampiran 8. Prosedur pembuatan kartu sakti

Lampiran 9. Peraturan penggunaan Loker

Lampiran10. Statistik Pemustaka UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

commit to user BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang

Dalam semua jenis dan tingkat aktivitas ilmu pengetahuan, informasi merupakan sarana penting dalam usaha-usaha pengembangannya. Perpustakaan pada dewasa ini telah berkembang sedemikian pesatnya, Sejarah perkembangan perpustakaan telah dimulai jauh sebelum masehi. Perkembangan perpustakaan itu diwarnai oleh perkembangan peradaban dan kebudayaan manusia itu sendiri.(Muljani, 1983 :15). Di zaman seperti ini setiap orang berlomba dalam mencari dan mendapatkan informasi agar tidak tertinggal dari yang lain, setiap orang selalu menginginkan menjadi yang utama dalam mendapatkan layanan informasi. Oleh karena itu layanan yang cepat, tepat dan akurat membuat pekerjaan menjadi efektif dan efisien, merupakan dambaan setiap pustakawan dan pemustaka. Perkembangan layanan ini dilakukan guna menyikapi dan memenuhi keinginan pemustaka. Perpustakaan sebagai sumber informasi, berbagai jasa layanannya dituntut selalu siap membantu pemustaka untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Fungsi jasa layanan informasi yang begitu melekat pada perpustakaan, memaksa pustakawan untuk bertindak sebagai penghubung antara pemustaka dan penyedia sumber informasi. Karena begitu pentingnya fungsi layanan informasi, maka UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta menyediakan layanan khusus yang dilaksanakan oleh bagian informasi. Tujuan diadakan bagian ini adalah untuk memberikan kemudahan bagi para pemustaka dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan baik layanan

commit to user

mengenai koleksi bahan pustaka maupun layanan yang bersifat umum. Karena itu setiap pemustaka mendambakan layanan informasi yang tepat guna dan tepat fungsinya. Karena tidak setiap perpustakaan perguruan tinggi mempunyai bagian informasi sebagaimana di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, maka penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini mengambil judul “LAYANAN DI BAGIAN INFORMASI UPT. PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA”.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut penulis mengambil beberapa rumusan masalah mengenai layanan bagian informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

1. Bagaimana sistem layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta ?

2.Upaya pemecahan hambatan-hambatan dalam layanan Bagian Informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga

commit to user 1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui secara jelas bagaimana sistem layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. 2. Untuk mengetahui apa saja bentuk-bentuk layanan yang ada di Bagian

Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta ?

3. Untuk mengetahui prosedur dalam mendapatkan berbagai layanan di Bagian Informasi Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. 4. Untuk mengetahui hambatan, permasalahan dan pemecahan masalah layanan

di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

5. Penulis dapat mengenal dan mengetahui lebih dekat fungsi dan arti penting keberadaan layanan Bagian Informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

6. Pembaca dapat mengetahui tata cara pemanfaatan layanan di Bagian Informasi di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

commit to user 1.4. Metode Pengumpulan Data

Penulis mengumpulkan data dengan menggunakan beberapa metode berikut: 1) Metode Observasi

Observasi adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui suatu pengamatan, dengan disertai pencatatan- pencatatan terhadap keadaan atau perilaku objek sasaran (Fathoni, 2006; 104). Penulis melakukan pengamatan secara langsung dan terlibat secara khusus terhadap pemanfaatan layanan di Bagian Informasi dengan pemustaka di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga. Dari kegiatan observasi tersebut penulis memperoleh data-data yang aktual dan dapat dipercaya.

2) Dokumentasi

Dokumentasi adalah Metode pengumpulan data dengan cara mencatat berbagai kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu. (Gulo, 2002 : 123) Pengumpulan dokumentasi atau arsip seperti buku panduan, liflet, serta dokumen yang mendukung kegiatan sehari-hari UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Metode ini digunakan penulis untuk memperoleh data tentang gambaran umum maupun data-data pendukung mengenai kegiatan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

3) Metode Wawancara

Wawancara adalah proses tanya-jawab dalam penelitian yang berlangsung secara lisan dalam mana dua orang atau lebih bertatap muka mendengarkan secara langsung

commit to user

informasi-informasi atau keterangan-keterangan. (Drs. Cholid Narbuko & Drs. H. Abu Achmadi 2007; 83). Berkaitan dengan ini, penulis melakukan komunikasi langsung kepada pengelola di Bagian Informasi, Bagian referensi dan Bagian Tata Usaha serta pengguna perpustakaan beserta tenaga staf.

4) Metode Studi Pustaka

Metode studi pustaka adalah cara pengumpulan data yang digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengolahan data dan menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa teori-teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai literatur (Nawawi, 1994: 23) . Dengan metode studi pustaka ini, penulis menggunakan pustaka atau literatur sebagai acuan atau rujukan dalam penulisan tugas akhir ini seperti data-data yang diambil dari buku Sulistyo Basuki, Nawawi dan sebagainya.

1.5 Waktu dan Lokasi Pelaksanaan Pengumpulan Data

Pelaksanaan Kuliah Kerja Pusdokinfo sebagai salah satu syarat dalam penulisan laporan Tugas Akhir yang di laksanakan pada:

1.5.1 Waktu

Adapun waktu pelaksanaan pengumpulan data dilaksanankan bersamaan dengan waktu penyelenggaraan Kuliah Kerja Pusdokinfo (KKP) dengan alokasi waktu selama 6 minggu yaitu tanggal 16 Februari 2010 sampai dengan 26 maret 2011

commit to user 1.5.2 Lokasi

Lokasi tempat pengumpulan data adalah di UPT. Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Beralamat di Jln. Marsda adisucipto Yogyakarta. Telp. (0274) 548635, 589621, Fax. 586117.

commit to user BAB II

TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Perpustakaan

Pada zaman global sekarang, pendidikan merupakan sesuatu yang penting. Karena pendidikan merupakan akar dari peradaban sebuah bangsa. Pendidikan sekarang telah menjadi kebutuhan pokok yang harus dimiliki setiap orang agar bisa menjawab tantangan kehidupan. Untuk memperoleh pendidikan, banyak cara yang dapat kita capai. Diantaranya melalui perpustakaan, karena di perpustakaan berbagai sumber informasi bisa kita peroleh, selain itu banyak juga manfaat lain yang dapat kita peroleh melalui perpustakaan. Ketika kita mendengar kata perpustakaan, dalam benak kita langsung terbayang sederetan buku-buku yang tersusun rapi di dalam rak sebuah ruangan. Pendapat ini kelihatannya benar, tetapi kalau kita ingin memperhatikan lebih lanjut, hal itu belum lengkap. Karena setumpuk buku yang diatur di rak sebuah toko buku tidak dapat disebut sebagai sebuah perpustakaan, memang banyak yang memberi pengertian untuk perpustakaan ini. Diantaranya adalah.

1) Menurut IFLA (International Federation of Library Associationsand Institutions):

“Perpustakaan merupakan kumpulan bahan tercetak dan non tercetak dan atau sumber informasi dalam komputer yang tersusun secara sistematis untuk kepentingan pemakai.” (Basuki, 2003 : 5).

commit to user 2) Menurut Sutarno NS, MSi:

“Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk pembaca.” (Sutarno, 2003 : 7).

3) Menurut C. Larasati Milburga, dkk:

“Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat menyimpan koleksi bahan pustaka yang diatur secara sistematis dengan cara tertentu untuk digunakan secara berkesinambungan oleh pemakainya sebagai sumber informasi.” (Milburga dkk, 1991 : 17).

Memang pengertian perpustakaan terkadang rancu dengan istilah – istilah pustaka, pustakawan, kepustakawanan, dan ilmu perpustakaan. Secara harfiah, perpustakaan sendiri masih dipahami sebagai sebuah bangunan fisik tempat menyimpan buku – buku atau bahan pustaka.

4) “Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual” ( Basuki ; 1991 ).

Ada dua unsur utama dalam perpustakaan, yaitu buku dan ruangan. Namun, di zaman sekarang, koleksi sebuah perpustakaan tidak hanya terbatas berupa buku-buku, tetapi bisa berupa film, slide, atau lainnya, yang dapat diterima di perpustakaan sebagai sumber informasi. Kemudian semua sumber informasi itu diorganisir, disusun teratur, sehingga ketika kita membutuhkan suatu informasi, kita dengan mudah dapat menemukannya.

commit to user

Menurut RUU perpustakaan pada Bab I pasal 1 menyatakan perpustakaan adalah institusi yang mengumpulkan pengetahuan tercetak dan terekam, mengelolanya dengan cara khusus guna memenuhi kebutuhan intelektualitas para penggunanya melalui beragam cara interaksi pengetahuan.

Perpustakaan adalah fasilitas atau tempat menyediakan sarana bahan bacaan. Tujuan dari perpustakaan sendiri, khususnya perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi (Wiranto dkk, 1997).

Secara umum dapat disimpulkan bahwa pengertian perpustakaan adalah suatu institusi unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara sistematis dan mengelolanya dengan cara khusus sebagai sumber informasi dan dapat digunakan oleh pemakainya. Sedangkan perpustakaan perguruan tinggi merupakan sebuah sarana penunjang yang didirikan untuk mendukung kegiatan sivitas akademika, dimana perguruan tinggi itu berada. Berdasarkan pada Peraturan Pemerintah/ PP No.5 tahun 1980 bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi termasuk kedalam Unit Pelayanan Teknis (UPT), yaitu sarana penunjang teknis yang merupakan perangkat kelengkapan universitas atau institute dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. (Yusuf, 1991:102-103)

commit to user 2.2. Kebutuhan Pemakai akan informasi

Keberadaan perpustakaan Perguruan Tinggi memiliki beberapa fungsi diantaranya :

2.2.1 Fungsi Edukasi

Dalam hal ini jelas, bahwa tugas pokok perpustakaan perguruan tinggi ialah menunjang program perguruan tinggi yang salah satunya adalah bersifat edukasi. Cara belajar mahasiswa pada sebuah perguruan tinggi lebih bersifat serba aktif, hal ini terlihat dengan adanya kegiatan belajar terstruktur dan belajar mandiri sebagai tuntutan dari sistem SKS ( Sistem Kredit Semester ). Peranan dosen dalam hal ini bukan “mengajar” mahasiswa lagi , tetapi lebih tepat “ membelajarkan” mahasiswa. Seorang mahasiswa lebih dituntut untuk membaca sebanyak mungkin bahan bacaan yang ada di perpustakaan, terutama bahan bacaan yang berhubungan dengan mata kuliah yang sedang di tempuh. Terkadang tidak mengherankan bila ada Mahasiswa yang lebih banyak tahu dari dosennya. Ini sering terjadi dan merupakan kenyataan dimana seorang dosen terkadang kewalahan menghadapi mahasiswa yang bertipe agresif karena banyak membaca.

2.2.2 Fungsi Informasi

Peranan perpustakaan, disamping sebagai sarana pendidikan juga berfungsi sebagai pusat informasi. Diharapkan perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi pemakai (user). Terkadang memang tidak semua informasi yang

commit to user

dibutuhkan oleh pengguna dapat dipenuhi, karena memang tidak ada perpustakaan yang dapat memenuhi semua kebutuhan informasi pemakai. Untuk itu dibutuhkan peran pustakawan yang bisa memberikan arahan kemana sebaiknya mencari informasi yang dibutuhkan. Misalnya dengan menggunakan layanan rujukan dan media internet.

2.2.3 Fungsi Riset ( penelitian )

Salah satu fungsi dari perpustakaan perguruan tinggi adalah mendukung pelaksanaan riset yang dilakukan oleh sivitas akademika melalui penyediaan informasi dan sumber-sumber informasi untuk keperluan penelitian pengguna. Informasi yang di peroleh melalui perpustakaan dapat mencegah terjadinya duplikasi penelitian. Kecuali penelitian yang akan dilakukan merupakan penelitian yang berkelanjutan oleh karena itu, melalui fungsi riset diharapkan karya-karya penelitian yang dilakukan oleh sivitas akademika akan semakin berkembang.

2.2.4 Fungsi Rekreasi

Perpustakaan disamping berfungsi sebagai sarana pendidikan, juga berfungsi sebagai tempat rekreasi. Tentunya rekreasi yang dimaksud disini bukan berarti jalan-jalan untuk liburan, tetapi lebih berhubungan dengan ilmu pengetahuan. seperti dengan cara menyajikan koleksi yang menghibur pembaca misalnya bacaan humor, cerita perjalanan hidup seseorang, novel, dan membuat kreasi keterampilan.

commit to user

Dari beberapa fungsi yang telah dijabarkan diatas, terlihat demikian luasnya fungsi perpustakaan bagi pemakainya, terutama bagi sivitas akademika. Tetapi besarnya fungsi perpustakaan tersebut, terkadang belum disamakan dengan perhatian lebih kepada perpustakaan. Masih ada sebagian perpustakaan perguruan tinggi yang belum bisa melakukan tugas dan fungsinya secara optimal. Hal ini di akibatkan adanya kendala yang terkadang sulit dipecahkan, misalnya dalam memenuhi kebutuhan sumber daya manusia (SDM) dan sarana dalam pelaksanaan tugas.

Adanya aturan – aturan panjang dalam rangka pengadaan SDM atau peralatan perpustakaan merupakan salah satu faktor utamanya. Selain itu , perbandingan antara pemakai yang dilayani dengan petugas yang ada belum sesuai. Padahal sebuah perpustakaan perguruan tinggi, walaupun itu perpustakaan yang ada di sebuah fakultas, membutuhkan beberapa orang tenaga pengelola. Karena pada dasarnya, kegiatan di perpustakaan bukan hanya melayani peminjaman dan pengembalian buku saja, tetapi meliputi juga penanganan administrasi, pengadaan, pengolahan, sirkulasi dan referensi. Apalagi di zaman teknologi informasi sekarang ini, informasi yang beredar begitu pesat perkembangannya, perpustakaan dituntut untuk bisa menyeimbangkan antara informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dengan informasi yang tersedia di perpustakaan. Disinilah dibutuhkan peran pustakawan yang terlatih dan profesional untuk bisa menghadapi kondisi tersebut.

commit to user 2.2.5 Dari Segi Pengguna

Mengenai pengguna perpustakaan perguruan tinggi tentu saja sivitas akademika perguruan tinggi yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya dapat diuraikan sebagai berikut :

a) Mahasiswa

Masyarakat mahasiswa di berbagai tingkat pada lingkungan perguruan tinggi dimana perpustakaan tersebut bernaung. Mereka itulah yang mempunyai hak utama untuk memanfaatkan segala fasilitas di perpustakaan. Tanpa dituntut persyaratan lebih lanjut asal seorang mahasiswa telah terdaftar di lingkungan perguruan tinggi bersangkutan. Minimal hanya datang dan membaca di tempat. Sedangkan untuk pemanfaatannya lebih jauh mereka dikenakan persyaratan administratif ringan yang sifatnya pengamanan dan ketertiban. Sebab perpustakaan itu mahal harganya.

b) Dosen

Kelompok masyarakat pengguna ini meskipun jumlahnya tidak sebanyak mahasiswa, namun secara fungsional mereka mempunyai potensi yang besar terhadap pemanfaatan perpustakaan. Sebagai staf akademik tentu banyak berhubungan langsung dengan bahan informasi yang tepat untuk mempersiapkan perkuliahan-mengajar. Kegiatan penelitian yang memang sudah menjadi salah satu pekerjaan dosen, sangat banyak membutuhkan informasi kepustakaan.

commit to user c) Tenaga teknis nonedukatif

Kelompok masyarakat ini juga dikenal sebagai karyawan administrasi. Tugasnya ialah membantu dan menunjang kelancaran kerja organisai atau lembaga. Karena sifat pekerjaannya yang tidak terlalu banyak memerlukan kemampuan profesional yang memerlukan pemikiran optimal. Dalam arti bahwa kegiatanya lebih banyak bersifat rutin. Kelompok pengguna ini pada umumnya tidak perlu mempergunakan bahan informasi akademik seperti yang dibutuhkan oleh mahasiswa dan dosen maupun staf fungsional lainnya. Bagi mereka cukup disediakan bahan-bahan yang bersifat menghibur maupun bahan-bahan yang bersifat ringan. Tetapi memang ada juga sebagian dari mereka yang memiliki jiwa ilmuwan , artinya haus akan bacaan akademik untuk mengembangkan kemampuan daya nalarnya, tetapi jumlahnya tidak banyak.

d) Masyarakat Bebas

Perpustakaan pada dasarnya terbuka untuk umum, artinya tidak membatasi kelompok penggunanya hanya dalam lingkungan sendiri saja. Demikian juga masyarakat bebas dari mana pun asalnya seperti misalnya dari perguruan tinggi lain. Paling tidak mereka berhak datang dan membaca bahan bacaan ditempat. Tidak diperkenankan meminjamnya.

commit to user e) Perpustakaan Lain

Apabila pada suatu perpustakaan seseorang tidak dapat menemukan bahan informasi yang dicarinya, maka perpustakaan tersebut berusaha mencari bahan tersebut ke perpustakaan lain yang lebih lengkap. Bukan orang – perorang yang meminjam secara langsung kepada perpustakaan terakhir itu, tetapi perpustakaan pertamalah yang meminjamnya. Inilah yang disebut dengan silang pinjam antar perpustakaan.

Demikian sedikit banyak pembahasan mengenai siapa saja yang berhak menggunakan Perpustakaan Perguruan Tinggi, serta apa saja yang bisa didapatkan di perpustakaan tersebut. Pada dasarnya perpustakaan perguruan tinggi merupakan sebuah pusat pelayanan dan informasi. Untuk itu setiap pengunjung terutama sivitas akademika, berhak mengetahui palayanan dan informasi apa saja yang dapat diperoleh di perpustakaan perguruan tinggi tersebut. Sehingga nantinya para pengguna perpustakaan benar-benar dapat merasakan manfaat dari keberadaan sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang ada di lingkungan studi mereka. Berbagai bentuk kegiatan di sebuah perpustakaan perguruan tinggi sangat tergantung kepada berbagai unsur yang saling berkaitan sehingga bermanfaat untuk banyak pihak. Adanya koleksi, tenaga, tempat, sistem, dan peralatan bersatu dalam kesepakatan untuk menyajikan informasi sesuai dengan permintaan pengguna (user) perpustakaan, sehingga hasil yang dicapai juga dapat optimal.

commit to user 2.3. Sumber Daya Manusia

Dari paparan diatas dapat kita ketahui fungsi dan tujuan perpustakaan bagi seluruh lapisan masyarakat serta begitu pentingnya informasi bagi para penggunanya oleh karena itu seorang tenaga perpustakaan harus dapat melayani dan memberikan yang terbaik bagi para pengguna perpustakaan yang secara pasti para pencari informasi.

2.3.1 Tenaga Perpustakaan

Tenaga perpustakaan terdiri dari pustakawan dan tenaga teknis. Dalam Undang – Undang Perpustakaan Nomor 43 Tahun 2007 pasal 29 ayat 1 dan 2 disebutkan bahwa: yang dimaksud dengan tenaga teknis perpustakaan adalah tenaga non-pustakawan yang secara teknis mendukung pelaksanaan fungsi perpustakaan, misalnya, tenaga teknis komputer, tenaga teknis audio-visual, dan tenaga teknis ketatausahaan.

2.3.2 Pustakawan

Pustakawan sebagaimana dimaksud harus memenuhi kualifikasi sesuai dengan standar nasional perpustakaan. Artinya pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan layanan perpustakaan.

commit to user

Sebagai sebuah lembaga, perpustakaan perguruan tinggi dipandang sebagai suatu sistem, dengan ciri-ciri : ada tujuan, ada input, ada proses dan ada out put, serta pada akhirnya ada (evaluasi) tentang keberhasilan sistem tersebut. Disinilah dibutuhkan peran seorang pemimpin perpustakaan yang memiliki pengetahuan luas mengenai tata kelola sebuah perpustakaan. Didalam kegiatan sehari-harinya seorang pemimpin perpustakaan perlu mengambil langkah-langkah nyata untuk mencapai tujuannya. Proses pengambilan keputusan ini tentu memerlukan data atau informasi yang sesuai dengan arah yang sejalan dengan kemungkinan pengembangan lembaga induk melalui data atau informasi yang tepat. Seorang kepala perpustakaan diharapkan dapat mengambil keputusan yang tepat, untuk meningkatkan kualitas pencapaian program-program perpustakaan perguruan tinggi yang dia pimpin.

Kemudian peningkatan kemampuan tenaga pengelola atau pustakawan yang dimiliki harus lebih diperhatikan, jangan sampai yang duduk di perpustakaan justru tidak mengerti akan pentingnya perpustakaan, misalnya dalam memberikan pelayanan kepada pengguna tidak ramah, tidak santun dan kualitas pendidikannya tidak diperhatikan, padahal perpustakaan peruguran tinggi melayani orang-orang intelektual seperti mahasiswa dan dosen. Pustakawan harus tulus hati dalam memberikan pelayanan kepada anggotanya, dan yang paling penting adalah pustakawan harus menyayangi buku-buku atau koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, sehingga koleksi perpustakaan akan senantiasa terpelihara dengan baik.

commit to user 2.4. Pengertian Layanan dan Informasi

Pengertian layanan atau pelayanan secara umum adalah menyediakan apa yang dibutuhkan orang lain (Purwadarminta, 1996, p.245). Menurut (Tjiptono, 2004, p.29) Layanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan kepada pelanggan yang membeli produknya. Pada masa saat ini, pengertian layanan tidak terbatas pada distribusi fisik saja, bahkan sudah menjadi bentuk usaha yang banyak ragamnya serta sangat dibutuhkan pada masyarakat modern saat ini. Layanan juga dapat diartikan sebagai kegiatan atau manfaat yang ditawaran oleh suatu pihak kepada pihak lain dan pada dasarnya tidak berwujud, serta tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu. Di dalam pengolahan sistem pada akhirnya menghasilkan suatu informasi, untuk itu pendefenisian informasi diperlukan untuk menunjang berhasilnya pengembangan sistem yang akan dirancang. Definisi umum untuk informasi dalam sistem informasi menurut (Jogiyanto, 1990: 11) :“Informasi adalah data yang dapat diolah yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya”.

Menurut (Murdik, 1973: 12) :“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”.

Jadi Informasi adalah data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti bagi penerima dan berguna dalam pengambilan keputusan, sekarang atau untuk masa yang akan datang.

commit to user

1. Benar atau salah : Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak bila penerimaan informasi yang salah dipercayai mengakibatkan sama seperti benar.

2. Baru : Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.

3. Tambahan : Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.

4. Korektif : Informasi dapat menjadi suatu korektif atas informasi yang salah. 5. Penegas : Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, ini berguna

karena meningkatkan persepsi penerimanya atau kebenaran informasi tersebut.

Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila telah memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :

a) Informasi harus akurat dan jelas b) Up to date (Tepat waktu)

c) Informasi harus relevan, yaitu informasi itu diterima bagi orang yang membutuhkan atau bermanfaat bagi yang menerimanya. (Burch, 1986; 3)

Dari beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Layanan Informasi adalah penyampaian berbagai informasi kepada sasaran layanan agar individu dapat mengolah dan memanfaatkan informasi tersebut demi kepentingan hidup dan perkembangannya.

commit to user Bagan : 1 Bagan Siklus Informasi

Sumber: http://id.shvoong.com/social-sciences/communication-media-studies/2068238-pengertian-informasi/.

Informasi merupakan data yang berasal dari fakta yang tercatat dan selanjutnya dilakukan pengolahan (proses) menjadi bentuk yang berguna atau bermanfaat bagi pemakainya. Bentuk informasi yang kompleks dan terintegrasi dari hasil pengolahan sebuah database yang akan digunakan untuk proses pengambilan keputusan. Data merupakan fakta atau nilai (value) yang tercatat atau mempresentasikan deskripsi dari suatu objek. Data merupakan suatu sumber yang sangat berguna bagi hampir di semua organisasi. Dengan tersedianya data yang melimpah, maka masalah

commit to user

pengaturan data secara efektif menjadi suatu hal yang sangat penting dalam pengembangan sistem informasi.

2.5. Layanan Informasi Dan Referensi

Jenis layanan informasi yang diberikan meliputi: 2.5.1 Ready Reference Questions

A ready reference question adalah pertanyaan yang dapat dijawab secara cepat dengan melakukan konsultasi atau menggunakan satu atau dua alat bantu. Pada umumnya seperti pertanyaan mengenai alamat, terjemahan, arti kata atau definisi suatu istilah, tanggal dan tempat sebuah kejadian atau biografi singkat seorang tokoh , dan lain-lain. Dengan adanya internet, pertanyaan-pertanyaan yang bersifat ready reference tidak hanya dapat dijawab dengan alat bantu manual, tapi juga bisa diperoleh secara cepat di internet. Media komunikasi antara pengguna dengan pustakawan pun dapat dilakukan dengan tidak hanya bertatap muka secara langsung, tetapi bisa melalui telepon, email bahkan dengan cara chatting.

2.5.2 Pertanyaan Penelitian (research questions)

Selain pertanyaan yang dapat dijawab secara mudah dan cepat, layanan referensi juga menerima pertanyaan-pertanyaan yang kompleks untuk keperluan penelitian, dan untuk memperoleh jawabannya, pustakawan harus melakukan penelusuran informasi terlebih dahulu.

commit to user

2.5.3 Informasi dan Layanan Rujukan (information and referall service)

Pustakawan referensi harus dapat mengidentifikasi sumber-sumber informasi yang ada di luar perpustakaannya untuk memenuhi kebutuhan informasi para penggunanya. Pustakawan harus dapat melokalisir keberadaan informasi tertentu yang dibutuhkan pengguna. Dalam hal ini, fungsi layanan adalah menjembatani pengguna dengan informasi yang dibutuhkan dari luar perpustakaan dan mempertemukannya.

2.5.4 Kerjasama (cooperative reference service)

Salah satu bentuk layanan informasi adalah mengadakan hubungan kerjasama dengan perpustakaan atau pusat informasi lain dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya. Kerjasama dapat dilakukan secara formal berupa konsorsium, forum perpustakaan maupun kerjasama non formal, sehingga ketika kebutuhan pengguna tidak dapat dilayani di perpustakaan sendiri, pustakawan referensi dapat mencarikan dari perpustakaan lain yang bekerjasama.

2.5.5 Informasi terpilih dan terbaru untuk tiap jurusan

Menyediakan layanan informasi terpilih yang diolah dan disajikan kepada pengguna sesuai dengan bidang ilmu atau minat masing-masing. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pustakawan dapat menyediakan informasi terbaru dan terpilih untuk tiap-tiap jurusan sehingga para dosen dapat mengikuti perkembangan informasi

commit to user

terbaru yang tersedia di perpustakaan. Layanan ini juga bisa menjadi sarana promosi yang sangat tepat.

2.5.7 Layanan Database ( database searches)

Layanan referensi juga mencakup layanan database, baik database yang tersedia dalam bentuk CD-ROM maupun online. Layanan ini tercakup dalam layanan referensi karena ketika pengguna ingin mencari informasi tertentu dari database, dibutuhkan seorang pustakawan yang dapat menjelaskan cara penggunaan database, cakupan sebuah subyek, dan dapat memberikan alternative judul lain jika yang dibutuhkan pengguna tidak ditemukan pada database yang dimiliki. Dan kemampuan tersebut telah dimiliki oleh pustakawan referensi dengan baik.

2.5.8 Kemas Ulang Informasi

Keberagaman jenis informasi yang dapat diperoleh baik dari media cetak maupun online memberikan pilihan yang luas terhadap informasi, khususnya para praktisi dan pengusaha memberikan peluang bagi para pustakawan untuk menyediakan layanan paket informasi yang telah diolah atau dikemas ulang sesuai dengan kebutuhan pemesannya (Wulandari, 2007).

commit to user 2.6. Informasi Dan Pemakainya

Pemakai informasi memerlukan komunikasi informasi. Informasi tidak ada artinya bila tidak digunakan. Para ilmuwan, ahli-ahli teknik, pekerja-pekerja dan manajer-manajer sangat memerlukan adanya komunikasi yang efektif untuk :

a) merangsang munculnya pemikiran dan tindakan oleh sebab pengaruh dari dan interaksi dengan pendapat, pengetahuan, pengalaman dan keberhasilan orang lain, b) mengusahakan untuk tetap dan selalu mengetahui tentang apa yang sedang dikerjakan orang lain sehingga dapat diikutinya di bidang pengetahuan tertentu, juga di bidang yang lebih luas atau di bidang teknologi,

c) mengurangi kemungkinan adanya duplikasi kegiatan yang tak perlu sehingga dengan demikian dapat menghemat waktu dan tenaga,

d) memungkinkan tersedianya informasi tentang latar belakang dan pengenalan kegiatan dari bidang-bidang yang kurang dikenal,

e) memungkinkan tersedianya informasi dan data khusus sehubungan dengan kegiatan yang sedang ditangani.

Dan ciri pertama yang perlu dicatat sehubungan dengan pemakai informasi adalah bahwa jumlah dari mereka yang seharusnya menggunakan informasi jauh lebih banyak dibanding dengan mereka yang benar-benar menggunakannya. Dengan demikian tahap pertama dalam penerapan kebijaksanaan informasi adalah

commit to user

menciptakan kesadaran (awareness) terhadap informasi. Ini meliputi nilainya, sumber keterjangkauannya dan penghimpunannya.

Pada umumnya, sumber-sumber informasi yang dicari dan digunakan adalah sumber-sumber yang mudah terjangkau dan diketahui secara pribadi oleh pemakai. Kerapkali tanpa memperhatikan mutu dari informasi yang dihasilkannya. Informasi mungkin dicari untuk tujuan atau keperluan tertentu. Boleh jadi dihimpun jauh-jauh hari sebelum dipakai oleh karena pertimbangan bahwa suatu saat akan bermanfaat. Penggunaaan suatu informasi akan menjadi maksimum bila dapat memenuhi atau sesuai dengan kebutuhan yang sangat khas atau spesifik.

Faktor-faktor yang mungkin mempengaruhi perilaku penggunaan informasi adalah kebiasaan kerja dari orang yang membutuhkan informasi, tingkat pentingnya peranan informasi tersebut, sarana-sarana yang ada guna mendapatkan informasi, pengetahuan seseorang tentang sarana-sarana tersebut, anggapan seseorang tentang nilai dari sarana-sarana tersebut, dan perkiraan tentang kemungkinan keberhasilannya memperoleh informasi tadi. Karena ada sekelompok pemakai informasi yang secara aktif mencari, menggunakan segala daya dan upaya untuk mendapatkan informasi yang sesuai. Mereka inilah sesungguhnya orang-orang yang paling maju. Bagi mereka hal yang utama adalah adanya sumber informasi yang dapat dipercaya. Faktor-faktor sehubungan dengan kenyamanan penggunaan sumber tersebut menjadi nomor dua. (Hartono, 1986).

commit to user BAB III

GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA

3.1 Sejarah Singkat

Perpustakaan Universitas Islam Negeri Yogyakarta (UIN) Sunan Kalijaga Yogyakarta merupakan sumber belajar dan sumber intelektual yang amat pemting bagi sivitas akademika terutama dalam mendukung tercapainya program Tri Dharma Perguruan Tinggi. Hal ini sejalan dengan fungsi perpustakaan sebagai sumber dan pusat layanan informasi.

Sejarah terbentuknya Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga tidak dapat dipisahkan dengan institusi induknya, yaitu Perguruan Tinggi Agama Islam Negeri (PTAIN) yang didirikan pada tanggal 26 September 1951 berdasarkan PP No. 34 Tahun 1950. Kemudian pada tanggal 24 Agustus 1960 berdasarkan PP No.11 Tahun 1960 PTAIN Yogyakarta digabungkan dengan Akademi Dinas Ilmu Agama (ADIA) Jakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN), al-Jami’ah al-islamiyah al-Hukumiyah, di Jogjakarta. Dalam perkembanganya, IAIN Sunan Kalijaga berubah menjadi Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga pada tanggal 14 Oktober 2004 berdasarkan Keputusan Presiden No. 50 Tahun 2004.

Sejalan dengan perkembangan sejarah UIN Sunan Kalijaga tersebut, Perpustakaan mengalami peningkatan status, terutama setelah diberlakukanya Keputusan Menteri

commit to user

Agama (KMA) no. 14 Tahun 1988. Berdasarkan aturan ini, status Perpustakaan yang semula secara struktural berada dibawah Sekretaris Institut, berubah menjadi Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) Perpustakaan yang secara struktural berada langsung di bawah Rektor.

3.2 Visi dan Misi 3.2.1 Visi

Mengembangkan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta sebagai perpustakaan penelitian berbasis keislaman dan keilmuan.

3.2.2 Misi

a) Mengembangkan sumber-sumber belajar yang unggul dalam bidang keislaman dan keilmuan.

b) Meningkatkan akses ke sumber-sumber penelitian dalam bidang keislaman dan keilmuan berbasis teknologi informasi.

c) Meningkatkan kualitas layanan prima yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.

d) Memperkuat hubungan kerja sama dengan lembaga terkait untuk meningkatkan akses ke sumber-sumber yang relevan.

commit to user 3.3 Tujuan dan Fungsi

3.3.1 Tujuan Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga :

a. Mendukung kurikulum Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga dengan melakukan pendekatan pada staf akademik untuk menyediakan berbagai sumber informasi yang terbaru dan berorientasi pada selera dan kebutuhan pemakai dengan diperhitungkan dari segi kualitas dan kuantitasnya sehingga program yang dilaksanakan dapat berlangsung dengan efektif.

b. Menjalin kerjasama dengan ruang baca fakultas dalam berbagi sumber-sumber informasi untuk memperkuat koleksi sumber-sumber informasi Perpustakaan Universitas Negeri Islam Sunan Kalijaga dengan meningkatkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi di Perpustakaan Universitas Negeri Islam Sunan Kalijaga.

c. Mengembangkan dan berpartisipasi secara aktif dalam jaringan kerjasama dengan perpustakaan Universitas lain, lembaga dan pusat dokumentasi yang sesuai dengan UIN Sunan Kalijaga, baik berada di lokal, nasional maupun internasional.

3.3.2 Fungsi Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga secara umum dapat disimpulkan sebagai:

a. Pusat layanan dan sumber informasi untuk program pendidikan dan pengajaran. b. Pusat layanan informasi dan sumber informasi untuk program penelitian.

c. Pusat layanan informasi dan sumber informasi untuk program pengabdian pada masyarakat.

commit to user 3.4Struktur Organisasi

Bagan : 2 ………….

….………..

Sumber : Data UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta th. 2011. Keterangan bagan : Bagian pelaksana

Pemberi komando ……… KEPALA TIM PENGEMBANGAN

KASUB BAG.ADMINISTRASI

KOUR SHELVING KOUR MULTI MEDIA

KOUR SERIAL KOUR SIRKULASI KOUR REFERENSI KOUR PROMOSI,INFORMASI DAN KERJASAMA KOUR PEMELIHARAAN KOUR SISTEM INFORMASI DAN

JARINGAN

KOUR PENGOLAHAN KOUR PENGEMBANGAN

KOLEKSI

KOBID PELAYANAN UMUM KOBID PELAYANAN TEKNIS

KELOMPOK PUSTAKAWAN

SEKRETARIS WAKIL KEPALA

commit to user 3.5. Sumber Daya Manusia

Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya , setiap lembaga mempunyai unsur-unsur utama pendukung kegiatan. Salah satu unsur-unsurnya adalah dengan adanya staff atau sumber daya manusia khususnya yang terampil dan berkualitas. Begitu juga dengan perpustakaan yang harus mempunyai sumber daya manusia seperti tenaga pustakawan maupun tenaga lainnya yang dapat berkarya secara profesional di bidang perpustakaan untuk melaksanakan tugas dan fungsi perpustakaan secara optimal. Jumlah personalia yang terlibat di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta ada empat puluh tujuh orang, yang terdiri dari tenaga pustakawan, tenaga administrasi atau tenaga non pustakawan dan tenaga honorer.

Tabel : 1

Jumlah personalia di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Ditinjau dari Bidang Tugas dan Pendidikannya

NO. Bidang Tugas

Tingkat Pendidikan

Jumlah

S2 S1 Diploma SMA

1 Pustakawan - 14 2 1 17

2 Non Pustakawan 2 10 1 14 27

3 Honorer - 2 - 1 3

Jumlah 2 26 3 16 47

commit to user 3.6 Keanggota

Untuk menjadi anggota Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dengan persyaratan mendaftarkan terlebih dahulu sesuai kriteria sebagai berikut :

3.6.1 Keanggotaan

Seluruh civitas academia UIN Sunan Kalijaga dapat menjadi anggota Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.

3.6.2 Syarat kenggotaan (bagi mahasiswa) a) Mengisi KTM yang masih berlaku.

b) Mengisi kartu pernyataan anggota yang telah disediakan. c) Telah mengikuti Program Pendidikan Pemakai Perpustakaan. d) Registrasi anggota.

3.6.3 Syarat keanggotaan (bagi pegawai atau dosen) a) Mendaftar di bagian informasi.

b) Menyerahkan foto 2x3.

c) Membayar biaya untuk pembuatan kartu. 3.6.4 Pengguna dari luar

a) Pengguna dari instansi luar masyarakat umum hanya dapat menggunakan fasilitas baca di tempat dan fotokopi serta harus mencatat diri di bagian informasi.

b) Pemegang kartu sakti atau kartu baca yang dikeluarkan oleh perpustakaan yang masuk dalam Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi

commit to user

(FKPPTI) dibebaskan dari biaya administrasi pembayaran, tetapi harus mematuhi semua peraturan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.

3.7 Koleksi

Koleksi UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga terus mengalami perkembangan jumlah setiap tahunnya. Hal ini dilakukan terus menerus dan konsisten guna memenuhi kebutuhan penggunannya.

Perkembangan jumlah koleksi di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta ditangani di unit Pengembangan Koleksi dengan mengevaluasi usulan-usulan koleksi dari dosen, pegawai maupun mahasiswa dan disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran. Pengadaan Koleksi dilakukan dengan pembelian, hadiah maupun tuka menukar. Setelah itu dikirim ke unit pengolahan Koleksi Perpustakaan untuk diolah dan selanjutnya disebarkan di masing-masing unit layanan koleksi.

3.8. Gedung Perpustakaan

Dalam perkembanganya gedung perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta telah beberapa kali berpindah tempat. Sejak tahun 2007, gedung perpustakaan UIN Sunan Kalijaga beralamat di Jl. Marsda Adisucipto Yogyakarta. Gedung ini memiliki empat lantai, dengan perincian sebagai berikut :

3.8.1 Lantai 1

Lantai 1 terdiri dari beberapa unit, antara lain Bagian Informasi, Front Office, Tata Usaha, Pemeliharaan Bahan Pustaka, Pengembangan Koleksi Perpustakaan,

commit to user

Pengolahan Koleksi Perpustakaan, Ruang Rapat, Lobby, Musholla, Locker tempat penitipan tas, Book Shop, Ruang Teatrikal, Multimedia, Pentry dan Alhambra Caffe.

3.8.2 Lantai 2

Layanan-layanan yang disediakan oleh Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga di lantai 2 antara lain Layanan Referensi, Layanan Serial, Layanan Fotokopi, Layanan Ruang Carrel (Carrel Room), Layanan Hotspot Area.

3.8.3 Lantai 3

Di lantai 3 terdapat layanan sirkulasi beserta letak koleksinya yang bernuansa Islam, Layanan UIN-McGill Canadian Resource Center, Layanan Iranian Corner serta Layanan Carrel Room.

3.8.4 Lantai 4

Lantai 4 menyediakan koleksi sirkuasi untuk subyek umum serta terdapat juga layanan buku tandon.

3.9Sumber Dana

Anggaran yang digunakan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta untuk melaksanakan kegiatannya melalui :

1. APBN (Anggaran Pengeluaran Belanja Negara)

commit to user

3. Dana Mandiri dari Perpustakaan, diperoleh melalui pembayaran kartu baca dari pemakai luar, pembayaran denda dan fotokopi.

4. Sumbangan mahasiswa perpustakaan.

3.10. Sarana dan Prasarana

Dalam sebuah perpustakaan sangatlah memerlukan barang dan alat bantu untuk memperlancar suatu pekerjaan, maka dari itu Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta mempunyai beberapa inventaris sebagai sarana dan prasarana pendukung layanan perpustakaan.

Tabel : 2

Daftar nama barang inventaris Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

NO Nama Barang Jumlah

1 AC 41

2 Alat Potong Kertas 3

3 Alat press buku 2

4 Auto fragrance sprayer 5

5 Banner 13

6 Barcode reader 5

7 Book drop 1

8 CCTV 1

9 Computer server 3

10 Counter fotocopy/ meja FC 1

11 CPU 38

12 DVD Player 2

13 Filling cabinet 12

14 Fire alarm 4

15 Gate way 2

16 Godam Kusuka / OPAC 4 17 Had Machine/Big staples 1

commit to user

19 Hotspot 1

20 Hub Jaringan 16

21 Hydrant 4

22 Interactive Board 1

23 Kursi Metal 1051

24 Kursi Sice 10 Set

25 Lampu baca 14

26 Laptop 3

27 LCD 3

28 Lemari besi 3

29 lemari HUB/ jaringan 1

30 Lemari kayu (kaca) 81

31 Lemari locker 109

32 Loadspeaker 12

33 Meja informasi (resepsionis) 1

34 Meja kayu 299

35 Meja computer 65

36 Meja komputer OPAC 4

37 Meja rapat / oval 5

38 Meja tamu 4

39 Meja/counter peminjaman 2

40 Mesin Foto copy 3

41 Mesin ketik 6

42 Mesin ketik elektrik 1

43 Mesin laminating 2

44 Microfilm 3

45 Monitor 31

46 MPS/mon LCD+counter static 3

47 Papan statistic 2

48 Papan visual / display Koran 10

49 PC Unit 65

50 Pesawat telepon 5

51 Pintu elektrik 1

52 Printer Series 24

Sumber UPT Perpustakaan UIN Sinan Kalijaga Yogyakarta Per Maret 2011.

Dan masih banyak lagi sarana dan prasarana di perpustakaan UIN Sinan Kalijaga Yogyakarta.

commit to user

3.11. Layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta

3.11.1 Layanan Informasi dan Promosi Kerjasama

Layanan yang ada di bagian Informasi dan Promosi Kerjasama antara lain : a. Layanan Informasi

b. Pembuatan Kartu Anggota c. Pembuatan Kartu Sakti d. Pemesanan Carrel Room e. Display koleksi baru

3.11.2 Layanan Front Office

Adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada mahasiswa dalam urusan bebas pustaka, penyerahan skripsi (hard copy), dan pengecekan kembali koleksi buku yang dikembalikan mahasiswa melalui Book Drop.

3.11.3 Layanan Tata Usaha

Layanan ini berada di lantai 1 sebelah barat. Tata Usaha melayani layanan administrasi, antara lain:

a. Layanan Bebas Pustaka. b. Layanan Penyewaan Teatrikal.

commit to user d. Layanan Kunci Loker.

e. Penanganan Tata Tertib Pemustaka.

3.11.4 Layanan Multimedia dan Internet

Layanan Multimedia menyediakan koleksi CD, DVD, kaset bahasa dan lain-lain. Bagian multimedia juga menyediakan layanan yang dinamakan Digilib uin-suka dengan alamat http://www.digilib.uinsuka. ac.id. Layanan ini menyediakan koleksi seperti artikel dosen atau pegawai, diskusi dosen, jurnal, laporan penelitian, laporan PKL, manuskrip, skripsi, tesis, UIN-SUKAsiana,dll. Semua koleksi dalam bentuk digital dan bisa diakses di internet dalam format full text.

3.11.5 Layanan Referensi

Sumber-sumber informasi referensi yang ada di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta meliputi :

a. Layanan sumber informasi/ buku-buku rujukan umum tercetak. b. Layanan informasi/ buku-buku rujukan Islam tercetak.

3.11.6 Layanan Serial

Layanan serial merupakan salah satu layanan di perpustakaan UIN Sunan Kalijaga yang biasa disebut layanan koleksi terbitan berseri. Koleksi yang berada di sini adalah publikasi yang diterbitkan secara berkala, biasanya ditandai dengan penomoran atau kronologi, dan dimaksudkan untuk diterbitkan terus menerus dalam

commit to user

jangka waktu yang tidak terbatas. Koleksi serial sangat penting bagi sivitas akademika dalam mendukung kegiatan penelitian dan pengajaran karena informasi yang disajikan lebih up to date. Ciri kemutakhiran koleksi ini ditandai dengan dua fungsi utamanya yaitu fungsi riset yang digunakan sebagai sumber pertama untuk temuan-temuan penelitian, dan fungsi berita yang melaporkan berita bagi praktisi yang terlibat dalam sejumlah aktivitas.

3.11.7 Layanan Foto Copy

Bagi pemustaka yang ingin memfotokopi koleksi, baik koleksi referensi, serial maupun koleksi sirkulasi bisa langsung ke counter layanan fotokopi . Sebelum memfotokopi, terlebih dahulu melapor ke petugas masing-masing layanan. Layanan fotokopi ini berada di lantai 2 bagian tengah.

3.11.8 Layanan Carrel Room

Carrel room adalah ruang baca khusus berukuran 1,8 x 1,8 m dengan fasilitas meja kursi, rak buku , lampu baca dan koneksi ke internet. Ada sebanyak 14 carrel room berada di lantai 2,3 dan 4. Bagi pemustaka yang ingin memanfaatkan carrel room, harus memesan terlebih dahulu kepada petugas di bagian informasi lantai 1 tanpa dikenakan biaya. Adapun pemustaka yang boleh menggunakan ruang carrel ini adalah : Peneliti, Guru Besar dan Dosen maupun mahasiswa S3 yang sedang menyusun Disertasi.

commit to user 3.11.9 Layanan Hotspot Area

Layanan yang digunakan oleh mahasiswa untuk mengakses internet dengan ketentuan yang berlaku di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Ketentuan dalam menggunakan layanan ini adalah :

a. Mempunyai laptop. b. Menjadi mahasiswa aktif.

c. Mendaftar di bagian SI (Sistem Informasi / utara Ruang Multimedia). d. Mengisi formulir pendaftaran.

e. Menyerahkan fotokopi KTM yang masih berlaku.

3.11.10 Layanan Sirkulasi

Sistem yang digunakan dalam kegiatan pelayanan sirkulasi di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta adalah sistem terbuka, yaitu pemustaka memilih atau mencari dan mengambil sendiri koleksi yang diperlukan. Dengan sistem itu diharapkan agar pemustaka lebih puas dan leluasa dalam memilih sendiri koleksi yang dikehendaki. Dalam layanan sirkulasi terdapat beberapa kegiatan , antara lain kegiatan rutin peminjaman, pengembalian dan pemesanan buku. Disamping itu, ada pula aturan mengenai jumlah pinjaman dan lama peminjaman. Jumlah peminjaman maks. empat ekseplar dengan judul yang berbeda, dan dipinjam selama 10 hari. Denda keterlambatan pengembalian koleksi dikenakan denda sehari Rp 300,00 per buku.

commit to user a) Peminjaman

Tinggi rendahnya jumlah peminjam biasanya tergantung dari kegiatan kalender akademik. Bila musim ujian, jumlah peminjam bertambah cukup signifikan. Tetapi bila musim libur, jumlahnya akan berkurang. Sebelum meminjam buku, pemustaka dapat mencari koleksi lewat OPAC (Online Public Acces Catalogue), kemudian catat Nomor Klasifikasi yang dikehendaki untuk memudahkan dalam pencarian buku ada dirak setelah buku ditemukan, pemustaka dapat langsung membawa ke bagian peminjaman.

Bagan : 3

Prosedur Peminjaman Layanan Mandiri UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

Mulai sentuh layar yang bertuliskan ‘borrow’

Masukan Ktm/Kta Pada Lubang Yang Telah Tersedia

Cek barcode pada ktm/ kta

Valid tidak tidak dapat dipinjam

Ya

commit to user

Lanjutan Bagan 3 (Prosedur Peminjaman Layanan Mandiri).

Sumber : Buku Panduan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta th. 2011.

Sesuai dengan perjalanan waktu, peminjaman sekarang menggunakan sistem peminjaman mandiri lewat “MPS”. Bila pemustaka akan meminjam buku, prosedurnya telah dipaparkan pada skema di atas.

b) Pengembalian

Proses pengembalian di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat dilakukan dengan beberapa cara , antara lain:

1) Book Drop

Layanan pengembalian book drop terletak di lantai 1 bagian luar gedung Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga. Layanan ini dapat mempermudah pengguna dalam proses pengembalian, karena dapat dilakukan dengan waktu yang sangat singkat.

Nomor barcode dan judul buku muncul di layar monitor

Sentuh layar yang bertuliskan ‘backpage’ atau ‘print’

Cap tanggal kembali oleh pemustaka

commit to user 2) SIPRUS

Layanan pengmbalian SIPRUS dilakukan pada layanan sirkulasi Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga yang terletak di lantai 3. Layanan ini dilakukan jika terdapat permasalahan dalam proses pengembalian buku dari pengguna ,misalnya permasalahan denda.

3) MPS

MPS (Multi Purpose Station) merupakan layanan pengembalian buku dengan cara mandiri oleh pengguna, tidak memerlukan bantuan dari perpustakaan. Pengguna perpustakaan hanya membutuhkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) sebagai tanda pengenal yang dapat dibaca oleh MPS secara otomatis. Prosedur pengembalian dengan MPS dapat dilihat pada skema di bawah ini.

Bagan : 4

Prosedur Pengembalian Layanan Mandiri MULAI

SENTUH LAYAR YANG BERTULISKAN ‘RETURN’

LETAKAN BUKU PADA LEMPENGAN MPS

CEK keterlambatan

ADA TIDAK

YA Nomor Barcode dan judul buku akan muncul di layar monitor

commit to user

Lanjutan Bagan 4 (Prosedur Pengembalian Layanan Mandiri)

Sumber : Buku Panduan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta th. 2011.

.11.11 Layanan Corner

a) Canadian Resource Center (CRC)

Canadian Resource Center of UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, secara resmi dibuka pada tanggal 10 Desember 2007, CRC merupakan hasil kerjasama UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, McGill University Montreal Canada dan Kedutaan Besar Kanada di Indonesia. Sebagai sebuah tempat bagi referensi khusus dan fasilitas riset, CRC bertujuan menyediakan informasi terbaru dan akurat tentang Kanada dengan penekanan pada isu-isu dan karya-karya ilmiah kontemporer maupun masa lalu. Disamping itu ada pula berbagai bacaan dan tontonan ringan sebagai hiburan lewat CD/ DVD.

Sentuh pada layar “EXIT TO MAIN” atau tombol “Print”

Denda

Lembar pengembalian keluar Ya

Ambil buku di lempengan MPS Bayar

Letakan buku pada meja yang tersedia Hapus buku kembali

Serahkan KTM / KTA

commit to user c) Iranian Corner

Iranian corner merupakan salah satu sudut sumber informasi hasil dari kerjasama antara Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dengan Kedutaan Besar Republik Islam Iran dan Islamic Cultural Center (ICC) Jakarta yang secara resmi dibuka pada tanggal 29 Nopember 2007.

Corner ini merupakan tempat yang paling tepat untuk penelusuran referensi khusus dan fasilitas riset tentang negara Republik Islam Iran maupun tentang Shi’ah. Disini tersedia buku-buku tentang negara Republik Islam Iran maupun tentang Shi’ah seperti koleksi Filsafat Islam, Tafsir hadis Shi’ah, doktrin, fikih dan tokoh-tokoh Shi’ah, revolusi Iran, kebudayaan Iran dan masih banyak lainnya. Disamping bacaan ada pula tontonan ringan melalui CD/ DVD maupun channel TV Timur Tengah. 3.11.12 Layanan Tandon

Layanan ini ada di Sayap Timur, menyediakan koleksi-koleksi copy satu (c.1). Koleksi ini tidak dipinjamkan dan hanya bisa dibaca di tempat atau difotocopy. Contoh : Kode label buku C.1.

3.11.13 Layanan OPAC

OPAC singkatan dari Online Public Acces Catalouge yaitu katalog yang dapat merekam data bibliografis dalam media terbacakan komputer. Di perpustakaan ini terdapat 12 komputer yang dijadikan sebagai komputer OPAC, terdiri dari 6 unit komputer di lantai II, 2 unit computer di lantai III, dan 4 unit komputer di lantai IV. OPAC perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat diakses melalui website perpustakaan (http://perpustakaan.uin-suka.ac.id) pada menu Katalog Online. Selain

commit to user

itu perpustakaan menyediakan Katalog Online dengan alamat : http://opac.uin-suka.ac.id.

3.12 Tata Tertib

1. Berpakaian sopan, bersih, rapi tidak berjaket dan sejenisnya, tidak bersandal dan tidak memakai topi

2. Menjaga kebersihan, ketertiban dan ketenangan selama berada di ruang Perpustakaan.

3. Menggunakan seluruh peralatan Perpustakaan sesuai dengan peruntukkanya, tidak untuk kepentingan diluar ketentuan yang ada.

4. Memasukkan buku cetak, binder,tas dan jaket ke dalam locker, sedangkan barang-barang berharga seperti laptop, dompet, handpone, uang, perhiasan dan sejenisnya harap dibawa dan dijaga sendiri. Kehilangan barang di Perpustakaan bukan menjadi tanggung jawab Perpustakaan.

5. Menunjukkan bukti identitas yang masih berlaku ketika menggunakan seluruh fasilitas Perpustakaan.

6. Mematikan / tidak memperdengarkan alat komunikasi/ HP yang dibawa. 7. Pemustaka yang berasal dari luar UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dan bukan

anggota istimewa / tidak memiliki Kartu Sakti membayar biaya kunjungan sesuai peraturan yang berlaku.

8. Mematuhi tata tertib sebagaimana yang ada dalam buku etika mahasiswa UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

commit to user

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1. Analisa Masalah

Pada zaman seperti ini informasi telah menjadi kebutuhan bagi setiap orang, Informasi memiliki arti yang sangat penting disetiap kehidupan, oleh karena itu keberadaan sebuah perpustakaan di lingkungan masyarakat harus senantiasa mampu memberikan pelayanan yang tepat bagi penggunanya. Tujuan dan fungsi pokok perpustakaan adalah memberikan berbagai layanan informasi yang tepat dan akurat bagi setiap pemustaka, untuk memenuhi kebutuhan tersebut UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta menyediakan layanan khusus Bagian Informasi untuk memberi kemudahan bagi pemustaka dalam mendapatkan informasi yang di inginkan. Disini pemustaka diberikan layanan berupa bimbingan dalam pembuatan kartu anggota, informasi tentang bahan rujukan dan juga informasi untuk mendapatkan berbagai bentuk kemudahan dalam pemanfaatan bahan pustaka baik dalam bentuk cetak maupun non cetak. Melalui Bagian Informasi (Recepsionis) pemustaka akan tahu di bagian apa dia bisa mendapatkan informasi yang dicari. Pada umumnya tidak semua perpustakaan menyediakan layanan khusus Bagian Informasi karena bentuk-bentuk pelayanan dibagian tersebut dapat pula dilakukan oleh Bagian Tata Usaha.

Seperti yang dijelaskan oleh Ibu Astuti selaku Kour di Bagian Informasi bahwa, “Tidak dapat dipungkiri layanan khusus Bagian Informasi memiliki manfaat dan

commit to user

keunggulan untuk memberi bimbingan kepada pemakai agar lebih mudah mendapatkan informasi, walau kebanyakan perpustakaan tidak menyediakan layanan Informasi (Resepsionis)”. (Wawancara pada hari rabu tanggal 9 Maret 2011).

Dari penjelasan tersebut dapat diketahui bahwa keberadaan bagian ini sesungguhnya penting dalam meningkatkan mutu pelayanan perpustakaan, akan tetapi tidak sedikit juga permasalahan yang muncul karena adanya pelayanan khusus Bagian Informasi seperti adanya ketumpangtindihan kegiatan dengan layanan bagian yang lain.

4.1.1 Sistem layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Gambar : 1

Layanan di Bagian Informasi

Sumber : UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.

Dari hasil observasi dan kegiatan dokumentasi yang penulis lakukan pada Bagian Informasi diperoleh berbagai data-data pendukung dan dukumen dari hasil pengamatan untuk mengetahui berbagai bentuk gambaran umum kegiatan di Bagian Informasi seperti gambar diatas dan berbagai bentuk tabel dan bagan.

commit to user

Layanan yang ada di Bagian Informasi dan Promosi Kerjasama ini antara lain : 1. Electronic Gate/ Pintu Masuk Elektronik

Pemustaka yang ingin menggunakan semua fasilitas di Perpustakaan harus melalui pintu masuk elektronik (Electronik Gate). Pintu elektronik akan terbuka jika pemustaka mempunyai KTM/ KTA yang masih aktif. Apabila KTM tidak direspon oleh pintu, diminta untuk menghubungi petugas Bagian Informasi untuk mendapatkan Kartu Tanda Anggota (KTA). Pintu masuk elektronik mempunyai beberapa fungsi antara lain, untuk mengetahui statistik pengunjung dan untuk mengetahui pengunjung yang bukan berasal dari UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Gambar : 2

Pintu Masuk ( Electronic Gate )

Sumber : UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga. 2 Pintu Keluar Elektronik (Electronik Article Surveilance Gantry)

Pintu keluar elektronik berfungsi untuk mengamankan koleksi perpustakaan. Pemustaka yang membawa koleksi tidak melalui prosedur yang benar, secara

commit to user

otomatis pintu akan berbunyi sebab pintu telah dipasang alat sensor matic. Pemustaka yang membawa koleksi tidak sesuai prosedur akan mendapatkan sanksi dari perpustakaan.

Gambar : 3

Pintu Keluar ( Electronic Article Surveillance Gantry )

Sumber : UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.

3. Pembuatan Kartu Sakti

Kartu sakti di keluarkan oleh forum kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN) yang terdiri dari 29 PTN di Jawa, Bali, Lampung dan NTB. Kartu ini dapat digunakan untuk memanfaatkan fasilitas perpustakaan di seluruh Perguruan Tinggi yang menjadi anggota FKP2TN. Keuntungan yang diperoleh pemegang kartu sakti adalah dibebaskan dari biaya kunjungan ke perpustakaan dan dapat menggunakan fasilitas perpustakaan yang dikunjungi (baca di tempat).

commit to user 4. Carrel Room (Ruang Baca Carrel)

Layanan ini di khususkan bagi Peneliti, Guru Besar, Dosen yang menempuh atau membuat Disertasi atau penelitian. Ruangan ini dapat dimanfaatkan dengan cara memesan kepada petugas di Bagian Informasi. Fasilitas yang dapat dimanfaatkan diruangan ini adalah jaringan internet, rak koleksi dan meja kerja beserta kursinya. Pemustaka yang memanfaatkan Carrel Room tidak dikenakan biaya.

a. Letak Carrel Room

1. Lantai II sebanyak 4 ruang, terletak disayap barat.

2. Lantai III sebanyak 3 ruang, terletak disayap timur.

3. Lantai IV sebanyak 5 ruang,terletak disayap barat.

b. Peraturan Carrel Room

1. Carrel Room disediakan bagi staf pengajar UIN Sunan Kalijaga yang sedang melaksanakan penelitian.

2. Pengguna Carrel Room meninggalkan kartu identitas kepada petugas informasi dan harus terdaftar sebagai anggota perpustakaan.

3. Pengguna Carrel Room dibatasi untuk satu bulan dan dapat diperpanjang apabila tidak dalam pemesanan orang lain.

commit to user

5. Keamanan barang yang ditinggalkan di Carrel Room sepenuhnya menjadi tanggung jawab pengguna.

6. Menghilangkan kunci Carrel Room dikenai biaya penggantian sebesar Rp 25.000 (Dua puluh lima ribu rupiah).

7. Keterlambatan mengembalikan kunci Carrel Room dikenai sanksi denda sebesar Rp 1.000 (Seribu rupiah) per hari.

8. Pengguna dimohon memberitahu kepada petugas apabila menemukan kerusakan pada fasilitas Carrel Room.

9. Kerusakan fasilitas Carrel Room yang diakibatkan oleh pengguna menjadi tanggung jawab yang bersangkutan.

10.Pengguna dimohon menjaga kebersihan Carrel Room dan membuang sampah pada tempatnya.

11.Dilarang merokok di ruang Carrel Room

5. Lost and Found (Barang tertinggal atau hilang dan ditemukan)

Barang tertinggal atau hilang dan ditemukan di dalam perpustakaan akan dipublikasikan oleh bagian informasi.

commit to user Gambar : 4 Ruang Carrel Room

Sumber : UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga

6. Layanan Kartu Baca bagi Pengunjung Luar

Pemustaka dari Luar UIN Sunan Kalijaga hanya dapat mempergunakan fasilitas baca di tempat dan foto copy koleksi. Kartu baca dapat diperoleh di bagian informasi.

Layanan Informasi merupakan layanan pertama yang dapat ditemui pengunjung ketika masuk ke perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta di karenakan letaknya di lantai 1 tepat di depan pintu masuk. Layanan meja informasi adalah layanan dalam bentuk tuntunan dan bimbingan pembaca untuk mengenali bagian dari perpustakaan dan pemberian informasi yang sifatnya umum guna memberikan kesempatan kepada pemakai untuk menggunakan koleksi referensi atau koleksi lainnya, tetapi layanan Bagian Informasi sesunggunya memilki tugas pokok yaitu.

Dijelaskan oleh Ibu Etty selaku staff Bagian Informasi bahwa, “ Layanan di bagian informasi ini memiliki tugas pokok untuk melayani berbagai bentuk promosi

commit to user

dan kerjasama UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dengan pihak lain baik dari dalam lingkup Universitas maupun dari luar Universitas : Seperti pada pembuatan kartu sakti yang dikeluarkan oleh forum kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri ( FKP2TN ) yang terdiri dari 29 Perguruan Tinggi Negeri di Jawa, Bali, Lampung, dan Nusa Tenggara Barat ( NTB )”. (Wawancara pada hari kamis tanggal 3 Maret 2011).

Kartu sakti yang dijelaskan oleh Ibu Etty tersebut dapat digunakan untuk memanfaatkan fasilitas perpustakaan di seluruh perguruan tinggi yang menjadi anggota FKP2TN. Keuntungan yang diperoleh oleh pemegang kartu sakti adalah di bebaskan dari biaya kunjungan ke Perpustakaan dan dapat menggunakan fasilitas Perpustakaan yang di kunjungi tetapi hanya boleh baca di tempat. Selain bentuk kerjasama dalam pembuatan kartu sakti, layanan di bagian informasi juga bekerjasama dengan Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi ( FPPTI ) yang beranggotakan para kour bagian pelayanan di setiap UPT Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri di seluruh Indonesia, yang berkantor pusat di Jakarta serta memiliki berbagai cabang di setiap daerah. Forum ini memiliki tujuan untuk meningkatkan Sumber Daya Manusia dan pengetahuan para pustakawan di bagian koordinator, dengan jadwal kegiatan terperinci berbentuk Evaluasi, seminar pendidikan, pelatihan literasi informasi bagi pustakawan dan sebagainya untuk meningkatkan mutu pendidikan pustakawan dalam memberikan pelayanan terbaik bagi pemustaka. UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta juga bekerjasama dengan para mahasiswa UIN dalam bentuk kegiatan shelving yang di wujudkan pada tenaga part time, kegiatan shelving ini beranggotakan dari para mahasiswa berbagai program studi dengan cara mengajukan surat lamaran pekerjaan dan mengikuti tes wawancara.

teatrikal ini disewa oleh sivitas akademika dan masyarakat umum dengan ketentuan yang berlaku.

c. Layanan Surat Keterangan untuk Munaqasah

Surat ini dikeluarkan oleh perpustakaan untuk menerangkan bahwa bahan-bahan pustaka yang dipakai sebagai sumber rujukan Munaqasah tidak dapat dipinjamkan semua, karena peraturan perpustakaan yang berlaku. Dengan demikian mahasiswa yang ingin Munaqasah tidak perlu membawa semua bahan pustaka, tetapi dengan surat keterangan Munaqasah.

d. Layanan kunci Locker dan Penitipan Tas

Locker adalah tempat untuk menyimpan barang seperti : tas, jaket, topi, stopmap dan lain-lain. Sebelum memasuki perpustakaan pemustaka dipersilahkan menaruh barang-barang tersebut di locker. Khusus untuk barang-barang berharga seperti laptop, dompet, perhiasan jangan disimpan di locker. Letak locker berada di lantai satu, locker putra berada di sebelah barat dan locker putri berada di sebelah timur. Kunci locker dapat diambil di bagian informasi, Promosi dan Kerjasama.

Pada dasarnya tugas pokok dan fungsi layanan di Bagian Informasi dan Referensi telah dijabarkan sebelumnya. Akan tetapi dengan adanya layanan di Bagian Informasi ini terjadi tumpang tindih dengan bagian lainya seperti Bagian Tata Usaha.

Gambar : 6

Lemari atau locker bagi pemustaka

Sumber : UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.

Seperti yang dijelaskan oleh Bapak Agung Ariduntha selaku tenaga staf bagian Tata Usaha bahwa, “Saya mengakui akan adanya tumpang tindih kegiatan atau pekerjaan antara layanan Bagian Informasi dan layanan di Bagian Tata Usaha, sehingga palayanan tidak dapat maksimal”. (wawancara hari rabu tanggal 16 Maret 2011).

Secara prosedur yang berlaku layanan di Bagian Tata Usaha memiliki tugas pokok dan fungsi melayani proses bebas pustaka, surat keterangan untuk Munaqasyah, Front Office ( FO ) yaitu layanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada mahasiswa yang terkait dengan bebas pustaka, penyerahan skripsi (hard copy), dan pengecekan kembali koleksi buku yang dikembalikan mahasiswa melalui book drop. Untuk mahasiswa yang ingin bebas pustaka, setelah dari Front Office mahasiswa menuju ke Bagian Tata Usaha perpustakaan untuk mendapatkan surat keterangan bebas pinjaman yang akan digunakan untuk cuti dan wisuda, serta pengambilan ijasah. Selain tugas tersebut layanan di Bagian Tata Usaha juga melayani penggunaan Ruang Teatrikal, Papan pengumuman atau publikasi, peminjaman kunci locker dan

prosedur Tata tertib. Serta Bagian Tata Usaha secara umum menangani sistem sarana dan prasarana, pendanaan, pengairan dan sebagainya. Berdasarkan anggaran rumah tangga di UPT Perpustakaan Universitas Islam Sunan Kalijaga. Akan tetapi mulai tahun 2007 yang lalu terjadi perubahan tata ruang sehingga layanan peminjaman kunci locker dan Tata tertib yang seharusnya menjadi tugas layanan di Bagian Tata Usaha terjadi tumpang tindih dengan layanan di Bagian Informasi, dengan demikian layanan di Bagian Informasi tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya. Kegiatan peminjaman kunci locker berjalan terus menerus seiring kedatangan pemustaka yang tiada henti disetiap harinya, bagian ini menyediakan kunci locker sebanyak 200 buah kunci untuk wanita dan 150 buah kunci untuk pria. Pekerjaan ini sangat menyita waktu para petugas layanan di Bagian Informasi, selain itu Tata tertib dan prosedur keamanan Pintu Masuk ( Electronic Gate ) dan Pintu Keluar ( Electronic Article Surveillance Gantry ) ditangani oleh layanan Bagian Informasi yang seharusnya bukan menjadi tanggung jawab layanan di bagian ini. Dengan pengalihan fungsi tersebut layanan di Bagian Informasi tidak dapat melakukan tugas dan fungsinya dengan baik.

Dari berbagai permasalahan diatas banyak upaya yang dilakukan untuk memecahkanya akan tetapi sampai saat ini perpustakaan belum mandapatkan solusi yang tepat. Pada bulan Februari tahun 2011 terjadi pergantian petugas pada semua bagian layanan di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, berdasarkan keputusan terpilih kour yang baru yang bertanggung jawab pada layanan di Bagian Informasi, sejak saat itu berbagai usaha telah dilakukan agar layanan bagian ini dapat

menjalankan tugasnya seperti dulu lagi tanpa harus melakukan kegiatan yang bukan menjadi tugas pokok layanan ini. Usaha tersebut seperti melakukan usulan dan membicarakan kepada pihak layanan di Bagian Tata Usaha agar kegiatan peminjaman kunci loker dan pengawasan pintu masuk (Electronic Gate) serta Pintu Keluar (Electronic Article Surveillance Gantry) sepenuhnya menjadi pekerjaan layanan di Bagian Tata Usaha. Akan tetapi dikarenakan letak dan tempat pelayanan kunci loker yang dulu digunakan telah ditempati sebagai teras tamu yang berisi kursi – kursi untuk pengunjung sampai saat ini permasalahan tersebut belum dapat diatasi, tetapi berdasarkan keputusan bersama pada waktu jangka pendek ini direncanakan tempat pelayanan kunci loker akan di pindah di sisi sebelah timur layanan Front Office (FO) yang terletak tepat di samping pintu masuk UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta walaupun sampai saat ini belum dapat di realisasikan karena kurangnya ruang dan petugas perpustakaan untuk menjaga layanan di bagian kunci locker.

BAB V

PENUTUP

Pada bab akhir ini penulis akan menyajikan kesimpulan tentang permasalahan dan pentingnya keberadaan layanan khusus Bagian Informasi bagi UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Selain itu dengan kerendahan hati penulis ingin mengemukakan saran yang sekiranya dapat dimanfaatkan untuk pihak yang berkepentingan khususnya pihak UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta sebagai masukan dan bahan pertimbangan dalam perbaikan dalam sistem pelayanan di bagian informasi secara khususnya dan layanan di Bagian Tata Usaha serta di bagian Referensi di UPT perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

1. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan masalah yang diuraikan pada bab IV , maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

a. Layanan di bagian Informasi merupakan layanan yang memiliki tugas dan fungsi pokok dalam kegiatan informasi, promosi dan kerjasama dengan berbagai pihak baik dalam Universitas maupun di luar Universitas

b. Adapun bentuk-bentuk pelayanan di Bagian Informasi bagi para pemustaka diantaranya yaitu : Pembuatan Kartu Anggota, Pembuatan Kartu Sakti, Pemesanan Carrel Room dan Display koleksi baru.

c. Layanan di Bagian Tata Usaha memiliki tugas pokok yaitu melayani bebas pustaka, surat keterangan untuk Munaqasyah, front office (FO), penggunaan ruang taetrikal, papan pengumuman atau publikasi.

2. Saran

Saran yang dapat di sampaikan penulis untuk UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, sebagai berikut:

· Sebaiknya untuk menghindari adanya duplikasi kegiatan layanan harus ada aturan yang jelas dan deskripsi yang tegas disetiap bagian layanan umum.