| Lembaga Penjaminan Mutu 1 Pendahuluan ()
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
1 dari 8
Tgl Terbit
I.1. Latar Belakang
Transformasi kelembagaan dari Institut Agama Islam Negeri Sunan Ampel
Surabaya menjadi Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya seperti
tertuang dalam Peraturan Presiden Nomor 65 Tahun 2013 tentang Perubahan
Institut Agama Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya menjadi Universitas Islam
Negeri Sunan Ampel Surabaya, merupakan momentum tepat untuk memperbaiki
sistem pengelolaan kelembagaan secara keseluruhan.
Sejalan
dengan
momentum
perubahan
kelembagaan
itu,
prediksi
kehidupan sosial dan budaya masyarakat di masa mendatang diyakini akan
semakin dipengaruhi oleh beragam tata nilai baru sebagai konsekuensi
perkembangan teknologi komunikasi dan informasi. Pertumbuhan ekonomi dan
kesejahteraan masyarakat masa depan juga diyakini akan semakin digerakkan
oleh perkembangan ilmu dan teknologi. Kearifan menghadapi
perkembangan
tersebut merupakan kebutuhan mutlak yang memerlukan pendekatan khusus.
Penguasaan dan pemanfaatan ilmu dan teknologi merupakan peluang dan
tantangan yang memerlukan tanggapan cepat dan tepat.
Universitas Islam
Negeri Sunan Ampel Surabaya bertekad memainkan peran sebagai kekuatan
spiritual dan intelektual bagi kelahiran masyarakat baru berlandasan keislaman
dan pengetahuan (Islamic and knowledge-based society).
Sebagai tanggapan terhadap aspirasi pendidikan masyarakat, Universitas
Islam
Negeri
(UIN)
Sunan
Ampel
Surabaya
mewajibkan
dirinya
untuk
memperluas dan memeratakan kesempatan mengikuti pendidikan tinggi dan
pengabdian kepada masyarakat yang menjadi bagian dari tanggung jawab sosial
Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya. Selain itu, tuntutan dan
harapan masyarakat pun semakin meningkat sehingga Universitas Islam Negeri
Sunan Ampel Surabaya berkewajiban untuk menghasilkan lulusan dengan mutu
yang semakin tinggi serta mampu berdiri setara dalam kompetisi masyarakat
dunia, berperan positif dalam penguatan landasan kehidupan keberagamaan,
peningkatan kesejahteraan, serta menghasilkan karya yang mampu mendorong
peningkatan keunggulan bangsa. Peningkatan mutu lulusan yang dimaksud
disini ditujukan pada perbaikan secara mendasar pada sistem pengelolaan
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
2 dari 8
Tgl Terbit
proses belajar mengajar, layanan proses belajar mengajar serta proses
pendukung lainnya.
Seperti yang kita ketahui bersama, strategi Peningkatan mutu lulusan ini
juga telah sesuai dengan Strategi Jangka Panjang Pengelolaan Perguruan Tinggi
yang telah diamanatkan oleh Dirjen Dikti melalui HELTS ( Higher Education Long
Term Strategy)
2003-2010 Part II Chapter III Point E di bawah judul Quality
Assurance dinyatakan :
In healthy organization, a continuous quality improvement should become
its primary concern. Quality assurance should be internally driven,
institutionalized within each organization’s standard procedure, and could
also involve external parties. However, since quality is also a concern of
all stakeholders, quality improvement should aim at producing quality
outputs and outcomes as part of public accountability .
Dari pernyataan di atas tampak bahwa Penjaminan Mutu ( Quality
Assurance) di lingkungan Perguruan Tinggi sudah menjadi suatu keharusan,
dimana secara internal Perguruan Tinggi akan selalu dituntut untuk selalu
melakukan Penjaminan Mutu
secara terintitusi (kelembagaan) dengan tujuan
untuk menghasilkan lulusan berkualitas serta sebagai pemenuhan persyaratan
pelanggan/stake holder.
Untuk menyikapi kondisi yang sedang berkembang saat ini, maka sangat
tepat langkah yang diambil oleh
Universitas Islam Negeri Surabaya yang
bertekad untuk membangun sistem manajemen mutu berdasarkan standard
internasional ISO 9001:2008 yang diintegrasikan dengan Sistem Penjaminan
Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT). Hal ini ditujukan untuk memenuhi Penjaminan
Mutu di lingkungan UIN Sunan Ampel Surabaya agar menghasilkan pelayanan
yang bermutu sesuai dengan perkembangan kebutuhan masyarakat yang
semakin meningkat. Di samping itu juga bertujuan untuk meningkatkan kinerja
UIN Sunan Ampel Surabaya.
Manual Mutu ini dapat dijadikan pedoman untuk mengetahui gambaran
dasar sistem manajemen mutu yang diterapkan di lingkup UIN Sunan Ampel
Surabaya. Di samping digunakan sebagai pedoman oleh manajemen dan
pegawai untuk pelaksanaan kegiatan operasional harian, Manual Mutu ini juga
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
3 dari 8
Tgl Terbit
bisa dijadikan bahan informasi yang benar bagi masyarakat dan pihak-pihak lain
yang berkepentingan dengan UIN Sunan Ampel Surabaya sehingga pihak-pihak
tersebut
mempunyai
gambaran
yang
sama
dalam
rangka
mendukung
pencapaian sasaran UIN Sunan Ampel Surabaya terutama dalam realisasi
peningkatan kinerja dan mutu pelayanannya.
Dalam rangka untuk merespon perubahan dan perkembangan yang terjadi
di masyarakat dan menempatkan eksistensi lembaga dalam kerangka sistemik
yang terbangun dari hasil evaluasi, UIN Sunan Ampel Surabaya akan selalu
melakukan
perbaikan
secara
berkelanjutan
terhadap
sistem
yang
telah
dikembangkan, dengan tetap memperhatikan efektifitas penerapannya, tanpa
mengabaikan pemenuhan terhadap persyaratan Standar Internasional ISO
9001:2008 dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Manual Mutu ini akan dijabarkan kembali dalam dokumentasi sistem mutu
yang
lebih rinci yang disebut Prosedur Mutu. Dimana dijelaskan secara lebih
detail tentang tata cara pelaksanaan proses-proses yang sudah digambarkan
dalam Manual Mutu yang secara garis besar sesuai dengan sistem manajemen
mutu UIN Sunan Ampel Surabaya. Secara garis besar Manual Mutu akan
membahas mengenai: (1) Lingkup penerapan sistem manajemen mutu UIN
Sunan Ampel Surabaya, (2) Pernyataan pengesampingan terhadap penerapan
klausul standard ISO 9001:2008, (3) Dokumentasi sistem mutu yang diterapkan
dan (4) Gambaran dan interaksi dari proses-proses yang diterapkan.
I.2. Tujuan
Tujuan ditetapkannya Manual Mutu ini adalah untuk:
1.
Memberi arahan bagi Manajemen maupun Civitas Akademika UIN Sunan
Ampel Surabaya dalam penerapan sistem yang efektif dan memenuhi
peraturan
yang
berlaku
dalam
rangka
melakukan
perbaikan
secara
berkelanjutan terhadap kinerja untuk menjamin kepuasan pelanggan dan
pihak-pihak yang berkepentingan.
2.
Memelihara
kesesuaian
penerapan
sistem
manajemen
memenuhi persyaratan Standar Internasional ISO 9001: 2008.
mutu
yang
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
I.3.
No. Revisi
00
Hal
4 dari 8
Tgl Terbit
Sistem Manajemen Mutu
A. Ruang Lingkup Penerapan
Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008
proses
diterapkan
untuk
Penyelengaraan Proses Akademik beserta Pendukungnya yang
merupakan manifestasi Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Penekanan Ruang
Lingkup Fokus Utama dari penerapan SMM ISO 9001: 2008 ini ditujukan pada
penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi di semua Fakultas dan
program studi beserta struktur pendukung dan unit pelaksana teknis.
Pelaksana Tri dharma Perguruan Tinggi terdiri atas Fakultas dan Pascasarjana,
Program Studi, dan Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Struktur
pendukung
yang
dimaksud
adalah
Biro
Administrasi
Umum,
Perencanaan dan Keuangan (disingkat Biro AUPK) dan Biro Administrasi
Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama (disingkat Biro AAKK), dan Bagian
Tata Usaha pada masing-masing Fakultas. Biro AUPK terdiri atas Bagian
Umum, Bagian Perencanaan, Bagian keuangan dan akuntansi, dan Bagian
Organisasi dan Kepegawaian. Biro AAKK terdiri atas Bagian Akademik, Bagian
Kemahasiswaan dan Alumni, dan Bagian Kerjasama dan Kelembagaan dan
Humas. Unit Pelaksana teknis terdiri atas Perpustakaan, Pusat Sistem
Teknologi Informasi dan Pangkalan Data, Pusat Pengembangan Bahasa, Pusat
Pengembangan Bisnis, Pusat Layanan Internasional ( International office),
Ma’had al-Jami’ah, dan Percetakan. Struktur pengendali mutu internal terdiri
atas Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) dan Satuan Pengawas Internal (SPI).
B. Rincian Pengecualian
UIN Sunan Ampel Surabaya menerapkan seluruh klausul dalam
Standar
Sistem
Manajemen
Mutu
ISO
9001:2008
pada
proses
penyelenggaraan akademik serta pendukungnya. Apabila di kemudian hari
ditemukan adanya pengesampingan terhadap salah satu klausul yang
diterapkan maka akan dilakukan penyesuaian lebih lanjut.
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
5 dari 8
Tgl Terbit
C. Proses Bisnis
Proses bisnis merupakan diagram yang menerangkan keterkaitan
serta interaksi antar proses-proses yang ada terkait penyelenggaraan proses
akademik beserta pelayanannya. Proses Bisnis digambarkan berupa peta
nama dan posisi seluruh proses yang diterapkan serta interaksi antar
proses-proses tersebut. Di masing-masing gambar proses ditunjukkan nomor
bab dimana penjelasan dari masing-masing proses tersebut dapat dilihat.
Penjelasan dari masing-masing proses dalam Proses Bisnis dijabarkan pada
Bab III sampai Bab VII Manual Mutu. Dalam penjelasan masing-masing
proses pada Bab III sampai Bab VII dijelaskan mengenai kebijakan
manajemen UIN Sunan Ampel Surabaya tentang aturan-aturan dan batasanbatasan dalam penerapan proses-proses tersebut serta Prosedur-prosedur
Mutu yang diterapkan untuk menjamin efektifitas penerapan proses-proses
tersebut. Proses Bisnis UIN Sunan Ampel Surabaya dapat dilihat pada
lampiran Manual Mutu ini.
D. Rencana Mutu
Dalam melaksanakan proses akademik yang dijalankan oleh UIN
Sunan Ampel Surabaya dipandang perlu adanya rencana mutu yang
berfungsi untuk memastikan bahwa suatu proses maupun sub proses yang
ada telah dijalankan sesuai dengan kriteria keberterimaan yang melekat
pada proses tersebut, termasuk pula sumber daya/penanggung jawab
proses, metode pengecekan proses serta arsip yang dihasilkan dari proses
tersebut. (tambahkan standar mutu yang ingin dicapai)
I.4.
Dokumen Sistem Manajemen Mutu
Penyusunan dokumen sistem manajemen mutu UIN Sunan Ampel
Surabaya di samping dilakukan untuk memenuhi ketentuan dalam standar
sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, juga untuk menjamin efektifitas dan
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
6 dari 8
Tgl Terbit
efisiensi penerapan sistem manajemen mutu dalam rangka mempermudah
pencapaian target-target kinerja yang telah ditetapkan.
Sistem dokumentasi
yang digunakan di UIN Sunan Ampel Surabaya adalah sebagai berikut:
A. Manual Mutu
Manual
Mutu
merupakan
dokumen
tingkat
I
dalam
sistem
manajemen mutu UIN SUNAN AMPEL Surabaya. Di dalamnya berisi
gambaran secara umum dari sistem manajemen mutu yang diterapkan di
lingkungan
UIN
Sunan
Ampel
Surabaya.
Dibuat
untuk
memenuhi
persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan sebagai
dokumen
umum
yang
menjelaskan
sistem
manajemen
mutu
yang
diterapkan.
B. Prosedur Mutu
Prosedur Mutu merupakan dokumen tingkat II yang berisi tata cara
untuk menjalankan suatu proses. Hal ini digambarkan sebagai suatu alur
langkah demi langkah kegiatan dalam suatu proses yang dilaksanakan oleh
masing-masing penanggung jawab, dan disertai dengan penjelasan tata
cara pelaksanaannya. Prosedur mutu merupakan penjabaran dari prosesproses yang ditetapkan dalam Proses Bisnis UIN Sunan Ampel Surabaya
akan dijelaskan secara rinci di Bab III sampai Bab VII sesuai dengan nama
proses yang dijelaskan. Secara keseluruhan dari Prosedur Mutu yang
diterapkan dalam SMM UIN Sunan Ampel Surabaya dapat dilihat pada
Daftar Dokumen Internal.
C. Instruksi Kerja
Instruksi Kerja merupakan dokumen tingkat III yang menjelaskan
pelaksanaan
teknis
dari
suatu
kegiatan
yang
mendukung
prosedur
pelayanan. Instruksi Kerja (IK) yang ditetapkan dalam sistem manajemen
mutu UIN Sunan Ampel Surabaya dapat dilihat pada Daftar Dokumen
Internal.
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
7 dari 8
Tgl Terbit
D. Dokumen Pendukung
Selain tiga tingkatan dokumen di atas, juga ditertapkan dokumendokumen lain sebagai acuan dalam melakukan kegiatan operasional di UIN
Sunan Ampel Surabaya antara lain Formulir, Undang-undang, Peraturan
Pemerintah, Peraturan Menteri Agama, SK Rektor, dan dokumen lain yang
dipakai sebagai acuan atau pedoman kerja. Dokumen-dokumen pendukung
yang berasal dari luar UIN Sunan Ampel Surabaya yang dipakai sebagai
acuan kerja didaftar dalam formulir Daftar Dokumen Eksternal.
I.5.
Matriks Korelasi Penerapan SMM ISO 9001:2008
Matriks korelasi penerapan SMM ISO 9001:2008 adalah hubungan antara
klausul-klausul yang ada dalam Persyaratan Standard SMM ISO 9001:2008
dengan penerapan sistem manajemen mutu di UIN Sunan Ampel Surabaya yang
dijelaskan dalam Manual Mutu ini dan prosedur-prosedur yang diterapkan.
Matriks korelasi penerapan SMM ISO 9001:2008 digambarkan dalam
lampiran Manual Mutu ini.
I.6.
Pengendalian Dokumen
Setiap dokumen yang diberlakukan di UIN Sunan Ampel Surabaya
dikendalikan sesuai ketentuan standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
oleh Manajemen Representative (Ketua LPM) melalui Sekretariat ISO (LPM).
Manajemen Representative bertanggung jawab untuk meninjau kecukupan
dokumen yang diperlukan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008.
Pengelolaan dokumen yang dipakai sebagai acuan untuk melaksanakan
pekerjaan
dalam
rangka
mencapai
mutu
pelayanan
yang
ditentukan,
merupakan tanggung jawab fungsi yang berwenang di masing–masing lembaga
yang bersangkutan, dan pengendaliannya dilakukan oleh Sekretariat ISO.
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
8 dari 8
Tgl Terbit
Pengendalian Dokumen dilakukan dalam hal pengesahan, pengidentifikasian,
penerbitan, penyimpanan, perubahan/ revisi, penarikan dan pemusnahan
dokumen. Adapun tata cara pengendalian dokumen dijelaskan lebih lanjut
dalam Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen (UIN Sunan AmpelQA/PM/01/01).
I.7.
Pengendalian Arsip
Arsip-arsip yang dihasilkan dari pelaksanaan sistem disimpan baik berupa
soft
copy
maupun
hard
copy
di
masing-masing
lembaga.
Dimana
pengendaliannya dilakukan oleh masing-masing lembaga dengan dikoordinasi
Sekretariat ISO melaui Daftar Arsip yang dibuat masing-masing lembaga.
Pengendalian
arsip
dilakukan
dalam
hal
metode
penyimpanan,
kemudahan pengambilan, penentuan masa simpan, dan pemusnahan arsip. Tata
cara pengendalian Arsip dijelaskan lebih lanjut dalam
Prosedur Mutu
Pengendalian Arsip (UIN Sunan Ampel-QA/PM/01/02).
I.8.
Pengendalian Surat
Surat
dipakai
menyampaikan
sebagai
informasi
alat
yang
komunikasi
berkaitan
dengan
dengan
pihak
luar
pelaksanaan
untuk
sistem
manajemen mutu di UIN Sunan Ampel Surabaya. Surat masuk merupakan
informasi penting yang bisa digunakan sebagai acuan dalam menetapkan
kebijakan maupun melaksanakan tanggung jawab dan wewenang UIN Sunan
Ampel Surabaya. Oleh karena itu UIN Sunan Ampel Surabaya melakukan
pengendalian secara khusus terhadap surat-surat yang masuk maupun keluar.
Pengelolaan surat-surat masuk maupun keluar dilaksanakan oleh Bagian
Umum dalam hal penerimaan, pengagendaan, pendistribusian, pengarsipan,
dan pengiriman surat. Tata cara pengendalian surat masuk dan keluar dijelaskan
lebih lanjut dalam Prosedur Mutu Ketatausahaan (UIN Sunan AmpelQA/PM/03-DD/01)
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
1 dari 8
Tgl Terbit
I.1. Latar Belakang
Transformasi kelembagaan dari Institut Agama Islam Negeri Sunan Ampel
Surabaya menjadi Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya seperti
tertuang dalam Peraturan Presiden Nomor 65 Tahun 2013 tentang Perubahan
Institut Agama Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya menjadi Universitas Islam
Negeri Sunan Ampel Surabaya, merupakan momentum tepat untuk memperbaiki
sistem pengelolaan kelembagaan secara keseluruhan.
Sejalan
dengan
momentum
perubahan
kelembagaan
itu,
prediksi
kehidupan sosial dan budaya masyarakat di masa mendatang diyakini akan
semakin dipengaruhi oleh beragam tata nilai baru sebagai konsekuensi
perkembangan teknologi komunikasi dan informasi. Pertumbuhan ekonomi dan
kesejahteraan masyarakat masa depan juga diyakini akan semakin digerakkan
oleh perkembangan ilmu dan teknologi. Kearifan menghadapi
perkembangan
tersebut merupakan kebutuhan mutlak yang memerlukan pendekatan khusus.
Penguasaan dan pemanfaatan ilmu dan teknologi merupakan peluang dan
tantangan yang memerlukan tanggapan cepat dan tepat.
Universitas Islam
Negeri Sunan Ampel Surabaya bertekad memainkan peran sebagai kekuatan
spiritual dan intelektual bagi kelahiran masyarakat baru berlandasan keislaman
dan pengetahuan (Islamic and knowledge-based society).
Sebagai tanggapan terhadap aspirasi pendidikan masyarakat, Universitas
Islam
Negeri
(UIN)
Sunan
Ampel
Surabaya
mewajibkan
dirinya
untuk
memperluas dan memeratakan kesempatan mengikuti pendidikan tinggi dan
pengabdian kepada masyarakat yang menjadi bagian dari tanggung jawab sosial
Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya. Selain itu, tuntutan dan
harapan masyarakat pun semakin meningkat sehingga Universitas Islam Negeri
Sunan Ampel Surabaya berkewajiban untuk menghasilkan lulusan dengan mutu
yang semakin tinggi serta mampu berdiri setara dalam kompetisi masyarakat
dunia, berperan positif dalam penguatan landasan kehidupan keberagamaan,
peningkatan kesejahteraan, serta menghasilkan karya yang mampu mendorong
peningkatan keunggulan bangsa. Peningkatan mutu lulusan yang dimaksud
disini ditujukan pada perbaikan secara mendasar pada sistem pengelolaan
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
2 dari 8
Tgl Terbit
proses belajar mengajar, layanan proses belajar mengajar serta proses
pendukung lainnya.
Seperti yang kita ketahui bersama, strategi Peningkatan mutu lulusan ini
juga telah sesuai dengan Strategi Jangka Panjang Pengelolaan Perguruan Tinggi
yang telah diamanatkan oleh Dirjen Dikti melalui HELTS ( Higher Education Long
Term Strategy)
2003-2010 Part II Chapter III Point E di bawah judul Quality
Assurance dinyatakan :
In healthy organization, a continuous quality improvement should become
its primary concern. Quality assurance should be internally driven,
institutionalized within each organization’s standard procedure, and could
also involve external parties. However, since quality is also a concern of
all stakeholders, quality improvement should aim at producing quality
outputs and outcomes as part of public accountability .
Dari pernyataan di atas tampak bahwa Penjaminan Mutu ( Quality
Assurance) di lingkungan Perguruan Tinggi sudah menjadi suatu keharusan,
dimana secara internal Perguruan Tinggi akan selalu dituntut untuk selalu
melakukan Penjaminan Mutu
secara terintitusi (kelembagaan) dengan tujuan
untuk menghasilkan lulusan berkualitas serta sebagai pemenuhan persyaratan
pelanggan/stake holder.
Untuk menyikapi kondisi yang sedang berkembang saat ini, maka sangat
tepat langkah yang diambil oleh
Universitas Islam Negeri Surabaya yang
bertekad untuk membangun sistem manajemen mutu berdasarkan standard
internasional ISO 9001:2008 yang diintegrasikan dengan Sistem Penjaminan
Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT). Hal ini ditujukan untuk memenuhi Penjaminan
Mutu di lingkungan UIN Sunan Ampel Surabaya agar menghasilkan pelayanan
yang bermutu sesuai dengan perkembangan kebutuhan masyarakat yang
semakin meningkat. Di samping itu juga bertujuan untuk meningkatkan kinerja
UIN Sunan Ampel Surabaya.
Manual Mutu ini dapat dijadikan pedoman untuk mengetahui gambaran
dasar sistem manajemen mutu yang diterapkan di lingkup UIN Sunan Ampel
Surabaya. Di samping digunakan sebagai pedoman oleh manajemen dan
pegawai untuk pelaksanaan kegiatan operasional harian, Manual Mutu ini juga
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
3 dari 8
Tgl Terbit
bisa dijadikan bahan informasi yang benar bagi masyarakat dan pihak-pihak lain
yang berkepentingan dengan UIN Sunan Ampel Surabaya sehingga pihak-pihak
tersebut
mempunyai
gambaran
yang
sama
dalam
rangka
mendukung
pencapaian sasaran UIN Sunan Ampel Surabaya terutama dalam realisasi
peningkatan kinerja dan mutu pelayanannya.
Dalam rangka untuk merespon perubahan dan perkembangan yang terjadi
di masyarakat dan menempatkan eksistensi lembaga dalam kerangka sistemik
yang terbangun dari hasil evaluasi, UIN Sunan Ampel Surabaya akan selalu
melakukan
perbaikan
secara
berkelanjutan
terhadap
sistem
yang
telah
dikembangkan, dengan tetap memperhatikan efektifitas penerapannya, tanpa
mengabaikan pemenuhan terhadap persyaratan Standar Internasional ISO
9001:2008 dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Manual Mutu ini akan dijabarkan kembali dalam dokumentasi sistem mutu
yang
lebih rinci yang disebut Prosedur Mutu. Dimana dijelaskan secara lebih
detail tentang tata cara pelaksanaan proses-proses yang sudah digambarkan
dalam Manual Mutu yang secara garis besar sesuai dengan sistem manajemen
mutu UIN Sunan Ampel Surabaya. Secara garis besar Manual Mutu akan
membahas mengenai: (1) Lingkup penerapan sistem manajemen mutu UIN
Sunan Ampel Surabaya, (2) Pernyataan pengesampingan terhadap penerapan
klausul standard ISO 9001:2008, (3) Dokumentasi sistem mutu yang diterapkan
dan (4) Gambaran dan interaksi dari proses-proses yang diterapkan.
I.2. Tujuan
Tujuan ditetapkannya Manual Mutu ini adalah untuk:
1.
Memberi arahan bagi Manajemen maupun Civitas Akademika UIN Sunan
Ampel Surabaya dalam penerapan sistem yang efektif dan memenuhi
peraturan
yang
berlaku
dalam
rangka
melakukan
perbaikan
secara
berkelanjutan terhadap kinerja untuk menjamin kepuasan pelanggan dan
pihak-pihak yang berkepentingan.
2.
Memelihara
kesesuaian
penerapan
sistem
manajemen
memenuhi persyaratan Standar Internasional ISO 9001: 2008.
mutu
yang
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
I.3.
No. Revisi
00
Hal
4 dari 8
Tgl Terbit
Sistem Manajemen Mutu
A. Ruang Lingkup Penerapan
Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008
proses
diterapkan
untuk
Penyelengaraan Proses Akademik beserta Pendukungnya yang
merupakan manifestasi Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Penekanan Ruang
Lingkup Fokus Utama dari penerapan SMM ISO 9001: 2008 ini ditujukan pada
penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi di semua Fakultas dan
program studi beserta struktur pendukung dan unit pelaksana teknis.
Pelaksana Tri dharma Perguruan Tinggi terdiri atas Fakultas dan Pascasarjana,
Program Studi, dan Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Struktur
pendukung
yang
dimaksud
adalah
Biro
Administrasi
Umum,
Perencanaan dan Keuangan (disingkat Biro AUPK) dan Biro Administrasi
Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama (disingkat Biro AAKK), dan Bagian
Tata Usaha pada masing-masing Fakultas. Biro AUPK terdiri atas Bagian
Umum, Bagian Perencanaan, Bagian keuangan dan akuntansi, dan Bagian
Organisasi dan Kepegawaian. Biro AAKK terdiri atas Bagian Akademik, Bagian
Kemahasiswaan dan Alumni, dan Bagian Kerjasama dan Kelembagaan dan
Humas. Unit Pelaksana teknis terdiri atas Perpustakaan, Pusat Sistem
Teknologi Informasi dan Pangkalan Data, Pusat Pengembangan Bahasa, Pusat
Pengembangan Bisnis, Pusat Layanan Internasional ( International office),
Ma’had al-Jami’ah, dan Percetakan. Struktur pengendali mutu internal terdiri
atas Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) dan Satuan Pengawas Internal (SPI).
B. Rincian Pengecualian
UIN Sunan Ampel Surabaya menerapkan seluruh klausul dalam
Standar
Sistem
Manajemen
Mutu
ISO
9001:2008
pada
proses
penyelenggaraan akademik serta pendukungnya. Apabila di kemudian hari
ditemukan adanya pengesampingan terhadap salah satu klausul yang
diterapkan maka akan dilakukan penyesuaian lebih lanjut.
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
5 dari 8
Tgl Terbit
C. Proses Bisnis
Proses bisnis merupakan diagram yang menerangkan keterkaitan
serta interaksi antar proses-proses yang ada terkait penyelenggaraan proses
akademik beserta pelayanannya. Proses Bisnis digambarkan berupa peta
nama dan posisi seluruh proses yang diterapkan serta interaksi antar
proses-proses tersebut. Di masing-masing gambar proses ditunjukkan nomor
bab dimana penjelasan dari masing-masing proses tersebut dapat dilihat.
Penjelasan dari masing-masing proses dalam Proses Bisnis dijabarkan pada
Bab III sampai Bab VII Manual Mutu. Dalam penjelasan masing-masing
proses pada Bab III sampai Bab VII dijelaskan mengenai kebijakan
manajemen UIN Sunan Ampel Surabaya tentang aturan-aturan dan batasanbatasan dalam penerapan proses-proses tersebut serta Prosedur-prosedur
Mutu yang diterapkan untuk menjamin efektifitas penerapan proses-proses
tersebut. Proses Bisnis UIN Sunan Ampel Surabaya dapat dilihat pada
lampiran Manual Mutu ini.
D. Rencana Mutu
Dalam melaksanakan proses akademik yang dijalankan oleh UIN
Sunan Ampel Surabaya dipandang perlu adanya rencana mutu yang
berfungsi untuk memastikan bahwa suatu proses maupun sub proses yang
ada telah dijalankan sesuai dengan kriteria keberterimaan yang melekat
pada proses tersebut, termasuk pula sumber daya/penanggung jawab
proses, metode pengecekan proses serta arsip yang dihasilkan dari proses
tersebut. (tambahkan standar mutu yang ingin dicapai)
I.4.
Dokumen Sistem Manajemen Mutu
Penyusunan dokumen sistem manajemen mutu UIN Sunan Ampel
Surabaya di samping dilakukan untuk memenuhi ketentuan dalam standar
sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, juga untuk menjamin efektifitas dan
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
6 dari 8
Tgl Terbit
efisiensi penerapan sistem manajemen mutu dalam rangka mempermudah
pencapaian target-target kinerja yang telah ditetapkan.
Sistem dokumentasi
yang digunakan di UIN Sunan Ampel Surabaya adalah sebagai berikut:
A. Manual Mutu
Manual
Mutu
merupakan
dokumen
tingkat
I
dalam
sistem
manajemen mutu UIN SUNAN AMPEL Surabaya. Di dalamnya berisi
gambaran secara umum dari sistem manajemen mutu yang diterapkan di
lingkungan
UIN
Sunan
Ampel
Surabaya.
Dibuat
untuk
memenuhi
persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan sebagai
dokumen
umum
yang
menjelaskan
sistem
manajemen
mutu
yang
diterapkan.
B. Prosedur Mutu
Prosedur Mutu merupakan dokumen tingkat II yang berisi tata cara
untuk menjalankan suatu proses. Hal ini digambarkan sebagai suatu alur
langkah demi langkah kegiatan dalam suatu proses yang dilaksanakan oleh
masing-masing penanggung jawab, dan disertai dengan penjelasan tata
cara pelaksanaannya. Prosedur mutu merupakan penjabaran dari prosesproses yang ditetapkan dalam Proses Bisnis UIN Sunan Ampel Surabaya
akan dijelaskan secara rinci di Bab III sampai Bab VII sesuai dengan nama
proses yang dijelaskan. Secara keseluruhan dari Prosedur Mutu yang
diterapkan dalam SMM UIN Sunan Ampel Surabaya dapat dilihat pada
Daftar Dokumen Internal.
C. Instruksi Kerja
Instruksi Kerja merupakan dokumen tingkat III yang menjelaskan
pelaksanaan
teknis
dari
suatu
kegiatan
yang
mendukung
prosedur
pelayanan. Instruksi Kerja (IK) yang ditetapkan dalam sistem manajemen
mutu UIN Sunan Ampel Surabaya dapat dilihat pada Daftar Dokumen
Internal.
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
7 dari 8
Tgl Terbit
D. Dokumen Pendukung
Selain tiga tingkatan dokumen di atas, juga ditertapkan dokumendokumen lain sebagai acuan dalam melakukan kegiatan operasional di UIN
Sunan Ampel Surabaya antara lain Formulir, Undang-undang, Peraturan
Pemerintah, Peraturan Menteri Agama, SK Rektor, dan dokumen lain yang
dipakai sebagai acuan atau pedoman kerja. Dokumen-dokumen pendukung
yang berasal dari luar UIN Sunan Ampel Surabaya yang dipakai sebagai
acuan kerja didaftar dalam formulir Daftar Dokumen Eksternal.
I.5.
Matriks Korelasi Penerapan SMM ISO 9001:2008
Matriks korelasi penerapan SMM ISO 9001:2008 adalah hubungan antara
klausul-klausul yang ada dalam Persyaratan Standard SMM ISO 9001:2008
dengan penerapan sistem manajemen mutu di UIN Sunan Ampel Surabaya yang
dijelaskan dalam Manual Mutu ini dan prosedur-prosedur yang diterapkan.
Matriks korelasi penerapan SMM ISO 9001:2008 digambarkan dalam
lampiran Manual Mutu ini.
I.6.
Pengendalian Dokumen
Setiap dokumen yang diberlakukan di UIN Sunan Ampel Surabaya
dikendalikan sesuai ketentuan standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
oleh Manajemen Representative (Ketua LPM) melalui Sekretariat ISO (LPM).
Manajemen Representative bertanggung jawab untuk meninjau kecukupan
dokumen yang diperlukan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008.
Pengelolaan dokumen yang dipakai sebagai acuan untuk melaksanakan
pekerjaan
dalam
rangka
mencapai
mutu
pelayanan
yang
ditentukan,
merupakan tanggung jawab fungsi yang berwenang di masing–masing lembaga
yang bersangkutan, dan pengendaliannya dilakukan oleh Sekretariat ISO.
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB I. PENDAHULUAN
No Dokumen
UIN-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
8 dari 8
Tgl Terbit
Pengendalian Dokumen dilakukan dalam hal pengesahan, pengidentifikasian,
penerbitan, penyimpanan, perubahan/ revisi, penarikan dan pemusnahan
dokumen. Adapun tata cara pengendalian dokumen dijelaskan lebih lanjut
dalam Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen (UIN Sunan AmpelQA/PM/01/01).
I.7.
Pengendalian Arsip
Arsip-arsip yang dihasilkan dari pelaksanaan sistem disimpan baik berupa
soft
copy
maupun
hard
copy
di
masing-masing
lembaga.
Dimana
pengendaliannya dilakukan oleh masing-masing lembaga dengan dikoordinasi
Sekretariat ISO melaui Daftar Arsip yang dibuat masing-masing lembaga.
Pengendalian
arsip
dilakukan
dalam
hal
metode
penyimpanan,
kemudahan pengambilan, penentuan masa simpan, dan pemusnahan arsip. Tata
cara pengendalian Arsip dijelaskan lebih lanjut dalam
Prosedur Mutu
Pengendalian Arsip (UIN Sunan Ampel-QA/PM/01/02).
I.8.
Pengendalian Surat
Surat
dipakai
menyampaikan
sebagai
informasi
alat
yang
komunikasi
berkaitan
dengan
dengan
pihak
luar
pelaksanaan
untuk
sistem
manajemen mutu di UIN Sunan Ampel Surabaya. Surat masuk merupakan
informasi penting yang bisa digunakan sebagai acuan dalam menetapkan
kebijakan maupun melaksanakan tanggung jawab dan wewenang UIN Sunan
Ampel Surabaya. Oleh karena itu UIN Sunan Ampel Surabaya melakukan
pengendalian secara khusus terhadap surat-surat yang masuk maupun keluar.
Pengelolaan surat-surat masuk maupun keluar dilaksanakan oleh Bagian
Umum dalam hal penerimaan, pengagendaan, pendistribusian, pengarsipan,
dan pengiriman surat. Tata cara pengendalian surat masuk dan keluar dijelaskan
lebih lanjut dalam Prosedur Mutu Ketatausahaan (UIN Sunan AmpelQA/PM/03-DD/01)