Anjab Pengadministrasian Kepegawaian 2017
FORMULIR ANALISIS JABATAN
1.
Nama Jabatan : Pengadministrasian Kepegawaian
2.
Kode Jabatan
: 1.1.5.28
3.
Unit Kerja
: Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan Kab. Maros
Eselon I
:
Eselon IIa
: Kepala Dinas
Eselon IIb
:
Eselon III
: Sekretaris
Eselon I V
: Kasubag. Umum, Asset, dan Kepegawaian
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :
Kepala Dinas
Sekretaris
Kasubag. Umum, Asset dan
Kepegawaian
Pengadministras
ian
Kepegawaian
5.
Pembantu
Pengurus Barang
Pengurus Barang
Pengelola
Kepegawaian
Pengelola
Kepegawaian
Fungsional
Pengelola Disiplin
Pegawai
Ikhtisar Jabatan:
Melakukan
Kegiatan
yang
meliputi
penerimaan,
pencatatan,
dan
pendokumentasian di bidang kepegawaian sesuai standar, pedoman, dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6.
Uraian Tugas:
a. Mempelajari standar, pedoman dan Indeks Penomoran Surat serta peraturan
perundangan lain yang sesuai dengan tugas Agendaris sebagai dasar untuk
melaksanakan tugas;
Tahapan :
1) Membaca standar, pedoman dan prosedur kerja yang berkaitan dengan
tugas pokoknya;
2) Melaksanakan tugas sesuai yang telah ditentukan.
b. Mencatat surat-surat yang masuk pada buku agenda surat masuk dan memberi
lembar disposisi sesuai klasifikasi surat untuk diajukan kepada atasan;
Tahapan :
1) Menerima surat masuk;
2) Memberi stempel agenda pada surat masuk;
3)
4)
5)
6)
Memberi nomor indeks pada surat masuk;
Meregister surat masuk;
Memberi lembar disposisi serta mencatat perihal surat;
Melaporkan kepada atasan.
c. Mencatat surat-surat keluar pada buku agenda surat keluar sesuai prosedur
kerja untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Mencatat, memberi nomor, tanggal dan stempel pada surat keluar;
2) Memasukkan surat pada sampul yang telah disediakan.
d. Mencatat surat-surat yang telah didisposisi oleh atasan dan menyiapkan
pendistribusian surat-surat tersebut sesuai arahan agar tercapai tingkat kinerja
yang diharapkan;
Tahapan :
1) Mencatat surat yang telah didisposisi oleh atasan pada buku kendali;
2) Membuat lembar pengiriman surat;
3) Memberikan surat kepada Caraka untuk didistribusikan.
e. Membuat rekapitulasi jumlah surat masuk dan surat keluar sebagai bahan
penyusunan laporan sesuai data yang telah dikumpulkan agar diperoleh hasil
kerja yang benar dan akurat;
Tahapan :
1) Menghitung jumlah surat masuk dan surat keluar;
2) Membuat konsep laporan;
3) Membuat Laporan.
7.
8.
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan, baik lisan maupun tertulis
sesuai bidang tugasnya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Tahapan :
1) Menerima perintah;
2) Melaksanakan perintah;
3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.
Bahan Kerja:
No
Bahan Kerja
Penggunaan Dalam Tugas
1.
Standar, pedoman dan prosedur
kerja serta petunjuk dari atasan
Pedoman dalam melaksanakan
tugas
2.
Surat masuk, surat keluar, naskah
dan dokumen kedinasan
Pencatatan surat
3.
Surat-surat yang telah di disposisi Pendistribusian surat
oleh atasan
Perangkat/Alat Kerja:
No
Perangkat Kerja
Digunakan Untuk Tugas
1.
Buku Indeks Penomoran
Menentukan penomoran surat
2.
Buku Agenda
Mencatat surat
3.
Buku Kendali
Memantau distribusi surat
4.
Lembar Disposisi
Mencatat disposisi dari atasan
5.
ATK
Mendukung pelaksanaan tugas
dan pekerjaan
9.
Hasil Kerja:
N
o
Jumlah
Satuan
Hasil Kerja
1.
Terlaksananya
surat-surat masuk
2.
Terlaksananya
pencatatan
surat-surat keluar
Terlaksananya disitribusi surat,
naskah dan dokumen berjalan
lancar sesuai disposisi dari
atasan
3.
4.
Waktu Yang
Diperlukan
pencatatan
Tersedianya rekapitulasi jumlah
surat dan surat keluar
10. Tanggung Jawab:
a. Keakuratan pencatatan surat-surat masuk dan surat keluar;
b. Ketelitian dan kebenaran dalam pemberian nomor, tanggal dan stempel surat;
c. Kelancaran pendistribusian surat-surat, naskah dan dokumen kepada pihakpihak sesuai disposisi dan arahan atasan;
11.
Wewenang:
a. Mengajukan kebutuhan atas peraturan perundangan, standar, pedoman dan
prosedur kerja yang berkaitan dengan tugas pengagendaan surat kepada
atasan;
b. Mengajukan kebutuhan atas sarana dan prasarana yang dipergunakan untuk
melaksanakan tugas;
c. Mengajukan hak cutinya kepada atasan;
12.
Korelasi Jabatan:
No
1.
Unit Kerja/
Instansi
Jabatan
Kepala Sub.
Bagian Umum,
Asset dan
Kepegawaian
Dalam Hal
Dinas Pertanian dan Penerimaan tugas,
Ketahanan Pangan konsultasi, melaporkan hasil
pelaksanaan tugas,
menyampaikan usul, saran
dan pendapat
13. Kondisi Lingkungan Kerja:
N
o
Aspek
Faktor
1.
Tempat kerja
Didalam ruangan
2.
Suhu
Dingin
3.
Udara
Kering dan Lembab
4.
Keadaan Ruangan
Cukup Baik
5.
Letak
6.
Penerangan
Terang
7.
Suara
Tenang
8.
Keadaan tempat kerja
Bersih dan Rapi
9.
Getaran
-
14.
Resiko Bahaya:
N
o
1.
Fisik / Mental
Penyebab
Tidak ada
2.
3.
15.
Syarat Jabatan:
a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda Tk.I, III/bPengaturMuda,II/a
b. Pendidikan
: SLTA/ DI/ DII/ DIII Manajemen/ Administrasi
PerkantoranSMA
c. Kursus/Diklat
:
1) Penjenjangan
:
d.
e.
f.
g.
2) Teknis
Pengalaman kerja
Pengetahuan kerja
Keterampilan kerja
Bakat Kerja
1) G. Intelegensi
2) N. Bakat Numerik
3) Q. Ketelitian
:
:
:
:
:
h. Temperamen Kerja:
1)
R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan kegiatan-kegiatan
yang berulang atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang
sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan
yang tertentu
2)
P : Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan
orang lain lebih dari hanya penerimaan dan pembuatan intruksi
.
i. Minat Kerja
:
1)
1.b Pilihan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan
komunikasi data
2) 3.a Pilihan melakukan kegiatan – kegiatan rutin, konkrit dan teratur
j.
Upaya Fisik
:
1) Duduk
2) Berbicara
3) Bekerja dengan jari
k. Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin
2) Umur
3) Tinggi badan
4) Berat badan
5) Postur badan
6) Penampilan
l.
Fungsi Pekerjaan
:
:
:
:
:
:
:
:
1) D0= Memadukan data
2) D5= Menyalin data
16.
Prestasi Kerja Yang Diharapkan :
N
o
Hasil Kerja
Jumlah
Satuan
Waktu Yang
Diperlukan
1.
2.
17. Butir Informasi Lain :
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Maros,
07 Maret 2017
Mengetahui Atasan Langsung
Yang membuat
RATNAWATI, S.TP., MM
NIP. 19660404 200212 2 002
ERNIWATY MOCHTAR, SE
NIP. 19740816 200701 2 021
1.
Nama Jabatan : Pengadministrasian Kepegawaian
2.
Kode Jabatan
: 1.1.5.28
3.
Unit Kerja
: Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan Kab. Maros
Eselon I
:
Eselon IIa
: Kepala Dinas
Eselon IIb
:
Eselon III
: Sekretaris
Eselon I V
: Kasubag. Umum, Asset, dan Kepegawaian
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :
Kepala Dinas
Sekretaris
Kasubag. Umum, Asset dan
Kepegawaian
Pengadministras
ian
Kepegawaian
5.
Pembantu
Pengurus Barang
Pengurus Barang
Pengelola
Kepegawaian
Pengelola
Kepegawaian
Fungsional
Pengelola Disiplin
Pegawai
Ikhtisar Jabatan:
Melakukan
Kegiatan
yang
meliputi
penerimaan,
pencatatan,
dan
pendokumentasian di bidang kepegawaian sesuai standar, pedoman, dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6.
Uraian Tugas:
a. Mempelajari standar, pedoman dan Indeks Penomoran Surat serta peraturan
perundangan lain yang sesuai dengan tugas Agendaris sebagai dasar untuk
melaksanakan tugas;
Tahapan :
1) Membaca standar, pedoman dan prosedur kerja yang berkaitan dengan
tugas pokoknya;
2) Melaksanakan tugas sesuai yang telah ditentukan.
b. Mencatat surat-surat yang masuk pada buku agenda surat masuk dan memberi
lembar disposisi sesuai klasifikasi surat untuk diajukan kepada atasan;
Tahapan :
1) Menerima surat masuk;
2) Memberi stempel agenda pada surat masuk;
3)
4)
5)
6)
Memberi nomor indeks pada surat masuk;
Meregister surat masuk;
Memberi lembar disposisi serta mencatat perihal surat;
Melaporkan kepada atasan.
c. Mencatat surat-surat keluar pada buku agenda surat keluar sesuai prosedur
kerja untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Mencatat, memberi nomor, tanggal dan stempel pada surat keluar;
2) Memasukkan surat pada sampul yang telah disediakan.
d. Mencatat surat-surat yang telah didisposisi oleh atasan dan menyiapkan
pendistribusian surat-surat tersebut sesuai arahan agar tercapai tingkat kinerja
yang diharapkan;
Tahapan :
1) Mencatat surat yang telah didisposisi oleh atasan pada buku kendali;
2) Membuat lembar pengiriman surat;
3) Memberikan surat kepada Caraka untuk didistribusikan.
e. Membuat rekapitulasi jumlah surat masuk dan surat keluar sebagai bahan
penyusunan laporan sesuai data yang telah dikumpulkan agar diperoleh hasil
kerja yang benar dan akurat;
Tahapan :
1) Menghitung jumlah surat masuk dan surat keluar;
2) Membuat konsep laporan;
3) Membuat Laporan.
7.
8.
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan, baik lisan maupun tertulis
sesuai bidang tugasnya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Tahapan :
1) Menerima perintah;
2) Melaksanakan perintah;
3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.
Bahan Kerja:
No
Bahan Kerja
Penggunaan Dalam Tugas
1.
Standar, pedoman dan prosedur
kerja serta petunjuk dari atasan
Pedoman dalam melaksanakan
tugas
2.
Surat masuk, surat keluar, naskah
dan dokumen kedinasan
Pencatatan surat
3.
Surat-surat yang telah di disposisi Pendistribusian surat
oleh atasan
Perangkat/Alat Kerja:
No
Perangkat Kerja
Digunakan Untuk Tugas
1.
Buku Indeks Penomoran
Menentukan penomoran surat
2.
Buku Agenda
Mencatat surat
3.
Buku Kendali
Memantau distribusi surat
4.
Lembar Disposisi
Mencatat disposisi dari atasan
5.
ATK
Mendukung pelaksanaan tugas
dan pekerjaan
9.
Hasil Kerja:
N
o
Jumlah
Satuan
Hasil Kerja
1.
Terlaksananya
surat-surat masuk
2.
Terlaksananya
pencatatan
surat-surat keluar
Terlaksananya disitribusi surat,
naskah dan dokumen berjalan
lancar sesuai disposisi dari
atasan
3.
4.
Waktu Yang
Diperlukan
pencatatan
Tersedianya rekapitulasi jumlah
surat dan surat keluar
10. Tanggung Jawab:
a. Keakuratan pencatatan surat-surat masuk dan surat keluar;
b. Ketelitian dan kebenaran dalam pemberian nomor, tanggal dan stempel surat;
c. Kelancaran pendistribusian surat-surat, naskah dan dokumen kepada pihakpihak sesuai disposisi dan arahan atasan;
11.
Wewenang:
a. Mengajukan kebutuhan atas peraturan perundangan, standar, pedoman dan
prosedur kerja yang berkaitan dengan tugas pengagendaan surat kepada
atasan;
b. Mengajukan kebutuhan atas sarana dan prasarana yang dipergunakan untuk
melaksanakan tugas;
c. Mengajukan hak cutinya kepada atasan;
12.
Korelasi Jabatan:
No
1.
Unit Kerja/
Instansi
Jabatan
Kepala Sub.
Bagian Umum,
Asset dan
Kepegawaian
Dalam Hal
Dinas Pertanian dan Penerimaan tugas,
Ketahanan Pangan konsultasi, melaporkan hasil
pelaksanaan tugas,
menyampaikan usul, saran
dan pendapat
13. Kondisi Lingkungan Kerja:
N
o
Aspek
Faktor
1.
Tempat kerja
Didalam ruangan
2.
Suhu
Dingin
3.
Udara
Kering dan Lembab
4.
Keadaan Ruangan
Cukup Baik
5.
Letak
6.
Penerangan
Terang
7.
Suara
Tenang
8.
Keadaan tempat kerja
Bersih dan Rapi
9.
Getaran
-
14.
Resiko Bahaya:
N
o
1.
Fisik / Mental
Penyebab
Tidak ada
2.
3.
15.
Syarat Jabatan:
a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda Tk.I, III/bPengaturMuda,II/a
b. Pendidikan
: SLTA/ DI/ DII/ DIII Manajemen/ Administrasi
PerkantoranSMA
c. Kursus/Diklat
:
1) Penjenjangan
:
d.
e.
f.
g.
2) Teknis
Pengalaman kerja
Pengetahuan kerja
Keterampilan kerja
Bakat Kerja
1) G. Intelegensi
2) N. Bakat Numerik
3) Q. Ketelitian
:
:
:
:
:
h. Temperamen Kerja:
1)
R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan kegiatan-kegiatan
yang berulang atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang
sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan
yang tertentu
2)
P : Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan
orang lain lebih dari hanya penerimaan dan pembuatan intruksi
.
i. Minat Kerja
:
1)
1.b Pilihan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan
komunikasi data
2) 3.a Pilihan melakukan kegiatan – kegiatan rutin, konkrit dan teratur
j.
Upaya Fisik
:
1) Duduk
2) Berbicara
3) Bekerja dengan jari
k. Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin
2) Umur
3) Tinggi badan
4) Berat badan
5) Postur badan
6) Penampilan
l.
Fungsi Pekerjaan
:
:
:
:
:
:
:
:
1) D0= Memadukan data
2) D5= Menyalin data
16.
Prestasi Kerja Yang Diharapkan :
N
o
Hasil Kerja
Jumlah
Satuan
Waktu Yang
Diperlukan
1.
2.
17. Butir Informasi Lain :
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Maros,
07 Maret 2017
Mengetahui Atasan Langsung
Yang membuat
RATNAWATI, S.TP., MM
NIP. 19660404 200212 2 002
ERNIWATY MOCHTAR, SE
NIP. 19740816 200701 2 021