Prosedur | Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat
PROSEDUR
PENGABDIAN
No Revisi
01
02
03
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
1
Unit
LPPM
Bagian Yang Diubah
1. Penambahan jenis kegiatan pengabdian, dengan
memasukkan pengabdian penugasan dan
pengabdian lembaga / institusi
1. Perubahan kalimat pada sub bagian ruang lingkup
2. Penambahan definisi pada pengabdian lembaga
3. Penambahan identitas mitra pada form F-12
4. Perubahan komponen penggunaan dana
5. Perubahan formulir monev
6. Penambahan keterangan kelengkapan pelaporan
kegiatan pada prosedur penyelesaian kegiatan
pengabdian
7. Penambahan format poster
1. Penambahan nomor halaman pada header
2. Perubaha Jurusan e jadi Progra “tudi
3. Perubahan aturan pada hibah pengabdian bagi
penerapan teknologi
4. Perubahan formulir pengajuan
5. Penambahan proses revisi / menanggapi hasil
review proposal pengabdian tim dosen
6. Penambahan WRII dan WRIV sebagai reviewer
pengabdian penugasan dan lembaga
7. Perubahan format proposal F-10
8. Perubahan form F-12 menjadi F-12 A dan F-12B
Disetujui
Ka. LPPM,
1 Januari 2014
Ka. LPPM, Januari
2015
Ka. LPPM, Januari
2016
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
P-OZ
Berlaku 01 Desember2016
Revisi
4
.Hlm
2
Unit
LPPM
Diperiksa
oleh:WakilRektorBidangPenelitian,
Pengabdian,
dan
KerjaSama
I
PROSEDUR
PENGABDIAN
1.
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
3
Unit
LPPM
TUJUAN
Prosedur pengadian kepada masyarakat ini bertujuan untuk:
2.
-
Menerangkan skema-skema pengabdian,
-
Menerangkan cara pengajuan proposal pengabdian,
-
Menerangkan pelaksanaan kegiatan dan pelaporan keuangan kegiatan pengabdian,
-
Menerangkan cara pelaporan dan pengumpulan laporan pengabdian.
RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua skema pengabdian dengan dana internal yang dikelola oleh
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM), Universitas Katolik
Parahyangan.
Jenis pengabdian yang dikelola oleh LPPM terdiri dari:
a) Pengabdian usulan tim dosen,
b) Pengabdian penugasan,
c) Pengabdian lembaga/institusi.
Dosen yang sudah dua kali berturut-turut mendapatkan persetujuan hibah penelitian reguler /
pengabdian tim dosen diwajibkan untuk menghasilkan proposal hibah penelitian / pengabdian
sebagai ketua dengan sumber pendanaan eksternal. Perkecualian dapat diberikan untuk dosen
yang belum memiliki kualifikasi untuk mengakses berbagai hibah eksternal yang tersedia, maka
yang bersangkutan dapat menunjukkan keikutsertaannya sebagai anggota dalam penelitian
dengan sumber pendanaan eksternal.
3.
REFERENSI
3.1.
Peraturan Pengurus Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor 4 Tahun 2013
tentang Pengelolaan Kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Universitas
Katolik Parahyangan.
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
4
Unit
LPPM
3.2. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor: III/PRT/2013-01/013 tentang
Skema Dan Tata Laksana Hibah Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat,
Universitas Katolik Parahyangan.
3.3.
Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2016-11/413-I tentang Revisi Prosedur Desember
2016
2.
ISTILAH DAN DEFINISI
2.1.
Pengabdian adalah kegiatan yang didasarkan atas kebutuhan, tantangan, persoalan
masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung untuk pemenuhan martabat
kemanusiaan.
2.2.
Pengabdian tim dosen adalah kegiatan pengabdian yang diajukan oleh seorang dosen
dengan jabatan fungsional minimal asisten ahli, yang didukung dengan dosen-dosen
lain sebagai anggota tim pengabdian, dengan waktu pengajuan proposal mengikuti
jadwal reguler yang dibuat oleh LPPM.
2.3.
Pengabdian penugasan adalah kegiatan pengabdian berdasarkan penugasan dari
Rektor / Dekan / Ketua LPPM yang bertujuan memenuhi permintaan dari lembaga /
instansi luar sesuai dengan misi UNPAR. Waktu pengajuan proposal pengabdian oleh
tim dosen yang ditugaskan tersebut paling lambat pada akhir bulan September tahun
berjalan (jika dana masih tersedia).
2.4.
Pengabdian lembaga / institusi adalah kegiatan pengabdian yang rutin dilakukan oleh
suatu fakultas / program studi / pusat studi dan diajukan atas nama fakultas / program
studi / pusat studi tersebut. Penanggung jawab kegiatan adalah dekan / ketua
program studi / ketua pusat studi yang menunjuk ketua pengabdi dosen di lingkungan
kerja yang bersangkutan. Karena merupakan rencana kerja dari fakultas / program
studi / pusat studi, kegiatan pengabdian ini harus dimasukkan pada Rencana Kerja dan
Anggaran Program Studi/Fakultas. Waktu pengajuan proposal pengabdian lembaga /
institusi adalah setiap awal semester mengikuti jadwal kegiatan LPPM.
Ketentuan-ketentuan untuk jenis pengabdian ini adalah:
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
5
Unit
LPPM
a) Memberikan dampak langsung bagi mitra dan merupakan kegiatan yang
berkelanjutan, hal ini dibuktikan dengan rekam kegiatan yang telah dilakukan.
b) Total waktu yang dialokasikan dalam kegiatan pengabdian masyarakat minimum
50 jam, dengan alokasi terbesar didedikasikan pada kegiatan tatap muka dengan
penerima manfaat.
Alokasi 50 jam dapat termasuk persiapan pelaksanaan, kegiatan tatap muka
dengan penerima manfaat, dan pelaporan. Alokasi ini tertulis / tergambarkan
jelas dalam timeline di proposal kegiatan pengabdian.
c) Kontribusi yang jelas dari mitra pengabdian (in kind / in cash)
d) Menyertakan bukti perjanjian kerja sama / MOU, atau TOR (term of reference)
2.5.
Pengabdian usulan tim dosen dikelompokkan berdasarkan skema hibah menjadi (1)
pengabdian bagi pembangunan masyarakat dan (2) pengabdian bagi penerapan
teknologi (kegiatan pengabdian ini didasarkan pada hasil penelitian yang sudah
terlebih dahulu dilakukan dosen bersangkutan).
2.6.
Pimpinan universitas adalah Rektor atau Wakil Rektor Universitas Katolik
Parahyangan.
2.7.
Pengabdi adalah dosen tetap dan dosen kontrak dengan kualifikasi minimal 24 jam
per minggu yang membentuk kelompok pengabdian dengan dosen lain untuk
melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
2.8.
Seorang pengabdi hanya dapat menjadi ketua pada 1 judul penelitian atau pengabdian
kepada masyarakat (pengabdian usulan tim dosen).
2.9.
Persyaratan jabatan fungsional untuk keperluan skema hibah internal adalah setelah
dinyatakan lolos Senat Fakultas (untuk lektor) dan lolos Senat Universitas (untuk lektor
kepala)
2.10. Terdapat 2 macam kegiatan seminar untuk pengabdian tim dosen, yaitu:
a.
Seminar proposal, adalah seminar yang dikelola oleh Kaprodi dengan tujuan untuk
menilai kelayakan proposal pengabdian,
b.
Seminar akhir, adalah seminar yang diikuti dosen dengan tujuan untuk
mendisemenasikan hasil pengabdiannya. Seminar akhir ini dapat berupa: a)
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
6
Unit
LPPM
seminar nasional atau seminar internasional yang diselenggarakan oleh instansi di
luar UNPAR, b) seminar nasional atau seminar internasional yang diselenggarakan
oleh UNPAR, c) seminar yang dikelola oleh LPPM dan Program Studi khusus untuk
mendiseminasikan hasil pengabdian.
3.
TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
3.1.
Ketua LPPM bertanggung jawab atas ketaatan pada prosedur, pelaksanaan pelayanan
dan tersedianya pendanaan untuk terjaminnya pelaksanaan hingga penyelesaian
kegiatan pengabdian sesuai dengan target pengabdian yang telah ditetapkan dalam
kontrak pengabdian.
3.2.
Reviewer bertanggung jawab atas mutu proposal dan kegiatan pengabdian yang akan
didanai, dan berwenang untuk: 1) memberikan rekomendasi apakah suatu proposal
layak untuk didanai atau tidak, 2) memberikan rekomendasi pendanaan.
3.3.
Dekan bertanggung jawab atas tersedianya sumber daya pengabdi dan peralatan
pengabdian yang dimiliki oleh pusat dan/atau laboratorium di lingkungan fakultas
sehingga pengabdian dapat berjalan sesuai dengan target yang telah ditetapkan.
3.4.
Ketua Program Studi dan pemberi tugas bertanggung jawab pada:
- Pelaksanaan evaluasi proposal pengabdian, mencakup kelengkapan administrasi,
kesesuaian format proposal dengan panduan, dan evaluasi proposal pengabdian
melalui seminar ilmiah, untuk menjamin mutu proposal pengabdian sesuai
ketentuan yang ditetapkan oleh LPPM,
- Pelaksanaan monitoring dan evaluasi (monev) pelaksanaan kegiatan pengabdian,
mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format monev dengan panduan,
dan evaluasi kesesuaian antaran luaran yang ditargetkan dan capaian,
- Pengumpulan dan evaluasi laporan pengabdian, mencakup kelengkapan
administrasi, kesesuaian format laporan dengan panduan, dan evaluasi laporan
pengabdian melalui seminar ilmiah untuk menjamin mutu laporan pengabdian.
PROSEDUR
PENGABDIAN
3.5.
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
7
Unit
LPPM
Ketua Pengabdi bertanggung jawab akan substansi dan mutu pengabdian sesuai
dengan target yang telah ditetapkan kepada Ketua Program Studi, Dekan, dan Ketua
LPPM.
3.6.
Anggota Pengabdi bertanggung jawab akan keberhasilan kegiatan pengabdian sesuai
dengan target yang telah ditetapkan kepada Ketua Pengabdi.
3.7.
Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan, pengawasan pemanfaatan dana
pengabdian dan bukti-bukti pendukungnya.
4.
RINCIAN PROSEDUR
Terdapat tiga prosedur untuk kegiatan pengabdian ini, yaitu prosedur pengajuan proposal
pengabdian, prosedur pelaksanaan dan monev (monitoring dan evaluasi) pengabdian, serta
prosedur penyelesaian kegiatan pengabdian.
6.1 PROSEDUR PENGABDIAN USULAN TIM DOSEN
6.1.1 Prosedur Pengajuan Proposal Usulan Tim Dosen
6.1.1.1
Ketua LPPM mengeluarkan surat edaran berisi kalender kegiatan pengabdian
mencakup jadwal pengajuan proposal, proses review proposal, penandatanganan
perjanjian pelaksanaan pengabdian, pelaksanaan pengabdian, pelaksanaan
monev dan laporan kemajuan, serta laporan pengabdian.
6.1.1.2
Ketua Pengabdi mengajukan proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan
format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11) kepada
Ketua Program Studi disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian (F12A atau F-12B) yang sudah diisi dan ditandatangani.
F-12A adalah formulir pengajuan kegiatan pengabdian bagi pembangunan
masyarakat.
F-12B adalah formulir pengajuan kegiatan pengabdian bagi penerapan teknologi.
6.1.1.3
Ketua Program Studi menjadwalkan dan melaksanakan presentasi proposal
pengabdian untuk melakukan evaluasi proposal pengabdian (mencakup
kelengkapan administrasi, kesesuaian format proposal, dan mutu proposal)
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
8
Unit
LPPM
dalam suatu seminar ilmiah internal di tingkat KBI / Pusat / Laboratorium /
Program Studi.
6.1.1.4
Jika proposal pengabdian dinilai memerlukan perbaikan, Ketua Pengabdi harus
melakukan penyempurnaan proposal pengabdian sebelum dikembalikan kepada
Ketua Program Studi.
6.1.1.5
Untuk proposal pengabdian yang lolos evaluasi proposal pengabdian, Ketua
Program Studi menandatangani Formulir F-12A / F-12B dan Formulir F-13. Bukti
Pelaksanaan Seminar.
6.1.1.6
Ketua Pengabdi memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan
(penugasan pengabdi dan ketersedian sarana pengabdian) terhadap proposal
pengabdiannya.
6.1.1.7
Dekan menandatangani Formulir F-12A / F-12B sebagai persetujuan terhadap
proposal pengabdiannya.
6.1.1.8
Ketua Pengabdi menyerahkan Formulir F-12A / F-12B, Formulir F-13, beserta 2
jilid proposal pengabdian kepada ketua LPPM untuk mendapatkan persetujuan
penggunaan dana pengabdian. Untuk pengabdian skema Pembangunan
Masyarakat proposal dilengkapi dengan surat persetujuan dari mitra.
6.1.1.9
LPPM memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal pengabdian sesuai
dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
6.1.1.10 Kepala LPPM mengkoordinasi proses review untuk menilai kelayakan proposal,
baik aspek substansi maupun pendanaan kegiatan pengabdian, dengan
menugaskan 2 reviewer untuk setiap proposal pengabdian secara desk evaluation
dengan menggunakan Formulir F-14. Penilaian Proposal Pengabdian.
6.1.1.11 Kepala LPPM mengumumkan hasil pemeriksaan proposal pengabdian baik yang
didanai maupun tidak didanai kepada komunitas akademik Universitas Katolik
Parahyangan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
6.1.1.12 LPPM membuatkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian yang akan ditandatangani
oleh Kepala LPPM dan Ketua Pengabdi.
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
9
Unit
LPPM
6.1.1.13 LPPM mengadakan pertemuan dengan semua Ketua Pengabdi, yang disetujui
proposalnya. Dalam kegiatan ini LPPM membagikan hasil review kepada dosen
bersangkutan dan diadakan juga penandatanganan Perjanjian Pelaksanaan
Pengabdian.
6.1.1.14 LPPM membuat rekapitulasi semua proposal pengabdian.
6.1.1.15 LPPM mengirimkan data kegiatan pengabdian dosen ke setiap fakultas.
6.1.1.16 Ketua pengabdi membuat revisi proposal atau tanggapan hasil review.
6.1.1.17 Ketua pengabdi menyerahkan revisi proposal atau tanggapan hasil review ke
LPPM.
6.1.1.18 PROSES SELESAI.
6.1.1.19 Dokumen terkait:
F-10 Format Proposal Pengabdian
F-11 Format Sampul Muka Proposal Pengabdian
F-12A Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi
Pembangunan Masyarakat)
F-12B Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi
Penerapan Teknologi)
F-13 Formulir Bukti Pelaksanaan Seminar
F-14 Formulir Penilaian Proposal Pengabdian
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
10
Unit
LPPM
Bagan P-02-01
Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen di Fakultas
Ketua Pengabdi
KAPRODI
Dekan
Menyiapkan proposal
dan berkas pengajuan
Pengumuman tanggal
pemasukkan proposal
Menyerahkan
proposal dan form F12A / F-12B
Mengatur jadwal
seminar
Pelaksanaan kegiatan
seminar
Membuat revisi
proposal / form
Tidak
Setuju?
Ya
Menandatangani form
F-12A / F-12B dan F13
Menyerahkan 2 proposal,
F-12A / F-12B, dan F-13
ke LPPM
Lanjut ke
prosedur
pengajuan di
LPPM
LPPM
Menandatangani form
F-12A / F-12B
Mengembalikan
dokumen ke ketua
pengabdi
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
4
Hlm
11
Unit
LPPM
Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen di
LPPM
LPPM
Menyerahkan 2 proposal,
F-12A / F-12B, dan F-13
ke LPPM
Melakukan
pemeriksaan
administratif proposal
pengabdian
Membuat revisi
proposal
Reviewer
Tidak
Setuju?
Ya
Menugaskan 2 orang
reviewer
Memeriksa hasil
review
Ya
Tidak
Setuju?
Mengumu
mkan hasil
review
Mengirimka
n surat
pemberitah
uan
Membuat
surat
kontrak
pengabdian
Menandatangani
kontrak pengabdian
Menyusun revisi
proposal / tanggapan
hasil review
Membagikan
hasil review
Penyimpangan
data proposal
Menyerahkan revisi
proposal / tanggapan
hasil review ke LPPM
Mengirimkan data ke
fakultas
Lanjut ke proses
pengabdian
Proses Selesai
01 Desember 2016
Revisi
Lanjutan
Ketua Pengabdi
P-02
Melaksanakan
prosses review sesuai
form F-14
Menyerahkan hasil review
dan proposal ke LPPM
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
12
Unit
LPPM
6.1.2 PROSEDUR PELAKSANAAN DAN MONEV PENGABDIAN
6.1.2.1
Berdasarkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian, LPPM memproses pencairan
dana pengabdian Tahap Pertama ke Biro Keuangan sebesar 70% dari total pagu
dana yang disetujui.
6.1.2.2
Ketua Pengabdi menyerahkan revisi proposal / tanggapan terhadap hasil review
ke LPPM.
6.1.2.3
LPPM memberikan info kepada ketua pengabdi tentang pencairan dana.
6.1.2.4
Ketua Pengabdi mengambil dana pengabdian Tahap Pertama ke LPPM.
6.1.2.5
Kegiatan pengabdian dilaksanakan sesuai dengan tahapan dan jadwal kegiatan
pengabdian untuk menghasilkan target yang dicantumkan di dalam proposal
pengabdian.
6.1.2.6
Ketua Program Studi melaksanakan proses monitoring dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan pengabdian dengan mengisi Formulir F-15. Monev Pelaksanaan
Pengabdian yang terlebih dahulu disiapkan oleh Ketua Pengabdi.
6.1.2.7
Ketua Pengabdi menyerahkan ke LPPM Laporan tahap I berupa Laporan
Kemajuan Pengabdian tahap I, yaitu Formulir F-15 Monev Pelaksanaan
Pengabdian yang sudah ditandatangani Ketua Program Studi & disertai buktibukti pendukung, pada waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan
Pengabdian. Jika laporan tahap I dinilai memerlukan perbaikan, Ketua Peneliti
harus melakukan penyempurnaan laporan tahap I sebelum dikembalikan ke
LPPM.
6.1.2.8
Jika Ketua Pengabdi tidak menyerahkan laporan kemajuan sesuai dengan jadwal,
kepala LPPM berhak untuk melakukan perubahan perjanjian berupa addendum
yang ditandatangani oleh kepala LPPM dan ketua peneliti.
Jika Ketua Peneliti tidak menyerahkan laporan kemajuan sesuai dengan jadwal,
maka layanan LPPM untuk perjalanan dinas dan insentif karya tulis ilmiah
terhadap ketua peneliti tersebut akan dihentikan sampai laporan kemajuan
penelitian diserahkan.
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGABDIAN
6.1.2.9
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
13
Unit
LPPM
Jika laporan keuangan pengabdi kurang dari 70%, maka sisanya akan dilaporkan
sebagai honor pengabdi,
dan pencairan tahap ke 2 sebesar sisa honor
pengabdian atau sebesar maks 30% (disesuaikan dengan pelaporan bon
tambahan).
Contoh:
Total dana pengabdian yang diperoleh = Rp 10.000.000,Honor maksimal yang boleh diambil (30%) = Rp 3.000.000,Dana tahap 1 yang diterima = Rp 7.000.000,Laporan keuangan tahap 1 dengan bukti-bukti terlampir = Rp 5.000.000,Maka Rp 7.000.000,- - Rp 5.000.000,- = Rp 2.000.000,- akan dilaporkan sebagai honor
pengabdian.
Pencairan dana tahap 2 (Maksimal Rp 3.000.000,-) = Sisa honor + total pelaporan
keuangan dengan bukti-bukti terlampir
6.1.2.10 Jika jumlah laporan keuangan dengan bon-bon terlampir dan honor pengabdi
kurang dari 70% maka sisa dana yang masih ada harus dikembalikan ke LPPM
dan tidak ada pencairan tahap ke 2 kecuali pengabdi melaporakan laporan
keuangan dengan bon-bon terlampir (maksimal 30%).
Contoh:
Total dana pengabdian yang diperoleh = Rp 10.000.000,Honor maksimal yang boleh diambil (30%) = Rp 3.000.000,Dana tahap 1 yang diterima = Rp 7.000.000,Laporan keuangan tahap 1 dengan bukti-bukti terlampir = Rp 2.000.000,Maka Rp 3.000.000,- akan dilaporkan sebagai honor pengabdian,
Sisa dana = Rp 7.000.000 – Rp 2.000.000 – Rp 3.000.000 = Rp 2.000.000 harus
dikembalikan ke LPPM
Pencairan dana tahap 2 (Maksimal Rp 3.000.000,-) = Pelaporan keuangan dengan buktibukti terlampir
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
14
Unit
LPPM
6.1.2.11 LPPM akan melaporkan laporan keuangan pengabdian ke Biro Keuangan.
6.1.2.12 Biro keuangan memeriksa laporan keuangan pengabdian dan bila masih ada yang
perlu diperbaiki maka Biro Keuangan akan mengembalikannya ke LPPM yang
akan meneruskan informasi tersebut kepada Ketua Pengabdi.
6.1.2.13 Pengabdi mengumpulkan revisi laporan keuangan kepada LPPM.
6.1.2.14 LPPM akan mencatat monev pengabdian.
6.1.2.15 PROSES SELESAI.
6.1.2.16 Dokumen terkait:
F-15 Monev Pelaksanaan Pengabdian
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGABDIAN
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
15
Unit
LPPM
Bagan P-02-02
Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian Tim Dosen
Ketua Pengabdi
Ketua PRODI
LPPM
Biro Keuangan
Penyerahan
tanggapan atas hasil
review
Pengajuan dana
pengabdian tahap 1
Pencairan dana tahap
I sesuai prosedur biro
keuangan
Penerimaan dana
tahap I
Pencairan dana tahap
I ke ketua pengabdi
Pelaksanaan kegiatan
pengabdian
Pembuatan laporan
tahap I (F-15)
Penyerahan laporan
tahap I (F-15)
Pembuatan revisi
laporan tahap I
Pemeriksaan laporan
tahap I (proses
monev)
Tidak
Ya
Setuju?
Pemeriksaan laporan
tahap I
Tidak
Setuju?
Ya
Penyerahan laporan
tahap I (F-15)
Pembuatan revisi
laporan keuangan
Pengembalian lap.
Keuangan kepada
pengabdi
Pemeriksaan laporan
tahap I
Tidak
Setuju?
Ya
PROSES
SELESAI
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
16
Unit
LPPM
6.1.3 PROSEDUR PENYELESAIAN LAPORAN PENGABDIAN
6.1.3.1
LPPM bekerja sama dengan Kaprodi membuat jadwal seminar laporan
pengabdian secara terpusat di Universitas.
6.1.3.2
Ketua Pengabdi mengumpulkan laporan pengabdian yang ditulis sesuai dengan
format laporan pengabdian (F-16) dengan sampul muka laporan pengabdian
dituliskan sesuai dengan format sampul muka (F-17) kepada Ketua Program Studi
disertai dengan Formulir F-18 Penyelesaian Kegiatan Pengabdian yang sudah diisi
dan ditandatngani, serta bukti-bukti pendukung penggunaan dana .
6.1.3.3
Ketua Program Studi menandatangani Formulir F-18. Penyelesaian Kegiatan
Pengabdian dan Formulir F-13. Bukti Pelaksanaan Seminar.
6.1.3.4
Ketua Pengabdi memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap
laporan pengabdiannya.
6.1.3.5
Dekan menandatangani Formulir F-18. Penyelesaian Kegiatan Pengabdian sebagai
persetujuan terhadap laporan pengabdiannya.
6.1.3.6
Ketua Pengabdi menyerahkan Formulir F-18 Penyelesaian Kegiatan Pengabdian
dan Formulir F-13 Bukti Pelaksanaan Seminar beserta laporan pengabdian dan
disertai bukti-bukti pendukung keuangan ke LPPM.
Laporan Pengabdian yang diserahkan ke LPPM berupa:
- 1 (satu) file memuat keseluruhan laporan pengabdian (format pdf)
- 1 (satu) file poster memuat hasil pengabdian (format sesuai ketentuan)
- 1 (satu) laporan pengabdian dijilid softcover
6.1.3.7
LPPM memeriksa semua kelengkapan Penyelesaian Laporan Pengabdian sesuai
dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini.
6.1.3.8
Jika laporan dinilai masih memerlukan perbaikan atau belum lengkap, maka
Ketua Pengabdi harus melakukan penyempurnaan laporan pengabdian sebelum
dikembalikan kepada LPPM.
6.1.3.9
Setelah disetujui Kepala LPPM, LPPM akan memproses pencairan dana
pengabdian Tahap Kedua ke Biro Keuangan.
6.1.3.10 Ketua Pengabdi mengambil dana pengabdian Tahap Kedua ke LPPM.
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
17
Unit
LPPM
6.1.3.11 LPPM membuat rekapitulasi semua laporan pengabdian.
6.1.3.12 PROSES SELESAI.
6.1.3.13 Dokumen terkait:
6.1.3.13.1
F-13 Bukti Pelaksanaan Seminar
6.1.3.13.2
F-16 Format laporan Pengabdian
6.1.3.13.3
F-17 Format Sampul Muka Laporan Pengabdian
6.1.3.13.4
F-18 Formulir Penyelesaian Kegiatan pengabdian
6.1.3.13.5
F-25 Format Poster Kegiatan Pengabdian
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
18
Unit
LPPM
Bagan P-02-03
Proses Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Tim Dosen
LPPM
KETUA PENGABDI
KAPRODI
DEKAN
Menyusun laporan
dan menyiapkan Form
F-18
LPPM bersama
KAPRODI mengatur
jadwal seminar dan
melakukan proses
seminar
Menyerahkan berkas
laporan ke KAPRODI
Menandatangani
lembar penyelesaian
(F-18) & lembar bukti
seminar (F-13)
Menyerahkan berkas
penyelesaian ke
Dekan
Memeriksa
kelengkapan laporan
penelitian
Lengkap?
Ya
Menandatangani
lembar F-09
Menyimpan data
PROSES
SELESAI
Tidak
Menyerahkan berkas ke
LPPM (1 hardcopy
laporan,softcopy laporan
& poster, F-18, F-13)
Melengkapi berkas
pelaporan
Menandatangani
lembar penyelesaian
(F-18)
Menyerahkan berkas
ke ketua peneliti
No
PROSEDUR
P-02
Berlaku
PENGABDIAN
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
19
Unit
LPPM
6.2 Prosedur Pengabdian Penugasan
6.2.1 Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Penugasan
6.2.1.1 Ketua LPPM mengeluarkan surat edaran berisi kalender kegiatan pengabdian
mencakup
jadwal
penandatanganan
pengajuan
perjanjian
proposal,
pelaksanaan
proses
review
pengabdian,
proposal,
pelaksanaan
pengabdian, pelaksanaan monev dan laporan kemajuan, serta laporan
pengabdian.
6.2.1.2 Berdasarkan surat permintaan dari instansi luar, Rektor / Dekan / KLPPM
menerbitkan surat penugasan kepada tim dosen dengan tembusan /
pemberitahuan kepada pimpinan unit.
6.2.1.3 Ketua pengabdi menyusun proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan
format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11)
kepada Pemberi Tugas disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal
Pengabdian penugasan (F-23),
6.2.1.4 Pemberi Tugas memeriksa dokumen, jika dokumen sudah lengkap Pemberi
Tugas menandatangani F-23. Jika dokumen perlu direvisi, maka ketua
pengabdi melakukan revisi dan menyerahkannya kembali kepada pemberi
Tugas.
6.2.1.5 Ketua Pengabdi mengajukan proposal dan F-23 yang disertai dokumen Surat
Tugas dan Surat Permintaan dari Instansi Luar ke Dekan.
6.2.1.6 Dekan menandatangani Form F-23.
6.2.1.7 Ketua Pengabdi menyerahkan berkas pengajuan kegiatan pengabdian
penugasan ke LPPM. Berkas tersebut terdiri dari:
a. 2 Hardcopy Proposal
b. Form F-23 yang sudah ditandatangani
c. Surat Tugas dari pemberi tugas
d. Surat permintaan dari Instansi luar
6.2.1.8 LPPM memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal pengabdian sesuai
dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
20
Unit
LPPM
6.2.1.9 Kepala LPPM berkoordinasi dengan WR II dan WR IV (sebagai reviewer) untuk
menilai kelayakan proposal, baik aspek substansi maupun pendanaan
kegiatan pengabdian, untuk setiap proposal pengabdian secara desk
evaluation dengan menggunakan Formulir F-14
6.2.1.10 Kepala LPPM mengumumkan hasil pemeriksaan proposal pengabdian
penugasan.
6.2.1.11 LPPM membuatkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian yang akan
ditandatangani oleh Ketua LPPM dan Ketua Pengabdi.
6.2.1.12 LPPM menyimpan data pengabdian.
6.2.1.13 LPPM mengirimkan data pengabdian ke setiap fakultas
6.2.1.14 Proses Selesai
6.2.1.15 Dokumen terkait:
F-10 Format Proposal Pengabdian
F-11 Format Sampul Muka Proposal Pengabdian
F-23 Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Penugasan
F-14 Formulir Penilaian Proposal Pengabdian
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
21
Unit
LPPM
Bagan P-02-04
Prosedur Pengajuan Proposal Penungasan di Fakultas
Ketua Pengabdi
Pemberi Tugas
Dekan / KAPRODI
Menerima permintaan
pengabdian
Menyiapkan proposal
dan F-23
Menugaskan dosen untuk
mengkoordinasikan kegiatan
pengabdian dengan
memberikan surat tugas
Menyerahkan
proposal dan form F23
Membuat revisi
proposal / form
Mengevaluasi
proposal
Tidak
Setuju?
Ya
Menandatangani form
F-23
Menyerahkan 2 proposal,
F-23, surat tugas, surat
permintaan kerja sama ke
LPPM
Lanjut ke
prosedur
pengajuan di
LPPM
Menandatangani form
F-23
Mengembalikan
dokumen ke ketua
pengabdi
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
4
Hlm
22
Unit
LPPM
Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Penugasan di
LPPM
LPPM
Menyerahkan 2 proposal, F23, Surat tugas, Surat
permohonan dari instansi luar
ke LPPM
Melakukan
pemeriksaan
administratif proposal
pengabdian
Membuat revisi
proposal
WR II dan WR IV
Tidak
Setuju?
Ya
Melakukan koordinasi
dengan WRII dan WR
IV
Melaksanakan
prosses review sesuai
form F-14
Memeriksa hasil
review
Menyerahkan hasil review
dan proposal ke LPPM
Ya
Tidak
Setuju?
Mengumu
mkan hasil
review
Mengirimka
n surat
pemberitah
uan
Membuat
surat
kontrak
pengabdian
Menandatangani
kontrak pengabdian
Lanjut ke proses
pengabdian
Membagikan
hasil review
Penyimpangan
data proposal
Mengirimkan data ke
fakultas
Proses Selesai
01 Desember 2016
Revisi
Lanjutan
Ketua Pengabdi
P-02
No
PROSEDUR
P-02
Berlaku
PENGABDIAN
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
23
Unit
LPPM
6.2.2 Prosedur Pelaksanaan dan Monev Pengabdian Penugasan
Prosedur pelaksanaan dan monev ini mengikuti prosedur pelaksanaan dan monev
pengabdian tim dosen.
Khusus untuk pelaporan keuangan, laporan harus berdasarkan pagu UNPAR.
Pengeluaran untuk kegiatan ke luar kota dihitung berdasarkan perhitungan
perjalanan dinas.
a)
Jika pengabdian adalah penugasan oleh Dekan, maka:
-
Apabila
terdapat
perjalanan
dinas,
ketua
pengabdi
membuat
permohonan pembuatan surat tugas kepada KLPPM.
KLPPM akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan
staf keuangan fakultas membuatkan form 211 M untuk panduan
penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan
dalam laporan keuangan).
-
Staf keuangan fakultas menyusun / memeriksa laporan keuangan
pengabdian berdasarkan pagu UNPAR dan menyerahkannya ke staf
keuangan LPPM.
a)
Jika pengabdian adalah penugasan oleh Pimpinan Universitas / KLPPM, maka:
-
Apabila
terdapat
perjalanan
dinas,
ketua
pengabdi
membuat
permohonan pembuatan surat tugas kepada KLPPM.
KLPPM akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan
staf keuangan LPPM membuatkan form 211 M untuk panduan
penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan
dalam laporan keuangan).
-
Staf keuangan LPPM menyusun / memeriksa laporan keuangan
pengabdian berdasarkan pagu UNPAR.
6.2.3 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Penugasan
6.2.3.1 Ketua Pengabdi mengumpulkan laporan pengabdian yang ditulis sesuai
dengan format laporan pengabdian (F-16) dengan sampul muka laporan
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGABDIAN
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
24
Unit
LPPM
pengabdian sesuai dengan format sampul muka (F-17) serta Formulir F-24
Penyelesaian Kegiatan Pengabdian penugasan kepada pemberi tugas.
6.2.3.2 Pemberi tugas memeriksa kelengkapan dokumen.
6.2.3.3 Jika pemberi tugas menilai bahwa laporan pengabdian tersebut masih
memerlukan
perbaikan,
maka
ketua
pengabdi
harus
melakukan
penyempurnaan laporan tersebut.
6.2.3.4 Jika pemberi tugas menilai bahwa laporan pengabdian sudah cukup, maka
pemberi tugas menandatangani formulir F-24 Penyelesaian Kegiatan
Pengabdian penugasan.
6.2.3.5 Ketua pengabdi menyerahkan formulir F-24 yang telah ditandatangani
pemberi tugas, 1 jilid laporan pengabdian (dijilid softcover), bukti-bukti
pengeluaran (jika ada) kepada Ketua LPPM.
Laporan Pengabdian yang diserahkan ke LPPM berupa:
- 1 (satu) file memuat keseluruhan laporan pengabdian (format pdf)
- 1 (satu) file poster memuat hasil pengabdian (format sesuai ketentuan)
- 1 (satu) laporan pengabdian dijilid softcover
6.2.3.6 LPPM memeriksa kelengkapan Penyelesaian Laporan Pengabdian sesuai
dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
6.2.3.7 Setelah disetujui Kepala LPPM, LPPM akan memproses pencairan dana
pengabdian tahap ke -2 ke Biro Keuangan.
6.2.3.8 Ketua pengabdi mengambil dana pengabdian tahap ke-2 ke LPPM.
6.2.3.9 LPPM membuat rekapitulasi semua laporan pengabdian.
6.2.3.10 Proses Selesai
6.2.3.11 Dokumen terkait:
F-24 Formulir Penyelesaian Kegiatan Penugasan Penelitian
F-16 Format Laporan Pengabdian
F-17 Format Sampul muka Laporan Pengabdian
F-25 Format Poster Penelitian / Pengabdian
No
PROSEDUR
P-02
Berlaku
PENGABDIAN
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
25
Unit
LPPM
Bagan P-02-05
Proses Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Penugasan
LPPM
KETUA PENGABDI PEMBERI TUGAS
DEKAN/KAPRODI
Menyusun laporan
dan menyiapkan Form
F-24
Menyerahkan berkas
laporan ke pemberi
tugas
Melakukan revisi
laporan
Memeriksa dokumen
pelaporan kegiatan
pengabdian
Tidak
Setuju
Ya
Menandatangani
lembar penyelesaian
(F-24)
Menyerahkan berkas
penyelesaian ke
Dekan
Memeriksa
kelengkapan laporan
penelitian
Lengkap?
Tidak
Menyerahkan berkas ke
LPPM (1 hardcopy
laporan,softcopy laporan
& poster, F-24)
Melengkapi berkas
pelaporan
Ya
Menandatangani
lembar F-24
Melakukan proses
pencairan dana sesuai
prosedur
Menerima pencairan
dana
Menyimpan data
PROSES
SELESAI
PROSES
SELESAI
Menandatangani
lembar penyelesaian
(F-24)
Menyerahkan berkas
ke ketua peneliti
No
PROSEDUR
P-02
Berlaku
PENGABDIAN
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
26
Unit
LPPM
6.3 Prosedur Pengabdian Lembaga / Institusi
6.3.1 Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga
6.3.1.1 Ketua LPPM mengeluarkan surat edaran berisi kalender kegiatan pengabdian
mencakup
jadwal
penandatanganan
pengajuan
perjanjian
proposal,
pelaksanaan
proses
review
pengabdian,
proposal,
pelaksanaan
pengabdian, pelaksanaan monev dan laporan kemajuan, serta laporan
pengabdian.
6.3.1.2 Ketua Program Studi / Dekan menunjuk seorang dosen untuk menjadi ketua
pengabdi dan mengajukan proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan
format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11)
kepada ketua LPPM disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian
(F-33)
6.3.1.3 LPPM memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal pengabdian sesuai
dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
6.3.1.4 Ketua LPPM berkoordinasi dengan WR II dan WR IV sebagai reviewer untuk
melakukan review setiap proposal pengabdian secara desk evaluation dengan
menggunakan Formulir F-14
6.3.1.5 Ketua LPPM mengumumkan hasil pemeriksaan proposal pengabdian
penugasan.
6.3.1.6 LPPM
membuatkan
Perjanjian
Pelaksanaan
Pengabdian
ditandatangani oleh Ketua LPPM dan Ketua Pengabdi.
6.3.1.7 LPPM menyimpan data pengabdian.
6.3.1.8 LPPM mengirimkan data pengabdian ke setiap fakultas.
6.3.1.9 Proses Selesai
yang
akan
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
27
Unit
LPPM
Bagan P-02-06
Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga di
Fakultas
Ketua Pengabdi
Pemberi Tugas
(KAPRODI / DEKAN)
Menyiapkan proposal
dan F-33
Menugaskan dosen untuk
mengkoordinasikan kegiatan
pengabdian dengan
memberikan surat tugas
Menyerahkan
proposal dan form F33
Membuat revisi
proposal / form
Dekan / KAPRODI
Mengevaluasi
proposal
Tidak
Setuju?
Ya
Menandatangani form
F-33
Menyerahkan 2 proposal,
F-33 ke LPPM
Lanjut ke
prosedur
pengajuan di
LPPM
Menandatangani form
F-33
Mengembalikan
dokumen ke ketua
pengabdi
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
4
Hlm
28
Unit
LPPM
Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga di
LPPM
Menyerahkan 2 proposal, F33 ke LPPM
Membuat revisi
proposal
LPPM
WR II dan WR IV
Melakukan
pemeriksaan
administratif proposal
pengabdian
Tidak
Setuju?
Ya
Melakukan koordinasi
dengan WRII dan WR
IV
Melaksanakan
prosses review sesuai
form F-14
Memeriksa hasil
review
Menyerahkan hasil review
dan proposal ke LPPM
Ya
Tidak
Setuju?
Mengumu
mkan hasil
review
Mengirimka
n surat
pemberitah
uan
Membuat
surat
kontrak
pengabdian
Menandatangani
kontrak pengabdian
Lanjut ke proses
pengabdian
Membagikan
hasil review
Penyimpangan
data proposal
Mengirimkan data ke
fakultas
Proses Selesai
01 Desember 2016
Revisi
Lanjutan
Ketua Pengabdi
P-02
No
PROSEDUR
P-02
Berlaku
PENGABDIAN
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
29
Unit
LPPM
6.3.2 Prosedur Pelaksanaan dan Monev Pengabdian Lembaga
Prosedur pelaksanaan dan monev ini mengikuti prosedur pelaksanaan dan monev
pengabdian dosen.
Khusus untuk pelaporan keuangan, laporan harus berdasarkan pagu UNPAR.
Pengeluaran untuk kegiatan ke luar kota dihitung berdasarkan perhitungan
perjalanan dinas.
a)
Jika pengabdian adalah Pengabdian Fakultas / Pengabdian Program Studi, maka:
-
Apabila
terdapat
perjalanan
dinas,
ketua
pengabdi
membuat
permohonan pembuatan surat tugas kepada KLPPM.
KLPPM akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan
staf keuangan fakultas membuatkan form 211 M untuk panduan
penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan
dalam laporan keuangan).
-
Ketua pengabdi membuat dan menyusun laporan penggunaan anggaran.
-
Staf Keuangan Fakultas memeriksa laporan penggunaan anggaran dan
menyerahkannya ke Staf Keuangan LPPM.
a)
Jika pengabdian adalah pengabdian Pusat Studi, maka:
-
Apabila
terdapat
perjalanan
dinas,
ketua
pengabdi
membuat
permohonan pembuatan surat tugas kepada KLPPM.
KLPPM akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan
staf keuangan LPPM membuatkan form 211 M untuk panduan
penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan
dalam laporan keuangan).
-
Ketua pengabdi membuat dan menyusun laporan penggunaan anggaran.
-
Staf Keuangan LPPM memeriksa laporan penggunaan anggaran.
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
30
Unit
LPPM
6.3.3 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pengabdian
Prosedur penyelesaian kegiatan pengabdian mengikuti prosedur penyelesaian
kegiatan Pengabdian penugasan.
6.4.
Prosedur Pencairan Dana
6.4.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian
Tahap I (70%)
6.4.1.1. Staf Keuangan LPPM menerima berkas proposal, Form pengajuan (F-12A /
F-12B / F-23 / F-33) yang sudah ditandatangani Kepala LPPM
6.4.1.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan di Aplikasi SIK sesuai dengan
CoA Kegiatan dan mencetaknya
6.4.1.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.1.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.1.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Permohonan (Asli+Kopi)
beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan
6.4.1.6. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK
6.4.1.7. Staf Keuangan LPPM membuat pengajuan Pencairan dan Pesan Dana di
Aplikasi SIK dan mencetaknya
6.4.1.8. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas pencairan
6.4.1.9. KTU LPPM menandatangani berkas pencairan
6.4.1.10. Staf Keuangan LPPM membuat slip permohonan transfer
6.4.1.11. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) dan Slip
permohonan transfer ke Biro Keuangan
6.4.1.12. Biro Keuangan mencocokkan berkas pencairan dengan berkas permohonan
6.4.1.13. Biro Keuangan melakukan pencairan sesuai dengan slip permohonan
transfer
6.4.1.14. Staf Keuangan LPPM menyimpan berkas pencairan
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
31
Unit
LPPM
Bagan P-02-07
Diagram Alir
Permohonan dan Pencairan Keuangan Pengabdian 70%
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Biro Keuangan
Terima berkas proposal,
F-12 / F-23 / F33 yang
sdh disetujui KLPPM
Membuat permohonan
di SIK
Mencetak berkas dari
SIK dan
menandatanganinya
Menandatangani berkas
dari SIK
Mengirimkan berkas ke
Biro Keuangan
Melakukan proses
verifikasi pada SIK
Mengajukan pencairan
dan pesan dana pada SIK
Mencetak berkas dari
SIK dan
menandatanganinya
Menandatangani berkas
dari SIK
Membuat slip
permohonan transfer
Mengirimkan berkas
pencairan dan slip
permohonan transfer ke
Biro Keuangan
Menyimpan berkas
pencairan
Phase
PROSES SELESAI
Melakukan proses
pencocokan berkas
pencairan dengan
permohonan
Melakukan pencairan
dana dengan transfer
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
32
Unit
LPPM
6.4.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian Tahap I (70%)
6.4.2.1. Staf Keuangan Fakultas menyusun laporan keuangan berdasarkan pagu
UNPAR dan menyerahkannya ke Staf Keuangan LPPM (khusus untuk
pengabdian lembaga dan pengabdian penugasan)
6.4.2.2. Staf Keuangan LPPM menerima Form F-15 beserta bukti-bukti pengeluaran.
6.4.2.3. Staf Keuangan LPPM menyesuaikan pengelompokkan yang sudah dilakukan
oleh ketua pengabdi dengan pengelompokkan pada SIK.
6.4.2.4. Staf Keuangan LPPM membuat Penyelesaian sesuai sumber daya dan Input
Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi SIK
6.4.2.5. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian
6.4.2.6. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian
6.4.2.7. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta
berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan
6.4.2.8. Selesai
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
33
Unit
LPPM
Bagan P-02-08
Diagram Alir
Penyelesaian Keuangan untuk Pencairan Pengabdian 70%
Staf Keuangan Fakultas
(untuk pengabdian
Lembaga / Penugasan)
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Menyusun laporan
keuangan berdasarkan
pagu UNPAR
Menyerahkan laporan
keuangan ke Staf
Keuangan LPPM
Menerima F-15 dan
bukti-bukti pengeluaran
Menyesuaikan
pengelompokan
penggunaan pendanaan
sesuai dengan
pengelompokan pada
SIK
Menginput penyelesaian
dan realisasi perjalanan
dinas pada SIK
Mencetak dan
menandatangani berkas
penyelesaian
Menyerahkan berkas
dan bukti pendukungnya
ke biro keuangan
Phase
PROSES SELESAI
Menandatangani berkas
penyelesaian
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
34
Unit
LPPM
6.4.3. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian
Tahap II (30%)
6.4.3.1. Staf Keuangan menerima Laporan dan Form F-18 / F-24 yang sudah
ditandatangani Kepala LPPM
6.4.3.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan di Aplikasi SIK sesuai dengan
CoA Kegiatan dan mencetaknya
6.4.3.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.3.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.3.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar Permohonan (Asli+Kopi) beserta
berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan
6.4.3.6. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK
6.4.3.7. Staf Keuangan LPPM membuat pengajuan Pencairan dan Pesan Dana di
Aplikasi SIK dan mencetaknya
6.4.3.8. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas pencairan
6.4.3.9. KTU LPPM menandatangani berkas pencairan
6.4.3.10. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar Pencairan (Asli+Kopi) ke Biro
Keuangan
6.4.3.11. Biro Keuangan mencocokkan berkas pencairan dengan berkas permohonan
6.4.3.12. Biro Keuangan melakukan pencairan ke Staf Keuangan LPPM
6.4.3.13. Staf Keuangan LPPM menyerahkan dana ke Dosen pemohon (Ketua
Pengabdi)
6.4.3.14. Staf Keuangan LPPM menyimpan Berkas Pencairan
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
35
Unit
LPPM
Bagan P-02-09
Diagram Alir
Permohonan dan Pencairan Keuangan Pengabdian 30%
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Biro Keuangan
Terima berkas laporan
dan F-18 / F-24 yang sdh
disetujui KLPPM
Membuat permohonan
di SIK
Mencetak berkas dari
SIK dan
menandatanganinya
Menandatangani berkas
dari SIK
Mengirimkan berkas ke
Biro Keuangan
Melakukan proses
verifikasi pada SIK
Mengajukan pencairan
dan pesan dana pada SIK
Mencetak berkas dari
SIK dan
menandatanganinya
Mengirimkan berkas
pencairan dan slip
permohonan transfer ke
Biro Keuangan
Menerima pencairan
dana dan
menyerahkannya ke
Dosen
Phase
PROSES SELESAI
Menandatangani berkas
dari SIK
Melakukan proses
pencocokan berkas
pencairan dengan
permohonan
Melakukan pencairan
dana tunai
PROSEDUR
PENGABDIAN
6.4.4.
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
36
Unit
LPPM
Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian Tahap II (30%)
6.4.4.1. Staf Keuangan LPPM menerima bukti-bukti penggunaan dana 30%
6.4.4.2. Staf Keuangan LPPM merekap penggunaan dana tahap II sesuai dengan
pengelompokkan pada SIK
6.4.4.3. Staf Keuangan LPPM membuat penyelesaian sesuai sumber daya dan Input
Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi Web SIK
6.4.4.4. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian
6.4.4.5. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian
6.4.4.6. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta
berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan
6.4.4.7. Selesai
PROSEDUR
PENGABDIAN
Bagan P-02-10
Diagram Alir
Penyelesaian Keuangan untuk Pencairan Pengabdian
30%
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Menerima bukti-bukti
pengeluaran
Menyesuaikan
pengelompokan
penggunaan pendanaan
sesuai dengan
pengelompokan pada
SIK
Menginput penyelesaian
dan realisasi perjalanan
dinas pada SIK
Mencetak dan
menandatangani berkas
penyelesaian
Menyerahkan berkas
dan bukti pendukungnya
ke biro keuangan
Phase
PROSES SELESAI
Menandatangani berkas
penyelesaian
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
37
Unit
LPPM
PROSEDUR
PENGABDIAN
7.
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
38
Unit
LPPM
KRITERIA KEBERHASILAN
7.4.
Pengajuan dan evaluasi proposal pengabdian berjalan sesuai dengan jadwal kegiatan
pengabdian.
7.5.
Proposal pengabdian dinyatakan berhasil apabila sudah ditesetujui dan ditandatangani Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian.
7.6.
Kegiatan pengabdian dilaksanakan sesuai dengan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian
dalam Proposal Pengabdian.
7.7.
Laporan Kemajuan dan Laporan pengabdian dikumpulkan sesuai dengan waktu yang
ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian.
7.8.
Laporan Keuangan untuk pemanfaatan dana pengabdian Tahap Pertama dapat
dipertanggungjawabkan dengan bukti-bukti pendukungnya dan Laporan Keuangan
Tahap Kedua dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian
Pelaksanaan Pengabdian.
7.9.
Laporan Pengabdian diproses dan dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan
dalam perjanjian pelaksanaan pengabdian.
7.10. Kegiatan pengabdian dinyatakan berhasil apabila telah menghasilkan capaian sesuai
dengan rencana luaran yang dituliskan pada proposal pengabdian.
8.
Lampiran
8.1.
Formulir F-10 Format Proposal Pengabdian.
8.2.
Formulir F-11 Format Sampul Muka Proposal Pengabdian.
8.3.
Formulir F-12A Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi
Pembangunan Masyarakat).
8.4.
Formulir F-12B Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi
Penerapan Teknologi).
8.5.
Formulir F-13 Formulir Bukti Pelaksanaan Seminar Pengabdian.
8.6.
Formulir F-14 Formulir Penilaian Proposal Pengabdian (Proses Review).
8.7.
Formulir F-15 Formulir Monev Pelaksanaan Pengabdian.
8.8.
Formulir F-16 Format Laporan Pengabdian.
PROSEDUR
No
P-O2
Berlaku 01 Desember
2015
Revisi
PENGABDIAN
4
33
Hlm
Unit
8.9.
8.10.
LPPM
Formulir
F-17FormatSampul
MulaLaporan
Pengabdian.
FormulirF-18FormulirPenyelesaian
Kegiatan
Pengabdian
Tim Dosen/ Pengabdian
Lembaga.
8.11.
Formulir
F-23Formulir
Pengajuan
Proposal
Pengabdian
Penugasan.
8.L2.
Formulir
F-24Formulir
Penyelesaian
Kegiatan
Pengabdian
Penugasan.
8.13.
Formulir
F-25FormatPoster
Penelitian
/ Pengabdian.
8.L4.
Formulir
F-33Formulir
Pengajuan
Proposal
Pengabdian
Lembaga.
8.15.
FormulirF-34SuratPersetujuan
dariDekan.
Bandung,
08 November
2016
KepalaLembaga
Penelitian
danPengabdian
kepadaMasyarakat
llAs KatolikParahyangan
Cath i-naBadraNawangpalupi,
Ph.D.
Diperiksa
oleh:WakilRektorBidangPenelitian,
Pengabdian,
dan KerjaSama
PENGABDIAN
No Revisi
01
02
03
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
1
Unit
LPPM
Bagian Yang Diubah
1. Penambahan jenis kegiatan pengabdian, dengan
memasukkan pengabdian penugasan dan
pengabdian lembaga / institusi
1. Perubahan kalimat pada sub bagian ruang lingkup
2. Penambahan definisi pada pengabdian lembaga
3. Penambahan identitas mitra pada form F-12
4. Perubahan komponen penggunaan dana
5. Perubahan formulir monev
6. Penambahan keterangan kelengkapan pelaporan
kegiatan pada prosedur penyelesaian kegiatan
pengabdian
7. Penambahan format poster
1. Penambahan nomor halaman pada header
2. Perubaha Jurusan e jadi Progra “tudi
3. Perubahan aturan pada hibah pengabdian bagi
penerapan teknologi
4. Perubahan formulir pengajuan
5. Penambahan proses revisi / menanggapi hasil
review proposal pengabdian tim dosen
6. Penambahan WRII dan WRIV sebagai reviewer
pengabdian penugasan dan lembaga
7. Perubahan format proposal F-10
8. Perubahan form F-12 menjadi F-12 A dan F-12B
Disetujui
Ka. LPPM,
1 Januari 2014
Ka. LPPM, Januari
2015
Ka. LPPM, Januari
2016
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
P-OZ
Berlaku 01 Desember2016
Revisi
4
.Hlm
2
Unit
LPPM
Diperiksa
oleh:WakilRektorBidangPenelitian,
Pengabdian,
dan
KerjaSama
I
PROSEDUR
PENGABDIAN
1.
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
3
Unit
LPPM
TUJUAN
Prosedur pengadian kepada masyarakat ini bertujuan untuk:
2.
-
Menerangkan skema-skema pengabdian,
-
Menerangkan cara pengajuan proposal pengabdian,
-
Menerangkan pelaksanaan kegiatan dan pelaporan keuangan kegiatan pengabdian,
-
Menerangkan cara pelaporan dan pengumpulan laporan pengabdian.
RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua skema pengabdian dengan dana internal yang dikelola oleh
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM), Universitas Katolik
Parahyangan.
Jenis pengabdian yang dikelola oleh LPPM terdiri dari:
a) Pengabdian usulan tim dosen,
b) Pengabdian penugasan,
c) Pengabdian lembaga/institusi.
Dosen yang sudah dua kali berturut-turut mendapatkan persetujuan hibah penelitian reguler /
pengabdian tim dosen diwajibkan untuk menghasilkan proposal hibah penelitian / pengabdian
sebagai ketua dengan sumber pendanaan eksternal. Perkecualian dapat diberikan untuk dosen
yang belum memiliki kualifikasi untuk mengakses berbagai hibah eksternal yang tersedia, maka
yang bersangkutan dapat menunjukkan keikutsertaannya sebagai anggota dalam penelitian
dengan sumber pendanaan eksternal.
3.
REFERENSI
3.1.
Peraturan Pengurus Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor 4 Tahun 2013
tentang Pengelolaan Kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Universitas
Katolik Parahyangan.
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
4
Unit
LPPM
3.2. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor: III/PRT/2013-01/013 tentang
Skema Dan Tata Laksana Hibah Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat,
Universitas Katolik Parahyangan.
3.3.
Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2016-11/413-I tentang Revisi Prosedur Desember
2016
2.
ISTILAH DAN DEFINISI
2.1.
Pengabdian adalah kegiatan yang didasarkan atas kebutuhan, tantangan, persoalan
masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung untuk pemenuhan martabat
kemanusiaan.
2.2.
Pengabdian tim dosen adalah kegiatan pengabdian yang diajukan oleh seorang dosen
dengan jabatan fungsional minimal asisten ahli, yang didukung dengan dosen-dosen
lain sebagai anggota tim pengabdian, dengan waktu pengajuan proposal mengikuti
jadwal reguler yang dibuat oleh LPPM.
2.3.
Pengabdian penugasan adalah kegiatan pengabdian berdasarkan penugasan dari
Rektor / Dekan / Ketua LPPM yang bertujuan memenuhi permintaan dari lembaga /
instansi luar sesuai dengan misi UNPAR. Waktu pengajuan proposal pengabdian oleh
tim dosen yang ditugaskan tersebut paling lambat pada akhir bulan September tahun
berjalan (jika dana masih tersedia).
2.4.
Pengabdian lembaga / institusi adalah kegiatan pengabdian yang rutin dilakukan oleh
suatu fakultas / program studi / pusat studi dan diajukan atas nama fakultas / program
studi / pusat studi tersebut. Penanggung jawab kegiatan adalah dekan / ketua
program studi / ketua pusat studi yang menunjuk ketua pengabdi dosen di lingkungan
kerja yang bersangkutan. Karena merupakan rencana kerja dari fakultas / program
studi / pusat studi, kegiatan pengabdian ini harus dimasukkan pada Rencana Kerja dan
Anggaran Program Studi/Fakultas. Waktu pengajuan proposal pengabdian lembaga /
institusi adalah setiap awal semester mengikuti jadwal kegiatan LPPM.
Ketentuan-ketentuan untuk jenis pengabdian ini adalah:
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
5
Unit
LPPM
a) Memberikan dampak langsung bagi mitra dan merupakan kegiatan yang
berkelanjutan, hal ini dibuktikan dengan rekam kegiatan yang telah dilakukan.
b) Total waktu yang dialokasikan dalam kegiatan pengabdian masyarakat minimum
50 jam, dengan alokasi terbesar didedikasikan pada kegiatan tatap muka dengan
penerima manfaat.
Alokasi 50 jam dapat termasuk persiapan pelaksanaan, kegiatan tatap muka
dengan penerima manfaat, dan pelaporan. Alokasi ini tertulis / tergambarkan
jelas dalam timeline di proposal kegiatan pengabdian.
c) Kontribusi yang jelas dari mitra pengabdian (in kind / in cash)
d) Menyertakan bukti perjanjian kerja sama / MOU, atau TOR (term of reference)
2.5.
Pengabdian usulan tim dosen dikelompokkan berdasarkan skema hibah menjadi (1)
pengabdian bagi pembangunan masyarakat dan (2) pengabdian bagi penerapan
teknologi (kegiatan pengabdian ini didasarkan pada hasil penelitian yang sudah
terlebih dahulu dilakukan dosen bersangkutan).
2.6.
Pimpinan universitas adalah Rektor atau Wakil Rektor Universitas Katolik
Parahyangan.
2.7.
Pengabdi adalah dosen tetap dan dosen kontrak dengan kualifikasi minimal 24 jam
per minggu yang membentuk kelompok pengabdian dengan dosen lain untuk
melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
2.8.
Seorang pengabdi hanya dapat menjadi ketua pada 1 judul penelitian atau pengabdian
kepada masyarakat (pengabdian usulan tim dosen).
2.9.
Persyaratan jabatan fungsional untuk keperluan skema hibah internal adalah setelah
dinyatakan lolos Senat Fakultas (untuk lektor) dan lolos Senat Universitas (untuk lektor
kepala)
2.10. Terdapat 2 macam kegiatan seminar untuk pengabdian tim dosen, yaitu:
a.
Seminar proposal, adalah seminar yang dikelola oleh Kaprodi dengan tujuan untuk
menilai kelayakan proposal pengabdian,
b.
Seminar akhir, adalah seminar yang diikuti dosen dengan tujuan untuk
mendisemenasikan hasil pengabdiannya. Seminar akhir ini dapat berupa: a)
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
6
Unit
LPPM
seminar nasional atau seminar internasional yang diselenggarakan oleh instansi di
luar UNPAR, b) seminar nasional atau seminar internasional yang diselenggarakan
oleh UNPAR, c) seminar yang dikelola oleh LPPM dan Program Studi khusus untuk
mendiseminasikan hasil pengabdian.
3.
TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
3.1.
Ketua LPPM bertanggung jawab atas ketaatan pada prosedur, pelaksanaan pelayanan
dan tersedianya pendanaan untuk terjaminnya pelaksanaan hingga penyelesaian
kegiatan pengabdian sesuai dengan target pengabdian yang telah ditetapkan dalam
kontrak pengabdian.
3.2.
Reviewer bertanggung jawab atas mutu proposal dan kegiatan pengabdian yang akan
didanai, dan berwenang untuk: 1) memberikan rekomendasi apakah suatu proposal
layak untuk didanai atau tidak, 2) memberikan rekomendasi pendanaan.
3.3.
Dekan bertanggung jawab atas tersedianya sumber daya pengabdi dan peralatan
pengabdian yang dimiliki oleh pusat dan/atau laboratorium di lingkungan fakultas
sehingga pengabdian dapat berjalan sesuai dengan target yang telah ditetapkan.
3.4.
Ketua Program Studi dan pemberi tugas bertanggung jawab pada:
- Pelaksanaan evaluasi proposal pengabdian, mencakup kelengkapan administrasi,
kesesuaian format proposal dengan panduan, dan evaluasi proposal pengabdian
melalui seminar ilmiah, untuk menjamin mutu proposal pengabdian sesuai
ketentuan yang ditetapkan oleh LPPM,
- Pelaksanaan monitoring dan evaluasi (monev) pelaksanaan kegiatan pengabdian,
mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format monev dengan panduan,
dan evaluasi kesesuaian antaran luaran yang ditargetkan dan capaian,
- Pengumpulan dan evaluasi laporan pengabdian, mencakup kelengkapan
administrasi, kesesuaian format laporan dengan panduan, dan evaluasi laporan
pengabdian melalui seminar ilmiah untuk menjamin mutu laporan pengabdian.
PROSEDUR
PENGABDIAN
3.5.
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
7
Unit
LPPM
Ketua Pengabdi bertanggung jawab akan substansi dan mutu pengabdian sesuai
dengan target yang telah ditetapkan kepada Ketua Program Studi, Dekan, dan Ketua
LPPM.
3.6.
Anggota Pengabdi bertanggung jawab akan keberhasilan kegiatan pengabdian sesuai
dengan target yang telah ditetapkan kepada Ketua Pengabdi.
3.7.
Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan, pengawasan pemanfaatan dana
pengabdian dan bukti-bukti pendukungnya.
4.
RINCIAN PROSEDUR
Terdapat tiga prosedur untuk kegiatan pengabdian ini, yaitu prosedur pengajuan proposal
pengabdian, prosedur pelaksanaan dan monev (monitoring dan evaluasi) pengabdian, serta
prosedur penyelesaian kegiatan pengabdian.
6.1 PROSEDUR PENGABDIAN USULAN TIM DOSEN
6.1.1 Prosedur Pengajuan Proposal Usulan Tim Dosen
6.1.1.1
Ketua LPPM mengeluarkan surat edaran berisi kalender kegiatan pengabdian
mencakup jadwal pengajuan proposal, proses review proposal, penandatanganan
perjanjian pelaksanaan pengabdian, pelaksanaan pengabdian, pelaksanaan
monev dan laporan kemajuan, serta laporan pengabdian.
6.1.1.2
Ketua Pengabdi mengajukan proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan
format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11) kepada
Ketua Program Studi disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian (F12A atau F-12B) yang sudah diisi dan ditandatangani.
F-12A adalah formulir pengajuan kegiatan pengabdian bagi pembangunan
masyarakat.
F-12B adalah formulir pengajuan kegiatan pengabdian bagi penerapan teknologi.
6.1.1.3
Ketua Program Studi menjadwalkan dan melaksanakan presentasi proposal
pengabdian untuk melakukan evaluasi proposal pengabdian (mencakup
kelengkapan administrasi, kesesuaian format proposal, dan mutu proposal)
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
8
Unit
LPPM
dalam suatu seminar ilmiah internal di tingkat KBI / Pusat / Laboratorium /
Program Studi.
6.1.1.4
Jika proposal pengabdian dinilai memerlukan perbaikan, Ketua Pengabdi harus
melakukan penyempurnaan proposal pengabdian sebelum dikembalikan kepada
Ketua Program Studi.
6.1.1.5
Untuk proposal pengabdian yang lolos evaluasi proposal pengabdian, Ketua
Program Studi menandatangani Formulir F-12A / F-12B dan Formulir F-13. Bukti
Pelaksanaan Seminar.
6.1.1.6
Ketua Pengabdi memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan
(penugasan pengabdi dan ketersedian sarana pengabdian) terhadap proposal
pengabdiannya.
6.1.1.7
Dekan menandatangani Formulir F-12A / F-12B sebagai persetujuan terhadap
proposal pengabdiannya.
6.1.1.8
Ketua Pengabdi menyerahkan Formulir F-12A / F-12B, Formulir F-13, beserta 2
jilid proposal pengabdian kepada ketua LPPM untuk mendapatkan persetujuan
penggunaan dana pengabdian. Untuk pengabdian skema Pembangunan
Masyarakat proposal dilengkapi dengan surat persetujuan dari mitra.
6.1.1.9
LPPM memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal pengabdian sesuai
dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
6.1.1.10 Kepala LPPM mengkoordinasi proses review untuk menilai kelayakan proposal,
baik aspek substansi maupun pendanaan kegiatan pengabdian, dengan
menugaskan 2 reviewer untuk setiap proposal pengabdian secara desk evaluation
dengan menggunakan Formulir F-14. Penilaian Proposal Pengabdian.
6.1.1.11 Kepala LPPM mengumumkan hasil pemeriksaan proposal pengabdian baik yang
didanai maupun tidak didanai kepada komunitas akademik Universitas Katolik
Parahyangan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
6.1.1.12 LPPM membuatkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian yang akan ditandatangani
oleh Kepala LPPM dan Ketua Pengabdi.
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
9
Unit
LPPM
6.1.1.13 LPPM mengadakan pertemuan dengan semua Ketua Pengabdi, yang disetujui
proposalnya. Dalam kegiatan ini LPPM membagikan hasil review kepada dosen
bersangkutan dan diadakan juga penandatanganan Perjanjian Pelaksanaan
Pengabdian.
6.1.1.14 LPPM membuat rekapitulasi semua proposal pengabdian.
6.1.1.15 LPPM mengirimkan data kegiatan pengabdian dosen ke setiap fakultas.
6.1.1.16 Ketua pengabdi membuat revisi proposal atau tanggapan hasil review.
6.1.1.17 Ketua pengabdi menyerahkan revisi proposal atau tanggapan hasil review ke
LPPM.
6.1.1.18 PROSES SELESAI.
6.1.1.19 Dokumen terkait:
F-10 Format Proposal Pengabdian
F-11 Format Sampul Muka Proposal Pengabdian
F-12A Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi
Pembangunan Masyarakat)
F-12B Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi
Penerapan Teknologi)
F-13 Formulir Bukti Pelaksanaan Seminar
F-14 Formulir Penilaian Proposal Pengabdian
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
10
Unit
LPPM
Bagan P-02-01
Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen di Fakultas
Ketua Pengabdi
KAPRODI
Dekan
Menyiapkan proposal
dan berkas pengajuan
Pengumuman tanggal
pemasukkan proposal
Menyerahkan
proposal dan form F12A / F-12B
Mengatur jadwal
seminar
Pelaksanaan kegiatan
seminar
Membuat revisi
proposal / form
Tidak
Setuju?
Ya
Menandatangani form
F-12A / F-12B dan F13
Menyerahkan 2 proposal,
F-12A / F-12B, dan F-13
ke LPPM
Lanjut ke
prosedur
pengajuan di
LPPM
LPPM
Menandatangani form
F-12A / F-12B
Mengembalikan
dokumen ke ketua
pengabdi
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
4
Hlm
11
Unit
LPPM
Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen di
LPPM
LPPM
Menyerahkan 2 proposal,
F-12A / F-12B, dan F-13
ke LPPM
Melakukan
pemeriksaan
administratif proposal
pengabdian
Membuat revisi
proposal
Reviewer
Tidak
Setuju?
Ya
Menugaskan 2 orang
reviewer
Memeriksa hasil
review
Ya
Tidak
Setuju?
Mengumu
mkan hasil
review
Mengirimka
n surat
pemberitah
uan
Membuat
surat
kontrak
pengabdian
Menandatangani
kontrak pengabdian
Menyusun revisi
proposal / tanggapan
hasil review
Membagikan
hasil review
Penyimpangan
data proposal
Menyerahkan revisi
proposal / tanggapan
hasil review ke LPPM
Mengirimkan data ke
fakultas
Lanjut ke proses
pengabdian
Proses Selesai
01 Desember 2016
Revisi
Lanjutan
Ketua Pengabdi
P-02
Melaksanakan
prosses review sesuai
form F-14
Menyerahkan hasil review
dan proposal ke LPPM
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
12
Unit
LPPM
6.1.2 PROSEDUR PELAKSANAAN DAN MONEV PENGABDIAN
6.1.2.1
Berdasarkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian, LPPM memproses pencairan
dana pengabdian Tahap Pertama ke Biro Keuangan sebesar 70% dari total pagu
dana yang disetujui.
6.1.2.2
Ketua Pengabdi menyerahkan revisi proposal / tanggapan terhadap hasil review
ke LPPM.
6.1.2.3
LPPM memberikan info kepada ketua pengabdi tentang pencairan dana.
6.1.2.4
Ketua Pengabdi mengambil dana pengabdian Tahap Pertama ke LPPM.
6.1.2.5
Kegiatan pengabdian dilaksanakan sesuai dengan tahapan dan jadwal kegiatan
pengabdian untuk menghasilkan target yang dicantumkan di dalam proposal
pengabdian.
6.1.2.6
Ketua Program Studi melaksanakan proses monitoring dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan pengabdian dengan mengisi Formulir F-15. Monev Pelaksanaan
Pengabdian yang terlebih dahulu disiapkan oleh Ketua Pengabdi.
6.1.2.7
Ketua Pengabdi menyerahkan ke LPPM Laporan tahap I berupa Laporan
Kemajuan Pengabdian tahap I, yaitu Formulir F-15 Monev Pelaksanaan
Pengabdian yang sudah ditandatangani Ketua Program Studi & disertai buktibukti pendukung, pada waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan
Pengabdian. Jika laporan tahap I dinilai memerlukan perbaikan, Ketua Peneliti
harus melakukan penyempurnaan laporan tahap I sebelum dikembalikan ke
LPPM.
6.1.2.8
Jika Ketua Pengabdi tidak menyerahkan laporan kemajuan sesuai dengan jadwal,
kepala LPPM berhak untuk melakukan perubahan perjanjian berupa addendum
yang ditandatangani oleh kepala LPPM dan ketua peneliti.
Jika Ketua Peneliti tidak menyerahkan laporan kemajuan sesuai dengan jadwal,
maka layanan LPPM untuk perjalanan dinas dan insentif karya tulis ilmiah
terhadap ketua peneliti tersebut akan dihentikan sampai laporan kemajuan
penelitian diserahkan.
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGABDIAN
6.1.2.9
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
13
Unit
LPPM
Jika laporan keuangan pengabdi kurang dari 70%, maka sisanya akan dilaporkan
sebagai honor pengabdi,
dan pencairan tahap ke 2 sebesar sisa honor
pengabdian atau sebesar maks 30% (disesuaikan dengan pelaporan bon
tambahan).
Contoh:
Total dana pengabdian yang diperoleh = Rp 10.000.000,Honor maksimal yang boleh diambil (30%) = Rp 3.000.000,Dana tahap 1 yang diterima = Rp 7.000.000,Laporan keuangan tahap 1 dengan bukti-bukti terlampir = Rp 5.000.000,Maka Rp 7.000.000,- - Rp 5.000.000,- = Rp 2.000.000,- akan dilaporkan sebagai honor
pengabdian.
Pencairan dana tahap 2 (Maksimal Rp 3.000.000,-) = Sisa honor + total pelaporan
keuangan dengan bukti-bukti terlampir
6.1.2.10 Jika jumlah laporan keuangan dengan bon-bon terlampir dan honor pengabdi
kurang dari 70% maka sisa dana yang masih ada harus dikembalikan ke LPPM
dan tidak ada pencairan tahap ke 2 kecuali pengabdi melaporakan laporan
keuangan dengan bon-bon terlampir (maksimal 30%).
Contoh:
Total dana pengabdian yang diperoleh = Rp 10.000.000,Honor maksimal yang boleh diambil (30%) = Rp 3.000.000,Dana tahap 1 yang diterima = Rp 7.000.000,Laporan keuangan tahap 1 dengan bukti-bukti terlampir = Rp 2.000.000,Maka Rp 3.000.000,- akan dilaporkan sebagai honor pengabdian,
Sisa dana = Rp 7.000.000 – Rp 2.000.000 – Rp 3.000.000 = Rp 2.000.000 harus
dikembalikan ke LPPM
Pencairan dana tahap 2 (Maksimal Rp 3.000.000,-) = Pelaporan keuangan dengan buktibukti terlampir
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
14
Unit
LPPM
6.1.2.11 LPPM akan melaporkan laporan keuangan pengabdian ke Biro Keuangan.
6.1.2.12 Biro keuangan memeriksa laporan keuangan pengabdian dan bila masih ada yang
perlu diperbaiki maka Biro Keuangan akan mengembalikannya ke LPPM yang
akan meneruskan informasi tersebut kepada Ketua Pengabdi.
6.1.2.13 Pengabdi mengumpulkan revisi laporan keuangan kepada LPPM.
6.1.2.14 LPPM akan mencatat monev pengabdian.
6.1.2.15 PROSES SELESAI.
6.1.2.16 Dokumen terkait:
F-15 Monev Pelaksanaan Pengabdian
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGABDIAN
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
15
Unit
LPPM
Bagan P-02-02
Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian Tim Dosen
Ketua Pengabdi
Ketua PRODI
LPPM
Biro Keuangan
Penyerahan
tanggapan atas hasil
review
Pengajuan dana
pengabdian tahap 1
Pencairan dana tahap
I sesuai prosedur biro
keuangan
Penerimaan dana
tahap I
Pencairan dana tahap
I ke ketua pengabdi
Pelaksanaan kegiatan
pengabdian
Pembuatan laporan
tahap I (F-15)
Penyerahan laporan
tahap I (F-15)
Pembuatan revisi
laporan tahap I
Pemeriksaan laporan
tahap I (proses
monev)
Tidak
Ya
Setuju?
Pemeriksaan laporan
tahap I
Tidak
Setuju?
Ya
Penyerahan laporan
tahap I (F-15)
Pembuatan revisi
laporan keuangan
Pengembalian lap.
Keuangan kepada
pengabdi
Pemeriksaan laporan
tahap I
Tidak
Setuju?
Ya
PROSES
SELESAI
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
16
Unit
LPPM
6.1.3 PROSEDUR PENYELESAIAN LAPORAN PENGABDIAN
6.1.3.1
LPPM bekerja sama dengan Kaprodi membuat jadwal seminar laporan
pengabdian secara terpusat di Universitas.
6.1.3.2
Ketua Pengabdi mengumpulkan laporan pengabdian yang ditulis sesuai dengan
format laporan pengabdian (F-16) dengan sampul muka laporan pengabdian
dituliskan sesuai dengan format sampul muka (F-17) kepada Ketua Program Studi
disertai dengan Formulir F-18 Penyelesaian Kegiatan Pengabdian yang sudah diisi
dan ditandatngani, serta bukti-bukti pendukung penggunaan dana .
6.1.3.3
Ketua Program Studi menandatangani Formulir F-18. Penyelesaian Kegiatan
Pengabdian dan Formulir F-13. Bukti Pelaksanaan Seminar.
6.1.3.4
Ketua Pengabdi memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap
laporan pengabdiannya.
6.1.3.5
Dekan menandatangani Formulir F-18. Penyelesaian Kegiatan Pengabdian sebagai
persetujuan terhadap laporan pengabdiannya.
6.1.3.6
Ketua Pengabdi menyerahkan Formulir F-18 Penyelesaian Kegiatan Pengabdian
dan Formulir F-13 Bukti Pelaksanaan Seminar beserta laporan pengabdian dan
disertai bukti-bukti pendukung keuangan ke LPPM.
Laporan Pengabdian yang diserahkan ke LPPM berupa:
- 1 (satu) file memuat keseluruhan laporan pengabdian (format pdf)
- 1 (satu) file poster memuat hasil pengabdian (format sesuai ketentuan)
- 1 (satu) laporan pengabdian dijilid softcover
6.1.3.7
LPPM memeriksa semua kelengkapan Penyelesaian Laporan Pengabdian sesuai
dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini.
6.1.3.8
Jika laporan dinilai masih memerlukan perbaikan atau belum lengkap, maka
Ketua Pengabdi harus melakukan penyempurnaan laporan pengabdian sebelum
dikembalikan kepada LPPM.
6.1.3.9
Setelah disetujui Kepala LPPM, LPPM akan memproses pencairan dana
pengabdian Tahap Kedua ke Biro Keuangan.
6.1.3.10 Ketua Pengabdi mengambil dana pengabdian Tahap Kedua ke LPPM.
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
17
Unit
LPPM
6.1.3.11 LPPM membuat rekapitulasi semua laporan pengabdian.
6.1.3.12 PROSES SELESAI.
6.1.3.13 Dokumen terkait:
6.1.3.13.1
F-13 Bukti Pelaksanaan Seminar
6.1.3.13.2
F-16 Format laporan Pengabdian
6.1.3.13.3
F-17 Format Sampul Muka Laporan Pengabdian
6.1.3.13.4
F-18 Formulir Penyelesaian Kegiatan pengabdian
6.1.3.13.5
F-25 Format Poster Kegiatan Pengabdian
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
18
Unit
LPPM
Bagan P-02-03
Proses Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Tim Dosen
LPPM
KETUA PENGABDI
KAPRODI
DEKAN
Menyusun laporan
dan menyiapkan Form
F-18
LPPM bersama
KAPRODI mengatur
jadwal seminar dan
melakukan proses
seminar
Menyerahkan berkas
laporan ke KAPRODI
Menandatangani
lembar penyelesaian
(F-18) & lembar bukti
seminar (F-13)
Menyerahkan berkas
penyelesaian ke
Dekan
Memeriksa
kelengkapan laporan
penelitian
Lengkap?
Ya
Menandatangani
lembar F-09
Menyimpan data
PROSES
SELESAI
Tidak
Menyerahkan berkas ke
LPPM (1 hardcopy
laporan,softcopy laporan
& poster, F-18, F-13)
Melengkapi berkas
pelaporan
Menandatangani
lembar penyelesaian
(F-18)
Menyerahkan berkas
ke ketua peneliti
No
PROSEDUR
P-02
Berlaku
PENGABDIAN
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
19
Unit
LPPM
6.2 Prosedur Pengabdian Penugasan
6.2.1 Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Penugasan
6.2.1.1 Ketua LPPM mengeluarkan surat edaran berisi kalender kegiatan pengabdian
mencakup
jadwal
penandatanganan
pengajuan
perjanjian
proposal,
pelaksanaan
proses
review
pengabdian,
proposal,
pelaksanaan
pengabdian, pelaksanaan monev dan laporan kemajuan, serta laporan
pengabdian.
6.2.1.2 Berdasarkan surat permintaan dari instansi luar, Rektor / Dekan / KLPPM
menerbitkan surat penugasan kepada tim dosen dengan tembusan /
pemberitahuan kepada pimpinan unit.
6.2.1.3 Ketua pengabdi menyusun proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan
format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11)
kepada Pemberi Tugas disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal
Pengabdian penugasan (F-23),
6.2.1.4 Pemberi Tugas memeriksa dokumen, jika dokumen sudah lengkap Pemberi
Tugas menandatangani F-23. Jika dokumen perlu direvisi, maka ketua
pengabdi melakukan revisi dan menyerahkannya kembali kepada pemberi
Tugas.
6.2.1.5 Ketua Pengabdi mengajukan proposal dan F-23 yang disertai dokumen Surat
Tugas dan Surat Permintaan dari Instansi Luar ke Dekan.
6.2.1.6 Dekan menandatangani Form F-23.
6.2.1.7 Ketua Pengabdi menyerahkan berkas pengajuan kegiatan pengabdian
penugasan ke LPPM. Berkas tersebut terdiri dari:
a. 2 Hardcopy Proposal
b. Form F-23 yang sudah ditandatangani
c. Surat Tugas dari pemberi tugas
d. Surat permintaan dari Instansi luar
6.2.1.8 LPPM memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal pengabdian sesuai
dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
20
Unit
LPPM
6.2.1.9 Kepala LPPM berkoordinasi dengan WR II dan WR IV (sebagai reviewer) untuk
menilai kelayakan proposal, baik aspek substansi maupun pendanaan
kegiatan pengabdian, untuk setiap proposal pengabdian secara desk
evaluation dengan menggunakan Formulir F-14
6.2.1.10 Kepala LPPM mengumumkan hasil pemeriksaan proposal pengabdian
penugasan.
6.2.1.11 LPPM membuatkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian yang akan
ditandatangani oleh Ketua LPPM dan Ketua Pengabdi.
6.2.1.12 LPPM menyimpan data pengabdian.
6.2.1.13 LPPM mengirimkan data pengabdian ke setiap fakultas
6.2.1.14 Proses Selesai
6.2.1.15 Dokumen terkait:
F-10 Format Proposal Pengabdian
F-11 Format Sampul Muka Proposal Pengabdian
F-23 Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Penugasan
F-14 Formulir Penilaian Proposal Pengabdian
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
21
Unit
LPPM
Bagan P-02-04
Prosedur Pengajuan Proposal Penungasan di Fakultas
Ketua Pengabdi
Pemberi Tugas
Dekan / KAPRODI
Menerima permintaan
pengabdian
Menyiapkan proposal
dan F-23
Menugaskan dosen untuk
mengkoordinasikan kegiatan
pengabdian dengan
memberikan surat tugas
Menyerahkan
proposal dan form F23
Membuat revisi
proposal / form
Mengevaluasi
proposal
Tidak
Setuju?
Ya
Menandatangani form
F-23
Menyerahkan 2 proposal,
F-23, surat tugas, surat
permintaan kerja sama ke
LPPM
Lanjut ke
prosedur
pengajuan di
LPPM
Menandatangani form
F-23
Mengembalikan
dokumen ke ketua
pengabdi
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
4
Hlm
22
Unit
LPPM
Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Penugasan di
LPPM
LPPM
Menyerahkan 2 proposal, F23, Surat tugas, Surat
permohonan dari instansi luar
ke LPPM
Melakukan
pemeriksaan
administratif proposal
pengabdian
Membuat revisi
proposal
WR II dan WR IV
Tidak
Setuju?
Ya
Melakukan koordinasi
dengan WRII dan WR
IV
Melaksanakan
prosses review sesuai
form F-14
Memeriksa hasil
review
Menyerahkan hasil review
dan proposal ke LPPM
Ya
Tidak
Setuju?
Mengumu
mkan hasil
review
Mengirimka
n surat
pemberitah
uan
Membuat
surat
kontrak
pengabdian
Menandatangani
kontrak pengabdian
Lanjut ke proses
pengabdian
Membagikan
hasil review
Penyimpangan
data proposal
Mengirimkan data ke
fakultas
Proses Selesai
01 Desember 2016
Revisi
Lanjutan
Ketua Pengabdi
P-02
No
PROSEDUR
P-02
Berlaku
PENGABDIAN
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
23
Unit
LPPM
6.2.2 Prosedur Pelaksanaan dan Monev Pengabdian Penugasan
Prosedur pelaksanaan dan monev ini mengikuti prosedur pelaksanaan dan monev
pengabdian tim dosen.
Khusus untuk pelaporan keuangan, laporan harus berdasarkan pagu UNPAR.
Pengeluaran untuk kegiatan ke luar kota dihitung berdasarkan perhitungan
perjalanan dinas.
a)
Jika pengabdian adalah penugasan oleh Dekan, maka:
-
Apabila
terdapat
perjalanan
dinas,
ketua
pengabdi
membuat
permohonan pembuatan surat tugas kepada KLPPM.
KLPPM akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan
staf keuangan fakultas membuatkan form 211 M untuk panduan
penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan
dalam laporan keuangan).
-
Staf keuangan fakultas menyusun / memeriksa laporan keuangan
pengabdian berdasarkan pagu UNPAR dan menyerahkannya ke staf
keuangan LPPM.
a)
Jika pengabdian adalah penugasan oleh Pimpinan Universitas / KLPPM, maka:
-
Apabila
terdapat
perjalanan
dinas,
ketua
pengabdi
membuat
permohonan pembuatan surat tugas kepada KLPPM.
KLPPM akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan
staf keuangan LPPM membuatkan form 211 M untuk panduan
penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan
dalam laporan keuangan).
-
Staf keuangan LPPM menyusun / memeriksa laporan keuangan
pengabdian berdasarkan pagu UNPAR.
6.2.3 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Penugasan
6.2.3.1 Ketua Pengabdi mengumpulkan laporan pengabdian yang ditulis sesuai
dengan format laporan pengabdian (F-16) dengan sampul muka laporan
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGABDIAN
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
24
Unit
LPPM
pengabdian sesuai dengan format sampul muka (F-17) serta Formulir F-24
Penyelesaian Kegiatan Pengabdian penugasan kepada pemberi tugas.
6.2.3.2 Pemberi tugas memeriksa kelengkapan dokumen.
6.2.3.3 Jika pemberi tugas menilai bahwa laporan pengabdian tersebut masih
memerlukan
perbaikan,
maka
ketua
pengabdi
harus
melakukan
penyempurnaan laporan tersebut.
6.2.3.4 Jika pemberi tugas menilai bahwa laporan pengabdian sudah cukup, maka
pemberi tugas menandatangani formulir F-24 Penyelesaian Kegiatan
Pengabdian penugasan.
6.2.3.5 Ketua pengabdi menyerahkan formulir F-24 yang telah ditandatangani
pemberi tugas, 1 jilid laporan pengabdian (dijilid softcover), bukti-bukti
pengeluaran (jika ada) kepada Ketua LPPM.
Laporan Pengabdian yang diserahkan ke LPPM berupa:
- 1 (satu) file memuat keseluruhan laporan pengabdian (format pdf)
- 1 (satu) file poster memuat hasil pengabdian (format sesuai ketentuan)
- 1 (satu) laporan pengabdian dijilid softcover
6.2.3.6 LPPM memeriksa kelengkapan Penyelesaian Laporan Pengabdian sesuai
dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
6.2.3.7 Setelah disetujui Kepala LPPM, LPPM akan memproses pencairan dana
pengabdian tahap ke -2 ke Biro Keuangan.
6.2.3.8 Ketua pengabdi mengambil dana pengabdian tahap ke-2 ke LPPM.
6.2.3.9 LPPM membuat rekapitulasi semua laporan pengabdian.
6.2.3.10 Proses Selesai
6.2.3.11 Dokumen terkait:
F-24 Formulir Penyelesaian Kegiatan Penugasan Penelitian
F-16 Format Laporan Pengabdian
F-17 Format Sampul muka Laporan Pengabdian
F-25 Format Poster Penelitian / Pengabdian
No
PROSEDUR
P-02
Berlaku
PENGABDIAN
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
25
Unit
LPPM
Bagan P-02-05
Proses Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Penugasan
LPPM
KETUA PENGABDI PEMBERI TUGAS
DEKAN/KAPRODI
Menyusun laporan
dan menyiapkan Form
F-24
Menyerahkan berkas
laporan ke pemberi
tugas
Melakukan revisi
laporan
Memeriksa dokumen
pelaporan kegiatan
pengabdian
Tidak
Setuju
Ya
Menandatangani
lembar penyelesaian
(F-24)
Menyerahkan berkas
penyelesaian ke
Dekan
Memeriksa
kelengkapan laporan
penelitian
Lengkap?
Tidak
Menyerahkan berkas ke
LPPM (1 hardcopy
laporan,softcopy laporan
& poster, F-24)
Melengkapi berkas
pelaporan
Ya
Menandatangani
lembar F-24
Melakukan proses
pencairan dana sesuai
prosedur
Menerima pencairan
dana
Menyimpan data
PROSES
SELESAI
PROSES
SELESAI
Menandatangani
lembar penyelesaian
(F-24)
Menyerahkan berkas
ke ketua peneliti
No
PROSEDUR
P-02
Berlaku
PENGABDIAN
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
26
Unit
LPPM
6.3 Prosedur Pengabdian Lembaga / Institusi
6.3.1 Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga
6.3.1.1 Ketua LPPM mengeluarkan surat edaran berisi kalender kegiatan pengabdian
mencakup
jadwal
penandatanganan
pengajuan
perjanjian
proposal,
pelaksanaan
proses
review
pengabdian,
proposal,
pelaksanaan
pengabdian, pelaksanaan monev dan laporan kemajuan, serta laporan
pengabdian.
6.3.1.2 Ketua Program Studi / Dekan menunjuk seorang dosen untuk menjadi ketua
pengabdi dan mengajukan proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan
format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11)
kepada ketua LPPM disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian
(F-33)
6.3.1.3 LPPM memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal pengabdian sesuai
dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
6.3.1.4 Ketua LPPM berkoordinasi dengan WR II dan WR IV sebagai reviewer untuk
melakukan review setiap proposal pengabdian secara desk evaluation dengan
menggunakan Formulir F-14
6.3.1.5 Ketua LPPM mengumumkan hasil pemeriksaan proposal pengabdian
penugasan.
6.3.1.6 LPPM
membuatkan
Perjanjian
Pelaksanaan
Pengabdian
ditandatangani oleh Ketua LPPM dan Ketua Pengabdi.
6.3.1.7 LPPM menyimpan data pengabdian.
6.3.1.8 LPPM mengirimkan data pengabdian ke setiap fakultas.
6.3.1.9 Proses Selesai
yang
akan
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
27
Unit
LPPM
Bagan P-02-06
Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga di
Fakultas
Ketua Pengabdi
Pemberi Tugas
(KAPRODI / DEKAN)
Menyiapkan proposal
dan F-33
Menugaskan dosen untuk
mengkoordinasikan kegiatan
pengabdian dengan
memberikan surat tugas
Menyerahkan
proposal dan form F33
Membuat revisi
proposal / form
Dekan / KAPRODI
Mengevaluasi
proposal
Tidak
Setuju?
Ya
Menandatangani form
F-33
Menyerahkan 2 proposal,
F-33 ke LPPM
Lanjut ke
prosedur
pengajuan di
LPPM
Menandatangani form
F-33
Mengembalikan
dokumen ke ketua
pengabdi
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
4
Hlm
28
Unit
LPPM
Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga di
LPPM
Menyerahkan 2 proposal, F33 ke LPPM
Membuat revisi
proposal
LPPM
WR II dan WR IV
Melakukan
pemeriksaan
administratif proposal
pengabdian
Tidak
Setuju?
Ya
Melakukan koordinasi
dengan WRII dan WR
IV
Melaksanakan
prosses review sesuai
form F-14
Memeriksa hasil
review
Menyerahkan hasil review
dan proposal ke LPPM
Ya
Tidak
Setuju?
Mengumu
mkan hasil
review
Mengirimka
n surat
pemberitah
uan
Membuat
surat
kontrak
pengabdian
Menandatangani
kontrak pengabdian
Lanjut ke proses
pengabdian
Membagikan
hasil review
Penyimpangan
data proposal
Mengirimkan data ke
fakultas
Proses Selesai
01 Desember 2016
Revisi
Lanjutan
Ketua Pengabdi
P-02
No
PROSEDUR
P-02
Berlaku
PENGABDIAN
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
29
Unit
LPPM
6.3.2 Prosedur Pelaksanaan dan Monev Pengabdian Lembaga
Prosedur pelaksanaan dan monev ini mengikuti prosedur pelaksanaan dan monev
pengabdian dosen.
Khusus untuk pelaporan keuangan, laporan harus berdasarkan pagu UNPAR.
Pengeluaran untuk kegiatan ke luar kota dihitung berdasarkan perhitungan
perjalanan dinas.
a)
Jika pengabdian adalah Pengabdian Fakultas / Pengabdian Program Studi, maka:
-
Apabila
terdapat
perjalanan
dinas,
ketua
pengabdi
membuat
permohonan pembuatan surat tugas kepada KLPPM.
KLPPM akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan
staf keuangan fakultas membuatkan form 211 M untuk panduan
penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan
dalam laporan keuangan).
-
Ketua pengabdi membuat dan menyusun laporan penggunaan anggaran.
-
Staf Keuangan Fakultas memeriksa laporan penggunaan anggaran dan
menyerahkannya ke Staf Keuangan LPPM.
a)
Jika pengabdian adalah pengabdian Pusat Studi, maka:
-
Apabila
terdapat
perjalanan
dinas,
ketua
pengabdi
membuat
permohonan pembuatan surat tugas kepada KLPPM.
KLPPM akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan
staf keuangan LPPM membuatkan form 211 M untuk panduan
penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan
dalam laporan keuangan).
-
Ketua pengabdi membuat dan menyusun laporan penggunaan anggaran.
-
Staf Keuangan LPPM memeriksa laporan penggunaan anggaran.
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
30
Unit
LPPM
6.3.3 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pengabdian
Prosedur penyelesaian kegiatan pengabdian mengikuti prosedur penyelesaian
kegiatan Pengabdian penugasan.
6.4.
Prosedur Pencairan Dana
6.4.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian
Tahap I (70%)
6.4.1.1. Staf Keuangan LPPM menerima berkas proposal, Form pengajuan (F-12A /
F-12B / F-23 / F-33) yang sudah ditandatangani Kepala LPPM
6.4.1.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan di Aplikasi SIK sesuai dengan
CoA Kegiatan dan mencetaknya
6.4.1.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.1.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.1.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Permohonan (Asli+Kopi)
beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan
6.4.1.6. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK
6.4.1.7. Staf Keuangan LPPM membuat pengajuan Pencairan dan Pesan Dana di
Aplikasi SIK dan mencetaknya
6.4.1.8. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas pencairan
6.4.1.9. KTU LPPM menandatangani berkas pencairan
6.4.1.10. Staf Keuangan LPPM membuat slip permohonan transfer
6.4.1.11. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) dan Slip
permohonan transfer ke Biro Keuangan
6.4.1.12. Biro Keuangan mencocokkan berkas pencairan dengan berkas permohonan
6.4.1.13. Biro Keuangan melakukan pencairan sesuai dengan slip permohonan
transfer
6.4.1.14. Staf Keuangan LPPM menyimpan berkas pencairan
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
31
Unit
LPPM
Bagan P-02-07
Diagram Alir
Permohonan dan Pencairan Keuangan Pengabdian 70%
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Biro Keuangan
Terima berkas proposal,
F-12 / F-23 / F33 yang
sdh disetujui KLPPM
Membuat permohonan
di SIK
Mencetak berkas dari
SIK dan
menandatanganinya
Menandatangani berkas
dari SIK
Mengirimkan berkas ke
Biro Keuangan
Melakukan proses
verifikasi pada SIK
Mengajukan pencairan
dan pesan dana pada SIK
Mencetak berkas dari
SIK dan
menandatanganinya
Menandatangani berkas
dari SIK
Membuat slip
permohonan transfer
Mengirimkan berkas
pencairan dan slip
permohonan transfer ke
Biro Keuangan
Menyimpan berkas
pencairan
Phase
PROSES SELESAI
Melakukan proses
pencocokan berkas
pencairan dengan
permohonan
Melakukan pencairan
dana dengan transfer
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
32
Unit
LPPM
6.4.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian Tahap I (70%)
6.4.2.1. Staf Keuangan Fakultas menyusun laporan keuangan berdasarkan pagu
UNPAR dan menyerahkannya ke Staf Keuangan LPPM (khusus untuk
pengabdian lembaga dan pengabdian penugasan)
6.4.2.2. Staf Keuangan LPPM menerima Form F-15 beserta bukti-bukti pengeluaran.
6.4.2.3. Staf Keuangan LPPM menyesuaikan pengelompokkan yang sudah dilakukan
oleh ketua pengabdi dengan pengelompokkan pada SIK.
6.4.2.4. Staf Keuangan LPPM membuat Penyelesaian sesuai sumber daya dan Input
Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi SIK
6.4.2.5. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian
6.4.2.6. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian
6.4.2.7. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta
berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan
6.4.2.8. Selesai
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
33
Unit
LPPM
Bagan P-02-08
Diagram Alir
Penyelesaian Keuangan untuk Pencairan Pengabdian 70%
Staf Keuangan Fakultas
(untuk pengabdian
Lembaga / Penugasan)
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Menyusun laporan
keuangan berdasarkan
pagu UNPAR
Menyerahkan laporan
keuangan ke Staf
Keuangan LPPM
Menerima F-15 dan
bukti-bukti pengeluaran
Menyesuaikan
pengelompokan
penggunaan pendanaan
sesuai dengan
pengelompokan pada
SIK
Menginput penyelesaian
dan realisasi perjalanan
dinas pada SIK
Mencetak dan
menandatangani berkas
penyelesaian
Menyerahkan berkas
dan bukti pendukungnya
ke biro keuangan
Phase
PROSES SELESAI
Menandatangani berkas
penyelesaian
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
34
Unit
LPPM
6.4.3. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian
Tahap II (30%)
6.4.3.1. Staf Keuangan menerima Laporan dan Form F-18 / F-24 yang sudah
ditandatangani Kepala LPPM
6.4.3.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan di Aplikasi SIK sesuai dengan
CoA Kegiatan dan mencetaknya
6.4.3.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.3.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.3.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar Permohonan (Asli+Kopi) beserta
berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan
6.4.3.6. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK
6.4.3.7. Staf Keuangan LPPM membuat pengajuan Pencairan dan Pesan Dana di
Aplikasi SIK dan mencetaknya
6.4.3.8. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas pencairan
6.4.3.9. KTU LPPM menandatangani berkas pencairan
6.4.3.10. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar Pencairan (Asli+Kopi) ke Biro
Keuangan
6.4.3.11. Biro Keuangan mencocokkan berkas pencairan dengan berkas permohonan
6.4.3.12. Biro Keuangan melakukan pencairan ke Staf Keuangan LPPM
6.4.3.13. Staf Keuangan LPPM menyerahkan dana ke Dosen pemohon (Ketua
Pengabdi)
6.4.3.14. Staf Keuangan LPPM menyimpan Berkas Pencairan
PROSEDUR
PENGABDIAN
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
35
Unit
LPPM
Bagan P-02-09
Diagram Alir
Permohonan dan Pencairan Keuangan Pengabdian 30%
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Biro Keuangan
Terima berkas laporan
dan F-18 / F-24 yang sdh
disetujui KLPPM
Membuat permohonan
di SIK
Mencetak berkas dari
SIK dan
menandatanganinya
Menandatangani berkas
dari SIK
Mengirimkan berkas ke
Biro Keuangan
Melakukan proses
verifikasi pada SIK
Mengajukan pencairan
dan pesan dana pada SIK
Mencetak berkas dari
SIK dan
menandatanganinya
Mengirimkan berkas
pencairan dan slip
permohonan transfer ke
Biro Keuangan
Menerima pencairan
dana dan
menyerahkannya ke
Dosen
Phase
PROSES SELESAI
Menandatangani berkas
dari SIK
Melakukan proses
pencocokan berkas
pencairan dengan
permohonan
Melakukan pencairan
dana tunai
PROSEDUR
PENGABDIAN
6.4.4.
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
36
Unit
LPPM
Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian Tahap II (30%)
6.4.4.1. Staf Keuangan LPPM menerima bukti-bukti penggunaan dana 30%
6.4.4.2. Staf Keuangan LPPM merekap penggunaan dana tahap II sesuai dengan
pengelompokkan pada SIK
6.4.4.3. Staf Keuangan LPPM membuat penyelesaian sesuai sumber daya dan Input
Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi Web SIK
6.4.4.4. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian
6.4.4.5. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian
6.4.4.6. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta
berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan
6.4.4.7. Selesai
PROSEDUR
PENGABDIAN
Bagan P-02-10
Diagram Alir
Penyelesaian Keuangan untuk Pencairan Pengabdian
30%
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Menerima bukti-bukti
pengeluaran
Menyesuaikan
pengelompokan
penggunaan pendanaan
sesuai dengan
pengelompokan pada
SIK
Menginput penyelesaian
dan realisasi perjalanan
dinas pada SIK
Mencetak dan
menandatangani berkas
penyelesaian
Menyerahkan berkas
dan bukti pendukungnya
ke biro keuangan
Phase
PROSES SELESAI
Menandatangani berkas
penyelesaian
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
37
Unit
LPPM
PROSEDUR
PENGABDIAN
7.
No
Berlaku
P-02
01 Desember 2016
Revisi
4
Hlm
38
Unit
LPPM
KRITERIA KEBERHASILAN
7.4.
Pengajuan dan evaluasi proposal pengabdian berjalan sesuai dengan jadwal kegiatan
pengabdian.
7.5.
Proposal pengabdian dinyatakan berhasil apabila sudah ditesetujui dan ditandatangani Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian.
7.6.
Kegiatan pengabdian dilaksanakan sesuai dengan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian
dalam Proposal Pengabdian.
7.7.
Laporan Kemajuan dan Laporan pengabdian dikumpulkan sesuai dengan waktu yang
ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian.
7.8.
Laporan Keuangan untuk pemanfaatan dana pengabdian Tahap Pertama dapat
dipertanggungjawabkan dengan bukti-bukti pendukungnya dan Laporan Keuangan
Tahap Kedua dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian
Pelaksanaan Pengabdian.
7.9.
Laporan Pengabdian diproses dan dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan
dalam perjanjian pelaksanaan pengabdian.
7.10. Kegiatan pengabdian dinyatakan berhasil apabila telah menghasilkan capaian sesuai
dengan rencana luaran yang dituliskan pada proposal pengabdian.
8.
Lampiran
8.1.
Formulir F-10 Format Proposal Pengabdian.
8.2.
Formulir F-11 Format Sampul Muka Proposal Pengabdian.
8.3.
Formulir F-12A Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi
Pembangunan Masyarakat).
8.4.
Formulir F-12B Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi
Penerapan Teknologi).
8.5.
Formulir F-13 Formulir Bukti Pelaksanaan Seminar Pengabdian.
8.6.
Formulir F-14 Formulir Penilaian Proposal Pengabdian (Proses Review).
8.7.
Formulir F-15 Formulir Monev Pelaksanaan Pengabdian.
8.8.
Formulir F-16 Format Laporan Pengabdian.
PROSEDUR
No
P-O2
Berlaku 01 Desember
2015
Revisi
PENGABDIAN
4
33
Hlm
Unit
8.9.
8.10.
LPPM
Formulir
F-17FormatSampul
MulaLaporan
Pengabdian.
FormulirF-18FormulirPenyelesaian
Kegiatan
Pengabdian
Tim Dosen/ Pengabdian
Lembaga.
8.11.
Formulir
F-23Formulir
Pengajuan
Proposal
Pengabdian
Penugasan.
8.L2.
Formulir
F-24Formulir
Penyelesaian
Kegiatan
Pengabdian
Penugasan.
8.13.
Formulir
F-25FormatPoster
Penelitian
/ Pengabdian.
8.L4.
Formulir
F-33Formulir
Pengajuan
Proposal
Pengabdian
Lembaga.
8.15.
FormulirF-34SuratPersetujuan
dariDekan.
Bandung,
08 November
2016
KepalaLembaga
Penelitian
danPengabdian
kepadaMasyarakat
llAs KatolikParahyangan
Cath i-naBadraNawangpalupi,
Ph.D.
Diperiksa
oleh:WakilRektorBidangPenelitian,
Pengabdian,
dan KerjaSama