Prosedur | Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat

PROSEDUR
PENGELOLAAN JURNAL

No
Berlaku
Revisi
Hlm
Unit

P-07
25 April 2016
0
1

LPPM

1.

TUJUAN
Prosedur Pengelolaan Jurnal ini bertujuan untuk menerangkan cara pengajuan proposal untuk
penerbitan jurnal dan penyelesaian kegiatan penerbitan jurnal dengan pendanaannya dipusatkan

di Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) UNPAR.

2.

RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai tanggal 25 April 2016 untuk pengajuan pencairan dana penerbitan
jurnal ilmiah dan pengelolaan jurnal di web journal.unpar.ac.id
Pendanaan LPPM untuk penerbitan jurnal ilmiah memiliki beberapa ketentuan, yaitu:
a) Jurnal ilmiah dikelola oleh Pusat Studi / Center atau program studi yang bernaung di
Universitas Katolik Parahyangan,
b) Jurnal ilmiah sudah memiliki ISSN dan E-ISSN,
c) Jurnal ilmiah edisi terakhir sudah terbit di web journal.unpar.ac.id (kecuali untuk jurnal
baru),
d) Jurnal sudah didaftarkan kepada Direktorat Pengelolaan Kekayaan Intelektual melalui
aplikasi Akreditasi Jurnal Nasional.

3.

REFERENSI
3.1. Peraturan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2014 tentang Pedoman Akreditasi Terbitan Berkala
Ilmiah.
3.2. Surat Kemenristekdikti Nomor: 193/E/SE/XII/2015 tentang surat edaran Akreditasi Jurnal
Ilmiah secara elektronik.
3.3. Surat Rektor Nomor : II/2005-07/09-SK tentang Pemanfaatan Dana Penelitian Ilmiah,
Penerbitan Jurnal Ilmiah dan Penerbitan Karya Tulis Ilmiah UNPAR.
3.4. Surat Rektor Nomor : III/PRT/2013-01/014 tentang Persyaratan Dan Tata Laksana
Pemberian Insentif Karya Ilmiah Dosen UNPAR.
3.5. Surat Edaran LPPM Nomor: III/LPPM/2016-04/ 105-I tentang Prosedur Pengelolaan Jurnal.

4.

ISTILAH DAN DEFINISI
4.1. Jurnal adalah terbitan berkala ilmiah yang digunakan untuk merekam dan
menyebarluaskan perkembangan ilmu pengetahuan, diterbitkan secara resmi dengan ISSN
dan disebarluaskan.
4.2. Pimpinan Redaksi adalah dosen tetap dengan perjanjian kerja minimal 24 jam per minggu
yang memimpin suatu redaksi penerbitan jurnal.

5.


TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
5.1. Pemimpin Redaksi bertanggung jawab akan pelaksanaan penerbitan dan penyebarluasan
jurnal termasuk mutu artikel-artikel yang dimuat dalam jurnal.

PROSEDUR
PENGELOLAAN JURNAL

5.2.

5.3.
5.4.

6.

No
Berlaku
Revisi
Hlm
Unit


P-07
25 April 2016
0
2

LPPM

Dekan Fakultas atau Ketua Program Studi atau Kepala Pusat Studi sebagai penanggung
jawab penerbitan jurnal bertanggung jawab akan konsistensi penerbitan jurnal dan
kesesuaian jadwal penerbitan jurnal.
Kepala LPPM bertanggung jawab atas pengalokasian dan realisasi dana penerbitan jurnal
dan memastikan penerbitan jurnal yang bersangkutan dalam web journal.unpar.ac.id
Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam pemanfaatan
dana penerbitan jurnal dan bukti-bukti pendukungnya.

RINCIAN PROSEDUR
6.1. Prosedur Pengajuan Penerbitan Jurnal
6.1.1. Pemimpin Redaksi mengajukan proposal penerbitan jurnal yang ditulis sesuai format
Proposal Penerbitan Jurnal kepada Ketua Program Studi disertai dengan Formulir

Pengajuan Penerbitan Jurnal yang sudah diisi dan ditandatangani.
Proposal Penerbitan Jurnal diajukan hanya pada saat pengajuan penerbitan edisi
pertama.
6.1.2. Dekan Fakultas atau Ketua Program Studi atau Kepala Pusat Studi sebagai
penangung jawab penerbitan jurnal melakukan evaluasi permohonan penerbitan
jurnal.
6.1.3. Jika Dekan Fakultas atau Ketua Program Studi atau Kepala Pusat Studi menyetujui
proposal tersebut, maka Dekan Fakulats atau Ketua Program Studi atau Kepala Pusat
Studi menandatangani Formulir Pengajuan Penerbitan Jurnal.
6.1.4. Jika berdasarkan hasil evaluasi Dekan Fakultas atau Ketua Program Studi atau Kepala
Pusat Studi, ada bagian proposal yang mesti direvisi, maka Pemimpin Redaksi
membuat revisi terhadap proposal dan menyerahkannya kembali.
6.1.5. Pimpinan Redaksi menyerahkan Proposal Penerbitan Jurnal dan Formulir Pengajuan
Penerbitan Jurnal yang telah ditandatangani Dekan Fakultas atau Ketua Program
Studi atau Kepala Pusat Studi kepada Kepala LPPM untuk mendapatkan persetujuan
penggunaan dana penerbitan jurnal.
6.1.6. LPPM memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal penerbitan jurnal sesuai
dengan prosedur yang sudah ditetapkan dan memeriksa penerbitan jurnal edisi
sebelumnya di journal.unpar.ac.id.
6.1.7. LPPM memeriksa dan memastikan jurnal tersebut sudah terdaftar pada aplikasi

Akreditsi Jurnal Nasional (ARJUNA).
6.1.8. Jika jurnal sudah terdaftar di aplikasi ARJUNA, jurnal edisi sebelumnya sudah terbit
di journal.unpar.ac.id, dan administrasi sudah lengkap, LPPM memproses pencairan
dana ke Biro keuangan.
6.1.9. Jika jurnal belum terdaftar pada aplikasi ARJUNA, atau jurnal edisi sebelumnya
belum terbit, atau administrasi pengajuan belum lengkap, maka LPPM memberikan
informasi kepada Pemimpin Redaksi untuk lebih dulu melengkapi kekurangannya.

PROSEDUR
PENGELOLAAN JURNAL

No
Berlaku
Revisi
Hlm
Unit

P-07
25 April 2016
0

3

LPPM

6.1.10. Biro Keuangan memproses pencairan dana sesuai dengan prosedur pencairan Biro
Keuangan.
6.1.11. LPPM menginfokan pencairan dana kepada bagian keuangan fakultas.
6.1.12. Pemimpin redaksi menerima pencairan dana penerbitan jurnal.
6.1.13. Pemimpin Redaksi melakukan koordinasi dan melaksanakan proses penerbitan dan
penyebarluasan jurnal sesuai dengan prosedur.
6.1.14. PROSES SELESAI

No

PROSEDUR

P-07

Berlaku


PENGELOLAAN JURNAL

Revisi
Hlm
Unit

25 April 2016
0
4

LPPM

Prosedur Pengajuan Pencairan Penerbitan Jurnal
Pemimpin Redaksi

Dekan / Kaprodi / K. Pusat

LPPM

Keuangan


Menyusun proposal dan
mengisi form pengajuan

Menyerahkan proposal &
form pengajuan

Melakukan evaluasi
terhadap berkas
pengajuan

Tidak
Membuat revisi

Setuju?

Ya
Menyerahkan proposal
& form pengajuan ke
LPPM


Menandatangani form
pengajuan

Melakukan pemeriksaan:
portal ARJUNA, web
jurnal, berkas

Tidak
Membuat revisi

Setuju?

Ya

Menandatangani form
pengajuan

Membuat berkas
pencairan


Menerima pencairan
dana dari staf keuangan
fakultas

Memproses pencairan
melalui staf keuangan
fakultas

Melakukan proses
penerbitan dan
penyebarluasan jurnal
sesuai prosedur

Merekap data pengajuan

Lanjut: prosedur
penyelesaian
kegiatan penerbitan
jurnal

PROSES SELESAI

Melakukan proses
pencairan sesuai
prosedur Biro Keuangan

PROSEDUR
PENGELOLAAN JURNAL

No
Berlaku
Revisi
Hlm
Unit

P-07
25 April 2016
0
5

LPPM

6.2. Prosedur Penyelesaian Laporan Penerbitan Jurnal
6.2.1. Pemimpin Redaksi mengisi Formulir Penyelesaian Penerbitan Jurnal dan
menandatanganinya.
6.2.2. Pemimpin Redaksi menyerahkan Formulir Penyelesaian Penerbitan Jurnal dan
melampirkan 1 eksemplar jurnal yang sudah terbit ke Dekan Fakultas atau Kaprodi
atau Kepala Pusat Studi.
6.2.3. Dekan Fakultas atau Kapordi atau Kepala Pusat Studi memeriksa kelengkapan berkas
dan menandatangani Formulir Penyelesaian Penerbitan Jurnal.
6.2.4. Pemimpin Redaksi menyerahkan berkas penyelesaian ke LPPM.
6.2.5. LPPM memeriksa kelengkapan berkas penyelesaian.
6.2.6. Jika berkas belum lengkap, staf LPPM menghubungi Pemimpin Redaksi untuk
melengkapi.
6.2.7. Jika berkas sudah lengkap, Kepala LPPM menandatangani Formulir Penyelesaian
Penerbitan Jurnal.
6.2.8. LPPM menyimpan hard copy jurnal sebagai arsip dan secara berkala mengirimkannya
ke perpustakaan universitas.
6.2.9. Proses Selesai

PROSEDUR
PENGELOLAAN
JURNAL

No

Berlaku
Revisi
Hlm

Unit

Prosed
ur Penvelesaian
Penerbitan
Jurnal
Dekan/ Kaprodi
/ K.Pusat

P-O7
25 April 2016

0
6
LPPM

No

PROSEDUR

Berlaku

PENGELOLAAN
JURNAL

P-O7

25 April2016

Revisi
Hlm

Unit

7.

0
7
LPPM

PEMBUKAAN
DIWEBJOURNAL
UNPAR
PROSEDUR
PENGAJUAN
JURNAL
7.1. Prosedur
Pengajuan
JurnalBarudi WebJournalUNPAR
proposalsesuai
formatF-26.
7.1.1. Pemimpin
Redaksi
menyiapkan
berkas
Redaksi
mengisi
formF-29Formulir
Pengajuan
WebJurnal.
7.1.2. Pemimpin
proposal
danFormulir
Pengajuan
Web
menyerahkan
7.1.3. Pemimpin
Redaksi
berkas
JurnaI keLPPM.
LPPM
kelengkapan
administrasi.
Jikaadayangbelumlengkap,
7.1.4. LPPMmemeriksa
pemimpin
redaksi
untukmelengkapi
dokumen.
menghubungi
LPPMmenandatangani
Formulir
Pengajuan
WebJurnal.
7 . L . 5 . Kepala
permintaan
pada
proposal
memproses
sesuai
dengan
data
danFormulir
7 . L . 6 . LPPM
Pengajuan
WebJurnal.
7.1.7. LPPMmenginfokanusername& posswordkepadaPemimpinRedaksi.
7 . 1 . 8 . L P P Mm e n y i m p a n
d a t aj u r n a l .
7 . 1 . 9 . P R O S ESSE L E S A I
Prosedur Pengajuan Jurnal Baru di Web Journal UNPAR
P e m i m p i n R e d ak s i

Mencinfokan username
& pas5word ke
Pemlmpin Redaksi

No

PROSEDUR

Berlaku
Revisi

PENGELOLAAN
JURNAL

Hlm

Unit

P-07
25 April 2016

0
8
LPPM

AdminJournal
7.2. ProsedurPenambahan
/ Perubahan
Manajer
mengisi
FormF-30Formulir
Penambahan
7.2.1. Pemimpin
Redaksi
/ Perubahan
Jurnal.
Penambahan
Redaksi
menandatangani
FormF-30Formulir
7.2.2. Pemimpin
/ Perubahan
l.
Manajer
Jurna
menyerahkan
FormF-30keLPPM.
7.2.3. Pemimpin
Redaksi
sesuai
dengan
formF-30.
manajerjurnal
7.2.4. LPPMmenambahkan
/ penguban
yangdiajukan
tentangusername
dan
kepada
manajerjurnal
7.2.5. LPPMmenginfokan
passworo.
7.2.6. PROSES
SELESAI

ProsedurPengajuanJurnalBarudi WebJournalUNPAR
PemimpinRedaksi

LPPM

Menyiapkan
FormF30

form Fmenyerahkan
30

penambahan
/
jurnal
perubahan

4engtnloKan
userneme
kepada
danpassword
jurnalmanajer
yang

Merekap
data
penyelesaian
kegiatan

P r o s e ss e l e s a i

PROSEDUR
PENGELOLAAN
JURNAL

No

P-O7

Berlaku
Revisi
Hlm

Unit

25 April 2016

0
9

TPPM

8.

KRITERIAKEBERHASILAN
jurnal sesuaiprosedurini dan jurnal sudah dipublishdi
Prosespengajuanpenerbitan
journal.unpar.ac.id
sehingga
bisadimanfaatkan
di lingkungan
Universitas.

9.

LAMPIRAN
9.1. FormatProDosal
Penerbitan
Jurnal
9.2. Formulir
Pengajuan
Penerbitan
Jurnal
9.3. Formulir
Penvelesaian
Penerbitan
Jurnal
9.4. Formulir
Pengajuan
WebJurnal
9.5. Formulir
Penambahan
Manajer
Jurnal
/ Perubahan

KepalaLembaga
Penelitia

D i b u a to l e h :L P P MU N P A R
Tanggal:21 April 2016

Bandung,2l
April2016
bdiankepadaMasyarakat
KatolikParaiyangan

Diperiksa
oleh:WakilRektorBidangPenelitian,
Pengabdian,
danKerja
Sama
2016
Tanggal.:
.21.April

ri'