Prosedur | Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat
PROSEDUR
No
P-06
Berlaku 1 Desember2OtG
PENGAJUAN
KEIKUTSERTAAN Revisi
Hlm
DALAMPERTEMUAN
ILMIAHDI
LUARNEGERI
Unit
T
L
LPPM
L. TUJUAN
pengajuan
Prosedur
keikutsertaan
dalampertemuan
ilmiahtingkatinternasional
di luarnegeriini
bertujua
n untukmenerangka
n:
pengajuan
Bantuan
a) Langkah-langkah
Seminar
LuarNegeri
RISTEKDIKTI
pengajuanpendanaan
pertemuan
b) Langkah-langkah
dan penyelesaiannya
dalammengikuti
ilmiah dengan pendanaankeikutsertaannya
dipusatkandi LembagaPenelitiandan
(LPPM)
Pengabdian
kepada
Masyarakat
UNPAR.
2.
RUANGLINGKUP
Prosedurini berlakumulai tanggal1 Desember2016 untuk pengajuankeikutsertaan
dalam
pertemuan
ilmiahtingkatinternasional,
dan dilaksanakan
di luar negeri.Keikutsertaan
dalam
pertemuan
ilmiahyangpendanaannya
dikelola
olehLPPM
terdiridari:
a) Presentasi
hasilpenelitian
dalamsuatupertemuan
ilmiah(Collfor poperl
pembicara
b) Memenuhi
undangan
sebagai
dalamsuatupertemuan
ilmiah
Pendanaan
LPPMuntukkeikutsertaan
seorangdosendalampertemuan
ilmiahdi luar negeri
paketentuan:
memiliki
bebera
padaSILPPM
kegiatanpertemuanilmiah(dokumenpengajuan
a) Pengajuan
dan form
keuangan
211M)harusdiajukan
ke LPPMselambatnya
7 harisebelum
hitungan
kegiatan
berlangsung,
yangakandipresentasikan
mencantumkan
afiliasi
UNPAR,
b ) Makalah
per dosenper tahun,atau sebanyakmaksimaladalahRp 20.000.000,c) Pendanaan
pertemuan
banyaknya
2 (dua)kalikegiatan
ilmiahperdosenpertahun.
: LPPMUNPAR
Diperiksa
Penelitian,
Pengabdian,
oleh:WakilRektorBidang
dan
KerjaSama
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
No
Berlaku
Revisi
Hlm
Unit
P-06
1 Desember 2016
1
2
LPPM
d) Makalah yang akan dipresentasikan belum pernah disebarluaskan di forum ilmiah atau
media ilmiah lainnya.
e) Satu judul makalah hanya dapat diajukan pendanaannya oleh satu orang dosen.
f) Setiap pertemuan ilmiah hanya dihadiri oleh sebanyak-banyaknya 2 (dua) dosen UNPAR
dengan skim pendanaan ini.
3.
REFERENSI
3.1. Surat Rektor Nomor: III/R/2015-07/1052-I tentang Pedoman Keikutsertaan Dosen pada
Pertemuan Ilmiah Internasional di Luar Negeri.
3.2. Peraturan Pengurus Yayasan Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 Tahun 2013
tentang Perjalanan Dinas.
3.3. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2016-11/413-I tentang Revisi Prosedur Desember
2016.
4.
ISTILAH DAN DEFINISI
4.1. Pertemuan Ilmiah dapat dalam bentuk seminar, simposium, konferensi dan sejenisnya,
yang terutama ditujukan untuk diseminasi hasil-hasil penelitian pada tingkat internasional
dan diselenggarakan di luar negeri.
4.2. Dosen adalah dosen tetap dengan perjanjian kerja minimal 24 jam per minggu yang
mempublikasikan karya ilmiah.
4.3. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang mesti disiapkan saat pengajuan
pendanaan untuk mengikuti kegiatan pertemuan ilmiah. Dokumen pengajuan ini terdiri
dari: Formulir Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah di Luar Negeri, formulir
hitungan keuangan, leaflet kegiatan, copy makalah, acceptance letter, dan hasil review dari
institusi yang mengadakan kegiatan seminar.
5.
TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
5.1. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan pertemuan
ilmiah untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan.
5.2. Ketua Program Studi bertanggung jawab akan mutu pertemuan ilmiah, arti penting serta
dampak pertemuan ilmiah dalam meningkatan pengembangan akademik dosen.
5.3. Dekan Fakultas bertanggung jawab atas terjaminnya kelancaran keseluruhan tugas-tugas
dosen lainnya meskipun mengikuti pertemuan ilmiah.
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
5.4.
5.5.
5.5.
6.
No
Berlaku
Revisi
Hlm
Unit
P-06
1 Desember 2016
1
3
LPPM
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) bertanggung jawab atas
pencairan dan pertanggungjawaban penyelesaian SIK kegiatan pertemuan ilmiah yang
diajukan oleh fakultas.
Rektor bertanggung jawab atas pemberian tugas terhadap dosen yang mengikuti kegiatan
pertemuan ilmiah di luar negeri.
Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam pemanfaatan
dana pertemuan ilmiah dan bukti-bukti pendukungnya.
RINCIAN PROSEDUR
Kegiatan pertemuan ilmiah di luar negeri dapat didanai dengan:
a)
b)
c)
Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) Kementerian Riset dan Pendidikan Tinggi
(RISTEKDIKTI)
Pengajuan dilakukan secara online oleh dosen yang bersangkutan melalui SIMLITABMAS.
Dana internal
Dana lain-lain
Dosen mengikuti pertemuan ilmiah di luar negeri dengan pendanaan selain dari BSLN
RISTEKDIKTI maupun dana internal. Pendanaan tersebut bisa dari dana pribadi, kegiatan
penelitian, maupun dibiayai oleh panitia penyelenggara seminar.
Untuk semua jenis pendanaan ini (a, b maupun c), dosen tetap harus menginput data pengajuan
pertemuan ilmiah melalui SILPPM untuk memproses surat tugas Rektor yang diproses
pengajuannya melalui LPPM.
Berikut ini diagram alir untuk menggambarkan secara umum pengajuan pendanaan BSLN
RISTEKDIKTI maupun dana internal.
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
Revisi
Hlm
Unit
P-06
1 Desember 2016
1
4
LPPM
Bagan P-06-01
Diagram Alir Pemilihan Pendanaan Seminar Luar Negeri
Dosen
Pengajuan Pertemuan
Ilmiah di Luar Negeri
Menyiapkan berkas
pengajuan
BSLN /
LPPM
Pendanaan?
Tidak
2 bulan sebelum
kegiatan?
Lainlain
Ya
Pengajuan Surat
Tugas Rektor
melalui SI LPPM
Pernah
mendapatkan BSLN
pada tahun tsb?
Pengajuan dana Ke
LPPM UNPAR
Ya
Tidak
Pengajuan BSLN ke
RISTEKDIKTI
Ditolak
Belum ada
pengumuman
Hasil?
Diterima
Kecukupan Tidak
dana?
Pengajuan dana
yang belum
tercover Ke LPPM
UNPAR
Cukup
Pelaksanaan
Kegiatan dengan
skema BSLN
Pengajuan dana Ke
LPPM UNPAR
Ditolak
Kegiatan dengan
pendanaan LPPM
UNPAR
Cukup
Pembatalan /
pengembalian dana
LPPM
Kabar?
Diterima
Kecukupan dana?
Tidak
Phase
Menggunakan dana
LPPM untuk yang belum
tercover BSLN
Pengembalian dana
LPPM untuk yang
tercover BSLN
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
6.1.
No
Berlaku
P-06
1 Desember 2016
Revisi
Hlm
Unit
1
5
LPPM
Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI
6.1.1. LPPM menerima informasi tentang dibukanya program BSLN tahun tersebut.
6.1.2. LPPM UNPAR menyebarluaskan informasi tersebut melalui milis dosen UNPAR.
6.1.3. Dosen mengajukan BSLN pada simlitabmas.ristekdikti.go.id selambatnya 2 (dua)
bulan sebelum kegiatan seminar dilaksanakan.
6.1.4. Dosen mengirimkan berkas-berkas pengajuan (sesuai dengan sistematika
RISTEKDIKTI terkait proposal BSLN) ke LPPM.
6.1.5. LPPM memeriksa kelengkapan dokumen.
Apa bila berkas sudah lengkap, LPPM membuatkan surat pernyataan dan surat
pengantar.
Apa bila berkas belum lengkap, LPPM menginformasikan dosen yang bersangkutan
untuk melengkapi dokumen pengajuan.
6.1.6. Dosen menandatangani surat pernyataan.
6.1.7. Kepala LPPM menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, dan
permohonan surat tugas ke Rektor
6.1.8. LPPM mengirimkan permohonan surat tugas kepada Rektor untuk penugasan
mengikuti pertemuan ilmiah.
LPPM menerima surat tugas Rektor dan meneruskannya kepada dosen yang
bersangkutan.
6.1.9. LPPM melakukan scan dokumen (surat pernyataan dan surat pengantar) dan
mengirimkannya ke dosen.
6.1.10. Dosen menerima softcopy file dan mengunggah semua dokumen pengajuan pada
simlitabmas.
6.1.11. Dosen menerima informasi terkait disetujui atau tidak proposal BSLN.
6.1.12. Dosen meneruskan informasi tersebut ke LPPM.
Apa bila tidak disetujui, proses pengajuan BSLN berakhir.
Apa bila disetujui, dosen melakukan kegiatan sesuai dengan proposalnya.
6.1.13. Setelah kegiatan, dosen menyiapkan dokumen pelaporan sesuai dengan panduan
BSLN RISTEKDIKTI.
6.1.14. Dosen mengunggah semua dokumen pelaporan pada simlitabmas.
6.1.15. Dosen menyerahkan hardcopy laporan ke LPPM.
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
No
Berlaku
Revisi
Hlm
Unit
6.1.16. LPPM membuat surat pengantar laporan.
6.1.17. LPPM mengirimkan laporan tersebut ke RISTEKDIKTI.
6.1.18. Dosen menerima pencairan dana dari RISTEKDIKTI.
Bagan P-06-02
Diagram Alir Prosedur Pengajuan BSLN
LPPM
Dosen
Menerima informasi BSLN
lengkap
Menyebarluaskan
informasi BSLN
Mengajukan proposal
BSLN pada simlitabmas
Lengkap?
Mengirimkan hardcopy
proposal ke LPPM
tidak
Melengkapi berkas
proposal
Menyiapkan surat
pernyataan dan surat
pengantar
Menandatangani surat
pernyataan
KLPPM Menandatangani
surat pernyataan, surat
pengantar, permohonan
surat tugas ke Rektor
Mengirimkan softcopy
surat pengantar dan
pernyataan yang sudah
ditandatangani.
Mengirimkan hardcopy
surat tugas rektor
Mengunggah berkas pada
sistem
Menerima pengumuman
hasil seleksi proposal
Phase
Diterima?
P-06
1 Desember 2016
1
6
LPPM
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
Revisi
Hlm
Unit
Lanjutan
Diagram Alir Prosedur Pengajuan BSLN
LPPM
Dosen
Diterima?
Tidak
Meneruskan informasi
ke LPPM
Ya
Meneruskan
informasi ke LPPM
PROSES SELESAI
Pelaksanaan
kegiatan seminar
Membuat pelaporan
dan mengunggah
dokumen di
simlitabmas
Membuat surat
pengantar pelaporan
kegiatan BSLN
Phase
Mengirimkan
dokumen asli ke
RISTEKDIKTI
Mengirimkan 2 jilid
hardcopy laporan ke
LPPM
Menerima pendanaan
BSLN
PROSES SELESAI
P-06
1 Desember 2016
1
7
LPPM
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
6.2.
No
Berlaku
P-06
1 Desember 2016
Revisi
Hlm
Unit
1
8
LPPM
Prosedur Pengajuan Pendanaan Seminar Luar Negeri LPPM UNPAR
6.2.1. Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah pada
silppm.unpar.ac.id
6.2.2. Dosen mengunduh Formulir F-21 dari SILPPM
6.2.3. Dosen meminta persetujuan Ketua Jurusan pada Formulir F-21.
6.2.4. Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin
bahwa pertemuan ilmiah bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan keilmuan
dan akademik dosen.
6.2.5. Ketua Jurusan membubuhkan tanda tangan di Formulir F-21.
6.2.6. Dosen memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap
permohonan keikutsertaannya dalam pertemuan ilmiah di luar negeri.
6.2.7. Dekan melakukan evaluasi dan memberikan keputusan menyetujui atau tidak
menyetujui pengajuan tersebut.
6.2.8. Jika kegiatan tersebut disetujui, dekan menandatangani Formulir Formulir F-21.
6.2.9. Dosen mengunggah dokumen pengajuan (makalah seminar, leaflet, acceptance
letter, hasil review, dan F-21)
6.2.10. Staf keuangan fakultas membuat dokumen keuangan 211-M berdasarkan data
SILPPM.
6.2.11. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M ke LPPM.
6.2.12. LPPM memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan
dalam
pertemuan ilmiah sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
6.2.13. Setelah disetujui kepala LPPM, LPPM mengajukan pembuatan surat tugas ke
Rektor dan memproses pengajuan pendanaan pada web SIK.
6.2.14. Langkah selanjutnya mengikuti Prosedur Pencairan Dana Seminar Luar Negeri
(Bagan P-06-05).
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
Revisi
Hlm
Unit
P-06
1 Desember 2016
1
9
LPPM
Bagan P-06-03
Diagram Alir Pengajuan Pertemuan Ilmiah Dana LPPM
Dosen
KaProdi
Dekan
Staf Keuangan Fakultas
LPPM
Menyiapkan berkas
pengajuan
Mengajukan pertemuan
ilmiah di SILPPM
Mengunduh dan
menandatangani F-21
Memproses
persetujuan pada
form F-21
Setuju?
Membuat Revisi
Menandatangani
F-21
Setuju?
Proses Selesai
Menandatangani F-21
Mengunggah F-21 dan
berkas-berkas
pengajuan lainnya
Menyerahkan form F-21
Membuat Form 211-M
Menyerahkan Formulir
211-M
Memeriksa kelengkapan
dokumen
Setuju?
Menerima surat
pemberitahuan
Menerima surat
pemberitahuan
PROSES SELESAI
Mencetak dan
mengirimkan surat
pemberitahuan
Membuat pengajuan
pembuatan surat
tugas Rektor
PROSES SELESAI
Phase
Dilanjutkan ke
prosedur pencairan
dana
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
6.3.
No
Berlaku
Revisi
Hlm
Unit
P-06
1 Desember 2016
1
10
LPPM
Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan LPPM UNPAR
6.4.1. Setelah pelaksanaan pertemuan ilmiah, dosen mengunduh Formulir F-22 dari
SILPPM.
6.4.2. Dosen memproses tanda tangan Form F-22.
6.4.3. Dosen mengunggah Form F-22 beserta makalah dan sertifikat hasil seminar dalam
SILPPM.
6.4.4. Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya ke
bagian keuangan fakultas.
6.4.5. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen laporan keuangan perjalanan dinas
ke LPPM. (Penyelesaian penggunaan keuangan mengikuti Bagan P-06-06)
6.4.6. LPPM melakukan verifikasi pada SILPPM.
6.4.7. PROSES SELESAI
No
PROSEDUR
P-06
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
Revisi
Hlm
Unit
1 Desember 2016
1
11
LPPM
Bagan P-06-04
Diagram Alir Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pertemuan Ilmiah
Dosen
Ketua Jurusan
Dekan
Menandatangani
Form F-22
Menandatangani
Form F-22
LPPM
Menyiapkan Berkas
penyelesaian
Mengunduh dan
menandatangani
Form F-22
Melengkapi isian
pada SILPPM &
Upload Sertifikat, F22
Mengembalikan
berkas ke dosen
Menyerahkan
Laporan Keuangan
ke Kasir Fakultas
yang lalu
meneruskan ke
LPPM
Memeriksa
Kelangkapan
Tidak
Revisi
Lengkap?
Ya
Verifikasi pada
SILPPM
Phase
Proses Selesai
6.4.
Prosedur Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri
6.4.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Luar
Negeri
6.4.1.1. Staf Keuangan LPPM menerima berkas:
1. Permohonan surat tugas Rektor,
No
PROSEDUR
P-06
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
1 Desember 2016
Revisi
Hlm
Unit
1
12
LPPM
2. Form 211-M,
3. Form F21 yang sudah ditandatangani KLPPM
6.4.1.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan dan Pengajuan Perjalanan Dinas
di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya
6.4.1.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.1.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.1.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan berkas permohonan dan permohonan
surat tugas Rektor ke Kantor Sekretariat Rektorat
6.4.1.6. Kantor Sekretariat Rektorat membuat Surat Tugas Rektor dan mengajukan
persetujuan pendanaan ke Rektor.
Apabila
Rektor
menyetujui
pengajuan
tersebut,
maka
Rektor
menandatangani surat tugas dan berkas permohonan pendanaan.
Apabila Rektor tidak menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor
mengembalikan semua berkas ke LPPM yang disertai dengan memo
pertidaksetujuan.
6.4.1.7. Staf Keuangan LPPM menerima Surat Tugas Rektor dan berkas permohonan
6.4.1.8. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Permohonan (Asli+Kopi)
beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan
6.4.1.9. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK
6.4.1.10. Staf Keuangan LPPM melakukan proses Pencairan dan Pesan Dana di Aplikasi
SIK dan mencetaknya
6.4.1.11. Staf
Keuangan
LPPM
membuat
Slip
Permohonan
Transfer
dan
melampirkannya di SIK Pencairan
6.4.1.12. Staf Keuangan LPPM dan KTU LPPM menandatangani berkas pencairan
6.4.1.13. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) dan Slip
Permohonan Transfer ke Biro Keuangan
6.4.1.14. Biro Keuangan mencocokan berkas pencairan dengan berkas permohonan
6.4.1.15. Biro Keuangan melakukan proses pencairan dana secara tunai ke Staf
Keuangan LPPM atau transfer ke Dosen Pemohon
6.4.1.16. Staf Keuangan LPPM menyerahkan bukti transfer dan berkas SIK ke Kasir
Fakultas
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
P-06
1 Desember 2016
Revisi
Hlm
Unit
1
13
LPPM
Bagan P-06-05
Diagram Alir
Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Luar Negeri (1)
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Rektorat
Terima berkas F211-M,
Permohonan Surat Tugas
Rektor, F-21 yang sdh
disetujui
Membuat SIK Permohonan
dan Pengajuan Perjadin di
SIK
Mencetak berkas dari SIK
dan menandatanganinya
Mengirimkan berkas ke
Kantor Sekretariat Rektorat
Menandatangani berkas
dari SIK
Membuat surat tugas dan
mengajukan berkas
permohoan pendanaan ke
Rektor
Tidak
Rektor Setuju?
Ya
Menerima kembali berkas
Rektor membuat
memo tidak setuju
Meneruskan memo rektor
ke KLPPM
Proses Selesai
Phase
Menerima berkas yang
sudah ditandatangani
Rektor
Rektor
menandatangani surat
tugas dan berkas
permohonan
No
PROSEDUR
P-06
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
1 Desember 2016
Revisi
Hlm
Unit
1
14
LPPM
Lanjutan
Diagram Alir
Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Luar Negeri (2)
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Biro Keuangan
Menerima berkas yang
sudah ditandatangani Rektor
Mengirim berkas ke Biro
Keuangan
Melakukan proses verifikasi
pada SIK
Mengajukan pencairan dan
pesan dana pada SIK
Mencetak dan
menandatangani berkas
Mengirim berkas ke Biro
Keuangan
Menerima pencairan dana
Menandatangani berkas
Melakukan proses
pencocokan berkas
pencairan dengan
permohonan
Melakukan proses pencairan
dana
Menyerahkan dana dan
berkas SIK ke kasir Fakultas
Phase
PROSES SELESAI
6.4.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri
6.4.2.1. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-bukti
penggunaan keuangan ke Staf Keuangan LPPM
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
P-06
1 Desember 2016
Revisi
Hlm
Unit
1
15
LPPM
6.4.2.2. Staf Keuangan LPPM membuat Penyelesaian sesuai sumber daya, Realisasi
Perjalanan Dinas dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi SIK
6.4.2.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian
6.4.2.4. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian
6.4.2.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta
berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan
6.4.2.6. Selesai
Bagan P-06-06
Diagram Alir
Penyelesaian Keuangan untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri
Kasir Fakultas
Menyerahkan berkas
penyelesaian beserta
bukti penggunaan dana
Staf Keuangan LPPM
Menginput penyelesaian
dan realisasi perjalanan
dinas pada SIK
Mencetak dan
menandatangani berkas
penyelesaian
Menyerahkan berkas
dan bukti pendukungnya
ke biro keuangan
PROSES SELESAI
Phase
KTU LPPM
Menandatangani berkas
penyelesaian
No
PROSEDUR
P-06
Berlaku
PENGAJ
UAN KEIKUTSERTAAN
DALAMPERTEMUAN
ILMIAHDI
LUARNEGERI
Revisi
Hlm
Unit
1 Desember2OL6
L
16
LPPM
KEBERHASILAN
6.2. KRITERIA
Prosespengajuankeikutsertaandalam pertemuanilmiah tingkat internasionaldi luar negeri
lancarsesuaiprosedurini.
6.3. LAMPIRAN
p e n g g u n a aSnI L P P M
8 . 1 .P a n d u a n
KepalaLembagaPenelitian
Catharina
Dibuatoleh:LPPMUNPAR
ung,8 November
2016
kepadaMasyarakat
ngpalupi,
Ph.D.
Diperiksa
oleh:WakilRektorBidang
Pengabdian,
Penelitian,
danKerja
No
P-06
Berlaku 1 Desember2OtG
PENGAJUAN
KEIKUTSERTAAN Revisi
Hlm
DALAMPERTEMUAN
ILMIAHDI
LUARNEGERI
Unit
T
L
LPPM
L. TUJUAN
pengajuan
Prosedur
keikutsertaan
dalampertemuan
ilmiahtingkatinternasional
di luarnegeriini
bertujua
n untukmenerangka
n:
pengajuan
Bantuan
a) Langkah-langkah
Seminar
LuarNegeri
RISTEKDIKTI
pengajuanpendanaan
pertemuan
b) Langkah-langkah
dan penyelesaiannya
dalammengikuti
ilmiah dengan pendanaankeikutsertaannya
dipusatkandi LembagaPenelitiandan
(LPPM)
Pengabdian
kepada
Masyarakat
UNPAR.
2.
RUANGLINGKUP
Prosedurini berlakumulai tanggal1 Desember2016 untuk pengajuankeikutsertaan
dalam
pertemuan
ilmiahtingkatinternasional,
dan dilaksanakan
di luar negeri.Keikutsertaan
dalam
pertemuan
ilmiahyangpendanaannya
dikelola
olehLPPM
terdiridari:
a) Presentasi
hasilpenelitian
dalamsuatupertemuan
ilmiah(Collfor poperl
pembicara
b) Memenuhi
undangan
sebagai
dalamsuatupertemuan
ilmiah
Pendanaan
LPPMuntukkeikutsertaan
seorangdosendalampertemuan
ilmiahdi luar negeri
paketentuan:
memiliki
bebera
padaSILPPM
kegiatanpertemuanilmiah(dokumenpengajuan
a) Pengajuan
dan form
keuangan
211M)harusdiajukan
ke LPPMselambatnya
7 harisebelum
hitungan
kegiatan
berlangsung,
yangakandipresentasikan
mencantumkan
afiliasi
UNPAR,
b ) Makalah
per dosenper tahun,atau sebanyakmaksimaladalahRp 20.000.000,c) Pendanaan
pertemuan
banyaknya
2 (dua)kalikegiatan
ilmiahperdosenpertahun.
: LPPMUNPAR
Diperiksa
Penelitian,
Pengabdian,
oleh:WakilRektorBidang
dan
KerjaSama
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
No
Berlaku
Revisi
Hlm
Unit
P-06
1 Desember 2016
1
2
LPPM
d) Makalah yang akan dipresentasikan belum pernah disebarluaskan di forum ilmiah atau
media ilmiah lainnya.
e) Satu judul makalah hanya dapat diajukan pendanaannya oleh satu orang dosen.
f) Setiap pertemuan ilmiah hanya dihadiri oleh sebanyak-banyaknya 2 (dua) dosen UNPAR
dengan skim pendanaan ini.
3.
REFERENSI
3.1. Surat Rektor Nomor: III/R/2015-07/1052-I tentang Pedoman Keikutsertaan Dosen pada
Pertemuan Ilmiah Internasional di Luar Negeri.
3.2. Peraturan Pengurus Yayasan Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 Tahun 2013
tentang Perjalanan Dinas.
3.3. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2016-11/413-I tentang Revisi Prosedur Desember
2016.
4.
ISTILAH DAN DEFINISI
4.1. Pertemuan Ilmiah dapat dalam bentuk seminar, simposium, konferensi dan sejenisnya,
yang terutama ditujukan untuk diseminasi hasil-hasil penelitian pada tingkat internasional
dan diselenggarakan di luar negeri.
4.2. Dosen adalah dosen tetap dengan perjanjian kerja minimal 24 jam per minggu yang
mempublikasikan karya ilmiah.
4.3. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang mesti disiapkan saat pengajuan
pendanaan untuk mengikuti kegiatan pertemuan ilmiah. Dokumen pengajuan ini terdiri
dari: Formulir Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah di Luar Negeri, formulir
hitungan keuangan, leaflet kegiatan, copy makalah, acceptance letter, dan hasil review dari
institusi yang mengadakan kegiatan seminar.
5.
TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
5.1. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan pertemuan
ilmiah untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan.
5.2. Ketua Program Studi bertanggung jawab akan mutu pertemuan ilmiah, arti penting serta
dampak pertemuan ilmiah dalam meningkatan pengembangan akademik dosen.
5.3. Dekan Fakultas bertanggung jawab atas terjaminnya kelancaran keseluruhan tugas-tugas
dosen lainnya meskipun mengikuti pertemuan ilmiah.
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
5.4.
5.5.
5.5.
6.
No
Berlaku
Revisi
Hlm
Unit
P-06
1 Desember 2016
1
3
LPPM
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) bertanggung jawab atas
pencairan dan pertanggungjawaban penyelesaian SIK kegiatan pertemuan ilmiah yang
diajukan oleh fakultas.
Rektor bertanggung jawab atas pemberian tugas terhadap dosen yang mengikuti kegiatan
pertemuan ilmiah di luar negeri.
Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam pemanfaatan
dana pertemuan ilmiah dan bukti-bukti pendukungnya.
RINCIAN PROSEDUR
Kegiatan pertemuan ilmiah di luar negeri dapat didanai dengan:
a)
b)
c)
Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) Kementerian Riset dan Pendidikan Tinggi
(RISTEKDIKTI)
Pengajuan dilakukan secara online oleh dosen yang bersangkutan melalui SIMLITABMAS.
Dana internal
Dana lain-lain
Dosen mengikuti pertemuan ilmiah di luar negeri dengan pendanaan selain dari BSLN
RISTEKDIKTI maupun dana internal. Pendanaan tersebut bisa dari dana pribadi, kegiatan
penelitian, maupun dibiayai oleh panitia penyelenggara seminar.
Untuk semua jenis pendanaan ini (a, b maupun c), dosen tetap harus menginput data pengajuan
pertemuan ilmiah melalui SILPPM untuk memproses surat tugas Rektor yang diproses
pengajuannya melalui LPPM.
Berikut ini diagram alir untuk menggambarkan secara umum pengajuan pendanaan BSLN
RISTEKDIKTI maupun dana internal.
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
Revisi
Hlm
Unit
P-06
1 Desember 2016
1
4
LPPM
Bagan P-06-01
Diagram Alir Pemilihan Pendanaan Seminar Luar Negeri
Dosen
Pengajuan Pertemuan
Ilmiah di Luar Negeri
Menyiapkan berkas
pengajuan
BSLN /
LPPM
Pendanaan?
Tidak
2 bulan sebelum
kegiatan?
Lainlain
Ya
Pengajuan Surat
Tugas Rektor
melalui SI LPPM
Pernah
mendapatkan BSLN
pada tahun tsb?
Pengajuan dana Ke
LPPM UNPAR
Ya
Tidak
Pengajuan BSLN ke
RISTEKDIKTI
Ditolak
Belum ada
pengumuman
Hasil?
Diterima
Kecukupan Tidak
dana?
Pengajuan dana
yang belum
tercover Ke LPPM
UNPAR
Cukup
Pelaksanaan
Kegiatan dengan
skema BSLN
Pengajuan dana Ke
LPPM UNPAR
Ditolak
Kegiatan dengan
pendanaan LPPM
UNPAR
Cukup
Pembatalan /
pengembalian dana
LPPM
Kabar?
Diterima
Kecukupan dana?
Tidak
Phase
Menggunakan dana
LPPM untuk yang belum
tercover BSLN
Pengembalian dana
LPPM untuk yang
tercover BSLN
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
6.1.
No
Berlaku
P-06
1 Desember 2016
Revisi
Hlm
Unit
1
5
LPPM
Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI
6.1.1. LPPM menerima informasi tentang dibukanya program BSLN tahun tersebut.
6.1.2. LPPM UNPAR menyebarluaskan informasi tersebut melalui milis dosen UNPAR.
6.1.3. Dosen mengajukan BSLN pada simlitabmas.ristekdikti.go.id selambatnya 2 (dua)
bulan sebelum kegiatan seminar dilaksanakan.
6.1.4. Dosen mengirimkan berkas-berkas pengajuan (sesuai dengan sistematika
RISTEKDIKTI terkait proposal BSLN) ke LPPM.
6.1.5. LPPM memeriksa kelengkapan dokumen.
Apa bila berkas sudah lengkap, LPPM membuatkan surat pernyataan dan surat
pengantar.
Apa bila berkas belum lengkap, LPPM menginformasikan dosen yang bersangkutan
untuk melengkapi dokumen pengajuan.
6.1.6. Dosen menandatangani surat pernyataan.
6.1.7. Kepala LPPM menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, dan
permohonan surat tugas ke Rektor
6.1.8. LPPM mengirimkan permohonan surat tugas kepada Rektor untuk penugasan
mengikuti pertemuan ilmiah.
LPPM menerima surat tugas Rektor dan meneruskannya kepada dosen yang
bersangkutan.
6.1.9. LPPM melakukan scan dokumen (surat pernyataan dan surat pengantar) dan
mengirimkannya ke dosen.
6.1.10. Dosen menerima softcopy file dan mengunggah semua dokumen pengajuan pada
simlitabmas.
6.1.11. Dosen menerima informasi terkait disetujui atau tidak proposal BSLN.
6.1.12. Dosen meneruskan informasi tersebut ke LPPM.
Apa bila tidak disetujui, proses pengajuan BSLN berakhir.
Apa bila disetujui, dosen melakukan kegiatan sesuai dengan proposalnya.
6.1.13. Setelah kegiatan, dosen menyiapkan dokumen pelaporan sesuai dengan panduan
BSLN RISTEKDIKTI.
6.1.14. Dosen mengunggah semua dokumen pelaporan pada simlitabmas.
6.1.15. Dosen menyerahkan hardcopy laporan ke LPPM.
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
No
Berlaku
Revisi
Hlm
Unit
6.1.16. LPPM membuat surat pengantar laporan.
6.1.17. LPPM mengirimkan laporan tersebut ke RISTEKDIKTI.
6.1.18. Dosen menerima pencairan dana dari RISTEKDIKTI.
Bagan P-06-02
Diagram Alir Prosedur Pengajuan BSLN
LPPM
Dosen
Menerima informasi BSLN
lengkap
Menyebarluaskan
informasi BSLN
Mengajukan proposal
BSLN pada simlitabmas
Lengkap?
Mengirimkan hardcopy
proposal ke LPPM
tidak
Melengkapi berkas
proposal
Menyiapkan surat
pernyataan dan surat
pengantar
Menandatangani surat
pernyataan
KLPPM Menandatangani
surat pernyataan, surat
pengantar, permohonan
surat tugas ke Rektor
Mengirimkan softcopy
surat pengantar dan
pernyataan yang sudah
ditandatangani.
Mengirimkan hardcopy
surat tugas rektor
Mengunggah berkas pada
sistem
Menerima pengumuman
hasil seleksi proposal
Phase
Diterima?
P-06
1 Desember 2016
1
6
LPPM
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
Revisi
Hlm
Unit
Lanjutan
Diagram Alir Prosedur Pengajuan BSLN
LPPM
Dosen
Diterima?
Tidak
Meneruskan informasi
ke LPPM
Ya
Meneruskan
informasi ke LPPM
PROSES SELESAI
Pelaksanaan
kegiatan seminar
Membuat pelaporan
dan mengunggah
dokumen di
simlitabmas
Membuat surat
pengantar pelaporan
kegiatan BSLN
Phase
Mengirimkan
dokumen asli ke
RISTEKDIKTI
Mengirimkan 2 jilid
hardcopy laporan ke
LPPM
Menerima pendanaan
BSLN
PROSES SELESAI
P-06
1 Desember 2016
1
7
LPPM
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
6.2.
No
Berlaku
P-06
1 Desember 2016
Revisi
Hlm
Unit
1
8
LPPM
Prosedur Pengajuan Pendanaan Seminar Luar Negeri LPPM UNPAR
6.2.1. Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah pada
silppm.unpar.ac.id
6.2.2. Dosen mengunduh Formulir F-21 dari SILPPM
6.2.3. Dosen meminta persetujuan Ketua Jurusan pada Formulir F-21.
6.2.4. Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin
bahwa pertemuan ilmiah bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan keilmuan
dan akademik dosen.
6.2.5. Ketua Jurusan membubuhkan tanda tangan di Formulir F-21.
6.2.6. Dosen memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap
permohonan keikutsertaannya dalam pertemuan ilmiah di luar negeri.
6.2.7. Dekan melakukan evaluasi dan memberikan keputusan menyetujui atau tidak
menyetujui pengajuan tersebut.
6.2.8. Jika kegiatan tersebut disetujui, dekan menandatangani Formulir Formulir F-21.
6.2.9. Dosen mengunggah dokumen pengajuan (makalah seminar, leaflet, acceptance
letter, hasil review, dan F-21)
6.2.10. Staf keuangan fakultas membuat dokumen keuangan 211-M berdasarkan data
SILPPM.
6.2.11. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M ke LPPM.
6.2.12. LPPM memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan
dalam
pertemuan ilmiah sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
6.2.13. Setelah disetujui kepala LPPM, LPPM mengajukan pembuatan surat tugas ke
Rektor dan memproses pengajuan pendanaan pada web SIK.
6.2.14. Langkah selanjutnya mengikuti Prosedur Pencairan Dana Seminar Luar Negeri
(Bagan P-06-05).
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
Revisi
Hlm
Unit
P-06
1 Desember 2016
1
9
LPPM
Bagan P-06-03
Diagram Alir Pengajuan Pertemuan Ilmiah Dana LPPM
Dosen
KaProdi
Dekan
Staf Keuangan Fakultas
LPPM
Menyiapkan berkas
pengajuan
Mengajukan pertemuan
ilmiah di SILPPM
Mengunduh dan
menandatangani F-21
Memproses
persetujuan pada
form F-21
Setuju?
Membuat Revisi
Menandatangani
F-21
Setuju?
Proses Selesai
Menandatangani F-21
Mengunggah F-21 dan
berkas-berkas
pengajuan lainnya
Menyerahkan form F-21
Membuat Form 211-M
Menyerahkan Formulir
211-M
Memeriksa kelengkapan
dokumen
Setuju?
Menerima surat
pemberitahuan
Menerima surat
pemberitahuan
PROSES SELESAI
Mencetak dan
mengirimkan surat
pemberitahuan
Membuat pengajuan
pembuatan surat
tugas Rektor
PROSES SELESAI
Phase
Dilanjutkan ke
prosedur pencairan
dana
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
6.3.
No
Berlaku
Revisi
Hlm
Unit
P-06
1 Desember 2016
1
10
LPPM
Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan LPPM UNPAR
6.4.1. Setelah pelaksanaan pertemuan ilmiah, dosen mengunduh Formulir F-22 dari
SILPPM.
6.4.2. Dosen memproses tanda tangan Form F-22.
6.4.3. Dosen mengunggah Form F-22 beserta makalah dan sertifikat hasil seminar dalam
SILPPM.
6.4.4. Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya ke
bagian keuangan fakultas.
6.4.5. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen laporan keuangan perjalanan dinas
ke LPPM. (Penyelesaian penggunaan keuangan mengikuti Bagan P-06-06)
6.4.6. LPPM melakukan verifikasi pada SILPPM.
6.4.7. PROSES SELESAI
No
PROSEDUR
P-06
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
Revisi
Hlm
Unit
1 Desember 2016
1
11
LPPM
Bagan P-06-04
Diagram Alir Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pertemuan Ilmiah
Dosen
Ketua Jurusan
Dekan
Menandatangani
Form F-22
Menandatangani
Form F-22
LPPM
Menyiapkan Berkas
penyelesaian
Mengunduh dan
menandatangani
Form F-22
Melengkapi isian
pada SILPPM &
Upload Sertifikat, F22
Mengembalikan
berkas ke dosen
Menyerahkan
Laporan Keuangan
ke Kasir Fakultas
yang lalu
meneruskan ke
LPPM
Memeriksa
Kelangkapan
Tidak
Revisi
Lengkap?
Ya
Verifikasi pada
SILPPM
Phase
Proses Selesai
6.4.
Prosedur Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri
6.4.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Luar
Negeri
6.4.1.1. Staf Keuangan LPPM menerima berkas:
1. Permohonan surat tugas Rektor,
No
PROSEDUR
P-06
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
1 Desember 2016
Revisi
Hlm
Unit
1
12
LPPM
2. Form 211-M,
3. Form F21 yang sudah ditandatangani KLPPM
6.4.1.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan dan Pengajuan Perjalanan Dinas
di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya
6.4.1.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.1.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.1.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan berkas permohonan dan permohonan
surat tugas Rektor ke Kantor Sekretariat Rektorat
6.4.1.6. Kantor Sekretariat Rektorat membuat Surat Tugas Rektor dan mengajukan
persetujuan pendanaan ke Rektor.
Apabila
Rektor
menyetujui
pengajuan
tersebut,
maka
Rektor
menandatangani surat tugas dan berkas permohonan pendanaan.
Apabila Rektor tidak menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor
mengembalikan semua berkas ke LPPM yang disertai dengan memo
pertidaksetujuan.
6.4.1.7. Staf Keuangan LPPM menerima Surat Tugas Rektor dan berkas permohonan
6.4.1.8. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Permohonan (Asli+Kopi)
beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan
6.4.1.9. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK
6.4.1.10. Staf Keuangan LPPM melakukan proses Pencairan dan Pesan Dana di Aplikasi
SIK dan mencetaknya
6.4.1.11. Staf
Keuangan
LPPM
membuat
Slip
Permohonan
Transfer
dan
melampirkannya di SIK Pencairan
6.4.1.12. Staf Keuangan LPPM dan KTU LPPM menandatangani berkas pencairan
6.4.1.13. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) dan Slip
Permohonan Transfer ke Biro Keuangan
6.4.1.14. Biro Keuangan mencocokan berkas pencairan dengan berkas permohonan
6.4.1.15. Biro Keuangan melakukan proses pencairan dana secara tunai ke Staf
Keuangan LPPM atau transfer ke Dosen Pemohon
6.4.1.16. Staf Keuangan LPPM menyerahkan bukti transfer dan berkas SIK ke Kasir
Fakultas
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
P-06
1 Desember 2016
Revisi
Hlm
Unit
1
13
LPPM
Bagan P-06-05
Diagram Alir
Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Luar Negeri (1)
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Rektorat
Terima berkas F211-M,
Permohonan Surat Tugas
Rektor, F-21 yang sdh
disetujui
Membuat SIK Permohonan
dan Pengajuan Perjadin di
SIK
Mencetak berkas dari SIK
dan menandatanganinya
Mengirimkan berkas ke
Kantor Sekretariat Rektorat
Menandatangani berkas
dari SIK
Membuat surat tugas dan
mengajukan berkas
permohoan pendanaan ke
Rektor
Tidak
Rektor Setuju?
Ya
Menerima kembali berkas
Rektor membuat
memo tidak setuju
Meneruskan memo rektor
ke KLPPM
Proses Selesai
Phase
Menerima berkas yang
sudah ditandatangani
Rektor
Rektor
menandatangani surat
tugas dan berkas
permohonan
No
PROSEDUR
P-06
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
1 Desember 2016
Revisi
Hlm
Unit
1
14
LPPM
Lanjutan
Diagram Alir
Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Luar Negeri (2)
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Biro Keuangan
Menerima berkas yang
sudah ditandatangani Rektor
Mengirim berkas ke Biro
Keuangan
Melakukan proses verifikasi
pada SIK
Mengajukan pencairan dan
pesan dana pada SIK
Mencetak dan
menandatangani berkas
Mengirim berkas ke Biro
Keuangan
Menerima pencairan dana
Menandatangani berkas
Melakukan proses
pencocokan berkas
pencairan dengan
permohonan
Melakukan proses pencairan
dana
Menyerahkan dana dan
berkas SIK ke kasir Fakultas
Phase
PROSES SELESAI
6.4.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri
6.4.2.1. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-bukti
penggunaan keuangan ke Staf Keuangan LPPM
No
PROSEDUR
Berlaku
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN
DALAM PERTEMUAN ILMIAH DI
LUAR NEGERI
P-06
1 Desember 2016
Revisi
Hlm
Unit
1
15
LPPM
6.4.2.2. Staf Keuangan LPPM membuat Penyelesaian sesuai sumber daya, Realisasi
Perjalanan Dinas dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi SIK
6.4.2.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian
6.4.2.4. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian
6.4.2.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta
berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan
6.4.2.6. Selesai
Bagan P-06-06
Diagram Alir
Penyelesaian Keuangan untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri
Kasir Fakultas
Menyerahkan berkas
penyelesaian beserta
bukti penggunaan dana
Staf Keuangan LPPM
Menginput penyelesaian
dan realisasi perjalanan
dinas pada SIK
Mencetak dan
menandatangani berkas
penyelesaian
Menyerahkan berkas
dan bukti pendukungnya
ke biro keuangan
PROSES SELESAI
Phase
KTU LPPM
Menandatangani berkas
penyelesaian
No
PROSEDUR
P-06
Berlaku
PENGAJ
UAN KEIKUTSERTAAN
DALAMPERTEMUAN
ILMIAHDI
LUARNEGERI
Revisi
Hlm
Unit
1 Desember2OL6
L
16
LPPM
KEBERHASILAN
6.2. KRITERIA
Prosespengajuankeikutsertaandalam pertemuanilmiah tingkat internasionaldi luar negeri
lancarsesuaiprosedurini.
6.3. LAMPIRAN
p e n g g u n a aSnI L P P M
8 . 1 .P a n d u a n
KepalaLembagaPenelitian
Catharina
Dibuatoleh:LPPMUNPAR
ung,8 November
2016
kepadaMasyarakat
ngpalupi,
Ph.D.
Diperiksa
oleh:WakilRektorBidang
Pengabdian,
Penelitian,
danKerja