Prosedur | Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat
PROSEDUR
No
Berlaku
KEIKUTSERTAAN
DALAM
PENGAJUAN
PERTEMUAN
ILMIAHDIDALAMNEGERI
P-04
1 Desember
2015
Revisi
5
Halaman
t
Unit
No Revisi
t
LPPM
Disetujui
BagianYangDiubah
t.
Penomeranprosedurdan formulirdisesuaikan
dengan
K a .L P P M ,
dokumenLPPMlainnya
Batasankegiatanpertemuanilmiahyangdikelolaoleh
S e m .G a n j i l 2 0 1 2 -
2.
13
L P P MU N P A R
2
3
1.
1..
2.
4
5
1.
P e n a m b a h adna t ap a d af o r m u l i rp e n g a j u adna n
penyelesaian
Ka.LPPM,L
J a n u a r2i 0 1 4
K aL P P MJ, a n u a r i
DinasDosen
PerubahanReferensi
tentangPerjalanan
Penambahandefinisidokumenpengajuon
2015
P e r u b a h abne n t u kp e n g a j u adna r im a n u akl e o n l i n e
( s i l p p mu.n p ar . a c . i d )
September2015
Ka LPPM,1
2.
(alurpengajuan
insentifbuku&
Perubahan
alur pengajuan
a l u rp e n g a j u anno n b u k u )
3.
P e n a m b a h al n
a m p i r a np a n d u a np e n g a j u ainn s e n t iof n l i n e
untuk user(dosen)
4.
P e n a m b a h apna d ar u a n gl i n g k u p
1.
2.
Ka.LPPM,8
Penambahan
tuiuan
pemakalah
November 2015
ruanelinekupmeniadikegiatan
Memperkecil
dan invitedsoeaker
pensaiuan
padadefinisidokumen
Perubahan
Penambahan
rincianpadaruanglingkup,terkait
pendanaan
penambahan
dariartikeliurnal
3.
4.
5.
6.
7.
Penambahanreferensisurat
prosedurpencairan
keuangan
di LPPM
Penambahan
lamoiranformatsurattugas
Penambahan
Diperiksa
oleh:WakilRektorBidangPenelitian,
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
2
Unit
LPPM
1. TUJUAN
Prosedur pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah ini bertujuan untuk
menerangkan tahapan-tahapan dosen untuk mengikuti pertemuan ilmiah pada tingkat
nasional dan internasional yang dilaksanakan di dalam negeri, yang pendanaan
keikutsertaanya dikelola oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
(LPPM), UNPAR. Untuk keikutsertaan pertemuan ilmiah yang dilaksanakan di luar negeri,
diatur oleh prosedur terpisah (P-06).
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai tanggal 1 Desember 2016 untuk pengajuan keikutsertaan dalam
pertemuan ilmiah, baik yang diselenggarakan oleh Universitas Katolik Parahyangan maupun
institusi lain seperti Perguruan Tinggi, Asosiasi Profesi, dan sebagainya. Keikutsertaan dalam
pertemuan ilmiah yang pendanaannya dikelola oleh LPPM terdiri dari:
a)
Presentasi hasil penelitian dalam suatu pertemuan ilmiah (Call for paper)
b)
Memenuhi undangan sebagai pembicara dalam suatu pertemuan ilmiah
Pendanaan LPPM untuk keikutsertaan seorang dosen dalam pertemuan ilmiah di dalam
negeri memiliki beberapa ketentuan:
a) Pengajuan kegiatan pertemuan ilmiah (kelengkapan dokumen pada SILPPM, hardcopy
surat tugas dekan, form keuangan 211M) harus diajukan ke LPPM selambatnya 1 hari
sebelum kegiatan berlangsung,
b) Makalah yang akan dipresentasikan mencantumkan afiliasi UNPAR,
c) Pendanaan maksimal adalah Rp 12.000.000,- per dosen per tahun, atau sebanyakbanyaknya 3 (tiga) kali kegiatan pertemuan ilmiah per dosen per tahun. Tetapi apabila
seorang dosen berhasil mempublikasikan artikel sebagai penulis pertama dan dengan
mencantumkan afiliasi UNPAR pada jurnal nasional terakreditasi atau jurnal
internasional dengan kriteria:
No
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
-
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
3
Unit
LPPM
Jurnal tidak termasuk dalam list jurnal predator atau predatory journal dalam
scholarlyoa.com
-
Publisher tidak termasuk dalam list predatory publisher dalam scholarlyoa.com
maka yang bersangkutan diperbolehkan mengikuti pertemuan ilmiah diluar ketentuan
tersebut, di mana 1 artikel dalam jurnal nasional terakreditasi / internasional setara
dengan pendanaan sebesar empat juga rupiah atau 1 (satu) kali kegiatan.
d) Makalah yang akan dipresentasikan belum pernah disebarluaskan di forum ilmiah atau
media ilmiah lainnya,
e) Satu judul makalah hanya dapat diajukan pendanaannya oleh satu orang dosen.
3. REFERENSI
3.1.
Keputusan Pengurus Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor: II/2005-07/09SK tentang Pemanfaatan Dana Penelitian Ilmiah, Penerbitan Jurnal Ilmiah dan
Penerbitan Karya Tulis Ilmiah
3.2. Keputusan Pengurusa Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 tahun 2013
tentang Perjalanan Dinas Universitas Katolik Parahyangan
3.3. Surat edaran LPPM Nomor: III/LPPM/2012-11/253-I tentang Perjalanan Dinas Dosen
per tahun 2013
3.4. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2015-03/43-I tentang Keikutsertaan pertemuan
ilmiah tahun 2015
3.5. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2016-06/233-I tentang Pendanaan pertemuan
ilmiah dosen
3.6. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2016-11/413-I tentang Revisi Prosedur Desember
2016
4. ISTILAH DAN DEFINISI
4.1. Pertemuan
Ilmiah
dapat
dalam
bentuk
seminar,
simposium,
konferensi,
Lokakarya/Workshop, dan sejenisnya, yang terutama ditujukan untuk diseminasi hasilhasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat pada tingkat nasional dan
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
4
Unit
LPPM
internasional yang dilaksanakan di dalam negeri; dan bukan ditujukan untuk
pelatihan dosen secara umum.
4.2. Dosen adalah dosen tetap dan dosen kontrak dengan kualifikasi minimal 24 jam per
minggu yang mempublikasikan karya ilmiah atau mendapatkan pengetahuan mutakhir
melalui sarana pertemuan ilmiah tersebut.
4.3. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang harus disiapkan saat pengajuan
pendanaan untuk mengikuti kegiatan pertemuan ilmiah. Dokumen pengajuan ini
terdiri dari: F-21. Formulir Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah, surat
tugas, formulir hitungan keuangan (211-M), leaflet kegiatan, copy makalah yang
mencantumkan afiliasi UNPAR, acceptance letter, dan hasil review dari institusi yang
mengadakan kegiatan seminar.
5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
5.1.
Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) bertanggung jawab
atas ketaatan pada prosedur ini, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya sumber daya
untuk terjaminnya keikutsertaan dosen dalam pertemuan ilmiah di dalam negeri.
5.2.
Dekan Fakultas bertanggung jawab atas terjaminnya kelancaran keseluruahan tugastugas lain dosen meskipun mengikuti pertemuan ilmiah.
5.3. Ketua Jurusan bertanggung jawab akan mutu pertemuan ilmiah, arti penting serta
dampak pertemuan ilmiah dalam meningkatan pengembangan akademik dosen.
5.4. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan
pertemuan ilmiah untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan.
5.5. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam
pemanfaatan dana pertemuan ilmiah dan bukti-bukti pendukungnya.
6. RINCIAN PROSEDUR
6.1. Prosedur Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah
6.1.1. Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah
pada silppm.unpar.ac.id
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
5
Unit
6.1.2. Dosen mengunduh Formulir F-21 dari SILPPM
LPPM
6.1.3. Dosen menunjukkan berkas pengajuan dan meminta persetujuan Ketua
Jurusan.
6.1.4. Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin
bahwa pertemuan ilmiah bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan
keilmuan dan akademik dosen.
6.1.5. Ketua Jurusan membubuhkan tanda tangan di Formulir F-21. Permohonan
Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah sebagai tanda persetujuan.
6.1.6. Dosen memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap
permohonan keikutsertaanya dalam pertemuan ilmiah.
6.1.7. Dekan menandatangani Formulir Formulir F-21. Permohonan Keikutsertaan
dalam Pertemuan Ilmiah sebagai persetujuan terhadap permohonan dosen.
6.1.8. Dosen mengunggah dokumen pengajuan (makalah seminar,
leaflet,
acceptance letter, hasil review, dan F-21)
6.1.9. Staf keuangan fakultas membuat dokumen keuangan 211-M dan Surat Tugas
berdasarkan SILPPM.
6.1.10. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M dan Surat
Tugas ke LPPM.
6.1.11. LPPM memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan dalam
pertemuan ilmiah sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini.
6.1.12. Setelah disetujui kepala LPPM, LPPM memproses pembiayaan untuk
keikutsertaan dosen dalam pertemuan ilmiah ke Biro Keuangan (lihat bagan P04-03)
6.1.13. Dosen menerima pencairan dana keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah.
No
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
6
Unit
LPPM
Bagan P-04-01
Diagram Alir Prosedur Pengajuan Pertemuan Ilmiah
Dosen
Staf Keuangan Fakultas
Ketua Jurusan
Dekan
Menyiapkan Berkas
pengajuan
Melakukan
Pengajuan
Keikutsertaan
Seminar Secara
Online
Mengunduh Form F21
Menunjukkan
berkas dan
menyerahkan Form
F-21
Verifikasi Data
Tidak
Ya
Revisi
Selesai
Menandatangani
Form F-21
Phase
Unggah Berkas dan
F-21
Menandatangani
Form F-21
Mengembalikan
Berkas ke Dosen
No
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
7
Unit
LPPM
Lanjutan
Diagram Alir Prosedur Pengajuan Pertemuan Ilmiah
Dosen
Staf Keuangan Fakultas
LPPM
Biro Keuangan
Unggah Berkas dan
F-21
Membuat Form
211-M & Surat
Tugas berdasarkan
SILPPM
Mengirimkan Form
211-M & Surat
Tugas Ke LPPM
Memeriksa
Kelangkapan
Tidak
Setuju?
Ya
Pengajuan
Pencairan Dana
Menerima Surat
Pemberitahuan
Phase
Proses Selesai
Cetak Surat
Pemberitahuan
Pencairan Dana
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
8
Unit
LPPM
6.2. Prosedur Penyelesaian Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah
6.2.1. Setelah pelaksanaan pertemuan ilmiah, dosen mengunduh Formulir F-22 dari
SILPPM.
6.2.2. Dosen memproses tanda tangan Form F-22 ke Kaprodi dan Dekan.
6.2.3. Dosen mengunggah Form F-22 beserta makalah dan sertifikat hasil seminar
dalam SILPPM.
6.2.4. Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya
ke kasir Fakultas.
6.2.5. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-bukti
penggunaan keuangan ke LPPM, dilanjutkan ke prosedur penyelesaian keuangan
(lihat bagan P-04-04).
6.2.6. Apa bila dokumen setelah pertemuan telah terupload dan pelaporan keuangan
sudah diterima LPPM, KLPPM melakukan verifikasi pada SILPPM.
6.2.7. PROSES SELESAI
No
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
9
Unit
LPPM
Bagan P-04-02
Diagram Alir Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pertemuan Ilmiah
Dosen
Ketua Jurusan
Dekan
Menandatangani
Menandatangani
Form
Form F-22
F-22
Menandatangani
Menandatangani
Form
Form F-22
F-22
LPPM
Menyiapkan
Menyiapkan Berkas
Berkas
penyelesaian
penyelesaian
Mengunduh
Mengunduh dan
dan
menandatangani
menandatangani
Form
Form F-22
F-22
Melengkapi
Melengkapi isian
isian
pada
pada SI
SI LPPM
LPPM &
&
Upload
Upload Sertifikat,
Sertifikat, FF22
22
Mengembalikan
Mengembalikan
berkas
berkas ke
ke dosen
dosen
Menyerahkan
Menyerahkan
Laporan
Laporan Keuangan
Keuangan
ke
ke Kasir
Kasir Fakultas
Fakultas
yang
yang lalu
lalu
meneruskan
meneruskan ke
ke
LPPM
LPPM
Memeriksa
Memeriksa
Kelangkapan
Kelangkapan
Tidak
Revisi
Revisi
Lengkap?
Lengkap?
Ya
Verifikasi
Verifikasi pada
pada SI
SI
LPPM
LPPM
Phase
Proses
Proses Selesai
Selesai
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
6.3.
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
10
Unit
Prosedur Keuangan Kegiatan Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri
LPPM
6.3.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah
Dalam Negeri
6.3.1.1.
Staf Keuangan LPPM menerima dokumen keuangan Form 211-M, Surat
Tugas Dekan dan Form F21 yang sudah ditandatangani Kepala LPPM
6.3.1.2.
Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan dan Pengajuan Perjalanan
Dinas di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya
6.3.1.3.
Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan
6.3.1.4.
KTU LPPM menandatangani berkas permohonan
6.3.1.5.
Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar berkas Permohonan (Asli+Kopi)
beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan
6.3.1.6.
Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK
6.3.1.7.
Staf Keuangan LPPM membuat pengajuan Pencairan dan Pesan Dana di
Aplikasi SIK dan mencetaknya
6.3.1.8.
Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas pencairan
6.3.1.9.
KTU LPPM menandatangani berkas pencairan
6.3.1.10. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) ke
Biro Keuangan
6.3.1.11. Biro
Keuangan
mencocokkan
berkas
pencairan
dengan
berkas
permohonan
6.3.1.12. Biro Keuangan melakukan pencairan ke Staf Keuangan LPPM
6.3.1.13. Staf Keuangan LPPM menyerahkan dana dan berkas SIK ke Kasir Fakultas
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
11
Unit
Bagan P-04-03
Diagram Alir
Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Biro Keuangan
Terima berkas F211M, Surat Tugas, F-21
yang sdh disetujui
Membuat SIK
Permohonan dan
Pengajuan Perjadin
di SIK
Mencetak berkas
dari SIK dan
menandatanganinya
Menandatangani
berkas dari SIK
Mengirimkan berkas
ke Biro Keuangan
Melakukan proses
verifikasi pada SIK
Mengajukan
pencairan dan
pesan dana pada SIK
Phase
Mencetak berkas
dari SIK dan
menandatanganinya
Menandatangani
berkas dari SIK
LPPM
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
12
Unit
LPPM
Lanjutan
Diagram Alir
Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Biro Keuangan
Menandatangani
berkas dari SIK
Mengirimkan berkas
ke Biro Keuangan
Menerima
pencairan dana
Melakukan proses
pencocokkan berkas
pencairan dengan
permohonan
Melakukan
pencairan dana
Menyerahkan dana
dan berkas SIK ke
kasir Fakultas
Phase
PROSES SELESAI
6.3.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri
6.3.2.1. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa buktibukti penggunaan keuangan ke Staf Keuangan LPPM
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
13
Unit
LPPM
6.3.2.2. Staf Keuangan LPPM membuat SIK Penyelesaian sesuai sumber daya,
Realisasi Perjalanan Dinas dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi
Web SIK
6.3.2.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian
6.3.2.4. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian
6.3.2.5. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta
berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan
6.3.2.6. Selesai
Bagan P-04-04
Diagram Alir
Penyelesaian Keuangan untuk Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri
Kasir Fakultas
Menyerahkan berkas
penyelesaian beserta
bukti penggunaan dana
Staf Keuangan LPPM
Menginput penyelesaian
dan realisasi perjalanan
dinas pada SIK
Mencetak dan
menandatangani berkas
penyelesaian
Menyerahkan berkas
dan bukti pendukungnya
ke biro keuangan
PROSES SELESAI
Phase
KTU LPPM
Menandatangani berkas
penyelesaian
PROSEDUR
No
Berlaku
PENGAJUAN
KEIKUTSERTAAN
DALAM
PERTEMUAN
ITMIAHDIDALAMNEGERI
Revisi
Halaman
Unit
P-04
1 Desember
2016
5
t4
tPPM
7. KRITERIA
KEBERHASIIAN
7.1. Prosespengajuankeikutsertaan
dalampertemuanilmiahsesuaiprosedurini.
penggunaan
7.2. Pelaporan
keuangan
sesuaiperaturanyangberlaku.
8. LAMPIRAN
8 . 1 . U s e rM a n u a l S l L P P2M0 1 5
8.2. LampiranF-35FormatSuratTugas
Bandung,
8 November
2OL6
Kepala
Lembaga
Penelitian
danPengabdian
kepada
Masyarakat
n
ffi15[tasKatolikParahyanga
CatharinaBadraNawangpalupi,
Ph.D.
oleh:LPPMUNPAR
November
2016
Diperiksa
oleh:WakilRektorBidangPenelitian,
Pengabdian,
dan
KerjaSama
2015
User Manual
Sistem Informasi LPPM (SI LPPM)
Dokumen ini m em bahas pet unjuk penggunaan Sist em Inform asi LPPM .
Universit as Kat olik Parahyangan
Agust
20152014
Septus
ember
User M anual | Sist em Informasi LPPM
0
3. Menu Pertemuan Ilmiah SI LPPM
Gambar 24 – Menu Pertemuan Ilmiah
Keterangan Gambar 24:
Menu ini berfungsi sebagai menu untuk meng-input pengajuan pertemuan ilmiah.
Tampilan input pengajuan pertemuan ilmiah diperlihatkan oleh Gambar 25.
1
3
2
4
Gambar 25 – Tampilan Menu Pertemuan Ilmiah
User M anual | Sistem Informasi LPPM
19
Keterangan Gambar 25:
1. Data user yang bersangkutan. Pada bagian ini, data user sudah otomatis diambil dari
database, sehingga user yang bersangkutan tidak dapat mengganti data tersebut.
2. Fitur “Show” digunakan untuk menampilkan jumlah data pengajuan pertemuan
ilmiah pada layar.
3. Tombol “Tambah” digunakan jika user ingin melakukan pengajuan pertemuan
ilmiah. Tampilan ketika user klik tombol “Tambah”, dapat dilihat pada Gambar 26.
4. Field pencarian pengajuan Pertemuan Ilmiah.
1
2
Gambar 26 – Tampilan Tambah Pengajuan Pertemuan Ilmiah
Keterangan Gambar 26:
1. Pada bagian ini, user diminta untuk melakukan beberapa input terkait dengan
persyaratan yang diperlukan.
2. Simpan data-data yang sudah di-input dengan menekan tombol “Simpan”. Jika data
sudah berhasil disimpan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 27.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
20
Gambar 27 – Tampilan setelah simpan Pengajuan Pertemuan Ilmiah
Keterangan Gambar 27:
Setelah data berhasil disimpan, user dapat melakukan input data tambahan di tab Penulis
Lain dan tab Dokumen sebelum Pertemuan. Penjelasan mengenai tab Penulis Lain dan
tab Dokumen sebelum Pertemuan adalah sebagai berikut:
a. Tab Penulis Lain
Pada tab ini, jika keikutsertaan user pada Pertemuan Ilmiah sebagai keynote
paper atau contributed paper dan melibatkan penulis lain, maka user wajib menginput tab Penulis Lain. Jika tidak, user dapat langsung meng-input tab selanjutnya.
1
2
Gambar 28 – Tampilan tab Penulis Lain Pengajuan Pertemuan Ilmiah
User M anual | Sistem Informasi LPPM
21
Keterangan Gambar 28:
1. Input field nama penulis lain beserta gelarnya dan input field asal institusi
penulis lain.
2. Tombol “Simpan” yang digunakan untuk menyimpan data penulis lain.
Tampilan setelah data yang sudah disimpan diperlihatkan oleh Gambar 29.
Gambar 29 – Tampilan Simpan penulis lain pengajuan Pertemuan Ilmiah
Keterangan Gambar 29:
1. Daftar nama dan asal institusi penulis lain.
2. Tombol “Hapus” yang digunakan untuk menghapus data penulis lain yang telah
disimpan.
Setelah melakukan input tab Penulis Lain, silakan kembali ke halaman
“Pertemuan Ilmiah”. Download formulir F-21 dan F-22 pada bagian “Data
Pengajuan Pertemuan Ilmiah” sebagai syarat upload di tab Dokumen Sebelum
Pertemuan seperti pada Gambar 30.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
22
1
2
3
4
5
Gambar 30 – Tampilan data pengajuan Pertemuan Ilmiah
Keterangan Gambar 30:
1. Status kelengkapan dokumen persyaratan sebelum pertemuan yang telah diupload. Jika statusnya tertulis “Belum Lengkap”, maka user harus melakukan
download formulir F-21 dan F-22 terlebih dahulu kemudian melakukan upload
formulir-formulir tersebut dengan dokumen penting lainnya.
2. Status kelengkapan dokumen persyaratan setelah pertemuan yang telah diupload. Jika statusnya tertulis “Belum Lengkap”, maka user harus melakukan
upload dokumen-dokumen setelah melakukan pertemuan ilmiah.
Catatan: User tidak dapat melakukan pengajuan baru sebelum status pada
“Dokumen Setelah Pertemuan” menjadi “Lengkap” atau pengajuan sudah
dinyatakan selesai oleh LPPM.
3. Fitur untuk download formulir F-21 dan F-22.
4. Status pengajuan berfungsi sebagai penanda status pengajuan.
5. Tombol “Edit” digunakan untuk mengubah data pertemuan ilmiah. Setelah
berhasil melakukan download dan selanjutnya akan meng-upload formulir F-21
dan F-22, klik pada tombol “Edit” (
), kemudian masuk ke tab Dokumen
Setelah Pertemuan.
6. Tombol “Hapus” (
) digunakan untuk menghapus pengajuan.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
23
6
b. Tab Dokumen Sebelum Pertemuan
Tab Dokumen Sebelum Pertemuan digunakan untuk upload file-file yang
dibutuhkan sebagai persyaratan pengajuan pertemuan ilmiah. Maksimum file yang
di-upload adalah sebesar 500 KB dengan format pdf, doc dan docx.
1
2
3
4
5
6
Gambar 31 – Tampilan tab Dokumen Sebelum Pertemuan
Keterangan Gambar 31:
1. Field “Makalah Ilmiah” digunakan untuk upload file makalah ilmiah.
2. Field brosur pertemuan digunakan untuk upload file brosur pertemuan.
3. Field “Formulir F-21” digunakan untuk upload formulir F21 yang sudah
ditanda-tangani.
4. Field “Surat Penerimaan” digunakan untuk upload file Surat Penerimaan.
5. Field “Hasil Review” digunakan untuk upload file Hasil Review.
6. Masukkan kode huruf verifikasi sebelum menekan tombol “Simpan”.
7. Tombol “Simpan” digunakan untuk menyimpan file-file yang di-upload.
Setelah disimpan, maka tampilan akan seperti Gambar 32.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
24
3
2
1
Gambar 32 – Tampilan data dokumen upload sebelum pertemuan yang berhasil
disimpan
Keterangan Gambar 32:
1. File-file yang berhasil di-upload.
2. Tempat untuk download file yang sudah di-upload.
3. Hapus file yang sudah terupload.
Setelah berhasil melakukan upload, silakan kembali ke halaman “Pertemuan
Ilmiah”. Cek bagian “Dokumen Sebelum Pertemuan”. Jika status kelengkapan sudah
“Lengkap”, maka pengajuan sudah dapat diverifikasi oleh bagian Admin LPPM. Jika
pengajuan sudah diproses oleh LPPM, yang terjadi adalah sebagai berikut:
User M anual | Sistem Informasi LPPM
25
1. Status Disetujui
Klik pada bagian “Disetujui” di Status Pengajuan seperti yang diperlihatkan
oleh Gambar 33.
Gambar 33 – Pop up status pengajuan Pertemuan Ilmiah yang disetujui
Keterangan Gambar 33:
Jika status pengajuan sudah disetujui, maka tombol “Hapus” tidak dapat diklik.
Jika pengajuan sudah disetujui oleh LPPM, maka setelah melakukan
pertemuan ilmiah, user wajib melakukan upload dokumen-dokumen setelah
pertemuan. Sebelum melakukan upload, user harus melakukan download
formulir F-22 terlebih dahulu.
Setelah men-download formulir F-22, klik tombol “Edit” kemudian klik tab
“Dokumen Setelah Pertemuan”. Tampilan halaman tersebut diperlihatkan oleh
Gambar 34.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
26
1
2
3
4
5
Gambar 34 – Tampilan tab Dokumen Setelah Pertemuan
Keterangan Gambar 34:
1. Field “Uraian” merupakan fitur untuk menuliskan uraian singkat dari dokumen
setelah pertemuan.
2. Field “Makalah Ilmiah” digunakan untuk upload file makalah ilmiah setelah
pertemuan ilmiah (file makalah ilmiah yang baru akan menimpa file makalah
ilmiah yang pernah di-upload sebelumnya). Batas maksimal file yang akan diupload adalah sebesar 500 KB.
3. Field “Formulir F-22” digunakan untuk upload formulir F-22.
4. Masukkan kode huruf verifikasi sebelum menekan tombol “Simpan”.
5. Tombol “Simpan” digunakan untuk menyimpan file-file yang di-upload.
Setelah disimpan, maka tampilan akan seperti Gambar 35.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
27
2
1
Gambar 35 – Tampilan data dokumen upload setelah pertemuan yang berhasil
disimpan
Keterangan Gambar 35:
1. File-file yang berhasil di-upload.
2. Tempat untuk download file yang sudah di-upload.
Setelah berhasil melakukan upload, silakan kembali ke halaman “Pertemuan
Ilmiah”. Cek bagian “Dokumen Setelah Pertemuan”. Jika status kelengkapan sudah
“Lengkap”, maka pengajuan akan kembali diverifikasi oleh bagian Admin LPPM. Jika
sudah terverifikasi, maka user dapat menambah pengajuan Pertemuan Ilmiah yang
baru.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
28
2. Status Tidak Disetujui
Klik pada bagian “Tidak Disetujui” di Status Pengajuan seperti yang
diperlihatkan oleh Gambar 36.
Gambar 36 – Pop up status pengajuan pertemuan ilmiah yang tidak disetujui
Terdapat perbedaan pada status yang “Tidak Disetujui”. Pada status ini terdapat
surat penolakan yang kelak akan diberikan oleh LPPM kepada user yang bersangkutan.
Pada Gambar 36 dicantumkan No. Surat Ditolak terhadap pengajuan yang ditolak.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
29
4. Menu Rekapitulasi
Gambar 37 – Menu Rekapitulasi
Keterangan Gambar 37:
Menu ini berfungsi sebagai menu untuk melihat rekapitulasi pengajuan. Tampilan
rekapitulasi pengajuan diperlihatkan oleh Gambar 38.
4.1 Menu Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Buku
1
2
3
Gambar 38 – Tampilan Menu Rekapitulasi Karya Ilmiah Buku
User M anual | Sistem Informasi LPPM
30
Pada tabel Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Buku terdapat data-data
mengenai NIK, Nama, Fakultas, Jurusan, Tahun Usulan, Besar Insentif, ISBN,
Jumlah Halaman, Penerbit, Bab Dalam Buku, Judul Buku, Judul Asli/ Judul Tulisan,
Tanggal Pengajuan, Penulis Ke-, Penulis Lain UNPAR, Penulis Lain Non-UNPAR,
Hasil Penelitian, serta Cover Buku, Form F-19A dan Form F-20 yang dapat didownload oleh user.
Keterangan Gambar 38:
1. Filter data Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Buku dapat di-filter berdasarkan
Tahun Usulan, Klasifikasi Buku, dan Status Pengajuan.
2. Fitur “Show” digunakan untuk menampilkan jumlah data Rekapitulasi Pengajuan
Karya Ilmiah Buku pada layar.
3. Download (Cover Buku, Form F-19A, dan Form F-20) digunakan untuk melihat
dan men-download file yang telah di upload sebelumnya oleh user.
4.2 Menu Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku
1
2
3
Gambar 39 – Tampilan Menu Rekapitulasi Karya Ilmiah Non Buku
Pada tabel Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku terdapat data-data
mengenai NIK, Nama, Fakultas, Jurusan, Tahun Usulan, Besar Insentif, ISSN,
Halaman, Web, Penerbit, Judul, Jurnal, Tanggal Pengajuan, Penulis Ke-, Penulis Lain
UNPAR, Penulis Lain Non-UNPAR, Hasil Penelitian, serta File Karya Ilmiah, Form
F-19B dan From F-20 yang dapat di-download oleh user.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
31
Keterangan Gambar 39:
1. Filter data Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku dapat di-filter
berdasarkan Tahun Usulan, Jenis Karya Ilmiah dan Status Pengajuan.
2. Fitur “Show” digunakan untuk menampilkan jumlah data Rekapitulasi
Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku pada layar.
3. Download (File Karya Ilmiah, Form F-19B dan Form F-20) digunakan untuk
melihat dan men-download file yang telah di upload sebelumnya oleh user.
4.3 Menu Rekapitulasi Pengajuan Pertemuan Ilmiah
1
3
2
Gambar 40 – Tampilan Menu Rekapitulasi Pertemuan Ilmiah
Pada tabel Rekapitulasi Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah
terdapat data-data mengenai NIK, Nama, Fakultas, Jurusan, Nama Kegiatan, Tempat,
Tanggal Pelaksanaan, Judul Makalah, Judul Penelitian, Tahun Penelitian, Kegiatan,
Skala, Penyelenggara, Keikutsertaan, Penulis Lain, Dana, Tanggal Pengajuan, serta
Makalah Ilmiah, Brosur Pertemuan Ilmiah, Form 21, Form 22 dan Surat Penerimaan
yang dapat di-download oleh user.
Keterangan Gambar 40 :
1. Filter data Rekapitulasi Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah dapat
di-filter berdasarkan Tahun Usulan, Pertemuan Ilmiah, Skala Pertemuan dan
Status Pengajuan.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
32
2. Fitur “Show” digunakan untuk menampilkan jumlah data Rekapitulasi
Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah pada layar.
3. Download (Makalah Ilmiah, Brosur Pertemuan Ilmiah, Form F 21, Form F 22,
dan Surat Penerimaan) digunakan untuk melihat dan men-download file yang
telah di upload sebelumnya oleh user.
User M anual | Sist em Informasi LPPM
33
No
Berlaku
KEIKUTSERTAAN
DALAM
PENGAJUAN
PERTEMUAN
ILMIAHDIDALAMNEGERI
P-04
1 Desember
2015
Revisi
5
Halaman
t
Unit
No Revisi
t
LPPM
Disetujui
BagianYangDiubah
t.
Penomeranprosedurdan formulirdisesuaikan
dengan
K a .L P P M ,
dokumenLPPMlainnya
Batasankegiatanpertemuanilmiahyangdikelolaoleh
S e m .G a n j i l 2 0 1 2 -
2.
13
L P P MU N P A R
2
3
1.
1..
2.
4
5
1.
P e n a m b a h adna t ap a d af o r m u l i rp e n g a j u adna n
penyelesaian
Ka.LPPM,L
J a n u a r2i 0 1 4
K aL P P MJ, a n u a r i
DinasDosen
PerubahanReferensi
tentangPerjalanan
Penambahandefinisidokumenpengajuon
2015
P e r u b a h abne n t u kp e n g a j u adna r im a n u akl e o n l i n e
( s i l p p mu.n p ar . a c . i d )
September2015
Ka LPPM,1
2.
(alurpengajuan
insentifbuku&
Perubahan
alur pengajuan
a l u rp e n g a j u anno n b u k u )
3.
P e n a m b a h al n
a m p i r a np a n d u a np e n g a j u ainn s e n t iof n l i n e
untuk user(dosen)
4.
P e n a m b a h apna d ar u a n gl i n g k u p
1.
2.
Ka.LPPM,8
Penambahan
tuiuan
pemakalah
November 2015
ruanelinekupmeniadikegiatan
Memperkecil
dan invitedsoeaker
pensaiuan
padadefinisidokumen
Perubahan
Penambahan
rincianpadaruanglingkup,terkait
pendanaan
penambahan
dariartikeliurnal
3.
4.
5.
6.
7.
Penambahanreferensisurat
prosedurpencairan
keuangan
di LPPM
Penambahan
lamoiranformatsurattugas
Penambahan
Diperiksa
oleh:WakilRektorBidangPenelitian,
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
2
Unit
LPPM
1. TUJUAN
Prosedur pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah ini bertujuan untuk
menerangkan tahapan-tahapan dosen untuk mengikuti pertemuan ilmiah pada tingkat
nasional dan internasional yang dilaksanakan di dalam negeri, yang pendanaan
keikutsertaanya dikelola oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
(LPPM), UNPAR. Untuk keikutsertaan pertemuan ilmiah yang dilaksanakan di luar negeri,
diatur oleh prosedur terpisah (P-06).
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai tanggal 1 Desember 2016 untuk pengajuan keikutsertaan dalam
pertemuan ilmiah, baik yang diselenggarakan oleh Universitas Katolik Parahyangan maupun
institusi lain seperti Perguruan Tinggi, Asosiasi Profesi, dan sebagainya. Keikutsertaan dalam
pertemuan ilmiah yang pendanaannya dikelola oleh LPPM terdiri dari:
a)
Presentasi hasil penelitian dalam suatu pertemuan ilmiah (Call for paper)
b)
Memenuhi undangan sebagai pembicara dalam suatu pertemuan ilmiah
Pendanaan LPPM untuk keikutsertaan seorang dosen dalam pertemuan ilmiah di dalam
negeri memiliki beberapa ketentuan:
a) Pengajuan kegiatan pertemuan ilmiah (kelengkapan dokumen pada SILPPM, hardcopy
surat tugas dekan, form keuangan 211M) harus diajukan ke LPPM selambatnya 1 hari
sebelum kegiatan berlangsung,
b) Makalah yang akan dipresentasikan mencantumkan afiliasi UNPAR,
c) Pendanaan maksimal adalah Rp 12.000.000,- per dosen per tahun, atau sebanyakbanyaknya 3 (tiga) kali kegiatan pertemuan ilmiah per dosen per tahun. Tetapi apabila
seorang dosen berhasil mempublikasikan artikel sebagai penulis pertama dan dengan
mencantumkan afiliasi UNPAR pada jurnal nasional terakreditasi atau jurnal
internasional dengan kriteria:
No
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
-
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
3
Unit
LPPM
Jurnal tidak termasuk dalam list jurnal predator atau predatory journal dalam
scholarlyoa.com
-
Publisher tidak termasuk dalam list predatory publisher dalam scholarlyoa.com
maka yang bersangkutan diperbolehkan mengikuti pertemuan ilmiah diluar ketentuan
tersebut, di mana 1 artikel dalam jurnal nasional terakreditasi / internasional setara
dengan pendanaan sebesar empat juga rupiah atau 1 (satu) kali kegiatan.
d) Makalah yang akan dipresentasikan belum pernah disebarluaskan di forum ilmiah atau
media ilmiah lainnya,
e) Satu judul makalah hanya dapat diajukan pendanaannya oleh satu orang dosen.
3. REFERENSI
3.1.
Keputusan Pengurus Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor: II/2005-07/09SK tentang Pemanfaatan Dana Penelitian Ilmiah, Penerbitan Jurnal Ilmiah dan
Penerbitan Karya Tulis Ilmiah
3.2. Keputusan Pengurusa Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 tahun 2013
tentang Perjalanan Dinas Universitas Katolik Parahyangan
3.3. Surat edaran LPPM Nomor: III/LPPM/2012-11/253-I tentang Perjalanan Dinas Dosen
per tahun 2013
3.4. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2015-03/43-I tentang Keikutsertaan pertemuan
ilmiah tahun 2015
3.5. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2016-06/233-I tentang Pendanaan pertemuan
ilmiah dosen
3.6. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2016-11/413-I tentang Revisi Prosedur Desember
2016
4. ISTILAH DAN DEFINISI
4.1. Pertemuan
Ilmiah
dapat
dalam
bentuk
seminar,
simposium,
konferensi,
Lokakarya/Workshop, dan sejenisnya, yang terutama ditujukan untuk diseminasi hasilhasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat pada tingkat nasional dan
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
4
Unit
LPPM
internasional yang dilaksanakan di dalam negeri; dan bukan ditujukan untuk
pelatihan dosen secara umum.
4.2. Dosen adalah dosen tetap dan dosen kontrak dengan kualifikasi minimal 24 jam per
minggu yang mempublikasikan karya ilmiah atau mendapatkan pengetahuan mutakhir
melalui sarana pertemuan ilmiah tersebut.
4.3. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang harus disiapkan saat pengajuan
pendanaan untuk mengikuti kegiatan pertemuan ilmiah. Dokumen pengajuan ini
terdiri dari: F-21. Formulir Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah, surat
tugas, formulir hitungan keuangan (211-M), leaflet kegiatan, copy makalah yang
mencantumkan afiliasi UNPAR, acceptance letter, dan hasil review dari institusi yang
mengadakan kegiatan seminar.
5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
5.1.
Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) bertanggung jawab
atas ketaatan pada prosedur ini, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya sumber daya
untuk terjaminnya keikutsertaan dosen dalam pertemuan ilmiah di dalam negeri.
5.2.
Dekan Fakultas bertanggung jawab atas terjaminnya kelancaran keseluruahan tugastugas lain dosen meskipun mengikuti pertemuan ilmiah.
5.3. Ketua Jurusan bertanggung jawab akan mutu pertemuan ilmiah, arti penting serta
dampak pertemuan ilmiah dalam meningkatan pengembangan akademik dosen.
5.4. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan
pertemuan ilmiah untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan.
5.5. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam
pemanfaatan dana pertemuan ilmiah dan bukti-bukti pendukungnya.
6. RINCIAN PROSEDUR
6.1. Prosedur Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah
6.1.1. Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah
pada silppm.unpar.ac.id
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
5
Unit
6.1.2. Dosen mengunduh Formulir F-21 dari SILPPM
LPPM
6.1.3. Dosen menunjukkan berkas pengajuan dan meminta persetujuan Ketua
Jurusan.
6.1.4. Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin
bahwa pertemuan ilmiah bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan
keilmuan dan akademik dosen.
6.1.5. Ketua Jurusan membubuhkan tanda tangan di Formulir F-21. Permohonan
Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah sebagai tanda persetujuan.
6.1.6. Dosen memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap
permohonan keikutsertaanya dalam pertemuan ilmiah.
6.1.7. Dekan menandatangani Formulir Formulir F-21. Permohonan Keikutsertaan
dalam Pertemuan Ilmiah sebagai persetujuan terhadap permohonan dosen.
6.1.8. Dosen mengunggah dokumen pengajuan (makalah seminar,
leaflet,
acceptance letter, hasil review, dan F-21)
6.1.9. Staf keuangan fakultas membuat dokumen keuangan 211-M dan Surat Tugas
berdasarkan SILPPM.
6.1.10. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M dan Surat
Tugas ke LPPM.
6.1.11. LPPM memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan dalam
pertemuan ilmiah sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini.
6.1.12. Setelah disetujui kepala LPPM, LPPM memproses pembiayaan untuk
keikutsertaan dosen dalam pertemuan ilmiah ke Biro Keuangan (lihat bagan P04-03)
6.1.13. Dosen menerima pencairan dana keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah.
No
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
6
Unit
LPPM
Bagan P-04-01
Diagram Alir Prosedur Pengajuan Pertemuan Ilmiah
Dosen
Staf Keuangan Fakultas
Ketua Jurusan
Dekan
Menyiapkan Berkas
pengajuan
Melakukan
Pengajuan
Keikutsertaan
Seminar Secara
Online
Mengunduh Form F21
Menunjukkan
berkas dan
menyerahkan Form
F-21
Verifikasi Data
Tidak
Ya
Revisi
Selesai
Menandatangani
Form F-21
Phase
Unggah Berkas dan
F-21
Menandatangani
Form F-21
Mengembalikan
Berkas ke Dosen
No
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
7
Unit
LPPM
Lanjutan
Diagram Alir Prosedur Pengajuan Pertemuan Ilmiah
Dosen
Staf Keuangan Fakultas
LPPM
Biro Keuangan
Unggah Berkas dan
F-21
Membuat Form
211-M & Surat
Tugas berdasarkan
SILPPM
Mengirimkan Form
211-M & Surat
Tugas Ke LPPM
Memeriksa
Kelangkapan
Tidak
Setuju?
Ya
Pengajuan
Pencairan Dana
Menerima Surat
Pemberitahuan
Phase
Proses Selesai
Cetak Surat
Pemberitahuan
Pencairan Dana
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
8
Unit
LPPM
6.2. Prosedur Penyelesaian Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah
6.2.1. Setelah pelaksanaan pertemuan ilmiah, dosen mengunduh Formulir F-22 dari
SILPPM.
6.2.2. Dosen memproses tanda tangan Form F-22 ke Kaprodi dan Dekan.
6.2.3. Dosen mengunggah Form F-22 beserta makalah dan sertifikat hasil seminar
dalam SILPPM.
6.2.4. Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya
ke kasir Fakultas.
6.2.5. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-bukti
penggunaan keuangan ke LPPM, dilanjutkan ke prosedur penyelesaian keuangan
(lihat bagan P-04-04).
6.2.6. Apa bila dokumen setelah pertemuan telah terupload dan pelaporan keuangan
sudah diterima LPPM, KLPPM melakukan verifikasi pada SILPPM.
6.2.7. PROSES SELESAI
No
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
9
Unit
LPPM
Bagan P-04-02
Diagram Alir Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pertemuan Ilmiah
Dosen
Ketua Jurusan
Dekan
Menandatangani
Menandatangani
Form
Form F-22
F-22
Menandatangani
Menandatangani
Form
Form F-22
F-22
LPPM
Menyiapkan
Menyiapkan Berkas
Berkas
penyelesaian
penyelesaian
Mengunduh
Mengunduh dan
dan
menandatangani
menandatangani
Form
Form F-22
F-22
Melengkapi
Melengkapi isian
isian
pada
pada SI
SI LPPM
LPPM &
&
Upload
Upload Sertifikat,
Sertifikat, FF22
22
Mengembalikan
Mengembalikan
berkas
berkas ke
ke dosen
dosen
Menyerahkan
Menyerahkan
Laporan
Laporan Keuangan
Keuangan
ke
ke Kasir
Kasir Fakultas
Fakultas
yang
yang lalu
lalu
meneruskan
meneruskan ke
ke
LPPM
LPPM
Memeriksa
Memeriksa
Kelangkapan
Kelangkapan
Tidak
Revisi
Revisi
Lengkap?
Lengkap?
Ya
Verifikasi
Verifikasi pada
pada SI
SI
LPPM
LPPM
Phase
Proses
Proses Selesai
Selesai
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
6.3.
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
10
Unit
Prosedur Keuangan Kegiatan Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri
LPPM
6.3.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah
Dalam Negeri
6.3.1.1.
Staf Keuangan LPPM menerima dokumen keuangan Form 211-M, Surat
Tugas Dekan dan Form F21 yang sudah ditandatangani Kepala LPPM
6.3.1.2.
Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan dan Pengajuan Perjalanan
Dinas di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya
6.3.1.3.
Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan
6.3.1.4.
KTU LPPM menandatangani berkas permohonan
6.3.1.5.
Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar berkas Permohonan (Asli+Kopi)
beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan
6.3.1.6.
Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK
6.3.1.7.
Staf Keuangan LPPM membuat pengajuan Pencairan dan Pesan Dana di
Aplikasi SIK dan mencetaknya
6.3.1.8.
Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas pencairan
6.3.1.9.
KTU LPPM menandatangani berkas pencairan
6.3.1.10. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) ke
Biro Keuangan
6.3.1.11. Biro
Keuangan
mencocokkan
berkas
pencairan
dengan
berkas
permohonan
6.3.1.12. Biro Keuangan melakukan pencairan ke Staf Keuangan LPPM
6.3.1.13. Staf Keuangan LPPM menyerahkan dana dan berkas SIK ke Kasir Fakultas
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
11
Unit
Bagan P-04-03
Diagram Alir
Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Biro Keuangan
Terima berkas F211M, Surat Tugas, F-21
yang sdh disetujui
Membuat SIK
Permohonan dan
Pengajuan Perjadin
di SIK
Mencetak berkas
dari SIK dan
menandatanganinya
Menandatangani
berkas dari SIK
Mengirimkan berkas
ke Biro Keuangan
Melakukan proses
verifikasi pada SIK
Mengajukan
pencairan dan
pesan dana pada SIK
Phase
Mencetak berkas
dari SIK dan
menandatanganinya
Menandatangani
berkas dari SIK
LPPM
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
12
Unit
LPPM
Lanjutan
Diagram Alir
Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri
Staf Keuangan LPPM
KTU LPPM
Biro Keuangan
Menandatangani
berkas dari SIK
Mengirimkan berkas
ke Biro Keuangan
Menerima
pencairan dana
Melakukan proses
pencocokkan berkas
pencairan dengan
permohonan
Melakukan
pencairan dana
Menyerahkan dana
dan berkas SIK ke
kasir Fakultas
Phase
PROSES SELESAI
6.3.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri
6.3.2.1. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa buktibukti penggunaan keuangan ke Staf Keuangan LPPM
PROSEDUR
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM
PERTEMUAN ILMIAH DI DALAM NEGERI
No
P-04
Berlaku
1 Desember 2016
Revisi
Halaman
5
13
Unit
LPPM
6.3.2.2. Staf Keuangan LPPM membuat SIK Penyelesaian sesuai sumber daya,
Realisasi Perjalanan Dinas dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi
Web SIK
6.3.2.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian
6.3.2.4. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian
6.3.2.5. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta
berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan
6.3.2.6. Selesai
Bagan P-04-04
Diagram Alir
Penyelesaian Keuangan untuk Pertemuan Ilmiah Dalam Negeri
Kasir Fakultas
Menyerahkan berkas
penyelesaian beserta
bukti penggunaan dana
Staf Keuangan LPPM
Menginput penyelesaian
dan realisasi perjalanan
dinas pada SIK
Mencetak dan
menandatangani berkas
penyelesaian
Menyerahkan berkas
dan bukti pendukungnya
ke biro keuangan
PROSES SELESAI
Phase
KTU LPPM
Menandatangani berkas
penyelesaian
PROSEDUR
No
Berlaku
PENGAJUAN
KEIKUTSERTAAN
DALAM
PERTEMUAN
ITMIAHDIDALAMNEGERI
Revisi
Halaman
Unit
P-04
1 Desember
2016
5
t4
tPPM
7. KRITERIA
KEBERHASIIAN
7.1. Prosespengajuankeikutsertaan
dalampertemuanilmiahsesuaiprosedurini.
penggunaan
7.2. Pelaporan
keuangan
sesuaiperaturanyangberlaku.
8. LAMPIRAN
8 . 1 . U s e rM a n u a l S l L P P2M0 1 5
8.2. LampiranF-35FormatSuratTugas
Bandung,
8 November
2OL6
Kepala
Lembaga
Penelitian
danPengabdian
kepada
Masyarakat
n
ffi15[tasKatolikParahyanga
CatharinaBadraNawangpalupi,
Ph.D.
oleh:LPPMUNPAR
November
2016
Diperiksa
oleh:WakilRektorBidangPenelitian,
Pengabdian,
dan
KerjaSama
2015
User Manual
Sistem Informasi LPPM (SI LPPM)
Dokumen ini m em bahas pet unjuk penggunaan Sist em Inform asi LPPM .
Universit as Kat olik Parahyangan
Agust
20152014
Septus
ember
User M anual | Sist em Informasi LPPM
0
3. Menu Pertemuan Ilmiah SI LPPM
Gambar 24 – Menu Pertemuan Ilmiah
Keterangan Gambar 24:
Menu ini berfungsi sebagai menu untuk meng-input pengajuan pertemuan ilmiah.
Tampilan input pengajuan pertemuan ilmiah diperlihatkan oleh Gambar 25.
1
3
2
4
Gambar 25 – Tampilan Menu Pertemuan Ilmiah
User M anual | Sistem Informasi LPPM
19
Keterangan Gambar 25:
1. Data user yang bersangkutan. Pada bagian ini, data user sudah otomatis diambil dari
database, sehingga user yang bersangkutan tidak dapat mengganti data tersebut.
2. Fitur “Show” digunakan untuk menampilkan jumlah data pengajuan pertemuan
ilmiah pada layar.
3. Tombol “Tambah” digunakan jika user ingin melakukan pengajuan pertemuan
ilmiah. Tampilan ketika user klik tombol “Tambah”, dapat dilihat pada Gambar 26.
4. Field pencarian pengajuan Pertemuan Ilmiah.
1
2
Gambar 26 – Tampilan Tambah Pengajuan Pertemuan Ilmiah
Keterangan Gambar 26:
1. Pada bagian ini, user diminta untuk melakukan beberapa input terkait dengan
persyaratan yang diperlukan.
2. Simpan data-data yang sudah di-input dengan menekan tombol “Simpan”. Jika data
sudah berhasil disimpan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 27.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
20
Gambar 27 – Tampilan setelah simpan Pengajuan Pertemuan Ilmiah
Keterangan Gambar 27:
Setelah data berhasil disimpan, user dapat melakukan input data tambahan di tab Penulis
Lain dan tab Dokumen sebelum Pertemuan. Penjelasan mengenai tab Penulis Lain dan
tab Dokumen sebelum Pertemuan adalah sebagai berikut:
a. Tab Penulis Lain
Pada tab ini, jika keikutsertaan user pada Pertemuan Ilmiah sebagai keynote
paper atau contributed paper dan melibatkan penulis lain, maka user wajib menginput tab Penulis Lain. Jika tidak, user dapat langsung meng-input tab selanjutnya.
1
2
Gambar 28 – Tampilan tab Penulis Lain Pengajuan Pertemuan Ilmiah
User M anual | Sistem Informasi LPPM
21
Keterangan Gambar 28:
1. Input field nama penulis lain beserta gelarnya dan input field asal institusi
penulis lain.
2. Tombol “Simpan” yang digunakan untuk menyimpan data penulis lain.
Tampilan setelah data yang sudah disimpan diperlihatkan oleh Gambar 29.
Gambar 29 – Tampilan Simpan penulis lain pengajuan Pertemuan Ilmiah
Keterangan Gambar 29:
1. Daftar nama dan asal institusi penulis lain.
2. Tombol “Hapus” yang digunakan untuk menghapus data penulis lain yang telah
disimpan.
Setelah melakukan input tab Penulis Lain, silakan kembali ke halaman
“Pertemuan Ilmiah”. Download formulir F-21 dan F-22 pada bagian “Data
Pengajuan Pertemuan Ilmiah” sebagai syarat upload di tab Dokumen Sebelum
Pertemuan seperti pada Gambar 30.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
22
1
2
3
4
5
Gambar 30 – Tampilan data pengajuan Pertemuan Ilmiah
Keterangan Gambar 30:
1. Status kelengkapan dokumen persyaratan sebelum pertemuan yang telah diupload. Jika statusnya tertulis “Belum Lengkap”, maka user harus melakukan
download formulir F-21 dan F-22 terlebih dahulu kemudian melakukan upload
formulir-formulir tersebut dengan dokumen penting lainnya.
2. Status kelengkapan dokumen persyaratan setelah pertemuan yang telah diupload. Jika statusnya tertulis “Belum Lengkap”, maka user harus melakukan
upload dokumen-dokumen setelah melakukan pertemuan ilmiah.
Catatan: User tidak dapat melakukan pengajuan baru sebelum status pada
“Dokumen Setelah Pertemuan” menjadi “Lengkap” atau pengajuan sudah
dinyatakan selesai oleh LPPM.
3. Fitur untuk download formulir F-21 dan F-22.
4. Status pengajuan berfungsi sebagai penanda status pengajuan.
5. Tombol “Edit” digunakan untuk mengubah data pertemuan ilmiah. Setelah
berhasil melakukan download dan selanjutnya akan meng-upload formulir F-21
dan F-22, klik pada tombol “Edit” (
), kemudian masuk ke tab Dokumen
Setelah Pertemuan.
6. Tombol “Hapus” (
) digunakan untuk menghapus pengajuan.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
23
6
b. Tab Dokumen Sebelum Pertemuan
Tab Dokumen Sebelum Pertemuan digunakan untuk upload file-file yang
dibutuhkan sebagai persyaratan pengajuan pertemuan ilmiah. Maksimum file yang
di-upload adalah sebesar 500 KB dengan format pdf, doc dan docx.
1
2
3
4
5
6
Gambar 31 – Tampilan tab Dokumen Sebelum Pertemuan
Keterangan Gambar 31:
1. Field “Makalah Ilmiah” digunakan untuk upload file makalah ilmiah.
2. Field brosur pertemuan digunakan untuk upload file brosur pertemuan.
3. Field “Formulir F-21” digunakan untuk upload formulir F21 yang sudah
ditanda-tangani.
4. Field “Surat Penerimaan” digunakan untuk upload file Surat Penerimaan.
5. Field “Hasil Review” digunakan untuk upload file Hasil Review.
6. Masukkan kode huruf verifikasi sebelum menekan tombol “Simpan”.
7. Tombol “Simpan” digunakan untuk menyimpan file-file yang di-upload.
Setelah disimpan, maka tampilan akan seperti Gambar 32.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
24
3
2
1
Gambar 32 – Tampilan data dokumen upload sebelum pertemuan yang berhasil
disimpan
Keterangan Gambar 32:
1. File-file yang berhasil di-upload.
2. Tempat untuk download file yang sudah di-upload.
3. Hapus file yang sudah terupload.
Setelah berhasil melakukan upload, silakan kembali ke halaman “Pertemuan
Ilmiah”. Cek bagian “Dokumen Sebelum Pertemuan”. Jika status kelengkapan sudah
“Lengkap”, maka pengajuan sudah dapat diverifikasi oleh bagian Admin LPPM. Jika
pengajuan sudah diproses oleh LPPM, yang terjadi adalah sebagai berikut:
User M anual | Sistem Informasi LPPM
25
1. Status Disetujui
Klik pada bagian “Disetujui” di Status Pengajuan seperti yang diperlihatkan
oleh Gambar 33.
Gambar 33 – Pop up status pengajuan Pertemuan Ilmiah yang disetujui
Keterangan Gambar 33:
Jika status pengajuan sudah disetujui, maka tombol “Hapus” tidak dapat diklik.
Jika pengajuan sudah disetujui oleh LPPM, maka setelah melakukan
pertemuan ilmiah, user wajib melakukan upload dokumen-dokumen setelah
pertemuan. Sebelum melakukan upload, user harus melakukan download
formulir F-22 terlebih dahulu.
Setelah men-download formulir F-22, klik tombol “Edit” kemudian klik tab
“Dokumen Setelah Pertemuan”. Tampilan halaman tersebut diperlihatkan oleh
Gambar 34.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
26
1
2
3
4
5
Gambar 34 – Tampilan tab Dokumen Setelah Pertemuan
Keterangan Gambar 34:
1. Field “Uraian” merupakan fitur untuk menuliskan uraian singkat dari dokumen
setelah pertemuan.
2. Field “Makalah Ilmiah” digunakan untuk upload file makalah ilmiah setelah
pertemuan ilmiah (file makalah ilmiah yang baru akan menimpa file makalah
ilmiah yang pernah di-upload sebelumnya). Batas maksimal file yang akan diupload adalah sebesar 500 KB.
3. Field “Formulir F-22” digunakan untuk upload formulir F-22.
4. Masukkan kode huruf verifikasi sebelum menekan tombol “Simpan”.
5. Tombol “Simpan” digunakan untuk menyimpan file-file yang di-upload.
Setelah disimpan, maka tampilan akan seperti Gambar 35.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
27
2
1
Gambar 35 – Tampilan data dokumen upload setelah pertemuan yang berhasil
disimpan
Keterangan Gambar 35:
1. File-file yang berhasil di-upload.
2. Tempat untuk download file yang sudah di-upload.
Setelah berhasil melakukan upload, silakan kembali ke halaman “Pertemuan
Ilmiah”. Cek bagian “Dokumen Setelah Pertemuan”. Jika status kelengkapan sudah
“Lengkap”, maka pengajuan akan kembali diverifikasi oleh bagian Admin LPPM. Jika
sudah terverifikasi, maka user dapat menambah pengajuan Pertemuan Ilmiah yang
baru.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
28
2. Status Tidak Disetujui
Klik pada bagian “Tidak Disetujui” di Status Pengajuan seperti yang
diperlihatkan oleh Gambar 36.
Gambar 36 – Pop up status pengajuan pertemuan ilmiah yang tidak disetujui
Terdapat perbedaan pada status yang “Tidak Disetujui”. Pada status ini terdapat
surat penolakan yang kelak akan diberikan oleh LPPM kepada user yang bersangkutan.
Pada Gambar 36 dicantumkan No. Surat Ditolak terhadap pengajuan yang ditolak.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
29
4. Menu Rekapitulasi
Gambar 37 – Menu Rekapitulasi
Keterangan Gambar 37:
Menu ini berfungsi sebagai menu untuk melihat rekapitulasi pengajuan. Tampilan
rekapitulasi pengajuan diperlihatkan oleh Gambar 38.
4.1 Menu Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Buku
1
2
3
Gambar 38 – Tampilan Menu Rekapitulasi Karya Ilmiah Buku
User M anual | Sistem Informasi LPPM
30
Pada tabel Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Buku terdapat data-data
mengenai NIK, Nama, Fakultas, Jurusan, Tahun Usulan, Besar Insentif, ISBN,
Jumlah Halaman, Penerbit, Bab Dalam Buku, Judul Buku, Judul Asli/ Judul Tulisan,
Tanggal Pengajuan, Penulis Ke-, Penulis Lain UNPAR, Penulis Lain Non-UNPAR,
Hasil Penelitian, serta Cover Buku, Form F-19A dan Form F-20 yang dapat didownload oleh user.
Keterangan Gambar 38:
1. Filter data Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Buku dapat di-filter berdasarkan
Tahun Usulan, Klasifikasi Buku, dan Status Pengajuan.
2. Fitur “Show” digunakan untuk menampilkan jumlah data Rekapitulasi Pengajuan
Karya Ilmiah Buku pada layar.
3. Download (Cover Buku, Form F-19A, dan Form F-20) digunakan untuk melihat
dan men-download file yang telah di upload sebelumnya oleh user.
4.2 Menu Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku
1
2
3
Gambar 39 – Tampilan Menu Rekapitulasi Karya Ilmiah Non Buku
Pada tabel Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku terdapat data-data
mengenai NIK, Nama, Fakultas, Jurusan, Tahun Usulan, Besar Insentif, ISSN,
Halaman, Web, Penerbit, Judul, Jurnal, Tanggal Pengajuan, Penulis Ke-, Penulis Lain
UNPAR, Penulis Lain Non-UNPAR, Hasil Penelitian, serta File Karya Ilmiah, Form
F-19B dan From F-20 yang dapat di-download oleh user.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
31
Keterangan Gambar 39:
1. Filter data Rekapitulasi Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku dapat di-filter
berdasarkan Tahun Usulan, Jenis Karya Ilmiah dan Status Pengajuan.
2. Fitur “Show” digunakan untuk menampilkan jumlah data Rekapitulasi
Pengajuan Karya Ilmiah Non Buku pada layar.
3. Download (File Karya Ilmiah, Form F-19B dan Form F-20) digunakan untuk
melihat dan men-download file yang telah di upload sebelumnya oleh user.
4.3 Menu Rekapitulasi Pengajuan Pertemuan Ilmiah
1
3
2
Gambar 40 – Tampilan Menu Rekapitulasi Pertemuan Ilmiah
Pada tabel Rekapitulasi Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah
terdapat data-data mengenai NIK, Nama, Fakultas, Jurusan, Nama Kegiatan, Tempat,
Tanggal Pelaksanaan, Judul Makalah, Judul Penelitian, Tahun Penelitian, Kegiatan,
Skala, Penyelenggara, Keikutsertaan, Penulis Lain, Dana, Tanggal Pengajuan, serta
Makalah Ilmiah, Brosur Pertemuan Ilmiah, Form 21, Form 22 dan Surat Penerimaan
yang dapat di-download oleh user.
Keterangan Gambar 40 :
1. Filter data Rekapitulasi Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah dapat
di-filter berdasarkan Tahun Usulan, Pertemuan Ilmiah, Skala Pertemuan dan
Status Pengajuan.
User M anual | Sistem Informasi LPPM
32
2. Fitur “Show” digunakan untuk menampilkan jumlah data Rekapitulasi
Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah pada layar.
3. Download (Makalah Ilmiah, Brosur Pertemuan Ilmiah, Form F 21, Form F 22,
dan Surat Penerimaan) digunakan untuk melihat dan men-download file yang
telah di upload sebelumnya oleh user.
User M anual | Sist em Informasi LPPM
33