GAMBARAN PELAKSANAAN ON THE JOB TRAINING
GAMBARAN PELAKSANAAN ON THE JOB TRAINING
A. Profil Penulis
Penulis bernama Hasmi Ramadhani yang lahir pada tanggal 12 Maret 1994
di desa Samakurok, Panton Labu kecamatan Tanah Jambo Aye, kabupaten Aceh
Utara. Penulis anak ketiga dari lima bersaudara. Penulis dilahirkan oleh sesosok
wanita yang sangat hebat beliau bernama Kasummah dan ayahanda tercinta
bernama Muhammad. Mereka yang telah senantiasa merawat dan mendidik
Penulis dari kecil hingga beranjak dewasa. Terimakasih atas doa, semangat,
dorongan dan motivasi yang telah diberikan, dan kepada kakak dan adik tercinta
yang selalu senantiasa mendoakan dan memberi dorongan kepada Penulis.
Penulis mulai meritih ilmu di Universitas Malikussaleh pada tahun 2012 dan
Alhamdulillah Penulis lulus pada program studi Ilmu Komunikasi tercinta ini.
Penulis memilih konsentrasi Public Relations yang merupakan pilihan Penulis
tanpa adanya paksaan dari siapapun. Penulis sangat menikmati dengan pilihan
Penulis sekarang ini.
Sesuai dengan program Sarjana S1 Universitas Malikussaleh Program Studi
Ilmu Komunikasi, setelah mengikuti perkuliahan selama enam semester guna
mempersiapkan diri dan mempraktikkan ilmu yang dipelajari selama di bangku
perkuliahan, maka Penulis diharuskan untuk mengikuti On The Job Training.
Penulis memilih untuk melaksanakan On The Job Training pada PT Telkom Witel
Aceh, yang terletak di Jalan Teuku Sultan Alaidin Machmudsyah No. 10 Banda
Aceh. Telp. 065132500 yang dimulai dari tanggal 22 Juni 2015 sampai dengan 21
Agustus 2015.
Penulis ditempatkan pada Unit Logistik tepatnya pada ruangan Sekretariat.
Supervisor Penulis selama Penulis melaksanakan On The Job Training beliau
bernama Kartini, SH yang merupakan salah seorang Sekretaris Perusahaan PT
Telkom Witel Aceh. Terimakasih atas ilmu dan pengalaman yang telah diberikan
kepada Penulis.
B. Sekilas Gambaran Posisi Penulis Selama On The Job Training
a. Unit Logistik
Unit logistik merupakan unit kerja pendukung layanan pengadaan
barang/jasa dan manajemen aset di lingkungan Telkom yang mempunyai
tugas pokok sebagai unit implementasi pengadaan barang/jasa yang
dibutuhkan oleh Telkom. Fungsi unit logistik khususnya dalam proses
pengadaan barang dan jasa mempunyai peran stategis yaitu untuk memastikan
semua kegiatan operasional (proses kerja) dapat berjalan dengan lancar secara
efektif dan efisien. Oleh karena itu unit Logistik mempunyai peran penting
dalam mendukung tercapainya visi misi Telkom.
Peran strategis lainnya yang dimiliki unit logistik terkait dengan
pengadaan barang dan jasa meliputi kegiatan perencanaan, monitoring dan
evaluasi yang berkelanjutan. Fungsi utama Manager Logistik adalah
melaksanakan tugas yang berhubungan dengan penjualan jasa yang
ditawarkan, memastikan arus keluar dan masuk barang customer sesuai
dengan ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
1.
Tugasnya sebagai berikut:
Melaksanakan tata administrasi penerimaan dan pengeluaran barang
dari dan ke gudang sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang
2.
ditetapkan.
Memberikan pengarahan kepada kepala bagian gudang, seperti
melaksanakan tata penyimpanan barang di gudang, menjaga keamanan,
kebersihan dan ketertiban gudang serta melakukan stock opname secara
3.
berkala sesuai yang telah ditetapkan.
Memeriksa dan memonitor terus menerus hasil pelaksanaan tugas
4.
bawahannya dan memberikan pengarahan kepada bawahannya.
Mencocokkan tingkat stock yang tertera dalam kartu meja dengan yang
5.
ada pada kartu gudang.
Mengajukan permintaan penambahan stock kepada direktur utama.
Menjamin kerjasama yang konstruktif dengan bawahan, atasan, rekan
kerja dan pihak luar yang relevan.
b. Sekretariat
Dalam pelaksanaan On The Job Training, deskripsi pekerjaan Penulis
yaitu pada ruangan Sekretariat. Sekretariat perusahaan adalah unit kerja yang
menyelenggarakan fungsi kesekretariatan perusahaan, kehumasan serta
pengamanan,
pemeliharaan
arsip
dan
dokumen.
Selain
berfungsi
sekretariatan, sekretaris perusahaan juga menjalankan fungsi sebagai
penyelenggara protokoler perusahaan.
Pada mulanya sekretariat merupakan sekedar tempat seorang sekretaris
bertugas, kemudian mengalami perkembangan bahwa sekretariat merupakan
satuan organisasi dimana sekretaris melakukan tugas dalam bidang tata
keterangan, tata warkat atau tata usaha. Akhirnya sekretariat merupakan
satuan organisasi dimana sekretaris beserta para pembantunya melakukan
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok atau administrasi.
Segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok ini dapat
dinamakan sebagai kegiatan penunjang, maka dapatlah kiranya sekretariat
merupakan satuan organisasi yang melakukan aktivitas penunjangan terhadap
satuan organisasi lain agar berjalan lancar dalam usaha mencapai tujuan
pokok.
Sekretaris perusahaan merupakan corong perusahaan, sehingga dituntut
memiliki kinerja yang dinamis baik internal maupun eksternal. Berkaitan
dengan pihak eksternal dimana sekretaris perusahaan merupakan wakil dari
direksi perusahaan harus memberikan informasi secara transparan namun
tetap memperhatikan etika-etika dan pedoman perusahaan yang berlaku,
sehingga informasi tersebut tidak keluar dari koridor regulasi yang telah
ditetapkan oleh perusahaan. Seorang Sekretaris perusahaan harus mempunyai
keahlian dalam bidang yang berkaitan dengan permasalahan hukum, tata
kelola perusahaan, dan memiliki jiwa entertaiment yang baik, karena banyak
event-event yang berkaitan dengan peningkatan citra perusahaan. Sekretaris
perusahaan harus selalu
menjaga pencitraan perusahaan yang baik dan
transparan.
Di dalam sebuah lembaga atau organisasi sekretariat mempunyai
lingkup kegiatan yang spesifik terutama di bidang kesekretariatan. Kegiatan
yang dilakukan di dalam unit sekretariat sebagai berikut:
1. Menyelenggarakan
pembinaan
ketata-usahaan
khususnya
yang
berhubungan dengan pekerjaan surat-menyurat meliputi: Pembuatan surat,
penerimaan
surat,
pengiriman
atau
pendistribusian
surat-surat,
penyimpanan warkat atau record.
2. Menyelenggarakan atau hubungan baik secara internal maupun eksternal.
Secara internal yakni melaksanakan tata hubungan kantor yang harmonis.
Sedangkan
secara
eksternal
yakni
melaksanakan
hubungan
atau
komunikasi dengan masyarakat.
3. Mengelola kas kecil untuk keadaan darurat seperti halnya suguhan untuk
tamu, dan lain-lain, mengelola perlengkapan kantor yang dilakukan
melalui kerja sama dengan divisi Logistik, mengelola arsip-arsip
perusahaan yang berguna di masa yang akan datang, mengelola rapat yang
akan diadakan oleh perusahaan, mengatur jadwal kegiatan pimpinan,
mengatur perjalanan dinas pimpinan, membuat laporan kegiatan
perusahaan.
Dari tugas-tugas kesekretariatan yang tersebut diatas dapat disimpulkan
bahwa aktivitas kesekretariatan secara umum adalah kegiatan tata usaha yang
dijalankan demi memperlancar aktivitas perusahaan secara umum. Selain itu
masih ada tugas-tugas yang lain, karena kesekretariatan dalam aktivitasnya
bersifat aktif dan dinamis dalam mewujudkan kegiatan pelayanan yang
operatif terhadap perusahaan maupun customer.
C. Agenda Kegiatan On The Job Training
Dalam pelaksanaan On The Job Training yang berlangsung selama dua
bulan dan lebih tepatnya 45 hari kerja yaitu mulai dari tanggal 22 Juni 2015
sampai dengan tanggal 22 Agustus 2015. Kegiatan sehari-hari dimulai dari jam
08:00 dengan jam istirahat dari jam 12:00-14:00 dan pulang pada jam 16:00
ketika bulan Ramadhan dan pada hari biasa pulang pada jam 17:30 dari senin
sampai jum’at.
Untuk membahas agenda kegiatan Penulis ketika melaksanakan On The Job
Training, maka Penulis akan membagi ke dalam periode mingguan.
Minggu Pertama (1)
Senin, tanggal 22 Juni 2015
Penulis mulai berkecimpung pada kantor PT Telkom Witel Aceh, Banda
Aceh. Pada hari pertama Penulis diperkenalkan oleh Human Relation (HR) PT
Telkom Witel Aceh pada Unit Logistik. Penulis memperkenalkan diri lalu Penulis
mendapat arahan dari HR dan juga Manager Logistik tentang syarat-syarat dan
aturan dalam tata pelaksanaan On The Job Training pada PT Telkom Witel Aceh.
Kemudian Manager Logistik menempatkan Penulis pada ruangan Sekretariat yang
lebih berhubungan erat dengan konsentrasi Penulis. Kemudian Penulis diantar
keruangan Sekretariat oleh HR. Di ruangan Sekretariat Penulis memperkenalkan
diri dan diberi arahan oleh Ibu Kartini yang menjadi Supervisor Penulis selama
pelaksanaan On The Job Training. Pada hari pertama Penulis melaksanakan On
The Job Training, Penulis belum diberikan pekerjaan oleh Supervisor berhubung
belum banyak pekerjaan selama bulan Ramadhan.
Selasa, tanggal 23 Juni 2015
Penulis mulai diajarkan dalam penerimaan surat masuk dan surat keluar,
belajar menulis surat masuk dan keluar ke buku agenda dan belajar menerima
telepon masuk. Pada hari itu Penulis mulai mengetahui bagaimana cara menerima
surat yang benar, bukan hanya terima surat seperti yang ada di bayangan Penulis,
dan ini ternyata lebih formal. Penulis mulai memahami menulis surat masuk ke
agenda yang dulunya Penulis belum ketahui. Begitu juga dalam penerimaan
telepon masuk yang begitu formal juga lemah lembut dan memiliki aturan sendiri
saat menjawab telepon.
Rabu, tanggal 24 Juni 2015
Penulis sudah mendapatkan kegiatan atau pekerjaan sehari-hari dari
sekretaris yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku agenda dan
mengarsip surat. Dengan pekerjaan yang ditugaskan kepada Penulis, Penulis
merasa benar-benar menjadi seseorang yang telah bekerja. Dengan pekerjaan
tersebut wawasan Penulis lebih terbuka dengan membaca surat-surat yang masuk
dan Penulis tahu bagaimana tanggapan dari pihak kantor dalam menerima surat
masuk, Penulis juga tahu bagaimana mengarsip surat dengan benar dan rapi.
Kamis, tanggal 25 Juni 2015
Kegiatan Penulis masih sama yaitu menerima surat masuk dan menulis surat
masuk ke buku agenda. Namun pada hari ini Penulis ditugaskan untuk mengantar
surat ke divisi CDC dengan ditemani oleh pembantu sekretaris yang biasanya
ditugaskan untuk mengantarkan surat-surat. Hari ini pertama kalinya Penulis
berkeliling kantor dan diperkenalkan divisi-divisi yang ada di kantor. Penulis
lebih tahu situasi dan kegiatan yang dilakukan oleh pegawai kantor setiap harinya
dengan berkeliling dan diberi penjelasan pada setiap divisi sambil mengantarkan
surat ke divisi CDC.
Jumat, tanggal 26 Juni 2015
Kegiatan Penulis yaitu menulis surat masuk ke buku agenda dan menulis
proposal masuk ke buku agenda. Hasilnya Penulis lebih memahami dan mengerti
kegiatan rutin pada ruangan Sekretariat dan melatih Penulis untuk sigap dalam
menerima pekerjaan. Dengan ditugaskan oleh Supervisor pekerjaan dari
Sekretariat melatih Penulis lebih terbiasa dengan tugas rutin yang dilakukan
Sekretariat.
Pada minggu pertama Penulis menjalani On The Job Training , Penulis
masih merasa gugup dan agak canggung dalam melaksakan pekerjaan, ini
dikarenakan Penulis masih belum terbiasa dengan tugas Sekretariat dan Penulis
juga masih terasa asing dengan lingkungan kantor serta belum mengenal staf-staf
yang ada sehingga mengalami sedikit kesulitan dalam berinteraksi. Namun
Penulis berusaha menjalin komunikasi yang baik kepada semua staf yang ada,
dengan cara memperkenalkan diri dan menghafal nama-nama staf dan bagiannya
masing-masing.
Minggu Kedua (2)
Senin, tanggal 29 Juni 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda, menerima telepon masuk dan menulis proposal masuk ke buku agenda.
Dengan tugas rutin pada ruangan Sekretariat yang diberikan kepada Penulis, maka
menjadi inspirasi bagi Penulis untuk semakin giat dan sigap dalam menerima
tugas dari Supervisor, dan dengan diberinya tugas kepada Penulis membuat
Penulis untuk terbiasa dengan pekerjaan rutin Sekretaris.
Selasa, tanggal 30 Juni 2015
Kegiatan Penulis semakin banyak hingga harus keluar kantor saat jam
kantor karena Penulis ditugaskan untuk mengirim paket melalui TIKI dan yang
menjadi pekerjaan Penulis pada hari ini adalah menulis surat masuk ke buku
agenda, menulis surat keluar ke buku agenda, mengarsip surat masuk, mengirim
surat melalui e-mail, mengantar surat disposisi oleh General Manager kepada
Manager dan mengirim berkas melalui TIKI. Dengan pekerjaan yang Penulis
dapatkan pada hari ini Penulis semakin tahu padatnya kegiatan yang dilakukan
pada ruang Sekretariat tiap harinya, dan Penulis juga harus siap kapan saja saat
dibutuhkan. Penulis banyak tahu tentang bagaimana cara mengirimkan paket
melalui TIKI dan Penulis juga tahu bagaimana aturan saat mengantarkan surat
yang telah disposisi oleh General Manager kepada Manager.
Rabu, tanggal 1 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima undangan masuk, menulis undangan
masuk ke buku agenda, mengarsip surat dan menerima telepon masuk. Penulis
sudah tidak asing lagi bahkan menjadi terbiasa dengan hal surat-menyurat dan
Penulis sudah mahir dalam mengarsip surat dengan benar dan rapi sesuai dengan
urutannya.
Kamis, tanggal 2 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda, scanning dokumen dan fotokopi surat-surat masuk. Pada hari ini Penulis
telah belajar dalam penyescanan dan fotokopi yang sebelumnya Penulis tidak
tahu, Penulis juga tahu bagaimana menyimpan dan memberi nama setiap
dokumen yang telah di scanning dan di fotokopi kedalam dokumen komputer.
Jumat, tanggal 3 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda, mengantar surat untuk disposisi oleh General Manager, membantu
membuat laporan berita acara dan scanning dokumen. Hari ini Penulis mendapat
satu ilmu baru lagi yaitu dalam membuat laporan berita acara. Awalnya Penulis
masih asing dengan hal tersebut, tapi Supervisor Penulis mengajarkan Penulis
bagaimana susunan dalam berita acara untuk pertanggungan laporan. Ini sangat
membantu sebagai penambahan wawasan bagi Penulis.
Hambatan bagi Penulis pada minggu kedua yaitu, padatnya pekerjaan yang
dilakukan oleh setiap karyawan khususnya pada ruangan Sekretariat membuat
Penulis sedikit panik dan kurangnya pengetahuan Penulis dalam pekerjaan yang
masih baru bagi Penulis, sehingga membuat Penulis membutuhkan waktu
lumayan lama dalam penyelesaian tugas baru, namun Penulis selalu diberikan
bimbingan oleh Supervisor dalam menyelesaikan tugas baru bagi Penulis,
sehingga menambah semangat bagi Penulis.
Minggu Ketiga (3)
Senin, tanggal 6 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima proposal masuk, menulis proposal masuk
ke buku agenda, merapikan berkas-berkas, menulis surat masuk ke agenda, belajar
dan mengirim langsung surat Nota Dinas melalui portal. Hari ini Penulis
dipercayakan untuk mengirim surat Nota Dinas melalui Portal Telkom, sehingga
Penulis merasa sangat senang karena dapat menambah ilmu Penulis yang
sebelumnya belum pernah Penulis lihat bagaimana aplikasi dari Portal Telkom.
Penulis diajari hingga Penulis bisa dan lancar dalam mengirimkan surat melalui
Portal Telkom. Penulis juga memahami betapa canggihnya teknologi yang
membuat surat tidak lagi dikirimkan secara manual tetapi secara online walau
ruangan bersebelahan.
Selasa, tanggal 7 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu ikut langsung dalam mencari keperluan kantor,
melihat langsung bagaimana cara memberikan pelayanan dan informasi kepada
pihak eksternal yang datang ke kantor, menerima dan menulis surat masuk ke
buku agenda. Penulis jadi tahu keperluan apa saja yang perlu dipersiapkan untuk
kebutuhan kantor, Penulis juga tahu bagaimana melakukan pelayanan dan
bagaimana memberikan informasi yang akurat dan dapat dimengerti oleh pihak
ekternal, ini membuat Penulis tahu bagaimana menyesuaikan diri dalam hal
memberikan informasi kepada pihak ekternal yang sesuai dengan karakter dan
keperluan pihak tersebut.
Rabu, tanggal 8 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menulis undangan masuk ke buku agenda dan ikut
langsung dalam penyediaan sovenir kepada tamu. Penulis jadi tahu bagimana
membeikan pelayanan kepada tamu hingga sovenir yang akan diberikan kepada
tamu. Untuk memenuhi keinginan tamu tersebut, setiap tamu akan ditanyakan apa
keinginan/kesukaan dari tamu tersebut kepada sekretaris mereka masing-masing,
sehingga tidak ada tamu yang tidak puas dengan soevenir yang mereka dapatkan
nantinya dari pihak Telkom Witel Aceh.
Kamis, tanggal 9 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima undangan masuk, menulis undangan
masuk ke buku agenda, menerima proposal masuk dan menulis ke buku agenda.
Dengan seringnya menerima surat atau undangan masuk, Penulis sudah tidak
asing lagi bahkan menjadi terbiasa dengan hal surat-menyurat.
Jumat, tanggal 10 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menulis surat masuk ke buku agenda, menerima
proposal masuk, menulis proposal masuk ke buku agenda, dan mengarsip surat,
undangan dan proposal. Penulis bisa mempelajari penulisan surat-menyurat
dengan jelasnya karena setiap hari berhubungan dengan surat-menyurat. Penulis
juga semakin terbiasa dengan hal surat-menyurat dan Penulis tahu cara mengarsip
surat dengan benar dan rapi sesuai dengan urutannya.
Hambatan pada minggu ketiga Penulis melaksanakan On The Job Training
yaitu begitu banyak hal baru yang Penulis terima, membuat Penulis kebingungan
dalam menyelesaikan tugas tersebut, namun Penulis selalu berusaha untuk dapat
menyelesaikan tugas tersebut dengan secepat mungkin dengan diberikannya
arahan dan bimbingan. Seperti halnya Penulis diberikan tugas untuk memuat surat
Nota Dinas dari Portal Telkom.
Minggu Keempat (4)
Senin, tanggal 13 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda, mengantarkan surat untuk disposisi oleh General Manager, scanning surat
masuk, mengantar surat disposisi oleh General Manager kepada Manager dan
menulis surat keluar ke buku agenda. Penulis semakin menguasai kegiatankegiatan rutin yang dilakukan setiap harinya oleh Sekretaris. Penulis sudah
merasa tidak canggung dan semakin mengenal Manager-manager sesuai dengan
Divisi dan unit mereka masing-masing.
Selasa, tanggal 14 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu ikut bersama dalam mempersiapkan keperluan
kantor, menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku agenda dan scanning
surat masuk. Penulis semakin menguasai kegiatan-kegiatan rutin yang dilakukan
setiap harinya oleh Sekretariat. Penulis juga sudah mampu menyediakan
keperluan kantor yang harus diperlukan. Penulis semakin tahu bagaimana
membuat surat dalam berbagai keperluan, semakin lancar dalam melakukan
scanning hingga proses penyimpanan sebagai dokumen kantor (arsip).
Rabu, tanggal 15 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk dan proposal masuk, menulis
surat masuk ke buku agenda, menerima telepon masuk, menulis proposal masuk
ke buku agenda dan scanning dokumen. Penulis semakin menguasai kegiatankegiatan rutin yang dilakukan setiap harinya oleh Sekretariat, seperti halnya
Penulis semakin terbiasa dengan hal surat-menyurat dan menerima telepon masuk
dalam konteks formal.
Tanggal 16 Juli 2015 sampai 17 Juli 2015
Seluruh karyawan PT Telkom Witel Aceh melakukan cuti bersama
menyambut Hari Raya Idul Fitri.
Hambatan Penulis pada minggu keempat dalam melakukan On The Job
Training yaitu Penulis yang masih belum terbiasa dengan lingkungan kerja,
seperti sibuknya aktivitas sehari-hari yang dilakukan oleh para karyawan di PT
Telkom Witel Aceh, membuat Penulis kualahan dalam menerima tugas yang
sangat padat.
Minggu Kelima (5)
Tanggal 20 Juli 2015 sampai 21 Juli 2015
Seluruh karyawan PT Telkom Witel Aceh masih melakukan cuti bersama
memperingati Hari Raya Idul Fitri.
Tanggal 22 Juli 2015 sampai 23 Juli 2015
Kegiatan PT Telkom Witel Aceh sudah mulai normal kembali dengan
aktivitas kesehariannya, namun Penulis masih miminta izin untuk cuti karena
Penulis masih berada di kampung halaman untuk mengurus keperluan di kampus.
Pada minggu kelima, yang menjadi hambatan bagi Penulis dalam
melakukan kegiatan On The Job Training yaitu jauhnya jarak kantor PT Telkom
Witel Aceh dengan tempat tinggal Penulis, sehingga Penulis harus meminta izin
cuti saat ingin pergi ke kampus.
Minggu Keenam (6)
Senin, tanggal 27 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu ikut mempersiapkan acara Halal Bi Halal, ikut dalam
acara Halal Bi Halal, menerima proposal masuk dan menulis proposal masuk ke
buku agenda. Hari ini pertama bagi Penulis masuk ke kantor sesudah Hari Raya
Idul Fitri. Hari ini setiap karyawan PT Telkom Witel Aceh saling bermaafan dan
makan bersama dalam merayakan Hari Raya Idul Fitri. Penulis ikut dalam
mempersiapkan acara yaitu membeli keperluan seperti membeli kue, buah,
mengatur makanan dan lain sebagainya. Penulis juga tahu bagaimana acara Halal
Bi Halal yang dilakukan rutin oleh PT Telkom Witel Aceh setiap Hari lebaran.
Selasa, tanggal 28 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima undangan masuk, menulis undangan
masuk ke buku agenda, menerima telepon masuk, menulis proposal masuk ke
buku agenda dan mengarsip surat masuk. Ketika Penulis menerima tugas yang
merupakan kegiatan rutin kantor, Penulis merasa seperti sudah bekerja di kantor,
karena Penulis sudah terbiasa dengan hal rutin tersebut. Penulis sudah tidak
canggung lagi dengan pekerjaan tersebut.
Rabu, tanggal 29 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu belajar dan membuat langsung SPPD online,
menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku agenda dan menerima
telepon masuk. Hari ini Penulis mendapatkan pekerjaan baru yaitu membuat
SPPD Online, Penulis sudah tahu bagaimana membuat SPPD online (surat
pemerintah perjalanan dinas) yang dilakukan oleh General Manager. Saat
membuat SPPD Online Penulis diberikan bimbingan oleh Supervisor bagaimana
cara dalam pengisian Online, ini yang membuat wawasan Penulis bertambah.
Kamis, tanggal 30 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menulis surat disposisi ke agenda, scanning surat
masuk yang telah disposisi, menulis surat keluar ke agenda, mengantar surat ke
Manager yang dituju dan mengarsip surat disposisi. Dengan kegiatan yang Penulis
lakukan, Penulis sudah terbiasa dengan keadaan/situasi kantor. Penulis sudah
tidak canggung lagi jika bertemu dengan Manajer-manajer saat mengantarkan
surat. Penulis merasakan seperti karyawan sungguhan yang selalu bertatap muka
dengan atasan.
Jumat, tanggal 31 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda, menulis surat keluar, mengantar surat ke Manager yang dituju dan
menerima telepon masuk. Begitu juga hari ini Penulis bisa mengambil manfaat
dari kegiatan ini yaitu Penulis dapat terbiasa dan beradaptasi dengan pekerjaan
rutin seorang sekretaris, seperti halnya Penulis semakin terbiasa dengan hal suratmenyurat dan menerima telepon masuk dalam konteks formal.
Pada minggu yang keenam, yang menjadi hambatan bagi Penulis yaitu
kurangnya pemahaman Penulis dengan kegiatan atau pekerjaan baru yang
diberikan kepada Penulis, seperti mengisi SPPD online karena diperlukan
ketelitian dan hati-hati saat melakukan pengisian Online, karena sedikit salah
tidak bisa dihapus untuk diulangi dan seluruh PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk
dapat melihat, dan Penulis ikut mempersiapkan berlangsungnya acara Halal Bi
Halal pada PT Telkom Witel Aceh, yang diikuti oleh seluruh karyawan baik itu
pada Gedung A dan B.
Minggu Ketujuh (7)
Senin, tanggal 3 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda, menulis surat keluar ke buku agenda, mengantar surat ke Manager yang
dituju dan mengarsip surat disposisi. Dengan kegiatan yang Penulis lakukan,
Penulis sudah terbiasa dengan keadaan/situasi kantor. Penulis sudah tidak
canggung lagi jika bertemu dengan Manajer-manajer saat mengantarkan surat.
Penulis juga lebih tahu bagaimana memanfaatkan waktu dan selalu siap dalam
berbagai kondisi.
Selasa, tanggal 4 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda dan scanning surat keluar. Penulis sudah sangat terbiasa dengan pekerjaan
sehari-hari pada ruangan Sekretariat. Penulis sudah terbiasa dalam hal suratmenyurat.
Rabu, tanggal 5 Agustus 2015
Kegiatan penulis yaitu belajar dan membuat langsung pembukuan bulanan
PT Telkom Witel Aceh, ikut langsung dalam menerima tamu, menerima surat dan
undangan masuk, menulis surat dan undangan masuk ke buku agenda, menulis
surat disposisi ke buku agenda dan mengantar surat kepada Manager yang dituju.
Hari ini Penulis diberi tugas baru oleh Supervisor Penulis, Penulis mendapat ilmu
baru bagaimana cara membuat pembukuan bulanan pada sebuah perusahaan
khususnya PT Telkom Witel Aceh. Penulis juga tahu bagaimana menerima tamu
dalam situasi formal, bagaimana mempersiapkan agenda saat tamu datang ke
kantor.
Kamis, tanggal 6 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menulis proposal masuk ke buku agenda, scanning
dokumen, menerima surat masuk dan menulis ke agenda dan menerima telepon
masuk. Dengan kegiatan rutin yang Penulis terima, penulis menjadi terbiasa
dengan pekerjaan tersebut. Penulis menjadi sigap dalam menerima surat-menyurat
dan tahu apa yang harus Penulis lakukan saat ada surat masuk.
Jumat, tanggal 7 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu membuat surat perjanjian, menerima surat masuk,
menulis surat masuk ke buku agenda, menulis surat disposisi ke buku agenda.
Dengan kegiatan rutin yang Penulis terima, penulis menjadi terbiasa dengan
pekerjaan tersebut. Penulis menjadi sangat tahu tugas rutin dari sekretaris.
Hambatan bagi Penulis pada minggu ketujuh yaitu, Penulis masih gugup
ketika penerimaan tamu, karena jarangnya tamu yang berkunjung untuk duduk
dan berbincang lama dengan atasan, sehingga Penulis juga harus duduk untuk
pertama kalinya dengan orang-orang yang jabatannya tinggi.
Minggu Kedelapan (8)
Senin, tanggal 10 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda masuk dan menginput data supervisor Plasa Telkom Aceh. Selain kegiatan
rutin yang menjadi tugas Penulis lakukan, hari ini Penulis menjadi tahu namanama Supervisor di Plasa Telkom yang ada di Aceh, penulis juga menjadi tahu
berapa banyak Plasa Telkom yang ada di Aceh.
Selasa, tanggal 11 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menulis surat disposisi ke buku agenda, menulis
surat keluar ke buku agenda, scanning surat disposisi dan mengantar surat ke
Manager yang dituju. Dengan kegiatan rutin yang Penulis terima, penulis menjadi
terbiasa dengan pekerjaan tersebut. Tidak ada lagi rasa canggung yang Penulis
hadapi, Penulis semakin bisa menikmati pekerjaan rutin pada ruangan Sekretariat.
Rabu, tanggal 12 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat dan undangan masuk, menulis surat
dan undangan masuk ke buku agenda, menulis surat disposisi ke buku agenda,
mengantar surat kepada Manager yang dituju, menerima telepon masuk. Dengan
kegiatan rutin yang Penulis terima, penulis menjadi terbiasa dengan pekerjaan
tersebut. Tidak ada lagi rasa canggung yang Penulis hadapi, Penulis semakin bisa
menikmati pekerjaan rutin pada ruangan Sekretariat.
Kamis, tanggal 13 agustus 2015
Kegiatan penulis yaitu persiapan penerimaan tamu Komisaris Utama dan
Direktur Konsumer PT Telekomunikasi Indonesia, ikut langsung dalam
penerimaan tamu Komisaris dan rombongan, mempersiapkan kebutuhan tamu.
Hari ini luar biasa bagi Penulis, kegiatan Penulis baru hari ini yang sangat ektra.
Dimana seorang Sekretaris akan bekerja full time ketika adanya event yang seperti
ini. Penulis tahu bagaimana sibuknya pekerjaan Sekretaris pada saat ada event
hingga larut malam. Penulis juga ikut langsung dalam acara Tatap Muka Dewan
Komisaris dan Direktur Konsumer dengan karyawan Telkom Group sehingga
Penulis tahu bagaimana acara tersebut berlangsung dengan penuh hikmat. Penulis
juga ikut dalam mempersiapkan keperluan tamu seperti Hotel, makan, dan
kebutuhan operasional lainnya. Penulis juga diajarkan tata pengaturan makanan
(table manner)
Jumat, tanggal 14 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda, menulis surat keluar ke buku agenda, scanning dokumen, menerima
telepon masuk dan mengantar surat disposisi ke Manajer Logistic. Hari ini semua
kegiatan penulis lakukan sendiri di ruangan Sekretariat, dikarenakan pembantu
sekretaris dan Supervisor Penulis ikut bersama rombongan Komisaris Telkom ke
Sabang, sehingga semua kegiatan Penulis kerjakan sendiri. Dengan kegiatan rutin
yang Penulis terima, penulis menjadi terbiasa dengan pekerjaan tersebut walaupun
tidak ada Supervisor yang membimbing Penulis.
Hambatan bagi Penulis pada minggu kedelapan yaitu, Penulis belum
terbiasa dengan adanya event-event besar yang diadakan pada PT Telkom Witel
Aceh, ketika banyaknya aktivitas yang harus segera Penulis kerjaan hingga larut
malam membuat Penulis harus siap dan sigap dalam menerima tugas dari
Supervisor Penulis.
Minggu Kesembilan (9)
Senin, tanggal 17 Agustus 2015
Penulis mengikuti Upacara Bendara pada halaman PT Telkom Witel Aceh
memperingati HUT RI ke-70.
Selasa, tanggal 18 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu Persiapan acara rapat pimpinan (Rapim) Sumatera,
menerima surat masuk, menulis surat masuk di buku agenda dan ikut dalam acara
rapat pimpinan (Rapim) Sumatera. Penulis juga sudah tahu bagaimana
mempersiapkan acara-acara yang dibuat oleh Telkom, dan ini melatih Penulis
untuk terbiasa menerima tamu dan ikut dalam acara atau event tersebut. Penulis
harus siap menerima tugas dan menerima tamu hingga larut malam seperti yang
dilakukan oleh karyawan Sekretariat Telkom Witel Aceh.
Rabu, tanggal 19 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu Persiapan acara rapat pimpinan (Rapim) Sumatera
hari ke-2, menerima tamu dan surat masuk, menulis surat masuk di buku agenda,
menerima telepon masuk dan scanning dokumen. Penulis juga sudah tahu
bagaimana mempersiapkan acara-acara yang dibuat oleh Telkom, dan ini melatih
Penulis untuk terbiasa menerima tamu dan ikut dalam acara atau event tersebut.
Penulis harus siap menerima tugas dan menerima tamu hingga larut malam seperti
yang dilakukan oleh karyawan Sekretariat Telkom Witel Aceh.
Kamis, tanggal 20 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk dan menulis surat masuk ke
buku agenda, menulis surat keluar ke buku agenda, scanning dokumen dan
menerima telepon masuk. Penulis sudah sangat terbiasa dengan pekerjaan seharihari pada ruangan Sekretariat. Penulis sudah tidak canggung sama sekali dengan
kegitan rutin yang hampir dua bulan Penulis jalani pada ruangan Sekretariat PT
Telkom Witel aceh.
Jumat, tanggal 21 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima undangan masuk, menulis undangan
masuk ke buku agenda, menulis surat disposisi ke buku agenda, menerima telepon
masuk dan mengantar surat kepada Manager yang dituju. Penulis sudah sangat
terbiasa dengan pekerjaan sehari-hari pada ruangan Sekretariat. Penulis sudah
tidak canggung sama sekali dengan kegitan rutin yang sudah dua bulan Penulis
jalani pada ruangan Sekretariat PT Telkom Witel aceh.
Hambatan bagi Penulis pada minggu kesembilan yaitu, Penulis belum
terlalu biasa dengan adanya event-event besar yang diadakan pada PT Telkom
Witel Aceh, namun Penulis tetap berusaha untuk tetap profesional dalam berbagai
situasi. Sedikitnya kesempatan Penulis, untuk mengetahui informasi mengenai
kegiatan operasional pada PT Telkom Witel Aceh dikarenakan singkatnya waktu
yang telah ditentukan.
A. Profil Penulis
Penulis bernama Hasmi Ramadhani yang lahir pada tanggal 12 Maret 1994
di desa Samakurok, Panton Labu kecamatan Tanah Jambo Aye, kabupaten Aceh
Utara. Penulis anak ketiga dari lima bersaudara. Penulis dilahirkan oleh sesosok
wanita yang sangat hebat beliau bernama Kasummah dan ayahanda tercinta
bernama Muhammad. Mereka yang telah senantiasa merawat dan mendidik
Penulis dari kecil hingga beranjak dewasa. Terimakasih atas doa, semangat,
dorongan dan motivasi yang telah diberikan, dan kepada kakak dan adik tercinta
yang selalu senantiasa mendoakan dan memberi dorongan kepada Penulis.
Penulis mulai meritih ilmu di Universitas Malikussaleh pada tahun 2012 dan
Alhamdulillah Penulis lulus pada program studi Ilmu Komunikasi tercinta ini.
Penulis memilih konsentrasi Public Relations yang merupakan pilihan Penulis
tanpa adanya paksaan dari siapapun. Penulis sangat menikmati dengan pilihan
Penulis sekarang ini.
Sesuai dengan program Sarjana S1 Universitas Malikussaleh Program Studi
Ilmu Komunikasi, setelah mengikuti perkuliahan selama enam semester guna
mempersiapkan diri dan mempraktikkan ilmu yang dipelajari selama di bangku
perkuliahan, maka Penulis diharuskan untuk mengikuti On The Job Training.
Penulis memilih untuk melaksanakan On The Job Training pada PT Telkom Witel
Aceh, yang terletak di Jalan Teuku Sultan Alaidin Machmudsyah No. 10 Banda
Aceh. Telp. 065132500 yang dimulai dari tanggal 22 Juni 2015 sampai dengan 21
Agustus 2015.
Penulis ditempatkan pada Unit Logistik tepatnya pada ruangan Sekretariat.
Supervisor Penulis selama Penulis melaksanakan On The Job Training beliau
bernama Kartini, SH yang merupakan salah seorang Sekretaris Perusahaan PT
Telkom Witel Aceh. Terimakasih atas ilmu dan pengalaman yang telah diberikan
kepada Penulis.
B. Sekilas Gambaran Posisi Penulis Selama On The Job Training
a. Unit Logistik
Unit logistik merupakan unit kerja pendukung layanan pengadaan
barang/jasa dan manajemen aset di lingkungan Telkom yang mempunyai
tugas pokok sebagai unit implementasi pengadaan barang/jasa yang
dibutuhkan oleh Telkom. Fungsi unit logistik khususnya dalam proses
pengadaan barang dan jasa mempunyai peran stategis yaitu untuk memastikan
semua kegiatan operasional (proses kerja) dapat berjalan dengan lancar secara
efektif dan efisien. Oleh karena itu unit Logistik mempunyai peran penting
dalam mendukung tercapainya visi misi Telkom.
Peran strategis lainnya yang dimiliki unit logistik terkait dengan
pengadaan barang dan jasa meliputi kegiatan perencanaan, monitoring dan
evaluasi yang berkelanjutan. Fungsi utama Manager Logistik adalah
melaksanakan tugas yang berhubungan dengan penjualan jasa yang
ditawarkan, memastikan arus keluar dan masuk barang customer sesuai
dengan ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
1.
Tugasnya sebagai berikut:
Melaksanakan tata administrasi penerimaan dan pengeluaran barang
dari dan ke gudang sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang
2.
ditetapkan.
Memberikan pengarahan kepada kepala bagian gudang, seperti
melaksanakan tata penyimpanan barang di gudang, menjaga keamanan,
kebersihan dan ketertiban gudang serta melakukan stock opname secara
3.
berkala sesuai yang telah ditetapkan.
Memeriksa dan memonitor terus menerus hasil pelaksanaan tugas
4.
bawahannya dan memberikan pengarahan kepada bawahannya.
Mencocokkan tingkat stock yang tertera dalam kartu meja dengan yang
5.
ada pada kartu gudang.
Mengajukan permintaan penambahan stock kepada direktur utama.
Menjamin kerjasama yang konstruktif dengan bawahan, atasan, rekan
kerja dan pihak luar yang relevan.
b. Sekretariat
Dalam pelaksanaan On The Job Training, deskripsi pekerjaan Penulis
yaitu pada ruangan Sekretariat. Sekretariat perusahaan adalah unit kerja yang
menyelenggarakan fungsi kesekretariatan perusahaan, kehumasan serta
pengamanan,
pemeliharaan
arsip
dan
dokumen.
Selain
berfungsi
sekretariatan, sekretaris perusahaan juga menjalankan fungsi sebagai
penyelenggara protokoler perusahaan.
Pada mulanya sekretariat merupakan sekedar tempat seorang sekretaris
bertugas, kemudian mengalami perkembangan bahwa sekretariat merupakan
satuan organisasi dimana sekretaris melakukan tugas dalam bidang tata
keterangan, tata warkat atau tata usaha. Akhirnya sekretariat merupakan
satuan organisasi dimana sekretaris beserta para pembantunya melakukan
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok atau administrasi.
Segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok ini dapat
dinamakan sebagai kegiatan penunjang, maka dapatlah kiranya sekretariat
merupakan satuan organisasi yang melakukan aktivitas penunjangan terhadap
satuan organisasi lain agar berjalan lancar dalam usaha mencapai tujuan
pokok.
Sekretaris perusahaan merupakan corong perusahaan, sehingga dituntut
memiliki kinerja yang dinamis baik internal maupun eksternal. Berkaitan
dengan pihak eksternal dimana sekretaris perusahaan merupakan wakil dari
direksi perusahaan harus memberikan informasi secara transparan namun
tetap memperhatikan etika-etika dan pedoman perusahaan yang berlaku,
sehingga informasi tersebut tidak keluar dari koridor regulasi yang telah
ditetapkan oleh perusahaan. Seorang Sekretaris perusahaan harus mempunyai
keahlian dalam bidang yang berkaitan dengan permasalahan hukum, tata
kelola perusahaan, dan memiliki jiwa entertaiment yang baik, karena banyak
event-event yang berkaitan dengan peningkatan citra perusahaan. Sekretaris
perusahaan harus selalu
menjaga pencitraan perusahaan yang baik dan
transparan.
Di dalam sebuah lembaga atau organisasi sekretariat mempunyai
lingkup kegiatan yang spesifik terutama di bidang kesekretariatan. Kegiatan
yang dilakukan di dalam unit sekretariat sebagai berikut:
1. Menyelenggarakan
pembinaan
ketata-usahaan
khususnya
yang
berhubungan dengan pekerjaan surat-menyurat meliputi: Pembuatan surat,
penerimaan
surat,
pengiriman
atau
pendistribusian
surat-surat,
penyimpanan warkat atau record.
2. Menyelenggarakan atau hubungan baik secara internal maupun eksternal.
Secara internal yakni melaksanakan tata hubungan kantor yang harmonis.
Sedangkan
secara
eksternal
yakni
melaksanakan
hubungan
atau
komunikasi dengan masyarakat.
3. Mengelola kas kecil untuk keadaan darurat seperti halnya suguhan untuk
tamu, dan lain-lain, mengelola perlengkapan kantor yang dilakukan
melalui kerja sama dengan divisi Logistik, mengelola arsip-arsip
perusahaan yang berguna di masa yang akan datang, mengelola rapat yang
akan diadakan oleh perusahaan, mengatur jadwal kegiatan pimpinan,
mengatur perjalanan dinas pimpinan, membuat laporan kegiatan
perusahaan.
Dari tugas-tugas kesekretariatan yang tersebut diatas dapat disimpulkan
bahwa aktivitas kesekretariatan secara umum adalah kegiatan tata usaha yang
dijalankan demi memperlancar aktivitas perusahaan secara umum. Selain itu
masih ada tugas-tugas yang lain, karena kesekretariatan dalam aktivitasnya
bersifat aktif dan dinamis dalam mewujudkan kegiatan pelayanan yang
operatif terhadap perusahaan maupun customer.
C. Agenda Kegiatan On The Job Training
Dalam pelaksanaan On The Job Training yang berlangsung selama dua
bulan dan lebih tepatnya 45 hari kerja yaitu mulai dari tanggal 22 Juni 2015
sampai dengan tanggal 22 Agustus 2015. Kegiatan sehari-hari dimulai dari jam
08:00 dengan jam istirahat dari jam 12:00-14:00 dan pulang pada jam 16:00
ketika bulan Ramadhan dan pada hari biasa pulang pada jam 17:30 dari senin
sampai jum’at.
Untuk membahas agenda kegiatan Penulis ketika melaksanakan On The Job
Training, maka Penulis akan membagi ke dalam periode mingguan.
Minggu Pertama (1)
Senin, tanggal 22 Juni 2015
Penulis mulai berkecimpung pada kantor PT Telkom Witel Aceh, Banda
Aceh. Pada hari pertama Penulis diperkenalkan oleh Human Relation (HR) PT
Telkom Witel Aceh pada Unit Logistik. Penulis memperkenalkan diri lalu Penulis
mendapat arahan dari HR dan juga Manager Logistik tentang syarat-syarat dan
aturan dalam tata pelaksanaan On The Job Training pada PT Telkom Witel Aceh.
Kemudian Manager Logistik menempatkan Penulis pada ruangan Sekretariat yang
lebih berhubungan erat dengan konsentrasi Penulis. Kemudian Penulis diantar
keruangan Sekretariat oleh HR. Di ruangan Sekretariat Penulis memperkenalkan
diri dan diberi arahan oleh Ibu Kartini yang menjadi Supervisor Penulis selama
pelaksanaan On The Job Training. Pada hari pertama Penulis melaksanakan On
The Job Training, Penulis belum diberikan pekerjaan oleh Supervisor berhubung
belum banyak pekerjaan selama bulan Ramadhan.
Selasa, tanggal 23 Juni 2015
Penulis mulai diajarkan dalam penerimaan surat masuk dan surat keluar,
belajar menulis surat masuk dan keluar ke buku agenda dan belajar menerima
telepon masuk. Pada hari itu Penulis mulai mengetahui bagaimana cara menerima
surat yang benar, bukan hanya terima surat seperti yang ada di bayangan Penulis,
dan ini ternyata lebih formal. Penulis mulai memahami menulis surat masuk ke
agenda yang dulunya Penulis belum ketahui. Begitu juga dalam penerimaan
telepon masuk yang begitu formal juga lemah lembut dan memiliki aturan sendiri
saat menjawab telepon.
Rabu, tanggal 24 Juni 2015
Penulis sudah mendapatkan kegiatan atau pekerjaan sehari-hari dari
sekretaris yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku agenda dan
mengarsip surat. Dengan pekerjaan yang ditugaskan kepada Penulis, Penulis
merasa benar-benar menjadi seseorang yang telah bekerja. Dengan pekerjaan
tersebut wawasan Penulis lebih terbuka dengan membaca surat-surat yang masuk
dan Penulis tahu bagaimana tanggapan dari pihak kantor dalam menerima surat
masuk, Penulis juga tahu bagaimana mengarsip surat dengan benar dan rapi.
Kamis, tanggal 25 Juni 2015
Kegiatan Penulis masih sama yaitu menerima surat masuk dan menulis surat
masuk ke buku agenda. Namun pada hari ini Penulis ditugaskan untuk mengantar
surat ke divisi CDC dengan ditemani oleh pembantu sekretaris yang biasanya
ditugaskan untuk mengantarkan surat-surat. Hari ini pertama kalinya Penulis
berkeliling kantor dan diperkenalkan divisi-divisi yang ada di kantor. Penulis
lebih tahu situasi dan kegiatan yang dilakukan oleh pegawai kantor setiap harinya
dengan berkeliling dan diberi penjelasan pada setiap divisi sambil mengantarkan
surat ke divisi CDC.
Jumat, tanggal 26 Juni 2015
Kegiatan Penulis yaitu menulis surat masuk ke buku agenda dan menulis
proposal masuk ke buku agenda. Hasilnya Penulis lebih memahami dan mengerti
kegiatan rutin pada ruangan Sekretariat dan melatih Penulis untuk sigap dalam
menerima pekerjaan. Dengan ditugaskan oleh Supervisor pekerjaan dari
Sekretariat melatih Penulis lebih terbiasa dengan tugas rutin yang dilakukan
Sekretariat.
Pada minggu pertama Penulis menjalani On The Job Training , Penulis
masih merasa gugup dan agak canggung dalam melaksakan pekerjaan, ini
dikarenakan Penulis masih belum terbiasa dengan tugas Sekretariat dan Penulis
juga masih terasa asing dengan lingkungan kantor serta belum mengenal staf-staf
yang ada sehingga mengalami sedikit kesulitan dalam berinteraksi. Namun
Penulis berusaha menjalin komunikasi yang baik kepada semua staf yang ada,
dengan cara memperkenalkan diri dan menghafal nama-nama staf dan bagiannya
masing-masing.
Minggu Kedua (2)
Senin, tanggal 29 Juni 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda, menerima telepon masuk dan menulis proposal masuk ke buku agenda.
Dengan tugas rutin pada ruangan Sekretariat yang diberikan kepada Penulis, maka
menjadi inspirasi bagi Penulis untuk semakin giat dan sigap dalam menerima
tugas dari Supervisor, dan dengan diberinya tugas kepada Penulis membuat
Penulis untuk terbiasa dengan pekerjaan rutin Sekretaris.
Selasa, tanggal 30 Juni 2015
Kegiatan Penulis semakin banyak hingga harus keluar kantor saat jam
kantor karena Penulis ditugaskan untuk mengirim paket melalui TIKI dan yang
menjadi pekerjaan Penulis pada hari ini adalah menulis surat masuk ke buku
agenda, menulis surat keluar ke buku agenda, mengarsip surat masuk, mengirim
surat melalui e-mail, mengantar surat disposisi oleh General Manager kepada
Manager dan mengirim berkas melalui TIKI. Dengan pekerjaan yang Penulis
dapatkan pada hari ini Penulis semakin tahu padatnya kegiatan yang dilakukan
pada ruang Sekretariat tiap harinya, dan Penulis juga harus siap kapan saja saat
dibutuhkan. Penulis banyak tahu tentang bagaimana cara mengirimkan paket
melalui TIKI dan Penulis juga tahu bagaimana aturan saat mengantarkan surat
yang telah disposisi oleh General Manager kepada Manager.
Rabu, tanggal 1 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima undangan masuk, menulis undangan
masuk ke buku agenda, mengarsip surat dan menerima telepon masuk. Penulis
sudah tidak asing lagi bahkan menjadi terbiasa dengan hal surat-menyurat dan
Penulis sudah mahir dalam mengarsip surat dengan benar dan rapi sesuai dengan
urutannya.
Kamis, tanggal 2 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda, scanning dokumen dan fotokopi surat-surat masuk. Pada hari ini Penulis
telah belajar dalam penyescanan dan fotokopi yang sebelumnya Penulis tidak
tahu, Penulis juga tahu bagaimana menyimpan dan memberi nama setiap
dokumen yang telah di scanning dan di fotokopi kedalam dokumen komputer.
Jumat, tanggal 3 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda, mengantar surat untuk disposisi oleh General Manager, membantu
membuat laporan berita acara dan scanning dokumen. Hari ini Penulis mendapat
satu ilmu baru lagi yaitu dalam membuat laporan berita acara. Awalnya Penulis
masih asing dengan hal tersebut, tapi Supervisor Penulis mengajarkan Penulis
bagaimana susunan dalam berita acara untuk pertanggungan laporan. Ini sangat
membantu sebagai penambahan wawasan bagi Penulis.
Hambatan bagi Penulis pada minggu kedua yaitu, padatnya pekerjaan yang
dilakukan oleh setiap karyawan khususnya pada ruangan Sekretariat membuat
Penulis sedikit panik dan kurangnya pengetahuan Penulis dalam pekerjaan yang
masih baru bagi Penulis, sehingga membuat Penulis membutuhkan waktu
lumayan lama dalam penyelesaian tugas baru, namun Penulis selalu diberikan
bimbingan oleh Supervisor dalam menyelesaikan tugas baru bagi Penulis,
sehingga menambah semangat bagi Penulis.
Minggu Ketiga (3)
Senin, tanggal 6 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima proposal masuk, menulis proposal masuk
ke buku agenda, merapikan berkas-berkas, menulis surat masuk ke agenda, belajar
dan mengirim langsung surat Nota Dinas melalui portal. Hari ini Penulis
dipercayakan untuk mengirim surat Nota Dinas melalui Portal Telkom, sehingga
Penulis merasa sangat senang karena dapat menambah ilmu Penulis yang
sebelumnya belum pernah Penulis lihat bagaimana aplikasi dari Portal Telkom.
Penulis diajari hingga Penulis bisa dan lancar dalam mengirimkan surat melalui
Portal Telkom. Penulis juga memahami betapa canggihnya teknologi yang
membuat surat tidak lagi dikirimkan secara manual tetapi secara online walau
ruangan bersebelahan.
Selasa, tanggal 7 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu ikut langsung dalam mencari keperluan kantor,
melihat langsung bagaimana cara memberikan pelayanan dan informasi kepada
pihak eksternal yang datang ke kantor, menerima dan menulis surat masuk ke
buku agenda. Penulis jadi tahu keperluan apa saja yang perlu dipersiapkan untuk
kebutuhan kantor, Penulis juga tahu bagaimana melakukan pelayanan dan
bagaimana memberikan informasi yang akurat dan dapat dimengerti oleh pihak
ekternal, ini membuat Penulis tahu bagaimana menyesuaikan diri dalam hal
memberikan informasi kepada pihak ekternal yang sesuai dengan karakter dan
keperluan pihak tersebut.
Rabu, tanggal 8 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menulis undangan masuk ke buku agenda dan ikut
langsung dalam penyediaan sovenir kepada tamu. Penulis jadi tahu bagimana
membeikan pelayanan kepada tamu hingga sovenir yang akan diberikan kepada
tamu. Untuk memenuhi keinginan tamu tersebut, setiap tamu akan ditanyakan apa
keinginan/kesukaan dari tamu tersebut kepada sekretaris mereka masing-masing,
sehingga tidak ada tamu yang tidak puas dengan soevenir yang mereka dapatkan
nantinya dari pihak Telkom Witel Aceh.
Kamis, tanggal 9 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima undangan masuk, menulis undangan
masuk ke buku agenda, menerima proposal masuk dan menulis ke buku agenda.
Dengan seringnya menerima surat atau undangan masuk, Penulis sudah tidak
asing lagi bahkan menjadi terbiasa dengan hal surat-menyurat.
Jumat, tanggal 10 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menulis surat masuk ke buku agenda, menerima
proposal masuk, menulis proposal masuk ke buku agenda, dan mengarsip surat,
undangan dan proposal. Penulis bisa mempelajari penulisan surat-menyurat
dengan jelasnya karena setiap hari berhubungan dengan surat-menyurat. Penulis
juga semakin terbiasa dengan hal surat-menyurat dan Penulis tahu cara mengarsip
surat dengan benar dan rapi sesuai dengan urutannya.
Hambatan pada minggu ketiga Penulis melaksanakan On The Job Training
yaitu begitu banyak hal baru yang Penulis terima, membuat Penulis kebingungan
dalam menyelesaikan tugas tersebut, namun Penulis selalu berusaha untuk dapat
menyelesaikan tugas tersebut dengan secepat mungkin dengan diberikannya
arahan dan bimbingan. Seperti halnya Penulis diberikan tugas untuk memuat surat
Nota Dinas dari Portal Telkom.
Minggu Keempat (4)
Senin, tanggal 13 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda, mengantarkan surat untuk disposisi oleh General Manager, scanning surat
masuk, mengantar surat disposisi oleh General Manager kepada Manager dan
menulis surat keluar ke buku agenda. Penulis semakin menguasai kegiatankegiatan rutin yang dilakukan setiap harinya oleh Sekretaris. Penulis sudah
merasa tidak canggung dan semakin mengenal Manager-manager sesuai dengan
Divisi dan unit mereka masing-masing.
Selasa, tanggal 14 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu ikut bersama dalam mempersiapkan keperluan
kantor, menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku agenda dan scanning
surat masuk. Penulis semakin menguasai kegiatan-kegiatan rutin yang dilakukan
setiap harinya oleh Sekretariat. Penulis juga sudah mampu menyediakan
keperluan kantor yang harus diperlukan. Penulis semakin tahu bagaimana
membuat surat dalam berbagai keperluan, semakin lancar dalam melakukan
scanning hingga proses penyimpanan sebagai dokumen kantor (arsip).
Rabu, tanggal 15 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk dan proposal masuk, menulis
surat masuk ke buku agenda, menerima telepon masuk, menulis proposal masuk
ke buku agenda dan scanning dokumen. Penulis semakin menguasai kegiatankegiatan rutin yang dilakukan setiap harinya oleh Sekretariat, seperti halnya
Penulis semakin terbiasa dengan hal surat-menyurat dan menerima telepon masuk
dalam konteks formal.
Tanggal 16 Juli 2015 sampai 17 Juli 2015
Seluruh karyawan PT Telkom Witel Aceh melakukan cuti bersama
menyambut Hari Raya Idul Fitri.
Hambatan Penulis pada minggu keempat dalam melakukan On The Job
Training yaitu Penulis yang masih belum terbiasa dengan lingkungan kerja,
seperti sibuknya aktivitas sehari-hari yang dilakukan oleh para karyawan di PT
Telkom Witel Aceh, membuat Penulis kualahan dalam menerima tugas yang
sangat padat.
Minggu Kelima (5)
Tanggal 20 Juli 2015 sampai 21 Juli 2015
Seluruh karyawan PT Telkom Witel Aceh masih melakukan cuti bersama
memperingati Hari Raya Idul Fitri.
Tanggal 22 Juli 2015 sampai 23 Juli 2015
Kegiatan PT Telkom Witel Aceh sudah mulai normal kembali dengan
aktivitas kesehariannya, namun Penulis masih miminta izin untuk cuti karena
Penulis masih berada di kampung halaman untuk mengurus keperluan di kampus.
Pada minggu kelima, yang menjadi hambatan bagi Penulis dalam
melakukan kegiatan On The Job Training yaitu jauhnya jarak kantor PT Telkom
Witel Aceh dengan tempat tinggal Penulis, sehingga Penulis harus meminta izin
cuti saat ingin pergi ke kampus.
Minggu Keenam (6)
Senin, tanggal 27 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu ikut mempersiapkan acara Halal Bi Halal, ikut dalam
acara Halal Bi Halal, menerima proposal masuk dan menulis proposal masuk ke
buku agenda. Hari ini pertama bagi Penulis masuk ke kantor sesudah Hari Raya
Idul Fitri. Hari ini setiap karyawan PT Telkom Witel Aceh saling bermaafan dan
makan bersama dalam merayakan Hari Raya Idul Fitri. Penulis ikut dalam
mempersiapkan acara yaitu membeli keperluan seperti membeli kue, buah,
mengatur makanan dan lain sebagainya. Penulis juga tahu bagaimana acara Halal
Bi Halal yang dilakukan rutin oleh PT Telkom Witel Aceh setiap Hari lebaran.
Selasa, tanggal 28 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima undangan masuk, menulis undangan
masuk ke buku agenda, menerima telepon masuk, menulis proposal masuk ke
buku agenda dan mengarsip surat masuk. Ketika Penulis menerima tugas yang
merupakan kegiatan rutin kantor, Penulis merasa seperti sudah bekerja di kantor,
karena Penulis sudah terbiasa dengan hal rutin tersebut. Penulis sudah tidak
canggung lagi dengan pekerjaan tersebut.
Rabu, tanggal 29 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu belajar dan membuat langsung SPPD online,
menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku agenda dan menerima
telepon masuk. Hari ini Penulis mendapatkan pekerjaan baru yaitu membuat
SPPD Online, Penulis sudah tahu bagaimana membuat SPPD online (surat
pemerintah perjalanan dinas) yang dilakukan oleh General Manager. Saat
membuat SPPD Online Penulis diberikan bimbingan oleh Supervisor bagaimana
cara dalam pengisian Online, ini yang membuat wawasan Penulis bertambah.
Kamis, tanggal 30 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menulis surat disposisi ke agenda, scanning surat
masuk yang telah disposisi, menulis surat keluar ke agenda, mengantar surat ke
Manager yang dituju dan mengarsip surat disposisi. Dengan kegiatan yang Penulis
lakukan, Penulis sudah terbiasa dengan keadaan/situasi kantor. Penulis sudah
tidak canggung lagi jika bertemu dengan Manajer-manajer saat mengantarkan
surat. Penulis merasakan seperti karyawan sungguhan yang selalu bertatap muka
dengan atasan.
Jumat, tanggal 31 Juli 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda, menulis surat keluar, mengantar surat ke Manager yang dituju dan
menerima telepon masuk. Begitu juga hari ini Penulis bisa mengambil manfaat
dari kegiatan ini yaitu Penulis dapat terbiasa dan beradaptasi dengan pekerjaan
rutin seorang sekretaris, seperti halnya Penulis semakin terbiasa dengan hal suratmenyurat dan menerima telepon masuk dalam konteks formal.
Pada minggu yang keenam, yang menjadi hambatan bagi Penulis yaitu
kurangnya pemahaman Penulis dengan kegiatan atau pekerjaan baru yang
diberikan kepada Penulis, seperti mengisi SPPD online karena diperlukan
ketelitian dan hati-hati saat melakukan pengisian Online, karena sedikit salah
tidak bisa dihapus untuk diulangi dan seluruh PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk
dapat melihat, dan Penulis ikut mempersiapkan berlangsungnya acara Halal Bi
Halal pada PT Telkom Witel Aceh, yang diikuti oleh seluruh karyawan baik itu
pada Gedung A dan B.
Minggu Ketujuh (7)
Senin, tanggal 3 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda, menulis surat keluar ke buku agenda, mengantar surat ke Manager yang
dituju dan mengarsip surat disposisi. Dengan kegiatan yang Penulis lakukan,
Penulis sudah terbiasa dengan keadaan/situasi kantor. Penulis sudah tidak
canggung lagi jika bertemu dengan Manajer-manajer saat mengantarkan surat.
Penulis juga lebih tahu bagaimana memanfaatkan waktu dan selalu siap dalam
berbagai kondisi.
Selasa, tanggal 4 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda dan scanning surat keluar. Penulis sudah sangat terbiasa dengan pekerjaan
sehari-hari pada ruangan Sekretariat. Penulis sudah terbiasa dalam hal suratmenyurat.
Rabu, tanggal 5 Agustus 2015
Kegiatan penulis yaitu belajar dan membuat langsung pembukuan bulanan
PT Telkom Witel Aceh, ikut langsung dalam menerima tamu, menerima surat dan
undangan masuk, menulis surat dan undangan masuk ke buku agenda, menulis
surat disposisi ke buku agenda dan mengantar surat kepada Manager yang dituju.
Hari ini Penulis diberi tugas baru oleh Supervisor Penulis, Penulis mendapat ilmu
baru bagaimana cara membuat pembukuan bulanan pada sebuah perusahaan
khususnya PT Telkom Witel Aceh. Penulis juga tahu bagaimana menerima tamu
dalam situasi formal, bagaimana mempersiapkan agenda saat tamu datang ke
kantor.
Kamis, tanggal 6 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menulis proposal masuk ke buku agenda, scanning
dokumen, menerima surat masuk dan menulis ke agenda dan menerima telepon
masuk. Dengan kegiatan rutin yang Penulis terima, penulis menjadi terbiasa
dengan pekerjaan tersebut. Penulis menjadi sigap dalam menerima surat-menyurat
dan tahu apa yang harus Penulis lakukan saat ada surat masuk.
Jumat, tanggal 7 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu membuat surat perjanjian, menerima surat masuk,
menulis surat masuk ke buku agenda, menulis surat disposisi ke buku agenda.
Dengan kegiatan rutin yang Penulis terima, penulis menjadi terbiasa dengan
pekerjaan tersebut. Penulis menjadi sangat tahu tugas rutin dari sekretaris.
Hambatan bagi Penulis pada minggu ketujuh yaitu, Penulis masih gugup
ketika penerimaan tamu, karena jarangnya tamu yang berkunjung untuk duduk
dan berbincang lama dengan atasan, sehingga Penulis juga harus duduk untuk
pertama kalinya dengan orang-orang yang jabatannya tinggi.
Minggu Kedelapan (8)
Senin, tanggal 10 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda masuk dan menginput data supervisor Plasa Telkom Aceh. Selain kegiatan
rutin yang menjadi tugas Penulis lakukan, hari ini Penulis menjadi tahu namanama Supervisor di Plasa Telkom yang ada di Aceh, penulis juga menjadi tahu
berapa banyak Plasa Telkom yang ada di Aceh.
Selasa, tanggal 11 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menulis surat disposisi ke buku agenda, menulis
surat keluar ke buku agenda, scanning surat disposisi dan mengantar surat ke
Manager yang dituju. Dengan kegiatan rutin yang Penulis terima, penulis menjadi
terbiasa dengan pekerjaan tersebut. Tidak ada lagi rasa canggung yang Penulis
hadapi, Penulis semakin bisa menikmati pekerjaan rutin pada ruangan Sekretariat.
Rabu, tanggal 12 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat dan undangan masuk, menulis surat
dan undangan masuk ke buku agenda, menulis surat disposisi ke buku agenda,
mengantar surat kepada Manager yang dituju, menerima telepon masuk. Dengan
kegiatan rutin yang Penulis terima, penulis menjadi terbiasa dengan pekerjaan
tersebut. Tidak ada lagi rasa canggung yang Penulis hadapi, Penulis semakin bisa
menikmati pekerjaan rutin pada ruangan Sekretariat.
Kamis, tanggal 13 agustus 2015
Kegiatan penulis yaitu persiapan penerimaan tamu Komisaris Utama dan
Direktur Konsumer PT Telekomunikasi Indonesia, ikut langsung dalam
penerimaan tamu Komisaris dan rombongan, mempersiapkan kebutuhan tamu.
Hari ini luar biasa bagi Penulis, kegiatan Penulis baru hari ini yang sangat ektra.
Dimana seorang Sekretaris akan bekerja full time ketika adanya event yang seperti
ini. Penulis tahu bagaimana sibuknya pekerjaan Sekretaris pada saat ada event
hingga larut malam. Penulis juga ikut langsung dalam acara Tatap Muka Dewan
Komisaris dan Direktur Konsumer dengan karyawan Telkom Group sehingga
Penulis tahu bagaimana acara tersebut berlangsung dengan penuh hikmat. Penulis
juga ikut dalam mempersiapkan keperluan tamu seperti Hotel, makan, dan
kebutuhan operasional lainnya. Penulis juga diajarkan tata pengaturan makanan
(table manner)
Jumat, tanggal 14 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk, menulis surat masuk ke buku
agenda, menulis surat keluar ke buku agenda, scanning dokumen, menerima
telepon masuk dan mengantar surat disposisi ke Manajer Logistic. Hari ini semua
kegiatan penulis lakukan sendiri di ruangan Sekretariat, dikarenakan pembantu
sekretaris dan Supervisor Penulis ikut bersama rombongan Komisaris Telkom ke
Sabang, sehingga semua kegiatan Penulis kerjakan sendiri. Dengan kegiatan rutin
yang Penulis terima, penulis menjadi terbiasa dengan pekerjaan tersebut walaupun
tidak ada Supervisor yang membimbing Penulis.
Hambatan bagi Penulis pada minggu kedelapan yaitu, Penulis belum
terbiasa dengan adanya event-event besar yang diadakan pada PT Telkom Witel
Aceh, ketika banyaknya aktivitas yang harus segera Penulis kerjaan hingga larut
malam membuat Penulis harus siap dan sigap dalam menerima tugas dari
Supervisor Penulis.
Minggu Kesembilan (9)
Senin, tanggal 17 Agustus 2015
Penulis mengikuti Upacara Bendara pada halaman PT Telkom Witel Aceh
memperingati HUT RI ke-70.
Selasa, tanggal 18 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu Persiapan acara rapat pimpinan (Rapim) Sumatera,
menerima surat masuk, menulis surat masuk di buku agenda dan ikut dalam acara
rapat pimpinan (Rapim) Sumatera. Penulis juga sudah tahu bagaimana
mempersiapkan acara-acara yang dibuat oleh Telkom, dan ini melatih Penulis
untuk terbiasa menerima tamu dan ikut dalam acara atau event tersebut. Penulis
harus siap menerima tugas dan menerima tamu hingga larut malam seperti yang
dilakukan oleh karyawan Sekretariat Telkom Witel Aceh.
Rabu, tanggal 19 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu Persiapan acara rapat pimpinan (Rapim) Sumatera
hari ke-2, menerima tamu dan surat masuk, menulis surat masuk di buku agenda,
menerima telepon masuk dan scanning dokumen. Penulis juga sudah tahu
bagaimana mempersiapkan acara-acara yang dibuat oleh Telkom, dan ini melatih
Penulis untuk terbiasa menerima tamu dan ikut dalam acara atau event tersebut.
Penulis harus siap menerima tugas dan menerima tamu hingga larut malam seperti
yang dilakukan oleh karyawan Sekretariat Telkom Witel Aceh.
Kamis, tanggal 20 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima surat masuk dan menulis surat masuk ke
buku agenda, menulis surat keluar ke buku agenda, scanning dokumen dan
menerima telepon masuk. Penulis sudah sangat terbiasa dengan pekerjaan seharihari pada ruangan Sekretariat. Penulis sudah tidak canggung sama sekali dengan
kegitan rutin yang hampir dua bulan Penulis jalani pada ruangan Sekretariat PT
Telkom Witel aceh.
Jumat, tanggal 21 Agustus 2015
Kegiatan Penulis yaitu menerima undangan masuk, menulis undangan
masuk ke buku agenda, menulis surat disposisi ke buku agenda, menerima telepon
masuk dan mengantar surat kepada Manager yang dituju. Penulis sudah sangat
terbiasa dengan pekerjaan sehari-hari pada ruangan Sekretariat. Penulis sudah
tidak canggung sama sekali dengan kegitan rutin yang sudah dua bulan Penulis
jalani pada ruangan Sekretariat PT Telkom Witel aceh.
Hambatan bagi Penulis pada minggu kesembilan yaitu, Penulis belum
terlalu biasa dengan adanya event-event besar yang diadakan pada PT Telkom
Witel Aceh, namun Penulis tetap berusaha untuk tetap profesional dalam berbagai
situasi. Sedikitnya kesempatan Penulis, untuk mengetahui informasi mengenai
kegiatan operasional pada PT Telkom Witel Aceh dikarenakan singkatnya waktu
yang telah ditentukan.