Perancangan Sistem Informasi Administrasi pada SMP Swasta Katolik Budi Murni 3 Medan | Tarigan | Jurnal TIMES 1 PB
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
Perancangan Sistem Informasi Administrasi pada SMP Swasta Katolik Budi Murni 3
Medan
Feriani Astuti Tarigan
STMIK TIME Jln. Merbabu No 32 AA-BB
Feriani.astuti@yahoo.com
Abstrak
Yayasan Perguruan Swasta Katolik Budi Murni Medan merupakan salah satu lembaga pendidikan yang dimulai
dari tingkat SD, SMP, dan SMA. Seluruh proses pengisian atau pencatatan data serta pembuatan laporan saat ini
masih dilakukan melalui form pengisian data yang dilakukan oleh siswa ataupun guru, sehingga membutuhkan
waktu yang relatif lama untuk mengetahui informasi akademik yang dibutuhkan bagi pihak manajemen sekolah.
Untuk menyelesaikan permasalahan diatas, dianalisis dan dirancang sistem informasi pada Yayasan Perguruan
Swasta Katolik Budi Murni Medan yang mencakup pembagian kelas, perhitungan nilai ujian, proses absensi dan
proses penggajian. Metodologi yang digunakan untuk melakukan proses analisis dan perancangan pada
penelitian ini adalah metodologi SDLC. Tools yang digunakan untuk melakukan analisis dan desain adalah data
flow diagram (DFD).
Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dapat diimplementasikan untuk
menyediakan informasi yang berguna dalam membantu pengambilan keputusan.
1.Latar Belakang Masalah
Pada saat sekarang ini sistem informasi telah berkembang dengan pesat dan juga disertai dengan
kebutuhan akan sistem informasi itu sendiri yang semakin tinggi untuk dipergunakan di berbagai kegiatan usaha,
mulai dari perusahaan jasa, dagang, maupun manufaktur lainnya. Sistem Informasi saat ini telah menggantikan
sebagian besar kegiatan manual dalam perusahaan, yang dalam penggunaannya cukup membantu perusahaan
dalam menghemat tenaga, waktu serta mengurangi kesalahan yang mungkin timbul oleh karena human error.
Penggunaan sistem informasi juga membantu perusahaan dalam mencapai efisiensi dan efektifitas kerja saat ini.
Sistem Informasi mencakup berbagai aspek kegiatan dalam perusahaan, misalnya : penunjang kegiatan
administrasi, kegiatan pencatatan keuangan, kegiatan akademik, dan sebagainya.
Yayasan Perguruan Swasta Katolik Budi Murni Medan merupakan salah satu lembaga pendidikan yang
memperhatikan mutu dan kualitas sekolah, agar dapat bersaing dengan sekolah – sekolah lainnya. Pendidikan
pada sekolah ini dimulai dari tingkat sekolah dasar (SD), sekolah menengah pertama (SMP), dan sekolah
menengah atas (SMA). Seluruh proses pengisian atau pencatatan data serta pembuatan laporan saat ini masih
dilakukan melalui form pengisian data yang dilakukan oleh siswa ataupun guru, sehingga membutuhkan waktu
yang relatif lama untuk mengetahui informasi akademik yang dibutuhkan bagi pihak manajemen sekolah. Dalam
pelaksanaan kegiatan pengelolaan data seperti pengelolaan data siswa, data kelas, data guru, data mata pelajaran
dan ujian, data absensi siswa dan guru, data nilai mata pelajaran bulanan dan semester, data honor guru dimana
honor guru tersebut terbagi atas dua jenis yakni guru honor dan guru tetap yang di hitung berdasarkan absensi
dari guru tersebut masih menggunakan sistem pencatatan manual. Hal ini menyebabkan proses penyusunan
laporan seperti laporan penerimaan siswa/i baru, daftar siswa/i, daftar guru, daftar jadwal mata pelajaran dan
ujian, daftar absensi siswa dan absensi guru, laporan gaji/honor guru dan rapor bulanan serta semester masih
terlambat. Semua data yang dicatat akan dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan bantuan aplikasi
Microsoft Excel. Kendala yang dihadapi dalam penggunaan sistem ini adalah proses pengolahan informasi
memerlukan waktu yang relatif lama, karena data tidak terintegrasi satu sama lain. Selain itu, juga sering terjadi
kesalahan perhitungan gaji guru serta proses pencarian data siswa memerlukan waktu yang relatif lama. Oleh
sebab itu, Yayasan Perguruan Swasta Katolik Budi Murni Medan membutuhkan sebuah sistem yang dapat
mendukung saat ini manajemen sekolah agar menjadi lebih baik.
2.Tinjauan Pustaka
2.1.Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan,bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama
dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.” (James A. O’Brien,
2005:29)
Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang – orang, hardware, software dan
menyebarkan informasi untuk berkomunikasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi
6
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik ( hardware), perintah
dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber
daya data) sejak permulaan peradaban. (James A. O’Brien, 2005:5)
2.2.Administrasi
Menurut (Ahmad Fadli Hs, 2012,21):
Administrasi memililiki pengertian sehari-hari yang sering disamakan dengan tata usaha yaitu berupa kegiatan
mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk membantu pimpinan dalam
mengambil keputusan. Penjelasan tersebut adalah defenisi administrasi dalam arti sempit yang masih banyak
ditemukan dalam kehidupan sehari-hari. Suatu contoh, sebuah koran atau majalah atau tabloid membubuhkan
alamatnya dengan “kantor redaksi atau administrasi”.
2.3.Pendidikan
Pendidikan adalah suatu proses untuk membawa perubahan dalam prilaku manusia. Pendidikan itu juga dapat
digambarkan sebagai suatu proses memberikan atau menyampaikan atau memperoleh pengetahuan dan
kebiasaan melaui istruksi atau belajar. Ketika pelajaran sedang melakah maju pada tujuan yang telah ditentukan
sesuai dengan filosofi yang telah digambarkan untuk dipahami oleh siswa itulah yang disebut “Pendidikan”. Jika
pendidikan ingin berjalan dengan efektif perlu diadakan perubahan pada semua komponen prilaku.
Menurut UU No.20 tahun 2003 tentang sistem Pendidikan Nasional, Pendidikan adalah usaha sadar dan
terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif
mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian,
kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara.
2.4.Administrasi Pendidikan
Untuk dapat memahami administrasi pendidikan secara keseluruhan, maka perlu terlebih dahulu membahas titik
awal pengertian tersebut, yaitu Administrasi. Pengertian dasar tentang
3.Metode Penelitian
3.1.Analisa Sistem
Dalam suatu lembaga pendidikan, tidak terlepas dari sistem infomasi yang berlaku pada lembaga pendidikan
yang bersangkutan yang sering disebut dengan sistem informasi akademik. Disini peranan teknologi informasi
sangat diperlukan seiring dengan perkembangan zaman.
3.2.Perancangan Sistem
Adapun bagan alir sistem usulan yang diusulkan kepada sekolah SMP Swasta Katolik Budi Murni 3
Medan dapat dilihat pada gambar 3.2:
7
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
Start
Ada aksi
dari user
Ya
Klik menu
Kelas
Ya
Input Data
Kelas
Simpan Data
Kelas
Input Data
Mata Pelajaran
Simpan Data
Mata
Pelajaran
Tidak
Klik menu
Mata Pelajaran
Ya
Tidak
Klik menu
Siswa
Ya
Input Data
Siswa
Simpan Data
Siswa
Ya
Input Data
Nilai Siswa
Simpan Data
Nilai Siswa
Ya
Input Data
Absensi
Simpan Data
Absensi
Ya
Input Data
Gaji
Simpan Data
Gaji
Ya
Tampilkan laporan
yang diinginkan
Tidak
Klik menu
Nilai
Tidak
Klik menu
Absensi
Tidak
Klik menu
Gaji
Tidak
Klik menu
Laporan
Tidak
Tidak
Klik menu
Keluar
Ya
End
3.3.Pembangunan Sistem
Sistem akan dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2008 dengan laporan
dirancang dengan menggunakan aplikasi Crystal Report 10 dan database dirancang dengan aplikasi Microsoft
Access 2007. Prosedur kerja dari sistem usulan dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Pertama kali harus dilakukan penginputan data-data awal pada menu ‘Master’, seperti data-data Siswa,
Guru, Kelas dan Mata Pelajaran.
2. Proses transaksi akan dimulai dari proses pencatatan data nilai siswa, kemudian diikuti dengan proses
perhitungan nilai.
3. Agar dapat memperoleh informasi mengenai semua proses transaksi yang terjadi, maka data transaksi
tersebut akan diolah dan dibuat menjadi bentuk laporan. Pada laporan juga disediakan fasilitas pencarian
data, sehingga staf administrasi dapat mencari data-data yang diperlukan pada laporan secara cepat.
4.Analisa dan Perancangan
4.1.Analisa Sistem Berjalan
Saat ini sistem administrasi yang terdapat di Yayasan Perguruan SMP Swasta Katolik Budi Murni 3 Medan
masih dilakukan secara manual. Pada sistem ini, data administrasi sekolah tidak terelasi dengan baik karena tidak
terdapat suatu database yang terpusat, sehingga memperlambat proses pengolahan data menjadi informasi, dan
juga informasi tidak dapat disajikan secara cepat dan akurat
1. Proses Penerimaan Siswa Baru
Calon siswa yang mendaftar, terlebih dahulu meminta formulir pendaftaran ke panitia PSB (Penerimaan
Siswa Baru) lalu mengisi formulir. Lalu menyerahkan formulir dan berkas-berkas persyaratan yang tertulis di
formulir pendaftaran. Setelah penyerahan formulir, panitia PSB (Penerimaan Siswa Baru) akan melakukan
pengecekan kembali dan mengumpulkan formulir pendaftaran. Setelah hari terakhir pendaftaran, maka panitia
PSB (Penerimaan Siswa Baru) akan merekapitulasi data-data pendaftaran dari nilai UN (Ujian Nasional) secara
benar per hari. Lalu mencetak pengumuman kelulusan siswa dan diumumkan lewat papan pengumuman.
8
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
PANITIA PSB
CALON SISWA
START
Formulir
pendaftaran
Pendaftar
an
Isi
Formulir
Mencek
Kembali
Serahkan
Formulir&
lampirkan
berkas
Mengumpul
form
pendaftaran
Proses
Pengurutan
nilai UN
Berkas
Pendaftarn
Rekap Nilai UN
Tinggi-Rendah
D
Mengumum
kan hasil
STOP
2. Proses Data Guru
Awalnya Guru menyerahkan data pribari kepada tata usaha. Tata Usaha bertugas untuk membuat dokumen
laporan dan diserahkan kepada Kepala Sekolah.
GURU
Tata Usaha
Kepala Sekolah
START
Data Pribadi
Guru
Proses
Pendaft
aran
guru
Data Guru
Pembu
atan
laporan
Laporan Data
Guru
Laporan data
guru
D
STOP
3. Proses Absensi Siswa
Siswa melakukan absensi dan guru mata pelajaran mencek absensi siswa ke dalam daftar absensi
pribadinya.Lalu diserahkan kepada pihak BP/BK.
9
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
Siswa
Guru
START
Mencatat
Absen
siswa
Kehadiran
siswa
Daftar absen
Siswa yg sudah
diperiksa
D
STOP
4. Proses Rapor Bulanan
Siswa mengikuti proses ujian bulanan dan guru melakukan pencatatan hasil ujian setelah melakukan
pemeriksaan jawaban ke dalam form nilai ujian. Form nilai diberikan kepada wali kelas agar dibuat ke dalam
Daftar Kumpulan Nilai. Dari Daftar Kumpulan Nilai wali kelas melakukan pengisian rapor, lalu rapor diberikan
ke siswa dan laporan Daftar Kumpulan Nilai diberikan kepada Kepala Sekolah.
Siswa
Wali Kelas
Guru
Kepala Sekolah
Mulai
Memberikan data
siswa
Menyelesaikan tugas
Mencatat data siswa
Memberikan tugas
Memberikan penilaian
Menyelesaikan ujian
Memberikan ujian
Memberikan penilaian
Menghitung nilai
Laporan
Daftar Nilai
Membuat daftar nilai
Mengisi rapor
bulanan
1
Rapor Bulanan
1
Rapor Bulanan
Selesai
4. Proses Rapor Semester
Siswa mengikuti proses ujian semester dan guru melakukan pencatatan hasil ujian setelah melakukan
pemeriksaan jawaban ke dalam form nilai ujian. Form nilai diberikan kepada wali kelas agar dibuat ke dalam
Daftar Kumpulan Nilai. Dari Daftar Kumpulan Nilai wali kelas melakukan pengisian rapor, lalu rapor diberikan
ke siswa dan laporan Daftar Kumpulan Nilai diberikan kepada Kepala Sekolah.
10
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
SISWA
GURU
WALI KELAS
KEPALA SEKOLAH
START
Proses
Ujian
Semester
Menetukan
Hasil Ujian
Form Nilai
Ujian
Menerima
Raport
Mencatat
nilai &
absen
siswa
Mengisi&membuat
laporan DKN
Laporan DKN
Mengisi
Raport
STOP
Raport Siswa
4.1. Analisa Keluaran
Analisa yang dilakukan terhadap hal-hal yang menjadi keluaran atau informasi yang disajikan dari sistem
pendidikan sekolah. Analisa laporan yang dilakukan terdiri dari:
a. Laporan daftar siswa
Nama keluaran
: Laporan daftar siswa
Fungsi
: Menyajikan data-data siswa sekolah
Media
: Kertas
Distribusi
: Kepala sekolah, guru, staf tata usaha (adm).
Rangkap
: Lima lembar
Frekwensi
: Setiap saat apabila diperlukan oleh pihak yang membutuhkan seperti kepala sekolah,
guru dan wali siswa
Keterangan
: Berisi Keterangan berupa kode siswa, nama siswa, alamat, serta data-data siswa
lainnya.
Hasil analisa
:
Daftar siswa yang digunakan oleh sekolah dalam melaporkan data-data siswa sekolah
kepada kepala sekolah agar dapat mengetahui jumlah siswa yang masuk sekolah ini. Kelebihan laporan ini
adalah tampilan yang cukup sederhana sehingga mudah untuk pelajari dan dipahami. Pada dokumen ini
sebaiknya ditambah kolom tempat dan tanggal lahir serta agama agar laporan menjadi lebih lengkap lagi.
Adapun bentuk laporan daftar siswa
11
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
b. Laporan Nilai Siswa
Nama keluaran
Fungsi
Media
Distribusi
Rangkap
Frekwensi
Keterangan
:
:
:
:
:
:
:
Hasil analisa
:
Laporan Nilai Siswa
Untuk memberikan informasi nilai ujian siswa
Kertas / Buku
Siswa
Satu lembar
Setiap akhir Bulan
Merupakan hasil pencapaian siswa tiap akhir bulan yang berisi keterangan nilai yang
didapat siswa untuk setiap mata pelajaran.
Sebaiknya Laporan nilai siswa ditambahkan kode kelas yang diambil untuk
melengkapi informasi yang terdapat pada laporan nilai siswa. Adapun bentuk
laporan daftar siswa dapat dilihat pada Gambar 4.7. berikut ini :
12
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
c. Rapor Bulanan
Nama keluaran
: Rapor Bulanan
Fungsi
: Menyajikan data-data nilai ujian bulanan setiap siswa/siswi
Media
: Kertas
Distribusi
: Siswa, guru (wali kelas), kepala sekolah
Rangkap
: Empat lembar
Frekwensi
: Tiga bulan sekali sebelum dan sesudah ujian semester
Volume
: Satu tahun empat kali
Hasil analisa
:
Rapor bulanan yang digunakan oleh sekolah dalam menyajikan informasi
perkembangan tingkat belajar siswa di sekolah untuk setiap tiga bulan. Rapor bulanan biasanya diserahkan
langsung kepada masing-masing siswa dan harus ditandatangani oleh wali siswa yang bersangkutan, dengan
demikian wali siswa dapat mengetahui tingkat perkembangan anaknya dalam mengikuti pelajaran sekolah untuk
setiap semesternya.Adapun bentuk rapor
d. Rapor Semester
Nama Keluaran
: Rapor semester
Fungsi
: Buku hasil nilai ujian semester
Media
: Kertas
Distribusi
: Wali kelas, siswa dan wali siswa
Rangkap
: Tiga lembar
Frekwensi
: Dua kali
Volume
: Satu tahun
Hasil analisa
:
Rapor semester merupakan salah satu laporan yang disusun berdasarkan nilai yang
diperoleh oleh masing-masing siswa sekolah setiap akhir bulan dan semester. Dengan demikian para wali kelas
13
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
dan wali siswa dapat mengetahui perkembangan dan kemampuan siswa dalam melakukan proses belajar di
sekolah. Rapor diatas memiliki kelemahan yaitu sistem pencatatan yang masih manual menyebabkan proses
penyusunan rapor menjadi lambat dan tidak efisien. Adapun bentuk rapor semester
e. Slip Gaji
Nama Keluaran : Slip Gaji
Fungsi
: Menginformasikan jumlah gaji yang diterima oleh
guru per bulan
Media
: Kertas
Distribusi
: Guru dan Tata Usaha.
Rangkap
: Dua
Frekwensi
: Setiap akhir bulan secara periodik.
Volume
: Satu kali per bulan.
Hasil Analisa
: Laporan telah mencantumkan semua elemen gaji guru.
Slip Gaji ditujukan untuk mencetak slip gaji karyawan.
f. Laporan Absensi Guru
Nama Keluaran : Laporan Absensi Guru.
Fungsi
: Bukti kehadiran.
Media
: Kertas
Distribusi
: Tata Usaha
Rangkap
: Satu
Frekwensi
: Setiap akhir bulan secara periodik.
Volume
: Satu kali per bulan.
Hasil Analisa
: Laporan ini telah mencantumkan semua informasi yang
diperlukan untuk pengolahan dan perhitungan data gaji guru. Kekurangannya adalah
tidak adanya informasi mengenai izin / sakit dari guru, sehingga guru sering
dirugikan karena izin / sakit dari guru akan dianggap sebagai absen yang tidak
memperoleh kompensasi dari sekolah.
4. 2.Analisa Masukan
Analisa masukan dilakukan oleh penulis dengan meminta dan melihat contoh formulir pendaftaran siswa dan
dokumen pembayaran uang sekolah yang dapat dilihat pada Formulir
1. Penerimaan Siswa Baru
SMP SWASTA KATOLIK BUDI MURNI 3 MEDAN
Jln.Merapi No. Medan
Pendaftaran SISWA
14
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
2.Formulir Data Guru
3.Formulir data siswa
15
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
4.3. Analisa Data
Analisa data sistem administrasi pendidikan pada sekolah Yayasan Perguruan SMP Swasta Katolik Budi Murni
3 Medan adalah sebagai berikut :
1. Nama Data Store
: Siswa
Deskripsi
: Kumpulan data siswa pada sekolah
Yayasan Perguruan SMP Swasta Katolik
Budi Murni 3 Medan
Media
: Pengarsipan dalam folder
Kaitan dengan data masukan
: Dibuat berdasarkan data yang diberikan
oleh siswa pada saat melakukan
pendaftaran dengan mengisi formulir
pendaftaran.
Kaitan dengan data keluaran
: Digunakan untuk pencatatan proses belajar,
Pencatatan absensi siswa, dan pembuatan
laporan perkembangan belajar siswa.
2. Nama Data Store
: Guru
Deskripsi
: Kumpulan data guru pada sekolah Yayasan
Perguruan SMP Swasta Katolik Budi
Murni 3 Medan
Media
: Pengarsipan dalam folder
Kaitan dengan data masukan
: Dibuat berdasarkan data yang diberikan
oleh guru pada saat melamar untuk menjadi
tenaga pengajar di sekolah Yayasan
Perguruan SMP Swasta Katolik Budi
Murni 3 Medan.
Kaitan dengan data keluaran
: Digunakan untuk pencatatan absensi guru,
pembuatan laporan honor guru.
4. Nama Data Store
Deskripsi
Media
Kaitan dengan data masukan
Kaitan dengan data keluaran
: Absensi Guru
: Kumpulan data absensi guru
: Pengarsipan dalam folder
: Dibuat berdasarkan data kehadiran atau
absensi guru.
: Digunakan untuk proses pembuatan
laporan pembayaran honor guru.
5.1. Hasil dan Pembahasan
Berikut dirincikan tampilan input dari perangkat lunak:
16
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
Form yang pertama kali muncul pada saat menjalankan perangkat lunak adalah form Login yang dapat dilihat
pada gambar
1.
Tampilan form Kelas
Tampilan form Kelas untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data kelas dapat dilihat pada gambar
2.
Tampilan form Mata Pelajaran
Tampilan form Mata Pelajaran untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data mata pelajaran dapat
dilihat pada gambar
3.
Tampilan form Siswa
Tampilan form Siswa untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data siswa dapat dilihat pada gambar
17
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
4.
Tampilan form Pembagian Kelas
Tampilan form Pembagian Kelas untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data pembagian kelas
dapat dilihat pada gambar
5.
Tampilan form Hasil Ujian
Tampilan form Hasil Ujian untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data hasil ujian dapat dilihat
pada gambar
18
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
6.
Tampilan laporan daftar siswa
Tampilan form untuk melihat keseluruhan data siswa dapat dilihat pada gambar
7.
Tampilan laporan daftar kelas
Tampilan form untuk melihat keseluruhan data kelas dapat dilihat pada gambar
8.
Tampilan laporan daftar guru
Tampilan form untuk melihat keseluruhan data guru dapat dilihat pada gambar
19
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
9.
Tampilan laporan rapor bulanan
Untuk menampilkan laporan daftar mata pelajaran maka dapat mengakses menu ‘Laporan’ >> ‘Rapor
Bulanan’ sehingga akan muncul tampilan pengaturan proses filter data seperti terlihat pada gambar
Setelah melakukan pengaturan data yang ingin ditampilkan, maka kliklah tombol ‘Cetak’ sehingga akan muncul
tampilan laporan untuk melihat keseluruhan data rapor bulanan seperti terlihat pada gambar
Hal yang sama juga berlaku untuk pencetakan laporan rapor semester, dimana sistem akan menampilkan
form Filter seperti pada laporan rapor bulanan diatas. Tampilan dari laporan rapor semester dapat dilihat pada
gambar berikut:
20
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
10. Tampilan form Elemen Gaji
Tampilan form Elemen Gaji untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data elemen gaji dapat dilihat
pada gambar
Form Elemen Gaji berfungsi sebagai tempat pengisian data elemen gaji seperti gaji pokok, uang makan,
uang kerajinan, uang tunjangan dan sebagainya. Kebanyakan elemen gaji menggunakan rumusan yang sama
yaitu jumlah hari kerja dibagi dengan 25 (diambil asumsi bahwa satu bulan terdapat 25 hari aktif kerja) dikalikan
dengan nominal elemen gajinya. Sementara itu, untuk elemen uang kerajinan digunakan ketentuan bahwa
apabila terlambat lebih dari 3 kali, maka karyawan yang bersangkutan tidak akan memperoleh uang kerajinan
lagi. Oleh karena itu, untuk membedakan elemen gaji uang kerajinan dengan elemen gaji lainnya, maka
digunakan checkbox.
11. Tampilan form Jabatan
Tampilan form Jabatan untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data jabatan dapat dilihat pada
gambar
21
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
12. Tampilan form Data Karyawan
Tampilan form Data Karyawan untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data karyawan dapat dilihat
pada gambar
13. Tampilan form Absensi
Tampilan form Absensi untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data rekapitulasi absensi dapat
dilihat pada gambar
22
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
14. Tampilan form Proses Penggajian
Tampilan form Proses Penggajian untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data dapat dilihat pada
gambar
15. Tampilan laporan daftar karyawan
Tampilan form untuk melihat keseluruhan data karyawan dapat dilihat pada gambar 5.18.
16. Tampilan laporan absensi
Untuk menampilkan laporan absensi maka dapat mengakses menu ‘Laporan’ >> ‘Absensi’ sehingga akan
muncul tampilan pengaturan proses filter data seperti terlihat pada gambar
23
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
Setelah melakukan pemilihan tanggal transaksi yang ingin ditampilkan, maka kliklah tombol ‘Cetak’ sehingga
akan muncul tampilan laporan untuk melihat keseluruhan data absensi karyawan seperti terlihat pada gambar
17. Tampilan laporan slip gaji
Untuk menampilkan laporan slip gaji maka dapat mengakses menu ‘Laporan’ >> ‘Slip Gaji’ sehingga akan
muncul tampilan pengaturan proses filter data seperti terlihat pada gambar
Setelah melakukan pemilihan dan pengaturan proses pemfilteran data yang ingin ditampilkan, seperti kode
jabatan dan kode karyawan, maka kliklah tombol ‘Cetak’ sehingga akan muncul tampilan laporan untuk melihat
rincian data slip gaji karyawan seperti terlihat pada gambar
24
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
18. Tampilan laporan gaji karyawan
Untuk menampilkan laporan gaji karyawan maka dapat mengakses menu ‘Laporan’ >> ‘Gaji Karyawan’
sehingga akan muncul tampilan pengaturan proses filter data seperti terlihat pada gambar
Setelah melakukan pemilihan dan pengaturan proses pemfilteran data yang ingin ditampilkan, seperti kode
jabatan dan kode karyawan serta range tanggal transaksi, maka kliklah tombol ‘Cetak’ sehingga akan muncul
tampilan laporan untuk melihat rincian data slip gaji karyawan seperti terlihat pada gambar
6.1.Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian, dapat ditarik beberapa kesimpulan :
25
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
1.
2.
3.
Sistem informasi penilaian usulan mampu melakukan perhitungan nilai setiap siswa untuk setiap bulan dan
setiap semester secara cepat dan tepat.
Proses pengecekan nilai maupun pencarian data bisa dilakukan dengan cepat dan tepat, sehingga sistem
mampu menghasilkan laporan rapor bulanan dan rapor semester dalam waktu yang relatif singkat sesuai
dengan kebutuhan.
Keunggulan sistem mencakup:
a. Sistem mampu menghasilkan laporan rapor bulanan dan semester dari setiap siswa.
b. Sistem juga mampu menghasilkan rangking kelas dan rangking parallel untuk setiap siswa.
c. Sistem mampu melakukan perhitungan gaji karyawan sesuai dengan elemen gaji dan jabatan yang
dimasukkan.
Daftar Pustaka
1.
2.
3.
Baridwan,Z,2010, Sistem akuntansi penyusunan prosedur dan Metode Cetakan kelima,Edisi
Kelima,Penerbit BPFE Yogyakarta
Jogiyanto,H,M, 2010, Analisis dan desain sistem Informasi Penerbit andi Offset Yogyakarta
Kendal,KE and JE Kendal Analisis dan perancangan sistem jilid 1 alih bahasa thamir abdul hafedh alhamdany,Prenhallindo
26
ISSN : 2337 – 3601
Perancangan Sistem Informasi Administrasi pada SMP Swasta Katolik Budi Murni 3
Medan
Feriani Astuti Tarigan
STMIK TIME Jln. Merbabu No 32 AA-BB
Feriani.astuti@yahoo.com
Abstrak
Yayasan Perguruan Swasta Katolik Budi Murni Medan merupakan salah satu lembaga pendidikan yang dimulai
dari tingkat SD, SMP, dan SMA. Seluruh proses pengisian atau pencatatan data serta pembuatan laporan saat ini
masih dilakukan melalui form pengisian data yang dilakukan oleh siswa ataupun guru, sehingga membutuhkan
waktu yang relatif lama untuk mengetahui informasi akademik yang dibutuhkan bagi pihak manajemen sekolah.
Untuk menyelesaikan permasalahan diatas, dianalisis dan dirancang sistem informasi pada Yayasan Perguruan
Swasta Katolik Budi Murni Medan yang mencakup pembagian kelas, perhitungan nilai ujian, proses absensi dan
proses penggajian. Metodologi yang digunakan untuk melakukan proses analisis dan perancangan pada
penelitian ini adalah metodologi SDLC. Tools yang digunakan untuk melakukan analisis dan desain adalah data
flow diagram (DFD).
Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dapat diimplementasikan untuk
menyediakan informasi yang berguna dalam membantu pengambilan keputusan.
1.Latar Belakang Masalah
Pada saat sekarang ini sistem informasi telah berkembang dengan pesat dan juga disertai dengan
kebutuhan akan sistem informasi itu sendiri yang semakin tinggi untuk dipergunakan di berbagai kegiatan usaha,
mulai dari perusahaan jasa, dagang, maupun manufaktur lainnya. Sistem Informasi saat ini telah menggantikan
sebagian besar kegiatan manual dalam perusahaan, yang dalam penggunaannya cukup membantu perusahaan
dalam menghemat tenaga, waktu serta mengurangi kesalahan yang mungkin timbul oleh karena human error.
Penggunaan sistem informasi juga membantu perusahaan dalam mencapai efisiensi dan efektifitas kerja saat ini.
Sistem Informasi mencakup berbagai aspek kegiatan dalam perusahaan, misalnya : penunjang kegiatan
administrasi, kegiatan pencatatan keuangan, kegiatan akademik, dan sebagainya.
Yayasan Perguruan Swasta Katolik Budi Murni Medan merupakan salah satu lembaga pendidikan yang
memperhatikan mutu dan kualitas sekolah, agar dapat bersaing dengan sekolah – sekolah lainnya. Pendidikan
pada sekolah ini dimulai dari tingkat sekolah dasar (SD), sekolah menengah pertama (SMP), dan sekolah
menengah atas (SMA). Seluruh proses pengisian atau pencatatan data serta pembuatan laporan saat ini masih
dilakukan melalui form pengisian data yang dilakukan oleh siswa ataupun guru, sehingga membutuhkan waktu
yang relatif lama untuk mengetahui informasi akademik yang dibutuhkan bagi pihak manajemen sekolah. Dalam
pelaksanaan kegiatan pengelolaan data seperti pengelolaan data siswa, data kelas, data guru, data mata pelajaran
dan ujian, data absensi siswa dan guru, data nilai mata pelajaran bulanan dan semester, data honor guru dimana
honor guru tersebut terbagi atas dua jenis yakni guru honor dan guru tetap yang di hitung berdasarkan absensi
dari guru tersebut masih menggunakan sistem pencatatan manual. Hal ini menyebabkan proses penyusunan
laporan seperti laporan penerimaan siswa/i baru, daftar siswa/i, daftar guru, daftar jadwal mata pelajaran dan
ujian, daftar absensi siswa dan absensi guru, laporan gaji/honor guru dan rapor bulanan serta semester masih
terlambat. Semua data yang dicatat akan dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan bantuan aplikasi
Microsoft Excel. Kendala yang dihadapi dalam penggunaan sistem ini adalah proses pengolahan informasi
memerlukan waktu yang relatif lama, karena data tidak terintegrasi satu sama lain. Selain itu, juga sering terjadi
kesalahan perhitungan gaji guru serta proses pencarian data siswa memerlukan waktu yang relatif lama. Oleh
sebab itu, Yayasan Perguruan Swasta Katolik Budi Murni Medan membutuhkan sebuah sistem yang dapat
mendukung saat ini manajemen sekolah agar menjadi lebih baik.
2.Tinjauan Pustaka
2.1.Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan,bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama
dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.” (James A. O’Brien,
2005:29)
Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang – orang, hardware, software dan
menyebarkan informasi untuk berkomunikasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi
6
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik ( hardware), perintah
dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber
daya data) sejak permulaan peradaban. (James A. O’Brien, 2005:5)
2.2.Administrasi
Menurut (Ahmad Fadli Hs, 2012,21):
Administrasi memililiki pengertian sehari-hari yang sering disamakan dengan tata usaha yaitu berupa kegiatan
mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk membantu pimpinan dalam
mengambil keputusan. Penjelasan tersebut adalah defenisi administrasi dalam arti sempit yang masih banyak
ditemukan dalam kehidupan sehari-hari. Suatu contoh, sebuah koran atau majalah atau tabloid membubuhkan
alamatnya dengan “kantor redaksi atau administrasi”.
2.3.Pendidikan
Pendidikan adalah suatu proses untuk membawa perubahan dalam prilaku manusia. Pendidikan itu juga dapat
digambarkan sebagai suatu proses memberikan atau menyampaikan atau memperoleh pengetahuan dan
kebiasaan melaui istruksi atau belajar. Ketika pelajaran sedang melakah maju pada tujuan yang telah ditentukan
sesuai dengan filosofi yang telah digambarkan untuk dipahami oleh siswa itulah yang disebut “Pendidikan”. Jika
pendidikan ingin berjalan dengan efektif perlu diadakan perubahan pada semua komponen prilaku.
Menurut UU No.20 tahun 2003 tentang sistem Pendidikan Nasional, Pendidikan adalah usaha sadar dan
terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif
mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian,
kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara.
2.4.Administrasi Pendidikan
Untuk dapat memahami administrasi pendidikan secara keseluruhan, maka perlu terlebih dahulu membahas titik
awal pengertian tersebut, yaitu Administrasi. Pengertian dasar tentang
3.Metode Penelitian
3.1.Analisa Sistem
Dalam suatu lembaga pendidikan, tidak terlepas dari sistem infomasi yang berlaku pada lembaga pendidikan
yang bersangkutan yang sering disebut dengan sistem informasi akademik. Disini peranan teknologi informasi
sangat diperlukan seiring dengan perkembangan zaman.
3.2.Perancangan Sistem
Adapun bagan alir sistem usulan yang diusulkan kepada sekolah SMP Swasta Katolik Budi Murni 3
Medan dapat dilihat pada gambar 3.2:
7
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
Start
Ada aksi
dari user
Ya
Klik menu
Kelas
Ya
Input Data
Kelas
Simpan Data
Kelas
Input Data
Mata Pelajaran
Simpan Data
Mata
Pelajaran
Tidak
Klik menu
Mata Pelajaran
Ya
Tidak
Klik menu
Siswa
Ya
Input Data
Siswa
Simpan Data
Siswa
Ya
Input Data
Nilai Siswa
Simpan Data
Nilai Siswa
Ya
Input Data
Absensi
Simpan Data
Absensi
Ya
Input Data
Gaji
Simpan Data
Gaji
Ya
Tampilkan laporan
yang diinginkan
Tidak
Klik menu
Nilai
Tidak
Klik menu
Absensi
Tidak
Klik menu
Gaji
Tidak
Klik menu
Laporan
Tidak
Tidak
Klik menu
Keluar
Ya
End
3.3.Pembangunan Sistem
Sistem akan dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2008 dengan laporan
dirancang dengan menggunakan aplikasi Crystal Report 10 dan database dirancang dengan aplikasi Microsoft
Access 2007. Prosedur kerja dari sistem usulan dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Pertama kali harus dilakukan penginputan data-data awal pada menu ‘Master’, seperti data-data Siswa,
Guru, Kelas dan Mata Pelajaran.
2. Proses transaksi akan dimulai dari proses pencatatan data nilai siswa, kemudian diikuti dengan proses
perhitungan nilai.
3. Agar dapat memperoleh informasi mengenai semua proses transaksi yang terjadi, maka data transaksi
tersebut akan diolah dan dibuat menjadi bentuk laporan. Pada laporan juga disediakan fasilitas pencarian
data, sehingga staf administrasi dapat mencari data-data yang diperlukan pada laporan secara cepat.
4.Analisa dan Perancangan
4.1.Analisa Sistem Berjalan
Saat ini sistem administrasi yang terdapat di Yayasan Perguruan SMP Swasta Katolik Budi Murni 3 Medan
masih dilakukan secara manual. Pada sistem ini, data administrasi sekolah tidak terelasi dengan baik karena tidak
terdapat suatu database yang terpusat, sehingga memperlambat proses pengolahan data menjadi informasi, dan
juga informasi tidak dapat disajikan secara cepat dan akurat
1. Proses Penerimaan Siswa Baru
Calon siswa yang mendaftar, terlebih dahulu meminta formulir pendaftaran ke panitia PSB (Penerimaan
Siswa Baru) lalu mengisi formulir. Lalu menyerahkan formulir dan berkas-berkas persyaratan yang tertulis di
formulir pendaftaran. Setelah penyerahan formulir, panitia PSB (Penerimaan Siswa Baru) akan melakukan
pengecekan kembali dan mengumpulkan formulir pendaftaran. Setelah hari terakhir pendaftaran, maka panitia
PSB (Penerimaan Siswa Baru) akan merekapitulasi data-data pendaftaran dari nilai UN (Ujian Nasional) secara
benar per hari. Lalu mencetak pengumuman kelulusan siswa dan diumumkan lewat papan pengumuman.
8
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
PANITIA PSB
CALON SISWA
START
Formulir
pendaftaran
Pendaftar
an
Isi
Formulir
Mencek
Kembali
Serahkan
Formulir&
lampirkan
berkas
Mengumpul
form
pendaftaran
Proses
Pengurutan
nilai UN
Berkas
Pendaftarn
Rekap Nilai UN
Tinggi-Rendah
D
Mengumum
kan hasil
STOP
2. Proses Data Guru
Awalnya Guru menyerahkan data pribari kepada tata usaha. Tata Usaha bertugas untuk membuat dokumen
laporan dan diserahkan kepada Kepala Sekolah.
GURU
Tata Usaha
Kepala Sekolah
START
Data Pribadi
Guru
Proses
Pendaft
aran
guru
Data Guru
Pembu
atan
laporan
Laporan Data
Guru
Laporan data
guru
D
STOP
3. Proses Absensi Siswa
Siswa melakukan absensi dan guru mata pelajaran mencek absensi siswa ke dalam daftar absensi
pribadinya.Lalu diserahkan kepada pihak BP/BK.
9
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
Siswa
Guru
START
Mencatat
Absen
siswa
Kehadiran
siswa
Daftar absen
Siswa yg sudah
diperiksa
D
STOP
4. Proses Rapor Bulanan
Siswa mengikuti proses ujian bulanan dan guru melakukan pencatatan hasil ujian setelah melakukan
pemeriksaan jawaban ke dalam form nilai ujian. Form nilai diberikan kepada wali kelas agar dibuat ke dalam
Daftar Kumpulan Nilai. Dari Daftar Kumpulan Nilai wali kelas melakukan pengisian rapor, lalu rapor diberikan
ke siswa dan laporan Daftar Kumpulan Nilai diberikan kepada Kepala Sekolah.
Siswa
Wali Kelas
Guru
Kepala Sekolah
Mulai
Memberikan data
siswa
Menyelesaikan tugas
Mencatat data siswa
Memberikan tugas
Memberikan penilaian
Menyelesaikan ujian
Memberikan ujian
Memberikan penilaian
Menghitung nilai
Laporan
Daftar Nilai
Membuat daftar nilai
Mengisi rapor
bulanan
1
Rapor Bulanan
1
Rapor Bulanan
Selesai
4. Proses Rapor Semester
Siswa mengikuti proses ujian semester dan guru melakukan pencatatan hasil ujian setelah melakukan
pemeriksaan jawaban ke dalam form nilai ujian. Form nilai diberikan kepada wali kelas agar dibuat ke dalam
Daftar Kumpulan Nilai. Dari Daftar Kumpulan Nilai wali kelas melakukan pengisian rapor, lalu rapor diberikan
ke siswa dan laporan Daftar Kumpulan Nilai diberikan kepada Kepala Sekolah.
10
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
SISWA
GURU
WALI KELAS
KEPALA SEKOLAH
START
Proses
Ujian
Semester
Menetukan
Hasil Ujian
Form Nilai
Ujian
Menerima
Raport
Mencatat
nilai &
absen
siswa
Mengisi&membuat
laporan DKN
Laporan DKN
Mengisi
Raport
STOP
Raport Siswa
4.1. Analisa Keluaran
Analisa yang dilakukan terhadap hal-hal yang menjadi keluaran atau informasi yang disajikan dari sistem
pendidikan sekolah. Analisa laporan yang dilakukan terdiri dari:
a. Laporan daftar siswa
Nama keluaran
: Laporan daftar siswa
Fungsi
: Menyajikan data-data siswa sekolah
Media
: Kertas
Distribusi
: Kepala sekolah, guru, staf tata usaha (adm).
Rangkap
: Lima lembar
Frekwensi
: Setiap saat apabila diperlukan oleh pihak yang membutuhkan seperti kepala sekolah,
guru dan wali siswa
Keterangan
: Berisi Keterangan berupa kode siswa, nama siswa, alamat, serta data-data siswa
lainnya.
Hasil analisa
:
Daftar siswa yang digunakan oleh sekolah dalam melaporkan data-data siswa sekolah
kepada kepala sekolah agar dapat mengetahui jumlah siswa yang masuk sekolah ini. Kelebihan laporan ini
adalah tampilan yang cukup sederhana sehingga mudah untuk pelajari dan dipahami. Pada dokumen ini
sebaiknya ditambah kolom tempat dan tanggal lahir serta agama agar laporan menjadi lebih lengkap lagi.
Adapun bentuk laporan daftar siswa
11
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
b. Laporan Nilai Siswa
Nama keluaran
Fungsi
Media
Distribusi
Rangkap
Frekwensi
Keterangan
:
:
:
:
:
:
:
Hasil analisa
:
Laporan Nilai Siswa
Untuk memberikan informasi nilai ujian siswa
Kertas / Buku
Siswa
Satu lembar
Setiap akhir Bulan
Merupakan hasil pencapaian siswa tiap akhir bulan yang berisi keterangan nilai yang
didapat siswa untuk setiap mata pelajaran.
Sebaiknya Laporan nilai siswa ditambahkan kode kelas yang diambil untuk
melengkapi informasi yang terdapat pada laporan nilai siswa. Adapun bentuk
laporan daftar siswa dapat dilihat pada Gambar 4.7. berikut ini :
12
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
c. Rapor Bulanan
Nama keluaran
: Rapor Bulanan
Fungsi
: Menyajikan data-data nilai ujian bulanan setiap siswa/siswi
Media
: Kertas
Distribusi
: Siswa, guru (wali kelas), kepala sekolah
Rangkap
: Empat lembar
Frekwensi
: Tiga bulan sekali sebelum dan sesudah ujian semester
Volume
: Satu tahun empat kali
Hasil analisa
:
Rapor bulanan yang digunakan oleh sekolah dalam menyajikan informasi
perkembangan tingkat belajar siswa di sekolah untuk setiap tiga bulan. Rapor bulanan biasanya diserahkan
langsung kepada masing-masing siswa dan harus ditandatangani oleh wali siswa yang bersangkutan, dengan
demikian wali siswa dapat mengetahui tingkat perkembangan anaknya dalam mengikuti pelajaran sekolah untuk
setiap semesternya.Adapun bentuk rapor
d. Rapor Semester
Nama Keluaran
: Rapor semester
Fungsi
: Buku hasil nilai ujian semester
Media
: Kertas
Distribusi
: Wali kelas, siswa dan wali siswa
Rangkap
: Tiga lembar
Frekwensi
: Dua kali
Volume
: Satu tahun
Hasil analisa
:
Rapor semester merupakan salah satu laporan yang disusun berdasarkan nilai yang
diperoleh oleh masing-masing siswa sekolah setiap akhir bulan dan semester. Dengan demikian para wali kelas
13
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
dan wali siswa dapat mengetahui perkembangan dan kemampuan siswa dalam melakukan proses belajar di
sekolah. Rapor diatas memiliki kelemahan yaitu sistem pencatatan yang masih manual menyebabkan proses
penyusunan rapor menjadi lambat dan tidak efisien. Adapun bentuk rapor semester
e. Slip Gaji
Nama Keluaran : Slip Gaji
Fungsi
: Menginformasikan jumlah gaji yang diterima oleh
guru per bulan
Media
: Kertas
Distribusi
: Guru dan Tata Usaha.
Rangkap
: Dua
Frekwensi
: Setiap akhir bulan secara periodik.
Volume
: Satu kali per bulan.
Hasil Analisa
: Laporan telah mencantumkan semua elemen gaji guru.
Slip Gaji ditujukan untuk mencetak slip gaji karyawan.
f. Laporan Absensi Guru
Nama Keluaran : Laporan Absensi Guru.
Fungsi
: Bukti kehadiran.
Media
: Kertas
Distribusi
: Tata Usaha
Rangkap
: Satu
Frekwensi
: Setiap akhir bulan secara periodik.
Volume
: Satu kali per bulan.
Hasil Analisa
: Laporan ini telah mencantumkan semua informasi yang
diperlukan untuk pengolahan dan perhitungan data gaji guru. Kekurangannya adalah
tidak adanya informasi mengenai izin / sakit dari guru, sehingga guru sering
dirugikan karena izin / sakit dari guru akan dianggap sebagai absen yang tidak
memperoleh kompensasi dari sekolah.
4. 2.Analisa Masukan
Analisa masukan dilakukan oleh penulis dengan meminta dan melihat contoh formulir pendaftaran siswa dan
dokumen pembayaran uang sekolah yang dapat dilihat pada Formulir
1. Penerimaan Siswa Baru
SMP SWASTA KATOLIK BUDI MURNI 3 MEDAN
Jln.Merapi No. Medan
Pendaftaran SISWA
14
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
2.Formulir Data Guru
3.Formulir data siswa
15
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
4.3. Analisa Data
Analisa data sistem administrasi pendidikan pada sekolah Yayasan Perguruan SMP Swasta Katolik Budi Murni
3 Medan adalah sebagai berikut :
1. Nama Data Store
: Siswa
Deskripsi
: Kumpulan data siswa pada sekolah
Yayasan Perguruan SMP Swasta Katolik
Budi Murni 3 Medan
Media
: Pengarsipan dalam folder
Kaitan dengan data masukan
: Dibuat berdasarkan data yang diberikan
oleh siswa pada saat melakukan
pendaftaran dengan mengisi formulir
pendaftaran.
Kaitan dengan data keluaran
: Digunakan untuk pencatatan proses belajar,
Pencatatan absensi siswa, dan pembuatan
laporan perkembangan belajar siswa.
2. Nama Data Store
: Guru
Deskripsi
: Kumpulan data guru pada sekolah Yayasan
Perguruan SMP Swasta Katolik Budi
Murni 3 Medan
Media
: Pengarsipan dalam folder
Kaitan dengan data masukan
: Dibuat berdasarkan data yang diberikan
oleh guru pada saat melamar untuk menjadi
tenaga pengajar di sekolah Yayasan
Perguruan SMP Swasta Katolik Budi
Murni 3 Medan.
Kaitan dengan data keluaran
: Digunakan untuk pencatatan absensi guru,
pembuatan laporan honor guru.
4. Nama Data Store
Deskripsi
Media
Kaitan dengan data masukan
Kaitan dengan data keluaran
: Absensi Guru
: Kumpulan data absensi guru
: Pengarsipan dalam folder
: Dibuat berdasarkan data kehadiran atau
absensi guru.
: Digunakan untuk proses pembuatan
laporan pembayaran honor guru.
5.1. Hasil dan Pembahasan
Berikut dirincikan tampilan input dari perangkat lunak:
16
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
Form yang pertama kali muncul pada saat menjalankan perangkat lunak adalah form Login yang dapat dilihat
pada gambar
1.
Tampilan form Kelas
Tampilan form Kelas untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data kelas dapat dilihat pada gambar
2.
Tampilan form Mata Pelajaran
Tampilan form Mata Pelajaran untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data mata pelajaran dapat
dilihat pada gambar
3.
Tampilan form Siswa
Tampilan form Siswa untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data siswa dapat dilihat pada gambar
17
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
4.
Tampilan form Pembagian Kelas
Tampilan form Pembagian Kelas untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data pembagian kelas
dapat dilihat pada gambar
5.
Tampilan form Hasil Ujian
Tampilan form Hasil Ujian untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data hasil ujian dapat dilihat
pada gambar
18
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
6.
Tampilan laporan daftar siswa
Tampilan form untuk melihat keseluruhan data siswa dapat dilihat pada gambar
7.
Tampilan laporan daftar kelas
Tampilan form untuk melihat keseluruhan data kelas dapat dilihat pada gambar
8.
Tampilan laporan daftar guru
Tampilan form untuk melihat keseluruhan data guru dapat dilihat pada gambar
19
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
9.
Tampilan laporan rapor bulanan
Untuk menampilkan laporan daftar mata pelajaran maka dapat mengakses menu ‘Laporan’ >> ‘Rapor
Bulanan’ sehingga akan muncul tampilan pengaturan proses filter data seperti terlihat pada gambar
Setelah melakukan pengaturan data yang ingin ditampilkan, maka kliklah tombol ‘Cetak’ sehingga akan muncul
tampilan laporan untuk melihat keseluruhan data rapor bulanan seperti terlihat pada gambar
Hal yang sama juga berlaku untuk pencetakan laporan rapor semester, dimana sistem akan menampilkan
form Filter seperti pada laporan rapor bulanan diatas. Tampilan dari laporan rapor semester dapat dilihat pada
gambar berikut:
20
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
10. Tampilan form Elemen Gaji
Tampilan form Elemen Gaji untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data elemen gaji dapat dilihat
pada gambar
Form Elemen Gaji berfungsi sebagai tempat pengisian data elemen gaji seperti gaji pokok, uang makan,
uang kerajinan, uang tunjangan dan sebagainya. Kebanyakan elemen gaji menggunakan rumusan yang sama
yaitu jumlah hari kerja dibagi dengan 25 (diambil asumsi bahwa satu bulan terdapat 25 hari aktif kerja) dikalikan
dengan nominal elemen gajinya. Sementara itu, untuk elemen uang kerajinan digunakan ketentuan bahwa
apabila terlambat lebih dari 3 kali, maka karyawan yang bersangkutan tidak akan memperoleh uang kerajinan
lagi. Oleh karena itu, untuk membedakan elemen gaji uang kerajinan dengan elemen gaji lainnya, maka
digunakan checkbox.
11. Tampilan form Jabatan
Tampilan form Jabatan untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data jabatan dapat dilihat pada
gambar
21
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
12. Tampilan form Data Karyawan
Tampilan form Data Karyawan untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data karyawan dapat dilihat
pada gambar
13. Tampilan form Absensi
Tampilan form Absensi untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data rekapitulasi absensi dapat
dilihat pada gambar
22
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
14. Tampilan form Proses Penggajian
Tampilan form Proses Penggajian untuk pengisian, pengubahan dan penghapusan data dapat dilihat pada
gambar
15. Tampilan laporan daftar karyawan
Tampilan form untuk melihat keseluruhan data karyawan dapat dilihat pada gambar 5.18.
16. Tampilan laporan absensi
Untuk menampilkan laporan absensi maka dapat mengakses menu ‘Laporan’ >> ‘Absensi’ sehingga akan
muncul tampilan pengaturan proses filter data seperti terlihat pada gambar
23
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
Setelah melakukan pemilihan tanggal transaksi yang ingin ditampilkan, maka kliklah tombol ‘Cetak’ sehingga
akan muncul tampilan laporan untuk melihat keseluruhan data absensi karyawan seperti terlihat pada gambar
17. Tampilan laporan slip gaji
Untuk menampilkan laporan slip gaji maka dapat mengakses menu ‘Laporan’ >> ‘Slip Gaji’ sehingga akan
muncul tampilan pengaturan proses filter data seperti terlihat pada gambar
Setelah melakukan pemilihan dan pengaturan proses pemfilteran data yang ingin ditampilkan, seperti kode
jabatan dan kode karyawan, maka kliklah tombol ‘Cetak’ sehingga akan muncul tampilan laporan untuk melihat
rincian data slip gaji karyawan seperti terlihat pada gambar
24
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
18. Tampilan laporan gaji karyawan
Untuk menampilkan laporan gaji karyawan maka dapat mengakses menu ‘Laporan’ >> ‘Gaji Karyawan’
sehingga akan muncul tampilan pengaturan proses filter data seperti terlihat pada gambar
Setelah melakukan pemilihan dan pengaturan proses pemfilteran data yang ingin ditampilkan, seperti kode
jabatan dan kode karyawan serta range tanggal transaksi, maka kliklah tombol ‘Cetak’ sehingga akan muncul
tampilan laporan untuk melihat rincian data slip gaji karyawan seperti terlihat pada gambar
6.1.Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian, dapat ditarik beberapa kesimpulan :
25
Jurnal TIME , Vol. III No 1 : 6-26, 2014
ISSN : 2337 – 3601
1.
2.
3.
Sistem informasi penilaian usulan mampu melakukan perhitungan nilai setiap siswa untuk setiap bulan dan
setiap semester secara cepat dan tepat.
Proses pengecekan nilai maupun pencarian data bisa dilakukan dengan cepat dan tepat, sehingga sistem
mampu menghasilkan laporan rapor bulanan dan rapor semester dalam waktu yang relatif singkat sesuai
dengan kebutuhan.
Keunggulan sistem mencakup:
a. Sistem mampu menghasilkan laporan rapor bulanan dan semester dari setiap siswa.
b. Sistem juga mampu menghasilkan rangking kelas dan rangking parallel untuk setiap siswa.
c. Sistem mampu melakukan perhitungan gaji karyawan sesuai dengan elemen gaji dan jabatan yang
dimasukkan.
Daftar Pustaka
1.
2.
3.
Baridwan,Z,2010, Sistem akuntansi penyusunan prosedur dan Metode Cetakan kelima,Edisi
Kelima,Penerbit BPFE Yogyakarta
Jogiyanto,H,M, 2010, Analisis dan desain sistem Informasi Penerbit andi Offset Yogyakarta
Kendal,KE and JE Kendal Analisis dan perancangan sistem jilid 1 alih bahasa thamir abdul hafedh alhamdany,Prenhallindo
26