skripsi kepegawaian daerah kota pekanbar

ANALISIS SISTEM INFORMASI BADAN KEPEGAWAIAN DAN
PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA (BKPSDM) PADA
PEMKO PEKANBARU
PELAKSANA KERJA
PRAKTEK (KP)

Disusun Oleh:
Okta Saputra
1410031802180

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
STMIK Amik Riau
PEKANBARU
2017

HALAMAN PENGESAHAN

ANALISIS SISTEM INFORMASI BADAN KEPEGAWAIAN DAN
PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA (BKPSDM) PADA
PEMKO PEKANBARU

LAPORAN KERJA PRAKTEK
(KP)

Disusun Oleh:
Okta Saputra
1410031802180

Telah diperiksa dan disetujui oleh pembimbing
Pada tanggal…………………………………..

Pembimbing lapangan

Dosen Pembimbing KP

Syahroni Rasul, S.Sos, M.IP

Jamharis, M.Kom

KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang

telah memberikan waktu dan kesempatan, sehingga penulis dapat
menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan ini yang berjudul “Analisis
Sistem Informasi Badan Kepegawaian Dan Pengembangan Sumber Daya
Manusia (BKPSDM) pada Pemko Pekanbaru”.
Penulis menyadari bahwa penulisan laporan Kerja Praktek ini masih jauh
dari kata kesempurnaan. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan
saran dari pembaca yang sifatnya membangun demi perbaikan penulis yang lebih
sempurna pada masa yang akan datang.
Dari tahap awal penyusunan laporan Kerja praktek ini sampai dengan
selesai, penulis banyak mendapatkan bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak.
Maka kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak jamharis, M.Kom, sebagai dosen pembimbing dan selaku Ketua
Program Studi Teknik informatika STMIK Amik Riau yang telah bersedia
meluangkan waktu dan mencurahkan perhatian, memberikan saran serta
pengarahan sehingga laporan penulisan ilmiah ini dapat diselesaikan.
2. Bapak/Ibu dosen beserta seluruh staf Teknik Informatika STMIK Amik
Riau yang telah memberikan arahan kepada penulis.
3. Pimpinan dan seluruh staf Badan Kepegawaian Dan pengembangan
Sumber Daya manusia (BKPSDM) Pemko Pekanbaru yang telah
membantu penulis untuk mendapatkan data dan keterangan yang

diperlukan dalam penyusunan laporan Kerja Praktek ini.
4. Teristimewa kepada orang tua dan keluarga saya, yang telah banyak
memberikan bimbingan dan bantuan baik moril maupun material selama
penulis mengikuti pendidikan hingga selesainya Kerja praktek ini.
5. Teman-teman yang telah banyak membantu saya dalam mencari data
serta memberi pendapat dalam menyimplkan topik yang di dapat

i

Akhir kata, penulis berharap semoga laporan Kerja praktek ini dapat
bermanfaat bagi pembaca sekaligus menjadi gambaran untuk kemajuan laporan
lainnya.

Pekanbaru,

September 2017

Penulis

Okta Saputra

14 10 031 802 180

ii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR
BAB I. PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG

i
iii
iv
1

1.2

TUJUAN PENELITIAN

3

1.3

MANFAAT PENELITIAN

3

1.4

BATASAN MASALAH

3

1.5

METODOLOGI PENELITIAN

4

1.6

LOKASI PENELITIAN

5

1.7

JADWAL KEGIATAN ………………………………………….

6

BAB II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1

DASAR HUKUM BKPSDM KOTA PEKANBARU

7

2.2

STRUKTUR ORGANISASI

7

2.3

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

11

BAB III. LANDASAN TEORI
3.1

KONSEP SISTEM INFORMASI

14

3.2

KONSEP BKPSDM

20

BAB IV. HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
4.1

PENGAMATAN

34

4.2

PEMBAHASAN

42

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 KESIMPULAN

43

5.2 SARAN

43

DAFTAR PUSTAKA

44

iii

DAFTAR GAMBAR
Halaman

Gambar 2.1. Struktu

Gambar 4.1. Tampila

Gambar 4.2. Tampila

Gambar 4.3. Tampila

Gambar 4.4. Tampila

Gambar 4.5. Tampila

Gambar 4.6. Tampila

Gambar 4.7. Tampila

Gambar 4.8. Tampila

Gambar 4.9. Tampila

iv

BAB I
PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang

Badan
Kepegawaian Dan Pengembangan Sumber daya Manusia
(BKPSDM) Pemko Pekanbaru merupakan sebuah instansi pemerintahan yang
bertugas membantu kepala daerah dalam melaksanakan manajemen pegawai
negeri sipil di lingkungan kota Pekanbaru. Badan Kepegawaian Dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Pemko Pekanbaru berfungsi menyiapkan
bahan dalam perumusan kebijakan teknis dalam lingkup Kepegawaian Daerah,
menyelenggarakan program kepegawaian, pengembangan dan pemberdayaan
pegawai, mutasi pegawai dan penyajian informasi kepegawaian serta melakukan
pengkajian dan evaluasi pengelolaan kepegawaian. Adapun tantangan yang
dihadapi Badan Kepegawaian Dan Pengembagan Sumber daya manusia Pemko
Pekanbaru adalah menjalankan operasionalnya yaitu dalam penerimaan
Pegawai Negeri Sipil. Dimana terdapatnya beragam tingkat kepercayaan
masyarakat terhadap Badan Kepegawaian Dan Pengembangan Sumber Daya
Manusia. Di sisi lain seringnya ditemukan berkas Pegawai yang tidak lengkap
dalam pengajuan peserta pendidikan dan pelatihan tidak sesuai dengan
persyaratan, dan laporan kerja bulanan serta proses surat menyurat menjadi tidak
tepat waktu akibat keterlambatan pengesahan. Dalam upaya memberdayakan dan
mengembangkan sumber daya manusia, Badan Kepegawaian dan Pengembangan
Sumber Daya manusia Pemko Pekanbaru telah berusaha memberikan perhatian
pada pemersalahan kerja pegawai secara terperinci untuk mencari cara yang tepat
menyelesaikannya. Berorientasi kepada Pegawai dan hasil yang akan dicapai,
menciptakan kondisi kerja yang nyaman agar pegawai agresif dalam bekerja,
serta menjaga dan mempertahankan stabilitas kerja pegawainya.

1

Upaya lain yang juga dilakukan Badan Kepegawaian Dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Pemko Pekanbaru diantaranya membekali
pegawainya dengan mengadakan seminar, mengikutsertakan Pegawai pada
program-program pendidikan dan pelatihan yang dilaksanakan Badan Diklat
Kota Pekanbaru setiap tahunnya, pendidikan formal melalui tugas belajar dan
izin belajar di perguruan tinggi negeri ataupun swasta yang diajukan oleh
Pegawai serta mengadakan seminar dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas
kerja, ketepatan waktu dalam bekerja, efektif dalam memanfaatkan waktu kerja
dan fasilitas kerja, kemandirian, komitmen dalam bekerja, serta meningkatkan
loyalitas kerja Pegawai.
Hal ini lah yang didasari oleh Badan Kepegawaian Dan Pengembangan
Sumber Daya Manusia sebagai suatu instansi pemerintahan yang menyajikan
pelayanan dalam penyediaan Pegawai yang bertanggung jawab dalam
melaksanakan tugas maupun institusi lainnya di lingkungan pemerintahan Kota
Pekanbaru. Sebagai unsur pelaksana, Badan Kepegawaian Dan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Pemko Pekanbaru telah memiliki Sistem Informasi
Pegawai (SIMPEG) dalam rangka meningkatkan administrasi kenaikan pangkat
Pegawai, pengelolaan data informasi Pegawai, pelaksanaan pemutakhiran data
Pegawai, pelaksanaan pengumpulan, penyimpanan dan pemeliharaan dan
serta Dokumentasi kepegawaian.
Oleh karena itu, para Pegawai harus mengandalkan kemampuan dalam
bekerja, loyalitas dalam bekerja sehingga dapat memberikan karakter
khusus Badan Kepegawaian Dan Pengembangan Pemko Pekanbaru. Hal
tersebut menjadi satu perwujudan agar dapat menarik kepercayaan masyarakat
yang semakin berkurang terhadap pelayanan instansi pemerintah.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian terhadap Sistem Informasi Badan Kepegawaian Dan Pengembangan
Sumber Daya manusia yang digunakan oleh Pemerintahan Kota Pekanbaru dalam
melakukan kegiatannya sebagai salah satu bahan Praktek Kerja Lapangan.

1.2

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah untuk menambah wawasan
dalam mengetahui bagaimana proses Pengolahan data Pegawai Badan
Kepegawaian Dan Pengembangan (BKPSDM) Pemko Pekanbaru seperti
penyimpanan data, pencarian data, pembuatan laporan dan lain sebagainya.
1.3

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah memperoleh wawasan,
pengetahuan, dan keterampilan sehubungan dengan Sistem Kepegawaian Dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Pemko Pekanbaru.
1.4

Batasan Masalah

Agar pembahasan yang dilakukan lebih terarah, maka perlu ditentukan
batas permasalahan yang terbagi menjadi 2 batasan masalah yaitu batasan proses
dan batasan data.
1. Batasan Proses
Proses-proses dalam sistem kepegawaian ini menjadi 2 bagian proses
yaitu proses data internal dan proes data eksternal. Proses data internal
meliputi proses-proses pengolahan data pegawai, proses pencarian data
pegawai dan proses pembuatan laporan pegawai. Sedangkan proses data
eksternal meliputi proses-proses login dan proses-proses pengelolaan
database.
2. Batasan Data
Batasan data yang ingin diteliti dalam sistem kepegawaian ini
adalah sebagai berikut;
1. Data Mutasi Kepangkatan
2. Data Mutasi Jabatan
3. Data Kenaikan Pangkat Pegawai
4. Data Pensiunan Pegawai

3

1.5

Metodologi Penelitian
Adapun langkah-langkah dalam melakukan penelitian ini adalah
:

1.5.1 Metode Pengumpulan Data
Metode Pengumpulan Data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah
dengan menggunakan Metode Studi Lapangan (Field Research), yaitu
pengumpulan data melalui peninjauan secara langsung terhadap objek
yang diteliti. Metode pengumpulan data ini dapat dilakukan dengan cara :
1. Library Research
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dengan cara membaca
literatur-literatur yang berhubungan tentang buku/artikel birokrasi
pemerintahan dan kepegawaian, buku/artikel tentang ilmu
pemerintahan serta dokumen-dokumen yang ada relavansinya dengan
topik yang dibahas dalam penelitian ini. Data yang diperoleh
dari kepustakaan ini merupakan data sekunder.
2. Interview
Pada tahap ini dilakukan proses tanya jawab dengan pihak internal
instansi dalam mengumpulkan data dan informasi mengenai
kebutuhan sistem, selain itu dengan orang yang akan bertindak
sebagai admin yang akan mempergunakan sistem.
3. Observasi
Pada tahap ini dilakukan pengamatan secara langsung terhadap objek
yang diteliti yaitu data, baik berasal dari dokumen-dokumen yang
terpakai maupun dari hasil wawancara yang dilakukan dengan para
pegawai atau pimpinan yang berwenang.

4

1.5.2 Metode Analisis Sistem Informasi
Analisis sistem merupakan suatu tahap pemahaman proses yang bertujuan
untuk mengetahui proses apa saja yang terlibat dalam sistem dan
berhubungan satu proses dengan proses lainnya. Dari pemahaman proses
tersebut maka dapat dilakukan suatu evaluasi dan usulan terhadap sistem
yang ada, untuk dikembangkan lebih lanjut.
Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa tahap analisis merupakan tahap
yang cukup kritis, sebab kesalahan dalam analisis akan mempengaruhi
tahap selanjutnya.
1.6

Lokasi Penelitian

Waktu praktek kerja lapangan dilakukan dalam 1 semester. Badan
Kepegawaian Dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Pemko
Pekanbaru beralamatkan di Jl. Sudirman No. 464 Telp. (0761) 29658 Fax. (0761)
46478.

BAB II
GAMBARAN UMUM
2.1

Dasar Hukum BKPSDM Kota Pekanbaru
1. Undang-Undang (Drt) Nomor 8 Tahun 1956, tentang Pembentukan
daerah
Otonomi Kota-Kota Besar Dalam lingkungan Daerah Provinsi
Riau. Peraturan Pemerintah Nomor 22 Tahun 1973 tentang Perluasan
Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II pekanbaru.
2.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999, tentang Perubahan atas
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian.
3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004, tentang Pemerintahan
Daerah.
4. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007, tentang Organisasi
Perangkat Daerah.
5. Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009, tentang
Pembentukan Organisasi dan tata Kerja Perangkat Daerah Kota
Pekanbaru.

2.2

Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009, Tentang
Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota
Pekanbaru, disebutkan Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru yang terdiri dari :

7

No.

ESELON

JUMLAH

1.

ESELON II/b

1

2.

ESELON III/a

1

3.

ESELON III/b

4

4.

ESELON IV/a

11

JUMLAH

17

untuk melaksanakan tugas dan fungsi serta tata kerja di lingkungan Badan
Kepegawaian Daerah Kota Medan dapat dilihat dalam susunan Organisasi Badan
Kepegawaian Daerah Kota Medan dengan susunan struktur Organisasi sebagai
berikut :

Struktur Organisasi
Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan

Gambar 2.1. Struktur Organisasi BKD Kota Medan
Sumber: BKD Kota Medan
9

a. Kepala Badan
b. Sekretariat membawahkan :
1. Sub. Bagian Umum
2. Sub. Bagian Keuangan
3. Sub. Bagian Penyusunan Program
c. Bidang Pengembangan Karier membawahkan :
1. Sub. Bidang Jabatan Struktural
2. Sub. Bidang Jabatan Fungsional
d. Bidang Kepangkatan membawahkan :
1. Sub. Bidang Kepangkatan Jabatan Struktural dan Non Struktural
2. Sub. Bidang Kepangkatan Jabatan
Fungsional e. Bidang Kesejahteraan dan Disiplin
membawahkan :
1. Sub. Bidang Kesejahteraan
2. Sub. Bidang Disiplin
f. Bidang Pengadaan Pegawai dan Pembinaan Sistem Informasi membawahkan :
1. Sub. Bidang Pengadaan dan Pensiun Pegawai
2. Sub. Bidang Sistem Informasi
Kepegawaian g. Unit Pelaksana Teknis (UPT)
h. Kelompok Jabatan Fungsional

2.3

Tugas Pokok dan Fungsi

1.

Bidang Mutasi
Pasal 12

Bidang
Mutasi
mempunyai tugas
melaksanakan
pemberian
pertimbangan teknis mutasi kepegawaian kepada Pejabat Pembina Kepegawaian
Daerah dan Pejabat Instansi yang berwenang di daerah dan menetapkan kenaikan
pangkat anumerta, pengabdian di wilayah kerjanya.
Pasal 13
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 bidang
Mutasi menyelengarakan fungsi :
1. Penyiapan
pertimbangan
teknis
kepada
Pejabat
Pembina
Kepegawaian Daerah untuk menetapkan kenaikan pangkat pegawai
Negeri Sipil Daerah dari Juru Muda Tingakt I golongan ruang I/b sampai
dengan Pembina Utama golongan ruang IV/e.
2. Pemberian pertimbangan teknis kepada Pejabat Instansi Pusat yang
berwenang di daerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negeri
Sipil Daerah dari juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan
Pembina Utama golongan ruang IV/b.
3. Penetapan kenaikan pankat anumerta dan pengabdian Pegawai Negeri
Sipil Pusat.
4.

Pemberian pertimbangan teknis peninjauan masa kerja.

5.

Penetapan pemindahan Pegawai Negeri Sipil Daerah antar Daerah
Provinsi dan antara Daerah kabupaten/Kota dengan Daerah Kabupaten
lain Provinsi.

11

2.

Bidang Pensiun

a.

Bidang status Kepegawaian dan Pensiun

Pasal 17
Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan penetapan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil, kartu Pegawai
(KARPEG), Kartu Isteri/Suami (KARIS/KARSU), pemberhentian dan pemberian
pension bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan janda/dudanya dan penyiapan
pertimbangan teknis bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah dan janda/dudanya yang
telah mencapai batas usia pensiun serta penyiapan perimbangan status
kepegawaian lainnya.
Pasal 18

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 Bidang Status
Kepegwaian dan Pensiun menyelenggarakan fungsi :
1.
2.
3.
4.
5.

Penyiapan penetapan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil Daerah di
wilayah kerjanya.
Penyiapan penetapan KARPEG dan KARIS/KARSU Pegawai Negeri
wilayah kerjanya.
Penyiapan pertimbangan teknis pengangkatan menjadi Pegawai Negeri
Sipil bagi Calon Pegawai Sipil Daerah yang menjalani masa percobaan
lebih dari 2 (dua) tahun.
Penyiapan penetapan/pertimbangan teknis pengangkatan menjadi Pegawai
Negeri Sipil bagi Calon Pegawai Negeri Sipil Pusat/Daerah yang
menjalani masa percobaan lebih dari 2 (dua) tahun.
Penyiapan penetapan pemberhentian dan pemberian pensiun Pegawai
Negeri Sipil Pusat yang berpangkat Pembina Tingkat IV/b ke bawah yang
mencapai batas usia pensiun dan pensiun janda/dudanya.

6.

9.

Penyiapan pertimbangan teknis pemberhentian dan pemberian
pensiun Pegawai Negeri Sipil Daerah yang berpangkat Pembina Utama
golongan ruang IV/e ke bawah yang mencapa batas usia pensiun dan
pensiun janda/dudanya.
Penyiapan pemberian pertimbangan masalah kedudukan dan status hukum
kepegawaian.
Penyiapan pertimbangan pernyataan tewas dan uang duka tewas serta
tunjangan cacat.
Penyiapan persetujuan pemberian cuti diluar tanggungan negara.

10.

Bidang Informasi Kepegawaian

7.
8.

Pasal 23
Bidang Informasi Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan sistem
informasi kepegawaian Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah dan memfasilitasi
pengembangan sistem informasi kepegawaian pada instansi daerah di
wilayah
kerjanya.
Pasal 24
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 Bidang
Informasi Kepegawaian menyelenggarakan fungsi :
1.

Penyiapan data masukan hasil mutasi kepegawaian

2.

Pelaksanaan penyuntingan dan penyandian data kepegawaian

3.

Pelaksanaan pengolahan data kepegawaian

4.

Penyelenggaraan sistem kepegawaian dan pertukaran informasi

BAB III
TINJAUAN PUSTAKA

3.1

Konsep Sistem Informasi

3.1.1 Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin, yaitu Systema dan bahasa Yunani yaitu
sustema yang berarti suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen
yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau
energi.
Suatu sistem diciptakan untuk menangani seseuatu yang berulang kali
atau yang secara rutin terjadi. Sistem pada dasarnya dapat diartika sebagai
suatu kumpulan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi
dan saling bergantung satu sama lain. Setiap sistem terdiri dari sub-sub sistem
yang diberi nama prosedur.
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu
bidang fungsional cocok dengan defenisi ini, organisasi terdiri dari
sejumlah sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu
yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. (McLeod, 2001 : 11)
Teori tentang sistem pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding. Dari
teori ini muncul pengertian-pengertian sistem yang diuraikan oleh para ahli lain.
Gordon B. Davis dalam b ukunya menyatakan bahwa sistem bisa berupa abstrak
atau fisis. Sistem abstrak adalah susuna yang teratur dari gagasan-gagasan atau
konsepsi yang saling bergantung. Sedangkan sistem bersifat fisis adalah
serangkain unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

Norman L. Enger menyatakan bahwa suatu sistem dapat terdiri atas
kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan
seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi. Sedangkan Prof. Dr.
Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa suatu sistem terdiri atas objekobjek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang berkaitan dan
berhubungan satu sama lainnya sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut
merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang
erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang secara bersama-sama bekerja
untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur dari sistem adalah jaringan prosedur yang
merupakan urutan kegiatan klerikal.
3.1.2 Defenisi Informasi
Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki
nilai tambah. Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu :
a. Informasi strategis. Informasi ini digunakan untuk mengambil
keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal,
rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya.
b.
Informasi taktis. Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil
keputusan jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang
dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.
c.
Informasi teknis. Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan
operasional sehari-hari, seperti informasi pada persediaan stock,
retur penjualan dan laopran kas harian.
Istilah informasi sering kali tidak tepat pemakaiannya. Informasi dapat
merujuk ke suatu data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran
komunikasi, dan lain sebagainya.

15

Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem
pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah
data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. Nilai
informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau
keputusan maka informasi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari
keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Nilai
informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks pengambilan keputusan (Tata
Sutabri, 2004 : 18)
Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi
ketidakpastian pemakai informasi. Informasi yang disampaikan kepada pemakai
mungkin merupakan hasil dari data yang dimasukkan ke dalam pengolahan.
Akan tetapi dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi
hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacammacam pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan
memberikan suatu kemungkinan faktor risiko pada tingkat-tingkat pendapat yang
berbeda.
Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah
diklasifikasikan atau diolah untuk digunakan dalam proses pengambilan
keputusan dan fungsi utamanya adalah menambah pengetahuan atau mengurangi
ketidakpastian pemakai informasi.
3.1.3 Defenisi Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan
informasi. Sebagai suatu sistem (Jogiyanto, 2003 : 33).
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
oerasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kgiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. (Tata Sutabri, 2004 : 36)

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan
istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blom masukan, blok
model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai
suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain
membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.
a. Blok masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk ke dlama sistem informasi. Yang
dimaksud dengan input disini termasuk metode dan media untuk
menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen kasar.
b. Blok model (model block)
Blok inio terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model
matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang
tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk
menghasilkan keluaran yang diinginkan
c. Blok keluaran (output blok)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan
informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk
semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok teknologi (technology block)
Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi
digunakan untuk menerima input, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknology terdiri dari
(tiga) bagian utama yaitu teknisi (brainware), perangakat lunak
(software), dan perangkat keras (hardware).

17

e. Blok basis data (database block)
Basis data atau (database) merupakan kumpulan data yang saling
berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di
perangkat keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk
memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk
keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data
perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang
dihasilkan berkualitas. Organisasi basi data yang baik juga berguna
untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau
dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang
disebut dengan DBMS (database management system).
f. Blok kendali (control block)
Banyak hal dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam,
api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan pada
sistem itu sendiri, ketidak-efisienan, sabotase dan lain sebagainya.
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk
meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dicegah dan
bila terlanjur terjadi maka kesalahan-kesalahan dapat dengan mudah
diatasi.
3.1.4 Sistem informasi pegawai (SIMPEG)
Saat ini manajemen kepegawaian memerlukan suatu sistem perencanaan,
pelaksanaan serta monitoring dan evaluasi manajemen dan administrasi
kepegawaian secara cepat, akuntabel dan terintegrasi. Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan sebuah program yang
memanfaatkan teknologi yang dapat mempercepat proses pengolahan data
kepegawaian sehingga dapat menunjang kelancaran administrasi kepegawaian.
Peserta kegiatan ini terdiri dari para pejabat ESELON II, III, IV serta pelaksana.

Secara umum Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
dibangun dengan tujuan :
1. Mewujudkan suatu Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang
terintegrasi dalam satu jaringan komputer, yang mampu
menghasilkan informasi yang bermutu sehingga berdampak pada
efektivitas organisasi.
2. Mewujudkan
pengelolaan
manajemen
kepegawaian
yang
efisien, efektif, terintegrasi dan akuntabel.
3. Mewujudkan pelayanan administrasi kepegawaian yang cepat, mudah
dan akuntabel.
Hasil yang diharapkan dari Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
antara lain :
1. Tertatanya data pegawai untuk membantu pimpinan dalam
merencanakan penyebaran pegawai, dan merencanakan pelatihan
pegawai di masa yang akan datang.
2. Kelancaran administrasi dan manajemen kepegawaian agar pegawai
mendapat hak serta melaksanakan kewajibannya dengan baik.
3. Kemudahan pekerjaan di bidang administrasi dan manajemen
kepegawaian dalam membuat laporan.
4. Terciptanya pelaksanaan tugas yang lebih efektif dan efisien.
5. Terwujudnya tertib administrasi dan tertib pengarsipan guna
mendukung pelaksanaan tugas-tugas administrasi kepegawaian.
6. Terbinanya tenaga-tenaga yang terampil dalam memanfaatkan
teknologi informasi mutakhir dalam melaksanakan tugas-tugas
administrasi kepegawaian

19

3.2
Konsep
Badan
Kepegawaian
Dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM)
Orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja, baik sebagai pegawai
tetap atau pegawai tidak tetap/tenaga kerja lepas berdasarkan perjanjian atau
kesepakatan kerja baik secara tertulis maupun tidak tertulis, untuk melaksanakan
suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan tertentu dengan memperoleh
imbalan yang dibayarkan berdasarkan periode tertentu, penyelesaian pekerjaan,
atau ketentuan lain yang ditetapkan pemberi kerja, termasuk orang pribadi yang
melakukan pekerjaan dalam jabatan negeri atau badan usaha milik negara atau
badan usaha milik daerah.
Pegawai terbagi atas 2 antara lain Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai
Swasta. Pegawai Swasta yaitu Pegawai yang bekerja pada perusahaan
swasta/diluar instansi Pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.
Pegawai Negeri Sipil adalah atau Civil Servant merupakan salah satu
organ penting bagi eksistensi suatu negara, keberadaan Pegawai Negeri Sipil
selain sebagai bagian dari eksekutif juga terdapat pada organ-organ kenegaraan
lainnya seperti lembaga yudikatif maupun lembaga legislatif. Walaupun banyak
predikat negatif disandangkan kepada PNS namun masih banyak PNS dengan
jiwa pengabdiannya dan komitmen yang tinggi tetap melakukan tugasnya dengan
sangat baik dan terpuji bahkan rela untuk menyelesaikan tugasnya terpaksa harus
bekerja sampai larut malam untuk melakukan pelayanan kepada masyarakat.
Pengertian Pegawai Negeri menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun
1999 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang
Pokok-pokok Kepegawaian, adalah setiap Warga Negara Republik Indonesia
yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang
berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau, diserahi tugas
Negara lainnya dan digaji ber-dasarkan peraturan perundangan yang berlaku.PNS
Berdasarkan Pasal 2 ayat (2) Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999, terdiri dari
Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Pegawai Negeri Sipil Daerah.

20

Kedudukan dan peran Pegawai Negeri Sipil pada setiap negara adalah penting
dan menentukan karena pegawai negeri merupakan aparatur pelaksana
pemerintah untuk menyelenggarakan pemerintahan dan kelancaran pembangunan dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional ter-utama ditentukan oleh
kualitas dan kinerja Pegawai Negeri Sipil. Dengan posisi yang demikian maka
diperlukan mana-jemen Pegawai Negeri sipil yang mampu secara
komprehensif dan terperinci menjelaskan posisi, peran, hak dan kewajiban
para Pegawai Negeri Sipil tersebut.
Kepegawaian adalah hal ihwal tentang orang yang bekerja di dalam
pemerintahan. Tetapi ada sebutan PROFESInya, Sementara itu di dalam
kepegawaian itu telah terkumpul sebutan macam profesi di dalamnya,
seprti: Polri, Jaksa, Guru, Hakim, TNI, dsb. Sebutan Profesi. Sebutan Pegawai
atau PNS bukan menunjukkan gugus profesi, seperti misalnya TNI, POLRI,
Dokter, Hakim, Jaksa, Wartwan, dan laiin-lainnya PNS bukan sebutan profesi
karena di dalamnya terdiri dari macam-macam profesi seperti yang disebutkan di
atas. Oleh karena itu di dalam NA perlu dimulai dari identifikasi sebutan profesi
itu.
3.2.1 Kepangkatan
A. Pengertian
Pangkat
adalah
kedudukan
yang
Menunjukkan
tingkatan
seseorang Pegawai Negeri Sipil (PNS) berdasarkan jabatannya dalam rangkaian
susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian. Jabatan
Struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab,
wewenang, dan hak seorang PNS dalam rangkaian memimpin suatu satuan
organisasi negara. Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukan
tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang PNS dalam rangka
menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan/atau ketrampilan untuk
mencapai tujuan.

Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi
kerja dan pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara, serta sebagai
dorongan kepada Pegawai Negeri Sipil untuk lebih meningkatkan prestasi
kerja dan pengabdiannya.
Agar kenaikan pangkat dapat dirasakan sebagai penghargaan, maka kenaikan
pangkat harus diberikan tepat pada waktunya dan tepat kepada orangnya. Masa
kenaikan pangkat: 1 Januari, 1 April, 1 Juli dan 1 Oktober.
B. Macam Kenaikan Pangkat
1. Kenaikan pangkat Reguler; Kenaikan pangkat reguler adalah
penghargaan yang diberikan kepada PNS yang telah memenuhi
syarat yang di tentukan tanpa terkait pada jabatan:
a.
Minimal telah 4 tahun dalam pangkat
terakhir;
b. Setiap unsur penilaian DP3 minimal bernilai baik dalam 2 tahun
terakhir.
Diberikan kepada PNS yang:
a. tidak menduduki jabatan struktural/
fungsional b. melaksanakan tugas belajar;
c. dipekerjakan/ diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya
.
2. Kenaikan pangkat Pilihan; Kenaikan pangkat pilihan adalah
kepercayaan dan penghargaan yang diberikan kepada PNS atas prestasi
kerjanya yang tinggi:
a. Minimal
terakhirnya;

telah

2

tahun

dalam

pangkat

b. Setiap unsur penilaian DP3 minimal bernilai baik dalam 2 tahun
terakhir.

22

Diberikan kepada PNS yang :
a. menduduki jabatan struktural/ fungsional ttt;
b. menunjukan prestasi kerja yg luar biasa baik;
c. menemukan penemuan baru yg bermanfaat bg negara;
d. diangkat menjadi Pejabat Negara;
e. memperoleh ijazah atau STTB;
f. Tugas belajar (sebelumnya menduduki jabatan);
g. Dipekerjakan/diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya
(sebelumnya menduduki jabatan). PNS yang menjadi Pejabat Negara :
dinaikkan pangkatnya tanpa terikat pada jenjang pangkat dengan syarat :
a. minimal 4 th dlm pangkat terakhir;
b. setiap unsur penilaian 1 th terakhir , baik.
PNS yg melaksanakan tugas belajar dan PNS yg diperbantukan/
dipekerjakan di luar instansi induknya, dinaikkan pangkatnya dengan syarat :
a. minimal 4 th dalam pangkat terakhir;
b. setiap unsur penilaian 2 tahun terakhir bernilai baik.
3.

Kenaikan pangkat Anumerta; Kenaikan pangkat anumerta
diberikan kepada PNS yang dinyatakan TEWAS (meninggal dalam
menjalankan tugas kedinasan) Kenaikan pangkat anumerta mulai
berlaku mulai tanggal PNS yang bersangkutan tewas.
23

4. Kenaikan pangkat Pengabdian; Diberikan kpd PNS yg diberhentikan
dg hormat dg hak pensiun krn mencapai batas usia pensiun;
Persyaratannya :
a. mempunyai masa kerja 30/25 thn secara terus menerus dan minimal
1 bln/1thn dlm pangkat terakhir;
b. mempunyai masa kerja 20 thn secara terus menerus dan minimal 2
thn dlm pangkat terakhir;
c. mempunyai masa kerja 10 thn terus menerus dan minimal 4 thn
dlm pangkat terakhir
d. setiap unsur penilaian DP3 minimal baik;
e. tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin berat.
f. Diberikan 1 bulan sebelum PNS yang bersangkutans
diberhentikan dengan hormat dengan hak pensiun.
Susunan Pangkat dan Golongan Ruang Pegawai Negeri
Sipil.Susunan pangkat serta golongan ruang Pegawai Negeri Sipil sebagai
berikut:
Golongan Ia = Pangkat Juru Muda
Golongan Ib = Pangkat Juru Muda Tingkat 1
Golongan Ic = Pangkat Juru
Golongan Id = Pangkat Juru Tingkat 1
Golongan IIa = Pangkat Pengatur Muda
Golongan IIb = Pangkat Pengatur Muda Tingat 1
Golongan IIc = Pangkat Pengatur
Golongan IId = Pangkat Pengatur Tingkat 1

24

Golongan IIIa = Pangkat Penata Muda
Golongan IIIb = Pangkat Penata Muda Tingkat 1
Golongan IIIc = Pangkat Penata
Golongan IIId = Pangkat Penata Tingkat 1

Golongan IVa = Pangkat Pembina
Golongan IVb = Pangkat Pembina Tingkat 1
Golongan IVc = Pangkat Pembina Utama Muda
Golongan IVd = Pangkat Pembina Utama
Madya Golongan IVe = Pangkat Pembina Utama
Setiap pegawai baru yang dilantik atau diputuskan sebagai Pegawai Negri
Sipil / PNS baik di pemerintah pusat maupun daerah akan diberikan Nomor
Induk Pegawai atau NIP, golongan dan pangkat sesuai dengan tingkat pendidikan
yang diakui sebagai berikut di bawah ini. Cek data Kepangkatan anda sudah
benar atau
belum.
Pegawai baru lulusan SD atau sederajat = I/a
Pegawai baru lulusan SMP atau sederajat = I/b
Pegawai baru lulusan SMA atau sederajat = II/a
Pegawai baru lulusan D1/D2 atau sederajat = II/b
Pegawai baru lulusan D3 atau sederajat = II/c
Pegawai baru lulusan S1 atau sederajat = III/a
Pegawai baru lulusan S2 sederajad/S1 Kedokteran/S1 Apoteker = III/b
Pegawai baru lulusan S3 atau sederajat = III/c

25

C. Syarat Kenaikan Pangkat
1. Foto copy sah DP3 dua tahun terakhir
2. Foto copy Ijazah (bagi yang memperoleh peningkatan pendidikan)
3. Foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir
4. Foto copy sah surat perintah tugas belajar bagi PNS yang
melaksanakan tugas belajar, dan sebelumnya tidak menduduki jabatan
structural atau jabatan fungsional tertentu
5. Surat penugasan dipekerjakan/diperbantukan diluar instansi induknya
bagi yang tidak Mensusuki jabatan fungsional atau structural.
3.2.2 Pensiun Pegawai Negeri Sipil
A. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Nomor 11 tahun 1969, tentang Pensiun Pegawai dan
Pensiun Janda/Dudanya PNS;
2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 sebagaimana telah diubah
dengan Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1979, tentang Pemberhentian
Pegawai Negeri Sipil;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 12 tahun 1981 tentang Perawatan
Tunjangan Cacat dan Uang Duka;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 9 tahun 2003 Tentang Wewenang
Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;
6. Keputusan Kepala BAKN Nomor 32 Tahun 1994 tentang
pertimbangan teknis pensiun janda/duda pensiun PNS yang
berpangkat Pembina Tk I golongan ruang IV/b ke atas;
26

7. Keputusan Kepala BKN Nomor 14 tahun 2003 Tentang Petunjuk
Teknis Pemberhentian dan Pemberian Pensiun Pegawai Negeri Sipil
serta Pensiun Janda/Duda sebagai Pelaksanaan Peraturan Pemerintah
8. Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan
dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;

B. Pengertian
Pensiun adalah jaminan hari tua dan sebagai balas jasa terhadap Pegawai
Negeri yang telah bertahun-tahun mengabdikan dirinya kepada Negara.

C. Ketentuan
Pegawai Negeri Sipil yang diberhentikan dengan hormat sebagai Pegawai
Negeri Sipil berhak menerima pensiun pegawai adalah sebagai pegawai;
1. Telah mencapai usia sekurang-kurangnya 50 Tahun dan mempunyai
masa kerja untuk pensiun sekurang-kurangnya 20 Tahun.
2. Mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya 4 Tahun dan oleh Tim
Penguji Kesehatan berdasarkan peraturan tentang pengujian kesehatan
pegawai negeri, dinyatakan tidak dapat bekerja lagi dalam jabatan
apapun juga karena keadaan jasmani atau rohani yang tidak
disebabkan oleh dan karena ia menjalankan kewajiban jabatannya.
3. Pegawai negeri yang setelah menjalankan suatu tugas Negara tidak
dipekerjakan kembali sebagai pegawai negeri, berhak menerima
pensiun pegawai apabila ia diberhentikan dengan hormat sebagai
pegawai negeri dan pada saat pemberhentiannya sebagai pegawai
negeri ia telah mencapai usia sekurang-kurangnya 50 Tahun dan
memiliki masa kerja untuk pensiun sekurang – kurangnya 10 Tahun;
4. Mencapai Batas Usia Pensiun (BUP) menurut ketentuan Peraturan
Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979.

27

5. PNS akan mempersiapkan masa sebelum purna tugas 1 (satu) tahun
BUP diberi kesempatan untuk memilih mengambil atau tidak
mengambil MPP selama 1 tahun, apabila PNS dimaksud mengambil
MPP maka hak-hak kepegawaiannya adalah:
a. Bagi staf hak kepegawaiannya tidak hilang atau tidak berubah;
b. Bagi pejabat hak kepegawaian dasarnya tidak hilang/
berubah, yang hilang adalah tunjangan jabatan dan
fungsionalnya.
Hak pensiun pegawai berakhir pada penghabisan bulan penerima pensiun
pegawai yang bersangkutan meninggal dunia berdasarkan Pasal 14 Undang
Undang Nomor 11 tahun 1969, tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun
Janda/Dudanya PNS.
Pendaftaran isteri/suami/anak sebagai yang berhak menerima pensiun janda/duda :
a. Pendaftaran istri (istri–istri)/suami/anak(anak-anak) sebagai yang
berhak menerima pensiun janda/duda harus dilakukan oleh pegawai
negeri atau penerima pensiun pegawai yang bersangkutan menurut
petunjuk pelaksanaannya;
b. Pendaftaran lebih dari seorang istri sebagai yang berhak menerima
pensiun harus dilakukan dengan pengetahuan tiap-tiap istri
didaftarkan;
c.

Pendaftaran istri (istr–istri)/anak (anak-anak) sebagai yang berhak
menerima pensiun janda harus dilakukan dalam waktu 1 (satu) tahun
sesudah perkawinan/kelahiran atau sesudah saat terjadinya
kemungkinan lain untuk melakukan pendaftaran itu.

28

D. Persyaratan Pensiun
1. Mengisi DPCP
2. Fotokopi SK pertama di legalisir
3. Fotokopi SK terakhir di legalisir
4. Foto 4 x 6 (5 lembar)
5. Fotokopi surat nikah dilegalisir
6. Fotokopi akte kelahiran anak di legalisir
7. Fotokopi KARPEG
8. DP3 tahun terakhir rata-rata bernilai baik
9. Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat
sedang dan berat.
E. Persyaratan pensiun Janda/Duda
1.

Surat Pengantar dari Instansi/BKD/BKPP/Kantor Kepegawaian
Daerah

2.

Daftar Penerima Calon Pensiun(DPCP).

3.

Foto copy sah SK CPNS

4.

Foto copy sah SK Kenaikan Pangkat Terakhir

5.

Foto copy sah SK Konversi NIP

6.

Foto copy sah Surat Akta Nikah

7.

Foto copy sah Surat Akta Kelahiran Anak

8.

Foto copy sah Susunan Daftar Keluarga

9.

Foto copy sah Karpeg/Karis/Karsu

10.

SK Kematian dari Kepala Des/Lurah/Camat

11.

Pas foto 4x6 sebanyak 5 (lima) lembar

12.

Foto copy sah SK Peninjauan Masa Kerja

13.

DP-3 1 (satu) tahun terakhir

14.

Surat Pernyataan tidak pernah dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat
Sedang atau Berat dalam 1 (satu) tahun terakhir

29

F. Persyaratan Masa Persiapan Pensiun
1. Permohonan yang bersangkutan;
2. Surat Usulan dari SKPD;
3. Fotokopi Keputusan Calon Pegawai Negeri Sipil;
4. Fotokopi Keputusan Pangkat Terakhir;
5. Fotokopi Kartu Pegawai.
G. Persyaratan Penetapan SK Pensiun PNS yang mencapai BUP
1. Surat pengantar dari Instansi/BKD/BKPP/kantor Kepegawaian Daerah
2. Daftar penerimaan Calon Pensiun (DPCP)
3. Foto copy sah SK CPNS
4. Foto copy sah SK Kenaikan Pangkat Terakhir
5. Foto copy sah SK Konversi NIP
6. Foto copy sah Surat Akta Nikah
7. Foto copy sah Surat Akta Kelahiran Anak
8. Foto copy sah Susunan Daftar Keluarga
9. Foto copy sah Karpeg/Karis/Karsu
10. Pas foto 4x6 sebanyak 5 (lima) lembar
11. Foto copy sah SK Peninjauan Masa Kerja
12. DP-3 1 (satu) tahun terakhir
13. Surat Pernyataan tidak pernah dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat
Sedang atau Berat Dalam 1 (satu) tahun terakhir.

30

3.2.3 Mutasi
A. Dasar Hukum
a. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok–pokok
Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang–Undang
Nomor 43 Tahun 1999;
b. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Pengganti
Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2005 tentang Perubahan Atas
Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
yang telah ditetapkan dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2005;
c. Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai
Negeri
Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003;
e. Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan
Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002;
f. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang
Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri
Sipil;
g. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN)) Nomor 13
Tahun 2003

tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan

Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003.

31

B. Pengertian
a. Mutasi Pegawai Negeri Sipil antar daerah adalah pemindahan pegawai
dari atau ke Instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten .
b. Pemindahan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud meliputi:
1) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Kabupaten/Kota dalam
satu Daerah Propinsi;
2) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Kabupaten/Kota luar
Daerah Propinsi;
3) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Propinsi Grobogan;
4) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Propinsi Lainnya;
5) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Departemen/Lembaga;
C. Persyaratan
a. Mutasi Kepangkatan
1. Fotokopi SK CPNS
2. Fotokopi SK PNS
3. Fotokopi Karpeg
4. Fotokopi sah keputusan dalam pangkat terakhir
5. Fotokopi DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir
6.

Fotokopi Surat Tanda Tamat Belajar/ ijazah/diploma dan Surat
Izin Belajar/Tugas Belajar bagi yang memperoleh peningkatan
pendidikan
7. Fotokopi sah surat perintah tugas belajar, dansebelumnya
tidak menduduki
jabatan structuralatau jabatan fungsional tertentu

32

8. Fotokopi keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir
9. Fotokopi Surat Pernyataan Pelantikan
10. Fotokopi Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas
11. Fotokopi Surat Pernyataan Menduduki Jabatan

b. Mutasi Jabatan
Pegawai mencukupi golongan Eselon II/b, III/a, III/b, IV/a. Kalau
Pegawai sudah memenuhi syarat maka pihak BKD mengajukan persyaratan
mutasi jabatan ke BAPERJAKAT (badan pertimbangan jabatan dan
kepangkatan) . Di BAPERJAKAT diproses, setelah itu BAPERJAKAT
memutuskan apakah Pegawai disetujui untuk mutasi jabatan .

33

BAB IV
PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Pengamatan
Badan
kepegawaian
Dan Pengembangan Sumber Daya manusia
(BKPSDM) Kota Pekanbaru merupakan sebuah instansi pemerintahan yang
bertugas membantu kepala daerah dalam melaksanakan manajemen pegawai
negeri sipil di lingkungan kota Pekanbaru. Badan Kepegawaian Daerah Kota
Pekanbaru berfungsi menyiapkan bahan dalam perumusan kebijakan teknis dalam
lingkup Kepegawaian Daerah, menyelenggarakan program kepegawaian,
pengembangan dan pemberdayaan pegawai, mutasi pegawai dan penyajian
informasi kepegawaian serta melakukan pengkajian dan evaluasi pengelolaan
kepegawaian.
Badan Kepegawaian Dan Pengembangan Kota Pekanbaru ini sudah
memiliki prosedur dalam pelaksanaan masing-masing bagian. Dalam rangka
meningkatkan administrasi kenaikan pangkat pegawai, pengelolaan data
informasi pegawai, pelaksanaan pemutakhiran data pegawai, pelaksanaan
pengumpulan, penyimpanan dan pemeliharaan data serta Dokumentasi
Kepegawaian. BKPSDM Kota Pekanbaru
sudah dioperasikan secara
komputerisasi dalam suatu program komputer yaitu SIMPEG (sistem informasi
pegawai) merupakan
sebuah program yang memanfaatkan teknologi yang
dapat mempercepat proses pengolahan data kepegawaian sehingga dapat
menunjang kelancaran administrasi kepegawaian. Peserta kegiatan ini terdiri
dari para pejabat ESELON II, III, IV serta pelaksana. SIMPEG dapat dijalankan
pada beberapa komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer (ClientServer) baik Local Area Network (LAN) maupun Wide Area Network (WAN).
SIMPEG berbentuk sebuah software komputer berbasis web (Web Based) yaitu
software komputer yang harus dijalankan melalui software Internet Browser
seperti Microsoft Internet Explorer.

34

Gambar software SIMPEG yang digunakan oleh BKPSDM Kota
Pekanbaru dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Menu login merupakan menu yang ditampilkan untuk masuk ke dalam
sistem informasi pegawai (SIMPEG). Untuk masuk ke SIMPEG terlebih dahulu
kita memasukan NIP dan Password. Setelah memasukkan NIP dan Password
yang benar muncul tampilan halaman utama seperti terlihat pada gambar 4.1

Gambar 4.1. Tampilan Saat LoginPada SIMPEG

Sebelum melihat detail data pegawai kita bisa melakukan pencarian data
Pegawai tersebut berdasarkan NIP atau nama pegawai dan unit kerja dari
Pegawai yang akan dicari. Setelah itu akan muncul detail dari pegawai yang kita
cari
seperti terlihat pada gambar 4.2

Gambar 4.2. Tampilan form pencarian Pegawai

Tampilan isian form Pegawai merupakan form untuk mengisi dan
mengetahui info pegawai di Pemko Pekanbaru. Data pegawai yang ditampilkan
meliputi data pribadi pegawai, kartu pegawai, kartu keluarga, askes, dan
sebagainya. Disini user bisa merubah atau melengkapai data yang masih belum
terisi atau harus diganti.

Gambar 4.3. Tampilan form isian Pegawai

Menu pencatatan data status CPNS digunakan untuk memasukkan data
CPNS yang ada di Pemko Medan. Proses pencatatan data status CPNS dilakukan
dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data status CPNS, bisa
berdasarkan NIP atau nama pegawai. Pada tombol ubah data status CPNS,
user bisa mengisikan dan merubah seluruh data staus CPNS ini dari
masing- masing pegawai yang akan dimasukkan data status CPNSnya, setelah
semua kolom diisi untuk menyimpan data status CPNS tekan tombol simpan.

Gambar 4.4. Tampilan form pengangkatan CPNS

37

Menu pencatatan data status PNS digunakan untuk mengisi status pegawai
Pemko Medan yang sudah diangkat menjadi PNS. Proses pencatatan data status
PNS dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan dimasukkan data status
PNSnya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai. Di tombol edit data
status PNS, user bisa mengisikan dan merubah data status PNS dari masingmasing pegawai yang akan dimasukkan data status PNSnya, setelah semua
kolom diisi untuk menyimpan data status PNS tekan tombol simpan.

Gambar 4.5. Tampilan form pengangkatan PNS
Menu ini digunakan untuk mencatat data pegawai yang naik pangkat/
golongan dengan jenis kenaikan pangkat anumerta, dalam tugas belajar,
istimewa, lain-lain, pengabdian, pilihan, reguler, sebagai penyesuaian ijazah,
selama dalam penugasan diluar instansi induknya, selama menjadi pejabat
negara, dan selama menjalankan wajib militer. Proses pencatatan data kenaikan
pangkat/golongan dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data
kenaikan pangkat/golongannya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk
proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih
dan
tekan tombol proses.
38

Kemudian muncul form tambah data kenaikan pangkat/golongan, user bisa
mengisikan data kenaikan pangkat/golongan dari masing-masing pegawai yang
akan dimasukkan data kenaikan pangkat/golongannya. Disamping itu juga ada
tombol untuk merubah dan menghapus data kenaikan pangkat/golongan. Seperti
terlihat pada gambar 4.6. Setelah data disimpan maka sistem melakukan
pengupdatan ke Database. Seperti terlihat pada gambar 4.7.

Gambar 4.6. Tampilan form riwayat kepangkatan

39

Gambar 4.7. Tampilan pengupdatan ke Database Pegawai yang naik
pangkat

Menu ini digunakan untuk mencatat data pegawai yang pensiun.Proses
pencatatan data pensiun dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan
diisi data pensiunnya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses
pencariannya. Setelah data disimpan maka sistem melakukan pengupdatan ke
Database maka daftar pegawai yang pensiun akan muncul di form. Seperti
terlihat pada gambar 4.12.

40

Gambar 4.8. Tampilan Daftar dan rekap Pegawai pensiun

Gambar 4.9. Tampilan rekapitulasi pensiun Pegawai

41

4.2. Pembahasan
Setelah melakukan evaluasi terhadap sistem informasi manajemen
pegawai (SIMPEG) yang digunakan oleh BKPSDM Kota Pekanbaru, penulis
menemukan kelebihan dan kelemahan penggunaan sistem informasi manajemen
Pegawai pada BKPSDM Kota Pekanbaru yaitu :
Kelebihan

-

Memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat
mengenai kepegawaian.
- Membantu menganalisis personal yang pantas untuk duduk pada suatu
posisi tertentu di organisasi.
- Pengelolaan data tentang Pegawai menjadi lebih
mudah. Kekurangan
Aplikasi ini hanya bisa digunakan oleh Pegawai itu sendiri (Pegawai
yang ada di Pemko Pekanbaru). Hanya pegawai-pegawai tertentu yang bisa
memasukkan data-data karena komputernya itu berhadapan dengan pegawainya
sementara orang lain tidak bisa. Dengan semakin berkembangnya teknologi
banyak sistem informasi berbasis web dalam arti dosen-dosen dan pegawai yang
bersangkutan bisa memasukkan datanya sendiri lewat komputer. Tapi SIMPEG
yang dipakai oleh pihak Pemko Medan belum Online dalam arti belum
menggunakan SIMPEG yang berbasis web.

42

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Secara garis besar Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
(SIMPEG) ini adalah Program yang bisa memberikan kemudahan-kemudahan
bagi para Pengelola Kepegawaian dalam rangka mengelola Database
Pegawai Negeri Sipil Daerah Pemerintah Provinsi Riau juga dapat memberikan
justifikasi history (pembenaran data) agar permasalahan mengenai Pengelolaan
Database Kepegawaian menjadi lebih baik, obyektif dan efektif. Sehingga dapat
meningkatkan kualitas pengelolaan manajemen kepegawaian yang terintegrasi
dan terpadu, meningkatnya akurasi data Sumber Daya Aparatur melalui
pengembangan SIMPEG juga meningkatnya koordinasi dan jaringan Sistem
Infomasi Kepegawaian lingkup Provinsi Riau. Penggunaan aplikasi (SIMPEG)
dapat mudah digunakan oleh setiap user yang sudah mempunyai data yang valid
berdasarkan data yang sudah di verifikasi dalam Database.
5.2. Saran
Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis sebagai hasil pengamatan
pada Kantor Kepegawaian Daerah Kota Pekanbaru adalah :
Dengan meng