Pengolahan Data dalam Sistem Informasi M
BAB I
Pendahuluan
1. Latar Belakang
Sistem pengolalan data merupakan kumpulan dari sub–sub yang saling
berhubungan satu sama lain secara harmonis dengan tujuan untuk mengolah data
yang berkaitan dengan masalah menjadi sistem informasi yang diperlukan .
Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan
kesatuan nyata. Pengolahan data (data processing) adalah manipulasi data
kedalam bentuk yang lebih berarti berupa informasi, sedangkan informasi adalah
hasil dari kegiatan-kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih
berarti dari suatu kegiatan atau peristiwa.
Dalam keilmuan (ilmiah), fakta dikumpulkan untuk menjadi data. Data
kemudian diolah sehingga dapat diutarakan secara jelas dan tepat sehingga dapat
dimengerti oleh orang lain yang tidak langsung mengalaminya sendiri, hal ini
dinamakan deskripsi. Pemilahan banyak data sesuai dengan persamaan atau
perbedaan yang dikandungnya dinamakan klasifikasi. Perpaduan antara orang,
fasilitas, teknologi media, prosedur dan pengendalian yang bertujuan untuk
mengolah data menjadi informasi yang berguna sebagai dasar bagi pengambilan
keputusan yang tepat, disebut dengan sistem informasi. Sistem informasi yang
digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan harus
berkualitas. Informasi yang mempunyai kualitas baik dari sebuah sistem harus
memenuhi karakteristik-karakteristik tertentu.
Data memiliki fungsi yang sangat penting bagi kinerja dan kelancaran
kerja suatu perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau organisasi membutuhkan
penyusunan data yang baik agar dapat membantu para pimpinan/pengambil
kebijakan dalam menyusun rencana kegiatan dan mengambil sebuah keputusan.
Data yang baik dapat disusun dalam sebuah database (basis data). Database
memiliki
arti
penting
dalam
perusahaan
atau
organisasi
agar
dapat
mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa tugas dan fungsi setiap
perusahaan atau organisasi dalam rangka pencapaian rencana strategisnya.
Pengolahan data dapat dilakukan secara manual maupun dengan sistem
komputerisasi melalui berbagai aplikasi pengolah data. Proses pengolahan data
seperti memasukkan dan mengambil data dari dan ke media penyimpanan
memerlukan perangkat lunak semacam sistem manajemen basis data.
Pengolahan data dilakukan
dengan menggunakan metode tertentu,
sebelum mengolah data maka diadakan pengumpulan data untuk mencari data
yang diperlukan agar suatu system inpormasi yang dihasilkan nanti tepat dan tidak
mengada-ada. Dalam pengolahan data diperlukan proses dari awal hingga akhir
dan sampai pada informasi yang utuh, dalam proses tersebut perlu diperhatikan
unsur pengolahan data dan juga besar kapasitas informasi yang akan diperoleh.
Dalam pengolahan data, unsur-unsur itu dilakukan secara keseluruhan atau
diambil dan dipakai sebagian, terdapat juga metode-metode yang digunakan di
dalamnya, baik itu dalam organisasi atau perusahaan. Tentunya masing-masing
metode mempunyai kelemahan dan kekurangan.
2. Batasan Masalah
Dalam makalah ini, sesuai dengan judul maka kami akan membahas
masalah yaitu:
a. Pengertian dari pengelolaan data dari system inpormasi manajemen.
b. Proses pengelolaan data dan unsur-unsurnya.
c. Tujuan dan fungsi pengelolaan data.
d. Manfaat pengelolaan data dan informasi bagi perusahaan dan organisasi.
BAB II
Pembahasan
1. Pengertian Pengelolaan Data
Pengertian dari pengelolaan data adalah kegiatan atau operasi yang
direncanakan guna untuk mencapai tujuan. Dalam pengelolaan ini di dalamnya
ada kegiatan yang di lakukan oleh pengelola data guna untuk mencapai tujuan
yang telah direncanakan bersama ataupun secara pribadi. Dalam pengelolaan itu
melibatkan manusia sebagai pelaksana dan dapat menyimpan data yang ada dan
didapat dari informasi pengambilan keputusan, selain itu juga ada alat bantu
mungkin berupa computer yang yang ada di lapangan. Dengan alat bantu tersebut
semua data-data yang ada dapat diproses dan dijadikan sebuah informasi.
Sistem informasi akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi akuntansi
perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi.
Pengolahan data terdiri dari empat tugas utama , pengumpulan data, manipulasi
data , penyimpanan data, dan penyimpanan dokumen.
Pada pembahasan ini kita menggunakan diagram arus data untuk
mendokumentasikan SIA yang disebut system Distribusi. Sistem ini digunakan
oleh berbagai perusahaan seperti perusahaan manufaktur, pedagang besar dan
pengencer yang mendistribusikan produk kepada pelanggan mereka. Walau SIA
berorientasi data, SIA juga menghasilkan sejumlah informasi. Selain itu, SIA
menyediakan database yang berfungsi sebagai dasar subsistem CBIS lain.
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh system informasi
akuntansi (SIA) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan
perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi bagi pemakai di dalam
maupun di luar perusahaan.
Arus informasi ke lingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satusatunya CBIS yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap
elemen lingkungan kecuali pesaing.
2. Data Bagi Perusahaan atau Organisasi
Data memiliki fungsi yang sangat penting bagi kinerja dan kelancaran
kerja suatu perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau organisasi membutuhkan
penyusunan data yang baik agar dapat membantu para pimpinan/pengambil
kebijakan dalam menyusun rencana kegiatan dan mengambil sebuah keputusan.
Data yang baik dapat disusun dalam sebuah database (basis data). Database
memiliki
arti
penting
dalam
perusahaan
atau
organisasi
agar
dapat
mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa tugas dan fungsi setiap
perusahaan atau organisasi dalam rangka pencapaian rencana strategisnya.
Database karena fungsinya dianggap sangat penting, diantaranya :
Sebagai komponen utama dalam sistem informasi, karena merupakan
dasar dalam menyediakan informasi.
Untuk menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan,
sehingga informasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai
bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
Untuk mengatasi kerangkapan data (redundancy data).
Untuk menghindari terjadinya inkonsistensi data.
Untuk mengatasi kesulitan dalam mengakses data.
Sebagai bahan penyusun format yang standar dari sebuah data.
3. Sistem Informasi Bagi Perusahaan atau Organisasi
Begitu juga di instansi, ada bagian perencanaan, pengolahan, produksi,
pemasaran, keuangan dan sebagainya yang keseluruhan bekerja untuk mencapai
tujuan itu. Di setiap bidang tentu memiliki data dan informasi. Agar bermanfaat,
data dan informasi tersebut dikelola (manajemen) guna menunjang kebutuhan
para
pimpinan
(di
semua
level)
dalam
menjalankan,
mengelola
dan
mengendalikan instansi nya.
Pimpinan tingkat atas (top management) memiliki jenis keputusan yang bersifat
strategis, pimpinan tingkat menengah (middle management) memiliki keputusan
yang bersifat taktis, dan pimpinan tingkat bawah (lower management) memiliki
keputusan yang bersifat operasional, semuanya membutuhkan data dan informasi.
Menurut Pakar, Anwar (2004), manajemen data yang efektif (effective
management of the data) merupakan karakteristik yang perlu diperhatikan dalam
sistem informasi. Hal yang perlu dicermati meliputi waktu meng up-date file,
keakuratan dalam input data, pemeliharaan kesatuan data yang disimpan dalam
sistem, keperluan keamanan data yang sudah digunakan, serta fasilitas backup data yang baik.
Informasi
yang baik
adalah
informasi
yang diberikan sesuai dengan
kebutuhannya, baik pada kelengkapan materinya, waktu pemberian informasinya,
keakuratan datanya, dan sebagainya. Misalkan saja, pimpinan membutuhkan
informasi mengenai data jumlah perahu dan kapal serta nelayan dalam rangka
mengembangkan sebuah pelabuhan perikanan dan sebagainya.
Agar informasi dapat dilakukan secara cepat dan akurat, maka saat ini, tak ada
pilihan lain selain memanfaatkan komputer yang di dalamnya dibentuk sistem
basis data. Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kerjasama yang harmonis
antara manusia dan mesin (komputer). Sebisa dan seoptimal mungkin semua alatalat kantor dibuat berangkaian dengan komputer (office automation), misalkan
web, pemanfaatan e-mail, tele- conference, e-voice, internet, facs, dan sebagainya.
Ketersediaan dan kecepatan mendapatkan informasi merupakan “senjata” yang
ampuh dalam memenangkan persaingan global dewasa ini. Dengan semakin
sibuknya para pimpinan, jadwal kegiatan begitu ketat, menjadikan mereka tidak
sempat lagi membaca laporan yang bertumpuk dari setiap bagian di instansi nya.
Karenanya diperlukan suatu cara yang kini disebut dengan decision support
system (DSS), yaitu sistem komputer yang dapat membantu pimpinan dalam
mengambil keputusan yang relatif tepat dan cepat.
Sistem Informasi adalah pengelolaan Data, Orang/ Pengguna, Proses dan
Teknologi Informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses,
menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk
mendukung sebuah organisasi.
Sistem informasi digunakan untuk mendukung operasi-operasi manajemen yang
dilakukan oleh suatu organisasi. Operasi-operasi manajemen terdiri dari beberapa
tahap, yaitu :
1)
Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan adalah tahap awal dari suatu operasi dalam manajemen suatu
organisasi. Dalam tahap ini, organisasi tersebut merumuskan segala sesuatu
tentang operasi yang akan dilakukannya, diantaranya adalah : nama operasi, jenis
operasi, tujuan operasi, metode operasi, dan lain lain.
2)
Tahap Pengorganisasian
Dalam tahap ini, organisasi merencanakan teknis pelaksanaan operasi yang akan
dilakukan, pembiayaan, sumber daya yang dibutuhkan, penjadwalan, dan lainlain. Dalam beberapa literatur, tahap pengorganisasian ini dimasukkan dalam
tahap perencanaan
3)
Tahap Pelaksanaan
Dalam tahap ini semua rencana operasi dan pengorganisasian yang sudah
direncanakan dapat dilaksanakan. Semua kegiatan yang terkait dengan
pelaksanaan operasi dicatat, disimpan, dan diorganisasikan untuk keperluan
evaluasi hasil operasi.
4)
Tahap Pengendalian
Dalam tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah melakukan pengawasan terhadap
pelaksanaan operasi, apakah operasi yang berjalan sesuai dengan rencana atau
tidak.
Hasil
pelaksanaan
operasi
dilaporkan
untuk
keperluan
evaluasi
dan pengambilan keputusan berikutnya.
Peranan sistem informasi dalam mendukung operasi dalam suatu organisasi
adalah untuk mencatat, menyimpan, dan mengorganisasikan semua data yang
terkait dengan operasi tersebut, serta mengolah data-data tersebut menjadi
informasi yang dapat dilaporkan pada pihak-pihak yang membutuhkannya.
Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat penting di dalam suatu
organisasi. Tidak adanya suatu informasi, suatu organisasi tidak dapat berjalan
dengan efektif dan efisien. Informasi merupakan sebuah data yang telah diolah
sedemikian rupa sehingga menjadi bentuk yang bermanfaat untuk orang yang
menerimanya. Suatu system jika tidak terdapat informasi, maka tidak akan
berguna. Karena suatu system yang tidak mendapatkan informasi akan mengalami
kesusahan dan akhirnya berhenti. Sistem informasi secara umum mempunyai
beberapa peranan di dalam sebuah organisasi, yaitu :
1. Meminimalkan resiko ( Minimize risk )
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor – faktor keuangan.
Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspekaspek eksternal lain yang berada diluar kontrol perusahaan. Saat ini
berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk
mengurangi risiko-risiko yang
kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert
dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu
perusahaan
mengurangi
risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dal
am mengelola risiko yang dihadapi.
2. Mengurangi Kerugian ( Reduce Costs )
Peranan
teknologi
informasi
sebagai
katalisator
dalam
berbagai
usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpe
ngaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut
biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi
biaya-biaya kegiatan operasional yaitu :
Eleminasi Proses Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan
mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.
Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam
menghadapikeluhan pelanggan.
Simplifikasi
Proses
Berbagai
proses
yang
panjang
dan
berbelit-belit
(birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbaga
i komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs
perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
Integrasi
Proses
Teknologi
informasi
juga
mampu
melakukan
pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan
praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
Otomatisasi Proses Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan
tawaran klasik dari teknologi informasi.
3. Memberi Nilai ( Add Value )
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan
value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekeda
r untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas
sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka
panjang.
4. Membuat Arena Bersaing ( Create New Realities )
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya
teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru
bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacam
e-
commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya
merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era
globalisasi informasi.
4. Keuntungan
dan
Kerugian
Penggunaan
Sistem Informasi
Perusahaan atau Organisasi
Keuntungan :
1. Dapat dilakukan secara otomatis
2. Menghemat waktu
3. Dapat menghemat biaya promosi dan pemasaran
4. Pengambilan keputusan yang tepat
Faktor pengaruh penggunaan Sistem Informasi
1. Pengaruh ekonomi internasional dan persaingan global; transaksi
takterbatas pada tempat berbeda
2. Perkembangan teknologi;
3. Batas waktu yang semakin singkat
4. Kendala sosial;
5. Fungsi Dasar dan Tujuan Pengelolaan Data
a. Mengambil program dan data (masukan / input)
b. Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan
dalam
c. Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan
d. Menyimpan hasil sementara dan hasil akhir pengolahan.
e. Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan
Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara
record perusahaan yang akurat danup-to-date.
6. Manfaat Teknologi Sistem Informasi
Oleh sebab pentingnya pengelolaan data dan informasi bagi perusahaan,
maka dibutuhkan suatu sistem manajemen pengelolaan data dan informasi yang
dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang berguna untuk
peningkatan efektivitas, efisiensi, dan produktifitas kinerja perusahaan atau
organisasi. Pengelolaan data yang baik perlu dilakukan agar data-data penting
suatu perusahaan dapat disimpan dengan baik ditempat aman, yang nantinya
dapat digunakan jika dibutuhkan. Secara umum manfaat pengelolaan data dan
informasi dengan memanfaatkan teknologi sistem informasi dapat kita uraikan
sebagai berikut ;
a. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi dan sistem informasi,
pengelolaan data yang baik bermanfaat untuk meningkatkan kinerja perusahaan
agar lebih efisien sehingga perusahaan dapat menjalan strateginya, mulai dari
akuntansi hingga penelusuran order pelanggan dengan lebih menghemat waktu,
biaya, bahkan dapat membuat laporan dari jarak jauh. Sistem informasi dapat
memproses data, memproses transaksi bisnis, mengontrol industrial dan
mendukung komunikasi serta produktivitas perusahaan secara efisien.
b. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis
Penggunaan ATM dalam perbankan merupakan contoh baik dari inovasi
teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat
memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka. Penekanan utama
dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran kedalam
hubungan antara suatu perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebagai
contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan
terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen penerbangan oleh sebuah
perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan
sistem reservasi terkomputerisasi, maka mereka akan segan untuk menggunakan
sistem reservasi dari perusahaan penerbangan lain.
c. Membangun Basis Pengolahan Informasi Strategis
Dengan munculnya perkembangan teknologi sistem informasi, maka akan
memberikan
dorongan
bagi
perusahaan
untuk
membangun
basis-basis
pengolahan dan penyimpanan sumber-sumber informasi dengan strategis yang
akan digunakan untuk pekerluan perusahaan dalam strategi bersaing. Basis
teknologi
informasi
mengembangkan
yang
jaringan
dimaksud
adalah
telekomunikasi,
informasi, dan melatih pengguna.
hardware
menyewa
dan
software,
spesialisasi
sistem
d. Mendukung Pengambilan Keputusan Manajerial
Salah satu manfaat dari sistem informasi manajemen adalah untuk
mempermudah pengaturan manajemen dan menunjang proses pengambilan
keputusan karena sistem tersebut menyediakan informasi bagi manajemen
perusahaan. Pentingnya informasi dalam proses pengambilan keputusan bagi
seorang pemimpin perusahaan, seorang pemimpin akan sangat memerlukan
informasi ketika mengambil suatu keputusan, keputusan tanpa didasari oleh
informasi memadai akan dapat berakibat fatal dan tidak dapat mencapai tujuan
dengan baik.
Uraian diatas hanyalah sebagian kecil dari banyaknya manfaat mengelola
data dan informasi bagi sebuah perusahaan, manfaat lainnya akan lebih terasa
saat kita benar-benar memanfaatkan teknologi dan informasi untuk mengelola
data baik itu dalam sebuah perusahaan, organisasi, maupun pribadi yang
digunakan untuk kebutuhan sehari-hari.
Demikianlah beberapa manfaat dari pengelolaan data dan informasi
dengan memanfaatkan teknologi yang dapat diuraikan, semoga dapat bermanfaat.
7. Unsur-Unsur Pengelolaan Data
Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau
sebagian dari unsur-unsur pengelolaan data berikut:
a. Pengumpulan Data (Data Capturing)
Pengelolaan data merupakan aktifitas penangkapan data dari dalam
dokumen dasar. Dokumen ini merupakan lembaran isian data yang diisi oleh
petugas atau orang lain secara langsung. Tentang dokumen diisi dan dirancang
dengan jelas, mudah diisi dan dapat meminimalisir kesalahan data.
b. Pembacaan (Reading)
Pembacaan data adalah proses pembacaan data dari dokumen dasar yang
digunakakn agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacaannya dapat
dilakukakn secara manual atau dengan menggunakan alat bantu berupa mesin.
c. Pemeriksaan (Verifying)
Pemeriksaan perlu dilakukan, hal ini bertujuan untuk menghindari
kesalahan dari data yang dibaca dari dokumen dasar.
d. Perekaman (Recording)
Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang dibacakan dan
diferifikasikan kedalam alat penyimpanan berupa memori penyimpanan. Dalam
system computer dapat disimpan data dimemori sekunder berupa disk, hard-disk
dan lainnya.
e. Penggolongan (Classifying)
Penggolongan informasi perlu dilakukan untuk memenuhi kebuthan
informasi berdasarkan klasifikasi tertentu.
f. Pengurutan (sorting)
Sorting selalu digunakan dalam pengelolaan data. Data-data itu perlu diurutkan
agar informasi yang dihasilkan dapat dipahami, memudahkan pembaca dan
pencarian informasi yang disajikan.
g. Peringkasan (Sumarizing)
Peringkasan data dimaksud sebagai operasi untuk menghilangkan
kemunculan data yang sama atau berulang dari sekumpulan rincian data sebagi
basis data yang tersimpan dalam memory.
h. Pehitungan (Calculating)
Perhitungan merupakan proses pengolahan data yang melibatkan seluruh
operasi aritmatika.
i.Perbandingan (Comparing)
Data-data dalam basis sumber data-data yang ada perlu dibandingakan
dengan data-data yang lain untuk mengetahui posisi dan kondisi data dalam
kesimpulan data yang direkam.
j.Pemindahan (Transmitting)
Dalam suatu system jaringan computer perlu ada pengiriman data dari satu
terminal ke terminal lain melalui media tranmisi data intuk diproses lebih lanjut.
k. Penampilan Kembali (Retrieving)
Pada prinsipnya informasi yang ada merupan penampilan hasil kembali
dari data-data yang telah disimpan disuatu tempat penyimpanan sebelumnya, dan
untuk menapilan kembali diusahakan data-data itu dapat ditampilkan dengan
cepat.
l.Penggandaan (Reproductiont)
Penyajian
informaasi,
khususnya
dalam
bentuk
hardcopy
perlu
dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirim ke seluruh pemakai, dengan
tujuan agar infomasi itu tidak hilang.
m. Penyebarluasan (Distribution)
Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media komunikasi data atau
dikirim dalam bentuk hardcopy kepada setiap pemakai dalam setiap daftar
tebusan laporan.
8. Manfaat Pengelolaan Data dan Informasi Bagi Perusahaan atau
Organisasi
a. Data Bagi Perusahaan atau Organisasi
Data memiliki fungsi yang sangat penting bagi kinerja dan kelancaran
kerja
suatu
perusahaan
atau
organisasi.
Perusahaan
atau
organisasi
membutuhkan penyusunan data yang baik agar dapat membantu para
pimpinan/pengambil kebijakan dalam menyusun rencana kegiatan dan
mengambil sebuah keputusan. Data yang baik dapat disusun dalam
sebuah database (basis data).
Database memiliki arti penting dalam perusahaan atau organisasi agar
dapat mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa tugas dan fungsi setiap
perusahaan atau organisasi dalam rangka pencapaian rencana strategisnya.
Database karena fungsinya dianggap sangat penting, diantaranya:
1). Sebagai komponen utama dalam sistem informasi, karena merupakan dasar
dalam menyediakan informasi.
2). Untuk menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan,
sehingga informasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan
bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya.
3). Untuk mengatasi kerangkapan data (redundancy data).
4). Untuk menghindari terjadinya inkonsistensi data.
5) Untuk mengatasi kesulitan dalam mengakses data.
6). Sebagai bahan penyusun format yang standar dari sebuah data.
9. Kegunaan Data dan Informasi
a. Sebagai bahan/alat dalam pengambilan keputusan;
b. Menentukan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan;
c. Alternatif/metode untuk melaksanakan kegiatan;
d. Seberapa besar lingkup kegiatan;
e. Penentu SDM pelaksanaan kegiatan;
f. Berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan;
g. Kapan waktu yang tepat untuk memulai kegiatan;
h. Dapat memprediksi besaran anggaran yang dibutuhkan.
10. Empat golongan besar alat pengelolaan data
a. Peralatan manual : yaitu peralatan pengolahan data yang sangat
sederhana, dan faktor terpenting dalam pemakaian alat adalah
menggunakan tenaga tangan manusia
b. Peralatan Mekanik: yaitu peralatan yang sudah berbentuk mekanik yang
digerakkan dengan tangan secara manual
c. Peralatan Mekanik Elektronik : Peralatan mekanik yang digerakkan oleh
secara otomatis oleh motor elektronik
d. Peralatan Elektronik : Peralatan yang bekerjanya secara elektronik penuh
11. Metode Pengelolaan Data
Ada empat metode yang digunakan dalam system pengolahan data yaitu:
a. Metode Manual
Dalam metode ini semua proses pengolahan data dilakukan dengan tangan
dan menggunakan alat bantu yang sederhana seperti pensil, pulpen, penggaris,
kertas kerja dan lain-lain.
b. Metode Elektromaknetik
Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara manual dan dibantu
mesin elektronik sederhana. Contoh seorang kariyawan yang bekerja dengan
menggunakan mesin cetak kolom.
c. Metode System Waarkat
Dalam system ini pengolahan data dilakukan dengan system warkat,
prinsip kerja system ini adalah data-data mengenai suatu objek dicatat dalam suatu
kartu dengan menggunakan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung
sejumlah data-data objek yang sama digabung untuk membentuk suatu berkas file.
d. Metode Elektronik Komputer
Dalam metode ini keseluruhan proses data diolah dan dibantu dengan
menggunakan alat yang makin tahun makain bertambah canggih yaitu computer.
Semua data di input dan diolah berdasarkan kebutuhan yang diperoleh dan di
lakukan juga penyimpanan agar suatu saat data itu dibutuhkan tinggal dibuka
dengan segera dan cepat1[3].
Ada beberapa hal yang perlu dilihat dalam menentukan metode
pengolahann data yang tepat menurut seorang system analyst untuk mampu
memahami syarat-syarat pengolahan maupun kemampuan-kemampuan yang ingin
dicapai dari setiap metode yang dipilih yaitu:
1. Volume unsure-unsur data yang dimuat
2. Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan
3. Batasan waktu pengolahan
4. Tuntutan perhitungan
12.
Bentuk
Pengolahan
Data
Dalam
Sturktur
Organisasi
Sistem impor masi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi tiga
bagian ,yaitu Sentralisasi, Disentralisasi dan Distribusi. Tentu saja dalam sitiap
betuk system itu mempunyai kelebihan dan kekurangan antara yang satu dengan
yang lain. Oleh karena itu bentuk pengolahan data yang tepat untuk mengolah
suatu data perlu dipertimbangkan dan dipilih agar suatu informasi yang dihasilkan
efektif dan sesuai dengan bentuk organisasi yang melaksanakanya.
1
a. Sentraliasasi
Pengolahan data sentralisasu adalah suatu pengolahan data yang dilakukan
oleh suatu bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yaitu bagian pengolahan
data elektronik dan dibawak kendali pimpinan pusat. Atau dapat juga dilakukan
oleh
Suatu biro jasa diluar organisasi yang merupakan suatu
perusahaan
terpisah diluar organisasi yang memberikan pelayanan untuk mengolah
data.
Fasilitas pembangunan waktu bersama yang diberi atau disewa bersama
Suatu susunan manajemen pasilitas dimana suatu perusaaan mengambil
alih pelaksanan operasi pengolahan data dalam organisasi tersebut.
Bentuk pengolahan data sentralisasi dalam sturktur organisasi mempunyai
keuntngan dak factor pendukung.
1. Penghematan khusus dalam pengadaan personalia
Dalam system sentaralisasi dalam pengadaan personalia untuk pengolahan data
difokuskan pada bagian pengolahan data elektronik.masing-masing unit cukup
dilengkapi dengan sebuah terminal yang digunakan untuk mengakses data. Dari
server pusat.
2
Penghematan karena meniadakan pengembangan system yang ganda.
Dalam system sentaralisasi pengembanan system dapat dilakukan sekaligus oleh
pengolahan data elektronik. Oleh karenanya pengadaan system yang ganda dapat
dihindari.
3
Mamfaat karna standarisasi
Pengembangan system dalam sentralisasi dilakukan oleh satu pihak saja, yaitu
bagian pengolahan data sentralisasi, hal ini akakn memberikan keuntungan karena
gaya desain system pengolahannya cenderung standar,
4
Mamfaat karna system yang seragam
Adanya keuntungan yang standar akan memberikan keuntungan berupa
keseragaman desain system2[4].
Kekurangan dalam pengolahan data sentralisasi
1
Pengolahan data dilakukan oleh satu orang yang memungkinkan tingkat
keefektifannya diragukan.
2
Data-data yang ada dari bebagai unit itu dikelolah oleh orang pusat, yang
mereka tidak mengataui sikon tempat tersebut
3
4
Kecepatan dalam hasil pengolahan data mungkin terkendala
Dalam system ini kemungkinan gaya dari pengolahan data cenderung
standar,sehingga sulit untk kreatif
b. Desentralisasi
Pengolahan data desentralisasi adalah pengolahan data dilakukan oleh
bidang –bidang organisasi yang bersifat fungsional otonomi. Fungsi organisasi
yang bersifat fungsional otonomi adalah akutansi, keuwangan, personalia, rised
dan pengembangan.
2
Keuntungan dan factor-faktor yang mendukung desetralisasi pengolahan
data dalam struktur organisasi adalah.
1) Pelayanan yang semakin baik, karena kepekaan terhadap kondisi lokasi.
Orang yang terlibat dalam pengolahan data betuk disentralisasi adalah mereka
yang paham dalam bidangnya.hal ini akan mampu meningkatkatkan pelayana
semakin baik, karena permasalahan yang dihadapi adalah permasalahan seharihari.
2) Kebijakan desentralisasi dalam manajemen
Manajemen pada tingkat tinggi akan lebih cenderung memberi tugas dan
wewenang serta tanggung jawab kapada bawahannya.termasuk didalamnya
pengolahan data.
3)
Kelangkaan yang sama di antara fungsi dan unut-unit organisasi yang
mempersulit dalam standarisasi system.
Pada dasarnya setiap unit dalam organisai jarang mempunyai kesamaan, baik
dalam fungsi, peran, pekerjaan dll. Ini berarti tidak mungkin mengembangkan
system yang seragam.
Kelemahan dalam system pengolahan data desentralisasi adalah
1)
Pengolhan data menggunakan banyak orang, sehingga jika satu unit kerja
lamban maka informasi akan berhasil dengan pelan
2)
Adanya menimbulkan kemalasan atau kurang tanggung jawab pada pihak
atasan yang selalu melempar tugas kebawahan
3)
Jika atasan membri tugas kebawahan yang kurang mengerti daan paham
tentang tanggung jawabnya maka tugas-tugas yang diberi kebawahan yang punya
bagian tadi tidak dapat diperoleh hasil yang memuaskan3[5]
c. Distsribusi
Dalam system pengolahan data distribusi data-data disebarkan kebagianbagian, kemudian bagian itu dikumpulkan dalam satu perkumpulan secara logiks
dan di awasi oleh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga
membentuk satu kesatuan.
Keuntungan bentuk pengolahan data distribusi adalah
1
Dapat menimbulkan biaya-biaya
System ini akan mampu memberikan penghematan daya-daya baik dalam bidang
personil. Hal ini tentu mengakibatkan semakin banyaknya dipakai system
distribusi ini.
2
Mempersingkat waktu respon untuk memperoleh data-data. Data yang yang
dioah dalam system distribusi adalah data yang di terima dari masing-masing unit.
Ini berarti memperoleh data-data lebih cepat.
3
Pengontrolan pada data lebih krits dan cermat
Pada masing-masing unit bertanggung jawab terhadap data-data dan kelangsungan
pengolahan data dan keberhasilannya, dengan di awasi oleh orang yang
mempunyai tingkatan yang leebih tinggi dari dari pada orang yang mengolah data
sehingga kecermatan dalam data-data yang kritis itu lebih tinggi.
4
3
Kempuan back up data yang lebih efektif
Dalam system ini back up data akan lebih efektif. Karena masing unit akan
bertanggung jawab terhadap pekerjaan dan kepentingan unit itu sendiri.
Kelemahan bentuk pengolahan data diteribusi
1
Dalah system ini pemamfaatan orang lebih banyak dan ada keterpaksaan
orang dalam mempokuskan tenaganya dalam mentyelesaikan pekerjaan dengan
cepat.
2
Jika terjadi keterlambatan dalam menyiapkan data oleh satu unit saja maka
informasi data bisa dikatakan gagal dalam kecepatannya.
3
Jika dalam pengawasan antara atasan dengan bawahan tidak sepaham maka
akan kemungkinan muncul komplik dalam perkumpulan yang menyatu tadi.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sistem pengolalan data merupakan kumpulan dari sub–sub yang saling
berhubungan satu sama lain secara harmonis dengan tujuan untuk mengolah
data yang berkaitan dengan masalah menjadi sistem informasi yang diperlukan.
Pengolahan data dapat dilakukan secara manual maupun dengan sistem
komputerisasi melalui berbagai aplikasi pengolah data. Pengolahan data
dilakukan dengan menggunakan metode tertentu.
Pengambilan keputusan informasi sangat penting, dalam pengolahan
data maka perlu di ambil metode yang tepat dan sesuai dengan kemampuan
oraganisasi atau suatu lembaga, maka disana butuh data-data yang digunakan
untuk di olah, butuh peninjauan data, penduplikasian data yang menghindari
kekeliruan, dan pengiriman data kepada orang yang perlu atau mebutuhkan
data itu.
B. Saran
Jika suatu informasi disusun dalam bentuk hal yang bagus dan sesuai
dalam bentuk-bentuk yang telah ditetapkan maka, system informasinya akan
berjaln dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Edhy Sutanta, 2003, System Imformasi Manajemen, Yokyakarrta: Graha Il
https://sussaann.wordpress.com/2013/05/18/pengolahan-data-dalam-sisteminformasi-manajemen-pendahuluan-1-latar-belakang/
http://trsrdw.blog.widyatama.ac.id/2016/02/14/manfaat-pengelolaan-data-daninformasi-bagi-perusahaan-atau-organisasi/
Susanto,Azhar.2004.Konsep Sistem Informasi dan Manajemen.LinggaJaya.Bandung
Pendahuluan
1. Latar Belakang
Sistem pengolalan data merupakan kumpulan dari sub–sub yang saling
berhubungan satu sama lain secara harmonis dengan tujuan untuk mengolah data
yang berkaitan dengan masalah menjadi sistem informasi yang diperlukan .
Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan
kesatuan nyata. Pengolahan data (data processing) adalah manipulasi data
kedalam bentuk yang lebih berarti berupa informasi, sedangkan informasi adalah
hasil dari kegiatan-kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih
berarti dari suatu kegiatan atau peristiwa.
Dalam keilmuan (ilmiah), fakta dikumpulkan untuk menjadi data. Data
kemudian diolah sehingga dapat diutarakan secara jelas dan tepat sehingga dapat
dimengerti oleh orang lain yang tidak langsung mengalaminya sendiri, hal ini
dinamakan deskripsi. Pemilahan banyak data sesuai dengan persamaan atau
perbedaan yang dikandungnya dinamakan klasifikasi. Perpaduan antara orang,
fasilitas, teknologi media, prosedur dan pengendalian yang bertujuan untuk
mengolah data menjadi informasi yang berguna sebagai dasar bagi pengambilan
keputusan yang tepat, disebut dengan sistem informasi. Sistem informasi yang
digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan harus
berkualitas. Informasi yang mempunyai kualitas baik dari sebuah sistem harus
memenuhi karakteristik-karakteristik tertentu.
Data memiliki fungsi yang sangat penting bagi kinerja dan kelancaran
kerja suatu perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau organisasi membutuhkan
penyusunan data yang baik agar dapat membantu para pimpinan/pengambil
kebijakan dalam menyusun rencana kegiatan dan mengambil sebuah keputusan.
Data yang baik dapat disusun dalam sebuah database (basis data). Database
memiliki
arti
penting
dalam
perusahaan
atau
organisasi
agar
dapat
mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa tugas dan fungsi setiap
perusahaan atau organisasi dalam rangka pencapaian rencana strategisnya.
Pengolahan data dapat dilakukan secara manual maupun dengan sistem
komputerisasi melalui berbagai aplikasi pengolah data. Proses pengolahan data
seperti memasukkan dan mengambil data dari dan ke media penyimpanan
memerlukan perangkat lunak semacam sistem manajemen basis data.
Pengolahan data dilakukan
dengan menggunakan metode tertentu,
sebelum mengolah data maka diadakan pengumpulan data untuk mencari data
yang diperlukan agar suatu system inpormasi yang dihasilkan nanti tepat dan tidak
mengada-ada. Dalam pengolahan data diperlukan proses dari awal hingga akhir
dan sampai pada informasi yang utuh, dalam proses tersebut perlu diperhatikan
unsur pengolahan data dan juga besar kapasitas informasi yang akan diperoleh.
Dalam pengolahan data, unsur-unsur itu dilakukan secara keseluruhan atau
diambil dan dipakai sebagian, terdapat juga metode-metode yang digunakan di
dalamnya, baik itu dalam organisasi atau perusahaan. Tentunya masing-masing
metode mempunyai kelemahan dan kekurangan.
2. Batasan Masalah
Dalam makalah ini, sesuai dengan judul maka kami akan membahas
masalah yaitu:
a. Pengertian dari pengelolaan data dari system inpormasi manajemen.
b. Proses pengelolaan data dan unsur-unsurnya.
c. Tujuan dan fungsi pengelolaan data.
d. Manfaat pengelolaan data dan informasi bagi perusahaan dan organisasi.
BAB II
Pembahasan
1. Pengertian Pengelolaan Data
Pengertian dari pengelolaan data adalah kegiatan atau operasi yang
direncanakan guna untuk mencapai tujuan. Dalam pengelolaan ini di dalamnya
ada kegiatan yang di lakukan oleh pengelola data guna untuk mencapai tujuan
yang telah direncanakan bersama ataupun secara pribadi. Dalam pengelolaan itu
melibatkan manusia sebagai pelaksana dan dapat menyimpan data yang ada dan
didapat dari informasi pengambilan keputusan, selain itu juga ada alat bantu
mungkin berupa computer yang yang ada di lapangan. Dengan alat bantu tersebut
semua data-data yang ada dapat diproses dan dijadikan sebuah informasi.
Sistem informasi akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi akuntansi
perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi.
Pengolahan data terdiri dari empat tugas utama , pengumpulan data, manipulasi
data , penyimpanan data, dan penyimpanan dokumen.
Pada pembahasan ini kita menggunakan diagram arus data untuk
mendokumentasikan SIA yang disebut system Distribusi. Sistem ini digunakan
oleh berbagai perusahaan seperti perusahaan manufaktur, pedagang besar dan
pengencer yang mendistribusikan produk kepada pelanggan mereka. Walau SIA
berorientasi data, SIA juga menghasilkan sejumlah informasi. Selain itu, SIA
menyediakan database yang berfungsi sebagai dasar subsistem CBIS lain.
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh system informasi
akuntansi (SIA) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan
perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi bagi pemakai di dalam
maupun di luar perusahaan.
Arus informasi ke lingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satusatunya CBIS yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap
elemen lingkungan kecuali pesaing.
2. Data Bagi Perusahaan atau Organisasi
Data memiliki fungsi yang sangat penting bagi kinerja dan kelancaran
kerja suatu perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau organisasi membutuhkan
penyusunan data yang baik agar dapat membantu para pimpinan/pengambil
kebijakan dalam menyusun rencana kegiatan dan mengambil sebuah keputusan.
Data yang baik dapat disusun dalam sebuah database (basis data). Database
memiliki
arti
penting
dalam
perusahaan
atau
organisasi
agar
dapat
mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa tugas dan fungsi setiap
perusahaan atau organisasi dalam rangka pencapaian rencana strategisnya.
Database karena fungsinya dianggap sangat penting, diantaranya :
Sebagai komponen utama dalam sistem informasi, karena merupakan
dasar dalam menyediakan informasi.
Untuk menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan,
sehingga informasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai
bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
Untuk mengatasi kerangkapan data (redundancy data).
Untuk menghindari terjadinya inkonsistensi data.
Untuk mengatasi kesulitan dalam mengakses data.
Sebagai bahan penyusun format yang standar dari sebuah data.
3. Sistem Informasi Bagi Perusahaan atau Organisasi
Begitu juga di instansi, ada bagian perencanaan, pengolahan, produksi,
pemasaran, keuangan dan sebagainya yang keseluruhan bekerja untuk mencapai
tujuan itu. Di setiap bidang tentu memiliki data dan informasi. Agar bermanfaat,
data dan informasi tersebut dikelola (manajemen) guna menunjang kebutuhan
para
pimpinan
(di
semua
level)
dalam
menjalankan,
mengelola
dan
mengendalikan instansi nya.
Pimpinan tingkat atas (top management) memiliki jenis keputusan yang bersifat
strategis, pimpinan tingkat menengah (middle management) memiliki keputusan
yang bersifat taktis, dan pimpinan tingkat bawah (lower management) memiliki
keputusan yang bersifat operasional, semuanya membutuhkan data dan informasi.
Menurut Pakar, Anwar (2004), manajemen data yang efektif (effective
management of the data) merupakan karakteristik yang perlu diperhatikan dalam
sistem informasi. Hal yang perlu dicermati meliputi waktu meng up-date file,
keakuratan dalam input data, pemeliharaan kesatuan data yang disimpan dalam
sistem, keperluan keamanan data yang sudah digunakan, serta fasilitas backup data yang baik.
Informasi
yang baik
adalah
informasi
yang diberikan sesuai dengan
kebutuhannya, baik pada kelengkapan materinya, waktu pemberian informasinya,
keakuratan datanya, dan sebagainya. Misalkan saja, pimpinan membutuhkan
informasi mengenai data jumlah perahu dan kapal serta nelayan dalam rangka
mengembangkan sebuah pelabuhan perikanan dan sebagainya.
Agar informasi dapat dilakukan secara cepat dan akurat, maka saat ini, tak ada
pilihan lain selain memanfaatkan komputer yang di dalamnya dibentuk sistem
basis data. Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kerjasama yang harmonis
antara manusia dan mesin (komputer). Sebisa dan seoptimal mungkin semua alatalat kantor dibuat berangkaian dengan komputer (office automation), misalkan
web, pemanfaatan e-mail, tele- conference, e-voice, internet, facs, dan sebagainya.
Ketersediaan dan kecepatan mendapatkan informasi merupakan “senjata” yang
ampuh dalam memenangkan persaingan global dewasa ini. Dengan semakin
sibuknya para pimpinan, jadwal kegiatan begitu ketat, menjadikan mereka tidak
sempat lagi membaca laporan yang bertumpuk dari setiap bagian di instansi nya.
Karenanya diperlukan suatu cara yang kini disebut dengan decision support
system (DSS), yaitu sistem komputer yang dapat membantu pimpinan dalam
mengambil keputusan yang relatif tepat dan cepat.
Sistem Informasi adalah pengelolaan Data, Orang/ Pengguna, Proses dan
Teknologi Informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses,
menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk
mendukung sebuah organisasi.
Sistem informasi digunakan untuk mendukung operasi-operasi manajemen yang
dilakukan oleh suatu organisasi. Operasi-operasi manajemen terdiri dari beberapa
tahap, yaitu :
1)
Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan adalah tahap awal dari suatu operasi dalam manajemen suatu
organisasi. Dalam tahap ini, organisasi tersebut merumuskan segala sesuatu
tentang operasi yang akan dilakukannya, diantaranya adalah : nama operasi, jenis
operasi, tujuan operasi, metode operasi, dan lain lain.
2)
Tahap Pengorganisasian
Dalam tahap ini, organisasi merencanakan teknis pelaksanaan operasi yang akan
dilakukan, pembiayaan, sumber daya yang dibutuhkan, penjadwalan, dan lainlain. Dalam beberapa literatur, tahap pengorganisasian ini dimasukkan dalam
tahap perencanaan
3)
Tahap Pelaksanaan
Dalam tahap ini semua rencana operasi dan pengorganisasian yang sudah
direncanakan dapat dilaksanakan. Semua kegiatan yang terkait dengan
pelaksanaan operasi dicatat, disimpan, dan diorganisasikan untuk keperluan
evaluasi hasil operasi.
4)
Tahap Pengendalian
Dalam tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah melakukan pengawasan terhadap
pelaksanaan operasi, apakah operasi yang berjalan sesuai dengan rencana atau
tidak.
Hasil
pelaksanaan
operasi
dilaporkan
untuk
keperluan
evaluasi
dan pengambilan keputusan berikutnya.
Peranan sistem informasi dalam mendukung operasi dalam suatu organisasi
adalah untuk mencatat, menyimpan, dan mengorganisasikan semua data yang
terkait dengan operasi tersebut, serta mengolah data-data tersebut menjadi
informasi yang dapat dilaporkan pada pihak-pihak yang membutuhkannya.
Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat penting di dalam suatu
organisasi. Tidak adanya suatu informasi, suatu organisasi tidak dapat berjalan
dengan efektif dan efisien. Informasi merupakan sebuah data yang telah diolah
sedemikian rupa sehingga menjadi bentuk yang bermanfaat untuk orang yang
menerimanya. Suatu system jika tidak terdapat informasi, maka tidak akan
berguna. Karena suatu system yang tidak mendapatkan informasi akan mengalami
kesusahan dan akhirnya berhenti. Sistem informasi secara umum mempunyai
beberapa peranan di dalam sebuah organisasi, yaitu :
1. Meminimalkan resiko ( Minimize risk )
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor – faktor keuangan.
Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspekaspek eksternal lain yang berada diluar kontrol perusahaan. Saat ini
berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk
mengurangi risiko-risiko yang
kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert
dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu
perusahaan
mengurangi
risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dal
am mengelola risiko yang dihadapi.
2. Mengurangi Kerugian ( Reduce Costs )
Peranan
teknologi
informasi
sebagai
katalisator
dalam
berbagai
usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpe
ngaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut
biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi
biaya-biaya kegiatan operasional yaitu :
Eleminasi Proses Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan
mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.
Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam
menghadapikeluhan pelanggan.
Simplifikasi
Proses
Berbagai
proses
yang
panjang
dan
berbelit-belit
(birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbaga
i komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs
perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
Integrasi
Proses
Teknologi
informasi
juga
mampu
melakukan
pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan
praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
Otomatisasi Proses Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan
tawaran klasik dari teknologi informasi.
3. Memberi Nilai ( Add Value )
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan
value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekeda
r untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas
sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka
panjang.
4. Membuat Arena Bersaing ( Create New Realities )
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya
teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru
bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacam
e-
commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya
merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era
globalisasi informasi.
4. Keuntungan
dan
Kerugian
Penggunaan
Sistem Informasi
Perusahaan atau Organisasi
Keuntungan :
1. Dapat dilakukan secara otomatis
2. Menghemat waktu
3. Dapat menghemat biaya promosi dan pemasaran
4. Pengambilan keputusan yang tepat
Faktor pengaruh penggunaan Sistem Informasi
1. Pengaruh ekonomi internasional dan persaingan global; transaksi
takterbatas pada tempat berbeda
2. Perkembangan teknologi;
3. Batas waktu yang semakin singkat
4. Kendala sosial;
5. Fungsi Dasar dan Tujuan Pengelolaan Data
a. Mengambil program dan data (masukan / input)
b. Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan
dalam
c. Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan
d. Menyimpan hasil sementara dan hasil akhir pengolahan.
e. Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan
Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara
record perusahaan yang akurat danup-to-date.
6. Manfaat Teknologi Sistem Informasi
Oleh sebab pentingnya pengelolaan data dan informasi bagi perusahaan,
maka dibutuhkan suatu sistem manajemen pengelolaan data dan informasi yang
dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang berguna untuk
peningkatan efektivitas, efisiensi, dan produktifitas kinerja perusahaan atau
organisasi. Pengelolaan data yang baik perlu dilakukan agar data-data penting
suatu perusahaan dapat disimpan dengan baik ditempat aman, yang nantinya
dapat digunakan jika dibutuhkan. Secara umum manfaat pengelolaan data dan
informasi dengan memanfaatkan teknologi sistem informasi dapat kita uraikan
sebagai berikut ;
a. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi dan sistem informasi,
pengelolaan data yang baik bermanfaat untuk meningkatkan kinerja perusahaan
agar lebih efisien sehingga perusahaan dapat menjalan strateginya, mulai dari
akuntansi hingga penelusuran order pelanggan dengan lebih menghemat waktu,
biaya, bahkan dapat membuat laporan dari jarak jauh. Sistem informasi dapat
memproses data, memproses transaksi bisnis, mengontrol industrial dan
mendukung komunikasi serta produktivitas perusahaan secara efisien.
b. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis
Penggunaan ATM dalam perbankan merupakan contoh baik dari inovasi
teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat
memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka. Penekanan utama
dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran kedalam
hubungan antara suatu perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebagai
contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan
terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen penerbangan oleh sebuah
perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan
sistem reservasi terkomputerisasi, maka mereka akan segan untuk menggunakan
sistem reservasi dari perusahaan penerbangan lain.
c. Membangun Basis Pengolahan Informasi Strategis
Dengan munculnya perkembangan teknologi sistem informasi, maka akan
memberikan
dorongan
bagi
perusahaan
untuk
membangun
basis-basis
pengolahan dan penyimpanan sumber-sumber informasi dengan strategis yang
akan digunakan untuk pekerluan perusahaan dalam strategi bersaing. Basis
teknologi
informasi
mengembangkan
yang
jaringan
dimaksud
adalah
telekomunikasi,
informasi, dan melatih pengguna.
hardware
menyewa
dan
software,
spesialisasi
sistem
d. Mendukung Pengambilan Keputusan Manajerial
Salah satu manfaat dari sistem informasi manajemen adalah untuk
mempermudah pengaturan manajemen dan menunjang proses pengambilan
keputusan karena sistem tersebut menyediakan informasi bagi manajemen
perusahaan. Pentingnya informasi dalam proses pengambilan keputusan bagi
seorang pemimpin perusahaan, seorang pemimpin akan sangat memerlukan
informasi ketika mengambil suatu keputusan, keputusan tanpa didasari oleh
informasi memadai akan dapat berakibat fatal dan tidak dapat mencapai tujuan
dengan baik.
Uraian diatas hanyalah sebagian kecil dari banyaknya manfaat mengelola
data dan informasi bagi sebuah perusahaan, manfaat lainnya akan lebih terasa
saat kita benar-benar memanfaatkan teknologi dan informasi untuk mengelola
data baik itu dalam sebuah perusahaan, organisasi, maupun pribadi yang
digunakan untuk kebutuhan sehari-hari.
Demikianlah beberapa manfaat dari pengelolaan data dan informasi
dengan memanfaatkan teknologi yang dapat diuraikan, semoga dapat bermanfaat.
7. Unsur-Unsur Pengelolaan Data
Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau
sebagian dari unsur-unsur pengelolaan data berikut:
a. Pengumpulan Data (Data Capturing)
Pengelolaan data merupakan aktifitas penangkapan data dari dalam
dokumen dasar. Dokumen ini merupakan lembaran isian data yang diisi oleh
petugas atau orang lain secara langsung. Tentang dokumen diisi dan dirancang
dengan jelas, mudah diisi dan dapat meminimalisir kesalahan data.
b. Pembacaan (Reading)
Pembacaan data adalah proses pembacaan data dari dokumen dasar yang
digunakakn agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacaannya dapat
dilakukakn secara manual atau dengan menggunakan alat bantu berupa mesin.
c. Pemeriksaan (Verifying)
Pemeriksaan perlu dilakukan, hal ini bertujuan untuk menghindari
kesalahan dari data yang dibaca dari dokumen dasar.
d. Perekaman (Recording)
Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang dibacakan dan
diferifikasikan kedalam alat penyimpanan berupa memori penyimpanan. Dalam
system computer dapat disimpan data dimemori sekunder berupa disk, hard-disk
dan lainnya.
e. Penggolongan (Classifying)
Penggolongan informasi perlu dilakukan untuk memenuhi kebuthan
informasi berdasarkan klasifikasi tertentu.
f. Pengurutan (sorting)
Sorting selalu digunakan dalam pengelolaan data. Data-data itu perlu diurutkan
agar informasi yang dihasilkan dapat dipahami, memudahkan pembaca dan
pencarian informasi yang disajikan.
g. Peringkasan (Sumarizing)
Peringkasan data dimaksud sebagai operasi untuk menghilangkan
kemunculan data yang sama atau berulang dari sekumpulan rincian data sebagi
basis data yang tersimpan dalam memory.
h. Pehitungan (Calculating)
Perhitungan merupakan proses pengolahan data yang melibatkan seluruh
operasi aritmatika.
i.Perbandingan (Comparing)
Data-data dalam basis sumber data-data yang ada perlu dibandingakan
dengan data-data yang lain untuk mengetahui posisi dan kondisi data dalam
kesimpulan data yang direkam.
j.Pemindahan (Transmitting)
Dalam suatu system jaringan computer perlu ada pengiriman data dari satu
terminal ke terminal lain melalui media tranmisi data intuk diproses lebih lanjut.
k. Penampilan Kembali (Retrieving)
Pada prinsipnya informasi yang ada merupan penampilan hasil kembali
dari data-data yang telah disimpan disuatu tempat penyimpanan sebelumnya, dan
untuk menapilan kembali diusahakan data-data itu dapat ditampilkan dengan
cepat.
l.Penggandaan (Reproductiont)
Penyajian
informaasi,
khususnya
dalam
bentuk
hardcopy
perlu
dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirim ke seluruh pemakai, dengan
tujuan agar infomasi itu tidak hilang.
m. Penyebarluasan (Distribution)
Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media komunikasi data atau
dikirim dalam bentuk hardcopy kepada setiap pemakai dalam setiap daftar
tebusan laporan.
8. Manfaat Pengelolaan Data dan Informasi Bagi Perusahaan atau
Organisasi
a. Data Bagi Perusahaan atau Organisasi
Data memiliki fungsi yang sangat penting bagi kinerja dan kelancaran
kerja
suatu
perusahaan
atau
organisasi.
Perusahaan
atau
organisasi
membutuhkan penyusunan data yang baik agar dapat membantu para
pimpinan/pengambil kebijakan dalam menyusun rencana kegiatan dan
mengambil sebuah keputusan. Data yang baik dapat disusun dalam
sebuah database (basis data).
Database memiliki arti penting dalam perusahaan atau organisasi agar
dapat mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa tugas dan fungsi setiap
perusahaan atau organisasi dalam rangka pencapaian rencana strategisnya.
Database karena fungsinya dianggap sangat penting, diantaranya:
1). Sebagai komponen utama dalam sistem informasi, karena merupakan dasar
dalam menyediakan informasi.
2). Untuk menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan,
sehingga informasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan
bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya.
3). Untuk mengatasi kerangkapan data (redundancy data).
4). Untuk menghindari terjadinya inkonsistensi data.
5) Untuk mengatasi kesulitan dalam mengakses data.
6). Sebagai bahan penyusun format yang standar dari sebuah data.
9. Kegunaan Data dan Informasi
a. Sebagai bahan/alat dalam pengambilan keputusan;
b. Menentukan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan;
c. Alternatif/metode untuk melaksanakan kegiatan;
d. Seberapa besar lingkup kegiatan;
e. Penentu SDM pelaksanaan kegiatan;
f. Berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan;
g. Kapan waktu yang tepat untuk memulai kegiatan;
h. Dapat memprediksi besaran anggaran yang dibutuhkan.
10. Empat golongan besar alat pengelolaan data
a. Peralatan manual : yaitu peralatan pengolahan data yang sangat
sederhana, dan faktor terpenting dalam pemakaian alat adalah
menggunakan tenaga tangan manusia
b. Peralatan Mekanik: yaitu peralatan yang sudah berbentuk mekanik yang
digerakkan dengan tangan secara manual
c. Peralatan Mekanik Elektronik : Peralatan mekanik yang digerakkan oleh
secara otomatis oleh motor elektronik
d. Peralatan Elektronik : Peralatan yang bekerjanya secara elektronik penuh
11. Metode Pengelolaan Data
Ada empat metode yang digunakan dalam system pengolahan data yaitu:
a. Metode Manual
Dalam metode ini semua proses pengolahan data dilakukan dengan tangan
dan menggunakan alat bantu yang sederhana seperti pensil, pulpen, penggaris,
kertas kerja dan lain-lain.
b. Metode Elektromaknetik
Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara manual dan dibantu
mesin elektronik sederhana. Contoh seorang kariyawan yang bekerja dengan
menggunakan mesin cetak kolom.
c. Metode System Waarkat
Dalam system ini pengolahan data dilakukan dengan system warkat,
prinsip kerja system ini adalah data-data mengenai suatu objek dicatat dalam suatu
kartu dengan menggunakan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung
sejumlah data-data objek yang sama digabung untuk membentuk suatu berkas file.
d. Metode Elektronik Komputer
Dalam metode ini keseluruhan proses data diolah dan dibantu dengan
menggunakan alat yang makin tahun makain bertambah canggih yaitu computer.
Semua data di input dan diolah berdasarkan kebutuhan yang diperoleh dan di
lakukan juga penyimpanan agar suatu saat data itu dibutuhkan tinggal dibuka
dengan segera dan cepat1[3].
Ada beberapa hal yang perlu dilihat dalam menentukan metode
pengolahann data yang tepat menurut seorang system analyst untuk mampu
memahami syarat-syarat pengolahan maupun kemampuan-kemampuan yang ingin
dicapai dari setiap metode yang dipilih yaitu:
1. Volume unsure-unsur data yang dimuat
2. Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan
3. Batasan waktu pengolahan
4. Tuntutan perhitungan
12.
Bentuk
Pengolahan
Data
Dalam
Sturktur
Organisasi
Sistem impor masi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi tiga
bagian ,yaitu Sentralisasi, Disentralisasi dan Distribusi. Tentu saja dalam sitiap
betuk system itu mempunyai kelebihan dan kekurangan antara yang satu dengan
yang lain. Oleh karena itu bentuk pengolahan data yang tepat untuk mengolah
suatu data perlu dipertimbangkan dan dipilih agar suatu informasi yang dihasilkan
efektif dan sesuai dengan bentuk organisasi yang melaksanakanya.
1
a. Sentraliasasi
Pengolahan data sentralisasu adalah suatu pengolahan data yang dilakukan
oleh suatu bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yaitu bagian pengolahan
data elektronik dan dibawak kendali pimpinan pusat. Atau dapat juga dilakukan
oleh
Suatu biro jasa diluar organisasi yang merupakan suatu
perusahaan
terpisah diluar organisasi yang memberikan pelayanan untuk mengolah
data.
Fasilitas pembangunan waktu bersama yang diberi atau disewa bersama
Suatu susunan manajemen pasilitas dimana suatu perusaaan mengambil
alih pelaksanan operasi pengolahan data dalam organisasi tersebut.
Bentuk pengolahan data sentralisasi dalam sturktur organisasi mempunyai
keuntngan dak factor pendukung.
1. Penghematan khusus dalam pengadaan personalia
Dalam system sentaralisasi dalam pengadaan personalia untuk pengolahan data
difokuskan pada bagian pengolahan data elektronik.masing-masing unit cukup
dilengkapi dengan sebuah terminal yang digunakan untuk mengakses data. Dari
server pusat.
2
Penghematan karena meniadakan pengembangan system yang ganda.
Dalam system sentaralisasi pengembanan system dapat dilakukan sekaligus oleh
pengolahan data elektronik. Oleh karenanya pengadaan system yang ganda dapat
dihindari.
3
Mamfaat karna standarisasi
Pengembangan system dalam sentralisasi dilakukan oleh satu pihak saja, yaitu
bagian pengolahan data sentralisasi, hal ini akakn memberikan keuntungan karena
gaya desain system pengolahannya cenderung standar,
4
Mamfaat karna system yang seragam
Adanya keuntungan yang standar akan memberikan keuntungan berupa
keseragaman desain system2[4].
Kekurangan dalam pengolahan data sentralisasi
1
Pengolahan data dilakukan oleh satu orang yang memungkinkan tingkat
keefektifannya diragukan.
2
Data-data yang ada dari bebagai unit itu dikelolah oleh orang pusat, yang
mereka tidak mengataui sikon tempat tersebut
3
4
Kecepatan dalam hasil pengolahan data mungkin terkendala
Dalam system ini kemungkinan gaya dari pengolahan data cenderung
standar,sehingga sulit untk kreatif
b. Desentralisasi
Pengolahan data desentralisasi adalah pengolahan data dilakukan oleh
bidang –bidang organisasi yang bersifat fungsional otonomi. Fungsi organisasi
yang bersifat fungsional otonomi adalah akutansi, keuwangan, personalia, rised
dan pengembangan.
2
Keuntungan dan factor-faktor yang mendukung desetralisasi pengolahan
data dalam struktur organisasi adalah.
1) Pelayanan yang semakin baik, karena kepekaan terhadap kondisi lokasi.
Orang yang terlibat dalam pengolahan data betuk disentralisasi adalah mereka
yang paham dalam bidangnya.hal ini akan mampu meningkatkatkan pelayana
semakin baik, karena permasalahan yang dihadapi adalah permasalahan seharihari.
2) Kebijakan desentralisasi dalam manajemen
Manajemen pada tingkat tinggi akan lebih cenderung memberi tugas dan
wewenang serta tanggung jawab kapada bawahannya.termasuk didalamnya
pengolahan data.
3)
Kelangkaan yang sama di antara fungsi dan unut-unit organisasi yang
mempersulit dalam standarisasi system.
Pada dasarnya setiap unit dalam organisai jarang mempunyai kesamaan, baik
dalam fungsi, peran, pekerjaan dll. Ini berarti tidak mungkin mengembangkan
system yang seragam.
Kelemahan dalam system pengolahan data desentralisasi adalah
1)
Pengolhan data menggunakan banyak orang, sehingga jika satu unit kerja
lamban maka informasi akan berhasil dengan pelan
2)
Adanya menimbulkan kemalasan atau kurang tanggung jawab pada pihak
atasan yang selalu melempar tugas kebawahan
3)
Jika atasan membri tugas kebawahan yang kurang mengerti daan paham
tentang tanggung jawabnya maka tugas-tugas yang diberi kebawahan yang punya
bagian tadi tidak dapat diperoleh hasil yang memuaskan3[5]
c. Distsribusi
Dalam system pengolahan data distribusi data-data disebarkan kebagianbagian, kemudian bagian itu dikumpulkan dalam satu perkumpulan secara logiks
dan di awasi oleh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga
membentuk satu kesatuan.
Keuntungan bentuk pengolahan data distribusi adalah
1
Dapat menimbulkan biaya-biaya
System ini akan mampu memberikan penghematan daya-daya baik dalam bidang
personil. Hal ini tentu mengakibatkan semakin banyaknya dipakai system
distribusi ini.
2
Mempersingkat waktu respon untuk memperoleh data-data. Data yang yang
dioah dalam system distribusi adalah data yang di terima dari masing-masing unit.
Ini berarti memperoleh data-data lebih cepat.
3
Pengontrolan pada data lebih krits dan cermat
Pada masing-masing unit bertanggung jawab terhadap data-data dan kelangsungan
pengolahan data dan keberhasilannya, dengan di awasi oleh orang yang
mempunyai tingkatan yang leebih tinggi dari dari pada orang yang mengolah data
sehingga kecermatan dalam data-data yang kritis itu lebih tinggi.
4
3
Kempuan back up data yang lebih efektif
Dalam system ini back up data akan lebih efektif. Karena masing unit akan
bertanggung jawab terhadap pekerjaan dan kepentingan unit itu sendiri.
Kelemahan bentuk pengolahan data diteribusi
1
Dalah system ini pemamfaatan orang lebih banyak dan ada keterpaksaan
orang dalam mempokuskan tenaganya dalam mentyelesaikan pekerjaan dengan
cepat.
2
Jika terjadi keterlambatan dalam menyiapkan data oleh satu unit saja maka
informasi data bisa dikatakan gagal dalam kecepatannya.
3
Jika dalam pengawasan antara atasan dengan bawahan tidak sepaham maka
akan kemungkinan muncul komplik dalam perkumpulan yang menyatu tadi.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sistem pengolalan data merupakan kumpulan dari sub–sub yang saling
berhubungan satu sama lain secara harmonis dengan tujuan untuk mengolah
data yang berkaitan dengan masalah menjadi sistem informasi yang diperlukan.
Pengolahan data dapat dilakukan secara manual maupun dengan sistem
komputerisasi melalui berbagai aplikasi pengolah data. Pengolahan data
dilakukan dengan menggunakan metode tertentu.
Pengambilan keputusan informasi sangat penting, dalam pengolahan
data maka perlu di ambil metode yang tepat dan sesuai dengan kemampuan
oraganisasi atau suatu lembaga, maka disana butuh data-data yang digunakan
untuk di olah, butuh peninjauan data, penduplikasian data yang menghindari
kekeliruan, dan pengiriman data kepada orang yang perlu atau mebutuhkan
data itu.
B. Saran
Jika suatu informasi disusun dalam bentuk hal yang bagus dan sesuai
dalam bentuk-bentuk yang telah ditetapkan maka, system informasinya akan
berjaln dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Edhy Sutanta, 2003, System Imformasi Manajemen, Yokyakarrta: Graha Il
https://sussaann.wordpress.com/2013/05/18/pengolahan-data-dalam-sisteminformasi-manajemen-pendahuluan-1-latar-belakang/
http://trsrdw.blog.widyatama.ac.id/2016/02/14/manfaat-pengelolaan-data-daninformasi-bagi-perusahaan-atau-organisasi/
Susanto,Azhar.2004.Konsep Sistem Informasi dan Manajemen.LinggaJaya.Bandung