Prosedur Operasi Standard SOP Sistem Pen (1)

PROSEDUR OPERASI
STANDARD
[SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH] zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

KEMENTERIAN
PENDIDIKAN
•

MALAYSIA zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Isi Kandungan

1

Pengenalan

2

Peranan dan Tanggungjawab

3

4

5

1

2.1

Sistem Pengurusan Sekolah

2

2.2

Modul Pengurusan Sekolah

3

2.3

Modul Pengurusan Guru

4

2.4

Modul Pengurusan

5

Murid

Jawatankuasa Pengurusan Maklumat
6

3.1

Kementerian Pendidikan

3.2

Jabatan Pendidikan Negeri

7

3.3

Pejabat Pendidikan Daerah

8

3.4

Sekolah

9

Struktur Organisasi
Maklumat

Malaysia

Keahlian

Jawatankuasa

Pengurusan

4.1

Jawatarikuasa Pengurusan Maklumat Kementerian

11

4.2

Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Negeri

12

4.3

Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Daerah

13

4.4

Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah

14

Carta Alir Proses Kerja
5.1

Kementerian Pendidikan Malaysia

15

5.2

Jabatan Pendidikan Negeri

15

5.3

Pejabat Pendidikan Daerah

16

5.4

Sekolah

16

6

Pegawai Yang Boleh Dihubungi

17 zyxwvutsrqponmlkjihgfe

7

Penutup

17

•

KEMENTERJAN
PEN DIDI KAN
MALAYSIA

PROSEDUR OPERASI STANDARD

S1sTEM PENGURUSAN 5EKOLAH zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLK

1. zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
PENGENALAN

Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) mula dilaksanakan di semua sekolah mulai 1
Januari 2015 menerusi Surat Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bil. 21/2014:
Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) bertarikh 24 Disember 2014. Garis
Panduan Pelaksanaan SPS disertakan bersama-sama surat siaran tersebut sebagai
panduan umum pelaksanaan SPS pada semua peringkat.

Prosedur Operasi Standard (POS) ini bertujuan untuk menjelaskan secara terperinci
peranan dan tanggungjawab dalam pelaksanaan SPS dan penyediaan data rasmi
serta data operasi bagi keperluan pendidikan.

Data Rasmi adalah data yang telah ditentusah oleh pemilik data dan dikeluarkan
oleh sektor/unit yang telah dilantik sebagai pembekal data rasmi organisasi atas
tujuan pengurusan pendidikan di peringkat Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM),
Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) dan Sekolah.

Data Operasi adalah data yang telah ditentusah dan digunakan untuk melaksanakan
operasi

pentadbiran

harian

di

peringkat

Bahagian/JPN/PPD/Sekolah

yang

dikeluarkan oleh pemilik data.

I

Muka Surat zyxwvut1 srqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

e

cu

c

cu c
~ cu

c:.!::
c .c
O"C

o~
cc
Cl)

Cl)

o, o,

•

•

..c

~
Cl)

cu

.....

c

ro -

e

E~

cu

~

-0 ··- .::£
c
.c

"C
"C

..::.:: Q)
:J _.

eCl)

..... c

.....cu

.0

c

cu

:-;?

g

c ro
ro O>

e,

E
o
Q) .::£

.c
'Q)

c,

•

•

•

"i::
Cl)
C)
Cl)

z

-enen
o,

-:::c

c

cu

e

"C
"C

L.

~

c



o
e
z



•

•

•

en •

•

•

'i::

..c
~

z

.:.c:

Cl)
C)
Cl)

c

cu
.:.c:

:-5!
"'O

c

0

Cl)

en
c

cu

(/)

::::J
a..
::::J

Cl)

g

c

a..

a..

JS
cu
.a

...,cu

(9

z



cu

c

.a

::>
0::

.c:

0
.:.c:

c

e

•

•

Cl)

a..

0
.....
.:.c:

Cl)

..c
~
0

::>
0::
::>

cu
.:.c:

·-

.:.c:

"'O

en

z
w
a..

"O

cu
c cu zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
(/)

c

(9

_J

::>

C)

0

~

Cl)

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

G>·-

a.. (/)
c~

cu ·- cu

:!
.....~
e
Cl)

ECl)
:::s:::

::::J
a..

g

cCl)

a..
c

cu

·acu

c
cu
..c 'i::
cu cu

co :::c

•

• zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Lt)

e

.se0 ·"Cl
...
::I
Q)

a.

.c

...
c

~

·:E-

"C

c(1)

____

.. .,,..-.. -

-

a.
......

(U

.c

·a.(U
(1)

"C

'i::
::I

:!!!:
(U

3:

..c:

w

(U

~

;!:

e

:::>

(U

~

·-:E

"C

c(1)

a.
c

c
0:::

=>

::!!:

:;

c

e
(U
..c c(U
EQ) .!!!
(/)

a.

(1)

Co (/)

::I

..,

E
~ (1)
Q)
(/) ~

::I

c

(U

•

•
ro

c:
(U
c:

...

.c
(U

·-

c

......
(U

(U

(ll

(ij

(1)

~ 0. :J
(ll -0
(/) :;:; 0

(1)
C)
(1)

c

·(/)

•

·;::::

z

•

c:t:
c
(ll
c
(ll
(/) :J
:J (ll
:J
:J (ll
.... ~-oE
'(ll ·Q. ::::l E
-c -0
0 -0
Q) t zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
2 c (ll Ol (/)(ll
ro E·>. (1) (ll (ll
:;:; c
(1) (1)
I
C>-0(1)
E c '.5
(1) c ::::l (/) 0. (ll
~.~ E
E ro (1) '.5 ..c ro E
(ll
(/) c
-_E E e» (/)m- (ll (/)ro
c ~ (ll
(/)E(l)c
Q) (/)
(ll
:J-o(i)c
::::l
(1)
(/) Q. 2
:;
(1) Q) 0.
cc
.0 2
..::.::: 0 ::::l
(1) (1)
·oiEo.0) or
c
(ll
::::l
c E :-Q ro co
(1) c c
(1) c ·-0
(1)(1):;~
::::? (1)
(1)
::::?ro(i)O
Q. 0.
-o (/) E ~©E~
(/)
(ll

(1)
(U

(U

•
E -o

(U

c

::!!!:

~:g::::l

E

(1)

a; 'iii E -o
>. (ll (ll ·c..::.::: - '(1) t;:: (ll
:J
·- -o E
E Qi ro
• > ...... c
(/)

......

(ll

::::iro-O(/)
:; ::::l c
Ol .o (1)

(ll

2
:J
c E E en
(1) (1) (1) c
~Ea;~

•

c

(ll

::::i-

'0

::::l
(ll
_-a
c 0 -0
ro E ·-

o. E ~
~c~
(1)

(ll

(/) 3
..c '-

(ll

E
(ll

::::l (/)
(/) Ol
:::JC
I
C
Q) C1l C1l
(ll

c
o, E ·-......
(1)
c C1l C1l (ll
(1)-

::::? -0C1l

•

~~
(1) (1)

.0

E c '.5
~.~ E
C1l (/) c
c ~ C1l

C1l (1) (/)
(/) 0. ::::l
..::.::: 0 :;
.!!! Ol Ol
(1)
~

.0

cc
(1)

(1)

0. Q.

•

z


0:::
=>

o
z

w
a.
..J
=>
0

0
::!!:

c:

cv ra
..c: ·;::::
ra ra zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
m :c zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
• zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
• zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

•

3.

KEMENTERIAl"\J"
PENDID110\N
MALAYSIA

JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT

Jawatankuasa
menentusahkan

Pengurusan

Maklumat berfungsi bagi membincang,

data dan maklumat

maklumat yang telah ditentusahkan

menyemak dan

yang terdapat di dalam SPS. Segala data dan
boleh dikeluarkan sebagai data rasmi KPM, JPN,

PPD dan Sekolah.

3.1. zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Kementerian (JPMK)
(a) Terma Rujukan
(i)

Menjadi peneraju utama dan mekanisme inisiatif ICT bagi program
pengintegrasian
sistem-sistem
aplikasi
yang terdapat disemua
agensi/Bahagian KPM.

(ii)

Menggubal. dasar dan menentu hala tuju sistem dan pangkalan
tDnggaT untuk semua sekolah KPM (single entry point).
-

(iii)

Membincang
dan menerima pelan tindakan peluasan SPS dan
mengesyorkan tindakan-tindakan pembetulan serta perekayasaan.

(iv)

Membincang
dan menerima laporan dan syor
Jawatankuasa
Pelaksana
seperti Jawatankuasa
Pendidikan (JKMAP) dan lain-lain.

(v)

Menetapkan
komponen.

(vi)

Mengesyorkan bentuk penilaian/kajian berhubung dengan kemajuan
SPS oleh Bahagian-Bahagian KPM yang berkaitan.

(vii)

Membuat
pelaporan,
permohonan
dan
cadangan
kepada
Jawatankuasa Tertinggi KPM untuk pertimbangan dan kelulusan yang
sewajarnya.

(viii)

Menimbang
dan meluluskan
sebarang
dasar,
aktiviti/program,
justifikasi kewangan dan lain-lain keperluan yang berkaitan dengan
SPS dari semasa ke semasa.

(ix)

garis panduan dan instrumen

data

daripada setiap
Maklumat Asas

pemantauan SPS mengikut

Memastikan zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
Data Dictionary Pendidikan (DDP) selari dengan Data
Dictionary Sektor Awam (DDSA).

(b) Bidang Tugas
•

Akauntabiliti

kepada KPPM

•

Melaksanakan tiga (3) kali mesyuarat setahun (Februari,
September) minggu keempat

Mei,

Muka Surat

I zyxwvut
6 srqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFE

KEMENTERIAN
PENDIDIKAN
MALAYSIA

•

Menyelaras aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan
(verifikasi), penentusahan dan penganalisisan data negeri

•

Memastikan

•

Menyelaras data dan maklumat

•

Memantau pengoperasian

•

Menyediakan

•

Melaksanakan

•

Menyediakan

penyimpanan dan keselamatan data

peruntukan

bersama dengan bahagian berkenaan

SPS di JPN, PPD dan sekolah
untuk latihan Guru Data dan JU

audit data peringkat KPM
statistik data KPM

(c) Keahlian
Pengerusi

Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

Timbalan Pengerusi

Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
(Sektor Dasar dan Pembangunan Pendidikan)
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran
(Sektor Operasi Pendidikan)

Malaysia

Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan)
Ahli

•
•
•
•
•
•
•
•

•
•
•
•
•
•
•
•
•
Urus Setia

Rektor lnstitut Pendidikan Guru (IPGM)
Pengarah, Sahagian Perancangan dan
Penyelidikan Dasar Pendidikan
Pengarah, Sahagian Pengurusan Sekolah
Harian
Pengarah, Sahagian Pendidikan Islam
Pengarah, Sahagian Sukan
Pengarah, Sahagian Kokurikulum dan
Kesenian
Pengarah, Sahagian Pendidikan Khas
Pengarah, Sahagian Pengurusan Sekolah
Serasrama Penuh dan Sekolah
Kecemerlangan
Pengarah, Sahagian Pendidikan Teknik dan
Vokasional
Pengarah, Sahagian Pendidikan Swasta
Pengarah, Sahagian Teknologi Pendidikan
Pengarah, Lembaga Peperiksaan
Setiausaha Sahagian, Sahagian Kewangan
Setiausaha Sahagian, Sahagian
Pengurusan Sumber Manusia
Setiausaha Sahagian, Sahagian
Pengurusan Maklumat
Setiausaha Sahagian, Sahagian
Pembangunan Pelajaran
Setiausaha Sahagian, Sahagian Perolehan
dan Pengurusan Aset

SPPDP bersama SPSH dan SPM

I

Muka Surat zyxwvut
7srqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

•

KEMENTERJAN
PENDIDIKAN
MALAYSIA

3.2. zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Negeri (JPMN)

(a) Bidang Tugas
•

Akauntabiliti kepada KPM

•

Melaksanakan

empat

(4) kali

mesyuarat

setahun

(Februari,

Mei,

Ogos, November) minggu ketiga
•

Menyelaras

aktiviti

pengumpulan,

(verifikasi), penentusahan

pengemaskinian,

dan penganalisisan

penyemakan

data daerah

•

Memastikan

penyimpanan dan keselamatan data

•

Menyelaras data dan maklumat bersama dengan unit-unit berkenaan

•

Memantau pengoperasian SPS di PPD

•

Menyediakan

•

Melaporkan audit data peringkat JPN

•

Menyediakan statistik data JPN

keperluan peruntukan untuk latihan pengurusan data

(b) Keahlian
Pengerusi

Pengarah

Timbalan Pengerusi

Timbalan

Ahli

•

•
•
•

•

•

•

•

•
•
•
•
•

•
•
•

•
•
•
•

•
•
•

Urus Setia

Pengarah

Semua Ketua Sektor zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQP
KPP Sahagian Teknologi Pendidikan Negeri
Semua PPD
Ketua Unit Maklumat
Ketua Unit Menengah
Ketua Unit Rendah
Ketua Unit Prasekolah
Ketua Unit Hal Ehwal Murid
Ketua Unit Sukan
Ketua Unit Kokurikulum
Ketua Unit Pendidikan Khas
Ketua Unit Pembangunan dan Bekalan
Ketua Unit Pendidikan Islam
Ketua Unit lnstitusi Pendidikan Agama
Ketua Unit Perjawatan dan Perkhidmatan
Ketua Unit Naik Pangkat
Ketua Unit Latihan dan Kemajuan Staf
Ketua Unit Perolehan dan Pengurusan Aset
Ketua Unit Perhubungan dan Pendaftaran
Ketua Unit Penilaian
Ketua Unit Peperiksaan
Ketua Unit Kaunseling
Ketua Unit Swasta

SPMICT
Muka Surat

I zyxwvutsrqponml
8 kjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIH

KEMENTERJAN

PEN DIDI KAN
•

MALAYSIA

3.3. zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD)

(a) Bidang Tugas
•

Akauntabiliti kepada JPN/KPM

•

Melaksanakan empat (4) kali mesyuarat setahun (Februari, Mei,
Ogos, November) minggu kedua

•

Memastikan aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan
(verifikasi), penentusahan dan penganalisisan data daerah

•

Memastikan penyimpanan dan keselamatan data

•

Menyelaras data dan maklumat bersama dengan unit-unit berkenaan

•

Memantau

•

Membentuk kumpulan JU Daerah

•

Menganjurkan

•

Membimbing guru data

•

Melaporkan audit data SPS

•

Menyediakan statistik data peringkat PPD

pengoperasian SPS di sekolah

latihan peningkatan

kemahiran JU

(b) Keahlian
Pengerusi

Pegawai Pendidikan Daerah

Timbalan Pengerusi

Timbalan Pegawai Pendidikan

Ahli

Pegawai Yang Bertanggungjawab
• Pengurusan Maklumat
• Pengurusan Guru
• Pengurusan Murid (Asrama, Biasiswa,
SPBT dll)
• Pengurusan Prasekolah
• Pengurusan Teknik dan Vokasional
• Pembangunan
• Pendidikan Islam
• Pengurusan Pendidikan Khas
• Pengurusan Sukan (Jurulatih Sukan)
• Pengurusan Kokurikulum (Jurulatih
Seni)
• Pendidikan Swasta
Penyelaras

Urus Setia

Daerah

Pusat Kegiatan Guru

Unit Pengurusan Maklumat

Muka Surat I zyxwvut9srqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

•

KEMENTFRIAN
l'ENDIDIMN
MALAYSIA

3.4.

Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah

(a) Bidang Tugas
•

Akauntabiliti kepada PPD/JPN/KPM

•

Melaksanakan empat (4) kali mesyuarat setahun (Februari,
Ogos, November) minggu pertama

•

Melaksanakan aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan
(verifikasi), penentusahan dan penganalisisan data sekolah

•

Memastikan penyimpanan

•

Mematuhi tarikh aktiviti pengumpulan maklumat dilaksanakan
mengikut jadual yang telah ditetapkan

•

Memastikan data dan maklumat yang dihasilkan
sahih dan terkini

•

Menghasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan

•

Memaklumkan kepda PKG tentang masalah talian internet dan
penyelenggaraan peralatan ICT

•

Melaksanakan tindakan sebagai pembekal utama data

Mei,

dan keselamatan data

adalah berkualiti,
sekolah

(b) Keahlian
Pengerusi

Pengetua/Guru

Besar

Timbalan Pengerusi

Penolong Kanan Pentadbiran

Naib Pengerusi

Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
Penolong Kanan Kokurikulurn
Penolong Kanan Petang
Penolong Kanan Tingkatan 6/Pra U
Penolong Kanan Pendidikan Khas
Penolong Kanan Sukan
Penolong Kanan Seni

Setiausaha

Guru Data

Ahli

Semua Ketua Bidang (SM)/Panitia (SR)
Guru Aset
Guru Bimbingan dan Kaunseling
Guru Disiplin
Guru Penyelaras Tahun/Tingkatan/Pendidikan
Khas lntegrasi
SU Peperiksaan
SU Sukan
SU Kokurikulum
Guru Kokurikulum Tingkatan 6
Guru Penyelaras Bestari

Muka Surat zyxwvutsrqponmlkji
110

•

KEMENTERJAN
PENDIDIKAN
MALAYSIA

Guru Media
Guru Penyelaras JW
Guru SPBT
Guru Penyelaras LADAP
Ketua Warden Asrama
Guru Biasiswa
Ketua Bengkel
Guru Perabot
Guru Penyelaras Jadual Waktu
Ketua Pembantu Tadbir/Pembantu Tadbir
Juruteknik Komputer

I

Muka Surat zyxwvut11
srqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

z

<

"'::>0::
::>

o
zw

a.

<
"'-c::>
~

z

<
I~

<
..,
z
<
:::i
J:

<
w

~

"'<
z"'
<
(!)
0::

0

0::

::>
I-

~

::>

0::
I-

"'

c:
cu zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

II>
:::J zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
:::J

...

C)

c:
(1)

a.

N

""'""
(1J

.a
Q)

c::
(1J

::.:::: -0

z0...
I-

-ro..__

0

:::>

0...
0...

(/)

~co

(IJ

~~~
E Q) o,
~ (/)::.::::

~

E
Q)

:::>

2

(/)

(1J

E

G
G
00
G
0000 G
G
G
~00 G

~