II. Pihak –Pihak yang Terkait - 03 Manual Prosedur Pemutusan Hak Studi

  FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK UNDANA Dokumen Level : Manual Prosedur Kode : DPM.GJM.FST.UNDANA.13.16 Judul : Manual Prosedur Pemutusan Hak Studi Tanggal dikeluarkan :

  1 April 2013 Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi : I. Tujuan dan Pengertian

  Tujuan manual prosedur pemutusan hak studi ini adalah : 1.

  Memberikan pedoman kepada pihak terkait mengenai prosedur pemutusan hak studi mahasiswa pada Fakultas Sains dan Teknik Undana.

2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses pemutusan hak studi mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana .

  Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur pemutusan hak studi mahasiswa ini antara lain :

  1. Hak Studi adalah hak seorang peserta didik untuk memperoleh pendidikan dan pengajaran di suatu lembaga pendidikan setelah yang bersangkutan memenuhi semua kewajiban adimnistrasi dan akademiknya.

  2. Pemutusan hak studi adalah suatu proses menghentikan/memutuskan hak memperoleh pendidikan dan pengajaran bagi peserta didik dikarenakan yang bersangkutan tidak melaksanakan kewajiban administrasi dan akademiknya. Pemutusan hak studi di Undana dikenakan pada mahasiswa yang tidak melaksanakan registrasi 2 (dua) semester berturut-turut, tidak lolos evaluasi keberhasilan studi Tahap I dan II dan tidak dapat menyelesaikan studinya dalam batas waktu maksimal yang ditentukan yaitu untuk program sarjana selama 14 semester. Mahasiswa yang diputuskan hak studinya tidak diperbolehkan melamar ulang dan menjadi mahasiswa di Undana.

II. Pihak –Pihak yang Terkait

  Pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pemutusan hak stidi ini adalah : 1.

  Sub Bagian Akademik 2. Pimpinan Jurusan (Kejur/Sekjur) 3. Pimpinan Fakultas (Dekan/Pembantu Dekan I) 4. BAAKPSI Undana

III. Referensi

  Referensi yang digunakan dalam penyusunan manual prosedur pemutusan hak studi ini adalah : 1.

  8. Pengiriman daftar usulan mahasiswa yang diputuskan hak studinya beserta surat pengantar ke Rektor oleh Sub Bagian Akademik.

  3. Jurusan berdasarkan hasil studi mahasiswa mendata mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui waktu studinya. Syarat mahasiswa lolos evaluasi tahap I dan II adalah mahasiswa memperoleh IPK >= 2 dengan SKSD 48 pada semester IV untuk evaluasi

  1. Dekan melalui Pembantu Dekan I mengarahkan Sub Bagian Akademik dan Jurusan dengan surat resmi untuk mendata mahasiswa yang tidak registrasi 2 (dua) semester berturut-turut, mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui hak studinya.

  Mekanisme dan prosedur pemutusan hak studi mahasiswa pada Fakultas Sains dan Teknik Undana adalah sebagai berikut :

  10. Pengarsipan SK pemutusan hak studi oleh Sub Bagian Akademik setelah menerima SK dimaksud dari universitas.

  9. Pembuatan dan pengiriman SK pemutusan hak studi ke fakultas oleh BAAKPSI-Undana.

  7. Pengesahan daftar usulan mahasiswa yang diputuskan hak studinya beserta surat pengantar ke Rektor oleh Pembantu Dekan I atas nama Dekan.

  Mekanisme dan prosedur teknis administrasi akademik Undana Buku I (BAAKPSI-Undana, 2000) 2. Mekanisme dan prosedur teknis administrasi akademik Undana Buku II (BAAKPSI-Undana, 2002) IV.

  5. Arahan Pembantu Dekan I kepada Sub Bagian Akademik untuk membuat usulan daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya ke Rektor. Sementara bagi mahasiswa yang tidak diputuskan hak studinya diberikan layanan bebas DO (Instruksi Kerja : Pengurusan Bebas DO/DPM.GJM.FST.UNDANA.13. 16.1) 6. Pembuatan daftar usulan mahasiswa yang diputuskan hak studinya beserta surat pengantarnya ke Rektor oleh Sub Bagian Akademik.

  4. Pengiriman daftar mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui batas waktu studinya oleh jurusan ke fakultas.

  3. Pendataan mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui batas waktu studinya oleh jurusan.

  2. Pendataan mahasiswa yang tidak registrasi 2 (dua) semester berturut-turut oleh Sub Bagian Akademik.

  Arahan Dekan melalui Pembantu Dekan I kepada Sub bagian Akademik dan jurusan untuk mendata mahasiswa yang tidak registrasi 2 (dua) semester berturut-turut, mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui hak studinya.

  Ruang lingkup prosedur pemutusan hak studi pada Fakultas Sains dan Teknik meliputi : 1.

   Ruang Lingkup

V. Mekanisme dan Prosedur

2. Sub Bagian Akademik bedasarkan data mahasiswa registrasi yang dikirim BAAKPSI-Undana mendata mahasiswa yang tidak registrasi 2 (dua) semester berturut-turut.

  tahap I dan mahasiswa memperoleh IPK >=2 dengan SKSD 96 pada semester VIII untuk evaluasi tahap II.

  4. Jurusan mengirimkan daftar mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui batas studinya ke fakultas.

  5. Pembantu Dekan I mengarahkan Sub Bagian Akademik untuk membuat usulan daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya ke Rektor. Sementara bagi mahasiswa yang tidak diputuskan hak studinya diberikan layanan bebas DO (Instruksi Kerja : Pengurusan Bebas DO/DPM.GJM.FST.UNDANA.13. 16.1) 6. Sub Bagian Akademik membuat usulan daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya.

  7. Pembantu Dekan I atas nama Dekan mengesahkan usulan daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya.

  8. Sub Bagian Akademik mengirimkan usulan daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya ke Rektor.

  9. BAAKPSI Undana membuat SK pemutusan hak studi yang ditandatangani Rektor dan setelahnya dikirim ke Rektor.

  10. Sub Bagian Akademik setelah menerima SK pemutusan hak studi yang dikirim BAAKPSI Undana kemudian mengarsipkannnya dalam dokumen fakultas.

  VI. Bagan Alir

  Bagan alir pemutusan hak studi pada Fakultas Sains dan Teknik adalah sebagai berikut :

  Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan

  1

  2

  3 Dekan melalui Pembantu Dekan I Sub Bagian Akademik Daftar registrasi mahasiswa Mulai

  Arahan kepada Sub Bagian Akademik & Jurusan untuk mendata mahasiswa yang akan diputuskan hak studinya Pendataan mahasiswa yang tidak registrasi 2 smtr berturut-turut

  Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan

  3

  4

  5

  6

  7

  Pimpinan Jurusan Pembantu Dekan I Sub Bagian Akademik Pembantu Dekan I Hasil Studi Mahasiswa

  Daftar mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta yang melampaui batas studi Usulan daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya dan surat pengantar ke Rektor

  Pendataan mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta yang melampaui batas studi

  Pengiriman daftar mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta yang melampaui batas studi

  Arahan kepada Sub Bagian Akademik untuk membuat usulan daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya

  Pembuatan usulan daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya dan surat pengantar ke Rektor Pengesahan usulan daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya dan surat pengantar ke Rektor

8 Pimpinan Jurusan

  Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan

  8 Sub Bagian Akademik Daftar mahasiswa yang Pengiriman usulan diputuskan hak studinya daftar mahasiswa yang diputuskan hak studinya dan surat pengantar ke Rektor

  9 BAAKPSI Undana Pembuatan SK pemutusan hak studi yang kemudian disahkan Rektor serta pengiriman ke fakultas

  10 Sub Bagian Akademik Pengarsipan SK pemutusan hak studi

VII. Lampiran – Lampiran

  Lampiran-lampiran yang terdapat dalam manual pemutusan hak studi ini adalah : 1.

  Format Daftar Mahasiswa yang Tidak Registrasi 2. Format Daftar Mahasiswa Tidak Lolos Evaluasi TahapI dan II serta yang Melampaui Batas Studi 3. Format Daftar Mahasiswa yang diputuskan Hak Studinya oleh fakultas 4. Instruksi Kerja : Pengurusan Bebas DO (DPM.GJM.FST.UNDANA.13.16.1)

  Lampiran 1.

  KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK

  Jl.Adisucipto

• – Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597

  DAFTAR USUL PEMUTUSAN HAK STUDI MAHASISWA KARENA TIDAK REGISTRASI 2 (DUA) SEMESTER BERTURUT-TURUT

  FAKULTAS : SEMESTER : GANJIL/GENAP TAHUN AKADEMIK : 20……../ 20………..

  No. Nama Mahasiswa/ NIM Semester Jurusan Dosen PA Ket.

  Kupang, Kasubag Akademik (………………………) NIP. …………………..

  Lampiran 2

  KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK JURUSAN ………………………..

  Jl.Adisucipto

• – Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597

  DAFTAR USUL PEMUTUSAN HAK STUDI MAHASISWA KARENA TIDAK LOLOS EVALUASI TAHAP I DAN II SERTA MELAMPAUI BATAS WAKTU STUDI FAKULTAS : JURUSAN : SEMESTER : GANJIL/GENAP TAHUN AKADEMIK : 20……../ 20………..

  No. Nama Mahasiswa/ NIM SMT Komulatif Dosen PA Ket.

  SKS SKSD

  IPK Kupang, Ketua Jurusan (………………………) NIP. …………………..

  Lampiran 3.

  KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK

  Jl.Adisucipto

• – Penfui Kupang .Tlp.(0380) 881597

  DAFTAR USUL PEMUTUSAN HAK STUDI MAHASISWA FAKULTAS : SEMESTER : GANJIL/GENAP TAHUN AKADEMIK : 20……../ 20………..

  No. Nama Mahasiswa / SMT Komulatif Alasan DO/ Ket.

  NIM SKS SKSD

  IPK Putus Kuliah Kupang, an, Dekan Pembantu Dekan I (………………………) NIP. …………………..

  Lampiran 4. FAKULTAS Dokumen Level : Kode : SAINS DAN TEKNIK Instruksi Kerja DPM.GJM.FST.UNDANA.13.16.1 UNDANA Judul : Instruksi Kerja Pengurusan Bebas DO Tanggal dikeluarkan :

  1 April 2013 Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi : I. Tujuan

  Tujuan instruksi kerja pengurusan bebas DO (drop out) ini adalah : 1.

  Sebagai pedoman bagi pimpinan jurusan, sub bagian akademik dan mahasiswa dalam melakukan pengurusan bebas DO .

2. Untuk memberikan kemudahan bagi pimpinan jurusan,sub bagian akademik dan mahasiswa didalam melakukan pengurusan bebas DO.

  II. Pengertian

  Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja pengurusan bebas DO ini i antara lain : 1.

  Bebas DO adalah suatu bukti bahwa seorang peserta didik /mahasiswa tidak diputuskan hak studinya di perguruan tinggi karena telah memenuhi kewajiban administrasi dan akademik yang ditentukan

  III. Ruang Lingkup

  Ruang lingkup instruksi kerja pengurusan bebas DO dimulai dari pendataan mahasiswa yang tidak registrasi 2 (dua) semester berturut-turut, yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta yang melampaui batas waktu studi sampai penerbitan surat keterangan bebas DO dari fakultas..

  IV. Instruksi Kerja

  Instruksi kerja pengurusan bebas DO adalah sebagai berikut : A.

  Bagi Jurusan 1.

  Mendata mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui batas waktu studi

  2. Membuat daftar mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui batas waktu studi

  3. Mengirimkan daftar mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui batas waktu studi ke fakultas.

  B.

  Bagi Sub Bagian Akademik 1.

  Mendata mahasiswa yang tidak registrasi 2 (dua) semester berturut-turut 2. Menerima dan mengarsipkan daftar mahasiswa yang tidak lolos evaluasi tahap I dan II serta mahasiswa yang melampaui batas waktu studi yang dikirim urusan.

  3. Membuatkan surat keterangan bebas DO bagi mahasiswa.

  C.

  Bagi Mahasiswa 1.

  Mengurus surat keterangan bebas DO di Sub Bagian Akademik dengan membawa KHS asli semester sebelumnya.

  2. Menggunakan surat keterangan bebas DO untuk registrasi administrasi dan akademik semester V dan IX.