BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang Masalah - Komunikasi Organisasi dan Kinerja Pegawai (Studi Korelasional mengenai Pengaruh Komunikasi Organisasi terhadap Kinerja Pegawai di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir)
BAB I PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang Masalah
Suatu pemerintahan dikatakan baik apabila pemerintahan tersebut dapat mewujudkan kesejahteraan masyarakat yang ada di dalamnya. Semua negara di dunia berlomba-lomba untuk mewujudkan negara yang makmur dan sejahtera termasuk Negara Indonesia. Hal ini dapat terlihat pada salah satu dari keempat tujuan Negara Kesatuan Republik Indonesia yang termaktub di dalam Undang- Undang Dasar 1945, yakni menyejahterahkan kehidupan rakyat. Untuk mencapai tujuan negara ini, maka mulai tanggal 1 Januari 2001 Negara Kesatuan Republik Indonesia membuat satu kebijakan yang dianggap baik yaitu dengan mengesahkan pelaksanaan otonomi daerah. Otonomi daerah merupakan penyerahan urusan pemerintahan pusat kepada pemerintah daerah yang bersifat operasional dalam rangka sistem birokrasi pemerintahan. Otonomi daerah ini diselenggarakan dengan tujuan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi pelayanan pemerintah kepada masyarakat.
Ada tiga wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia yang bersifat otonom yaitu daerah provinsi, daerah kabupaten, dan daerah kota. Dalam hal ini peneliti ingin menyoroti pemerintahan daerah kabupaten. Untuk memfasilitasi penyelenggaraan pemerintahan daerah kabupaten pemerintah kabupaten membentuk organisasi perangkat daerah yang terdiri dari sekretariat daerah, dinas daerah, lembaga teknis daerah dan lainnya sesuai dengan kebutuhan daerah. Salah satu organisasi perangkat daerah yang ingin peneliti teliti adalah dinas daerah. Dinas daerah dibentuk untuk menangani urusan pemerintahan. Beberapa dinas daerah yang umumnya dibentuk dalam suatu pemerintahan kabupaten, yaitu Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, Pekerjaan Umum, Kesehatan dan Kesejahteraan Sosial, Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan PKM, Pendapatan Daerah, Tenaga Kerja Kependudukan dan Transmigrasi, Pertanian dan Ketahanan Pangan serta kelengkapan lainnya (Mahsun, 2006:195).
Dinas-dinas daerah ini memiliki fungsi dan tujuan masing-masing dan biasanya memiliki tugas dan tujuan yang berbeda tiap kabupatennya, tergantung kebutuhan suatu daerah tersebut. Dalam perspektif sosial, dinas daerah dapat juga dikatakan sebuah organisasi karena dibentuk sama dengan susunan dan formasi organisasi (Misdyanti, 1989:18).
Sama halnya dengan organisasi dibentuk karena manusia pada dasarnya sulit memenuhi kebutuhan hidupnya dan mewujudkan tujuannya secara sendiri sehingga memerlukan manusia lain, demikian jugalah dinas daerah dibentuk karena satu individu sulit mewujudkan tujuan dinas daerah tanpa membutuhkan individu lainnya yang dapat bekerjasama dengannya untuk mencapai tujuan dinas daerah maupun tujuan Negara Repubik Indonesia. Usaha untuk mempermudah pemenuhan tersebut adalah dengan membentuk hubungan kerjasama dari individu-individu untuk membentuk kelompok dan kemudian membentuk suatu organisasi seperti individu-individu yang berbentuk kelompok yang saling bekerjasama di dalam suatu dinas pemerintahan. Di dalam organisasi tersebut terdapat suatu sistem perserikatan formal, terstruktur, dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerjasama dalam mencapai tujuan tertentu.
Sama halnya dengan organisasi, dinas daerah juga terdiri dari sekelompok orang yang terkordinasi dan bekerjasama dalam mencapai tujuan. Ada beberapa unsur yang terdapat di dalam suatu dinas daerah seperti unsur yang terdapat dalam suatu organisasi yang dapat membuat suatu organisasi itu ideal setidaknya untuk memproduksi hasil yang diharapkan. Unsur-unsur tersebut dapat berupa lingkungan organisasi, strategi organisasi, teknologi yang digunakan dalam organisasi, sumber daya manusia yang terdapat dalam organisasi, dan koordinasi individu-individu yang terdapat dalam organisasi tersebut atau sering disebut dengan komunikasi.
Secara umum keseluruhan unsur tersebut penting namun sering sekali unsur komunikasi menjadi unsur yang kurang diperhatikan. Secara sederhana, komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari satu individu kepada individu lain dengan maksud dan tujuan tertentu. Individu yang terlibat dalam suatu komunikasi diharapkan memiliki persepsi yang sama terhadap simbol yang disampaikan agar komunikasi tersebut efektif (Effendy, 2007:9). Komunikasi menjadi penting dalam suatu organisasi karena komunikasi merupakan unsur pengikat bagian yang saling bergantung dalam sistem itu dan komunikasi memungkinkan struktur organisasi berkembang dengan memberikan alat-alat kepada individu-individu yang terpisah untuk mengkoordinir aktivitas mereka sehingga tujuan dan sasaran organisasi dapat tercapai. Jika tidak ada komunikasi maka suatu organisasi atau perusahaan akan menjadi statis tidak ada aktivitas dan tidak ada kemajuan. Contoh sederhananya adalah jika salah dalam pemberian instruksi, salah dalam penafsiran perintah atau tugas dari atasan maka akan menjadi fatal dalam mekanisme kerja organisasi. Karena semua pekerjaan di dalam suatu organisasi pada kenyataannya saling berhubungan. Maka kurang baiknya kinerja sebuah bagian akan berpengaruh negatif pada bagian lain serta terhadap organisasi itu, sehingga komunikasi sangat dibutuhkan untuk meningkatkan keharmonisasian kerja dalam organisasi. Jika tidak ada komunikasi maka koordinasi akan terganggu, akibatnya adalah disharmonisasi yang akan mengganggu proses pencapaian target dan tujuan organisasi.
Oleh karena komunikasi sangat penting dalam suatu organisasi, maka terciptalah pandangan khusus terhadap komunikasi organisasi yang memiliki pengertian sederhana yaitu proses komunikasi yang terjadi secara berkelanjutan untuk mencapai tujuan bersama para anggota organisasi. Redding dan Sanborn memberi pengertian bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks, antara lain komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi
downward atau komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi upward atau
komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama level/tingkatnya dalam organisasi, keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan komunikasi evaluasi program (Muhammad, 2009:65).
Demikianlah peneliti ingin mengetahui bagaimana komunikasi organisasi yang terdapat di dalam suatu organisasi pemerintaha. Dalam penelitian ini peneliti ingin meneliti organisasi Pemerintahan Kabupaten Toba Samosir yaitu Kantor Dinas Kependuduk an dan Catatan Sipil Toba Samosir. Peneliti ingin mengetahui bagaimana komunikasi organisasi yang terjadi diantara pegawai-pegawai yang bertugas di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir. Peneliti ingin mengetahui bagaimana komunikasi organisasi berpengaruh terhadap kinerja pegawai dalam mencapai tujuan dinas maupun tujuan Negara Republik Indonesia. Peneliti ingin mengetahui bagaimana atasan memberi perintah, indoktrinasi, inspirasi, evaluasi, dan lainnya kepada bawahan. Seperti apa komunikasi yang terjadi antara bawahan terhadap atasan dalam memberi laporan kerja, saran-saran, rekomendasi, opini, dan lainnya, dan seperti apa komunikasi yang terjadi antara sesama pegawai yang memiliki jabatan yang sama dalam hal pengkoordinasian tugas, berbagi informasi, memecahkan masalah, dan lainnya.
Komunikasi yang terlibat dalam seluruh kegiatan ini harus dijaga dengan baik agar tercipta hubungan kerjasama yang harmonis diantara pegawai sehingga memberikan pengaruh yang positif terhadap kinerja pegawai di dalam suatu organisasi. Jika komunikasi diantara pegawai yang terdapat dalam suatu organisai kurang, maka keadaan itu kemungkinan akan membawa organisasi tersebut kepada suatu konflik. Kegagalan berkomunikasi karena dua pihak tidak dapat menyampaikan pikiran, perasaan, dan tindakan sehingga membuka jurang perbedaan informasi diantara mereka dapat mengakibatkan konflik. Konflik yang terdapat di dalam suatu organisasi pada akhirnya memungkinkan adanya pengaruh negatif terhadap organisasi termasuk kinerja pegawai di dalam suatu organisasi. Jika kinerja pegawai dalam suatu organisasi tidak baik, maka bisa dipastikan pencapaian target dan tujuan organisasi pun terganggu. Demikian halnya dengan komunikasi organisasi yang terdapat di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir apakah sudah terjaga dengan baik dan tercipta hubungan yang harmonis atau sebaliknya, dan bagaimana akhirnya berdampak terhadap kinerja pegawai dan tujuan dinas itu sendiri.
Kinerja pegawai organisasi merupakan gambaran bagaimana seseorang baik pimpinan maupun anggota melakukan segala sesuatu yang berhubungan dengan suatu pekerjaan, jabatan, atau peranan dalam organisasi (Suranto, 2005:56). Dengan demikian kinerja antara satu orang dengan yang lainnya bisa saling berbeda oleh karena tugas dan jabatannya juga tidak sama. Standar kinerja pegawai dalam suatu organisasi dapat dilihat dari tiga indikator yang terdiri dari tugas fungsional yaitu seberapa baik seseorang menyelesaikan aspek-aspek pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya, tugas perilaku yaitu seberapa baik seseorang melakukan komunikasi dan interaksi antarpesona dengan orang lain dalam perkantoran, tugas etika yaitu seberapa baik seseorang mampu bekerja secara profesional sambil menjunjung tinggi norma etika.
Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir merupakan salah satu organisasi perangkat pemerintahan daerah Kabupaten Toba Samosir yang bertugas melayani masyarakat Toba Samosir dalam hal administrasi kependudukan dan pencatatan sipil, misalnya dalam hal pengurusan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk, Akta-akta catatan sipil lainnya. Dinas ini sering disebut sebagai wajah Toba Samosir karena dalam praktek kerjanya, dinas ini merupakan satu-satunya dinas yang bersentuhan langsung dengan seluruh lapisan masyarakat Toba Samosir yang berjumlah kurang lebih 200.000 orang. Memberi pelayanan yang terbaik kepada masyarakat Toba Samosir dalam hal pengurusan KK, KTP, dan Akta-akta lainnya, pegawai yang bekerja di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir haruslah memiliki interaksi dan koordinasi yang baik terlebih dahulu di internal kantor agar terjadi kerjasama yang baik sehingga memungkinkan tercapainya tujuan dengan maksimal. Apabila tujuan kantor dapat tercapai dengan baik maka secara tidak langsung hal tersebut dapat mendukung tercapainya tujuan negara dalam hal menyejahterahkan masyarakat.
Berdasarkan hal tersebut, peneliti tertarik untuk meneliti dinas ini sebagai perwakilan dari seluruh dinas yang terdapat di Pemerintahan Kabupaten Toba Samosir. Dengan meneliti Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir ini, penelitian ini secara tidak langsung dapat menggambarkan secara umum komunikasi organisasi dan kinerja pegawai yang terdapat pada dinas kabupaten lainnya yang terdapat di Kabupaten Toba Samosir.Penelitian komunikasi organisasi di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir ini pun belum pernah dilakukan sebelumnya. Hal tersebut semakin mendorong peneliti tertarik untuk menelliti komunikasi organisasi di kantor tersebut dan pengaruhnya terhadap kinerja pegawai di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Sejauhmanakah komunikasi organisasi berpengaruh terhadap kinerja pegawai di KantorDinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir”.
1.3 Pembatasan Masalah
Untuk lebih memperjelas ruang lingkup permasalahan yang akan diteliti agar penelitian tidak terlalu luas dan fokus terhadap permasalahan, maka peneliti membatasi masalah sebagai berikut: 1.
Penelitian hanya terbatas pada komunikasi dari atasan kepada bawahan (downward communication ), bawahan kepada atasan (upward
communication ), dan komunikasi diantara pegawai sederajat (horizontal communication ) terhadap kinerja pegawai di Kantor Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Toba Samosir.
2. Responden penelitian ini hanya pegawai tetap di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir.
3. Penelitian ini merupakan penelitian korelasional, untuk mengetahui pengaruh komunikasi organisasi terhadap kinerja pegawai di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir.
4. Penelitian ini dilakukan pada bulan Juni 2013 hingga selesai.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui: 1. Komunikasi organisasi pegawai di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir.
2. Kinerja pegawai di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir.
3. Sejauhmana pengaruhkomunikasi organisasi terhadap kinerja pegawai di Kantor Dinas Kependuduka n dan Catatan Sipil Toba Samosir.
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Secara Akademis, penelitian ini diharapkan mampu menambah kontribusi penelitian komunikasi khususnya dalam bidang komunikasi organisasi.
2. Manfaat Teoritis, penelitian ini bermanfaat dan menjadi kesempatan bagi peneliti untuk menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama mengikuti perkuliahan di Departemen Ilmu Komunikasi FISIP USU dalam bidang hubungan masyarakat, menambah wawasan dan menambah pemahaman peneliti terkhusus dalam bidang komunikasi organisasi.
3. Secara Praktis, penelitian ini diharapkan menjadi masukan bagi Kantor Dinas
Kependuduk an dan Catatan Sipil Toba Samosir serta menjadi bahan yang dapat memotivasi setiap individu yang ingin meneliti bidang komunikasi organisasi mengenai komunikasi vertikal dan horizontal.