Analisis Tingkat Kesiapan Implementasi Modul Pelayanan pada Sistem Informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut Maranatha.

vi

ABSTRAK

Rumah Sakit Gigi dan Mulut Maranatha sebagai salah satu instansi yang bergerak dibidang kesehatan, saat ini sedang melakukan implementasi modul pelayanan pada sistem informasi yang baru. Dalam tahap implementasi maka akan dilakukan analisis yang akan memberikan masukan saat implementasi berlangsung. Metode yang digunakan dalam analisis ini adalah Business Tranformation Readiness Assesment, dimana tingkat kesiapan dari implementasi modul pelayanan pada sistem informasi pada Medifirst 2000 akan dinilai berdasarkan faktor kesipan yang sudah ditentukan dari hasil wawancara dan kuesioner. Dalam pembuatan analisis ini, sumber data yang dipakai terbagi menjadi 2 macam, yang pertama sumber data primer dan yang kedua adalah sumber data sekunder. Data primer merupakan data yang didapat dari buku, sedangkan data sekunder merupakan data untuk penyusunan analisis yang didapat dari hasil wawancara dan kuesioner. Penelitian ini akan menghasilkan analisis yang akan memberikan masukan saat implementasi berlangsung dan mengukur tingkat kesiapan dari masing – masing faktor kesiapan yang telah dinilai. Berdasarkan analisis yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa dari 12 faktor yang sudah dipilih dan ditentukan, lima faktor kesiapan yaitu business case, workable approach and execution, IT capacity to execute, enterprise capacity to execute, dan enterprise ability to implement and operate masih memiliki readiness status yang masih berada pada tingkat acceptable dan degree of difficulty to fix yang rata – rata pada tingkat moderate, sedangkan tujuh faktor lainnya yaitu vision, desire, willingness, and resolve, need, funding, sponsorship and leadership, governance, dan accountability sudah memiliki readiness status pada tingkat good sampai dengan high, dan degree of difficulty to fix yang rata – rata berada pada tingkat easy.

Kata Kunci: Business Tranformation Readiness Assesment, Degree of Difficulty to Fix, Faktor Kesiapan, Readiness Status, Rumah Sakit Gigi dan Mulut Maranatha, Urgency

vii

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

Maranatha Dental Hospital as one of the institution that working on the health sector. Currently implementing service module for the new information system. On the implementation phase, there will be analysis that will provide suggestion during the implementation process. The method that used in this analysis is the Business Tranformation Readiness Assessment, where the preparation level of the implementation service module will be assessed based on the results of interviews and questionnaires. The data source that used in this analysis is divided into 2 types ,the first one is primary data sources and the second is secondary data sources. Primary data is obtained from the book, while the secondary data is the data for the preparation of the analysis that obtained from interviews and questionnaires. This research will provide analysis that will give suggestion during the implementation progress and measuring the readiness level of each readiness factors that have been assessed. Based on the analysis, it can be concluded that, from 12 factors that have been selected and determined, the five readiness factors, which is business case, workable approach and execution, IT capacity to execute, the enterprise capacity to execute, and the enterprise ability to implement and operate still have the readiness status at acceptable levels and the degree of difficulty to fix at moderate levels, while the other seven factors which is vision, desire, willingness, and resolves, need, funding, sponsorship and leadership, governance, and accountability has readiness status at the good level to high, and the degree of difficulty to fix at the easy level.

Keywords: Business Tranformation Readiness Assesment, Degree of Difficulty to Fix, Faktor Kesiapan,Maranatha Dental Hospital, Readiness Status, Urgency

viii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii

PRAKATA ... iv

ABSTRAK ... vi

ABSTRACT ... vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB 1. PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian... 3

1.5 Sumber Data ... 3

1.6 Sistematika Penyajian ... 4

BAB 2. KAJIAN TEORI ... 5

2.1 Definisi TOGAF ... 5

2.1.1 ADM (Architecture Development Method) ... 5

2.1.2 Iteration Cycles... 7

2.2 Business Transformation Readiness Assessment ... 8

2.2.1 Determine Readiness Factors ... 9

2.2.2 Assess Readiness Factors ... 14

2.2.3 Readiness Factor Vision ... 17

2.2.4 Readiness Factor Rating ... 17

BAB 3. HASIL ANALISIS ... 20

3.1 Determine Readiness Factors ... 20

3.2 Assess Readiness Factors ... 21

ix

Universitas Kristen Maranatha 3.2.2 Readiness Factor Assessment – Desire, Willingness and

Resolve ... 24

3.2.3 Readiness Factor Assessment – Need ... 26

3.2.4 Readiness Factor Assessment – Business Case ... 28

3.2.5 Readiness Factor Assessment – Funding ... 29

3.2.6 Readiness Factor Assessment – Sponsorship and Leadership 30 3.2.7 Readiness Factors Assessment – Governance ... 31

3.2.8 Readiness Factors Assessment – Accountability ... 33

3.2.9 Readiness Factors Assessment – A Workable Approach and Execution ... 34

3.2.10 Readiness Factors Assessment – IT Capacity to Execute .... 36

3.2.11 Readiness Factors Assessment - Enterprise Capacity to Execute 37 3.2.12 Readiness Factors Assessment – Ability to Implement and Operate 40 3.3 Business Readiness Factor Assessment Summary ... 41

3.4 Visualisasi Penilaian Readiness Factor ... 43

BAB 4. Kesimpulan dan saran ... 46

4.1 Kesimpulan ... 46

4.2 Saran ... 47

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Iteration Cyles ... 7 Gambar 2.2 Radar Chart ... 19 Gambar 3.1 Grafik Radar ... 45

xi

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1Summary Table of Business Transformation Readiness Assessment ... 18 Tabel 3.1 Readiness Factor Assessment - Vision ... 22 Tabel 3.2 Readiness Factors Assessment - Desire, Willingness and Resolve24 Tabel 3.3 Readiness Factors Assessment – Need ... 26 Tabel 3.4 Readiness Factors Assessment - Business Case ... 28 Tabel 3.5 Readiness Factors Assessment - Funding ... 29 Tabel 3.6 Readiness Factors Assessment - Sponsorship and Leadership ... 30 Tabel 3.7 Readiness Factors Assessment – Governance ... 32 Tabel 3.8 Readiness Factors Assessment – Accountability ... 33 Tabel 3.9 Readiness Factors Assessment - A Workable Approach and

Execution ... 34 Tabel 3.10 Readiness Factors Assessment - IT Capacity to Execute ... 36 Tabel 3.11 Readiness Factor Assessment - Enterprise Capacity to Execute38 Tabel 3.12 Readiness Factor Assessment - Ability to Implement and Operate40 Tabel 3.13 Business Readiness Factor Assessment Summary ... 42 Tabel 3.14 Tabel Skala Penilaian ... 43 Tabel 3.15 Jumlah Total Nilai Faktor Kesiapan ... 44

xii

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A. FORM WAWANCARA MANAJEMEN ... 49 LAMPIRAN B. FORM SURVEY DAN WAWANCARA DENGAN BAGIAN

OPERATIONAL ... 2 LAMPIRAN C. FORM SURVEY DAN WAWANCARA DENGAN STAFF IT . 5 LAMPIRAN D. FORM SURVEY DAN WAWANCARA DENGAN BAGIAN

1

Universitas Kristen Maranatha

BAB 1. PENDAHULUAN

Bab ini berisi mengenai materi yang memberikan gambaran secara umum hal – hal yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas oleh penulis.

1.1 Latar Belakang Masalah

Penggunaan teknologi informasi saat ini sudah sangat pesat. Banyak perusahaan yang menggunakan teknologi informasi dalam kegiatan transaksinya sehari – hari. Salah satu teknologi informasi yang sering digunakan dalam perusahaan adalah sistem informasi. Pengaplikasian sistem informasi sudah banyak digunakan dalam berbagai bidang, seperti pendidikan, bisnis, travel, dan juga kesehatan. Penggunaan sistem informasi memungkinkan pengolahan data dan laporan dalam waktu yang singkat dan akurat.

Rumah Sakit Gigi dan Mulut Maranatha sebagai salah satu instansi yang bergerak dalam bidang kesehatan, mulai menerapkan sistem informasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan memberikan kemudahan akses data bagi pihak – pihak yang berkepentingan.

Aplikasi yang digunakan pada Rumah Sakit Gigi dan Mulut Maranatha saat ini adalah ProBisnis, ProBisnis ini adalah aplikasi toko yang merupakan bawaan dari poliklinik sebelum Rumah Sakit Gigi dan Mulut Maranatha dibangun, semua bagian pada aplikasi ini belum terintegrasi dan tidak ada fitur pelaporan, maka dari itu aplikasi ini akan digantikan dengan sistem informasi yang baru yaitu Medifirst 2000, modul pertama pada Medifirst 2000 yang sedang disimulasikan saat ini adalah modul pelayanan .

Modul pelayanan pada sistem informasi yang baru ini masih dalam tahap simulasi. Maka akan dibuatkan analisis tingkat kesiapan implementasi sistem informasi modul pelayanan menggunakan Business Transformation Readiness Assessment pada TOGAF. Diharapkan hasil analisis ini dapat membantu pihak Rumah Sakit Gigi dan Mulut Maranatha untuk mengetahui

2

Universitas Kristen Maranatha seberapa jauh tingkat kesiapan rumah sakit dalam mengimplementasi modul pelayanan pada Sistem Informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut Maranatha yang baru.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang ada, maka dapat dibuat beberapa rumusan masalah. Rumusan masalah yang ada yaitu sebagai berikut:

1. Bagaimana menganalisis tingkat kesiapan proses implementasi modul pelayanan pada Sistem Informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut yang baru?

2. Bagaimana meningkatkan kesiapan implementasi modul pelayanan pada sistem informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut yang baru?

1.3 Tujuan Pembahasan

Tujuan dari Tugas Akhir dengan analisis Sistem Informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut pada modul pelayanan adalah untuk:

1. Menganalisis tingkat kesiapan modul pelayanan pada Sistem Informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut yang baru dengan menggunakan Business Transformation Readiness Assessment.

2. Memberikan masukan – masukan yang dibutuhkan untuk kesiapan sistem saat implementasi modul pelayanan pada sistem informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut yang baru.

3

Universitas Kristen Maranatha

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Pembahasan yang akan dilakukan pada tugas akhir ini meliputi:

 Analisis akan menggunakan Business Transformation Readiness

Assessment pada TOGAF 9.

1.5 Sumber Data

Metode yang dilakukan yaitu:

1. Studi pustaka di lakukan untuk memahami dan mempelajari teori – teori yang digunakan dalam framework

2. Metode Survey

Metode ini digunakan untuk mengetahui proses yang terjadi saat implementasi modul pelayanan pada Sistem Informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut. Pengumpulan informasi menggunakan:

 Wawancara

Wawancara adalah suatu model pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan atau tanya jawab secara langsung kepada pembimbing lapangan dari perusahaan tersebut untuk mengetahui proses bisnis yang ada.

 Observasi

Merupakan satu metode pengumpulan data atau fakta yang cukup efektif. Observasi merupakan pengamatan langsung yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh informasi yang diperlukan dengan cara melakukan pengamatan pencatatan dengan peninjauan langsung ke perusahaan atau instansi.

4

Universitas Kristen Maranatha

1.6 Sistematika Penyajian

Dalam proses penyusunan laporan, sistematika penulisan yang akan digunakan adalah sebagai berikut :

1. BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sistematika penyajian, metode dan teknik penelitian yang digunakan pada analisis yang dilakukan oleh penulis

2. BAB 2 KAJIAN TEORI

Pada bab ini membahas mengenai teori – teori yang berhubungan dengan materi penulisan yang diambil dari beberapa referensi baik buku, jurnal maupun internet. Materi penulisan adalah mengenai Business Transformation Readiness Assessment pada TOGAF 9.1.

3. BAB 3 HASIL ANALISIS

Pada bab ini membahas analisis yang dilakukan oleh penulis berdasarkan teori – teori yang ada di bab II

4. BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi tentang saran dan kesimpulan penulis berdasarkan hasil analisis yang dilakukan oleh penulis, yang diharapkan dapat membantu pihak RSGM dengan memberikan masukan yang dibutuhkan untuk kesiapan sistem saat implementasi modul pelayanan.

46

Universitas Kristen Maranatha

BAB 4. Kesimpulan dan saran

Bab ini berisi mengenai hasil kesimpulan dari analisis yang dibahas oleh penulis dan saran atas masalah dari penelitian yang dilakukan oleh penulis.

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan oleh penulis, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Berdasarkan analisis yang dilakukan dengan menggunakan Business Transformation Readiness Assessment, dapat disimpulkan dari dua belas faktor kesiapan yang sudah ditentukan. Lima dari dua belas faktor kesiapan, yaitu business case, workable approach and execution, IT capacity to execute, enterprise capacity to execute, dan enterprise ability to implement and operate masih memiliki readiness status yang rata – rata berada pada tingkat acceptable dan degree of difficulty to fix yang rata – rata pada tingkat moderate. Tujuh faktor lainnya yaitu vision, desire, willingness, and resolve, need, funding, sponsorship and leadership, governance, dan accountability sudah memiliki readiness status pada tingkat good sampai dengan high, dan degree of difficulty to fix yang rata – rata berada pada tingkat easy.

2. Adapun masukan yang dapat diberikan untuk implementasi modul pelayanan pada Sistem Informasi RSGM yang baru, yaitu sebagai berikut :

1. Memulai penjadwalan pertemuan yang dihadiri oleh setiap bagian yang ada di RSGM Maranatha dengan rutin.

2. Simulasi Medifirst 2000 dibeberapa bagian di RSGM Maranatha, agar user yang akan menggunakan Medifirst

47

Universitas Kristen Maranatha 2000 dapat terbiasa dengan sistem yang .akan digunakan.

3. Perlu adanya Komunikasi dengan seluruh bagian yang terlibat dalam implementasi modul pelayanan. Dengan tujuan agar setiap pihak yang bersangkutan mengetahui perannya dalam implementasi.

4. Membuka perekrutan untuk SDM yang berkompeten dibidang IT, agar ketika implementasi modul pelayanan telah beroperasi di RSGM Maranatha. Pemeliharaan sistem dapat dilakukan tanpa harus ada pengeluaran biaya maintenance.

4.2 Saran

Dalam pengembangan sistem di waktu yang akan datang, diharapkan pertemuan yang diadakan oleh pihak RSGM Maranatha dilakukan secara rutin. Perlu adanya pembahasan masalah teknikal yang rinci dan pembagian job desk sesuai dengan perubahan sistem. Hal ini dilakukan agar semua bagian yang turut serta dalam proyek implementasi pada modul selanjutnya, dapat mengetahui kemungkinan yang mungkin muncul dalam implementasi bila terjadi kesalahan teknis. Adapun dalam proses pengumpulan data, pertanyaan yang diajukan saat wawancara harus mendetil, agar informasi yang didapatkan lebih mendalam. Perlunya pengetahuan akan pengolahan data hasil dari wawancara dan kuesioner dengan menggunakan teknik yang sudah ada.

48

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

[1] The Open Group, TOGAF Version 9.1, United States: The Open Group, 2011.

[2] R. Weber, "Information Systems Control And Audit," 1999.

[3] D. Kaczynski, L. Wood and A. Harding, "Using Radar Charts With Qualitive Evaluation : Techniques to Assess Change in Blended Learning," p. 25, 4 March 2008.

[4] C. P. More, "Business Transformation Readiness Assesment, The BTEP Way," 2012. [Online]. Available: http://www.tbs-sct.gc.ca/btep-pto/index-eng.asp. [Accessed 16 November 2014].

seberapa jauh tingkat kesiapan rumah sakit dalam mengimplementasi modul pelayanan pada Sistem Informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut Maranatha yang baru.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang ada, maka dapat dibuat beberapa rumusan masalah. Rumusan masalah yang ada yaitu sebagai berikut:

1. Bagaimana menganalisis tingkat kesiapan proses implementasi modul pelayanan pada Sistem Informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut yang baru?

2. Bagaimana meningkatkan kesiapan implementasi modul pelayanan pada sistem informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut yang baru?

1.3 Tujuan Pembahasan

Tujuan dari Tugas Akhir dengan analisis Sistem Informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut pada modul pelayanan adalah untuk:

1. Menganalisis tingkat kesiapan modul pelayanan pada Sistem Informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut yang baru dengan menggunakan Business Transformation Readiness Assessment.

2. Memberikan masukan – masukan yang dibutuhkan untuk kesiapan sistem saat implementasi modul pelayanan pada sistem informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut yang baru.

Universitas Kristen Maranatha

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Pembahasan yang akan dilakukan pada tugas akhir ini meliputi:

 Analisis akan menggunakan Business Transformation Readiness Assessment pada TOGAF 9.

1.5 Sumber Data

Metode yang dilakukan yaitu:

1. Studi pustaka di lakukan untuk memahami dan mempelajari teori – teori yang digunakan dalam framework

2. Metode Survey

Metode ini digunakan untuk mengetahui proses yang terjadi saat implementasi modul pelayanan pada Sistem Informasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut. Pengumpulan informasi menggunakan:

 Wawancara

Wawancara adalah suatu model pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan atau tanya jawab secara langsung kepada pembimbing lapangan dari perusahaan tersebut untuk mengetahui proses bisnis yang ada.

 Observasi

Merupakan satu metode pengumpulan data atau fakta yang cukup efektif. Observasi merupakan pengamatan langsung yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh informasi yang diperlukan dengan cara melakukan pengamatan pencatatan dengan peninjauan langsung ke perusahaan atau instansi.

1.6 Sistematika Penyajian

Dalam proses penyusunan laporan, sistematika penulisan yang akan digunakan adalah sebagai berikut :

1. BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sistematika penyajian, metode dan teknik penelitian yang digunakan pada analisis yang dilakukan oleh penulis

2. BAB 2 KAJIAN TEORI

Pada bab ini membahas mengenai teori – teori yang berhubungan dengan materi penulisan yang diambil dari beberapa referensi baik buku, jurnal maupun internet. Materi penulisan adalah mengenai Business Transformation Readiness Assessment pada TOGAF 9.1.

3. BAB 3 HASIL ANALISIS

Pada bab ini membahas analisis yang dilakukan oleh penulis berdasarkan teori – teori yang ada di bab II

4. BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi tentang saran dan kesimpulan penulis berdasarkan hasil analisis yang dilakukan oleh penulis, yang diharapkan dapat membantu pihak RSGM dengan memberikan masukan yang dibutuhkan untuk kesiapan sistem saat implementasi modul pelayanan.

Universitas Kristen Maranatha

BAB 4. Kesimpulan dan saran

Bab ini berisi mengenai hasil kesimpulan dari analisis yang dibahas oleh penulis dan saran atas masalah dari penelitian yang dilakukan oleh penulis.

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan oleh penulis, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Berdasarkan analisis yang dilakukan dengan menggunakan

Business Transformation Readiness Assessment, dapat disimpulkan dari dua belas faktor kesiapan yang sudah ditentukan. Lima dari dua belas faktor kesiapan, yaitu business case, workable approach and execution, IT capacity to execute, enterprise capacity to execute, dan enterprise ability to implement and operate masih memiliki readiness status yang rata – rata berada pada tingkat acceptable dan degree of difficulty to fix yang rata – rata pada tingkat moderate. Tujuh faktor lainnya yaitu vision, desire, willingness, and resolve, need, funding, sponsorship and leadership, governance, dan accountability sudah memiliki readiness status pada tingkat

good sampai dengan high, dan degree of difficulty to fix yang rata – rata berada pada tingkat easy.

2. Adapun masukan yang dapat diberikan untuk implementasi modul pelayanan pada Sistem Informasi RSGM yang baru, yaitu sebagai berikut :

1. Memulai penjadwalan pertemuan yang dihadiri oleh setiap bagian yang ada di RSGM Maranatha dengan rutin.

2. Simulasi Medifirst 2000 dibeberapa bagian di RSGM Maranatha, agar user yang akan menggunakan Medifirst

2000 dapat terbiasa dengan sistem yang .akan digunakan.

3. Perlu adanya Komunikasi dengan seluruh bagian yang terlibat dalam implementasi modul pelayanan. Dengan tujuan agar setiap pihak yang bersangkutan mengetahui perannya dalam implementasi.

4. Membuka perekrutan untuk SDM yang berkompeten dibidang IT, agar ketika implementasi modul pelayanan telah beroperasi di RSGM Maranatha. Pemeliharaan sistem dapat dilakukan tanpa harus ada pengeluaran biaya maintenance.

4.2 Saran

Dalam pengembangan sistem di waktu yang akan datang, diharapkan pertemuan yang diadakan oleh pihak RSGM Maranatha dilakukan secara rutin. Perlu adanya pembahasan masalah teknikal yang rinci dan pembagian

job desk sesuai dengan perubahan sistem. Hal ini dilakukan agar semua bagian yang turut serta dalam proyek implementasi pada modul selanjutnya, dapat mengetahui kemungkinan yang mungkin muncul dalam implementasi bila terjadi kesalahan teknis. Adapun dalam proses pengumpulan data, pertanyaan yang diajukan saat wawancara harus mendetil, agar informasi yang didapatkan lebih mendalam. Perlunya pengetahuan akan pengolahan data hasil dari wawancara dan kuesioner dengan menggunakan teknik yang sudah ada.

48

Universitas Kristen Maranatha [1] The Open Group, TOGAF Version 9.1, United States: The Open Group,

2011.

[2] R. Weber, "Information Systems Control And Audit," 1999.

[3] D. Kaczynski, L. Wood and A. Harding, "Using Radar Charts With Qualitive Evaluation : Techniques to Assess Change in Blended Learning," p. 25, 4 March 2008.

[4] C. P. More, "Business Transformation Readiness Assesment, The BTEP Way," 2012. [Online]. Available: http://www.tbs-sct.gc.ca/btep-pto/index-eng.asp. [Accessed 16 November 2014].