Pemanfaatan Teknologi Informasi di Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum didirikan untuk melayani seluruh lapisan masyarakat
tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan untuk
mendapatkan informasi secara gratis. Menurut Hermawan dan Zen dalam bukunya
Etika Kepustakawanan (2006, 30) bahwa: “Perpustakaan Umum adalah
perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar
belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan, dan sebagainya”. Konsep dasar
perpustakaan umum adalah didirikan oleh masyarakat untuk masyarakat dan
didanai dengan dana masyarakat.
Menurut Hartanto (2006, 1) bahwa: Perpustakaan Umum merupakan
lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan berbagai
informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk
memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat.
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki yang dikutip Sutarno (2006, 38)
menyatakan bahwa: “Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang didanai dari
sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi, yang kemudian
dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan”.
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana
umum dengan tujuan melayani umum. Ciri perpustakaan umum adalah sebagai
berikut:
1. Terbuka untuk umum artinya terbuka bagi siapa saja tanpa
memandang perbedaan jenis kelamin, agama, kepercayaan, ras,
usia, pandangan politik, dan pekerjaan.
2. Dibiayai oleh dana umum. Dana umum ialah dana yang berasal dari
masyarakat. Biasanya dikumpulkan melalui pajak dan dikelola oleh
pemerintah. Dana ini kemudian digunakan untuk mengelola
perpustakaan umum. Karena dana berasal dari umum maka
perpustakaan umum harus terbuka untuk umum.
3. Jasa yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma – cuma. Jasa
yang diberikan mencakup jasa referral artinya jasa memberikan
informasi, peminjaman, konsultasi studi sedangkan keanggotaan
bersifat cuma – cuma artinya tidak perlu membayar. Pada beberapa
perpustakaan umum di Indonesia masih ada yang memungut biaya
untuk menjadi anggota, namun hal ini semata – mata karena alasan
administrative belaka, bukanlah prinsip utama.
Dari beberapa pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa perpustakaan
umum adalah perpustakaan yang didanai oleh masyarakat yang melayani seluruh
lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku,
pendidikan dan perpustakaan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan,
teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan
Universitas Sumatera Utara
meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat, perpustakaan
yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi,
yang kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan.
2.1.1
Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Umum
2.1.1.1 Tujuan Perpustakaan Umum
Perpustakaan
tentunya
memiliki
tujuan
sesuai
dengan
jenis
perpustakaannya dan masyarakat yang dilayani. Begitu juga halnya dengan
perpustakaan umum memiliki tujuan yang ingin dicapai. Menurut Manifesto
Unesco
yang
dikutip
(Sulistyo-Basuki,1993)
menyatakan
bahwa
tujuan
perpustakaan umum adalah:
1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka
yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan
yang lebih baik.
2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi
masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi
mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.
3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang
dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi
masyarakat
sekitarnya,
sejauh
kemampuan
tersebut
dapat
dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka. Fungsi ini sering
dibuat sebagai fungsi pendidikan perpustakaan umum, lebih tepat
disebut sebagai pendidikan berkesinambungan ataupun pendidikan
Universitas Sumatera Utara
seumur hidup. Pendidikan sejenis ini hanya dapat dilakukan oleh
perpustakaan umum karena perpustakaan umum merupakan satu –
satunya pranata kepustakawanan yang terbuka bagi umum.
Perpustakaan nasional juga terbuka bagi umum namun untuk
memanfaatkannya tidak selalu terbuka langsung bagi perorangan,
ada kalanya harus melalui perpustakaan lain.
4. Bertindak selaku agent cultural, artinya perpustakaan umum
merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat
sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan apresiasi
budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggarakan
pameran budaya, ceramah, pemutaran film, dan penyediaan
informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran dan
apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni budaya.
Untuk
mencapai
tujuannya,
perpustakaan
umum
biasanya
mengelompokkan objeknya menjadi empat yaitu:
1. Pendidikan
Perpustakaan umum bertugas memelihara dan menyediakan sarana
untuk
pengembangan
perorangan/kelompok
pada
semua
tingkat
kemampuan pendidikan.
Universitas Sumatera Utara
2. Informasi
Perpustakaan menyediakan kemudahan bagi pemakai berupa akses
yang cepat terhadap informasi yang tepat mengenai seluruh julatan
pengetahuan manusia.
3. Kebudayaan
Perpustakaan merupakan pusat kehidupan kebudayaan dan secara
aktif mempromosikan partisipasi dan apresiasi semua bentuk seni.
4. Rekreasi
Perpustakaan
memainkan
peran
penting
dalam
mendorong
penggunaan secara aktif rekreasi dan waktu senggang dengan penyediaan
bahan bacaan.
Menurut Hermawan dan Zen (2006, 31) menyatakan bahwa tujuan
perpustakaan umum adalah:
1. Memberikan
kesempatan
kepada
warga
masyarakat
untuk
menggunakan bahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan,
keterampilan dan kesejahteraan.
2. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat dan tepat yang
berguna bagi masyarakat dalam kehidupan sehari-hari.
3. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas
melalui penyediaan bahan pustaka dan informasi.
Universitas Sumatera Utara
4. Bertindak sebagai agen kultural sehingga menjadi pusat utama
kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.
5. Memfasilitasi masyarakat untuk belajar sepanjang masa.
Dari beberapa pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa tujuan
perpustakaan umum adalah memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk
mendapat informasi secara murah, mudah, cepat, dan tepat dalam meningkatkan
pengetahuan keterampilan dan kesejahteraan. Disamping itu perpustakaan umum
juga berperan sebagai agen kultural yang bertugas menumbuhkan apresiasi
masyarakat di bidang seni dan budaya.
2.1.1.2 Fungsi Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum sebagai pusat informasi yang melayani seluruh lapisan
masyarakat umum selalu berusaha semaksimal mungkin memenuhi kebutuhan
pengguna dalam mengembangkan kebiasaan membaca.
Menurut Yusuf (1996, 21), fungsi perpustakaan umum dapat dijabarkan
sebagai berikut:
1. Fungsi Edukatif
Perpustakaan umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa
karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan
menambah pengetahuan secara mandiri. Budaya mandiri dapat membentuk
masyarakat yang belajar seumur hidup dan gemar membaca.
Universitas Sumatera Utara
2. Fungsi Informatif
Perpustakaan umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainya, yaitu
menyediakan buku - buku referensi. Bacaan ilmiah populer berupa buku
dan majalah ilmiah serta data - data penting lainya yang diperlukan
pembaca.
3. Fungsi Kultural
Perpustakaan umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil
budaya bangsa yang direkam dalam bentuk tercetak/ terekam. Perpustakaan
merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya berbagai karya budaya
manusia yang setiap waktu dapat diikuti perkembangannya melalui koleksi
perpustakaan.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah,
tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku - buku fiksi dan
majalah hiburan untuk anak-anak, remaja dan dewasa. Bacaan fiksi dapat
menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasi pembacanya dan
banyak digemari oleh anak - anak dan dewasa.
Sedangkan menurut Siregar dalam bukunya yang berjudul Perpustakaan
Energi Pembangunan Bangsa (2004, 76) Bahwa fungsi perpustakaan umum
adalah:
1. Membantu orang - orang (terutama orang-orang muda dan anak-anak)
menjadi melek informasi.
Universitas Sumatera Utara
2. Memberi tahu mereka bagaimana informasi
dan juga untuk
mengembangkan kebiasaan membaca.
3. Membantu orang dewasa untuk belajar seumur hidup dan belajar
kembali untuk perubahan karir.
4. Memelihara dan mempromosikan kebudayaan.
Berdasarkan defenisi di atas dapat dikatakan bahwa fungsi perpustakaan
umum adalah sebagai tempat untuk mengumpulkan, mengolah, melestarikan,
menyebar
luaskan
informasi,
mengembangkan
kebiasaan
membaca
dan
mempromosikan kebudayaan dan juga sebagai fungsi edukatif, fungsi informatif,
fungsi kultural, fungsi rekreasi.
2.2.
Pengertian Teknologi Informasi
Teknologi informasi (Information Technology) biasa disingkat TI atau IT
atau
infotech.
Dalam
Oxford
English
Dictionary
(OED2)
edisi
ke-2
mendefenisikan teknologi informasi adalah hardware dan software, dan bisa
termasuk didalamnya jaringan dan telekomunikasi yang biasanya dalam konteks
bisnis atau usaha.
Jonner (2000, 13) mengartikan bahwa teknologi informasi sebagai
perpaduan antara:
1. Komputer, yang mencakup komponen perangkat keras dan perangkat
lunak,
2. Komunikasi data yang memungkinkan komputer yang berdiri sendiri
terintegrasi pada jaringan komputer baik lokal maupun internasional,
Universitas Sumatera Utara
3. Media penyimpanan dan metode yang merepresentasikan data dengan
tujuan untuk memperoleh, mengolah, menyimpan, serta menyampaikan
informasi.
Menurut Haag & Keen yang dikutip Murhada (1996) teknologi
informasi adalah seperangkat alat yang membantu pekerjaan dengan informasi
serta melakukan tugas - tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi.
Istilah TI (Teknologi Informasi) atau IT ( Information Technology ) yang
populer saat ini adalah bagian dari mata rantai panjang dari perkembangan istilah
dalam dunia SI ( Sistem Informasi ) atau IS ( Information System ). Istilah TI
memang lebih merujuk pada teknologi yang digunakan dalam menyampaikan
maupun mengolah informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari
sebuah sistem informasi itu sendiri. TI memang secara nota bene lebih mudah
dipahami secara umum sebagai pengolahan informasi yang berbasis pada teknologi
komputer yang tengah terus berkembang pesat.
Teknologi informasi memiliki enam fungsi yaitu sebagai berikut.
1. Menangkap (Capture)
2. Mengolah (Processing)
Mengkomplikasikan catatan rinci dari aktivitas, misalnya menerima input
dari keyboard, scanner, mic dan sebagainya. Mengolah data masukan yang
diterima untuk menjadi informasi. Pengolahan data dapat berupa konversi
Universitas Sumatera Utara
(pengubahan data ke bentuk lain), analisis (analisis kondisi), perhitungan
(kalkulasi), sintesis (penggabungan) segala bentuk data dan informasi.
a) Data processing , memproses dan mengolah data menjadi suatu
informasi
b) Information processing, suatu aktivitas computer yang memproses
dan mengolah suatu tipe/bentuk dari informasi dan mengubahnya
menjadi tipe/bentuk yang lain dari informasi
c) Multimedia sistem, suatu sistem komputer yang dapat memproses
berbagai tipe/bentuk dari informasi secara bersamaan (simultan)
3. Menghasilkan (Generating)
Menghasilkan informasi ke dalam bentuk yang berguna. Miasalnya
laporan, table, grafik, dan sebagainya.
4. Menyimpan (Storage)
Menyimpan data dan informasi dalam suatu media yang dapat digunakan
untuk keperluan lainnya. Misalnya disimpan ke harddisk, tape, disket,
compact disc (CD) dan sebagainya.
5. Mencari kembali (Retrival)
Menelusuri, mendapatkan kembali informasi atau menyalin (copy) data dan
informasi yang sudah tersimpan, misalnya mencari supplier yang sudah
lunas.
Universitas Sumatera Utara
6. Transmisi (Transmission)
Mengirim data dan informasi dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui
jaringan komputer. Misalnya mengirimkan data penjualan dari user A ke
user lainnya.
Berikut manfaat yang bisa dipetik dari penerapan teknologi informasi di
Perpustakaan.
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan.
3. Meningkatkan citra perpustakaan.
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global.
Manfaat penggunaan Teknologi Informasi dalam perpustakaan antara lain sebagai
berikut :
1. Meningkatkan kualitas layanan
Peningkatan kualitas layanan pada kecepatan pencarian referensi,
kelengkapan data referensi, keberadaan buku, peminjaman, pembuatan
KTA dan akses.
2. Memberikan kemudahan dalam pengambilan keputusan
Bagi pengguna misal menentukan referensi mana yang akan dipinjam
dengan kondisi buku lama dan baru, alternatif pengganti jika buku sedang
keluar, kapan harus dikembalikan dan sebagainya. Bagi pengelola, misal
Universitas Sumatera Utara
memutuskan penerimaan anggota, jumlah denda, keberadaan buku, jumlah
buku, keperluan pengadaan dan penataan koleksi.
3. Pengembangan otomasi perpustakaan
Perpustakaan sebagai pilar utama dalam melestarikan dan menyediakan
informasi ilmu pengetahuan perlu didukung kebutuhan TI seiring dengan
kegiatan menulis, mencetak, mendidik, dan pemenuhan kebutuhan
masyarakat akan informasi yang semakin berkembang dan beragam.
Penerapan TI di perpustakaan difungsikan untuk mengidentifikasi,
mengumpulkan, dan mengelola data – data dalam bentuk basis data serta
menyediakannya menjadi informasi yang berguna bagi masyarakat dalam
kemasan digital yang fleksibel dan mudah dibagikan.
Suwanto (2003, 4) juga menyatakan bahwa aplikasi teknologi informasi
yang tercakup dalam ruang lingkup suatu sistem informasi, baik itu perpustakaan
maupun
pusat-pusat
dokumentasi
dan
informasi,
secara
umum
dapat
diklasifikasikan menjadi 4 bidang utama, yaitu :
1. Library housekeeping ( Perawatan/pengelolaan perpustakaan)
2. Information retrieval (Temu kembali informasi / Penelusuran Informasi)
3. General purpose software (Perangkat lunak untuk berbagai macam
keperluan)
4. Library networking (Jaringan kerjasama perpustakaan )
Universitas Sumatera Utara
1. Library Housekeeping
Library housekeeping atau pengelolaan perpustakaan, merupakan istilah
umum yang mengacu pada berbagai macam kegiatan rutin yang perlu dilakukan
agar supaya perpustakaan dapat berjalan sebagaimana mestinya. Dengan adanya
kemajuan teknologi informasi dapat dilakukan dengan menggunakan sistem yang
terpadu yang terdiri dari beberapa modul, yaitu akuisisi atau pengadaan,
pengatalogan, sirkulasi, pengaksesan katalog oleh umum atau yang dikenal dengan
nama OPAC (Online Public Akses Catalog), dan peminjaman antar perpustakaan.
Konsep integrasi akhir-akhir ini telah diterapkan secara luas pada sistem
housekeping
perpustakaan.
Istilah
Sistem Perpustakaan yang Terintegrasi
(Integrated Library System) sering digunakan sebagai indikasi bahwa sub-sistem
atau modul-modul yang ada diintegrasikan semuanya membentuk Sistem
Informasi Tunggal yang berbasis komputer yang mampu mielakukan tukar menukar informasi dari satu modul ke modul lain, serentak oleh beberapa modul
yang berbeda sehingga memungkinkan penggunaan dan pemanfaatan data oleh
sistem akan lebih efisien. Sebagai contoh: informasi
pengarang / judul akan
digunakan bersama oleh modul : Akuisisi, Pengatalogan, Sirkulasi, OPAC (Online
Public Acces Catalog), dan Informasi pengelolaan. Dari semua modul atau sub
sistem ini yang paling penting bagi pemakai adalah sub sistem OPAC, yang
memungkankan pengaksesan Online ke katalog.
Universitas Sumatera Utara
Sistem Perpustakaan yang Terintegrasi ini kemudian dikenal secara luas
dengan nama Otomasi Perpustakaan. Secara umum ada tiga generasi Otomasi
Perpustakaan, yaitu:
a) Generasi I
:Otomasi aktivitas - aktivitas pemrosesan, seperti
akuisisi dan pengatalogan ditambah dengan pengendalian sirkulasi.
b) Generasi II
:Pengembangan
dan
pemasangan
sistem
yang
terintegrasi termasuk OPAC.
c) Generasi III
:Dibangun Local Area Network dengan kemampuan
komputasi dan komunikasi pada stasiun kerja individu.
2. Information Retrieval.
Sistem informasi untuk temu kembali informasi secara elektronis pertama
kali digunakan untuk pencarian data lokal dilakukan dengan menggunakan katalog.
Kemudian dengan adanya kemajuan teknologi informasi temu kembali informasi
atau yang dikenal dengan penelusuran informasi juga mengalami kemajuan, yaitu
dengan penggunaan sarana - sarana elektronis. Ada tiga macam sarana dalam
Penelusuran informasi atau temu kembali informasi secara elektronis, yaitu :
a) menggunakan Pangkalan Data Lokal
b) menggunakan CD-ROM
c) menggunakan jaringan Wide Area Network, atau yang banyak dikenal
melalui Internet.
Universitas Sumatera Utara
3. General Purpose Software.
Yang termasuk dalam general purpose software yang dapat digunakan di
lembaga Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi
adalah teknologi yang digunakan dalam menyampaikan maupun mengolah
informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari sebuah sistem
informasi itu sendiri dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan
memanfaatkan komputer dan telekomunikasi lembaga yang bergerak di bidang
dokumentasi dan informasi adalah:
a) Word Processing
: untuk pengolah teks dan pencetakan.
b) Spreadsheets
: untuk kalkulasi keuangan
c) Graphics
: untuk presentasi statistic
d) Desktop Publishing
: untuk penerbitan dan percetakan yang profesional
e) Electronic mail
: untuk pendistribusian pesan
4. Library networking.
Istilah Library networking mempunyai cakupan yang luas, tetapi biasanya
meliputi:
a) Kerjasama antar perpustakaan atau jaringan informasi antar lembaga lembaga yang bergerak di bidang informasi yang sama atau relevan,
atau Pengkaitan komputer perpustakaan atau lembaga informasi
(Pusdokinfo) dengan lembaga lainnya
di dalam institusi untuk
membentuk LAN (Local Area Network)
Universitas Sumatera Utara
b) Pengkaitan komputer lembaga Pusdokinfo ke komputer lain yang jauh
jaraknya untuk membentuk Wide Area Network
atau yang sering
dikenal dapat berhubungan melalui internet.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi
adalah teknologi yang digunakan dalam menyampaikan maupun mengolah
informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari sebuah sistem
informasi itu sendiri dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan
memanfaatkan komputer dan telekomunikasi.
2.3
Pemanfaatan Teknologi Informasi pada Perpustakaan
Perkembangan perpustakaan dilihat dari segi koleksi data dan dokumen
yang disimpan, diawali dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari
kumpulan koleksi tanpa katalog. Perkembangan yang paling mutakhir adalah
munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam
kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan
komputer (internet). Selain itu, dari segi manajemen (teknik pengelolahan).
Dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan
akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di
perpustakaan.
2.3.1
Automasi Perpustakaan
Automasi Perpustakaan adalah suatu teknologi yang digunakan
perpustakaan untuk pengolahan, pelayanan dan penelusuran kembali (OPAC).
Universitas Sumatera Utara
Automasi perpustakaan khususnya pengembangan database catalog
merupakan embrio lahirnya online searching yang sempat populer di negara
maju sebelum penggunaan internet. Meluasnya automasi perpustakaan
dikembangkan pada perpustakaan besar dan jenis komputer yang digunakan
adalah mainframe yang harganya tergolong mahal. Perpustakaan di negara
berkembang seperti Indonesia dapat mengembangkan aplikasi secara bertahap
dengan menggunakan program seperti CDS/ISIS yang dapat diperoleh secara
cuma-cuma (Siregar, 2004:56).
Manfaat Automasi Perpustakaan dengan kemajuan Teknologi Informasi
sebagai berikut:
1. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global (Supriyanto
dan Ahmad Muhsin, 2008:23).
2.3.2
CD-ROM
CD–ROM adalah singkatan dari Compact Disk Read Only Memory.
Sesuai dengan namanya maka CD–ROM berfungsi sebagai tempat menyimpan
informasi dan informasi yang ada di dalamnya hanya dapat dibaca dengan
sistem yang biasanya disebut dengan penelusuran informasi atau sistem temu
kembali informasi.
Universitas Sumatera Utara
Banford (1990: 32), Menyatakan :
“CD-ROM merupakan temuan baru teknologi informasi, berbentuk fisik
cakram, dengan diameter 120 mm (12 cm), dengan ketebalan 1,2 mm yang
terbuat dari polycarbonat, dengan lapisan mengkilat, tempat informasi
disimpan, dan hanya satu sisi dari disc itu yang digunakan untuk menyimpan
informasi”.
CD-ROM adalah berisikan informasi tentang jurnal yang dikemas
dalam bentuk CD dan dioperasikan dengan menggunakan komputer. CD-ROM
merupakan produk piringan optik yang digunakan sebagai sarana atau media
penelusuran informasi, yang mana hanya mampu membaca memori yang
tersimpan dalam pangkalan data. Media ini memiliki diameter 12 centimeter
(472 inci) dan memiliki kesamaan dimensi fisik dengan Audio-disc digital
optical. CD-ROM dirancang sedemikian rupa sejalan dengan kemampuan
komputer. Jika komputer mampu memperagakan grafik, maka CD-ROM juga
dirancang untuk dapat melakukan yang sama, CD-ROM bisa dikoneksikan atau
dihubungkan dengan sistem komputer yang ada.
Dengan karakteristik diatas tersebut, CD-ROM mampu membantu
pengguna perpustakaan dengan baik dalam menemukan kembali informasi
yang dibutuhkan, juga dapat membantu pekerjaan perpustakaan yang berkaitan
dengan informasi, seperti referensi bibliografi, indeks, abstrak, referensi umum,
serta aplikasi kegiatan otomasi perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
Dari pengertian tersebut dapat diambil batasan bahwa pemanfaatan
koleksi elektronik adalah suatu proses beraktivitas pengguna dalam hal
memanfaatkan informasi koleksi untuk memenuhi kebutuhannya. Informasi
ilmiah yang terdapat dalam koleksi elektronik CD- ROM cukup berperan
dalam berbagai bidang kajian ilmu pengetahuan, yang selalu membutuhkan
data yang mutakhir dan akurat (upto date).
2.3.3
Internet Penggunaan
Internet di perpustakaan bertujuan untuk penyediaan sarana dan
prasarana dimana pengguna perpustakaan baik mahasiswa, dosen, civitas
akademik dan pengeola perpustakaan (pustakawan) dapat menggunakan
internet. Dalam hal ini, perpustakaan menyediakan sejumlah komputer sebagai
terminal yang terhubung ke internet. Penyediaan layanan akses ini bertujuan
untuk memungkinkan sivitas akademika dapat memperoleh informasi yang
bersumber dari Web, yang diperlukan.
Aji Supriyanto (2005: 336) menambahkan, “Internet adalah sebuah
jaringan komputer global, yang terdiri dari jutaan computer yang saling
terhubung dengan menggunakan protokol yang sama untuk berbagi informasi
secara bersama”.
2.3.4
Digital Library
Digital library adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu
tulisan, gambar, suara dalam bentuk file elektronik dan menyebarluaskan
dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer. Koleksi
Universitas Sumatera Utara
yang dimasukkan dalam digital library untuk sementara ini adalah skripsi, tesis,
makalah. Manfaat digital library sebagai suatu layanan baru di perpustakaan
bagi komunitas pengguna perpustakaan adalah sebagai berikut :
1. Digital library merupakan layanan yang dapat membantu pada
inisiatif pembelajaran yang terintgrasi.
2. Digital library merupakan sumber yang sempurna untuk
mengirimkan
teks
lengkap
dan
referensi
penting
bagi
mutimedia, mudah untuk dilakukan dalam penelitian, serta
mempermudah dalam mengerjakan tugas-tugas yang diberikan
oleh pengajar (guru atau dosen).
3. Menciptakan menu bacaan dengan halaman-halaman topik,
pelajaranpelajaran
dan
halaman
peminat
dan
kepeluan
komunitas perguruan tinggi.
4. Mengurangi terjadinya pengulangan kegiatan (plagiarism).
5. Penyebaran dan akses informasi akan lebih cepat tanpa batas
waktu dan tempat, karena tidak terikat secara nyata atu fisik.
6. Bersifat lebih luas dari katalog induk dunia (universal main
catalogue) dan mampu melakukan kerjasama dalam jejaring
informasi (information networking).
7. Mahasiswa dengan mudah menemukan persoalan yang mereka
butuhkan seperti majalah, koran, buku-buku dan transkrip teks
lengkap: termasuk ribuan peta atau atlas gambar, website
pendidik yang dibuat untuk pekerjaan rumah dan file
Universitas Sumatera Utara
vidio/audio. Dosen dan pustakawan bekerja sama untuk
membangun mata rantai yang kuat terhadap isi yang diinginkan.
2.3.5
Jurnal Elektronik
Jurnal elektronik adalah jurnal yang dikemas dalam bentuk file
elektronik dalam penelusuran informasi menggunakan jaringan internet. Jurnal
yang terpasang melalui internet banyak dimanfaatkan oleh para pemustaka
untuk keperluan informasi penelitian seperti : studi kasus, tesis, serta disertasi.
Vickery (1987) mengemukakan bahwa jurnal adalah merupakan sumber yang
paling besar mengenai informasi mutakhir. Lebih lanjut dikatakan bahawa
informasi diperlukan untuk :
1. Mempersiapkan dan mendefinisikan masalah
2. Mempormulasikan suatu solusi ilmiah dan teknis
3. Menempatkan pekerjaan dalam konteks yang tepat dengan
pekerjaan yang telah terselesaikan
4. Menghubungkan pekerjaan dengan pekerjaan yang sedang
berlangsung dalam suatu kajian
5. Menentukan disain/strategi dalam pengumpulan data
6. Menentukan teknik pengumpulan data
7. Mendisain peralatan dan piranti
8. Memilih suatu teknik analisis data
9. Memanfaatkan interpretasi penuh terhadap data yang terkumpul
Universitas Sumatera Utara
10. Mengintegrasikan penemuan ke dalam gambaran pengetahuan
mutakhir dalam suatu kajian.
2.4
Pemanfaatan Teknologi Informasi pada Automasi Perpustakaan
Sistem automasi perpustakaan sering disebut dengan sistem perpustakaan
terintegrasi (Integrated Library System) sering juga diistilahkan dengan
penggunaan
teknologi
informasi
pada
perpustakaan,
di
mana
kegiatan
perpustakaan dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi. Automasi
Perpustakaan
adalah
sebuah
proses
pengelolaan
perpustakaan
dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi
informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan.
Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk
ditelusuri kembali.
Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan
kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat
mengikuti pertambahan banyaknya koleksi, banyaknya transaksi, dan resource
sharing dengan perpustakaan lainnya. Menurut Hermawan yang dikutip Ade
Gustomo (2009, 6-7), tujuan automasi perpustakaan atau yang biasa disebut
dengan pemanfaatan teknologi informasi pada perpustakaan adalah sebagai
berikut:
1. Mengatasi keterbatasan waktu.
2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari
judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama.
4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian.
5. Memperingan pekerjaan.
6. Meningkatkan layanan.
7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistic.
8. Menghemat biaya.
9. Menumbuhkan rasa bangga.
10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.
Pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan bertujuan
untuk mempercepat dan mempermudah sistem pelayanan perpustakaan baik dalam
proses pembuatan katalog (input data), pelayanan sirkulasi, maupun penelusuran
katalog.
Automasi perpustakaan pada hakekatnya adalah meningkatkan kualitas
layanan kepada pengguna jasa perpustakaan serta meningkatkan efisiensi kerja
perpustakaan. Untuk mencapai tujuan tersebut dapat menggunakan beberapa cara
atau metode. Menurut Corbin yang dikutip Hasugian (2000: 9-11) membagi
metode automasi perpustakaan atas 4 (empat) yakni:
1. Membeli sistem turnkey
Sistem Turnkey adalah suatu sistem komputer yang dirancang, diprogram,
diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan (vendor dan suplier) kepada
perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem
ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor menyiapkan dokumentasi
Universitas Sumatera Utara
yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Adakalanya vendor
mengikuti para kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta
penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para staff
perpustakaan. Sedangkan vendor lain menyiapkan untuk menjual software
aplikasinya saja, dan perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk
menyiapkan hardware-nya.
2. Menghadapi system
Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya
dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem
jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan
secara bersama oleh beberapa perpustakaan, karena sistem tersebut
dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota
jaringan biasanya membayar sejumlah dana kepada pengelola pusat
jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak
dan kewajiban serta jenis layanan digunakan secara bersama.
3. Mengembangkan sistem lokal
Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan
mengembangkan sistem lokal, yang sering disebut “in-house developed
system”. Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram
dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Salah satu contoh sistem lokal di
Perpustakaan Universitas Petra Surabaya.
Universitas Sumatera Utara
4. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain
Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam rangka
membangun dan megembangkan sistem automasinya adalah menggunakan
bersama sistem ini dari perpustakaan lain. Dengan metode ini, perpustakaan
bisa menekan biaya dan kegiatan merancang, memprogram dan menguji
sistem yang biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak karena
kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal sistem
tersebut. Cara ini banyak digunakan di Indonesia khususnya perpustakaan
perguruan tinggi.
2.4.1
Pengadaan
Pengadaan (acquisition), adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan
pengadaan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran,
maupun berupa hadiah. Termasuk didalamnya pengecekan bibliografi yang
dilakukan sebelum pemesanan, dan penerimaan bahan pustaka, pemrosesan faktur,
dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan.
Sistem pengadaan yang terautomasi menggantikan pengarsipan kartu-kartu
usulan pengadaan secara manual seperti halnya dalam sistem sirkulasi. Dengan
sistem ini, staf dapat dengan mudah memanipulasi cantuman untuk menghasilkan
daftar-daftar bahan yang akan dipesan, termasuk mempermudah perhitungan biaya
dan pengelompokkan berdasarkan penerbit dan sumber anggaran yang digunakan.
Kemudian, setelah bahan-bahan yang akan dipesan diterima, cantuman yang sama
dimanipulasi untuk menghasilkan lembar buku induk atau inventaris. Sistem
Universitas Sumatera Utara
pengadaan yang dibuat oleh vendor komersial pada umumnya dapat pula
digunakan untuk pemesanan secara online ke perpustakaan (Siregar, 2004:41).
Menurut Sulistyo-Basuki yang dikutip Puspita (2001, 27) tentang
pengadaan bahan pustaka: Pengadaan bahan pustaka merupakan konsep yang
mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen,
yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan
dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai
sasaran unit informasi.
Pengadaan bahan pustaka adalah upaya meningkatkan kualitas dan
kuantitas bahan pustaka. Upaya peningkatan kualitas bahan pustaka dilakukan
dengan mengadakan bahan pustaka yang belum dimiliki atau yang terbaru sesuai
dengan perkembangan ilmu, pengetahuan, dan teknologi, Sebaliknya peningkatan
kuantitas bahan pustaka adalah upaya peningkatan jumlah bahan pustaka agar
kebutuhan pengguna dapat dipenuhi.
Sedangkan tujuan pemilihan bahan pustaka menurut Sulistyo-Basuki (1994,
47) adalah: “mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang,
sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna yang berubah dari tuntutan
pengguna masa kini serta mendatang”.
Menurut Siregar (1997, 5-9), sub sistem pengadaan yang terautomasi
mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut :
1) Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya
dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat
Universitas Sumatera Utara
dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti
katalog penjual buku.
2) Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara
mencocokan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file desiderata.
3) Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur
biasannya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi terhadap faktur
dengan cara mencocokannya dengan daftar pesanan.
4) Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok
(supplier) bahan pustaka dalam kasus di mana terdapat bahan-bahan
pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
Menurut beberapa pendapat di atas pengadaan bahan pustaka adalah proses
awal pengadaan sumber-sember informasi yang terdapat pada perpustakaan.
Sumber informasi tersebut pada hakekatnya ditujukkan kepada pemustaka yang
ingin berkunjung serta mencari informasi di perpustakaan. Proses pemilihan bahan
pustaka harus disesuaikan dengan jenis penggunanya.
2.4.2
Pengatalogan
Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau
dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip
tertentu sedangkan buku mencakup arti buku dalam arti luas. Sistem pengatalogan
berbasis
komputer
merupakan
semua
aktivitas
yang
dilakukan
dalam
mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk katalog dengan menggunakan
Universitas Sumatera Utara
komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) katalog yang
dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog online merupakan suatu
bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer,
disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog) (Siregar, 1996, 2).
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog
perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang
terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya
dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang
dengan baik
merupakan faktor kunci
keberhasilan penerapan automasi
perpustakaan.
Dengan menggunakan OPAC, pengguna lebih mudah dalam pencarian
bahan pustaka di perpustakaan. Menurut Sulistyo- Basuki (1991, 316) Tujuan
Katalog ialah:
1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui
berdasarkan:
a. pengarangnya
b. judulnya, atau
c. subjeknya.
2. Menunjukkan sebuah buku yang dimiliki oleh perpustakaan
a. oleh pengarang tertentu,
b. berdasarkan subjek tertentu, atau
c. dalam jenis literatur tertentu
3. Membantu dalam pemilihan buku
Universitas Sumatera Utara
a. berdasarkan edisinya, atau
b. berdasarkan karakternya (sastra ataukah topik)
Pengatalogan adalah deskripsi bibliografi singkat bahan pustaka. Dengan
berkembangnya teknologi informasi maka sistem pengatalogan berevolusi dari
manual menjadi online. Dengan adanya Katalog Online pengguna ataupun
pustakawan dapat menghemat waktu dalam penelusuran, maupun meningkatkan
efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan-bahan baru koleksi perpustakaan. Katalog
Online juga mampu mempromosikan koleksi bahan pustaka sehingga pengguna
perpustakaan semakin meningkat. Hal ini disebabkan adanya pengaksesan secara
bebas yang dpat diakses dimana dan kapan saja melalui situs yang sudah
ditentukan oleh Perpustakaan.
2.4.3
Layanan Sirkulasi
Pengawasan sirkulasi (circulation control) merupakan aplikasi pertama
yang menggunakan komputerisasi pada kebanyakan perpustakaan, terutama
perpustakaan besar dimana ratusan transaksi dapat terjadi pada setiap harinya.
Sistem sirkulasi terautomasi menggantikan pengarsipan manual kartu-kartu buku
yang dipinjamkan, pembuatan kartu tanda anggota. Pencatatan dilakukan tanpa
kertas (paperless).
Penggunaan label barcode pada kartu dan dokumen memungkinkan proses
pencatatan lebih cepat dan lebih akurat sehingga dapat memperpendek antrian
peminjam khususnya pada jam sibuk. Sistem ini juga dapat mempercepat
Universitas Sumatera Utara
penyelesaian akhir dokumen baru karena tidak diperlukan lagi pembuatan kartu
dan kantong buku.
Menurut Siregar (2004, 25), pengawasan sirkulasi adalah kegiatan yang
berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini
berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
Adapun fungsi pelayanan sirkulasi menurut Sulistyo-Bsuki (1993, 257)
yaitu:
1. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri
anggota
perpustakaan.
3. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan perpanjangan waktu
peminjaman.
4. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.
5. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada
waktunya.
6. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku yang
hilang atau rusak.
7. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.
8. Membuat statistika peminjaman.
9. Peminjam antar perpustakaan.
10. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel dan sebagainya milik
pengunjung perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
11. Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
Menurut pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa pengawasan sirkulasi
adalah kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan
pustaka dengan mencakup fungsi sistem yang menyediakan fasilitas parameter,
fasilitas sistem peminjaman, memproses pengembalian, denda, reservasi,
perpanjangan.
2.4.4
Katalog Talian (OPAC)
Online Public Access Catalog atau yang disingkat dengan OPAC
merupakan katalog online dimana pengguna perpustakaan dapat mengakses
koleksi perpustakaan baik dari dalam maupun luar perpustakaan.
Menurut Arif yang dikutip oleh Kusmayadi dan Andriyanti (2006, 52):
katalog merupakan keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen, demikian
pula katalog elektronis dari sistem perpustakaan yang terautomasi. Subsistem
seperti OPAC dan sirkulasi saling berinteraksi dalam menyediakan layanan
automasi. Sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan kunci
keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.
Pangkalan datanya biasanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan
dengan menggunakan perangkat lunak komersial atau buatan sendiri. Katalog ini
memberikan informasi bibliografi, status dan letak koleksinya. Katalog biasanya
dirancang untuk mempermudah pengguna sehingga tidak perlu bertanya dalam
menggunakannya (user friendly).
Universitas Sumatera Utara
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum didirikan untuk melayani seluruh lapisan masyarakat
tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan untuk
mendapatkan informasi secara gratis. Menurut Hermawan dan Zen dalam bukunya
Etika Kepustakawanan (2006, 30) bahwa: “Perpustakaan Umum adalah
perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar
belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan, dan sebagainya”. Konsep dasar
perpustakaan umum adalah didirikan oleh masyarakat untuk masyarakat dan
didanai dengan dana masyarakat.
Menurut Hartanto (2006, 1) bahwa: Perpustakaan Umum merupakan
lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan berbagai
informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk
memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat.
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki yang dikutip Sutarno (2006, 38)
menyatakan bahwa: “Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang didanai dari
sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi, yang kemudian
dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan”.
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana
umum dengan tujuan melayani umum. Ciri perpustakaan umum adalah sebagai
berikut:
1. Terbuka untuk umum artinya terbuka bagi siapa saja tanpa
memandang perbedaan jenis kelamin, agama, kepercayaan, ras,
usia, pandangan politik, dan pekerjaan.
2. Dibiayai oleh dana umum. Dana umum ialah dana yang berasal dari
masyarakat. Biasanya dikumpulkan melalui pajak dan dikelola oleh
pemerintah. Dana ini kemudian digunakan untuk mengelola
perpustakaan umum. Karena dana berasal dari umum maka
perpustakaan umum harus terbuka untuk umum.
3. Jasa yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma – cuma. Jasa
yang diberikan mencakup jasa referral artinya jasa memberikan
informasi, peminjaman, konsultasi studi sedangkan keanggotaan
bersifat cuma – cuma artinya tidak perlu membayar. Pada beberapa
perpustakaan umum di Indonesia masih ada yang memungut biaya
untuk menjadi anggota, namun hal ini semata – mata karena alasan
administrative belaka, bukanlah prinsip utama.
Dari beberapa pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa perpustakaan
umum adalah perpustakaan yang didanai oleh masyarakat yang melayani seluruh
lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku,
pendidikan dan perpustakaan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan,
teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan
Universitas Sumatera Utara
meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat, perpustakaan
yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi,
yang kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan.
2.1.1
Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Umum
2.1.1.1 Tujuan Perpustakaan Umum
Perpustakaan
tentunya
memiliki
tujuan
sesuai
dengan
jenis
perpustakaannya dan masyarakat yang dilayani. Begitu juga halnya dengan
perpustakaan umum memiliki tujuan yang ingin dicapai. Menurut Manifesto
Unesco
yang
dikutip
(Sulistyo-Basuki,1993)
menyatakan
bahwa
tujuan
perpustakaan umum adalah:
1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka
yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan
yang lebih baik.
2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi
masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi
mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.
3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang
dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi
masyarakat
sekitarnya,
sejauh
kemampuan
tersebut
dapat
dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka. Fungsi ini sering
dibuat sebagai fungsi pendidikan perpustakaan umum, lebih tepat
disebut sebagai pendidikan berkesinambungan ataupun pendidikan
Universitas Sumatera Utara
seumur hidup. Pendidikan sejenis ini hanya dapat dilakukan oleh
perpustakaan umum karena perpustakaan umum merupakan satu –
satunya pranata kepustakawanan yang terbuka bagi umum.
Perpustakaan nasional juga terbuka bagi umum namun untuk
memanfaatkannya tidak selalu terbuka langsung bagi perorangan,
ada kalanya harus melalui perpustakaan lain.
4. Bertindak selaku agent cultural, artinya perpustakaan umum
merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat
sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan apresiasi
budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggarakan
pameran budaya, ceramah, pemutaran film, dan penyediaan
informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran dan
apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni budaya.
Untuk
mencapai
tujuannya,
perpustakaan
umum
biasanya
mengelompokkan objeknya menjadi empat yaitu:
1. Pendidikan
Perpustakaan umum bertugas memelihara dan menyediakan sarana
untuk
pengembangan
perorangan/kelompok
pada
semua
tingkat
kemampuan pendidikan.
Universitas Sumatera Utara
2. Informasi
Perpustakaan menyediakan kemudahan bagi pemakai berupa akses
yang cepat terhadap informasi yang tepat mengenai seluruh julatan
pengetahuan manusia.
3. Kebudayaan
Perpustakaan merupakan pusat kehidupan kebudayaan dan secara
aktif mempromosikan partisipasi dan apresiasi semua bentuk seni.
4. Rekreasi
Perpustakaan
memainkan
peran
penting
dalam
mendorong
penggunaan secara aktif rekreasi dan waktu senggang dengan penyediaan
bahan bacaan.
Menurut Hermawan dan Zen (2006, 31) menyatakan bahwa tujuan
perpustakaan umum adalah:
1. Memberikan
kesempatan
kepada
warga
masyarakat
untuk
menggunakan bahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan,
keterampilan dan kesejahteraan.
2. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat dan tepat yang
berguna bagi masyarakat dalam kehidupan sehari-hari.
3. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas
melalui penyediaan bahan pustaka dan informasi.
Universitas Sumatera Utara
4. Bertindak sebagai agen kultural sehingga menjadi pusat utama
kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.
5. Memfasilitasi masyarakat untuk belajar sepanjang masa.
Dari beberapa pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa tujuan
perpustakaan umum adalah memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk
mendapat informasi secara murah, mudah, cepat, dan tepat dalam meningkatkan
pengetahuan keterampilan dan kesejahteraan. Disamping itu perpustakaan umum
juga berperan sebagai agen kultural yang bertugas menumbuhkan apresiasi
masyarakat di bidang seni dan budaya.
2.1.1.2 Fungsi Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum sebagai pusat informasi yang melayani seluruh lapisan
masyarakat umum selalu berusaha semaksimal mungkin memenuhi kebutuhan
pengguna dalam mengembangkan kebiasaan membaca.
Menurut Yusuf (1996, 21), fungsi perpustakaan umum dapat dijabarkan
sebagai berikut:
1. Fungsi Edukatif
Perpustakaan umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa
karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan
menambah pengetahuan secara mandiri. Budaya mandiri dapat membentuk
masyarakat yang belajar seumur hidup dan gemar membaca.
Universitas Sumatera Utara
2. Fungsi Informatif
Perpustakaan umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainya, yaitu
menyediakan buku - buku referensi. Bacaan ilmiah populer berupa buku
dan majalah ilmiah serta data - data penting lainya yang diperlukan
pembaca.
3. Fungsi Kultural
Perpustakaan umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil
budaya bangsa yang direkam dalam bentuk tercetak/ terekam. Perpustakaan
merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya berbagai karya budaya
manusia yang setiap waktu dapat diikuti perkembangannya melalui koleksi
perpustakaan.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah,
tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku - buku fiksi dan
majalah hiburan untuk anak-anak, remaja dan dewasa. Bacaan fiksi dapat
menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasi pembacanya dan
banyak digemari oleh anak - anak dan dewasa.
Sedangkan menurut Siregar dalam bukunya yang berjudul Perpustakaan
Energi Pembangunan Bangsa (2004, 76) Bahwa fungsi perpustakaan umum
adalah:
1. Membantu orang - orang (terutama orang-orang muda dan anak-anak)
menjadi melek informasi.
Universitas Sumatera Utara
2. Memberi tahu mereka bagaimana informasi
dan juga untuk
mengembangkan kebiasaan membaca.
3. Membantu orang dewasa untuk belajar seumur hidup dan belajar
kembali untuk perubahan karir.
4. Memelihara dan mempromosikan kebudayaan.
Berdasarkan defenisi di atas dapat dikatakan bahwa fungsi perpustakaan
umum adalah sebagai tempat untuk mengumpulkan, mengolah, melestarikan,
menyebar
luaskan
informasi,
mengembangkan
kebiasaan
membaca
dan
mempromosikan kebudayaan dan juga sebagai fungsi edukatif, fungsi informatif,
fungsi kultural, fungsi rekreasi.
2.2.
Pengertian Teknologi Informasi
Teknologi informasi (Information Technology) biasa disingkat TI atau IT
atau
infotech.
Dalam
Oxford
English
Dictionary
(OED2)
edisi
ke-2
mendefenisikan teknologi informasi adalah hardware dan software, dan bisa
termasuk didalamnya jaringan dan telekomunikasi yang biasanya dalam konteks
bisnis atau usaha.
Jonner (2000, 13) mengartikan bahwa teknologi informasi sebagai
perpaduan antara:
1. Komputer, yang mencakup komponen perangkat keras dan perangkat
lunak,
2. Komunikasi data yang memungkinkan komputer yang berdiri sendiri
terintegrasi pada jaringan komputer baik lokal maupun internasional,
Universitas Sumatera Utara
3. Media penyimpanan dan metode yang merepresentasikan data dengan
tujuan untuk memperoleh, mengolah, menyimpan, serta menyampaikan
informasi.
Menurut Haag & Keen yang dikutip Murhada (1996) teknologi
informasi adalah seperangkat alat yang membantu pekerjaan dengan informasi
serta melakukan tugas - tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi.
Istilah TI (Teknologi Informasi) atau IT ( Information Technology ) yang
populer saat ini adalah bagian dari mata rantai panjang dari perkembangan istilah
dalam dunia SI ( Sistem Informasi ) atau IS ( Information System ). Istilah TI
memang lebih merujuk pada teknologi yang digunakan dalam menyampaikan
maupun mengolah informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari
sebuah sistem informasi itu sendiri. TI memang secara nota bene lebih mudah
dipahami secara umum sebagai pengolahan informasi yang berbasis pada teknologi
komputer yang tengah terus berkembang pesat.
Teknologi informasi memiliki enam fungsi yaitu sebagai berikut.
1. Menangkap (Capture)
2. Mengolah (Processing)
Mengkomplikasikan catatan rinci dari aktivitas, misalnya menerima input
dari keyboard, scanner, mic dan sebagainya. Mengolah data masukan yang
diterima untuk menjadi informasi. Pengolahan data dapat berupa konversi
Universitas Sumatera Utara
(pengubahan data ke bentuk lain), analisis (analisis kondisi), perhitungan
(kalkulasi), sintesis (penggabungan) segala bentuk data dan informasi.
a) Data processing , memproses dan mengolah data menjadi suatu
informasi
b) Information processing, suatu aktivitas computer yang memproses
dan mengolah suatu tipe/bentuk dari informasi dan mengubahnya
menjadi tipe/bentuk yang lain dari informasi
c) Multimedia sistem, suatu sistem komputer yang dapat memproses
berbagai tipe/bentuk dari informasi secara bersamaan (simultan)
3. Menghasilkan (Generating)
Menghasilkan informasi ke dalam bentuk yang berguna. Miasalnya
laporan, table, grafik, dan sebagainya.
4. Menyimpan (Storage)
Menyimpan data dan informasi dalam suatu media yang dapat digunakan
untuk keperluan lainnya. Misalnya disimpan ke harddisk, tape, disket,
compact disc (CD) dan sebagainya.
5. Mencari kembali (Retrival)
Menelusuri, mendapatkan kembali informasi atau menyalin (copy) data dan
informasi yang sudah tersimpan, misalnya mencari supplier yang sudah
lunas.
Universitas Sumatera Utara
6. Transmisi (Transmission)
Mengirim data dan informasi dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui
jaringan komputer. Misalnya mengirimkan data penjualan dari user A ke
user lainnya.
Berikut manfaat yang bisa dipetik dari penerapan teknologi informasi di
Perpustakaan.
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan.
3. Meningkatkan citra perpustakaan.
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global.
Manfaat penggunaan Teknologi Informasi dalam perpustakaan antara lain sebagai
berikut :
1. Meningkatkan kualitas layanan
Peningkatan kualitas layanan pada kecepatan pencarian referensi,
kelengkapan data referensi, keberadaan buku, peminjaman, pembuatan
KTA dan akses.
2. Memberikan kemudahan dalam pengambilan keputusan
Bagi pengguna misal menentukan referensi mana yang akan dipinjam
dengan kondisi buku lama dan baru, alternatif pengganti jika buku sedang
keluar, kapan harus dikembalikan dan sebagainya. Bagi pengelola, misal
Universitas Sumatera Utara
memutuskan penerimaan anggota, jumlah denda, keberadaan buku, jumlah
buku, keperluan pengadaan dan penataan koleksi.
3. Pengembangan otomasi perpustakaan
Perpustakaan sebagai pilar utama dalam melestarikan dan menyediakan
informasi ilmu pengetahuan perlu didukung kebutuhan TI seiring dengan
kegiatan menulis, mencetak, mendidik, dan pemenuhan kebutuhan
masyarakat akan informasi yang semakin berkembang dan beragam.
Penerapan TI di perpustakaan difungsikan untuk mengidentifikasi,
mengumpulkan, dan mengelola data – data dalam bentuk basis data serta
menyediakannya menjadi informasi yang berguna bagi masyarakat dalam
kemasan digital yang fleksibel dan mudah dibagikan.
Suwanto (2003, 4) juga menyatakan bahwa aplikasi teknologi informasi
yang tercakup dalam ruang lingkup suatu sistem informasi, baik itu perpustakaan
maupun
pusat-pusat
dokumentasi
dan
informasi,
secara
umum
dapat
diklasifikasikan menjadi 4 bidang utama, yaitu :
1. Library housekeeping ( Perawatan/pengelolaan perpustakaan)
2. Information retrieval (Temu kembali informasi / Penelusuran Informasi)
3. General purpose software (Perangkat lunak untuk berbagai macam
keperluan)
4. Library networking (Jaringan kerjasama perpustakaan )
Universitas Sumatera Utara
1. Library Housekeeping
Library housekeeping atau pengelolaan perpustakaan, merupakan istilah
umum yang mengacu pada berbagai macam kegiatan rutin yang perlu dilakukan
agar supaya perpustakaan dapat berjalan sebagaimana mestinya. Dengan adanya
kemajuan teknologi informasi dapat dilakukan dengan menggunakan sistem yang
terpadu yang terdiri dari beberapa modul, yaitu akuisisi atau pengadaan,
pengatalogan, sirkulasi, pengaksesan katalog oleh umum atau yang dikenal dengan
nama OPAC (Online Public Akses Catalog), dan peminjaman antar perpustakaan.
Konsep integrasi akhir-akhir ini telah diterapkan secara luas pada sistem
housekeping
perpustakaan.
Istilah
Sistem Perpustakaan yang Terintegrasi
(Integrated Library System) sering digunakan sebagai indikasi bahwa sub-sistem
atau modul-modul yang ada diintegrasikan semuanya membentuk Sistem
Informasi Tunggal yang berbasis komputer yang mampu mielakukan tukar menukar informasi dari satu modul ke modul lain, serentak oleh beberapa modul
yang berbeda sehingga memungkinkan penggunaan dan pemanfaatan data oleh
sistem akan lebih efisien. Sebagai contoh: informasi
pengarang / judul akan
digunakan bersama oleh modul : Akuisisi, Pengatalogan, Sirkulasi, OPAC (Online
Public Acces Catalog), dan Informasi pengelolaan. Dari semua modul atau sub
sistem ini yang paling penting bagi pemakai adalah sub sistem OPAC, yang
memungkankan pengaksesan Online ke katalog.
Universitas Sumatera Utara
Sistem Perpustakaan yang Terintegrasi ini kemudian dikenal secara luas
dengan nama Otomasi Perpustakaan. Secara umum ada tiga generasi Otomasi
Perpustakaan, yaitu:
a) Generasi I
:Otomasi aktivitas - aktivitas pemrosesan, seperti
akuisisi dan pengatalogan ditambah dengan pengendalian sirkulasi.
b) Generasi II
:Pengembangan
dan
pemasangan
sistem
yang
terintegrasi termasuk OPAC.
c) Generasi III
:Dibangun Local Area Network dengan kemampuan
komputasi dan komunikasi pada stasiun kerja individu.
2. Information Retrieval.
Sistem informasi untuk temu kembali informasi secara elektronis pertama
kali digunakan untuk pencarian data lokal dilakukan dengan menggunakan katalog.
Kemudian dengan adanya kemajuan teknologi informasi temu kembali informasi
atau yang dikenal dengan penelusuran informasi juga mengalami kemajuan, yaitu
dengan penggunaan sarana - sarana elektronis. Ada tiga macam sarana dalam
Penelusuran informasi atau temu kembali informasi secara elektronis, yaitu :
a) menggunakan Pangkalan Data Lokal
b) menggunakan CD-ROM
c) menggunakan jaringan Wide Area Network, atau yang banyak dikenal
melalui Internet.
Universitas Sumatera Utara
3. General Purpose Software.
Yang termasuk dalam general purpose software yang dapat digunakan di
lembaga Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi
adalah teknologi yang digunakan dalam menyampaikan maupun mengolah
informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari sebuah sistem
informasi itu sendiri dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan
memanfaatkan komputer dan telekomunikasi lembaga yang bergerak di bidang
dokumentasi dan informasi adalah:
a) Word Processing
: untuk pengolah teks dan pencetakan.
b) Spreadsheets
: untuk kalkulasi keuangan
c) Graphics
: untuk presentasi statistic
d) Desktop Publishing
: untuk penerbitan dan percetakan yang profesional
e) Electronic mail
: untuk pendistribusian pesan
4. Library networking.
Istilah Library networking mempunyai cakupan yang luas, tetapi biasanya
meliputi:
a) Kerjasama antar perpustakaan atau jaringan informasi antar lembaga lembaga yang bergerak di bidang informasi yang sama atau relevan,
atau Pengkaitan komputer perpustakaan atau lembaga informasi
(Pusdokinfo) dengan lembaga lainnya
di dalam institusi untuk
membentuk LAN (Local Area Network)
Universitas Sumatera Utara
b) Pengkaitan komputer lembaga Pusdokinfo ke komputer lain yang jauh
jaraknya untuk membentuk Wide Area Network
atau yang sering
dikenal dapat berhubungan melalui internet.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi
adalah teknologi yang digunakan dalam menyampaikan maupun mengolah
informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari sebuah sistem
informasi itu sendiri dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan
memanfaatkan komputer dan telekomunikasi.
2.3
Pemanfaatan Teknologi Informasi pada Perpustakaan
Perkembangan perpustakaan dilihat dari segi koleksi data dan dokumen
yang disimpan, diawali dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari
kumpulan koleksi tanpa katalog. Perkembangan yang paling mutakhir adalah
munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam
kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan
komputer (internet). Selain itu, dari segi manajemen (teknik pengelolahan).
Dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan
akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di
perpustakaan.
2.3.1
Automasi Perpustakaan
Automasi Perpustakaan adalah suatu teknologi yang digunakan
perpustakaan untuk pengolahan, pelayanan dan penelusuran kembali (OPAC).
Universitas Sumatera Utara
Automasi perpustakaan khususnya pengembangan database catalog
merupakan embrio lahirnya online searching yang sempat populer di negara
maju sebelum penggunaan internet. Meluasnya automasi perpustakaan
dikembangkan pada perpustakaan besar dan jenis komputer yang digunakan
adalah mainframe yang harganya tergolong mahal. Perpustakaan di negara
berkembang seperti Indonesia dapat mengembangkan aplikasi secara bertahap
dengan menggunakan program seperti CDS/ISIS yang dapat diperoleh secara
cuma-cuma (Siregar, 2004:56).
Manfaat Automasi Perpustakaan dengan kemajuan Teknologi Informasi
sebagai berikut:
1. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global (Supriyanto
dan Ahmad Muhsin, 2008:23).
2.3.2
CD-ROM
CD–ROM adalah singkatan dari Compact Disk Read Only Memory.
Sesuai dengan namanya maka CD–ROM berfungsi sebagai tempat menyimpan
informasi dan informasi yang ada di dalamnya hanya dapat dibaca dengan
sistem yang biasanya disebut dengan penelusuran informasi atau sistem temu
kembali informasi.
Universitas Sumatera Utara
Banford (1990: 32), Menyatakan :
“CD-ROM merupakan temuan baru teknologi informasi, berbentuk fisik
cakram, dengan diameter 120 mm (12 cm), dengan ketebalan 1,2 mm yang
terbuat dari polycarbonat, dengan lapisan mengkilat, tempat informasi
disimpan, dan hanya satu sisi dari disc itu yang digunakan untuk menyimpan
informasi”.
CD-ROM adalah berisikan informasi tentang jurnal yang dikemas
dalam bentuk CD dan dioperasikan dengan menggunakan komputer. CD-ROM
merupakan produk piringan optik yang digunakan sebagai sarana atau media
penelusuran informasi, yang mana hanya mampu membaca memori yang
tersimpan dalam pangkalan data. Media ini memiliki diameter 12 centimeter
(472 inci) dan memiliki kesamaan dimensi fisik dengan Audio-disc digital
optical. CD-ROM dirancang sedemikian rupa sejalan dengan kemampuan
komputer. Jika komputer mampu memperagakan grafik, maka CD-ROM juga
dirancang untuk dapat melakukan yang sama, CD-ROM bisa dikoneksikan atau
dihubungkan dengan sistem komputer yang ada.
Dengan karakteristik diatas tersebut, CD-ROM mampu membantu
pengguna perpustakaan dengan baik dalam menemukan kembali informasi
yang dibutuhkan, juga dapat membantu pekerjaan perpustakaan yang berkaitan
dengan informasi, seperti referensi bibliografi, indeks, abstrak, referensi umum,
serta aplikasi kegiatan otomasi perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
Dari pengertian tersebut dapat diambil batasan bahwa pemanfaatan
koleksi elektronik adalah suatu proses beraktivitas pengguna dalam hal
memanfaatkan informasi koleksi untuk memenuhi kebutuhannya. Informasi
ilmiah yang terdapat dalam koleksi elektronik CD- ROM cukup berperan
dalam berbagai bidang kajian ilmu pengetahuan, yang selalu membutuhkan
data yang mutakhir dan akurat (upto date).
2.3.3
Internet Penggunaan
Internet di perpustakaan bertujuan untuk penyediaan sarana dan
prasarana dimana pengguna perpustakaan baik mahasiswa, dosen, civitas
akademik dan pengeola perpustakaan (pustakawan) dapat menggunakan
internet. Dalam hal ini, perpustakaan menyediakan sejumlah komputer sebagai
terminal yang terhubung ke internet. Penyediaan layanan akses ini bertujuan
untuk memungkinkan sivitas akademika dapat memperoleh informasi yang
bersumber dari Web, yang diperlukan.
Aji Supriyanto (2005: 336) menambahkan, “Internet adalah sebuah
jaringan komputer global, yang terdiri dari jutaan computer yang saling
terhubung dengan menggunakan protokol yang sama untuk berbagi informasi
secara bersama”.
2.3.4
Digital Library
Digital library adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu
tulisan, gambar, suara dalam bentuk file elektronik dan menyebarluaskan
dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer. Koleksi
Universitas Sumatera Utara
yang dimasukkan dalam digital library untuk sementara ini adalah skripsi, tesis,
makalah. Manfaat digital library sebagai suatu layanan baru di perpustakaan
bagi komunitas pengguna perpustakaan adalah sebagai berikut :
1. Digital library merupakan layanan yang dapat membantu pada
inisiatif pembelajaran yang terintgrasi.
2. Digital library merupakan sumber yang sempurna untuk
mengirimkan
teks
lengkap
dan
referensi
penting
bagi
mutimedia, mudah untuk dilakukan dalam penelitian, serta
mempermudah dalam mengerjakan tugas-tugas yang diberikan
oleh pengajar (guru atau dosen).
3. Menciptakan menu bacaan dengan halaman-halaman topik,
pelajaranpelajaran
dan
halaman
peminat
dan
kepeluan
komunitas perguruan tinggi.
4. Mengurangi terjadinya pengulangan kegiatan (plagiarism).
5. Penyebaran dan akses informasi akan lebih cepat tanpa batas
waktu dan tempat, karena tidak terikat secara nyata atu fisik.
6. Bersifat lebih luas dari katalog induk dunia (universal main
catalogue) dan mampu melakukan kerjasama dalam jejaring
informasi (information networking).
7. Mahasiswa dengan mudah menemukan persoalan yang mereka
butuhkan seperti majalah, koran, buku-buku dan transkrip teks
lengkap: termasuk ribuan peta atau atlas gambar, website
pendidik yang dibuat untuk pekerjaan rumah dan file
Universitas Sumatera Utara
vidio/audio. Dosen dan pustakawan bekerja sama untuk
membangun mata rantai yang kuat terhadap isi yang diinginkan.
2.3.5
Jurnal Elektronik
Jurnal elektronik adalah jurnal yang dikemas dalam bentuk file
elektronik dalam penelusuran informasi menggunakan jaringan internet. Jurnal
yang terpasang melalui internet banyak dimanfaatkan oleh para pemustaka
untuk keperluan informasi penelitian seperti : studi kasus, tesis, serta disertasi.
Vickery (1987) mengemukakan bahwa jurnal adalah merupakan sumber yang
paling besar mengenai informasi mutakhir. Lebih lanjut dikatakan bahawa
informasi diperlukan untuk :
1. Mempersiapkan dan mendefinisikan masalah
2. Mempormulasikan suatu solusi ilmiah dan teknis
3. Menempatkan pekerjaan dalam konteks yang tepat dengan
pekerjaan yang telah terselesaikan
4. Menghubungkan pekerjaan dengan pekerjaan yang sedang
berlangsung dalam suatu kajian
5. Menentukan disain/strategi dalam pengumpulan data
6. Menentukan teknik pengumpulan data
7. Mendisain peralatan dan piranti
8. Memilih suatu teknik analisis data
9. Memanfaatkan interpretasi penuh terhadap data yang terkumpul
Universitas Sumatera Utara
10. Mengintegrasikan penemuan ke dalam gambaran pengetahuan
mutakhir dalam suatu kajian.
2.4
Pemanfaatan Teknologi Informasi pada Automasi Perpustakaan
Sistem automasi perpustakaan sering disebut dengan sistem perpustakaan
terintegrasi (Integrated Library System) sering juga diistilahkan dengan
penggunaan
teknologi
informasi
pada
perpustakaan,
di
mana
kegiatan
perpustakaan dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi. Automasi
Perpustakaan
adalah
sebuah
proses
pengelolaan
perpustakaan
dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi
informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan.
Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk
ditelusuri kembali.
Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan
kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat
mengikuti pertambahan banyaknya koleksi, banyaknya transaksi, dan resource
sharing dengan perpustakaan lainnya. Menurut Hermawan yang dikutip Ade
Gustomo (2009, 6-7), tujuan automasi perpustakaan atau yang biasa disebut
dengan pemanfaatan teknologi informasi pada perpustakaan adalah sebagai
berikut:
1. Mengatasi keterbatasan waktu.
2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari
judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama.
4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian.
5. Memperingan pekerjaan.
6. Meningkatkan layanan.
7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistic.
8. Menghemat biaya.
9. Menumbuhkan rasa bangga.
10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.
Pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan bertujuan
untuk mempercepat dan mempermudah sistem pelayanan perpustakaan baik dalam
proses pembuatan katalog (input data), pelayanan sirkulasi, maupun penelusuran
katalog.
Automasi perpustakaan pada hakekatnya adalah meningkatkan kualitas
layanan kepada pengguna jasa perpustakaan serta meningkatkan efisiensi kerja
perpustakaan. Untuk mencapai tujuan tersebut dapat menggunakan beberapa cara
atau metode. Menurut Corbin yang dikutip Hasugian (2000: 9-11) membagi
metode automasi perpustakaan atas 4 (empat) yakni:
1. Membeli sistem turnkey
Sistem Turnkey adalah suatu sistem komputer yang dirancang, diprogram,
diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan (vendor dan suplier) kepada
perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem
ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor menyiapkan dokumentasi
Universitas Sumatera Utara
yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Adakalanya vendor
mengikuti para kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta
penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para staff
perpustakaan. Sedangkan vendor lain menyiapkan untuk menjual software
aplikasinya saja, dan perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk
menyiapkan hardware-nya.
2. Menghadapi system
Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya
dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem
jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan
secara bersama oleh beberapa perpustakaan, karena sistem tersebut
dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota
jaringan biasanya membayar sejumlah dana kepada pengelola pusat
jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak
dan kewajiban serta jenis layanan digunakan secara bersama.
3. Mengembangkan sistem lokal
Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan
mengembangkan sistem lokal, yang sering disebut “in-house developed
system”. Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram
dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Salah satu contoh sistem lokal di
Perpustakaan Universitas Petra Surabaya.
Universitas Sumatera Utara
4. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain
Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam rangka
membangun dan megembangkan sistem automasinya adalah menggunakan
bersama sistem ini dari perpustakaan lain. Dengan metode ini, perpustakaan
bisa menekan biaya dan kegiatan merancang, memprogram dan menguji
sistem yang biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak karena
kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal sistem
tersebut. Cara ini banyak digunakan di Indonesia khususnya perpustakaan
perguruan tinggi.
2.4.1
Pengadaan
Pengadaan (acquisition), adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan
pengadaan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran,
maupun berupa hadiah. Termasuk didalamnya pengecekan bibliografi yang
dilakukan sebelum pemesanan, dan penerimaan bahan pustaka, pemrosesan faktur,
dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan.
Sistem pengadaan yang terautomasi menggantikan pengarsipan kartu-kartu
usulan pengadaan secara manual seperti halnya dalam sistem sirkulasi. Dengan
sistem ini, staf dapat dengan mudah memanipulasi cantuman untuk menghasilkan
daftar-daftar bahan yang akan dipesan, termasuk mempermudah perhitungan biaya
dan pengelompokkan berdasarkan penerbit dan sumber anggaran yang digunakan.
Kemudian, setelah bahan-bahan yang akan dipesan diterima, cantuman yang sama
dimanipulasi untuk menghasilkan lembar buku induk atau inventaris. Sistem
Universitas Sumatera Utara
pengadaan yang dibuat oleh vendor komersial pada umumnya dapat pula
digunakan untuk pemesanan secara online ke perpustakaan (Siregar, 2004:41).
Menurut Sulistyo-Basuki yang dikutip Puspita (2001, 27) tentang
pengadaan bahan pustaka: Pengadaan bahan pustaka merupakan konsep yang
mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen,
yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan
dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai
sasaran unit informasi.
Pengadaan bahan pustaka adalah upaya meningkatkan kualitas dan
kuantitas bahan pustaka. Upaya peningkatan kualitas bahan pustaka dilakukan
dengan mengadakan bahan pustaka yang belum dimiliki atau yang terbaru sesuai
dengan perkembangan ilmu, pengetahuan, dan teknologi, Sebaliknya peningkatan
kuantitas bahan pustaka adalah upaya peningkatan jumlah bahan pustaka agar
kebutuhan pengguna dapat dipenuhi.
Sedangkan tujuan pemilihan bahan pustaka menurut Sulistyo-Basuki (1994,
47) adalah: “mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang,
sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna yang berubah dari tuntutan
pengguna masa kini serta mendatang”.
Menurut Siregar (1997, 5-9), sub sistem pengadaan yang terautomasi
mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut :
1) Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya
dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat
Universitas Sumatera Utara
dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti
katalog penjual buku.
2) Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara
mencocokan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file desiderata.
3) Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur
biasannya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi terhadap faktur
dengan cara mencocokannya dengan daftar pesanan.
4) Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok
(supplier) bahan pustaka dalam kasus di mana terdapat bahan-bahan
pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
Menurut beberapa pendapat di atas pengadaan bahan pustaka adalah proses
awal pengadaan sumber-sember informasi yang terdapat pada perpustakaan.
Sumber informasi tersebut pada hakekatnya ditujukkan kepada pemustaka yang
ingin berkunjung serta mencari informasi di perpustakaan. Proses pemilihan bahan
pustaka harus disesuaikan dengan jenis penggunanya.
2.4.2
Pengatalogan
Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau
dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip
tertentu sedangkan buku mencakup arti buku dalam arti luas. Sistem pengatalogan
berbasis
komputer
merupakan
semua
aktivitas
yang
dilakukan
dalam
mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk katalog dengan menggunakan
Universitas Sumatera Utara
komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) katalog yang
dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog online merupakan suatu
bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer,
disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog) (Siregar, 1996, 2).
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog
perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang
terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya
dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang
dengan baik
merupakan faktor kunci
keberhasilan penerapan automasi
perpustakaan.
Dengan menggunakan OPAC, pengguna lebih mudah dalam pencarian
bahan pustaka di perpustakaan. Menurut Sulistyo- Basuki (1991, 316) Tujuan
Katalog ialah:
1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui
berdasarkan:
a. pengarangnya
b. judulnya, atau
c. subjeknya.
2. Menunjukkan sebuah buku yang dimiliki oleh perpustakaan
a. oleh pengarang tertentu,
b. berdasarkan subjek tertentu, atau
c. dalam jenis literatur tertentu
3. Membantu dalam pemilihan buku
Universitas Sumatera Utara
a. berdasarkan edisinya, atau
b. berdasarkan karakternya (sastra ataukah topik)
Pengatalogan adalah deskripsi bibliografi singkat bahan pustaka. Dengan
berkembangnya teknologi informasi maka sistem pengatalogan berevolusi dari
manual menjadi online. Dengan adanya Katalog Online pengguna ataupun
pustakawan dapat menghemat waktu dalam penelusuran, maupun meningkatkan
efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan-bahan baru koleksi perpustakaan. Katalog
Online juga mampu mempromosikan koleksi bahan pustaka sehingga pengguna
perpustakaan semakin meningkat. Hal ini disebabkan adanya pengaksesan secara
bebas yang dpat diakses dimana dan kapan saja melalui situs yang sudah
ditentukan oleh Perpustakaan.
2.4.3
Layanan Sirkulasi
Pengawasan sirkulasi (circulation control) merupakan aplikasi pertama
yang menggunakan komputerisasi pada kebanyakan perpustakaan, terutama
perpustakaan besar dimana ratusan transaksi dapat terjadi pada setiap harinya.
Sistem sirkulasi terautomasi menggantikan pengarsipan manual kartu-kartu buku
yang dipinjamkan, pembuatan kartu tanda anggota. Pencatatan dilakukan tanpa
kertas (paperless).
Penggunaan label barcode pada kartu dan dokumen memungkinkan proses
pencatatan lebih cepat dan lebih akurat sehingga dapat memperpendek antrian
peminjam khususnya pada jam sibuk. Sistem ini juga dapat mempercepat
Universitas Sumatera Utara
penyelesaian akhir dokumen baru karena tidak diperlukan lagi pembuatan kartu
dan kantong buku.
Menurut Siregar (2004, 25), pengawasan sirkulasi adalah kegiatan yang
berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini
berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
Adapun fungsi pelayanan sirkulasi menurut Sulistyo-Bsuki (1993, 257)
yaitu:
1. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri
anggota
perpustakaan.
3. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan perpanjangan waktu
peminjaman.
4. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.
5. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada
waktunya.
6. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku yang
hilang atau rusak.
7. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.
8. Membuat statistika peminjaman.
9. Peminjam antar perpustakaan.
10. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel dan sebagainya milik
pengunjung perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
11. Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
Menurut pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa pengawasan sirkulasi
adalah kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan
pustaka dengan mencakup fungsi sistem yang menyediakan fasilitas parameter,
fasilitas sistem peminjaman, memproses pengembalian, denda, reservasi,
perpanjangan.
2.4.4
Katalog Talian (OPAC)
Online Public Access Catalog atau yang disingkat dengan OPAC
merupakan katalog online dimana pengguna perpustakaan dapat mengakses
koleksi perpustakaan baik dari dalam maupun luar perpustakaan.
Menurut Arif yang dikutip oleh Kusmayadi dan Andriyanti (2006, 52):
katalog merupakan keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen, demikian
pula katalog elektronis dari sistem perpustakaan yang terautomasi. Subsistem
seperti OPAC dan sirkulasi saling berinteraksi dalam menyediakan layanan
automasi. Sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan kunci
keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.
Pangkalan datanya biasanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan
dengan menggunakan perangkat lunak komersial atau buatan sendiri. Katalog ini
memberikan informasi bibliografi, status dan letak koleksinya. Katalog biasanya
dirancang untuk mempermudah pengguna sehingga tidak perlu bertanya dalam
menggunakannya (user friendly).
Universitas Sumatera Utara