Strategi Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal dalam menciptakan Keunggulan Bersaing
PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Strategi Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Strategi Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal dalam
menciptakan Keunggulan Bersaing
Rr. Hermien Tridayanti *
*Universitas Narotama, Kepala Badan Penjaminan Mutu Universitas Narotama
Abstract
STRATEGI PENERAPAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL di PERGURUAN TINGGI
Hermien Tridayanti, Universitas Narotama, Kepala Badan Penjaminan Mutu, no hp 087855820885,
hermien.tridayanti@narotama.ac.id
Awal tahun 2000 Universitas Narotama telah
mencanangkan sebuah kebijakan tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal yang diarahkan pada
standarisasi internasional ISO. Hal ini dikarenakan sebagai perguruan tinggi swasta mempunyai
strategi berdasarkan capaian kepuasan pelanggan. Dimana sangat dibutuhkan feedback dari
stakeholders dalam memberikan layanan yang berkualitas. Sejalan dengan semakin ketatnya
persaingan antar Perguruan Tinggi Swasta dan adanya perubahan-perubahan baik di internal
maupun eksternal yang membutuhkan dukungan baik secara kebijakan maupun sistem. Dengan
memperhatikan hal tersebut maka pimpinan pada saat itu membuat strategi untuk mewujudkan
penerapan system penjaminan mutu internal di perguruan tinggi. Beberapa progam kerja dibuat
mengarah pada terciptanya sebuah sistem yang memberikan penguatan baik di bidang akademik
maupun non akademik.
Rektor Universitas Narotama pada saat itu sebagai penggagas
mengawalinya dengan mengirim beberapa tim penjaminan mutu universitas untuk mendalami
sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, antara lain studi banding ke Universiti Tehnology of
Malaysia, Nanyang Technological University of Singapore dan Bina Nusantara yang pada saat itu
merupakan satu-satunya universitas di Indonesia yang telah mempunyai sertifikasi ISO 9001:2000
untuk Sistem Manajemen Mutu. Komitmen yang tinggi dan konsisten dari pimpinan memberikan
dorongan yang sangat kuat untuk percepatan dalam capaian-capaian progam kerja yang telah
ditetapkan.
Setelah itu tim penjaminan mutu universitas membangun sistem manajemen
mutu ISO 9001:2000 berdasarkan hasil studi banding ditambahkan muatan-muatan yang mempunyai
ciri khas dari Universitas Narotama. Dalam penerapan strategi harus diimbangi dengan dukungan
yang utama dari pimpinan, yaitu adanya kebijakan membentuk Quality Assurance Management
Office (QAMO) dalam struktur organisasi, dan ruangan khusus untuk melakukan focus group
discussion.
Selama 4,5 bulan di tahun 2004 tim QAMO dapat mewujudkan targetnya yaitu
Universitas Narotama dinyatakan layak menyandang sertifikasi ISO 9001:2000 dari badan
sertifikasi TUV NORD untuk ruang lingkup sistem manajemen mutu. Perkembangan sistem
penjaminan mutu internal di Universitas Narotama, sedemikian pesatnya yang mempunyai
konsekuensi peningkatan kompetensi bagi pimpinan di lembaga penjaminan mutu, terkait beberapa
progam kerja yaitu : 1. Sebagai pimpinan di QAMO harus dapat meningkatkan kompetensi dalam
sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, maka kami diajukan untuk mengikuti pelatihan awareness
ISO 9001:2000 dan ujian sertifikasi auditor internal dari badan sertifikasi TUV NORD, setelah
mendapatkan sertifikasi auditor internal maka konsekuensi logis adalah terlibat secara aktif dalam
Audit Mutu Internal (AMI) yang dilakukan per semester. 2. Pada tahun 2005 mewakili Universitas
Narotama mengikuti pelatihan asesor jaminan mutu perguruan tinggi-1, yang diakhiri dengan ujian.
Pada saat itu pesertanya terdiri dari sebagian besar pengelola penjaminan mutu di PTN dan PTS di
Indonesia. Penyelenggara terdiri dari tiga lembaga yaitu BAN-PT, Aptisi dan Embrio, hasil kelulusan
dikirim kepada pimpinan PTN/PTS. Setelah dinyatakan lulus, maka informasi yang didapat pada
saat itu akan ditugaskan sebagai asesor di LIPI. 3. Dalam beberapa kali pertemuan yang
diselenggarakan oleh Dikti pada tahun 2007, kami diberi pemahaman tentang Sistem Penjaminan
Mutu Perguruan Tinggi dan Sistem Penjaminan Mutu Internal. Setelah melalui Intensive Technical
Asistance dan mengisi instrumen penilaian SPMI secara online, maka Universitas Narotama
menempati peringkat ke 39 dari 58 PTN/PTS yang mendapatkan penghargaan sebagai Good
Practices Campus pada tahun 2008. 4. Dengan semakin besarnya tuntutan masyarakat terhadap
kualitas pembelajaran, maka Universitas Narotama mengajukan dan sekaligus mendapatkan hibah
PHK institusi. Dimana salah satu progam kerjanya adalah meningkatkan penjaminan mutu internal
dan Kepala Badan Penjaminan Mutu menjadi Personal in Charge. Selama tiga tahun terhitung mulai
tahun 2010 s.d 2012 progam kerja yang dilakukan telah menghasilkan beberapa terobosan, yaitu :
terciptanya SIM penjaminan mutu, SIM SDM, SIM keuangan, SIM e-learning, SIM akademik yang
terintegrasi dan dapat diakses secara real time. 5. Pada tahun yang sama bersama seluruh
pimpinan lembaga penjaminan mutu PTN dan PTS secara bertahap diberikan pelatihan untuk
penerapan Evaluasi Mutu Internal (EMI) sebagai fasilitator. Adapun konsep dari EMI adalah untuk
meningkatkan kemampuan dalam sistem penjaminan mutu internal secara mandiri, sehingga dapat
berdampak pada peningkatan peringkat akreditadi prodinya. 6. Kemudian secara berkelanjutan
Dirjen Dikti mengadakan pertemuan-pertemuan dalam rangka meningkatkan standar sistem
penjaminan mutu internal. Sehingga pada tahun 2014 terbit Permendikbud no 49/2014 tentang
Standar Nasional Pendidikan Tinggi, yaitu : 1) Standar kompetensi kelulusan, 2) Standar isi proses,
3) Standar penilaian, Standar dosen dan tenaga kependidikan, 4) Standar sarana dan prasarana
pembelajaran, 5)Standar pengelolaan pembelajaran dan 6) Standar pembayaran pembelajaran. 7.
Selanjutnya terdapat perkembangan yang signifikan terhadap dunia pendidikan tinggi, yaitu
diberlakukannya Kerangka Kerja Nasional Indonesia, yang diterbitkan melalui Perpres no. 8 tahun
2012 pasal 1 ayat 1 yang merupakan penjabaran dari peraturan-peraturan yang lebih tinggi. KKNI
adalah kerangka kerja yang menyandingkan kompetensi yang dapat menyelaraskan dan
mengintegrasikan antara bidang pendidikan dan bidang pelatihan kerja serta kerjasama dalamm
rangka pembinaan peningkatan kompetensi kerja sesuai dengan struktur pekerjaan di berbagai
sektor. Universitas Narotama mempunyai strategi SDM nya terlebih dahulu dengan mengikuti
sertakan sebanyak 25 dosen untuk mendapatkan sertifikasi asesor kompetensi dari Badan Nasional
Sertifikat Profesi. Kemudian dibentuk tim kerja yang membangun standar kualifikasi level 6 dan 8,
dan diajukan untuk mendapatkan Lembaga Sertifikasi Profesi. Hal ini sejalan dengan kebijakan
pemerintah tentang Surat Keterangan Pendamping Ijasah yang diterbitkan dalam Permendikbud no
81 tahun 2014,yang menyatakan kelulusan mahasiswa di tahun 2016 selain diberikan ijazah juga
diberikan SKPI.
Beberapa hal tersebut diatas merupakan strategi yang diterapkan
secara konsisten, agar kualitas pembelajaran dan kompetensi kelulusan menjadi jaminan bagi
stakeholders.
Namun demikian dikarenakan desakan perkembangan dari MEA, maka
perguruan tinggi dihadapkan pada satu kondisi dimana seluruh sumber daya juga harus
dipersiapkan untuk berkiprah di lingkup internasional. Dengan tidak hanya melakukan studi
banding dan MOU saja, tapi melanjutkan dalam bentuk MOA, hal ini akan berdampak pada
peningkatan kapasitas SDM (dosen) dalam hal riset. Beberapa perguruan tinggi di luar negeri pada
saat awal melakukan penjajakan dengan PTN/PTS selalu ingin mengetahui apakah sistem
penjaminan mutu sudah dijalankan mengacu pada Continuous Improvement.
Dalam
melakukan perbaikan sebaiknya perguruan tinggi memaknai sistem penjaminan mutu sebagai
berikut : a. Perguruan tinggi sebagai penghasil tenaga kerja yang bermutu (qualified manpower).
Dalam pengertian ini pendidikan tinggi merupakan suatu proses dan mahasiswa dianggap sebagai
keluaran (output) yang mempunyai nilai (value) dalam pasaran kerja, dan keberhasilannya diukur
dengan tingkat penghasilan yang mereka peroleh saat berkarier. b. Perguruan tinggi sebagai
lembaga pelaihan bagi karier peneliti. Mutu perguruan tinggi ditentkan oleh prestasi penelitian
Dosen dan Mahasiswa. Ukuran masukan dan keluaran diihitung dengan jumlah staf yang mendapat
penghargaan/ memenangkan hibah dari hasil penelitiannya, baik di tingkat nasional maupun
internasional. Selain itu jumlah dana yang diterima oleh Dosen atau lembaganya untuk kegiatan
penelitian, ataupun jumlah publikasi ilmiah yang diterbitkan dalam journal nasional maupun
internasional. c. Perguruan tinggi sebagai organisasi pengelola pendidikan yang efisien. Dalam
pengertian ini perguruan tinggi dianggap baik jika hubungannya dengan sumber daya dan dana
yang tersedia, jumlah mahasiswa yang melalui proses pendidikannya (Throughput) semakin besar.
d. Perguruan tinggi sebagai upaya memperluas pengkayaan kehidupan. Pertumbuhan jumlah
mahasiswa dan variasi jenis progam yang ditawarkan. Rasio Dosen Mahasiswa yang sesuai dengan
regulasi, adanya pembiayaan yang tidak hanya berasal dari biaya perkuliahan (tuition fee), juga
dipandang sebagai ukuran keberhasilan perguruan tinggi.
Jika keseluruhan diatas telah
dapat diformulasikan dengan baik, maka akan didapat keunggulan bersaing (competitive
advantage). Pada tingkatan penerapan strategi, competitive advantage dapat tumbuh dan
berkembang dalam aktivitas yang berlainan dan dengan cara-cara yang baru untuk bertindak di
setiap aktivitas, dilengkapi dengan prosedur-prosedur baru, teknologi baru, atau masukan-masukan
yang berbeda. Strategi yang berbeda dan sesuai dengan aktivitas juga sangat penting untuk yang
lainnya. Keunggulan bersaing adalah segala sesuatu yang dilakukan dengan sangat baik oleh
sebuah lembaga perguruan tinggi dibandingkan dengan pesaingnya atau dengan pengertian lain
adalah tercapainya tahap keunggualan bersaing ketika perguruan tinggi berhasil memformulasikan
dan mengimplementasikan poin-poin dari strategi yang dibuatnya.
Formulasi yang dimaksud
adalah penetapan rencana strategis perguruan tinggi yang didukung oleh komitmen dari pimpinan,
maka capaian terhadap visi dan misi dapat diukur sesuai dengan setiap proses yang direncanakan
dan direalisasikan sesuai tahapannya.
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Strategi Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Strategi Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal dalam
menciptakan Keunggulan Bersaing
Rr. Hermien Tridayanti *
*Universitas Narotama, Kepala Badan Penjaminan Mutu Universitas Narotama
Abstract
STRATEGI PENERAPAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL di PERGURUAN TINGGI
Hermien Tridayanti, Universitas Narotama, Kepala Badan Penjaminan Mutu, no hp 087855820885,
hermien.tridayanti@narotama.ac.id
Awal tahun 2000 Universitas Narotama telah
mencanangkan sebuah kebijakan tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal yang diarahkan pada
standarisasi internasional ISO. Hal ini dikarenakan sebagai perguruan tinggi swasta mempunyai
strategi berdasarkan capaian kepuasan pelanggan. Dimana sangat dibutuhkan feedback dari
stakeholders dalam memberikan layanan yang berkualitas. Sejalan dengan semakin ketatnya
persaingan antar Perguruan Tinggi Swasta dan adanya perubahan-perubahan baik di internal
maupun eksternal yang membutuhkan dukungan baik secara kebijakan maupun sistem. Dengan
memperhatikan hal tersebut maka pimpinan pada saat itu membuat strategi untuk mewujudkan
penerapan system penjaminan mutu internal di perguruan tinggi. Beberapa progam kerja dibuat
mengarah pada terciptanya sebuah sistem yang memberikan penguatan baik di bidang akademik
maupun non akademik.
Rektor Universitas Narotama pada saat itu sebagai penggagas
mengawalinya dengan mengirim beberapa tim penjaminan mutu universitas untuk mendalami
sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, antara lain studi banding ke Universiti Tehnology of
Malaysia, Nanyang Technological University of Singapore dan Bina Nusantara yang pada saat itu
merupakan satu-satunya universitas di Indonesia yang telah mempunyai sertifikasi ISO 9001:2000
untuk Sistem Manajemen Mutu. Komitmen yang tinggi dan konsisten dari pimpinan memberikan
dorongan yang sangat kuat untuk percepatan dalam capaian-capaian progam kerja yang telah
ditetapkan.
Setelah itu tim penjaminan mutu universitas membangun sistem manajemen
mutu ISO 9001:2000 berdasarkan hasil studi banding ditambahkan muatan-muatan yang mempunyai
ciri khas dari Universitas Narotama. Dalam penerapan strategi harus diimbangi dengan dukungan
yang utama dari pimpinan, yaitu adanya kebijakan membentuk Quality Assurance Management
Office (QAMO) dalam struktur organisasi, dan ruangan khusus untuk melakukan focus group
discussion.
Selama 4,5 bulan di tahun 2004 tim QAMO dapat mewujudkan targetnya yaitu
Universitas Narotama dinyatakan layak menyandang sertifikasi ISO 9001:2000 dari badan
sertifikasi TUV NORD untuk ruang lingkup sistem manajemen mutu. Perkembangan sistem
penjaminan mutu internal di Universitas Narotama, sedemikian pesatnya yang mempunyai
konsekuensi peningkatan kompetensi bagi pimpinan di lembaga penjaminan mutu, terkait beberapa
progam kerja yaitu : 1. Sebagai pimpinan di QAMO harus dapat meningkatkan kompetensi dalam
sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, maka kami diajukan untuk mengikuti pelatihan awareness
ISO 9001:2000 dan ujian sertifikasi auditor internal dari badan sertifikasi TUV NORD, setelah
mendapatkan sertifikasi auditor internal maka konsekuensi logis adalah terlibat secara aktif dalam
Audit Mutu Internal (AMI) yang dilakukan per semester. 2. Pada tahun 2005 mewakili Universitas
Narotama mengikuti pelatihan asesor jaminan mutu perguruan tinggi-1, yang diakhiri dengan ujian.
Pada saat itu pesertanya terdiri dari sebagian besar pengelola penjaminan mutu di PTN dan PTS di
Indonesia. Penyelenggara terdiri dari tiga lembaga yaitu BAN-PT, Aptisi dan Embrio, hasil kelulusan
dikirim kepada pimpinan PTN/PTS. Setelah dinyatakan lulus, maka informasi yang didapat pada
saat itu akan ditugaskan sebagai asesor di LIPI. 3. Dalam beberapa kali pertemuan yang
diselenggarakan oleh Dikti pada tahun 2007, kami diberi pemahaman tentang Sistem Penjaminan
Mutu Perguruan Tinggi dan Sistem Penjaminan Mutu Internal. Setelah melalui Intensive Technical
Asistance dan mengisi instrumen penilaian SPMI secara online, maka Universitas Narotama
menempati peringkat ke 39 dari 58 PTN/PTS yang mendapatkan penghargaan sebagai Good
Practices Campus pada tahun 2008. 4. Dengan semakin besarnya tuntutan masyarakat terhadap
kualitas pembelajaran, maka Universitas Narotama mengajukan dan sekaligus mendapatkan hibah
PHK institusi. Dimana salah satu progam kerjanya adalah meningkatkan penjaminan mutu internal
dan Kepala Badan Penjaminan Mutu menjadi Personal in Charge. Selama tiga tahun terhitung mulai
tahun 2010 s.d 2012 progam kerja yang dilakukan telah menghasilkan beberapa terobosan, yaitu :
terciptanya SIM penjaminan mutu, SIM SDM, SIM keuangan, SIM e-learning, SIM akademik yang
terintegrasi dan dapat diakses secara real time. 5. Pada tahun yang sama bersama seluruh
pimpinan lembaga penjaminan mutu PTN dan PTS secara bertahap diberikan pelatihan untuk
penerapan Evaluasi Mutu Internal (EMI) sebagai fasilitator. Adapun konsep dari EMI adalah untuk
meningkatkan kemampuan dalam sistem penjaminan mutu internal secara mandiri, sehingga dapat
berdampak pada peningkatan peringkat akreditadi prodinya. 6. Kemudian secara berkelanjutan
Dirjen Dikti mengadakan pertemuan-pertemuan dalam rangka meningkatkan standar sistem
penjaminan mutu internal. Sehingga pada tahun 2014 terbit Permendikbud no 49/2014 tentang
Standar Nasional Pendidikan Tinggi, yaitu : 1) Standar kompetensi kelulusan, 2) Standar isi proses,
3) Standar penilaian, Standar dosen dan tenaga kependidikan, 4) Standar sarana dan prasarana
pembelajaran, 5)Standar pengelolaan pembelajaran dan 6) Standar pembayaran pembelajaran. 7.
Selanjutnya terdapat perkembangan yang signifikan terhadap dunia pendidikan tinggi, yaitu
diberlakukannya Kerangka Kerja Nasional Indonesia, yang diterbitkan melalui Perpres no. 8 tahun
2012 pasal 1 ayat 1 yang merupakan penjabaran dari peraturan-peraturan yang lebih tinggi. KKNI
adalah kerangka kerja yang menyandingkan kompetensi yang dapat menyelaraskan dan
mengintegrasikan antara bidang pendidikan dan bidang pelatihan kerja serta kerjasama dalamm
rangka pembinaan peningkatan kompetensi kerja sesuai dengan struktur pekerjaan di berbagai
sektor. Universitas Narotama mempunyai strategi SDM nya terlebih dahulu dengan mengikuti
sertakan sebanyak 25 dosen untuk mendapatkan sertifikasi asesor kompetensi dari Badan Nasional
Sertifikat Profesi. Kemudian dibentuk tim kerja yang membangun standar kualifikasi level 6 dan 8,
dan diajukan untuk mendapatkan Lembaga Sertifikasi Profesi. Hal ini sejalan dengan kebijakan
pemerintah tentang Surat Keterangan Pendamping Ijasah yang diterbitkan dalam Permendikbud no
81 tahun 2014,yang menyatakan kelulusan mahasiswa di tahun 2016 selain diberikan ijazah juga
diberikan SKPI.
Beberapa hal tersebut diatas merupakan strategi yang diterapkan
secara konsisten, agar kualitas pembelajaran dan kompetensi kelulusan menjadi jaminan bagi
stakeholders.
Namun demikian dikarenakan desakan perkembangan dari MEA, maka
perguruan tinggi dihadapkan pada satu kondisi dimana seluruh sumber daya juga harus
dipersiapkan untuk berkiprah di lingkup internasional. Dengan tidak hanya melakukan studi
banding dan MOU saja, tapi melanjutkan dalam bentuk MOA, hal ini akan berdampak pada
peningkatan kapasitas SDM (dosen) dalam hal riset. Beberapa perguruan tinggi di luar negeri pada
saat awal melakukan penjajakan dengan PTN/PTS selalu ingin mengetahui apakah sistem
penjaminan mutu sudah dijalankan mengacu pada Continuous Improvement.
Dalam
melakukan perbaikan sebaiknya perguruan tinggi memaknai sistem penjaminan mutu sebagai
berikut : a. Perguruan tinggi sebagai penghasil tenaga kerja yang bermutu (qualified manpower).
Dalam pengertian ini pendidikan tinggi merupakan suatu proses dan mahasiswa dianggap sebagai
keluaran (output) yang mempunyai nilai (value) dalam pasaran kerja, dan keberhasilannya diukur
dengan tingkat penghasilan yang mereka peroleh saat berkarier. b. Perguruan tinggi sebagai
lembaga pelaihan bagi karier peneliti. Mutu perguruan tinggi ditentkan oleh prestasi penelitian
Dosen dan Mahasiswa. Ukuran masukan dan keluaran diihitung dengan jumlah staf yang mendapat
penghargaan/ memenangkan hibah dari hasil penelitiannya, baik di tingkat nasional maupun
internasional. Selain itu jumlah dana yang diterima oleh Dosen atau lembaganya untuk kegiatan
penelitian, ataupun jumlah publikasi ilmiah yang diterbitkan dalam journal nasional maupun
internasional. c. Perguruan tinggi sebagai organisasi pengelola pendidikan yang efisien. Dalam
pengertian ini perguruan tinggi dianggap baik jika hubungannya dengan sumber daya dan dana
yang tersedia, jumlah mahasiswa yang melalui proses pendidikannya (Throughput) semakin besar.
d. Perguruan tinggi sebagai upaya memperluas pengkayaan kehidupan. Pertumbuhan jumlah
mahasiswa dan variasi jenis progam yang ditawarkan. Rasio Dosen Mahasiswa yang sesuai dengan
regulasi, adanya pembiayaan yang tidak hanya berasal dari biaya perkuliahan (tuition fee), juga
dipandang sebagai ukuran keberhasilan perguruan tinggi.
Jika keseluruhan diatas telah
dapat diformulasikan dengan baik, maka akan didapat keunggulan bersaing (competitive
advantage). Pada tingkatan penerapan strategi, competitive advantage dapat tumbuh dan
berkembang dalam aktivitas yang berlainan dan dengan cara-cara yang baru untuk bertindak di
setiap aktivitas, dilengkapi dengan prosedur-prosedur baru, teknologi baru, atau masukan-masukan
yang berbeda. Strategi yang berbeda dan sesuai dengan aktivitas juga sangat penting untuk yang
lainnya. Keunggulan bersaing adalah segala sesuatu yang dilakukan dengan sangat baik oleh
sebuah lembaga perguruan tinggi dibandingkan dengan pesaingnya atau dengan pengertian lain
adalah tercapainya tahap keunggualan bersaing ketika perguruan tinggi berhasil memformulasikan
dan mengimplementasikan poin-poin dari strategi yang dibuatnya.
Formulasi yang dimaksud
adalah penetapan rencana strategis perguruan tinggi yang didukung oleh komitmen dari pimpinan,
maka capaian terhadap visi dan misi dapat diukur sesuai dengan setiap proses yang direncanakan
dan direalisasikan sesuai tahapannya.