Buku Panduan UNTUK ROLE SEKOLAH SISTEM A

Dinas Pendidikan Provinsi DKI Jakarta

Buku Panduan
UNTUK ROLE SEKOLAH
SISTEM ADMINISTRASI KARTU JAKARTA
PINTAR
Dokumen Versi 1.2

Pusat Per encanaan Dan Pengendalian
Pendanaan Pendidikan Personal dan
O per asional (P6O)

uptp6o.disdikdki@gmail.com

DAFTAR ISI
Role Sekolah............................................................................................................................. 2
Login........................................................................................................................................ 2
Administrasi Sekolah .............................................................................................................. 3
Blokir Sekolah ..............................................................................................................................6
Pendaftaran KJP .........................................................................................................................7
Input Siswa ..................................................................................................................................8

Verifikasi .....................................................................................................................................11
Rekomendasi ..............................................................................................................................14
Kelengkapan Berkas ..................................................................................................................14
Persetujuan Kelapa Sekolah .....................................................................................................15
Daftar Final Disetujui ..................................................................................................................17

[ Buku Panduan ] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

i

PENDAHULUAN
Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar (KJP) merupakan sistem informasi terintegrasi
untuk

menatalaksanakan

program

KJP

secara

efektif,

efisien

dan

akuntabel.

Setiap stakeholder yang terlibat dalam penatalaksanaan KJP akan mendapat akses ke
sistem sesuai dengan hak dan perannya masing-masing.
Aplikasi ini digunakan antara lain untuk melakukan input proses Pendaftaran penerima KJP,
Verifikasi, Persetujuan dan Pelaporan penerima KJP. Aplikasi ini sepenuhnya terintegrasi,
terpusat dan real-time berbasis web.

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

1

ROLE SEKOLAH
Login
Untuk masuk ke aplikasi web KJP dapat diakses di www.kjp.jakarta.go.id:

1

1. Halaman Beranda, dihalaman
beranda

terdapat

menu

Masuk system KJP untuk
Login.

4

2. Klik Masuk Sistem KJP, Maka
Akan

muncul

Masukan

form

Login.

User

(menggunakan

name
NPSN

Sekolah) dan password dan
ketikan Verification Code, dan
klik Login.

Terdapat 3 Modul dalam Role sekolah yaitu Administrasi sekolah, Pemblokiran
Sekolah dan Pendaftaran KJP




Administrasi sekolah berfungsi untuk mengubah data sekolah dan mengelola
data Verifikator
Pemblokiran sekolah berfungsi untuk Memblokir siswa yang melanggar
aturan KJP
Pendaftaran KJP berfungsi untuk Pendaftaran KJP dari mulai daftar hingga
persetujuan Kepsek

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

2

Administrasi Sekolah

1

1. Tampilan Awal Role Sekolah

2

2. Pilih

Modul

Administrasi

sekolah, Maka muncul list
data verifikator
3. Klik

tombol

Edit

untuk

mengedit data verifikatod
4. Klik

tombol

Hapus

untuk

mengahpus data verifikator

5

5. Klik Tombol Tambah Data
Verifikator untuk Menambah
Verifikator, Isi field NIP dan
Nama

dan

Klik

Tombol

Simpan

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

3

6

6. Klik

Tombol

Data

Pokok

Sekolah Untuk mengedit data
sekolah,
data

setelah

sekolah

Klik

mengedit
tombol

Simpan

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

4

Blokir Sekolah

1

1. Ditampilan Awal, Pilih Modul
Pemblokiran - Sekolah

2

2. Maka Akan tampil list siswa

3

3. Pilih menu Blokir baru untuk

yang diblokir

menambah

siswa

yang

diblokir, isi form tersebut, lalu
Klik tombol Simpan

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

5

4

4. Siswa yang telah diinputkan di Blokir Baru akan tampil di list siswa yang di Blokir,
Klik Tombol Blokir dan upload surat persetujuan Kepala Sekolah dan Klik Blokir
5. Klik Lihat alasan pemblokiran untuk melihat bukti dan alasan pemblokiran

Pendafaran KJP

1

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

1. Ditampilan Awal Pilih menu
Pendaftaran KJP

6

2

2. Terdapat beberapa Tab dalam module ini yaitu :
 Penerima Sebelumnya  Berisi data siswa yang terdaftar tahun lalu, berfungsi
untuk pendaftaran ulang siswa jika akan didaftarkan ulang ditahun berjalan
 Sementara  Berisi data calon siswa penerima KJP dan siap diverifikasi
 Verifikasi  Berisi data calon siswa penerima KJP yang telah diverifikasi, terdapat
cetak berkas verifikasi dan penginputan hasil verifikasi
 Rekomendasi  Berisi data calon siswa penerima KJP yang telah diverifikasi dan
siap direkomendasi
 Kelangkapan Berkas  Berisi data calon siswa penerima KJP yang telah
direkomendasi dan siap untuk mengupload berkas persyaratan KJP
 Persetujuan Kepsek  Berisi data calon siswa yang telah melengkapi berkas
 Daftar Final  Berisi data final calon siwa penerima KJP dari sekolah
 Pembatalan  Berisi data siswa yang dibatalkan untk menjadi penerima KJP

3

3. Klik Menu Input Data Siswa, Maka
Akan muncul Form Pengecekan NIK,
Masukan NIK dan nomor KK siswa,
Lalu klik Cek NIK Untuk Pendataan
KJP dalam satu tahun dibuat menjadi
2 Tahap, Untuk Tahap 1 hanya
dilakukan pengecekan dukcapil,
apabila siswa terdaftar di data
kependudukan maka siswa dapat
menjadi penerima KJP.
Tahap 2 selain mengecek siswa
terdaftar di dukcapil, juga mengecek
jenjang dan kelas siswa, apabila
siswa telah terdaftar di satu sekolah
dan mendaftar di sekolah lain karena
naik jenjang maka dilakukan mutasi

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

7

oleh pihak sekolah yang baru,
Sistem memberikan peringatan
bahwa siswa telah terdaftar di
sekolah lain dan diharapkan
melakukan mutasi, dan siswa
tersebut tetap akan mengikuti proses
verifikasi, kelengkapan berkas dan
proses lainnya.
4. Setelah siswa berhasil melalui
Pengecekan Nik, Untuk siswa yang
telah terdaftar maka data siswa akan
tampil, namun bila siswa belum
teradfat maka akan tampil form
seperti Berikut :
5. Isi field-field biodata siswa,
akan muncul error berwarna
merah

apabla

data

tidak

lengkap, klik Tombol Simpan
untuk menyimpan data siswa.
Apabila

penyimpanan

data

Sukses, maka siswa akan
berada di tab Sementara

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

8

4

6. Tab Penerima Sebelumnya hanya muncul pada pendaftaran KJP Tahap 1, Terdapat
Aksi Daftar Ulang yaitu untuk mendaftarkan ulang siswa penerima KJP dari tahun lalu
ke tahun Berjalan

5

7. Pada Tab Sementara
Menu

Klik

Verifikasi/Centang

Hijau untuk siswa yang siap
diverifikasi, Klik Ok dan siswa
pindah ke tab verifikasi

6

8. Dalam tab Verifikasi terdapat beberapa Tombol, yaitu Cetak, Input Data Verifikasi,
Cetak Form Verifikasi, Cetak Form BAP dan Rekomendasi
9. Cetak digunakan untuk mencetak list siswa yang berada pada status Verifikasi
10. Input Data verifikasi digunakan untuk menginputkan hasil verifikasi verifikator yang telah
mengunjungi siswa calon penerima KJP

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

9

11. Tuliskan hasil verifikasi sesuai dengan hasil verifikasi di lapangan, Pilih nama Verifikator
dan upload gambar bila ada, Klik tombol Simpan
12. Cetak Form Verifikasi, digunakan untuk mendownload file yang akan digunakan
verifikator untuk memverifikasi siswa calon penerima KJP
13. Setelah User menginputkan hasil verifikasi maka status siswa berubah dari belum
diverifikasi menjadi Layak atau tidak Layak, apabila status Layak Maka aka nada tombol
Rekomendasi ( Bulat centang hijau), Klik Rekomendasi. Maka siswa akan berpindah
Tab ke Tab Rekomendasi

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

10

14. Cetak Form BAP digunakan untuk bukti yang menyatakan layak dan tidaknya siswa
menerima bantuan KJP

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

11

7

15. Dalam Tab Rekomendasi, terdapat Menu Cetak Rekomendasi, Cetak Excel dan Kirim
Ke Persetujuan
16. Cetak Rekomendasi untuk mendownload surat rekomendasi kepala sekolah untuk siswa
mendapatkan SKCM, setelah terlebih dahulu melakukan pencarian sesuai dengan
kelurahan alamat siswa. Dan memasukan Nomor rekomendasi.
17. Cetak Excel untuk mencetak siswa yang mendapatkan rekomendasi mendapatkan
SKCM dari kepala sekolah, harus berurutan dari pencarian per kelurahan, cetak
Rekomendasi diakhiri dengan cetak excel
18. Kirim Ke persetujuan, Klik Centang Bulat Hijau untuk siswa yang akan dilengkapi berkas
dan direkomendasikan

8

16. Dalam Tab kelengkapan Berkas Terdapat 2 Aksi yaitu Input berkas dan Setujui
17.Input Berkas digunakan untuk mengupload berkas-berkas yang diperlukan dalam
pendaftaran KJP

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

12

18. Klik Choose File dan cari lokasi file dan Upload untuk setiap berkasnya, dan untuk
surat rekomendasi kepsek dan SKTM isi field nomor surat. setelah semua file
berkas terupoad Klik Keluar
19. Klik Setujui untuk siswa yang telah dilengkapi berkas dan siap disetujui oleh Kepala
Sekolah.

9

20. Dalam Tab Persetujuan Kepala Sekolah Terdapat beberapa menu dan aksi yaitu,
Setujui, Cetak Daftar Sementara, View Verifikasi, View Berkas dan Batal
21. Klik Setujui Untuk menyetujui semua siswa yang berada di tab Persetujuan Kepala
Sekolah
22. Klik Cetak Daftar Sementara untuk mencetak list siswa yang akan disetujui kepala
sekolah, diguakan untuk di pasang dipapan pengumuman sekolah, sebelum benarbenar di setujui oleh Kepala Sekolah
23. Klik View Verifikasi untuk melihat berkas verifikasi siswa

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

13

24. Klik View Berkas untuk melihat dan mendownload berkas-berkas siswa

25. Klik Batal Untuk membatalkan siswa menjadi penerima KJP

26. Isi alasan pembatalan dan klik tombol Simpan/Submit

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

14

10

27. Dalam Tab Disetujui Terdapat beberapa menu dan aksi yaitu Cetak Persetujuan,
Cetak Daftar Calon Penerima, Cetak berkas, View Verifikasi dan View Berkas
28. Klik Cetak persetujuan untuk mencetak surat persetujuan Kepala sekolah mengenai
daftar final siswa penerima KJP di masing masing sekolah
29. Klik Cetak daftar calon penerima untuk mencetak list siswa final penerima KJP dari
sekolah
30. Klik Cetak berkas untuk mencetak list kelengkapan berkas seluruh siswa
31. Klik View Verifikasi untuk melihat form Verifikasi siswa

32. Klik Kelengkapan Berkas untuk melihat dan mendownload berkas-berkas siswa

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

15

11

33. Dalam Tab Dibatalkan tampil siswa-siswa yang dibatalkan menjadi penerima KJP
terdapat menu Cetak Siswa yang Dibatalkan, View Verifikasi dan View Berkas
34. Klik Cetak Siswa yang dibatalkan untuk mencetak list siswa yang dibatalkan menjadi
penerima KJP
35. View Verifikasi dan View Berkas sama dengan yang dijelaskan sebelumnya

[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

16