Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian T

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

TAJUK INOVASI :

PENGURUSAN MAKLUMAT MENGGUNAKAN ePSH BERASASKAN
TEKNOLOGI ATAS TALIAN UNTUK PEMANTAUAN PERLAKSANAAN
PEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT DI KOLEJ KOMUNITI

Disediakan Oleh :
Jabatan Pengajian Kolej Komuniti
9 September 2011

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

1

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

1.0

MAKLUMAT JABATAN / BAHAGIAN / UNIT

Unit PSH, Jabatan Pengajian Kolej Komuniti (Unit PSH, JPKK) merupakan unit yang
ditugaskan untuk merancang, menyelaras, memantau dan melapor perlaksanaan
Pembelajaran Sepanjang Hayat (PSH) di Kolej Komuniti dan hanya diuruskan oleh dua
orang pegawai sahaja.

Tugas ini juga turut dibantu sepenuhnya oleh Jabatan

Pembelajaran Sepanjang Hayat (JPSH) yang diwujudkan di semua Kolej Komuniti.
JPSH diketuai oleh seorang Ketua Jabatan dan 5 orang pensyarah PSH dan beberapa
orang penyelaras PSH yang dilantik oleh Pengarah.

2.0

LATARBELAKANG

Dalam dunia alaf ini, boleh dikatakan komputer telah menjadi suatu alat yang amat
penting dan telah meresapi semua aspek kehidupan termasuklah bidang pendidikan.
Komputer kini bukan sahaja digunakan sebagai alat bantu dalam pengajaran dan
pembelajaran di institusi-institusi, malah peranan komputer telah menular pula dalam

bidang pentadbiran dan pengurusan institusi atau organisasi.
Pada hari ini perkembangan teknologi telah mempengaruhi setiap bidang kehidupan.
Perkembangan teknologi maklumat telah membawa implikasi yang besar ke atas
kehidupan manusia termasuklah dalam bidang pendidikan. Ianya telah dapat
membantu pensyarah dan pelajar dalam proses pengajaran dan pembelajaran dengan
lebih menarik dan interaktif. Sejak sedekad yang lalu teknologi komputer telah
memainkan peranan yang besar dalam pembangunan pendidikan di negara ini. Sejak
kebelakangan ini pembangunan yang drastik di dalam teknologi mobil telah menjanjikan
satu revolusi yang baru dalam dunia pendidikan.
Komputer telah mewujudkan sistem maklumat yang amat efektif dalam membantu
memperkemaskan pengurusan sesebuah organisasi. Ini menjadikannya sebagai alat
yang amat diperlukan untuk segala urusan perniagaan, perindustrian, pendidikan, dan
pentadbiran. Boleh dikatakan semua organisasi besar ,sama ada jabatan kerajaan atau

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

2

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

swasta, menggunakan komputer untuk pelbagai urusan harian mereka dan ianya
merupakan industri yang paling pesat di dunia masa kini. Setiap organisasi biasanya
mempunyai satu atau lebih sistem komputer besar serta beberapa unit mikrokomputer.
Sistem komputer besar adalah untuk tugas-tugas pemprosesan data yang banyak
sementara mikrokomputer adalah untuk kegunaan kecil seperti pemprosesan
perkataan. Komputer telah menjadi sebahagian daripada kehidupan kita yang amat
diperlukan.
Hal ini kerana komputer merupakan satu alat elektronik yang boleh menyimpan
maklumat yang banyak dengan cara yang teratur serta dapat diproses dan dikeluarkan
dalam masa yang singkat. Teknologi komputer bukan sahaja dapat menjimatkan masa,
ruang dan tenaga manusia, bahkan meningkatkan kecekapan pengurusan sesebuah
organisasi.

Oleh kerana itulah banyak agensi kerajaan dan swasta menggunakan

komputer untuk menyimpan rekod dan menganalisis data-data penting yang berkaitan
dengan butir-butir kakitangan serta hal-hal pentadbiran dan pengurusan.
Golongan pentadbir di sesebuah organisasi mulai sedar dan faham tentang potensi
komputer sebagai alat yang berguna dalam pentadbiran sesebuah organisasi.
Peningkatan beban tugas,

pertambahan permintaan terhadap penyelesaian tugas

seperti penyediaan laporan, memo dan dalam masa yang sama mengekal dan
mengemaskinikan data statistik untuk keperluan semua peringkat pentadbiran
menyebabkan meningkatnya kepentingan penggunaan komputer dalam tugas-tugas
pentadbiran.
Oleh kerana institusi-institusi pendidikan di Malaysia telah menjadi semakin kompleks,
maka cabaran yang harus dihadapi juga turut meningkat. Institusi perlu memastikan
pengurusannya adalah cekap dalam menguruskan sumber manusianya, tepat dalam
penilaian prestasi dan berkesan dalam membuat keputusan.

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

3

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

3.0

KETERANGAN INOVASI

Projek inovasi yang dilaksanakan menumpukan kepada pengurusan maklumat secara
atas talian bagi memantau perlaksanaan PSH di Kolej Komuniti.

Inovasi ini dapat

membantu pengurusan untuk mengurus perlaksanaan PSH di Kolej Komuniti dengan
lebih efektif, efisien dan berkesan.

Di antara matlamat yang cuba dicapai melalui

inovasi ini ialah :
a) Menghasilkan sistem permohonan kursus secara atas talian
b) Menghasilkan sistem pangkalan data yang sistematik bagi pengurusan PSH
c) Menghasilkan sistem maklumat dan data peserta PSH
Sistem ini telah siap dibangunkan pada Julai 2010 dan digunakan sepenuhnya di 68
buah Kolej Komuniti seluruh negara mulai Oktober 2010.

Sebanyak 3 bengkel

penggunaan sistem telah diadakan kepada semua penyelaras data PSH di Kolej
Komuniti. Memandangkan keperluan kepada sistem pelaporan dan analisa statistik
yang tepat dan pantas, pihak Jabatan telah melaksanakan percubaan penggunaan
sistem ini secara terus kepada semua Kolej dan didapati sistem ini boleh digunakan
sepenuhnya oleh pengguna. Mulai Januari 2011, sistem ini telah dipautkan kepada
laman sesawang rasmi JPKK dan komuniti yang berminat boleh memohon kursuskursus PSH di Kolej Komuniti secara atas talian.
Komitmen tinggi yang ditunjukkan oleh semua warga Kolej Komuniti telah membantu
kejayaan dan kelancaran sistem ePSH ini.

Sebarang penambahbaikan dibuat dari

semasa ke semasa berdasarkan maklumbalas yang diterima dan boleh dilaksanakan
dengan pengubahsuaian mengikut keperluan tanpa melibatkan kos yang tinggi (direka
dan diselenggara oleh pensyarah Kolej Komuniti yang dilantik, tidak ada menggunakan
tenaga pakar luar atau syarikat).

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

4

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

4.0

KEDUDUKAN SEBELUM INOVASI

Di antara tugas utama Unit PSH, JPKK adalah memantau perlaksanaan PSH setiap
hari dan menyediakan laporan perlaksanaan PSH setiap minggu kepada Ketua
Setiausaha KPT (KSU KPT) dan Jabatan.

Unit PSH, JPKK juga perlu sentiasa

mempunyai capaian kepada maklumat perlaksanaan memandangkan ada permintaan
dari jabatan serta agensi lain seperti pejabat Menteri Pengajian Tinggi, EPU dan MOF
berhubung statistik perlaksanaan PSH di Kolej Komuniti.
Selain dari itu, Unit PSH, JPKK dan JPSH juga saban hari menerima panggilan telefon
atau surat permohonan untuk mendaftar sebagai peserta kursus pendek. Sebelum
inovasi ini dilaksanakan, sistem pengurusan maklumat dan pangkalan data yang
digunakan menyukarkan Unit PSH dan JPSH dalam mengemaskini data dan maklumat

peserta dan maklumat kursus pendek.

Pengurusan dan penyimpanan maklumat

secara manual menyebabkan maklumat permohonan tidak teratur dan adakalanya
berlaku keciciran.
Selain itu, penyelaras juga mengalami masalah dalam mengesan semula dan
mengenalpasti maklumat peserta kursus. Maklumat yang tidak tersusun dan sukar
dicapai menyebabkan analisa peserta dan pelaporan yang tidak sempurna dan tepat.
Oleh itu, tugas pengurusan institusi mestilah dilakukan dengan bantuan komputer
supaya pengurusan dan pentadbiran institusi akan menjadi lebih cekap dan berkesan.
Tugas Unit PSH, JPKK bukan sekadar mengurus tetapi juga turut menyediakan kertaskertas dasar dan kertas kerja berkaitan perlaksanaan PSH. Selain daripada itu, tugas
pensyarah PSH di Kolej juga bukan sekadar berlegar kepada tugas-tugas pengajaran
dan pembelajaran malah ianya juga melibatkan tugas pentadbiran institusi tersebut.
Pentadbiran yang cekap dan bersistematik di Jabatan dan di Kolej akan dapat
melicinkan perjalanan organisasi sesebuah Jabatan dan institusi dan seterusnya dapat
meningkatkan pencapaian akademik dan sahsiah pemohon atau peserta kursus.
Sebelum sistem ini dibina, pelaporan PSH di semua Kolej Komuniti dan juga di JPKK
adalah secara manual dengan perisian aplikasi MS Excel sahaja.

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

Peserta juga
5

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

memohon secara manual sama ada secara mengisi borang permohonan atau walk-in.
Oleh itu terdapat pelbagai masalah yang timbul iaitu:
i. Maklumat yang tidak mencukupi dan kurang tepat
ii. Maklumat yang tidak seragam antara kolej terutamanya apabila berlaku
perubahan pegawai
iii. Masalah untuk mencapai semula maklumat yang disimpan
iv. Mengambil masa yang lama untuk mengumpul dan memproses data
v. Tidak cukup masa untuk menganalisis data dan membuat perancangan
vi. Sukar untuk membuat interferens dan integrasi antara maklumat
vii. Tidak dapat menyebarkan maklumat dalam masa yang ditetapkan dan dalam
format yang sebenar
viii. Keciciran data yang dihantar dan permohonan peserta
ix. Analisa peserta dan pelaporan yang kurang sempurna dan tidak tepat.

Satu aplikasi sistem maklumat PSH telah direka bentuk berdasarkan kepada tinjauan
kepada ciri-ciri yang sesuai untuk kegunaan pensyarah-pensyarah Kolej Komuniti
terutama JPSH dan juga Unit PSH, JPKK. Aplikasi yang akan dihasilkan juga dinilai
untuk memastikan ia telah mencapai matlamatnya dalam menjalankan fungsi-fungsi
yang dikehendaki.
Kewujudan satu aplikasi sistem maklumat PSH diharapkan dapat membantu para
pensyarah Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat menyediakan maklumat kursus
jangka pendek dengan pantas dan berkesan. Ia juga dijangka dapat mengubah sikap
dan amalan para staf Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat dalam proses
penyediaan

rekod atau laporan kursus jangka pendek.

Selain itu, pemantauan

perlaksanaan PSH di Kolej Komuniti oleh Unit PSH, JPKK juga lebih mudah, pantas
dan menjimatkan masa kerana maklumat boleh dicapai dihujung jari.
Sistem Maklumat ePSH dapat membantu pegawai data dan rekod mengemaskini dan
menyelenggara maklumat peserta dan kursus dengan lebih efisyen dan efektif. Sistem
ini juga sebagai pemudahcara iaitu membolehkan pemohonan kursus pendek daripada

pemohon secara online. Sistem ini juga menyediakan statistik untuk pelaporan bulan

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

6

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

dan tahunan kolej. Dengan menggunakan sistem baru ini, pencapaian data mudah
dilakukan. Ini adalah kerana data/maklumat mengenai peserta kursus pendek telah
disimpan ke dalam satu fail pangkalan data.
Oleh itu, pengguna hanya perlu mengikut arahan yang disediakan oleh sistem ini untuk
mendapatkannya. Reka bentuk sistem pangkalan data yang dicipta ini tidak rumit
sebaliknya ianya lebih mudah untuk digunakan dengan menggunakan akses internet
untuk merekodkan data-data yang hendak dimasukkan dan ianya juga mudah
digunakan oleh sesiapa sahaja. Pengguna sistem ini hanya perlu mengikut arahan yang
telah dimasukkan seperti penambahan data rekod, penghapusan data rekod,
penyimpanan data rekod dan mencetak data rekod laporan. Dengan wujudnya sistem
ini staf khususnya tidak akan merasa jemu berbanding dengan kaedah lama yang
dilakukan.
Di dalam sistem ini, ia telah membangunkan aplikasi yang mempunyai beberapa ciri
multimedia yang dapat menarik minat staf untuk melakukan tugas dengan baik dan
sempurna. Aplikasi yang dibangunkan ini selalunya mempunyai ciri user friendly atau
ramah pengguna. Ini dapat membantu Unit PSH, JPKK dan JPSH menggunakannya
dengan mudah dan senang difahami. Selain itu, ia menyediakan interaksi yang baik
kepada pengguna sistem ini. Oleh itu, pembangunan sistem ini amat menitikberatkan
kemudahan yang sewajarnya supaya ia dapat digunakan oleh semua staf Kolej
Komuniti seluruh Malaysia.

4.0

KEPENTINGAN INOVASI

Projek inovasi ini penting kerana :
a. Ia berguna kepada institusi dalam usaha merangka pelaksanaan penggunaan
komputer dalam pengurusan secara teratur.
b. Ia berguna dalam membuat perancangan kesesuaian program sistem maklumat
pengurusan yang diperlukan.

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

7

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

c. Penggunaan sistem maklumat dalam pengurusan pembelajaran sepanjang hayat
meningkatkan keberkesanan dan kecekapan pentadbiran.

5.0

SKOP PROJEK

Projek yang dibangunkan ini diberi nama Sistem Maklumat Elekronik Pembelajaran
Sepanjang Hayat (ePSH). Sistem ini meliputi beberapa bahagian yang penting.
i. Keselamatan Sistem
Sistem yang dibangunkan ini mementingkan ciri-ciri keselamatan. Hanya pengguna
yang sah katalaluannya dibenarkan masuk ke dalam sistem ini. Katalaluan untuk
masuk ke dalam sistem ini akan

disimpan dalam pangakal data

dan ia boleh

ditukar dari masa ke semasa. Tugas ini boleh dilakukan oleh seorang pentadbir
sistem atau staf yang bertangungjawab ke atas penyelenggaraan sistem ini.
Sistem ini membahagikan pengguna kepada empat kategori pengguna iaitu
Penyelaras PSH JPKK, Pentadbir Sistem Kolej, dan Penyelaras PSH Kolej
mempunyai kuasa yang lebih jika dibandingkan dengan Pensyarah sebagai
pengguna biasa di mana mereka bukan sahaja dapat melakukan aktiviti-aktiviti
seperti penyelaras kursus tetapi mereka juga dapat melihat aktiviti-aktiviti yang telah
dilakukan oleh pengguna sistem yang lain, katalaluan sistem untuk setiap pengguna
dan mencapai sistem pengguna lain jika perlu.
ii. Keselamatan Rekod
Sebelum seseorang pengguna membuat perubahan atau menambah rekod dalam
sistem ini, rekod tersebut akan disimpan dalam pangkalan data yang telah
diwujudkan dalam satu pelayan yang berfungsi sebagai domain dalam persekitaran
komputer yang dirangkaikan. Untuk membuat perubahan atau menambah sesuatu
dalam rekod berkenaan, katalaluan akan diminta oleh sistem bagi memastikan

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

8

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

mereka yang diberi kebenaran sahaja masuk ke dalam pangkalan data berkenaan
dan membuat penambahan serta sebarang perubahan.
Terdapat dua kategori pengguna yang dibenarkan untuk masuk ke dalam pangkalan
data berkenaan iaitu; Pentadbir Sistem dan Penyelaras Jabatan Pembelajaran
Sepanjang Hayat. Kedua-duanya akan diberikan tahap capaian ke atas pangkalan
data yang berbeza mengikut peranan dan pangkat mereka.
iii. Pencarian Kandungan Rekod
Sistem ini menyediakan kemudahan pencarian isi kandungan rekod dalam
pangkalan data sahaja. Terdapat satu jenis pencarian yang disediakan iaitu
pencarian pemohon atau peserta kursus sahaja. Pencarian jenis ini boleh
melakukan pencarian ke atas semua rekod dalam pangkalan data.
iv. Sistem Bank Data
Bahagian ini membolehkan maklumat mengenai pengguna dan maklumat rekod
disimpan dalam pangkalan data. Fungsi ini membolehkan Pentadbir Sistem dan
Penyelaras Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat mencapai, mencipta dan
menghapuskan rekod dalam pangkalan data.
v. Sasaran Pengguna
Sasaran pengguna sistem ini ialah pihak pengurusan di Jabatan Pembelajaran
Sepanjang Hayat dan juga pensyarah-pensyarah kursus pendek di Kolej Komuniti
seluruh Malaysia. Ini selaras dengan perkembangan teknologi dan infrastruktur yang
dibangunkan menerusi projek celik IT komputer di sebilangan institusi. Jika
kemudahan ini tidak digunakan sepenuhnya, ia akan membawa kepada pembaziran
sumber.
Perlu ditekankan di sini bahawa sistem ini lebih sesuai digunakan untuk menyimpan
rekod-rekod pemohon atau peserta kursus yang mana maklumat pemohon atau

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

9

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

peserta kursus tersebut boleh digunakan untuk pelbagai bentuk penggunaannya
dengan sistem pencarian rekod yang pantas dan lebih sempurna.

6.0

KELEBIHAN INOVASI

Inovasi yang dilaksanakan memberi

impak kepada pengguna yang terlibat seperti

berikut :
a) Peserta Kursus
i. Menjimatkan masa dan kos


Bakal peserta PSH tidak perlu datang ke kolej untuk mengisi borang
permohonan dan mengepos / menghantar borang. Borang boleh diisi
secara online dan system ini juga mesra pengguna

b) Kolej Komuniti
i. Menjimatkan masa dan kos


Tidak perlu meneliti borang permohonan satu persatu untuk tujuan
pemilihan peserta dan pendaftaran di mana sistem membolehkan proses
pemilihan lebih pantas secara automatik



Analisa data lebih cepat dan mudah dilakukan menerusi sistem yang telah
diprogramkan.

Pengguna boleh mengintegrasikan maklumat dengan

mudah sebagaimana yang dikehendaki oleh stakeholder


Data yang dianalisa juga boleh terus dicapai oleh pihak JPKK tanpa perlu
menunggu masa yang lama. Masa untuk mengepos dan menfaks laporan
ke JPKK tidak perlu dilakukan lagi.



Penggunaan

kertas

dapat

dijimatkan

seterusnya

mewujudkan

persekitaran paperless – mendokong konsep bumi hijau (green earth)


Penjimatan ke atas bil utility di mana bil telefon dan bil faksmili dapat
dijimatkan – sebelum ada sistem ePSH, pegawai Unit PSH JPKK kerap
menelefon ke kolej untuk mendapatkan laporan manakala kolej pula

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

10

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

menghantar laporan secara hardcopy dan softcopy dalam jumlah helaian
yang banyak, 5-10 helaian setiap bulan

ii. Meningkatkan produktiviti


Data yang diberikan lebih tepat dan mudah dicapai pada bila-bila masa
berbanding semasa analisa data manual menggunakan perisian MS Excel



Masa pensyarah kolej komuniti untuk membuat analisa dapat dijimatkan
dan pensyarah dapat menumpukan kepada kerja-kerja pengajaran dan
pembelajaran (PnP) – tidak terbeban dengan tugas pengurusan dan
perkeranian

c) Jabatan Pengajian Kolej Komuniti
i. Menjimatkan masa dan kos


Tidak perlu meneliti

laporan dari kolej untuk menganalisa data.

Memandangkan laporan PSH kolej komuniti memerlukan data yang detail
seperti profil jantina, umur, kelayakan akademik, pendapatan dan
sebagainya, penganalisaan data secara manual memerlukan masa yang
banyak. Sistem ePSH telah membantu menjimatkan masa untuk kerjakerja penganalisaan sebanyak 90%.


Penggunaan kertas dapat dijimatkan (2 rim setiap bulan) seterusnya
mewujudkan persekitaran paperless – mendokong konsep bumi hijau
(green earth)



Penjimatan ke atas bil utility di mana bil telefon dan bil faksmili dapat
dijimatkan – sebelum ada sistem ePSH, pegawai Unit PSH JPKK kerap
menelefon ke kolej untuk mendapatkan laporan manakala kolej pula
menghantar laporan secara hardcopy dan softcopy dalam jumlah helaian
yang banyak, 5-10 helaian setiap bulan

ii. Meningkatkan produktiviti


Data yang diberikan lebih tepat dan mudah dicapai pada bila-bila masa
berbanding semasa analisa data manual menggunakan perisian MS Excel

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

11

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

dan pegawai dapat menumpukan pada tugas-tugas yang lain dan fokus
kepada perancangan dan pelaksanaan program PSH


Data juga sentiasa dikemaskini oleh kolej dan JPKK dapat mencapai data
terkini setiap masa



Selain itu,

JPKK dapat

membekalkan maklumat

dengan

segera

berdasarkan format yang diberikan oleh pihak berkenaan (stakeholder)
kerana data dapat diintegrasi dengan mudah, pantas dan tepat.

7.0

CIRI-CIRI SISTEM ePSH

7.1

Sistem Pangkalan Data (Database)

Menggunakan konsep Sistem Pangkalan Data yang mana ia merupakan suatu sistem
yang mempunyai tiga komponen utama iaitu :


Pangkalan Data



Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS)



Aplikasi

Pangkalan Data
Pangkalan Data ditakrifkan sebagai gabungan fail-fail yang berkaitan dengan
meminimumkan pangkalan data. Ia akan ditempatkan pada suatu tempat tertentu di
dalam Unit Pemprosesan Utama (CPU) atau server. Ia boleh dikongsi penggunaannya
lebih daripada seorang pengguna dengan cara menggunakan komputer peribadi yang
dirangkaikan melalui networking atau CPU utama yang dikategorikan kepada semua
terminal.

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

12

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Kelebihan Sistem Pangkalan Data:
i.

Kurang Pengulangan Data
Apabila menggunakan Sistem Pangkalan Data, data-data tidak akan diulang. Data
yang hanya diulang ialah data kunci seperti kod kursus atau kod kolej. Data-data
lain seperti nama, alamat dan kad pengenalan tidak akan diulang. Contohnya,
carian data.

ii.

Kurang Ralat Kemas Kini Data
Dengan penggunaan Sistem Pangkalan Data sebegini, sebarang perubahan
seperti pertukaran alamat akan dirujuk oleh semua bahagian. Ini berbeza dengan
penggunaan sistem manual di mana sebarang perubahan seperti pertukaran
alamat baru hanya diberitahu kepada bahagian pendaftaran dan bukan kepada
semua bahagian. Ini menyebabkan bahagian-bahagian lain masih menggunakan
alamat yang lama.

iii.

Perkongsian Data
Data-data dapat dikongsi oleh banyak bahagian yang tidak terbatas jaraknya.
Contohnya, bagi bank-bank yang mempunyai banyak cawangan, data-data akan
disimpan di komputer pusat dan di kongsi pada setiap cawangan. Para penyimpan
boleh memasukkan atau mengeluarkan wang di cawangan yang berbeza.

iv.

Meningkatkan Keselamatan Data
Keselamatan data-data dapat dijaga kerana ia dikumpul dan dicetak pada suatu
tempat yang berasingan. Ini akan menjamin bahawa tiada berlaku kerosakan atau
usaha-usaha untuk mensabotaj data-data berkenaan.

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

13

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

v.

Mengurangkan Kos
Penjimatan kos dapat dilakukan dari segi kos penyimpanan data, kurangnya
pengulangan data akan menyebabkan kurang ruang penyimpanan data, dan kos
pembikinan atur cara serta semua bahagian boleh berkongsi menggunakan satu
atur cara yang sama di mana atur cara-atur cara yang sama dapat digabungkan
dan akan mengurangkan penggunaan pengatur cara.

vi.

Menggalakkan Pembangunan Atur cara
Dengan menggunakan fail biasa atur cara di bahagian tersebut sahaja dapat
digunakan tetapi dengan menggunakan Sistem Pangkalan Data, pengaturcaraan
dapat dibuat tanpa had.

Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS)
Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS) adalah perisian yang mengadakan
kemudahan untuk operasi pangkalan data seperti mencipta fail pangkalan data,
memasukkan data, pengubahsuaian data, pengoperan data dan lain-lain.
Contoh DBMS yang terdapat pada masa kini ialah MSSQL, MySQL, Oracle, Dbase,
Foxbox, Foxpro, Lotus Smartsuite, Microsoft Acces dan sebagainya.
DBMS yang dipilih untuk sistem ini ialah Microsoft SQL. Pemilihan DBMS ini
bersesuaian dengan jenis-jenis sistem yang telah dibangunkan sebelum ini.
Pemilihan DBMS (Microsoft SQL) ini mempunyai beberapa kelebihan seperti:
i.

Mempunyai Medan
Perisian Microsoft SQL ini mempunyai medan-medan yang membolehkan
maklumat disimpan dan dipaparkan. Ini bersesuaian dengan sistem yang
dibangunkan kerana banyak maklumat atau data yang perlu dimasukkan.

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

14

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

ii.

Mudah digunakan
Perisian Microsoft SQL mudah digunakan kerana menu serta arahan-arahan yang
terdapat di dalamnya banyak mempunyai persamaan dengan perisian lain seperti
produk Microsoft.

iii.

Mudah untuk Dicapai
Maklumat yang telah ditaip mengikut medan-medan yang tertentu, akan mudah
untuk dicapai semula dan untuk disemak jika berlaku kesalahan atau ralat.

iv.

Menjimatkan
Melalui pemilihan DBMS ini (Microsoft SQL), ianya dapat menjimatkan masa untuk
pengatur cara dalam menjalankan aktiviti-aktiviti seperti menyimpan maklumat
yang akan disimpan dan dimasukkan ke dalam sistem yang akan dibangunkan.

v.

Reka Bentuknya Tidak Rumit dan Mudah
Reka bentuk sistem pangkalan data tidak rumit, sebaliknya ianya lebih mudah
dengan menggunakan Microsoft SQL, kerana ianya dapat membantu menyimpan
data di dalam medan-medan yang tertentu dan mudah untuk di capai dan
disemak.

vi.

Mudah Mengawal Silap/ralat
Penggunaan Microsoft SQL di dalam sistem ini membolehkan pengatur cara
mengawal silap jika maklumat yang dimasukkan ke dalam medan tidak betul. Oleh
itu, pembetulan mudah dibuat kerana ianya dapat disemak pada masa yang sama.

vii. Mempunyai Kemudahan Tools
Perisian Microsoft SQL ini memberi kemudahan kepada pereka bentuk pangkalan
data untuk mereka bentuk pangkalan data dengan lebih tersusun serta mudah.
Perisian ini memudahkan para pereka bentuk pangkalan data untuk menyiapkan

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

15

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

sistem sesuatu pangkalan data kerana ia menyediakan tools seperti seperti views,
stored procedures, SQL query analyser dan sebagainya.
Aplikasi
Aplikasi pula adalah atur cara yang dibina oleh pengaturcara untuk para pengguna
sesuatu Sistem Pangkalan Data melakukan operasi terhadap pangkalan data
berkenaan. Aplikasi ini biasanya digunakan oleh Bank (mesin ATM), Telekom Malaysia
Berhad (sistem akaun pembayaran) dan Syarikat Penerbangan Malaysia (tempahan
tiket, jadual penerbangan).
Aplikasi yang dipilih untuk membangunkan sistem ini ialah Adobe Dreamweaver.
Pemilihan aplikasi ini bersesuaian dengan jenis-jenis sistem yang telah dibangunkan
sebelum ini.

7.2

Rekabentuk Sistem

Sistem Maklumat Pembelajaran Sepanjang Hayat (ePSH) merupakan aplikasi komputer
yang dibangunkan khas untuk memudahkan pengendalian maklumat di peringkat
Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat (PSH). Contohnya, Sistem Maklumat ePSH ini
dapat memudahkan pihak pengurusan untuk menyemak dan memproses maklumat
pemohon dan peserta kursus jangka pendek. Sistem Maklumat Pembelajaran
Sepanjang Hayat ini boleh menyediakan senarai pemohon dan peserta kursus jangka
pendek, membuat sijil penyertaan, menyediakan laporan bulanan dan sebagainya.
Dengan adanya sistem maklumat ini, segala kerja-kerja rutin dapat diselenggarakan
dengan lebih cepat dan menghasilkan output yang lebih berkualiti.

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

16

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Reka bentuk Aplikasi Sistem ePSH
Beberapa komponen sistem maklumat utama bagi satu aplikasi yang menjalankan
sistem maklumat Pembelajaran Sepanjang Hayat telah disediakan. Komponenkomponen tersebut ialah:
a. Permohonan Kursus Jangka Pendek Secara Dalam Talian (Online),
b. Pentadbir Sistem Login Pengguna Sistem (ePSH) Peringkat Jabatan atau Kolej ,
c. Pengurusan Kursus Jangka Pendek Peringkat Jabatan atau Kolej
a. Sistem Bank Data Utama
Sistem Bank Data Utama perlu disediakan terlebih dahulu kerana koleksi besar
data-data dapat dikendalikan dengan lebih cekap dan pantas. Bank Data yang
disediakan juga harus mampu menyimpan satu koleksi besar data-data dari
pelbagai jenis sama ada yang berbentuk teks, nombor, tarikh mahupun data
jenis gambar. Data-data yang disimpan dalam Bank Data juga perlu
diklasifikasikan supaya tugas mencari dan memilih data-data dapat dijalankan
dengan mudah. Bagi aplikasi yang dihasilkan, klasifikasi data disediakan dengan
dua prosedur iaitu kategori pemohon dan kursus. Mengikut kategori pemohon,
data dibahagikan kepada jenis kursus. Bagi mengklasifikasikan data mengikut
kursus, kod klaster digunakan.

Rajah 7.2 (a) Data Utama

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

17

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

b. Permohonan Kursus Jangka Pendek Secara Dalam Talian (Online)
Di dalam modul ini terdapat empat sub modul yang melibatkan pemprosesan
data peserta kursus pendek. Pengguna boleh membuat semakan senarai kursus
pendek, status permohonan peserta, membuat penilaian semakan kursus yang
telah didaftar dan dihadiri seterusnya kemaskini maklumat peserta. Semua
permohonan kursus akan diterima melalui permohonan online sahaja. Sebarang
perubahan berkaitan dengan pemilihan kursus boleh dibuat melalui online
dengan memasukkan katalaluan menggunakan nombor kad pengenalan. Borang
tersebut boleh diedit dan dicetak kemudiannya. Sekiranya ingin menamatkan
talian perkhidmatan ePSH, pengguna boleh klik pada menu Keluar.

Rajah 7.2 (b) Menu Permohonan Kursus Jangka Pendek Secara Online

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

18

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Rajah 7.2 (c) Borang Permohonan Kursus Jangka Pendek Secara Online

c. Pentadbir Sistem Login Pengguna Sistem (ePSH) Peringkat Jabatan atau
Kolej
Fungsi utama sistem ini dikendalikan oleh Pentadbir Sistem. Dengan sistem ini
Pentadbir Sistem boleh mencari dan memilih pengguna yang memenuhi kriteria
tertentu dengan menggunakan klasifikasi data yang disediakan. Data-data dari
institusi, jabatan, serta unit yang berlainan boleh dicari dengan pantas dengan
sistem ini..
Terdapat 5 tahap pengguna yang berlainan mengikut Tahap Pengguna
(Security Level) iaitu Tahap 8 untuk JPPKK yang berfungsi untuk melihat
keseluruhan perjalanan ePSH di seluruh Kolej Komuniti. Bagi Tahap 9 adalah

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

19

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

untuk Pentadbir Sistem iaitu KJPSH sahaja. Ia berfungsi untuk key in edit, delete
maklumat dalam semua sistem ePSH yang dikendalikan setiap kolej masingmasing. Tahap 1 adalah untuk penggunaan Administrator iaitu terdiri daripada
KJPSH dan salah seorang pegawai yang dilantik oleh KJPSH. Tahap 1 adalah
untuk melihat keseluruhan Sistem ePSH yang dikendalikan di kolej masingmasing termasuk key-in, edit dan delete. Tahap 2 adalah user untuk Penyelaras
unit Pembelajaran Sepanjang Hayat yang berfungsi untuk key-in, edit dan delete
berkaitan dengan kluster-kluster tertentu sahaja. Tahap 3 adalah untuk
pengguna iaitu Pengajar dan fasilitator kursus pendek. Ia

membolehkan

pengguna untuk mendaftar peserta sahaja.

Rajah 7.2 (d) Paparan laman utama bagi pengurusan login

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

20

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

d. Pengurusan Kursus Jangka Pendek Peringkat Jabatan atau Kolej Komuniti
Dalam pengendalian kursus jangka pendek memerlukan kepantasan dalam
penyediaan laporan yang dilaksanakan. Dengan itu, sistem ini berfungsi
menyediakan laporan pelaksanaan secara pantas dan teratur serta dapat
menganalisia rekod kursus jangka pendek yang telah dilaksanakan. Paparan ini
berfungsi untuk menyediakan laporan pelaksanaan kursus jangka pendek yang
bersistematik serta kemas. Data yang digunakan atau dikemas kini dalam
penyediaan maklumat dalam sistem ini akan dihubungkan terus dengan Sistem
Bank Data Utama. Laporan boleh dihasilkan dengan mencetak terus data-data
yang telah dipilih oleh Pentadbir Sistem ke dalam borang yang berasingan

Rajah 7.2 (e) Menu Utama ePSH Pengurusan Kursus Jangka Pendek
Ciri-ciri yang terdapat paparan pengguna ePSH ialah
a. Peserta
i. Daftar Peserta
ii. Senarai Peserta
iii. Penilaian Kursus
b. Kursus
i. Senarai

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

21

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

ii. Tambah
iii. Tambah dari Direktori
c. Pengajar
i. Senarai pengajar
ii. Tambah pengajar
d. Kolibrasi
i. SenaraiTambah
e. Prestasi
i. PemohonTeraktif
f. Statistik
i. Kolej
ii. Permohonan
iii. Pendaftaran
iv. Laporan

Modul laporan ialah bahagian di mana semua kesimpulan data mengikut kursus,
taraf pendidikan, umur dan pekerjaan pada setiap peserta akan di pamerkan.
Selain itu statistik ini juga akan mempamerkan laporan perlaksanaan kursus
pendek mengikut profil dan kluster kursus. Berikut merupakan paparan bagi
statistik:

Rajah 7.2 (f) Menu Laporan ePSH Statistik

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

22

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Rajah 7.2 (g) Paparan statistik pendaftaran mengikut kursus

Rajah 7.2 (h) Paparan statistik pendaftaran mengikut umur

Rajah 7.2 (i) Paparan statistik pendaftaran mengikut Taraf Pendidikan

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

23

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Rajah 7.2 (j) Paparan Laporan perlaksanaan kursus pendek (ikut profil)

Rajah 7.2 (k) Paparan Laporan perlaksanaan kursus pendek (ikut klaster)

8.0

KELEBIHAN DAN KETERBATASAN SISTEM

Sistem pangkalan data merupakan sekumpulan maklumat yang dikumpulkan menjadi
lebih tersusun mengikut bahagian-bahagian tertentu untuk memudahkan capaian oleh
satu atau lebih daripada satu atur cara. Pangkalan berkonsepkan bahawa semua lemah
yang ada perlu mempunyai kaitan antara satu sama lain dan mana-mana data ialah
lebih baik dengan menggunakan Sistem Pangkalan Data Berkomputer berbanding
menggunakan operasi manual adalah penyimpanan data dengan menggunakan fail-fail
biasa terutamanya bagi proses penyimpanan maklumat yang berulang. Kepentingannya
dirasakan kini kerana telah banyak organisasi menggunakan kaedah seperti ini. Ia amat
berguna dan akan memudahkan para pekerja menjalankan urusan mereka.

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

24

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Segala maklumat yang tersusun ini dikenali sebagai sistem Pengurusan Pangkalan
Data (Database Management System). Ia menjadi suatu kemudahan kepada para
pengguna untuk mencipta fail, menyimpan, menyisih, mencapai dan mengemas kini
setiap data dalam fail-fail berkenaan. Ia juga memudahkan para pengguna mencipta
dan menggunakan pangkalan data.
Kelebihan Sistem Maklumat Pembelajaran Sepanjang Hayat (ePSH)
Sistem yang dibangunkan ini dapat membantu pihak Jabatan Pembelajaran Sepanjang
Hayat dan pensyarah dalam menjalankan tugas pengurusan dan kerja masing-masing.
Ini adalah kerana, sistem baru yang dibangunkan ini adalah menggunakan sistem
komputer sepenuhnya. Di antara kelebihannya :i.

Mudah dicapai
Dengan menggunakan sistem baru ini, pencapaian data mudah dilakukan. Ini
adalah kerana data/maklumat mengenai peserta kursus pendek telah disimpan
ke dalam satu fail pangkalan data. Oleh itu, pengguna hanya perlu mengikut
arahan yang disediakan oleh sistem ini untuk mendapatkannya.

ii.

Bentuknya tidak rumit dan mudah digunakan
Reka bentuk sistem pangkalan data yang dicipta ini tidak rumit sebaliknya ianya
lebih mudah untuk digunakan dengan menggunakan akses internet untuk
merekodkan data-data yang hendak dimasukkan dan ianya juga mudah
digunakan oleh sesiapa sahaja. Pengguna sistem ini hanya perlu mengikut
arahan yang telah dimasukkan seperti penambahan data rekod, penghapusan
data rekod, penyimpanan data rekod dan mencetak data rekod laporan.

iii.

Menjimatkan masa
Dengan menggunakan sistem yang dibangunkan ini, ia menjimatkan masa
pengguna akhir seperti Jabatan Pengajian Kolej Komuniti, dan pensyarah untuk

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

25

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

merekodkan dan mendapatkan maklumat peserta kursus pendek tanpa perlu
mencari dan membuka fail dalam almari.
iv.

Tidak merasa jemu dan bosan
Dengan wujudnya sistem ini staf khususnya tidak akan merasa jemu berbanding
dengan kaedah lama

yang dilakukan. Di dalam sistem ini, ia telah

membangunkan aplikasi yang mempunyai beberapa ciri multimedia yang dapat
menarik minat staf untuk melakukan tugas dengan baik dan sempurna. Aplikasi
yang dibangunkan ini selalunya mempunyai ciri user friendly atau ramah
pengguna. Ini dapat membantu pensyarah menggunakannya dengan mudah dan
senang difahami. Selain itu, ia menyediakan interaksi yang baik kepada
pengguna sistem ini.
Oleh itu, pembangunan sistem ini amat menitikberatkan kemudahan yang
sewajarnya supaya ia dapat digunakan oleh semua staf Kolej Komuniti seluruh
Malaysia. Kelebihan-kelebihan yang terdapat dalam sistem ini sedikit sebanyak
dapat menyelesaikan segala masalah pengurusan peserta kursus pendek dalam
kolej komuniti berkenaan.

Batasan Sistem Maklumat Pembelajaran Sepanjang Hayat (ePSH)
Sistem Maklumat ini mempunyai beberapa batasan seperti berikut:
i. Data-data yang disimpan dalam Bank Item adalah berasaskan kepada teks,
nombor, tarikh mahupun data jenis gambar/imej yang terhad mengikut 'Field Size'.
Oleh itu, sebarang data yang melebihi had tidak akan diterima.
ii. Untuk mengakses sistem ini hanya sesuai menggunakan pelayar Internet Explorer.
Sekiranya diakses menggunakan pelayar selain pelayar Internet Explorer, terdapat
listbox dalam sistem ini tidak akan berfungsi dengan sepenuhnya.

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

26

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

9.0

KESIMPULAN

Sistem ini memberikan impak yang tinggi kepada perkhidmatan awam kerana mesra
komuniti. Imej organisasi juga dapat ditingkatkan kerana data yang cepat, mudah dan
tepat dapat meningkatkan kecekapan organisasi dalam pengurusan.


Jimat masa – analisa data dapat dibuat dalam masa setengah hari
berbanding 5 hari sebelum ini.



Jimat kos – penggunaan kertas berkurang di mana sebanyak 2 rim
diperuntukkan untuk menyalin laporan yang dihantar oleh kolej melalui
faks atau emel setiap bulan



Tingkatkan produktiviti – pengurusan maklumat dan pelaporan lebih cepat
dan tepat kerana sistem dibina secara real time iaitu boleh dicapai bilabila masa dan juga boleh dicapai secara mobile melalui telefon bimbit.



Mudah

digunakan

dan

tidak

membebankan

pengguna

dalam

menggunakan sistem ePSH

Pihak pengurusan memberikan komitmen yang tinggi dalam menyediakan sumber
kewangan dan sumber manusia bagi membangunkan sistem. Namun begitu peralatan
dan insentif bersesuaian perlu diwujudkan bagi memastikan penyelenggaraan dan
pengurusan sistem lebih lancar. Selain dari itu, pengurusan perlu menyediakan bajet
khas

untuk

tujuan

menyelenggara

latihan

sistem

di

kepada
masa

pegawai

akan

yangmenggunakan

datang

bagi

sistem

memastikan

atau

sebarang

pengubahsuaian dan penambahbaikan dapat dilaksanakan dengan lebih baik. Gambar
– gambar yang diletakkan pada lampiran 1 berikut menunjukkan keadaan
pengurusan maklumat dan data perlaksanaan PSH di JPKK dan Kolej Komuniti
sebelum dan selepas inovasi diadakan.

Keseluruhannya pihak JPKK setuju bahawa sistem ini telah membantu 100% kerjakerja pelaporan dan penganalisaan data PSH dan merasakan inovasi ini telah berjaya
dalam

meningkatkan

produktiviti,

kecekapan

dan

ketepatan

kerja

pelaporan

perlaksanaan PSH di Kolej Komuniti.

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

27

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

LAMPIRAN 1

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

28

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Gambar 1 – Sebelum Inovasi
Laporan-laporan disimpan di dalam fail tegak dan memerlukan jumlah fail yang banyak

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

29

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Gambar 2 – Sebelum Inovasi
Pegawai sedang menganalisa laporan-laporan yang diterima secara manual dan
memasukkan data analisa ke dalam perisian MS Excel

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

30

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Gambar 3 – Sebelum Inovasi
Pegawai terpaksa meneliti setiap laporan yang dihantar daripada Kolej satu persatu dan
ini mungkin menghasilkan ralat manusia semasa penelitian. Disamping itu pihak kolej
juga menggunakan kertas yang banyak bagi menghantar laporan perlaksanaan setiap
bulan ke JPKK. Meja pegawai juga nampak berselerak dan tidak menunjukkan imej
yang baik (peningkatan penggunaan kertas)

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

31

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Gambar 4 – Sebelum Inovasi
Pemohon kursus datang ke kolej secara walk-in dan proses pendaftran adalah secara
manual. Ramai kakitangan diperlukan untuk menyelaras proses pendaftaran PSH di
Kolej secara manual. Proses menjadi lambat dan memakan masa

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

32

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Gambar 5 – Sebelum Inovasi
Pegawai di JPKK sedang sibuk membuat panggilan untuk follow-up kolej-kolej yang
lewat menghantar laporan. Masa pegawai banyak dihabiskan dengan menelefon dan
menganalisa data secara manual yang mana ia tidak begitu produktif (peningkatan bil
utiliti)

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

33

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Gambar 1 – Selepas Inovasi

Meja pegawai nampak lebih kemas. Laporan dan dapat dicapai terus daripada sistem.
Kerja-kerja menganalisa lebih mudah keranan telah diprogramkan terus ke dalam
sistem dan hanya dengan klik butang tertentu laporan yang dikehendaki terus
dipaparkan di skrin

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

34

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Gambar 2 – Selepas Inovasi
Sistem ePSH memudahkan pengguna tidak kira di mana jua berada, di pejabat, di luar
atau di rumah untuk mengakses sistem. Laporan yang dikehendaki boleh dicapai di
hujung jari dan perkhidmatan yang cekap, efisien dan tepat dapat diberikan (penjimatan
kos kertas dan bil telefon / faksmili)

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

35

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Gambar 3 – Selepas Inovasi

Sistem ePSH juga membolehkan pengguna mencapai data secara mobile menerusi
telefon bimbit yang mempunyai akses kepada internet atau 3G

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

36

Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2011 (AIKPT 2011) - Sistem ePSH di JPKK

Gambar 4 – Selepas Inovasi
Proses pendaftaran dan permohonan kursus menjadi lebih mudah kerana borang boleh
diakses secara atas talian. Sistem ini mesra pengguna dan pengguna dimaklumkan
bahawa permohonan mereka telah diterima dan akan diproses secara atas talian juga.
Bagi pemohon yang datang secara walk-in, beberapa komputer riba disediakan untuk
tujuan permohonan kursus di JPSH semua Kolej Komuniti

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

37