BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi - Perancangan Sistem Informasi Ketersediaan Obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan Tahun 2014

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi

Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah sebagai bagian dari sistem. Sistem terdiri dari unsur yang dapat dikenal, saling melengkapi karena satu maksud, tujuan, dan sasaran yang hendak dicapai. Suatu sistem terdiri dari beberapa sub sistem yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.

Menurut Jogiyanto (2005) sistem adalah sebagai jaringan kerja dan prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu. Sedangkan menurut Sutedjo (2002), sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan.

Jadi sistem dapat diartikan juga sebagai sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima

input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur untuk

mencapai suatu tujan yang diharapkan.

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi berbagai pihak dalam perusahaan atau pun organisasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan yang

11 dapat diperoleh melalui processing sistem atau information generating sistem. Informasi dihasilkan oleh suatu sistem informasi perusahaan untuk dimanfaatkan oleh pengguna intern atau ekstern. Pengguna internal terdiri dari para manajer dan karyawan perusahaan. Pengguna ekstern terdiri dari pihak-pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, seperti konsumen, badan-badan pemerintah dan serikat pekerja.

Menurut Jogiyanto (2005) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sementara menurut Sutedjo (2002), informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yag dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada.

Jadi informasi dapat diartikan sebagai hasil pemrosesan data menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan pemakainya guna mencapai suatu tujuan.

Sistem informasi merupakan sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan untuk pengendalian organisasi. Sebuah sistem informasi (SI) merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses, dan menyimpan serta mendistribusikan informasi yang mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan. Selain menunjang proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan sistem informasi juga dapat membantu manusia dalam menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit dan menciptakan produk baru (Kenneth, 2005).

Di dalam penelitian yang dilakukan oleh Yulianti Suleman yang dimuat dalam naskah publikasi STMIK Amikom Yogyakarta tahun 2011 yang berjudul “Analisis

Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Butik Rera Yogyakarta” dijelaskan bahwa Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Yulianti, 2011). Sistem Informasi merupakan suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan dalam suatu organisasi.

2.2 Siklus Sistem Informasi

Siklus informasi adalah gambaran secaramengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi. Proses menghasilkan informasi harus melalui tahapan-tahapan yang dilakukan komputer sebagai teknologi informasi. Tahapan-tahapan tersebut terdiri atas Input - Proses - Output yang disebut sebagai siklus proses informasi.

Artinya, bila tahap telah sampai pada output maka output tersebut dapat dijadikan input kembali. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa informasi yang dihasilkan dapat pula dijadikan data kembali sebagai input untuk diproses selanjutnya.

Data (Input) Proses Informasi (Output)

Gambar 2.1 Transformasi data menjadi InformasiGambar 2.2 Siklus Sistem Informasi

Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa data diolah melalui suatu model menjadi sebuah infomasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat seuatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali, data yang di tangkap dianggap sebagai input diproses kembali melalui model, dan begitu seterusnya membentuk sebuah

2.3 Perancangan Sistem Informasi

2.3.1 Defenisi Perancangan Sistem

Pembuatan sistem informasi ketersediaan obat dibutuhkan adanya perancangan tentang apa yang akan dibuat dan apa yang akan dihasilkan. Adanya suatu rancangan dalam sistem informasi, maka kita akan tahu kemana tujuan kita.

Menurut Susanto (2004) perancangan adalah spesifikasi umum dan terinci dari pemecahan masalah berbasis komputer yang telah dipilih selama tahap analisis.

Berdasarkan dua definisi perancangan tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa perancangan merupakan suatu alternatif untuk memecahkan masalah dan yang telah dipilih selama tahap analisis dalam pemecahan masalah yang dihadapi perusahaan.

Perancangan Sistem dapat didefenisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi (Jogiyanto, 2001). Perancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang seharusnya diselesaikan. Tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancangan bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisa sistem.

Menurut Jogiyanto (2001) tujuan utama perancangan sistem adalah:

a) Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem.

b) Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer.

Kedua tujuan ini lebih berfokus pada perancangan atau desain siatem yang terinci yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya.

2.3.2 Metode Perancangan Sistem Informasi

Beberapa metode perancangan sistem informasi yang terdiri dari tahapan diantaranya:

A. Metode System Development Life Cycle (SDLC)

System Development Life Cycle (SDLC) menurut Susanto (2004) menyatakan

bahwa : “System Development Life Cycle (SDLC) adalah salah satu metode pengembangan sistem informasi yang popular pada saat sistem informasi pertama kali dikembangkan.” Metode SDLC adalah tahap-tahap pengembangan sistem informasi yang pertama kali dikembangkan yang dilakukan oleh analisis sistem dan programmer untuk membangun sebuah sistem informasi.

Dalam perancangan sebuah sistem, kita mengenal konsep SDLC (system

development life cycle) . Secara global definisi SDLC dapat dikatakan sebagai suatu

proses berkesinambungan untuk menciptakan atau merubah sebuah sistem, merupakan sebuah model atau metodologi yang digunakan untuk melakukan perancangan sistem. Dapat dikatakan dalam SDLC merupakan usaha bagaimana sebuah sistem informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis, rancangan dan pembangunan sistem serta delivering-nya kepada pengguna.

Metode SDLC ini seringkali dinamakan sebagai proses pemecahan masalah, yang langkah-langkahnya adalah :

1. Analisis Tahap Mempelajari sistem informasi yang sedang berjalan sangat berguna untuk mngetahui sebab dan akibat yang ditimbulkan oleh masalah, sehingga akan menghasilkan pelaporan yang mengungkapkan adanya permasalahan.

2. Perancangan Memahami bagaimana menterjemahkan keinginan pemakai sistem informasi tersebut kedalam bahasa komputer, untuk memulai merancang suatu sistem informasi baru yang meliputi : input, file-file database dan output, bahasa yang digunakan, metode dan prosedur serta pengendalian.

3. Penerapan Hasil penyusunan sistem informasi adalah sebuah software komputer yang siap digunakan untuk kebutuhan user untuk dioperasikan.

4. Pemeliharaan Pemeliharaan yang dilakukan analis adalah dengan melakukan perbaikan dan pemeliharaan pada kesalahan atau kegagalan yang timbul dalam penggunaan sistem informasi.

B. Metode Prototyping

Adapun definisi Prototyping menurut Susanto (2004) menyatakan bahwa: “Prototyping sebagai suatu paradigma baru dalam pengembangan sistem informasi akuntansi, tidak hanya sekedar suatu evolusi dari metode pengembangan sistem informasi yang sudah ada tetapi sekaligus merupakan revolusi dalam pengembangan sistem informasi akuntansi.”

Metode Prototyping merupakan model kerja dari sebuah sistem informasi yang belum lengkap. Teknik yang dilakukan dalam penerapan metode prototyping adalah sebagai berikut : 1.

Teknik perancangan model, merupakan bagian terpenting dalam metode

prototyping yang digunakan sebagai alat untuk menjadikan model menjadi sistem informasi yang sebenarnya.

2. Teknik perancangan dialog, disusun agar keterlibatan user menjadi jelas dan fleksibel. Aspek perancangan dalam dialog mencakup keseluruhan unsur seperti perintah-perintah dalam sistem informasi.

3. Teknik simulasi, digunakan untuk menunjukkan bagaimana cara kerja sebuah sistem informasi yang akan diterapkan dengan baik untuk mengoperasikan sistem informasi yang akan digunakan. Penggunaan metode prototyping dalam beberapa siklus sistem informasi ini dikelompokan menjadi beberapa jenis yaitu :

Feasibility Prototyping

Digunakan untuk menguji kelayakan teknologi yang akan digunakan untuk sistem informasi yang akan disusun.

Requirement Prototyping

Juga disebut sebagai discovery prtototyping yang digunakan untuk mengetahui kebutuhan aktivitas bisnis user. c.

Desain Prototyping Digunakan untuk mendorong perancangan sistem informasi yang akan digunakan.

Implementation Prototyping

Atau disebut juga production prototyping adalah kelanjutan dan rancangan

prototype yang langsung disusun sebagai sistem informasi manajemen yang akan digunakan.

C. Metode Rapid Application Development (Rad)

Adapun definisi Rapid Application Development (RAD) menurut (Susanto, 2004) menyatakan bahwa : “Rapid Application Development (RAD) adalah pengembangan dari beberapa metode atau teknik terstruktur (khususnya dalam pengolahan data untuk menghasilkan informasi), misalnya dengan mengintegrasikan metode Prototyping, metode SDLC dan teknik Joint Apllication Development untuk mempercepat pengembangan sistem informasi.”

Metode Rapid Application Development (RAD) memiliki tiga faktor utama

yaitu: kelompok pemakai sistem harus memiliki staf senior yang benar-benar berdedikasi terhadap pengembangan sistem informasi yang memudahkan mereka dalam berhubungan dengan pengembangan sistem, tim pengembang sistem harus stabil dan memiliki kemampuan yang memadai, dan lingkup aplikasi harus komersial dengan penentuan-penentuan permintaan yang jelas dari sekelompok pemakai sistem.

2.4 Perancangan Sistem Informasi dengan Metode System Development Life Cycle

(SDLC)

Untuk mengembangkan suatu sistem informasi, kebanyakan organisasi menggunakan suatu metodologi yang disebut metodologi perancangan sistem. Yang dimaksud metodologi ini adalah suatu proses standar yang diikuti oleh organisasi untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalisa, merancang, mengimplementasikan, dan memelihara sistem informasi (Hoffer, 1998).

Seperti yang berlaku pada kebanyakan proses, perancangan sistem informasi juga memiliki daur hidup. Daur hidupnya disebut daur perancangan sistem

informasi

(O‟Brien, 2001) atau secara umum dinamakan SLDC (System

Development Life Cycle ) atau daur hidup perancangan sistem. SLDC merupakan

metodologi klasik yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara, dan menggunakan sistem informasi. Metodologi ini mencakup sejumlah fase dan tahapan.

Gambar 2.3 Siklus Tahapan SDLC Beberapa pendapat para ahli terhadap fase maupun tahapan metode SDLC.

Sumber Tahapan-tahapan dalam SDLC

Fabbri dan Schwab (1992)

Studi kelayakan, rencana awal, analisis sistem, desain sistem, dan implementas sistem.

Hoffer, George, dan Valacich (1998)

Identifikasi dan seleksi proyek, inisiasi dan perencanaan proyek, analisis, perancangan logis, perancangan fisik, implementasi, dan pemeliharaan. Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)

Inisiasi proyek, analisis sistem dan studi kelayakan, analisis dan perencangan logis, akuisisi atau perancangan, implementasi, operasi, evaluasi pasca audit, dan pemeliharaan. Zwass (1998) Studi kelayakan, analisis kebutuhan, perancagan logis, perancangan fisik, pengkodean dan pengujia, konversi, dan kajian pasca-implementasi. Meskipun jumlah tahapan dalam SDLC dalam berbagai literature berbeda- beda, pada prinsipnya secara keseluruhan semua proses yang dilakukan sama saja.

Model air terjun SDLC diperlihatkan pada gambar berikut.

Gambar 2.4 Tahapan-tahapan dalam SDLC Analisis Sistem

Studi kelayakan Analisis kebutuhan

Desain Sistem

Perancangan konseptual Perancangan fisik

Implementasi sistem

Pemograman dan pengujian konversi

Operasi dan pemeliharaan

Kebutuhan sistem Perubahan lingkup/ kebutuhan

Desain sistem Kesalahan atau masalah yang tak memungkinkan implementasi dilaksanakan

Sistem siap beroperasi mandiri

Implementasi kurang lengkap / ada permintaan baru

2.4.1 Analisis Sistem

Analisis sistem bertujuan untuk menentukan hal-hal detail tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan dan bukan bagaimana caranya. Analisis sistem berfungsi untuk memastikan bahwa rancangan sistem memenuhi persyaratan yang mencakup keakurasian, kontrol, keamanan, dan kemudahan diaudit.

Merupakan langkah pertama dalam SDLC keseluruhan informasi yang dibutuhkan oleh sistem: identifikasi, analisis, prioritas, dan susun ulang. Dalam tahapan ini ada beberapa hal yang harus dilakukan diantaranya mengidentifikasi proyek-proyek yang potensial, melakukan klasifikasi dan merangking proyek, dan memilih proyek untuk dikembangkan. Aktivitas yang biasa dilakukan pada tahap ini meliputi mewawancarai manajemen pengguna, merangkum pengetahuan yang didapatkan, dan mengestimasi cakupan proyek dan mendokumentasikan hasilnya. Tahapan ini akan menghasilkan laporan kelayakan yang berisi definisi masalah dan rangkuman tujuan yang ingin dicapai dari proyek yang dipilih.

Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan.

2.4.1.1 Studi Kelayakan

Studi kelayakan digunakan untuk menentukan keberhasilan solusi yang diusulkan. Tahapan ini berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling.

Studi kelayakan meliputi: a.

Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem. b.

Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan.

Pengidentifikasian para pemakai sistem.

Pembentukan lingkup sistem.

Pengusulan perangkat lunak dan perangkat keras untuk sistem baru.

Pembuatan analisis biaya/manfaat.

Pengkajian terhadap risiko proyek.

Pemberian rekomendasi untuk meneruskan atau menghentikan proyek.

2.4.1.2 Analisis Kebutuhan

Tahapan analisis adalah tahapan dimana sistem yang sedang berjalan dipelajari dan sistem pengganti diusulkan. Dalam tahapan ini dideskripsikan sistem yang sedang berjalan, masalah, kesempatan didefinisikan, dan rekomendasi umum untuk bagaimana memperbaiki, meningkatkan atau mengganti sistem yang sedang berjalan diusulkan. Tujuannya adalah untuk memahami dan mendokumentasikan kebutuhan bisnis dan persyaratan proses dari sistem baru.

Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan atau disebut juga dengan spesifikasi fungsional. Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepakatan antara pengembang sistem, pemakai yang kelak menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang lain.

Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan keluaran yang akan dihasilkan sistem, masukan yang diperlukan sistem, lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran, volume data yang akan ditangani sistem, jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta kontrol terhadap sistem.

2.4.2 Desain Sistem

Desain sistem dibagi menjadi dua sub tahapan, yakni perancangan konseptual dan perancangan fisik. Keduanya memiliki sejumlah aktivitas sebagaimana diperlihatkan pada gambar berikut ini.

Analisis

Sistem

Desain Sistem

Perancangan Konseptual

Penyipan laporan rancangan sistem konseptual Penyiapan spesifikasi rancangan Evaluasi

Alternatif Rancangan Perancangan Fisik Rancangan keluaran dan masukan Rancangan

Platform Rancangan antarmuka pemakai dan sistem Rancangan basis data Rancangan

Modul Rancangan kontrol Dokumentasi Rencana Pengujian

Rencana Konversi

Implementasi

sistem

Operasi dan

pemeliharaan

Gambar 2.5 Desain Sistem

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain secara terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem.

Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen. Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasi kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, output, input, database, teknologi dan kontrol.

Pada tahapan ini ada beberapa aktivitas utama, yaitu merancang dan mengintegrasikan jaringan, arsitektur aplikasi, mendesain antar muka pengguna, mendesain sistem antar muka, mendesain dan mengintegrasikan data base, membuat prototipe untuk detail dari desain, dan mendesain serta mengintegrasikan kendali sistem Perancangan konseptual sering juga disebut dengan perancangan logis. Dalam perancangan konseptual ada tiga langkah penting yang dilakukan yaitu evaluasi alternatif rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan penyiapan laporan rancangan sistem secara konseptual. Pada perancangan fisik, rancagan yang bersifat konseptual diterjemahkan dalam bentuk fisik sehingga terbentuk spesifikasi yang lengkap tentang modul-modul sistem dan antarmuka antamodul, serta rancangan basis data secara fisik.

2.4.3 Implementasi Sistem

Pada tahapan ini dilakukan testing dan instalasi. Testing adalah menguji hasil kode program yang telah dihasilkan dari tahapan desain. Sedangkan instalasi adalah tindak lanjut setelah diadakan testing yaitu menggabungkan dan menginstal perangkat lunak dan perangkat keras pada organisasi dan secara resmi mulai digunakan untuk menggatikan sistem lama. Pada implementasi sistem ada berbagai kegiatan yang dilakukan yaitu: a.

Pemograman dan pengujian Pemograman adalah aktivitas pembuatan program atau sederetan instruksi yang digunakan untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan maksud masng- masing instruksi.

Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak c. Pelatihan kepada pemakai d.

Pembuatan dokumentasi e. Konversi

Konversi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama.

2.4.4 Operasi dan Pemeliharaan

Setelah masa sistem berjalan sepenuhnya menggantikan sistem yang lama, sistem memasuki tahapan operasi dan pemeliharaan. Selama sistem beroperasi, pemeliharaan sistem tetap diperlukan karena beberapa alasan seperti sistem masih menyisakan masalah-masalah yang tidak terdeteksi selama masa pengujian sistem.

Pemeliharaan diperlukan karena perubahan bisnis atau lingkungan atau adanya permintaan kebutuhan baru, serta pemeliharaan juga dapat dipicu karena kinerja sistem yang menjadi menurun sehingga barangkali perubahan-perubahan salam penulisan program.

Perbaikan yang dilakukan tingkatannya bisa sangat variatif, mulai dari memperbaiki program yang crash hingga berfungsi kembali sampai pada penambahan modul-modul program yang baru sebagai jawaban atas perubahan kebutuhan pengguna. Tahapan SDLC ini memiliki kelemahan antara lain biaya dan waktu yang tinggi, dan memiliki metode yang tidak fleksibel karena keseluruhan langkah harus diikuti.

2.5 Gudang Farmasi

2.5.1 Definisi Gudang Farmasi

Gudang farmasi adalah tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pemeliharaan barang persediaan berupa obat, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya (seperti DDT, pompa pipa, perbekalan KB, sepeda motor/sepeda roda dua susu bubuk, dan sebagainya) yang tujuannya akan digunakan untuk melaksanakan program kesehatan di kabupaten/kota yang bersangkutan.

2.5.1.1 Kedudukan Gudang Farmasi

Sebagai unit pelaksama teknis dalam lingkungan Depkes yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Depkes Kabupaten/Kota.

2.5.2 Tugas Pokok dan Fungsi

2.5.2.1 Tugas Gudang Farmasi di Kabupaten/Kota

Yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat di Kabupaten/Kota sesuai dengan petunjuk Kepala Deinas Kabupaten/Kota.

2.5.2.2 Fungsi Gudang Farmasi di Kabupaten/Kota a.

Melaksanakan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.

Melakukan penyiapan, penyususnan rencana, pencatatan dan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.

Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada dalam persediaan maupun yang didistribusikan.

Melakukan urusan tata usaha keuangan kepegawaian dan urusan dalam.

Gudang Farmasi Kabupaten/Kota (GFK) merupakan titik sentral pengelolaan obat di Daerah tingkat II. Untuk meningkatkan efektivitas dan efisien pengelolaan obat diperlukan adanya koordinasi dengan unit terkait langsung antara lain Pemda Dati II, Dinas Kesehatan dati II, Kandep Trans, PHB Cabang.

2.5.3 Ruang Lingkup Pengelolaan Obat di Kabupaten atau Dati II

Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek perencanaan pengadaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusiaan dan penggunaan obat. Aspek pengelolaan obat meliputi: a.

Perencanaan Pengadaan: meliputi kegiatan penentuan jenis perhitungan dan penetapan jumlah untuk setiap jenis obat yang akan disediakan dengan metode perhitungan yang telah ditetapkan.

Pengadaan: meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pembelian, pemantauan status pesanan, pemeriksaan penerimaan dan pemeliharaan mutu obat.

Distribusi: meliputi kegiatan pengendalian persediaan, penyimpanan, pengeluaran dan pengiriman obat.

Penggunaan: meliputi peresapan, dispesing dan penerimaan pasien.

Proses perencanaan pengadaan obat di Kabupaten/Kota diawali di tingkat Puskesmas dengan menyiapkan dan menyediakan data yang diperlukan dan selanjutnya dikompilasi menjadi data Kab./Kota dengan teknik perhitungan yang telah ditentukan.

2.5.4 Dokumen-dokumen/Formulir yang harus ada di Gudang Farmasi

Dokumen-dokumen atau formulir yang harus ada di gudang farmasi saat terjadi pengadaan obat di Dati II sebagai berikut:

1. Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat : a. : Kartu kompilasi pemakaian obat.

Formulir I b. : Data 10 penyakit terbesar.

Formulir II c. : Lembar kerja perencanaan pengadaan obat. Formulir III

d. : Penyesuaian rencana pengadaan obat untuk semua sumber Formulir IV anggaran.

2. Dokumen pada saat pengadaan barang : a. : Berita acara pemeriksaan penerimaan obat.

Formulir V b. : Lampiran berita acara pemeriksaan penerimaan obat.

Formulir Va c. : Buku harian penerimaan obat. Formulir VI d. : Formulir realisasi pengadaan obat.

Formulir VII 3. Dokumen pada saat penyimpanan barang : a. : Kartu stok. Formulir VIII b. : Kartu stok induk.

Formulir IX 4. Dokumen pada saat distribusi obat : a. : Kartu rencana distribusi. Formulir X b. : Buku harian pengeluaran obat.

Formulir XI

c. : Lembar pemakaian dan lembar permintaan obat (LPLPO) Formulir XII d. : Form surat kiriman obat.

Formulir XIII 5. Dokumen pada saat pencatatan dan pelaporan a. : Laporan mutasi obat. Formulir XIV b. : Laporan kegiatan distribusi.

Formulir XV c. : Berita acara pencacahan akhir tahun anggaran. Formulir XVI d.

Formulir XVIa : Laporan pencacahan obat akhir tahun anggaran.

Formulir XVII : Berita acara pemeriksaan/penelitian obat untuk dihapus. f.

Formulir XVIIa : Lampiran laporan berita acara pemeriksaan/penelitian obat untuk dihapus.

2.5.5 Tata Cara Pengelolaan Obat/Perbekalan Farmasi di Gudang Farmasi Kabupaten.

Tahapan kegiatan pengelolaan obat/perbekalan farmasi di Gudang Farmasi Kabupaten meliputi:

1) Perencanaan

Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis dan jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan.

2) Pengadaan

Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin sertadapat diperoleh pada saat diperlukan. Langkah

– langkah dalam pengadaan barang :

a) Pemilihan metode pengadaan.

b) Pemilhan pemasok.

c) Pemantauan status pesanan.

d) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat.

e) Penerimaan dan pemeriksaan obat. Metode pengadaan obat ada 4 macam yaitu : a) Pelelangan umum.

b) Pelelangan terbatas.

c) Pemilihan langsung.

d) Pembelian/pengadaan langsung

3. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan yang meyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan baik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan obat : a. Memelihara mutu obat.

Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab.

Menjaga kelangsungan persediaan.

Memudahkan pencarian dan pengawasan. Kegiatan penyimpanan obat yaitu :

a) Pengaturan tata ruang.

b) Penyusunan stock obat.

c) Pencatatan stock obat.

d) Pengamanan mutu obat

4. Distribusi

Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat-obatan yang bermutu terjamin keabsahan serta tepat jenis dan jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan. Kegiatan Distribusi meliputi Kegiatan Distribusi Rutin dan Kegiatan Distribusi Khusus. Tujuan distribusi adalah :

a) Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga dapat diperoleh pada saat dibutuhkan.

b) Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan.

c) Terlaksana pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program kesehatan.

5. Pencatatan

Pencatatan merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat- obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, dan di distribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan, di Puskesmas dan Rumah Sakit. Tujuan Pencatatan adalah tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.

6. Penggunaan Meliputi peresepan, dispesing dan penerimaan pasien.

7. Penghapusan Obat

Pemusnahan akan dilakukan jika ada sediaan farmasi yang rusak atau sudah kadaluarsa. Dengan cara memisahkan sediaan yang rusak dengan sediaan yang masih baik, kemudian mengeluarkan obat / alkes dari kemasannya setelah itu obat dapat dihancurkan kemudian di timbun dalam tanah. Pengelolaan obat di gudang farmasi di tingkat Kabupaten/Kota dilakukan sebagai berikut: a)

Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.

b) Melakukan penyimpanan, penyaluran, rencana pencatatan dan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan persediaan farmasi.

c) Melakukan pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat secara umum dan baik yang ada dalam persediaan maupun yang akan didistribusikan.

d) Melaksanakan uusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam.

2.5.6 Definisi Obat dan Penggolongannya

Menurut Undang-Undang Kesehatan No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan, obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi, untuk manusia. Selain itu obat dalam pengertian umum adalah suatu substansi yang melaui efek kimianya membawa perubahan dalam fungsi biologik.

Berdasarkan PERMENKES RI NO. 1010/ MENKES/ PER/ XI/ 2008 tentang Registrasi Obat, obat-obatan digolongkan menjadi 5 (lima) kategori, yang dimaksudkan untuk peningkatan keamanan dan ketepatan penggunaan serta pengamanan distribusi masing-masing. Kelima kategori tersebut apabila diurutkan dari yang paling longgar hingga yang paling ketat mengenai peraturan pengamanan, penggunaan, dan distribusinya adalah sebagai berikut:

1. Obat Bebas

Pada kemasan ditandai dengan lingkaran hitam, mengelilingi bulatan berwarna hijau.

Gambar 2.6 Lambang Jenis Obat Bebas

adalah obat yang dapat dibeli tanpa resep dokter. Dalam kemasan obat disertakan brosur yang berisi nama obat, nama dan isi zat berkhasiat, indikasi, dosis, aturan pakai, efek samping ,nomor batch, nomor registrasi, nama dan alamat pabrik, serta cara penyimpanannya. penandaan akan berubah pada produk

Obat bebas merupakan obat yang paling “aman”, boleh digunakan untuk menangani penyakit-penyakit simptomatis ringan yang banyak diderita masyarakat luas yang penanganannya dapat dilakukan sendiri oleh penderita atau self medication (penanganan sendiri). Obat ini telah digunakan dalam pengobatan secara ilmiah (modern) dan terbukti tidak memiliki risiko bahaya yang mengkhawatirkan.

Obat bebas dapat dibeli secara bebas tanpa resep dokter, baik di apotek,

counter obat di supermarket/toko swalayan, toko kelontong, bahkan di warung,

disebut juga obat OTC (Over the Counter). Penderita dapat membeli dalam jumlah yang sangat sedikit, seperlunya saja saat obat dibutuhkan. Jenis zat aktif pada obat bebas relatif aman sehingga penggunaanya tidak memerlukan pengawasan tenaga medis selama diminum sesuai petunjuk yang tertera pada kemasan obat. Oleh karena itu sebaiknya obat bebas tetap dibeli bersama kemasannya.

Obat bebas digunakan untuk mengobati gejala penyakit yang ringan yang bersifat nonspesifik, misalnya: beberapa analgetik atau pain killer (obat penghilang rasa nyeri), obat gosok, obat luka luar, beberapa antipiretik (obat penurun panas), beberapa analgetik-antipiretik (obat pereda gejala flu), antasida, beberapa suplemen vitamin dan mineral.

Contoh Obat Bebas adalah Paracetamol, Aspirin, Promethazine, Guafenesin, Bromhexin HCL, Chlorpheniramine maleate (CTM), Dextromethorphan, Zn Sulfate, Proliver, Tripid, Gasflat, Librozym (penyebutan merk dagang, karena obat tersebut dalam kombinasi).

2. Obat Bebas Terbatas Pada kemasannya terdapat tanda lingkaran biru bergaris tepi hitam.

Gambar 2.7 Lambang Jenis Obat Bebas Terbatas Obat bebas terbatas adalah obat yang sebenarnya termasuk obat keras tetapi masih dapat dijual atau dibeli bebas tanpa resep dokter, dan disertai dengan tanda peringatan. Sebagai obat keras, penggunaan obat ini diberi batas untuk setiap takarannya. Seharusnya obat ini hanya dapat dijual bebas di toko obat berizin yang dipegang oleh seorang asisten apoteker, serta apotek yang hanya boleh beroperasi jika ada apoteker. Hal ini karena diharapkan pasien memperoleh informasi obat yang memadai saat membeli obat yang termasuk golongan ini. Pada kemasan obat bebas terbatas harus tertera peringatan yang berupa kotak kecil berukuran 5×2 cm berdasar warna hitam atau kotak putih bergaris tepi hitam, dengan tulisan sebagai berikut:

Gambar 2.8 Peringatan dalam Obat Bebas Terbatas

Contoh obat bebas terbatas adalah: pain relief (analgesik), obat batuk, obat pilek, obat influenza, obat penghilang rasa nyeri dan penurun panas pada saat demam

(analgetik-antipiretik), beberapa suplemen vitamin dan mineral, obat-obat antiseptik, dan obat tetes mata untuk iritasi ringan.

Pada saat keadaaan dan batas-batas tertentu, sakit yang ringan masih dibenarkan untuk melakukan pengobatan sendiri (self medication) menggunakan obat-obatan dari golongan obat bebas dan obat bebas terbatas yang dengan mudah diperoleh masyarakat. Dianjurkan untuk tidak sekali pun melakukan uji coba obat sendiri terhadap obat-obat yang seharusnya diperoleh dengan menggunakan resep dokter.

Setelah upaya self medication, apabila kondisi penyakit semakin serius, tidak kunjung sembuh setelah sekitar 3-5 hari, maka sebaiknya segera memeriksakan diri ke dokter. Oleh karena itulah semua kemasan obat bebas dan obat bebas terbatas wajib mencantumkan tanda peringatan

“apabila sakit berlanjut segera hubungi dokter”.

Sebelum menggunakan obat, termasuk obat bebas dan bebas terbatas harus diketahui sifat dan cara pemakaiannya agar penggunaannya tepat dan aman.

Informasi tersebut dapat diperbolehkan dari etiket atau brosur pada kemasan obat bebas dan bebas terbatas.

3. Obat keras

Obat Keras atau obat Daftar G menurut bahasa belanda

“G” singkatan dari

“Gevaarlijk” artinya berbahaya. Semua obat injeksi, obat antibiotik

(chloramphenicol, penicillin, tetracyclin, ampicillin), obat antibakteri (sulfadiazin, sulfasomidin), amphetaminum (O.K.T), hydantoinum = obat anti epilepsi, reserpinum = obat anti hipertensi, Vit. K = anti perdarahan, Yohimbin = aphrodisiaka,

Isoniazidum = anti TBC, nitroglycerinum = obat jantung. Penandaan obat khusus

Obat keras daftar G

adalah „lingkaran berwarna merah dengan garis tepi berwarna hitam dengan huruf K yang menyentuh garis tepi.

Gambar 2.9 Lambang Golongan Obat Keras

4. Obat Golongan Narkotika

Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman baik sintesis maupun semi sintesis yang menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, dapat menimbulkan ketergantungan yang di bedakan ke dalam golongan I,II,dan,III. Penandaan obat narkotika berdasarkan peraturan dalam ordonansi obat bius yaitu “Palang Medali Merah” :

Gambar 2.10 Lambang Golongan Narkotika

5. Obat psikotropika

Psikotropika adalah zat atau obat baik alamiah maupun sintesis bukan narkotika yang bersifat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan syara pusat yang menyebabkan perubahan khas pada akthifitas mental dan prilaku. Penandaan obat psik otropika adalah „lingkaran berwarna merah dengan garis tepi berwarna hitam dengan huruf K yang menyentuh garis tepi.

Gambar 2.11 Lambang Golongan Psikotropika

2.6 Microsoft Visual Basic 6.0

2.6.1 Bahasa Pemograman Microsoft Visual Basic 6.0

Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan salah satu aplikasi pemrograman visual yang memiliki bahasa pemograman yang cukup popular dan mudah untuk dipelajari.

Microsoft Visual Basic 6.0 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1991 dengan nama

“Thunder” yang merupakan development pertama yang berbasis visual yang dibuat oleh Microsoft untuk menandingi bahasa pemograman lainnya. Basis bahasa pemograman yang digunakan dalam Visual Basic adalah bahasa BASIC (Beginners

All-Purpose Symbolic Intruction Code ) yang merupakan salah satu bahasa

pemograman tingkat tinggi yang sederhana dan mudah dipelajari. Dengan Visual

Basic kita dapat membuat program dengan aplikasi GUI (Graphical User Interface)

atau program yang memungkinka pengguna computer berkomunikasi dengan komputer tersebut menggunakan grafik atau gambar.

Aplikasi Visual Basic mulai diproduksi pertama kali pada tahun 1991. Pada tahun 1993 Microsoft mengeluarkan Visual Basic versi 2.0 yang memulai menarik perhatian pengembang dan ketika Visual Basic versi 3.0 dikeluarkan, versi ini menjadi bahasa pemograman yang paling pesat berkembang dan banyak diminati oleh para programmer (Sutedjo, 2002).

Pada tahun 1997 Microsoft mengeluarkan Visual Basic versi 5.0 yang memiliki kemampuan untuk menciptakan Activex Control yang mampu ditempatkan di internet dan membuat bahasa HTML lebih dinamis. Pada tahun 1998 Microsoft mengeluarkan Visual Basic versi 6.0 yag merupakan salah satu bahasa pemograman aplikasi yang sangat dikenal di dunia. Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan berbagai perangkat kontrol yang dapat digunakan untuk membuat program aplikasi dalam sebuah form baik aplikasi kecil, sederhana hingga ke aplikasi pengelolaan database.

2.6.2 Elemen Visual Basic 6.0

Beberapa elemen yang terdapat di Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai berikut:

a. Menu Bar

Menu Bar akan menampilkan perintah-perintah yang dapat digunakan disaat

bekerja pada Visual Basic. Secara default, menu bar ini memiliki pilihan File, Edit,

View, Window, Query, Diagram, Tools, Add-Ins, dan Help. Disamping itu,

sehubungan dengan pemrograman, terdapat menu yang bisa diakses, misalnya Project, Format, Debug, atau Run.

Gambar 2.11 Tampilan Menu Bar

Jika masing-masing menu bar tersebut diklik, Visual Basic akan menampilkan daftar pilihan dari menu bar tersebut.

b. Context Menu Context Menu berisi shortcut yang suatu saat bisa anda gunakan untuk

membuka sebuah context menu suatu objek. Untuk membuka Context Menu ini, dapat dengan mengklik kanan objek yang akan buka Context Menu-nya. Berikut tampilan gambarnya.

Gambar 2.12 Tampilan Context Menu

Context Menu di atas, diperoleh dari Designer Form, yaitu dengan cara mengklik

kanan Form Designer.

c. Toolbar

Fasilitas ini dapat mempercepat pengaksesan perintah-perintah yang ada dalam pemrograman. Dapat dilakukan dengan mengklik tombol-tombol dalam toolbar ini untuk melakukan aksi tertentu. Secara standar, toolbar jenis Standard yang akan ditampilkan saat memulai Visual Basic. Jika Anda ingin mengatur tampilan toolbar yang lain, dapat menggunakan pilihan Toolbar pada menu bar View.

Gambar 2.13 Tampilan Toolbar

d. Toolbox

Sebuah window yang berisi tombol-tombol control yang akan digunakan untuk mendesain atau “Membangun” sebuah form atau report. Selain tombol control di bawah, dapat juga mendefinisikan atau menambah sendiri tombol control yang lain.

Gambar 2.14 Tampilan Toolbox Tipe StandardGambar 2.15 Tampilan Toolbox Tipe VB Enterprise Edition Controls

e. Window Project Explorer

Window Project Explorer ini menampilkan daftar form, modul, serta objek

lain yang ada dalam project yang aktif. Sebuah Project merupakan sekumpulan file yang digunakan untuk membangun sebuah aplikasi. Berikut tampilan gambarnya.

Gambar 2.16 Tampilan Window Project Explorer

f. Window Properties

Window Properties ini dapat digunakan untuk mengatur properti sebuah objek

atau kontrol yang dipilih. Sebuah properti merupakan karakteristik objek, seperti size, caption , text, atau color.

Gambar 2.17 Tampilan Window Properties

g. Objek Browser Objek Browser ini merupakan daftar objek yang ada dalam project yang aktif.

Kita dapat menggunakan Object Browser untuk menampilkan objek yang ada dalam Visual Basic dan aplikasi lain. Berikut tampilan gambarnya.

Gambar 1.18 Tampilan Object Browser

h. Form Designer Form Designer adalah sebuah window yang dapat digunakan untuk mengatur

tampilan aplikasi yang disusun, atau dengan kata lain sebagai tempat untuk mendesain sebuah form. Form Designer merupakan daerah kerja utama dari pembuatan program atau tempat merancang aplikasi dimana setiap objek diletakkan. Dalam form ini dapat menambahkan control, grafic, dan gambar ke dalam form pada posisi yang diinginkan. Setiap form memiliki window designer form sendiri-sendiri. Berikut tampilan gambarnya.

Gambar 2.19 Tampilan Form Designer i. Window Code Editor

Window Code Editor merupakan sebuah tampilan window yang digunakan

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi - Perancangan Sistem Informasi Ketersediaan Obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan Tahun 2014