Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014

(1)

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat

Oleh :

RETNO PALUPININGTYAS NIM. 1110101000084

PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1435 H / 2014 M


(2)

(3)

iii MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN Skripsi, Juli 2014

Retno Palupiningtyas, NIM : 1110101000084

Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014

xix + 149 halaman + 7 tabel + 4 bagan + 10 lampiran ABSTRAK

Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang sekaligus revenue center utama bagi Rumah Sakit. Instalasi Farmasi khususnya Gudang Farmasi bertanggung jawab untuk menjaga persediaan obat-obatan agar terhindar dari kerusakan dan kadaluarsa serta menjaga mutu obat-obatan yang disimpan di gudang farmasi. Ditemukannya obat kadaluarsa dan rusak di gudang farmasi RS Mulya merupakan salah satu indikasi adanya masalah dalam penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya. Untuk itu perlu dilakukan anilisis mengenai sistem penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya.

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian adalah data primer dan data skunder. Data primer diperoleh dari observasi langsung, wawancara mendalam dan telaah dokumen. Informan penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi Farmasi, Petugas Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan Rumah Sakit Mulya Tangerang.

Sistem penyimpanan obat yang dilakukan di Gudang Farmasi RS Mulya masih belum cukup efektif. Hal ini dikarenakan masih ada beberapa komponen 1) input (SDM, anggaran, sarana/prasarana), 2) proses (penerimaan obat, pengaturan penyimpanan obat, pengeluaran obat, stock opname obat) dan 3) kriteria efisiensi sistem penyimpanan/output (kesesuaian jumlah stok obat, persentase obat kadaluarsa/rusak, death stock & kesesuaian sistem pengeluaran obat) yang belum sesuai dengan pedoman Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010.

Diharapkan manajemen RS lebih memperhatikan sistem penyimpanan obat (mulai dari input, proses hingga output) di gudang farmasi. Meskipun kegiatan penyimpanan obat tidak terhubung langsung dengan pelayanan kepada konsumen rumah sakit namun jika kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi diabaikan akan memberikan kerugian yang besar bagi rumah sakit.

Kata Kunci: Penyimpanan Obat, Gudang Farmasi, Rumah Sakit. Daftar Bacaan: 41 (1990-2013)


(4)

iv Thesis, July 2014

Retno Palupiningtyas, NIM: 1110101000085

Drugs Storage System Analysis In Pharmaceutical Warehouse Of Mulya Tangerang Hospital 2014

xix + 149 Pages + 7 Table + 4 Frame + 10 Appendix

ABSTRAK

Pharmaceutical service is a revenue center for hospital. Pharmacy, specifically pharmaceutical warehouse responsible to keep drugs always available, avoid stock form expired and maintain its quality. When an expired and rotten drugs found in Pharmaceutical Warehouse of Mulya Tangerang Hospital, it is one of many indications that shows a problem in drugs management method which has been used by hospital. This problem needs to be analysed, especially the hospital drugs management method.

This is a qualitative and descriptive research, using primary and secondary data. Primary data obtained from observation, in-depth interview and document review. Informants in this reaserch consists of Head of Pharmaceutical Installation, Pharmaceutical Warehouse Officer and Finance Employee of Mulya Hospital.

The result is found that Mulya hospital drugs storage system is still ineffective. It is because there are some terms based on Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010 that aren’t followed yet, which is 1) Input (human resources, budget and facility), 2) Process (drugs supply, drugs storage, drugs distribution and drugs stock opname) and 3) Efficiency of drugs storage system criteria (compitability total of drugs, expired/rotten drugs percaentage, death stock and compatibility of drugs output system).

In near future, the hospital management is expected to put more attention in their drugs storage system (from input, process to output) in pharmaceutical warehouse. Eventhough drug storage is not directly impact costumer, it will cost much loss to the hospital if the system is not well managed.

Keyword : Drug Storage System, Pharmaceutical Warehouse, Hospital. Bibliography : 41 (1990-2013)


(5)

(6)

(7)

v

RIWAYAT HIDUP PENULIS

Nama : Retno Palupiningtyas

Jenis Kelamin : Perempuan

Tempat / Tanggal Lahir : Jakarta, 10 April 1992

mat : Taman Pinang Indah Blok O No. 2

Cipondoh – Tangerang 15145

Agama : Islam

No. Telp : 085691271110

E-mail : ennopalupiningtyass@hotmail.com

2010 - sekarang : Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK), Kesehatan

Masyarakat Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta

2007 - 2010 : SMA Negeri 2 Tangerang 2004 - 2007 : SMP Negeri 4 Tangerang 1998 - 2004 : SD Negeri Cipondoh 08 1996 - 1998 : TK Bina Putra Cipondoh

2008 – 2009 : Ketua Media Komunikasi Siswa SMA Negeri 2 Tangerang 2011 - 2012 : Ketua Divisi Kesenian dan Olahraga,

Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

2013 - sekarang : Public Relation, Health Care Management Student Association (HACAMSA) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Riwayat Pendidikan


(8)

vi

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih dan Maha Penyanyang atas rahmat dan karunia-Nya sehingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Analisis Sistem penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014”. Shalawat dan salam tidak lupa penulis sampaikan pada baginda Rasulullah Muhammad SAW yang membawa umatnya ke jalan yang diridhoi oleh Allah SWT.

Dalam proses penyusunan Skripsi ini, penulis mendapatkan banyak bantuan, petunjuk, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu, sudah sepatutnya penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Kedua orang tua penulis, Bapak Hariyanto (my number one super hero in the world) dan Ibu Wiwit Sugiarti (my super Mom) juga Bimo (hello my little brother) atas doa yang luar biasa, dukungan dan semangat yang luar biasa yang diberikan kepada penulis.

2. Ibu Febrianti, M.Si sebagai Kepala Program Studi Kesehatan Masyarakat. 3. Ibu Riastuti Kusuma Wardani, MKM selaku penanggung jawab peminatan

Manajemen Pelayanan Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat 4. Bapak dr. Yuli Praranca Satar, MARS dan Ibu Fase Badriah Ph.D selaku

Pembimbing yang selalu memberikan arahan dan bimbingannya dengan sangat baik.

5. Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya, Ibu Verawati. M. Sumarsin, S.Si, Apt. dan Ibu Susi, SKM yang membantu dalam perizinan dan semua informasi yang dibutuhkan selama penelitian.

6. Rita, Icha, Maria, Indri, Fufu, Syarif serta staff instalasi farmasi dan staff di RS Mulya lainnya yang sudah mau berbagi ilmu dan pengalamannya.


(9)

vii

7. Manda, Dewi, Nunu, Alans, Arie, Pepeng juga Pepeb yang selau dengerin keluh kesah, ngasih masukan, semangat dan ngga berhenti ngehibur disaat terpuruk apapun. Hahai Love you guys !

8. Permana Eka Satria, thanks buat dukungan, semangat dan doanya. Ini loh hasil jungkir balik selama ini. Finally.. wisuda bareng yeaay wuhuuu ! 9. Untuk temen-temen Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK) 2010 :

Bayti, Nia, Fika, Eliza, Bila, Nina, Anin, Mawar, Fitri, Ilma, Ucup, Anggah, Uyung, Tata, Mas Furin dan Endah buat hari-hari yang ngga pernah ada matinya, buat suasana kelas yang ngangenin. Makasih buat kerjasama, doa dan motivasinya selama ini.

10.Seluruh teman-teman Kesehatan Masyarakat angkatan 2010 yang lainnya. Kalian menyenangkan gais, senang menjadi bagian dari kalian.

Dan untuk pihak-pihak lain yang tidak bisa disebutkan namanya satu persatu, penulis mengucapkan terimakasih. Dengan mengirimkan doa kepada Allah SWT penulis berharap semua kebaikan yang telah diberikan mendapat balasan dari Allah SWT. Amin. Terakhir, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta mengharapkan kritik dan saran yang membangun.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Tangerang, Juli 2014


(10)

x

LEMBAR PERNYATAAN ... ii

ABSTRAK ... iii

ABSTRACT ... iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN ... v

LEMBAR PENGESAHAN ... vi

RIWAYAT HIDUP PENULIS ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xvi

DAFTAR BAGAN ... xvii

DAFTAR LAMPIRAN ... xviii

DAFTAR SINGKATAN ... xix

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 4

1.3 Pertanyaan Penelitian ... 5

1.4 Tujuan Penelitian ... 6


(11)

xi

1.5.1 Manfaat Bagi Peneliti... 6

1.5.2 Manfaat Bagi RS Mulya ... 7

1.5.3 Manfaat Bagi Institusi Pendidikan ... 7

1.6 Ruang Lingkup ... 7

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ... 8

2.1 Manajemen Logistik ... 8

2.1.1 Tujuan Manajemen Logistik ... 9

2.1.2 Fungsi Manajemen Logistik... 9

2.1.3 Jenis Logistik Rumah Sakit ... 13

2.2 Penyimpanan Obat ... 13

2.2.1 Tujuan Penyimpanan Obat ... 13

2.2.2 Unsur Pengelola dan Sarana Manajemen Penyimpanan Obat ... 15

2.2.3 Kegiatan Penyimpanan Obat ... 21

2.2.4 Prosedur Penyimpanan Obat ... 24

2.2.5 Indikator Mutu Penyimpanan Obat ... 35

2.3 Gudang Obat ... 37


(12)

xii

2.4 Rumah Sakit ... 42

2.4.1 Pelaksana Penyimpanan Obat di Rumah Sakit ... 42

2.5 Kerangka Teori ... 43

BAB III. KERANGKA BERPIKIR DAN DEFINISI ISTILAH ... 44

3.1 Kerangka Berpikir ... 44

3.2 Definisi Istilah ... 47

BAB IV. METODOLOGI PENELITIAN ... 53

4.1 Desain Penelitian ... 53

4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 53

4.3 Informan Penelitian ... 54

4.4 Instrumen Penelitian ... 55

4.5 Sumber Data ... 55

4.6 Pengumpulan Data ... 56

4.7 Triangulasi Data ... 58

4.8 Pengolahan Data ... 59

4.9 Analisis Data ... 60

4.10 Penyajian Data ... 61

BAB V. HASIL PENELITIAN ... 62


(13)

xiii

5.1.3 Pelayanan Rumah Sakit Mulya ... 64

5.2 Penyimpanan Obat di Rumah Sakit Mulya ... 65

5.3 Input Penyimpanan Obat ... 67

5.3.1 Sumber Daya Manusia/Personil ... 67

5.3.2 Anggaran ... 74

5.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat ... 75

5.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat ... 76

5.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat ... 85

5.4 Proses Penyimpanan Obat ... 88

5.4.1 Penerimaan Obat ... 88

5.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat ... 92

5.4.3 Pengeluaran Obat ... 95

5.4.4 Stock Opname ... 98

5.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan ... 101

5.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat ... 103

5.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi ... 105

5.7 Stock Mati di Gudang Farmasi ... 106


(14)

xiv

6.2 Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi RS Mulya ... 110

6.3 Input Penyimpanan Obat ... 111

6.3.1 Sumber Daya Manusia/Personil ... 112

6.3.2 Anggaran ... 116

6.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat ... 117

6.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat ... 119

6.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat ... 121

6.4 Proses Penyimpanan Obat ... 126

6.4.1 Penerimaan Obat ... 126

6.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat... 128

6.4.3 Pengeluaran Obat... 133

6.4.4 Stock Opname ... 135

6.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan ... 136

6.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat ... 139

6.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi ... 140

6.7 Stock Mati di Gudang Farmasi ... 141


(15)

xv

7.2 Saran ... 147

7.2.1 Bagi Petugas Gudang ... 147

7.2.2 Bagi Manajemen Rumah Sakit ... 148

7.2.3 Bagi Peneliti Selanjutnya ... 149

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN


(16)

xvi

Tabel 3.1 Definisi Istilah Variabel Input ... 47

Tabel 3.2 Definisi Istilah Variabel Proses ... 50

Tabel 3.1 Definisi Istilah Variabel Output ... 52

Tabel 4.1 Triangulasi Data ... 60

Tabel 5.1 SDM di Gudang Farmasi di RS Mulya ... 68

Tabel 5.2 Pelaporan Dokumen Penyimpanan ... 102


(17)

xvii

Bagan 2.1 Fungsi Logistik ... 10

Bagan 2.2 Kerangka Teori ... 43

Bagan 3.1 Kerangka Berpikir ... 46


(18)

xviii Lampiran 2 Lembar Observasi

Lampiran 3 Matriks Wawancara Lampiran 4 Matriks Triangulasi Data

Lampiran 5 Daftar Obat Rusak dan Kadaluarsa

Lampiran 6 Daftar Jenis Obat Fast Moving dan Kesesuaian Jumlahnya Lampiran 7 Daftar Jenis Obat Death Stock

Lampiran 8 Foto-Foto


(19)

xix

Depkes : Departemen Kesehatan

Dirjend : Direktorat Jendral

ED : Expired Date

FEFO : First Expired First Out

FIFO : First In First Out

KARS : Komite Akreditasi Rumah Sakit Kemenkes : Kementerian Kesehatan

Permenkes : Peraturan Menteri Kesehatan

RI : Republik Indonesia

RS : Rumah Sakit

SMA : Sekolah Menengah Atas

SMF : Sekolah Menengah Farmasi

S1 : Strata 1

SDM : Sumber Daya Manusia

SOP : Standard Operational Procedure

UU : Undang-undang


(20)

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Rumah sakit sebagai sarana pelayanan kesehatan diharapkan dapat memberikan pelayanan yang cepat, lengkap dan terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat dengan memenuhi prinsip kemanusiaan dalam rangka mewujudkan derajat kesehatan masyarakat yang optimal melalui pemberian pelayanan kesehatan yang bermutu (Septi, 2008). Sikap kritis dan selektif masyarakat serta tuntutan akan pelayanan kesehatan yang lebih baik dan bermutu menjadi tantangan yang harus dihadapi oleh rumah sakit di Indonesia saat ini.

William Krowinski dan Steven Steiber dalam Rismayanti (2009) menyebutkan bahwa kepuasan pasien merupakan evaluasi yang positif tentang dimensi pelayanan yang spesifik yang didasari pada harapan pasien dan mutu pelayanan yang diberikan oleh penyedia layanan kesehatan (provider). Sehingga untuk memenuhi hal tersebut rumah sakit harus mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas di semua bidang pelayanan, salah satunya adalah pelayanan farmasi.

Dalam Keputusan Menteri Kesehatan (Kepmenkes) RI Nomor 1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pelayanan farmasi rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di rumah sakit yang menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu. Pembangunan di bidang pelayanan farmasi bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pelayanan kesehatan.


(21)

Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang sekaligus menjadi revenue center utama bagi rumah sakit karena hampir 90% pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medik) dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi (Suciati dkk., 2006).

Penelitian yang dilakukan oleh Lukmana (2006) yang dilakukan di beberapa rumah sakit di Jabodetabek menunjukkan bahwa sistem penyimpanan barang-barang logistik farmasi terutama obat masih ada yang belum sesuai dengan ketentuan yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan, seperti misalnya cara penyimpanan FIFO/FEFO yang tidak diterapkan, pengaturan suhu dan kelembaban udara di gudang penyimpanan yang tidak diperhatikan, pemisahan jenis obat dan peralatan yang perlu disediakan di gudang penyimpanan juga masih diabaikan. Ini terlihat dari banyaknya obat-obat kadaluarsa yang belum dipisah penempatannya dengan obat-obat-obat-obat yang masih baru, obat yang memerlukan penyimpanan di suhu dingin tidak disimpan di dalam tempat yang semestinya serta sarana dan prasarana penyimpanan yang belum memadai.

Selain itu, menurut penelitian Puslitbang Biomedis dan Farmasi (2006) diketahui bahwa masih banyak gudang penyimpanan obat di puskesmas dan rumah sakit di Indonesia yang kurang memenuhi persyaratan seperti tidak menggunakan sistem alfabetis dalam penataannya, tidak menggunakan sistem FIFO atau FEFO dan penggunaan kartu stok yang belum memadai. Dalam penelitian lain di salah satu rumah sakit swasta di daerah Jakarta diketahui bahwa standar prosedur operasional tentang penyimpanan obat yang sudah


(22)

ditetapkan oleh rumah sakit, tidak dilaksanakan dengan baik oleh petugas (Prihatiningsih, 2012).

Penyimpanan yang kurang baik seperti yang diungkapkan diatas tentunya dapat membawa kerugian yang cukup besar bagi rumah sakit. Karena hampir 40-50% pengeluaran rumah sakit ditujukan untuk kebutuhan logistik terutama obat-obatan dan alat kesehatan (Nabila, 2012). Artinya, jika terjadi kesalahan dalam pengelolaan dan penyimpanan obat di rumah sakit, maka rumah sakit tersebut akan mengalami kerugian. Untuk itu, sangat diperlukan pengelolaan obat yang baik dan efisien untuk mencegah terjadinya kerugian akibat kesalahan di penyimpanan obat. Komite Akreditasi Rumah Sakit dalam Standar Akreditasi Rumah Sakit Tahun 2010 juga menyebutkan bahwa obat-obatan yang ada di rumah sakit harus disimpan dengan baik dan aman. Ini dilakukan untuk menjamin efisiensi penyimpanan obat dan termasuk kedalam salah satu kriteria dalam penilaian akreditasi RS.

Rumah Sakit Mulya merupakan salah satu rumah sakit swasta yang memiliki visi menjadi Rumah Sakit pilihan keluarga di Kota Tangerang yang dikenal selalu mengutamakan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan Empati). Rumah Sakit Mulya didukung oleh unit Instalasi Farmasi yang bertanggung jawab dalam mengelola dan menyelenggarakan kegiatan yang mendukung ketersediaan obat dan alat kesehatan di RS Mulya. Unit instalasi farmasi bertanggung jawab melaksanakan fungsi-fungsi logistik obat dan alat kesehatan, mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penghapusan obat dan alat kesehatan.

Penyimpanan obat-obatan yang dilakukan di Rumah Sakit Mulya dilakukan di gudang farmasi rumah sakit. Penyimpanan obat di gudang farmasi


(23)

Rumah Sakit Mulya bersifat hanya sementara, sebelum obat-obatan di distribusikan ke unit-unit lain di rumah sakit tersebut yang membutuhkan. Di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya obat-obatan disimpan pada rak-rak obat yang belum dilengkapi dengan label nama dan kartu stok obat, bahkan tidak jarang obat yang baru datang dari suplier dibiarkan berada di dalam kardus dan menumpuk dilantai tanpa diberi alas pada lantai/ pallet. Saat obat-obatan datang dari supplier, petugas gudang meletakkan obat tersebut ditempat yang dikehendaki oleh petugas gudang saja dan ini menyebabkan setiap obat akan selalu berpindah tempat penyimpanan dan jika petugas lupa tempat menyimpan obat, pencarian obat akan menjadi lebih lama.

Sebagai rumah sakit yang memiliki misi memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas prima dan aman dengan berlandaskan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan Empati) untuk mencapai kepuasan pasien dan keluarganya, rumah sakit Mulya harus mampu menjaga kualitas pelayanannya, termasuk kualitas pelayanan farmasi. Penelitian ini diharapkan bisa membantu dalam meningkatkan kualitas pelayanan farmasi khususnya dalam kegiatan penyimpanan obat di rumah sakit Mulya.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti pada Februari 2014, ditemukan sebanyak 16 jenis obat yang sudah kadaluarsa dan 3 jenis obat dalam keadaan rusak di gudang logistik farmasi Rumah Sakit Mulya. Obat-obatan yang rusak dan kadaluarsa tersebut, belum diletakkan terpisah dengan obat-obatan jenis lain yang belum kadaluarsa. Menurut informan, kerusakan obat dan alat kesehatan memang tidak jarang ditemui di gudang farmasi. Hal ini


(24)

dikarenakan minimnya tempat penyimpanan dan kondisi tempat penyimpanan yang sedikit kurang memadai. Kerusakan obat yang dialami tersebut tentunya membawa kerugian bagi rumah sakit. Tidak hanya kerugian dari sisi ekonomi namun ini juga dapat menghambat kegiatan pelayanan farmasi di rumah sakit tersebut.

Penyimpanan perbekalan farmasi (obat-obatan dan alat kesehatan) memiliki peranan yang sangat penting dalam suatu siklus manajemen logistik obat. Penyimpanan obat yang baik dapat membantu dalam menghindari kekosongan obat (out of stock). Selain itu juga membantu dalam menghemat biaya serta mengantisipasi fluktuasi kenaikan harga obat dan untuk mempercepat pendistribusian obat. Jika terjadi kesalahan dalam pengelolaan logistik obat di instalasi farmasi akan menyebabkan kerugian bagi rumah sakit. Berdasarkan hal tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian lebih lanjut mengenai Analisis Sistem Penyimpanan Obat Di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014.

1.3. Pertanyaan Penelitian

1. Bagaimana input (sumber daya manusia, anggaran, prosedur, serta sarana dan prasarana) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 ?

2. Bagaimana proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat, stock opname obat, serta pelaporan) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 ?

3. Bagaimana output (obat tersimpan di gudang farmasi dengan efisien) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 ?


(25)

1.4. Tujuan Penelitian 1.4.1 Tujuan Umum

Mengetahui sistem penyimpanan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang pada tahun 2014.

1.4.2 Tujuan Khusus

1. Mengetahui input (sumber daya manusia, anggaran, prosedur, serta sarana dan prasarana) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014

2. Mengetahui proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat, stock opname obat, serta pelaporan) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang tahun 2014.

3. Mengetahui output (obat tersimpan di gudang farmasi dengan efisien) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014.

1.5. Manfaat Penelitian

1.5.1 Manfaat Bagi Peneliti

Dapat memperoleh pengetahuan, wawasan, pengalaman, serta keterampilan dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang terjadi pada penyimpanan obat di rumah sakit.

1.5.2 Manfaat Bagi Rumah Sakit Mulya

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan oleh pengambil keputusan sebagai masukan untuk menyempurnakan sistem


(26)

penyimpanan obat di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya agar pengelolaan logistik farmasi menjadi lebih efektif, sehingga meningkatkan kualitas pelayanan rumah sakit.

1.5.3 Manfaat Bagi Institusi Pendidikan

a. Dapat dijadikan sebagai referensi terkait manajemen penyimpanan obat di rumah sakit.

b. Dapat dijadikan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya terkait manajemen penyimpanan obat di rumah sakit.

1.6. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sistem penyimpanan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang pada tahun 2014. Penelitian ini dilakukan oleh Mahasiswa semester VIII peminatan Manajemen Pelayanan Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada bulan April hingga Mei 2014. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari observasi langsung, wawancara mendalam dan telaah dokumen. Informan dalam penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi farmasi, Petugas Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang.


(27)

8 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Logistik

Manajemen merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang di inginkan (Hasibuan,2001). Menurut Terry dalam Seto (2004) manajemen adalah suatu proses kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan dengan memadukan penggunaan ilmu dan seni untuk mencapai tujuan organisasi. Konsep ini dikenal dengan POAC yaitu Plainning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pengarahan) dan Controling.

Logistik berasal dari bahasa Yunani Kuno yaitu logistikos yang artinya pandai memperkirakan. Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran serta penghapusan material atau alat-alat (Aditama, 2007). Manajemen logistik adalah bagian dari instansi yang tugasnya adalah menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional instansi tersebut dalam jumlah, kualitas, dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin. Kegiatan logistik secara umum mempunyai tiga tujuan yaitu tujuan operasional, tujuan keuangan dan tujuan keamanan.

2.1.1 Tujuan Manajemen Logistik

Tujuan manajemen logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah.


(28)

Penyelenggaraan logistik memberikan kegunaan (utility) waktu dan tempat (Bowersox, 1996). Menurut Aditama (2007), ada 3 tujuan logistik dalam sebuah organisasi/institusi yaitu :

a. Tujuan operasional adalah tersedianya barang material dalam jumlah yang tepat dan kualitas yang baik pada saat dibutuhkan. b. Tujuan keuangan yaitu tercapainya tujuan operasional dengan biaya

yang rendah

c. Tujuan keutuhan adalah tercapainya persediaan yang tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya, serta nilai persediaan yang tercermin dalam sistem akuntansi.

2.1.2 Fungsi Manajemen Logistik

Terdapat tujuh fungsi logistik dalam pemenuhan kegiatan operasional bagi suatu institusi menurut Subgya (1995). Fungsi-fungsi tersebut tergambar dalam suatu siklus manajemen logistik, dimana setiap fungsi dalam siklus tersebut saling berkaitan satu sama lain dan sangat menentukan keberhasilan kegiatan logistik dalam organisasi tersebut. Berikut adalah siklus manajemen logistik tersebut :


(29)

Bagan 2.1 Fungsi Logistik Sumber : H. Subgya (1995)

Dalam siklus fungsi logistik diatas, setiap fungsi memiliki kaitan yang erat satu sama lain. Setiap fungsi yang ada menentukan keberlangsungan dan kelancaran dari fungsi-fungsi lainnya. Jika ada salah satu fungsi yang terhambat atau tidak berjalan dengan baik, maka pelaksanaan siklus logistik akan menjadi terhambat. Berikut adalah penjelasan mengenai fungsi-fungsi logistik diatas.

1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan

Perencanaan dan penentuan kebutuhan merupakan aktivitas dalam menerapkan sasaran, pedoman, pengukuran, penyelenggaraan bidang logistik. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat

Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan

Penyimpanan Pengendalian/ Pengawasan

Penganggaran

Pengadaan Pemeliharaan

Penyaluran Penghapusan


(30)

Kesehatan Kemenkes RI (2010), pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metode, antara lain metode konsumsi, metode epidemiologi dan metode kombinasi.

2. Fungsi Penganggaran

Penganggaran (budgeting) adalah semua jenis kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu, yaitu skala mata uang dan jumlah biaya, dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku baginya.

3. Fungsi Pengadaan

Menurut Kepmenkes No 1197/MENKES/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi dan sumbangan/hibah. 4. Fungsi Penyimpanan

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan biaya serendah mungkin. Menurut Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), Tujuan penyimpanan adalah: a. Memelihara mutu sediaan farmasi

b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab c. Menjaga ketersediaan


(31)

d. Memudahkan pencarian dan pengawasan Adapun kegiatan penyimpanan meliputi :

a. Perencanaan/persiapan dan pengembangan ruang-ruang penyimpanan (storage space)

b. Penyelenggaraan tata laksanan penyimpanan (storage procedure)

c. Perencanaan/penyimpanan dan pengoperasian alat-alat pembantu pengaturan barang (material handling equipment) d. Tindakan-tindakan kemananan dan keselamatan

5. Penyaluran

Penyaluran adalah kegiatan menyalurkan barang sesuai permintaan, tepat waktu, tepat jumlah dan sesuai dengan spesifikasi (Subagya, 1995)

6. Fungsi Pemeliharaan

Fungsi pemeliharaan merupakan usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris (Aditama, 2007).

7. Fungsi Penghapusan

Fungsi penghapusan yaitu berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan atau perundang-undangan yang berlaku (Dwiantara, 2005).

8. Fungsi Pengendalian

Pengendalian persediaan adalah berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin kelancaran proses produksi atau persediaan obat di apotek dan


(32)

farmasi rumah sakit agar menjamin kelancaran pelayanan pasiennya secara efektif dan efisien (Seto, 2004).

2.1.3 Jenis Logistik Rumah Sakit

Menurut Sabarguna (2005) logistik rumah sakit dibagi dalam 3 klasifikasi yaitu farmasi rumah sakit (Obat-obatan, alat-alat kesehatan dan bahan non medis yang terkait langsung seperti kertas EKG, film rongent dll), logistik nonn medis dan logistik dapur.

2.2. Penyimpanan Obat

Menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2004) penyimpanan obat adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obat yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin. Penyimpanan merupakan fungsi dalam managemen logistik farmasi yang sangat menentukan kelancaran pendistribusian serta tingkat keberhasilan dari manajemen logistik farmasi dalam mencapai tujuannya.

2.2.1 Tujuan Penyimpanan Obat

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan biaya


(33)

serendah mungkin. Menurut Warman (2004) tujuan dari penyimpanan antara lain :

a. Mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan yang tidak baik

b. Mempermudah pencarian di gudang/kamar penyimpanan c. Mencegah kehilangan dan mencegah bahaya

d. Mempermudah stock opname dan pengawasan

Secara lebih terperinci, Depkes RI (2004) menyatakan bahwa tujuan penyimpanan antara lain :

1. Aman, yaitu setiap barang/obat yang disimpan tetap aman dari kehilangan dan kerusakan.

a. Kehilangan karena dicuri orang lain, dicuri karyawan sendiri, dimakan hama (tikus) atau hilang sendiri (tumpah, menguap) b. Kerusakan, yaitu akibat barang itu sendiri rusak atau barang itu

merusak lingkungan (polusi)

2. Awet, yaitu barang tidak berubah warnanya, baunya, gunanya, sifatnya, ukurannya, fungsinya dan lain-lain.

3. Cepat, yaitu cepat dalam penanganan barang berupa menaruh atau menyimpan, mengambil, dan lain-lainnya.

4. Tepat, dimana bila ada permintaan barang, barang yang diserahkan memenuhi lima tepat, yaitu tepat barang, kondisi, jumlah, waktu dan harganya.

5. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab. 6. Mudah, yaitu:


(34)

a. Mudah menangani barang dan mudah menempatkan barang di tempatnya dan menemukan dan mengambilnya.

b. Mudah mengetahui jumlah persediaan c. Mudah dalam pengawasan barang

d. Murah, yaitu biaya yang dikeluarkan sedikit untuk menanganinya, yaitu murah dalam menghitung persediaan, pengamanan dan pengawasannya.

2.2.2 Unsur Pengelola dan Sarana Manajemen Penyimpanan Obat

Unsur pengelola dan sarana yang harus tersedia di dalam kegiatan manajemen penyimpanan obat menurut Depkes RI (2006) terdiri dari :

1. Personil (Sumber Daya Manusia) Penyimpanan Obat

Dalam pelaksanaan penyimpanan obat di gudang, minimal terdapat beberapa personil, yang terdiri dari :

a. Atasan Kepala Gudang/Kuasa Barang, tugasnya:

- Membuat perintah tertulis kepala Kepala Gudang untuk menerima, menyimpan dan mengeluarkan obat

- Membentuk Panitia Pemeriksaan Penerimaan Obat, Panitia Pencacahan Obat, Panitia Pemeriksaan Obat untuk dihapuskan, serta Panitia Penghapusan

- Menindaklanjuti laporan atas terjadinya kehilangan atau bencana alam

- Melaporkan secara berkala pelaksanaan tugasnya kepada atasannya.


(35)

b. Kepala Gudang, tugasnya:

- Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pengeluaran obat.

- Mencatat setiap mutasi barang pada Kartu Persediaan Obat - Melaporkan hasil pencatatan barang/obat persediaan secara

berkala

- Melaporkan dalam bentuk Berita Acara, apabila terjadi hal yang khusus (bencana alam, hilang, kebakaran, dll).

c. Pengurus Barang, tugasnya:

- Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi pergudangan.

- Mengatur/menyusun obat dalam gudang penyimpanan. - Mengumpulkan barang/obat yang akan dikeluarkan.

- Mencatat setiap mutasi barang pada Kartu Obat dan mencatat jumlah obat yang diberikan/dikeluarkan pada Surat Perintah Mengeluarkan Barang.

- Memelihara dan merawat barang-barang dan obat dalam gudang penyimpanan.

- Menyusun atau membuat laporan tentang hasil pencatatan dan pembukuan obat persediaan.

d. Staf Pelaksana Gudang, tugasnya yaitu membantu pengurusan obat dalam hal mengumpulkan, pengepakan, memelihara atau merawat obat, dan lain-lain. Adapun persyaratan personil gudang farmasi, minimal :


(36)

1 orang Kepala Gudang (minimal lulus SMA/ SMF) 1 orang Pengurus Barang (minimal lulus SMA/SMF) 1 orang Staf Pelaksana Barang (minimal lulus SMA/SMF)

2. Sarana Penyimpanan Obat

Sarana penyimanan obat di rumah sakit biasanya berupa gudang penyimpanan. Gudang penyimpanan obat terbagi menjadi beberapa jenis diantaranya :

a. Gudang Terbuka

- Gudang terbuka yang tidak diolah, yaitu berupa satu lapangan terbuka yang permukaannya diratakan tanpa perkerasan.

- Gudang terbuka diolah, yaitu lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras atau dipersiapkan dengan melapiskan bahan yang serasi, sehingga dapat dilaksanakan pekerjaan-pekerjaan pengaturan barang-barang (material handling) dengan efisien.

b. Gudang Semi Tertutup atau Lumbung

Merupakan suatu kombinasi antara penyimpanan terbuka dan penyimpanan dalam gudang.

c. Gudang Tertutup

Gudang tertutup merupakan suatu ruang penyimpanan dalam suatu bangunan yang beratap dan berdinding.


(37)

3. Prasarana (Peralatan atau Fasilitas) Penyimpanan Obat

Peralatan dan fasilitas yang biasa digunakan dalam penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit, antara lain :

a. Lemari/rak yang ukurannya disesuaikan dengan kebutuhan dan besarnya gudang, gunanya untuk menyimpan obat.

b. Ganjal/pallet gunanya sebagai alas penumpuk barang, agar barang mudah dipindahkan dan menghindari kerusakan barang karena pengaruh kelembaban lantai.

c. Lori dorong yang berguna untuk mengangkut atau memindahkan barang/obat dalam gudang.

d. Hand palet track yang fungsinya sama dengan lori dorong. e. Forklift gunanya untuk mengangkut barang/box yang besar atau

berat yang tidak mungkin untuk diangkut oleh tenaga manusia. f. Alat pembuka peti yang berguna untuk membuka peti kemas. g. Alat eyzer gunanya untuk mengikat peti kemas.

h. Kendaraan roda empat (box), untuk mengangkut dan mendistribusikan barang/obat.

4. Dokumen Penyimpanan Obat a. Buku Harian Penerimaan Obat

Buku harian penerimaan obat berisi semua catatan penerimaan obat maupun catatan tentang dokumen obat yang akan diterima. Buku harian tersebut diselenggarakan oleh pengurus barang/obat dengan diketahui oleh kepala gudang.


(38)

Buku harian pengeluaran obat berisi semua catatan mengenai obat maupun catatan tentang dokumen obat yang akan dikeluarkan.

c. Kartu Induk Persediaan Obat

Kartu induk persediaan obat berisi catatan penerimaan dan pengeluaran obat berdasarkan dokumen penerimaandan/atau dokumen pengeluaran. Kartu tersebut diselenggarakan oleh Atasan Kepala Gudang atau Kuasa Barang/obat. Kartu induk persediaan obat merupakan :

- Pencerminan obat yang ada di gudang

- Alat bantu bagi Atasan Kepala Gudang atau Kuasa Barang/obat untuk membuat persetujuan pengeluaran barang/obat.

- Sebagai bahan atau data dalam menyusun rencana kebutuhan berikutnya.

- Alat kontrol bagi Atasan Kepala Gudang atau Kuasa Barang/obat.

d. Kartu Persediaan Obat

Kartu persediaan obat berisi catatanpenerimaan dan pengeluaran obat sesuai dengan dokumen penerimaandan pengeluaran obat. Kartu tersebut diselenggarakan oleh Kepala Gudang yang berguna untuk:

- Pertanggung jawaban Kepala Gudang. - Sebagai alat kontrol bagi Kepala Gudang.


(39)

- Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat dan menentukan kebutuhan berikutnya.

e. Kartu Obat

Kartu obat berisi catatan penerimaan dan pengeluaran obat sesuai dokumen penerimaan dan pengeluaran obat. Kartu obat diletakkan pada tempat dimana obat disimpan. Kegunaan kartu obat antara lain:

- Mengetahui dengan cepat jumlah obat.

- Sebagai alat kontrol bagi pengurus barang/obat. f. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB)

Dokumen ini berisi daftar, jumlahdan harga barang/obat yang telah dikeluarkan dari gudang penyimpanan dan diselenggarakan oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala Gudang.

g. Surat Bukti Barang/obat Keluar

Dokumen ini berisi daftar, jumlahdan harga barang/obat yang telah dikeluarkan dari gudang penyimpanan dan diselenggarakan oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala Gudang.

h. Surat Kiriman Obat

Dokumen yang berisi daftar dan jumlah obat serta alamat tujuan obat yang dikirim. Dokumen ini diselenggarakan oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala Gudang.


(40)

Merupakan dokumen atau lembar yang berisi daftar dan jumlah obat dalam setiap kemasan, diselenggrakan oleh Pengurus Barang disaksikan oleh Pemilik/penerima obat.

j. Berita Acara Penerimaan Obat

Merupakan dokumen yang berisi daftar, jumlah dan asal/sumber obat yang diterima. Dokumen ini diterbitkan oleh Panitia Pemeriksaan Penerimaan Obat.

k. Berita Acara Penyerahan Obat

Merupakan dokumen yang berisi daftar, jumlah obat yang akan diserahkan dan kepada siapa obat akan diserahkan. Dokumen ini diterbitkan/dibuat oleh Kepala Gudang.

2.2.3 Kegiatan Penyimpanan Obat

Kegiatan penyimpanan obat menurut Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan yang dikutip oleh Henni (2013) terdiri dari :

1. Kegiatan Penerimaan Obat

Kegiatan penerimaan obat dari supplier dilakukan oleh petugas gudang obat di gudang. Adapun hal-hal yang dilakukan dalam kegiatan penerimaan obat dimulai dari periksa lembar permintaan yang datang dengan kiriman, periksa jumlahnya sesuai atau tidak antara barang yang datang dengan yang dipesan.

Kemudian melakukan periksaan kemasan obat. setlah obat diperikas maka dibuat catatan penerimaan. Setelah itu petugas gudang harus memeriksa jenis, bentuk, kondisi dan tanggal


(41)

kadaluarsa obat. Dan terakhir petugas kemudian membuat laporan penerimaan obat.

2. Kegiatan Penyusunan Obat

Penyusunan obat dilakukan setelah kegiatan penerimaan obat dilakukan. Penyusunan obat dilakukan sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan oleh Depkes dan Pedoman Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan.

3. Kegiatan Pengeluaran Obat

Pengeluaran obat dari gudang tempat penyimpanan dilakukan saat terjadi permintaan dari unit atau bagian yang membutuhkan. Kegiatan yang dilakukan saat pengeluaran obat dimulai dari pemeriksaan surat permintaan obat dari unit atau bagian yang membutuhkan. Kemudian dilakukan pemeriksaan terhadap stok obat dan tanggal kadaluarsa obat yang dibutuhkan sebelum diserahkan ke unit/bagian yang membutuhkan.

Setelah itu petugas membuat laporan penyerahan obat dan mencatat jumlah obat yang dikeluarkan pada kartu stok. Dan terakhir menyiapkan obat yang dibutuhkan dan menyerahkannya kepada unit yang membutuhkan.

4. Kegiatan Stock Opname

Stock opname merupakan kegiatan pengecekkan terhadap obat atau perbekalan farmasi. Tujuannya adalah untuk mengetahui jumlah dan jenis obat yang paling banyak digunakan untuk kebutuhan pemesanan. Selain itu untuk mencocokkan antara jumlah obat yang ada di gudang dengan yang ada pada catatatan.


(42)

5. Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima, disimpan, didistribusikan. Tujuannya adalah tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat. Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi :

a. Pencatatan Penerimaan Obat - Formulir rencana penerimaan

Merupakan dokumen pencatatan mengenai akan datangnya obat berdasarkan pemberitahuan dari panitia pembelian. - Buku harian penerimaan barang

Dokumen yang memuat catatan mengenai data obat/dokumen obat biasanya harian.

b. Pencatatan Penyimpanan

- Kartu persediaan obat/barang c. Pencatatan Kartu Stok Induk

Kartu stok pertanggal yang diletakkan dekat stok fisik. d. Pencatatan Pengeluaran

- Buku harian pengeluaran barang

Dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran baik tentang data obat, maupun dokumen catatan obat.

- Buku laporan mutasi


(43)

e. Pelaporan

- Laporan mutasi barang

Laporan berkala menganai mutasi barang dilakukan triwulan, persemester ataupun pertahun.

- Monitoring dinamika inventory

2.2.4 Prosedur Penyimpanan Obat

2.2.4.1 Prosedur Penyimpanan Obat Menurut Kemenkes RI

Prosedur penyimpanan obat menurut Kemenkes RI antara lain mencakup sarana penyimpanan, pengaturan persediaan, serta sistem penyimpanan (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

1. Prosedur Sarana Penyimpanan

Obat harus selalu disimpan di ruang penyimpanan yang layak. Bila obat rusak, maka mutu obat akan menurun dan akan memberi pengaruh buruk bagi pengguna obat. Beberapa ketentuan mengenai sarana penyimpanan obat menurut Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) antara lain:

a. Gudang atau tempat penyimpanan

Gudang penyimpanan harus cukup luas (minimal 3 x 4 m2), kondisi ruangan harus kering tidak terlalu lembab. Pad gudang harus terdapat ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab/panas dan harus terdapat cahaya.

Gudang harus dilengkapi pula dengan jendela yang mempunyai pelindung (gorden atau kaca di cat) untuk


(44)

menghindarkan adanya cahaya langsung dan berteralis. Lantai dibuat dari tegel/semen yang tidak memungkinkan bertumpuknya debu dan kotoran lain. Bila perlu seluruhnya diberi alas papan (palet). Selain itu, dinding gudang dibuat licin.

Sebaiknya menghindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam. Fungsi gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat. Gudang juga harus mempunyai pintu yang dilengkapi kunci ganda. Perlu disediakan lemari/laci khusus untuk narkotika dan psikotropika yang selalu terkunci dan dilengkapi dengan pengukur suhu ruangan.

b. Kondisi Penyimpanan

Untuk menjaga mutu obat perlu diperhatikan beberapa faktor seperti kelembaban udara, sinar matahari dan temperatur udara. Udara lembab dapat mempengaruhi obat-obatan yang tidak tertutup sehingga mempercepat kerusakan. Untuk menghindari udara lembab tersebut maka perlu dilakukan upaya-upaya sebagai berikut :

- terdapat ventilasi pada ruangan, jendela dibuka - simpan obat ditempat yang kering

- wadah harus selalu tertutup rapat, jangan terbuka - bila memungkinkan pasang kipas angin atau AC.

Karena makin panas udara di dalam ruangan maka udara semakin lembab


(45)

- biarkan pengering tetap dalam wadah tablet/kapsul - kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki

Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak karena pengaruh sinar matahari. Sebagai contoh : Injeksi Klorpromazin yang terkena sinar matahari, akan berubah warna menjadi kuning terang sebelum tanggal kadaluarsa.

Obat seperti salep, krim dan supositoria sangat sensitif terhadap pengaruh panas, dapat meleleh. Oleh karena itu hindarkan obat dari udara panas. Ruangan obat harus sejuk, beberapa jenis obat harus disimpan di dalam lemari pendingin pada suhu 4-8 derajat celcius, sepert vaksin, sera dan produk darah, antitoksin, insulin, injeksi antibiotika yang sudah dipakai (sisa) dan injeksi oksitosin.

2. Prosedur Pengaturan Tata Ruang dan Penyusunan Obat Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan obat-obatan, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.

Tata Ruang Penyimpanan Obat

a. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat-obatan, ruang gudang dapat ditata dengan sistem: arah garis lurus, arus U, arus L.


(46)

b. Semua obat harus disimpan dalam ruangan, disusun menurut bentuk sediaan dan bentuk abjad. Apabila tidak memungkinkan, obat yang sejenis dikelompokkan menjadi satu.

c. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah penyusunan stok sebagai berikut :

- Menyusun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau diganjal dengan kayu secara rapi dan teratur.

- Mencantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi.

Penyusunan Obat

a. Obat-obatan dipisahkan dari bahan beracun. b. Obat luar dipisahkan dari obat dalam. c. Obat cairan dipisahkandari obat padatan.

d. Obat ditempatkan menurut kelompok, berat dan besarnya - Untuk obat yang berat ditempatkan pada ketinggian yang

memungkinkan pengangkatannya dilakukan dengan mudah.

- Untuk obat yang besar harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga apabila barang tersebut dikeluarkan tidak mengganggu barang yang lain.

- Untuk obat yang kecil sebaiknya dimasukkan dalam kotak yang ukurannya agak besar dan ditempatkan


(47)

sedemikian rupa, sehingga mudah dilihat/ditemukan apabila diperlukan.

e. Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas dapat dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan namun harus diberi keterangan obat.

f. Barang-barang seperti kapas dapat disimpan dalam dus besar dan obat-obatan dalam kaleng disimpan dalam dus kecil. g. Apabila persediaan obat cukup banyak maka biarkan obat

tetap dalam box masing-masing, ambil seperlunya dan susun dalam dus bersama obat lainnya

h. Narkotika dan psikotropika dipisahkan dari obat-obatan lain dan disimpan di lemari khusus yang mempunyai kunci. i. Menyusun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur,

udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.

j. Menyusun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat-obatan untuk pemakaian luar.

k. Tablet, kapsul dan oralit disimpan dalam kemasan kedap udara dan diletakkan di rak bagian atas.

l. Cairan, salep dan injeksi disimpan di rak bagian tengah. m. Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian perlu

dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada di belakang yang dapat menyebabkan kadaluarsa.

n. Obat yang membutuhkan suhu dingin disimpan dalam kulkas.


(48)

o. Obat rusak atau kadaluarsa dipisahkan dari obat lain yang masih baik dan disimpan di luar gudang atau di ruangan khusus penyimpanan obat kadaluarsa.

p. Tumpukan obat tidak boleh lebih dari 2.5 m tingginya. Untuk obat yang mudah pecah harus lebih rendah lagi

3. Prosedur Sistem Penyimpanan

a. Obat disusun berdasarkan abjad (alfabetis) atau nomor. b. Obat disusun berdasarkan frekuensi penggunaan:

- FIFO (First In First Out), yang berarti obat yang datang lebih awal harus dikeluarkan lebih dahulu. Obat lama diletakan dan disusun paling depan, obat baru diletakkan paling belakang. Tujuannya agar obat yang pertama diterima harus pertama juga digunakan, sebab umumnya obat yang datang pertama biasanya akan kadaluarsa lebih awal juga.

- FEFO (First Expired First Out) yang berarti obat yang lebih awal kadaluarsa harus dikeluarkan lebih dahulu. c. Obat disusun berdasarkan volume

- Barang yang jumlahnya banyak ditempatkan sedemikian rupa agar tidak terpisah, sehingga mudah pengawasan dan penanganannya.

- Barang yang jumlah sedikit harus diberi perhatian/tanda khusus agar mudah ditemukan kembali.


(49)

4. Dokumen Pencatatan Penyimpanan Obat

a. LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat) b. Kartu Stok

c. Buku Penerimaan dan Pengeluaran Obat d. Catatan obat rusak atau kadaluarsa e. Laporan mutasi obat

2.2.4.2Prosedur Penyimpanan Menurut WHO

Prosedur penyimpanan obat yang ditetapkan menurut WHO dalam Pedoman Penyimpanan Obat Esensial dan Alat Kesehatan (2003) antara lain :

1. Sistem penyusunan obat

a. Sesuai urutan abjad generic name

Sering digunakan dalam fasilitas yang besar maupun kecil. b. Therapeutic atau Pharmacologic

Sangat berguna untuk ruang penyimpanan yang kecil dan apabila penjaga ruang penyimpanan memiliki pengetahuan dalam pharmacology

c. Dosage form

Dalam sistem ini obat-obatan dikategorikan berdasarkan bentuknya.

d. System level

Item yang digunakan dalam sistem pelayanan kesehatan yang berbeda disimpan bersamaan.


(50)

e. Frequency of Use

Produk yang sering digunakan dan berpindah tempat dengan cepat atau cepat diambil dari penyimpanan disimpan di ruangan bagian depan atau lebih dekat dengan area penggunaan.

f. Random bin

Dengan cara memberi kode ke tempat penyimpanan yang menunjukkan posisi dan tempat obat tersebut disimpan. Sistem ini membutuhkan komputerisasi

g. Commodity Coding

Setiap item memiliki artikel sendiri dan kode lokasi. Staff penyimpanan tidak memerlukan pengetahuan teknis untuk tahu bagaimana cara menggunakan atau menyimpan dan karakteristik item tersebut.

2. Penyimpanan flammable liquids

Dilakukan dengan memperhatikan karakteristik bahan yang disimpan. Lokasi harus terpisah dengan ruang penyimpanan utama tapi tetap dalam pengawasan dan tidak kurang dari 20 m dari bangunan lain. Alat pemadaman api harus selalu tersedia dan mudah didapat disekitar lokasi ini. Tandai lemari dengan tanda flammable. Sebagai tambahan, lemari harus didesain khusus untuk mengisolasi kebocoran. Selalu simpan flammables dalam container aslinya.


(51)

3. Penyimpanan bahan yang korosif dan bahan oksidator

Harus dipisah dengan flammable dan untuk kontak dengan bahan memerlukan protective gloves dan protective eye-glasses. Setiap penyimpanan harus membuat list stok item termasuk semua produk yang mereka tangani, dengan spesifikasi masing-masing, termasuk bentuk, kekuatan dan kuantitas per kemasan.

4. Mencegah kerusakan fisik dan kontaminasi

Tumpukan produk tidak boleh lebih dari 2.5 m tingginya. Untuk barang yang mudah pecah harus lebih rendah lagi. Yang paling pentin jangan sampai ada yang bisa mencederai pekerja karena kejatuhan benda. Pastikan area dan media penyimpanan tetap bersih dan harus secara rutin dibersihkan, gunakan tempat sampah yang dapat ditutup untuk mencegah datangnya serangga. 5. Proteksi Kebakaran

Sediakan APAR sesuai dengan jenis potensi kebakaran yang ada. Buat aturan larangan merokok, lakukan pelatihan/simulasi kebakaran setiap 6 bulan, buat tanda emergency exit dan lakukan pengecekan berkala, berikan tanda mudah terjadi kebakaran ditempat yang mudah terlihat, bila tidak ada APAR sediakan pasir yang disimpan di ember didekat pintu penyimpanan.

6. Proteksi dari hama

Bersihkan secara teratur tempat penyimpanan, desain tempat penyimpanan harus memudahkan dalam pembersihan


(52)

area dan media penyimpanan, gunakan tong sampah yang dapat ditutup, jangan simpan dan meninggalkan makanan atau minuman di fasilitas penyimpanan, jaga interior tetap kering sebisa mungkin, cat atau pernis kayu, gunakan pallet dan penyusunann diatas rak, cegah hama masuk ke area, lakukan inspeksi berkala untuk mencegah hama.

7. Penyimpanan juga harus mengatur temperatur.

a. Ventilasi ruangan juga harus dijaga, buka jendela atau bila perlu gunakan kipas untuk mendapatkan udara segar masuk kedalam tempat penyimpanan.

b. Beberapa produk sensitif terhadap sinar matahari, gunakan penutup kaca/kerai untuk melindungi produk dari sinar matahari, atau jaga agar produk tetap di dalam dusnya, jangan simpan atau buka produk dibawah sinar matahari, gunakan plastik buram atau botol gelap untuk produk yang membutuhkan itu, tanami pohon disekitar bangunan untuk mencegah sinar matahari masuk.

c. Gunakan termometer ruangan untuk memonitor temperatur ruangan penyimpanan. Lakukan monitoring secara berkala. d. Bila menggunakan kulkas atau freezer, maka perlu

memperthatikan hal berikut :

- Kulkas dengan pintu dibagian atasnya lebih efisien dibandingkan dengan kulkas yang memiliki pintu dibagian depan, karena udara panas keatas saat udara dingin terjatuh.


(53)

- Selalu sediakan bungkus es yang cukup untuk transport item yang membutuhkan penyimpanan dingin dalam cold boxes.

8. Perlindungan dari tindak kriminal a. Di fasilitas penyimpanan

- Batasi akses hanya untuk staff

- Batasi kunci yang dibuat untuk fasilitas - Amankan semua kunci dan pintu

- Buat spot pemeriksaan yang tidak diketahui semua orang - Perhitungan inventory control yang independen

b. Di pusat kesehatan

- Kunci ruang penyimpanan/lemari

- Buat inventory control card untuk tiap produk - Batasi penggunaan hanya untuk staff

Yang dapat dilakukan untuk mencegah tindak kriminal yaitu dengan monitoring produk, ada dua tehnik dalam monitoring obat : - Cek inventory record untuk stock on hand. Kemudian lakukan

physical inventory, lalu bandingkan hasilnya

- Cek inventory records untuk mengetahui konsumsi selama beberapa periode, lalu cek medical charts dan hitung berapa tindakan yang dilakukan selama periode tersebut.

- Bila didapatkan beberapa hal yang tidak benar, lakukan investigasi secepatnya.


(54)

2.2.5 Indikator Efisiensi Penyimpanan Obat

Indikator efisiensi penyimpanan obat di gudang farmasi terdiri dari :

1. Presentase ketidaksesuaian barang antara barang digudang dengan barang yang ada dalam pencatatan.

Dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barang yang ada di gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera dalam komputer. Pemeriksaannya dilakukan dengan cara mengambil minimal 30 kartu stok obat sebagai sampel kemudian dicocokkan dengan stok obat yang ada. Pemeriksaan dilakukan dalam waktu yang sama. Pengambilan sampel obat juga bisa dipilih berdasarkan jenis/kelompok obat misalnya jenis obat fast moving atau jenis obat golongan A atau B (karena dianggap sebagai obat yang paling sering digunakan). Persentase kesesuaiannya harus sebesar 100%.

2. Stock Mati

Death stock (stok mati) menunjukkan item persediaan barang di gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan. Persentase death stock obat harus mencapai 0% agar rumah sakit tidak merugi. Cara menghitungnya adalah sebagai berikut :

� �


(55)

3. TOR (Turn Over Ratio)

Beberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu tahun. Semakin tinggi nilai TOR semakin efisien persediaan obat. Rumusnya adalah

TOR = Harga pokok pembelian dibagi rata-rata persediaan HPP = Stok awal + pembelian – stok akhir.

4. Persentase barang yang kadaluarsa dan rusak

Pemeriksaan obat yang kadaluarsa dan rusak harus dilakukan dengan teliti dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan penggunaannya dan kepastian jumlah fisik obat yang masa aman penggunaannya sudah berakhir di dalam sistem penyimpanan yaitu gudang farmasi. Persentase nilai obat yang kadaluarsa/rusak masih dapat diterima jika nilainya dibawah 1%. Cara menghitungnya :

� ℎ /

x 100 %

5. Kesesuaian sistem pengeluaran obat (FIFO/FEFO)

Kesesuaian sistem pengeluaran obat FIFO dan FEFO maksudnya adalah pengeluaran obat yang memiliki tanggal kadaluarsa dilakukan lebih dulu dan obat yang pertama datang juga dikeluarkan lebih dulu untuk menghindari kerugian akibat obat rusak dan kadaluarsa.


(56)

2.3. Gudang Obat

Gudang merupakan tempat pemberhentian sementara barang sebelum dialirkan, dan berfungsi mendekatkan barang kepada pemakai hingga menjamin kelancaran permintaan dan keamanan persediaan (Direktorat Bina Marga, 1993). Fasilitas penyimpanan dapat dimanfaatkan secara optimal bila kegiatan lain dalam sistem suplai obat (seperti seleksi obat, perencanaan biaya dan pengadaan) ditetapkan secara tepat.

2.3.1 Jenis Gudang

Jenis gudang menurut Subagya (1994) terdiri dari :

a. Gudang transit: penyimpanan sesaat dalam proses distribusi b. Gudang serba guna: penyimpanan semua jenis barang

c. Gudang pendingin: gudang yang terbagi dalam dua ruangan yaitu kamar sejuk dengan suhu 6 sampai 10 derajat Celcius dan kamar beku dengan suhu sampai -35 derajat Celcius.

d. Gudang penyimpanan tahan api : penyimpanan barang yang mudah meledak/terbakar.

2.3.2 Persiapan Gudang Penyimpanan Obat

Rancangan pembuatan atau pendayagunaan gudang dimaksudkan untuk mengoptimalkan fasilitas penyimpanan. Prinsip utama pada perancangan pembuatan atau pemakaian gudang adalah adanya ketentuan parameter dan prasyarat untuk mencapai indeks efisiensi dan efektifitas yang optimum, terjaminnya mutu dan jumlah


(57)

obat untuk pelayanan distribusi. Adapun faktor yang berpengaruh pada pembuatan desain gudang antara lain :

1. Jenis layout gudang

Selain ditentukan oleh besarnya ruangan gudang, kapsitas gudang juga ditentukan oleh layout (tata letak) ruangan. Gudang dengan design layout yang tidak rapi dan tidak teratur menunjukkan ketidak efisienan pengaturan.

Untuk itu diperlukan pengaturan barang yang di design sesuai dengan arus masuk barang, apakah tergolong fast moving atau slow moving. Menurut Rienna yang dikutip oleh Henni (2013) terdapat beberapa bentuk layout gudang, diantaranya :

a. Arus garis lurus sederhana

Yaitu dimana proses keluar masuk barang tidak melalui lorong atau gang yang berbelok sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relative cepat.

b. Arus U

Yaitu dimana proses keluar masuk barang melintasi lorong yang berkelok-kelok, akibatnya pengambilan barang relative lebih lama.

c. Arus L

Dimana proses keluar masuk barang melalui lorong/ruangan yang tidak berbelok-belok, namun lorong membentuk huruf L sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif cepat.


(58)

2. Pertimbangan design gudang a. Kemudahan mobilitas

Sebaiknya gudang hanya menggunakan satu lantai saja dan tidak menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruang. Kemudahan dan kebebasan bergerak akan sangat membantu dalam kenyamanan kerja petugas.

b. Sirkulasi udara

Sirkulasi yang tidak lancar menyebabkan kelembaban tinggi dan cenderung meningkatkan suhu ruangan sehingga menyebabkan persediaan obat tidak bisa disimpan dalam waktu yang lama karena lebih mudah rusak. Idelanya adalah AC, alternatif lain menggunakan kipas angin dan ventilasi lainya.

c. Suhu gudang

Suhu sangat berperan dalam menjaga umur simpanan sediaan obat dan perbekalan obat.

d. Pengaturan cahaya/sinar yang masuk

Kendalikan jumlah cahaya yang masuk ke gudang melalui jendela dengan menggunakan tirai sehingga cahaya tidak berlebih. Namun, jangan biarkan gudang terlalu gelap.

e. Kelembaban/kebocoran

Atap gedung sebaiknya memiliki talang air untuk mencegah merembesnya air hujan kedinding gudang. Genangan air dapat menyebabkan kelembaban tinggi sehingga berpotensi menjadi media pertumbuhan jamur dan kapang.


(59)

3. Pengaturan gudang

Gudang yang bersih dan teratur akan sangat memudahkan dalam menemukan persediaan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengaturan gudang antara lain :

a. Kebersihan gudang

b. Simpan persediaan pada rak dan pallet

- Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir - Peningkatan efisiensi penanganan stok

- Dapat menampung obat lebih banyak - Pallet lebih murah dari rak

Aturan pallet :

- Tinggi atas pallet dari lantai minimal 10 cm

- Jarak antar pallet atau jarak antara pallet dengan dinding tidak kurang dari 30 cm

- Tinggi tumpukan barang di pallet maksimal 2,5 m c. Perhatikan kondisi penyimpanan khusus

- Vaksin memerlukan ”Cold Chain” khususnya dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

- Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci

- Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan khusus terpisah dari gudang induk - Peralatan untuk menyimpan obat, penanganan dan


(60)

yang harus dibuat secara khusus untuk menjamin keamanan petugas

- Alat pengatur kelembaban ruangan untuk perbekalan farmasi yang harus disimpan ditempat yang kering.

d. Pencegahan Kebakaran

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus, karton, dll. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabungan pemadam kebakaran harus diperiksa secara berkala, untuk memastikannya berfungsi.

2.3.3 Keamanan Gudang

Keamanan gudang meliputi kegiatan preventif atau pencegahan terhadap pencurian dan kebakaran. Adapun hal-hal yang bisa dilakukan untuk menjaga keamanan gudang antara lain :

a. Pencegahan pencurian

Untuk menghindari pencurian gudang dilengkapi dengan :

- Memastikan pintu gudang memiliki kunci bila perlu berlapis dan menghindari pembuatan kunci ganda

- Pemasangan kamera remote control (CCTV) - Sering melakukan pemeriksaan stok secara teratur

b. Pencegahan kebakaran

Untuk pencegahan kebakaran bisa dengan cara :


(61)

- Pemasangan alat pusat-pusat api pada tempat strategis di seluruh gudang dengan jenis pemadam yang sesuai, papan instruksi bila terjadi kebakaran dan alarm/detektor

- Penyediaan Alat Pemadam Api Ringan/APAR.

2.4. Rumah Sakit

Berdasarkan Undang-undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Pelayanan Kesehatan Paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif. Sebagai Institusi publik rumah sakit memberikan pelayanan yang ekstra efektif dan efisien.

Tugas rumah sakit sesuai Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.983/Menkes/SK/XI/1992 tentang Pedoman Organisasi Rumah Sakit adalah melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan pemeliharaan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan rujukan.

2.4.1 Pelaksana Fungsi Penyimpanan Obat di Rumah Sakit

Pelaksanaan fungsi penyimpanan obat di rumah sakit menjadi tanggung jawab bagian Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Sebagaimana yang tercantum dalam UU Nomor 44 RI tahun 2009 tentang Rumah Sakit bahwa instalasi farmasi adalah bagian dari Rumah Sakit yang


(62)

bertugas menyelenggarakan, mengelola, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi seluruh kegitan farmasi serta melaksanakan pembinaan teknis kefarmasian di rumah sakit. Pengelolaan kegiatan farmasi yang dilakukan mencangkup kegiatan pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan (Keputusan Menkes No.1197 tahun 2004 tentang standar pelayanan farmasi).

Kegiatan penyimpanan menjadi salah satu kegiatan pengelolaan yang dilakukan oleh instalasi farmasi. Namun pada pelaksanaan penyimpanan, biasanya terdapat unit dibawah instalasi farmasi yang memiliki tugas untuk pelaksanaan penyimpanan. Unit tersebut biasa disebut gudang farmasi atau gudang obat.

2.5. Kerangka Teori

Bagan 2.2 Kerangka Teori

( Sumber : Dirjen Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010), Depkes RI (1996) ) Penyimpanan Obat

Unsur dan Sarana Penyimpanan Obat

Personil/SDM Sarana Peralatan/Fasilitas

Dokumen

Sistem Penyusunan Penyimpanan Obat

Fix Location Fluid Location Semi Fluid Location

Prosedur Penyimpanan Obat Prosedur Sarana Penyimpanan Prosedur Pengaturan Tata Ruang

dan Penyusunan Obat Prosedur sistem penyimpanan


(63)

BAB III

KERANGKA BERPIKIR DAN DEFINISI ISTILAH

3.1 Kerangka Berpikir

Berdasarkan teori yang dijabarkan pada pembahasan sebelumnya, penyimpanan perbekalan farmasi terutama obat-obatan menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Hal ini dikarenaka hampir 90% pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medik) dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi (Suciati dkk., 2006). Penyimpanan merupakan fungsi dalam managemen logistik farmasi yang sangat menentukan kelancaran pendistribusian serta tingkat keberhasilan dari manajemen logistik farmasi dalam mencapai tujuannya.

Tujuan penyimpanan obat menurut Warman (1997) antara lain untuk mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan yang tidak baik, mempermudah pencarian di gudang/kamar penyimpanan, mencegah kehilangan, mempermudah stock opname dan pengawasan dan mencegah bahaya penyimpanan yang salah. Penyimpanan obat yang baik dapat membantu dalam menghindari kekosongan obat (out of stock). Jika terjadi kesalahan dalam pengelolaan logistik obat di instalasi farmasi akan menyebabkan kerugian yang cukup besar bagi rumah sakit.

Dalam standar penilaian akreditasi rumah sakit yang dibuat oleh KARS (Komite Akreditasi Rumah Sakit) pelayanan farmasi menjadi salah satu persyaratan yang wajib dimiliki oleh rumah sakit. Dalam pelayanan farmasi rumah sakit salah satu item yang dinilai adalah efisiensi penyimpanan obat yang


(64)

dimiliki rumah sakit. Sementara itu, penilaian efisiensi penyimpanan secara lebih lanjut dijelaskan oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan dalam pedoman penyimpanan obat.

Penelitian ini menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari 3 bagian yaitu input, proses dan output. Dalam pendekatan sistem, setiap bagian menjadi suatu rangkaian yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya dan tidak dapat dipisahkan. Input merupakan segala sesuatu yang harus disediakan yang digunakan untuk berlangsungnya suatu kegiatan. Bila terdapat unsur input yang Proses adalah setiap kegiatan yang dapat terjadi bila input tersedia atau kegiatan mengolah input untuk mencapai tujuan. Sementara itu output adalah hasil akhir dari proses pengolahan input yang sudah dilakukan (Winardi, 1999). Pendekatan sistem ini juga dapat dilakukan untuk melakukan penilaian terhadap kinerja suatu program atau penilaian terhadap suatu sistem.

Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada pedoman penyimpanan yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat tahun 2010, di dapatkan bahwa input yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat terdiri dari sumber daya manusia, anggaran, prosedur, dokumen serta sarana dan prasarana. Sementara itu, proses dalam penyimpanan obat terdiri dari penerimaan obat, penyusunan tata letak dan penyusunan obat, pengeluaran obat, stock opname obat serta pencatatan dan pelaporan. Hasil akhir yang diharapkan (output) adalah tersimpannya obat di gudang farmasi secara efisien.

Bila terdapat bagian input yang tidak terpenuhi, maka dapat menghambat kegiatan pada proses penyimpanan tersebut. Sehingga output yang diinginkan tidak dapat tercapai dengan baik.


(65)

Bagan 3.1 Kerangka Berpikir

( Sumber : Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010) INPUT

SDM Anggaran

Prosedur Dokumen Sarana & Prasarana

OUTPUT

Tersimpannya obat di Gudang Farmasi RS

Mulya PROSES

Penerimaan Obat Penyusunan Obat Pengeluaran Obat Stock Opname Pelaporan Dokumen


(66)

3.2 Definisi Istilah 1. Variabel Input

Tabel 3.1

Definisi Istilah Variabel Input Variabel

Input Definisi Istilah Cara Alat

Hasil Ukur

SDM

Tenaga/personil di RS Mulya yang terlibat

dalam kegiatan

menyimpan obat. 1. Observasi 2. Wawancara mendalam 3. Telaah Dokumen 1. Pedoman observasi 2. Pedoman wawancara 3. Daftar tilik

Informasi tentang : Kesesuaian, yang meliputi:

- Kesesuaian jumlah petugas gudang

- Kesesuaian pengetahuan dan keterampilan

- Kesesuaian tugas yang diberikan dengan pendidikan dan kemampuan petugas gudang

SDM minimal menurut Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan terdiri dari :

1 orang Atasan Kepala Gudang (minimal S1 atau S1 Farmasi)

1 orang Kepala Gudang (minimal lulus SMA/SMK Farmasi)

1 orang Pengurus Barang (minimal lulus SMA/SMK Farmasi)

1 orang Staf Pelaksana Barang (minimal lulus SMA/SMK Far) 2. Kedisiplinan

Merupakan ketaatan

menjalankan tugasnya sesuai deskripsi kerja, datang dan pulang tepat waktu serta bekerja sesuai

dengan standar


(67)

Variabel

Input Definisi Istilah Cara Alat

Hasil Ukur

berlaku di unit gudang farmasi RS Mulya

Anggaran

Dana yang

disediakan oleh pihak rumah sakit Mulya

untuk menunjang

kegiatan

penyimpanan obat di

gudang farmasi

rumah sakit.

Wawancara Mendalam

Pedoman Wawancara

Informasi tentang kesesuaian penyediaan dana untuk penyimpanan di RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan

Prosedur

Pedoman/instruksi

kerja yang

digunakan dalam

pelaksanaan kegiatan

penyimpanan obat di RS Mulya, seperti

SOP penyimpanan

obat di gudang

farmasi RS Mulya.

1. Wawancara mendalam 2. Telaah dokumen 3. Observasi 1. Pedoman wawancara 2. Daftar tilik

3. Pedoman

Observasi

Informasi tentang kesesuaian prosedur penyimpanan obat di RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan

Alat Kesehatan

Dokumen

Berkas-berkas yang

digunakan untuk

membantu proses

penyimpanan yang

dijadikan sebagai

dokumen pencatatan dan pelaporan. 1. Wawancara mendalam 2. Telaah dokumen 1. Pedoman wawancara 2. Daftar tilik

Informasi tentang kesesuaian dokumen penyimpanan obat yang tersedia di gudang farmasi RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, diantaranya :

- Buku harian penerimaan obat

- Buku harian pengeluaran obat

- Kartu induk persediaan

- Kartu persediaan obat

- Surat perintah mengeluarkan barang

- Surat bukti pengeluaran obat

- Berita acara pengeluaran obat / laporan mutasi


(68)

Variabel

Input Definisi Istilah Cara Alat

Hasil Ukur

Sarana dan Prasarana

Ketersediaan serta

kondisi sarana dan prasarana

penyimpanan sesuai

yang dijabarkan

dalam pedoman

penyimpanan obat

yang dibuat oleh

Dirjend Bina

Kefarmasian dan Alat

Kesehatan yang

menunjang kegiatan penyimpanan obat di gudang RS Mulya.

1. Observasi 2. Wawancara mendalam 3. Telaah Dokumen 1. Pedoman observasi 2. Pedoman Wawancara 3. Daftar Tilik

Informasi mengenai kesesuaian sarana & prasarana penyimpanan obat

di RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat


(69)

2. Variabel Proses

Tabel 3.2

Definisi Istilah Variabel Proses Variabel

Proses Definisi Istilah Cara Alat

Hasil Ukur

Penerimaan Obat

Kegiatan menerima obat dari supplier atau

distribusi obat yang dilakukan oleh petugas gudang di gudang farmasi RS Mulya. 1. Observasi 2. Wawancara mendalam 3. Telaah Dokumen 1. Pedoman Observasi 2. Pedoman Wawancara 3. Daftar Tilik

Informasi tentang kesesuaian proses penerimaan obat dari supplier ke gudang farmasi RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, terdiri dari :

- Memeriksa kesesuaian

(jenis, jumlah dan harga) obat yang datang dengan spesifikasi yang ada di faktur dari supplier.

- Memeriksa kesesuaian

(jenis, jumlah dan harga) obat yang datang dengan spesifikasi yang ada di surat pemesanan RS.

- Memeriksa tanggal

kadaluarsa obat

- Memeriksa kemasan obat

yang datang

- Membuat laporan

penerimaan Penyusunan Obat Kegiatan menyusun dan mengatur stok obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya sesuai dengan

pedoman penyimpanan yang dibuat oleh

Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. 1. Observasi 2. Wawancara Mendalam 1. Pedoman Observasi 2. Pedoman Wawancara Informasi tentang kesesuaian proses penyusunan obat di RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan


(70)

Variabel

Proses Definisi Istilah Cara Alat

Hasil Ukur

Pengeluaran Obat

Kegiatan mengeluarkan obat dari gudang

farmasi RS ke unit-unit yang ada di RS Mulya

1. Observasi 2. Wawancara Mendalam 3. Telaah Dokumen 1. Pedoman Observasi 2. Pedoman wawancara 3. Daftar Tilik

Informasi tentang kesesuaian proses pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas

gudang farmasi RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan 2010 Stock Opname Obat Kegiatan memeriksa kesesuaian stok fisik obat-obat yang ada di gudang farmasi

RS Mulya dengan stok

obat-obatan yang tertera pada data

komputer milik petugas gudang RS Mulya. 1. Observasi 2. Wawancara Mendalam 3. Telaah Dokumen 1. Pedoman Observasi 2. Pedoman wawancara 3. Daftar tilik

Informasi tentang Kesesuaian proses stok

opname obat dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan 2010 Pencatatan dan Pelaporan Kegiatan mencatata dan melaporkan informasi atau data-data terkait obat-obatan yang

ada di rumah sakit Mulya mulai dari obat

diterima, disimpan hingga didistribusikan kepada bagian yang bertanggung jawab terhadap kegiatan penyimpanan obat di gudang

farmasi RS Mulya. 1. Observasi 2. Wawancara mendalam 3. Telaah Dokumen 1. Pedoman observasi 2. Pedoman Wawancara 3. Daftar Tilik

Informasi tentang kesesuaian proses pencatatan dan

pelaporan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya

dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat


(71)

3. Variabel Output

Tabel 3.1

Definisi Istilah Variabel Output Variabel

Output Definisi Istilah Cara Alat

Hasil Ukur

Sistem Penyimpanan

Obat (Tersimpannya obat di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya)

Obat-obatan yang ada di

gudang farmasi RS Mulya dapat memenuhi seluruh kriteria efisiensi penyimpanan yang ditetapkan oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. 1. Observasi 2. Wawancara mendalam 3. Telaah Dokumen 1. Pedoman Observasi 2. Pedoman Wawancara 3. Daftar Tilik

Hasil penyimpanan sesuai indikator efisiensi penyimpanan obat yang

ditetepkan Depkes dan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010,

terdiri dari :

- Kesesuaian jumlah stock obat (Pencatatan dengan stock fisik)

- TOR (Turn Over Ratio)

- Obat kadaluarsa dan rusak

- Stok Mati/Death Stock

- Kesesuaian pengeluaran obat (FIFO/FEFO)


(1)

Daftar Jenis Obat Rusak dan Kadaluarsa di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014)

No. Nama Obat Tanggal

Expired Jumlah Harga Beli Total 1 Lanmer Meropenem

Injeksi 1 gr

Juni 2013 2 box Rp 506,000 Rp 1,012,000 2 Ceftizoxime Injeksi Februari 2013 2 box Rp 275,000 Rp 550,000 3 Danocrine 200 mg Maret 2013 100 Caps Rp 11,447 Rp 1,144,700 4 Cholespar 20 mg tab Maret 2013 1 box Rp 632,500 Rp 632,500 5 Thrumbo Aspilets April 2013 1 box Rp 86,625 Rp 86,625 6 Ceteron 4 Injeksi Februari 2013 1 box Rp 121,733 Rp 121,733 7 Dumin 250 mg/4ml Juli 2013 1 tube Rp 18,700 Rp 18,700 8 Mikaject 500 Injeksi Mei 2013 1 vial Rp 178,750 Rp 178,750 9 Adona (AC-17) Injeksi Juli 2013 1 vial Rp 26,732 Rp 26,732 10 Catapres 150 mcg/ml Juli 2013 1 vial Rp 48,146 Rp 48,146 11 Fargoxin Digoxin September 2013 1 vial Rp 41,100 Rp 41,100 12 Morfina Injeksi September 2013 1 vial Rp 10,498 Rp 10,498 13 Epinehrine Injeksi Januari 2013 9 vial Rp 3,022 Rp 27,198 14 Herbesser Powder

Injeksi

Januari 2013 1 vial Rp 297,000 Rp 297,000 15 Kalmetasone Juni 2013 1 vial Rp 5,830 Rp 5,830 16 Pectocil Februari 2014 1 Stripe Rp 32,083 Rp 32,083 17 Ewmoa Mei 2014 10 Caps Rp 39,800 Rp 398,000 18 Medi-Klin TR Sacet Maret 2014 1 box Rp 38,700 Rp 38,700 19 Buscotica Injeksi Juli 2013 1 box Rp 165,000 Rp 165,000 20 Vomerin Domperidon Juli 2013 2 box Rp 132,000 Rp 264,000 21 Novosta 20 Januari 2014 1 box Rp 316,250 Rp 316,250 22 Prenamia Juni 2013 1 box Rp 112,063 Rp 112,063 22 Ostelox 7,5 Tablet April 2014 1 box Rp 124,025 Rp 124,025

Total Rp 5,651,633

Perhitungan Persentase Obat Rusak dan Kadaluarsa

� ℎ /

x 100 %


(2)

Lampiran 6

Daftar Jumlah Obat Fast Moving dan Kesesuaian Jumlahnya di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014)

No. Nama Obat Stok Fisik di Gudang

Data Stok di

Komputer Selisih

1 Imunos Plus 4 botol 4 botol 0

2 Imunos 2 botol 2 botol 0

3 Orezinc sirup 0 0 0

4 Elkana 2 botol 2 botol 0

5 L-Zinc 0 -1 botol -1

6 Zamel 4 botol 4 botol 0

7 Apialys sirup 0 0 0

8 Benutrion Ev. Infus 12 botol 16 botol -4

9 Sanmol Infus 28 botol 29 botol -1

10 Dehidralyte 36 botol 36 botol 0

11 Sanmol drop 0 0 0

12 Lapicef 250 0 0 0

13 Lapicef 125 0 0 0

14 Amoxan forte 0 0 0

15 Amoxan sirup 0 0 0

16 Sanmol tablet 0 tablet 100 tablet -100

17 Cefila drop 0 0 0

18 Promavit 120 Capsul 120 Capsul 0

19 Imunos tablet 0 0 0

20 Imunos Plus tablet 0 0 0

21 Provital tablet 0 0 0

22 Imboost Force tablet 30 tablet 0 tablet 30 23 Elkana CL sirup 2 botol 2 botol 0

24 Amoxan sirup 0 botol 0 0

25 Amoxan forte 0 0 0

26 Asam Mefenamat 0 0 0

27 Mefinal 250 mg tablet 0 0 0

28 Mefinal 500 mg tablet 0 0 0

29 Omeprazole tablet 0 150 tablet -150 30 Lansoprazole tablet 0 -150 tablet -150

31 Trilac 0 0 0

32 Ataroc 200 tablet 200 tablet 0

33 Alegi tablet 0 0 0


(3)

36 Sumagesic tablet 200 tablet 200 tablet 0

37 Lameson 4mg Injeksi 0 0 0

38 Metvell tablet 90 tablet 90 tablet 0 39 Acran 300 tablet 60 tablet 90 tablet -30 40 Gastrolan tablet 40 tablet 40 tablet 0

41 Clindamycin 300 tablet 0 0 0

42 Cefixime 100 0 0 0

43 Cefixime 200 0 0 0

44 Vomistop FT 30 tablet 30 tablet 0

45 L-Bio 30 tablet 30 tablet 0

46 Lameson 8 tablet 0 tablet 100 tablet -100 47 Lameson 16 tablet 0 tablet 100 tablet -100 48 Ondansetron 8 ml Injeksi 90 ampul 0 ampul 90 49 Ketopain injeksi 25 ampul 25 ampul 0

50 Gracef Injeksi 10 box 10 box 0

51 Topazol Injeksi 4 ampul 4 ampul 0 52 Oxyla Injeksi 40 ampul 40 ampul 0 53 Pantoprazole Injeksi 0 ampul 28 ampul -28

Perhitungan Ketidaksesuaian Jumlah Obat di Gudang Farmasi RS Mulya

� ℎ �

� �

x 100 %

x 100 % =

23,1 %

Perhitungan Kesesuaian Pencatatan Obat di Gudang Farmasi RS Mulya

� ℎ �

� �

x 100 %


(4)

Lampiran 7

Daftar Obat Death Stock di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014)

Perhitungan Obat Death Stock di Gudang Farmasi RS Mulya

� ℎ ℎ

x 100 %

x 100 % =

1,36 %

No

Nama Obat

Jumlah

Stock

1 Meropenom Injeksi 4 Vial 2 Fluconazole 6 Dus

3 Cabiven 6 Vial

4 Manitol Infus 20 Botol 5 Albuman Infus 100 Botol 6 Triofusin 5 Vial 7 Kidmin 7,2 Infus 3 Vial 8 Nimotop Infus 1 Vial 9 Pan-Amin Infus 6 Vial 10 Becomzer Capsule 3 Box 11 Nutrimama 1 2 Box 12 Nutrimama 2 3 Box 13 Nutrimama 3 2 Box 14 Vitamin A 6000 SI 2 Botol


(5)

Ruang Gudang Farmasi RS Mulya

Meja Kerja Petugas Gudang Farmasi

Pintu Ruang Gudang Farmasi

Ventilasi/Jendela Ruang Gudang

Rak Penyimpanan Obat Gudang

Lemari Penyimpanan Obat & Dokumen

Kondisi Pendingin Ruangan Gudang

Pengatur Suhu Ruangan


(6)

Surat Obat Keluar/ Mutasi Obat

Laporan Stok Opname

Kartu Stok Induk Gudang Farmasi

Buku Harian Penerimaan Obat

Buku Pengeluaran Obat Obat Rusak/Kadaluarsa Kartu Stok Obat Gudang Farmasi