Kabag Tata Usaha Fakultas
URAIAN JABATAN
1.
2.
3.
NOMOR KODE JABATAN
NAMA JABATAN
UNIT KERJA ATASAN
3.1. Eselon II
3.2. Eselon I
:
: Kepala Bagian Tata Usaha
:
: Fakultas .................
: Universitas Jember
4.
NAMA JABATAN BAWAHAN LANGSUNG
No.
Nama Jabatan Struktural
4.1. Kepala Sub Bagian Pendidikan
4.2. Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan
4.3. Kepala Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian
4.4. Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan
Jumlah
1
1
1
1
5.
RUMUSAN TUGAS
Memimpin dan mengoordinasikan kegiatan bagian tata usaha serta memberi layanan di bidang
ketatausahaan di lingkungan fakultas berdasarkan ketentuan dan peraturan perundang-undangan
yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
6.
RINCIAN TUGAS
6.1. Menyusun program kerja bagian tata usaha fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
6.2. Membagi tugas kepada Kepala Sub Bagian sesuai dengan bidangnya;
6.3. Memberi petunjuk kepada Kepala Sub Bagian untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
6.4. Mengoordinasikan Kepala Subbag dalam melaksanakan tugas agar terjalin kerjasama yang
baik;
6.5. Menyelia pelaksanaan tugas Kasubbag agar hasil yang telah dicapai sesuai dengan sasaran
yang telah ditetapkan;
6.6. Menilai prestasi kerja Kasubbag di lingkungan bagian tata usaha fakultas sebagai bahan
pembinaan dan pengembangan karier;
6.7. Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan;
6.8. Menyusun saran alternatif di bidang ketatausahaan berdasarkan data dan informasi;
6.9. Menganalisis informasi yang berhubungan dengan kegiatan administratif fakultas sebagai
bahan masukan atasan;
6.10. Melaksanakan urusan persuratan fakultas untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
6.11. Melaksanakan urusan rumah tangga fakultas untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
6.12. Melaksanakan urusan pengelolaan perlengkapan fakultas untuk kelancaran pelaksanaan
tugas;
6.13. Melaksanakan urusan kepegawaian fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;
6.14. Melaksanakan urusan keuangan fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;
6.15. Melaksanakan urusan administrasi akademik fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku
untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
6.16. Melaksanakan urusan administrasi kemahasiswaan dan hubungan alumni di lingkungan
fakultas untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan;
6.17. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi untuk tercapainya
tujuan, visi dan misi fakultas;
6.18. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bagian tata usaha fakultas untuk mengetahui
permasalahan dan pemecahannya.
6.19. Menyusun laporan bagian tata usaha fakultas sesuai dengan hasil yang telah dicapai
sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;
6.20. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.
7.
HASIL KERJA
7.1. Rencana dan Program Kerja Bagian;
7.2. Pembagian tugas kepada Kasubbag;
7.3. Petunjuk kepada kepala Subbagian
7.4. Keterpaduan pelaksanaan tugas kasubbag;
7.5. Kesesuaian pelaksanaan tugas kasubbag;
7.6. Nilai prestasi kerja para Kasubbag;
7.7. Telaahan peraturan perundang-undangan bidang ketatausahaan;
7.8. Saran alternatif di bidang ketatausahaan;
7.9. Analisa informasi mengenai kegiatan administrasi fakultas;
7.10. Pelaksanaan administrasi persuratan, rumahtangga, perlengkapan, kepegawaian dan keuangan,
akademik, kemahasiswaan, ketatausahaan fakultas;
7.11. Layanan teknis di bidang ketatatusahaan
7.12. Laporan pelaksanaan tugas.
8.
BAHAN KERJA
8.1. Data dan Informasi yang relevan;
8.2. Rencana dan Program kerja tahunan kerja atasan
8.3. Petunjuk atasan;
8.4. Peraturan perundangan yang berlaku;
9.
PERALATAN KERJA
9.1. Buku agenda kerja;
9.2. Papan petunjuk jadwal kerja harian;
9.3. Telpon/sarana komunikasi;
9.4. Alat Tulis Kantor (ATK);
9.5. Alat Perlengkapan Kantor (APK);
10. PEDOMAN KERJA
10.1. Undang-Undang Nomor 20 tahun 2003 jo Nomor 12 tahun 2012 tentang Sistem
Pendidikan Nasional;
10.2. Peraturan Pemerintah Nomor 17 tahun 2010 jo Nomor 66 tahun 2010 tentang
Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
10.3. Permendikbud RI Nomor 17 tahun 2014 tentang Pendirian Pergurun Tinggi Negeri
10.4. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor .......... tentang Organisasi dan
Tata Kerja Jember;
10.5. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor .............. tentang Statuta Universitas
Jember;
10.6. Kepmendikbud tentang rincian tugas bagian tata usaha fakultas
10.7. Juklak yang berkaitan dengan Bagian Tata Usaha
10.8. Juknis yang berkaitan dengan Bagian Tata Usaha
10.9. Program kerja bagian Tata Usaha fakultas;
10.10. Peraturan perundang-undangan yang relevan.
11. TANGGUNG JAWAB
11.1. Kebenaran dan ketepatan rencana dan program kerja;
11.2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja;
11.3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas;
11.4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja
11.5. Pendayagunaan ATK dan APK;
11.6. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi;
11.7. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas;
11.8. Kedisiplinan bawahan.
11.9. Kebenaran dan ketepatan penggunaan uang
12. WEWENANG
12.1. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas.
12.2. Menentukan prioritas pekerjaan
12.3. Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unut kerja yang relevan.
12.4. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan
12.5. Merkomendasikan, memaraf, dan menandatangani surat atau dokumen dinas sesuai
dengan ketentuan.
12.6. Memberi nilai dan menyetujui DP3 bawahan;
12.7. Meminta petunjuk kepada atasan
12.8. Memberi ijin dan/atau menyetujui cuti kepada bawahan
12.9. Memaraf dan menandatangani surat dan dokumen dinas sesuai dengan ketentuan.
13. HUBUNGAN KERJA
NO.
NAMA JABATAN
UNIT KERJA
13.1. Dekan
Fakultas.............
13.2. PembantuDekan I, II, III
Fakultas.............
13.3
13.4
13.5
13.6
13.7
Ka. BAPSI dan Ka.
BAUK
Kepala Sub Bagian
Pendidikan
Kepala Sub Bagian
Kemahasiswaan
Kepala Sub Bagian
Keuangan dan
Kepegawaian
Kepala Sub Bagian
Umum dan Perlengkapan
Universitas.....
Bagian Tata Usaha Fakultas
Bagian Tata Usaha Fakultas
DALAM HAL
Konsultasi pelaksanaan
Tugas
Konsultasi pelaksanaan
Tugas
Konsultasi pelaksanaan
tugas
Koordinasi Pelaksanaan
Tugas
Koordinasi Pelaksanaan
Tugas
Bagian Tata Usaha Fakultas
Koordinasi Pelaksanaan
Tugas
Bagian Tata Usaha Fakultas
Koordinasi Pelaksanaan
Tugas
14. KEADAAN TEMPAT KERJA
14.1. Ruang tempat kerja
14.2. Suhu
14.3. Penerangan
14.4. Cuaca
14.5. Suara
14.6. Jam kerja
: Luas
: Sejuk
: Terang
:: Tenang
: sesuai peraturan
15. UPAYA FISIK
:-
16. RESIKO BAHAYA
:-
17. SYARAT JABATAN
17.1. Pendidikan Formal
17.2. Kursus/Pelatihan
17.3. Pengalaman Kerja
17.4. Pangkat/golongan
17.5. Pengetahuan
: S1
: Diklatpim Tingkat III
: Menduduki jabatan Eselon IV minimal selama 6 tahun.
: Pembina. I, IV/a
: - peraturan pendidikan
17.6. KecakapanTeknis
17.7. Potensi
17.8. SikapKerja
- SOP pendidikan
: Kepemimpinan, komunikatif, inovatif dan kreatif
: : Intelegensia, Numerik,verbal, dan teliti
1.
2.
3.
NOMOR KODE JABATAN
NAMA JABATAN
UNIT KERJA ATASAN
3.1. Eselon II
3.2. Eselon I
:
: Kepala Bagian Tata Usaha
:
: Fakultas .................
: Universitas Jember
4.
NAMA JABATAN BAWAHAN LANGSUNG
No.
Nama Jabatan Struktural
4.1. Kepala Sub Bagian Pendidikan
4.2. Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan
4.3. Kepala Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian
4.4. Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan
Jumlah
1
1
1
1
5.
RUMUSAN TUGAS
Memimpin dan mengoordinasikan kegiatan bagian tata usaha serta memberi layanan di bidang
ketatausahaan di lingkungan fakultas berdasarkan ketentuan dan peraturan perundang-undangan
yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
6.
RINCIAN TUGAS
6.1. Menyusun program kerja bagian tata usaha fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
6.2. Membagi tugas kepada Kepala Sub Bagian sesuai dengan bidangnya;
6.3. Memberi petunjuk kepada Kepala Sub Bagian untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
6.4. Mengoordinasikan Kepala Subbag dalam melaksanakan tugas agar terjalin kerjasama yang
baik;
6.5. Menyelia pelaksanaan tugas Kasubbag agar hasil yang telah dicapai sesuai dengan sasaran
yang telah ditetapkan;
6.6. Menilai prestasi kerja Kasubbag di lingkungan bagian tata usaha fakultas sebagai bahan
pembinaan dan pengembangan karier;
6.7. Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan;
6.8. Menyusun saran alternatif di bidang ketatausahaan berdasarkan data dan informasi;
6.9. Menganalisis informasi yang berhubungan dengan kegiatan administratif fakultas sebagai
bahan masukan atasan;
6.10. Melaksanakan urusan persuratan fakultas untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
6.11. Melaksanakan urusan rumah tangga fakultas untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
6.12. Melaksanakan urusan pengelolaan perlengkapan fakultas untuk kelancaran pelaksanaan
tugas;
6.13. Melaksanakan urusan kepegawaian fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;
6.14. Melaksanakan urusan keuangan fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;
6.15. Melaksanakan urusan administrasi akademik fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku
untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
6.16. Melaksanakan urusan administrasi kemahasiswaan dan hubungan alumni di lingkungan
fakultas untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan;
6.17. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi untuk tercapainya
tujuan, visi dan misi fakultas;
6.18. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bagian tata usaha fakultas untuk mengetahui
permasalahan dan pemecahannya.
6.19. Menyusun laporan bagian tata usaha fakultas sesuai dengan hasil yang telah dicapai
sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;
6.20. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.
7.
HASIL KERJA
7.1. Rencana dan Program Kerja Bagian;
7.2. Pembagian tugas kepada Kasubbag;
7.3. Petunjuk kepada kepala Subbagian
7.4. Keterpaduan pelaksanaan tugas kasubbag;
7.5. Kesesuaian pelaksanaan tugas kasubbag;
7.6. Nilai prestasi kerja para Kasubbag;
7.7. Telaahan peraturan perundang-undangan bidang ketatausahaan;
7.8. Saran alternatif di bidang ketatausahaan;
7.9. Analisa informasi mengenai kegiatan administrasi fakultas;
7.10. Pelaksanaan administrasi persuratan, rumahtangga, perlengkapan, kepegawaian dan keuangan,
akademik, kemahasiswaan, ketatausahaan fakultas;
7.11. Layanan teknis di bidang ketatatusahaan
7.12. Laporan pelaksanaan tugas.
8.
BAHAN KERJA
8.1. Data dan Informasi yang relevan;
8.2. Rencana dan Program kerja tahunan kerja atasan
8.3. Petunjuk atasan;
8.4. Peraturan perundangan yang berlaku;
9.
PERALATAN KERJA
9.1. Buku agenda kerja;
9.2. Papan petunjuk jadwal kerja harian;
9.3. Telpon/sarana komunikasi;
9.4. Alat Tulis Kantor (ATK);
9.5. Alat Perlengkapan Kantor (APK);
10. PEDOMAN KERJA
10.1. Undang-Undang Nomor 20 tahun 2003 jo Nomor 12 tahun 2012 tentang Sistem
Pendidikan Nasional;
10.2. Peraturan Pemerintah Nomor 17 tahun 2010 jo Nomor 66 tahun 2010 tentang
Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
10.3. Permendikbud RI Nomor 17 tahun 2014 tentang Pendirian Pergurun Tinggi Negeri
10.4. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor .......... tentang Organisasi dan
Tata Kerja Jember;
10.5. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor .............. tentang Statuta Universitas
Jember;
10.6. Kepmendikbud tentang rincian tugas bagian tata usaha fakultas
10.7. Juklak yang berkaitan dengan Bagian Tata Usaha
10.8. Juknis yang berkaitan dengan Bagian Tata Usaha
10.9. Program kerja bagian Tata Usaha fakultas;
10.10. Peraturan perundang-undangan yang relevan.
11. TANGGUNG JAWAB
11.1. Kebenaran dan ketepatan rencana dan program kerja;
11.2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja;
11.3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas;
11.4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja
11.5. Pendayagunaan ATK dan APK;
11.6. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi;
11.7. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas;
11.8. Kedisiplinan bawahan.
11.9. Kebenaran dan ketepatan penggunaan uang
12. WEWENANG
12.1. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas.
12.2. Menentukan prioritas pekerjaan
12.3. Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unut kerja yang relevan.
12.4. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan
12.5. Merkomendasikan, memaraf, dan menandatangani surat atau dokumen dinas sesuai
dengan ketentuan.
12.6. Memberi nilai dan menyetujui DP3 bawahan;
12.7. Meminta petunjuk kepada atasan
12.8. Memberi ijin dan/atau menyetujui cuti kepada bawahan
12.9. Memaraf dan menandatangani surat dan dokumen dinas sesuai dengan ketentuan.
13. HUBUNGAN KERJA
NO.
NAMA JABATAN
UNIT KERJA
13.1. Dekan
Fakultas.............
13.2. PembantuDekan I, II, III
Fakultas.............
13.3
13.4
13.5
13.6
13.7
Ka. BAPSI dan Ka.
BAUK
Kepala Sub Bagian
Pendidikan
Kepala Sub Bagian
Kemahasiswaan
Kepala Sub Bagian
Keuangan dan
Kepegawaian
Kepala Sub Bagian
Umum dan Perlengkapan
Universitas.....
Bagian Tata Usaha Fakultas
Bagian Tata Usaha Fakultas
DALAM HAL
Konsultasi pelaksanaan
Tugas
Konsultasi pelaksanaan
Tugas
Konsultasi pelaksanaan
tugas
Koordinasi Pelaksanaan
Tugas
Koordinasi Pelaksanaan
Tugas
Bagian Tata Usaha Fakultas
Koordinasi Pelaksanaan
Tugas
Bagian Tata Usaha Fakultas
Koordinasi Pelaksanaan
Tugas
14. KEADAAN TEMPAT KERJA
14.1. Ruang tempat kerja
14.2. Suhu
14.3. Penerangan
14.4. Cuaca
14.5. Suara
14.6. Jam kerja
: Luas
: Sejuk
: Terang
:: Tenang
: sesuai peraturan
15. UPAYA FISIK
:-
16. RESIKO BAHAYA
:-
17. SYARAT JABATAN
17.1. Pendidikan Formal
17.2. Kursus/Pelatihan
17.3. Pengalaman Kerja
17.4. Pangkat/golongan
17.5. Pengetahuan
: S1
: Diklatpim Tingkat III
: Menduduki jabatan Eselon IV minimal selama 6 tahun.
: Pembina. I, IV/a
: - peraturan pendidikan
17.6. KecakapanTeknis
17.7. Potensi
17.8. SikapKerja
- SOP pendidikan
: Kepemimpinan, komunikatif, inovatif dan kreatif
: : Intelegensia, Numerik,verbal, dan teliti