Penerapan Tata Ruang Kantor Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PENERAPAN TATA RUANG KANTOR PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

OLEH :

SERTINA E. PAKPAHAN 072103032

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : SERTINA E. PAKPAHAN

NIM : 072103032

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENERAPAN TATA RUANG KANTOR PADA

BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: Juni 2010 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan

(

NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si)

Tanggal: Juni 2010 D e k a n

(

NIP. 19550810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : SERTINA E. PAKPAHAN

NIM : 072103032

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENERAPAN TATA RUANG KANTOR PADA

BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Juni 2010 Menyetujui, Dosen Pembimbing

NIP: 19560106 198303 2 001 (Dra. Mulykata Sebayang, M.Si,)

KATA PENGANTAR

Terpujilah Tuhan Yesus Kristus yang memberikan Kasih dan berkatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) pada program Diploma III Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU.

Penulis menyajikan tugas akhir berjudul “Penerapan Tata Ruang Kantor pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” dan ingin memberikan informasi mengenai pentingnya peran tata ruang kantor didalam perusahaan untuk mencapai efektivitas kerja dan tercapainya tujuan perusahaan. Didalam penyelesaian tugas akhir ini penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyajian baik secara isi maupun pemaparan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari berbagai pihak untuk penyempurnaan tugas akhir ini. Selama perkuliahan hingga penyelesaian tugas akhir ini penulis telah banyak menerima bantuan secara moril dan material dari berbagai pihak. Teristimewa penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada orangtua tercinta Ayahanda A. Pakpahan dan Ibunda M. Sitompul yang membesarkan, mendidik dan membiayai penulis sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan.

Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku dekan Fakultas Ekonomi USU

2. Ibu Dra. Mulykata Sebayang, M.Si, selaku dosen pembimbing tugas ahhir yang telah memberikan masukan-masukan yang berguna dalam penyusunan tugas akhir.

3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, Msi selaku ketua Program Diploma III Kesekretariatan fakultas Ekonomi USU

4. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Program Diploma III kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU

5. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonmi USU khususnya dosen program Diploma III kesekretariatan yang telah mendidik dan memberikan ilmu yang bermanfaat bagi penulis. Semoga Tuhan juga membalas jasa Bapak dan Ibu sekalian

6. Seluruh staf pegawai dan administrasi Fakultas Ekonomi USU.

7. Ibu Dra. Fepty Aniar selak Kasubag Akademik Fakulatas Ekonomi USU. 8. Ayahanda dan Ibunda tercinta atas dukungan dan motivasi baik moril

maupun materi bagi penulis.

9. Buat adik-adik ku Marlen, Ricky, Eris, Ravika, Alpin, yang selalu menyemangati saya dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

10.Buat teman-temankku Alpriani, Manda, Susi, Arni, Rahma, Dewi dan seluruh kelas A’07. Terimakasih sudah membantu dalam penyelesaian tugas akhir ini

11.Buat teman-teman magangku Susi gultom, Vira, Ayu, Dewi, Sary, Yulia, dan Ikhwansyah lubis semoga kebaikan yangn telah mereka berikan mendapat balasan dari Tuhan Yang Maha Esa.

12.Buat kakakku K’Rosa dan K’Elida yang sangat baik yang selalu menyemangati dan membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

13.Buat teman-teman satu kos ku K’Martha, Herlinda, Rani, Ellis, Juni, dkk semua.

14.Buat Teman-teman Koordinasi UKM KMK UP FEDITA USU yang selalu mendoakanku memberi motivasi dalam penyelesaian tugas Akhir ini.

15.Dan juga buat Adik-adik Kelompok kecilku, Suriani, Desi, Lina, Saurma, Donna, Alando, Bona, Deo, Eka, Cristin, Rut, Juni, Sinta, Bina, Tia, Ifni, yang selalu memperhatikan dan mendoakan saya dalam penyelesaian tugas akhir ini.

Medan, Juni 2010

Penulis

Sertina E. Pakpahan (072103032)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal kegiatan dan sistematika Penulisan ... 4

1. Jadwal Kegiatan ... 4

2. Sistematika penulisan ... 5

BAB II PROFIL PERUSAHAAN /INSTANSI ... 7

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 10

C. Struktur Organisasi ... 10

D. Job Description ... 16

E. Kinerja Usaha Terkini ... 20

F. Rencana Kegiatan ... 21

G.Tata Ruang Kantor... 22

BAB III PEMBAHASAN ... 23

A. Pengertian Tata Ruang Kantor ... 25

B. Tujuan Tata Ruang Kantor ... 26

C. Prinsip Tata Ruang Kantor ... 29

D. Bentuk Tata Ruang kantor ... 29

1. Tata Ruang Berkamar ... 30

2. Tata Ruang Kantor Terbuka ... 30

3. Tata Ruang Berhias atau Berpanorama ... 31

4. Tata Ruang Gabungan ... 32

E. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor .. 32

1. Faktor Intern ... 32

2. Faktor Ekstern ... 32

F. Penyusunan Tata Ruang Kantor ... 37

1. Perabot Kantor ... 37

2. Mesin-mesin Kantor di Bagian Tata Usaha FE USU . 39 G. Pengertian Efektifitas ... 42

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan ... 45 B.Saran ... 46

DAFTAR TABEL

Halaman

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Sruktur Organisasi ... 12

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tata ruang kantor merupakan salah satu hal penting dalam memasuki sebuah perusahaan. Dan sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan sesuatu terutama dilihat dari fisiknya. Kebiasaan ini juga berlaku bila kita memperhatikan suatu kantor maka secara tidak langsung kantor tersebut dituntut menciptakan suasa yang baik, teratur, sehingga orang yang melihat mendapat kenyamanan, keefektifitasan, dan keefisienan dalam bekerja. Kantor dengan tata ruang yang tidak teratur (tidak baik) pasti membuat klien atau tamu berpendapat bahwa kinerja kantor tersebut tidak jauh berbeda dengan tampilan tata ruangnya.

Kantor yang menyenangkan adalah tempat yang tidak membosankan dan dapat menambah gairah kerja pegawai/karyawan dalam rangka mendukung peningkatan mutu kegiatan perkatoran dan tercapainya tujuan perusahaan, maka secara tidak langsung peran dan suasana kantor sangat mendukung aktivitas kerja karyawan yang bekerja di kantor tersebut. Dalam suatu kantor terdapat berbagai sumber daya, dimana sumber daya manusia merupakan faktor utama dari keberadaan suatu kantor dituntut dapat menciptakan kondisi fisik kantor yang baik. Seorang karyawan tidak mungkin dapat bekerja dengan baik jika tidak tersedia tempat kerja yang cukup, tempat untuk menempatkan perkakas, bahan-bahan dan bebas bergerak tanpa mengganggu teman-teman sekerjanya. Dengan adanya mesin atau tumpukan-tumpukan bahan keadaan tertentu kepadatan tempat bekerja dapat berakibat buruk bagi kesehatan pegawai dan bagi produktifitasnya.

Tidak semua perusahaan swasta maupun pemerintah memandang penataan ruang kantor sesuatu hal yang penting. Masih banyak ruang kantor yang tidak teratur dan menghambat keefektifan kerja setiap karyawan. Pada dasarnya tata ruang kantor berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran, menata ruang kantor merupakan kebutuhan dari perkantoran yang modern saat ini. Kantor adalah tempat penyediaan informasi dalam rangka memperlacar tugas maupun aktivitas-aktivitas disegala bidang, dengan demikian kantor merupakan tempat kegiatan diselenggarakannya aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan informasi untuk memperlancar kegiatan di berbagai unit dan merupakan proses untuk menangani informasi mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengelola, menyimpan, dan mendistribusikan (menyalurkan) informasi (sukoco, 2007). Tata ruang merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja (Sedarmayanti 2001: 125). Oleh karena itu, pengaturan suatu kantor merupakan metode untuk memahami dan menyusun alat-alat pembantu dan perlengkapan di dalam ruangan yang bertujuan untuk sarana bagi para karyawan yang ada di kantor tersebut. penataan letak ruangan kantor dan peralatan kantor yang sesuai dengan muatan ruangan, kegiatan pegawai, dapat menciptakan efisiensi kerja dan hasil yang maksimal, dimana penataan ruang kantor yang baik menambah kenyamanan bekerja dan kecintaan akan pekerjaan tersebut. fasilitas kantor seperti ruangan, peralatan dan fasilitas pendukung lainnya apabila peletakannya tidak tepat maka fasilitas tersebut tidak akan dapat di rasakan manfaatnya bagi kantor, oleh sebab itu maka perlu

adanya suatu pemikiran untuk dapat menciptakan suasana yang nyaman, teratur, aman, dengan fasilitas yang memang di perlukan oleh kegiatan kantor tersebut.

Melakukan tugas kantor seperti yang sudah di defenisikan di atas memerlukan konsentrasi penuh karena yang melaksanakan pekerjaan tersebut adalah manusia (karyawan), semangat kerja karyawan dipengaruhi oleh lingkungan kerja. Oleh sebab itu pelaksanaan tata ruang kantor merupakan hal yang penting dari sebuah manajemen perkantoran untuk mengatur ruangan yang efesien menimbulkan kepuasan kerja bagi para pegawai, dalam melaksanakan pekerjaan kantor, menyusun tempat kerja, meletakkan perlengkapan kantor pada tempatnya, menyusun ruang kantor yang jauh dari pemborosan ruang tengah, waktu maupun hal-hal yang merugikan perusahaan tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai perusahaan.

B. Perumusan Masalah

Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka penulis tertarik dan ingin mengetahui sejauh mana Penerapan Tata Ruang Kantor pada Bagian Tata Usaha fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mendukung kelancaran kerja pagawai pada bagian tata usaha di fakultas Ekonomi guna mencapai keefektifan kerja yang sesuai dengan apa yang menjadi tujuan organisasi.

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulis melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan tata ruang kantor pada bagian tata usaha dalam hal mendukung efektifitas kerja para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah:

1. Dapat dijadikan sebagai bahan masukan kepada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Bahwa tata ruang kantor dan penyusunan alat-alat kantor dapat meningkatkan kelancaran kerja pegawai dan mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

2. Sebagai bahan tambahan pengetahuan bagi penulis, tentang tata ruang kantor yang baik serta menerapkan pengetahuan yang diperoleh dari perkuliahan. 3. Menambah pengetahuan wawasan dan referensi tentang tata ruang kantor yang

baik.

E. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan

1. Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penulisan yang diperlukan untuk bisa manajemen waktu dengan baik, supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat waktu. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan penulis tugas akhir dapat dilihat pada tabel 1.1

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir

Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III

Persiapan Pengumpulan Data

Penulisan Laporan

Jadwal kegiatan (survey) yang dilakukan penulis di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah

Tanggal 18 Maret 2010 Tanggal 12 April 2010 Tanggal 20 Mei 2010

Kegiatan (survey) yang dilakukan penulis bertujuan untuk memperoleh data-data maupun informasi yang digunakan untuk mendukung penyelesaian Tugas Akhir saya.

2. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam Empat (4) Bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulis Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:

BAB I: PENDAHULUAN

Dalam Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (survey) dan sistematika penulisan.

BAB II: PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

Profil perusahaan yang akan dibahas dalam Bab ini terdiri dari: Sejarah ringkas instansi, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (job

description). Serta tata ruang kantor di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara.

BAB III: PEMBAHASAN

Dalam Bab ini akan membahas tentang penataan tata ruang kantor, jenis-jenis tata ruang kantor, dan faktor-faktor fisik ruang kantor yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan.

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN

Isi dari Bab ini merupakan kesimpulan, saran, dan penutup dari Tugas Akhir, dalam Bab ini penulis akan memberikan saran yang dapat bermanfaat bagi perusahaan secara khusus dan pada pembaca secara umum.

BAB II

PROFIL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Keinginan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syah Kuala, akhirnya memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh yayasan Sumatera Utara dan termasuklah ke dalam lingkungan Universitas Suamtera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan sesuai Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: 1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam 2. bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

3. Meningkatkan Kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

4. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

5. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholder lainnya.

6. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan respon terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mecapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai mengetahui tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dapat

mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar. Hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut tercermin dalam suatu struktur organisasi instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dipimpin oleh perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua dan Sekretaris Departemen Unit Penunjang Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Lab/ Studio/ Bengkel

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Keluarga Besar yang ada di USU meliputi : 1). Pimpinan Universitas :

Rektor : Prof. DR. dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, MSc (CTM), SP.A (K)

Pembantu Rektor I : Prof. Dr. Ir. Sumono, MS Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA Pem

bantu Rektor III : Dr. Linda T. Maas, MPH

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi

2). Pimpinan Fakultas Ekonomi :

Deka : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M,Ec Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Pudek II : Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi

3). Dewan Pertimbangan Fakultas :

Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si

Anggota :

4.1. Prof. Bachtiar Hassan Miraza 4.2. Prof. Munaf Hamid Regar, MSAc 4.3. Prof. Dr. Amrin Fauzi

4.4. Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi

4.6. Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi 4.7. Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak 4.8. Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc 4.9. Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

4.10. Prof. Dr. Lic. rer. reg Sirojuzilam, SE 4.11. Prof. Dr. Rismayani, MSi

4.12. Prof. Dr. Ramli, MS

4.13. Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec 4.14. Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

4.15. Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak 4.16. Ami Dilham, SE, MSi

4.17. Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc 4.18. Prof.Dr.Lic.Reg.Sirojuzilam,SE 4.19. Dr.Rismayanti,MS

4.20. Prof.Drs.Lian Dalimunthe,SE,MEc,Ac 4.21. Dr. Murni Daulay,SE,MSi

4). Departemen

5a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc 5b. Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

5). Program Diploma

6a. Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi 6b. Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak 6c. Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

6). Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Personalia : Kamariah, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE,MSi

Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian Umum dan Keuangan dan Departemen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan

f. melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

2. Sub Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan

kepada masyarakat

g. melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas

3. Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat

c. Melakukan administrasi akademik

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai c. Melakukan urusan mutasi pegawai

d. memferivikasi usulan angka kredit jabatan fungsional

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, Izin, dan Cuti

g. Memproses SK jabatan structural dan fungsional h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni c. Melakukan administrasi kemahasiswaan

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembianaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembianaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perguruan tinggi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuanPerguruan Tinggi Negeri, butuh waktu lama mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi USU, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja

Untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi

yang bermanfaaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih baik dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik,

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’Mi’raj, Dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa.

G. Tata Ruang Kantor

Setiap perguruan tinggi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Tata Ruang Kantor merupakan hal yang penting dalam manajemen perkatoran. Tata Ruang Kantor yang baik akan memberikan banyak keuntungan atau manfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di dalam menyelesaikan pekerjaan. Tata Ruang kantor yang baik juga akan memberikan penyempurnaan tugas-tugas kantor dan akibatnya mekanisme kerja dapat berjalan lancar. Kondisi tempat kerja yang menyenangkan dapat meningkatkan semangat bekerja, oleh karena itu dalam menciptakan kondisi tempat kerja yang menyenangkan perlu direncanakan penataan ruangan yang baik. Untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal di perlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi peranana tata ruang kantor sangatlah penting dalam mendukung tercapainya hasil yang diharapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Tata ruang kantor di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pegawai dalam meningkatkan produktifitas.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Tata Ruang Kantor

Lingkungan kantor sedikit banyaknya akan mempengaruhi fisik maupun psikologi pegawai ketika melakukan pekerjaannya. Oleh karena itu, sangat penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang bisa membuat pegawai bekerja secara efektif dan efisien, serta meminimalkan pegawai mendapat cidera ketika melakukan pekerjaannya.

Pada dasarnya Tata Ruang Kantor berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran. Penggunaan ruang kantor merupakan hal penting dari perencanaan manajemen perkantoran, untuk mendukung setiap segi proses perkantoran yang produktif. Kantor yang dilengkapi dengan alat-alat kantor bertujuan untuk mendukung pekerjaan kantor, meletakkaan perlengkapan kantor pada tempatnya serta pengaturan ruangan secara efisien. Efisiensi maksudnya adalah susunan ruangan kantor yang jauh dari pemborosan tenaga, waktu maupun hal-hal yang dianggap merugikan, tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai perusahaan (Sedarmayanti, 2007). Tata ruang kantor yang baik merupakan pengaturan tempat kerja yang dapat menjadikan pekerjaan kantor lebih lancar, efisien, dan bagaimana cara menyusun: perabot, mesin dan sebagainya dalam ruang kantor yang disediakan. Ruangan yang tidak sehat dan tidak menyenangkan akan menghasilkan pekerjaan yang kurang baik.

Untuk lebih memahami peran tata ruang kantor berikut ini saya menuliskan pengertian tata ruang kantor dari beberapa ahli yaitu:

a.“Office Layout is the determination of spece requitment and of the detailed utilazation of the spece in order to provide a pratical arrangement of the physical factor considered necessary for the execution of the office work wintin reasonable casts” Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai

kebutuhan-kebutuhan ruangan dan tentang pengaruh secara terperinci dari ruangan ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. (Gie, 2000)

b. Terry (2001), menyatakan “ Office management and control, office layout is

the determined of the spece requrement and of the physical factors considered necessary for the execution of the office work within reasonable cost.” Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan

ruangan dan tentang pengunaan secara terperinci dari ruangan ini untuk menyampaikan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. c. Gustafsson (2002: 27), layout sebuah kantor akan mempengaruhi

kedinamisan suatu tempat kerja. oleh karena itu, pemilihan layout harus menjadi salah satu agenda dari pihak manajemen, karena akan mempengaruhi efektifitas sebuah organisasi (Porras dan Robbertson 1992: 97).

Dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran suatu faktor penting yang turut menentukan kelacaran adalah penyusunan tempat kerja dan perlengkapan kantor penting dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja akan menimbulkan kepuasan bagi para pegawai, dan perabot-perabot kantor juga menimbulkan keharmonisan dalam penggunaan ruangan yang tersedia sangat penting untuk menciptakan iklim kerja yang sehat dan memberikan kesan baik bagi orang yang datang ke kantor tersebut.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa suatu tempat untuk melaksanakan tata usaha dengan susunan peralatan dan perlengkapan pada tempatnya serta pengaturan ruangan secara efisien, dianggab perlu untuk mendukung kelancaran pelaksanaan kerja dengan biaya yang layak.

B. Tujuan Tata Ruang Kantor

Adapun tujuan tata ruang kantor adalah :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.

4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.

5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. 6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.

Alat perlengkapan harus disusun sedemikian rupa, sehingga pekerjaan mengikuti arus garis yang lurus dan penangguhan-penangguhan diadakan sampai yang minimum. Ruang harus cukup dan mempunyai jumlah gang yang cukup luas agar tidak terganggu dalam melakukan pekerjaan. Pertimbangan mengenai biaya dan arus pekerjaan biaya dan arus pekerjaan menentukan bahwa ruang yang cukup harus juga dipergunakan dengan baik.

Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga harus menciptakan kesan yang baik bagi para tamu/mahasiswanya sebab para tamu/mahasiswa umumnya melihat kualitas perusahaan/Pemerintahan itu dari kantor tersebut. Tata ruang kantor yang baik adalah bila diadakan perubahan-perubahan demi membantu terwujudnya tujuan yang hendak dicapai.

C. Prinsip Tata Ruang Kantor

Adapun prinsip-prinsip tata ruang kantor adalah:

1. Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus sedapat-dapatnya dalam garis yang lurus.

2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu berjalan.

3. Kelompok-kelompok pelayanan pusat dan ruang arsip harus ditempatkan dekat dengan bagian-bagian dan pegawai yang mempergunakannya.

4. Perkakas dan perlengkapan kantor harus diatur secara simetris dan dalam garis yang lurus dengan penempatan meja dan kursi yang menyudut untuk pegawai-pegawai yang mengadakan pengawasan.

5. Penambahan ruang harus cukup untuk kebutuhan pekerjaan dan kesenangan pegawai.

6. Perkakas dan perlengkapan dengan ukuran yang seragam memperbesar fleksibilitas dan rupa yang lebih serasi.

7. Ruangan harus cukup luas sehingga yang berjalan tidak menyentuh bangku pegawai kantor.

8. Meja-meja harus disusun sedemikian rupa sehingga pegawai tidak ada terpaksa menghadap pada sumber cahaya yang tidak disuka.

9. Pegawai yang pekerjaannya memerlukan konsentrasi pemikiran ditempatkan dalam sebagian ruangan atau dalam ruangan yang cukup luas.

10. Kesatuan yang menggunakan perlengkapan yang mengeluarkan suara gaduh harus dipisahkan.

11. Pergunakan ruangan yang luas ketimbang menggunakan ruangan kecil yang sama luasnya.

12. Kesatuan yang mempunyai banyak hubungan dengan masyarakat harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga mudah didatangi tanpa menggangu bagian lain.

13. Kurangi berjalan dan menunggu waktu.

14. Perlengkapan kantor harus dibuat dekat dengan pegawai yang menggunakannya

15. Atur meja sedemikian rupa hingga cahaya matahari datang dari sebelah kanan.

Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara prinsip diatas belum dilakukan sepenuhnya. Bisa dilihat dari susunan ruangan pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pegawai yang pekerjaannya memerlukan konsentrasi pemikiran, belum ditempatkan dalam ruangan yang cukup luas. Masih di tempat yang sempit misalnya bagian keuangan, Dan perlu adanya penambahan ruangan yang cukup, selama ini terlihat bentuk perkakas dan perlalatan kantor diletakkan dekat sekali dengan pegawainya, maka orang yang berjalan akan menyentuh bangku pegawainya sehingga pegawai tidak dapat bekerja dengan baik dan leluasa bergerak dalam ruangan tersebut. Perkakas dan peralatanya juga masih kurang seperti lemari untuk penyimpanan arsip, folder (sampul arsip), sekat atau guide, map dan filling cabinet masih kurang sehingga tidak jarang ditemukan arsip yang bertumpuk-tumpuk di meja pegawainya. Hal ini mengakibatkan arsip yang disimpan akan susah dicari dan mengakibatkan kehilangan arsip.

Tetapi bagian Tata Usaha sudah menyusun meja-meja pegawainya sedemikian rupa sehingga tidak ada yang terpaksa menghadap cahaya yang tidak disukai dan kesatuan perlengkapan yang gaduh sudah dipisahkan sehingga tercapai efisiensi kerja para pegawainya.

D. Bentuk Tata Ruang Kantor

Adapun bentuk tata ruang kantor antara lain : 1. Tata Ruang Berkamar

Adalah ruangan untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar kerja. Umumnya bagian-bagian tersebut dipisahkan oleh alat penyekat tertentu, sehingga ruang kerja tersebut sulit diawasi dalam satu sudut pandang.

Adapun keuntungan tata ruang berkamar antara lain: a. Konsentrasi kerja lebih terjamin.

b. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi

c. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat hingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.

d. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

Kelemahan tata ruang berkamar antara lain :

a. Komunikasi langsung antara pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.

b. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk ; biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.

c. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan perkembangan organisasi.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka

Adalah ruangan besar terbuka untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama di ruangan termasuk tanpa pemisah/penyekat. Sehingga semua yang bekerja mudah diawasi dalam satu sudut pandang.

Keuntungannya antara lain :

a. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi.

b. Lebih mudah melakukan hubungan satu pegawai dengan pegawai yang lain. c. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan.

Kelemahannya antara lain :

a. Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan.

b. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan kertas atau berkas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

c. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.

3. Tata Ruang Berhias atau Berpanorama

Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

Keuntungannya antara lain :

a. Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja. b. Ketegangan saraf dapat berkurang atau dihindarkan.

c. Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.

d. Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efisien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.

Kelemahannya antara lain :

a. Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya b. Biaya pemeliharaan tinggi.

c. Memerlukan tenaga ahli yang biayanya tidak murah.

4. Tata Ruang Kantor Gabungan

Adalah merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias. Karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai kerugian, maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.

Pada bagian Tata Usaha Universitas Sumatera Utara tata ruang kantor dibuat dengan konsep tata ruang berkamar dan terbuka atau dengan kata lain dengan konsep tata ruang gabungan. Untuk ruangan Pembantu Dekan II, Ruang Tata Usaha, kasubbag keuangan dan umum, dibuat ruangan berkamar sedangkan untuk ruangan pegawai-pegawainya dibuat terbuka. Dengan menggabungkan konsep tata ruang kantor ini lebih fleksibel dalam menyusun ruang kantornya

sehingga mahasiswa, dosen, dan pegawai lainnya dapat lebih mudah dalam pengurusan kuliahnya, dan urusan-urusan para dosen ataupun mengurus data-data yang lain bisa langsung berhubungan dengan pegawai-pegawainya.

E. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor

Kondisi fisik kantor merupakan hal yang dapat kita lihat secara langsung kondisi ini dipengaruhi beberapa faktor :

1. Faktor Intern

a. Manusia ; adalah suatu aspek penting dimana memiliki peran yang sangat besar dalam mempengaruhi letak dan tata ruang kantor yang dapat mendukung efesiensi dan efektifitas kerja.

b. Biaya ; adalah seberapa banyak jumlah pengorbanan yang telah dikeluarkan baik secara materil maupun non materil.

2. Faktor Ekstern a. Penerangan/cahaya

Penerangan atau cahaya yang cukup barangkali merupakan pertimbangan yang penting dalam fasilitas fisik kantor. Pelaksanaan tatausaha yang sukses memerlukan penerangan yang baik. Penerangan yang baik membantu pegawai melihat dengan cepat, mudah, dan senang. Cahaya yang kurang jelas mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan kantor akan terhambat, banyak kesalahan yang terjadi, tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif.

Sistem penerangan ada 4 macam yaitu :

i). Sistem penerangan langsung adalah sistem penerangan dimana cahaya dari sumbernya memancar secara langsung ke permukaan kerja.

ii). Sistem penerangan setengah langsung adalah sistem penerangan dimana sebagian cahaya dari sumbernya memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ruang kantor.

iii). Sistem panerangan tidak langsung adalah sistem penerangan dimana cahaya memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah tempat kerja.

iv). Sistem penerangan setengah tidak langsung adalah sistem penerangan dimana kebanyakan cahaya memancar ke arah langit-langit, kemudian ke bawah ruang kerja, tetapi beberapa cahaya memancar langsung ke bawah.

Sistem penerangan pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat baik, ventilasinya cukup baik dengan kaca yang transparan yang ditutupi dengan gorden berwarna cream (abu-abu). Sedangkan untuk penerangannya digunakan lampu neon yang ditutupi kerangka lampu sehingga bercahaya putih dan terlihat mewah, penerangan yang ada tidak membuat mata pegawainya terganggu. Bila ruang kerja tidak memiliki cahaya yang baik maka akan menggangu pekerjaan pegawai, untuk itu pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sangat baik.

b. Warna

Warna merupakan faktor penting untuk memperlancar efisiensi kerja para pegawai khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Karena itu, warna tidak dapat dipergunakan secara sembarangan. Hal ini khususnya adalah benar dalam kantor, dimana tujuannya adalah suasana yang patut dihormati, tetapi menimbulkan kesenangan.

Untuk tata warna pada Bagian Tata usaha Universitas Sumatera Utara juga sudah baik dimana tata warna sangat sesuai dan tidak menyilaukan mata. Warna dinding yang dipilih adalah cream, pintu bewarna coklat, tirai juga berwana cream, sehingga dapat menimbulkan kesan luas dan bersih, adapun warna lantai yang digunakan bewarna putih kehitam-hitaman membuat lantai terlihat bersih.

c. Air Conditoning (AC)

Air Conditoning mengatur keadaan udara dengan mengawasi 4 unsur pokok:

suhu, peredaran, kelembaban dan kebersihan. Produktivitas yang tinggi dan pengurangan dalam biaya pembersihan adalah penting sekali. Laporan-laporan mengenai keuntungan produktivitas karena air conditioning adalah sangat lazim.

Keuntungan rata-rata setelah diberi air conditioning i). Produktivitas yang lebih tinggi.

ii). Mutu pekerjaan yang lebih tinggi.

iii). Kesenangan dan kesehatan para pegawai yang bertambah.

iv). Semangat kerja yang lebih tinggi.

v). Kesan yang lebih menyenangkan bagi para tamu.

Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab maka Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sirkulasi udara sangat baik, udara dalam ruangan tidak lembab dan temperature yang digunakan pada AC antara 28-30 derajat celcius sehinga pegawai nyaman dalam melakukan pekerjaan.

d. Suara

Suara yang gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran, mengunakan telepon dan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik. Menurut para dokter, suara mengakibatkan perubahan dalam peredaran darah dan pikiran.

Pengaruh suara yang gaduh :

i). Gangguan mental dan saraf pegawai.

ii). Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan yang lebih banyak, kesulitan dalam mengunakan telepon dan ketidakhadiran yang lebih banyak.

Suara yang ada pada kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak terlalu bising namun karena tata ruang terbuka suara bising juga kadang-kadang terjadi karena mahasiswa, dosen sering datang beramai-ramai dalam mengurus administrasi. Maka dari itu sebaiknya ruang tunggu dibuat lebih luas ruanganya.

E. Dekorasi

Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik. Karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunannya, dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.

Agar tujuan tata ruang kantor dapat tercapai secara efektif dan efisien, maka beberapa hal yang harus dilakukan adalah :

i). Berhasil guna dan efektif yaitu menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan. ii). Ekonomis yaitu usaha pencapaian efektifitas termasuk biaya tenaga kerja

material, peralatan, waktu dan ruangan serta hal lainnya telah dipergunakan dengan sebaik-baiknya.

iii). Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan yaitu membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber yang telah dimanfaatkan sebaik-baiknya.

iv). Pembagian kerja yang nyata.

v). Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab vi). Prosedur kerja yang praktis.

Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara umumnya dengan dekorasi kantor sudah tertata dengan baik, dimana penyusunan tiap-tiap ruangan yang berhubungan sudah disusun secara berdekatan dan setiap ruangan dibuat sekatnya sehingga terlihat rapi.

F. Penyusunan Tata Ruang Kantor 1. Perabot Kantor

Perabot kantor (Office Furniture) seperti meja, kursi, lemari, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya yang mempunyai peranan yang penting dalam setiap kantor, khususnya untuk memungkinkan terlaksananya pekerjaan yang bersifat administratif dengan sebaik-baiknya. Patut diakui bahwa adanya meja, kursi dan lain-lain perabot kantor dengan ukuran dan bahan yang tepat, akan menyebabkan pegawai senang mempergunakannya. Dan dengan demikian produktivitas kerja mereka dapat senantiasa ditingkatkan. Itulah maksudnya bahwa perabot kantor yang demikian, mutlak diperlukan oleh setiap kantor.

(Sedarmayanti, 2001:47). Beberapa fasilitas yang harus disediakan di bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah perabot kantor dan mesin kantor. Perabot kantor yang biasa mendapatkan perhatian khusus adalah meja tulis, lemari dan kursi, karena perabot tersebut pasti dimiliki oleh setiap kantor.

Kursi

Kursi kantor yang digunakan di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pekerjaan setiap pegawai. Semua pegawai yang bekerja di bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah menggunakan kursi yang memiliki roda karena mendukung kecepatan dalam bekerja dan mereka memiliki interaksi yang tinggi dalam bekerja.

Meja Kerja

Pemilihan meja kantor di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dipertimbangkan dengan baik dalam mendukung pekerjaan dan dapat mengatur kabel komputer, telepon, dan peralatan kantor lainnya, sehingga meja tidak berantakan karena kabel-kabel tersebut, pada Sub Bagian Perlengkapan, Sub Bagian Kepagawaian dan Sub Kemahasiswaan dan Alumni menggunakan meja panjang, hal ini dibuat supaya lebih cepat melayani para dosen, pegawai, dan mahasiswa yang berurusan dengan barang perlengkapan, urusan pegawai, dan juga mengenai administrasi mahasiswa. Begitu juga dengan pegawai lainnya menggunakan meja sesuai kebutuhan pekerjaan.

Kiling dan Cabinet

Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan lemari yang lumayan besar untuk menyimpan berkas-berkas mahasiswa, Dosen, Pegawai, dan berkas-berkas Fakultas Ekonomi USU .

Telepon

Sudah dipilih sesuai kebutuhan dan di letakkan pada posisi yang pas, sehingga pagawai bisa menggunakan dengan baik tampa memboroskan waktu dan tenaga pegawai untuk menggunakan fasilitas tersebut dalam menunjang pekerjaan.

Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, perabot yang dipilih ukurannya sama dan juga terbuat dari bahan yang kokoh. Meja dan kursi yang digunakan dipilih warna yang sama ataupun warna yang serasi yaitu warna coklat. Tidak ada meja kerja yang menghadap ke sumber cahaya.

Untuk lemari arsip di Bagian Tata Usaha, khususnya di bagian Kantor Tata Usaha, Kantor Keuangan, dan Kantor Pudek II Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diletakan dipinggir ruangan tetapi juga masih menghambat kelancaran pekerjaan karena ruangan yang belum cukup luas sehingga masih menghalangi pergerakan Pegawai. Lemari arsip terbuat dari kayu dan ada juga yang berupa laci-laci bertingkat yang terbuat dari besi (filing cabinet)

2. Mesin-mesin Kantor di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Mesin hanya merupakan salah satu aspek efesiensi kantor. Mesin saja tidak selalu menambah efisiensi, juga tidak selalu ekonomis dan baik. Sebelum menggunakan sebuah mesin, pertama-tama harus dikembangkan dan dipertimbangkan metode tata usaha yang sebaik-baiknya. Yang penting adalah bahwa seorang manajer kantor harus pandai memilih mesin yang terbaik, yakni mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi disegala bidang. Dipergunakan mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya. Untuk itu manajer harus melengkapi mesin-mesin di dalam kantornya untuk memperlancar pekerjaan pegawainya, manajer juga harus pandai memilih mesin yang terbaik dan mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli.

Keuntungan pengunaan mesin kantor :

a. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

b. Dapat menghemat tenaga dan waktu.

c. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan. d. Memudahkan pengawasan.

e. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi. f. Keterangan yang dimuat, dapat lebih banyak.

g. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengunakan beberapa peralatan dan mesin untuk memudahkan pekerjaan antara lain :

1. Kalender 2. Buku Agenda 3. Lembaran kertas

a) Kertas dengan berbagai jenis dan ukuran b) Kertas dengan kepala/ kop surat

4. Alat-alat tulis 5. Papan white board 6. Lemari filling kabinet 7. Jepitan kertas (paper clips) 8. Alat pelubang kertas

9. Jepitan dokumen tebal (Binder clips) 10.Lem perekat

11.Komputer PC dan Printer

12.PC Notebook

13.LCD Projector

14.Wireless

15.Televisi Set

16.Faximili

17.fotocopy

G. Pengertian Efektifitas

Efektifitas kerja pegawai yaitu suatu keadaan tercapainya tujuan yang diharapkan atau dikehendaki melalui penyelesaian pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Adapun pengertian efektifitas menurut para ahli diantaranya sebagai berikut : Siagian (2001:24) memberikan definisi sebagai berikut : “Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya. Efektifitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya. Sementara itu Abdurahmat (2003:92) “Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya. Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu pekerjaan dapat dilaksanakan secara tepat, efektif, efisien apabila pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan tepat sesuai dengan yang telah direncanakan. Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya asas-asas tertentu agar tetap dicapai perbandingan terbaik antara setiap pekerjaan dengan hasil yang diharapkan, asas-asas efisiensi bagi pekerjaan kantor ada lima yaitu :

1. Asas perencanaan, yaitu menggambarkan muka mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.

2. Asas penyederhanaan, yaitu menghambat suatu sistem yang ruwet atau sukar menjadi lebih mudah atau ringan.

3. Asas penghapusan, yaitu meniadakan suatu kegiatan kerja yang dianggap tidak perlu atau tidak ada hubungannya dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

4. Asas penggabungan, yaitu mempersatukan pekerjaan yang memiliki persamaan dalam satu langkah sekaligus, sehingga dapat menghemat waktu. Banyak faktor yang dapat mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja dengan cara efisien, diantaranya adalah:

1. Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik, agar dapat membantu untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha dan waktu untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk L atau U dengan komputer di depannya.

2. Kursi hendaknya dipakai yang dapat diputar dan mempunyai sandaran tegak agar dapat duduk berputar, apabila mengetik, mengangkat telepon atau menulis diatas meja tulisnya.

3. Peletakan benda-benda yang sering digunakan di atas meja dan segera dikembalikan ke tempat semula. Semua peralatan atau berkas yang tidak perlu lagi disimpan agar dengan demikian meja tetap kelihatan rapi dan dapat dipergunakan untuk mengerjakan peralatan lainnya.

4. Pengaturan benda-benda dalam laci hendaknya disusun dengan penuh pertimbangan, disesuaikan dengan kepentingan masing-masing peralatan agar dapat dipergunakan dengan efisien.

5. Kemampuan untuk meningkatkan dengan baik adalah merupakan dasar untuk bekerja secara efisien.

Pada Bagian Tata Usaha Universitas Sumatera Utara asas-asas efisiensi sudah diterapkan itu terlihat dari pembuatan surat, surat keluar sudah ada format suratnya sehingga dapat memperlancar dalam melaksanakan pekerjaan tersebut. Dan kursi- kursi yang digunakan di Bagian Tata Usaha sudah kursi yang dapat diputar dan mempunyai sandaran.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Hasil penilaian yang dilakukan penulis, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Penataan ruang kantor pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara cukup baik dapat dilihat dari faktor cahaya, tata warna dan faktor udara. Tetapi untuk penempatan perbabot, penumpukan berkas-berkas terkhususnya di kantor bagian Keuangan dan kantor Pudek II masih terdapat banyak penumpukan kertas berkas dan juga masih memakai ruangan yang kecil. 2. Fasilitas kantor yang disediakan sudah memadai dalam membantu pelaksanaan

pekerjaan secara efektif dan efesien.

3. Penyusunan perabot dan susunan ruangan sudah baik dimana penataan ruangan kantor dibuat berdasarkan tata ruang kantor gabungan, yang mana kantor keuangan dan umum, kantor tata usaha dan juga kantor Pudek II di pisahkan karena memerlukan konsentrasi yang tinggi dalam penyelesaian tugas-tugasnya, dan bagian Kasub. Personalia, Kasub. Perlengkapan, Kasub. Akademik, Kasub. Kemahasisaan, dibuat berdasarkan tata ruang kantor terbuka, karena bagian tersebut banyak berurusan dengan mahasiswa, dosen dan pegawai lain, sehingga lebih mudah bagi para tamu mengurus urusan-urusan yang berhubungan dengan Kasub. yang ditulis diatas.

4. Pemilihan mesin-mesin kantor yang digunakan pada kantor ini sudah sangat membantu karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.

5. Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibuat dengan konsep tata ruang terbuka dan berkamar atau dengan kata lain konsep

tata ruang gabungan.

6. Penataan ruang kantor pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara cukup dapat mendukung efisiensi dan efektifitas kerja para pegawai.

B. Saran

Pada kesempatan ini penulis ingin memberikan saran, sebagai bahan masukan bagi Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan juga untuk melengkapi Tugas Akhir ini. Saran-saran tersebut adalah :

1. Menambah luas ruangan agar dapat membantu kelancaran pekerjaan pegawai. Terkhususnya pada kasugbag Keuangan, seharusnya menggunakan ruangan yang luas karena memerlukan konsentrasi yang tinggi

2. Menambah ruang tunggu bagi mahasiswa agar tidak lagi menganggu orang yang ingin masuk ke dalam ruangan.

3. Sebaiknya meja masing-masing karyawan dilengkapi dengan rak dan laci-laci. sehingga mempermudah para pegawai dalam menyimpan berkas-berkas yang penting dan terciptalah penyimpanan berkas-berkas dengan rapi dan mempermudah dalam pencarian berkas-berkas yang diperlukan.

DAFTAR PUSTAKA

Gie, The Liang 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty Gie, The Liang, 2009. Pengertian Tata Ruang Kantor.

Hermawan, Warsito, 1999. Pengantar Penelitian. Jakarta : APTIK Moekijat, 1995. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Moekijat, 2002, Tata Laksana Kantor. Cetakan Kedelapan. Bandung : Mandar Maju

Sedarmayanti, 2001 . Manajemen Perkantoran . Cetakan Kedua. Bandung : Mandar Maju

Siagian, Sondang, P. 2008. Pengertian Tentang Efektifitas.

Sukoco, Badri Munir 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Erlangga

G. Pengertian Efektifitas

Efektifitas kerja pegawai yaitu suatu keadaan tercapainya tujuan yang diharapkan atau dikehendaki melalui penyelesaian pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Adapun pengertian efektifitas menurut para ahli diantaranya sebagai berikut : Siagian (2001:24) memberikan definisi sebagai berikut : “Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya. Efektifitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya. Sementara itu Abdurahmat (2003:92) “Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya. Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu pekerjaan dapat dilaksanakan secara tepat, efektif, efisien apabila pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan tepat sesuai dengan yang telah direncanakan. Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya asas-asas tertentu agar tetap dicapai perbandingan terbaik antara setiap pekerjaan dengan hasil yang diharapkan, asas-asas efisiensi bagi pekerjaan kantor ada lima yaitu :

1. Asas perencanaan, yaitu menggambarkan muka mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.

2. Asas penyederhanaan, yaitu menghambat suatu sistem yang ruwet atau sukar menjadi lebih mudah atau ringan.

3. Asas penghapusan, yaitu meniadakan suatu kegiatan kerja yang dianggap tidak perlu atau tidak ada hubungannya dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

4. Asas penggabungan, yaitu mempersatukan pekerjaan yang memiliki persamaan dalam satu langkah sekaligus, sehingga dapat menghemat waktu. Banyak faktor yang dapat mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja dengan cara efisien, diantaranya adalah:

1. Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik, agar dapat membantu untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha dan waktu untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk L atau U dengan komputer di depannya.

2. Kursi hendaknya dipakai yang dapat diputar dan mempunyai sandaran tegak agar dapat duduk berputar, apabila mengetik, mengangkat telepon atau menulis diatas meja tulisnya.

3. Peletakan benda-benda yang sering digunakan di atas meja dan segera dikembalikan ke tempat semula. Semua peralatan atau berkas yang tidak perlu lagi disimpan agar dengan demikian meja tetap kelihatan rapi dan dapat dipergunakan untuk mengerjakan peralatan lainnya.

4. Pengaturan benda-benda dalam laci hendaknya disusun dengan penuh pertimbangan, disesuaikan dengan kepentingan masing-masing peralatan agar dapat dipergunakan dengan efisien.

5. Kemampuan untuk meningkatkan dengan baik adalah merupakan dasar untuk bekerja secara efisien.

Pada Bagian Tata Usaha Universitas Sumatera Utara asas-asas efisiensi sudah diterapkan itu terlihat dari pembuatan surat, surat keluar sudah ada format suratnya sehingga dapat memperlancar dalam melaksanakan pekerjaan tersebut. Dan kursi- kursi yang digunakan di Bagian Tata Usaha sudah kursi yang dapat diputar dan mempunyai sandaran.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Hasil penilaian yang dilakukan penulis, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Penataan ruang kantor pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara cukup baik dapat dilihat dari faktor cahaya, tata warna dan faktor udara. Tetapi untuk penempatan perbabot, penumpukan berkas-berkas terkhususnya di kantor bagian Keuangan dan kantor Pudek II masih terdapat banyak penumpukan kertas berkas dan juga masih memakai ruangan yang kecil. 2. Fasilitas kantor yang disediakan sudah memadai dalam membantu pelaksanaan

pekerjaan secara efektif dan efesien.

3. Penyusunan perabot dan susunan ruangan sudah baik dimana penataan ruangan kantor dibuat berdasarkan tata ruang kantor gabungan, yang mana kantor keuangan dan umum, kantor tata usaha dan juga kantor Pudek II di pisahkan karena memerlukan konsentrasi yang tinggi dalam penyelesaian tugas-tugasnya, dan bagian Kasub. Personalia, Kasub. Perlengkapan, Kasub. Akademik, Kasub. Kemahasisaan, dibuat berdasarkan tata ruang kantor terbuka, karena bagian tersebut banyak berurusan dengan mahasiswa, dosen dan pegawai lain, sehingga lebih mudah bagi para tamu mengurus urusan-urusan yang berhubungan dengan Kasub. yang ditulis diatas.

4. Pemilihan mesin-mesin kantor yang digunakan pada kantor ini sudah sangat membantu karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.

5. Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibuat dengan konsep tata ruang terbuka dan berkamar atau dengan kata lain konsep

tata ruang gabungan.

6. Penataan ruang kantor pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara cukup dapat mendukung efisiensi dan efektifitas kerja para pegawai.

B. Saran

Pada kesempatan ini penulis ingin memberikan saran, sebagai bahan masukan bagi Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan juga untuk melengkapi Tugas Akhir ini. Saran-saran tersebut adalah :

1. Menambah luas ruangan agar dapat membantu kelancaran pekerjaan pegawai. Terkhususnya pada kasugbag Keuangan, seharusnya menggunakan ruangan yang luas karena memerlukan konsentrasi yang tinggi

2. Menambah ruang tunggu bagi mahasiswa agar tidak lagi menganggu orang yang ingin masuk ke dalam ruangan.

3. Sebaiknya meja masing-masing karyawan dilengkapi dengan rak dan laci-laci. sehingga mempermudah para pegawai dalam menyimpan berkas-berkas yang penting dan terciptalah penyimpanan berkas-berkas dengan rapi dan mempermudah dalam pencarian berkas-berkas yang diperlukan.

DAFTAR PUSTAKA

Gie, The Liang 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty Gie, The Liang, 2009. Pengertian Tata Ruang Kantor.

Hermawan, Warsito, 1999. Pengantar Penelitian. Jakarta : APTIK Moekijat, 1995. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Moekijat, 2002, Tata Laksana Kantor. Cetakan Kedelapan. Bandung : Mandar Maju

Sedarmayanti, 2001 . Manajemen Perkantoran . Cetakan Kedua. Bandung : Mandar Maju

Siagian, Sondang, P. 2008. Pengertian Tentang Efektifitas.

Sukoco, Badri Munir 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Erlangga