Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN TATA USAHA PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

NURAISYAH DALIMUNTHE 082103003

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN F A K U L T A S E K O N O M I

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : NURAISYAH DALIMUNTHE

NIM : 082103003

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN TATA USAHA PADA FAKULTAS

EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan,……….. 2011

Menyetujui Dosen Pembimbing,

(Dr. Yeni Absah, SE, Msi) NIP.19741123 200012 2 001

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : NURAISYAH DALIMUNTHE

NIM : 082103003

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN TATA USAHA PADA FAKULTAS

EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : ………. 2011 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea S, SE, MM) NIP.19741012 200003 2 003

Tanggal : ………. 2011 DEKAN

(

NIP.19550810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

KATA PENGANTAR

Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul : “ PERANAN TATA USAHA PADA

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA “.

Salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan ke alam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Amin.

Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak, yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat penulis terhadap yang lainnya.

Oleh karena itu penulis bersedia dengan segala senang hati menerima kritikan, masukan, serta nasehat yang sifatnya membangun dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utar. 3. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si, selaku Dosen Pembimbing dalam

penyelesaian tugas akhir ini.

4. Seluruh staf pengajar atau dosen dan karyawan maupun karyawati Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Kepada orang yang paling penulis istimewakan, kagumi, dan hormati dalam kehidupan penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar dalam mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan saleha, buat kedua orang tua penulis yang tersayang Bahriun Dalimunthe, SIP dan Siti Aminah Marpaung. Mamak sudah membuat penulis menjadi anak yang berguna, dan membuat penulis rindu selalu, dan ingin terus berada di dekat mamak dan sayang mamak selalu. Terima kasih sayang yang diberikan kepada penulis, kasih sayang mamak dan bapak tidak dapat terhitung oleh apapun, semoga Allah lah yang akan membalas semua kebaikan-kebaikan yang telah kalian berikan kepada penulis. Amin.

6. Buat kakakku Irma dan Maya yang cerewet, yang selalu sabar memberi semangat penulis. Dan selalu mendukung dan membantu penulis serta sayang dengan penulis. Terima kasih atas semua perhatian dan kasih sayangnya.

7. Buat adik penulis Aspan dan Inun yang selalu memberi semangat kepada penulis walau hanya dari jauh. Terima kasih atas semua pengertiannya.

8. Buat kekasih penulis Rahmat Day Robbi Sitompul yang selalu menjaga dan selalu membantu penulis dengan semangatnya dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Terima kasih atas semua kasih sayangnya.

9. Buat teman-teman penulis selama masa perkuliahan : Ropeska Friska, Ika Pratiwi, Ariati, Juli Novita Sari, Rahma Sari Hrp, Ria Juliharpi, Noni Febrianti, Ridho Febrina juga teman-temanku yang tidak aku sebutkan satu persatu. Terima atas semua perhatian dan rasa sayang yang diberikan kepada penulis. Penulis berharap pertemanan kita tidak hanya berakhir di Fakultas Ekonomi saja, tetapi akan selalu terukir dan menjadi kenangan yang terindah dalam setiap masa.

10.Buat bunde-bunde penulis yang selalu membantu penulis dalam bentuk apapun, Terima kasih atas semua pengertiannya.

Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat kepada seluruh pembaca. Semoga kiranya Allah selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua. Amin

Medan, April 2011

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 2

C. Tujuan Penelitian ... 2

D. Manfaat Penelitian ... 2

E. Jadwal Kegiatan ... 3

F. SistematikaPenulisan ... 4

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 6

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Job Description ... 13

D. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 16

E. Kinerja Usaha Terkini ... 17

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Tata Usaha ... 19 B. Pengorganisasian Tata Usaha ... 20 C. Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi USU... 21

1. Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU ... 24

a. Penanganan Surat Masuk ... 24 b.Penanganan Surat Keluar ... 25 2. Pengelolaaa Arsip Tata Usaha Fakultas Ekonmi USU ... 26 D. Peralatan dan Perlengkapan Tata Usaha Fakultas Ekonomi

USU... ... 28 E. Hambatan-Hambatan yang di Hadapi Tata Usaha FE USU .. 30

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... 32 B. Saran ... 33

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

... 4

DAFTAR GAMBAR

Halaman

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dewasa ini, maka tata usaha memegang peranan penting pada setiap instansi pemerintah maupun swasta. Seperti pada kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Peranan tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat berpengaruh terhadap mahasiswa, dosen dan pimpinan Fakultas Ekonomi. Oleh karena itu pekerjaan para pegawai pada kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya untuk mendapatkan hasil yang maksimal baik mengenai kualitas maupun kuantitas pada masing-masing bidangnya.

Pekerjaan para pegawai pada kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu, membantu pelaksanaan tugas-tugas pimpinan seperti pengambilan keputusan. Selain itu pekerjaan yang harus dilakukan pegawai kantor tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah membantu Dosen-Dosen dalam melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat-surat yang berhubungan dengan fakultas, melaksanakan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, sedangkan terhadap mahasiswa pegawai kantor tata usaha dapat membantu melayani administrasi bagi mahasiswa yang ingin melakukan riset dan wisuda. Tata usaha juga membantu menetukan kebijakan penyelenggaraan serta pengawasan yang di wujudkan atas beberapa pola kegiatan yaitu : Mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan

Demikian besarnya peranan dan tugas tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sehingga pegawai tata usaha diharapkan adalah seorang yang terampil, berpengalaman, baik, rapi, cepat, tepat dan tanggap dalam melaksanakan pekerjaan pada masing-masing bidangnya.

Mengingat pentingnya peranan Tata Usaha dalam meningkatan Efisiensi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis terdorong tertarik untuk membahas tentang ’’Peranan Tata Usaha Pada Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara’’

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan , maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek dalam penelitian, yakni : bagaimana Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis

a. Menambah Pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi

b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan tentang bagaimana peranan tata usaha itu sesungguhnya.

2. Bagi Instansi

a. Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melaksanakan kegiatan tata usaha dengan efisien pada masa yang akan datang.

b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan tata usaha pada kantor pegawai Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis serta bahan untuk kepentingan tugas akhir ini.

3. Bagi Peneliti Yang Akan Datang

a. Sebagai bahan referensi tugas akhir bagi mahasiswa lainnya.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara JL.T.M.Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 :

Table 1.1 Jadwal Kegiatan

N o

Kegiatan

Februari – Maret 2011

08-15 Februari 16 Februari-3 Maret 28 Februari-10 Maret

1 Persiapan

2 Pengumpula

n Data

3 Penulisan

Laporan

Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan penelitian mulai tanggal 08 Februari/ 10 Maret 2011 di kantor Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

F. Sistematika Penulisan

Sistematika pembahasan adalah kerangka pembahasan yang dibagi dalam beberapa bab dan merupakan juga urutan-urutan pembahasan. Dan tugas akhir ini dibagi atas IV bab setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab yaitu :

Bab I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey dan observasi dalam sistematika penulisan.

Bab II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas singkat instansi, struktur organisasi, job descriptions, jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

Bab III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini di uraikan mengenai pengertian Tata Usaha dan Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh dan menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961 USU membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi

No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Prodi Kesekretariatan

b. Prodi Keuangan c. Prodi Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tahun 2007-2008

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan.

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi, masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

Gambar 2.1

Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Sumber : Fakultas Ekonomi USU, 2011

Rektor dan Pembantu Rektor

Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu

Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Lab/ Study bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Perlengkapan Ketua Program Studi Intra Departemen Kepala Sub Bagian Kepegawaian Kepala Sub Bagian Umum dan Keuangan

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr. dr Syahril Pasaribu, D.T.M.&H.,MSc.(C.T.M), Sp.A.(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph. D. Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng. Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D. Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya, S.H.,M.L.I Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Fahmi Natigor SE, AK, MAcc Pudek II : Drs. Arifin Lubis, M.M., Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si.

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

ANGGOTA

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, Mec.Acc Prof. Dr. Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak Drs. Bongsu Hutagalung, SE, M.Si

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Akuntansi

Pl. Ketua : Dr. Syarifuddin Ginting S.,S.E., M.A.F.I.S., Ak Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, AK

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Drs. Bongsu Hutagalung, SE, MSi Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam. M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : M.Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE

Kasub. Umum dan Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, MSi

C. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan

penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. Dan dapat membanggakan nama Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sehingga dapat memberikan kepercayaan bagi Fakultas Ekononi untuk mendidik mahasiswa-mahasiswa lain menuju kesuksesan.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada

masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.

Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. 4. Wisuda mahasiswa

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Tata Usaha

Tata usaha merupakan kata majemuk yang arti pada umumnya ialah kegiatan dalam kantor. Ditinjau dari aktifitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atau dapat dipergunakan siapa saja yang membutuhkannya.

Menurut G. Terry (Tata Laksana Kantor 1990) merumuskan pengertian Tata Usaha sebagai berikut:

’’Tata usaha meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna untuk menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan’’

Menurut (Saiman, 2002) tata artinya suatu aturan atau peraturan yang harus ditaati sedangkan usaha berarti suatu kegiatan dengan mengarahkan tenaga pikiran atau badan untuk mencapai suatu tujuan. Maka dapat disimpulkan tata usaha adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja dalam pencapaian suatu tujuan didalam suatu badan usaha.

Tata usaha sifatnya membantu atau menunjang bagi kelancaran pekerjaan

pokok perkantoran atau organisasi, sehingga tata usaha merupakan unsur administrasi dalam suattu kantor atau organisasi. Tata usaha menunjang maksud

administrasi sebagai proses kegiatan organisasi sehingga merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu mencapai tujuan yang telah disepakati bersama, maka kegiatan tata usaha sangat diperlukan dalam suatu kantor untuk menunjang suatu tujuan.

Pekerjaan tata usaha selalu berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya sebuah organisasi. Tata Usaha membantu memperlancar semua pekerjaan pada sebuah kantor, dengan menyediakan arsip-arsip penting yang dibutuhkan oleh suatu bagian dalam melaksanakan tugasnya atau pekerjaannya. Agar tata usaha dapat berjalan dengan baik, lancer, dan maksimal maka diperlukan suatu sistem tata usaha yang baik dimana urutan pekerjaan tata usaha harus disusun dengan baik dan dijalankan dengan teratur.

Menurut Waworuntu (Saiman, 2002) Kegiatan tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran yang terdiri dari hal berikut ini:

1. Korespondensi dan laporan kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi atau pun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan.

2. Tata usaha hubungan yang berhubungan dengan proses surat menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta faximile ataupun internet.

3. Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data laporan, data statistik dan lain-lain.

4. Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor atau organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

B. Pengorganisasian Tata Usaha

Dalam hubungannya dengan organisasi keseluruhannya maka pengorganisasian tata usaha dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) atau asas pemancaran (desentralisasi).

1. Asas Pemusatan (Desentralisasi)

Dengan asas ini semua pekerjaan perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan-pekerjaan operatif. Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas pokok itu dibebaskan dari kegiatan-kegiatan misalnya mengetik surat-menyurat, menyalin warkat-warkat atau memelihara arsip-arsip yang ada.

2. Asas Pemencaran (Desentralisasi)

Berdasarkan asas ini masing-masing satuan organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas pokoknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Misalnya bagian produksi melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat-warkat dan mengurus arsip-arsip untuk menyimpan suratnya.

C. Peranan Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

Menurut Waworuntu (Saiman, 2002) dari peranan tata usaha tersebut, maka tata usaha merupakan proses penyelenggaraan yang terwujud 6 (enam) pola, yaitu sebagai berikut:

1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk diperlukan.

2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula mematerikan keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat di dengar, misalnya ’’pencatatan’’ pada pita rekaman.

3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengejakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. 4. Mengganda, yaitu memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak

jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu.

Dalam garis besarnya tata usaha ini juga mempunyai 3 (tiga) peranan pokok yaitu sebagai berikut:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan-tujuan dari sesuatu organisasi.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang cepat.

Littlefield (Peterson 1994) menyatakan:

’’Setiap pekerjaan dalam organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam hal ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus.

Dalam pelaksanaan tata usaha mempunyai ciri-ciri tersendiri, ciri-ciri tersebut adalah :

1. Bersifat Pelayanan

Dalam hal ini tata usaha memberi pelayanan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan yang akan dicapai dari sesuatu organisasi.

2. Bersifat Merembes Kesegenap Bagian Dalam Organisasi

Ini berarti tata usaha sangat diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Lebih dari itu juga tat usaha dapat mencapai segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, tata kantor, dari suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan.

3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Dalam Organisasi

Tata usaha dilaksanakan oleh semua pihak yang ada didalam organisasi terlepas dari tugasnya masing-masing. Walaupun tata usaha merupakan tugas dari sekelompok pegawai tapi juga dapat dilakukan oleh pejabat tersebut sebagai kepala yang tugas pokoknya adalah menggerakan karyawan dan segenap fasilitas-fasilitas yang ada pada kantor tersebut.

Tata usaha tentu terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan yang terbawah. Selanjutnya diantara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik teratas bahkan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta silang-menyilang dari dan kemanapun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha yang dimaksud dengan hubungan tata usaha adalah kontak di antara segenap satuan organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanya jawab melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang operatif.

Hubungan-hubungan tata usaha umumnya itu terwujud dalam bentuk syarat, formulir, salinan, kutipan, tembusan atau sesuatu macam warkat lainnya baik instansi pemerintah maupun perusahaan swasta dengan baik dan perseorangan dan masing-masing. Untuk mencapai satu tujuan yang sama yaitu mensukseskan sebuah perusahaan.

Di Indonesia beberapa dari kegiatan-kegiatan tata usaha yang pokok itu mempunyai sebutan tersendiri yang sudah umum. Rangkaian pembuatan mengetik surat, termasuk dari menyiapkan konsepnya sampai selesai ditandatangani, umumnya terkenal sebagai pekerjaan korespondensi pekerjaan menyimpan warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan. Perbuatan menggandakan warkata karena umumnya memakai lembaran sheet dan mesin sterill disebut penyeleksian dan terakhir perbuatan mengirim surat ini lazim disebut juga pekerjaan ekspedisi. Pekerjaan-pekerjaan inilah yang dianggap sebagai isi dan lingkup tata usaha.

Sebagaimana diketahui ketataussahaan merupakan administrasi kegiatan-kegiatan manajemen daripada organisasi yang dilakukan pada suatu ruangan (kantor) yang mencakup tugas pelaksanaan pencapaian tujuan organisasi. Penyelenggaraan kegiatan pencatatan-pencatatan yang cermat adalah memelihara dokumen yang penting sekali untuk keterangan dan bahan-bahan ingatan dalam menyusun program bagian kantor tersebut. Administrasi kearsipan pada bagian umum meliputi kegiatan yaitu melaksanakan penerimaan surat, pencatatan, surat dan pendistribusian surat.

1. Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

a. Penanganan Surat Masuk

Surat-surat dinas yang masuk ke kantor Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus diberi bagian surat, yang dilakukan pada sub bidang tata usaha. Dari sub bidang tata usaha, surat tersebut diserahkan langsung kepada atasan.

Baju surat ini berguna untuk memperoleh informasi indeks, kode, nomor urut, tanggal penyelesaian, asal surat, tanggal surat, nomor surat dan lampiran. Setelah diberi baju, surat-surat yang masuk dicatat dalam buku agenda surat masuk untuk bagian tata usaha. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dalam buku agenda surat masuk:

1. Nomor urut surat masuk 2. Nama dan alamat pengirim 3. Nomor surat

4. Tanggal surat 5. Nomor baju surat 6. Isi ringkas

Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam tahun ekspedisi untuk diteruskan ke tujuannya. Dalam hal ini ditujukan kepada masing-masing bagian, kemudian bagian tata usaha mengantar surat ke tujuan masing-masing dengan membawa ekspedisi yang dibawa untuk bagian tata usaha sebagai tanda terima surat.

b. Penanganan Surat Keluar

Surat-surat yang masuk ke bagian tata usaha dan akan dikeluarkan untuk kantor lain diluar atau didalam Fakultas Ekonomi harus sesuai dengan alamat yang dituju. Bagian tata usaha mengkonsep surat setelah diberi petunjuk dari pimpinan untuk diperiksa, apakah hal-hal yang diperbaiki. Setelah konsep disetujui oleh pimpinan, bagian tata usaha mengkoreksi kembali pengetikan surat tersebut, apabila setelah selesai, surat tersebut diserahkan kembali kepada kepala pimpinana untuk ditandatangani dan disetempel sebagai tanda persetujuan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 681, sub bagian persuratan mempunyai fungsi :

1. Melakukan pengelolaan dan pendistribusian surat-surat baik yang masuk maupun yang keluar dan mendistribusikannya.

2. Melakukan pengetikan, menggandakan dan menghimpun surat menyurat. 3. Melakukan penyusunan, penyimpanan dan perawatan arsip dan dokumen.

4. Memberikan saran dan pertimbangan kepada kepala bagian tata usaha serta melaksanakan tugas-tugas lain sesuai petujuk kepala bagian tata usaha.

Sub bagian persuratan terdiri dari : a. Urusan Tata Persuratan

Urusan Tata persuratan mempunyai tugas mengelola surat-surat masuk, keluar serta mendistribusikannya.

b. Urusan Distribusi

Urusan dipimpin oleh seorang Kepala Urusan yang bertanggung jawab langsung kepada kepala Sub Bagian.

c. Urusan Laporan

Urusan laporan mempunyai tugas melakukan penyusunan laporan pelaksanaan rapat staf, pelaksanaan rencanadan program kerja, serta mengadakan, mendistribusikan dan mengarsipkan surat-surat teersebut dan serta menyimpanannya.

2. Pengelolaan Arsip Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakulats Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan yang benar, agar arsip-arsip tersebut dapat tersimpan dan serta tidak hilang dan tidak susah ditemukan kembali apabila diperlukan suatu waktu. Arsip-arsip yang disimpan di Fakultas Ekonomi, diklasifikasikan menurut jenisnya, ditempatkan pada bidang masing-masing, agar lebih mudah ditemukan apabila diperlukan.

Arsip-arsip penting fakultas, disimpan dalam brankas khusus, sehingga terlindung dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang sudah tidak terpakai akan dimusnahkan setelah 5 (lima) tahun, sehingga tidak memakan banyak tempat. Untuk mempermudah kerja Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi kedalam 3 (tiga) Sub bidang yaitu: Sub bidang umum dan keuangan, Sub bidang kepegawaian, Sub bidang perlengkapan yang tugas-tugasnya telah dijelaskan pada Bab II.

Manfaat pengelolaan arsip yang baik dan benar yaitu, apabila arsip tersebut diperlukan maka arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan benar, dan dapat disusun kembali sesuai dengan tempatnya masing-masing.

Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok, antara lain:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan ruangan dan perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum dan perlengkapan. Pembagian atau pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan dan melakukakn tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi,

3. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan

fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan fakultas, karena merupakan pusat informasi bagi fakultas. Tata usaha juga menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Fakultas. Selain itu, tata usaha juga menghimpun dan menelaah peraturan-peraturan di bidang ketatausahaan administrasi umum dan keuangan, kepegawaian , dan perlengkapan. Peraturan-peraturan ini nantinya akan diserahkan kepada pimpinan Fakultas Ekonomi untuk ditelaah kembali dan disetujui, sehingga para pegawai dapat melaksanakan dan menerapkannya dengan baik.

Tata usaha juga mempunyai peranan dalam melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. Seperti yang diketahui bahwa rapat merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan keputusan-keputusan Fakultas Ekonomi serta pemecahan masalah yang dihadapi sehingga tata usaha mempunyai peranan yang sangat penting dalam penyelenggaraan rapat yang baik dan benar.

Pemantauan kinerja dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas juga dilakukan oleh tata usaha, kekurangan-kekurangan dari kinerja Fakultas Ekonomi dapat diperbaiki, dan hasil-hasil yang telah tercapai dapat dipertahankan, sehingga kedepannya kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat berjalan dengan lebih baik lagi.

D. Peralatan dan Perlengkapan Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

Dalam setiap kantor, selain kertas dan alat tulis untuk melaksanakan tata usaha masih diperlukan peralatan dan perlengkapan kantor akan menciptakan hasil kerja yang sebaik-baiknya. Begitu pula dalam menjalankan kegiatannya ketatausahaan memerlukan barang-barang pendukung pekerjaan agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Dan ini berlaku juga pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, agar pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan dengan lancar.

Peralatan dan perlengkapan kantor harus disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Manajer kantor harus pandai memilih yang terbaik dari yang terbaik karena fasih harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang biasa pada kantor itu sendiri.

Perlatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tat usaha agar berjalan dengan lancar. Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang mamadai, mungkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu dengan peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu dan professional.

Bila standard peralatan dan perlengkapan tata usaha tersebut dapat dipenuhi pada setiap meja maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja

dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain.

Ini berarti pemborosan dari segi waktu, tetapi apabila setiap meja terutama meja dibagian tata usaha tersedia lengkap semua maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan baik dan tenang dan tidak terganggu, karena peralatan dan perlengkapan dapat menunjang kegiatan tata usaha dalam mencapai tujuannya membantu mensejahterakan perusahaan atau organisasi tersebut.

Peralatan dan perlengkapan yang ada dipergunakan dalam kegiatan tata usaha antara lain:

1. Komputer 2. Mesin Printer 3. Kendali Arsip 4. Map

5. Kertas 6. Flashdisk 7. Buku Agenda 8. Brankas

9. Buku Ekspedisi 10. Alat-alat tulis

11. Box file/filling cabinet dan lain-lain

Disamping perbekalan peralatan dan perlengkapan pada tata usaha tersebut di atas masih ada jenis-jenis biaya lainnya dalam bidang tata usaha yaitu:

a. Biaya Pemeliharaan Alat

Misalnya ongkos yang dikeluarkan untuk merawat mesin-mesin kantor secara berkala atau membersihkan dan mencatat kembali peralatan dan perlengkapan tata usaha.

b. Biaya Tata Hubungan

Misalnya uang untuk membeli perangko, membayar langganan telepon, biaya air, ongkos dan lain-lainnya yang menyangkut komunikasi, pengangkutan atau pengiriman berbagai keterangan.

c. Biaya Pengerjaan

Misalnya pembayaran tarif listrik yang di pakai untuk menerangi kantor atau menjalankan mesin-mesin stensil, ongkos mencetak formulir-formulir dan pengeluaran biaya-biaya lainnya yang pada intinya berhubungan dengan pelaksanaan dan penyelesaian suatu kerja perkantoran.

d. Biaya Pegawai

Yang termasuk dalam jenis ini adalah gaji, honorarium dan uang lembur bagi para pegawai tata usaha.

E. Hambatan-Hambatan yang dihadapi Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

Menurut pengamatan yang dilakukan selama melaksanakan penelitian khususnya pada bagian tata usaha, baik organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tata usaha yang melaksanakan pekerjaan kantor dan menyediakan keterangan yang dibutuhkan. Jadi tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, terima, dikendalikan, atau singkatnya ditata sebaik-baiknya.

Apabila tidak ditata dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang kacau. Hal ini dapat mengganggu pekerjaan operasi-operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi.

Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah dilakukan. Bagian tata usaha juga mengalami hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Bila tidak ditanggapi dengan serius hambatan tersebut dapat mengganggu kelancaran pekerjaan para pegawai tata usaha. Hambatan ini yang dihadapi dalam pelaksanaan tata usaha yaitu:

1. Pegawai kurang tanggap terhadap informasi yang disampaikan, maksudnya

para pegawai hendaknya lebih cepat dalam menerima informasi yang ada, baik informasi mengenai pekerjaan pada kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atau informasi dari luar kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, agar para pegawai Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat melaksanakan setiap pekerjaanya masing-masing dengan hasil yang maksimal.

2. Tidak sesuainya penempatan dibagiannya masing-masing, sebaiknya para pegawai di kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus memiliki keahlian di bidangnya masing-masing, agar pekerjaan para pegawainya dapat terlaksana dengan baik dan mencapai hasil yang maksimal. Mengatasi hambatan yang ada dalam pelaksanaan tata usaha dengan cara :

1. Diberikan pengarahan kepada pegawai supaya cermat terhadap informasi yang masuk.

2. Diberikan pelatihan kepada pegawai agar mempunyai keahlian di bidangnya masing-masing.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan pemaparan di atas, maka diambil beberapa kesimpulan yaitu :

1. Adapun beberapa peranan pokok Tata Usaha Fakutas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif khusus.

b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan Fakultas sebagai suatu keseluruhan.

2. Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan, fakultas karena merupakan pusat informasi bagi fakultas.

3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas Ekonomi, pemantauan dan evaluasi kegiatan-kegiatan di lingkungan Fakultas Ekonomi.

B. Saran

Berikut dikemukakan beberapa saran yang dapat bermanfaat bagi Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Mengingat pentingnya peranan tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi kepala bidang, kepala Sub bidang maupun pegawai tata usaha tentang pelaksanan ketatausahaan yang baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai.

2. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang atau karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

3. Karena tata usaha merupakan satun kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Moekijat, 2000. Tata Laksana Kantor, Cetakan Kedelapan, Mandar Madju, Bandung.

Pedoman dan Informasi FE USU, 2008, USU Press, Medan

Saiman, 2002. Manajemen Sekretaris, Cetakan Pertama, Ghalia Indo, Jakarta The, Liang Gie, 2000. Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta Winardi, 2003. Teori Organisasi dan Pengorganisasian, Edisi Pertama, Cetakan

dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain.

Ini berarti pemborosan dari segi waktu, tetapi apabila setiap meja terutama meja dibagian tata usaha tersedia lengkap semua maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan baik dan tenang dan tidak terganggu, karena peralatan dan perlengkapan dapat menunjang kegiatan tata usaha dalam mencapai tujuannya membantu mensejahterakan perusahaan atau organisasi tersebut.

Peralatan dan perlengkapan yang ada dipergunakan dalam kegiatan tata usaha antara lain:

1. Komputer 2. Mesin Printer 3. Kendali Arsip 4. Map

5. Kertas 6. Flashdisk 7. Buku Agenda 8. Brankas

9. Buku Ekspedisi 10. Alat-alat tulis

11. Box file/filling cabinet dan lain-lain

Disamping perbekalan peralatan dan perlengkapan pada tata usaha tersebut di atas masih ada jenis-jenis biaya lainnya dalam bidang tata usaha yaitu:

a. Biaya Pemeliharaan Alat

Misalnya ongkos yang dikeluarkan untuk merawat mesin-mesin kantor secara berkala atau membersihkan dan mencatat kembali peralatan dan perlengkapan tata usaha.

b. Biaya Tata Hubungan

Misalnya uang untuk membeli perangko, membayar langganan telepon, biaya air, ongkos dan lain-lainnya yang menyangkut komunikasi, pengangkutan atau pengiriman berbagai keterangan.

c. Biaya Pengerjaan

Misalnya pembayaran tarif listrik yang di pakai untuk menerangi kantor atau menjalankan mesin-mesin stensil, ongkos mencetak formulir-formulir dan pengeluaran biaya-biaya lainnya yang pada intinya berhubungan dengan pelaksanaan dan penyelesaian suatu kerja perkantoran.

d. Biaya Pegawai

Yang termasuk dalam jenis ini adalah gaji, honorarium dan uang lembur bagi para pegawai tata usaha.

E. Hambatan-Hambatan yang dihadapi Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

Menurut pengamatan yang dilakukan selama melaksanakan penelitian khususnya pada bagian tata usaha, baik organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tata usaha yang melaksanakan pekerjaan kantor dan menyediakan keterangan yang dibutuhkan. Jadi tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, terima, dikendalikan, atau singkatnya ditata sebaik-baiknya.

Apabila tidak ditata dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang kacau. Hal ini dapat mengganggu pekerjaan operasi-operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi.

Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah dilakukan. Bagian tata usaha juga mengalami hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Bila tidak ditanggapi dengan serius hambatan tersebut dapat mengganggu kelancaran pekerjaan para pegawai tata usaha. Hambatan ini yang dihadapi dalam pelaksanaan tata usaha yaitu:

1. Pegawai kurang tanggap terhadap informasi yang disampaikan, maksudnya para pegawai hendaknya lebih cepat dalam menerima informasi yang ada, baik informasi mengenai pekerjaan pada kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atau informasi dari luar kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, agar para pegawai Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat melaksanakan setiap pekerjaanya masing-masing dengan hasil yang maksimal.

2. Tidak sesuainya penempatan dibagiannya masing-masing, sebaiknya para pegawai di kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus memiliki keahlian di bidangnya masing-masing, agar pekerjaan para pegawainya dapat terlaksana dengan baik dan mencapai hasil yang maksimal. Mengatasi hambatan yang ada dalam pelaksanaan tata usaha dengan cara : 1. Diberikan pengarahan kepada pegawai supaya cermat terhadap informasi

yang masuk.

2. Diberikan pelatihan kepada pegawai agar mempunyai keahlian di bidangnya masing-masing.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan pemaparan di atas, maka diambil beberapa kesimpulan yaitu :

1. Adapun beberapa peranan pokok Tata Usaha Fakutas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif khusus.

b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan Fakultas sebagai suatu keseluruhan.

2. Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan, fakultas karena merupakan pusat informasi bagi fakultas.

3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas Ekonomi, pemantauan dan evaluasi kegiatan-kegiatan di lingkungan Fakultas Ekonomi.

B. Saran

Berikut dikemukakan beberapa saran yang dapat bermanfaat bagi Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Mengingat pentingnya peranan tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi kepala bidang, kepala Sub bidang maupun pegawai tata usaha tentang pelaksanan ketatausahaan yang baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai.

2. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang atau karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

3. Karena tata usaha merupakan satun kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Moekijat, 2000. Tata Laksana Kantor, Cetakan Kedelapan, Mandar Madju, Bandung.

Pedoman dan Informasi FE USU, 2008, USU Press, Medan

Saiman, 2002. Manajemen Sekretaris, Cetakan Pertama, Ghalia Indo, Jakarta The, Liang Gie, 2000. Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta Winardi, 2003. Teori Organisasi dan Pengorganisasian, Edisi Pertama, Cetakan