Sistem Pengarsipan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

i

KATA PENGANTAR

Pertama sekali penulis memanjatkan puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul Sistem Pengarsipan Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan di berbagai segi dan masih jauh dari sempurna. Untuk itu kritikan dan saran-saran yang positif dan membangun senantiasa penulis terima dengan senang hati demi perbaikan dan penyempurnaan tugas akhir ini.

Penulis juga menyadari bahwa penyusunan tugas akhir ini tidak akan terlaksana dengan baik tanpa adanya dorongan dan bantuan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

2. Ibu Dr.Endang Sulistya Rini,SE,MSi, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Arlina Nurbaity Lubis,SE,MBA, selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Dra.Pepty Aniar selaku Kasubag Akedemik Fakultas Ekonomi

5. Ibu Dra.Friska Sipayung MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan pengarahan dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

6. Ibu Dra.Sofi Anita selaku Kasubag Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis dalam mengerjakan Tugas Akhir ini mulai dari pemberian informasi dan data yang berguna bagi penyelesaian tugas akhir ini.

7. Seluruh Staf Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8. Teristimewa kepada kedua orang tua saya , yang telah banyak memberikan perhatian dan nasehat serta dorongan secara moril dan materil kepada penulis selama ini.

9. Kakak dan Abang- abang saya yang sudah memberikan semangat dan dukungan serta perhatian kepada saya dalam penyelesaian Tugas Akhir ini 10. Sahabat- sahabat saya Ruwaidah hadianti, Henny Indah Sari, Siti

Maimunah Lubis yang telah membantu memberikan semangat dan dorongan kepada penulis.

11. Kakak kelas Kesekretariatan stambuk 06 yang telah membantu dalam memberikan sumber informasi mengenai penyusunan Tugas Akhir.

12. Teman- teman Kesekretariatan Stambuk 07 yang telah menemani penulis selama perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

iii

13. Seluruh rekan mahasiswa yang telah banyak membantu dan mendorong penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

Penulis ingin memberikan konstribusi sedapat mungkin bagi pengembangan ilmu pengetahuan sesuai dengan bidang yang penulis pelajari. Harapan penulis semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat bagi masyarakat serta untuk penelitian lebih lanjut.

Medan, Desember 2009 Penulis,

iv

DAFTAR ISI... iv

DAFTAR TABEL ... v

BAB I PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Permasalahan... 2

C. Tujuan dan Maksud ... 3

D. Jadwal kegiatan dan Rencana Isi... 3

BAB II PROFIL INSTANSI... 6

A. Sejarah Ringkas ... 6

B. Jenis Usaha/ Kegiatan... 13

C. Struktur Organisasi... 13

D. Uraian Tugas... 16

E. Kinerja Usaha Terkini ... 16

F. Rencana Kegiatan... 18

BAB III PEMBAHASAN ... 19

A. Pengertian Arsip ... 19

B. Ciri- ciri Arsip yang Baik ... 21

C. Kegunaan Arsip... 23

D. Klasifikasi Arsip... 24

E. Sistem Kearsipan... 26

F. Sistem Kearsipan Pada Kantor Tata Usaha FE- USU... 33

G. Analisis... 35

BAB IV PENUTUP... 39

A. Kesimpulan... 39

B. Saran ... 39

v

DAFTAR TABEL

No. Halaman

1

Informasi merupakan sarana penting dalam menjalankan suatu aktivitas perusahaan terutama dalam proses pencapaian tujuan. Arsip sebagai bahan informasi yang mempunyai peranan dalam pengambilan keputusan dan merumuskan kebijaksanaan yang akan ditetapkan dalam sebuah perusahaan atau unit kerja. Oleh karena itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sebuah sistem dan prosedur yang baik di bidang kearsipan.

Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap perusahaan atau unit kerja dalam rangka perencanaan, penganalisaan pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, pengendalian dan evaluasi kerja yang efektif dan efisien.

Pengelolaan terhadap arsip harus ditetapkan sebaik mungkin agar setiap saat arsip dapat diambil atau ditemukan dalam waktu singkat, apabila sewaktu- waktu dibutuhkan kembali. Apabila arsip disimpan tidak sesuai prosedur yang telah ditetapkan maka hal ini dapat menghambat kelancaran pekerjaan administrasi. Oleh karena itu, dalam pengolaan arsip dibutuhkan teknik dan keterampilan tertentu karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses, dan dibuang tidak terbatas jumlahnya.

2

Kegiatan kearsipan diperusahaan atau unit kerja yang merupakan aktivitas yang dilaksanakan dengan maksud memberikan pelayanan yang dibutuhkan oleh perusahaan atau unit kerja. Banyak hal yang menyebabkan perusahaan atau unit kerja belum melakukan penyimpanan arsip sebagaimana mestinya antara lain kurangnya kesadaran pegawai khususnya pihak pimpinan perusahaan akan peran pentingnya arsip didalam administrasi dan tidak tersedianya pegawai yang ahli di bidang kearsipan. Untuk itu perusahaan atau unit kerja harus berusaha untuk meningkatkan pengetahuan para pegawai terutama pada pegawai yang memiliki fungsi dan tugas di bidang kearsipan.

Oleh karena itu pengolaan arsip membutuhkan teknik dan keterampilan tertentu, sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik. Pengelolaan arsip yang baik akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja pada pegawai dan perusahaan atau unit kerja.

Dari uraian di atas maka penulis merasa tertarik untuk membahas dan meneliti sistem- sistem penanganan arsip dengan judul Sistem Pengarsipan Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

B. Permasalahan

Adapun permasalahan yang ingin dikemukakan sehubungan dengan penelitian ini adalah bagaimana penanganan arsip yang dilakukan dalam usaha melancarkan segala kegiatan di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

C. Tujuan dan Maksud Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kegiatan kearsipan dalam mencapai tujuan perusahaan atau unit kerja

2. Maksud Penelitian

Adapun maksud dari penelitian ini adalah: 1. Bagi Penulis

Memperdalam pengetahuan penulis mengenai aplikasi teori, khususnya tentang kearsipan yang sebenarnya di kantor.

2. Bagi Instansi

Sebagai bahan masukan untuk melakukan perbaikan ataupun peningkatan dalam sistem pengarsipan sehingga dapat memperlancar pekerjaan kantor dan mempermudah pimpinan dalam pengambilan keputusan.

3. Bagi Pembaca

Sebagai referensi yang dapat memberikan informasi bagi pembaca dan untuk pengelolaan arsip kepada perusahaan.

D. Jadwal Kegiatan dan Rencana Isi 1. Jadwal Survei/ Observasi

Penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal survei ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.

4

NO KEGIATAN MINGGU KE

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset selama beberapa minggu mulai tanggal 06 s/d 28 November 2009 di Kantor Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi menjadi 4 bab dan setiap bab nya dibagi menjadi beberapa sub bab antara lain:

Bab I : Pendahuluan

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan, dan rencana penulisan terdiri dari jadwal survey/ observasi dan rencana isi.

Bab II : Profil Instansi

Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah ringkas, struktur organisasi, Job description, jaringan kegiatan, kinerja usaha terkini, rencana kegiatan.

Bab III : Pembahasan

Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian sistem kearsipan dan sistem kearsipan di kantor tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bab IV: Penutup

Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang sistem kearsipan di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas

6 BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Ekonomi Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perugaruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegrian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan Pemasukan ke dalam lingkungan Universitas

Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/ DIKTI/Kep/ 1987. No. 25/ DIKTI/ 1987, No. 26/ DIKTI/ Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang yaitu Program Pendidikan Strata- 1 Program Pendidikan D-III, Yaitu: a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa baru pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global

8

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: Menghasilkan Lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan plaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu kailmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) danstakeholderslainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara Tujuan Fakultas Ekonom Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

Susunan Kepengurusan Dekan dan Pembantu Dekan dari Periode ke Periode.

I. Periode tahun 1961- 1963

Dekan : Prof. Dr.A.Sofyan Wakil Dekan : Prof.Dr.Tjung Ted Kozi Sekretaris : Drs.T.M.H.L.Tobing II. Periode Tahun 1963- 1965

Pejabat Dekan : Prof.Ny.Ani Abbas Manopo,SH Pembantu Dekan I : Dr.Suhaji Hadibroto,MA

Pembantu Dekan II : Drs.M.Adham Nasution Pembantu Dekan III : Drs.Saman Sembiring III. Periode Tahun 1965-1969

Dekan : Dr.S.Hadibroto,MA

Pembantu Dekan I :Drs.Sarimuda Pulungan/ Drs Bachrum Saleh Harahap Pembantu Dekan II : O.K.Harmaini,SE

Pembantu Dekan III : Drs.Saman Sembiring IV. Periode Tahun 1970- 1972

Dekan : Drs.Saman Sembiring

Pembantu Dekan I : Drs.Bachtiar Hasan Miraza Pembantu Dekan II : Drs. Bangsa Perangin- Angin Pembantu Dekan III : Drs. Bahauddin Darus

10

V. Periode Tahun 1972- 1976

Dekan : Drs.Moenaf Hamid Regar,MASc

Pembantu Dekan I : Drs.Bachtiar Hasan Miraza Pembantu Dekan II : Drs.M.Adham Nasution Pembantu Dekan III : Drs. Bangsa Perangin- Angin VI. Periode Tahun 1976- 1978

Dekan : Drs.Bachtiar Hasan Miraza Pembantu Dekan I : Drs.Pantas Sinaga

Pembantu Dekan II : Drs.Sudardjat Sukadam Pembantu Dekan III : Drs. Bangsa Perangin- Angin VII. Periode Tahun 1978- 1981

Dekan : Drs. Bahauddin Barus

Pembantu Dekan I : Drs.A.Rahim Siregar,MA Pembantu Dekan II : Drs.Arnita Zainuddin

Pembantu Dekan III : Drs.Sobat Sembiring VIII. Periode Tahun 1981- 1984

Dekan : O.K.Harmaini,SE

Pembantu Dekan I : Drs.Syarbaini Zain Pembantu Dekan II : Drs.Armin Sipahutar

IX. Periode Tahun 1984- 1988

Dekan : O.K.Harmaini,SE

Pembantu Dekan I : Drs.Sudardjat Sukadam,MBA Pembantu Dekan II : Drs.T.Ezmel

Pembantu Dekan III : Drs.Harison Sembiring X. Periode Tahun 1988- 1991

Dekan : Drs.T.Ezmel

Pembantu Dekan I : Drs.Syarbaini Zain Pembantu Dekan II : Drs.Arifin Siregar

Pembantu Dekan III : Drs.Harison Sembiring XI. Periode Tahun 1991- 1994

Dekan : Dr.Amrin Fauzi

Pembantu Dekan I : Drs.Syarbaini Zain

Pembantu Dekan II : Drs.Azwani Malik Miraza Pembantu Dekan III : Drs.Parentahen Purba XII. Periode Tahun 1994- 1997

Dekan : Dr.Amrin Fauzi

Pembantu Dekan I : Drs.Sudardjat Sukadam,MBA Pembantu Dekan II : Drs.Azwani Malik Miraza

12

XIII. Periode Tahun 1997- 2002

Dekan : Drs.Sudardjat Sukadam,MBA

Pembantu Dekan I : Drs.A.Samad Zaino,MS Pembantu Dekan II : Dra.Adja Syafinat

Pembantu Dekan III : Drs.Arifin Siregar XIV. Periode Tahun 2002- 2004

Dekan : Drs.Sudardjat Sukadam,MBA

Pembantu Dekan I : Prof.Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA Pembantu Dekan II : Dra.Arifin Hamzah,SE,MM,Ak

Pembantu Dekan III : Drs.Arifin Siregar XV. Periode Tahun 2004- 2005

Dekan : Prof.Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA Pembantu Dekan I : Drs.A.Samad Zaino,MS

Pembantu Dekan II : Dra.Arifin Hamzah,SE,MM,Ak Pembantu Dekan III : Drs.Arifin Siregar

XVI. Periode Tahun 2005- 2010

Dekan : Drs.Jhan Tafbu Ritonga,M.Ec Pembantu Dekan I : Drs.Arifin Hamzah,MM,Ak

Pembantu Dekan II : Drs.Fahmi Natigor Nasution,MAcc,Ak Pembantu Dekan III : Ami Diliham,SE,MSi

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikannon-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat baik ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguran Tinggiyaitu : penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

14

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untu mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektfitas kerja dapat diwujudkan melaui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar berikut ini :

15 Pusat Kajian/

Pengembangan Unit PelaksanaTeknis

Tata Usaha

Subbag Umum dan Perlengkap

a n

Subbag

Pendidikan Subbag Keuangandan Kepegawaian KemahasiswaanSubbag dan Alumni

Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembanguanan

L A B O R A T O R I U M

Dosen Manajemen S1 Reguler Manajemen S1 Ekstension DIII Keuangan

DIII Kesekretariatan

Dosen Dosen

Akuntansi S1 Reguler Akuntansi S1 Ekstension DIII Akuntansi

Ekonomi Pembangunan S1 Reguler

Ekonomi Pembangunan S1 Ekstension

Gambar 2.1: Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber: Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

16

D. Uraian Tugas

Berikut ini adalah uraian tugas dari bagian Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU:

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas;

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang- undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan

3. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan;

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan

5. Melaksanaan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas;

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat;

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas;

8. Melaksanakan apemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas;

9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi; 10. Melaksanakan penyimpana dokumen dan surat yang berhubungan

dengan kegiatan fakultas;

11. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetapdilaksanakan Fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Idul Fitri, Isra Mi raj, Natal, Paskah, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika

18

selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. D. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas SumateraUtara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil

3. Ujian Mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa

19

bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche yang berartipermulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata ta archia yang berarticatatan. Selanjutnya kata ta archia berobah lagi menjadi kata archeon yang berarti gedung pemerintahan .Sedangkan dari bahasa Latin kita mengenal kata

archivum .

Dari kata-kata inilah timbul kata arsip ini, sedangkan pentingnya peranan arsip ini sudah dikenal dalam kehidupan kemasyarakatan sejak zaman Romawi sampai dewasa ini kita masih mengenal karya-karya dramawan Yunani Kuno seperti Sophocle, Archillus, Emipides, Socrates dan catatan rekor pertandingan Olimpiade dalam zaman itu yang ditulis pada papyrus, serta sejak saat ini masih dapat kita manfaatkan, sehingga kita dapat menggambarkan saat ini kehidupan manusia di masa yang telah lalu. Pada umunya masyarakat Indonesia belum jelas apa yang dimaksudkan dengan kata arsip dan bagaimana peranannya sebenarnya. (Abubakar 1996: 8-9).

Supaya pengertian menganai arsip ini seragam dan lebih jelas maka sebaiknya didasarkan saja kepada Undang-Undang No.7/1971 pasal 1 yaitu sebagai berikut:

20

Yang dimaksudkan dalam undang-undang ini dengan arsip ialah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehiidupan kebangsaan.(Saiman,2002:102)

Berdasarkan Undang-Undang No.7/1971 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya Lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan. Dan berdasarkan pasal 4 Undang-Undang No.7/1971, bahwa pemerintah kewajiban untuk mengamankan arsip Badan Swasta tersebut sebagai bukti pertanggungjawaban Nasional. Yang pengesahannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya. (Abubakar,1996: 9-10).

Menurut Peraturan Presiden RI Ps. 1 No. 19 Tahun 1961 pasal 1 menjelaskan:

1. Pengertian secara umum ialah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun

dalam satu kesatuan bentuk fungsi daripada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.

2. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.(Wiyasa,MBA 2003: 43).

Menurut The Liang Gie Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali . (Sutarto,1997:200).

Pada Kantor Tata Usaha Arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat- surat penting yang disatukan di dalam folder map sesuai subjeknya dan disimpan di lemari arsip yang suatu saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat.(Surojo,2006:32)

B. Ciri- ciri Arsip yang Baik.

Dari pengertian arsip tersebut diatas dapat dikemukakan bahwa arsip yang baik mempunyai ciri- ciri sebagai berikut:

1. Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek ini arsip mestinya terdiri dari warkat- warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka warkat tersebut tidak perlu

22

disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnakan saja. Nilai guna yang ada dalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan ALFRED yang merupakan singkatan dariAdministrative value, Legal value, Financial value, Reach value, Educational value, dan Documentary value atau nilai- nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dan dokumentasi. Selain itu arsip dapat mengandung nilai haluan organisasi, nilai pelaksanaan kegiatan organisasi, nilai sejarah, ekonomi, sosial, politik, keamanan, kebudayaan, seni, dan agama. 2. Warkat- warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti

arsip diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal atau nomor, tetapi juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur dan metode kerja yang ada/ ditetapkan.

3. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga dari arsip yang baik ini dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistematis, maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar. (Surojo,2006:33-34)

Pada Kantor Tata Usaha ciri- ciri arsip yang baik yaitu, arsip disusun secara sistematis, arsip dapat disediakan kembali apabila suatu

saat dibutuhkan, arsip yang disimpan memiliki nilai guna dan juga mempunyai nilai sejarah.

C. Kegunaan Arsip.

Dalam kehidupan organisasi ataupun perorangan, arsip berguna untuk:

1. Keperluan administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset, dan pembuktian.

2. Memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data atau pun informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pegawai, dan masyarakat.

3. Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita, dan lainnya. 4. Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas, manajer

menengah, manajer bawah atau supervisor, dan bagi karyawan dari setiap unit kerja dari semua tingkat manajemen. (Surojo,2006:34-35)

Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi Para Dosen, Para Pegawai, maupun bagi Kasubag, Pembantu Dekan, dan Dekan.

Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

24

2. Untuk keperluan Riset dan Penelitian.

3. Sebagai salah satu sumber informasi penting. D. Klasifikasi Arsip.

1. Menurut Subjek atau isinya. a. Arsip keuangan.

b. Arsip kepegawaian. c. Arsip pemasaran. d. Arsip pendidikan. 2. Menurut nilai kegunaannya.

a. Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi. b. Arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan. c. Arsip yang mempunyai nilai guna pelaksanaan kerja. d. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum.

e. Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan. f. Arsip yang mempunyai nilai guna penelitian. g. Arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan.

h. Arsip yang mempunyai nilai guna pembuktian dan dokumentasi. i. Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah.

3. Menurut sifat kepentingannya.

a. Arsip vital (terdiri dari warkat- warkat yang mempunyai nilai abadi).

b. Arsip penting (esensial).

Isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.

c. Arsip Biasa.

Isinya tidak mengikat dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut. 4. Menurut keseringan penggunaannya.

a. Arsip aktif.

Arsip yang masih sering digunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas.

b. Arsip Inaktif.

Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas.

c. Arsip Statis (Abadi).

Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas. Arsip ini sudah mencapai taraf nilai abadi, khususnya sebagai bahan pertanggungjawaban organisasional/nasional, pemerintah.

5. Menurut fungsinya. a. Arsip Dinamis .

Arsip yang masih dipergunakan dalam penyelenggaraan dan pelaksanaan tugas sehari- hari.

26

Arsip Dinamis dibedakan menjadi dua yaitu arsip aktif dan inaktif. Arsip dinamis bersifat rahasia.

b. Arsip Statis.

6. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. a. Arsip Sentral.

b. Arsip yang disimpan di unit kearsipan (Pusat Arsip) organisasi. c. Arsip yang disimpan di kantor Arsip Nasional di Jakarta, dan

tiap-tiap ibukota daerah tingkat I dan II. (Surojo,2006:36-37) E. Sistem Kearsipan.

1. Unsur Sistem Kearsipan.

Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur dasar yaitu: input kepada sistem, proses dariinput, danoutputsistem.

Sumber: Manajemen Kearsipan

Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo(2006:20) INPUT

Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan Penyusustan OUT PUT Warkat/Arsip TUJUAN Menjamin keselamatan

arsip dan penyediaan kembali arsip

a. KomponenInput.

Data adalah fakta yang dapat berupa hal- hal, barang, keadaandan peristiwa atau kejadian di dalam kehidupan individu atau pun organisasi. Data yang bersifat mentah perlu diolah supaya menjadi matang dan tersusun teratur.

Informasi adalah hasil pengelolahan data yang mempunyai sifat sudah matang dan tersusun teratur sehingga lebih berdaya guna.

Arsiparis terdiri dari personel yang bertanggung jawab dan melaksanakan pengurusan arsip.

Fasilitas atau peralatan yang digunakan untuk memperlancar proses pengarsipan seperti map, folder, kartu petunjuk, filling cabinet, meja, kursi, berkas kotak, rak arsip, almari cardex (card index), mesin- mesin kantor dan alat tulis secara lengkap yang jumlahnya mencukupi, kondisinya baik, dan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang perkantoran khususnya kearsipan.

Uang merupakan suberdaya untuk belanja atau pengeluaran guna membiayai proses perencanaan, operasi pelaksanaan pekerjaan, dan pengawasan seluruh sistem administrasi atau manajemen kearsipan.

b. Komponen Proses.

Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu.

28

Sumber: Manajemen

Gambar 3.2 Daur Hidup Arsip Sumber:Surojo(2006:22) DISTRIBUSI Antarperusahaan Internal perusahaan Eksternal perusahaan PENCIPTAAN Korespondensi Memo Petunjuk Formulir Laporan Gambar Copian Output komputer PENGGUNAAN Pengambilan Keputusan Dokumentasi Respon /Tanggapan Keperluan Hukum PEMELIHARAAN Penyimpanan Pengambilan/Penyediaan kembali Menjaga kebersihan Pemberian pestisida Perbaikan PENYIMPANAN Aktif Inaktif Permanen Temporal PENYUSUTAN Pemindahan Penghancuran Pembuangan

c. KomponenOutput.

Output merupakan hasil dari proses kerja dari suatu sistem. Dalam sistem kearsipan outputnya adalah berupa sekupulan warkat yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa.

d. Komponen Tujuan.

Sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatn arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat bilamana dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet (tidak rusak) dan aman (tidak hilang secara fisik atau isi informasi dan data yang termuat di dalam arsip tidak diketahui oleh pihak yang tidak berhak).

2. Sistem Kearsipan yang pada umumnya digunakan. a. Sistem Alfabet atau Abjad.

Dasar sistem alphabet adalah nama orang, perusahaan, dan organisasi sebagai kata kunci atau kata tangkap dari berkas- berkas yang diarsipkan.

Sarana yang dipergunakan pada sistem alfabetik adalah: a. Lembar Petunjuk atauGuides.

Lembar petunjuk ini berfungsi untuk membantu berdirinya berkas-berkas atau dokumen yang diarsipkan dan mempermudah kita untuk melihatnya.

30

b. Folder.

Ada dua macamfolderyaitu: a) Foldercampuran atau umum.

Folder umum berisikan surat yang bersifat sementara dimana masalah atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima masalah atau perihal/subjek.

b) FolderIndividu ataufolderkhusus.

FolderIndividu atau khusus berfungsi untuk memindahkan berkas-berkas atau surat- surat dari folder umum. Folder individu ini sudah dikhususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja . Selanjutnya berkas- berkas atau surat- surat disusun secara kronologis berdasarkan urutan tanggal.

c) Kartu Petunjuk Silang.

Kartu Petunjuk Silang dipergunakan untuk mencari judul- judul atau nama- nama dari berkas- berkas atau surat- surat yang diarsipkan.

b. Sistem Nomor.

Sistem nomor merupakan sistem filing yang mendasarkan penyimpanan dan pengambilan berkas atau surat atas dasar kode nomor, sistem nomor yang dipergunakan dalam penataan arsip ada dua cara yaitu:

a) Sistem Dewey.

Sistem Dewey menggunakan angka dari 0 sampai 9. Angka yang dipergunakan adalah ratusan sehingga sistem Dewey dikenal juga sistem desimal atau persepuluhan.

b) Sistem Terminal Digital.

Sistem Terminal Digital yaitu nomor surat harus sesuai dengan kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal, judul/caption, nomor surat, tanggal surat yang difile/ diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan.

c) Sistem Nomor Murni.

Dalam Sistem Nomor Murni berdasarkan urutan nama surat masuk menurut catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan surat.

c. Sistem Pekerjaan atauNumerik.

Sistem Pekerjaan atau Numerik digunakan bila perusahaan mengidentifikasi usaha- usaha berdasarkan subjek pekerjaan. Penyususnan daftar numerik berlandaskan nama file dengan membuat dokumen referensi silang yang baik.

d. Sistem Geografik.

Tata kearsipan menurut Sistem Geografik berdasarkan tata letak dalam ilmu bumi. Tempat atau lokasi kegiatan dapat diarsipkan secara abjad maupun numerik sesuai dengan daerah pemesanan. Sistem geografik memberi informasi kepada perusahaan mengenai daerah- daerah yang

32

potensial, kurang potensial, atau sedang- sedang saja untuk mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang bersangkutan. Sistem geografik sangat cocok untuk perusahaan besar yang mempunya kantor- kantor cabang di Daerah Tingkat I dan Daerah Tingkat II/ Kotamadya sampai Tingkat Kecamatan.

e. Sistem Subjek.

Sistem Subjek atau perihal digunakan bila perusahaan mengidentifikasi surat berdasarkan cakupan bidang usaha dari suatu perusahaan. Sistem subjek harus dapat memenuhi seluruh kegiatan kantor sehingga sangat diperlukan perencanaan yang baik. Susunan subjek perlu dilengkapi dengan daftar indeks. Yang perlu diperhatikan dalam sistem subjek adalah

a) Surat harus dibaca secara cermat dan seksama. b) Menetapkan hal secara rinci .

c) Mengindekssesuai dengan daftarindeks. d) Member kode sesuai dengan daftarindeks. e) Penggolongan surat sesuai daftarindeks.

f) Meletakkan surat dalam map atau folder sesuai dengan kode yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai umur surat.

f. Sistem Kronologis

Sistem kronologis yaitu penataan berkas atau surat berdasarkan urutan tanggal. Sistem ini hanya sebagai alat pengingat sementara yaitu penyususnan arsip menurut tanggal penyimpanan. Sarana yang digunakan adalah Buku Agenda, Laci Guide, Folder (map), dan Kartu Indeks. (Surojo,2006:21-25)

F. Sistem Kearsipan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Sistem Kearsipan yang digunakan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menurut subjeknya. Dimana arsip diklasifikasikan berdasarkan pokok masalahnya yang terdiri dari:

1. Jadwal Kuliah dan Ujian Program S1 ekstensi, Diploma 3, S1 reguler 2009- 2010.

2. Tugas belajar.

3. SK Rektor 2006/2007. 4. Jadwal Martikulasi 2005. 5. Nilai Matrikulasi 2003, 2004. 6. BAN (Badan Akreditasi Nasional). 7. Surat masuk 2009.

8. Surat Keluar 2007 dan anggaran 2008. 9. Undangan.

34

10. SK DPA.

11. STP DKA ( Dana Kelengkapan Akademik). 12. Sertifikasi Dosen/ Guru besar 2008.

13. SK Reguler 2009.

14. SK Fakultas, Jurusan, Ekstensi, Sejarah Fakultas Ekonomi. 15. Ekstensi 2007.

16. Surat masuk 2009- 2010. 17. Surat Ekstensi 2009.

18. Gugus Managemen Mutu/ Kendali mutu FE- USU. 19. Surat Keluar 2009.

20. SK Reguler 2008. 21. SK Ekstensi 2004/2005.

22. Daftar nama dosen/ pegawai dan no. telp/hp. (Khusus Magang). 23. Ekstensi pengumuman.

24. Ujian masuk, pengumuman program ekstensi, SK Reguler. 25. Izin tugas dosen dari Rektor.

26. Dosen FE- USU sesuai kepangkatan terakhir/ pendidikan/ mata kuliah. 27. Jadwal kuliah dan ujian program S1 Ekstensi, Diploma 3/S1 Reguler.

Seluruh arsip yang diterima oleh Kantor Tata Usaha FE- USU akan diarsipkan pada folder sesuai dengan pokok masalah dari arsip tersebut. Seluruhfoldertersebut disimpan dan disusun pada lemari arsip.

Selama periode ini berlangsung arsip- arsip yang terdapat pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara sampai

saat ini belum pernah dilakukan penyusutan atau pemusnahan. Arsip- arsip yang merupakan arsip periode lalu disimpan di dalam lemari folder yang terpisah belum dilakukan penyusutan atau pemusnahan.

G. Analisis

Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, penulis dapat menganalisis bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang digunakan di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik seperti:

1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis. dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

4. Seluruhfiledisimpan didalamfolderyang dalam kondisi layak. 5. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

6. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip- arsip lama.

7. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi. Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya mutasi pegawai, pengubahan gelar, perubahan Nomor Induk Pegawai (NIP),

36

perubahan data diri pegawai maupun dosen seperti nomor telepon, alamat, status.

Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik tetapi masih ada kekurangan- kekurangannya yaitu:

1. Seharusnya arsip harus dilakukan pemeliharaan secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.

2. Masih banyakfolder- folderyang dengan nama masalah yang sama. 3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip

yang dicampur adukkan sehingga pada saat pencarian agak sulit menemukannya.

4. Tidak adanya penyusutan arsip atau pemusnahan. 5. Tidak adanya daftarindeksarsip .

6. Arsip- arsip masih tidak tersusun dengan rapi.

7. Masih ada file- file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup darifiletersebut.

8. Susahnya mencari kembali arsip yang diperlukan.

9. Yang mengetahui letak dari arsip- arsip hanya arsiparisnya itu pun terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.

10. Perencanaan arsip yang kurang matang sehingga pengelompokan arsip tidak jelas.

Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan dan keamanan arsip di Kantor Tata UsahaFakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip- arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukanfolder mapyang rusak akan segera diganti.

2. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha- usaha sebagai berikut: a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun

tulisan didalam atau diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.

c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarang tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.

38

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.

h. Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.

i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh difotocopy dan dengan segera mengembalikannya.

39 beberapa kesimpulan yaitu:

1. Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem pengarsipan berdasarkan subjek.

2. Pada periode ini arsiparis belum pernah melakukan penyusutan atau pemusnahan arsip.

3. Arsip- arsip periode sebelumnya disimpan pada lemari arsip terpisah. 4. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan menyimpan arsip di lemari arsip

dengan menggunakanFolder.

5. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menyimpannya di folder dan folder tersebut disusun di dalam lemari arsip.

6. Arsip- arsip pada Kantor Tata Usaha selalu dilakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi. Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya mutasi pegawai, pengubahan gelar, perubahan Nomor Induk Pegawai (NIP), perubahan data diri pegawai maupun dosen seperti nomor telepon, alamat, status.

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk lebih mempelancar pelaksanaan sistem pengarsipan di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

1. Melakukan pemeliharaan arsip secara khusus yaitu dengan memberikan pestisida, mengatur suhu ruangan agar arsip tidak rusak.

40

2. Membuat klasifikasi pokok masalah dengan sejelas- jelasnya.

3. Membuat daftar indeks arsip sehingga apabila arsip di butuhkan dapat dengan mudah ditemukan.

4. Melakukan Penyusutan dan pemusnahan serta jadwal ritensi arsip sehingga arsip tidak bertumpuk terlalu banyak.

5. Memanfaatkan perkembangan teknologi dalam melakukan pengarsipan yaitu menggunakansoftwere Document filling.

6. Melakukan pengaturan suhu ruangan agar arsip yang disimpan terjaga kelembapannya.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali._Edisi

Revisi.Jakarta: Djambatan.

Abubakar, Hadi. 1997. Cara- Cara Pengelolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien.Jakarta. Djambatan

Kuncoro, Munarjat.1995. Metode Riset Untuk Bisnis dan Ekonomi. _Jakarta.

Erlangga

Saiman.2002.Manajemen Sekretaris.Jakarta. Ghalia Indonesia.

Surojo,Yohanes.2006.Manajemen Kearsipan, Cetakan I, Malang: Dioma Malang

Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tatawarkat. Edisi Revisi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press

Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelolah Surat dan Arsip Dinamis.Jakarta: Pradnya Paramita.

36

perubahan data diri pegawai maupun dosen seperti nomor telepon, alamat, status.

Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik tetapi masih ada kekurangan- kekurangannya yaitu:

1. Seharusnya arsip harus dilakukan pemeliharaan secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.

2. Masih banyakfolder- folderyang dengan nama masalah yang sama. 3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip

yang dicampur adukkan sehingga pada saat pencarian agak sulit menemukannya.

4. Tidak adanya penyusutan arsip atau pemusnahan. 5. Tidak adanya daftarindeksarsip .

6. Arsip- arsip masih tidak tersusun dengan rapi.

7. Masih ada file- file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup darifiletersebut.

8. Susahnya mencari kembali arsip yang diperlukan.

9. Yang mengetahui letak dari arsip- arsip hanya arsiparisnya itu pun terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.

10. Perencanaan arsip yang kurang matang sehingga pengelompokan arsip tidak jelas.

Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan dan keamanan arsip di Kantor Tata UsahaFakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip- arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukanfolder mapyang rusak akan segera diganti.

2. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha- usaha sebagai berikut: a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun

tulisan didalam atau diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.

c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarang tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.

38

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.

h. Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.

i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh difotocopy dan dengan segera mengembalikannya.

39 beberapa kesimpulan yaitu:

1. Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem pengarsipan berdasarkan subjek.

2. Pada periode ini arsiparis belum pernah melakukan penyusutan atau pemusnahan arsip.

3. Arsip- arsip periode sebelumnya disimpan pada lemari arsip terpisah. 4. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan menyimpan arsip di lemari arsip

dengan menggunakanFolder.

5. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menyimpannya di folder dan folder tersebut disusun di dalam lemari arsip.

6. Arsip- arsip pada Kantor Tata Usaha selalu dilakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi. Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya mutasi pegawai, pengubahan gelar, perubahan Nomor Induk Pegawai (NIP), perubahan data diri pegawai maupun dosen seperti nomor telepon, alamat, status.

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk lebih mempelancar pelaksanaan sistem pengarsipan di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

1. Melakukan pemeliharaan arsip secara khusus yaitu dengan memberikan pestisida, mengatur suhu ruangan agar arsip tidak rusak.

40

2. Membuat klasifikasi pokok masalah dengan sejelas- jelasnya.

3. Membuat daftar indeks arsip sehingga apabila arsip di butuhkan dapat dengan mudah ditemukan.

4. Melakukan Penyusutan dan pemusnahan serta jadwal ritensi arsip sehingga arsip tidak bertumpuk terlalu banyak.

5. Memanfaatkan perkembangan teknologi dalam melakukan pengarsipan yaitu menggunakansoftwere Document filling.

6. Melakukan pengaturan suhu ruangan agar arsip yang disimpan terjaga kelembapannya.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali._Edisi Revisi.Jakarta: Djambatan.

Abubakar, Hadi. 1997. Cara- Cara Pengelolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien.Jakarta. Djambatan

Kuncoro, Munarjat.1995. Metode Riset Untuk Bisnis dan Ekonomi. _Jakarta. Erlangga

Saiman.2002.Manajemen Sekretaris.Jakarta. Ghalia Indonesia.

Surojo,Yohanes.2006.Manajemen Kearsipan, Cetakan I, Malang: Dioma Malang

Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tatawarkat. Edisi Revisi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press

Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelolah Surat dan Arsip Dinamis.Jakarta: Pradnya Paramita.