6fd6e sesi4 mpsi fase planning

FASE PERENCANAAN
MPSI – sesi 4

PERENCANAAN
PROYEK

BAGIAN DARI

Pembagian
 Pengalokasian
 penjadwalan (schedulling)

MANAJEMEN
PROYEK



Pekerjaan dalam
lingkup proyek

PEOPLE

PRODUCT
4+1
P

PROCESS
PROJECT
PLANNING

Sistem Informasi
yang efektif (4P)

FASE PERENCANAAN
Rencana proyek merupakan pedoman dasar agar
proyek dapat diarahkan untuk tetap berada dalam
anggaran, sesuai dengan lingkup yang telah
ditentukan dan selesai pada waktunya.
 Tujuan perencana proyek adalah untuk
menyediakan suatu kerangka kerja bagi manajer
proyek agar dapat menyusun estimasi yang baik
untuk kebutuhan sumber daya, biaya dan jawal.

 Setelah lingkup proyek (project scope) ditentukan
dalam project character, selanjutnya dapat
melakukan pendalaman terhadap estimasi durasi
pelaksanaan dari masing-masing satuan kerja
(task) dan mengelompokkannya dalam work
breakdown structure.


PERBEDAAN
PERENCANAAN PROYEK






Adalah aktivitas awal sebelum
tahap
implementasi
atau

pengembangan.
Dalam aktivitas ini belum
dilakukan hal-hal teknis yang
terkait
dengan
pengembangan
sistem
informasi, seperti desain dan
pemrograman.
Aktivitas
ini
meliputi
beberapa rencana yang harus
dibuat
sebagai
pedoman
secara manajemen dalam
pelaksanan fase berikutnya.

RENCANA PROYEK





Adalah salah satu dari
rencana yang harus dibuat
dalam perencanaan proyek.
Merupakan salah satu dari
hasil aktivitas perencanaan
proyek.

RENCANA-RENCANA YANG HARUS
DISIAPKAN DALAM PERENCANAAN
PROYEK
 RENCANA
 RENCANA
 RENCANA
 RENCANA
 RENCANA
 RENCANA

 RENCANA
 RENCANA

PROYEK
SUMBERDAYA MANUSIA
KEUANGAN
KUALITAS
RESIKO
PENERIMAAN
KOMUNIKASI
PENGADAAN

RENCANA PROYEK
Work Breakdown Structure (WBS) adalah
penguraian atau pembagian proyek secara
detail menjadi aktivitas yang hierarkis,
dimana setiap aktivitas ini akan dialokasikan
kepada pelaksanaan masing-masing.
 Sebuah proyek yang merupakan sebuah
pekerjaan ‘besar’ akan dibagi-bagi menjadi

task yang lebih kecil.
 Setiap task kemudian dialokasikan
pelaksanaanya kepada anggota tim yang
bertanggung jawab untuk menyelesaikannya.


Project character adalah pedoman dan dasar
bagi pelaksanaan proyek, mulai dari fase
perencanaan sampai ke fase-fase berikutnya.
 Selanjutnya, yang harus ditentukan dalam
pekerjaan-pekerjaan dalam proyek yang akan
diuraikan dengan menggunakan metode
WBS.
 Setiap proyek sistem informasi memiliki
metode khusus mulai dari awal
pengembangan sampai produk jadi, yang
disebut dengan siklus hidup pengembangan
sistem (system development life cycle –
SDLC)


WORK BREAKDOWN STRUCTURE
WBS berbentuk struktur pohon yang
menunjukkan bagian dari pekerjaan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan.
 Dalam proyek, WBS biasanya dimulai dengan
tujuan akhir yang hendak dicapai, lalu
membaginya menjadi komponen-komponen
yang dapat dikelola dalam hal ukuran, durasi,
dan penanggung jawab.


PRINSIP DALAM MENJALANKAN WBS
Aturan 100%
 Hubungan antara bagian ekslusif
 Rencana hasil yang ingin dicapai, bukan
pelaksanaannya.
 Tingkatan detail
 Komponen terminal


ESTIMASI
Estimasi menentukan perencanaan dalam
mencapai waktu penyelesaian proyek sesuai
dengan kesepakatan sehingga pada akhirnya
menentukan penilaian orang lain
terhadapkehandalan dan kompetensi sebagai
manajer proyek.
 Dalam proyek yang dikerjakan bagi pihak
ketiga, estimasi juga menentukan
perhitungan terhadap biaya pelaksanaan
proyek yang pada akhirnya menentukan nilai
jual proyek, sehingga hal ini menentukan
profitabilitas proyek.


CONTOH WORK BREAKDOWN
STRUCTURE (WBS)

CONTOH WORK BREAKDOWN

STRUCTURE (WBS)

back

RENCANA SUMBERDAYA MANUSIA


Setelah melakukan WBS, langkah selanjutnya
adalah task assignment atau alokasi setiap
task kepada masing-masing pelaksananya.

DUA FAKTOR PENTING YANG HARUS
DIPERHATIKAN DALAM MENYUSUN STRUKTUR
ORGANISASI
Spesialisasi

Koordinasi

Dalam melaksanakan
WBS, proyek yang besar

akan terurai menjadi
task, dan setiap task ini
akan dilaksanakan oleh
satu orang ataupun
sebuah tim yang
terspesialisasi.
 Spesialisasi ini selain
dari sisi fungsionalitas
task juga dari sisi
pelaksananya





Meskipun
melaksanakan
masing-masing task
yang terspesialisasi,
semua anggota tim

juga harus
terkoordinasi
dengan baik.

STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
STEERING
COMMITTEE

PROJECT
DIRECTOR

PROJECT
MANAGER

FUNCTIONAL
TEAM LEADER

TEAM
MEMBER

TEAM
MEMBER

TECHNICAL
TEAM LEADER

TEAM
MEMBER

TEAM
MEMBER

STRUKTUR ORGANISASI
BERDASARKAN SUMBER DAYA
STREERING
COMMITTEE
Project Owner
Project
Sponsor

User Team
Leader
User Team Leader
Requirements Definition
Business Process
Management Of
Change
Redesign
Business Design
Prototyping

back

Project
Director
Project
Manager

Project
Office

Aplication
Team Leader

Technical
Team Leader

Application Team

TechnicalTeam

Training
Aplication Analys &
Desain
Custom Development
Application testing
Integration Testing

Operating System
Database
Data Mining
Back up & Recovery
Performance
Operational Testing

RENCANA KEUANGAN
Suatu proyek pasti memerlukan dukungan
keuangan, baik proyek untuk kepentingan
internal perusahaan maupun proyek milik klien.
 Salah satu batasan proyek dalam Project
Management Triangle, (selain waktu dan
lingkup) adalah biaya yang dibatasi oleh
anggaran yang telah ditentukan.


back

RENCANA KUALITAS
Sebuah proyek akan menghasilkan
deliverables sebagaimana yang telah
ditentukan dalam project charter.
 Deliverables ini harus memenuhi kriteria
kualitas yang diharapkan oleh pemilik
proyek.
 Selain dari sisi deliverables, kualitas juga
diharapkan dalam proses pelaksanaan
proyek, dimana batasan-batasan tetap
terjaga sehingga semuanya tetap mengikuti
perencanaan proyek yang telah disusun.


LANGKAH-LANGKAH UNTUK
MENYUSUN RENCANA KUALITAS,
Definisikan kualitas yang diharapkan dari
deliverablesi proyek.
 Tentukan kriteria pemenuhan kualitas dan
standart pencapaiannya
 Definisikan proses yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan kualitas
 Deskripsikan quality assurance dan cara
melakukan control kualitas


back

RENCANA RESIKO

Penyusunan rencana resiko
adalah menentukan langkah
antisipasi untuk resiko yang
sudah teridentifikasi
sebelumnya.

RENCANA RESIKO MELIPUTI
1.
2.
3.

4.
5.

6.

7.

Daftar semua resiko yang telah teridentifikasi
Urutan resiko berdasarkan kemungkinan terjadinya
Urutan resiko berdasarkan dampak yang mungkin
ditimbulkannya apabila resiko itu terjadi.
Urutan resiko berdasarkan prioritas penanganannya.
Tindakan-tindakan yang harus dipersiapkan untuk
mengurangi potensi terjadinya resiko.
Tindakan-tindakan yang harus dipersiapkan apabila
terjadi resiko untuk mengurangi dampak yang
merugikan.
Proses untuk menangani resiko selama proyek
berlangsung.
back

RENCANA PENERIMAAN


Penerimaan dapat didefinisikan sebagai
persetujuan dari klien bahwa deliverable
proyek sudah sesuai dengan kriteria kualitas
yang disepakati dan berdasarkan batasanbatasan proyek, yaitu waktu penyelesaian,
lingkup proyek dan biaya yang digunakan.

RENCANA PROYEK TERDIRI DARI HALHAL BERIKUT
Daftar dari milestones yang harus dicapai dan
deliverables yang harus dihasilkan dari
keseluruhan proyek.
 Semua kriteria dan standar penerimaan terhadap
deliverables yang ditentukan oleh klien.
 Penjelasan mengenai beberapa deliverables akan
ditinjau (review) untuk kemudian diputuskan
apakah sudah sesuai dengan kriteria dan
memenuhi standar yang ditentukan sebelumnya.
 Proses untuk mendapatkan penerimaan dari klien
terhadap deliverables yang telah dihasilkan.
back


RENCANA KOMUNIKASI
Rencana komunikasi berisi berbagai
informasi yang harus disampaikan kepada
seluruh stakeholder proyek agar mereka
tetap mendapatkan status dari proyek yang
sedang dilaksanakan.
 Dengan informasi yang tersedia dan mudah
didapatkan maka akan menghindarkan
kesalahpahaman antara masing-masing
pihak dan membantu identifikasi potensi
resiko karena setiap orang akan merasa
dilibatkan dalam proyek.


RENCANA KOMUNIKASI TERDIRI ATAS
Jenis informasi yang dibutuhkan oleh setiap
bagian stakeholder proyek.
 Jadwal distribusi informasi, metode
komunikasi yang digunakan dan bagaimana
atau dalam bentuk apa informasi
disampaikan.
 Daftar personel yang dilibatkan dalam
penyediaan informasi dan menyampaikan
komunikaasi tersebut.
 Proses yang mengatur komunikasi, yaitu
bagaimana informasi dikumpulkan, di kelola
dan didistribusikan.
back


RENCANA PENGADAAN

Rencana Pengadaan dalam
proyek diperlukan seperti
hardware, alat-alat khusus,
consumables, atau juga jasa
tertentu, baik untuk menunjang
kelancaran proyek maupun
merupakan bagian dari
deliverables.

RENCANA PENGADAAN BERISI
ANTARA LAIN
Rincian produk yang akan dibeli dari vendor termasuk
deskripsi detail dan spesifikasi teknis.
 Sertakan informasi mengenai ketersediaan produkproduk yang akan dibeli apakah masih ada atau sudah
discontinue, bagaimana prosedur pengadaannya.
 Jadwal pengadaan produk disesuaikan dengan jadwal
proyek sehingga tidak terjadi penundaan karena
ketidaktersediaan produk tersebut pada waktunya.
 Perlu tidaknya proses tender untuk pengadaan ini dan
apakah proses tersebut mengikuti prosedur yang ada di
organisasi atau perusahaan klien, atau mengikuti
prosedur yang berlaku untuk proyek.
 Jika ada vendor tertentu yang direkomendasikan,
sertakan juga informasi latar belakang yang mendukung
rekomendasi ini.
