ac0b5 sesi5 mpsi fase perencanaan

FASE PERENCANAAN
MPSI – sesi 4

PERENCANAAN 
PROYEK

BAGIAN DARI

Pembagian
 Pengalokasian
 penjadwalan (schedulling)

MANAJEMEN 
PROYEK



Pekerjaan dalam
lingkup proyek

PEOPLE

PRODUCT
4+1
P

PROCESS
PROJECT
PLANNING

Sistem Informasi
yang efektif (4P)

FASE PERENCANAAN
Rencana proyek merupakan pedoman dasar agar 
proyek dapat diarahkan untuk tetap berada dalam 
anggaran, sesuai dengan lingkup yang telah 
ditentukan dan selesai pada waktunya.
 Tujuan perencana proyek adalah untuk menyediakan 
suatu kerangka kerja bagi manajer proyek agar dapat 
menyusun estimasi yang baik untuk kebutuhan 
sumber daya, biaya dan jadwal.

 Setelah lingkup proyek (project scope) ditentukan 
dalam project character, selanjutnya dapat melakukan 
pendalaman terhadap estimasi durasi pelaksanaan 
dari masing­masing satuan kerja (task) dan 
mengelompokkannya dalam work breakdown 
structure.


PERBEDAAN
PERENCANAAN PROYEK






Adalah aktivitas awal sebelum
tahap
implementasi
atau

pengembangan.
Dalam aktivitas ini belum
dilakukan hal-hal teknis yang
terkait
dengan
pengembangan
sistem
informasi, seperti desain dan
pemrograman.
Aktivitas
ini
meliputi
beberapa rencana yang harus
dibuat
sebagai
pedoman
secara manajemen dalam
pelaksanan fase berikutnya.

RENCANA PROYEK





Adalah salah satu dari
rencana yang harus dibuat
dalam perencanaan proyek.
Merupakan salah satu dari
hasil aktivitas perencanaan
proyek.

RENCANA­RENCANA YANG HARUS 
DISIAPKAN DALAM PERENCANAAN 
PROYEK 
 RENCANA PROYEK
 RENCANA SUMBERDAYA MANUSIA
 RENCANA KEUANGAN
 RENCANA KUALITAS
 RENCANA RESIKO
 RENCANA PENERIMAAN

 RENCANA KOMUNIKASI
 RENCANA PENGADAAN

RENCANA PROYEK
Work Breakdown Structure (WBS) adalah 
penguraian atau pembagian proyek secara detail 
menjadi aktivitas yang hierarkis, dimana setiap 
aktivitas ini akan dialokasikan kepada 
pelaksanaan masing­masing.
 Sebuah proyek yang merupakan sebuah 
pekerjaan ‘besar’ akan dibagi­bagi menjadi task  
yang lebih kecil.
 Setiap task kemudian dialokasikan 
pelaksanaanya kepada anggota tim yang 
bertanggung jawab untuk menyelesaikannya.


Project character  adalah pedoman dan dasar 
bagi pelaksanaan proyek, mulai dari fase 
perencanaan sampai ke fase­fase berikutnya. 

 Selanjutnya, yang harus ditentukan dalam 
pekerjaan­pekerjaan dalam proyek yang akan 
diuraikan dengan menggunakan metode WBS.
 Setiap proyek sistem informasi memiliki metode 
khusus mulai dari awal pengembangan sampai 
produk jadi, yang disebut dengan siklus hidup 
pengembangan sistem (system development life 
cycle – SDLC)


WORK BREAKDOWN STRUCTURE
WBS berbentuk struktur pohon yang 
menunjukkan bagian dari pekerjaan yang 
diperlukan untuk mencapai tujuan. 
 Dalam proyek, WBS biasanya dimulai dengan 
tujuan akhir yang hendak dicapai, lalu 
membaginya menjadi komponen­komponen yang 
dapat dikelola dalam hal ukuran, durasi, dan 
penanggung jawab.


PRINSIP DALAM MENJALANKAN 
WBS
Aturan 100%
 Hubungan antara bagian ekslusif
 Rencana hasil yang ingin dicapai, bukan 
pelaksanaannya.
 Tingkatan detail
 Komponen terminal


ESTIMASI
Estimasi menentukan perencanaan dalam 
mencapai waktu penyelesaian proyek sesuai 
dengan kesepakatan sehingga pada akhirnya 
menentukan penilaian orang lain 
terhadapkehandalan dan kompetensi sebagai 
manajer proyek.
 Dalam proyek yang dikerjakan bagi pihak ketiga, 
estimasi juga menentukan perhitungan terhadap 

biaya pelaksanaan proyek yang pada akhirnya 
menentukan nilai jual proyek, sehingga hal ini 
menentukan profitabilitas proyek.


CONTOH WORK BREAKDOWN 
STRUCTURE (WBS)

CONTOH WORK BREAKDOWN 
STRUCTURE (WBS)

back

RENCANA SUMBERDAYA MANUSIA


Setelah melakukan WBS, langkah selanjutnya 
adalah task assignment atau alokasi setiap task  
kepada masing­masing pelaksananya. 

DUA FAKTOR PENTING YANG HARUS 
DIPERHATIKAN DALAM MENYUSUN STRUKTUR 
ORGANISASI
Spesialisasi

Koordinasi

Dalam melaksanakan 
WBS, proyek yang besar 
akan terurai menjadi task, 
dan setiap task  ini akan 
dilaksanakan oleh satu 
orang ataupun sebuah tim 
yang terspesialisasi.
 Spesialisasi ini selain dari 
sisi fungsionalitas task 
juga dari sisi 
pelaksananya





Meskipun 
melaksanakan 
masing­masing task 
yang terspesialisasi, 
semua anggota tim 
juga harus 
terkoordinasi dengan 
baik.

STRUKTUR ORGANISASI 
FUNGSIONAL
STEERING 
COMMITTEE

PROJECT 
DIRECTOR

PROJECT 
MANAGER

FUNCTIONAL 
TEAM LEADER

TEAM 
MEMBER

TEAM 
MEMBER

TECHNICAL 
TEAM LEADER

TEAM 
MEMBER

TEAM 
MEMBER

STRUKTUR ORGANISASI 
BERDASARKAN SUMBER DAYA
STREERING 
COMMITTEE
Project Owner
Project Sponsor

User Team 
Leader
User Team Leader

Requirements Definition
Business Process 
Management Of Change
Redesign
Business Design
Prototyping

back

Project 
Director
Project 
Manager

Project 
Office

Aplication 
Team Leader

Technical 
Team Leader

Application Team

TechnicalTeam

Training
Aplication Analys & 
Desain
Custom Development
Application testing
Integration Testing

Operating System
Database
Data Mining
Back up & Recovery
Performance
Operational Testing

RENCANA KEUANGAN
Suatu proyek pasti memerlukan dukungan 
keuangan, baik proyek untuk kepentingan 
internal perusahaan maupun proyek milik klien.
 Salah satu batasan proyek dalam Project 
Management Triangle, (selain waktu dan lingkup) 
adalah biaya yang dibatasi oleh anggaran yang 
telah ditentukan.


back

RENCANA KUALITAS
Sebuah proyek akan menghasilkan deliverables 
sebagaimana yang telah ditentukan dalam 
project charter.
 Deliverables ini harus memenuhi kriteria 
kualitas yang diharapkan oleh pemilik proyek.
 Selain dari sisi deliverables, kualitas juga 
diharapkan dalam proses pelaksanaan proyek, 
dimana batasan­batasan tetap terjaga sehingga 
semuanya tetap mengikuti perencanaan proyek 
yang telah disusun.


LANGKAH­LANGKAH UNTUK 
MENYUSUN RENCANA KUALITAS, 
Definisikan kualitas yang diharapkan dari 
deliverablesi proyek.
 Tentukan kriteria pemenuhan kualitas dan 
standart pencapaiannya
 Definisikan proses yang dibutuhkan untuk 
mencapai tujuan kualitas
 Deskripsikan quality assurance dan cara 
melakukan control kualitas


back

RENCANA RESIKO

Penyusunan rencana resiko 
adalah menentukan langkah 
antisipasi untuk resiko yang 
sudah teridentifikasi 
sebelumnya.

RENCANA RESIKO MELIPUTI
1.
2.
3.

4.
5.

6.

7.

Daftar semua resiko yang telah teridentifikasi
Urutan resiko berdasarkan kemungkinan terjadinya
Urutan resiko berdasarkan dampak yang mungkin 
ditimbulkannya apabila resiko itu terjadi.
Urutan resiko berdasarkan prioritas penanganannya.
Tindakan­tindakan yang harus dipersiapkan untuk 
mengurangi potensi terjadinya resiko.
Tindakan­tindakan yang harus dipersiapkan apabila 
terjadi resiko untuk mengurangi  dampak yang 
merugikan.
Proses untuk menangani resiko selama proyek 
berlangsung.
back

RENCANA PENERIMAAN


Penerimaan dapat didefinisikan sebagai 
persetujuan dari klien bahwa deliverable proyek 
sudah sesuai dengan kriteria kualitas yang 
disepakati dan berdasarkan batasan­batasan 
proyek, yaitu waktu penyelesaian, lingkup 
proyek dan biaya yang digunakan.

RENCANA PROYEK TERDIRI DARI 
HAL­HAL BERIKUT
Daftar dari milestones yang harus dicapai dan 
deliverables  yang harus dihasilkan dari 
keseluruhan proyek.
 Semua kriteria dan standar penerimaan terhadap 
deliverables yang ditentukan oleh klien.
 Penjelasan mengenai beberapa deliverables akan 
ditinjau (review) untuk kemudian diputuskan 
apakah sudah sesuai dengan kriteria dan 
memenuhi standar yang ditentukan sebelumnya.
 Proses untuk mendapatkan penerimaan dari 
klien terhadap deliverables yang telah dihasilkan.
back


RENCANA KOMUNIKASI
Rencana komunikasi berisi berbagai informasi 
yang harus disampaikan kepada seluruh 
stakeholder proyek agar mereka tetap 
mendapatkan status dari proyek yang sedang 
dilaksanakan.
 Dengan informasi yang tersedia dan mudah 
didapatkan maka akan menghindarkan 
kesalahpahaman antara masing­masing pihak 
dan membantu identifikasi potensi resiko karena 
setiap orang akan merasa dilibatkan dalam 
proyek.


RENCANA KOMUNIKASI TERDIRI 
ATAS
Jenis informasi yang dibutuhkan oleh setiap 
bagian stakeholder proyek.
 Jadwal distribusi informasi, metode komunikasi 
yang digunakan dan bagaimana atau dalam 
bentuk apa informasi disampaikan.
 Daftar personel yang dilibatkan dalam 
penyediaan informasi dan menyampaikan 
komunikaasi tersebut.
 Proses yang mengatur komunikasi, yaitu 
bagaimana informasi dikumpulkan, di kelola dan 
didistribusikan.
back


RENCANA PENGADAAN

Rencana Pengadaan dalam proyek 
diperlukan seperti hardware, alat­
alat khusus, consumables, atau juga 
jasa tertentu, baik untuk menunjang 
kelancaran proyek maupun 
merupakan bagian dari deliverables.

RENCANA PENGADAAN BERISI 
ANTARA LAIN
Rincian produk yang akan dibeli dari vendor termasuk 
deskripsi detail dan spesifikasi teknis.
 Sertakan informasi mengenai ketersediaan produk­produk 
yang akan dibeli apakah masih ada atau sudah discontinue, 
bagaimana prosedur pengadaannya.
 Jadwal pengadaan produk disesuaikan dengan jadwal 
proyek sehingga tidak terjadi penundaan karena 
ketidaktersediaan produk tersebut pada waktunya.
 Perlu tidaknya proses tender untuk pengadaan ini dan 
apakah proses tersebut mengikuti prosedur yang ada di 
organisasi atau perusahaan klien, atau mengikuti prosedur  
yang berlaku untuk proyek.
 Jika ada vendor tertentu yang direkomendasikan, sertakan 
juga informasi latar belakang yang mendukung 
rekomendasi ini.


SEKIAN DAN TERIMAKASIH