Pengaruh Penerapan Teknologi Informasi d
Pengaruh Penerapan Teknologi Informasi dalam Manajemen
Perkantoran Modern terhadap Produktivitas Kerja Pegawai
By suyatnar on June 9, 2012
A.Latar belakang masalah
Teknologi informasi semakin memainkan peran yang signifikan dalam manajemen
perkantoran saat ini. Hal ini ditandai dengan semakin mudahnya birokrasi tata
persuratan, semakin mudahnya akses informasi dari satu titik ke titik lainnya.
Tentu saja, teknologi informasi tidak akan sedemikian besar kontribusinya bagi
perkembangan manajemen pemerintahan jika peran sumber daya manusia tidak
dioptimalkan.
Penggunaan teknologi informasi tidak terlepas dari peran perangkat komputer,
manajemen dan teknologi komunikasi. Ketiga perangkat ini dapat dikatakan
sebagai jantung teknologi informasi. Sejak 1990an perangkat komputer telah
mengalami perkembangan yang sangat signifikan.
Komputer di Indonesia digunakan pada tahun 1964 oleh Kementerian Dalam
Negeri untuk kegunaan pengolahan dan penyimpanan data. Adapun jenisnya
adalah IBM S360 (Beritaiptek.com, 27/05.02). Kantor Urusan Pegawai (sebelum
menjadi Badan Administrasi Kepegawaian Negara, dan sekarang Badan
Kepegawaian Negara) telah menggunakannya sejak tahun 1957.
Komputer XT dengan kecepatan 256Kb telah mampu membantu manajemen
perkantoran terutama tata persuratan dengan software Word Star dan Lotusnya,
bahkan software Dbase-nya mampu membuat program clerical yang bermanfaat
dalam menyimpan database karyawan, penggajian dan sebagainya. Kini,
perkembangan komputer sudah sedemikian pesatnya melalui pengembangan
teknologi keluarga x86-nya, mulai pentium 1, 2,3 sampai dengan 4 dan didukung
oleh CPU clock yang tinggi hingga menembus 3 gb, sebuah perkembangan yang
luar biasa pesat. Dengan demikian perkembangan teknologi komputer sudah
mendekati H-Hourbukan lagi D-Day.
Terkait perkembangan teknologi informasi, pemerintah mengeluarkan Instruksi
Presiden Nomor 6 tahun 2001 tentang Pengembangan dan Pendayagunaan
Telematika di Indonesia kepada para menteri, kepala LPND, pimpinan
kesekretariatan lembaga tertinggi dan tinggi negara, panglima TNI, kepala POLRI,
Jaksa Agung RI, Gubernur Bupati/Walikota. Tujuannya agar pemerintahan di pusat
dan di daerah dapat mengimplementasikan TI dalam manajemen pemerintahan
sehingga manajemen perkantoran ini dapat dioptimalkan pelaksanaannya.
Sehubungan dengan perkembangan teknologi infomrasi ini, hingga saat ini telah
terjadi perkembangan yang signifikan di beberapa daerah dalam kaitan aplikasi TI
dalam Manajemen Perkantoran yaitu di KPT( Kantor Pelayanan Terpadu)
Kabupaten Sragen, Kabupaten Jembrana, Kabupaten Takalar, dan masih banyak
lagi. Kontradiktif dengan contoh di atas, masih banyak pula daerah yang masih
belum memiliki keberanian atau itikad baik untuk mengaplikasikan TI dalam
manajemen perkantoran ini dengan berbagai alasan.
Padahal, pengaplikasian TI dalam manajemen pemerintahan khususnya
manajemen perkantoran dapat menjadi motivasi bagi pegawai untuk meningkatkan
produktivitas kerjanya. Contoh kasus, jika seorang pegawai ekspedisi
menghabiskan waktu satu sampai dua jam untuk mengantar surat maka dengan
menggunakan mesin fax atau e-mail maka waktu yang dua jam tadi dapat
dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lain. Dengan lain perkataan, pegawai
ekspedisi tersebut dapat ditingkatkan produktivitasnya.
Contoh kasus lain, database pegawai dan bidang lainnya akan lebih tertata dengan
baik jika disimpan dalam folder dan file website sehingga akan mudah diakses oleh
yang memerlukan dengan tingkat security tinggi. Tidak perlu lagi, staf BKD
berkeliling meminta data baik hard copy maupun soft copy dari bidang lainnya
dalam kaitan database kepegawaian karena data yang diperlukan tinggal
mengakses dari website dengan kode verifikasi yang telah didaftarkan sebelumnya.
Dengan kata lain, penggunaan database website meningkatkan produktivitas kerja
pegawai karena adanya efisiensi waktu.
Selain dengan menggunakan website, sistem database dan koneksi jaringan area
lokal memungkinkan seseorang untuk berbagi data (data sharing) dengan
menggunakan ethernet cable dengan menggunakan kode IP adress tertentu, yaitu
misalnya dengan mengkonfigurasi kode IP : 192.168.11.1, xxx.xxx.11.2, dst.
Semua hal ini menjadi sangat mungkin manakala teknologi informasi
dimanfaatkan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai, sehingga waktu
menjadi efisien dan efektivitas kerja juga dapat ditingkatkan.
Dilihat dari sisi anggaran, penggunaan TI hanya memerlukan biaya tinggi diawal
dengan biaya pemeliharaan jaringan yang efisien. Manajemen konvensional lebih
banyak memerlukan kertas dan tenaga manusia dengan tingkat kepercayaan yang
rendah. Sehingga jika dibandingkan dari segi efisiensinya, penggunaan TI dapat
membantu meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
Berdasarkan deskripsi di atas, penulis mengangkat judul” Pengaruh Penerapan
Teknologi Informasi dalam Manajemen Perkantoran Modern terhadap
Produktivitas Kerja Pegawai” sebagai judul Karya Tulis Ilmiah.
B. Identifikasi Masalah
Dalam Karya Tulis Ilmiah ini terdapat dua variabel penelitian, yaitu satu variabel
bebas, penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern (X)
dan satu variabel terikat, produktivitas kerja pegawai (Y). Rumusan dalam
pertanyaan penelitian berikut:
1)
Faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi produktivitas kerja pegawai?
2) Apakah ada pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajamen
perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai?
3) Jika ada pengaruh, seberapa besar pengaruh penerapan teknologi informasi
dalam manajemen perkantoran modern terhadap produkitivitas kerja pegawai?
4) Adakah faktor lain yang dapat mempengaruhi peningkat produktivitas kerja
pegawai di bidang manajemen perkantoran?
Untuk menjawab pertanyaan penelitian ini, penulis perlu mengelaborasikan
asumsi-asumsi berkaitan dengan penerapan teknologi informasi (TI) dalam
Manajemen Perkantoran Modern sebagai berikut:
Teknologi Informasi erat kaitannya dengan Manajemen Perkantoran Modern. TI
terdiri dari: Teknologi, Manajemen dan Telekomunikasi. Ketiga peran ini dapat
dimainkan dengan baik dalam teknologi Informasi dalam membantu mempercepat
dan mempermudah pekerjaan manajemen perkantoran dalam konteks manajemen
modern. Jadi, dengan mengaplikasikan teknologi informasi berikut
telekomunikasinya sehingga dapat mengakses internet maupun intranet maka
pekerjaan kantor dapat dilakukan secara mudah dan cepat. Dengan asumsi tersebut
maka penulis yakin bahwa produktivitas kerja pegawai dapat ditingkatkan dengan
menerapkan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern. Atau
dengan kata lain, semakin tinggi penggunaan teknologi informasi dalam
manajemen perkantoran modern maka pegawai semakin tinggi produktivitasnya.
Penulis menetapkan hipotesis penelitian sebagai berikut: “terdapat pengaruh
signifikan penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern
terhadap produktivitas kerja pegawai”. Secara matematis dapat ditulis sebagai
berikut:
1.
H0
: rxy = 0; Tidak terdapat pengaruh signifikan penerapan teknologi
informasi dalam manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja
pegawai.
2.
H1
: rxy > 0; Terdapat pengaruh signifikan penerapan teknologi
informasi dalam manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja
pegawai
C. Perumusan Masalah
Lokasi penelitian adalah Kantor Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Banten
yang beralamat di Jalan Lintas Timur KM 4 Karang Tanjung Pandeglang. Populasi
yang ada saat ini adalah 90 orang pegawai berstatus PNS dan sampel diambil
seluruhnya.
Adapun masalah yang dibahas dibatasi pada penerapan teknologi informasi dalam
manajemen perkantoran modern dan produktivitas kerja pegawai. Oleh karena itu,
penulis memformulasikan rumusan masalah penelitian ini sebagai berikut:
1.
Apakah terdapat pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajemen
perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai?
2.
Seberapa besarkah pengaruh penerapan teknologi informasi dalam
manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai?
D. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan Karya Tulis Ilmiah ini adalah:
1)
Bagi penulis
Meningkatkan keterampilan mengolah nalar sebagai upaya mengupas gagasan
ilmiah serta mencari alternatif solusi masalah secara ilmiah, serta dapat menjadi
referensi bagi penulis lain yang berkonsentrasi pada bidang manajemen
perkantoran modern.
2)
Bagi Institusi
Kerangka Teoritik
1.
Teknologi Informasi
Abad ini adalah abad teknologi informasi. Batas-batas kewilayahan kini sudah tak
ada lagi dalam konteks jaringan dunia maya. Dalam istilah yang dikemukakan oleh
Ohmae, hal ini disebut borderless world. Istilah teknologi informasi merupakan
kata majemuk yang mengacu pada teknologi penyampaian informasi secara lebih
cepat, lebih luas jangkauannya dan lebih lama penyimpanannya.
Dalam perkembangannya, TI mengalami kemajuan yang sangat pesat. Dalam
pemerintahan dikenal istilah e-gov (electronic government) yang tujuannya
mempercepat dan mempermudah akses pelayanan pemerintah kepada masyarakat
maupun kepada para pegawainya. Di era serba digital ini, pelayanan publik
meliputi pembuatan KTP, perizinan, akte kelahiran, perpanjangan STNK dan
sebagainya tidak lagi memerlukan waktu berhari-hari. Berkat perkembangan
teknologi yang semakin canggih ini, pelayanan publik menjadi sangat cepat dan
mudah memperolehnya.
Lain halnya dengan daerah otonom yang belum berani berinovasi masih
mengalami kendala dalam memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakatnya. Hal
ini terjadi akibat masih belum diterapkannya sistem manajemen modern dan
teknologi informasi. Tidak dipungkiri bahwa teknologi informasi berdampak pada
semakin cepat dan mudahnya mendapatkan akses informasi.
Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) merupakan terminologi baru dalam
dunia manajemen modern. Sebelum menerapkan TIK, teknologi sederhana sudah
digunakan namun belum optimal dalam menunjang kegiatan manajemen
perkantoran modern. Dengan semakin majunya teknologi umat manusia saat ini,
pemerintah berupaya untuk mengadopsi teknologi ini untuk membantu para staf
pemerintah meningkatkan kinerjanya.
Peranan Teknologi Informasi
Sebagaimana telah dijelaskan di muka, Teknologi Informasi memainkan peranan
penting di berbagai sektor kehidupan. Manajemen yang memiliki tugas pencapaian
tujuan yang mengedepankan aspek efektivitas dan efisiensi membutuhkan
teknologi informasi guna mempersingkat waktu dan meningkatkan kualitas
pelayanan.
Saat ini teknologi informasi sudah memasuki taraf kemajuan yang luar biasa.
Penemuan teknologi prosesor komputer yang sudah semakin cepat, semakin
tingginya kecepatan Random Access Memory (RAM) serta ruang harddisk yang
semakin luas berdampak pada semakin cepatnya waktu start up dan
response popups komputer.
Berbagai cara koneksi internet dapat menggunakan beberapa metode, antara lain:
Dial Up: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan line
telepon. Dengan menggunakan sebuah modem dial-up. Saat online [ connect ]
maka telepon tidak dapat digunakan. Perhitungan pulsa telepon berjalan + biaya
internet dari provider. max Kecepatan 56kb.
Broadband: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan
kabel tv, dengan menggunakan modem broadband. Saat online dapat sekaligus
nonton tidak berpengaruh. Dan biaya lebih hemat cukup membayar abodemen tv
cable + biaya internet provider untuk 24 jam online [ no limit ]. kecepatan mulai
dari 64kb – 256kb.
ADSL: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan line
telepon juga. Namun ADSL menggunakan teknologi yang lebih modern. Saat
online jalur telepon tidak terganggu, dapat digunakan dalam kebersamaan. Biaya
cukup membayar provider internet dengan sistem perhitungan berdasarkan
besarnya kilobyte yang digunakan, koneksi 24 jam online. Kecepatan mencapai
512kb.
Handphone: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan
handphone. Dapat dihubungkan melalui Bluetooth maupun usb cable data. Saat
online jalur telepon juga tidak terganggu. Bisa menggunakan jaringan GSM
maupun CDMA. GSM dapat lebih cepat dengan teknologi 3G atau bahkan
teknologi terbaru high speed 3,5G. Sedangkan CDMA menggunakan teknologi
CDMA 2000 1x hampir setara dengan 3G. Perhitungan biaya hampir sama semua
yaitu menggunakan sistem perhitungan per kilobyte. Kecepatan mulai dari 64kb –
2mb. Bahkan saat ini koneksi melalui jaringan wireless sudah menggunakan
teknologi tercanggih yaitu jaringan 4G.
Dalam prakteknya, Teknologi Informasi dapat dijadikan alat bantu untuk
mempersingkat jalur birokrasi. Di Kantor Perijinan Terpadu (KPT) Sragen, Jawa
Tengah Teknologi Informasi digunakan sebagai media untuk mempercepat dan
mempermudah proses pembuatan KTP dan layanan perijinan lainnya. KPT
menggunakan sistem online yaitu dengan menerapkan sistem jaringan
internet Wide Local Area Network atau Wide Area Network. Dengan sistem ini
KPT dapat tersambung secara online dengan seluruh kecamatan. Jadi, warga yang
akan membuat KTP cukup datang ke kecamatan, mengisi formulir pembuatan
KTP, duduk untuk difoto, selesai dan tinggal bayar yang besarannya tidak lebih
dari 5000 rupiah saja.
A. Manajemen Perkantoran Modern
1.
Manajemen Perkantoran
Perumusan Arthur Grager “Office management is the function of administering the
communication and record service of an organization.” (Manajemen perkantoran
adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat
dari suatu organisasi).
Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as a
function, is the branch of the art and science of management which is concerned
with the efficient performance of office work, whenever and wherever that work is
to be done.”
(Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu
manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara
efisien, bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan).
Perumusan Hal Nourse “It seems to me that office management in the broader
sense might embrance, not only the generallyaccepted service service functions,
but also the arise of functional control administratrive direction of most clerical
and paperwork.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti lebih
luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah
diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol
fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan
tulis).
Perumusan Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction
and supervision of office work. ” (Manajemen perkantoran berkenaan dengan
pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran).
Perumusan William Spriegel & Ernest Davies “Office management is the overall
direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation,
manufacturing, warehousing, and sales.” (Manajemen perkantoran adalah
pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan
dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan
penjualan).
Perumusan George Terry “Office management can be defined as the planning,
controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as
to achieve the predetermined objective. It deals with the life cycle of business
information, and retention, if of permanent value, of destruction if obsolute.”
(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebiih dahulu.
Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari
sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya
kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang).
Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian
mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran. Dikatakannya:
“Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun),
mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan
(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau
sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office
work (pekerjaan perkantoran)“. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen
perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan:
tata penyelenggaraan;
pelaksanaan secara efisien;
pengendalian, pengawasan dan pengarahan;
perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan
penggerakan.
1.
Manajemen Modern
Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan
“terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan
tuntutan jaman”.
Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana
disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan
data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan
tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang
tepat; para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional
memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
Kantor modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang
demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu
bangunan kantor yang megah, bahkan gedung pencakar langit. Perkantoran modern
juga sering digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba
dikomputerkan (computerized). Perubahan besar memang telah terjadi dalam
lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya
“Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan,
terutama dalam bidang “komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F.X.
Budiyanto, 1991).
Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar
instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan
dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing, computer). Di
satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah
sampai pada tahap berikutnya, yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (computer
based system). Namun, di lain pihak kenyataan masih banyak kantor-kantor
pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer, terutama di kota-kota
kecil atau di daerah-daerah terpencil.
B. Produktivitas Kerja Pegawai
Produktivitas adalah ukuran output dari suatu proses produksi, per satuan dari
input. Sebagai contoh, produktivitas buruh secara tipikal diukur sebagai
perbandingan output per jam kerja pegawai, satu satuan. Produktivitas dapat
disusun sebagai ukuran dari efisiensi teknis atau rekayasa produksi.
Produksi merupakan proses mengkombinasikan berbagai material input (barangbarang) dan input non material (perencanaan, tahu-bagaimana) agar membuat
sesuatu untuk konsumsi (output). Metode penggabungan input produksi dalam
proses pembuatan output disebut teknologi. Teknologi dapat digambarkan secara
matematis dengan fungsi produksi yang menjelaskan hubungan antara input dan
output. Fungsi produksi dapat digunakan sebagai ukuran kinerja relatif ketika
membandingkan teknologi-teknologi.
Fungsi produksi merupakan paparan sederhana mekanisme pertumbuhan ekonomi.
Pertumbuhan ekonomi dibatasi sebagai peningkatan produksi dari suatu bisnis atau
bangsa (apapun yang diukur). Biasanya diungkapkan sebagai persentase
pertumbuhan tahunan yang menggambarkan pertumbuhan output perusahaan atau
produk nasional (per bangsa). Pertumbuhan ekonomi ril (sebagai kebalikan dari
inflasi) terdiri dari dua komponen. Kedua komponen ini merupakan kenaikan
dalam input produksi dan kenaikan produktivitas.
Gambar 2. Proses pertumbuhan ekonomi
Gambar di atas mengilustrasikan proses pertumbuhan ekonomi. Nilai T2 (Nilai
pada waktu 2) mewakili pertumbuhan dalam output dari Nilai T1 (nilai pada waktu
1). Tiap waktu pengukuran memiliki grafik fungsi produksi sendiriuntuk waktu itu
(garis lurus). Output terukur pada waktu 2 lebih besar dari output terukutn pada
waktu 1 untuk kedua komponen pertumbuhan: suatu kenaikan input dan kenaikan
produktivitas. Porsi pertumbuhan disebabkan oleh kenaikan dalam input sebagai
ditunjukkan garis 1 dan tidak mengubah hubungan antara input dan output. Porsi
pertumbuhan disebabkan oleh kenaikan dalam produktivitas ditunjukkan di atas
garis 2 dengan kemiringan lebih curam. Jadi produktivitas yang meningkat
mewakili lebih besar output per satuan input.
Karena itu, suatu kenaikan dalam produktivitas dicirikan oleh perpindahan fungsi
produksi (pencuraman kemiringan) dan suatu perubahan yang mengikuti terhadap
hubungan input/oupput. Rumus produktivitas total secara lumrah ditulis sebagai
berikut:
Produktivitas Total = Kuantitas Output / Kuantitas Input
Menurut rumus ini, perubahan-perubahan dalam input dan output harus diukur
secara iklusif baik dari perubahan kuanitatif maupun kualitatif. Dalam prakteknya,
perubahan kuantitatif dan kualititatif berlaku ketika harga relative dan kuantitas
relative dari input yang berbeda dab factor-faktor output berubah. Untuk
mengaksentuasikan perubahan kuantitatif dalam input dan output, rumus
produktivitas total harus ditulis sebagai berikut:.
Produktivitas Total = Kuantitas dan Kualitas Output / Kuantitas dan
Kualitas Input
Produktivitas kerja merupakan suatu istilah yang sering digunakan
dalam perencanaan pengembangan industri pada khususnya dan perencanaan
pengembangan ekonomi nasional pada umumnya. Pengertian produktivitas pada
umumnya lebih dikaitkan dengan pandangan produksi dan ekonomi, sering pula
dikaitkan dengan pandangan sosiologi. Tidak dapat diingkari bahwa pada akhirnya
apapun yang dihasilkan melalui kegiatan organisasi dimaksudkan untuk
meningkatkan kesejahteraan masyarakat termasuk di dalamnya tenaga kerja itu
sendiri. Dikutip oleh Rusli Syarif ( 1991: 1 ) mengatakan bahwa “ definisi
produktivitas secara sederhana adalah hubungan antara kualitas yang dihasilkan
dengan jumlah kerja yang dilakukan untuk mencapai hasil itu. Sedangkan secara
umum adalah bahwa produktivitas merupakan ratio antara kepuasan atas
kebutuhan dan pengorbanan yang dilakukan. “Menurut Basu Swastha dan Ibnu
Sukotjo ( 1995: 281 ) produktivitas adalah sebuah konsep yang menggambarkan
hubungan antara hasil ( jumlah barang dan jasa ) dengan sumber ( jumlah tenaga
kerja, modal, tanah, energi, dan sebagainya ) yang dipakai untuk menghasilkan
hasil tersebut. Sedangkan George J. Washinis ( Rusli Syarif,1991: 1 ) memberi
pendapat bahwa “Produktivitas mencakup dua konsep dasar yaitu daya guna dan
hasil guna. Daya guna menggambarkan tingkat sumber-sumber manusia, dana, dan
alam yang diperlukan untuk mengusahakan hasil tertentu, sedangkan hasil guna
menggambarkan akibat dan kualitas dari hasil yang diusahakan.”
Menurut profesor Luis Sabourin (Rusli Syarif,1991: 1) adalah “Rumusan
tradisional dari produktivitas total tidak lain adalah ratio dari apa yang dihasilkan
terhadap saluran apa yang digunakan untuk memperoleh hasil
tersebut. ” Menurut Mukiyat ( 1998: 481 ) bahwa produktivitas kerja biasanya
dinyatakan dengan suatu imbangan dari hasil kerja rata-rata dalam hubungannya
dengan jam kerja rata-rata dari yang diberikan dengan proses tersebut. Sedangkan
konsep produktivitas menurut piagam OSLA tahun 1984 adalah ( J.
Ravianto,1986: 18 ) :
a. Produktivitas adalah konsep universal, dimaksudkan untuk menyediakan
semakin banyak barang dan jasa untuk semakin banyak orang dengan
menggunakan sedikit sumber daya.
b. Produktivitas berdasarkan atas pendekatan multidisiplinyang secara efektif
merumuskan tujuan rencana pembangunan dan pelaksanaan cara-cara produktif
dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien namun tetap menjaga
kualitas.
c. Produktivitas terpadu menggunakan keterampilan modal, teknologi
manajemen, informasi, energi, dan sumber daya lainnya untuk mutu kehidupan
yang mantap bagi manusia melalui konsep produktivitas secara menyeluruh.
d. Produktivitas berbeda di masing-masing negara denga kondisi, potensi, dan
kekurangan serta harapan yang dimiliki oleh negara yang bersangkutan dalam
jangka panjang dan pendek, namun masing-masing negara mempunyai kesamaan
dalam pelaksanaan pendidikan dan komunikasi.
e Produktivitas lebih dari sekedar ilmu teknologi dan teknik manajemen akan tetapi
juga mengandung filosofi dan sikap mendasar pada motivasi yang kuat untuk terus
menerus berusaha mencapai mutu kehidupan yang baik.
Menurut Komarudin, produktivitas pada hakekatnya meliputi sikap yang
senantiasa mempunyai pandangan bahwa metode kerja hari ini harus lebih baik
dari metode kerja kemarin dan hasil yang dapat diraih esok harus lebih banyak atau
lebih bermutu daripada hasil yang diraih hari ini (Komarudin, 1992:121).
Sedangkan menurut Woekirno produktivitas adalah kesadaran untuk menghasilkan
sesuatu yang lebih banyak daripada yang telah atau sedang berada dalam usahanya.
Pokoknya menambah kegiatan guna menghasilkan lebih dari apa yang telah
dicapai (Woekirno Sumardi, 1979:3). Bambang Kusriyanto (1993) juga
memberikan pendapatnya bahwa produktivitas merupakan nisbah atau ratio antara
hasil kegiatan (output) dan segala pengorbanan (biaya) untuk mewujudkan hasil
tersebut (input).
Menurut Sondang P Siagian, produktivitas kerja adalah kemampuan memperoleh
manfaat sebesar-besarnya dari sarana dan prasarana yang tersedia dengan
menghasilkan output yang optimal, kalau mungkin yang maksimal (Sondang P
Siagian, 1982:15).
Menurut Handari Nawawi dan Kartini Handari, 1990:97-98).menjelaskan secara
konkrit konsep produktivitas kerja sebagai berikut:
a. Produktivitas kerja merupakan perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh
dengan jumlah kerja yang dikeluarkan. Produktivitas kerja dikatakan tinggi jika
hasil ynag diperoleh lebih besar dari pada sumber tenaga kerja yang dipergunakan
dan sebaliknya.
b. Produktivitas yang diukur dari daya guna (efisiensi penggunaan personal sebagai
tenaga kerja). Produktivitas ini digambarkan dari ketepatan penggunaan metode
atau cara kerja dan alat yang tersedia, sehingga volume dan beban kerja dapat
diselesaikan sesuai dengan waktu yang tersedia. Hasil yng diperoleh bersifat non
material yang tidak dapat dinilai dengan uang, sehingga produktivitas hanya
digambarkan melalui efisiensi personal dalam pelaksanaan tugas-tugas pokoknya.
Peningkatan produktivitas merupakan dambaan setiap perusahaan, produktivitas
mengandung pengertian berkenaan denagan konsep ekonomis, filosofis,
produktivitas berkenaan dengan usaha atau kegiatan manusia untuk menghasilkan
barang atau jasa yang berguna untuk pemenuhan kebutuhan hidup manusia dan
masyarakat pada umumnya.
Sebagai konsep filosofis, produktivitas mengandung pandangan hidup dan sikap
mental yang selalu berusaha untuk meningkatkan mutu kehidupan dimana keadaan
hari ini harus lebih baik dari hari kemarin, dan mutu kehidupan hari esok harus
lebih baik dari hari ini. Hal ini yang memberi dorongan untuk berusaha dan
mengembangkan diri.
Sedangkan konsep sistem, memberikan pedoman pemikiran bahwa pencapaian
suatu tujuan harus ada kerja sama atau keterpaduan dari unsur-unsur yang relevan
sebagai sistem.
Produktivitas pada dasarnya mencakup sikap mental yang selalu mempunyai
pandangan bahwa kehidupan hari kemarin harus lebih baik dari hari ini. Cara kerja
hari ini harus lebih baik dari hari kemarin dan hasil kerja yang dicapai esok hari
harus lebih baik dari yang diperoleh hari ini. (Payman J. Simanjuntak, 1987: 3435).
Pengertian tersebut menjelaskan bahwa di dalam meningkatkan produktivitas kerja
memerlukan sikap mental yang baik dari pegawai, disamping itu peningkatan
produktivitas kerja dapat dilihat melalui cara kerja yang digunakan dalam
melaksanakan kegiatan dan hasil kerja yang diperoleh. Sehingga dari pengertian
tersebut dapat disimpulkan bahwa di dalam produktivitas kerja terdapat unsur
pokok yang merupakan kriteria untuk menilainya. Ketiga unsur tersebut adalah
unsur-unsur semangat kerja, cara kerja, dan hasil kerja.
Unsur semangat kerja dapat diartikan sebagai sikap mental para pegawai dalam
melaksanakan tugas-tugasnya, dimana sikap mental ini ditunjukan oleh adanya
kegairahan dalam melaksanakan tugas dan mendorong dirinya untuk bekerja secara
lebih baik dan lebih produktif. Sehingga apabila kondisi yang demikian dapat
dijaga dan dikembangkan terus menerus, tidak mustahil upaya untuk meningkatkan
produktivitas kerja akan dapat tercapai.
Untuk menilai semangat kerja karyawan dapat dilihat dari tanggung jawabnya
dalam melaksanakan tugas pekerjaanya. Hal ini sebagai mana dikemukakan oleh
Alfred R. Lateiner dan LE. Lavine bahwa “faktor-faktor yang mempunyai
pengaruh terhadap semangat kerja yaitu kesadaran akan tanggung jawab terhadap
pekerjaanya” (Alfred R. Lateiner dan JE. Lavine, 1983: 57).
Unsur kedua dari produktivitas kerja adalah cara kerja atau metode kerja. Cara atau
metode kerja pegawai dalam melaksanakan tugas pekerjaannya dapat dilihat
melalui kesediaan para pegawai untuk bekerja secara efektif dan efisien.
Ukuran ketiga dari produktivitas kerja adalah hasil kerja. Hasil kerja merupakan
hasil yang diperoleh dari pekerjaan yang dilaksanakan oleh karyawan. Hasil kerja
yang diperoleh oleh pegawai merupakan prestasi kerja pegawai dalam
melaksanakan tugas-tugasnya. Hasil kerja ini dapat dilihat dari jumlah atau
frekuensi di atas standar yang ditetapkan. Hal ini menandakan bahwa karyawan
tersebut produktif di dalam menyelesaikan tugas-tugas pekerjaannya.
Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka dapat disimpulkan oleh peneliti bahwa
produktivitas kerja pegawai dapat diukur dengan adanya semangat kerja dari
pegawai dalam menyelesaikan setiap tugas yang dibebankannya, dengan selalu
berdasarkan pada cara kerja atau metode kerja yang telah ditetapkan sehingga akan
diperoleh hasil kerja yang memuaskan.
Dari pendapat di atas, dapat menyimpulkan bahwa produktivitas kerja adalah suatu
kemampuan untuk melakukan kegiatan yang menghasilkan suatu produk atau hasil
kerja sesuai dengan mutu yang ditetapkan dalam waktu yang lebih singkat dari
seorang tenaga kerja.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa produktivitas
adalah sikap mental dari pekerja untuk senantiasa berkarya lebih dari apa yang
telah dan sedang diusahakan dalam rangka mempercepat pencapaian tujuan dari
suatu usaha.
1. Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja Menurut Sukarna
(1993:41), produktivitas kerja dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu :
a. Kemampuan dan ketangkasan karyawan
b. Managerial skill atau kemampuan pimpinan perusahaan.
c. Lingkungan kerja yang baik.
d. Lingkungan masyarakat yang baik.
e. Upah kerja.
f. Motivasi pekerja untuk meraih prestasi kerja.
g. Disiplin kerja karyawan.
h. Kondisi politik atau keamanan, dan ketertiban negara.
i. Kesatuan dan persatuan antara kelompok pekerja.
j. Kebudayaan suatu negara.
k. Pendidikan dan pengalaman kerja.
l. Kesehatan dan keselamatan pekerja karyawan.
m. Fasilitas kerja.
n. Kebijakan dan sistem administrasi perusahaan.
2. Pengukuran produktivitas kerja
Pengukuran produktivitas kerja pada dasarnya digunakan untuk mengetahui
sejauhmana tingkat efektivitas dan efisiensi kerja karyawan dalam menghasilkan
suatu hasil. Dalam usaha untuk dapat mengukur tingkat kemampuan karyawan
dalam mencapai sesuatu hasil yang lebih baik dan ketentuan yang berlaku
(kesuksesan kerja). Tingkat produktivitas
kerja karyawan yang dapat diukur adalah :
a. Penggunaan waktu
Penggunaan waktu kerja sebagai alat ukur produktivitas kerja karyawan meliputi :
1) Kecepatan waktu kerja
2) Penghematan waktu kerja
3) Kedisiplinan waktu kerja
4) Tingkat absensi
b. Output yaitu hasil produksi karyawan yang diperoleh sesuai produk yang
diinginkan perusahaan.
Pengukuran produktivitas digunakan sebagai sarana untuk menganalisa dan
mendorong dan efisiensi produksi. Manfaat lain adalah untuk menentukan target
dan kegunaan praktisnya sebagai patokan dalam pembayaran upah karyawan.
Tujuan pengukuran produktivitas adalah membandingkan hasil hal-hal berikut :
a. Pertambahan produksi dari waktu ke waktu.
b. Pertambahan pendapatan dari waktu ke waktu.
c. Pertambahan kesempatan kerja dari waktu ke waktu.
d. Jumlah hasil sendiri dengan orang lain.
e. Komponen prestasi utama sendiri dengan komponen prestasi utama
orang lain (Rusli Syarif, 1991:7).
Alat pengukuran produktivitas karyawan perusahaan dibedakan menjadi dua
macam, yaitu :
a. Physical productivity
Physical productivity adalah produktivitas secara kuantitatif seperti ukuran
(Size) panjang, berat, banyaknya unit, waktu dan banyaknya tenaga kerja.
b. Value productivity
Value productivity adalah ukuran produktivitas dengan menggunakan nilai
uang yang dinyatakan dalam rupiah, yen, won, dollar (J. Ravianto,1986:21).
Pengukuran produktivitas ini mempunyai peranan yang sangat penting untuk
mengetahui produktivitas kerja sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Dalam
penelitian ini yang menjadi pengukuran produktivitas kerja yaitu penggunaan
waktu dan hasil kerja atau out put.
Berdasarkan pendapat di atas maka pengukuran produktivitas dapat dilihat dari dua
komponen yaitu:
a. Efisiensi kerja
Efisiensi kerja karyawan dapat dilihat dari ketercapaian terget, ketepatan waktu,
ketepatan masuk kerja.
b. Produksi
Produksi kerja yang dihasilkan karyawan dapat dilihat dari kualitas, peningkatan
setiap bulan dan persentase kesesuaian dengan harapan kantor.
C. Temuan dan Pembahasan
Teknologi Informasi dan Komunikasi pada kenyataannya telah banyak memainkan
peranan teramat penting dalam manajemen perkantoran saat ini, lebih dikenal
dengan Manajemen Perkantoran Modern. Pengelolaan manajemen saat ini berbeda
dari generasi sebelumnya yang belum menerapkan teknologi informasi dan
komunikasi.
Jika dilihat dari sisi produktivitas kerja pegawai maka peranan TIK dalam
manajemen perkantoran modern sangat luar biasa dalam memotivasi pegawai
untuk lebih produktif. TIK lebih dikonotasikan dengan komputer dan internet.
Sebenarnya, TIK merupakan paduan dari manajemen, teknologi (komputer) dan
telekomunikasi. Telekomunikasi inilah sebetulnya yang menjembatani hubungan
komputer ke komputer. Jadi interkoneksi terjadi karena adanya alat telekomunikasi
yang digunakan untuk menghubungkan server komputer satu ke komputer lainnya.
Permasalahan tipikal di kantor adalah (1) tidak adanya jaringan ethernet yang
menghubungkan komputer satu ke komputer lainnya dalam satu jaringan lokal
(LAN), (2) belum adanya database yang sempurna sehingga kapan dan dimanapun
database dapat diakses dan digunakan secara baik, (3) belum optimalnyanya
penggunaan jaringan internet yang ada untuk dimanfaatkan sebagai sarana
komunikasi dua arah melalui website kantor.
PENUTUP
A.Kesimpulan
Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi meningkatkan produktivitas
kerja pegawai. Peran komputer dan teknologi komunikasi diyakini mampu
meningkatkan produktivitas kerja dengan tingkat akurasi, kecepatan dan
kemudahan yang tinggi. Penggunaan aplikasi komputer yang merupakan ringkasan
Sistem Informasi Manajemen kini banyak diterapkan di kantor-kantor pemerintah
maupun swasta dengan sistem database yang kompleks dan terintegrasi sehingga
peningkatatan produktivitas kerja pegawai meningkat sangat signifikan.
B.Saran
Dari pembahasan ini diajukan saran-saran sebagai berikut:
Hendaknya kantor-kantor di lingkungan pemerintah Provinsi Banten sudah
menerapkan Local Area Network dan Jaringan Intranet agar kemudahan akses
pegawai dan masyarakat dapat terwujud.
Jaringan yang sudah ada sudah selayaknya dikoneksi ke seluruh sistem SKPD
secara terintegrasi. Dengan demikian harapan ke depan seluruh layanan publik di
Provinsi Banten meningkat secara signifikan.
Daftar Pustaka
Buku :
Mcleod, Raymond. Management Information System, SeventhEdition, 1998.
Shore, Barry. Instruction to Computere Information Systems, 1995.
Jogiyanto HM, Pengenalan Komputer, 1992
Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi, 1999
Sumber Internet :
http://www.duniacyber.com, http://kangbudhi.wordpress.com
http://www.ilmukomputer.com
http://www.pera.net
http://www.kominfo.go.id
Perkantoran Modern terhadap Produktivitas Kerja Pegawai
By suyatnar on June 9, 2012
A.Latar belakang masalah
Teknologi informasi semakin memainkan peran yang signifikan dalam manajemen
perkantoran saat ini. Hal ini ditandai dengan semakin mudahnya birokrasi tata
persuratan, semakin mudahnya akses informasi dari satu titik ke titik lainnya.
Tentu saja, teknologi informasi tidak akan sedemikian besar kontribusinya bagi
perkembangan manajemen pemerintahan jika peran sumber daya manusia tidak
dioptimalkan.
Penggunaan teknologi informasi tidak terlepas dari peran perangkat komputer,
manajemen dan teknologi komunikasi. Ketiga perangkat ini dapat dikatakan
sebagai jantung teknologi informasi. Sejak 1990an perangkat komputer telah
mengalami perkembangan yang sangat signifikan.
Komputer di Indonesia digunakan pada tahun 1964 oleh Kementerian Dalam
Negeri untuk kegunaan pengolahan dan penyimpanan data. Adapun jenisnya
adalah IBM S360 (Beritaiptek.com, 27/05.02). Kantor Urusan Pegawai (sebelum
menjadi Badan Administrasi Kepegawaian Negara, dan sekarang Badan
Kepegawaian Negara) telah menggunakannya sejak tahun 1957.
Komputer XT dengan kecepatan 256Kb telah mampu membantu manajemen
perkantoran terutama tata persuratan dengan software Word Star dan Lotusnya,
bahkan software Dbase-nya mampu membuat program clerical yang bermanfaat
dalam menyimpan database karyawan, penggajian dan sebagainya. Kini,
perkembangan komputer sudah sedemikian pesatnya melalui pengembangan
teknologi keluarga x86-nya, mulai pentium 1, 2,3 sampai dengan 4 dan didukung
oleh CPU clock yang tinggi hingga menembus 3 gb, sebuah perkembangan yang
luar biasa pesat. Dengan demikian perkembangan teknologi komputer sudah
mendekati H-Hourbukan lagi D-Day.
Terkait perkembangan teknologi informasi, pemerintah mengeluarkan Instruksi
Presiden Nomor 6 tahun 2001 tentang Pengembangan dan Pendayagunaan
Telematika di Indonesia kepada para menteri, kepala LPND, pimpinan
kesekretariatan lembaga tertinggi dan tinggi negara, panglima TNI, kepala POLRI,
Jaksa Agung RI, Gubernur Bupati/Walikota. Tujuannya agar pemerintahan di pusat
dan di daerah dapat mengimplementasikan TI dalam manajemen pemerintahan
sehingga manajemen perkantoran ini dapat dioptimalkan pelaksanaannya.
Sehubungan dengan perkembangan teknologi infomrasi ini, hingga saat ini telah
terjadi perkembangan yang signifikan di beberapa daerah dalam kaitan aplikasi TI
dalam Manajemen Perkantoran yaitu di KPT( Kantor Pelayanan Terpadu)
Kabupaten Sragen, Kabupaten Jembrana, Kabupaten Takalar, dan masih banyak
lagi. Kontradiktif dengan contoh di atas, masih banyak pula daerah yang masih
belum memiliki keberanian atau itikad baik untuk mengaplikasikan TI dalam
manajemen perkantoran ini dengan berbagai alasan.
Padahal, pengaplikasian TI dalam manajemen pemerintahan khususnya
manajemen perkantoran dapat menjadi motivasi bagi pegawai untuk meningkatkan
produktivitas kerjanya. Contoh kasus, jika seorang pegawai ekspedisi
menghabiskan waktu satu sampai dua jam untuk mengantar surat maka dengan
menggunakan mesin fax atau e-mail maka waktu yang dua jam tadi dapat
dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lain. Dengan lain perkataan, pegawai
ekspedisi tersebut dapat ditingkatkan produktivitasnya.
Contoh kasus lain, database pegawai dan bidang lainnya akan lebih tertata dengan
baik jika disimpan dalam folder dan file website sehingga akan mudah diakses oleh
yang memerlukan dengan tingkat security tinggi. Tidak perlu lagi, staf BKD
berkeliling meminta data baik hard copy maupun soft copy dari bidang lainnya
dalam kaitan database kepegawaian karena data yang diperlukan tinggal
mengakses dari website dengan kode verifikasi yang telah didaftarkan sebelumnya.
Dengan kata lain, penggunaan database website meningkatkan produktivitas kerja
pegawai karena adanya efisiensi waktu.
Selain dengan menggunakan website, sistem database dan koneksi jaringan area
lokal memungkinkan seseorang untuk berbagi data (data sharing) dengan
menggunakan ethernet cable dengan menggunakan kode IP adress tertentu, yaitu
misalnya dengan mengkonfigurasi kode IP : 192.168.11.1, xxx.xxx.11.2, dst.
Semua hal ini menjadi sangat mungkin manakala teknologi informasi
dimanfaatkan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai, sehingga waktu
menjadi efisien dan efektivitas kerja juga dapat ditingkatkan.
Dilihat dari sisi anggaran, penggunaan TI hanya memerlukan biaya tinggi diawal
dengan biaya pemeliharaan jaringan yang efisien. Manajemen konvensional lebih
banyak memerlukan kertas dan tenaga manusia dengan tingkat kepercayaan yang
rendah. Sehingga jika dibandingkan dari segi efisiensinya, penggunaan TI dapat
membantu meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
Berdasarkan deskripsi di atas, penulis mengangkat judul” Pengaruh Penerapan
Teknologi Informasi dalam Manajemen Perkantoran Modern terhadap
Produktivitas Kerja Pegawai” sebagai judul Karya Tulis Ilmiah.
B. Identifikasi Masalah
Dalam Karya Tulis Ilmiah ini terdapat dua variabel penelitian, yaitu satu variabel
bebas, penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern (X)
dan satu variabel terikat, produktivitas kerja pegawai (Y). Rumusan dalam
pertanyaan penelitian berikut:
1)
Faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi produktivitas kerja pegawai?
2) Apakah ada pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajamen
perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai?
3) Jika ada pengaruh, seberapa besar pengaruh penerapan teknologi informasi
dalam manajemen perkantoran modern terhadap produkitivitas kerja pegawai?
4) Adakah faktor lain yang dapat mempengaruhi peningkat produktivitas kerja
pegawai di bidang manajemen perkantoran?
Untuk menjawab pertanyaan penelitian ini, penulis perlu mengelaborasikan
asumsi-asumsi berkaitan dengan penerapan teknologi informasi (TI) dalam
Manajemen Perkantoran Modern sebagai berikut:
Teknologi Informasi erat kaitannya dengan Manajemen Perkantoran Modern. TI
terdiri dari: Teknologi, Manajemen dan Telekomunikasi. Ketiga peran ini dapat
dimainkan dengan baik dalam teknologi Informasi dalam membantu mempercepat
dan mempermudah pekerjaan manajemen perkantoran dalam konteks manajemen
modern. Jadi, dengan mengaplikasikan teknologi informasi berikut
telekomunikasinya sehingga dapat mengakses internet maupun intranet maka
pekerjaan kantor dapat dilakukan secara mudah dan cepat. Dengan asumsi tersebut
maka penulis yakin bahwa produktivitas kerja pegawai dapat ditingkatkan dengan
menerapkan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern. Atau
dengan kata lain, semakin tinggi penggunaan teknologi informasi dalam
manajemen perkantoran modern maka pegawai semakin tinggi produktivitasnya.
Penulis menetapkan hipotesis penelitian sebagai berikut: “terdapat pengaruh
signifikan penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern
terhadap produktivitas kerja pegawai”. Secara matematis dapat ditulis sebagai
berikut:
1.
H0
: rxy = 0; Tidak terdapat pengaruh signifikan penerapan teknologi
informasi dalam manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja
pegawai.
2.
H1
: rxy > 0; Terdapat pengaruh signifikan penerapan teknologi
informasi dalam manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja
pegawai
C. Perumusan Masalah
Lokasi penelitian adalah Kantor Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Banten
yang beralamat di Jalan Lintas Timur KM 4 Karang Tanjung Pandeglang. Populasi
yang ada saat ini adalah 90 orang pegawai berstatus PNS dan sampel diambil
seluruhnya.
Adapun masalah yang dibahas dibatasi pada penerapan teknologi informasi dalam
manajemen perkantoran modern dan produktivitas kerja pegawai. Oleh karena itu,
penulis memformulasikan rumusan masalah penelitian ini sebagai berikut:
1.
Apakah terdapat pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajemen
perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai?
2.
Seberapa besarkah pengaruh penerapan teknologi informasi dalam
manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai?
D. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan Karya Tulis Ilmiah ini adalah:
1)
Bagi penulis
Meningkatkan keterampilan mengolah nalar sebagai upaya mengupas gagasan
ilmiah serta mencari alternatif solusi masalah secara ilmiah, serta dapat menjadi
referensi bagi penulis lain yang berkonsentrasi pada bidang manajemen
perkantoran modern.
2)
Bagi Institusi
Kerangka Teoritik
1.
Teknologi Informasi
Abad ini adalah abad teknologi informasi. Batas-batas kewilayahan kini sudah tak
ada lagi dalam konteks jaringan dunia maya. Dalam istilah yang dikemukakan oleh
Ohmae, hal ini disebut borderless world. Istilah teknologi informasi merupakan
kata majemuk yang mengacu pada teknologi penyampaian informasi secara lebih
cepat, lebih luas jangkauannya dan lebih lama penyimpanannya.
Dalam perkembangannya, TI mengalami kemajuan yang sangat pesat. Dalam
pemerintahan dikenal istilah e-gov (electronic government) yang tujuannya
mempercepat dan mempermudah akses pelayanan pemerintah kepada masyarakat
maupun kepada para pegawainya. Di era serba digital ini, pelayanan publik
meliputi pembuatan KTP, perizinan, akte kelahiran, perpanjangan STNK dan
sebagainya tidak lagi memerlukan waktu berhari-hari. Berkat perkembangan
teknologi yang semakin canggih ini, pelayanan publik menjadi sangat cepat dan
mudah memperolehnya.
Lain halnya dengan daerah otonom yang belum berani berinovasi masih
mengalami kendala dalam memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakatnya. Hal
ini terjadi akibat masih belum diterapkannya sistem manajemen modern dan
teknologi informasi. Tidak dipungkiri bahwa teknologi informasi berdampak pada
semakin cepat dan mudahnya mendapatkan akses informasi.
Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) merupakan terminologi baru dalam
dunia manajemen modern. Sebelum menerapkan TIK, teknologi sederhana sudah
digunakan namun belum optimal dalam menunjang kegiatan manajemen
perkantoran modern. Dengan semakin majunya teknologi umat manusia saat ini,
pemerintah berupaya untuk mengadopsi teknologi ini untuk membantu para staf
pemerintah meningkatkan kinerjanya.
Peranan Teknologi Informasi
Sebagaimana telah dijelaskan di muka, Teknologi Informasi memainkan peranan
penting di berbagai sektor kehidupan. Manajemen yang memiliki tugas pencapaian
tujuan yang mengedepankan aspek efektivitas dan efisiensi membutuhkan
teknologi informasi guna mempersingkat waktu dan meningkatkan kualitas
pelayanan.
Saat ini teknologi informasi sudah memasuki taraf kemajuan yang luar biasa.
Penemuan teknologi prosesor komputer yang sudah semakin cepat, semakin
tingginya kecepatan Random Access Memory (RAM) serta ruang harddisk yang
semakin luas berdampak pada semakin cepatnya waktu start up dan
response popups komputer.
Berbagai cara koneksi internet dapat menggunakan beberapa metode, antara lain:
Dial Up: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan line
telepon. Dengan menggunakan sebuah modem dial-up. Saat online [ connect ]
maka telepon tidak dapat digunakan. Perhitungan pulsa telepon berjalan + biaya
internet dari provider. max Kecepatan 56kb.
Broadband: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan
kabel tv, dengan menggunakan modem broadband. Saat online dapat sekaligus
nonton tidak berpengaruh. Dan biaya lebih hemat cukup membayar abodemen tv
cable + biaya internet provider untuk 24 jam online [ no limit ]. kecepatan mulai
dari 64kb – 256kb.
ADSL: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan line
telepon juga. Namun ADSL menggunakan teknologi yang lebih modern. Saat
online jalur telepon tidak terganggu, dapat digunakan dalam kebersamaan. Biaya
cukup membayar provider internet dengan sistem perhitungan berdasarkan
besarnya kilobyte yang digunakan, koneksi 24 jam online. Kecepatan mencapai
512kb.
Handphone: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan
handphone. Dapat dihubungkan melalui Bluetooth maupun usb cable data. Saat
online jalur telepon juga tidak terganggu. Bisa menggunakan jaringan GSM
maupun CDMA. GSM dapat lebih cepat dengan teknologi 3G atau bahkan
teknologi terbaru high speed 3,5G. Sedangkan CDMA menggunakan teknologi
CDMA 2000 1x hampir setara dengan 3G. Perhitungan biaya hampir sama semua
yaitu menggunakan sistem perhitungan per kilobyte. Kecepatan mulai dari 64kb –
2mb. Bahkan saat ini koneksi melalui jaringan wireless sudah menggunakan
teknologi tercanggih yaitu jaringan 4G.
Dalam prakteknya, Teknologi Informasi dapat dijadikan alat bantu untuk
mempersingkat jalur birokrasi. Di Kantor Perijinan Terpadu (KPT) Sragen, Jawa
Tengah Teknologi Informasi digunakan sebagai media untuk mempercepat dan
mempermudah proses pembuatan KTP dan layanan perijinan lainnya. KPT
menggunakan sistem online yaitu dengan menerapkan sistem jaringan
internet Wide Local Area Network atau Wide Area Network. Dengan sistem ini
KPT dapat tersambung secara online dengan seluruh kecamatan. Jadi, warga yang
akan membuat KTP cukup datang ke kecamatan, mengisi formulir pembuatan
KTP, duduk untuk difoto, selesai dan tinggal bayar yang besarannya tidak lebih
dari 5000 rupiah saja.
A. Manajemen Perkantoran Modern
1.
Manajemen Perkantoran
Perumusan Arthur Grager “Office management is the function of administering the
communication and record service of an organization.” (Manajemen perkantoran
adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat
dari suatu organisasi).
Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as a
function, is the branch of the art and science of management which is concerned
with the efficient performance of office work, whenever and wherever that work is
to be done.”
(Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu
manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara
efisien, bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan).
Perumusan Hal Nourse “It seems to me that office management in the broader
sense might embrance, not only the generallyaccepted service service functions,
but also the arise of functional control administratrive direction of most clerical
and paperwork.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti lebih
luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah
diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol
fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan
tulis).
Perumusan Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction
and supervision of office work. ” (Manajemen perkantoran berkenaan dengan
pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran).
Perumusan William Spriegel & Ernest Davies “Office management is the overall
direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation,
manufacturing, warehousing, and sales.” (Manajemen perkantoran adalah
pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan
dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan
penjualan).
Perumusan George Terry “Office management can be defined as the planning,
controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as
to achieve the predetermined objective. It deals with the life cycle of business
information, and retention, if of permanent value, of destruction if obsolute.”
(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebiih dahulu.
Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari
sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya
kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang).
Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian
mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran. Dikatakannya:
“Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun),
mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan
(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau
sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office
work (pekerjaan perkantoran)“. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen
perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan:
tata penyelenggaraan;
pelaksanaan secara efisien;
pengendalian, pengawasan dan pengarahan;
perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan
penggerakan.
1.
Manajemen Modern
Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan
“terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan
tuntutan jaman”.
Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana
disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan
data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan
tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang
tepat; para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional
memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
Kantor modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang
demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu
bangunan kantor yang megah, bahkan gedung pencakar langit. Perkantoran modern
juga sering digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba
dikomputerkan (computerized). Perubahan besar memang telah terjadi dalam
lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya
“Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan,
terutama dalam bidang “komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F.X.
Budiyanto, 1991).
Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar
instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan
dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing, computer). Di
satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah
sampai pada tahap berikutnya, yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (computer
based system). Namun, di lain pihak kenyataan masih banyak kantor-kantor
pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer, terutama di kota-kota
kecil atau di daerah-daerah terpencil.
B. Produktivitas Kerja Pegawai
Produktivitas adalah ukuran output dari suatu proses produksi, per satuan dari
input. Sebagai contoh, produktivitas buruh secara tipikal diukur sebagai
perbandingan output per jam kerja pegawai, satu satuan. Produktivitas dapat
disusun sebagai ukuran dari efisiensi teknis atau rekayasa produksi.
Produksi merupakan proses mengkombinasikan berbagai material input (barangbarang) dan input non material (perencanaan, tahu-bagaimana) agar membuat
sesuatu untuk konsumsi (output). Metode penggabungan input produksi dalam
proses pembuatan output disebut teknologi. Teknologi dapat digambarkan secara
matematis dengan fungsi produksi yang menjelaskan hubungan antara input dan
output. Fungsi produksi dapat digunakan sebagai ukuran kinerja relatif ketika
membandingkan teknologi-teknologi.
Fungsi produksi merupakan paparan sederhana mekanisme pertumbuhan ekonomi.
Pertumbuhan ekonomi dibatasi sebagai peningkatan produksi dari suatu bisnis atau
bangsa (apapun yang diukur). Biasanya diungkapkan sebagai persentase
pertumbuhan tahunan yang menggambarkan pertumbuhan output perusahaan atau
produk nasional (per bangsa). Pertumbuhan ekonomi ril (sebagai kebalikan dari
inflasi) terdiri dari dua komponen. Kedua komponen ini merupakan kenaikan
dalam input produksi dan kenaikan produktivitas.
Gambar 2. Proses pertumbuhan ekonomi
Gambar di atas mengilustrasikan proses pertumbuhan ekonomi. Nilai T2 (Nilai
pada waktu 2) mewakili pertumbuhan dalam output dari Nilai T1 (nilai pada waktu
1). Tiap waktu pengukuran memiliki grafik fungsi produksi sendiriuntuk waktu itu
(garis lurus). Output terukur pada waktu 2 lebih besar dari output terukutn pada
waktu 1 untuk kedua komponen pertumbuhan: suatu kenaikan input dan kenaikan
produktivitas. Porsi pertumbuhan disebabkan oleh kenaikan dalam input sebagai
ditunjukkan garis 1 dan tidak mengubah hubungan antara input dan output. Porsi
pertumbuhan disebabkan oleh kenaikan dalam produktivitas ditunjukkan di atas
garis 2 dengan kemiringan lebih curam. Jadi produktivitas yang meningkat
mewakili lebih besar output per satuan input.
Karena itu, suatu kenaikan dalam produktivitas dicirikan oleh perpindahan fungsi
produksi (pencuraman kemiringan) dan suatu perubahan yang mengikuti terhadap
hubungan input/oupput. Rumus produktivitas total secara lumrah ditulis sebagai
berikut:
Produktivitas Total = Kuantitas Output / Kuantitas Input
Menurut rumus ini, perubahan-perubahan dalam input dan output harus diukur
secara iklusif baik dari perubahan kuanitatif maupun kualitatif. Dalam prakteknya,
perubahan kuantitatif dan kualititatif berlaku ketika harga relative dan kuantitas
relative dari input yang berbeda dab factor-faktor output berubah. Untuk
mengaksentuasikan perubahan kuantitatif dalam input dan output, rumus
produktivitas total harus ditulis sebagai berikut:.
Produktivitas Total = Kuantitas dan Kualitas Output / Kuantitas dan
Kualitas Input
Produktivitas kerja merupakan suatu istilah yang sering digunakan
dalam perencanaan pengembangan industri pada khususnya dan perencanaan
pengembangan ekonomi nasional pada umumnya. Pengertian produktivitas pada
umumnya lebih dikaitkan dengan pandangan produksi dan ekonomi, sering pula
dikaitkan dengan pandangan sosiologi. Tidak dapat diingkari bahwa pada akhirnya
apapun yang dihasilkan melalui kegiatan organisasi dimaksudkan untuk
meningkatkan kesejahteraan masyarakat termasuk di dalamnya tenaga kerja itu
sendiri. Dikutip oleh Rusli Syarif ( 1991: 1 ) mengatakan bahwa “ definisi
produktivitas secara sederhana adalah hubungan antara kualitas yang dihasilkan
dengan jumlah kerja yang dilakukan untuk mencapai hasil itu. Sedangkan secara
umum adalah bahwa produktivitas merupakan ratio antara kepuasan atas
kebutuhan dan pengorbanan yang dilakukan. “Menurut Basu Swastha dan Ibnu
Sukotjo ( 1995: 281 ) produktivitas adalah sebuah konsep yang menggambarkan
hubungan antara hasil ( jumlah barang dan jasa ) dengan sumber ( jumlah tenaga
kerja, modal, tanah, energi, dan sebagainya ) yang dipakai untuk menghasilkan
hasil tersebut. Sedangkan George J. Washinis ( Rusli Syarif,1991: 1 ) memberi
pendapat bahwa “Produktivitas mencakup dua konsep dasar yaitu daya guna dan
hasil guna. Daya guna menggambarkan tingkat sumber-sumber manusia, dana, dan
alam yang diperlukan untuk mengusahakan hasil tertentu, sedangkan hasil guna
menggambarkan akibat dan kualitas dari hasil yang diusahakan.”
Menurut profesor Luis Sabourin (Rusli Syarif,1991: 1) adalah “Rumusan
tradisional dari produktivitas total tidak lain adalah ratio dari apa yang dihasilkan
terhadap saluran apa yang digunakan untuk memperoleh hasil
tersebut. ” Menurut Mukiyat ( 1998: 481 ) bahwa produktivitas kerja biasanya
dinyatakan dengan suatu imbangan dari hasil kerja rata-rata dalam hubungannya
dengan jam kerja rata-rata dari yang diberikan dengan proses tersebut. Sedangkan
konsep produktivitas menurut piagam OSLA tahun 1984 adalah ( J.
Ravianto,1986: 18 ) :
a. Produktivitas adalah konsep universal, dimaksudkan untuk menyediakan
semakin banyak barang dan jasa untuk semakin banyak orang dengan
menggunakan sedikit sumber daya.
b. Produktivitas berdasarkan atas pendekatan multidisiplinyang secara efektif
merumuskan tujuan rencana pembangunan dan pelaksanaan cara-cara produktif
dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien namun tetap menjaga
kualitas.
c. Produktivitas terpadu menggunakan keterampilan modal, teknologi
manajemen, informasi, energi, dan sumber daya lainnya untuk mutu kehidupan
yang mantap bagi manusia melalui konsep produktivitas secara menyeluruh.
d. Produktivitas berbeda di masing-masing negara denga kondisi, potensi, dan
kekurangan serta harapan yang dimiliki oleh negara yang bersangkutan dalam
jangka panjang dan pendek, namun masing-masing negara mempunyai kesamaan
dalam pelaksanaan pendidikan dan komunikasi.
e Produktivitas lebih dari sekedar ilmu teknologi dan teknik manajemen akan tetapi
juga mengandung filosofi dan sikap mendasar pada motivasi yang kuat untuk terus
menerus berusaha mencapai mutu kehidupan yang baik.
Menurut Komarudin, produktivitas pada hakekatnya meliputi sikap yang
senantiasa mempunyai pandangan bahwa metode kerja hari ini harus lebih baik
dari metode kerja kemarin dan hasil yang dapat diraih esok harus lebih banyak atau
lebih bermutu daripada hasil yang diraih hari ini (Komarudin, 1992:121).
Sedangkan menurut Woekirno produktivitas adalah kesadaran untuk menghasilkan
sesuatu yang lebih banyak daripada yang telah atau sedang berada dalam usahanya.
Pokoknya menambah kegiatan guna menghasilkan lebih dari apa yang telah
dicapai (Woekirno Sumardi, 1979:3). Bambang Kusriyanto (1993) juga
memberikan pendapatnya bahwa produktivitas merupakan nisbah atau ratio antara
hasil kegiatan (output) dan segala pengorbanan (biaya) untuk mewujudkan hasil
tersebut (input).
Menurut Sondang P Siagian, produktivitas kerja adalah kemampuan memperoleh
manfaat sebesar-besarnya dari sarana dan prasarana yang tersedia dengan
menghasilkan output yang optimal, kalau mungkin yang maksimal (Sondang P
Siagian, 1982:15).
Menurut Handari Nawawi dan Kartini Handari, 1990:97-98).menjelaskan secara
konkrit konsep produktivitas kerja sebagai berikut:
a. Produktivitas kerja merupakan perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh
dengan jumlah kerja yang dikeluarkan. Produktivitas kerja dikatakan tinggi jika
hasil ynag diperoleh lebih besar dari pada sumber tenaga kerja yang dipergunakan
dan sebaliknya.
b. Produktivitas yang diukur dari daya guna (efisiensi penggunaan personal sebagai
tenaga kerja). Produktivitas ini digambarkan dari ketepatan penggunaan metode
atau cara kerja dan alat yang tersedia, sehingga volume dan beban kerja dapat
diselesaikan sesuai dengan waktu yang tersedia. Hasil yng diperoleh bersifat non
material yang tidak dapat dinilai dengan uang, sehingga produktivitas hanya
digambarkan melalui efisiensi personal dalam pelaksanaan tugas-tugas pokoknya.
Peningkatan produktivitas merupakan dambaan setiap perusahaan, produktivitas
mengandung pengertian berkenaan denagan konsep ekonomis, filosofis,
produktivitas berkenaan dengan usaha atau kegiatan manusia untuk menghasilkan
barang atau jasa yang berguna untuk pemenuhan kebutuhan hidup manusia dan
masyarakat pada umumnya.
Sebagai konsep filosofis, produktivitas mengandung pandangan hidup dan sikap
mental yang selalu berusaha untuk meningkatkan mutu kehidupan dimana keadaan
hari ini harus lebih baik dari hari kemarin, dan mutu kehidupan hari esok harus
lebih baik dari hari ini. Hal ini yang memberi dorongan untuk berusaha dan
mengembangkan diri.
Sedangkan konsep sistem, memberikan pedoman pemikiran bahwa pencapaian
suatu tujuan harus ada kerja sama atau keterpaduan dari unsur-unsur yang relevan
sebagai sistem.
Produktivitas pada dasarnya mencakup sikap mental yang selalu mempunyai
pandangan bahwa kehidupan hari kemarin harus lebih baik dari hari ini. Cara kerja
hari ini harus lebih baik dari hari kemarin dan hasil kerja yang dicapai esok hari
harus lebih baik dari yang diperoleh hari ini. (Payman J. Simanjuntak, 1987: 3435).
Pengertian tersebut menjelaskan bahwa di dalam meningkatkan produktivitas kerja
memerlukan sikap mental yang baik dari pegawai, disamping itu peningkatan
produktivitas kerja dapat dilihat melalui cara kerja yang digunakan dalam
melaksanakan kegiatan dan hasil kerja yang diperoleh. Sehingga dari pengertian
tersebut dapat disimpulkan bahwa di dalam produktivitas kerja terdapat unsur
pokok yang merupakan kriteria untuk menilainya. Ketiga unsur tersebut adalah
unsur-unsur semangat kerja, cara kerja, dan hasil kerja.
Unsur semangat kerja dapat diartikan sebagai sikap mental para pegawai dalam
melaksanakan tugas-tugasnya, dimana sikap mental ini ditunjukan oleh adanya
kegairahan dalam melaksanakan tugas dan mendorong dirinya untuk bekerja secara
lebih baik dan lebih produktif. Sehingga apabila kondisi yang demikian dapat
dijaga dan dikembangkan terus menerus, tidak mustahil upaya untuk meningkatkan
produktivitas kerja akan dapat tercapai.
Untuk menilai semangat kerja karyawan dapat dilihat dari tanggung jawabnya
dalam melaksanakan tugas pekerjaanya. Hal ini sebagai mana dikemukakan oleh
Alfred R. Lateiner dan LE. Lavine bahwa “faktor-faktor yang mempunyai
pengaruh terhadap semangat kerja yaitu kesadaran akan tanggung jawab terhadap
pekerjaanya” (Alfred R. Lateiner dan JE. Lavine, 1983: 57).
Unsur kedua dari produktivitas kerja adalah cara kerja atau metode kerja. Cara atau
metode kerja pegawai dalam melaksanakan tugas pekerjaannya dapat dilihat
melalui kesediaan para pegawai untuk bekerja secara efektif dan efisien.
Ukuran ketiga dari produktivitas kerja adalah hasil kerja. Hasil kerja merupakan
hasil yang diperoleh dari pekerjaan yang dilaksanakan oleh karyawan. Hasil kerja
yang diperoleh oleh pegawai merupakan prestasi kerja pegawai dalam
melaksanakan tugas-tugasnya. Hasil kerja ini dapat dilihat dari jumlah atau
frekuensi di atas standar yang ditetapkan. Hal ini menandakan bahwa karyawan
tersebut produktif di dalam menyelesaikan tugas-tugas pekerjaannya.
Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka dapat disimpulkan oleh peneliti bahwa
produktivitas kerja pegawai dapat diukur dengan adanya semangat kerja dari
pegawai dalam menyelesaikan setiap tugas yang dibebankannya, dengan selalu
berdasarkan pada cara kerja atau metode kerja yang telah ditetapkan sehingga akan
diperoleh hasil kerja yang memuaskan.
Dari pendapat di atas, dapat menyimpulkan bahwa produktivitas kerja adalah suatu
kemampuan untuk melakukan kegiatan yang menghasilkan suatu produk atau hasil
kerja sesuai dengan mutu yang ditetapkan dalam waktu yang lebih singkat dari
seorang tenaga kerja.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa produktivitas
adalah sikap mental dari pekerja untuk senantiasa berkarya lebih dari apa yang
telah dan sedang diusahakan dalam rangka mempercepat pencapaian tujuan dari
suatu usaha.
1. Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja Menurut Sukarna
(1993:41), produktivitas kerja dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu :
a. Kemampuan dan ketangkasan karyawan
b. Managerial skill atau kemampuan pimpinan perusahaan.
c. Lingkungan kerja yang baik.
d. Lingkungan masyarakat yang baik.
e. Upah kerja.
f. Motivasi pekerja untuk meraih prestasi kerja.
g. Disiplin kerja karyawan.
h. Kondisi politik atau keamanan, dan ketertiban negara.
i. Kesatuan dan persatuan antara kelompok pekerja.
j. Kebudayaan suatu negara.
k. Pendidikan dan pengalaman kerja.
l. Kesehatan dan keselamatan pekerja karyawan.
m. Fasilitas kerja.
n. Kebijakan dan sistem administrasi perusahaan.
2. Pengukuran produktivitas kerja
Pengukuran produktivitas kerja pada dasarnya digunakan untuk mengetahui
sejauhmana tingkat efektivitas dan efisiensi kerja karyawan dalam menghasilkan
suatu hasil. Dalam usaha untuk dapat mengukur tingkat kemampuan karyawan
dalam mencapai sesuatu hasil yang lebih baik dan ketentuan yang berlaku
(kesuksesan kerja). Tingkat produktivitas
kerja karyawan yang dapat diukur adalah :
a. Penggunaan waktu
Penggunaan waktu kerja sebagai alat ukur produktivitas kerja karyawan meliputi :
1) Kecepatan waktu kerja
2) Penghematan waktu kerja
3) Kedisiplinan waktu kerja
4) Tingkat absensi
b. Output yaitu hasil produksi karyawan yang diperoleh sesuai produk yang
diinginkan perusahaan.
Pengukuran produktivitas digunakan sebagai sarana untuk menganalisa dan
mendorong dan efisiensi produksi. Manfaat lain adalah untuk menentukan target
dan kegunaan praktisnya sebagai patokan dalam pembayaran upah karyawan.
Tujuan pengukuran produktivitas adalah membandingkan hasil hal-hal berikut :
a. Pertambahan produksi dari waktu ke waktu.
b. Pertambahan pendapatan dari waktu ke waktu.
c. Pertambahan kesempatan kerja dari waktu ke waktu.
d. Jumlah hasil sendiri dengan orang lain.
e. Komponen prestasi utama sendiri dengan komponen prestasi utama
orang lain (Rusli Syarif, 1991:7).
Alat pengukuran produktivitas karyawan perusahaan dibedakan menjadi dua
macam, yaitu :
a. Physical productivity
Physical productivity adalah produktivitas secara kuantitatif seperti ukuran
(Size) panjang, berat, banyaknya unit, waktu dan banyaknya tenaga kerja.
b. Value productivity
Value productivity adalah ukuran produktivitas dengan menggunakan nilai
uang yang dinyatakan dalam rupiah, yen, won, dollar (J. Ravianto,1986:21).
Pengukuran produktivitas ini mempunyai peranan yang sangat penting untuk
mengetahui produktivitas kerja sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Dalam
penelitian ini yang menjadi pengukuran produktivitas kerja yaitu penggunaan
waktu dan hasil kerja atau out put.
Berdasarkan pendapat di atas maka pengukuran produktivitas dapat dilihat dari dua
komponen yaitu:
a. Efisiensi kerja
Efisiensi kerja karyawan dapat dilihat dari ketercapaian terget, ketepatan waktu,
ketepatan masuk kerja.
b. Produksi
Produksi kerja yang dihasilkan karyawan dapat dilihat dari kualitas, peningkatan
setiap bulan dan persentase kesesuaian dengan harapan kantor.
C. Temuan dan Pembahasan
Teknologi Informasi dan Komunikasi pada kenyataannya telah banyak memainkan
peranan teramat penting dalam manajemen perkantoran saat ini, lebih dikenal
dengan Manajemen Perkantoran Modern. Pengelolaan manajemen saat ini berbeda
dari generasi sebelumnya yang belum menerapkan teknologi informasi dan
komunikasi.
Jika dilihat dari sisi produktivitas kerja pegawai maka peranan TIK dalam
manajemen perkantoran modern sangat luar biasa dalam memotivasi pegawai
untuk lebih produktif. TIK lebih dikonotasikan dengan komputer dan internet.
Sebenarnya, TIK merupakan paduan dari manajemen, teknologi (komputer) dan
telekomunikasi. Telekomunikasi inilah sebetulnya yang menjembatani hubungan
komputer ke komputer. Jadi interkoneksi terjadi karena adanya alat telekomunikasi
yang digunakan untuk menghubungkan server komputer satu ke komputer lainnya.
Permasalahan tipikal di kantor adalah (1) tidak adanya jaringan ethernet yang
menghubungkan komputer satu ke komputer lainnya dalam satu jaringan lokal
(LAN), (2) belum adanya database yang sempurna sehingga kapan dan dimanapun
database dapat diakses dan digunakan secara baik, (3) belum optimalnyanya
penggunaan jaringan internet yang ada untuk dimanfaatkan sebagai sarana
komunikasi dua arah melalui website kantor.
PENUTUP
A.Kesimpulan
Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi meningkatkan produktivitas
kerja pegawai. Peran komputer dan teknologi komunikasi diyakini mampu
meningkatkan produktivitas kerja dengan tingkat akurasi, kecepatan dan
kemudahan yang tinggi. Penggunaan aplikasi komputer yang merupakan ringkasan
Sistem Informasi Manajemen kini banyak diterapkan di kantor-kantor pemerintah
maupun swasta dengan sistem database yang kompleks dan terintegrasi sehingga
peningkatatan produktivitas kerja pegawai meningkat sangat signifikan.
B.Saran
Dari pembahasan ini diajukan saran-saran sebagai berikut:
Hendaknya kantor-kantor di lingkungan pemerintah Provinsi Banten sudah
menerapkan Local Area Network dan Jaringan Intranet agar kemudahan akses
pegawai dan masyarakat dapat terwujud.
Jaringan yang sudah ada sudah selayaknya dikoneksi ke seluruh sistem SKPD
secara terintegrasi. Dengan demikian harapan ke depan seluruh layanan publik di
Provinsi Banten meningkat secara signifikan.
Daftar Pustaka
Buku :
Mcleod, Raymond. Management Information System, SeventhEdition, 1998.
Shore, Barry. Instruction to Computere Information Systems, 1995.
Jogiyanto HM, Pengenalan Komputer, 1992
Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi, 1999
Sumber Internet :
http://www.duniacyber.com, http://kangbudhi.wordpress.com
http://www.ilmukomputer.com
http://www.pera.net
http://www.kominfo.go.id