KOMUNIKASI MELALUI LAPORAN Oleh (1)

KOMUNIKASI
MELALUI

LAPORAN
Oleh:
Angelia Merdiyanti, MM

PENULISAN
LAPORAN BISNIS

PENGERTIAN LAPORAN BISNIS




Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrant dalam
bukunya “Effective Business Communications”
mendefinisikan laporan bisnis (business report)
sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral,
tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan
rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih

untuk tujuan bisnis tertentu.
Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business
Communications” mendefinisikan laporan (bisnis)
sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun
teratur yang digunakan untuk menyampaikan
informasi dari suatu bagian organisasional atau dari
satu institusi/lembaga ke lembaga lainnya untuk
membantu pengambilan keputusan atau pemecahan
masalah

KARAKTERISTIK LAPORAN BISNIS
 Bersifat

 Tidak

netral

memihak

 Objektif

 Penyampaian

informasi, baik internal
maupun eksternal (diminta oleh orang
yang memiliki kewenangan yang tinggi
dan memiliki tujuan tertentu)

TUJUAN PENULISAN LAPORAN BISNIS
BAGI PERUSAHAAN








Memonitor
dan
mengendalikan

operasional
perusahaan
Membantu
mengimplementasikan
kebijakankebijakan dan prosedur-prosedur yang telah
ditetapkan
Memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan
peraturan yang berlaku bagi perusahaan
Mendokumentasikan prestasi kerja untuk keperluan
internal maupun eksternal
Menganalisis informasi dan memberikan bimbingan
bagi pengambilan keputusan atas isu-isu tertentu
Memperoleh sumber pendanaan atau membuka
bisnis baru

PENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut fungsinya:




Informational report menyajikan fakta-fakta
dan rangkuman tanpa melakukan analisis,
kesimpulan atau rekomendasi (misalnya: laporan
perkembangan, laporan sementara, dan laporan
triwulan)
Analytical report menyajikan fakta-fakta,
menganalisis dan menafsirkannya, kemudian
mengambil
kesimpulan
dan
memberikan
rekomendasi (misalnya: laporan rekomendasi,
usulan/proposal, laporan justifikasi)

PENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut subjeknya:
Dibedakan
berdasarkan
departemen

mana suatu laporan itu diperoleh

Contohnya: laporan akuntansi,
pemasaran, laporan ekonomi,
produksi, laporan personalia,
statistik, laporan pembelanjaan,
asuransi, laporan periklanan, dll.

laporan
laporan
laporan
laporan

PENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut formalitasnya:


Laporan formal (disebut juga long reports),
umumnya memiliki panjang > 10 halaman dan
mencakup masalah-masalah yang kompleks

PENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut formalitasnya:


Laporan informal (disebut juga short reports)

PENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut keasliannya:







Laporan otoritas (authotized reports) adalah
suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan
atau mendapat kuasa dari orang lain atau komite
Laporan sukarela (voluntary reports) adalah

suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri
Laporan swasta (private reports) adalah suatu
laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan
swasta
Laporan publik (public reports) adalah suatu
laporan
yang
dibuat
oleh
lembaga-lembaga
pemerintah, termasuk sekolah, rumah sakit, atau
lembaga lain yang dibiayai pemerintah

PENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut frekuensinya:




Laporan berkala (periodic reports) dapat

dikeluarkan secara harian, mingguan, bulanan,
semesteran atau tahunan (misalnya: laporan
bursa saham setiap jam, laporan penjualan
harian, laporan produksi bulanan, laporan
anggaran tahunan, dll)
Laporan khusus (special reports) ditulis
manakala kebutuhan terhadap suatu informasi
muncul, mencakup situasi atau kejadian yang
unik (khusus), seperti munculnya krisis dalam
suatu perusahaan

PENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS

Laporan informal

Menurut jenis atau penampilannya:
Dipengaruhi
oleh
formalitas
panjangnya laporan

dan

PENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut kegiatan proyek:






Laporan pendahuluan (preliminary reports)
mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan,
hasil
yang
diharapkan
dan
bagaimana
melakukan pelatihan pegawai
Laporan perkembangan (progress reports)

disusun setelah proyek berlangsung dan dibuat
secara berkala

Laporan akhir (final reports) disusun pada
saat proyek berakhir

PENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS
Menurut pelaksanaan pertemuan:







Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum
suatu pertemuan berlangsung, mencakup jadwal
pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam
pertemuan
Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal

berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu
pertemuan
Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam
suatu pertemuan yang telah berlangsung
Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu
laporan resmi yang cakupan bahasannya lebih luas
dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi
penting

PERSIAPAN SEBELUM MENULIS
LAPORAN BISNIS




Definisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup

Pertimbangkan
laporan

siapa

yang

akan

menerima



Menentukan ide atau gagasan



Mengumpulkan bahan yang diperlukan



Menganalisa dan menafsirkan data



Mengorganisasi data dan mempersiapkan outline
akhir

BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS
1. Pendahuluan

BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS
1. Pendahuluan





Untuk laporan singkat, beberapa unsur dapat
digabungkan menjadi satu/dua paragraf dengan
ataupun tanpa judul “pendahuluan”
Dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat
dihilangkan bila isi setiap periode sama dan
pembaca telah mengetahuinya

BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS
2. Teks atau isi laporan

 Bagian ini membahas dan mengembangkan hal-hal

penting secara rinci
 Mencakup temuan fakta yang penting dan relevan
dengan maksud penulisan laporan bisnis

3. Penutup

 Bagian ini berfungsi untuk merangkum laporan

secara menyeluruh, serta mengambil kesimpulan
dan memberikan rekomendasi (untuk laporan
analitis)
 Bagian ini disebut juga rangkuman (laporan
informasional) atau kesimpulan dan rekomendasi
(laporan analitis)

BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS
3. Penutup
hal-hal yang perlu dipertimbangkan:

PENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Cara menyusun tubuh laporan bisnis:
 Cara
deduktif (langsung) dengan menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau
menjelaskan ide pokok atau rekomendasi
terlebih dahulu sebelum hal-hal yang rinci
dijelaskan


Pola laporan bisnisnya:

PENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Cara menyusun tubuh laporan bisnis:
 Cara deduktif (langsung)


Karakteristik audiens:

PENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Cara menyusun tubuh laporan bisnis:
 Cara induktif (tak langsung) menjelaskan
fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok,
kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan


Pola laporan bisnisnya:

PENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Cara menyusun tubuh laporan bisnis:
 Cara induktif (tak langsung)


Karakteristik audiens:

PENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Cara menyusun teks laporan bisnis:

PENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Metode Outline:
Outline membantu untuk melihat hubungan antara
topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek
keterkaitan keseluruhan isi dalam susunan yang logis
dan menghilangkan tumpang tindih

PENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Metode Outline:
b. Format outline

Untuk outline singkat atau pendek
tiga/empat judul dan subjudul serta
kombinasikan angka dan huruf

hanya
meng-

PENGORGANISASIAN LAPORAN BISNIS
Paralelisme dalam judul:
Artinya semua judul mempunyai tingkatan yang
sama dalam setiap outline dengan bentuk
gramatikal yang sama

Contohnya:
Paralelisme kombinasi angka dan huruf dapat
digambarikan sebagai I, II, III, IV atau A, B, C,
D

3 HAL YANG HARUS ADA DALAM
LAPORAN BISNIS
 Akurat

(mengatakan suatu kebenaran)

 Keputusan

yang baik (tetap menjaga

etika bisnis)
 Format,

gaya dan organisasi yang
responsif

PENULISAN
LAPORAN SINGKAT

KARAKTERISTIK LAPORAN SINGKAT






Dapat berbentuk memo atau surat yang terdiri dari
satu atau dua halaman
Dalam dunia bisnis, jarang dilengkapi dengan
preliminary parts, seperti lembar halaman judul, surat
pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak
Lebih menekankan pada tubuh laporan yang mencakup
pembuka, hasil temuan, bahasan dan bagian penutup
Dapat mencakup beberapa elemen penting dalam
laporan formal, antara lain:

PERENCANAAN LAPORAN SINGKAT



Beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu audiens,
tujuan dan subjek laporan
Format laporan singkat:

PERENCANAAN LAPORAN SINGKAT


Penentuan struktur dasar:
 Informasi dan data apa yang dimasukkan
 Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan
audiens tertentu (direct order atau indirect
order)
 Pengorganisasian dan metode yang digunakan
agar materi menjadi jelas dan meyakinkan

PENGORGANISASIAN LAPORAN SINGKAT


Pengorganisasian laporan informasional

PENGORGANISASIAN LAPORAN SINGKAT


Pengorganisasian laporan analitikal

PENULISAN
LAPORAN FORMAL

KOMPONEN LAPORAN FORMAL


Bagian pembukaan







Sampul (diberi label dengan judul laporan, nama
penulis, dan tanggal penyerahan)
Halaman judul, mencakup informasi tentang judul
halaman; nama, jabatan dan alamat yang
mengotorisasi laporan; nama, jabatan dan alamat
yang menyiapkan laporan; tanggal penyampaian
laporan
Surat otorisasi adalah dokumen yang kita terima,
yang meminta atau yang mengarahkan kita untuk
menyiapkan laporan
Surat penerimaan dibuat sebagai respon terhadap
penyampaian,
penerimaan
penugasan
dan
memperjelas persyaratan/batasan apapun

KOMPONEN LAPORAN FORMAL


Bagian pembukaan









Surat pengiriman menyatakan apa yang ingin
disampaikan jika kita menyerahkan laporan langsung
kepada yang mengotorisasikannya
Daftar isi menunjukkan bentuk garis besar liputan,
urutan dan kepentingan relatif akan informasi dalam
laporan
Daftar ilustrasi (misalnya tabel dan gambar yang
dinomori secara terpisah)
Sinopsis atau abstrak merupakan gambaran ikhtisar
(satu halaman kurang) dari poin penting dalam laporan
untuk memberikan para pembaca tinjauan awal yang
cepat
Ringkasan eksekutif lebih luas daripada sinopsis dan
lebih menjelaskan ke arah isi laporan

KOMPONEN LAPORAN FORMAL


Teks laporan






Pendahuluan yang baik mengarahkan pembaca
untuk mengikuti dan memahami informasi
selanjutnya,
gunakan
variasi
kata
untuk
meminimalkan kesan pengulangan
Isi berupa informasi yang mendukung kesimpulan
dan rekomendasi, serta analisis, logika dan
interpretasi terhadap informasi
Penutup laporan harus meringkas gagasan utama,
kesimpulan atau rekomendasi (jika ada), dan
menyusun daftar tindakan yang diharapkan oleh
pembaca (disebut juga ringkasan atau kesimpulan
dan saran)

KOMPONEN LAPORAN FORMAL


Bagian pelengkap






Lampiran berisi materi yang berhubungan dengan
laporan teapi tidak tercakup dalam teks karena
terlalu panjang, memakan tempat atau tidak terlalu
relevan
Daftar pustaka atau bibliography adalah daftar
sumber sekunder yang dipelajari saat menyiapkan
laporan
Indeks merupakan daftar nama menurut abjad,
tempat dan subjek yang disebutkan di laporan,
beserta halaman tempat kemunculannya

MENYELESAIKAN
LAPORAN

MENYELESAIKAN LAPORAN




Merevisi laporan
Lakukan evaluasi dalam hal pengorganisasian,
gaya dan nada tulisan
Memproduksi laporan
Judul, keterangan gambar, peralatan tipografi,
marjin, pengaturan baris dan spasi, penambahan
grafik atau diagram dan elemen teks seperti
tinjauan awal dan akhir

MENYELESAIKAN LAPORAN




Mengoreksi (proofread) laporan
Proofread merupakan proses pengkajian ulang
dokumen hasil produksi secara menyeluruh
untuk terakhir kalinya dengan melihat
konsistensi, kesalahan dan komponen yang
hilang
Mendistribusikan laporan


Distribusi fisik (kurir atau jasa pengiriman paket)
 Distribusi elektronik (format word/PDF, sistem
web/intranet/ekstranet)