BU FEBE DATA SURAT u Utul Mhs Baru
. Surat
Berikut ini pengertian dan definisi surat menurut :
a. J.WAJONG
Surat adalah pernyataan / ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.
b. S. HIDAYAT
Surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana di tuliskan satu persatu pernyataan atau berita
atau sesuatu yang hendak orang menyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.
c. PRAJUDI ATMOSUDIRDJO
Surat adalah helai kertas yang tertulis atas nama pribadi penulis atau atas nama
kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan
komunikasi.
d. ENUNG NURAENI
Surat adalah jenis komunikai tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang atau
lembaga lainnya.
e. DIANA NABABAB
Suarat adalah merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis, Surat harus di
sajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberiakn gambaran tentang
pribadi pengirimnya.
2. Fungsi Surat
Sarana pemberitahuan, permintaan, buah piker, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat
pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Fungsi utama surat adalah sebagi sarana
berkomunikasi secara tidak langsung dalam bentuk tertulis yang mudah dilakukan baik dari
jarak jauh maupun jarak dekat, dengan biaya mudah.
Dibandingkan dengan media lisan, penyampaian melalui surat lebih mudah karena isi surat
dapat dikoreksi atau teliti kembali sebelum surat itu disampaikan kepada alamat yang di tuju.
3. Jenis surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dines, dan surat niaga
apabila di tinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan
berdasarkan pemakainya dapat di bagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat
dinas.
4. Pengelolaan
Proses melakukan kegiataan tertentu dengan menggunakan tenaga orang lain, pengelolaan
bearti menyelenggarakan, mengelola berarti mengurus perusahaan atau pemerintah.
( Poerwodarminto, 1998 :409 )
5. Surat Masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos ( kantor pos ) maupun yang diterima dari kulir
( penerima surat ) dengan mempergunakan buku pengiriman ( ekspedisi ). ( Wursanto, 1991:
108).
6. Surat Keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari
instansi lain atau perorangan ( Wursanto, 1991 :144 ). Dari pendapat para ahli tersebut
penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar
adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan
kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat
mempelancar administrasi instansi tersebut.
7. Disposisi
Bila mendengar atau melihat kata ‘disposisi” tentulah tidak asing lagi bagi kita, baik di
lingkungan birokrat maupun swasta. Kita adalah subjek , objek atau bahkan keduanya dari
sebuah disposisi. Anda adalah pembuat, penerima atau bahkan pelaku keduanya dalam suatu
proses administrasi perkantoran. Pertanyaannya apakah kita paham makna dari sebuah
disposisi dan implikasi dari sebuah disposisi?
Disposisi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia dari sudut pandang administrasi berarti
pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang
langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Melihat defenisi
tersebut jelas sekali bahwa disposisi haruslah memberikan informasi yang jelas berupa
instruksi, petunjuk dan arahan dari pejabat lebih tinggi apa yang harus dilakukan kepada
bawahannya.
Berdasarkan defenisi tersebut di atas, maka disposisi yang hanya berupa “selesaikan” atau
“sesuai disposisi (pejabat yang lebih tinggi)” tidak lah memenuhi syarat untuk disebut
sebagai sebuah disposisi. Pertanyaannya adalah bagaimana bila hal ini terjadi pada Anda?
Maka berharaplah agar hal itu tidak terulang. Dan jika terulang? Maka banyak-banyaklah
berdoa agar segera terjadi REPOSISI!!!
Pentingnya Arsip Bagi
Pemerintahan
Written by Administrator
Wednesday, 03 August 2011 02:00
Dalam menjalankan pelaksanaan tugas lembaga-lembaga pemerintah/swasta maupun perorangan tak
bisa lepas dari kegiatan surat menyurat sebagai pendukung pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan
maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam
rangka pencapaian tujuan organisasi.
Namun sampai saat ini masih ada atau bahkan banyak yang kurang perhatian terhadap masalah arsip.
Arsip dianggap sebagai barang yang tidak beharga sehingga dibiarkan teronggok disudut ruangan
kantor.
Bila kita mendengar kata arsip tentu yang terbayang pada benak kita adalah tumpukan tumpukan
kertas yang memenuhi ruang kerja dan meja kantor, bahkan ada sebagian kantor yang menyimpan
arsip dengan cara memasukkannya kedalam karung, penuh dengan debu dan kotor.Janganlah anda
menganggap remeh sebuah arsip, meskipun itu hanya selembar kertas.
Tentunya anda pernah mendengar arsip bisa menyelamatkan negara!. Ingat akan kasus tuduhan suap
atas dua pimpinan KPK (Komisi Pemberantasan Korupsi) Bibit Samad Riyanto dan Candra M Hamzah.
Ketika itu Bibit dituduh menerima uang suap dari Ary Muladi di Belagio Residence Jakarta pada
tanggal 18 Agustus 2008, tuduhan itu bisa dengan mudah dimentahkan. Alibinya adalah adanya surat
undangan dari Pemerintah Peru, paspor dengan stempel dari Kantor Imigrasi, surat jalan KPK untuk
tanggal 11 sd. 18 Agustus 2008 dan tiket penerbangan.
Pada dasarnya sebuah arsip mirip dengan perpustakaan, yang membedakan adalah kalau
perpustakaan bebas dikunjungi oleh siapa saja, sedangkan sebuah arsip tidak selalu bebas dikunjungi
orang, kecuali arsip negara yang memang dijadikan sebagai obyek wisata.
Pengertian Arsip
Banyak definisi tentang arsip, namun disini penulis hanya akan memberikan 3 (tiga) pengertian
tentang arsip. Kata “arsip” merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang berarti tempat
penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan,
akte, daftar, dokumen, dan peta (Atomosudirjo : 1982).
Menurut UU No 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, arsip adalah naskahnaskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah/swasta
ataupun perorangan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan menurut International Standars Organization (ISO/DIS 15489) arsip adalah informasi yang
disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola
oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas.
Yang menjadi pertanyaan sekarang adalah bagimana cara menyimpan arsip yang mudah sehingga
arsip yang kita butuhkan bisa dengan cepat kita temukan.kembali.
Cara mudah menyimpan arsip
Kesadaran akan arti pentingnya arsip harus tertanam pada semua karyawan baik atasan maupun
bawahan. Apa jadinya kalau kita tidak perhatian pada masalah arsip. Jika arsip dibiarkan maka akan
menimbulkan permasalahan baru yaitu akan dikemanakan arsip tersebut dan tentunya kita akan
kesulitan dalam pencarian suatu dokumen yang diperlukan, yang lebih berbahaya apabila surat atau
dokumen tersebut tersebut hilang atau jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggungjawab.
Untuk itu kita harus menyadari dan perlu kita tanamkan pada diri kita sendiri sebagai karyawan
betapa pentingnya sebuah arsip, sehingga nantinya kita akan memperlakukan arsip dengan baik
dengan cara menyimpan sebagaimana mestinya sebuah arsip. Untuk menghindari tumpukan arsip
dimeja dan ruang kerja hendaknya sebuah arsip tersebut dipilah terlebih dahulu dengan
mengidentifikasi kegunaan arsip tersebut apakah termasuk arsip aktif atau arsip inaktif .
Jika dalam kategori arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan dekat meja kita guna memudahkan
penggunaannya, disamping itu penyimpanan arsip harus berdasarkan sistem kearsipan, yaitu cepat
ditemukan kembali apabila diperlukan, dengan cara mengklasifikasi berdasarkan abjad, subyek,
numeric, dan kode klasifikasi. Arsip aktif merupakan bagian penting dalam mendukung kelancaran
pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, untuk itu arsip aktif
harus selalu tersedia pada saat diperlukan maka kita simpan dekat dengan meja kita.
Arsip inaktif adalah arsip aktif yang telah selesai prosesnya dan telah menurun frekuensi
pemakaiannya, dan jika dibiarkan akan memenuhi meja dan ruang kerja, untuk itu penyimpanannya
lita serahkan pada unit kearsipan (central arsip ) organisasi atau dapat dimusnahkan dengan
memperhatikanb karakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut.
Apabila kita telah memahami arsip, memilah dan menyimpan arsip dengan mengidentifikasikan arsip
aktif atau arsip inaktif akan menghindari bertumpuknya arsip di meja dan ruang kerja, juga kita
terhindarkan dari permasal;ahan yang timbul karena hilangnya sebuah dokumen atau arsip.
Belajar dari kasus Bibit Samad Riyanto dan Candra M Hamzah di atas, apa jadinya kalau tidak ada
arsip berupa surat undangan, tentu polisi bisa membuat keputusan yang keliru dan kursi sejumlah
pimpinan KPK akan kosong.
Sumber : Gema Bersemi Edisi 02 Tahun 2011
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR
A. Pengertian Prosedur, Pengelolaan , surat masuk dan keluar
1.
Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang
merupakan Prosedur
urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang
harus diselesaikan, prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap
bagian perusahaan.
2.
Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan
organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan .
3.
Surat masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima
melalui kurir (pengiriman surat).
4.
Surat keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan
usaha dari intansi lain
perorangan.
Bahwa prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah
pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan
dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat
menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.
B.
Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai berikut:
1.
Wakil dari pengiriman / penulisan.
2.
Bahan Pembuktian.
3.
Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4.
Alat pengukur kegiatan organisasi
5.
Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau
aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan
selanjutnya baginya.
C. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN KELUAR
1.
Prosedur Pengelolan surat masuk
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat
biasa, rutin
dan
rahasia. Penyortiran adalah kegiatan
memisah-misahkan surat untuk
pengolahan
lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun
jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah
melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar
kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk
(Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris(mail clerk). Setiap surat
masuk dicatat dan diberi nomor agenda suratmasuk
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan
kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang
dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku
Ekspedisi Intern.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada
pejabat yang bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan
agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah
dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.
(Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167).
2.
Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya
menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan konsep surat
Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki
pimpinan.
b. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau
nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah
harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep
surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir
pada kertas berkepala surat atau kop surat.
d. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang
berwenang untuk menandatangani.
e. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai
berikut :
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya,
seperto (Lampiran dan amplop)
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal olehpetugas yang
disebut verbalis.
3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudiansurat tersebut
siap untuk dikirim.
Dilihat dari pengelolaan surat yang yang diterima oleh instansi(surat
masuk) dan yang keluar (surat keluar) dari instansi harusmemperhatikan
beberapa prosedur untuk mencapai efsiensi kerja dankelancaran administrasi
surat menyurat. Adapun prosedur pengelolaan suratmasuk dan surat keluar
menurut (Sutarto,1981:238) adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Surat masuk dalam keadaan tertutup dapat dibedakan menjadi
suratpribadi, surat dinas dan surat rahasia.
a. Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain ataukepada
organisasi. Dilihat dari isinya surat pribadi dapat dibedakanmenjadi :
1) Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat
instansi atau kepada organisasi, contoh surat permohonandan surat lamaran
pekerjaan. Surat pribadi yang bersifat resmi harus menggunakan bahasa yang
standar atau bahasa remi.
2) Surat yang bersifat pribadi (prive) contoh nya adalah surat kepada teman,
kerabat atau keluarga. Surat pribadi memiliki kebebasandan suasana yang akrab
serta santai.
b. Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain :
1) Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi
pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
2) Surat niaga adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk
urusan perniagaan /bisnis atau jual beli.
c. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan diketahui isinya
oleh orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia
harusmemakai sampul lebih dari satu, dan pada sampul dituliskan kata RAHASIA
(Confdensial) atau RHS. Sehubungan dengan adanya perbedaan tersebut, maka
dalampenanganan surat-surat masuk harus dilakukan langkah-langkah sebagai
berikut:
a. Menyortir atau memisahkan
b. Membuka surat
c. Mengeluarkan dan mumbuka isi surat
d. Membaca dan memberi catatan
e. Menyampaikan surat kepada pimpinan
f. Membagikan surat.
2. Prosedur Pengelolaan Surat keluar
Langkah-langakah atau konsep tertulis dari atasan:
a. Menerima pendektean surat atau konsep tertulis dari atasan secaralangsung
dan
tidak langsung.
b. Membuat konsep dengan tulisan tangan.
c. Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).
d. Mengetik konsep surat.
e. Mengetik surat dalam bentuk akhir
f. Meminta tanda tangan pada pimpinan
g. Mengecek surat yang akan dikirim
h. Mendistribudikan surat.
D. MENGARSIP SURAT (Filling)
Filing menurut Basir Barthos ( 2005 : 43 ) adalah proses pengaturan dan
penyimpanan bahan –bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut
dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Ada
lima sistem diantaranya :
a.
Sistem Abjad
Sistem Abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkan atas
urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip
dengan menggunakan abjad A – Z. Kode abjad tersebut diindeks dari nama
orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
b.
Sistem Pokok Soal ( Subyek )
Sistem pokok soal ( subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas
perihal surat ( pokok soal isi
surat ).
c.
Sistem Tanggal (Kronologis )
Sistem tanggal ( kronologis ) adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal
surat atau tanggal penerimaan surat.
d.
Sistem Nomor ( numeric flling )
Sistem Nomor dalam penyimpanan arsip dimasudkan, bahwa arsip yang akan
disimpan di beri Nomor kode dengan angka – angka.
e.
Sistem Wilayah
Penimpanan arsip yang didasrkan atas sistem wilayah adalah penimpanan yang
dikelompokan atas wilayah – wilayah tertentu.
http://tiayustianawati.blogspot.com/2013/05/pengelolaan-surat-masuk-dan-suratkeluar.html
BAB II
DASAR TEORI
2.1. PENGERTIAN SURAT
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau
informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama
sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun
perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran,
saran-saran dan sebagainya.
2.2. PENGERTIAN SURAT MENYURAT
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara
terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan
dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan
istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat
secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak
dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi
selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Seperti telah dikatakan bahwa mengadakan hubungan dengan surat apalagi
dalam sebuah organisasi, instansi atau sebuah perusahaan untuk hal-hal yang tertentu
memerlukan persiapan-persiapan yang meliputi :
1. Persiapan pendiktean atau pengimlaan.
2. Penulisan steno dan pengetikannya.
3. Kertas-kertas dan alat-alat tulis.
4. Pengiriman surat.
5. Pengarsipan.
6. Pemakaian tenaga kerja manusia seperti juru tik, konseptor, ahli membuat surat
dan sebagainya.
Dengan demikian surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan
dengan bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha.
Kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan surat adalah :
1. Surat menyurat/korespondensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik,
membuat surat yang baik dan juga memperbaiki surat.
2. Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaik-baiknya,
sehingga, menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.
3. Pengurusan surat/mail handing yaitu bagaimana menangani surat-surat yang masuk
dan keluar yang sebaik-baiknya dengan prosedur yang efektif dan efisien.
4. Kearsipan/fiking yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali surat atau
warkat dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan menurut sistem tertentu.
Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran lainnya, merupakan tugas-tugas
pokok organisasi, korespondensi atau surat menyurat merupakan kegiatan staff atau
servise staff, tetapi kegiatan surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat
organisasi. Dengan demikian yang perlu mengerti surat adalah :
1. Seluruh pejabat atau pegawai baik dalam organisasi swasta, maupun instansi
pemerintah maupun perusahaan.
2. Pejabat staff maupun pejabat lini terlibat dalam pemeriksaan surat, seperti suratsurat yang dikirimkan keluar Negeri dari suatu organisasi, konssepnya selalu
dibuat oleh pejabat lini sesuai dengan tugasnya masing-masing.
3. Para pemimpin organisasi atau perusahaan dalam hal surat-surat tertentu, karena
sesuatu alasan terpaksa membuat surat sendiri.
Sedangkan yang perlu menguasai surat adalah :
1. Koresponden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa dan memeriksa
konsep-konsep surat.
2. Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.
3. Sekretaris, apakah dia sebagai sekretaris pejabat maupun sekretaris organisasi atau
unit organisasi.
4. Juru tik, harus menguasai tehnik pengetikannya, terutama menguasai bentukbentuk surat.
2.2.1 TUJUAN PENULISAN SURAT.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti
mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu,
diantaranya :
1. Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim
tentang informasi yang disampaikan tersebut.
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak
salah tanggap.
Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari pembaca surat adalah halhal sebagai berikut :
1. Pembaca atau penerima surat, percaya tentang hal atau masalah yang ditulis.
2. Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan keputusan-keputusan
dari pengirim.
3. Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.
4. Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.
5. Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.
6. Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.
7. Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.
2.2.2. FUNGSI SURAT
1. Surat sebagai duta atau wakil atau utusan dari organisasi.
Surat merupakan duta, wakil secara tertulis dari organisasi atau instansi ataupun
perusahaan misalnya : perusahaan akan memesan barang, cukup dengan menulis
surat pesanan, untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau seorang pelamar
kerja, cukup dengan melayangkan sebuah surat lamaran kerja kepada sebuah
perusahaan atau instansi.
Oleh karena surat sebagai wakil tertulis, maka apa yang ingin disampaikan
pemesan barang atau pelamar kerja tersebut harus jelas, dapat dipahami, mudah
dimengerti oleh penerima surat, sehingga penerima surat memberikan jawaban
atau balasan sesuai dengan yang dikehendaki pengirim.
2. Surat sebagai alat pengingat, yaitu dimana surat-surat yang telah diterima harus
disimpan atau diarsipkan pada arsip surat yang diterima, sehingga bila diperlukan
atau ada sesuatu masalah yang diperlukan surat dapat dicari dan dibaca kembali.
3. Surat sebagai dokumen historis, dimana surat yang telah diarsipkan juga dapat
menjelaskan perkembangan-perkembangan masa lalu. Contoh neraca perusahaan
dapat menjelaskan rugi laba perusahaan, teks Proklamasi Kemerdekaan Republik
Indonesia dan sebagainya.
4. Jaminan keamanan, umpama surat keterangan jalan, ktp, dan sebagainya.
5. Sebagai pedoman atau pegangan untuk melaksanakan sesuatu, contoh surat
keputusan, surat intruksi, surat perintah dan sebagainya.
6. Surat sebagai media komunikasi.
Sebagaimana kita ketahui bahwa setiap organisasi perlu mempunyai tujuan, untuk
mencapai tujuan tersebut organisasi harus mengadakan kerjasama, baik antara
sesama mereka dalam organisasi maupun dengan pihak luar. Sedangkan untuk
melaksanakan kerjasam harus ada komunikasi. Komunikasi ini dapat dilakukan
dengan lisan maupun tulisan, ataupun dengan syarat-syarat, gambar-gambar yang
dipancarkan pesawat televisi, radio, telegram dan sebagainya.
7. Surat sebagai alat bukti tertulis. Dimana sipembuat surat ataupun orang-orang yang
terkait dapat membuktikan kebenarannya kepada pihak-pihak yang memintanya,
karena dalam surat telah diperinci dengan jelas setiap permasalahannya.
Contohnya surat perjanjian, kuitansi, dan sebagainya.
8. Surat sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan yang
memegang peranan penting dalam ketatausahaan, hampir semua kegiatan
ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari mencatat, menghimpun,
mengolah,
memperbanyak,
menyimpan
dan
mendistribusikan
informasi-
informasi. Surat merupakan alat untuk memperlancar setiap kegiatan dan setiap
pekerjaan.
9. Surat sebagai barometer kemajuan kantor.
Surat dapat menjadi tolak ukur mundur majunya perusahaan, atau organisasi, bila
organisasi atau perusahaan makin banyak menerima surat dan mengirimkan suratsurat berarti perusahaan atau organisasi tersebut maju, karena sering dan selalu
mengadakan komunikasi secara terus menerus.
Cara apapun yang digunakan dalam berkomunikasi ini tetap saja tujuannya
untuk menyampaikan informasi-informasi dari pengirim kepada penerima. Dalam
menyampaikan informasi ini, mungkin saja banyak gangguan-gangguan, baik
gangguan lingkungan, fisik, bahasa ataupun gangguan lainnya yang timbul karena
perbedaan latar belakang antara pengirim dengan penerima informasi.
Karena adanya gangguan-gangguan tersebut, maka akibatnya terhadap proses
komunikasi dapat berupa :
1. Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang ditempat tujuan.
2. Informasi warta tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima.
3. Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan.
4. Informasi atau warta tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.
Dengan demikian surat sebagai alat komunikasi dapat dianggap efektif, bila
informasi yang diasampaikan, sampai kepada tujuan yang diketahui.
http://heriyanto-tatacarasuratmenyurat.blogspot.com/
Tuesday, November 2, 2010
Pentingnya Surat-menyurat
18:49
1.
2.
3.
4.
5.
6.
1.
2.
3.
4.
AriFieNs
Dalam memenuhi kebutuhan komunikasi, kegiatan interaksi berkomunikasi
dapat dilakukan secara lisan dan tulisan. Surat menyurat merupakan salah satu
kegiatan bahasa yang dilakukan dengan interaksi tulis. Dengan demikian
kegiatan surat menyurat mempunyai peranan sebagai alat berkomunikasi
tertulis yang dirasakan semakin penting dalam kehidupan bermasyarakat
dewasa ini. Hal ini karena banyak persoalan kehidupan yang hanya dapat
diselesaikan secara efektif dan efsien melalui komunikasi tertulis. Demikian pula
bagi instansi pemerintah, swasta, serta lembaga keorganisasian. Kegiatan surat
menyurat merupakan salah satu kegiatan keadministrasian yang penting. Oleh
karena itu, jika suatu lembaga pemerintah, swasta, maupun organisasi
mengabaikan ketentuan surat menyurat adalah suatu kerugian besar. Banyak
perorangan maupun kelompok yang mendapat keuntungan dari kegiatan surat
menyurat dan banyak pula di antara mereka yang mengalami kerugian akbiat
kesalahan dalam melakukan surat menyurat dengan baik dan efektif.
Kegiatan surat menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga kompunen,
yaitu: penulis, pesan dan pembaca surat. Supaya kegiatan ini dapat mencapai
tujuan atau sasaran secara efektif, maka bahasa yang digunakan harus dapat
mengungkap pesan surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis dan
pembaca surat. Disamping itu penulis surat juga perlu memperhatikan kaidahkaidah surat menyurat. Oleh karena surat merupakan salah satu bentuk
karangan juga berlaku pada penulisan surat, termasuk di dalamnya penggunaan
Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Kegiatan surat menyurat sebagai salah satu
sarana komunikasi tertulis banyak dilakukan orang, sebab berkomunikasi melalui
surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk
berkomunikasi. Faktor-faktor kemudahan yang dimaksud adalah sebagai berikut:
Biaya relatif murah
Tidak terikat waktu dan tempat
Jangkaunnya lebih luas
Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti
Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya
Pesan dapat dibaca berulang-ulang
Oleh karena kemudahna itulah pada akhirnya surat menyurat merupakan
kegiatan
yang
penting
dalam
berkomunikasi.
Namun
kenyataanya,
berkomunikasi melalui surat masih banyak ditemui kesulitan oleh pemakainya,
terutama dalam penggunaan atruan surat menyurat yang umum, baik dari segi
bahasa maupun bentuknya. Kesulitan yang ada pada umumnya diungkapkan
oleh penulis surat diantaranya dalam beberapa hal, yaitu:
Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat
Bagaimana menyusun bagian-bagian surat secara cermat
Bagaimana menggunakan EYD dalam surat
Bagaimana menggunakan kalimat efektif dalam surat;
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Dari kesulitan-kesulitan di atas, sebaiknya dalam menyusun surat harus
memperhatikan ketentuan pembuatan surat yang baik agar tujuan yang
diinginkan dan pesan yang disampaikan dapat mencapai sasaran. Tidak jarang
surat yang dibuat seseorang atau instansi tidak beroleh jawaban yang
dikehendaki. Hal ini mungkin salah satu akibat kurang tepat di dalam
penyusunan bentuk dan bahasa surat sehingga pesan yang ingin disampaikan
melalui surat tidak tercapai.
Oleh karena itu untuk menulis surat yang baik setidaknya dibutuhkan:
Wawasan (schemata) tentang surat menyurat dan administrasi
Penguasaan bahasa tulis yang memadai
Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak ditulis atau permasalahan
yang dibicarakan dalam surat
Adab sopan santun surat
Konten surat yang layak
Obyektivitas
Keefektifan kata
http://arifens.blogspot.com/2010/11/pentingnya-surat-menyurat001.html
Berikut ini pengertian dan definisi surat menurut :
a. J.WAJONG
Surat adalah pernyataan / ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.
b. S. HIDAYAT
Surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana di tuliskan satu persatu pernyataan atau berita
atau sesuatu yang hendak orang menyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.
c. PRAJUDI ATMOSUDIRDJO
Surat adalah helai kertas yang tertulis atas nama pribadi penulis atau atas nama
kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan
komunikasi.
d. ENUNG NURAENI
Surat adalah jenis komunikai tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang atau
lembaga lainnya.
e. DIANA NABABAB
Suarat adalah merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis, Surat harus di
sajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberiakn gambaran tentang
pribadi pengirimnya.
2. Fungsi Surat
Sarana pemberitahuan, permintaan, buah piker, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat
pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Fungsi utama surat adalah sebagi sarana
berkomunikasi secara tidak langsung dalam bentuk tertulis yang mudah dilakukan baik dari
jarak jauh maupun jarak dekat, dengan biaya mudah.
Dibandingkan dengan media lisan, penyampaian melalui surat lebih mudah karena isi surat
dapat dikoreksi atau teliti kembali sebelum surat itu disampaikan kepada alamat yang di tuju.
3. Jenis surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dines, dan surat niaga
apabila di tinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan
berdasarkan pemakainya dapat di bagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat
dinas.
4. Pengelolaan
Proses melakukan kegiataan tertentu dengan menggunakan tenaga orang lain, pengelolaan
bearti menyelenggarakan, mengelola berarti mengurus perusahaan atau pemerintah.
( Poerwodarminto, 1998 :409 )
5. Surat Masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos ( kantor pos ) maupun yang diterima dari kulir
( penerima surat ) dengan mempergunakan buku pengiriman ( ekspedisi ). ( Wursanto, 1991:
108).
6. Surat Keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari
instansi lain atau perorangan ( Wursanto, 1991 :144 ). Dari pendapat para ahli tersebut
penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar
adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan
kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat
mempelancar administrasi instansi tersebut.
7. Disposisi
Bila mendengar atau melihat kata ‘disposisi” tentulah tidak asing lagi bagi kita, baik di
lingkungan birokrat maupun swasta. Kita adalah subjek , objek atau bahkan keduanya dari
sebuah disposisi. Anda adalah pembuat, penerima atau bahkan pelaku keduanya dalam suatu
proses administrasi perkantoran. Pertanyaannya apakah kita paham makna dari sebuah
disposisi dan implikasi dari sebuah disposisi?
Disposisi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia dari sudut pandang administrasi berarti
pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang
langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Melihat defenisi
tersebut jelas sekali bahwa disposisi haruslah memberikan informasi yang jelas berupa
instruksi, petunjuk dan arahan dari pejabat lebih tinggi apa yang harus dilakukan kepada
bawahannya.
Berdasarkan defenisi tersebut di atas, maka disposisi yang hanya berupa “selesaikan” atau
“sesuai disposisi (pejabat yang lebih tinggi)” tidak lah memenuhi syarat untuk disebut
sebagai sebuah disposisi. Pertanyaannya adalah bagaimana bila hal ini terjadi pada Anda?
Maka berharaplah agar hal itu tidak terulang. Dan jika terulang? Maka banyak-banyaklah
berdoa agar segera terjadi REPOSISI!!!
Pentingnya Arsip Bagi
Pemerintahan
Written by Administrator
Wednesday, 03 August 2011 02:00
Dalam menjalankan pelaksanaan tugas lembaga-lembaga pemerintah/swasta maupun perorangan tak
bisa lepas dari kegiatan surat menyurat sebagai pendukung pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan
maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam
rangka pencapaian tujuan organisasi.
Namun sampai saat ini masih ada atau bahkan banyak yang kurang perhatian terhadap masalah arsip.
Arsip dianggap sebagai barang yang tidak beharga sehingga dibiarkan teronggok disudut ruangan
kantor.
Bila kita mendengar kata arsip tentu yang terbayang pada benak kita adalah tumpukan tumpukan
kertas yang memenuhi ruang kerja dan meja kantor, bahkan ada sebagian kantor yang menyimpan
arsip dengan cara memasukkannya kedalam karung, penuh dengan debu dan kotor.Janganlah anda
menganggap remeh sebuah arsip, meskipun itu hanya selembar kertas.
Tentunya anda pernah mendengar arsip bisa menyelamatkan negara!. Ingat akan kasus tuduhan suap
atas dua pimpinan KPK (Komisi Pemberantasan Korupsi) Bibit Samad Riyanto dan Candra M Hamzah.
Ketika itu Bibit dituduh menerima uang suap dari Ary Muladi di Belagio Residence Jakarta pada
tanggal 18 Agustus 2008, tuduhan itu bisa dengan mudah dimentahkan. Alibinya adalah adanya surat
undangan dari Pemerintah Peru, paspor dengan stempel dari Kantor Imigrasi, surat jalan KPK untuk
tanggal 11 sd. 18 Agustus 2008 dan tiket penerbangan.
Pada dasarnya sebuah arsip mirip dengan perpustakaan, yang membedakan adalah kalau
perpustakaan bebas dikunjungi oleh siapa saja, sedangkan sebuah arsip tidak selalu bebas dikunjungi
orang, kecuali arsip negara yang memang dijadikan sebagai obyek wisata.
Pengertian Arsip
Banyak definisi tentang arsip, namun disini penulis hanya akan memberikan 3 (tiga) pengertian
tentang arsip. Kata “arsip” merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang berarti tempat
penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan,
akte, daftar, dokumen, dan peta (Atomosudirjo : 1982).
Menurut UU No 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, arsip adalah naskahnaskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah/swasta
ataupun perorangan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan menurut International Standars Organization (ISO/DIS 15489) arsip adalah informasi yang
disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola
oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas.
Yang menjadi pertanyaan sekarang adalah bagimana cara menyimpan arsip yang mudah sehingga
arsip yang kita butuhkan bisa dengan cepat kita temukan.kembali.
Cara mudah menyimpan arsip
Kesadaran akan arti pentingnya arsip harus tertanam pada semua karyawan baik atasan maupun
bawahan. Apa jadinya kalau kita tidak perhatian pada masalah arsip. Jika arsip dibiarkan maka akan
menimbulkan permasalahan baru yaitu akan dikemanakan arsip tersebut dan tentunya kita akan
kesulitan dalam pencarian suatu dokumen yang diperlukan, yang lebih berbahaya apabila surat atau
dokumen tersebut tersebut hilang atau jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggungjawab.
Untuk itu kita harus menyadari dan perlu kita tanamkan pada diri kita sendiri sebagai karyawan
betapa pentingnya sebuah arsip, sehingga nantinya kita akan memperlakukan arsip dengan baik
dengan cara menyimpan sebagaimana mestinya sebuah arsip. Untuk menghindari tumpukan arsip
dimeja dan ruang kerja hendaknya sebuah arsip tersebut dipilah terlebih dahulu dengan
mengidentifikasi kegunaan arsip tersebut apakah termasuk arsip aktif atau arsip inaktif .
Jika dalam kategori arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan dekat meja kita guna memudahkan
penggunaannya, disamping itu penyimpanan arsip harus berdasarkan sistem kearsipan, yaitu cepat
ditemukan kembali apabila diperlukan, dengan cara mengklasifikasi berdasarkan abjad, subyek,
numeric, dan kode klasifikasi. Arsip aktif merupakan bagian penting dalam mendukung kelancaran
pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, untuk itu arsip aktif
harus selalu tersedia pada saat diperlukan maka kita simpan dekat dengan meja kita.
Arsip inaktif adalah arsip aktif yang telah selesai prosesnya dan telah menurun frekuensi
pemakaiannya, dan jika dibiarkan akan memenuhi meja dan ruang kerja, untuk itu penyimpanannya
lita serahkan pada unit kearsipan (central arsip ) organisasi atau dapat dimusnahkan dengan
memperhatikanb karakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut.
Apabila kita telah memahami arsip, memilah dan menyimpan arsip dengan mengidentifikasikan arsip
aktif atau arsip inaktif akan menghindari bertumpuknya arsip di meja dan ruang kerja, juga kita
terhindarkan dari permasal;ahan yang timbul karena hilangnya sebuah dokumen atau arsip.
Belajar dari kasus Bibit Samad Riyanto dan Candra M Hamzah di atas, apa jadinya kalau tidak ada
arsip berupa surat undangan, tentu polisi bisa membuat keputusan yang keliru dan kursi sejumlah
pimpinan KPK akan kosong.
Sumber : Gema Bersemi Edisi 02 Tahun 2011
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR
A. Pengertian Prosedur, Pengelolaan , surat masuk dan keluar
1.
Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang
merupakan Prosedur
urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang
harus diselesaikan, prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap
bagian perusahaan.
2.
Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan
organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan .
3.
Surat masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima
melalui kurir (pengiriman surat).
4.
Surat keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan
usaha dari intansi lain
perorangan.
Bahwa prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah
pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan
dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat
menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.
B.
Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai berikut:
1.
Wakil dari pengiriman / penulisan.
2.
Bahan Pembuktian.
3.
Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4.
Alat pengukur kegiatan organisasi
5.
Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau
aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan
selanjutnya baginya.
C. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN KELUAR
1.
Prosedur Pengelolan surat masuk
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat
biasa, rutin
dan
rahasia. Penyortiran adalah kegiatan
memisah-misahkan surat untuk
pengolahan
lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun
jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah
melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar
kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk
(Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris(mail clerk). Setiap surat
masuk dicatat dan diberi nomor agenda suratmasuk
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan
kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang
dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku
Ekspedisi Intern.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada
pejabat yang bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan
agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah
dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.
(Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167).
2.
Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya
menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan konsep surat
Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki
pimpinan.
b. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau
nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah
harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep
surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir
pada kertas berkepala surat atau kop surat.
d. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang
berwenang untuk menandatangani.
e. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai
berikut :
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya,
seperto (Lampiran dan amplop)
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal olehpetugas yang
disebut verbalis.
3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudiansurat tersebut
siap untuk dikirim.
Dilihat dari pengelolaan surat yang yang diterima oleh instansi(surat
masuk) dan yang keluar (surat keluar) dari instansi harusmemperhatikan
beberapa prosedur untuk mencapai efsiensi kerja dankelancaran administrasi
surat menyurat. Adapun prosedur pengelolaan suratmasuk dan surat keluar
menurut (Sutarto,1981:238) adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Surat masuk dalam keadaan tertutup dapat dibedakan menjadi
suratpribadi, surat dinas dan surat rahasia.
a. Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain ataukepada
organisasi. Dilihat dari isinya surat pribadi dapat dibedakanmenjadi :
1) Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat
instansi atau kepada organisasi, contoh surat permohonandan surat lamaran
pekerjaan. Surat pribadi yang bersifat resmi harus menggunakan bahasa yang
standar atau bahasa remi.
2) Surat yang bersifat pribadi (prive) contoh nya adalah surat kepada teman,
kerabat atau keluarga. Surat pribadi memiliki kebebasandan suasana yang akrab
serta santai.
b. Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain :
1) Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi
pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
2) Surat niaga adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk
urusan perniagaan /bisnis atau jual beli.
c. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan diketahui isinya
oleh orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia
harusmemakai sampul lebih dari satu, dan pada sampul dituliskan kata RAHASIA
(Confdensial) atau RHS. Sehubungan dengan adanya perbedaan tersebut, maka
dalampenanganan surat-surat masuk harus dilakukan langkah-langkah sebagai
berikut:
a. Menyortir atau memisahkan
b. Membuka surat
c. Mengeluarkan dan mumbuka isi surat
d. Membaca dan memberi catatan
e. Menyampaikan surat kepada pimpinan
f. Membagikan surat.
2. Prosedur Pengelolaan Surat keluar
Langkah-langakah atau konsep tertulis dari atasan:
a. Menerima pendektean surat atau konsep tertulis dari atasan secaralangsung
dan
tidak langsung.
b. Membuat konsep dengan tulisan tangan.
c. Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).
d. Mengetik konsep surat.
e. Mengetik surat dalam bentuk akhir
f. Meminta tanda tangan pada pimpinan
g. Mengecek surat yang akan dikirim
h. Mendistribudikan surat.
D. MENGARSIP SURAT (Filling)
Filing menurut Basir Barthos ( 2005 : 43 ) adalah proses pengaturan dan
penyimpanan bahan –bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut
dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Ada
lima sistem diantaranya :
a.
Sistem Abjad
Sistem Abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkan atas
urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip
dengan menggunakan abjad A – Z. Kode abjad tersebut diindeks dari nama
orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
b.
Sistem Pokok Soal ( Subyek )
Sistem pokok soal ( subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas
perihal surat ( pokok soal isi
surat ).
c.
Sistem Tanggal (Kronologis )
Sistem tanggal ( kronologis ) adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal
surat atau tanggal penerimaan surat.
d.
Sistem Nomor ( numeric flling )
Sistem Nomor dalam penyimpanan arsip dimasudkan, bahwa arsip yang akan
disimpan di beri Nomor kode dengan angka – angka.
e.
Sistem Wilayah
Penimpanan arsip yang didasrkan atas sistem wilayah adalah penimpanan yang
dikelompokan atas wilayah – wilayah tertentu.
http://tiayustianawati.blogspot.com/2013/05/pengelolaan-surat-masuk-dan-suratkeluar.html
BAB II
DASAR TEORI
2.1. PENGERTIAN SURAT
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau
informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama
sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun
perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran,
saran-saran dan sebagainya.
2.2. PENGERTIAN SURAT MENYURAT
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara
terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan
dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan
istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat
secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak
dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi
selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Seperti telah dikatakan bahwa mengadakan hubungan dengan surat apalagi
dalam sebuah organisasi, instansi atau sebuah perusahaan untuk hal-hal yang tertentu
memerlukan persiapan-persiapan yang meliputi :
1. Persiapan pendiktean atau pengimlaan.
2. Penulisan steno dan pengetikannya.
3. Kertas-kertas dan alat-alat tulis.
4. Pengiriman surat.
5. Pengarsipan.
6. Pemakaian tenaga kerja manusia seperti juru tik, konseptor, ahli membuat surat
dan sebagainya.
Dengan demikian surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan
dengan bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha.
Kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan surat adalah :
1. Surat menyurat/korespondensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik,
membuat surat yang baik dan juga memperbaiki surat.
2. Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaik-baiknya,
sehingga, menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.
3. Pengurusan surat/mail handing yaitu bagaimana menangani surat-surat yang masuk
dan keluar yang sebaik-baiknya dengan prosedur yang efektif dan efisien.
4. Kearsipan/fiking yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali surat atau
warkat dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan menurut sistem tertentu.
Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran lainnya, merupakan tugas-tugas
pokok organisasi, korespondensi atau surat menyurat merupakan kegiatan staff atau
servise staff, tetapi kegiatan surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat
organisasi. Dengan demikian yang perlu mengerti surat adalah :
1. Seluruh pejabat atau pegawai baik dalam organisasi swasta, maupun instansi
pemerintah maupun perusahaan.
2. Pejabat staff maupun pejabat lini terlibat dalam pemeriksaan surat, seperti suratsurat yang dikirimkan keluar Negeri dari suatu organisasi, konssepnya selalu
dibuat oleh pejabat lini sesuai dengan tugasnya masing-masing.
3. Para pemimpin organisasi atau perusahaan dalam hal surat-surat tertentu, karena
sesuatu alasan terpaksa membuat surat sendiri.
Sedangkan yang perlu menguasai surat adalah :
1. Koresponden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa dan memeriksa
konsep-konsep surat.
2. Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.
3. Sekretaris, apakah dia sebagai sekretaris pejabat maupun sekretaris organisasi atau
unit organisasi.
4. Juru tik, harus menguasai tehnik pengetikannya, terutama menguasai bentukbentuk surat.
2.2.1 TUJUAN PENULISAN SURAT.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti
mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu,
diantaranya :
1. Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim
tentang informasi yang disampaikan tersebut.
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak
salah tanggap.
Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari pembaca surat adalah halhal sebagai berikut :
1. Pembaca atau penerima surat, percaya tentang hal atau masalah yang ditulis.
2. Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan keputusan-keputusan
dari pengirim.
3. Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.
4. Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.
5. Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.
6. Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.
7. Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.
2.2.2. FUNGSI SURAT
1. Surat sebagai duta atau wakil atau utusan dari organisasi.
Surat merupakan duta, wakil secara tertulis dari organisasi atau instansi ataupun
perusahaan misalnya : perusahaan akan memesan barang, cukup dengan menulis
surat pesanan, untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau seorang pelamar
kerja, cukup dengan melayangkan sebuah surat lamaran kerja kepada sebuah
perusahaan atau instansi.
Oleh karena surat sebagai wakil tertulis, maka apa yang ingin disampaikan
pemesan barang atau pelamar kerja tersebut harus jelas, dapat dipahami, mudah
dimengerti oleh penerima surat, sehingga penerima surat memberikan jawaban
atau balasan sesuai dengan yang dikehendaki pengirim.
2. Surat sebagai alat pengingat, yaitu dimana surat-surat yang telah diterima harus
disimpan atau diarsipkan pada arsip surat yang diterima, sehingga bila diperlukan
atau ada sesuatu masalah yang diperlukan surat dapat dicari dan dibaca kembali.
3. Surat sebagai dokumen historis, dimana surat yang telah diarsipkan juga dapat
menjelaskan perkembangan-perkembangan masa lalu. Contoh neraca perusahaan
dapat menjelaskan rugi laba perusahaan, teks Proklamasi Kemerdekaan Republik
Indonesia dan sebagainya.
4. Jaminan keamanan, umpama surat keterangan jalan, ktp, dan sebagainya.
5. Sebagai pedoman atau pegangan untuk melaksanakan sesuatu, contoh surat
keputusan, surat intruksi, surat perintah dan sebagainya.
6. Surat sebagai media komunikasi.
Sebagaimana kita ketahui bahwa setiap organisasi perlu mempunyai tujuan, untuk
mencapai tujuan tersebut organisasi harus mengadakan kerjasama, baik antara
sesama mereka dalam organisasi maupun dengan pihak luar. Sedangkan untuk
melaksanakan kerjasam harus ada komunikasi. Komunikasi ini dapat dilakukan
dengan lisan maupun tulisan, ataupun dengan syarat-syarat, gambar-gambar yang
dipancarkan pesawat televisi, radio, telegram dan sebagainya.
7. Surat sebagai alat bukti tertulis. Dimana sipembuat surat ataupun orang-orang yang
terkait dapat membuktikan kebenarannya kepada pihak-pihak yang memintanya,
karena dalam surat telah diperinci dengan jelas setiap permasalahannya.
Contohnya surat perjanjian, kuitansi, dan sebagainya.
8. Surat sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan yang
memegang peranan penting dalam ketatausahaan, hampir semua kegiatan
ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari mencatat, menghimpun,
mengolah,
memperbanyak,
menyimpan
dan
mendistribusikan
informasi-
informasi. Surat merupakan alat untuk memperlancar setiap kegiatan dan setiap
pekerjaan.
9. Surat sebagai barometer kemajuan kantor.
Surat dapat menjadi tolak ukur mundur majunya perusahaan, atau organisasi, bila
organisasi atau perusahaan makin banyak menerima surat dan mengirimkan suratsurat berarti perusahaan atau organisasi tersebut maju, karena sering dan selalu
mengadakan komunikasi secara terus menerus.
Cara apapun yang digunakan dalam berkomunikasi ini tetap saja tujuannya
untuk menyampaikan informasi-informasi dari pengirim kepada penerima. Dalam
menyampaikan informasi ini, mungkin saja banyak gangguan-gangguan, baik
gangguan lingkungan, fisik, bahasa ataupun gangguan lainnya yang timbul karena
perbedaan latar belakang antara pengirim dengan penerima informasi.
Karena adanya gangguan-gangguan tersebut, maka akibatnya terhadap proses
komunikasi dapat berupa :
1. Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang ditempat tujuan.
2. Informasi warta tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima.
3. Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan.
4. Informasi atau warta tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.
Dengan demikian surat sebagai alat komunikasi dapat dianggap efektif, bila
informasi yang diasampaikan, sampai kepada tujuan yang diketahui.
http://heriyanto-tatacarasuratmenyurat.blogspot.com/
Tuesday, November 2, 2010
Pentingnya Surat-menyurat
18:49
1.
2.
3.
4.
5.
6.
1.
2.
3.
4.
AriFieNs
Dalam memenuhi kebutuhan komunikasi, kegiatan interaksi berkomunikasi
dapat dilakukan secara lisan dan tulisan. Surat menyurat merupakan salah satu
kegiatan bahasa yang dilakukan dengan interaksi tulis. Dengan demikian
kegiatan surat menyurat mempunyai peranan sebagai alat berkomunikasi
tertulis yang dirasakan semakin penting dalam kehidupan bermasyarakat
dewasa ini. Hal ini karena banyak persoalan kehidupan yang hanya dapat
diselesaikan secara efektif dan efsien melalui komunikasi tertulis. Demikian pula
bagi instansi pemerintah, swasta, serta lembaga keorganisasian. Kegiatan surat
menyurat merupakan salah satu kegiatan keadministrasian yang penting. Oleh
karena itu, jika suatu lembaga pemerintah, swasta, maupun organisasi
mengabaikan ketentuan surat menyurat adalah suatu kerugian besar. Banyak
perorangan maupun kelompok yang mendapat keuntungan dari kegiatan surat
menyurat dan banyak pula di antara mereka yang mengalami kerugian akbiat
kesalahan dalam melakukan surat menyurat dengan baik dan efektif.
Kegiatan surat menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga kompunen,
yaitu: penulis, pesan dan pembaca surat. Supaya kegiatan ini dapat mencapai
tujuan atau sasaran secara efektif, maka bahasa yang digunakan harus dapat
mengungkap pesan surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis dan
pembaca surat. Disamping itu penulis surat juga perlu memperhatikan kaidahkaidah surat menyurat. Oleh karena surat merupakan salah satu bentuk
karangan juga berlaku pada penulisan surat, termasuk di dalamnya penggunaan
Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Kegiatan surat menyurat sebagai salah satu
sarana komunikasi tertulis banyak dilakukan orang, sebab berkomunikasi melalui
surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk
berkomunikasi. Faktor-faktor kemudahan yang dimaksud adalah sebagai berikut:
Biaya relatif murah
Tidak terikat waktu dan tempat
Jangkaunnya lebih luas
Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti
Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya
Pesan dapat dibaca berulang-ulang
Oleh karena kemudahna itulah pada akhirnya surat menyurat merupakan
kegiatan
yang
penting
dalam
berkomunikasi.
Namun
kenyataanya,
berkomunikasi melalui surat masih banyak ditemui kesulitan oleh pemakainya,
terutama dalam penggunaan atruan surat menyurat yang umum, baik dari segi
bahasa maupun bentuknya. Kesulitan yang ada pada umumnya diungkapkan
oleh penulis surat diantaranya dalam beberapa hal, yaitu:
Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat
Bagaimana menyusun bagian-bagian surat secara cermat
Bagaimana menggunakan EYD dalam surat
Bagaimana menggunakan kalimat efektif dalam surat;
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Dari kesulitan-kesulitan di atas, sebaiknya dalam menyusun surat harus
memperhatikan ketentuan pembuatan surat yang baik agar tujuan yang
diinginkan dan pesan yang disampaikan dapat mencapai sasaran. Tidak jarang
surat yang dibuat seseorang atau instansi tidak beroleh jawaban yang
dikehendaki. Hal ini mungkin salah satu akibat kurang tepat di dalam
penyusunan bentuk dan bahasa surat sehingga pesan yang ingin disampaikan
melalui surat tidak tercapai.
Oleh karena itu untuk menulis surat yang baik setidaknya dibutuhkan:
Wawasan (schemata) tentang surat menyurat dan administrasi
Penguasaan bahasa tulis yang memadai
Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak ditulis atau permasalahan
yang dibicarakan dalam surat
Adab sopan santun surat
Konten surat yang layak
Obyektivitas
Keefektifan kata
http://arifens.blogspot.com/2010/11/pentingnya-surat-menyurat001.html