BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1Pengertian Arsip - Sistem Penataan Arsip In-Aktif Akta Perkawinan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

BAB II TINJAUAN TEORITIS

2.1Pengertian Arsip

Sebelum penulis melakukan pembahasana lebih lanjut mengenai penataan arsip, maka terlebih dahulu kita harus mengetahui perbedaan antara arsip, arsip inaktif, kearsipan (filling), sistem filling (system filling) dan alih media.

Menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan adalah:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga

Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.(Warsanto, Ig. 1991 : 16)

Sedangkan Lembaga Adminstrasi Negara (LAN) memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut: “Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, flim, mikroflim, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya ataupun salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan- kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan- pekerjaan, atau kegiatan- kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya”.(Warsanto, Ig. 1991 : 18) Kata “arsip” berasal dari bahasa belanda yakni Archief. Menurut

Atmosudirdjo, (1982,157-158), archief dalam bahasa belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut: 1)

Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftra-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

2) Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kersipan tersebut.

3) Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.(Warsanto, Ig. 1991 : 14)

5 Dari pengertian arsip diatas maka kearsipan memegang peranana penting dalam memenuhi kebutuhan pelayanan informasi yang cepata dan tepat serta melestarikan fisik maupun niali yang terkandung didalam arsip tersebut.

2.1.1 Pengertian Arsip In-Aktif Arsip In-Aktifadalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus- menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.( Barthos, Basir. 1990:4)

2.1.2 Pengertian Kearsipan (Filling) Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, yang dimaksud filling atau penyimpanan warkat adalah: “Kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warka itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.

Sedangkan menurut Tiga Penulis Buku Dasar-dasar Kearsipan (Mulyono, Muhsin, Marimin, 1985:3) memberikan pengertian tentang kearsipan sebagai berikut:

Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi:

1. penyimpanan (storing).

2. penempatan ( placing), dan 3. penemuan kembali.

Sementara itu dalam Buku Pengurusan Surat dan Kearsipan (Depdikbud, 1980:52) kearsipan diberikan batasan sebagai berikut:

“Kearsipan (filling) dapat diartikan sebagai suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan/warkat-warkat secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan cepat dapat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan”.

Dari tiga definisi tersebut, selanjutnya dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi kearsipan atau filling adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu. Sehingga srsip-arsip dapat ditemukan

kembali sewaktu diperlukan. Yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap atau langkah-langkah yang harus dilalaui dalam usaha mencapai suatu tujuan, tahap-tahap atau langkah-langkah itu satu dengan yang lain saling berkaitan.

2.1.3 Pengertian Sistem Filling (Filling System) Istilah sistem filling disebut juga dengan istilah sistem kearsipan, sistem administrasi kearsipan, dan istilah yang lebih populer ialah filling sistem. Tetapi ada pula yang menyebutnya manajemen kearsipan atau recod management. Terlepas dari istilah mana yang lebih tepat dan yang akan dipergunakan, tetapi yang jelas semua istilah itu mengandung pengertian yang sama, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan arsip.

Sementara itu, Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa: “Sistem fillingadalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu mauapun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci kabinet dari baju tahan karat atau dari kayu terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan”.

Didalam Kamus Administrasi Perkantoran memberikan rumusan sebagai berikut “Sistem penyimpanan warkat (sistem filling) adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyimpanan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat”. Dari dua rumusan tersebut selanjutnya dapat diambil kesimpulan bahwa

sistem filling adalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan

dipergunakan dalam pengurusam arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemu kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Dalam sistem filling yang perlu mendapat perhatian bukan hanya sistemnya saja yang baik dan tepat, tetapi yang lebih penting ialah pengolaannya (manajemen). Meskipun sistem yang dipergunakan baik, apabila manajemennya lemah, maka sistem yang telah ditentukan itu tidak akan ada artinya.

2.1.4 Alih Media Pengertian alih media sebagimana diatur pada Peraturan Pemerintah

Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahan Kedalam Mikroflim Atau Media Lainnya adalah:

“Alih media ke micro film dan media lain yang bukan kertas dengan keamanan tinggi seperti misalnya CD Rom, Worm. Dengan demikian alih media yang dimaksud adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisien. Dengan keahadiran komputer sebagai basis teknologi informasi, alih media tersebut dapat dilakukan dengan mudah”.

Alih media dokumen ialah proses alih media dari data hardcopy ke softcopy (digital). Sehingga data atau dokumen dalam format digital diharapkan dapat meningkatkan kinerja di lingkungan instansi pemerintahan/perusahaan yang terlibat langsung dalam penggunaan dokumen, baik dalam pencarian data maupun untuk update data.

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm Atau Media Lainnya Dan Legalisasinya, pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dapam pasal 12 dapat dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima oleh perusahaan/instansi pemerintahan bersangkutan. Dalam pengalihan dokumen, pimpinan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan nasional atau kepentingan perusahaan. Pimpinan perusahaan/instansi pemerintahan wajib tetap menyimpan naskah dokumen asli dokumen perusahaan/instansi pemerintahan yang telah dialih kedalam mikrofilm atau media lainnya, dalam hal dokumen tersebut masih (Undang-undang republik indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang informasi dan Trasaksi elektronik): a)

Mempunyai kekuatan pembuktian otentik

b) Mengandung kepentingan hukum tertentu

2.2 Tujuan, Fungsi dan Peranan Arsip

2.2.1 Tujuan Arsip Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.(Widjaja, A.W. 1986 : 102) Sistem penataaan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan dimasa lalu, yang besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang. Tujuan penataan arsip (berkas) adalah :

1) Agar arsip dapat disimpang dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat

2) Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna. (Sedarmayanti, 2003 : 68)

Untuk mencapai terwujudnya tujuan arsip tersebut maka dibutuhkan pegawai kearsipan yang ahli mengolah.

2.2.2 Fungsi Arsip Menurut fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip

Statis : 1) Arsip Dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan ada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Bersadarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai keriteria untuk arsip dinamis, sebenaranya arsip dinamis dapat dirincikan lagi menjadi:

a) Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.

9 b) Arsip Semi-Aktif, yaiut arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

c) Arsip In-Aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus- menerus atau frekuensi pengguanaannya sudah jarang atau hanya diperguankaan sebagai referensi saja.

2) Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kegidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka petugas penataan arsip mempunyai kewajiban terhadap:

1. Penyimpanan berkas surat dinas 2.

Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas.

3. Penyusutan dan memusnahan berkas surat dinas yang sudah tidakkdipergunakan lagi.

4. Penemuan kembali berkas suart dinas yang disimpan.(Widjaja, A.W, 1986:102)

2.2.3 Peranan Arsip Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusankebijaksaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

11 Pada pasal 3 Undang-Undang No 7 Tahun 1971, antar lain dirumuskan

bahwa: “Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan penanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dana penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk meyediakan bahan penanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan”. (Bathos, Basir, 2007 :2) Sementara itu peranan Arsip dapat dikatakan antara lain: 1.

Alat utama ingatan Organisasi 2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan Informasi kegiatan ilmiah lainnya. (Sedarmayanti, 2003:19) Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dana pelaksanaan kehidupan bangsa. Selain itu arsip juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah, usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur. Oleh karena itu arsip harus disusun dengan baik dan terpelihara sebagaimana mestinya, agar jika di perlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan lembali dengan baik.

2.3 Sistem Penataan Arsip

Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu diperlukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.

Dewasa ini, dikenal 5 (lima) macam sistem penataan arsip yaitu: 1. Sistem Abjad / Alphabetical Filling System.

2. Sistem Masalah / Perihal / Subject Filling System.

3. Sistem Nomor / Numerical Filling System.

4. Sistem Tanggal / Urutan Waktu / Chromological Filling System.

5. SistemWilayah/Daerah/Regional/Geographical Filling System (Sedarmayanti, 2003:70)

2.3.1 Sistem Abjad Sistem abjad disebut juga sistem Alfabetis atau Alfabeticital Filling

System. Sistem abjad atau Alfabetical Filling System adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad, yaitu menyusun subjek dalam urutan A-Z. Penyimpanan arsip menurut abjad yang dihasilkan atau yang dibuat dan yang diterima oelh suatu kantor atau lembaga yang didalamnya termuat nama-nama, seperti : 1.

Nama perseorangan 2. Nama organisasi 3. Nama perusahaan 4. Nama tempat atau nama wilayah

Contoh : Menyusun nama-nama dalam suatu urutan menurut abjad, harus memperhatikan seluruh huruf-huruf dalam nama-nama bersangkutan. Misalnya nama bulan, apabila disusun menurut kronologis dan menurut abjad maka susunannyasebagai berikut.

Tabel: Sistem Abjad / Alphabetical Filling System

Susunan Kronologis Susunan Abjad Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus Dst

Agustus April Februari Januari Maret Mei Juli Juni Dst

Contoh diatas adalah surat yang disimpan dengan satu judul, menurut bulan tetapi apabila surat yang disimpan terdapat judul yang lebih dari satu, maka

KEUANGAN

07 KEPEGAWAIAN Pengadaan Pengangkatan dan Mutasi Kependudukan Kesejahteraan Pegawai Cuti Penilaian Pendidikan Pemberhentian

05 KU

untuk memudahkan penemuaan kembali pada waktu tetentu malah surat tersebut perlu dibuat kolom catatan kartu kendali.

Kode Masalah

Tabel : Sistem Masalah / Subject Filling System

Contoh : Masalah-masalah yang berkenaan dengan “kepegawaian” dikelompokan menjadi satu masalah pokok (subjek) didalam kelompok (masalah)

2.3.2 Sistem Masalah Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokan berdasarkanjudul masalah. Suatu masalah dapat dipecahkan kedalam sub masalah, sub-sub masalah dapat dipecahkan lagi, demikian seterusnya sampai kepada masaalah yang terkecil.

Gaji Biaya Perjalanan Pendapatan Pajak Tagihan Laporan Keuangan Perbendaharaan Dalam menyusun dokumen atau arsip seperti tersebut diatas, selain diperlukan folder, juga diperlukan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label untuk menempatkan judul masalahnya. Dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih dari folder yang sudah diberi label tadijuga setiap dokumen yang ada dalam folder dituliskan judul pada pinggir atas sebelah kanan secara horozontal. Susunan judul maslah, baik yang terdapat pada guide maupun folder, hendaknya mengikuti tingkat permasalahan. Misalnya masalah yang berhubungan dengan “kepegawaian” dikelompokan menjadi satu masalah pokok (subjek) didalam kelompok (masalah) “kepegawaian” untuk itu perlu dibuatkan daftar indeksnya.

Dalamsistem ini susunan dokumen atau arsip didalam file diatur berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluh, juga memerlukan guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut tingkat nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yangbesar sampai kepada yang lebih kecil. Sarana utama penemuan kembali ialah nomor/kode desimal.

Tabel: Sistem Nomor / Numerical Filling System

Pola klasifikasi Arsip 000 UMUM 010 Urusan Dalam 011 Gedung Kantor 012 Rumah Dinas 013 Listrik dan Telpon 020 Peralatan 030 Penelitian 040 Perencanaan 100 KEPEGAWAIAN 110 Pengadaan 120 Mutasi

130 Kedudukan 140 Kesejahteraan Pegawai 200 KEUANGAN 210 Gaji 220 Biaya Perjalanan 2.3.4 Sistem Tanggal / Urutan Waktu / Chromological Filling System.

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).Penulisan indeksnya adalah: tanggal, bulan dan tahun bentuk penulisannya harus dengan angka.

Contoh : KODE 011213 Menyatakan tanggal 01, bulan Desember, Tahun 2013 atau sebaliknya KODE 131201 Menyatakan tahun 13, bulan Desember, Tanggal 01.

Dari sistem kronologis/tanggal ini dapat memberikan informasi dan dapat mempermudah pengguna asrip untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan karena sudah tersusun dengan baik menurut tahun, bulan dan tanggal atau sebaliknya.

2.3.5 Sistem Wilayah /Daerah/Regional/Geographical Filling System Dalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama wilayah/tempat. Sistem ini sama halnya dengan Subject dan Numeric Filing , susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkat caption geographic (negara, provinsi, kabupaten dsb).

Dalam sistem ini, dokumen yang disimoan dalam folder dapat berupa dokumen tentang nama penggunaannya atau pegawai, oleh karena itu sistem ini dikombinasikan penggunaanya dengan alphabetical filling sistem, demikian juga dengan subject filling sistem.

Sesuai dengan kebutuhan, sistem geografis dapat dikelola menurut 3 tingkatan, yaitu menurut nama negara, nama pengambilan wilayah administrasi

negara dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.Contohnya: pengelompokan surat dilihat dari tempat asal surat dan tujuan surat tersebut. Misalnya surat dari Keduber Indonesia di America akan dikelompokan pada “America” demikian pula surat-surat yang diterima dari America lainnya seperti bank, restoran, perusahaan swasta ataupun Kedubes asing lainnya yang beralokasi di America akan dikelompokan label America.

2.4 Prosedur Penataan Arsip

Menata berkas artinya mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang dibuat, tahap pertama dalam menyusun berkas tersebut yaitu mempersiapkan kelengkapan peralatan (sarana) untuk berkas klasifikasi kearsipan.

Agar perkerjaan penyimpan atau penataan arsipberjalan dengan mudah dan lancar serta tepat, arsip akan disimpan perlu dipersiapkan terlebih dahulu, kegiatan tersebut meliputi: 1.

Memisah-misahkan (Segregating) Yaitu merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya.

2. Meneliti Disposisi Yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang akan disimpan telah mendapat disposisi atau belum.

3. Memadukan (Assembling) Yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau saling berkaitan.

4. Mengklasifikasi Yaitu mementukan kalsifikasi arsip.

5. Mengindeks Yaitu mementukan inti dari surat dan menentukan indeksnya 6. Mempersipakn Tunjuk Silang (Cross Reference)

Yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk mempermudakan pencarian kembali arsip (bila perlu)

7. Menyusun arsip yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai dengan sistem yang digunakan.

8. Menyimpan arsip secara benar kedalam tempat penyimpanan sesuai kode masing-masing.

2.5 Penemuan Kembali Arsip

Sistem penyimpanan yang sederhana belum tentu memudahkan temu kembali arsip. Tetapi sebaliknya sistem penyimpanan yang sulit juga belum tentu membantu memudahkan dalam proses temu kembali arsip. Sistem penyimpanan arsip harus disesuaikan dengan situasi instansi atau organisasi setempat dan selaras dengan sistem temu kembalinya (Storage and retrieval system)

Tujuan utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula sistem penemuan kemblai arsip (retrieval system) adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan semata-mata menemukan arsipnya.

Untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat dan tepat salah sudah tentu menghendaki suatu cara atau sistem. Oleh karena itu sistem penemukan kembali arsip sangatlah erat hubungannya dengan sistem penataan dan penyimpanan arsip. Tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanan, maka penemuan kembali arsip akan mengalami kesulitan.

Surat atau file yang akan digunakan mudah ditemukan kembali, syarat pokok yang terpenting antara lain adalah:

1. Pola klasifikasi 2.

Indeks/tunjuk silang 3. Seluruh perlengkapan yang berkaitan dengan sistem tersebut 4. Pegawai file yang terlatih dan terampil

Dalam hal pelaksanaan tersebut diatas memang perlu rencana yang matang dan baik. Saat ini semakin meningkatnya penggunaan komputer secara otomatis untuk penemuan kembali surat atau file dengan cepat dan tepat tetapi komputer

17 pun tidak mungkin dapat berfungsi dengan baik, kalau informasi atau data yang terdapat dalam file atau record tidak tersusun dengan baik atau sistematis pula.

Penemuan kembali secara manual harus baik sistematis pula terlebih dulu , sehingga untuk selanjutnya otomatis penemuan kembali surat atau file tidak terganggu. Dalam latihan kerja atau penerapan sistem tersebut penemuan kembali surat atau file akan lebih jelas dan mudah terlaksana.

2.6 Pengamanan dan Pemeliharaan arsip

2.6.1 Pengamanan Arsip Upaya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek penting, yaitu: a.

Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai faktor perusak b.

Pemeliharaaan dan pengamanaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip.

(Martono, Budi.1997:81) Pemeliharaan pengamanan itu sendiri sebenarnya merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengambil langkah agar tetap terjamin keselamatannya. Keselamatan di sini baik menyangkut kondisi fisik arsip maupun infromasinya. Dengan menjamin kondisi fisik arsip serta lingkungan penyimpanannya berarti menjamin kelestarian arsip selama-lamanya. Menjamin keselamatan berarti menjamin arsip baik dari kerusakan, kemusnahan, maupun kebocoran terhadap informasinya.

Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No 7 Tahun 1971 pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai berikut: 1.

Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No 7 Tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.

2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam

pasal 1 huruf a No. 7 Tahun 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hak tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga

18 yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajidkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidanakan dengan penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidanakan seumur hidup.(Sedarmayanti, 2003:109)

Ketentuan diatas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi informasi. Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi hukum diatur pada KUHP maupun KUHD. Secara fisik, semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor external.

1. Faktor Internal a.

Kwalitas Kertas Kertas yang mempunyai kualitas yang kurang baik akan mempengaruhi keutuhan kertas itu sendiri. Maka kerusakan aan lebih cepat dibandingkan dengan kertas yang berkualitas baik.Dalam penggunaan kertas hendaknya dipilih kertas yang baik dan cukup tebal.

Tinta Tinta yang digunakan untuk menulis dengan mutu atau kualitas yang kurang baik akan menyebabkan kerusakan pada arsip menjadi lebih cepat. Karena penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merugikan kita. Terutama bila secara tidak sengaja tersentuh air, atau karena udara yang lembab, yang mengakibatkan identitaskertas tersebut sulit atau sukar dikenal.

Bahan perekat Dalam penggunaan bahan perekat seperti lem, atau pasta juga mempunyai penurunan yang merugikan dalam daya tahan kertas dan kulit, oleh karena itu dalam penggunaan perekat pun harus dicarikan yang lebih baik mutunya.

2. Faktor External a.

Lingkungan Pada tingkat kelembaban lebih dari 75%, menyebabkan arsip yang disimpan cepat rusak.Hendaknya suhu udara diatur anatar 65 derajat sampai 85

derajat, agar tingkat kelembaban jangan menyebabkan arsip yang disimpan cepat rusak.

Sinar matahari Sinar matahari mengandung sinar ultra violet yang dapat merusak tulisan dana kertas. Oleh sebab itu arsip jangan terkena matahari langsung.

Debu Debu yang menempel pada arsip terdiri dari bermacam-macam bahan seperti asap, tanah dan kotoran-kotoran lain sehingga dapat merusak arsip.

Serangga dan kutu, serta sejenisnya Munculnya serangga dana kutu dapat dicegah antara lain dengan: bahan kimia, kebersihan tempat penyimpanan, pengaturan kelembaban udara dan lain- lain e.

Jamur dan jenisnya Tingkat kelembaban diatas 75 deajat menyebabkan tumbuhnya jamur dan sejenisnya. Jamur yang tumbuh pada kertas “arsip” merupakan penghancur kertas yang cepat.

2.6.2 Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip adalah membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1.

Pengaturan ruangan Ruangan penyimpanan arsip harus :

a) Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60-75 derajat, dengan kelembaban antara 50-60%).

b) Terang (terkena sinar matahari tak langsung)

c) Mempunyai ventilasi udara yang merata.

d) Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dsb.

21 2.

Tempat penyimpanan arsip Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diingkan perlu dipenuhi.

3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus (kamper) ditempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala 4.

Larangan-larangan Perlu dibuat larangan yang harus dilaksanakan, antara lain: 1. Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip 2. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merikok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran).

5. Kebersihan Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain.

Tujuan pemeliharaan arsip adalah:

a) Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan asip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab ataspengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.

b) Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. (Sedarmayanti,

2003:109)

2.7 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

2.7.1 Penyusutan Arsip Penyusutan arsip (records disposal) meurpakan kegiatan ketiga dari keseluruhan proses kegiatan kearsipan. Kegiatan ini merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta. Selama organisani melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta.

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangi arsip dengan cara: a) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing

b) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku

c) Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada arsip Nasional.

(Barthos, Basir.2007:101) Adapaun tujan penyusutan arsip, adalah untuk:

a) Mendayagunakan arsip dinas sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi b)

Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan

c) Mempercepat penemuan kembali arsip

d) Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban pemerintah.

(Sedarmayanti, 2003:103) Untuk mewujudkan penyusutan arsip tersebut diperlukan jadwal retensi. Jadwal retensi arsip adalah pedoman dalam penyusutan arsi di suatu organisasi, fungsi jadwal retensi dalah untuk mengendalikan penyimpanan arsip baik pada masa aktif disetiap pengolah atau central file maupun penyimpanan masa in-aktif diunit kerasipan atau pusat arsip serta pengendalian terhadap pemusnahan dan penyelamatan ke Arsip Nasional.

Bentuk dan susunan jadwal retensi arsip terdiri dari :

a) Jenis arsip (series).

b) Jangka waktu simpan (retensi) baik aktif maupun inaktif.

d) Keterangan, yaitu penentuan nasib akhir arsip, musnah, permanen atau review. (Barthos, Basir.2007:120).

2.7.2 Pemusnahan Arsip Menurut Sutarto (1997:310) didalam buku petunjuk teknis tata kearsipan dinamis tentang masalah pemusnahan dikemukakan sebagai berikut:

1. Pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh unit pengolah terhadap arsip- arsip yang dianggap tidak penting bagi unit pengolah yang bersangkutan maupun bagi kepentingan organisasi secara keseluruhan.

2. Sebelum dimusnahkan daftar inventarisasi arsip yang dimusnahkan disampaikan kepada pusat penyimpanan arsip untuk ditelah. Penelaahan ini dimaksud untuk meneliti kembali apakah terdapat arsip-arsip yang dianggap penting oleh pusat penyimpanan arsip.

3. Apabila telah mendapat persetujuan oleh pimpinan, arsip-arsip dapat dimusnahkan dengan membuat berita acara pemusnahan arsip.

4. Arsip-arsip yang dimusnahkan harus benar-benar musnah, pelaksanaannya dapat diselenggarakan dengan dibakar, dicacah, atau dilebur.

22 Pemusnahan arsip yang tidak bernilai permanen (semetara/tidak penting) dilaksanakan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

1. Mendaftarkan secara langkap arsip-arsip yang dimusnahkan dengan perinciannya sebagai berikut: a)

Nama departemen/Instansi yang akan memusnahkan

b) Kode dan Pokok Masalah

c) Kode dan Masaah

d) Jenis fisik arsip

e) Tanggal, Bulan dan Tahun berkas

f) Jumlah Berkas 2.

Pemusnahan diselengarakan dengan membuat berita acara pemusnahan arsip.(Barthos,Basir. 2007:126).

Pada perinsipnya pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh lembaga induk Pemusnahan arsip dilingkungan organisasi dapat dilakukan diunit kearsipan tingkat pusat dan diunit kearsipan regional tingkat daerah.

Dampak hukum dari pemusnahan arsip ini adalah menyangkut arsip sebagai bahan bukti yuridis terhadap kasus-kasus hukum tertentu. Dan jangan sampai terjadi bahwa kegiatan pemusnahan arsip ini dijadikan pembenaran terhadap penghapusan barang bukti dan usaha menutupi suatu penyelewengan atau tindakan kejahatan lainnya. Pada hakikatnya pemusnahan arsip dilaksanakan untuk menjaga kesinambungan pengelolaan arsip serta untuk menjaga kesimbangan daur hidup arsip, sejak arsip itu diciptakan dikelolala dan akhirnya dimusnahkan. (Arsip Nasional Republik Indonesia, 1999:72).

BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1Pengertian Arsip - Sistem Penataan Arsip In-Aktif Akta Perkawinan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan