Sistem Penataan Arsip In-Aktif Akta Perkawinan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

SISTEM PENATAAN ARSIP IN-AKTIF AKTA PERKAWINAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

KERTAS KARYA

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahlimadya (A. Md)

Disusun Oleh: RAYHAN TINA SARI

112201049

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : Sistem Penataan Arsip In-Aktif Akta Perkawinan Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

Oleh : Rayhan Tina Sari

NIM : 112201049

Dosen Pembimbing : Ishak, SS., M. Hum.

NIP : 19670424 200112 1 001

Tanda Tangan :

Tanggal :

Dosen Pembaca : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd

NIP : 19570407 198603 2 001

Tanda Tangan :

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : Sistem Penataan Arsip In-Aktif Akta Perkawinan Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

Oleh : Rayhan Tina Sari

NIM : 112201049

PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN

KETUA : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd

NIP : 19570407 198603 2 001

Tanda Tangan :

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Alhamdulillah, dengan nama Allah yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang. Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ilmu Budaya Program Studi D-3 Ilmu Perpustakaan Universitas Sumatera Utara,

dengan judul “SISTEM PENATAAN ARSIP IN-AKTIF AKTA

PERKAWINAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN”.

Penulis meyadari sepenuhnya bahwa apa saja yang disampaikan dalam kertas karya ini masih banyak terdapat kekurangan. Walaupun penulis sudah berusahasa sejauh mungkin sesuai dengan kemampuan yang ada untuk

mempersembahkan yang terbaik. Maka dengan segala kerendahan hati penulis akan selalu menerima saran dan kritik dari para pembaca yang bersifat

membangun guna menuju kearah perbaikan.

Dalam penyelesaian kertas karya ini, penulis telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak, baik itu berupa bimbingan, semangat maupun petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin

mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Dr. Syahril Pasaribu, DTM,H Msc (CTM) SpA (K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Dr. Syahron Lubis M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Ishak, SS., M. Hum selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu dan banyak memberikan petunjuk serta pembingannya kepada penulis sejak awal hingga selesainya kertas karya ini.

4. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M. Pd, selaku Ketua Program Studi D-3 Ilmu Perpustakaan dan sekaligus sebagai dosen pembaca.

6. Bapak dan Ibu dosen pengajar di Program Studi D-3 Ilmu Perpustakaan yang telah mendidik penulis selama ini.

7. Bapak Arpian Saragih, S.Sos, M.Si, selaku Kepala Bidang Pengolahan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan, Ibu Adisti Maritadinda Admar, ST selaku Kepala Bagian Penyusunan Program, Bapak Flores selaku pegawai bagian kearsipan, Ibu Dra. Susi Rusida berserta staf dan pegawai yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yang telah membantu penulis melakukan riset di kantor tersebut.

8. Teristimewa untuk Ayahanda Zaitun Usman dan Ibunda Ernawaty Tanjung yang telah memberikan dorongan moril maupun materil hingga selesai perkuliahan dan kertas karya ini.

9. Kepada Keluarga Besar dari pihak Ayahanda Zaitun Usman yang telah memberikan semangat dan dukungan yang cukup besar kepada penulis. 10.Sahabat-sahabat yang sangat penulis sayangi Nurhaydah dan Riski Ananda

Syafitri yang telah memberikan dukungan dan semangat kepada penulis hingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.

11.Kepada Mahamah, Zulham, Eko Andi Syahputa, dan Alkisah Fitriyani Simamora yang selama 3 (tiga) tahun ini berjuang sama-sama dalam menyelesaikan kertas karya ini saling mendukung dan menyemangati satu sama lain.

12.Rekan-rekan Mahasiswa Ikatan Ilmu Perpustakaan stambuk 2011. Semoga kertas karya ini bermanfaat bagi semua dan segala kebaikan yang penulis terima akan dibalas oleh-Nya, kiranya Allah SWT selalu memberikan rahmat-Nya kepada kita semua.

Medan, Juni 2014 Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah... 1

1.2 Tujuan Penulisan ... 3

1.3 Ruang Lingkup ... 3

1.4 Metode Penelitian ... 3

BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip ... 5

2.1.1 Pengertian Arsip In-Aktif ... 6

2.2.2 Pengertian Kearsipan ... 6

2.2.3 Pengertian Sistem Filling ... 7

2.2.4 Alih Media ... 8

2.2 Tujuan, Fungsi Dan Peranan Arsip ... 9

2.2.1 Tujuan Arip ... 9

2.2.2 Fungsi Arsip ... 9

2.2.3 Peranan Arsip ... 10

2.3 Sistem Penataan Arsip ... 11

2.3.1 Sistem Abjad ... 11

2.3.2 Sistem Masalah ... 13

2.3.3 Sistem Nomor ... 14

2.3.4 Sistem Tanggal ... 15

2.3.5 Sistem Wilayah ... 15

2.4 Prosedur Penataan Arsip ... 16

2.5 Penemuan Kembali Arsip ... 17

2.6 Pengamanan Dan Pemeliharaan Arsip ... 18

2.6.1 Pengamanan Arsip ... 18

2.6.2 Pemeliharaan Arsip ... 20

2.7 Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip ... 21

2.7.1 Penyusutan Arsip ... 21

2.7.2 Pemusnahan Arsip ... 22

BAB III SISTEM PENATAAN ARSIP IN-AKTIF AKTA PERNIKAHAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN 3.1 Gambaran Umum ... 24

3.2 Struktur Organisaasi ... 25

3.2.1 Tugas Dan Fungsi ... 25

3.2.2 Kelompok Jabatan Fungsional ... 34

3.3 Sistem Penataan Arsip ... 34

3.4 Penemuan Kembali Arsip ... 37

3.5.1 Pengamanan Arsip ... 38

3.5.2 Pemeliharaan Arsip ... 38

3.6 Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip ... 38

3.6.1 Penyusutan Arsip ... 38

3.6.2 Pemusnahan Arsip ... 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 KESIMPULAN ... 40

4.2 SARAN ... 41

DAFTAR PUSTAKA ... 42 LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah

Kalau kita bicara tentang kearsipan, maka seakan-akan masalah ini adalah masalah kecil saja yang tidak ada pengaruhnya terhadap kegiatan atau proses administrasi sehari-hari disetiap instansi.

Pada saat ini upaya menggalakkan kearsipan berbagai instansi maupun organisasi meningkat. Akan tetapi hasilnya tidak seperti yang diharapkan, hal ini disebabkan oleh berbagai faktor, termaksud kurangnya pemahaman kearsipan itu sendiri. Kegiatan yang termasuk dalam kearsipan itu antara lain kegiatan yang behubungan dengan penataan, pemeliharaan penyusutan dan pemusnahan arsip serta surat penting lainnya. Dalam pelaksanaa tata usaha banyak sekali digunakan peralatan tulis yang beraneka ragam, oleh sebab itu tatausaha disebut pekerjaan tulis-menulis.

Sebagaimana diketahui kegiatan kearsipan pada dasarnya dapat dibedakan menjadi kearsipan dinamis dan kearsipan statis. Arsip dinamis yang tercipta dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi berdasarkan tingkat (frekuensi) kegunaan atau keperluan. Dibedakan menjadi arsip aktif dan arsip in-aktif, arsip aktif adalah arsip yang tingkat kegunaaanya masih tinggi atau secara langsung dan terus menerus diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi. Adapun arsip in-aktif merupakan arsip yang kegunaanya menurun atau berkurang sehingga tidak diperlukan secara langsung atau terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi. Perbedaan ini mempunyai arti penting karena akan membedakan pula dalam penataan dan penyimpanannya. Walaupun arsip in-aktif merupakan arsip yang sudah kurang mendapatkan atau menurun nilai kegunaanya, tidak berarti sebagai “Barang bekas” yang kurang mendapatkan perhatian, maka pada saat ini sangat diperlukan tenaga arsiparis (Archivist) yang ditugaskan untuk mengolah arsip.

Diperlukan suatu sistem peyimpanan atau penataan (Filling System) arsip yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Karena dengan adanya sistem penyimpanan yang baik dapat dijadikan sebagai sumber informasi dan pusat ingatan yang efektif dan efisien. Perlu diingat motto perkantoran yang terkenal : “People Forget, Record Member”, yang artinya “Mansia Lupa, Warkat Ingat” (Abubakar,Hadi:4). Sebab itu, arsip harus disimpan dan ditata secara sistematis agar sungguh-sungguh dapat befungsi sebagai pengingat dan juga sumber informasi. Sehingga bila sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

Dinas Kependudukan merupakan instansi yang sebelumnya dikenal sebagai Kantor Catatan Sipil Kota Medan. Tugas utamanya adalah melaksanakan pencatatan sipil. Pencatatan sipil merupakan suatu upaya hukum pencatatan individu warga negara yang dilaksanakan oleh negara yang meliputi pencatatan kelahiran, perkawinan, status anak, dan kematian.Dalam kegiatan administrasinya tentu saja banyak terdapat surat-menyurat atau dokumen-dokumen penting yang waktu-waktu diperlukan

Sejalan dengan perkembangan tugas Kantor Catatan Sipil, terjadi pula perkembangan hukum individu. Diantaranya berkaitan dengan pelaksanaan perkawinan sesuai dengan UU No. 1 tahun 1974 tentang perkawinan yang kemudian dilaksanakan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 1975.

Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yang dipilih penulis sebagai lokasi observasi dalam menulis kertas karya ini, berdasarkan hasil pengamatan pendahuluan yang menunjukkan bahwa Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan telah menata dan menyusun arsip-arsipnya dalam sistem yang sudah baik, sehingga pengguna arsip dapat dengan mudah menemukembalikan arsip yang diinginkannya secara cepat dan tepat.

Penulis juga berkeinginan untuk melihat secara langsung bagaimana proses penataan atau penyimpanan arsip tersebut, dilatarbelakangi oleh keinginan itu, maka penulis menetapkan judul kertas karya ini adalah “Sistem Penataan Arsip In-Aktif Akta Perkawinan padaKantor Dinas Kependudukan dan Catatan

Sipil Kota Medan”. Karena salah satu kunci pokok dari suatu organisasi atau perusahaan yang baik, dapat dikatakan terletak pada penanganan arsip sederhana, sistematis dan efisien. Apa bila sistem kearsipan yang dilaksanakan sudah berjalan dengan baik sudah tentu tidak akan terjadi kekacauan administrasi dalam perkantoran atau perusahaan tersebut, juga dalam hal mempermudah penemuan kembali arsip maka perlu adanya sistem penataan arsip dengan baik.

1.2Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan kertas karya :

1) Untuk mengetahui sistem penataan arsip padaKantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.

2) Untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip padaKantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.

3) Untuk mengetahui kegiatan kearsipan padaKantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup antar lain adalah :

1) Penataan asip padaKantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.

2) Kegiatan kearsipan pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.

3) Penangan arsip padaKantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakan untuk memperoleh data maupun informasi yang dibutuhkan pada kertas kertas karya ini menggunakan 2 (dua) metode, yaitu :

1. Studi Kepustakaan ( Library Research )

Data yang diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitannya dengan judul penulisan kertas kerya ini bersifat teoritis. Misalnya

dengan membaca buku-buku, literatur dan sumber lain yang berhubungan dengan judul penulisan kertas karya ini sebagai bahan dan pedoman yntuk menyusun kertas karya.

2. Studi Lapangan ( Field Research )

Yaitu melakukan pengamatan secara langsung dan melakukan wawancara dengan petugas pada Dinas Kependudukan Kota Medan guna mendapatkan data dan informasi yang sesuai dengan topik yang dibahas.

BAB II

TINJAUAN TEORITIS 2.1Pengertian Arsip

Sebelum penulis melakukan pembahasana lebih lanjut mengenai penataan arsip, maka terlebih dahulu kita harus mengetahui perbedaan antara arsip, arsip in-aktif, kearsipan (filling), sistem filling (system filling) dan alih media.

Menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan adalah:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.(Warsanto, Ig. 1991 : 16)

Sedangkan Lembaga Adminstrasi Negara (LAN) memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut:

“Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, flim, mikroflim, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya ataupun salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan- kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya”.(Warsanto, Ig. 1991 : 18)

Kata “arsip” berasal dari bahasa belanda yakni Archief. Menurut Atmosudirdjo, (1982,157-158), archief dalam bahasa belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut:

1) Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftra-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

2) Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kersipan tersebut.

Dari pengertian arsip diatas maka kearsipan memegang peranana penting dalam memenuhi kebutuhan pelayanan informasi yang cepata dan tepat serta melestarikan fisik maupun niali yang terkandung didalam arsip tersebut.

2.1.1 Pengertian Arsip In-Aktif

Arsip In-Aktifadalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.( Barthos, Basir. 1990:4)

2.1.2 Pengertian Kearsipan (Filling)

Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, yang dimaksud filling atau penyimpanan warkat adalah:

“Kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warka itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.

Sedangkan menurut Tiga Penulis Buku Dasar-dasar Kearsipan (Mulyono, Muhsin, Marimin, 1985:3) memberikan pengertian tentang kearsipan sebagai berikut:

Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi:

1. penyimpanan (storing). 2. penempatan ( placing), dan 3. penemuan kembali.

Sementara itu dalam Buku Pengurusan Surat dan Kearsipan (Depdikbud, 1980:52) kearsipan diberikan batasan sebagai berikut:

“Kearsipan (filling) dapat diartikan sebagai suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan/warkat-warkat secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan cepat dapat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan”.

Dari tiga definisi tersebut, selanjutnya dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi kearsipan atau filling adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu. Sehingga srsip-arsip dapat ditemukan

kembali sewaktu diperlukan. Yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap atau langkah-langkah yang harus dilalaui dalam usaha mencapai suatu tujuan, tahap-tahap atau langkah-langkah itu satu dengan yang lain saling berkaitan. 2.1.3 Pengertian Sistem Filling (Filling System)

Istilah sistem filling disebut juga dengan istilah sistem kearsipan, sistem administrasi kearsipan, dan istilah yang lebih populer ialah filling sistem. Tetapi ada pula yang menyebutnya manajemen kearsipan atau recod management. Terlepas dari istilah mana yang lebih tepat dan yang akan dipergunakan, tetapi yang jelas semua istilah itu mengandung pengertian yang sama, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan arsip.

Sementara itu, Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa:

“Sistem fillingadalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu mauapun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci kabinet dari baju tahan karat atau dari kayu terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan”.

Didalam Kamus Administrasi Perkantoran memberikan rumusan sebagai berikut “Sistem penyimpanan warkat (sistem filling) adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyimpanan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat”.

Dari dua rumusan tersebut selanjutnya dapat diambil kesimpulan bahwa

sistem fillingadalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusam arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemu kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Dalam sistem filling yang perlu mendapat perhatian bukan hanya sistemnya saja yang baik dan tepat, tetapi yang lebih penting ialah pengolaannya (manajemen). Meskipun sistem yang dipergunakan baik, apabila manajemennya lemah, maka sistem yang telah ditentukan itu tidak akan ada artinya.

2.1.4 Alih Media

Pengertian alih media sebagimana diatur pada Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahan Kedalam Mikroflim Atau Media Lainnya adalah:

“Alih media ke micro film dan media lain yang bukan kertas dengan keamanan tinggi seperti misalnya CD Rom, Worm. Dengan demikian alih media yang dimaksud adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisien. Dengan keahadiran komputer sebagai basis teknologi informasi, alih media tersebut dapat dilakukan dengan mudah”.

Alih media dokumen ialah proses alih media dari data hardcopy ke softcopy (digital). Sehingga data atau dokumen dalam format digital diharapkan dapat meningkatkan kinerja di lingkungan instansi pemerintahan/perusahaan yang terlibat langsung dalam penggunaan dokumen, baik dalam pencarian data maupun untuk update data.

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm Atau Media Lainnya Dan Legalisasinya, pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dapam pasal 12 dapat dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima oleh perusahaan/instansi pemerintahan bersangkutan. Dalam pengalihan dokumen, pimpinan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan nasional atau kepentingan perusahaan. Pimpinan perusahaan/instansi pemerintahan wajib tetap menyimpan naskah dokumen asli dokumen perusahaan/instansi pemerintahan yang telah dialih kedalam mikrofilm atau media lainnya, dalam hal dokumen tersebut masih (Undang-undang republik indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang informasi dan Trasaksi elektronik):

a) Mempunyai kekuatan pembuktian otentik b) Mengandung kepentingan hukum tertentu

2.2 Tujuan, Fungsi dan Peranan Arsip

2.2.1 Tujuan Arsip

Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.(Widjaja, A.W. 1986 : 102)

Sistem penataaan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan dimasa lalu, yang besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.

Tujuan penataan arsip (berkas) adalah :

1) Agar arsip dapat disimpang dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat

2) Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna. (Sedarmayanti, 2003 : 68)

Untuk mencapai terwujudnya tujuan arsip tersebut maka dibutuhkan pegawai kearsipan yang ahli mengolah.

2.2.2 Fungsi Arsip

Menurut fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip Statis :

1) Arsip Dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan ada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.

Bersadarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai keriteria untuk arsip dinamis, sebenaranya arsip dinamis dapat dirincikan lagi menjadi:

a) Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.

b) Arsip Semi-Aktif, yaiut arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

c) Arsip In-Aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus atau frekuensi pengguanaannya sudah jarang atau hanya diperguankaan sebagai referensi saja.

2) Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kegidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).

Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka petugas penataan arsip mempunyai kewajiban terhadap:

1. Penyimpanan berkas surat dinas

2. Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas.

3. Penyusutan dan memusnahan berkas surat dinas yang sudah tidakkdipergunakan lagi.

4. Penemuan kembali berkas suart dinas yang disimpan.(Widjaja, A.W, 1986:102)

2.2.3 Peranan Arsip

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusankebijaksaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Pada pasal 3 Undang-Undang No 7 Tahun 1971, antar lain dirumuskan bahwa:

“Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan penanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dana penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk meyediakan bahan penanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan”. (Bathos, Basir, 2007 :2)

Sementara itu peranan Arsip dapat dikatakan antara lain: 1. Alat utama ingatan Organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan Informasi kegiatan ilmiah lainnya. (Sedarmayanti, 2003:19) Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dana pelaksanaan kehidupan bangsa. Selain itu arsip juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah, usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur. Oleh karena itu arsip harus disusun dengan baik dan terpelihara sebagaimana mestinya, agar jika di perlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan lembali dengan baik.

2.3 Sistem Penataan Arsip

Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu diperlukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.

Dewasa ini, dikenal 5 (lima) macam sistem penataan arsip yaitu: 1. Sistem Abjad / Alphabetical Filling System.

2. Sistem Masalah / Perihal / Subject Filling System. 3. Sistem Nomor / Numerical Filling System.

4. Sistem Tanggal / Urutan Waktu / Chromological Filling System. 5. SistemWilayah/Daerah/Regional/Geographical Filling System

2.3.1 Sistem Abjad

Sistem abjad disebut juga sistem Alfabetis atau Alfabeticital Filling System. Sistem abjad atau Alfabetical Filling System adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad, yaitu menyusun subjek dalam urutan A-Z. Penyimpanan arsip menurut abjad yang dihasilkan atau yang dibuat dan yang diterima oelh suatu kantor atau lembaga yang didalamnya termuat nama-nama, seperti :

1. Nama perseorangan 2. Nama organisasi 3. Nama perusahaan

4. Nama tempat atau nama wilayah Contoh :

Menyusun nama-nama dalam suatu urutan menurut abjad, harus memperhatikan seluruh huruf-huruf dalam nama-nama bersangkutan. Misalnya nama bulan, apabila disusun menurut kronologis dan menurut abjad maka susunannyasebagai berikut.

Tabel: Sistem Abjad / Alphabetical Filling System

Susunan Kronologis Susunan Abjad Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus Dst Agustus April Februari Januari Maret Mei Juli Juni Dst

Contoh diatas adalah surat yang disimpan dengan satu judul, menurut bulan tetapi apabila surat yang disimpan terdapat judul yang lebih dari satu, maka

untuk memudahkan penemuaan kembali pada waktu tetentu malah surat tersebut perlu dibuat kolom catatan kartu kendali.

2.3.2 Sistem Masalah

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokan berdasarkanjudul masalah. Suatu masalah dapat dipecahkan kedalam sub masalah, sub-sub masalah dapat dipecahkan lagi, demikian seterusnya sampai kepada masaalah yang terkecil.

Contoh :

Masalah-masalah yang berkenaan dengan “kepegawaian” dikelompokan menjadi satu masalah pokok (subjek) didalam kelompok (masalah) “kepegawaian”.

Tabel : Sistem Masalah / Subject Filling System

Kode Masalah

KP 01 02 03 04 05 06 07 05 KU 01 02 03 04 05 06 07 KEPEGAWAIAN Pengadaan

Pengangkatan dan Mutasi Kependudukan Kesejahteraan Pegawai Cuti Penilaian Pendidikan Pemberhentian KEUANGAN Gaji Biaya Perjalanan Pendapatan Pajak Tagihan Laporan Keuangan Perbendaharaan

Dalam menyusun dokumen atau arsip seperti tersebut diatas, selain diperlukan folder, juga diperlukan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label untuk menempatkan judul masalahnya. Dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih dari folder yang sudah diberi label tadijuga setiap dokumen yang ada dalam folder dituliskan judul pada pinggir atas sebelah kanan secara horozontal. Susunan judul maslah, baik yang terdapat pada guide maupun folder, hendaknya mengikuti tingkat permasalahan. Misalnya masalah yang berhubungan dengan “kepegawaian” dikelompokan menjadi satu masalah pokok (subjek) didalam kelompok (masalah) “kepegawaian” untuk itu perlu dibuatkan daftar indeksnya.

2.3.3 Sistem Nomor

Dalamsistem ini susunan dokumen atau arsip didalam file diatur berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluh, juga memerlukan guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut tingkat nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yangbesar sampai kepada yang lebih kecil. Sarana utama penemuan kembali ialah nomor/kode desimal.

Tabel: Sistem Nomor / Numerical Filling System

Pola klasifikasi Arsip 000 UMUM

010 Urusan Dalam 011 Gedung Kantor 012 Rumah Dinas 013 Listrik dan Telpon 020 Peralatan

030 Penelitian 040 Perencanaan 100 KEPEGAWAIAN 110 Pengadaan

130 Kedudukan

140 Kesejahteraan Pegawai 200 KEUANGAN

210 Gaji

220 Biaya Perjalanan

2.3.4 Sistem Tanggal / Urutan Waktu / Chromological Filling System.

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).Penulisan indeksnya adalah: tanggal, bulan dan tahun bentuk penulisannya harus dengan angka.

Contoh :

KODE 011213 Menyatakan tanggal 01, bulan Desember, Tahun 2013 atau sebaliknya

KODE 131201 Menyatakan tahun 13, bulan Desember, Tanggal 01.

Dari sistem kronologis/tanggal ini dapat memberikan informasi dan dapat mempermudah pengguna asrip untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan karena sudah tersusun dengan baik menurut tahun, bulan dan tanggal atau sebaliknya.

2.3.5 Sistem Wilayah /Daerah/Regional/Geographical Filling System

Dalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama wilayah/tempat. Sistem ini sama halnya dengan Subject dan Numeric Filing , susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkat caption geographic (negara, provinsi, kabupaten dsb).

Dalam sistem ini, dokumen yang disimoan dalam folder dapat berupa dokumen tentang nama penggunaannya atau pegawai, oleh karena itu sistem ini dikombinasikan penggunaanya dengan alphabetical filling sistem, demikian juga dengan subject filling sistem.

Sesuai dengan kebutuhan, sistem geografis dapat dikelola menurut 3 tingkatan, yaitu menurut nama negara, nama pengambilan wilayah administrasi

negara dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.Contohnya: pengelompokan surat dilihat dari tempat asal surat dan tujuan surat tersebut. Misalnya surat dari Keduber Indonesia di America akan dikelompokan pada “America” demikian pula surat-surat yang diterima dari America lainnya seperti bank, restoran, perusahaan swasta ataupun Kedubes asing lainnya yang beralokasi di America akan dikelompokan label America.

2.4 Prosedur Penataan Arsip

Menata berkas artinya mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang dibuat, tahap pertama dalam menyusun berkas tersebut yaitu mempersiapkan kelengkapan peralatan (sarana) untuk berkas tersebut dan kemudian menempatkannya dalam lokasi sesuai dengan kode pola klasifikasi kearsipan.

Agar perkerjaan penyimpan atau penataan arsipberjalan dengan mudah dan lancar serta tepat, arsip akan disimpan perlu dipersiapkan terlebih dahulu, kegiatan tersebut meliputi:

1. Memisah-misahkan (Segregating)

Yaitu merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya.

2. Meneliti Disposisi

Yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang akan disimpan telah mendapat disposisi atau belum.

3. Memadukan (Assembling)

Yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau saling berkaitan.

4. Mengklasifikasi

Yaitu mementukan kalsifikasi arsip. 5. Mengindeks

Yaitu mementukan inti dari surat dan menentukan indeksnya 6. Mempersipakn Tunjuk Silang (Cross Reference)

Yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk mempermudakan pencarian kembali arsip (bila perlu)

7. Menyusun arsip yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai dengan sistem yang digunakan.

8. Menyimpan arsip secara benar kedalam tempat penyimpanan sesuai kode masing-masing.

2.5 Penemuan Kembali Arsip

Sistem penyimpanan yang sederhana belum tentu memudahkan temu kembali arsip. Tetapi sebaliknya sistem penyimpanan yang sulit juga belum tentu membantu memudahkan dalam proses temu kembali arsip. Sistem penyimpanan arsip harus disesuaikan dengan situasi instansi atau organisasi setempat dan selaras dengan sistem temu kembalinya (Storage and retrieval system)

Tujuan utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula sistem penemuan kemblai arsip (retrieval system) adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan semata-mata menemukan arsipnya.

Untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat dan tepat salah sudah tentu menghendaki suatu cara atau sistem. Oleh karena itu sistem penemukan kembali arsip sangatlah erat hubungannya dengan sistem penataan dan penyimpanan arsip. Tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanan, maka penemuan kembali arsip akan mengalami kesulitan.

Surat atau file yang akan digunakan mudah ditemukan kembali, syarat pokok yang terpenting antara lain adalah:

1. Pola klasifikasi 2. Indeks/tunjuk silang

3. Seluruh perlengkapan yang berkaitan dengan sistem tersebut 4. Pegawai file yang terlatih dan terampil

Dalam hal pelaksanaan tersebut diatas memang perlu rencana yang matang dan baik. Saat ini semakin meningkatnya penggunaan komputer secara otomatis untuk penemuan kembali surat atau file dengan cepat dan tepat tetapi komputer

pun tidak mungkin dapat berfungsi dengan baik, kalau informasi atau data yang terdapat dalam file atau record tidak tersusun dengan baik atau sistematis pula.

Penemuan kembali secara manual harus baik sistematis pula terlebih dulu , sehingga untuk selanjutnya otomatis penemuan kembali surat atau file tidak terganggu. Dalam latihan kerja atau penerapan sistem tersebut penemuan kembali surat atau file akan lebih jelas dan mudah terlaksana.

2.6 Pengamanan dan Pemeliharaan arsip

2.6.1 Pengamanan Arsip

Upaya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek penting, yaitu:

a. Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai faktor perusak

b. Pemeliharaaan dan pengamanaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip. (Martono, Budi.1997:81)

Pemeliharaan pengamanan itu sendiri sebenarnya merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengambil langkah agar tetap terjamin keselamatannya. Keselamatan di sini baik menyangkut kondisi fisik arsip maupun infromasinya. Dengan menjamin kondisi fisik arsip serta lingkungan penyimpanannya berarti menjamin kelestarian arsip selama-lamanya. Menjamin keselamatan berarti menjamin arsip baik dari kerusakan, kemusnahan, maupun kebocoran terhadap informasinya.

Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No 7 Tahun 1971 pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai berikut:

1. Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No 7 Tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.

2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a No. 7 Tahun 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hak tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga

yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajidkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidanakan dengan penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidanakan seumur hidup.(Sedarmayanti, 2003:109)

Ketentuan diatas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi informasi. Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi hukum diatur pada KUHP maupun KUHD. Secara fisik, semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor external.

1. Faktor Internal a. Kwalitas Kertas

Kertas yang mempunyai kualitas yang kurang baik akan mempengaruhi keutuhan kertas itu sendiri. Maka kerusakan aan lebih cepat dibandingkan dengan kertas yang berkualitas baik.Dalam penggunaan kertas hendaknya dipilih kertas yang baik dan cukup tebal.

b. Tinta

Tinta yang digunakan untuk menulis dengan mutu atau kualitas yang kurang baik akan menyebabkan kerusakan pada arsip menjadi lebih cepat. Karena penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merugikan kita. Terutama bila secara tidak sengaja tersentuh air, atau karena udara yang lembab, yang mengakibatkan identitaskertas tersebut sulit atau sukar dikenal.

c. Bahan perekat

Dalam penggunaan bahan perekat seperti lem, atau pasta juga mempunyai penurunan yang merugikan dalam daya tahan kertas dan kulit, oleh karena itu dalam penggunaan perekat pun harus dicarikan yang lebih baik mutunya.

2. Faktor External a. Lingkungan

Pada tingkat kelembaban lebih dari 75%, menyebabkan arsip yang disimpan cepat rusak.Hendaknya suhu udara diatur anatar 65 derajat sampai 85

derajat, agar tingkat kelembaban jangan menyebabkan arsip yang disimpan cepat rusak.

b. Sinar matahari

Sinar matahari mengandung sinar ultra violet yang dapat merusak tulisan dana kertas. Oleh sebab itu arsip jangan terkena matahari langsung.

c. Debu

Debu yang menempel pada arsip terdiri dari bermacam-macam bahan seperti asap, tanah dan kotoran-kotoran lain sehingga dapat merusak arsip.

d. Serangga dan kutu, serta sejenisnya

Munculnya serangga dana kutu dapat dicegah antara lain dengan: bahan kimia, kebersihan tempat penyimpanan, pengaturan kelembaban udara dan lain-lain

e. Jamur dan jenisnya

Tingkat kelembaban diatas 75 deajat menyebabkan tumbuhnya jamur dan sejenisnya. Jamur yang tumbuh pada kertas “arsip” merupakan penghancur kertas yang cepat.

2.6.2 Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Pengaturan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip harus :

a) Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60-75 derajat, dengan kelembaban antara 50-60%).

b) Terang (terkena sinar matahari tak langsung) c) Mempunyai ventilasi udara yang merata.

2. Tempat penyimpanan arsip

Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diingkan perlu dipenuhi.

3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip

Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus (kamper) ditempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala

4. Larangan-larangan

Perlu dibuat larangan yang harus dilaksanakan, antara lain: 1. Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip

2. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merikok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran).

5. Kebersihan

Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan pemeliharaan arsip adalah:

a) Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan asip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab ataspengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.

b) Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. (Sedarmayanti, 2003:109)

2.7 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

2.7.1 Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip (records disposal) meurpakan kegiatan ketiga dari keseluruhan proses kegiatan kearsipan. Kegiatan ini merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta. Selama organisani melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta.

a) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing

b) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku c) Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada arsip Nasional.

(Barthos, Basir.2007:101)

Adapaun tujan penyusutan arsip, adalah untuk:

a) Mendayagunakan arsip dinas sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi

b) Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan c) Mempercepat penemuan kembali arsip

d) Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban pemerintah. (Sedarmayanti, 2003:103)

Untuk mewujudkan penyusutan arsip tersebut diperlukan jadwal retensi. Jadwal retensi arsip adalah pedoman dalam penyusutan arsi di suatu organisasi, fungsi jadwal retensi dalah untuk mengendalikan penyimpanan arsip baik pada masa aktif disetiap pengolah atau central file maupun penyimpanan masa in-aktif diunit kerasipan atau pusat arsip serta pengendalian terhadap pemusnahan dan penyelamatan ke Arsip Nasional.

Bentuk dan susunan jadwal retensi arsip terdiri dari : a) Jenis arsip (series).

b) Jangka waktu simpan (retensi) baik aktif maupun inaktif.

d) Keterangan, yaitu penentuan nasib akhir arsip, musnah, permanen atau review. (Barthos, Basir.2007:120).

2.7.2 Pemusnahan Arsip

Menurut Sutarto (1997:310) didalam buku petunjuk teknis tata kearsipan dinamis tentang masalah pemusnahan dikemukakan sebagai berikut:

1. Pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh unit pengolah terhadap arsip-arsip yang dianggap tidak penting bagi unit pengolah yang bersangkutan maupun bagi kepentingan organisasi secara keseluruhan.

2. Sebelum dimusnahkan daftar inventarisasi arsip yang dimusnahkan disampaikan kepada pusat penyimpanan arsip untuk ditelah. Penelaahan ini dimaksud untuk meneliti kembali apakah terdapat arsip-arsip yang dianggap penting oleh pusat penyimpanan arsip.

3. Apabila telah mendapat persetujuan oleh pimpinan, arsip-arsip dapat dimusnahkan dengan membuat berita acara pemusnahan arsip.

4. Arsip-arsip yang dimusnahkan harus benar-benar musnah, pelaksanaannya dapat diselenggarakan dengan dibakar, dicacah, atau dilebur.

Pemusnahan arsip yang tidak bernilai permanen (semetara/tidak penting) dilaksanakan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

1. Mendaftarkan secara langkap arsip-arsip yang dimusnahkan dengan perinciannya sebagai berikut:

a) Nama departemen/Instansi yang akan memusnahkan b) Kode dan Pokok Masalah

c) Kode dan Masaah d) Jenis fisik arsip

e) Tanggal, Bulan dan Tahun berkas f) Jumlah Berkas

2. Pemusnahan diselengarakan dengan membuat berita acara pemusnahan arsip.(Barthos,Basir. 2007:126).

Pada perinsipnya pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh lembaga induk kearsipan, maupun unit pengolah dimungkinkan untuk memusnahkan arsip. Pemusnahan arsip dilingkungan organisasi dapat dilakukan diunit kearsipan tingkat pusat dan diunit kearsipan regional tingkat daerah.

Dampak hukum dari pemusnahan arsip ini adalah menyangkut arsip sebagai bahan bukti yuridis terhadap kasus-kasus hukum tertentu. Dan jangan sampai terjadi bahwa kegiatan pemusnahan arsip ini dijadikan pembenaran terhadap penghapusan barang bukti dan usaha menutupi suatu penyelewengan atau tindakan kejahatan lainnya. Pada hakikatnya pemusnahan arsip dilaksanakan untuk menjaga kesinambungan pengelolaan arsip serta untuk menjaga kesimbangan daur hidup arsip, sejak arsip itu diciptakan dikelolala dan akhirnya dimusnahkan. (Arsip Nasional Republik Indonesia, 1999:72).

BAB III

SISTEM PENATAAN ARSIP IN-AKTIF AKTA PERKAWINAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN KOTA MEDAN

3.1 Gambaran UmumDinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan

Dinas Kependudukan merupakan instansi yang sebelumnya dikenal sebagai Kantor Catatan Sipil Kota Medan. Tugas utamanya adalah melaksanakan pencatatan sipil. Pencatatan sipil merupakan suatu upaya hukum pencatatan individu warga negara yang dilaksanakan oleh negara yang meliputi pencatatan kelahiran, perkawinan, status anak, dan kematian.

Sebagai hasil absorbsi dari masa pemerintahan kolonial Belanda, pada awalnya pelaksanaan catatan sipil oleh pemerintah Indonesia bersifat pluralis. Artinya catatan sipil dilaksanakan dengan penggolongan-penggolongan warga negara Indonesia berdasarkan pasal 131 dan 163 Indische Staatsregeling dengan ketentuan :

a) Untuk orang Eropa digunakan Reglement pencatatan sipil Eropa Staatsblad 1849.

b) Untuk perkawinan campuran ditetapkan penetapan Raja tanggal 29 Desember 1896 No.23 Staatsblad 1898 No. 158.

c) Untuk Tionghoa digunakan Staatsblad 1917.

d) Untuk orang Indonesia digunakan Staatsblad 1920, dan bagi orang Indonesia Kristiani Jawa, Madura, Minahasa, Ambon, digunakan Staatsblad 1933, serta

e) KUH Perdata. Pembagian ini berubah sejak tanggal 27 desember 1966, berdasarkan Instruksi Presidium Kabinet No. 31/u/IN/12/1966 yang mengatur bahwa warga negara dibedakan atas Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNI).

Sejalan dengan perkembangan tugas Kantor Catatan Sipil, terjadi pula perkembangan hukum individu. Diantaranya berkaitan dengan pelaksanaan

perkawinan sesuai dengan UU No. 1 tahun 1974 tentang perkawinan yang kemudian dilaksanakan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 1975.

3.2 Struktur OrganisasiDinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

Sebagaimana diatur dalam Keputusan Walikota Medan No. 03 Tahun 2009, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan merupakan unsur penunjang Pemerintah Kota Medan yang dipimpim oleh seorang kepala Dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

Adapun susunan organisasi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan adalah sebagai berikut :

1. Kepala Dinas

2. Sekretariat terdiri dari: a. Sub Bagian Umum; b. Sub Bagian Keuangan;

b. Sub Bagian Penyusunan Program. 3. Bidang Kependudukan terdiri dari:

a. Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan; b. Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk;

c. Seksi Mutasi Penduduk. 4. Bidang Catatan Sipil terdiri dari:

a.Seksi Kelahiran dan Kematian; b.Seksi Perkawinan dan Perceraian; c.Seksi Perubahan Data.

5. Bidang Data Kependudukan terdiri dari: a. Seksi Data Kependudukan;

b. Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan; c. Seksi Penyuluhan.

6. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan

terdiri dari:

b. Seksi Pengendalian Kependudukan. Kelompok Jabatan Fungsional.

3.2.1 Tugas Dan Fungsi

Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Pemerintah Kota Medan mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang kependudukan dan catatan sipil berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Fungsi Dinas Kependudukan Pemerintah Kota Medan sebagai berikut:

1. Merumuskan kebijakan teknis dibidang kependudukan dan catatan sipil. 2. Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dibidang

kependudukan dan catatan sipil.

3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang kependudukan dan catatan sipil.

4. Mendokumentasikan hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil 5. Menjamin kerahasiaan dan keamanan data atas peristiwa kependudukan

dan peristiwa penting

6. Melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikan oleh penduduk dalam pelayanan pemndaftaran penduduk dan pencatatan sipil

7. Menyediakan data Agregat Kependudukan dan Catatan Sipil. 8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.

Untuk memungkinkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai Keputusan Walikota Medan No. 03 Tahun 2009, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil memiliki susunan organisasi sebagai berikut.

Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Pemerintah Kota Medan sesuai dengan surat Keputusan Walikota Medan No. 03 Tahun 2009 untuk masing-masing perangkat kerja, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Pemerintah Kota Medan terdiri atas :

1)Sekretariat

Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok Dinas di bidang ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan lainnya.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut diatas, Sekretariat mempunyai fungsi:

a. Menyusun rencana kegiatankerja

b. Mengelola urusan perlengkapan, kerumahtanggaan dan pengadaan barang dinas

c. Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat dan urusan umum lainnya.

d. Melaksanakan Mengelola urusan administrasi kepegawaian.

e. Mengelola urusan keuangan dan perbendaharaan serta rencana penyusunan laporan keuangan Dinas.

f. Mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan rencana program kerja dinas;

g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

Sekretariat terdiri dari: 1. Sub Bagian Umum. 2. Sub Bagian Keuangan.

3. Sub Bagian Penyusunan Program.

Setiap Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris.

a. Sub Bagian Umum mempunyai tugas mengelola surat menyurat, pengadaan barang dan perlengkapan kerumahtanggaan, mengelola administrasi dibidang kepegawaian serta urusan umum lainnya

b. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas mengelola Administrasi keuangan serta rencana penyusunan laporan keuangan.

c. Sub bagian Penyusunan Program mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan rencana dan program kerja dinas, menganalisa dan

menyajikan data serta mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan rencana program kerja dinas.

2) Bidang Kependudukan.

Bidang Kependudukan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

Bidang Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas dibidang pelayanan dan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

Untuk melaksanakan tugasnya Bidang Kependudukan mempunyai fungsi : a. Menyusun rencana kegiatan kerja.

b. Registrasi Penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing dan pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK)

c. Melaksanakan kegiatan pendaftaran dan pencatatan administrasi penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

d. Mengumpulkan dan mengelola bahan pelayanan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

e. Melaksanakan kegiatan penerbitan Kartu keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP).

f. Mengelola pendaftaran dan pencatatan mutasi penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

Bidang Kependudukan terdiri dari:

1. Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan. 2. Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk.

3. Seksi Mutasi Penduduk.

Setiap Seksi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang.

a. Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan mempunyai tugas menyiapkan bahan pendaftaran penduduk,pencatatan dan memeriksa,meneliti berkas pendaftaran serta mengolah data dan membubuhkan nomor induk kependudukan baru WNI/Orang Asing.

b. Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas mengumpulkan bahan dan data,memeriksa dan meneliti berkas serta mengelola pendaftaran,pencatatan Mutasi Data pindah dan pindah datang penduduk warga negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing (WNA).

c. Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk mempunyai tugas menyiapkan bahan pendaftaran,pencatatan dan memeriksa,meneliti berkas pendaftaran serta mengelola data dan menerbitkan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk.

3) Bidang Catatan Sipil

Bidang Catatan Sipil dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

Bidang Catatn Sipil mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang pelayanan pencatatan penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

Untuk melaksanakan tugas Bidang Catatan Sipil mempunyai fungsi : a. Menyusun rencana kegiatan kerja.

b. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, mengelola data serta penerbitan Akta Kelahiran bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

c. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, mengelola data serta menerbitkan Akta Perkawinan bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

d. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas berkas pencatatan, mengelola data serta menerbitkan Akta perceraian bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

e. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas berkas pencatatan, mengelola data serta menerbitkan Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

f. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan,memeriksa berkas berkas pencatatan, serta mencatatat pengesahan anak Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

g. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan memeriksa dan meneliti berkas pencatatan laporan Warga Negara Indonesia (WNI) yang lahir, kawin, cerai, mati di luar negeri.

h. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, serta mengelola perubahan status kewarga negaraan dan ganti nama.

i. Melaksanakan Pencatatan dan pendaftaran memeriksa dan meneliti berkas pelaporan pengangkatan anak (Adopsi).

j. Melaksanakan pencatatan perubahan data lainnya.

k. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

Bidang Catatan Sipil terdiri dari:

1. Seksi Kelahiran dan Kematian. 2. Seksi Perkawinan dan Perceraian. 3. Seksi Perubahan Data.

Setiap seksi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Catatan Sipil.

1. Seksi Kelahiran dan Kematian mempunyai tugas menyiapkan bahan pencatatan,pendaftaran dan memeriksa meneliti berkas pencatatan serta mengelola data dan menerbitkan akta kelahiran dan akta kematian bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

2. Seksi Perkawinan dan Perceraian mempunyai tugas menyiapkan bahan pencatatan,pendaftaran dan memeriksa dan meneliti berkas pencatatan

serta mengelola data dan menerbitkan akta perkawinan dan akta perceraian bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

3. Seksi Perubahan Data mempunyai tugas mengumpulkan bahan dan data,memeriksa dan meneliti berkas serta mengelola pendaftaran dan pencatatan,perubahan data Penduduk Warga Negara Indonesia(WNI), Orang Asing,dan Pendaftaran dan pencatatan pengangkatan anak (Adopsi) dan memberikan pelayanan kepada masyarakat yang memerlukan salinan dan akta ke II (dua).

4) Bidang Data Kependudukan

Bidang Data Kependudukan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas

Bidang Data Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang Pengelolaan Data dan Laporan Penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA).

Untuk melaksanakan tugas Bidang Data kependudukan mempunyai fungsi : a. Menyusun rencana kegiatan kerja.

b. Mengumpulkan memeriksa dan meneliti Data Pendaftaran Penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

c. Menganalisa dan mengaplikasi Dokumen Pendaftaran Penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

d. Menyiapkan bahan mengolah Data Pendaftaran dan Pencatatan Penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

e. Menyiapkan dan memelihara Data Pendaftaran Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

f. Membuat Data Statistik dan Laporan Data Penduduk.

g. Menyiapkan bahan dan data untuk pelaksanaan penyuluhan Administrasi Kependudukan dan catatan sipil.

h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

1. Seksi Data Kependudukan.

2. Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan. 3. Seksi Penyuluhan.

Setiap seksi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Data Kependudukan:

a. Seksi Data Kependudukan mempunyai tugas mengumpulkan, menyimpan dan memelihara data kependudukan dan catatan sipil dari setiap pendaftaran dan pencatatn sipil penduduk warga negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

b. Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan pemeriksaan, pengesahan dokumen dan berkas yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan serta mengelola dan menyimpan dokumen Kependudukan dan Catatan Sipil.

c. Seksi Penyuluhan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan dan data untuk kegiatan pelaksanaan penyuluhan pendaftaran dan pencatatan penduduk WNI/Orang Asing.

5) Bidang pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan dipinpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas

Bidang pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang pengendalian dan pengawasan, serta penyuluhan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA).

Untuk melaksanakan tugas Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Pengendalian Penduduk mempunyai fungsi:

a. Menyusun rencana kerja.

b. Pemeriksaan data dan dokumen yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan

c. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA).

d. Melaksanakan pengumpulan data dan menyusun grafik data statistik sera memberikan layananan informasi pendaftataran dan pencatatan sipil

e. Memeriksa dan melakukan penyidikan terhadap pelanggaran pendaftaran dan pencatatan penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

f. Memantau pelanggaran terhadap administrasi pendaftaran pencatatan sipil Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan terdiri dari:

1. Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan. 2. Seksi Pengendalian Kependudukan.

Setiap seksi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Pengendalian Kependudukan.

a. Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi kependudukan mempunyai tugas melaksanakan pengumpulan data dan menyusun grafik data statistik serta memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil melalaui papan informasi maupun secara lisan.

b. Seksi pengendalian Penduduk mempunyai tugas melaksanakan pemeriksaan data dan berkas yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan dan melaksanakan pengendalian ,pemantauan,penyidikan terhadap pelanggaraan administrasi Kependudukan dan Catatan Sipil dan mobilitas pendududk serta arus komputer penduduk.

3.2.2 Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.

1. Kelompok jabatan fungsional dimaksud pada pasal tersebut diatas terdiri dari sejumlah tenaga, dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan keahliannya.

2. Setiap kelompok tersebut pada ayat 1 pasal ini dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior.

3. Jumlah jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini,ditentukan berdasarkan kebutuhan daerah.

4. Jenis dan jenjang jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini ,diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3.3 Sistem Penataan ArsipArsip pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara dan observasi yang telah dilakukan pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, penulis mencoba menganalisis dan mengevaluasi bagaimana sistem kearsipan yang berjalan pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan berdasarkan teori-teori yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya.

Sistem penataan arsip yang di laksanakan pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan adalah :

1. SistemNomor dan Sistem Subjek

Sistem nomor, yaitu arsip disimpan menurut nomor dari yang terkecil sampai yang terbesar. Sistem angka atau nomor disusun dalam file yang diatur berdasarkan nomor/kode kalsifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijelaskan kode surat adalah nomor yang diterapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. Sedangkan sistem subjek, yaitu sistem penyimpanan arsip menurut atau pokok soal berarti arip yang dibuat dan diterima disimpan menurut pokok

masalah/pokok urusan, masalah/urusan, atau sub masalah yang tertera didalamnya kemudian diurutkan secara alfabetis.

Sistem penataan arsip yang dilakukan pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan adalah gabungan antara sistem urutan nomordan sistem subjek. Dalam penyusunan arsip diklasifikasikan bedasarkan nomor/kode. Jika dilihat dari sistem subjek, ada banyak subjek yang terdapat pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, diantaranya Akta Perkawinan, Akta Kelahiran, Akta Pengakuan Anak Diluar Nikah, Akta Perceraian dan Akta Kematian. Sesuai dengan judul yang penulis ajukan, maka penulis mengambil contoh, arsip mengenai Akta Perkawinan. Pada masing-masing arsip ditempatkan pada tiap-tiap map/folder sesuai dengan tahun perkawinan, dan dicatat dalam satu buku besar/buku registrasi yang mencatat nomor-nomor akta perkawinan dan tahunnya.

Contoh : Pada Tahun 2011 ada sebanyak 400akta perkawinan dengan sistem penyimpanan/penataan yang ditumpuk menjadi satu sebagai berikut :

35.051-35.059 untuk 2 Januari-20 Februari 2011 35.060-35.100 untuk 21 Februari-14 Maret 2011 35.101-35.150 untuk 15 Maret-25 April 2011 35.151-35.159 untuk 26 April-17Mei 2011 35.160-35.200 untuk 18 Mei- 20 Juni 2011 35.201-35.259 untuk 20 Juni-15 Juli 2011

35.260-35.300 untuk 1 Agustus-12 Oktober 2011 35.301-35.359 untuk 20 November-29 Desember 2011

Sementara itu contoh dari Nomor dan Subjek untuk berkas atau arsip sebagai berikut :

35.051/T/Mdn/2011

Uraian penomoran tersebut :

35.051 menyatakan Nomor urut berkas/akta

T menyatakan terlambat untuk arsip akta perkawinan yang lewat 60 hari sejak tanggal pernikahan

Mdn menyatakan wilayah/kota

2011 menyatakan Tahun dimana arsip tersebut dijadikan sebagai berkas

35.052/U/Mdn/2011

Uraian penomoran tersebut :

35.052 menyatakan Nomor urut berkas/akta

U menyatakan Umum untuk arsip akta perkawinan yang 0-60 hari sejak tanggal pernikahan

Mdn menyatakan wilayah/kota

2011 menyatakan Tahun dimana arsip tersebut dijadikan sebagai berkas

Tabel: Laporan akta perkawinana dan perceraian pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Januari-Desember 2011

BULAN JUMLAH AKTA

PERKAWINAN PERCERAIAN

Januari 365 6

Februari 374 18

Maret 402 14

April 303 11

Mei 311 11

Juni 341 17

Juli 349 9

Agustus 211 14

September 310 13

Oktober 353 9

Nopember 436 12

Desember 399 12

Dari hasil pengamatan baik arsip akta pekawinan maupun arsip dari akta-akta lainnya dari segi menyimpanan sebagian ada yang hanya ditumpuk berdasarkan tahun. Untuk arsip yang ditumpuk di dalam rak yaitu arsip-arsip yang belum dijilid tetapi sudah melewati proses scanning untuk digitalisasi data kedalam database. Sementara untuk arsip yang sudah dijilid akan disimpan kedalam lemari yang terbuat dari logam. Keterbatasan dana merupakan alasan mengapa arsip-arsip tersebut ditumpuk sebelum dijilid.

3.4 Penemuan Kembali ArsipArsip pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

Tujuan utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula sistem penemuan kemblai arsip (retrieval system) adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan semata-mata menemukan arsipnya.

Temu kembali arsip erat hubungannya dengan sistem penyimpanan arsip (filling system) yang digunakan. Biasanya sistem penyimpanan dan sistem temu kembali harus sejalan, jika terjadi kesalahan pada sistem penyimpanan, maka dengan sendirinya pada proses temu kembali arsip pun akan berakibat fatal.

Penemuan kembali arsip yang dilakukan pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan sesuai dengan penataan yang diterapkan pada kantor tersebut, yaitu dengan sistem manual dan komputerisasi.Untuk penemuan kembali secara manual yaitu menurut nomor dan subjeknya, dan yang untuk komputerisasiyaitu penemuan kembali berdasarkan:

Tabel: form data base penemuan kembali arsip pada kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

Form Database Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

Nomor Akta Perkawinan: Tanggal Akta Perkawinan: Alamat Suami:

Nama Istri:

Tanggal Lahir Istri:

3.5 Pengamanan dan Pemeliharaan ArsipArsip pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

3.5.1 Pengamanan Arsip

Pengamanan yang berlangsung pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan instansi/organisasi masih kurang baik, pasalnya tempat penyimpanan arsip mudah dilihat dan dijangkau oleh orang atau bukan pegawai yang bertanggung jawab atas ruangan tersebut.Sematara itu kurangnya peralatan untuk penyimpanan arsip seperti lemari arsip(filling cabinet), rak arsip yang terbuat dari logam bukan kayu, serta map (folder).Sejak 2 (dua) tahun belakangan ini, Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan sudah menggunakan komputerisasi untuk membantu kinerja dan ke efektifitasan dalam hal temu kembali arsip, untuk itu dari segi pengamanan pihak Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan memasang anti virus, untuk menjaga arsip-arsip yang berada didalam database tetap aman.

3.5.2 Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, sudah baik. Dengan dilakukannya penyemprotan/funginasi dengan racun serangga serta pembersihan dari debu dengan vacum cleaner. Ruangan tempat penyimpanan bersih dan memilikipendingin ruangan (AC), sehingga kelembaban ruangan tetap terjaga.

3.6 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip padaDinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

3.6.1 Penyusutan Arip

Penyusutan arsip (records disposal) meurpakan kegiatan ketiga dari keseluruhan proses kegiatan kearsipan. Kegiatan ini merupakan upaya untuk

mengurangi jumlah arsip yang tercipta. Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta.

Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan SipilKota Medan melakukan penyusutan arsip dengan cara memisahkan arsip aktif dan in-aktif. Yang mana arsip aktif adalah arsip yang tingkat kegunaaanya masih tinggi atau secara langsung dan terus menerus diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi. Adapun arsip in-aktif merupakan arsip yang kegunaanya menurun atau berkurang sehingga tidak diperlukan secara langsung atau terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi.

Setelah kedua arsip ini dipisahkan maka arsip yang masih aktif akan disimpan pada unit pengolahan yakni pada bagian administrasi, sedangkan arsip in-aktif dipindahkan dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip agar tidak mengganggu arsip yang masih aktif.

3.6.1 Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis kegunaanya, pemusnahan dapat diselenggarakan baik dengancara dibakar, dilebur maupun dicacah. Hal ini bertujan agar arsip yang telah dimusnahkan sama sekali tidak dapat dibaca lagi sehingga tidak disalah gunakan untuk tujuan apapun

Pihak Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan SipilKota Medan tidak melakukan pemusnahan karena arsip yang ada bersifat dokumen negara, jadi tidak dapat dilakukan pemusnahan. Meskipun jika dilihat dari usia arsip yang telah lama.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Sebagai akhir dari penulisan ini, penulis akan menarik beberapa kesimpulan berdasarkan hasil observasi pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan SipilKota Medan dan data yang penulis peroleh dari literatur-literatur yang berhubungan dengan sistem penataan arsip, serta saran yang diharapkan dapat bermanfaat sesuai dengan tujuan penulisan ini.

4.1 Kesimpulan

1) Sistem penataan yang berlangsung pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan SipilKota Medan adalah :

a. Sistem nomor / Numerical Filling System b. Sistem Masalah / Subject Filling System.

2) Sistem penyimpanan arsip Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan SipilKota Medan yaitu dengan menggunakan rak dan lemari arsip (filling cabinet). Untuk arsip yang belum melalui tahap penjilidan tetapi sudah dilakukan scanning, arsip-arsip tersebut ditumpuk didalam rak, dan untuk arsip-arsip yang sudah dijilid maka arsip-arsip tersebut disimpan didalam lemari arsip. Dikarenakan keterbatasan dana untuk penjilidan maka arsip-arsip tersebut masih ada yang ditumpuk.

3) Sistem temu kembali arsip dilakukan dengan dua cara yaitu, manual dan komputerisasi. Untuk penemuan kembali secara manual yaitu menurut nomor dan subjeknya, dan yang untuk komputerisasi yaitu penemuan kembali berdasarkan:

1. Nomor Akta Perkawinan 2. Tanggal Akta Perkawinan 3. Alamat Suami

5. Nama Istri

6. Tangaal lahir istri

4) Pemeliharaan arsip pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan SipilKota Medan menggunakan pendingin ruangan (AC), dan dilakukan memberian kapur barus dan vacum cleaner untuk pembersihan debu dan serangga, sementara untuk pengamanan file atau data-data yang tersimpan didalam database dilakukan pemasangan anti virus guna menjaga file atau data-data. 5) Untuk pemusnahan arsip, pihak Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan

SipilKota Medan tidak melakukan pemusnahan, karena arsip bersifat dokumen negara walaupun arsip yang terdapat disana sudah lama dimakan usia.

4.2 Saran

1) Peralatan yang digunakan harus lebih diperbanyak lagi mengingat banyaknya arsip yang disimpan, serta peralatan-peralatan arsip yang mendukung penyimpanan arsip seperti lemari arsip (filling cabinet), rak arsip yang terbuat dari logam bukan kayu, serta map (folder).

2) Sistem kebersihan ruangan yang perlu di tingkatkan lagi.

3) Perlunya tenaga profesional/arsiparis yang ditempatkan pada bagian kearsipan, sehingga pengolaan arsip dapat dilaksanakan secara konsisten (terarah) dan bertanggung jawab, bila perlu dapat dilakukan pendidikan khusus kearsipan untuk meningkatkan keahlian petugas dalam bidang kearsipan.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1997. Cara-Cara Pengolahan Kearsipan Yang Praktis Dan Efisien. Jakarta: Djambatan

Barthos, Basir. 1990. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Martono. 1994. Penyusutan dan Penanganan Arsip Vital dalam Menajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Martono, Boedi. 1994. Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajeman Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan

Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikroflim Atau Media Lainnya.

Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 TentangTata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikroflim Atau Media Lain dan Legalisasinya.

USU Repository.url tanggal 09 mei 2014)

Sedarmayanti.2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju

Widjaja, A. W. 1993. Administrasi Kearsipa: suatu pengantar. Jakarta: Rajawali Press.

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1.Jakarta : Kanisius.

Gambar 1: Penataan dan peyimpanan arsip pada kantar dinas ke pendudukan dan catatan sipil kota medan

Gambar 2: Sistem penatanaan dan penyimpanan arsip pada kantar dinas ke pendudukan dan catatan sipil kota medan

Gambar 4 : Sistem penatanaan dan penyimpanan untuk arsip akta perkawinan yang gratis pada tahun 2006 pada kantar dinas ke pendudukan dan catatan

Gambar 5 : Peralatan arsip yang dimiliki oleh kantor dinas kependudukan dan catatan sipil kota medan yaitu lemari arsip (filling cabinet)

Gambar 6 : Pegawai yang tengah bertugas pada kantor dinas kependudukan dan catatan sipil kota medan

1

Gambar 1: Penataan dan peyimpanan arsip pada kantar dinas ke pendudukan dan catatan sipil kota medan

1

Gambar 2: Sistem penatanaan dan penyimpanan arsip pada kantar dinas ke pendudukan dan catatan sipil kota medan

2

Gambar 3 : Daftar arsip akta perkawinan yang terlambat tahun 2009

3

Gambar 4 : Sistem penatanaan dan penyimpanan untuk arsip akta perkawinan yang gratis pada tahun 2006 pada kantar dinas ke pendudukan dan catatan

sipil kota medan

4

Gambar 5 : Peralatan arsip yang dimiliki oleh kantor dinas kependudukan dan catatan sipil kota medan yaitu lemari arsip (filling cabinet)

5

Gambar 6 : Pegawai yang tengah bertugas pada kantor dinas kependudukan dan catatan sipil kota medan