Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi

(1)

Sistem

Kerja

m Penata

Pegawa

Disusu Pendidikan DEPA FAKU

an Arsip

ai Pada D

Sipil

n Untuk Me Sarjana (S-Fakultas I Err ARTEMEN ULTAS ILM UNIVERS

p Dalam

Dinas Ke

Kabupa

Skrips emenuhi Per 1) Departem Ilmu Sosial OLEH rin Ovien Si

1009031 ILMU ADM MU SOSIAL SITAS SUM MEDA 2014

m Mening

ependud

aten Dai

si rsyaratan M men Ilmu Ad dan Ilmu Po

itumorang 110

MINISTRAS L DAN ILM MATERA UT AN 4

gkatkan

dukan Da

ri

Menyelesaika dministrasi olitik SI NEGARA U POLITIK TARA

Efektivi

an Catat

an Negara A K

itas

tan

(2)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

HALAMAN PERSETUJUAN

Skripsi ini disetujui untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh: Nama : Errin Ovien Situmorang

NIM : 10090310

Departemen : Ilmu Administrasi Negara

Judul : Sistem Penataan Arsip dalam Meningkatkan EFektivitas Kerja pengawai pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi

Medan, 28 Maret 2014

Dosen Pembimbing, Ketua Departemen

Ilmu Administrasi Negara,

Dra, Elita Dewi M.SP Drs. M.Husni Thamrin Nst, M.Si

NIP. 1960070419866012002 NIP. 196401081991021001

Dekan

FISIP USU MEDAN

Prof.Dr. Badaruddin, M.Si NIP: 196805251992031002 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

(3)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat serta kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini berjudul “ Sistem Penataan Arsip dalam meningkatkan efektifitas Kerja Pegawai Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi “ dapat diselesaikan dengan baik.

Skripsi ini disusun sebagai salah satu sayarat untuk memperoleh gelar sarjana(S-1) pada Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.

Selesainya skripsi ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, sehingga pada kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa hormat mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan moril maupun materil secara langsung maupun tidak langsung kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini hingga selesai, terutama kepada yang saya hormati:.

1. Bapak Prof.Dr. Badaruddin, M.Si Selaku Dekan fakultas Imu sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak selaku Pembantu Dekan I Fakultas Ilmu sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak M.Husni Tambrin selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara.Ibu Elita Dewi sebagai sekretaris Departemen Ilmu Administarsi Negara dan selaku Dosen pembimbing penulis `yang telah banyak

(4)

4. memberikan bimbingan,petunjuk,dan arahan di dalam penyusunan skrispi ini

5. Bapak Hatta Ridho S.Sos, MSP selaku Dosen Pembimbing Akademik Penulis yang memberikan arahan dan Motivasi Selama Perkuliahan. 6. Seluruh Dosen dan Staff pengajar Departemen Ilmu Administrasi

Negara yang telah banyak memberikan ilmu dan pengetahuanya selama ini kepada penulis.

7. Kak Mega dan Kak Dian yang telah banyak membantu penulis dalam mengurus segala keperluan administrasi.

8. Bapak Ramses Situmorang, SH dan Seluruh Staff / pegawai Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian,dan memberikan informasi serta data yang penulis butuhkan.

9. Teristimewa kepada Orang Tua penulis K. Situmorang dan R br Manik dan seluruh keluarga besarku yang selalu mendoakan, memberikan motivasi dan pengorbanannya baik dari segi moril, materi kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

10. Teman seperjuang Bimbingan Jerimia Sinaga yang selalu setia menunggu dan memotivasi dalam perjalanan dalam penyelesaikan penulisan skripsi ini.

11.Sahabat ku The Boger Show (Riri,Rati,Ester dan Febi) terimakasih untuk waktu nya kebersamaan kita selama di bangku perkuliahan.terimakasih doa dan dukunganya.

(5)

12.Sahabat ku E5R (Efrida,Endy,Ecy,Elverina,Risma) ali, Henderson, Rizon dan keluarga besar PKS Methodist 1 Medan yang selalu setia mendegar keluh kesahku, terima kasih buat motivasi dan doa sahabat-sahabat dan kakak,dan adik2 semua

13.Sahabatku Susan, Fitri yang secara tidak langsung memotivasi dan mengajarkan kemandirian tanpa bergantung Kepada orang lain dan terimah kasih sudah menjadi sahabat yang terbaik.

14.Kelompok Magang Desa Sampe Raya ( Martin , calvin .renata ,arta, santa ,rati, grace ,yodo, jenette, charty, Chandra dan adit ) terimakasih untuk dukungan beserta doanya dan kebersamaan sewaktu magang 15.Seluruh teman – teman stambuk 2010 dan adik-adik semua yang tidak

dapat penulis sebutkan satu persatu terima kasih buat dukungannya . 16.Kepada semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu

persatu,terimaksih telah banyak membantu dengan menuangkan ide dan masukan yang bersifat membangun selama pembuatan skrispi.

Penulis menyadari dalam penulisan ini masih banyak kekurangan oleh karena itu,penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak agar skrispi ini dapat menjadi lebih baik bagi.

Akhir kata,penulis mengucapkan terima kasih.semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Medan, Maret 2014 Penulis

(6)

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vi

ABSTRAK ... vii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 4

1.3 Tujuan Penelitian ... 5

1.4 Manfaat Penelitian ... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Arsip dan Kearsipan ... 6

2.1.1 Defenisi Arsip dan Kearsipan ... 6

2.1.2Peranan Arsip ... 9

2.1.3 Jenis – jenis Arsip ... 9

2.2 Sistem Kearsipan ... 17

2.3 Sistem Penataan Arsip (Filling System) ... 20

2.3.1 Sistem Penyimpanan ... 28

2.3.2 Penemuan Kembali ... 28

2.4 Efektivitas ... 33

2.4.1. Pengertian Efektivitas ... 33

2.4.1.2 Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas ... 34

2.5 Definisi Konsep ... 36

BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Bentuk Penelitian ... 38

3.2 Lokasi Penelitian ... 38

3.3 Informan Penelitian ... 39

3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 41

3.5 Teknik Analisis Data ... 42

BAB IV DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN 4.1 Gambaran Umum Kabupaten Dairi ... 44

4.2 Profil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil ... 44

(7)

4.2.2 Visi dan Misi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil ... 44

4.2.3 Tugas Pokok dan Fungsi (Dinas) ... 44

4.3 Tugas Pokok ... 46

4.3.1 Tugas Pokok Kepala Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil 46 4.3.2 Tugas Sekretaris Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil….. 48

4.3.3 Tugas Kepala Sub Bagian Umum Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil………50

4.3.4 Tugas Kepala Sub bagian Keuangan………52

4.3.5 Tugas Kepala Sub Bagian Program dan Pelaporan Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil………54

4.3.6 Tugas Kepala bidang Pendaftaran Penduduk DinaKependudukan Dan Catatan Sipil……….. 58

4.3.7 Tugas Kepala bidang perencanaan dan pengembangan Penduduk Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil……… 61

4.3.8 Tugas Kepala Bidang Catatan Sipil……….. 65

4.4 Syarat – syarat Pengurusan Akta Catatan sipil………..68

BAB V PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA 5.1 PENYAJIAN DATA ... 79

5.1.1 Proses Penciptaan Arsip ... 80

5.1.2 penyimpanan Arsip ... 83

5.1.3 Penemuan Kembali ... 86

5.1.4 pemeliharaan ... 89

5.1.5 faktor yang mempengaruhi sistem Penataan Arsip ... 91

5.2 Analisis Data ... 97

5.2.1 Analisis Pelaksanaan sistem Penataan Arsip ... 5.2.2 kriteria dalam meningkatkan efektivitas kerja dalam sistem penataan Arsip ... 104

BAB VI PENUTUP 6.1 Kesimpulan ... 108

6.2 Saran ... 111 DAFTAR PUSTAKA

(8)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Buku Register Akta Kelahiran ... 85 Gambar 2 Buku Register Akta Perkawinan dan Kematian ... 86 Gamabar 3 Komputer yang digunakan dalam menyimpan data secara elektronik ... 88 Gambar 4 Alur penemuan Kembali arsip ... 89 Gambar 5 Lemari penyimpanan arsip (sarana) ... 95 Gambar 6 Tumpukan Arsip ... 96

(9)

ABSTRAK

SISTEM PENATAAN ARSIP DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL

KABUPATEN DAIRI Nama : Errin Ovien Situmorang

Nim : 100903110

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Depertemen : Ilmu Administrasi Negara Pembimbing : Dra. Elita Dewi, MSP

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan yang sangat diperlukan baik bagi organisasi maupun individu. Seperti halnya Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi merupakan instansi pemerintah yang mempunyai tugas Penataan dan penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk,pencatatan sipil, pengolahan informasi administrasi kependudukan. serta pendayagunaan hasilnya Salah satu fungsi pokok dinas adalah menyelenggarakan kegiatan administrasi Pengolahan dan pemeliharaan data kependudukan baik dalam bentuk surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Sebagai bahan informasi dalam menunjang efektivitas kerja, maka surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem penataan Arsip dalam meningkatkan Efektivitas Kerja Pengawai pada Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi. Metode yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan analisa kualitatif,unit analisa terdiri Informan Kunci yaitu Kepala Subbidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi, informan utama yaitu pengawai yang bekerja di bidang Catatan Sipil .

Hasil penelitian ini menunjukkan sistem penataan arsip sudah berjalan dengan baik ,bidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi menggunakan sistem penyimpanan secara elektronik yaitu dengan menggunakan database (SIAK) dan secara manual menggunakan sistem pokok permasalahan yang kemudian disusun berdasarkan tanggal terbitnya dokumen /Akta, selain itu juga sarana dan prasarana yang ada seperti ruangan penyimpanan Khusus sehingga dapat memudahkan dalam penemuan kembali, akan tetapi sarana dan prasana itu masih kurang melihat dokumen yang dihasil oleh Dinas ini cukup banyak. masih kurangnya Pemahaman pengawai tentang Sistem Penataan Arsip yang benar sehingga kurang efektif dalam Penataan Arsip. Oleh sebab itu perlu adanya peningkatan Sumber Daya Manusia dengan memberikan pelatihan khusus tentang Kearsipan dan Penambahan sarana dan prasarana supaya penataan arsip yang ada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi Kata kunci: Arsip, Kearsipan, sistem penataan ,efektivitas kerja

(10)

ABSTRAK

SISTEM PENATAAN ARSIP DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL

KABUPATEN DAIRI Nama : Errin Ovien Situmorang

Nim : 100903110

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Depertemen : Ilmu Administrasi Negara Pembimbing : Dra. Elita Dewi, MSP

(11)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang sangat pesat mengantar dan membawa manusia ke dalam dunia informasi yang mengalir tanpa batas dan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam segala bidang. Begitu pula Manusia membutuhkan informasi guna menyelesaikan berbagai kebutuhan hidupnya, diantaranya dalam kehidupan organisasi. Pengelolaan Informasi menjadi sangat penting untuk mendukung proses administrasi dan fungsi menejemen Birokrasi dalam menghadapi situasi dan kondisi yang sedang berkembang dengan cepat.

Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi adalah rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan menjadi arsip yng diolah dan diatur pada suatu unit kerja yang dikenal dengan unit kearsipan. Unit kearsipan adalah unit yang melaksanakan tugas pengarahan dan pengendalian terhadap arsip aktif, penyimpanan dan pengelolaan terhadap arsip-arsip yang berasal dari unit pengolah . Kearsip-arsipan merupakan bagian kantor yang sangat penting, karena Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.

Kearsipan berperan penting dalam administrasi yang mempunyai kegunaan yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam melakukan kegiatan

(12)

perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan , pembuatan laporan penilaaian pengendalian dan pertanggung jawaban dengan setepat-tepatnya. Karena memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip haruslah dikelolah secara baik dan benar dengan suatu sistem yang baik dan benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan seperti yang di amanatkan dalam Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3 bagian F dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Meskipun kearsipan berperan penting dalam administrasi, ironisnya pada zaman modern ini masih banyak kantor-kantor pemerintah maupun swasta yang belum melaksaan penataan dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk digudang sehingga cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila diperlukan. Ini akibat dari kearsipan dianggap kurang penting terutama bagi mereka yang belum mengerti tentang tujuan serta fungsi dan peranan arsip itu sendiri sehingga arsip tidak terpeliharaa dan terawat dengan semestinya.

Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin.Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan surat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis (records management),

(13)

dan tata kearsipan statis (archives management). Setiap pegawai perusahaan dituntut agar dapat bekerja efektif dan efesien dalam menunjang tujuan perusahaan, supaya pegawai dapat bekerja efektif dan efesien, kualitas dan kuantitas harus sesuai kebutuhan perusahaan. Pegawai yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil dapat mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya. Supaya hal ini tidak terjadi, maka pekerjaan yang akan diselesaikan harus dilaksanakan seefektif mungkin.

Efektivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan operatif dan operasional. Konsep tingkat efektivitas organisasi menunjuk pada tingkat sejauh mana organisasi melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas, serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi anggota-anggota yang ada di sekitarnya. Oleh karena itu sudah saatnya memperbaiki pola pikir dan budaya kerja organisasi guna meningkatkan efektivitas kerja. Untuk meningkatkan efektivitas kerja pegawai dapat diawali dengan menciptakan sistem administrasi yang baik, karena administrasi merupakan bagian terluar dari suatu organisasi.

Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi merupakan instansi pemerintah yang mempunyai tugas Penataan dan penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk,pencatatan sipil, pengolahan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain dan salah satu fungsi pokok

(14)

menyelenggarakan kegiatan administrasi Pengolahan dan pemeliharaan data kependudukan Setiap saat membutuhkan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu bahan dalam rangka pengambilan keputusan dan menunjang efektivitas kerja, maka surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja.

Salah satu kunci pokok dari suatu organisasi atau perusahaan yang baik, dapat dikatakan terletak pada penanganan arsip yang sederhana, sistem dan efisiensi apabila sistem yang dilaksanakan sudah berjalan dengan baik sudah tentu tidak akan terjadi kekacuan administrasi dalam perkantoran atau perusahaan tersebut. Oleh karena itu, berdasarkan uraian di atas penulis merasa tertarik untuk mengadakan peneltian Sistem Penataan Arsip dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pengawai Pada Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi.

I.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang tersebut diatas, maka diperlukan perumusan masalah yang sangat berguna bagi arah dan langkah penelitian untuk lebih jelas.Adapun perumusan masalah yang dapat diajukan dalam penelitian ini adalah : “Bagaimana Sistem Penataan Arsip dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pengawai Pada Kantor Dinas kependudukan Kabupaten Dairi?.”

(15)

I.3. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui bagaimana sistem penataan Arsip pada Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi.

2.Untuk mengetahui bagaimana efektivitas pegawai dalam penataan Arsip pada Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi.

I.4. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Secara subjektif, sebagai salah satu tahap untuk melatih dan mengembangkan kemampuan berfikir ilmiah dan kemampuan untuk menuliskannya di dalam bentuk karya ilmiah berdasarkan kajian-kajian teori yang diperoleh dari Ilmu Administrasi Negara. Dan Secara praktis, sebagai masukan atau sumbangan pemikiran bagi instansi terkait mengenai sistem kearsipan Kantor Dinas kependudukan Kabupaten Dairi.

2. Secara akademis, sebagai referensi bagi kepustakaan Depertemen Ilmu Administrasi Negara dan bagi kalangan penulis lainnya yang tertarik di dalam bidang ini. Dan Sebagai informasi yang bermanfaat dalam menambah wawasan, baik bagi para pembaca maupun penulis sendiri.

(16)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Teori merupakan serangkaian asumsi, konsep, konstruksi, defenisi, dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara merumuskan hubungan antar konsep (Singarimbun, 1998 : 37). Kerangka teori adalah bagian dari penelitian, tempat peneliti memberikan penjelasan tentang hal-hal yang berhubungan dengan variabel pokok, sub variabel atau pokok masalah yang ada dalam penelitian (Arikunto, 2002 : 92).

2.1 Defenisi Arsip dan Kearsipan

Secara etimologi, istilah arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu “Arche” yang berarti permukaan, kemudian kata arche berkembang menjadi kata “Ta Archia” yang berarti catatan, selanjutnya kata Ta Archia berubah lagi menjadi kata “Archeion“ yang berarti gedung pemerintah yang di dalamnya terdapat tempat arsip dan kemudian dalam bahasa Latinnya berbunyi “archium” dari kata inilah lahir kata Arsip. Sementara itu dalam bahasa Belanda kata arsip disebut “archief“ dan dalam bahasa Inggris disebut “Record“ yang pada hakekatnya semua berujung pada pengertian yang sama yakni penyimpanan warkat, yang bermakna suatu bentuk pekerjaan tata usaha, yang berupa penyusunan warkat dengan tujuan agar dapat dengan mudah ditemukan kembali jika dibutuhkan.Arsip sebagai simpanan surat-surat penting; dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. Lalu Hendi Haryadi (2009:42) mendefinisikan arsip sebagai berikut :

1. Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu

(17)

kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan umumnya,

2. Arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

Selanjutnya The Liang Gie (201:118) mengungkapkan bahwa Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan. Sedangkan menurut Amsyah (1996:3), Arsip adalah setiap catatan ( record / warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam dalam kertas, kertas film, media computer, dan sebagainya. Lalu, Basir Barthos (1989:1) mendefinisikan Arsip adalah suatu badan (Agancy) yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, dan pemeliharaan surat-surat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dipertanggungjawabkan. Sementara itu Drs. Sutarto (1980:168) mendefinisikan arsip sebagai sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat saat diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.

M.N Maulana (1979:23) mendefenisikan arsip berdasarkan fungsinya yakni metode atau cara untuk membantu memberikan penjelasan dan keterangan kepada petugas yang harus menyelenggarakandan menyelesaikan semua persoalan yang

(18)

belum selesai, terutama persoalan yang berhubungan dengan lembaga, departemen, atau perusahaan swasta. Apabila persoalan tersebut telah selesai, maka fungsi arsip itu menjadi benda arsip dan disimpan menurut sistematisnya.Sedangkan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 poin ke 2 mendefinisikan:

“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara”

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) Arsip adalah Segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintahan yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Menurut Sedarmayanti (1992 : 55) kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut Mulyono (2003:3) kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanannya yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan

(19)

kembali dengan mudah dan cepat. Sedangkan Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa filling adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan. Biasanya untuk keperluan filling ini diperlukan lemari, laci cabinet, dari baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.

1.5.1.2 Peranan Arsip

Peranan Arsip Sedarayant i(2003:19) Sebagai sumber informasi,maka arsip dapat membantu mengigat pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai:

1. Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau pembuktian (bukti otentik)

3. Bhan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4. Barometer kegiatan suatu organsasi mengigat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan Ilmiah lainya. 2.2Jenis Arsip

Berdasarkan fungsi dan kegunaanya arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:

1. Arsip Dinamis

Basri Barthos (1990:4) mendefinisikan Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan

(20)

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Selanjutnya, dalam Undang – Undang Negara Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 bagian 3 mendefinisikan arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Sementara itu, Badri Munir Sukoco (2006:84) mendefinisikan Arsip dinamis dengan pengertian informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Kemudian Anglo-Saxon yang dikutip oleh Sustiyo-Basuki (2003:14) mendefinisikan arsip dinamis adalah dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, dan keperluan lain.

Dengan beberapa pendapat diatas tentang arsip dinamis, maka dapat kita pahami bahwa arsip dinamis adalah arsip yang memiliki nilai penting karena dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa, arsip dinamis sendiri dibedakan atas dua pembagian jenis arsip yakni arsip aktif dan arsip inaktif. Basir Barthos (1990:4) mendefinisikan Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengelolah, dan arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip. Dari pemaparan tersebut, penulis menarik kesimpulan bahwa arsip

(21)

dinamis aktif memiliki peranan yang aktif dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara karena keberadaannya sangat diperlukan bagi kelancaran kegiatan organisasi yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja yang tinggi, sementara arsip dinamis inaktif, keberadaannya tidak secara langsung diperlukan dalam proses administrasi Negara.

Dalam proses pengarsipan dokumen fisik (manual) perlu terlebih dahulu dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen yang akan diarsipkan. Menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006:99) ada lima jenis umum dokumen fisik (manual) dan yaitu :

1. Jenis dokumen korespondensi ( termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen lain ) dimana untuk jenis dokumen ini sistem penyimpanan ( pengarsipan ) yang sering digunakan adalah dengan sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain.

2. Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau pengenal numeric.

3. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut nama

(22)

proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.

4. Dokumen (berkas) kasus yang berupa berkas klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya yang lazim merujuk pada personil atau property tertentu. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan cara menyimpannya berdasarkan nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor dokumen atau berkas.

5. Dokumen atau berkas khas yang berupa peta dan gambar rekayasa, pita atau tapes, foto sinar x, foto gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak lainnya. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan berkas berdasarkan nomor indeks yang berdasarkan abjad.

Selain itu, arsip dinamis juga memiliki beberapa fungsi. Sulistyo-Basuki (2003: 31) menguraikan fungsi arsip dinamis yakni:

1. Merupakan Memori Untuk Badan Korporasi (organisasi)

Arsip dinamis merupakan memori bagi badan korporasi (organisasi), hal ini diperlukan karena karyawan sebuah badan korporasi (organisasi) memiliki ingatan yang terbatas, bila terjadi sebuah peristiwa maka hasil ingatan karyawan akan berbeda walaupun menghadapi peristiwa yang sama. Untuk mencegah adanya memori yang sukar untuk dipahami dan mungkin saling bertentangan, badan korporasi (organisasi) mengandalkan informasi terekan di dalam arsip dinamis sebagai dasar pengembangan pada masa mendatang.Arsip dinamis yang

(23)

akurat diperlukan untuk menjadi informasi latar belakang bagi perencanaan masa mendatang sekaligus memanfaatkan pengalaman masa lampau.Karena itu arsip dinamis merupakan sumber daya badan korporasi (organisasi) sekaligus aset bagi badan korporasi (organisasi).Sebagi sumber daya, arsip dinamis menyediakan informasi sedangkan sebagai asset arsip dinamis menyediakan dokumentasi.

2. Pengambilan Keputusan Menejemen

Untuk mengambil keputusan yang tepat, menejer harus memperoleh informasi yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang diterima juga baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan bersumber pada arsip dinamis. Proses pengambilan keputusan meliputi penentuan masalah, mengembangkan alternative, menilai alternative, memilih dan menerapkan pemecahan yang terbaik dan menilai keputusan yang sudah diambil. Untuk mengambil keputuasan professional, menejer harus memiliki informasi latar belakang (dokumentasi yang disajikan oleh arsip dinamis), dasar untuk menilai alternative (ramalan, pengalaman masa lampau, konsekuensi keputusan yang diambil oleh badan korporasi (organisasi) lainnya, semuanya disediakan oleh arsip dinamis) dan alat untuk menilai keputusan (balikan dan mekanisme control yang disediakan oleh arsip dinamis).Arsip dinamis juga menyediakan informasi yang diperlukan untuk keputusan terprogram atau rutin.Jenis keputusan semacam ini dilakukan berdasarkan kebijakan, prosedur, dan peraturan badan korporasi (organisasi) yang mapan. Semuanya itu merupakan bagian dari arsip dinamis badan korporasi ( organisasi).

(24)

Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan atau menuntut badan korporasi (organisasi) maka semakin lama manajemen arsip dinamis semakin diperlukan. Bilamana sebuah badan korporasi (organisasi) menggugat badan korporasi (organisasi) lain, maka arsip dinamis menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di pengadilan. Dokumentasi yang jelas dari maksud dan tindakan sebuah badan korporasi (organisasi) merupakan pengamanan dan perlindungan terhadap litigasi.Karena itu perlu adanya sistem arsip dinamis.

4. Mengurangi Biaya Dan Volume Penggunaan Kertas

Banyak pimpinan menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas yang diperlukan serta meningkatnya biaya yang dikaitkan dengan penciptaan, penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis.Maka perlu perhatian terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan yang berimbas pada biaya pemeliharaannya.Untuk itu dibutuhkan ancangan sistematis terhadap konsep arsip dinamis secara total, mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan, dalam upaya mengendalikan volume kertas yang meningkat dan biaya penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dinamis yang semakin meningkat.

5. Efisiensi Badan Korporasi (Organisasi)

Bilamana seseorang tidak dapat menemukan informasi yang diperlukan untuk mengembangkan secara efisiensi dan menilai alternatif, maka yang ada hanyalah frustasi belaka.Sebuah statistik menunjukkan bahwa karyawan menghabiskan waktu 50 menit per hari hanya untuk mencari berkas arsip dinamis

(25)

yang salah tempat. Waktu yang hilang tersebut sama saja dengan pembuangan waktu serta hilangnya waktu yang produktif bagi karyawan yang memerlukan informasi. Badan korporasi (organisasi) akan mengalami inefisiensi bilamana informasi yang diperlukan tidak segera tersedia. Ancangan yang sistematis terhadap menejemen arsip dinamis menyediakan sarana temu balik informasi guna meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan korporasi (organisasi).

6. Ketentuan Hukum

Banyak badan korporasi (organisasi) yang memperoleh kontrak kerja, pesanan dari pemerintah sehingga badan korporasi (organisasi) tersebut hahus beroperasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur pemerintah.Arsip dinamis yang ada di badan korporasi (rganisasi) tersebut yang ada kaitannya dengan pemerintah, tunduk pada retensi dan criteria pemusnahan arsip inaktif di samping juga tunduk pada ketentuan badan korporasi (organisasi). Bilamana ada pemeriksaan, badan korporasi (organisasi) yang memperoleh kontrak kerja atau pesanan dari pemerintah harus mampu menyediakan dokumentasi atas permintaan pemeriksa.

7. Rujukan Historis

Arsip dinamis merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa depan. Arsip dinamis melestarikan sejarah untuk generasi mendatang.Bilamana rekaman tersebut hilang atau rusak, sebagian besar informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat diperoleh kembali.Bagian informasi yang diperoleh kembali seringkali hanya merupakan hasil ingatan karyawan dan mungkin berisi distorsi yang menyimpang dari rekaman semula.

(26)

Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, dan perorangan untuk itulah arsip dinamis perlu dikelola dengan baik agar bermanfaat bagi pencipta, penerima, dan pemakainya.

2. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi bagi organisasi tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap disimpan dan dipelihara. Dengan kata lain karena arsip yang bersangkutan memiliki nilai berkelanjutan setelah nilai bagi manajemen selesai. Data yang terkandung di dalam arsip kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas. Bukan lagi untuk kepentingan manajemen tetapi yang utama untuk kepentingan yang sifatnya luas, seperti untuk penelitian, dan kepentingan masyarakat lainnya. Ini berarti bahwa arsip statis sifatnya terbuka, dalam arti dapat dibuka dan disediakan untuk masyarakat yang memerlukannya. Hal ini berbeda dengan arsip dinamis yanng sifatnya tertutup. Pihak lain yang tidak berkepentingan tidak diperkenankan untuk mengetahui isi informasinya. Namun meskipun arsip dinamis bersifat terbuka, masih ada beberapa pembatasan terhadap arsip-arsip tertentu. Upaya pembatasan ini antara lain dalam rangka keamanan negara dan melindungi kepentingan organisasi atau perusahaan. Contoh arsip statis: undang-undang, peraturan

2.3 Sistem Kearsipan

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran filling system adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali

(27)

dengan secara cepat. Menurut Atmosudirjo (1990:3) sistem kearsipan adalah sistem penerbitan (Ordenan/arranging) dan penguraian (beschrijven/deskription) daripada bahan-bahan arsip sedemikian rupa sehingga semua bahan arsip setiap waktu dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi.

Dengan demikian Sistem Kearsipan mempunyai sejumlah komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan, dapat dikatakan bahwa kearsipan merupakan suatu sistem informasi manajemen.Komponen sistem kearsipan meliputi pengolahan data dan fakta menjadi informasi manajemen, metoda dan evaluasi.Keseluruhan komponen itu saling berinteraksi dan berhubungan bersama-sama untuk mencapai tujuan.

Tujuan kearsipan secara umum tercakup dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 pasal 3 point (f) tentang maksud dan tujuan penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk “menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.

Untuk mencapai tujuan tersebut setiap instansi harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto (1991:30) Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

a. Mudah dilaksanakan, Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya maupun dalam penemuan kembali.

b. Mudah dimengerti, Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana. Untuk

(28)

sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.

c. Murah/Ekonomis, Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.

d. Tidak memakan tempat, Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh badan pemerintah. Tempat penyimpan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung (gudang arsip=archives storage). Rak arsip, almari dan sebagainya.Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.

e. Mudah dicapai, Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah, cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.

f. Cocok bagi organisasi, Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.

g. Fleksibel atau luwes, Fleksibel atau luwes berarti system filling yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis, berkembang.Jangan sampai sistem filling yang dilaksanakan setiap saat

(29)

berubah yang disebabkan oleh perkembanagn organisasi.Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.

h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan.Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan.Yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.

i. Mempermudah pengawasan, Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya : Kartu indeks, Lembar pengantar, lembar petunjuk silang, kartu pinjam arsip atau out slip dan sebagainya.

Dari pemaparan diatas, dapat kita simpulkan bahwa yang dimaksud dengan sistem kearsipan adalah suatu tata cara dalam pengelolaan dan pengurusan arsip yang dimulai dari sejak saat penciptaan sampai dengan pemusnahan atau pelestarian arsip yang menggunakan aturan dan prosedur sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan lengkap.

2.4 Sistem Penataan Arsip (Filing System)

Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi pemimpin, oleh karena itu mengatur dan memelihara arsip sebaik

(30)

mungkin agar memudahkan penemuan kembali wakat yang sewaktu-waktu diperlukan. Oleh sebab itu penataan sangat diperlukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan secara cepat da tepat sehingga diperlukan Metode penyimpanan atau Sitem Penataan Arsip.

2.4.1 Sistem Penyimpanan

Menurut Amsyah (2000:71), penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya baik yang diterima maupun yang dikeluarkan oleh suatu organisasi kantor diselesaikan isi/maksud/masalahnya oleh satuan kerja pengolah maka selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang mengarah kepada penyimpanan benda-benda arsip tersebut.

Menurut The Liang Gie (2000) dalam Badri Munir Sukoco (2006:88) ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen yakni :

1.Sistem Kronologis yakni sistem yang menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan.

2. Sistem Abjad yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan.

(31)

3. Sistem Subjek yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan isi dari dokumen yang bersangkutan.Sistem ini terkenal sulit dalam pengelolaannya.

4.Sistem Numerik yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.

Menurut Quible dalam Badri Munir Sukoco (2006:96) ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat diaplikasikan oleh suatu organisasi, yakni :

a. Sistem penyimpanan terpusat ( sentralisasi ), dimana dalam sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit bawahan yang ingin menggunan dokumen dapat menghubungi pusat penyimpanan arsip untuk dapat menggunakan dokumen sesuai dengan keperluan. Keuntungan dari sistem penyimpanan arsip dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003:165) adalah :

(1) Mencegah duplikasi. Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file),

(32)

maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subyek atau susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang disimpan sedangkan kertas lain (tembusan) dapat dimusnahkan.

(2) Layanan yang lebih baik. Bila menggunakan sistem pemberkasan terpusat (centralized filing system), maka karyawan terlatih dapat digunakan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada bagian lain. Bila seorang stenographer diminta untuk memberkaskan atau menjajarkan (filling) maka besar sekali kemungkinan akan terjadi kesalahan karena memang bukan tugasnya. Dengan demikian sistem akan terhambat. Lain halnya bila menggunakan tenaga yang terlatih dan terampil yang dilatih khusus untuk tugas pemberkasan.

(3) Adanya keseragaman. Semua arsip terpusat, pengelolaan dan penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasan.

(4) Menghemat waktu. Dikatakan menghemat waktu karena hanya ada satu tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja untuk menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain hanya untuk mencari informasi.

(5) Menghemat ruangan, peralatan dan alat tulis kantor. Dikatakan menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamis dan perlengkapan. Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena hanya ada satu orang saja yang bertanggung jawab atas perlengkapan dan alat tulis kantor,

(33)

sehingga dapat menghemat dalam hal pengadaan barang dan perlengkapan.

(6) Jasa kepada bagian lain. Sistem pemberkasan terpusat membebaskan bagian lain dari masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.

(7) Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu.

(8) Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer arsip dinamis.

(9) Pelayanan arsip dinamis di bawah satu atap.

Adapun yang menjadi kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003:166) adalah :

(1) Kesulitan fisik. Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan dan ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan.Juga perlu waktu untuk membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke kamar petugas yang memerlukan.

(2) Kebocoran informasi. Terjadinya kebocoran informasi ini dapat terjadi karena beberapa berkas di tempatkan di ruang pusat, akan terjadi kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang berbeda-beda. Namun hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas yang bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang mengizinkan berkas keluar masuk bukan orang lain. Hal ini dilakukan dengan cara mengunci lemari berkas yang hanya dapat diakses oleh

(34)

petugas tertentu atau dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian masing-masing.

(3) Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan. Kadang-kadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk, misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut nama, namun nama tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi. Dalam hal ini disarankan agar salinan yang dijajarkan di ruang arsip dinamis pusat disusun menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan tambahan dari kertas yang sama disimpan di bagian lain.

(4) Adanya ketakutan akan hilangnya arsip dinamis. Ketakutan akan hilangnya arsip dinamis ini dapat saja terjadi karena tidak adanya duplikasi, sehingga bila arsip dinamis di pusat arsip dinamis hilang maka, arsip dinamis tersebut akan hilang selama-lamanya. Karena itulah maka disarankan untuk memiliki turunan masing-masing arsip dinamis di berkas bagian.

(5) Pemakai tidak langsung memperoleh arsip dinamis bila diperlukan. Ada kecenderungan di kalangan manajer agar arsip dinamis yang dihasilkan oleh organisasi, perusahaan, atau badan mereka disimpan di bawah pengawasan menejer arsip dinamis, sehingga untuk meminjam arsip diperlukan izin dari pihak manajer arsip terlebih dahulu.

b. Sistem penyimpanan desentralisasi, dimana dalam sistem desentralisasi, pengelolaan dan penyimpanan dokumen diserahkan kepada masing–masing unit. Seperti halnya sistem sentralisasi, sistem penyimpanan dokumen dengan

(35)

menggunakan sistem desentralisasi juga mempunyai kelebihan dan kekurangan dalampenerapannya. Kelebihan dari penerapan sistem desentralisasi dalam proses penyimpanan dokumen adalah :

(1) Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis yang berada di badan korporas (organisasi) dapat langsung mengawasi pengelolaan dan penyimpanan arsip dinamis.

(2) Sistem desentralisasi sangat cocok jika informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan.

(3) Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang relevan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan sehingga menghemat waktu dalam pengangkutan berkas.

(4) Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang terbuang dalam menentukan lokasi dokumen. Hal itu tidak terjadi pada sistem desentralisasi karena hal tersebut dapat dicegah.

Kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem desentralisi menurut Sulistyo-Basuki (2003:167) adalah :

(1) Pengawasan oleh manajer arsip sulit dilakukan karena letak dokumen tersebar disemua bagian yang ada dalam organisasi.

(2) Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor, sehingga terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan.

(36)

(3) Pekerjaan penberkas di bagian-bagian sangat kecil sehingga sulit untuk melatih tenaga pemberkas yang terlatih. Jadi, keuntungan spesialisasi tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi.

(4) Sistem desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam hal dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua bagian atau lebih.

(5) Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.

(6) Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya sehingga arsip dinamis aktif yang saling berkaitan tersebut tersebar di berbagai tempat, sehingga sulit untuk melakukan pencarian jika dibutuhkan.

(7) Masing-masing bagian cenderung mengamankan arsip dinamis aktif dalam berbagai cara dengan imbas bahwa pengamanan arsip dinamis tidak cukup dan lemah.

c. Sistem penyimpanan kombinasi, dimana dalam sistem kombinasi masing– masing bagian atau unit, menyimpan dokumennya sendiri, dibawah kontrol sistem terpusat. Pada sistem penyimpanan kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak manajer dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengarsipan dokumen dalam sebuah organisasi.Pada sistem kombinasi ini, masing-masing bagian dalam organisasi menyimpan arsip dinamisnya di bawah control dari sistem terpusat.Arsip dinamis yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah arsip dinamis yang menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan pejualan.Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak menejer arsip dinamis atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas arsip dinamis sebuah badan korporasi

(37)

(organisasi). Petugas inimenyusun jaringan sistem control dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem kombinasi lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya. Sistem kombinasi ini memiliki keuntungan sebagai berikut :

(1) Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam.

(2) Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip dinamis yang hilang.

(3) Menekan duplikasi arsip dinamis.

(4) Memungkinkan pengadaan terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik.

(5) Memudahkan control gerakan arsip dinamis sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.

(6) Adanya keyakinan menejemen di kalangan pengelola arsip dinamis.

Di segi lain sistem kombinasi memiliki kerugian sebagai berikut :

(1) Arsip dinamis yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama sehingga menyulitkan penggunaannya.

(2) Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada.

(3) Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi dibawa ke sistem kombinasi.

(38)

2.4.2 Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat. Penemuan kembali arsip bukanlah sekedar menemukan berkas-berkas dari tempat penyimpanannya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung dalam dokumen itu dapat ditemukan guna sesuatu tindakan pengambilan keputusan yg dikutip dalam jurnal Penemuan kembali Arsip, Proyek P2KA Depdikbud Tahun 1977/1978 Rayon Palembang.

Untuk menemukan kembali dokumen atau arsip dalam waktu yang cepat dan tepat sudah tentu menghendaki suatu cara atau sistem. Oleh karena itu sistem penemuan kembali suatu dokumen atau arsip sangatlah erat hubungannya dengan sistem penyimpanannya. Tanpa mengetahui sistem penyimpanannya maka penemuan kembali sesuatu dokumen atau arsip akan mengalami kesulitan.

Menurut Soedjatmiko (1977:12),Dalam pola baru sistem kearsipan sarana utama pencarian dokumen atau arsip adalah : indeks, kode dan petunjuk silang. Dimana :

1. Indeks ialah kata tanggap (caption, catch word) yang dapat berupa nama orang, nama badan atau organisasi, masalah (subject) dan nama tempat (Negara, provinsi, kota, kabupaten, kecamatan, desa jalan dan sebagainya)

2. Kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf, huruf dengan tanda-tanda lainnya yang mengandung suatu pengertian tertentu. Sesuai dengan fungsi dan kegunaannya, kode harus sederhana, singkat, mudah diingat, mudah ditulis, dapat ditulis/diketik

(39)

3. Petunjuk silang dipergunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa masalah, nama orang, nama badan atau organisasi dan nama tempat. Petunjuk silang ini mengandung pengertian bahwa kata tangkap yang tidak kita pergunakan menunjuk pada kata tangkap yang kita pergunakan atau kata tangkap yang kita pergunakan menunjukkan hubungan dengan kata tangkap yang juga kita pergunakan.

Saat ini semakin meningkat penggunaan computer otomatis (tata usaha kantor) untuk penemuan kembali surat/file yang cepat dan tepat. Tetapi computer pun tidak mungkin dapat berfungsi dengan baik kalau informasi atau data yang terdapat dalam file tidak tersusun dengan baik dan sistematis pula. Penemuan kembali secara manual harus baik/sistematis terlebih dahulu sehingga untuk selanjutnya otomatisasi penemuan kembali surat/file.

Selanjutnya dalam proses pengarsipan dokumen, suatu organisasi memerlukan sistem menejemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas atau dokumen yang efektif. Pengelola dokumen perlu mengetahui dimana suatu dokumen atau berkas berada, apakah berada pada tangan pemakai, apakah berada pada rak penyimpanan, atau berada di tempat lain. Untuk keperluan sistem pelacakan, menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006:120) dapat menggunakan dua sistem yakni :

a. Sistem Hastawi ( Manual )

Sistem hastawi (manual) digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas tertentu ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk ke berkas tertentu. Sistem ini mencakup :

(40)

1. Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien, hal ini dikarenakan sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.

2. Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing – masing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang digunakan.

3. Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila dokumen itu di pinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih (dummy) yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian.

4. Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan sebagai berikut :

1. Perekam dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya.

2. Penggunaan barcode untuk melacak dokumen.

3. Perekam secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara terpusat atau terdesentralisasi.

4. Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari jarak jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjam oleh seorang pemakai. Adapun

(41)

cara sebelumnya ialah dengan telepon, pemberitahuan lisan, ataupun mengirim slip transfer berkas.

b. Sistem Barconding

Sistem barcoding adalah sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan dengan cara memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertical pada dokumen yang diarsipkan. Dalam sistem pengarsipan yang berbasis barcoding, setiap lokasi atau dokumen memperoleh sandi blok yang unik, dan untuk membacanya digunakan barcode scanner yang adalah alat baca sandi balok jinjing, dimana alat baca ini dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat menandaii sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih aktual.

Dalam suatu organisasi, kantor, ataupun instansi, sangat lazim terjadi kehilangan berkas atau salah tempat dalam menempatkan suatu dokumen, hal ini dikarenakan staf yang bertanggung jawab atas dokumen-dokumen sering kali menyerahkan dokumen kepada orang lain tanpa mencatat pada buku peminjaman. Untuk mengurangi tingkat kehilangan ini, perlu dilakukan pengelolaan dengan sistem barcode karena dengan sistem ini, berkas akan dapat dilacak keberadaannya. Keuntungan lain dari sistem ini, adalah dokumen yang diarsipkan mudah untuk di-upgrade ketika sistem lama tidak dapat memenuhi kebutuhan organisasi.

(42)

Diatas telah dibahas secara garis besar tentang sistem penyimpanan dan temu balik secara manual. Dipihak lain juga telah dikemukakan kemungkinan penerapan otomatisasi dibidang pengurusan surat. Otomatisasi dapat pula diterapkan pada penyimpanan dan temu balik dokumen.Sistem penyimpanan dan temu balik secara elektronik adalah merupakan penyimpanan dan temu balik melalui bantuan computer.

Dengan menggunakan bantuan Komputerisasi akan diperoleh kemudahan melalui Word Processing (WP) yang sering digunakan negara-negara maju karena lebih menghemat waktu dalam sistem pemberkasan dalam Martono (1997:137) Namun tidak terlepas dari sistem manual, untuk penyimpanan arsip elektronik digunakan sistem masalah, pola klasifikasi dengan kodenya. Kemantapan klasifikasi yang ada akan sangat membantu dalam penggunaan sistem computer.

2.5.1 Defenisi Efektivitas

Terkadang banyak orang yang menyamakan makna efektivitas dengan efisiensi, namun sebenarnya keduanya memiliki makna yang berbeda. Efektivitas adalah suatu kosakata dalam bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa Inggris yaitu “efektive” yang berarti berhasil, ditaati, mengesankan, mujarab dan mujur. Dari sederetan arti di atas, maka yang paling tepat adalah berhasil dengan baik. Jika seseorang dapat berhasil dengan baik maka ia dapat dikatakan bekerja secara efektif. Dalam pelaksanaan kerja selalu memakai lima macam sumber usaha yaitu pikiran, tenaga, waktu, uang, dan benda. Walaupun dalam gabungan yang berbeda untuk masing-masing jenis pekerjaan pada umumnya setiap orang melakukan kegiatan tertentu ingin memperoleh hasil yang maksimal.

(43)

Menurut Stoner dalam Kurniawan (2005 :106) menekankan pentingnya efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi dan efektivitas adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Efektivitas dalam kegiatan organisasi dapat dirumuskan sebagai tingkat perwujudan sasaran yang menunjukkan sejauh mana sasaran telah dicapai. Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan. Selanjutnya menurut kamus Administrasi perkantoran, efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek yang dikehendaki dalam suatu perbuatan. Sumaryadi (1997:151) berpendapat dalam bukunya bahwa organisasi dapat dikatakan efektif bila organisasi tersebut dapat sepenuhnya mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

2.5.2 faktor-faktor mempengaruhi Efektivitas

Efektivitas yang diartikan sebagai keberhasilan melakukan program dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor, yang dapat menentukan efektivitas kerja karyawan berhasil dilakukan dengan baik atau tidak. Seorang pegawai dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan efektif dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor. Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa konsep tingkat efektivitas kerja menunjuk pada tingkat sejauh mana pegawai melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dihat dari kualitas dan kuantitas dan dapat bermanfaat bagi lingkungan kerjanya.

(44)

Menurut The Liang Gie (2007:29) factor-faktor yag mempengaruhi efektivitas adalah

1. Waktu Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit.

2. Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada karyawan.

3. Produktivitas Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang tinggi dalam bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik demikian pula sebaliknya.

4. Lingkungan: tempat bekerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam dan pengaruh suara yang mempengaruhi konsentrasi seorang pegawai sewaktu bekerja.

5. Perlengkapan dan fasilitas: adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan dalam bekerja. Fasilitaas yang kurang lengkap akan mempengaruhi kelancaran pegawai dalam bekerja. Semakin baiknya kerja seseorang dalam mencapai tujuan atau hasil yang diharapkanTugas .

1.6 DEFENISI KONSEP

Konsep adalah istilah atau defenisi yang digunakan untuk menggambarkan secara abstrak kejadian, keadaan, kelompok, atau individu yang menjadi pusat perhatian ilmu sosial (singarimbun, 2006:33). Agar mendapatkan batasan yang

(45)

jelas dari setiap konsep yang diteliti, maka penulis mengemukakan defenisi konsep sebagai berikut :

1. Arsip adalah Segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintahan yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya

2. Kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

3. Sistem Kearsipan meliputi yaitu:

 penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

 Penemuan kembali arsip adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat.

4. Efektivitas Kerja adalah menunjuk pada tingkat sejauh mana pegawai melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat

(46)

dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi Lingkungan kerjanya.

(47)

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Bentuk Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Menurut Zuriah (2006 : 47) penelitian dengan menggunakan metode penelitian deskriptif adalah penelitian yang diarahkan untuk memberikan gejala-gejala, fakta-fakta, atau kejadian-kejadian secara sistematis dan akurat/mengenai sifat-sifat populasi atau daerah tertentu. Dalam penelitian deskriptif cenderung tidak perlu mencari atau menerangkan saling berhubungan dan menguji hipotesis.

Dalam penelitian ini penulis ingin memfokuskan pembahasan hanya mengenai proses penataan sistem kearsipan dalam meningkatkan Efektivitas kerja karwawan .

3.2 Lokasi Penelitian

Adapun lokasi penelitian ini dilakukan di Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi.

Alamat : Jln. RSU No.1 Sidikalang Telp. (0622)23762

3.3 Informan Penelitian

Penelitian kualitatif tidak dimaksudkan untuk membuat generalisasidari hasil penelitiannya. Oleh karena itu, pada penelitan kualitatif tidak dikenal adanya populasi dan sampel. Subjek peneliian yang telah tercermin dalam focus penelitian ditentukan secara segaja. Subjek penelitian ini menjadi informan yang

(48)

akan memberikan berbagai informasi yang diperlukan selama penelitian. Informan adalah seseorang yang benar-benar mengetahui suatu persoalan atau permasalahan tertentu yang darinya dapat diperoleh informasi yang jelas,akurat,dan dapat dipercaya baik berupa pernyataan,keterangan atau data-data yang dapat membantu dalam memehami persoalan atau permasalahan tersebut.

Menurut Bagong Suyanto (2005:172) menjelaskan bahwa ada tiga jenis informan dalam penelitian deskriptif kualitatif antara lain informan kunci yaitu informan yang mengetahui dan memiliki berbagai informasi pokok yang diperlukan dalam penelitian, informan utama yaitu informan yang terlibat langsung dalam interaksi sosial yang diteliti. Dan informan tambahan adalah informan yang tidak terlibat langsung namun mengetahui keadaan objek yang diteliti.

Berdasarkan pengertian diatas, maka penulis membagi informan menjadi dua bagian, yaitu :

1. Informan kunci adalah Kepala Bidang Catatan Sipil Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi.

2. Informan utama adalah Pegawai pengguna Arsip yang bekerja pada Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi.

3.4 Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini, untuk memperoleh data, informasi, atau keterangan-keterangan yang diperlukan penulis meggunakan metode atau teknik sebagai berikut :

(49)

Teknik pengumpulan data primer adalah pengumpulan data yang dilakukan secara langsung pada lokasi penelitian. Pengumpulan data primer dilakukan dengan:

a. Wawancara (Interview) yaitu, teknik pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan kepada orang yang berhubungan dengan objek penelitian.

b. Observasai yaitu, teknik pengumpulan data dengan memperhatikan secara keseluruham proses yang terjadi dilokasi penelitian.

2. Teknik pengumpulan data sekunder

Teknik pengumpulan data skunder adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui studi bahan-bahan kepustakaan yang perlu untuk mendukung data primer. Pengumpulan data skunder dapat dilakukan dengan instrumen sebagai berikut :

a. Studi Kepustakaan (Library research). Yaitu, pengumpulan data yang dilakukan dari buku-buku, karya ilmiah, pendapat ahli yang memiliki relevansi dengan masalah yang diteliti. b. Studi Dokumentasi (Documentary). Yaitu, pengumpulan data

yang diperoleh dengan menggunakan catatan-catatan tertulis yang ada di lokasi penelitian serta sumber-sumber lain yang menyangkut masalah diteliti dengan instansi yang terkait.

(50)

3.5 Teknik Analisis Data

Sesuai dengan metode penelitian, teknik analisis data yang digunakan penulis dalam penelitian ini menggunakan analisa data kualitatif. Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan saat pengumpulan data berlangsung dan setelah pengumpulan data dalam periode tertentu. Miles dan Huberman (Sugiyono, 2008:246) mengemukakan bahwa aktivitas dalam analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus-menerus sampai tuntas, hingga datanya sudah jenuh. Aktivitas dalam analisis data meliputi reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

(51)

BAB IV

DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN 4.1 GAMBARAN UMUM KABUPATEN DAIRI

Kabupaten Dairi merupakan salah satu kabupaten/kota yang ada di Sumaterta Utara dengan keadaan alam yang berbukit-bukit dan keadaan jalan yang sempit dan terjal. Kabupaten Dairi terdiri dari 15 kecamatan, 161 desa dan 8 kelurahan, diantara desa tersebut terdapat 96 desa yang terkategori desa tertinggal dimana jauh dari jangkauan pelayanan fasilitas umum seperti media baca dan lain-lain.

1. Kondisi Wilayah 1. Georafis

Kabupaten Dairi terletak di bagian barat daya kota Medan dengan luas wilayah 191.625 Ha. Secara astronomis terbentang antara 98000’ – 98030’ BT dan 2015’ -3’ LU. Topologi tanahnya sangat variatif, berbukit dan bergelombang yang berbatasan dengan :

Sebelah Utara : Kabupaten Aceh Tenggara , Provinsi NAD dan Kabupaten Karo

Sebelah Timur : Kabupaten Samosir Sebelah Selatan : Pak-pak Bharat

Sebelah Barat : Kabupateen Aceh Selatan Provinsi NAD 2. Topografi

Wilayah Kabupaten Dairi sebahagian besar merupakan dataran tinggi dengan variasi ketinggian rata-rata antara 700– 1.250 m diatas permukaan laut.

Iklim Tropis pada ketinggian kurang dari 500 m di atas permukaan laut, iklim sub Tropis pada daerah dengan ketinggian 400 – 1.360 m di atas

(52)

permukaan laut dan iklim dingin pada daerah ketingggian 1.000 m di atas permukaan laut.

3. Penduduk yang bermukim di wilayah Kabupaten Dairi sifatnya heterogen meliputi suku pak-pak, toba, karo, simalungun, mandailing dan sebagian kecil suku nias, minangkabau, cina, jawa, aceh dan lain-lain.

Berdasarkan keadaan alam dan topografi Kabupaten Dairi maka sektor pertanian merupakan potensi terbesar mendukung perekonomian masyarakat. Mata pencaharian penduduk mayoritas adalah bertani/berkebun, beternak ikan kolam, keramba maupun tambak, dan pengusaha ternak/unggas. Persentase terbesar merupakan rumah tangga tani pengguna lahan sebesar 99,86 persen dengan produksi jenis tanaman yaitu tanaman padi dan palawija, tanaman perkebunan rakyat dan hortikultura sebagai Sumber mata pencaharian penduduk yang utama.

2. Potensi Wilayah

Kabupaten Dairi memiliki berbagai potensi yang dapat dimanfaatkan seperti potensi lahan, potensi sungai seperti Lae Sibellin dan Lau Renun, potensi bahan tambang seperti pertambangan galian C dan bahan tambang emas, potensi industri, potensi danau dan potensi pariwisata.

4.2 Profil Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi.

4.2.1. Sejarah Singkat Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi.

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi,berdasarkan peraturan Daerah atau PERDA No 5 tahun 2008 tanggal 05 agustus 2008, dimana

(53)

tugas dari Kantor ini adalah melakukan Pendaftaran Penduduk serta Pencatatan Sipil.

Sebelum dibentuk menjadi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi sebelumnya Instansi ini adalah Badan Kependuduan dan Keluarga Berencana (BBKB), yang dibentuk berdasarkan Perda No. 20 Tahun 2006. Dan pada tanggal 29 September 2006 tugas dari instansi ini melaksanakan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil, Pelayanan KB, dan Pembinaan Keluarga.

Pada saat instansi ini menjadi Instansi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi yang tugasnya adalah untuk melaksanakan Pendaftaran Pendudukan dan Pencatatan sipil.

4.2.2 Visi dan Misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi

 Visi (Dinas)

Terwujudnya tertib administrasi kependudukan melalui pelayanan prima

 Misi (Dinas)

1. Meningkatkan kualitas sumber daya manisia (sdm);

2. Meningkatkan manajemen dinas kependudukan dan catatan sipil kabupaten dairi;

3. Meningkatkan pelayanan prima bagi masyarakat:

4. Meningkatkan kesadaran dan kemauan masyarakat untuk memiliki dokumen kependudukan berupa kartu tanda penduduk (ktp), kartu keluarga (kk) dan akta catatan sipil

4.2.3 Tugas Pokok dan Fungsi

 Tugas pokok (Dinas)

(54)

2. Update data kependudukan

3. Pelayanan publlik (penerbitan dokumen kependudukan dan catatan sipil)

4. Meningkatkan kesadaran masyarakat dalam kepemilikan dokumen kependudkan

 Fungsi (Dinas)

Penataan dan penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk,pencatatan sipil, pengolahan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.

4.3 Tugas Pokok

4.3.1 Tugas Pokok Kepala Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil

1. Kepala Dinas Mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintah daerah dalam bidang kependudukan dan pencatatan sipil serta tugas lain yang diberikan Bupati.

2. Sesuai dengan tugas pokok sebagai mana dimaksud pada ayat (1) uraian tugas Kepala Dinas sebagai berikut:

a. Menetapkan program, rencana kegiatan dan anggaran Dinas.

b. Menggordinasi dan mengawasi pelaksanaan tugas Sekretaris, Kepala Bidang dan Kelompok Jabatan Fungsional .

c. Menggordinasikan dan mengarahkan seluruh staff agar dpat melaksanakan tugas dengan baik.

(55)

d. Menetapkan kebijakan teknis dan operasional dalam rangka penyelenggaraan kegiatan bidang Kependudukan da pencatatan sipil.

e. Menyusun pedoman dan petunjuk teknis pelaksanakan kegiatan bidang Kependudukan dan catatan sipil.

f. Melaksanakan pembinaan teknis penyelenggara kegiatan bidang Kependudukan dan Catatan Sipil.

g. Memfasilitasi pelaksanaan pendaftaran penduduk, perencanaan dan pengembangan kependudukan dan pencatata sipil oleh pemerintah atasaan,institusi swasta maupun masyarakat.

h. Memproses pemberian/penerbitan izin dan pelayanan umum dibidang kkependudukan dan pencatatan sipil.

i. Melaksanakan pembinaan dan pengawasan terhadap penyelengaan kependudukan dan pencatatan sipil.

j. Mengoordinasikan tugas pembinaan dan pengawasan dengan instansi terkaitdi bidang kependudukan dan catata sipil.

k. Menyampaikan usul, pertimbangan, saran kepada Bupati menyangkut kebutuhan personil,anggaran dan asset di lingkungan Dinas.

l. Melaksanakan pembinaan atas pegelolaan urusan ketatausahaan Dinas.

m. Memberikan petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tertulis.

(56)

n. Menetapkan dan menerbitkan DP-3 untuk kelancaran dan disiplin kerja karyawan .

o. Menerbitkan Kenaikan gaji Berkala (KGB) dan Cuti meliputi : Cuti Tahunan, Cuti Sakit, Cuti Bersali, dan Cuti Karena AlasanPenting di Lingkungan Dinas.

p. Menyampaikan usul, pertimbangan, saran dan pendapat kepada Bupati terhadap pelaksana

q. Melaporkan dan bertanggung jawab atas seluruh pelaksaan tugas kepada Bupati meliputi Sekretaris Daerah.

r. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan, sesuai dengan tugas dan fungsinya.

4. 3.2 Tugas Sekretaris

1. Sekretaris mempunyai tugas pokok menggordinasi penyusunaan program,kegiatan, anggaran dan pelaporan serta memberikan pelayanan administrative kepada semua unsure di lingkungan Dinas.

2. Sesuai dengan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),uraian tugs Sekretaris sebagai berikut:

a. Menyusun program, rencana kegiatan dan anggaran Sekretaris Dinas. b. Mengoordinasikan penyusunan program,rencana kegiatan dan anggran

Dinas.

c. Mengoordinasikan dan mengawasi pelaksaan tugas Sub Bagian.

d. Menyusun program teknis bidang ketatausahaan, meliputi kepegawaain, keuangan perlengkapan rumah tangga, surat-menyurat,

(57)

kearsipan, documentasi,keprotokolan dan administrasi lainya dilingkungan Dinas.

e. Mengoordinasikan penyusunan rencana strategis (Renstra) Dinas, Laporan akuntabilitas kinerja Instansi Pemerintah(LAKIP) Dinas, Rencana Peraturan Daerah,konsep Peraturan Bupati/Keputusan Bupati dan konsep Surat Keputusan Kepala Dinas serta peraturan lainya yang berkaitan dengan penyelenggaraan bidang Kependudukan dan catatan sipil.

f. Mengelolainventaris Dinas, meliputi : perencanaan, pengadaan, penggunaan , pemeliharaan,penyimpanaan dan pengawasaan termasuk pengelolaan pebekalan.

g. Mengoordinasikan pelaksanan ketatausahaan Dinas meliputi: pengelolaan administrasi kepengawaian,perlengkapan,rumah tangga,surat-menyurat,kearsiapan,documentasi, keprotikolan dan urusan rumah tangga lainya.

h. Mengoordinasikan pelaksaan penatausahaan keuangan Dinas, meliputi : pengelolaan administrasi anggraran, perbendaharaan, pembukuan dan verifikasi serta pertanggung jawaban Keuangan.

i. Mengoordinasikan dan mengendalikan penerbitansurat perintah (SP) dan Surat Perintah Perjalanaan Dinas (SPPD) di Lingkungan Dinas. j. Mengendalikan dan mengawasi penggunaan Stempel pada Dinas.

k. melegalisir pengadaan Naskah-naskah document yang berkaitan dengan penyelenggaraan pelayanaan umum bidang kependudukan dan catatan sipil.

(58)

l. Mengoordinasikan pelaksaan pendataan atas invaentaris Dinas.

m. Mengoordinasikan penyusunaaan bahan usulan penghapusan barang barang di Lingkungan Dinas.

n. Melaksanakan pembinaan terhadappengawai di lingkungan Dinas. o. Memberikan usulan, pertimbangan, saran pendapat kepada Kepala

Dinas tentang kebijakan serta langkah-langkah yang perlu diambil. p. Mengoordinasikan penganalisaan dan evaluasi pencapaian kinerja

Dinas.

q. Menyusun laporaan Dinas yang dikoordinasikan dengan bidang-bidang pada dinas.

r. Memberikan petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tulisan.

s. Menetapan dan menerbitkan DP-3 untuk kelancaraan dan disiplin kerja bawahan.

t. Melaksanakan administrasi dan tata usaha lainya.

u. Melaporkan seluruh pelaksanaan pelaksaan tugas kepada kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.

v. Melaksanakan tugas-tugas lain yang dibrikan oleh atasan, sesuai dengan tugas dan fungsinya.

4.3.3 Tugas Kepala Sub Bagian Umum

1. Kepala Sub Bagian Umum Mempunyai tugas pokok melaksanakan penyiapan bahan-bahan penyusunaan perumusan kebijakan tenis, kegiatan

(59)

serta fasilitasi pelaksanaan pengelolaan administrasi perlengkapan, ketatausahaan, kepegawaian dan Urusan rumah tangga Dinas.

2. Sesuai dengan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), uraian tugas Kepala Sub Bagian Umum sebagai Berikut:

a. Menyusun program, rencana kegiatan dan anggraan Sub Bagian Umum. b. Mengoordinasikan dan pengawasaan pelaksanaan tugas staf pada bagian

Umum

c. Menyusun rencana kebutuhan dan pengadaan perlengkapan, peralatan serta inventaris Dinas sesuai ketentuan yang berlaku.

d. Menyiapkan bahan-bahan penyusunaan rancangan peraturan Daerah, konsep Peraturan Bupati / Keputusaan peraturan Bupati/ keputusan Bupatidan Kosep Keputusan Kepala Dinas serta peraturan lainya yang berkaitan dengan bidang Kependudukan dan Catatan Sipil.

e. Menyiapkan administrasi kepegawaian, meliputi : usul kebutuhan Formasi, Mutasi/penempatan Staff, Pembinaan, Kesejateraan, asal usul kenaikan Pangkat, kenaikan gaji berkala(KGB), usul pensiun dan Registrasi kepegawaian sesuai ketentuan yang berlaku.

f. Menyimpan dan memelihara administrasi kepegawaian PNS pada Dinas. g. Melaksanakan Urusan rumah tangga Dinas, meliputi: kebersihan,

keamanaan. Ketertibaan, dan keindahan Lingkungan Dinas.

h. Menghimpun data dan Usul Kebutuhan personil dari masing-masing Bidang/satuan organisasi dilingkungan Dinas.

i. Melaksanakan Urusaan Ketata Usahaan, ketatalaksanaan dan rumah tangga Dinas.

(1)

pengetikan/pencetakan kutipan akta (sebagai lembar paraf sekaligus salah satu pertinggal/arsip ), Lembar foto copy diparaf oleh Kepala Seksi Pelayanan Pencatatan Sipil dan Kepala Bidang Catatan Sipil untuk diajukan penandatanganannya oleh Kepala Dinas, Setelah di tanda tangani oleh Kepala Dinas maka dokumen tersebut diberiakan kepada bidang pelayanan catatan sipil fotocopyan dari dokumen/akta tersebut dijadikan Arsip sebagai pertinggal yang telah melakukan pengurusan Akta.

b. Penyimpan Arsip

Penyimpanan Arsip pada Bidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi dilakukan secara Elektronik disimpan di computer dengan mengunakan Database dari Program Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Proses penyimpanan dimulai Operator meng Input ( entri) data Kependudukan kedalam sistem dan data tersebut disimpan dan keluar hasinya (output) di print.

Dan Penyimpanan secara Manual : Seluruh berkas-berkas peryaratan ( untuk setiap satu jenis berkas permohonan disatukan/dibundel ) beserta Lembar foto copy Kutipan Akta Catatan Sipil/dokumen yang telah diparaf oleh Kepala Seksi Pelayanan Pencatatan Sipil dan/atau Kepala Bidang Catatan Sipil serta ditandatangani Asli bukan scan atau tanda-tangan stempel) oleh Kepala Dinas dan Setiap berkas permohonan/satu bundel beserta Lembar foto copy Kutipan Akta Catatan Sipil dimasukkan kedalam setiap Lembaran Buku Register Pencatatan Sipil ( sesuai Jenis Akta) berdasarkan nomor urut penerbitan akta atau tanggal/bulan/tahun penerbitan-pen cetakan Akta;

(2)

c. Penemuan Kembali Arsip

Penemuan Kembali Arsip yang dibutuhkan sangatlah cepat dimana waktu yang dibutuhkan sangatlah cepat karena di Komputer jadi tinggal memasukkan Nama, NIK, tanggal terbitnya Akta maka dapat Langsung ditemukan.

d. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan Arsip juga dilakukan pemeliharaan untuk menjaga agar Arsip Kependudukan dan Catatan Sipil tidak rusak.

2. Faktor-Faktor Yang mempengaruhi sistem kearsipan a. Sumber daya manusia

Sumber Daya Manusia dalam melaksanakan sistem Kearsipan Yang ada di Bidang Catatan Sipil Atau pun Bidang yang Lain di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil belum mempunyai pemahaman Khusus tentang bagaimana Sistem Kearsipan yang Baik dan Benar, mereka hanya belajar sendiri.

b. Sarana Dan Prasarana

Sarana dan Prasarana yang ada di dinas Kependudukan Masih Kurang melihat Arsip yang terus menerus Bertambah didinas ini.

c. Pembiayaan

Pembiayaan dalam pengangaran untuk sarana dan Prasaran berassal dari APBD.

3. Secara Keseluruhan Sistem penataan Arsip yang dilakukan pada Bidang Pencatatan Sipil sudah memenuhi cirri Sistem Kearsipan yaitu mudah dilakukan,mudah dimengerti,murah/ekonomis,tidak memakan

(3)

tempat,mudah dicapai cocok bagi organisasi dan fleksibel, dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip .

6.2 Saran

1. Perlu dibentuk suatu bagian Kearsipan mengingat, tidak adanya suatu unit kearsipan Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil agar Arsip yang ada lebih tertata dengan rapi.

2. Sebaiknya dilakukan pendidikan dan pelatihan bagi pengawai supaya pengawai mempunyai skill khusus tentang sistem Penataan Arsip yang baik dan benar sehingga tujuan dari organisasi tercapai.

3. Perlu perhatian khusus tentang penambahan sarana dan prasarana mengingat sarana dan prasarana masih kurang hal ini sangat berpengaruh dalam penataan arsip yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi.

(4)

DAFTAR PUSTAKA

SumberBuku :

Amsyah, Zulkifli. 1996. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. GramediaPustakaUtama

Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta : RinekeCipta

Atmosudirdjo, S. Prajudi. 1990. Dasar-dasar administrasi Negara. Jakarta : Ghalia Indonesia

Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. BumiAksara

Gie, Liang The. 2007. AdministrasiPerkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Haryadi, Hendi. 2009. AdministrasiPerkantoranUntukManegerdan Staff. Jakarta

Selatan : Visimedia.

Martono. 1997. Arsip Korespondensi Penciptaan dan Penyimpanan. Jakarta : PustakaSinarharapan

Maulana, M.N. 1979. Administrasi Kearsipan. Jakarta : BhataraKaryaAksara Moekijat. 2003. AdministrasiPerkantoran. Bandung : CV. MandarMaju

Mulyono, Sularso. 2003. Manajemen Kearsipan. Semarang : UNNES

Sedarmayanti. 1992. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Bandung : MandarMaju

Sedarmayanti. 2003. Tata kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : MandarMaju

(5)

Sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sektretaris. Bandung : MandarMaju

Singarimbun, Masri&EfendiSofian. 1998. Metode Penelitian Survai. Jakarta: LP3ES

Sugiyono. 2008. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung : Alfabeta

Sukoco, MunirBadri. 2006. Manajemen Administarsi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga.

Sulistyo, Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Sutarto. 1980. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: GadjaMada University Press.

Suyanto, Baong. 2005. Metode Penelitian social berbagai Alternatif Pendekatan. Jakarta : Prenada

Wursanto, Ignatius. 2001. Kearsipan Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Zuriah, N. 2006.Metodologi Penelitian Sosial dan Pendidikan : Teori-Aplikasi. Jakarta: BumiAkasara

SumberUndang-Undang:

Undang-UndangNomor 43 tahun 2009

SumberInternet :

(6)

Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi

Sistem

Kerja

m Penata

Pegawa

an Arsip

ai Pada D

Sipil

p Dalam

Dinas Ke

Kabupa

m Mening

ependud

aten Dai

gkatkan

dukan Da

ri

Efektivi

an Catat

itas

tan

KATA PENGANTAR

ABSTRAK

ABSTRAK

DAFTAR PUSTAKA

Parts

Dokumen yang terkait

Sistem Penataan Arsip In-Aktif Akta Perkawinan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

Pengaruh Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai ( Studi pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Utara

Pengaruh Sistem Komputerisasi Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Mandailing Natal

Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (Siak) Dalam Peningkatan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan Provinsi Sumatera Utara

Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi

Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi

Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi

Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi

Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi Chapter III VI

Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi

Dukungan

Links

Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi

Sistem

Kerja

m Penata

Pegawa

an Arsip

ai Pada D

Sipil

p Dalam

Dinas Ke

Kabupa

m Mening

ependud

aten Dai

gkatkan

dukan Da

ri

Efektivi

an Catat

itas

tan

KATA PENGANTAR

ABSTRAK

ABSTRAK

DAFTAR PUSTAKA

Parts

Dokumen yang terkait

Sistem Penataan Arsip In-Aktif Akta Perkawinan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

Pengaruh Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai ( Studi pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Utara

Pengaruh Sistem Komputerisasi Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan, Catatan Sipil, Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Mandailing Natal

Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (Siak) Dalam Peningkatan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan Provinsi Sumatera Utara

Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi

Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi

Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi

Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi

Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi Chapter III VI

Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi

Dokumen yang Anda mencari sudah siap untuk unduhkan