Pengendalian Internal Upah dan Gaji pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

1   

TUGAS AKHIR

PENGENDALIAN INTERNAL UPAH DAN GAJI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN

CATATAN SIPIL KOTAMEDAN

Oleh :

FAUZIYAH HASANAH 112102093

PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2014

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : FAUZIYAH HASANAH

NIM : 112102093

JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : PENGENDALIAN INTERNAL UPAH

DAN GAJI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

Tanggal : Juli 2014 Dosen Pembimbing Tugas Akhir

Drs. Rasdianto, M.Si, Ak, NIP. 19550908 198103 1 005

Tanggal : Juli 2014 Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi

Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA NIP . 19511114 198203 1 002

Tanggal : Juli 2014 Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA NIP. 19560407 198002 1 001

3   

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : FAUZIYAH HASANAH

NIM : 112102093

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : PENGENDALIAN INTERNAL UPAH DAN

GAJI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

Medan, 2014

FAUZIYAH HASANAH

kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat sesuai dengan waktu yang direncanakan. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka penulis menyusun tugas akhir ini dengan judul “Pengendalian Internal upah dan Gaji pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan”.

Dalam penulisan tugas akhir penulis banyak mendapatkan bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, baik dukungan moril maupun materil. Untuk itu dari lubuk hati yang paling dalam, penulis menghaturkan rasa hormat dan ucapan terima kasih atas bantuan dan bimbingan yang tiada terkira nilainya, kepada semua pihak yang terlibat.

1. Bapak Dr.Azhar Maksum,M.Ec, Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi,

Universitas Sumatera Utara beserta seluruh Dosen dan Staf pengajar yang telah mencurahkan perhatian dan membekali ilmu serta berbagi pengalaman kepada penulis selama masa perkuliahan.

2. Bapak Rustam,M.Si,Ak,CA Selaku Ketua Program Studi Diploma III

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Rasdianto, M.si, Ak selaku Dosen Pembimbing penulis yang yang

ii   

4. dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini

dapat terselesaikan dengan baik.

5. Seluruh staff dan pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota medan

yang telah banyak membantu dalam mengumpulkan data sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik

6. Ayahanda Zaifuddin dan ibunda Almh.Siti Umamah Lbs, juga Kepada ibunda

Hj. Nurmawati, SH yang telah menjadi penyambung kasih sayang kepada penulis, penulis mengucapkan ribuan terima kasih. Kasih sayang kalian tidak akan pernah terganti. Semoga penulis dapat menjadi anak yang membanggakan. Tanpa kalian penulis bukan apa apa.

7. Terimakasih kepada seluruh keluarga yang telah memberikan dukungan baik

moril maupun materil. Kepada paman Johanar, S.kom, udak Amir Syam Nst, ujing Dr. Umi Kalsum Lbs, adik Khairunisa dan Jihan Nadirah dan seluruh keluarga yang tidak dapat penulis tuliskan satu per satu. Penulis mengucapkan banyak terima kasih.

8. Kepada seluruh teman teman group B terkhusus kepada Desy Maya Sari,

Syarifah Ainy Rambe, Trisna Handayani, Poppy rut, Pani Naibaho, Nurul sakinah, Dini Novita, dan Marlina Ivanaly. Semoga ini awal dari kesuksesan kita. Amin.

Hanya skripsi minor ini yang penulis persembahkan sebagai awal dari keberhasilan penulis di masa mendatang, Amin. Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan tugas akhir ini di masa yang akan datang.

Medan, Juni 2014

Penulis

iv   

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

1. Tujuan Penelitian ... 3

2. Manfaat Penelitian ... 4

D. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal survei/observasi ... 4

2. Rencana Isi ... 5

BAB II : DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL ... 7

A. Sejarah Ringkas ... 7

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Job description ... 10

D. Jaringan Usaha/kegiatan ... 21

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA

MEDAN ... 24

A. Pengertian Upah dan gaji ... 24

B. Unsur-unsur upah dan gaji ... 26

C. Prosedur Pencatatan Upah dan Gaji ... 27

D. Pengawasan internal upah dan gaji ... 29

E. Prosedur perhitungan gaji dan upah ... 35

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN ... 39

A. Kesimpulan ... 39

B. Saran ... 40

vi   

DAFTAR TABEL

Halaman 1.1 Jadwal Penelitian ... 5 3.3 Contoh slip gaji pegawai ... 38

1   

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG MASALAH

Tenaga kerja merupakan titik penting dalam perusahaan karena tenaga kerja adalah penggerak utama yang menjalankan kebijakan perusahaan termasuk didalamnya mengambil keputusan, memberikan jasa yang baik kepada pelanggan dan masyarakat, hal ini berarti faktor tenaga kerja merupakan masalah yang kompleks sehingga diperlukan usaha untuk memelihara dan mengembangkannya agar dapat bekerja sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Suatu perusahaan dapat dikatakan baik apabila tenaga kerja didalamnya memiliki kompetensi serta profesional dalam menjalankan tugas yang dilimpahkan kepadanya.

Dalam rotasi dunia kerja di Indonesia pada saat ini sedikit banyaknya telah berpengaruh terhadap iklim ketenaga-kerjaan. Saat ini dalam dunia bisnis, para tenaga kerja dituntut untuk lebih giat dan teliti serta memiliki keahlian dalam bidang yang mereka jalani. Berbicara mengenai tenaga kerja maka tidak lepas dari masalah gaji dan upah karena gaji dan upah merupakan pembayaran perusahaan kepada tenaga kerja sebagai imbalan atas jasa yang telah diberikan. Gaji dan upah juga merupakan kewajiban bagi perusahaan kepada staff dan para pegawainya. Tanpa adanya gaji dan upah maka tenaga kerja tidak akan bekerja sesuai harapan perusahaan

Jika tenaga kerja merasa bahwa perusahaan tidak cukup bijaksana dan tidak memperhatikan gaji dan upah mereka, maka mereka dapat mengadakan

kegiatan - kegiatan yang terkadang bertentangan dengan ketentuan-ketentuan perusahaan dan dapat merugikan perusahaan sehingga operasional perusahaan terhalang misalnya, mogok kerja atau unjuk rasa, mengurangi kegiatan kerjanya, meminta berhenti kerja dan lain-lain.

Adanya penetapan tentang peraturan yang berhubungan dengan penggajian dari pemerintah akan membuat perusahaan/instansi akan lebih memperhatikan penentuan tarif gaji dan upah sehingga dapat menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan. Khususnya perusahaan yang mempunyai tenaga kerja dalam jumlah yang besar, maka pembayaran gaji di dalamnya harus di awasi. Walaupun demikian masih saja sering terjadi kecurangan – kecurangan dalam penetapan sampai pendistribusian gaji dan upah. Untuk mengatasi hal ini setiap perusahaan harus melakukan pengendalian internal gaji dan upah agar tercipta hubungan yang harmonis antara perusahaan/instansi dengan tenaga kerja.

Begitu juga halnya pada Dinas Kependudukan dan Ctatan Sipil Kota Medan menginginkan setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan dapat memberikan hal yang terbaik dan merasa nyaman selama berada ditempat kerja. Banyaknya tenaga kerja yang digunakan maka biaya gaji dan upah merupakan salah satu unsur utama dari pengeluaran yang dapat menyebabkan banyak resiko kemungkinan terjadinya kecurangan. Bagian keuangan merupakan bagian yang sangat rawan terhadap penyelewengan terutama dalam hal pengeluaran kas seperti pembayaran gaji dan upah ini.

3   

dengan sengaja jumlah penghasilan pegawai dengan menambah jumlah jam kerja, sengaja tidak mencatat pengurangan atas gaji, dan tetap mencantumkan nama mantan pegawai dalam daftar gaji, hal ini bisa saja membuat mereka merasa kesulitan dalam mengadakan pengawasan atas gaji kepada para staff pegawai. Mengingat masalah gaji dan upah merupakan masalah yang sensitif, maka perlu mengembangkan suatu pengendalian bagi penggajian dan upah untuk para pegawai.

Maka dari itu penulis tertarik membuat tugas akhir ini dengan judul “Pengendalian Internal Gaji Dan Upah pada Dinas Pendudukan dan Ctatan Sipil Kota Medan ”.

B . RUMUSAN MASALAH

Pengendalian internal gaji dan upah sangatlah penting dilakukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap penetapan sampai perindistribusian gaji yang dapat merugikan tenaga kerja atau instansi itu sendiri. Dengan adanya pengawasan yang tegas dan objektif, diharapkan dapat mendorong seluruh staff untuk semakin produktif lagi dan bertindak jujur terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Berdasarkan hal tersebut di atas maka panulis mencoba untuk membahas permasalahan “Apakah Pengendalian Gaji dan Upah yang Diterapkan Dinas Kependudukan dan Catatan sipil Kota Medan telah berjalan efektif dan efisien?”.

C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN 1. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan Pengendalian Internal

Upah dan Gaji yang dilakukan oleh DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

b. Untuk dapat mengetahui apakah Pengendalian Internal Upah dan

Gaji pada DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN apakah sudah berjalan efektif dan efisien

2. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Sebagai bahan masukan agar dapat tercipta “ Pengendalian Internal

upah dan gaji ” yang baik pada masa yang akan datang sehingga perusahaan menjadi lebih baik.

b. Sebagai pengembangan ilmu pengetahuan bagi penulis untuk

membandingkan teori-teori yang dipelajari selama perkuliahan dengan masalah yang dihadapi langsung oleh perusahaan.

c. Sebagai bahan informasi dan referensi bagi penulis – penulis berikutnya

khusunya pada topik yang sama untuk meneyempurnakan penelitiannya lebih baik pada masa yang akan datang.

D. RENCANA PENULISAN 1. Jadwal Penelitian

Pelaksanaan dilaksanaan di Dinas Kedinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

5   

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

Kegiatan

Juni 2014

Juli 2014

II III IV I II III

1 Pengesahan Tugas Akhir

2 Pengajuan Judul

3 Permohonan Izin Riset

4 Penunjukan Dosen Pembimbing

5 Pengumpulan Data

6 Penyusunan Tugas Akhir

7 Bimbingan Tugas Akhir

8 Penyelesaian Tugas Akhir

2. Rencana Isi

Untuk mempermudah penulisan tugas akhir ini, Penulis membuat sistematika

pembahasan dalam 4 (empat) bab, dimana setiap bab saling bersangkutan ke

bab selanjutnya. Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah :

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab I ini, penulis akan menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, rencana penulisan yang terdiri dari jadwal penelitian dan rencana isi.

BAB II : DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL

Pada bab II ini, penulis akan menguraikan tentang sejarah ringkas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan , struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja terkini, dan rencana usaha/kegiatan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.

BAB III : PENGENDALIAN INTERNAL UPAH DAN GAJI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

Pada bab III ini, penulis akan menguraikan tentang pengertian Upah dan gaji, Unsur-unsur Upah dan Gaji, Prosedur Pencatatan Upah dan Gaji, Pengendalian Internal Upah dan Gaji, Serta Perhitungan Upah dan Gaji pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab IV ini merupakan bab terakhir dari penulisan Tugas Akhir ini, dimana bab IV ini berisi kesimpulan dari penelitian yang dilakukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dan saran yang saling berhubungan dengan kesimpulan penelitian yang mungkin bermanfaat bagi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

7   

BAB II

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

A. Sejarah singkat Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan merupakan instansi yang sebelumnya dikenal sebagai Kantor Catatan Sipil Kota Medan. Tugas utamanya adalah melaksanakan Catatan Sipil. Pencatatan Sipil sendiri merupakan suatu upaya hukum pencatatan kelahiran, perkawinan , Status anak dan kematian.

Sebagai hasil absorbsi dari masa pemerintahan kolonial Belanda, pada awalnya pelaksanaan catatan sipil oleh pemerintah Indonesia bersifat pluralis. Artinya catatan sipil dilaksanakan dengan penggolongan-penggolongan warga Negara Indonesia berdasarkan pasal 131 dan 163 Indische Satatregeling dengan ketentuan:

1. Untuk orang Eropa digunakan Reglament pencatatan sipil Eropa

Staatblad 1849

2. Untuk perkawinan campuran ditetapkan penetapan Raja tanggal 29

Desember 1896 No.158

3. Untuk Tionghoa digunakan Statblad 1917

4. Untuk orang Indonesia digunakan Staatblad 1920, dan bagi orang

Indonesia Kristiani, Jawa, Madura, Ambon, Staatblad digunakan 1933

berdasrkan Instruksi Presidium Kebinet No.31/u/IN/122/1966 yang mengatur bahwa warga Negara dibedakan atas Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA).

Sejalan dengan perkembangan tugas Kantor Catatan Sipil, terjadi pula perkembangan hukum individu. Diantaranya berkaitan dengan pelaksanaan perkawinan sesuai dengan UU No.1 Tahun 1974 tentang perkawinan yang kemudian dilaksanakan berdasarkan Peraturan Pemerintah No . 9 Tahun 1975.

Sementara itu, berkaitan dengan peraturan dan peningkatan Pembina penyelenggaraan catatan sipil lahirlah Kepres No.12/1983 dan Keputusan Mandagri No.54/1983 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Catatan Sipil Kabupaten Kotamadya. Tugas lain yang dijalankan oleh Kantor Catatan Sipil berikutnya adalah administrasi kependudukan yang dilaksanakan berdasarkan.

1. Keputusan Presiden No. 52 Tahun 1977 tentang pendaftaran penduduk.

2. Keputusan Mentri Dalam Negri No.2A/1995 tentang Prosedur dan Tata

Cara Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk;

3. Keputusan Mentri Dalam Negeri No.150/1998 tentang Pedoman

Organisasi dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk;

4. Peraturan Daerah No.1/1998 tentang Penyelenggaraan Penduduk dalam

Rangka Kotamadya Tingga II Medan;

5. Keputusan Walikota Medan No.474/1273/SK/1998 tentang Peraturan

9   

6. Menyusul Undang-undang No.22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan

Daerah dan diubah dengan Undang-undang No.32 Tahun 2004 tentang Perintahan Daerah .

Maka berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No.4 Tahun 2001, Keputusan Walikota Medan No.24 Tahun 2001, Kantor Catatan Sipil mengalami perubahan dan perlusasan tugas menjadi Dinas Kependudukan. Dengan demikian, disamping masih melaksankan tugas-tugas pencatatan Sipil, Dinas Kependudukan juga melaksanakan tugas-tugas kenpendudukan lainya.

Selanjutnya berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No.03 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi di Lingkungan Pemerintahan Kota Medan Dinas Kependudukan Kota Medan Berubah Menjadi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

.

B. Struktur Organisasi

Sebagaimana diatur dalam Keputusan Walikota Medan No.03 Tahun 2009, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan merupakan unsur penunjang Pemerintah Kota Medan yang dipimpin oleh seoarang kepala Dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Adapun susunan organisasi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan adalah sebagai berikut:

Kepala Dinas

o Sub Bagian Umum;

o Sub Bagian Keuangan;

o Sub Bagian Penyusunan Program.

Bidang Kependudukan terdiri dari :

o Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan;

o Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk

o Seksi Mutasi Penduduk.

Bidang Catatan Sipil terditi dari :

o Seksi Kelahiran dan Kematian;

o Seksi Perkawinan dan Perceraian;

o Seksi Perubahan Data.

Bidang Data Kependudukan terdiri dari :

o Seksi Data Pendudukan;

o Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan;

o Seksi Penyuluhan

Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian

Kependudukan terdiri dari:

o Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan;

o Seksi Pengendalian Kependudukan.

Kelompok Jabatan Fungsional.

C. Job Description

Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang kependudukan dan catatan sipil berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Fungsi Dinas

11   

Kependudukan dan catatan Sipil Kota Medan sebagai berikut:

 Merumuskan kebijakan teknis dibidang kependudukan dan catatan sipil.

 Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dibidang

kependudukan dan catatan sipil.

 Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang kependudukan dan catatan

sipil.

 Mendokumentasikan hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil

 Menjamin kerahasian dan keamana data atas peristiwa kependudukan dan

peristiwa penting

 Melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikan

oleh penduduk dalam pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil

 Menyediakan data Agregat Kependudukan dan Catatan sipil

 Melaksanajan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.

Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai Keputusan Walikota Medan N0.03 Tahun 2009, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil memiliki susunan organisasi sebagai berikut. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Pemerintah Kota Medan sesuai dengan surat Keputusan Walikota Medan No.03 Tahun 2009 untuk masing-masing perangkat kerja, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan terdiri atas :

SEKRETARIAT

Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala

Dinas.Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan sebagian administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan lainnya. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut diatas, Sekretariat mempunyai fungsi:

 Menyusun rencana kegiatan kerja

 Mengelola urusan perlengkapan, kerumahtanggaan dan pengadaan

barang dinas

 Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat dan urusan umum

dinas

 Mengelola urusan administrasi keuangan serta rencana penyusunan

laporan keuangan Dinas

 Mengevaluasi dan melaporkan pelaksaan rencana program kerja dinas

 Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai

dengan bidang tugasnya. Sekretariat terdiri dari:

 Sub Bagian Umum

 Sub Bagian Keuangan

 Sub Bagian Penyusunan Program

Setiap Sub Bagian dipimpin oleh seoarang Kepala Sub Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris.

 Sub bagian Umum mempunyai tugas mengelola surta menyurat, surat

keterangan Bidang kependudukan dan catatan sipil, pengadaan barang dan perlengkapan kerumahtanggaan, mengelola administrasi dibidang

13   

kepegawaian serta urusan umum lainnya.

 Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas mengelola Administrasi

keuangan serta rencana penyusunan laporan keuangan.

 Sub bagian Penyusunan Program mempunyai tugas mengumpulan dan

menyiapkan bahan perumusan rencana dan program kerja dinas, menganalisa dan menyajikan data serta mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan rencana program kerja dinas.

BIDANG KEPENDUDUKAN

Bidang Kependudukan dipimpin oleh seoarang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.Bidang Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagai tugas dinas dibidang pelayanan dan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.Untuk melaksanakan tugasnya Bidang Kependudukan mempunyai fungsi:

 Menyusun rencana kegiatan kerja

 Registrasi Penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing

dan pemberian Nomor Induk Kependudukan(NIK)

 Melaksanakan kegiatan pendaftaran dan pencatatan adminstrasi

penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing

 Mengumpulkan dan mengelola bahan pelayanan pendaftaran penduduk

Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing

Penduduk (KTP)

 Mengelola pendaftaran dan pencatatan mutasi penduduk Warga Negara

Indonesia (WNI) dan Orang Asing

 Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai

dengan bidang tugasnya.

Bidang Kependudukan terdiri dari:

 Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan

 Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk

 Seksi Mutasi Penduduk

Setiap Seksi dipimpin oleh seoarang Kepla Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang.

 Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan mempunyai

tugas memverifikasi dan memvalidasi formulir bio data penduduk dan merekam data ke dalam database kependudukan untuk mendapatkan NIK.

 Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas memeriksa dan

meneliti/pindah datang, merekam data ke dalam data base kependudukan, menertibkan surat keterangan pindah/pindah datang antar kabupaten/kota dalam satu propinsi dan pindah/pindah datang antar propinsi

 Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk mempunyai tugas

memverifikasi dan memvalidasi data penduduk dan kelengkapan berkas persyaratan, merekam data kedalam database, menerbitkan KK dan KTP.

15   

BIDANG CATATAN SIPIL

Bidang Catatan Sipil dipimpin oleh seoarang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.Bidang Catatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang pelayanan pencatatan sipil penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang AsingUntuk melaksanakan tugas Bidang Catatan Sipil mempunyai fungsi:

Menyususn rencana kegiatan kerja

Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas

pencatatan,mengelola data serta penerbitkan Akta Kelahiran, Akta kematian, Akta Perkawinan, Akta Perceraian, Akta Pengakuan Anak.

Melaksanakan pendaftran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas

pencatatan, serta mencatat pengesahan dan pengangkatan anak, perubahan nama Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing

Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas

pencatatan, serta mengelola perubahan status kewarganegaraan

Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas

pencatatan, serta mencatat pembatalan perkawinan dan perceraian

Melaksanakan pencatatan peristiwa penting lainnya

Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai

Bidang Catatan Sipil terdiri dari:

Seksi Kelahiran dan Kematian

Seksi Perkawinan dan Perceraian

Seksi Perubahan Data

Setiap seksi dipimpin oleh seoarang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan

tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang

Catatan Sipil.

Seksi kelahiran dan Kematian mempunyai tugas menyiapkan bahan pencatatan, pendaftaran dan memeriksa meneliti berkas pencatatan serta mengelola data dan menerbitkan akta kelahiran dan akta kematian bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing

Seksi Perkawinan dan Perceraian mempunyai tugas menyiapkan bahan

pencatatan, pendaftaran dan memeriksa dan meneliti berkas pencatatan serta mengelola data dan menerbitkan akta perkawinan dan akta perceraian bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing

Seksi Perubahan Data mempunyai tugas mengumpulkan bahan dan data,

memeriksa dan meneliti berkas serta mengelola data dan menerbitkan Akta Pengakuan Anak, pendaftaran dan pencatatan pengesahan dan pengangkatan Anak, perubahan nama, perubahan status kewarganegaraan, menerbitkan salinan dan Akta Kutipan II dan seterusnya serta mencatat peristiwa penting lainnya bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.

17   

BIDANG DATA KEPENDUDUKAN

Bidang Data Kependudukan dipimpin oleh Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Data Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang Pengelolaan Data dan Laporan Penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA)Untuk melaksanakan tugas Bidang Data Kependudukan mempunyai fungsi:

 Menyusun rencana kegiatan kerja

 Menyimpan dan memelihara akurasi data kependudukan dan catatan sipil

dalam database kependudukan

 Menjaga kerahasian data Individu masyarakat

 Menyediakan Data Agregat Kependudukan dan Catatan Sipil sebagai

dasar pengolahan data Statistik dan laporan data Kependudukan

 Menyiapkan bahan dan data untuk pelaksanaan penyuluhan Admistrasi

Kependudukan dan Catatan sipil

 Memeriksa, mengesahkan dokumen yang telah dikeluarkan sebelum

diarsipkan serta mengelola dan menyimpan dokumen Kependudukan dan Catatan sipil

 Menyiapkan bahan dan data untuk kegiatan pelaksanaan

penyukuhan Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil WNI/Orang Asing

 Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai

dengan bidang tugasnya

 Seksi Data kependudukan

 Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan

 Seksi Penyuluhan

Setiap seksi dipimpin oleh seoarang kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Data kependudukan

 Seksi Data kependudukan mempunyai tugas, menyiapkan dan

memelihara akurasi data kependudukan dan catatan sipil dalam database kependudukan, menjaga kerahasian data individu masyarakat, menyediakan data agregat kependudukan dan catatan sipil sebagai dasar pengolahan bahan statistik dan laporan data kependudukan, menyiapkan bahan dan data untuk pelaksanaan penyuluhan administrasi kependudukan dan catatan sipil

 Seksi penyimpanan dokumen kependudukan mempunyai tugas

melaksanakan pemeriksaan, pengesahan dokumen berkas yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan serta mengelola dan menyimpan dokumen kependudukan dan catatan sipil

 Seksi penyuluhan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan data untuk

kegiatan pelaksanaan penyuluhan bidang kependudukan dan catatan sipil WNI/Orang Asing

BIDANG PENGELOLAAN INFORMASI ADMINISTRASI DAN PENGENDALIAN KEPENDUDUKAN

19   

kependudukan dipimpin oleh seoarang kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang pengelolaan informasi administrasi dan pengendalian kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang pengendalian dan pengawasan, serta penyuluhan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia(WNI )dan Warga Negara Asing (WNA). Untuk melaksanakan tugas Bidang Pengelolaan informasi Administrasi Pengendalian Penduduk mempunyai fungsi:

 Menyusun rencana kerja

 Pengolahan data dan menyusun grafik data statistik

 Memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil

melalui papan informasi mauoun secara lisan

 Pemeriksaan data dan dokumen yang telah dikeluarkan sebelum

diarsipkan

 Pengendalian,pemantauan,pengawasan dan penyelidikan terhadap

penyelenggaraan administrasi kependudukan dan catatan sipil

 Pengendalian ,pemantauan dan pengawasan mobilitas penduduk dan arus

komuter penduduk

 Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai

dengan bidang tugasnya.

Bidang pengelolaan informasi administrasi dan pengendalian kependudukan terdiri dari :

 Seksi pengendalian kependudukan

Setiap seksi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Pengendalian Kependudukan.

 Seksi pengelolaan informasi administrasi kependudukan mempunyai

tugas melaksanakan pengolahan data dan menyusun grafik data statistik serta memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil melalui papan informasi maupun secara lisan

 Seksi pengendalian penduduk mempunyai tugas melaksanakan

pemeriksaan data dan berkas yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan dan melaksanakan pengendalian,pemantauan,penyelidikan terhadap penyelenggaraan admistrasi kependudukan dan catatan sipil dan mobilitas penduduk serta arus komuter penduduk

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai dengan keahlian dan kebutuhan

 Kelompok jabatan fungsional dimaksud pada pasal tersebut diatas terdiri

dari sejumlah tenaga,dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam kelompok sesuai dengan keahliannya.

21   

 Setiap kelompok tersebut pada ayat 1 pasal ini dipimpin oleh seoarang

tenaga fungsional senior

 Jumlah jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini, ditentukan

berdasarkan kebutuhan daerah

 Jenis dan jenjang jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini, diatur

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

D. Jaringan Usaha / Kegiatan

Instansi pemerintah adalah sebuah kolektif dari unit organisasi pemerintah yang menjalankan fungsi dan tugasnya berdasarkan ketentuan yang berlaku. Begitu juga halnya pada dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota medan sebagai salah satu unsur penunjang pemerintah kota medan dimana kegiatan yang dilakukan adalah melaksanakan kegiatan tugas catatan sipil dan bidang kependudukan. Termasuk didalamnya Menyediakan data agregat Kependudukan dan akta-akta Catatan Sipil.

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yang berupaya Meningkatkan penyelenggaraan kegiatan Pendaftaran Penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA) serta penyelenggaraan pencatatan dan penerbitan akta-akta catatan sipil, memberikan pelayanan prima kepada masyarakat yang cepat, tepat dan mudah. Dengan demikian diharapkan dapat mewujudkan pelayanan prima kepada masyarakat dalam bidang administrasi kependudukan.

E. Kinerja Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yang terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan sipil adalah dengan membuat website tersendiri agar mempermudah masyarakat dalam memperoleh informasi, selain itu dinas kependudukan dan catatan sipil kota medan juga bekerjasama dengan dinas pendidikan dalam pembutan Kartu Tanda Penduduk bagi siswa dan bekerja sama dengan Departemen Agama dalam membuat akta Perkawinan. Disamping itu Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil juga telah memiliki beberapa mobil keliling , serta telah melakukan interaktif dengan masyarakat melaui radio.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan yang akan dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota medan adalah antara lain sebagai berikut :

23   

pengelolahan E-KTP, E-AKTA dan SIAK bagi pengelola sistem Kependuduka di kota medan

2. Pameran pembangunan Administrasi Kependudukaan Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

3. Peningkatan pelayanan publik dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota

Medan

A. Pengertian Upah dan Gaji

Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja para pegawai yaitu dengan memberi imbalan dalam bentuk uang atau barang. Balas jasa yang diterima dalam bentuk uang disebut sebagai gaji. Pembayaran gaji dan upah merupakan masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dengan pimpinan. Untuk itu dalam bab ini penulis mancoba membahas yang menjadi topik penelitian yaitu bagaimana pelaksanaan pengendalian internal gaji dan upah pegawai pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.

ada beberapa definisi menurut para ahli ekonomi mengenai gaji dan upah, antara lain :

Menurut Hadi Poerwono ( 2002:54) :

“ gaji merupakan pengganti jasa tenaga kerja dengan tugas yang sifatnya lebih konstan, sedangkan upah merupakan jumlah keseluruhan yang ditetapkan sebagai pengganti jasa yang telah dikeluarkan oleh tenaga massa atau syarat tertentu”.

Menurut Malthis dan Jakson (2002: 119,378)

“Gaji merupakan bayaran yang konsisten dari suatu periode ke periode lain dengan tidak memandang jam kerja. Sedangkan upah merupakan bayaran yang

25   

secara langsung dihitung berdasarkan jumlah jam kerja. Menurut Mulyadi (2001:377) :

“ gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, dan dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja atau jumlah suatu produk yang dihasilkan oleh karyawan”.

Menurut Michel Amstrong (1983:212) :

“ gaji merupakan bayaran pokok yang diterima oleh seseorang, tidak

termasuk unsur-unsur variable dan tunjangan lainnya. Menurut Niswonger, Warren, Reeve, Fess (1999:17) :

“ istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administrasi dan jasa yang lama, sedangkan upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik.

Dari pengertian upah dan gaji diatas penulis mencoba membandingkannya dengan pengertian upah dan gaji pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota medan.

Pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota medan, imbalan yang diberikan kepada pegawai terbagi menjadi dua yaitu gaji dan honorarium. gaji merupakan penghasilan yang diterima setiap bulannya yang diberikan oleh pemerintah kepada semua PNS baik staff maupun honor. Gaji ini tidak berpengaruh pada kinerja pegawai, artinya jumlah gaji yang diterima oleh

pegawai tergantung pada golongan. Sedangkan honorarium adalah penghasilan yang diterima yang bersumber dari APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah) yang ditetapkan oleh peraturan walikota (PERWAL). Honor ini tergantung pada apa yang dilakukan oleh staff pegawai, jadi apabila staff pegawai tersebut tidak mengikuti kegiatan diluar kegiatan operasional kantor maka ia tidak mendapatkan honorarium.

B. Unsur – unsur Upah dan Gaji

Karyawan adalah aset perusahaan, oleh karena itu harus diperhatikan sebaik-baiknya tenaga dan keahlian yang diberikan karyawan harus sesuai dengan imbalan atau penilaian. Perusahaan membeli jasa para karyawan maka dapat menjamin kesejahteraan dan kelangsunganhidup keluarganya dengan pemberian berupa gaji,upah dan tunjangan-tunjangan lainnya. Selain penting bagi karyawan, gaji dan upah penting pula bagi perusahaan karena merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk menghindari terjadinya penyelewengan.

Berikut ini merupakan unsur-unsur upah dan gaji pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota medan :

1. Gaji pokok adalah gaji yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang

diangkat dalam satu pangkat/ golongan ruang atau masa kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

2. Tunjangan istri/suami adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/

27   

berlaku,

3. Tunjangan anak adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS

yang mempunyai anak ( anak kandung, anak tiri, dan anak angkat ) yang belum berusia 21 tahun dan tidak atau belum pernah menikah dan tidak mempunyai penghasilan sendiri.

4. Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai

negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku,

5. Tunjangan jabatan struktural adalah tunjangan yang berdasarkan pada

sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya,

6. Tunjangan jabatan fungsional adalah tunjangan jabatan yang diberikan

kepada pegawai negeri sipil yang menjabat jabatan fungsional sebagaimana diatur dalam keputusan menteri yang membidangi pendayagunaan aparatur negara,

7. Tunjangan pajak penghasilan adalah tunjangan ini biasanya disubsidi

oleh pemerintah, tapi dimasukkan juga kedalam potongan,

8. Tunjangan beras adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada

pegawai negeri sipil dalam bentuk natura ( beras ) sebesar 10 kg per jiwa dalam bentuk natura ( uang ).

9. Lembur adalah upah yang dibayarkan karyawan yang melebihi jam

kerja biasa yang telah ditetapkan sebelumnya.

C. Prosedur Pencatatan Upah dan Gaji

Sistem penggajian yang baik pula. sistem penggajian yang baik adalah sistem penggajian yang terdiri dari jaringan prosedur yang saling berkaitan. Dimana prosedur memiliki fungsi masing-masing dan dilakukan oleh bagian-bagian yang berbeda di dalam perusahaan..

Menurut Mulyadi (2001) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur yaitu :

1. Prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur ini bertujuan untuk mencatat

waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik,

2. Prosedur pencatat waktu kerja, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi

karyawan di funsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gji karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji, dalm prosedur ini fungsi pembuatan

daftar gaji membuat daftar gaji karyawan.

4. Prosedur distribusi biaya gaji, dalam prosedur ini biaya tenaga kerja

didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati menfaat tenaga kerja.

5. prosedur pembayaran gaji, prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan

fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.

Menurut penulis Prosedur pencatatan gaji dan upah pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota medan tidak sesuai dengan teori yang

29   

ada. Karena pada dinas kependudukan , pencatatan gaji tidak dilakukan sendiri, melainkan pencatatan gaji dilakukan oleh kantor walikota medan karena pada dasarnya dinas kependudukan merupakan bagian dari pemko medan. Pada akhir bulan kantor walikota medan menginformasikan bahwasanya pencatatan gaji sudah selesai dilakukan.

Namun hal tersebut bukanlah hal yang salah mengingat perusahaan tersebut merupakan salah satu instansi pemerintah sehingga menggunakan sistem penggajian pemerintahan, sedangkan teori yang dikemukakan di atas merupakan prosedur umum yang digunakan dalam perusahaan swasta.

D. Pengawasan Internal Upah dan Gaji

Pengawasan internal upah dan gaji merupakan bagian dari sistem pengendalian internal dalam perusahaan. Pengawasan internal menurut penulis merupakan alat pengendalian yang sangat membantu manajemen dalam melaksanakan tugas. Sehingga mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu instansi.

Menurut Mulyadi (2001 : 163) tujuan pengawasan intern adalah menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhi kebijakan manajemen.

Menurut tujuan, sistem pengawasan intern tersebut dibagi menjadi dua macam yaitu pengawasan intern akuntansi dan pengawasan intern

administratif. Pengawasan intern akuntansi yang merupakan bagian dari sistem pengawasan intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengawasan intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasi terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhi kebijakan manajemen.

Pengawasan intern merupakan alat pengawasan yang sangat membantu manejemen dalam melaksnakan tugasnya., sehingga peranannya sangat penting dalam perusahaan. Suatu pengawasan intern dapat dikatakan baik apabila didalam perusahaan itu tidak seorang pun diberikan wewenang untuk melakukan transaksi dari awal hingga akhir tanpa adanya campur tangan orang lain. Didalam perusahaan harus terdapat pemisahan tugas yang jelas dan tanggung jawab serta pendelegasian wewenang.

Ada beberapa pengertian pengawasan intern menurut para ahli :

1. Menurut Mulyadi,(2001 ; 373)

“ Suatu proses yang dijalankan oleh dewan Komisaris, manejemen dan karyawan lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan berikut :

a. Laporan keluarga yang dapat diandalkan.

b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

c. Efektivitas dalam efisiensi perusahaan “

31   

perlu adanya suatu pengawasan intern yang didalamnya terdapat pemisahan tugas atau fungsi dimana kegiatan penerimaan pegawai, pencatatan jam kerja atau kehadiran dan penghitungan gaji tiap bulannya tidak boleh dikerjakan oleh satu orang saja. Hal ini digunakan untuk menghindari adanya tugas rangkap karyawan atau pegawai yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan.

Unsur-unsur pengawasan intern terdiri dari lingkungan perusahaan, sistem akuntansi dan prosedur penggajian. Ketiga unsur ini sangat besar pengaruhnya bagi manejemen. Lingkungan perusahaan yang sehat akan membantu pihak manejemen dalam menjalankan tugasnya sehingga suatu sistem akuntansi pada perusahaan akan berjalan dengan efektif. Dan prosedur penggajian yang telah dibuat oleh perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan baik. Sehingga akan tercipta suatu sistem kerja yang penuh tanggung jawab dan rasa kepercayaan.

Dari hasil pengamatan penulis pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan melihat bahwa perusahaan telah menjalankan pengawasan intern dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari :

1. Pembayaran gaji para pegawai dibayarkan dengan uang tunai.

Setiap transaksi pembayaran gaji pada terjadi pada awal bulan. Para pegawai memperoleh pembayaran gaji mereka secara tunai tanpa perlu melakukan penukaran ke bank. Jadi jika gaji yang diterima oleh karyawan ada yang tidak sesuai maka dapat langsung dilaporkan pada sub bagian kepegawaian.

2. Pada saat penerimaan gaji ada beberapa ketentuan yang harus dipenuhi pegawai.

Setiap pegawai harus menunjukkan tanda identitas pengenal atau suatu bukti yang menyatakan bahwa pihak tersebut adalah pegawai dari Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan. Dan setiap pegawai harus membubuhkan tanda tangan sebelum gaji tersebut diterima. Hal ini dimaksudkan agar semua gaji yang dibayarkan telah sampai pada orang yang tepat.

3. Adanya hubungan komunikasi yang baik antara Kepala Dinas dan para

pegawai lannya.

Hal tersebut terlihat ketika para pegawai berbicara atau menyampaikan sarannya kepada pimpinan. Mereka tidak mersa canggung atau takut sehingga terlihat adanya suatu hubungan keluarga yang baik.

4. Pengawasan internal dengan mempergunakan finger print dan absen

manual.

Untuk pengawasan internal dalam pencairan uang makan pegawai, dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota medan juga mempunyai pengawasan internal. Adapun pengawasan yang dilakukan adalah dengan menggunakan finger print dan absen manual. Sehingga dapat diketahui daftar absen pegawai dengan benar.

Untuk mencapai tujuan pengawasan intern, maka pihak manajemen perusahaan perlu merancang dan menerapkan unsur-unsur pengawasan

33   

intern sebagai berikut (Mulyadi, 2001:164):

1. struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas,

2. sistem wewenang dan prosedur pencacatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekeyaan, utang, pendapatan dan biaya,

3. praktek yang sehat harus dijalankan didalam melaksanakan tugas dalam

fungsi setiap unit organisasi,

4. karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Struktur Organisasi Yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas.

Struktur organisasi merupakan keranka pembagian tanggung jawab pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibenduk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini berdasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut: harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk penyimpanan aktiva perusahaan, suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Perlindungan Yang Cukup Terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan dan Biaya

Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam perusahaan merupakan alat bagi manajemen mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data akuntansi yang tepat. Klasifikasi data akuntansi dapat dilakukan dalam rekening buku besar. Menurut AICPA susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut: membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan lain dengan ekonomis, meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti harta milik, utang, pendapatan, harga pokok dan biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen di dalam melakukan operasi, menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat di dalam setiap rekening, memberi batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, pendapatan dan biaya.

Praktek Yang Sehat Harus Dijalankan Didalam Melaksanakan Tugas Dalam Fungsi Setiap Unit Organisasi

Adapun cara-cara umum yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah: menggunakan formulir bernomor urut cetak yang pemakiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, pemeriksaan mendadak, setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya, keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak, pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas

35   

unsur-unsur sistem pengawasan intern.

Karyawan Yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggung Jawab

Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengawasan intern. Apabila sudah disusun stuktur organisasi yang tepat, prosedur-prosedur yang baik tapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yang diminta, bisa dipastikan bahwa sistem pengawasan intern tidak akan berhasil dengan baik. Dalam memilih pegawai yang cakap dapat ditempuh dengan cara: seleksi calon karyawan yang sesuai dengan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya, yang dilakukan dengan mengadakan analisa jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut, pengembangan pendidikan karyawan selam menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan jabatannya.

E. Prosedur Perhitungan Upah dan gaji

Istilah internal control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai control intern atau sering juga di tulis sebagai pengawasan intern atau pengendalian intern. Secara umum pengendalian intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam perusahaan. Sebelum menulis lebih lanjut penulis akan memberikan beberapa pengertian dari pengawasan intern.

Hermanto (2001:110) memberikan definisi sebagai berikut: “Sistem

diintegrasikan kedalam sistem pembagian pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan”.

Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara dan alat –alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan dengan gaji dan upah.

Untuk terlaksananya pengendalian intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikrjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapt memungkinkan trjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.

Adapun bagian – bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern

gaji dan upah menurut Zaki Bridwan (2002:125)adalah :

1. Mandor

Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.

2. Bagian Gaji dan Upah

Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah untuk seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan upah dan menyusun statistic gaji dan upah.

37   

Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti nama-nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tariff gaji dan potongannya.

4. Auditor

Tugas auditor dalm pengawassan gaji dan upah adalah mengawasi pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.

5. Kasir

Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.

Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Mean, sistem pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai.

Di bawah ini akan diperlihatkan tabel daftar perhitungan tentang daftar gaji pegawai pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.

Tabel 3.1

Contoh Slip Gaji Pegawai

SLIP GAJI PEGAWAI 

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN   

A. NAMA              :   xxxxxxxx 

B. GAJI BULAN             :    Juli 2014  Rp. xx  C. POTONGAN – POTONGAN    : 

1. Iuran korpri         Rp. xx  2. Simpanan koperasi / bantuan   

Kemalangan      Rp.xx 

3. Dharma wanita      Rp.xx 

4. Kurban      Rp.xx 

5. Bank sumut         Rp.xx 

6. Bank BRI      Rp.xx 

7. KPN Medan         Rp.xx 

8. STM      Rp.xx 

9. Potongan beras jimpitan        Rp.xx   

Jumlah potongan   Rp.xx   

Jumlah gaji bersih  Rp.xx   

   

      Bendahara pengeluaran 

               Disduk dan capil kota Medan   

39   

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis sampaikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan dan mengajukan saran-saran yang mungkin akan bermanfaat dan berguna bagi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil data dan hasil riset (survey), penulis mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengawasan internal gaji pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

1. Sistem pengendalian internal gaji pada Dinas Kependudukan dan Catatan sipil

Kota Medan telah efektif,

2. Setiap pembayaran didasarkan pada bukti pembayaran gaji dilakukan secara

tunai dan slip pembayaran gaji harus ditanda tangani oleh pegawai yang bersangkutan,

3. Catatan-catatan dan dokumen penting tentang kepegawaian disimpan dalam

lemari dalam bundel-bundel dalam satu tahun anggaran yang termasuk daftar hadir para pegawai.

4. Sistem pengendalian internal gaji telah dilaksanakan dengan baik dan

melibatkan beberapa bagian fungsi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab terpisah, antara lain bagian keuangan.

5. Sistem perhitungan gaji yang diterapkan harus berdasarkan apa yang berlaku

6. Unsur-unsur gaji pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan telah dipenuhi dengan baik ditandai dengna pemberian kesejahteraan para pegawainya dengan memberikan tunjangan-tunjangan.

B. Saran

Saran yang penulis sampaikan dibawah ini berdasarkan kesimpulan yang telah dibuat pada bagian sebelumnya. Saran-saran yang mungkin bermanfaat bagi kepentingan perusahaan dimasa mendatang adalah sebagai berikut :

1. Pengawasan intern gaji telah efektif, sebaiknya dipertahankan dan bila

perlu ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari.

2. Sistem perhitungan pajak penghasilan gaji pegawai beserta tunjangan yang

diberikan pihak instansi terhadap pegawai harus lebih efektif agar terhindar penyelewengan dari para pegawai.

3. Sebaiknya unsur-unsur gaji yang telah dilaksanakan dapat dipertahankan

agar tercapainya tujuan instansi secara menyeluruh,

4. Perusahaan harus memelihara hubungan komunikasi dan koordinasi yang

baik diantara bagian yang satu dengan bagian yang lain agar tidak terjadi kesalah pahaman diantara masing-masing karyawan atau bagian-bagiannya.

41   

DAFTAR PUSTAKA

Amstrong, Michael, 1983, Sistem Penggajian, Cetakan Pertama, Penerbit Pustaka

Binaman Pressindo, Jakarta.

Baridwan, Zaki, 2002, Sistem Akuntansi Penyususunan Prosedur dan Metode,

Edisi Kelima, Badan Penerbit FE-UGM, Yogyakarta.

Hermanto, 2001, Sistem Akuntansi Survei dan Teknik Analisa, edisi Pertama,

Penerbit BPFE, UGM, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standar Profesional Akuntan Publik, Cetakan

Kedua, Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.

Malayu, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Ediisi Revisi, Penerbit Bumi

Aksara, Jakarta.

Malthis, Robert L, Jhon H Jackson, 2002, Manajemen Sumber Daya

Manusia,Buku Dua, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit

Salemba Empat, Jakarta.

Poerwono,Hadi,2002,Tata Personalia, Djambatan,Edisi ke-III, Jakarta.

Usry, Milthon F, Hammer Lawrence H, 1994, Akuntansi gaji dan Upah, Penerbit

36   

diintegrasikan kedalam sistem pembagian pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan”.

Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara dan alat –alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan dengan gaji dan upah.

Untuk terlaksananya pengendalian intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikrjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapt memungkinkan trjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.

Adapun bagian – bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji dan upah menurut Zaki Bridwan (2002:125)adalah :

1. Mandor

Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.

2. Bagian Gaji dan Upah

Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah untuk seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan upah dan menyusun statistic gaji dan upah.

Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti nama-nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tariff gaji dan potongannya.

4. Auditor

Tugas auditor dalm pengawassan gaji dan upah adalah mengawasi pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.

5. Kasir

Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.

Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Mean, sistem pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai.

Di bawah ini akan diperlihatkan tabel daftar perhitungan tentang daftar gaji pegawai pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.

38   

Tabel 3.1

Contoh Slip Gaji Pegawai

SLIP GAJI PEGAWAI 

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN   

A. NAMA              :   xxxxxxxx 

B. GAJI BULAN             :    Juli 2014  Rp. xx  C. POTONGAN – POTONGAN    : 

1. Iuran korpri         Rp. xx  2. Simpanan koperasi / bantuan   

Kemalangan      Rp.xx 

3. Dharma wanita      Rp.xx 

4. Kurban      Rp.xx 

5. Bank sumut         Rp.xx 

6. Bank BRI      Rp.xx 

7. KPN Medan         Rp.xx 

8. STM      Rp.xx 

9. Potongan beras jimpitan        Rp.xx   

Jumlah potongan   Rp.xx   

Jumlah gaji bersih  Rp.xx   

   

      Bendahara pengeluaran 

               Disduk dan capil kota Medan   

sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan dan mengajukan saran-saran yang mungkin akan bermanfaat dan berguna bagi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil data dan hasil riset (survey), penulis mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengawasan internal gaji pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

1. Sistem pengendalian internal gaji pada Dinas Kependudukan dan Catatan sipil Kota Medan telah efektif,

2. Setiap pembayaran didasarkan pada bukti pembayaran gaji dilakukan secara tunai dan slip pembayaran gaji harus ditanda tangani oleh pegawai yang bersangkutan,

3. Catatan-catatan dan dokumen penting tentang kepegawaian disimpan dalam lemari dalam bundel-bundel dalam satu tahun anggaran yang termasuk daftar hadir para pegawai.

4. Sistem pengendalian internal gaji telah dilaksanakan dengan baik dan melibatkan beberapa bagian fungsi yang mempunyai tugas dan tanggung

40   

6. Unsur-unsur gaji pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan telah dipenuhi dengan baik ditandai dengna pemberian kesejahteraan para pegawainya dengan memberikan tunjangan-tunjangan.

B. Saran

Saran yang penulis sampaikan dibawah ini berdasarkan kesimpulan yang telah dibuat pada bagian sebelumnya. Saran-saran yang mungkin bermanfaat bagi kepentingan perusahaan dimasa mendatang adalah sebagai berikut : 1. Pengawasan intern gaji telah efektif, sebaiknya dipertahankan dan bila

perlu ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari.

2. Sistem perhitungan pajak penghasilan gaji pegawai beserta tunjangan yang diberikan pihak instansi terhadap pegawai harus lebih efektif agar terhindar penyelewengan dari para pegawai.

3. Sebaiknya unsur-unsur gaji yang telah dilaksanakan dapat dipertahankan agar tercapainya tujuan instansi secara menyeluruh,

4. Perusahaan harus memelihara hubungan komunikasi dan koordinasi yang baik diantara bagian yang satu dengan bagian yang lain agar tidak terjadi kesalah pahaman diantara masing-masing karyawan atau bagian-bagiannya.

Baridwan, Zaki, 2002, Sistem Akuntansi Penyususunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Badan Penerbit FE-UGM, Yogyakarta.

Hermanto, 2001, Sistem Akuntansi Survei dan Teknik Analisa, edisi Pertama, Penerbit BPFE, UGM, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standar Profesional Akuntan Publik, Cetakan Kedua, Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.

Malayu, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Ediisi Revisi, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.

Malthis, Robert L, Jhon H Jackson, 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia,Buku Dua, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit

Salemba Empat, Jakarta.

Poerwono,Hadi,2002,Tata Personalia, Djambatan,Edisi ke-III, Jakarta.

Usry, Milthon F, Hammer Lawrence H, 1994, Akuntansi gaji dan Upah, Penerbit Salemba Empat, Jakarta