Nail House Management SystemTM
TM Nail House Management System Admin & Nailist Interface
USER MANUAL BOOK
Salman
‐Inovasi
Copyright ©2013, Salman‐Inovasi
Contact Support : endihendrianto@yahoo.com
DAFTAR ISI
DAFTAR HADIR ....................................................................................................................................... 45
DISTRIBUSI ASET TETAP ......................................................................................................................... 36
3.4.
SALDO REKENING ................................................................................................................................... 39
3.5.
PENGELUARAN ....................................................................................................................................... 41
3.6.
JADWAL KERJA ....................................................................................................................................... 43
3.7.
3.8.
STOK ITEM .............................................................................................................................................. 35
MONITORING ......................................................................................................................................... 47
3.9.
PENGAJUAN DAN PENGGANTIAN UANG KESEHATAN ........................................................................... 48
3.10.
PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN INSENTIF ........................................................................................... 52 3.11. PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN THR ................................................................................................... 58 3.12. PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN GAJI ................................................................................................... 63 3.13. BOOKING ................................................................................................................................................ 68 3.14. TRANSAKSI ............................................................................................................................................. 74
LAPORAN .......................................................................................................................................................... 77 4.1.
LAPORAN ‐ INPUT STOK ......................................................................................................................... 77
4.2.
LAPORAN – STOK ITEM .......................................................................................................................... 78
4.3.
LAPORAN – DISTRIBUSI ASET TETAP ...................................................................................................... 80
3.3.
2.4.
DAFTAR ISI ........................................................................................................................................................ 2 PENDAHULUAN
.................................................................................................................................................. 4 1.1.
KONFIGURASI SISTEM .............................................................................................................................. 4
1.2.
MODUL ‐MODUL APLIKASI ........................................................................................................................ 5 PENGGUNAAN APLIKASI .................................................................................................................................... 7
2.1.
MEMULAI APLIKASI .................................................................................................................................. 7
2.2.
TAMPILAN UTAMA ................................................................................................................................... 8
2.3.
ICON ‐ICON DAN TOMBOL ...................................................................................................................... 10
PESAN KONFIRMASI ............................................................................................................................... 10
3.2.
2.5.
ADMINISTRASI ‐SETUP LAPORAN ........................................................................................................... 11
2.6.
ADMINISTRASI ‐SETUP JAM KERJA.......................................................................................................... 11
2.7.
ADMINISTRASI ‐PROFILE PENGGUNA ..................................................................................................... 12
2.8.
ADMINISTRASI ‐PROFILE NAILIST ............................................................................................................ 14
2.9.
ADMINISTRASI ‐GAJI DAN TUNJANGAN .................................................................................................. 17
2.10. ADMINISTRASI‐PROFILE PELANGGAN .................................................................................................... 19 2.11. ADMINISTRASI‐DATA SUPPLIER ............................................................................................................. 21 2.12. ADMINISTRASI‐ITEM PRODUK ............................................................................................................... 23 2.13. ADMINISTRASI‐PAKET SERVICE .............................................................................................................. 25 2.14. ADMINISTRASI‐PROGRAM PROMO ....................................................................................................... 28 2.15. ADMINISTRASI‐REKENING BANK ............................................................................................................ 30
OPERASIONAL ................................................................................................................................................... 33 3.1.
INPUT STOK ............................................................................................................................................ 33
4.4. LAPORAN – PENGELUARAN ................................................................................................................... 81
4.5. LAPORAN – JADWAL KERJA .................................................................................................................... 83
4.6. LAPORAN – KEHADIRAN......................................................................................................................... 84
4.7. LAPORAN – PEMBAYARAN ..................................................................................................................... 86
4.8. LAPORAN – SLIP GAJI ............................................................................................................................. 87
4.9. LAPORAN – BOOKING ............................................................................................................................ 88
4.10.
LAPORAN – TRANSAKSI .......................................................................................................................... 90 4.11. LAPORAN – TOP NAILIST ........................................................................................................................ 91 4.12. LAPORAN – TOP PELANGGAN ................................................................................................................ 93 4.13. LAPORAN – TOP SERVICE ....................................................................................................................... 94 4.14. LAPORAN – PENDAPATAN ..................................................................................................................... 96 4.15. LAPORAN – KEUANGAN ......................................................................................................................... 97 4.16. LAPORAN – ANALISA .............................................................................................................................. 99
APLIKASI KEHADIRAN ...................................................................................................................................... 101 TROBLESHOOTING
.......................................................................................................................................... 103
5.1. MASALAH
NETWORK ........................................................................................................................... 103
5.2. MASALAH
PRINTER .............................................................................................................................. 104
1 PENDAHULUAN Nail
House Management System merupakan sistem yang dibangun oleh team Salman‐Inovasi untuk
kebutuhan user dalam memanage dan pengelolaan Salon Kuku terutama dalam pengelolaan stok barang,
biaya pengeluaran, payroll, insentif, dan pendapatan salon, serta reportingnya.
1.1. KONFIGURASI SISTEM
Di
bawah ini akan dijelaskan mengenai konfigurasi sistem yang diimplementasikan untuk kebutuhan Nail House
Management System ini.
Gamba
1. Konfigurasi sistem manajemen Nail House Gambar
di atas menunjukkan konfigurasi sistem yang diimplementasikan untuk kebutuhan Nail House mulai dari aplikasi hingga peralatan yang harus tersedia. Semua aplikasi dan databasenya akan tersimpan di sebuah provider web hosting sehingga kita tidak membutuhkan lagi untuk maintenance infrastruktur
yang berkaitan dengan server aplikasi. Dengan jaringan internet, sistem aplikasi Nail House dapat diakses dimana saja karena bentuknya yang web base sehingga sangat memudahkan user dalam penggunaannya.
Ada
dua kategori user yang akan menggunakannya yaitu level operator dan level admin dimana keduanya mempunyai privilege yang berbeda seperti ditunjukan dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan
operasional di onsite Nail House, maka dibutuhkan printer untuk pencetakan invoice dan mesin sidik jari untuk kebutuhan absensi para nailist.
1.2. MODUL ‐MODUL APLIKASI
Bagian
ini akan menjelaskan beberapa modul yang saling terintegrasi satu sama lain untuk kebutuhan sistem Nail House yang tergambar dalam gambar di bawah ini.
REGISTRASI INVOICE ABSENSI MONITORING
CUSTOMER OPERASIONAL REPORTING USER, BONUS, PAKET GAJI SERVICE STOK BARANG PROMO
DATABASE
Gambar
2. Modul‐modul Nail House
Database, a.
merupakan modul yang akan digunakan sebagai penampung data baik data master maupun data transaksi operasional sehari‐hari.
User, b.
Bonus, dan Gaji, merupakan modul yang digunakan untuk mendaftarkan semua pengguna aplikasi baik admin maupun operator, mendaftarkan semua nailist beserta dengan parameternya untuk
kebutuhan perhitungan insentif dan gaji.
Stok c.
Barang, merupakan modul yang digunakan untuk pencatatan stok dimana tipe barang yang
digunakan akan terdiri dari tiga tipe diantaranya,
Panjang (milli meter / mm ). Cairan (mili liter / ml).
Satuan (pieces / pcs).
Paket
d. Service, merupakan modul yang digunakan untuk mendefinisikan paket‐paket service yang akan ditawarkan ke pelanggan. Setiap paket service mempunyai kode khusus sehingga tidak ada kode
paket service yang sama.
Promo, e.
merupakan modul yang digunakan untuk memberikan program‐program potongan harga oleh Nail House kepada pelanggannnya baik berdasarkan service, ulang tahun, atau jumlah kunjungan
pelanggan.
f. Monitoring, merupakan modul yang digunakan untuk memonitoring kehadiran nailist secara real time
pada saat itu.
g. Reporting, merupakan modul yang digunakan untuk membuat laporan‐laporan yang dibutuhkan sebagai
bahan analisa opeasional Nail House.
Registrasi h.
Customer, merupakan modul yang digunakan untuk membuat pencatatan setiap
pelanggan yang akan menggunakan jasa Nail House. Semua data pelanggan akan mempunyai pencatatan
histori sehingga dapat di analisa loyalitas dari para pelanggan tersebut. i. Invoice,
merupakan modul yang digunakan untuk pencetakan tagihan setelah proses pelayanan terhadap customer selesai. j. Absensi,
merupakan modul yang digunakan untuk mencatat kehadiran tiap nailist.
2 PENGGUNAAN APLIKASI
Dalam
bagian ini akan dijelaskan mengenai penggunaan aplikasi Nail House Management System baik bagi operator maupun bagi seorang admin. Penggunaannya sangat mudah karena bentuknya yang web base
sehingga dapat di akses di mana saja selama terkoneksi dengan internet. Untuk
mengakses aplikasi ini, alamat yang disediakan adalah di bawah ini,
http://admin.nailhouse2010.com
Dibutuhkan
user dan password untuk mengakses ke dalam sistem ini yang sudah didaftarkan terlebih dahulu oleh seorang admin seperti yang akan dijelaskan secara detail dalam penjelasan di bawah ini.
2.1. MEMULAI APLIKASI
Dari
alamat url di atas jika kita akses melalui sebuah web browser maka akan tampak form login seperti dalam gambar di bawah ini.
Gambar 3. Form login
2.2. TAMPILAN UTAMA
Setelah
seorang user dapat masuk ke dalam sistem aplikasi maka akan tampak tampilan utama yang akan terlihat seperti dalam gambar di bawah ini.
Gambar 4. Tampilan utama
Dalam
tampilan utama seperti dalam gambar di atas terbagi menjadi 3 bagian, diantaranya bagian atas yang terdiri dari header dan nama user yang sedang login disertai dengan waktu loginnya, bagian bawah kiri
yang merupakan tree menu‐menu yang dapat diakses oleh user tersebut, dan bagian bawah kanan yang merupakan tampilan menu dari salah satu tree menu yang dipilihnya.
Akses
terhadap menu‐menu yang tersedia dikelompokkan menjadi tiga bagian besar yaitu Administrasi, Operasional,
dan Laporan dimana ketiganya dapat dilihat secara detail sub menu yang berada di bawahnya seperti dijelaskan di bawah ini.
a. Administrasi
Setup
Laporan
Jam Kerja
Profile Daftar Pengguna
Daftar Nailist Daftar Pelanggan
Data Master
Data Supplier
Item Produk
Paket Service Program Promo
Rekening Bank
b. Operasional
Logistik
Data Stok
Saldo Rekening Pengeluaran
Nailist
Kehadiran Pembayaran
Pelayanan
Order Service
c. Laporan
Laporan Detail Logistik
Input Stok
Stok Item
Distribusi Aset
Pengeluaran
Nailist
Jadwal Kerja
Kehadiran Pembayaran
Slip Gaji
Pelayanan
Booking
Transaksi
Laporan Summary
Top Nailist Top Pelanggan
Top Service
yang digunakan untuk menyimpan laporan dalam bentuk file xls.
yang digunakan untuk membuat invoice.
Tombol yang digunakan untuk meng‐cancel data.
Tombol
yang digunakan untuk menghapus data.
Tombol yang digunakan untuk perview laporan‐laporan.
Tombol
Merupakan
Tombol yang digunakan untuk mencetak data.
konfirmasi saat melakukan penyimpanan data baik data input pertama kali maupun perubahan data.
Tombol OK adalah konfirmasi persetujuan sedangkan tombol Cancel adalah konfirmasi dibatalkan.
Merupakan
konfirmasi saat data akan dihapus. Tombol
OK adalah konfirmasi persetujuan sedangkan tombol Cancel adalah konfirmasi dibatalkan.
Tombol
yang digunakan untuk kembali ke menu sebelumnya.
Pendapatan
Tombol
Keuangan
Analisa 2.3.
ICON ‐ICON DAN TOMBOL
Ada
beberapa icon yang banyak digunakan dalam aplikasi ini diantaranya seperti tampak dalam gambar di bawah ini.
Tombol yang digunakan untuk menambah data.
yang digunakan untuk melakukan pencarian data.
Tombol
Tombol yang digunakan untuk mencetak data.
Tombol
yang digunakan untuk kembali ke halaman sebelumnya.
Tombol yang menunjukan halaman ke berapa jika data mempunyai banyak halaman.
Tombol
yang digunakan untuk melakukan perubahan.
Tombol yang digunakan untuk menyimpan data.
2.4. PESAN KONFIRMASI
2.5. ADMINISTRASI ‐SETUP LAPORAN
Digunakan
untuk men‐setting header laporan yang akan digunakan dalam setiap pembuatan laporan yang akan di cetak yang posisinya berada di bagian atas kiri dari sebuah laporan.
Gambar 5. Setup laporan
Form
ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Nama Usaha.
Alamat.
No Telepon. No Fax.
Email.
Web Page.
Logo (size 200x75 pixel).
Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan jika headernya berubah dan dapat digunakan dengan baik.
2.6. ADMINISTRASI ‐SETUP JAM KERJA
Digunakan
untuk men‐setting jam kerja para nailist sebagai patokan untuk waktu masuk dan pulang kerja, menghitung keterlambatan, dan menghitung jam lembur. Terdapat dua shift yang diberlakukan dalam sistem ini dan masing‐masing mempunyai kolom yang harus di isi seperti tampak dalam gambar di
bawah ini.
Gambar
6. Setup jam kerja Form
ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan ) adalah tanda ( kolom yang wajib diisi. Masing‐masing shift mempunyai kolom seperti
- * dijelaskan
di bawah ini. Masuk, kolom waktu untuk menentukan jam masuk para nailist yang diisi sesuai format yang
tercatat jam, menit, dan detik.
tercatat jam, menit, dan detik.
Keluar, kolom waktu untuk menentukan jam pulang para nailist yang diisi sesuai format yang
sesuai yang tercatat jam, menit, dan detik.
Lembur, kolom waktu untuk menentukan jam lembur mulai dihitung dengan format penulisan
Keterangan. Setelah
pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan berubah dan dapat digunakan dengan baik.
2.7. ADMINISTRASI ‐PROFILE PENGGUNA
Digunakan
untuk mendaftarkan semua pengguna aplikasi ini dimana tampilan utamanya seperti tampak dalam gambar di bawah ini.
Gambar
7. Profile daftar pengguna Beberapa
kolom yang berkaitan dengan daftar pengguna aplikasi akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian dengan filter nama pengguna
sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol yang akan menghasilan cetakan seperti dalam gambar di bawah ini.
Gambar 8. Cetak profile daftar pengguna
Untuk
penambahan profile pengguna disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.
Gambar 9. Form penambahan atau perubahan pengguna
Form
ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan ) adalah tanda ( kolom yang wajib diisi.
- *
Nama, diisi lengkap nama pengguna aplikasi. Id Login, digunakan mengakses aplikasi bersama dengan passwordnya.
Password, digunakan mengakses aplikasi bersama dengan id loginnya. Level, terdiri dari operator dan admin yang akan dibedakan privilegenya saat menggunakan aplikasi.
Status, terdiri dari aktif dan tidak aktif.
Setelah
pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi dalam form di atas.
2.8. ADMINISTRASI ‐PROFILE NAILIST
Digunakan
untuk mendaftarkan para nailist dimana tampilan utama seperti tampak dalam gambar di bawah ini.
Gambar
10. Profile daftar nailist Beberapa
kolom yang berkaitan dengan nailist akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk
kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian dengan filter nama nailist sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol yang akan menghasilan cetakan seperti dalam gambar
di bawah ini.
Gambar
11. Cetak profile nailist
Untuk
penambahan nailist disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.
Gambar 12. Form penambahan atau perubahan nailist
Form
ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan ) adalah tanda ( kolom yang wajib diisi.
- * NIP, nomer induk pegawai / nailist.
Id Absen, nomer id yang di input sesuai dengan mesin sidik jari. Nama.
Tanggal Lahir, dengan format penulisan dd/mm/yyyy.
Jenis Kelamin, terdiri dari laki‐laki atau perempuan. No Handphone.
Alamat. Email.
Jabatan.
Bergabung, tanggal mulai bekerja dengan format dd/mm/yyyy.
Keluar, tanggal saat tidak bekerja lagi dengan format dd/mm/yyyy. Rekening Bank dan Nomer Rekening.
NPWP pribadi.
Status, terdiri dari aktif dan tidak aktif.
Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah
sesuai dengan kolom yang telah diisi.
2.9. ADMINISTRASI ‐GAJI DAN TUNJANGAN
Digunakan
untuk mendaftarkan gaji dan tunjangan para nailist yang akan dijadikan sebagai acuan dalam menghitung pendapatan para nailist baik bulanan ataupun insentif tiga bulanan. Tampilan utamanya dapat
terlihat seperti dalam gambar di bawah ini.
Gambar
13. Gaji dan tunjangan
Beberapa kolom yang berkaitan dengan gaji dan tunjangan nailist akan ditampilkan seperti tampak dalam
gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian dengan filter nama nailist sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol yang akan menghasilan cetakan seperti
dalam gambar di bawah ini.
Gambar
14. Cetak gaji dan tunjangan
Untuk penambahan gaji dan tunjangan disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.
Setiap nailist hanya didefinisikan dalam satu data parameter gaji dan tunjangan ini sebagai acuan dalam perhitungan
pendapatan perbulan atau insentif per tiga bulan.
Gambar
15. Form penambahan atau perubahan gaji dan tunjangan
Form
ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan ) adalah tanda ( kolom yang wajib diisi.
- * Nailist, dipilih dari data master nailist yang telah dibuat sebelumnya.
Gaji pokok, besarnya gaji pokok setiap nailist per bulan. Jabatan, besarnya tunjangan jabatan setiap nailist per bulan.
Kesehatan, besarnya tunjangan kesehatan bagi nailist per tahun.
THR, besarnya tunjangan hari raya per tahun.
Lembur/Jam, besarnya pembayaran lemburan per jam. Insentif Per Service, besarnya prosentase insentif terhadap service yang dikerjakan.
Insentif Per Omset, besarnya prosentase insentif jika nailist mencapai omset yang ditentukan.
Potongan Tidak Hadir, besarnya potongan per hari ketidakhadiran.
Potongan Terlambat, besarnya potongan per hari keterlambatan.
Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi.
2.10. ADMINISTRASI ‐PROFILE PELANGGAN
Digunakan
untuk mendaftarkan para pelanggan dimana tampilan utama seperti tampak dalam gambar di bawah ini. Data pelanggan biasanya diinput secara langsung pertama kali saat ada order service pertama
kali dan belum tercatat sebagai pelanggan.
Gambar
16. Profile daftar pelanggan
Beberapa
kolom yang berkaitan dengan pelanggan akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian dengan filter nama pelanggan dan
No Id sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol yang akan menghasilan cetakan seperti
dalam gambar di bawah ini.
Gambar
17. Cetak profile pelanggan Untuk
penambahan pelanggan disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.
Gambar
18. Form penambahan atau perubahan pelanggan Form
ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan ) adalah tanda ( kolom yang wajib diisi.
- * No Id, nomer yang secara otomatis dibuat oleh sistem secara berurut.
Nama. No Telepon.
No Handphone. Tanggal Lahir, dengan format penulisan dd/mm/yyyy.
Jenis Kelamin, terdiri dari laki‐laki atau perempuan. Alamat.
Email.
Terdaftar, tanggal terdaftar di Nail House dengan format dd/mm/yyyy yang dibuat secara otomatis
oleh sistem pada saat pertama kali daftar atau order service.
Setelah
pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi.
2.11. ADMINISTRASI ‐DATA SUPPLIER
Digunakan
untuk mendaftarkan para supplier yang akan dijadikan data master untuk pembelian barang‐ barang untuk kebutuhan Nail House yang tampilannya seperti dalam gambar di bawah ini.
Gambar
19. Data supplier Beberapa
kolom yang berkaitan dengan data supplier akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian dengan filter nama supplier, sedangkan
untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol yang akan menghasilan cetakan seperti dalam gambar di bawah ini.
Gambar 20. Cetak data supplier
Untuk
penambahan supplier disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.
Gambar 21. Form penambahan atau perubahan supplier
Form
ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom
- * dengan ) adalah
tanda ( kolom yang wajib diisi. Nama.
Alamat.
No Telepon.
No Fax.
Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi.
2.12. ADMINISTRASI ‐ITEM PRODUK
Digunakan
untuk mendaftarkan item‐item produk yang akan dibutuhkan oleh paket‐paket service yang ditawarkan oleh nail house kepada pelanggannya. Setiap paket service akan mempunyai satu atau beberapa