Tata Kelola Kegiatan Administrasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TATA KELOLA KEGIATAN ADMINISTRASI PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

T U GAS AK H I R Diajukan Oleh

DIAN HASFRIYATI SIREGAR 102101011

JURUSAN D-III KEUANGAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN

NAMA : DIAN HASFRIYATI SIREGAR

LEM BAR PEN GESAH AN T U GAS AK H I R

NIM : 102101011

PROGRAM STUDI : DIII KEUANGAN

JUDUL : TATA KELOLA KEGIATAN ADMINISTRASI

PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : Januari 2013 Dosen Pembimbing

( Syafrizal Helmi Situmorang,SE,M.Si)

Tanggal: Januari 2013 Plt. Ketua Program Studi NIP. 19760214 200501 1 002

NIP. 19600302 198601 1 001 ( Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak )

Tanggal : Januari 2013 Plt. Dekan

NIP. 19560101 198203 1 005 ( Drs. H. Arifin Lubis,MM,Ak )

mau tidak mau aku harus melangkah

maju ke depan untuk mencapai tujuan dan impian

yang sangat aku impikan

dengan tekat yang kuat

dan dorongan positif dari orang tua

serta semua pihak yang memberikan

motivasi agar aku terus bersemangat dalam

menjalankan hidup ini

berangkat dari motivasi itu

akan ku wujudkan mimpi dan harapanku

agar di masa mendatang nanti aku dapat berguna

bagi nusa & bangsa serta mampu

membahagiakan kedua orang tuaku,keluargaku dan

seluruh orang yang

berada di sekitarku

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada ALLAH SWT atas Berkah dan RahmatNYA, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir ini, yang berjudul “Tata Kelola Kegiatan Administrasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” ini dapat diselesaikan dengan baik.

Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih penulis kepada :

1. Bapak Drs.H. Arifin Lubis, MM, Ak selaku Plt Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak dan selaku Plt. Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku Sekretari Prodi dan Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

4. Bapak dan Ibu Dosen serta Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

5. Ucapan Terima Kasih penulis yang sangat spesial Kepada Kedua orang tua penulis, Ayahanda Ali Hasbi Siregar dan Ibunda Fitriyati Lubis yang tiada henti memberikan motivasi dan Do’a kepada penulis.Penulis selalu berdo’a untuk Kesehatan ayah dan ibunda tercinta.

6. Kepada adik-adikku tersayang Ali Afwan Siregar, Ibnu Zakaria Siregar, Habib Rizki Siregar, Anggi Hasfriyani Siregar yang memberi dukungan pada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

7. Teristimewa kepada my honey Muhammad Arief Rahman Nst thank you so much honey atas support dan bantuannya sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini.

8. Kepada teman-teman terbaikku Nurul Sakinah Siregar, Siti Aisyah Harahap, Indah Puspita Sari, Dina Anggraini, Hafis Hiantoro, Reza Sanjaya Siregar, Fadilah Hudawi, Syarifah, Novita Anggraini Siregar, Iga Anugrah Lestari, Syarifah Zulfitri Piliang, Jihan, Jemmy Riyana P, Christopper, David Herianto, Adityo Nugroho, Vina Asrina, Yudi Prayoto, Novianti Sagala, Satria, Busman, Dini Hasdianti, Rizki Hidayati br Sembiring, Arief Munandar Sitorus, Fadlun Maysura dan Teman-teman D3 Keuangan 2010 Group A yang tidak dapat disebutkan satu-persatu dll, makasih ya dukungan kalian sangat berarti buat penyemangat bagi penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9. Kepada teman-teman Magang penulis, yaitu Nurul Al-Fani, Nurul Tamala Sari, Rika Ramadhayanti Nst, Titis Audyari Muflaha, Ricky Ary Syaputra, yang telah memberikan ide dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari bentuk yang sempurna,karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari semua pihak .Penulis juga berharap semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis dan berguna bagi semua pihak umum yang membutuhkan.

Medan, Januari 2013 Penulis

(Dian Hasfriyati Siregar) Nim 102101011

iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR...i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan... ... iv

DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU...v

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Jadwal Penelitian ... 6

F. Sistematika Penulisan ... 7

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi ... 8

C. Struktur Organisasi ... 13

D. Job Description ... 17

BAB III PEMBAHASAN A. PENGERTIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN ... 24

D. Macam-macam Tata Kelola Kepegawaian ... 34

E. Faktor-faktor yang mempengaruhi Administrasi pegawai... 37

F. Peranan Administrasi Kepegawaian ... 38

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN KESIMPULAN ... 42

SARAN ... 42

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 6

v

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 14

BAB I

PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Unsur utama dalam setiap program manajemen kepegawaian dalam suatu organisasi adalah analisis jabatan (Job Analysis). Analisis jabatan (Job Analysis) diartikan sebagai suatu penentuan dan isi suatu jabatan yang meliputi tugas,tanggung jawab, dan hubungan dengan jabatan lain dalam organisasi, serta persyaratan yang dibutuhkan agar seseorang mampu melaksanakan tugas-tugas dalam jabatan yang diembannya dengan baik. Melalui analisis jabatan (Job Analysis) akan diperoleh berbagai ukuran yang merupakan dasar bagi kegiatan-kegiatan dalam fungsi-fungsi manajemen SDM lainnya. Proses analisis jabatan (Job Analysis) menghasilkan dua dokumen yang penting, uraian jabatan (Job Description) dan persyaratan jabatan (Job Specification).

Uraian jabatan (Job Description) adalah suatu pernyataan tertulis tentang tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, perilaku-perilaku yang diperlukan dalam suatu jabatan tertentu, bagaimana hal itu dilakukan, dan perlengkapan apa yang digunakan. Gagasan untuk mengadakan uraian jabatan (Job Description) dalam suatu organisasi sebagai dasar untuk seleksi dan penempatan pegawai bukanlah suatu hal yang baru. Gagasan uraian jabatan yang dibuat secara

2

cermat dan terperinci, serta penyusunan iktisar kewajiban-kewajiban dan tanggung jawab-tanggung jawab setiap jabatan yang dilakukan dengan baik sangatlah penting bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan.

Sumber Daya Manusia yang produktif dalam suatu organisasi dapat tercapai apabila karyawan-karyawan yang terdapat di dalamnya memiliki disiplin yang tinggi, kemampuan yang luas, pemahaman akan pekerjaannya, yaitu mengetahui apa saja yang harus dilaksanakannya, bagaimana pelaksanaan pekerjaan tersebut sesuai dengan bagian dan jabatannya, serta bertanggungjawab atas pekerjaannya tersebut. Berdasarkan hal tersebut, maka seorang karyawan harus memahami uraian jabatan (Job Description) sesuai bidangnya dalam memiliki kontribusi yang diharapkan dari jabatannya. Uraian jabatan (Job Description) ini merupakan output yang dihasilkan Job Analysis atau analisis jabatan yaitu suatu penentuan dan isi suatu jabatan yang meliputi tugas, tanggung jawab, dan hubungan dengan jabatan lain dalam organisasi, serta persyaratan yang dibutuhkan agar seseorang mampu melaksanakan tugas-tugas dalam jabatan yang diembannya dengan baik. Seringkali pemahaman tentang Job Description serta kontribusi yang diharapkan dari jabatan tersebut tidak diperhatikan oleh setiap organisasi, baik instansi pemerintah maupun swasta sehingga dapat kita lihat proses pelaksanaan suatu pekerjaan tidak teratur, pekerjaan-pekerjaan rutin terbengkalai dan karyawan yang kurang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya karena kurang paham apa fungsi uraian tugas-tugas pokok yang harus dikerjakan dan tanggung jawab yang harus dipikul oleh karyawan atau pegawai tersebut dibagian mana ia ditempatkan. Selain itu, juga menimbulkan

keletihan karyawan atau pegawai dalam bekerja karena pekerjaan akan terasa rumit akibat karyawan atau pegawai tidak memahami Job Description pada jabatannya.

Padahal apabila perusahaan memperhatikan pentingnya pemahaman Job Description dan setiap karyawan ataupun pegawai mempelajari dan mengusai Job Description pada bidangnya masing-masing maka hal itu akan dapat meningkatkan efektivitas kerja karyawan/pegawai dan produktivitas kerja akan tercapai.Pemahaman mengenai uraian jabatan (Job Description) yang baik akan sangat mempengaruhi kinerja perusahaan. Maka perlu dilakukan tata kelola Job Description yang baik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Pekerjaan itu dibagi dalam pelaksanaan – pelaksanaan yang sederhana dan menentukan waktu dari pelaksanaan-pelaksanaan ini dengan harapan dapat mempercepat penyelesaian jabatan melalui penyederhanaan kerja dan pemberian dorongan upah. Informasi yang diperoleh dari analisis jabatan tersebut dapat digunakan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu.Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan.Informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan penarikan dan seleksi, keperluan kompensasi, keperluan penilaian kinerja, serta untuk keperluan pelatiahan begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi agar proses pekerjaan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar.

4

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengemban visi menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global menjadi salah satu alasan pentingnya tata kelola dan kemampuan manajerial yang baik dalam rangka mewujudkan cita-cita tersebut. Oleh karena itu, manajemen yang menyangkut perencanaan, pengorganisasian, aktualisasi, pengawasan, manajemen sumber daya manusia, serta rencana kerja dan anggaran tahunan dan pelaksanaan pemantauan serta evaluasi kegiatan dilingkungan Fakultas Ekonomi menjadi begitu penting.Begitu pula terhadap pemahaman tentang uraian tugas (job description) yang baik yang merupakan upaya untuk menciptakan keteraturan di dalamnya.

Adanya Job Description (uraian jabatan) sebagai hasil dari analisis jabatan sangat berperan dalam pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab karyawan.Secara garis besar kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam suatu kantor meliputi bidang kepegawaian, perlengkapan, humas dan sebagainya. Yang semua itu tidak terlepas dan kegiatan administrasi perkantoran.Walupun demikian yang dilakukan oleh suatu kantor tidaklah sama meskipun dibidang usaha yang sejenis.

Sebuah organisasi harus menyusun sistem administrasi yang sesuai dengan kebutuhannya agar dapat memperlancar kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sehingga Permasalahan yang akan diambil dari penulisan tugas akhir ini adalah “TATA KELOLA KEGIATAN ADMINISTRASI _PADA

BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

B. Perumusan Masalah

Bagaimana Tata kelola kegiatan administrasi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Tata kelola kegiatan administrasi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Diploma III di Fakultas Ekonomi USU.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah :

a. Bagi Penulis

Menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan khususnya mengenai Tata kelola kegiatan administrasi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

b. Bagi perusahaan

Sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil langkah pada masa yang akan datang untuk lebih memperhatikan setiap kebutuhan yang diperlukan untuk dilengkapi dan digunakan untuk kemajun perusahaan.

c. Bagi pihak lain

Sebagai bahan masukan dalam mempelajari kegiatan dan peran perusahaan dalam lingkungan masyarakat luas khususnya pada Tata kelola

6

kegiatan administrasi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

E. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilakukan di bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan

No Kegiatan November 2012 Desember 2013

I II III IV I II III IV 1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

Dalam kegiatan pengumpulan data ini dilakukan riset selama tiga minggu dimulai tanggal 19 November 2012 s/d 01 Desember 2012 di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

F. Sistematika Penulisan

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan ,tujuan penelitian dan rencana yang terjadi dari awal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas instansi,struktur organisasi,uraian tugas kegiatan usaha,kinerja organisasi dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian dan Tata kelola kegiatan administrasi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Tata kelola kegiatan administrasi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8 BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara.Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh) dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr.Teuku Isikandar.

Yayasan Universitas Sumatera tersendiri pada waktu itu berada di kota Medan,namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara.Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala,maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan Menteri perguruan Tinggi dan Ilmu pengetahuan R.I No64/1961 tentang penegrian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam

lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 oktober 1961.

Sesuai dengan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.0535/0/1983,tanggal 08 November 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1987,dan disusun surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987,dan terakhir dengan Surat Keputusan Direktur Jendral Pendidikan No.208/DIKTI/Kep/1996. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.Pada tanggal 11 Juli 1996 tentang jurusan pada Program sarjana di Lingkungan Universitas Sumatera Utara.

Fakultas Ekonomi mendirikan program pendidikan Stara-1 dan Diploma III Progaram Pendidikan Stara-1 Meliputi 3 Departemen,yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

10

B. Sejarah Ringkas Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegwaian adalah manajemen sumber daya manusia yang berstatus sebagai pegawai,yang mempelajarkan tentang kebijaksanaan,sasaran dan proses pembinaannya.Untuk tujuan apakah Pemerintah mengangkat pegawai,kearah manakah pembinaannya diarahkan,bagaimanakah peranan pegawai dalam pembangunan,keseluruhannya merupakan bahan yang menarik untuk dipelajari.

Pertumbuhan Administrasi Kepegawaian dimulai sejak Bangsa Indonesia membentuk pemerintahan yang merdeka dan berdaulat (1945).Sejak itu dirasakan kebutuhan untuk mengurus manusia,baik dalam pembagian tugas,wewenang dan tanggung jawab.Kebutuhan dirasakan semakin meningkat pada saat pemerintah membentuk kabinet yang membawahi departemen.kendatipun administrasi pemerintah secara keseluruhan belum teratur,namun fungsi administrasi kepegawaian mulai tumbuh.

Pembinaan pegawai melalui berbagai kegiatan pendidikan dan pelatihan segera dilaksanakan,yang kemudian disusul dengan pembinaan pegawai secara sistematik dan terarah.Untuk itu ditetapkan Undang-undang No.8 tahun 1974 tentang pokok-pokok Kepegawaian sebagai pengganti Undang-undang No.18 tahun 1961 tentang ketentuan-ketentuan pokok kepegawaian.

Perbedaan antara kedua Undang-undang terletak pada tujuan pembinaan,sistem pengembangan karier serta kesejahteraannya.pada Undang-undang No.8 tahun 1974 unsur-unsur tersebut lebih tegas tercantum.sejak

ditetapkannya Undang-undang No.8 tahun 1974 terjadi pengembangan pesat dalam pembinaan pegawai negeri.seperti terlihat dalam pendataan dan pencatatan pegawai,penetapan kebijaksanaan pelaksanaan yang berupa peraturan pemerintah ataupun keputusan prensiden,sehingga tercipta proses pembinaan pegawai yang seragam dan terpadu di seluruh tanah air.

Pendataan pegawai yang tersusun dengan rapi memungkinkan diketahuinya jumlah,jenis dan penyebaran pegawai.Hal ini memungkinkan pula perencanaan anggaran belanja pegawai yang tepat. Sejak tahun 1974 pengelolaan pegawai semakin membaik yang menumbuhkan harapan bahwa dikemudian hari efektifitas pengelolaan sumber daya manusia dapat tercapai.

Namun pedoman teknis dari kebijaksanaan yang bertujuan menyeragamkan penyelenggaraan administrasi kepegawaian sedemikian rincinya, mengakibatkan seorang penyelenggara kepegawaian terjebak dalam masalah-masalah rutin,yang mempersempit wawasanya terhadap sistim yang lebih besar. Bahkan kerap kali terjadi seorang penyelenggara tidak menyadari rasionalitas dibalik suatu kebjaksanaan, yang sumber-sumbernya berasal dari administrasi kepegawaian atau kebijaksanaan yang lebih tinggi tingkatannya.Dengan sendirinya hal ini memperlemah perana administrasi kepegawaian sebagai pendukung administrasi pembangunan.

12

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar, b. Meningkatkan kualitas proses balajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN,

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (costumer) dan Stakeholder lainnya,

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan instusi swasta dan pemerintahan serta organisasi professional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional,

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanyag hubungan atau keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur suatu aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam suatu instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu lembaga/instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok yang berfungsi melaksanakan kegiatan tertentu juga mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

14

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Lab/Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Intra Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Plt. Drs.H Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs.H Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU Ketua : Drs.M.Lian Dalimunte, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Drs. H Arifin Lubis, MM, Ak

Ami Dilham, SE, M.Si

Prof.Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak Prof.Dr. Ritha F.Dalimunte, SE, M.Si Prof.Dr. Paham Ginting, SE, MS Prof.Dr. Rismayani, MS

Prof.Dr.Ramli, MS

Prof.Dr.Sy’ad Afifuddin Sembiring, MEc Prof.Dr. Lic.rer.reg Sirozujilam, SE Drs.Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Dr.Murni Daulay, SE, M.Si DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syarir Hakim Nasution, M.Si Manajemen

16

Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting S, SE, M.A.F.I.S, Ak, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak

DIPLOMA Keuangan

Ketua : Plt. Drs.Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang SE, M.Si Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata usaha : Ridwan Shaleh, SH, CN Kasub.Keuangan : Hj.Eka Yuliana, SE Kasub.Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub.Akademik : Hj.Febty Aniar, SE Kasub.Kemahasiswaan : Hj.Zailiana, S.Sos Kasub.Kepegawaian : Maslan, SE Kepala Perpustakaan : Meylita, SE

D. Job Description

Dekan

1. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada Masing-masing bagian.

2. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada Masing-masing bagian.

3. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada Masing-masing bagian.

Bagian Tata Usaha

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan Perundang-undangan di bidang ketatausahaan Akademik, Administrasi umum dan Keuangan, Kemahasiswaan dan Alumni, Kepegawaian dan Perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di Bidang Akademik, Administrasi umum dan Keuangan, Kemahasiswaan dan Alumni, Kepegawaian dan Perlengkapan.

4. Melaksanakan kegiatan surat menyurat, Perlengkapan, Kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

18

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas.

6. Melaksanakan Administrasi Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian / Pelayanan kepada Masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan Evaluasi kegiatan di lingkungan Fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas.

11.Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

Bagian Akademik

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

3. Melakukan Administrasi akademik.

4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas. 7. Melakukan Administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

8. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bisnis.

Bagian Umum dan Keuangan

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

2. Mengumpulkan dan mengolah data Ketatausahaan dan Kerumahtanggan. 3. Melakukan kegiatan surat menyurat dan kearsipan di lingkungan Fakultas. 4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan

ilmiah di lingkungan Fakultas.

5. Mengumpulkan dan mengelolah data Keuangan.

6. Melakukan penerimaan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggung jawaban Keuangan.

7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, evaluasi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

8. Mengoprasikan sistem informasi keuangan.

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mepersiapkan penysunan laporan bagian.

Bagian Kepegawaian

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

20

2. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. 3. Melaksanakan proses pangadaan dan pengangkatan pegawai. 4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

5. Menverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/Emiritus, uji dan cuti.

7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 8. Memproses SK jabatan structural dan Fungsional. 9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

2. Mengumpul dan mengelolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. 3. Melakukan administarsi kemahasiswaan.

4. Melakukan urusan pemberian Izin/Rekumendasi kegiatan kemahasiswaan. 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiwaan tingkat Universitas. 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan pelayanan

kesejahteraan mahasiswa.

9. Mengoprasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. 10.Melakukan penyajian iformasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

11.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

Bagian Perlengkapan

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

2. Mengumpul dan mengelolah data perlengkapan.

3. Mengoprasikan sistem informasi kerumah tanggaan dan perlengkapan. 4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumah tanggaan

dan perlengkapan.

5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

7. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

Sub Bagian Perpustakaan Tugasnya adalah : a. Controller

Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. Kinerja Pegawai/ Staf Administrasi Ruang Baca.

22

Proses Registrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.

Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca.

b. Laporan

i. Sesuai usulan maasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung prosses belajar.

ii. Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan. iii. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf

pengajar, staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan dekanat.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.

Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,

melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohaniaan juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a M’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma- norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

24 BAB III

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Perusahaan tanpa pegawai ibarat manusia tanpa darah. hal itu menggambarkan betapa pentingnya pegawai dalam sebuah perusahaan walaupun banyak pemilik perusahaan yang tidak menyadari tentang hal itu. Yang paling ideal adalah memperlakukan pegawai seperti layaknya seorang partner yang saling membutuhkan. Sehingga penting bagi seorang owner untuk memperhatikan hal paling detail sekalipun dari seorang karyawan. Seperti halnya tingkat pendapatan yang layak, jaminan kesehatan serta hari tua yang memadai, dll. Disadari atau tidak, secara langsung atau tidak langsung, hal - hal tersebut akan sangat berpengaruh terhadap kualitas kerja serta loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

Pegawai adalah Orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja, baik sebagai pegawai tetap atau pegawai tidak tetap/tenaga kerja lepas berdasarkan perjanjian atau kesepakatan kerja baik secara tertulis maupun tidak tertulis, untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan tertentu dengan memperoleh imbalan yang dibayarkan berdasarkan periode tertentu, penyelesaian pekerjaan, atau ketentuan lain yang ditetapkan pemberi kerja

termasuk orang pribadi yang melakukan pekerjaan dalam jabatan negeri atau badan usaha milik negara atau badan usaha milik daerah.

Istilah administtrasi kepegawaian atau personel administration di Amerika Serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel Management dipergunakan untuk bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan menggunakan manajemen kepegawaian (personnel management) baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.Untuk memahami pengertian Administrasi kepegawaian mari kita lihat pendapat beberapa pakar tentang administrasi kepegawaian :

Felix A. Nigro mengatakan bahwa (administrasi kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari pegawai-pegawai itu diperoleh mutu dan jumlah hasil yang maksimum). Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi:

a. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.

b. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta. c. Penarikan tenaga kerja yang baik.

d. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatanya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.

26

e. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.

f. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatakan hasil kinerja dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.

g. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia.

Glen O. Stahl merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari organisasai. Fungsi-fungsi tesebut meliputi:

a) Penentuan yurisdiksi, b) Pengusahaan tenaga kerja,

c) Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar-daftar dari calon-calon yang lulus ujian,

d) Penyelenggaraan riset kepegawaian, e) Penyelenggaraan latihan jabatan,

f) Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai,

g) Pemeliharaan rencana yang membangun hubungan masyrakat.

Sementara itu Arifin Abdulrachman mengatakan bahwa administarsi kepegawaian adalah salah satu cabang dari administrasi Negara yang berkaitan dengan segala persoalan-persoalan mengenai pegawai-pegawai Negara.

Kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian meliputi:

2. Rekrutmen, ujian dan penempatan,

3. Training,

4. Penggajian,

5. Employee counseling, 6. Personnel relation, 7. Disipilin dan moral, 8. Catatan kepegawaian,

Burhannudin A.Tayibnapis (1994,26) memberi batasan batasan administrasi kepegawaian sebagai upaya memperoleh pegawai negeri sipil yang setia dan loyal pada Pancasila, Undang – Undang Dasar 1945, cakap dan terampil serta jujur dan berdisiplin dalam melaksanakan pokok pemerintahan dan pembangunan.

Paul pigos dan Charles A Myers dalam personnel administration memberikan definisi adminisrasi kepegawaian sebagai seni memperoleh, memajukan, dan memilihara kecakapan kekuatan kerja sedemikian rupa untuk menyelesaikan fungsi-fungsi dan tujuan organisasi dengan efisiensi dan ekonomis yang maksimum.

Menurut Lawrence A. Appley, manajamen administrasi kepegawaian adalah satu, tidak dapat dibedakan satu sama lain. Administrasi kepegawaian mula-mula menjadi bagian dari manajamen ilmiah terutama dalam hubunganya dengan employment, ujian, penempatan, penentuan upah, dan penilaian hasil kerja. Pada sisi lain manajamen yang baik berarti memperoleh hasil yang efektif melalui orang-orang.

28

Kalau ditelaah lebih lanjut, pendapat para ahli atau penulis tersebut diatas, pada dasarnya tujuan mereka adalah sama, walaupun dalam menyajikannya berbeda bahasanya, namun yang ditentukan adalah maslah kepegawaian. Jika anda cermati dalam pandangan French, administrasi kepegawaian melakukan aktifitas merekrut pegawai setelah itu perlu diseleksi dan dikembangkan untuk keperluan organisasi. Etington berpendapat bahwa untuk menghadapi individu-individu yang berbeda perlu multi disiplin dan para ahli sesuatu sesuai dengan disiplin mereka. Lebih lanjut Edwin B.Flippo mengatakan bahwa administrasi kepegawaian adalah untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan pegawai untuk berbagai tujuan. Jadi, menurut Flippo administrasi kepegawaian mempunyai 2 fungsi yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif (yang bersifat teknis). Fungsi manejerial administrasi kepegawaian meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Sedangkan fungsi operatif kepegawaian meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan dan pemensiunan.

B. Tujuan adanya Tata kelola Administrasi kepegawaian

Pentingnya Administrasi Kepegawaian Karena administrator adalah Pegawai Negeri Sipil selaku pelaksana tugas pemerintahan baik di tingkat pusat maupun daerah. Tersebar di pusat dan daerah, Pelaksana dari rules aplication ,Pelaksana Organisasi Administrasi Negara.

Seni memilih pegawai baru, mempergunakan dan mempekerjakan pegawai lama. merupakan seni karena yang dibutuhkan adalah keahlian untuk menentukan dan menggunakan potensi pegawai yang ada dan yang akan diterima. Sehingga

diperoleh “the right manusia on the right place.” Segala kegiatan yang menyangkut persoalan pegawai mulai dari penerimaan sampai dengan pemberhentian pegawai. Fungsi seorang administrator yang bertujuan untuk menyusun dan mengendalikan semua kegiatan untuk mendapatkan, memelihara, mengembangkan dan menggunakan pegawai sesuai dengan beban kerja dan tujuan organisasi. Beban kerja harus disesuaikan dengan “job description” yang tercantum pada organisasi tata laksana.

C. Prinsip Tata kelola Administrasi pegawai

DEFINISI PEGAWAI NEGERI (UU No. 43 Tahun 1999, Pasal 1)

Adalah mereka yang memenuhi syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan suatu peraturan perundang-undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.

1. Memenuhi syarat tertentu.

Syarat untuk menjadi pegawai ditentukan dalam Peraturan Pemerintah berupa usia, indeks prestasi kumulatif, dan lain-lain.

2. Diangkat oleh pejabat yang berwenang

Diangkat oleh kepala instansi yang bersangkutan dengan Surat Keputusan yang mencantumkan pangkat dan golongannya.

30

3. Diserahi tugas

Yaitu untuk menjalankan tugas pemerintahan yang ada dalam HAN otonom.

4. Digaji

Penggajian ini berlaku secara nasional.

Prinsip Kepegawaian A. Prinsip kemanusiaan, B. Prinsip kesatuan tujuan,

C. Prinsip kesatuan komando prinsip wewenang dan tanggung jawab, D. Prinsip demokrasi,

E. Prinsip equal pay for equal work, F. Prinsip the right man in the right place, G. Prinsip komunikasi yang seimbang, H. Prinsip efisiensi dan produktivitas kerja.

Kewajiban Pegawai

Wajib setia dan taat kepada Pancasila, UUD 1945 dan Pemerintah ,Wajib mentaati semua peraturan perundang-undangan,Wajib menjalankan tugas kedinasan, Wajib menyimpan rahasia.

Hak Pegawai

1. Gaji dan tunjangan,

2. Kenaikan pangkat,

3. Cuti,

4. Pensiun,

5. Sistem penggajian,

Sistem skala tunggal (mono-scale system) berlaku secara nasional kepada pegawai yang berpangkat sama diberikan gaji yang sama pula.

Sistem skala ganda (multi-scale system) pemberian tunjangan kepada pegawai yang melakukan pekerjaan tertentu, yang didasarkan pada sifat pekerjaan, prestasi, tanggung jawab. Tunjangan inilah yang disebut sebagai tambahan gaji.

Sistem skala gabungan setiap PNS pasti mempunyai gaji pokok karena ketika diangkat sudah tertera pangkatnya

Jenis tunjangan

. Tapi tidak semua PNS mempunyai tunjangan yang sama karena tunjangan didasarkan pada jabatannya.

a. Tunjangan jabatan fungsional (berdasarkan sifat pekerjaan, misalnya dokter, dosen, pengamat gunung berapi, pustakawan, peneliti, hakim, dll).

32

b. Tunjangan jabatan struktural (berdasarkan jabatan dalam organisasi, misalnya dirjen, kepala biro, dll).

c. Tunjangan keluarga (sejak 1994 yang ditanggung adalah pasangannya dan 2 anak).

d. Tunjangan kemahalan (diberikan untuk yang bertugas di daerah yang kebutuhan pokoknya tinggi).

e. Tunjangan daerah terpencil (diberikan untuk yang bertugas di daerah terpencil, misalnya daerah indonesia timur).

f. Tunjangan cacat dalam menjalankan tugas kedinasan.

Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang PNS dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian, oleh sebab itu setiap PNS diangkat dalam jabatan tertentu.

Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, danhak seseorang PNS dalam rangka susunan suatu organisasi. Jabatan pada dasarnya terdiri atas:

1. Jabatan struktural, adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seseorang PNS dalam rangka memimpin sutau satuan organisasi negara. Jabatan struktural dipegang oleh eselon 1, 2, dan 3.

2. Jabatan fungsional, adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seseorang PNS dalam suatu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarka pada keahlian/atau ketrampilan tertentu serta bersifat mandiri.

NAMA & SUSUNAN PANGKAT PNS/PEGAWAIAN

No Nama Pangkat Golongan Ruang

1 Juru Muda I A

2 Juru Muda Tingkat I I B

3 Juru I C

4 Juru Tingkat I I D

5 Pengatur Muda II A

6 Pengatur Muda Tingkat I II B

7 Pengatur II C

8 Pengatur Tingkat I II D

9 Penata Muda III A

10 Penata Muda Tingkat I III B

11 Penata III C

12 Penata Tingkat I III D

13 Pembina IV A

14 Pembina Tingkat I IV B

15 Pembina Utama Muda IV C

16 Pembina Utama Madya IV D

17 Pembina Utama IV E

a. Pembina Utama Gol. IV/e Guru Besar

b. Pembina Utama Madya Gol. IV/d Guru Besar Madya c. Pembina Utama Muda Gol. IV/c Lektor Kepala

d. Pembina Tingkat I Gol. IV/b Lektor Kepala Madya

e. Pembina Gol. IV/a Lektor

f. Penata Tingkat I Gol. III/d Lektor Madya

34

h. Penata Muda Tingkat I Gol. III/b Asisten Ahli

i. Penata Muda Gol. III/a Asisten Ahli Madya D. Macam-macam Tata Kelola Kepegawaian

Karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya.

1. Batasan (Boundary)

Penggambaran dari suatu elemen/unsure manayang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.

2. Lingkungan (Environment)

Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan menyediakan asumsi,kendala, dan input terhadap suatu sistem.

3. Masukan (Input)

Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi)dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

4. Keluaran (Output)

Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan di layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.

5. Komponen (Components)

Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi ataupun output. Komponen ini bisa subsistem dari sebuah sistem.

6. Interface

Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.

7. Penyimpanan (Storage)

Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku,dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen sistem yang memungkinkan komponen tersebut.

Pilihan Implementasi Persuasi

Bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.

Contoh Karakteristik Sistem Penggajian

Batasan: Hanya pada sistem penggajian saja, tidak pada sistem lain

36

Input: Kartu gaji

Output:Cek gaji

Komponen

a. Menghitung total pembayaran b. Menghitung pengurangan

Interface

a. Mencocokan kartu gaji dengan pegawai

b. Menyortir cek pembayaran menurut departemen

Storage

a. Tunjangan pegawai b. Tunjangan pembayaran

Sistem Logik dan Sistem Fisik (Logical and Physical System)

Terdapat dua macam penggambaran sistem secara umum, khususnya yang menyangkut fungsi dan bentuk dari sistem, yaitu sistem logik dan sistem fisik.

a. Sistem Logik (Logical System)

Sistem logik menjelaskan fungsi dan tujuan dari sistem tanpa menyinggung hal-hal yang bersifat fisik dimana sistem itu diimplementasikan. Sebuah sistem logik adalah representasi dariindependensi dari teknologi.

Maksudnya, dalam sebuah aplikasi sistem kita harus mendapatkan spesifikasi logik dan berfungsi secara tepat untuk memperoleh pemahaman bagaimana memilih diantara berbagai alternatif implementasi fisik. Lebih dari itu, biaya dan tenaga untuk merubah suatu sistem akan meningkat ketika kita melakukan implementasi lebih jauh pada sarana fisiknya.

b. Sistem Fisik (Physical System)

Sistem fisik juga merupakan sebuah penggambaran atau abstraksi, tetapi sistem ini menggunakan symbol dan notasi untuk menunjuk bentuk fisik,tentang bagaimana dan dimana sistem beroperasi.Contoh yang menggambarkan perbedaan sistem logik dan sistem fisik: Sistem dalam pendaftaran atau regristrasi kuliah. Dari sistem logik akan menunjukan langkah-langkah regristrasi kelas, pengecekan permintaan kelas dengan persyaratan yang ada, akan membuat daftar mahasiswa yang dibolehkan mengikuti kuliah tersebut. Sementara itu sistem fisik akan menujukan cara-cara pendaftaran kelas dengan menggunakan punched card atau terminal komputer, pengecekan prasyarat yang dilakukan secara manual atau elektronik (dengan membandingkan, transkrip dengan diskripsi mata kuliah).

E. Faktor-faktor yang mempengaruhi Administrasi pegawai

Kinerja pegawai adalah tingkat pencapaian hasil atas pelaksanaan tugas tertentu dalam hal ini mencakup kinerja individu, kinerja kelompok, kinerja perusahaan yang dipengaruhi faktor intern dan ekstern. Kinerja pegawai akan dipengaruhi oleh banyak faktor beberapa diantaranya adalah motivasi, kepemimpinan dan budaya organisasi. kepemimpinan dan budaya organisasi

38

berpengaruh positif dan signifikan terhadap kinerja pegawai administrasi pada Universitas Sumatera Utara Medan. Secara parsial motivasi lebih dominan dari pada kepemimpinan dan budaya organisasi.

Dalam suatu perusahaan atau organisasi tidak luput dari pengelolaan masalah administrsi, karena administrasi merupakan titik pokok di dalam perusahaan. Untuk berkembang, tumbuh, dan bergerak perusahaan membutuhkan administrasi yang baik. Administrasi adalah sesuatu yang terdapat didalam suatu organisasi modern yang memberikan manfaat kepada organisasi tersebut, sehingga organisasi itu dapat berkembang, tumbuh, dan bergerak. Pajak merupakan iuran wajib masyarakat kepada negara yang dapat dipaksakan tanpa mendapat kontraprestasi secara langsung, dan apabila ada sebagian dari masyarakat yang tidak melunasinya maka akan dikenakan sanksi oleh negara.

Untuk menunjang kebijaksanaan keuangan tersebut, dilaksanakan pengembangan perangkat fiskal, yaitu perpajakan. Pajak sangat dibutuhkan dalam pembiayaan pembangunan, yaitu dalam penyusunan Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN). Oleh karena itu, menempatkan perpajakan yang berdasarkan asas keadilan dan pemerataan khususnya pajak langsung sebagai salah satu sumber pemerimaan negara yang merupakan salah satu pendukung yang sangat tepat dalam memecahkan masalah pembiayaan negara.

F. Peranan Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi dan merupakan suatu hal yang sangat menentukan dalam

pencapaian suatu tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Kinerja pegawai merupakan hal yang sangat penting dalam proses kelayakan pegawai. seperti penerapan dan pengsosialisasian sistem perencanaan kerja pada administrasi kepegawaian, sehingga pegawai kurang memahami dan mengerti sasaran ataupun tujuan yang ingin dicapai. Kurangnya pembinaan dan pengerahan pegawai, sehingga masih banyak pegawai yang kurang mematuhi ketentuan jam kerja sebagaimana mestinya. Masih kurangnya pelaksanaan pengawasan serta pengendalian yang diterapkan oleh pimpinan kantor selaku.

Di dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian harus ada unsur-unsur, fungsi dan sistem terarah di dalam pencapaian hasil kerja yang maksimal sebagai badan atau instansi penyelenggara pemerintahan dan pelayanan publik. Peningkatan sistem administrasi kepegawaian dipengaruhi berbagai macam faktor, dalam peningkatan mutu dan kualitas kerja yaitu kebijakan pemerintah yang meliputi aspek kemanusiaan dan aspek kebijakan atau tindakan yang diambil dalam pelaksanaan sistim administrasi kepegawaian. Peran administrasi sangat mempengaruhi dalam meningkatkan kinerja pegawai

Tetapi tidaklah berarti bahwa Administratorlah yang satu-satunya berperan sebagai pelaksana fungsi Administrasi, melainkan dilaksanakan juga oleh pejabat-pejabat yang berada dibawahnya berdasarkan pelimpahan dari Administrator. Perlu diketahui bahwa Administrasi yang merupakan rangkaian kegiatan penataan, merupakan pekerjaan penunjang pelaksanaan pekerjaan substansuif. Kelompok pekerjaan yang dilakukan dengan rangkaian kegiatan subtantif dinamakan “pekerjaan pokok” atau “pekerjaan induk” yaitu pekerjaan yang

40

langsung bertalian dengan tujuan yang hendak dicapai. Untuk menegaskan perbedaan antara rangkaian kegiatan penataan dan rangkaian kegiatan substansif, dapat diberikan contoh sebagai berikut.

Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan oleh suatu universitas yang bertujuan menghasilkan sarjana, maka yang termasuk rangkaian kegiatan pekerjaan subtantif, antara lain meliputi kegiatan seperti :

a. Mengajarkan suatu mata kuliah, b. Menguji mahasiswa,

c. Melakukan penelitian,

d. Melaukan pengabdian kepada masyarakat, e. Membuat skripsi,

f. Mengarang Buku.

Sedangkan yang termasuk rangkaian kegiatan penataan antara lain :

a. Membuat rencana kerja tahunan, b. Membagi tugas antara pengajar, c. Menyusun kalender akademis, d. Menyusun jadwal perkuliahan, e. Mengatur ujian,

f. Mengatur/megurus tersedianya alat peraga, ruang kuliah dan lain-lain, g. Menghimpun dan menyampaikan informasi dari pimpinan universitas

kepada para pengajar,

i. Berusaha menemukan cara kerja yang lebih baik.

Contoh lain ialah proses produksi yang ditujukan untuk mengahasilkan suatu barang pabrik, rangkaian perbuatan pekerjaan subtantif, misalnya :

1. Mencampurkan bahan-bahan yang diperlukan, 2. Menjalankan mesin pengolahnya,

3. Menambahkan warna yang diperlukan,

4. Memotong menjadi sesuatu bentuk dan ukuran sampai barang itu benar-benar selesai.

Sedangkan proses penataan miasalnya :

a. Perbuatan-perbuatan mengatur pemakain tenaga buruh, b. Mengurus keuangan pabrik itu,

c. Mengadakan catatan-catatan mengenai hasil produksi,

d. Memperhatikan tanggapan-tanggapan masyarakat terhadap barang yang dihasilkan. (The Liang Gie & Sutanto, 1977).

Dalam praktek, tidak ada Administrasi apabila tidak ada pekerjaan pokok atau pekerjaan induk. Dengan demikian proses Administrasi selalu berkaitan dengan pekerja pokok.

42 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN

1. Pentingnya Administrasi Kepegawaian karena administrator adalah Pegawai Negeri Sipil selaku pelaksana tugas pemerintahan baik di tingkat pusat maupun daerah.

2. Seni memilih pegawai baru, mempergunakan dan mempekerjakan pegawai lama. Merupakan seni karena yang dibutuhkan adalah keahlian untuk menentukan dan menggunakan potensi pegawai yang ada dan yang akan diterima. Sehingga diperoleh “the right manusia on the right place.” Segala kegiatan yang menyangkut persoalan pegawai mulai dari penerimaan sampai dengan pemberhentian pegawai.

3. Dalam pelaksanaan sistim administrasi kepegawaian Peran administrasi sangat mempengaruhi dalam meningkatkan kinerja pegawai.

SARAN

1. Kurangnya pembinaan dan pengerahan pegawai, sehingga masih banyak pegawai yang kurang mematuhi ketentuan jam kerja sebagaimana mestinya. Masih kurangnya pelaksanaan pengawasan serta pengendalian yang diterapkan oleh pimpinan kantor selaku.

2. Di dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian harus ada unsur-unsur, fungsi dan sistem terarah di dalam pencapaian hasil kerja yang maksimal sebagai badan atau instansi penyelenggara pemerintahan dan pelayanan publik.

DAFTAR PUSTAKA

AW Widjaja.(1986). Pengantar Administarasi Kepegawaian. Jakatra:Rajawali.

S.Ruky, D. (2002). Manajemen Penggajian & Pengupahan untuk Karyawan Perusahaan . Jakatra: PT Gramedia Pustaka Utama Anggota IKAPI,Jakarta 2001. Tayibnapis, Burhanudin A. MPH. Administrasi Kepegawaian: Suatu Tinjauan

Analitik. Jakarta: Pradnya Paramita, 1995. Sumber :

berpengaruh positif dan signifikan terhadap kinerja pegawai administrasi pada Universitas Sumatera Utara Medan. Secara parsial motivasi lebih dominan dari pada kepemimpinan dan budaya organisasi.

Dalam suatu perusahaan atau organisasi tidak luput dari pengelolaan masalah administrsi, karena administrasi merupakan titik pokok di dalam perusahaan. Untuk berkembang, tumbuh, dan bergerak perusahaan membutuhkan administrasi yang baik. Administrasi adalah sesuatu yang terdapat didalam suatu organisasi modern yang memberikan manfaat kepada organisasi tersebut, sehingga organisasi itu dapat berkembang, tumbuh, dan bergerak. Pajak merupakan iuran wajib masyarakat kepada negara yang dapat dipaksakan tanpa mendapat kontraprestasi secara langsung, dan apabila ada sebagian dari masyarakat yang tidak melunasinya maka akan dikenakan sanksi oleh negara.

Untuk menunjang kebijaksanaan keuangan tersebut, dilaksanakan pengembangan perangkat fiskal, yaitu perpajakan. Pajak sangat dibutuhkan dalam pembiayaan pembangunan, yaitu dalam penyusunan Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN). Oleh karena itu, menempatkan perpajakan yang berdasarkan asas keadilan dan pemerataan khususnya pajak langsung sebagai salah satu sumber pemerimaan negara yang merupakan salah satu pendukung yang sangat tepat dalam memecahkan masalah pembiayaan negara.

F. Peranan Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi dan merupakan suatu hal yang sangat menentukan dalam

39

pencapaian suatu tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Kinerja pegawai merupakan hal yang sangat penting dalam proses kelayakan pegawai. seperti penerapan dan pengsosialisasian sistem perencanaan kerja pada administrasi kepegawaian, sehingga pegawai kurang memahami dan mengerti sasaran ataupun tujuan yang ingin dicapai. Kurangnya pembinaan dan pengerahan pegawai, sehingga masih banyak pegawai yang kurang mematuhi ketentuan jam kerja sebagaimana mestinya. Masih kurangnya pelaksanaan pengawasan serta pengendalian yang diterapkan oleh pimpinan kantor selaku.

Di dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian harus ada unsur-unsur, fungsi dan sistem terarah di dalam pencapaian hasil kerja yang maksimal sebagai badan atau instansi penyelenggara pemerintahan dan pelayanan publik. Peningkatan sistem administrasi kepegawaian dipengaruhi berbagai macam faktor, dalam peningkatan mutu dan kualitas kerja yaitu kebijakan pemerintah yang meliputi aspek kemanusiaan dan aspek kebijakan atau tindakan yang diambil dalam pelaksanaan sistim administrasi kepegawaian. Peran administrasi sangat mempengaruhi dalam meningkatkan kinerja pegawai

Tetapi tidaklah berarti bahwa Administratorlah yang satu-satunya berperan sebagai pelaksana fungsi Administrasi, melainkan dilaksanakan juga oleh pejabat-pejabat yang berada dibawahnya berdasarkan pelimpahan dari Administrator. Perlu diketahui bahwa Administrasi yang merupakan rangkaian kegiatan penataan, merupakan pekerjaan penunjang pelaksanaan pekerjaan substansuif. Kelompok pekerjaan yang dilakukan dengan rangkaian kegiatan subtantif dinamakan “pekerjaan pokok” atau “pekerjaan induk” yaitu pekerjaan yang

langsung bertalian dengan tujuan yang hendak dicapai. Untuk menegaskan perbedaan antara rangkaian kegiatan penataan dan rangkaian kegiatan substansif, dapat diberikan contoh sebagai berikut.

Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan oleh suatu universitas yang bertujuan menghasilkan sarjana, maka yang termasuk rangkaian kegiatan pekerjaan subtantif, antara lain meliputi kegiatan seperti :

a. Mengajarkan suatu mata kuliah, b. Menguji mahasiswa,

c. Melakukan penelitian,

d. Melaukan pengabdian kepada masyarakat, e. Membuat skripsi,

f. Mengarang Buku.

Sedangkan yang termasuk rangkaian kegiatan penataan antara lain :

a. Membuat rencana kerja tahunan, b. Membagi tugas antara pengajar, c. Menyusun kalender akademis, d. Menyusun jadwal perkuliahan, e. Mengatur ujian,

f. Mengatur/megurus tersedianya alat peraga, ruang kuliah dan lain-lain, g. Menghimpun dan menyampaikan informasi dari pimpinan universitas

kepada para pengajar,

41

i. Berusaha menemukan cara kerja yang lebih baik.

Contoh lain ialah proses produksi yang ditujukan untuk mengahasilkan suatu barang pabrik, rangkaian perbuatan pekerjaan subtantif, misalnya :

1. Mencampurkan bahan-bahan yang diperlukan, 2. Menjalankan mesin pengolahnya,

3. Menambahkan warna yang diperlukan,

4. Memotong menjadi sesuatu bentuk dan ukuran sampai barang itu benar-benar selesai.

Sedangkan proses penataan miasalnya :

a. Perbuatan-perbuatan mengatur pemakain tenaga buruh, b. Mengurus keuangan pabrik itu,

c. Mengadakan catatan-catatan mengenai hasil produksi,

d. Memperhatikan tanggapan-tanggapan masyarakat terhadap barang yang dihasilkan. (The Liang Gie & Sutanto, 1977).

Dalam praktek, tidak ada Administrasi apabila tidak ada pekerjaan pokok atau pekerjaan induk. Dengan demikian proses Administrasi selalu berkaitan dengan pekerja pokok.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN

1. Pentingnya Administrasi Kepegawaian karena administrator adalah Pegawai Negeri Sipil selaku pelaksana tugas pemerintahan baik di tingkat pusat maupun daerah.

2. Seni memilih pegawai baru, mempergunakan dan mempekerjakan pegawai lama. Merupakan seni karena yang dibutuhkan adalah keahlian untuk menentukan dan menggunakan potensi pegawai yang ada dan yang akan diterima. Sehingga diperoleh “the right manusia on the right place.” Segala kegiatan yang menyangkut persoalan pegawai mulai dari penerimaan sampai dengan pemberhentian pegawai.

3. Dalam pelaksanaan sistim administrasi kepegawaian Peran administrasi sangat mempengaruhi dalam meningkatkan kinerja pegawai.

SARAN

1. Kurangnya pembinaan dan pengerahan pegawai, sehingga masih banyak pegawai yang kurang mematuhi ketentuan jam kerja sebagaimana mestinya. Masih kurangnya pelaksanaan pengawasan serta pengendalian yang diterapkan oleh pimpinan kantor selaku.

2. Di dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian harus ada unsur-unsur, fungsi dan sistem terarah di dalam pencapaian hasil kerja yang maksimal sebagai badan atau instansi penyelenggara pemerintahan dan pelayanan publik.

43

DAFTAR PUSTAKA

AW Widjaja.(1986). Pengantar Administarasi Kepegawaian. Jakatra:Rajawali.

S.Ruky, D. (2002). Manajemen Penggajian & Pengupahan untuk Karyawan Perusahaan . Jakatra: PT Gramedia Pustaka Utama Anggota IKAPI,Jakarta 2001. Tayibnapis, Burhanudin A. MPH. Administrasi Kepegawaian: Suatu Tinjauan

Analitik. Jakarta: Pradnya Paramita, 1995. Sumber :