AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA SDM
AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
a. Pengertian
Salah satu fungsi manjemen adalah pengawasan, “Controlling” yang
bertujuan untuk menjaga serta mengamankan harta milik perusahaan
dari penyimpangan-penyimpangan baik oleh pihak intern perusahaan
ataupun eksteren perusahaan tersebut. Adapun berbagai pendekatan
yang dapat dilakukan untuk pelaksanaan fungsi tersebut salah satunya
adalah dengan audit. Audit bermakna kegiatan pemeriksaaan terhadap
suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang/kelompok lembaga
yang independent yang bertujuan untuk mengevaluasi atau mengukur
lembaga atau perusahaan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan
dengan criteria yang ditentukan.
Kembali kepada fungsi Audit ini sendiri dapat dikategorikan ke dalam tiga
bidang utamanya yang tentu fokusnya ada pada audit sumber daya
manusia, antaranya terdiri atas :
1. Policy audit/manajemen audit atau penilaian yang dilaksanakan secara
sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap :
keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuan
untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi
manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian
social objective.
2. Performance/Operasional audit, merupakan suatu kegiatan penilaian
yang sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent
berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam
suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM.
3. Financial audit, yang mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara
independent dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta
data keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset
perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang
di tetapkan. Audit ini sendiri dapat dilakukan dalam beberapa situasi,
antaranya :
1. ketika dirasa perlu oleh manjemen puncak
2. ketika suatu kekuatan ekternal yang memaksa untuk dilakukan suatu
tinjauan.
3. ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas
dep. SDM
4. ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang
memaksa untuk melakukan considerasi ulang manajemen sdm.
5. ketika suatu keinginan spesialist sdm untuk meningkatkan praktik dan
sistem sdm perusahaan.
Dalam pelaksanaannya suatu audit harus mengikuti norma yang
ditentukan dalam suatu perusahaan masing-masing, yang intinya harus
mengandung :
1. independensi/kebebasan
2. kemahiran jabatan
3. Ruang linglup yang mecakup : pengujian dan evaluasi terhadap
kecukupan efektifitas sistem pengndalian intern perusahaan dan kualitas
manjemen dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan
kepadanya.
4. Pelaksanaanya mancakup perencanaan audit, pengujian dan evaluasi
terhadap informasi, penyampaian hasil audit dan proses tindak lanjut.
5. Pengelolaan Departemen audit harus bertanggung jawab dan layak.
b. Manfaat dan tujuan Feed back dari suatu pelaksanaan audit adalah :
1. Mengidentifikasi kontribusi dep. SDM terhadap perusahaan
2. meningkatkan citra professional dep. SDM
3. mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar
diantara karyawan dep. SDM
4. memperjelas tugas dan tanggung jawab dep. SDM.
5. menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM
6. menemukan masalah SDM yang kritis
7. menyelesaikan keluhan-keluhan dengan peraturan yang berlaku
8. mengurangi biaya SDM melalui prosedur yang efektif
9. meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang
diperlukan dalam dep. SDM
10. memberikan informasi yang cermat atas sistem informasi dep.SDM
sedangkan tujuannya adalah :
1. menilai efektifitas SDM
2. mengenali aspek-aspek yang masih dapat di perbaiki
3. mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam
4. menunjukkan kemungkinan perbaikan serta membuat rekomendasi
untuk pelaksanaan perbaikan tersebut.
Dalam pelaksanaanya audit SDM ini hendaklah selalu memanfaatkan
berbagai sumber data yang ada diantaranya :
1. pemeriksaan fisik perusahaan
2. konfirmasi
3. dokumentasi
4. observasi
5. pertanyaan pada klien
dari sumber data yang tersebut diatas diharapkan akan membuat suatu
audit dapat menjawab prospek dan tantangannya di masa
depan,antaranya :
1. globalisasi
2. hak-hak pekerja
3. performance pekerja
4. hambatan – hambatan SDM.
c. instrumen audit SDM
Dalam pengumpulan informasi tentang aktifitas-aktifitas SDM, ada
beberapa instrumen yang dapat digunakan, diantaranya :
1. wawancara
2. kuisioner
3. informasi eksternal
4. analisis catatan
5. eksperimen-eksperimen riset
6. audit-audit internasional
1. e. laporan audit, laporan audit SDM terdiri dari beberapa bagian yang
ditujukan untuk Manajer lini,manajer SDM, manajer Sumber Daya, yang
formatnya terdiri atas :
- Judul
- Daftar Isi
- Ringkasan dan kesimpulan
- Masalah-masalah pokok
- Kesimpulan dan saran
- Tubuh (data, fakta pandangan dan alasan )
- Sumber data
- Lampiran yang dianggap penting.
KASUS LAPORAN AUDIT BENTUK NARASI
Latar Belakang
Pada 11 September 2001 yang lalu, Bali dikejutkan dengan adanya
perbuatan anarki segelintir orang yang mencoba mengacaukan Bali
sebagai urat nadi wisata Indonesia dengna Bom Bali-nya (Bali Blast).
Dari hal tersebut sejumlah perusahaan yang bergerak langsung maupun
tidak langsung dalam industri pariwisata seperti : hotel, restaurant, tour
and Travel, Distributor makanan dan minuman, tidak terkecuali usaha
kebandarudaraan yang dikelola oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar
Udara Ngurah Rai tuban, menjadi menurun tingkat aktivitasnya.
Peristiwa ini juga berimbas besar dalam operasional PT Jasa Angkasa
Semesta (JAS) yang merupakan perusahaan Ground Handling yang telah
dipercayai dan ditugasi oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara
Ngurah Rai dalam hal pelayanan darat pesawat yang berkaitan dengan
penumpang dan bagasi.
Imbas “Bali Blast” tersebut berdampak pada kinerja divisi Sumber Daya
Manusia dalam mengelola karyawannya, telah tercatat sejak tahun 2001
sampai pertengahan tahun 2004 ini jumlah karyawan PT JAS sebanyak +
300 orang, dengan semakin menurunnya pemasukan yang diterima
perusahaan, maka hal ini berdampak sangat serius bagi perkembangan
dan kinerja karyawan sebagai faktor operasional perusahaan,
permasalahan mulai muncul setahap demi setahap mulai dari
perampingan tenaga kerja, penciutan waktu kerja, dan pengurangan
upah / gaji yang telah diterima karyawan selama ini, berbagai cara
dilakukan oleh Manajemen SDM dalam menyikapi hal tersebut akan tetapi
selalu saja tidak mendapatkan solusi dan tindak lanjut akan keputusan
yang didapat, untuk itu Manajemen SDM perlu kiranya membentuk
sebuah tim Audit yang terdiri dari Manajemen SDM dan konsultan Audit
yang berasal dari ekstern perusahaan.
Analisa Kasus
Dalam kaitan kasus ini, maka Manajemen SDM bersama tim Audit
melakukan langkah-langkah Audit untuk mengambil keputusan yang
terbaik yang akan dilakukan manajamen SDM; dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
* Pengamatan Kegiatan
* Penjelasan Kegiatan yang dirangkum dalam sebuah jurnal
* Peragaan kegiatan, dalam bentuk presentasi kepada Karyawan dan
Manajemen SDM pada khususnya
* Telaah Dokumen yang terkait dengan karyawan
* Pemeriksaan karyawan secara teliti
* Pembuktian
* Wawancara
* Survei
* Simpulan, yang akan dipakai untuk mengambil keputusan baik
buruknya bagi Manajemen SDM PT JAS
Pendekatan Komperatif
Tim audit sumber daya manusia membandingkan perusahaan (divisi)
dengan perusahaan atau divisi lainnya guna menyingkap bidang-bidang
yang berkinerja buruk. Pendekatan lini lazimnya digunakan untuk
membandingkan hasil-hasil dari aktivitas-aktivitas atau program sumber
daya manusia spesifik. Pendekatan ini membantu mendeteksi bidangbidang yang membutuhkan pembenaran
Pendekatan otoritas pihak luar
Tim audit sumber daya manusia bergantung pada keahlian-keahlian
konsultan dari luar atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan sebagai
suatu standar terhadapnya aktivitas-aktivitas atau program sumber daya
manusia dievaluasi. Konsultan ataupun temuan-temuan riset dapat
membantu mendiagnosis penyebab masalah-masalah yang timbul
Pendekatan Statistikal
Dari catatan-catatan yang ada, tim audit sumber daya manusia
menghasilkan standar-standar statistical terhadapnya aktivitas-aktivitas
dan program-program sumber daya manusia dievaluasi. Dengan standar
matematis ini, tim audit dapat menemukan kesalahan-kesalahan pada
saat kesalahan-kesalahan tersebut masih kecil, berupa Data yang
dikumpulkan per tahun, metode kuantitatif seperti :
* Regresi : memanfaatkan hubungan antara dua atau lebih variabel
kuantitatif sehingga satu variabel dapat diprediksikan dari variabel lainnya
* Korelasi : mengukur tingkat asosiasi yang ada antara dua atau lebih
variabel
* Diskriminan : mengidentifikasi faktor-faktor yang membedakan antara
dua atau lebih kelompok dalam suatu populasi
Pendekatan Kepatuhan
Dengan mengambil sample elemen-elemen system informasi sumber
daya manusia, tim audit mencari penyimpangan-penyimpangan dari
berbagai peraturan, kebijakan, serta prosedur-prosedur perusahaan,
melalui upaya-upaya pencarian fakta, tim audit dapat menemukan
apakah terdapat kepatuhan berbagai kebijakan dan peraturan perusahaan
Pendekatan manajemen berdasarkan tujuan
Pada saat pendekatan manajemen berdasarkan tujuan digunakan
terhadap bidang-bidang sumber daya manusia, tim audit dapat
membandingkan hasil-hasil actual dengan tujuan-tujuan yang dinyatakan.
Bidang-bidang berkinerja buruk dapat dideteksi dan dilaporkan.
Dari hasil perhitungan dan penggunaan alat-alat/instrumen-instrumen
audit SDM yang dilakukan oleh tim Audit terhadap Auditee, maka dapat
dianalisa bahwa auditee menyatakan Manajemen SDM sudah tidak
maksimal dalam kinerjanya.
Rekomendasi
Dari analisa kasus yang dilakukan tim Audit dan Manajemen SDM, maka
dapat direkomendasikan bahwa, dalam mengatasi dan meminimalisir
keadaan yang terjadi pada tubuh SDM PT JAS, maka perlu diambil
tindakan – tindakan, sbb :
* SDM yang ada diefisienkan kinerjanya, dengan sistem penjadwalan jam
kerja, dimana 1 minggu yang biasanya karyawan bekerja 6 hari kerja,
maka dengan adanya kasus Bali Blast ini maka karyawan hanya bekerja 3
hari dalam satu minggu dengan memakai shift bergiliran, dengan
demikian gaji / upah yang diberikan tidak lagi 30 hari akan tetapi mejadi
12 x upah 1 hari kerja.
* Merumahkan sementara SDM yang tidak vital dalam kinerja operasional
PT JAS, disinyalir bahwa dari 300 orang karyawan, bagian operasional
berjumlah 275 karyawan yang bekerja secara shift sebelumnya, yang
terdiri dari 100 karyawan service area, 100 karyawan Security, dan 75
Operation darat.
* Apabila kedua hal tidak dapat dilakukan, maka kegiatan mem-PHK
karyawan yang tidak memenuhi peraturan dan prasyarat perusahaan,
dengan menilik / melihat faktor-faktor yang ada, baik dari segi :
- Lamanya masa dinas karyawan
- Tingkat produktivitas karyawan
- Data Latar belakang dan biografis
- Riwayat kerja dengan perusahaan
- Tujuan dan aspirasi pribadi
- Skor tes
* Diberlakukan karyawan “ Out Sourcing,” dimana karyawan ini direkrut
dan dididik oleh biro jasa pekerja pada sebuah perusahaan yang
dipekerjakan di PT JAS sebagai tenaga kontrakan, dengan perhitungan
gaji yang lebih rendah dari gaji karyawan tetap perusahaan.
Kesimpulan
Audit SDM di laksanakan untuk mencapai tujuan organisasi secara
keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka
panjang. Artinya audit SDM mempunyai misi membantu pimpinan dengan
memberikan masukan informasi signifikan hasil penilaian auditor untuk
membantu mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh
Departemen. Hasil audit SDM dapat menjadi masukan berharga untuk
referensi dalam membuat keputusan atau mengambil kebijakan tentang
SDM sehingga pengelolaan SDM dapat lebih sesuai dengan perencanaan
organisasi jangka panjang.
Pada PT Jasa Angkasa Semesta yang bergerak dalam bidang pelayanan
darat kebandarudaraan untuk melayani penumpang dan bagasi, dalam
kinerjanya terhadap Sumber Daya Manusia Audit berperanan penting
dalam mengevaluasi aktivitas sumber daya manusia yang digunakan di
dalam sebuah organisasi. Audit dapat meliputi satu divisi atau seluruh
organisasi PT Jasa Angkasa Semesta, audit juga memberikan umpan balik
mengenai fungsi sumber daya manusia kepada manajer operasi dan
spesialis sumber daya manusia. Beberapa pendekatan riset digunakan
untuk mengevaluasi aktivitas sumber daya manusia, pendekatan riset
tersebut meliputi : Pendekatan komperatif, pendekatan otoritas pihak
luar, pendekatan statistikal, pendekatan kepatuhan, dan pendekatan
manajemen berdasarkan tujuan.
Agar informasi yang dihasilkan berguna, maka informasi tersebut disusun
ke dalam satu laporan audit. Laporan audit adalah gambaran
komprehensif dari aktivitas sumber daya manusia, yang meliputi
rekomendasi untuk praktik yang efektif dan rekomendasi untuk
memperbaiki praktik yang tidak efektif. Laporan audit sumber daya
manusia dapat disusun untuk manajer operasi, spesialis sumber daya
manusia, dan manajer sumber daya manusia. Sedangkan fungsi daripada
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada PT Jasa Angkasa Semesta
merupakan alat untuk menyampaikan informasi dan dokumentasi faktafakta yang telah dilakukan oleh tim Audit dan Manajemen Sumber Daya
Manusia yang nantinya akan dipergunakan sebagai alat pemutusan
masalah.
a. Pengertian
Salah satu fungsi manjemen adalah pengawasan, “Controlling” yang
bertujuan untuk menjaga serta mengamankan harta milik perusahaan
dari penyimpangan-penyimpangan baik oleh pihak intern perusahaan
ataupun eksteren perusahaan tersebut. Adapun berbagai pendekatan
yang dapat dilakukan untuk pelaksanaan fungsi tersebut salah satunya
adalah dengan audit. Audit bermakna kegiatan pemeriksaaan terhadap
suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang/kelompok lembaga
yang independent yang bertujuan untuk mengevaluasi atau mengukur
lembaga atau perusahaan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan
dengan criteria yang ditentukan.
Kembali kepada fungsi Audit ini sendiri dapat dikategorikan ke dalam tiga
bidang utamanya yang tentu fokusnya ada pada audit sumber daya
manusia, antaranya terdiri atas :
1. Policy audit/manajemen audit atau penilaian yang dilaksanakan secara
sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap :
keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuan
untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi
manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian
social objective.
2. Performance/Operasional audit, merupakan suatu kegiatan penilaian
yang sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent
berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam
suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM.
3. Financial audit, yang mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara
independent dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta
data keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset
perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang
di tetapkan. Audit ini sendiri dapat dilakukan dalam beberapa situasi,
antaranya :
1. ketika dirasa perlu oleh manjemen puncak
2. ketika suatu kekuatan ekternal yang memaksa untuk dilakukan suatu
tinjauan.
3. ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas
dep. SDM
4. ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang
memaksa untuk melakukan considerasi ulang manajemen sdm.
5. ketika suatu keinginan spesialist sdm untuk meningkatkan praktik dan
sistem sdm perusahaan.
Dalam pelaksanaannya suatu audit harus mengikuti norma yang
ditentukan dalam suatu perusahaan masing-masing, yang intinya harus
mengandung :
1. independensi/kebebasan
2. kemahiran jabatan
3. Ruang linglup yang mecakup : pengujian dan evaluasi terhadap
kecukupan efektifitas sistem pengndalian intern perusahaan dan kualitas
manjemen dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan
kepadanya.
4. Pelaksanaanya mancakup perencanaan audit, pengujian dan evaluasi
terhadap informasi, penyampaian hasil audit dan proses tindak lanjut.
5. Pengelolaan Departemen audit harus bertanggung jawab dan layak.
b. Manfaat dan tujuan Feed back dari suatu pelaksanaan audit adalah :
1. Mengidentifikasi kontribusi dep. SDM terhadap perusahaan
2. meningkatkan citra professional dep. SDM
3. mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar
diantara karyawan dep. SDM
4. memperjelas tugas dan tanggung jawab dep. SDM.
5. menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM
6. menemukan masalah SDM yang kritis
7. menyelesaikan keluhan-keluhan dengan peraturan yang berlaku
8. mengurangi biaya SDM melalui prosedur yang efektif
9. meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang
diperlukan dalam dep. SDM
10. memberikan informasi yang cermat atas sistem informasi dep.SDM
sedangkan tujuannya adalah :
1. menilai efektifitas SDM
2. mengenali aspek-aspek yang masih dapat di perbaiki
3. mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam
4. menunjukkan kemungkinan perbaikan serta membuat rekomendasi
untuk pelaksanaan perbaikan tersebut.
Dalam pelaksanaanya audit SDM ini hendaklah selalu memanfaatkan
berbagai sumber data yang ada diantaranya :
1. pemeriksaan fisik perusahaan
2. konfirmasi
3. dokumentasi
4. observasi
5. pertanyaan pada klien
dari sumber data yang tersebut diatas diharapkan akan membuat suatu
audit dapat menjawab prospek dan tantangannya di masa
depan,antaranya :
1. globalisasi
2. hak-hak pekerja
3. performance pekerja
4. hambatan – hambatan SDM.
c. instrumen audit SDM
Dalam pengumpulan informasi tentang aktifitas-aktifitas SDM, ada
beberapa instrumen yang dapat digunakan, diantaranya :
1. wawancara
2. kuisioner
3. informasi eksternal
4. analisis catatan
5. eksperimen-eksperimen riset
6. audit-audit internasional
1. e. laporan audit, laporan audit SDM terdiri dari beberapa bagian yang
ditujukan untuk Manajer lini,manajer SDM, manajer Sumber Daya, yang
formatnya terdiri atas :
- Judul
- Daftar Isi
- Ringkasan dan kesimpulan
- Masalah-masalah pokok
- Kesimpulan dan saran
- Tubuh (data, fakta pandangan dan alasan )
- Sumber data
- Lampiran yang dianggap penting.
KASUS LAPORAN AUDIT BENTUK NARASI
Latar Belakang
Pada 11 September 2001 yang lalu, Bali dikejutkan dengan adanya
perbuatan anarki segelintir orang yang mencoba mengacaukan Bali
sebagai urat nadi wisata Indonesia dengna Bom Bali-nya (Bali Blast).
Dari hal tersebut sejumlah perusahaan yang bergerak langsung maupun
tidak langsung dalam industri pariwisata seperti : hotel, restaurant, tour
and Travel, Distributor makanan dan minuman, tidak terkecuali usaha
kebandarudaraan yang dikelola oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar
Udara Ngurah Rai tuban, menjadi menurun tingkat aktivitasnya.
Peristiwa ini juga berimbas besar dalam operasional PT Jasa Angkasa
Semesta (JAS) yang merupakan perusahaan Ground Handling yang telah
dipercayai dan ditugasi oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara
Ngurah Rai dalam hal pelayanan darat pesawat yang berkaitan dengan
penumpang dan bagasi.
Imbas “Bali Blast” tersebut berdampak pada kinerja divisi Sumber Daya
Manusia dalam mengelola karyawannya, telah tercatat sejak tahun 2001
sampai pertengahan tahun 2004 ini jumlah karyawan PT JAS sebanyak +
300 orang, dengan semakin menurunnya pemasukan yang diterima
perusahaan, maka hal ini berdampak sangat serius bagi perkembangan
dan kinerja karyawan sebagai faktor operasional perusahaan,
permasalahan mulai muncul setahap demi setahap mulai dari
perampingan tenaga kerja, penciutan waktu kerja, dan pengurangan
upah / gaji yang telah diterima karyawan selama ini, berbagai cara
dilakukan oleh Manajemen SDM dalam menyikapi hal tersebut akan tetapi
selalu saja tidak mendapatkan solusi dan tindak lanjut akan keputusan
yang didapat, untuk itu Manajemen SDM perlu kiranya membentuk
sebuah tim Audit yang terdiri dari Manajemen SDM dan konsultan Audit
yang berasal dari ekstern perusahaan.
Analisa Kasus
Dalam kaitan kasus ini, maka Manajemen SDM bersama tim Audit
melakukan langkah-langkah Audit untuk mengambil keputusan yang
terbaik yang akan dilakukan manajamen SDM; dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
* Pengamatan Kegiatan
* Penjelasan Kegiatan yang dirangkum dalam sebuah jurnal
* Peragaan kegiatan, dalam bentuk presentasi kepada Karyawan dan
Manajemen SDM pada khususnya
* Telaah Dokumen yang terkait dengan karyawan
* Pemeriksaan karyawan secara teliti
* Pembuktian
* Wawancara
* Survei
* Simpulan, yang akan dipakai untuk mengambil keputusan baik
buruknya bagi Manajemen SDM PT JAS
Pendekatan Komperatif
Tim audit sumber daya manusia membandingkan perusahaan (divisi)
dengan perusahaan atau divisi lainnya guna menyingkap bidang-bidang
yang berkinerja buruk. Pendekatan lini lazimnya digunakan untuk
membandingkan hasil-hasil dari aktivitas-aktivitas atau program sumber
daya manusia spesifik. Pendekatan ini membantu mendeteksi bidangbidang yang membutuhkan pembenaran
Pendekatan otoritas pihak luar
Tim audit sumber daya manusia bergantung pada keahlian-keahlian
konsultan dari luar atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan sebagai
suatu standar terhadapnya aktivitas-aktivitas atau program sumber daya
manusia dievaluasi. Konsultan ataupun temuan-temuan riset dapat
membantu mendiagnosis penyebab masalah-masalah yang timbul
Pendekatan Statistikal
Dari catatan-catatan yang ada, tim audit sumber daya manusia
menghasilkan standar-standar statistical terhadapnya aktivitas-aktivitas
dan program-program sumber daya manusia dievaluasi. Dengan standar
matematis ini, tim audit dapat menemukan kesalahan-kesalahan pada
saat kesalahan-kesalahan tersebut masih kecil, berupa Data yang
dikumpulkan per tahun, metode kuantitatif seperti :
* Regresi : memanfaatkan hubungan antara dua atau lebih variabel
kuantitatif sehingga satu variabel dapat diprediksikan dari variabel lainnya
* Korelasi : mengukur tingkat asosiasi yang ada antara dua atau lebih
variabel
* Diskriminan : mengidentifikasi faktor-faktor yang membedakan antara
dua atau lebih kelompok dalam suatu populasi
Pendekatan Kepatuhan
Dengan mengambil sample elemen-elemen system informasi sumber
daya manusia, tim audit mencari penyimpangan-penyimpangan dari
berbagai peraturan, kebijakan, serta prosedur-prosedur perusahaan,
melalui upaya-upaya pencarian fakta, tim audit dapat menemukan
apakah terdapat kepatuhan berbagai kebijakan dan peraturan perusahaan
Pendekatan manajemen berdasarkan tujuan
Pada saat pendekatan manajemen berdasarkan tujuan digunakan
terhadap bidang-bidang sumber daya manusia, tim audit dapat
membandingkan hasil-hasil actual dengan tujuan-tujuan yang dinyatakan.
Bidang-bidang berkinerja buruk dapat dideteksi dan dilaporkan.
Dari hasil perhitungan dan penggunaan alat-alat/instrumen-instrumen
audit SDM yang dilakukan oleh tim Audit terhadap Auditee, maka dapat
dianalisa bahwa auditee menyatakan Manajemen SDM sudah tidak
maksimal dalam kinerjanya.
Rekomendasi
Dari analisa kasus yang dilakukan tim Audit dan Manajemen SDM, maka
dapat direkomendasikan bahwa, dalam mengatasi dan meminimalisir
keadaan yang terjadi pada tubuh SDM PT JAS, maka perlu diambil
tindakan – tindakan, sbb :
* SDM yang ada diefisienkan kinerjanya, dengan sistem penjadwalan jam
kerja, dimana 1 minggu yang biasanya karyawan bekerja 6 hari kerja,
maka dengan adanya kasus Bali Blast ini maka karyawan hanya bekerja 3
hari dalam satu minggu dengan memakai shift bergiliran, dengan
demikian gaji / upah yang diberikan tidak lagi 30 hari akan tetapi mejadi
12 x upah 1 hari kerja.
* Merumahkan sementara SDM yang tidak vital dalam kinerja operasional
PT JAS, disinyalir bahwa dari 300 orang karyawan, bagian operasional
berjumlah 275 karyawan yang bekerja secara shift sebelumnya, yang
terdiri dari 100 karyawan service area, 100 karyawan Security, dan 75
Operation darat.
* Apabila kedua hal tidak dapat dilakukan, maka kegiatan mem-PHK
karyawan yang tidak memenuhi peraturan dan prasyarat perusahaan,
dengan menilik / melihat faktor-faktor yang ada, baik dari segi :
- Lamanya masa dinas karyawan
- Tingkat produktivitas karyawan
- Data Latar belakang dan biografis
- Riwayat kerja dengan perusahaan
- Tujuan dan aspirasi pribadi
- Skor tes
* Diberlakukan karyawan “ Out Sourcing,” dimana karyawan ini direkrut
dan dididik oleh biro jasa pekerja pada sebuah perusahaan yang
dipekerjakan di PT JAS sebagai tenaga kontrakan, dengan perhitungan
gaji yang lebih rendah dari gaji karyawan tetap perusahaan.
Kesimpulan
Audit SDM di laksanakan untuk mencapai tujuan organisasi secara
keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka
panjang. Artinya audit SDM mempunyai misi membantu pimpinan dengan
memberikan masukan informasi signifikan hasil penilaian auditor untuk
membantu mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh
Departemen. Hasil audit SDM dapat menjadi masukan berharga untuk
referensi dalam membuat keputusan atau mengambil kebijakan tentang
SDM sehingga pengelolaan SDM dapat lebih sesuai dengan perencanaan
organisasi jangka panjang.
Pada PT Jasa Angkasa Semesta yang bergerak dalam bidang pelayanan
darat kebandarudaraan untuk melayani penumpang dan bagasi, dalam
kinerjanya terhadap Sumber Daya Manusia Audit berperanan penting
dalam mengevaluasi aktivitas sumber daya manusia yang digunakan di
dalam sebuah organisasi. Audit dapat meliputi satu divisi atau seluruh
organisasi PT Jasa Angkasa Semesta, audit juga memberikan umpan balik
mengenai fungsi sumber daya manusia kepada manajer operasi dan
spesialis sumber daya manusia. Beberapa pendekatan riset digunakan
untuk mengevaluasi aktivitas sumber daya manusia, pendekatan riset
tersebut meliputi : Pendekatan komperatif, pendekatan otoritas pihak
luar, pendekatan statistikal, pendekatan kepatuhan, dan pendekatan
manajemen berdasarkan tujuan.
Agar informasi yang dihasilkan berguna, maka informasi tersebut disusun
ke dalam satu laporan audit. Laporan audit adalah gambaran
komprehensif dari aktivitas sumber daya manusia, yang meliputi
rekomendasi untuk praktik yang efektif dan rekomendasi untuk
memperbaiki praktik yang tidak efektif. Laporan audit sumber daya
manusia dapat disusun untuk manajer operasi, spesialis sumber daya
manusia, dan manajer sumber daya manusia. Sedangkan fungsi daripada
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada PT Jasa Angkasa Semesta
merupakan alat untuk menyampaikan informasi dan dokumentasi faktafakta yang telah dilakukan oleh tim Audit dan Manajemen Sumber Daya
Manusia yang nantinya akan dipergunakan sebagai alat pemutusan
masalah.