RE DESAIN SISTEM AKUNTANSI PENGISIAN BUK

RE-DESAIN SISTEM AKUNTANSI PENGISIAN BUKU
TAMU, PEMINJAMAN, DAN PENGEMBALIAN BUKU
PERPUSTAKAAN SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN
Studi Kasus : Badan Perpustakaan dan Kearsipan (BAPERSIP) Provinsi
Jawa Timur

Disusun oleh :

Fina Putri Damayanthi 041211331047

Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas
Airlangga
ABSTRACT
2013
1

With the passage of time and changing times , people increasingly rely and takes the role
of technology in carrying out daily activities . Especially in the public service , the technology is
an important part that can not be separated . But the most important thing that there is a basis in
the application of technology , the system is used . Through data flowchart , flowchart elements ,

and design ( re - design ) the system structure , we will determines how an interconnected system
, go hand in hand , and form the basis for the implementation of an activity in both the public
and private services . Bapersip of East Java as a facility and public facilities provided by the
local government should be able to model how much reflection and technological capabilities ,
applications , and systems development will be a benchmark of sophistication and advancement
of the East Java Government for promoting technology in the service of society . It is based on
the needs of the community is highly aware of library services are fast, accurate , efficient , and
effective , especially for students , college students , and academics . On the other hand the
challenge to continue to maintain the service quality through ease of search , search , data
collection books , and updates the data book is another challenge that must be faced . Although
current conditions are still lagging behind and does not yet meet expectations , Surabaya
Bapersip still continue to do the development , renovation , and socialization to continue to
improve the quality and community service .
Keywords : Bapersip, library, flowchart, redesign

2

DAFTAR ISI
I.

Pendahuluan........................................................................................4
I.1.
I.2.
I.3.

II.

Landasan Teori...................................................................................7
II.1.
II.2.
II.3.
II.4.
II.5.
II.6.

III.

Latar Belakang................................................................................................4
Rumusan Masalah............................................................................................5
Tujuan dan Manfaat1......................................................................................6

I.3.1. Tujuan Penelitian...............................................................................6
I.3.2. Manfaat Penelitian.............................................................................6
Sistem Layanan Publik pada Bepersip...........................................................7
Prinsip Efisiensi dan Efektifitas dalam Pelayanan Masyarakat......................8
Flowchart........................................................................................................9
DFD (Data Flow Diagram)..............................................................................9
ERD (Entity Relationship Digram).................................................................10
Desain.............................................................................................................11

Pembahasan........................................................................................12
III.1. Efektifitas dan Efisiensi dalam Pelayanan Publik di Bapersip Jatim............12
III.2. Rancangan Sistem Bapersip Jatim..................................................................13
III.2.1. Pengisian Buku Tamu dan Alur Layanan Perpustakaan...................14
III.2.2. Perancangan Sistem...........................................................................16
III.2.2.1. Rekomendasi Flowchart Bapersip....................................16
III.2.2.2. DFD (Data Flow Diagram)...............................................18
III.2.2.3. ERD (Entity Relationship Diagram).................................20

IV.

Penutup................................................................................................22
IV.1. Kesimpulan.....................................................................................................22
IV.2. Saran...............................................................................................................22
Daftar Pustaka...........................................................................................................23

3

BAB I
PENDAHULUAN
1.1.

Latar Belakang
Di era yang serba canggih dan modern ini hampir seluruh aktivitas sehari-hari kita

menggunakan kecanggihan teknologi yang serba mudah, cepat, dan akurat. Mayoritas penduduk
Indonesia telah menyadari betapa pentingnya teknologi infromasi baru yang dapat membuka
wawasan sekaligus menunjang pekerjaan mereka sehari-hari. Oleh sebab itu, teknologi dan alat
komunikasi modern dalam bentuk apapun tidak pernah lepas dari jangkauan masyarakat di era
modern ini. Penggunaan teknologi infromasi semakin berkembang pesat seiring berjalannya
waktu. Perkembangan teknologi pun semakin tidak terelakkan.

Tidak hanya masyarakat saja yang sudah menyadari betapa pentingnya teknologi sejak
memasuki era modern ini, namun pemerintah juga turut serta dan berupaya mengaplikasikan
teknologi dalam pelayanan masyarakat dalam bidang apapun. Komputer, sistem online dengan
internet, wireless, dan piranti lunak (software) telah mendominasi fasilitas dan layanan
masyarakat yang telah disediakan oleh pemerintah. Namun dapat kita lihat masih banyaknya
kekurangan dalam pengaplikasian program tersebut sehingga masyarakat meilai segala bentuk
fasilitas dan layanan kurang maksimal atau terkesan masih ketinggalan jaman.
Contoh tersebut tercermin pada Bapersip (Badan Perpustakaan dan Kearsipan) Jawa
Timur yang masih menggunakan sistem manual dalam mengisi identitas buku tamu dan absensi
untuk anggota perpustakaan maupun non anggota. Selain itu, cara penelusuran, peminjaman, dan
pengembalian buku masih terbilang rumit dan kurang efisien. Sumberdaya manusia yang masih
terbilang minim pengetahuan dan teknologi, serta tersedianya perangkat elektronik untuk
menunjang fasilitas pelayanan public juga masih kurang memadai, sehingga hal tersebut akan
4

menjadi hambatan dalam melakukan palayanan public yang cepat, mudah, efektif, dan efisien.
Bapersip seharusnya juga bisa menjadi sumber layanan, pengetahuan, dan sarana penunjang
proses pembelajaran yang disediakan bagi lebih dari 2.765.000 penduduk Jawa Timur sesuai
dengan visi Bapersip yakni “Jawa Timur Membaca dan tertib Arsip tahun 2014”. Meski
demikian, hingga tahun 2013 tercatat kurang lebih 41.100 anggota Bapersip Jatim.

Perpustakaan ini memiliki ketentuan yakni siapapun yang ingin masuk ke dalam
perpustakaan, harus mengisi data diri sebagai proses paling awal sebelum menitipkan tas dan
memasuki area ruang perpustakaan. Bagi non-anggota yang tidak memiliki kartu, tidak
diperkenankan untuk melakukan peminjaman buku. Sebagaimana yang kita tahu di ruang baca
Fakultas Ekonomi dan Bisnis serta di perpustakaan Universitas Airlangga, untuk mengisi data
diri hanya perlu menggunakan scan barcode pada kartu tanda mahasiswa, lalu portal akan
terbuka secara otomatis. Hal tersebut mencerminkan efisiensi, efektifitas, dan maksimalisasi
penggunaan kartu berbasis teknologi. Cara pengisian data diri seperti itu mampu mereduksi dan
mencegah terjadinya antrian panjang ketika menunggu giliran untuk mengisi buku tamu seperti
kondisi yang selalu tercermin setiap harinya di perpustakaan daerah Surabaya.

1.2.

Rumusan Masalah
Dalam laporan ini ada dua rumusan masalah yang melandasi bab pembahasan

selanjutnya, antara lain :
1. Apakah yang dimaksud dengan efektiftas dan efisiensi dalam penerapan pelayanan public
di Bapersip Jawa Timur?
2. Bagaimanakah struktur dan jenis DFD, flowchart, dan ERD yang direkomendasikan

untuk perbaikan sistem layanan perpustakaan?

1.3.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

5

Dalam penelitian ini terdapat dua tujuan yang ingin dicapai, baik tujuan tersebut
bersifat umum maupun khusus. Sedangkan manfaat dalam penelitian ini adalah berupa
output yang bersifat baru, inovatif, berbeda dari sebelumnya, dan berguna bagi kehidupan
sehari-hari baik saat ini maupun di masa yang akan datang.
1.3.1. Tujuan Penelitian
Secara umum tujuan dari penelitian ini ialah untuk mengetahui dan menjelaskan
secara umum (keseluruhan) sistem dan bagian-bagian apa sajakah dalam sistem yang
menjadi dasar pengoperasian suatu layanan public secara detail dan mendasar.
Secara khusus penelitian ini akan menjabarkan dan menjelaskan satu per satu
istilah efisiensi dan efektif dalam akses layanan perpustakaan, pengertian dalam elemenelemen flowchart, DFD (Daigram Arus Data Logika) yang digunakan oleh Bapersip Jawa
Timur. Selain itu penulis akan memberikan rekomendasi sistem baru yang lebih efektif
dan efisien.

1.3.2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dalam penelitian ini adalah memperkaya gagasan akan rumusan
struktur sistem baru yang sistematis dan terus berkembang untuk mencapai suatu
efisiensi, efektifitas, keakuratan, kecepatan, dan kemudahan dalam input, process, dan
output data khususnya dalam hal pelayanan masyarakat. Hasil penelitian ini juga
diharapkan agar bisa dimanfaatkan dan digunakan oleh semua pihak baik dalam lingkup
akademis maupun non akademis demi pengembangan disiplin ilmu untuk kemajuan
bangsa.

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1.

Sistem Layanan Publik pada Bapersip

6

Bapersip merupakan lembaga pemerintah yang menyediakan layanan buku-buku
berkualitas yang dapat diakses untuk umum, sumber pengetahuan, infromasi, dan
penunjang sarana pendidikan. Dalam kebijakan Bapersip tidak ada pungutan dana dalam

bentuk apapun utnuk anggota. Baik dalam hal pendaftaran anggota, peminjaman buku
maupun pengembalian buku yang terlambat. Untuk buku yang dikembalikan terlambat,
bapersip memiliki kebijakan untuk melakukan denda bukan dengan pungutan dana,
melainkan denda untuk tidak meminjam buku selama beberapa hari ke depan sesuai
dengan keterlambatan pengembalian.
Dalam setiap proses dan prosedur suatu tindakan pasti memiliki sebuah sistem.
Pengertian sederhana dari sistem adalah kerangka dasar yang menjadi suatu landasan atas
prosedur yang dijalankan. Sedangkan menurut Gelinas dalam bukunya memberika teori
“A system is a set of interdependent elements that together accomplish specific
objectives”. Pernyataan tersebut berarti sebuah sistem adalah satu kesatuan yang terdiri
atas elemen interdependen yang tersusun bersama-sama menjadi suatu objek yang
spesifik dan nyata.
Menurut Noengroho (2002: 45) ada dua jenis sistem pelayanan yang digunakan
oleh perpustakaan. Dua sistem tersebut adalah sistem pelayanan terbuka (opened access)
dan sistem pelayanan tertutup (closed access). Penjebaran dari teori sistem pelayanan
terbuka (opened access) adalah sistem dimana pengunjung perpustakaan/ anggota
perpustakaan diberi kebebasan untuk mencari, melakukan penelusuran, dan mengambil
sendiri buku-buku yang mereka kehendaki sesuai nomor panggil buku. Sedangkan sistem
pelayanan tertutup (closed access) adalah sebaliknya, yaitu suatu sistem dimana para
pengunjung dan anggota perpustakaan tidak diperkenankan mencari dan mengambil

7

buku/ bahan pustaka yang mereka kehendaki. maksudnya adalah hanya anggota/
pengunjung dengan kepentingan khusus dan dengan ijin lah yang diperkenankan untuk
melakukan pencarian dan membawa bahan pustaka tersebut. Selain itu pengunjung/
anggota tersebut harus didampingi oleh staff/ pegawai perpustakaan.
Masyarakat juga sangat menghendaki adanya pelayanan yang maksimal, cepat
dan mudah. sebab di jaman sekarang kemudahan adalah segalanya. Sudah sepatutnya
fasilitas public dilakukan perbaikan dalam hal sistem dan pelayanan demi kepentingan
masyarakat. Untuk mencapai target dan visi tersebut, perpustakaan, khususnya Bapersip
harus didukung dengan teknologi yang maju, sumberdaya manusia, sarana, serta
prasarana yang memadai.
2.2.

Prinsip Efisiensi dan Efektifitas dalam Pelayanan Masyarakat
Menurut Noegroho (2002: 56) ada beberapa aspek penting bagi pemerintah untuk
menyelenggarakan pelayanan public yang baik. Asas-asas tersebut antara lain
Transparanasi, akuntabilitas, kondisional (untuk mencapai efisiensi dan efektifitas),
partisipasi, kesamaan hak, dan keseimbangan antara hak dan kewajiban. Sedangkan

prinsip yang harus dipegang teguh dalam pelayanan public antara lain kesederhanaan,
kejelasan, kepastian waktu, keakurasian, keamanan, tanggung jawab, kelengkapan sarana,
kemudahan akses, kedisiplinan, dan kenyamanan.

2.3.

Flowchart (Bagan Alir)
Menurut Marshall (2006: 191), flowchart (bagan alir) adalah teknik analisis yang
dipergunakan untuk mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas,

8

ringkas, dan logis. Bagan ini juga menggunakan berbagai symbol standar untuk tujuan
deskripsi dan penjelasan melalui gambar prosedur pemrosesan transaksi yang seringkali
digunakan oleh perusahaan, dan arus data yang melalui sistem.
Flowchart mengenal empat symbol yang selalu digunakan, antara lain symbol
dasar, symbol input/ output yang spesifik, symbol proses khusus, dan symbol tambahan.
Sedangkan anak panah dalam pemakaian symbol-simbol tersebut adalah untuk tujuan
mempermudah dalam pemahaman aliran data.
2.4.

DFD (Data Flow Diagram)
Secara umum, kita mengetahui tentang DFD atau Data Flow Diagram sebagai
sebuah grafis yang menggambarkan dan mendeskripisakn arus data di dalam suatu
sistem organisasi. “DFD dipergunakan untuk mendokumentasikan sistem yang telah ada
dan untuk merencanakan sebuah sistem yang baru.” (Marshall : 2006, 184)
Maksud dari kutipan di atas ialah DFD adalah penjelasan (deskripsi) dalam
bentuk sebuah grafik yang saling berkaitan yang memuat dokumentasi keseluruhan dari
autu sistem yang telah ada dan nantinya dapat digunakan untuk merancang, mengganti,
meperbaiki dan memperbarui sistem baru dengan yang lebih baik, efisien, efektif, dan
bisa jadi sistem tersebut lebih praktis. Dalam DFD, menurut Marshall tersusun dari empat
elemen dasar, yakni : sumber (source) dan tujuan (destination) data, arus data, proses
transformasi, dan penyimpanan data. Simbol-simbol dalam DFD memiliki dua tujuan
yang berbeda dari flowchart, yakni yang pertama untuk menekankan pada analisis aliran
data. Kedua untuk menekankan garis logika, bukan fisik.
Menurut Bodnar (2006: 48), tujuan penggunan DFD bagi perusahaan ialah untuk
memisahkan secara jelas suatu proses logika analisis sistem dengan proses desain sistem
9

secara fisik. Hal tersebut bertujuan untuk mempermudah dalam proses penggunaan
infromasi bagi pengguna.
DFD juga merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data
dengan konsep dekomposisi yang dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun
rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh professional sistem kepada pemakai
(user) maupun pembuat program (programmer).
2.5.

ERD (Entity Relationship Diagram)
Menurut Gelinas (2009) “Entities and relationships are determined through
systems analysis...”. Kutipan tersebut memiliki arti bahwa aentitas dan hubungan relasi
dapat ditentukan melalui analisis sistem.
Hal tersebut mengungkapkan bahwa komponen dari ERD (Entity Relatonship
Diagram) harus saling terkait, saling berhubungan, dan logis dalam penyajiannya. Ada 4
macam penggolongan entitas: sumber, event (kejadian), agen, dan lokasi. Selain itu, ada
lima tahapan penting dalam proses perancangan ERD : (1) Membuat tabel untuk setiap
entitas, (2) Menetukan kunci primer (primary key), (3) Menentukan atribut yang
digunakan, (4) Pengimplementasian relasi melalui kunci primer dan relationship, dan (5)
Mendefinisikan tabel relasi.

2.6.

Redesain
Secara umum redesain terdiri dari dua suku kata, yakni re yang berarti
pengulangan atau kembali dan design dalam kamus bahasa Ingrris yang berarti
rancangan. Jika digabungkan maka redesain memiliki arti merangcang kembali atau

10

desain ulang. Redesain seringkali digunakan dalam perbaruan sebuah struktur lama
menjadi yang lebih baru, lebih inovatif, dan lebih bermanfaat.

BAB III
PEMBAHASAN
2.1.

Efektifitas dan Efisiensi dalam pelayanan Publik di Bapersip Jatim

11

Pengertian efektifitas dan efisien menurut Siagian (2006: 4), efektifitas adalah
pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar
ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkansejumlah barang atas jasa kegiatan yang
dijalankannya. Efektivitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai atau tidaknya
sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti
makin tinggi efektivitasnya. Sedangkan Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara
input (masukan) dan output. Selain itu, efisiensi adalah sesuatu yang kita kerjakan saling
berkaitan dengan menghasilkan hasil yang optimal dengan tidak membuang banyak
waktu dalam proses pengerjaannya. Efektif belum tentu efisien dan begitu sebaliknya.
Dari definisi si atas, maka dapat kita simpulkan bahwa pentingnya efisensi dan
efektifitas dalam sistem pelayanan public adalah hal yang sangat mendasar. Semakin
maju peradaban jaman, semakin tinggi teknologi dunia, dan semakin meningkat
kemampuan sumberdaya manusia, maka akan semakin efektif dan efisien setiap
pekerjaan yang dilakukan.
Pemerintah juga turut mengambil peran dalam proses peningkatan kinerja mutu,
sebab pemerintah telah menyadari betapa peningnya peningkatan kinerja dan pelayanan
public. Hal tersebut seharusnya juga dapat di terapkan khususnya pada sarana dan
prasarana perdidikan seperti perpustakaan. Untuk mencapai visi “Surabaya Membaca
Tahun 2014”, peningkatan pelayanan mutu adalah hal yang tdak bisa diabaikan. Terhitung
sejak tiga tahun terakhir, Bapersip Jatim terus berupaya melakukan perubahan dan
perombakan. Hasil yang terlihat adalah perbaikan sarana yang telah memadai. Ruangan
sempit dan cenderung kurang cahaya menjadi tempat membaca yang nyaman dengan
fasilitas free wi-fi, pendingin ruangan (AC), lampu yang terang, dan fasilitas lainnya.

12

Selain itu, pemerintah juga terus mendidik dan mendorong para pegawai perpustakaan
dengan seminar/ kuliah umum tentang penerapan teknologi dan peningkatan kualitas
sumberdaya manusia.
Namun, hingga mendekati tahun 2014 perombakan tersebut ternyata masih belum
sepenuhnya berubah. Perombakan dan perubahan tersebut hanya terjadi sekedar pada
fasilitas, sarana, dan prasarana saja. Sistem lama masih dianut dan belum mengalami
perubahan. Jika sebelum dilakukan perbaruan lingkungan, Bapersip masih menggunakan
proses manual dalam pengisian buku tamu, hal tersebut masih tetap sama hingga saat ini.
Maka sebaiknya Bapersip segera mengganti sistem tersebut menggunakan aplikasi/
software pendukung yang berfungsi untuk mempercepat pengisian buku tamu supaya
tidak terjadi penumpukan antrian di pintu masuk. Contohnya seperti sistem yang
diterapkan pada Perpustakaan Unair. Untuk mengisi buku tamu hanya menggunakan scan
barcode pada KTM. Lalu portal akan terbuka secara otomatis. Data yang terekam oleh
barcode akan masuk pada list buku tamu di layar monitor.
2.2.

Rancangan Sistem Bapersip Jatim
Bab pembahasan ini akan menjelaskan secara detail dan menyeluruh bagaimana sistem
pengisisan buku tamu, pendaftaran anggota, peminjaman, hingga pengembalian buku
yang digunakan oleh Bapersip.

1. Pengisian Buku Tamu dan Alur Layanan Perpustakaan
Latar belakang penulis melakukan analisis terkait permasalahan ini ialah
kurangnya efisiensi dan efektifitas dalam pemanfaatan teknologi. Sedangkan semakin

13

tahun jumlah anggota Bapersip mengalami peningkatan yang signifikan. Hal tersebut
menendakan peningkatan minat baca dan mengunjungi perpustakaan oleh masyarakat
khususnya di Surabaya.. namun jika peningkatan tersebut tidak diimbangi juga
dengan peningkatan (upgrading) sistem dan teknologi pada Bapersip dalam rangka
perbaikan pelayanan public, maka hal tersebut dapat menjadi kendala dan hambatan
di kemudian hari.
Saat ini ada banyak sekali tersedia software yang dibuat untuk sistem
absensi. Jika pada industri/ perusahaan mayoritas menggunakan mesin absensi, ada
pula penggunaan software yang berfungsi untuk melakukan scanner barcode pada
kartu anggota. Meski scanner memiliki kelebihan mudah digunakan, praktis, dan
efisien, kelemahannya ialah jika terjadi kelalaian individu yang menyebabkan
kehilangan kartu sehingga membuka peluang individu lain untuk menyalahgunakan
kartu. Selain itu kelemahan dari scanner barcode ialah jika terjadi penyusupan dan
kerusakan sistem baik disengaja ataupun tidak, maka aplikasi tidak bisa digunakan
dan harus berpindah ke cara manual.
“Proses awal pengisisan adalah dengan scanner kartu anggota tepat pada barcode
kartu anggota. Dalam barcode yang di sensor akan muncul identitas anggota.
Identitas tersebut disimpan dalam database Bapersip dan terkunci dengan kode
kemanan dan rahasia. Ketika data barcode terdeteksi, maka pada layar monitor
antrian akan muncul identitas anggota berupa nama anggota, nomor anggota,
alamat tempat tinggal, kategori anggota (pelajar, mahasiswa, dan umum), jenis
kelamin, dan tempat tanggal lahir”. (Noegroho: 2002)
Dari penjabaran di atas, metode tersebut akan lebih efektif dan efisien
demi menghindari penumpukan antrian panjang dalam mengisi buku tamu. Faktor
lain adalah karena minimnya fasilitas computer yang tersedia. Oleh sebab itu penulis

14

merekomendasikan Bapersip untuk segera menerapkan aplikasi/ software untuk
meningkatkan kecepatan, efisiensi, dan efektifitas dalam hal antrian pengisian buku
tamu. Prosedur selanjutnya adalah menitipkan barang bawaan pada loker yang
tersedia. Untuk mendapatkan kunci loker, anggota yang telah melakukan scan
barcode pada pintu masuk hanya perlu menukarkan kartu tanda pelajar, kartu
mahasiswa, atau kartu tanda penduduk. Jika belum memiliki kartu anggota, maka
terlebih dahulu diwajibkan mendaftar sebagai anggota. Jika sudah memiliki kartu
anggota, maka anggota baru dapat menggunakan layanan E-Search Library untuk
melakukan pencarian dan penelususran buku yang dikehendaki. Maka muncul
identitas buku dan nomor panggil. Selanjutnya untuk peminjaman buku, peminjam
hanya memerlukan kartu anggota perpustakaan dan membubuhkan tanda tangan pada
struk peminjaman buku. pengembalian buku sesuai dengan tanggal yang tertera di
halaman belakang buku. Gambar skema di bawah ini adalah alur pelayanan Bapersip
Jatim sesuai dengan analisis deskripsi di atas:
Memasuki
Perpustakaan dengan
wajib mengisi buku
tamu

Peminjam
menandatangani struk
peminjaman buku dan
selanjutnya disimpan
petugas hingga buku
dikembalikan

Menitipkan barang
bawaan dengan
menukarkan KTP/
KTM/ Kartu Pelajar

Petugas mendata buku
yang dipinjam dan
menentukan tanggal
pengembalian

Mendaftar sebagai
anggota perpustakaan
dengan mengisi
formulir

Melakukan penelusuran
buku yang dicari
dengan Aplikasi ESearch Library

Mengambalikan buku
yang dipinjam terlebih
dahulu, jika tidak
langsung memasuki
area perpustakaan

Gambar 3.1.1. Skema Layanan Bapersip
2. Perancangan Sistem
Setelah melakukan analisis dan penelitan, didapat beberapa elemen sistem
yang kurang tepat dan kurang efisien jika diterapkan. Oleh sebab itu penulis

15

melakukan redesain dan merekomendasikan konsep sistem baru yang dapat
diterapkan. Komponen rancangan sistem tersebut, antara lain:
1. Rekomendasi Flocwhart Bapersip
Setelah memperbaiki kesalahan dalam flowchart Bapersip, penulis
merancang ulang bagaimana sistem yang sebaiknya diterapkan melalui analisis
flowchart di bawah ini:
Anggota Perpustakaan

Petugas Perpustakaan

Database

Anggota

N
Browsing ke rak buku dengan nomor panggil
o

Data Anggota
(Card User)

Terima Buku dan Kartu Anggota
Tanya
petugas

Data Peminjam an Buku

Ye
s

Cek Validasi Anggota dan masa berlaku kartu

Buku + Kartu Agggota Serahkan pada Petugas

petugas
menjelaskan

N
o

Ye
s

DAPAT DIPINJAM

Kartu Tidak Valid, Expired, atau buku terlmabt dikembalikan
Ye
s

Kembalikan kartu pada Anggota
N
o
Struk dan Bukti peminjaman Buku ditandatangani anggota

Input Identitas Anggota, Kode Kartu Anggota dan Kode Buku

2

Print Out
Struk
MENCATAT NO
ANGGOTA DAN TANGGAL KEMBALI PADA KARTU BUKU
Peminja
SELESAI

man
Buku

SELESAI

Gambar 3.1.2.1 (a) Rekomendasi Flowchart
Peminjaman Buku Bapersip

16

Bagi anggota perpustakaan yang telah memiliki kartu anggota
diperkenankan meminjam buku. Sebelumnya mereka melakukan penelusuran
cepat menggunakan E-Search Library atas buku yang dicari/ dikehendaki. Jika
peminjam melakukan kesulitan dalam pencarian buku, mereka bisa meminta
bantuan dan bertanya pada petugas Bapersip. Selanjutnya adalah menyerahkan
buku yang dipinjam (minimum dua buku sesuai kebijakan Bapersip) beserta kartu
anggota. Ketika petugas menemukan keterlambatan pengembalian yang disimpan
dalam database, maka petugas mengembalikan kartu karena peminjam tersebut
terkena denda. Jika tidak ada keterlambatan pengembalian, maka petugas akan
melakukan input kode buku dan data peminjam dengan barcode scanner dan input
manual. Print-out struk peminjaman buku ditandatangani oleh peminjam, selanjutnya disimpan pada brankas dokumen Bapersip bersama dengan kartu buku.
Di bawah ini adalah flowchart untuk pengembalian buku dengan
perpanjangan/ tidak dngan perpanjangan:

Anggota Perpustakaan

Petugas Perpustakaan

17

Database

Database Buku

Mulai
Memeriksa tanggal Pengembalian
Serahkan
Kartu
Anggota

Perpanjang?

Verifikasi buku dan identitas peminjam

Yes

Database Anggota

No

Mencatat tanggal perpanjangan
Menerima
Kartu
Anggota
Print-out struk
peminjaman

Menerima Struk Pengembalian

Dokumentasi untuk pengembalian selanjutnya

Selesai

Gambar 3.1.2.1 (b) Rekomendasi Flowchart
Pengembalian Buku Bapersip
2. DFD (Data Flow Diagram)
Secara ringkas, ilustrasi di bawah ini merupakan gambaran DFD tingkat
atas dari sebuah sistem prosedur pelayanan Bapersip.
Infromasi

Proses Komparasi Data Bapersip
Keterlambatan

Scan Kartu
Anggota

Data Anggota
Data
Anggota

Pengembalian

Petugas/ kepala
Pustakawan

List Buku
Terpinjam

Data
Anggota

Data Anggota
+
Data Buku
Dipinjam

18

Gambar 3.1.2.2 (a) DFD Tingkat 0
Layanan Bapersip

Proses DFD level 0 dimulai dari scan kartu anggota. Pada database
computer terjadi komparasi data. Identitas pada database enggota perpustakaan
dicocokkan dengan database peminjaman buku. Maka muncullah informasi yang
tersaji berupa laporan peminjaman buku yang berisi identitas anggota, data buku,
dan terkena denda/ tidak.

Gambar 3.1.2.2 (b) DFD Tingkat 1 Layanan
Bapersip
Gambar di atas menunjukkan perluasan DFD tingkat 0. DImulai dari
proses pendaftaran bagi anggota baru. Data pada formulir yang diisi diinput dalam
sistem database bapersip. Jika proses pendaftaran sudah selesai, maka anggota
tersebut akan mendapatkan kartu anggota. Pihak administrasi (pustakawan)
selanjutnya melakukan pencatatan terhadap buku yang dipinjam oleh anggota
secara manual, data tersebut selanjutnya disimpan pada database peminjaman
buku. Proses peminjaman dan pengembalian tergolong pada satu proses, yakni
pelayanan. Hasil akhir berupa laporan peminjaman, laporan pengembalian,

19

laporan buku yang dipinjam, dan laporan petugas yang bertanggung jawab
mengurus layanan tersebut. Laporan tersebut akan diketahui oleh kepala
pustakawan dan disimpan pada database.
3. ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity relationship digram merupakan sebuah diagram/ grafik yang
menggambarkan bagaimana antara satu entitas dengan entitas lainnya saling
berhubungan. dari masing-masing entitas tersebut memiliki komponen-komponen
penting sebagai komponen pembentuk entitas tersebut. Maka, ERD Bapersip
dapat digambarkan sebagai berikut:
Ket. Buku
Tanggal kembali

Nama Anggota

Data Anggota Peminjam
Nomor Anggota

Peminjaman Buku

Denda Keterlmbatan

Jenis Keanggotaan (pelajar, mahasiswa, umum)
Tgl Peminjaman Buku

Transaksi
Anggota Bapersip

Nama Institusi Anggota

Jangka Waktu
Pengembalian

Judul Buku
Pengembalian Buku
Nama Pengarang

Tempat dan Tgl. Lahir
Keterangan Buku
jenis Kelamin
Tanggal pengembalian

Nama Penerbit
Jenis Buku

Alamat
Tahun Terbit
Nomor Telepon
Nomor Panggil Buku

Gambar 3.1.2.3. ERD Bapersip
Gambar di atas menjelaskan bagaimana komponen-komponen atas entitas
tersusun. Ada tiga entitas dalam gambar tersebut, yakni anggota Bapersip,
20

transaksi yang terjadi, dan jangka waktu pengembalian buku. sebagaimana dalam
anggota Bapersip tersusun atas nama, nomor anggota, jenis keanggotaan, nama
institusi anggota (SMP/SMA/Universitas/Kantor), tempat dan tanggal lahir, jenis
kelamin, alamat, dan nomor telepon. Pada transaksi terdapat peminjaman dan
pengembalian buku beserta komponen lainnya. Yang terakhir untuk jangka waktu
pengembalian. Komponen di dalamnya terdiri atas tanggal peminjaman buku yang
nantinya sangat menetukan dalam penghitungan denda keterlambatan buku.
Denda tersebut berupa cekal untuk meminjam buku. Artinya dalam bebrapa
periode ke depan peminjam tidak diperkenankan untuk meminjam buku untuk
sementara waktu.

21

BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Dari penjabaran di atas, maka dapat disimpulkan bahwa jika semakin pendek dan
detail penggambaran flowchart, maka dapat dikatakan semakin efisien, sebab tidak perlu
melakukan berbagai proses tambahan yang sebenarnya tidak terlalu dibutuhkan. Selain itu,
bagaimana Bapersip menerapkan teknologi untuk terus meningkatkan mutu layanan public
adalah hal penting, sebab dari data statistic perpustakaan dapat dilihat bahwa minat
masyarakat Suarabaya akan pengetahuan dan sumber referensi semakin meningkat dari tahun
ke tahun. jika hal tersebut tidak diimbangi dan diikuti dengan teknologi yang memadai dan
meningkatkan efisiensi pada sistem yang diterapkan, maka akan terjadi kemunduran layanan
mutu.

4.2.

Saran
Peningkatan mutu layanan dengan mengedepankan prinsip efektifitas dan
efisiensi adalah hal penting dan diupayakan untuk segera dilakukan. Oleh sebab itu
penerapan software untuk mempermudah pengisian buku tamu juga sebagai aspek
penting. Selain itu, perubahan dalam sistem juga harus segera dilakukan demi tercapainya
visi dan misi Bapersip pada tahun-tahun yang akan datang.

22

DAFTAR PUSTAKA
1. Bapersip. Visi dan misi [Online]. Available:
http://bapersip.jatimprov.go.id/bapersip/profil.jsp?id=4 (2011)
2. Bapersip. (2010, November 8). Retrieved Maret 25, 2012, from Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Jawa Timur: http://bpadjawatimur.pnri.go.id/
3. Bodnar, George H. dan William S. Hoopwood. 2006. Sistem Infromasi Akuntansi; ed. 9.
Yogyakarta: Andi.
4. Gelinas, Ulric J, Richard B Dull, and Patrick R. Wheeler. 2006. Accounting Infromation
System, ed-8e. USA: Cengage Learning
5. http://duniaperpustakaan.com/2010/10/04/daftar-perpustakaan-online-di-seluruh-indonesia/
akses 20 September 2013
6. Nasution, Helfy. 2012. Analisis Efisiensi Waktu Layanan Pada Sistem Administrasi
Perpustakaan menggunakan Metode Sistem Antrian. Jurnal Fakultas Teknik
informatika, Jurusan Teknik Elektro. Universitas Tanjung Pura, 25 Desember 2012.
7. Noegroho, Ninda dkk.. 2002. Pedoman Teknis Layanan perpustakaan dan Infromasi. Jakarta:
perpustakaan Nasional
8. Romney, Marshall B. dan Paul John Stenbart. 2006. Accounting Information System; ed.

9. Jakarta: Salemba Empat.
9. Ridyandwyana, Ananda. 2012. Pengembangan Sistem Rekomendasi Peminjaman Buku
Berbasis Web Menggunakan Metode Self Organizing Map (SOM) Clustering
pada Bapersip Jatim. Jurnal Fakultas teknologi Informasi, Jurusan Sistem
Infromasi. Institut teknologi Sepuluh Nopember, Sepetember 2012.
10. Siagian, Sondang P. 2001. Kerangka Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta: Rineka Cipta.
11. Soenarto, Hendro Addy. 2010. Rancang Bangun Sistem Infromasi Transaksi peminjaman
Buku Berbasis Web Online pada Perpustakaan (Studi Kasus Lembaga pendidikan

23

AL Falah Surabaya). Jurnal Fakultas Ilmu Komputer, Jurusan Sistem Infromasi
Universitas Narotama Surabaya. Universitas Narotama, 12 Oktober 2011.
12. Wandi, N. 2012. Pengembangan Sistem Rekomendasi Penelusuran Buku dengan
Penggalian Association Rule Menggunakan Algoritma Priori (Studi Kasus
Bapersip Jatim). Jurnal Fakultas Teknologi Informasi, Furusan Sistem Infromasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS). ITS Surabaya, Sepetember 2012
Vol. 1.

24