Efektivitas Penggunaan Fasilitas pada Biro Umum Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara

  TUGAS AKHIR EFEKTIVITAS PENGGUNAAN FASILITAS PADA BIRO UMUM KANTOR GUBERNUR PROVINSI SUMATERA UTARA OLEH :

  NORA SIHOMBING 122103025

  PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2015

  Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan hikmat karunia dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Efektivitas Penggunaan Fasilitas pada Biro Umum Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara”.

  Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapatkan dukungan, bantuan, bimbingan, dorongan dan pengarahan baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

  1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt (pelaksana tugas) Rektor Universitas Sumatera Utara.

  2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec.Ac,Ak,CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

  3. IbuDr.Beby Karina FawzeeaSembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III KesekretariatanFakultasEkonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

  4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, S.E, M.Si selaku Sekretaris Ketua Program Studi Diploma III KesekretariatanFakultasEkonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

  5. Ibu Inneke Qomariah Lubis, S.E, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan arahan, bimbingan, motivasi, dan saran kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

  6. Kepada Bapak dan Ibu Dosen di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik dan memberikan ilmunya kepada penulis dan terimakasih kepada seluruh staf dan pegawai.

  7. Kepada Seluruh Staf Ahli Gubernur Provinsi Sumatera Utara, kepada Bapak Fachrizal, S.Sos, MM selaku pembimbing selama magang pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur Provinsi Sumatera Utara, dan kepada Bapak Poniran, Bapak Rusianto, Bapak Fahmi, Bapak Elkadi, Bapak Aidil, Ibu Khadijah, Ibu Utami, dan Ibu Nova selaku pegawai.

  Terimakasih atas sambutan hangat, bimbingan dan nasehat-nasehat yang telah memotivasi penulis.

  8. Yang tersayang kedua orangtua penulis Bapak K. Sihombing dan Ibu D.br.Samosir, yang penulis banggakan yang telah memberikan doa dan dukungan yang tak pernah berhenti serta kepada Abang, kakak, dan adik saya Asten Fredy Sihombing, Agus Damres Sihombing, Nella Wati Sihombing, Rimel Sihombing, Charly Nober Sihombing, Floren Deslita Sihombing, dan Joel Pranata Sihombing.

  9. Sahabat sekaligus rekan penulis selama magang Sabrina Dwi Anggreini Sitohang dan Vihati Silsilia Simbolon, terimakasih atas kebersamaan dan semangat yang kalian berikan serta kepada Sardo Haryson Purba Siboro, terimakasih atas doa, dukungan, dan semangat yang luar biasa.

  10. Teman-teman seperjuangan penulis di D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

  11. Kepada teman-teman di D-III Keuangan 2012 Sinta Mentari Sinaga, Novita Sari Sinaga, Refianna Sitanggang, Nirwana Sembiring.

  12. Kepada Kak Anyta V Sitohang dan Kak Haryanti Silitonga, terimakasih atas ilmu, bantuan, dan dukungan yang diberikan.

  13. Terakhir untuk semua pihak yang tidak penulis sebutkan satu- persatu. Akhir kata, penulisberharapsemogatugas akhirinidapatbermanfaatbagisemuapihak demi perkembangan dan kemajuan akademika sertadapatmenjadibahanreferensibagipembaca.

  Medan, Juni 2015 Penulis,

  Nora Sihombing

  iii

  

DAFTAR ISI

  Halaman

  

KATA PENGANTAR ............................................................................................ i

DAFTAR ISI ......................................................................................................... iv

DAFTAR TABEL ...................................................................................................

DAFTAR GAMBAR ...............................................................................................

DAFTAR LAMPIRAN ...........................................................................................

  

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1

  1.1 Latar Belakang .............................................................................. 1

  1.2 Rumusan Masalah ........................................................................ 6

  1.3 Tujuan Penelitian ......................................................................... 7

  1.4 Manfaat Penelitian ....................................................................... 7

  1.5 Sistematika Penulisan .................................................................. 8

  1.6 Sistematika Pembahasan .............................................................. 8

  

BAB II PROFIL INSTANSI .......................................................................... 10

  2.1 Sejarah Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ................... 10

  2.1.1 Sejarah Berdirinya Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara .................................................. 10

  2.1.2 Tonggak Sejarah .............................................................. 11

  2.1.3 Visi, Misi dan Makna Lambang Provinsi Sumatera Utara .................................................. 12

  2.2 Struktur Organisasi Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ........................................................................... 14

  2.3 Uraian Pekerjaan (Job Description) ........................................... 22

  2.4 Jaringan Kegiatan ....................................................................... 37

  2.5 Kinerja Kegiatan Terkini ........................................................... 37

  2.6 Rencana Kegiatan ...................................................................... 38

  

BAB III PEMBAHASAN ................................................................................ 39

  3.1 Efektivitas .................................................................................. 39

  3.1.1 Pengertian Efektivitas ...................................................... 39

  3.1.2 Ukuran Efektivitas ........................................................... 40

  3.2 Fasilitas ...................................................................................... 42

  3.2.1 Pengertian Fasilitas .......................................................... 42

  3.2.2 Jenis-jenis Fasilitas Kantor .............................................. 42

  3.3 Fasilitas-fasilitas pada Biro Umum Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ............................................................ 44

  3.3.1 Fasilitas Sarana Kantor .................................................... 44

  3.3.2 Fasilitas Prasarana Kantor ............................................... 49

  3.4 Metode Penelitian ...................................................................... 51

  3.4.1 Jenis Penelitian ................................................................ 51

  3.4.2 Tempat dan Waktu Penelitian ......................................... 52

  3.4.2.1 Tempat Penelitian ............................................... 52

  3.4.2.2 Waktu Penelitian ................................................ 52

  3.5 Defenisi Operasional .................................................................. 52

  3.6 Skala Pengukuran Variabel ........................................................ 57

  3.7 Jenis Data ...... ............................................................................ 58

  3.8 Metode Pengumpulan Data ........................................................ 58

  3.9 Distribusi Frekuensi ................................................................... 59

  3.10 Metode Analisis Data ................................................................. 69

  3.10.1 Metode Analisis Deskriptif............................................. 69

  3.11 Hasil Analisis Deskriptif ............................................................ 69

  3.11.1 Analisis Deskriptif Variabel ............................................ 70

  v

  3.12 Hasil Analisis Distribusi Frekuensi............................................ 79

  3.13 Hasil Penelitian ........................................................................ 100

  3.13.1 Pengaruh Fasilitas Perlengkapan Kantor Terhadap Efektivitas Penggunaan .............................................. 100

  3.13.2 Pengaruh Fasilitas Mesin-mesin Kantor Terhadap Efektivitas Penggunaan .............................................. 102

  3.13.3 Pengaruh Fasilitas Teknologi dan Informasi Kantor Terhadap Efektivitas Penggunaan .............................. 103

  3.13.4 Pengaruh Fasilitas Prasarana Kantor Terhadap Efektivitas Penggunaan .............................................. 104

  

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................... 106

  4.1 Kesimpulan ... .......................................................................... 106

  4.2 Saran…… ..... .......................................................................... 107

  

LAMPIRAN……..……. ......... .......................................................................... 108

vi

  

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1 Sistematika Penulisan ......................................................................... 8Tabel 2.1 Struktur Organisasi Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ...... 15Tabel 2.2 Bidang Tugas Serikat Perangkat Daerah Kantor Gubernur

  Provinsi Sumatera Utara ................................................................... 30

Tabel 3.1 Instrumen Skala Likert ..................................................................... 57Tabel 3.2 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

  Fasilitas Perlengkapan Kantor (XA) ................................................ 59

Tabel 3.3 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

  Fasilitas Mesin-mesin Kantor (XB).................................................. 60

Tabel 3.4 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

  Fasilitas Teknologi dan Informasi Kantor (XC) ............................... 60

Tabel 3.5 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

  Fasilitas Prasarana Kantor (XD) ....................................................... 60

Tabel 3.6 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

  Fasilitas (XA) ................................................................................... 61

Tabel 3.7 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

  Fasilitas (XB).................................................................................... 64

Tabel 3.8 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

  Fasilitas (XC).................................................................................... 66

Tabel 3.9 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

  Fasilitas (XD) ................................................................................... 67

Tabel 3.10 Distribusi Penilaian Responden Terhadap Fasilitas

  Perlengkapan Kantor (XA) ............................................................... 70

Tabel 3.11 Distribusi Penilaian Responden Terhadap Fasilitas

  Mesin-mesin Kantor (XB) ................................................................ 73

Tabel 3.12 Distribusi Penilaian Responden Terhadap Fasilitas

  Teknologi dan Informasi Kantor (XC) ............................................. 75

  vii

Tabel 3.13 Distribusi Penilaian Responden Terhadap Fasilitas

  Mesin-mesin Kantor (XB 1) ............................................................. 87

Tabel 3.28 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Tekonologi dan Informasi Kantor (XC 2) ........................................ 92

Tabel 3.27 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Tekonologi dan Informasi Kantor (XC 1) ........................................ 91

Tabel 3.26 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Mesin-mesin Kantor (XB 5) ............................................................. 90

Tabel 3.25 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Mesin-mesin Kantor (XB 4) ............................................................. 89

Tabel 3.24 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Mesin-mesin Kantor (XB 3) ............................................................. 89

Tabel 3.23 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Mesin-mesin Kantor (XB 2) ............................................................. 88

Tabel 3.22 Hasil Distribusi Frekuensi FasilitasTabel 3.21 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Prasarana Kantor (XD) ..................................................................... 77

  Perlengkapan Kantor (XA 7) ............................................................ 86

Tabel 3.20 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Perlengkapan Kantor (XA 6) ............................................................ 85

Tabel 3.19 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Perlengkapan Kantor (XA 5) ............................................................ 84

Tabel 3.18 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Perlengkapan Kantor (XA 4) ............................................................ 83

Tabel 3.17 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Perlengkapan Kantor (XA 3) ............................................................ 82

Tabel 3.16 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Perlengkapan Kantor (XA 2) ............................................................ 81

Tabel 3.15 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Perlengkapan Kantor (XA 1) ............................................................ 80

Tabel 3.14 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  viii

  Tekonologi dan Informasi Kantor (XC 3) ........................................ 93

Tabel 3.29 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Tekonologi dan Informasi Kantor (XC 4) ........................................ 94

Tabel 3.30 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Tekonologi dan Informasi Kantor (XC 5) ........................................ 95

Tabel 3.31 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Prasarana Kantor (XD 1) .................................................................. 96

Tabel 3.32 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Prasarana Kantor (XD 2) .................................................................. 97

Tabel 3.33 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Prasarana Kantor (XD 3) .................................................................. 97

Tabel 3.34 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Prasarana Kantor (XD 4) .................................................................. 98

Tabel 3.35 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

  Prasarana Kantor (XD 5) .................................................................. 99

  ix

  

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Lambang Provinsi Sumatera Utara .................................. 13

  x