BAB III PELAKSANAAN ON THE JOB TRAINING (1)
BAB III
PELAKSANAAN ON THE JOB TRAINING
A. Front Office Department
Front Office department merupakan suatau bagian dalam hotel yang paling depan, sebagai penjualan
kamar dan sering disebut “selling rooms”. Dalam tugas penjualan, kantor depan harus dibantu dengan
tata graha. Dalam hubungan kerja tatagraha bertindak sebagai pengemasan kamar.
Front Office sring dikenal sebagai The First And The Last Impression Of The Guest. Artinya bagian inilah
yang pertama dan terakhir bagi tamu. Tamu akan check-in pun harus ke front office begitu juga checkout. Jadi sudah sewajarnya bila kesan yang mendalam akan tercipta pada staff front office.
Front Office merupakan sebagai pusat informasi, dan juga hamper segala kegiatan tamu seperti
penermaaan dan pengiriman surat pengurusan barang, pembayaran kamar, mengenai kehilangan
barang, menampung keluhan tamu dan juga tempat memberikan segala macam informasi baik dalam
maupun luar hotel.
B. Laporan di Bagian Reception
Laporan yang dibuat oleh reception pada umumnya disetiap hotel sama, laporan ini akan menjadi
sumber bagi FOM untuk membuat perencanaan dan keputusan yang berkaitan dengan memaksimalkan
pendapatan 70 kamar. Laporan ini biasanya di buat oleh night reception, yang kemudian diserahkan
kepada night auditor untuk diperiksa apakah sudah sesuai dengan catatan kejadian pada hari ini.Laporan
yang dibuat berupa laporan tingkat hunian kamar atau room sales recapitulation. Laporan ini berguna
untuk melihat berapa prosentase tingkat hunian kamar dan pendapatan yang diperoleh dari
kamar,dengan menggunakan rumus sebagai berikut:
1. Persentase tingkat hunian kamar yang di isi oleh seorang tamu Total room sold/payable : total
room available X 100 %
2. Persentase tingkat hunian kamar yang di isi oleh dua orang tamu
Total guest-total room sold : total room sold X 100%
3. Rata-rata pendapatan per kamar
Total room revenue : total room sold
4. Rata-rata harga kamar per orang
Total room revenue : total guest
C. Struktur Organisasi Front Office Dan Job Description
Struktur organisasi front office tergantung besar kecilnya sebuah hotel, semakin lengkap department dan
seksi didalamnya. Semakin kecil sebuah hotel, semakin banyak posisi yang dirangkap oleh staff sehingga
struktur organisasinya menjadi semakin sederhana.
1. Front Office Manager
a. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi kantor depan.
b. Memastikan bahwa staff front office menguasai system computer hotel.
c. Menjaga kedisiplinan staff dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi pelanggar.
d. Memberikan reward khusus bagi yang berprestasi.
e. Menjaga keharmonisan dengan departemen sales dan marketing tentang upselling dan
penaganan tamu secara khusus.
f.
Menyambut tamu vip.
g. Menangani complain tamu saat front office tidak dapat menyelesaikannya.
h. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tngkat hunian maupun untung/rugi.
i.
Membuat budged tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara harian dari kamar
dan meningkatkan atau mempertahankan kemampuan labaan.
2. Assistant Front Office Manager
a. Membantu pekerjaan FOM,receptionist,operator,concierge.
b. Membuat jadwal kerja.
c. Membantu operasional di Front Office.
d. Menghadiri briefing, bagi hotel, untuk mewakili FOM jika berhalangan hadir.
e. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.
3. Head of Receptiont (front desk supervisor)
a. Memimpin penerimaan tamu, penjualan kamar serta registrasi
b. Mengatasi permasalahan yang terjadi pada bagian front desk.
c. Mengatur tata cara penyambutan tamu terutama VIP.
4. Receptionist
a. Menyambut tamu yang datang dengan ramah dan sopan.
b. Membuat registrasi tamu.
c. Men-checkin kan tamu.
d. Mencatat dan menerima uang deposit kamar dari tamu.
e. Menerangkan perbedaan masing-masing jenis kamar.
f.
Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi pada saat shit tersebut.
5. Reservation Supervisor
a. Memimpin penyelenggaran pemesanaan kamar, terutama dalam pencataan dan
pendataan.
b. Menentukan kamar-kamar yang akan dipesan.
c. Mengatasi segala permasalahn saat reservasi.
6. Reservation
a. Menerima pesanan kamar dari dalam maupun luar negeri, membukukan
pesanan tersebut lalu tulis pada reservation board.
b. Mengatur penyediaan kamar yang akan dipesan dan mengkonfirmasi ulang
sebelum hari kedatangan untuk memastikannya.
c. Bertanggung jawab kepada supervisor.
7. Operator
a. Mengawasi dan memperhatikan guest name rack.
b. Memperhatikan guest call sheet.
c. Mengetahui semua tariff long distantce call, telegram, telex.
d. Selalu sopan santun saat menerima telephone dari tamu maupun staff.
e. Pahami secara benar-benar apa yang mejadi peraturan hotel dan ketahui juga
fasilitas yang dimiliki.
f.
8. Bell Captain
Catat dalam log book hal-hal yang berhubungan dengan kerja untuk diketahui
staff lain.
a. Mengatur tugas setiap bell boy.
b. Menerima dan menyimpan barang yang ditipkan.
c. Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang ditipkan di luggage room.
d. Memastikan luggage room bersih dan rapi.
e. Mengontrol setiap barang yang akan disimpan yang masih dilobby sudah diberi
tanda penggenal.
f.
Mengarahkan semua bell boy pada shift kerja.
9. Bell Boy
a. Bersiap didepan lobby untuk menjemput tamu.
b. Menurunkan barang tamu dari bagasi.
c. Membawakn barang milik tamu ke front office untuk check-in, menunggu hingga
mendaptkan nomor dan kunci kamar.
d. Membawaan barang kekamar tamu.
e. Membantu membawakn barang saat check-out dari kamar hingga kekendaraan tamu.
f.
Menyimpan barang-barang milik tamu dengan luggage tag bagi tamu yang belum datang
ke hotel.
D).Tugas dan Tanggung Jawab
Reception mempunyai tugas dan tanggungjawab yang penting dalam menunjang tujuan dari sebuah
hotel karena bagian ini banyak berhubungan langsung dengan pengunjung dan tamu hotel.Rincian tugas
bagian reception yaitu:
1. Menyambut tamu tiba.
2. Memproses pendaftaran tamu.
3. Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu.
4. Menangani kunci kamar tamu.
5. Menjawab telepon dengan cepat dan ramah
6. Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar & sleep out.
7. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.
8. Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan hotel.
9. Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu & kamar seperti laporan tingkat hunian
kamar, laporan tamu yang menginap di hotel .
E).Jenis Harga Kamar
Pada dasarnya hanya ada dua jenis harga kamar di hotel yaitu harga kamar normal dan harga kamar
khusus,harga kamar normal (rack rate/publish rate/normal rate) adalah harga kamar normal/tidak
diskon untuk setiap kamarnya, sedangkan harga kamar khusus adalah harga kamar yang
diberlakukakan/dibedakan sesuai dengan jenis tamu, fasilitas, event, hari dsb.Beberapa contoh harga
kamar khusus yaitu:
a. Walk-in guest rate : khusus untuk tamu hotel yang datang ke hotel tanpa melakukan pemesanan
kamar sebelumnya. Ada hotel yang memberikan harga tertentu tetapi masih ada ruang untuk ditawar
sampai ke harga yang paling rendah, yang menjadi patokan bagi hotel (buttom rate).
b. Group rate : grup adalah tamu dari satu perusahaan atau kelompok yang memesan kamar di hotel
untuk hari tertentu dengan jumlah kamar minimal 8 kamar. Mereka bisa datang bersama sama dan juga
secara sendiri-sendiri. Hanya saja, mereka dalam satu perusahaan atau rombongan yang sama untuk
menginap di hotel yang sama.
c. Travel agent rate : harga kamar untuk travel agent, bahkan ada hotel yang memasang harga kamar
terendah untuk kelompok travel agent. Biro perjalanan untuk mendapatkan harga rendah karena mereka
adalah salah satu urat nadi suatu hotel yang terus mensuplai tamu secara terus menerus, sehingga travel
agent yang satu mendapatkan harga yang berbeda untuk hotel, dengan harga hotel yang lain.
d. Corporate rate : harga kamar khusus untuk tamu yang berasal dari perusahaan tertentu, namun harga
khusus ini juga diberlakukan untuk tamu langganan
e. Embassy rate : harga untuk para tamu yang berasal dari kedutaan suatu negara .
f. Airline crew rate : harga kamar untuk awak pesawat baik pilot maupun awak kabin atau pramugara
dan pramugari serta bagian keamanan.
g. Airline passenger rate : harga kamar untuk penumpang pesawat terbang adalah mereka yang naik
pesawat terbang ke suatu tempat tetapi karena jadwal penerbangannya menghendaki mereka harus
tinggal semalam di hotel, mereka harus menginap di suatu hotel. Untuk mereka yang naik pesawat
terbang tersebut ada satu kontrak harga, yang biasanya diwakili dari perusahaan penerbangan dengan
pihak hotel untuk menandatangani kerjasama yang disepakati bersama.
h. Week end rate rate : harga kamar khusus untuk tamu yang menginap dihotel pada hari Jumat, Sabtu
dan Minggu.Pada hotel bisnis, pada akhir pekan biasanya ada harga yang sedikit lebih rendah dari harga
kamar pada waktu hari biasa, karena kebanyakan tamu yang datang ke hotel tersebut adalah untuk
bisnis, pertemuan dan konperensi. Sedangkan untuk hotel resort atau yang terletak di daerah tujuan
wisata, pada akhir pekan dan hari libur, hotelnya malah ramai dan cenderung penuh, oleh karena itu
harga kamar di akhir pekan biasanya lebih tinggi dibandingkan dengan weekdays.
i. Membership card rate : harga kamar khusus untuk tamu yang sudah menjadi anggota/klub suatu
hotel, keanggotaan ini diberikan kepada orang yang mendaftar sebagai anggota dengan membayar
sejumlah uang keanggotaan, mereka akan memperoleh fasilitas yang cukup banyak, baik potongan harga
khusus maupun berbagai kemudahan untuk menggunakan fasilitas yang ada di hotel.
j. Hoteliers rate : harga kamar khusus biasanya berkisar pada 40-60% diskon dari harga jual umum
(published rate) untuk orang yang bekerja di hotel tertentu. Orang hotel diberikan harga kamar khusus
sebagai refleksi dari fasilitas yang juga diberikan jika kita bermalam di hotel lain, sehingga menjadi satu
rangkaian semacam ketentuan tidak tertulis
k. Press rate : para wartawan juga mendapatkan harga khusus jika mereka hendak bermalam di hotel. Ini
dimungkinkan terutama untuk suatu hotel besar yang mempunyai banyak tipe kamar dan juga relasi
yang sangat luas. Wartawan adalah bagian dari pemasaran hotel, khususnya ada kedekatan dengan
bagian Public Relations suatu hotel untuk melakukan promosi, press release, press conference dan lain
sebagainya.
l. Government rate : tamu yang berasal dari kantor pemerintahan seperti Departemen Dalam Negeri,
Tenaga Kerja, Imigrasi, Kepolisian, TNI, Perhubungan, Pertambangan dan Energi, Kesehatan dan lain
sebagainya, juga mendapatkan pengelompokan harga kamar tersendiri.
m. Long staying guest rate : batasan dari long staying adalah tamu yang bermalam di hotel untuk jangka
waktu dua minggu atau lebih. Ada juga hotel yang menetapkan lama tinggal tamu minumal satu minggu,
tetapi ada juga yang memberlakukan tamu yang menginap selama minimal satu bulan. Hal itu
tergantung dari jenis hotel dan tingkat kesibukan serta bisnis di hotel tersebut. Tamu yang berencana
tinggal untuk masa menginap yang lama sesuai dengan kategori long stay guest akan diberikan harga
kamar khusus yang lebih rendah daripublished rate, atau tamu individu yang tinggalnya hanya satu atau
dua hari.
n. Certain packages rate : certain packages adalah kata lain dari paket khusus yang ditawarkan di hotel.
Paket khusus tersebut antara lain meliputi: paket liburan, paket bisnis, paket hemat, paket lebaran, paket
natal, Paket tahun baru, paket belanja dan berbagai macam paket yang lain. Penjualan sistem paket
berkaitan dengan penjualan kamar di hotel yang juga mengikutsertakan penjualan bagian fasilitas hotel
yang lain. Misalnya, harga yang ditawarkan kepada pelanggan, untuk paket liburan, sudah termasuk
biaya akomodasi, makan pagi termasuk dua anak dibawah dua belas tahun, gratis penggunaan taman
bermain, gratis masuk ke kolam renang, serta ada penambahan gratis untuk kue tertentu serta es krim.
Dalam paket bisnis dijual ke tamu dengan satu harga yang sudah meliputi harga kamar, penggunaan
ruang meeting, pemakaian fasilitas pusat bisnis serta sarapan pagi dan makan siang di restoran.
F).Hubungan Kerja
a. Dengan Bagian Housekeeeping (Tata Graha)
Front office department merupakan pihak penjual kamar dan penerima tamu yang akan menginap di
hotel sedangkan kamar-kamar tersebut dipersiapkan oleh bagian HK. Bagian House Keeping merupakan
pihak penentu apakah kamar sudah siap untuk dijual, belum dapat dijual karena rusak atau masih dalam
perbaikan maupun masih dalam proses pembersihan. Hubungan lainnya adalah blamana terjadi kondisi
sebagai berikut :
- akan datangnya tamu berstatus VIP.
- terjadinya penukaran kamar.
- penukaran ekstra bed.
- pemeriksaan mini bar.
b. Dengan Food and Beverege Departemen
Hubungan kerja front office dengan Food and Beverege Departement lebih banyak bersifat informnasi
dan publikasi, diantaranya :
- fasilitas food and beverage yang ada dihotel seperti restaurant, room service, dan sebagainya.
- adanya special event dan menarik untuk dikunjungi seperti exhibition, cultural show, cabaret dan lainlain.
- kerjasama dalam menyambut tamu VIP.
- kerjasama dalam kedatangan tamu rombongan.
c. Dengan Accounting Departement
Hubungan koordinasi antara front office dengan accounting berkisar dalam hal :
- pembuatan guest bill.
- pengembalian registration card.
- perubahan harga dan nomor kamar.
- pencatatan biaya telephone tamu.
d. Dengan Security
- keamanan tamu-tamu di lobby dan sekitarnya
- keamanan FO counter terutama cashier
- keamanan dari bahaya perampokan, pencurian dan kebakaran.
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang On The Job Training
Di era globalisasi ini telah banyak didirikan sekolah Pariwisata khususnya perhotelan baik setingkat
Sekolah Menengah Kejuruan atau Perguruan Tinggi. Sekolah tersebut mempunyai banayak program,
salah satunya On The Job Training. Program tersebut sangatlah paling untuk menghasilkan lulusan yang
benar-benar profesional di bidang Pariwisata khususnya Perhotelan.
On The Job Training merupakan salah satu cara yang dilaksanakan oleh sebagian besar Lembaga
Pendidikan, baik formal maupun nonformal. Dalam pelaksanaan On The Job Training ini dapat membina
dan melihat seseorang untuk mempraktikan segala teori yang telah diperoleh dan dipelajari ke dalam
dunia industry secara nyata. Dari segi itulah saya melihat latar belakang pentingnya program On The Job
Training.
B.
Tujuan On The Job Training
Tujuan On The Job Training adalah untuk mengetahui keadaan serta gambaran cara kerja di Hotel
khususnya di Front Office Department, serta membandingkan secara langsung ilmu-ilmu yang telah
dipelajari di sekolah untuk dipraktekkan di Hotel. Serta untuk melatih kedisiplinan,
keterampilan,pengalaman kerja dan mental yang kuat untuk mengahadapi dunia luar yang belum begitu
diketahui.
Tujuan Penyusunan Laporan Praktik Industri atau On The Job Training:
1. Sebagai dokumentasi tertulis seputar pengetahuan hotel tempat praktik industri (Puri Artha Hotel
Yogyakarta).
2. Sebagai bentuk pertanggungjawaban siswa terkait pelaksanaan Praktik Industri yang telah
dilaksanakan dengan kurun waktu sekitar 3 bulan.
3. Sebagai salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Nasional.
C.
Manfaat On The Job Training
1. Mengetahui secara nyata perkembangan atau kemajuan dari jenis dan fungsi peralatan bidang kerja
Front Office Department.
2. Mengetahui secara riil permasalahan yang sering timbul dan penyelesaiannya di bidang kerja Front
Office Department.
3. Mengetahui tentang bagaimana beradaptasi di lingkungan kerja dan memberikan pelayanan kepada
tamu supaya menciptakan hubungan harmonis saat kerja dan dalam melayani tamu, sehingga
merupakan pengalaman yang berharga bagi peserta Praktik Industri atau On The Job Training.
Manfaat Penyusunan Laporan Praktik Industri atau On The Job Training:
1. Membiasakan diri dalam mendokumentasikan segala kegiatan, pengetahuan baru, pengalaman baru
terkait dengan Praktik Industri atau On The Job Training.
2. Laporan ini bisa menjadi salah satu sumber belajar bagi penyusun, adik kelas dan pembaca lainnya
terkait pengetahuan dan ketrampilan dalam kegiatan di Front Office Department di Puri Artha Hotel yang
mana merupakan salah satu hotel bintang *** yang merupakan kebanggaan Kota Yogyakarta.
4. Laporan Praktik Industri merupakan bahan referensi sekolah terkait bidang kerja Front Office
Department.
D. Tempat On The Job Training
Tempat yang digunakan untuk Praktik Industri atau On The Job Training ini yaitu di Front Office
Department yang meliputi seksi Reception, Reservasi dan Operator di Puri Artha Hotel Yogyakarta yang
beralamat di Jl.Cendrawasih No.36 Yogyakarta.
E.
Lokasi On The Job Training
Saya melaksanakan On The Job Training di Puri Artha Hotel Yogyakarta yang berlokasi di Jl.Cendrawasih
no.36 Demangan Baru,Yogyakarta-Indonesia.
F. Waktu dan Pelaksanaan On The Job Training
Dalam menentukan tempat On The Job Training, pihak sekolah memberikan kebebasan kepada siswa
dalam menentukannya, tetapi ada juga pihak hotel yang sedang membutuhkan anak-anak training.
Dengan tujuan agar bidang yang akan dijalani sesuai dengan keinginan siswa/siswi. Pihak sekolah
memberikan persetujuan dan tidak lepas dari bimbingan serta pantauan Bapak/Ibu Guru di sekolah.
On The Job Training ini wajib dilaksanakan bagi seluruh siswa/siswi di Sekolah Menengah Kejuruan
khususnya bagi kelas 2, pelaksanaan On The Job Training tersebut selama 3bulan atau sesuai
kesepakatan dari pihak Hotel dengan Sekolah. On The Job Training ini juga merupakan salah satu
program yang harus dilaksanakan oleh pihak sekolah, agar siswa/siswi mendapatkan sertifikat dan nilai
standard kelulusan untuk kelas 3 nantinya.
PELAKSANAAN ON THE JOB TRAINING
A. Front Office Department
Front Office department merupakan suatau bagian dalam hotel yang paling depan, sebagai penjualan
kamar dan sering disebut “selling rooms”. Dalam tugas penjualan, kantor depan harus dibantu dengan
tata graha. Dalam hubungan kerja tatagraha bertindak sebagai pengemasan kamar.
Front Office sring dikenal sebagai The First And The Last Impression Of The Guest. Artinya bagian inilah
yang pertama dan terakhir bagi tamu. Tamu akan check-in pun harus ke front office begitu juga checkout. Jadi sudah sewajarnya bila kesan yang mendalam akan tercipta pada staff front office.
Front Office merupakan sebagai pusat informasi, dan juga hamper segala kegiatan tamu seperti
penermaaan dan pengiriman surat pengurusan barang, pembayaran kamar, mengenai kehilangan
barang, menampung keluhan tamu dan juga tempat memberikan segala macam informasi baik dalam
maupun luar hotel.
B. Laporan di Bagian Reception
Laporan yang dibuat oleh reception pada umumnya disetiap hotel sama, laporan ini akan menjadi
sumber bagi FOM untuk membuat perencanaan dan keputusan yang berkaitan dengan memaksimalkan
pendapatan 70 kamar. Laporan ini biasanya di buat oleh night reception, yang kemudian diserahkan
kepada night auditor untuk diperiksa apakah sudah sesuai dengan catatan kejadian pada hari ini.Laporan
yang dibuat berupa laporan tingkat hunian kamar atau room sales recapitulation. Laporan ini berguna
untuk melihat berapa prosentase tingkat hunian kamar dan pendapatan yang diperoleh dari
kamar,dengan menggunakan rumus sebagai berikut:
1. Persentase tingkat hunian kamar yang di isi oleh seorang tamu Total room sold/payable : total
room available X 100 %
2. Persentase tingkat hunian kamar yang di isi oleh dua orang tamu
Total guest-total room sold : total room sold X 100%
3. Rata-rata pendapatan per kamar
Total room revenue : total room sold
4. Rata-rata harga kamar per orang
Total room revenue : total guest
C. Struktur Organisasi Front Office Dan Job Description
Struktur organisasi front office tergantung besar kecilnya sebuah hotel, semakin lengkap department dan
seksi didalamnya. Semakin kecil sebuah hotel, semakin banyak posisi yang dirangkap oleh staff sehingga
struktur organisasinya menjadi semakin sederhana.
1. Front Office Manager
a. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi kantor depan.
b. Memastikan bahwa staff front office menguasai system computer hotel.
c. Menjaga kedisiplinan staff dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi pelanggar.
d. Memberikan reward khusus bagi yang berprestasi.
e. Menjaga keharmonisan dengan departemen sales dan marketing tentang upselling dan
penaganan tamu secara khusus.
f.
Menyambut tamu vip.
g. Menangani complain tamu saat front office tidak dapat menyelesaikannya.
h. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tngkat hunian maupun untung/rugi.
i.
Membuat budged tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara harian dari kamar
dan meningkatkan atau mempertahankan kemampuan labaan.
2. Assistant Front Office Manager
a. Membantu pekerjaan FOM,receptionist,operator,concierge.
b. Membuat jadwal kerja.
c. Membantu operasional di Front Office.
d. Menghadiri briefing, bagi hotel, untuk mewakili FOM jika berhalangan hadir.
e. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.
3. Head of Receptiont (front desk supervisor)
a. Memimpin penerimaan tamu, penjualan kamar serta registrasi
b. Mengatasi permasalahan yang terjadi pada bagian front desk.
c. Mengatur tata cara penyambutan tamu terutama VIP.
4. Receptionist
a. Menyambut tamu yang datang dengan ramah dan sopan.
b. Membuat registrasi tamu.
c. Men-checkin kan tamu.
d. Mencatat dan menerima uang deposit kamar dari tamu.
e. Menerangkan perbedaan masing-masing jenis kamar.
f.
Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi pada saat shit tersebut.
5. Reservation Supervisor
a. Memimpin penyelenggaran pemesanaan kamar, terutama dalam pencataan dan
pendataan.
b. Menentukan kamar-kamar yang akan dipesan.
c. Mengatasi segala permasalahn saat reservasi.
6. Reservation
a. Menerima pesanan kamar dari dalam maupun luar negeri, membukukan
pesanan tersebut lalu tulis pada reservation board.
b. Mengatur penyediaan kamar yang akan dipesan dan mengkonfirmasi ulang
sebelum hari kedatangan untuk memastikannya.
c. Bertanggung jawab kepada supervisor.
7. Operator
a. Mengawasi dan memperhatikan guest name rack.
b. Memperhatikan guest call sheet.
c. Mengetahui semua tariff long distantce call, telegram, telex.
d. Selalu sopan santun saat menerima telephone dari tamu maupun staff.
e. Pahami secara benar-benar apa yang mejadi peraturan hotel dan ketahui juga
fasilitas yang dimiliki.
f.
8. Bell Captain
Catat dalam log book hal-hal yang berhubungan dengan kerja untuk diketahui
staff lain.
a. Mengatur tugas setiap bell boy.
b. Menerima dan menyimpan barang yang ditipkan.
c. Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang ditipkan di luggage room.
d. Memastikan luggage room bersih dan rapi.
e. Mengontrol setiap barang yang akan disimpan yang masih dilobby sudah diberi
tanda penggenal.
f.
Mengarahkan semua bell boy pada shift kerja.
9. Bell Boy
a. Bersiap didepan lobby untuk menjemput tamu.
b. Menurunkan barang tamu dari bagasi.
c. Membawakn barang milik tamu ke front office untuk check-in, menunggu hingga
mendaptkan nomor dan kunci kamar.
d. Membawaan barang kekamar tamu.
e. Membantu membawakn barang saat check-out dari kamar hingga kekendaraan tamu.
f.
Menyimpan barang-barang milik tamu dengan luggage tag bagi tamu yang belum datang
ke hotel.
D).Tugas dan Tanggung Jawab
Reception mempunyai tugas dan tanggungjawab yang penting dalam menunjang tujuan dari sebuah
hotel karena bagian ini banyak berhubungan langsung dengan pengunjung dan tamu hotel.Rincian tugas
bagian reception yaitu:
1. Menyambut tamu tiba.
2. Memproses pendaftaran tamu.
3. Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu.
4. Menangani kunci kamar tamu.
5. Menjawab telepon dengan cepat dan ramah
6. Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar & sleep out.
7. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.
8. Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan hotel.
9. Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu & kamar seperti laporan tingkat hunian
kamar, laporan tamu yang menginap di hotel .
E).Jenis Harga Kamar
Pada dasarnya hanya ada dua jenis harga kamar di hotel yaitu harga kamar normal dan harga kamar
khusus,harga kamar normal (rack rate/publish rate/normal rate) adalah harga kamar normal/tidak
diskon untuk setiap kamarnya, sedangkan harga kamar khusus adalah harga kamar yang
diberlakukakan/dibedakan sesuai dengan jenis tamu, fasilitas, event, hari dsb.Beberapa contoh harga
kamar khusus yaitu:
a. Walk-in guest rate : khusus untuk tamu hotel yang datang ke hotel tanpa melakukan pemesanan
kamar sebelumnya. Ada hotel yang memberikan harga tertentu tetapi masih ada ruang untuk ditawar
sampai ke harga yang paling rendah, yang menjadi patokan bagi hotel (buttom rate).
b. Group rate : grup adalah tamu dari satu perusahaan atau kelompok yang memesan kamar di hotel
untuk hari tertentu dengan jumlah kamar minimal 8 kamar. Mereka bisa datang bersama sama dan juga
secara sendiri-sendiri. Hanya saja, mereka dalam satu perusahaan atau rombongan yang sama untuk
menginap di hotel yang sama.
c. Travel agent rate : harga kamar untuk travel agent, bahkan ada hotel yang memasang harga kamar
terendah untuk kelompok travel agent. Biro perjalanan untuk mendapatkan harga rendah karena mereka
adalah salah satu urat nadi suatu hotel yang terus mensuplai tamu secara terus menerus, sehingga travel
agent yang satu mendapatkan harga yang berbeda untuk hotel, dengan harga hotel yang lain.
d. Corporate rate : harga kamar khusus untuk tamu yang berasal dari perusahaan tertentu, namun harga
khusus ini juga diberlakukan untuk tamu langganan
e. Embassy rate : harga untuk para tamu yang berasal dari kedutaan suatu negara .
f. Airline crew rate : harga kamar untuk awak pesawat baik pilot maupun awak kabin atau pramugara
dan pramugari serta bagian keamanan.
g. Airline passenger rate : harga kamar untuk penumpang pesawat terbang adalah mereka yang naik
pesawat terbang ke suatu tempat tetapi karena jadwal penerbangannya menghendaki mereka harus
tinggal semalam di hotel, mereka harus menginap di suatu hotel. Untuk mereka yang naik pesawat
terbang tersebut ada satu kontrak harga, yang biasanya diwakili dari perusahaan penerbangan dengan
pihak hotel untuk menandatangani kerjasama yang disepakati bersama.
h. Week end rate rate : harga kamar khusus untuk tamu yang menginap dihotel pada hari Jumat, Sabtu
dan Minggu.Pada hotel bisnis, pada akhir pekan biasanya ada harga yang sedikit lebih rendah dari harga
kamar pada waktu hari biasa, karena kebanyakan tamu yang datang ke hotel tersebut adalah untuk
bisnis, pertemuan dan konperensi. Sedangkan untuk hotel resort atau yang terletak di daerah tujuan
wisata, pada akhir pekan dan hari libur, hotelnya malah ramai dan cenderung penuh, oleh karena itu
harga kamar di akhir pekan biasanya lebih tinggi dibandingkan dengan weekdays.
i. Membership card rate : harga kamar khusus untuk tamu yang sudah menjadi anggota/klub suatu
hotel, keanggotaan ini diberikan kepada orang yang mendaftar sebagai anggota dengan membayar
sejumlah uang keanggotaan, mereka akan memperoleh fasilitas yang cukup banyak, baik potongan harga
khusus maupun berbagai kemudahan untuk menggunakan fasilitas yang ada di hotel.
j. Hoteliers rate : harga kamar khusus biasanya berkisar pada 40-60% diskon dari harga jual umum
(published rate) untuk orang yang bekerja di hotel tertentu. Orang hotel diberikan harga kamar khusus
sebagai refleksi dari fasilitas yang juga diberikan jika kita bermalam di hotel lain, sehingga menjadi satu
rangkaian semacam ketentuan tidak tertulis
k. Press rate : para wartawan juga mendapatkan harga khusus jika mereka hendak bermalam di hotel. Ini
dimungkinkan terutama untuk suatu hotel besar yang mempunyai banyak tipe kamar dan juga relasi
yang sangat luas. Wartawan adalah bagian dari pemasaran hotel, khususnya ada kedekatan dengan
bagian Public Relations suatu hotel untuk melakukan promosi, press release, press conference dan lain
sebagainya.
l. Government rate : tamu yang berasal dari kantor pemerintahan seperti Departemen Dalam Negeri,
Tenaga Kerja, Imigrasi, Kepolisian, TNI, Perhubungan, Pertambangan dan Energi, Kesehatan dan lain
sebagainya, juga mendapatkan pengelompokan harga kamar tersendiri.
m. Long staying guest rate : batasan dari long staying adalah tamu yang bermalam di hotel untuk jangka
waktu dua minggu atau lebih. Ada juga hotel yang menetapkan lama tinggal tamu minumal satu minggu,
tetapi ada juga yang memberlakukan tamu yang menginap selama minimal satu bulan. Hal itu
tergantung dari jenis hotel dan tingkat kesibukan serta bisnis di hotel tersebut. Tamu yang berencana
tinggal untuk masa menginap yang lama sesuai dengan kategori long stay guest akan diberikan harga
kamar khusus yang lebih rendah daripublished rate, atau tamu individu yang tinggalnya hanya satu atau
dua hari.
n. Certain packages rate : certain packages adalah kata lain dari paket khusus yang ditawarkan di hotel.
Paket khusus tersebut antara lain meliputi: paket liburan, paket bisnis, paket hemat, paket lebaran, paket
natal, Paket tahun baru, paket belanja dan berbagai macam paket yang lain. Penjualan sistem paket
berkaitan dengan penjualan kamar di hotel yang juga mengikutsertakan penjualan bagian fasilitas hotel
yang lain. Misalnya, harga yang ditawarkan kepada pelanggan, untuk paket liburan, sudah termasuk
biaya akomodasi, makan pagi termasuk dua anak dibawah dua belas tahun, gratis penggunaan taman
bermain, gratis masuk ke kolam renang, serta ada penambahan gratis untuk kue tertentu serta es krim.
Dalam paket bisnis dijual ke tamu dengan satu harga yang sudah meliputi harga kamar, penggunaan
ruang meeting, pemakaian fasilitas pusat bisnis serta sarapan pagi dan makan siang di restoran.
F).Hubungan Kerja
a. Dengan Bagian Housekeeeping (Tata Graha)
Front office department merupakan pihak penjual kamar dan penerima tamu yang akan menginap di
hotel sedangkan kamar-kamar tersebut dipersiapkan oleh bagian HK. Bagian House Keeping merupakan
pihak penentu apakah kamar sudah siap untuk dijual, belum dapat dijual karena rusak atau masih dalam
perbaikan maupun masih dalam proses pembersihan. Hubungan lainnya adalah blamana terjadi kondisi
sebagai berikut :
- akan datangnya tamu berstatus VIP.
- terjadinya penukaran kamar.
- penukaran ekstra bed.
- pemeriksaan mini bar.
b. Dengan Food and Beverege Departemen
Hubungan kerja front office dengan Food and Beverege Departement lebih banyak bersifat informnasi
dan publikasi, diantaranya :
- fasilitas food and beverage yang ada dihotel seperti restaurant, room service, dan sebagainya.
- adanya special event dan menarik untuk dikunjungi seperti exhibition, cultural show, cabaret dan lainlain.
- kerjasama dalam menyambut tamu VIP.
- kerjasama dalam kedatangan tamu rombongan.
c. Dengan Accounting Departement
Hubungan koordinasi antara front office dengan accounting berkisar dalam hal :
- pembuatan guest bill.
- pengembalian registration card.
- perubahan harga dan nomor kamar.
- pencatatan biaya telephone tamu.
d. Dengan Security
- keamanan tamu-tamu di lobby dan sekitarnya
- keamanan FO counter terutama cashier
- keamanan dari bahaya perampokan, pencurian dan kebakaran.
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang On The Job Training
Di era globalisasi ini telah banyak didirikan sekolah Pariwisata khususnya perhotelan baik setingkat
Sekolah Menengah Kejuruan atau Perguruan Tinggi. Sekolah tersebut mempunyai banayak program,
salah satunya On The Job Training. Program tersebut sangatlah paling untuk menghasilkan lulusan yang
benar-benar profesional di bidang Pariwisata khususnya Perhotelan.
On The Job Training merupakan salah satu cara yang dilaksanakan oleh sebagian besar Lembaga
Pendidikan, baik formal maupun nonformal. Dalam pelaksanaan On The Job Training ini dapat membina
dan melihat seseorang untuk mempraktikan segala teori yang telah diperoleh dan dipelajari ke dalam
dunia industry secara nyata. Dari segi itulah saya melihat latar belakang pentingnya program On The Job
Training.
B.
Tujuan On The Job Training
Tujuan On The Job Training adalah untuk mengetahui keadaan serta gambaran cara kerja di Hotel
khususnya di Front Office Department, serta membandingkan secara langsung ilmu-ilmu yang telah
dipelajari di sekolah untuk dipraktekkan di Hotel. Serta untuk melatih kedisiplinan,
keterampilan,pengalaman kerja dan mental yang kuat untuk mengahadapi dunia luar yang belum begitu
diketahui.
Tujuan Penyusunan Laporan Praktik Industri atau On The Job Training:
1. Sebagai dokumentasi tertulis seputar pengetahuan hotel tempat praktik industri (Puri Artha Hotel
Yogyakarta).
2. Sebagai bentuk pertanggungjawaban siswa terkait pelaksanaan Praktik Industri yang telah
dilaksanakan dengan kurun waktu sekitar 3 bulan.
3. Sebagai salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Nasional.
C.
Manfaat On The Job Training
1. Mengetahui secara nyata perkembangan atau kemajuan dari jenis dan fungsi peralatan bidang kerja
Front Office Department.
2. Mengetahui secara riil permasalahan yang sering timbul dan penyelesaiannya di bidang kerja Front
Office Department.
3. Mengetahui tentang bagaimana beradaptasi di lingkungan kerja dan memberikan pelayanan kepada
tamu supaya menciptakan hubungan harmonis saat kerja dan dalam melayani tamu, sehingga
merupakan pengalaman yang berharga bagi peserta Praktik Industri atau On The Job Training.
Manfaat Penyusunan Laporan Praktik Industri atau On The Job Training:
1. Membiasakan diri dalam mendokumentasikan segala kegiatan, pengetahuan baru, pengalaman baru
terkait dengan Praktik Industri atau On The Job Training.
2. Laporan ini bisa menjadi salah satu sumber belajar bagi penyusun, adik kelas dan pembaca lainnya
terkait pengetahuan dan ketrampilan dalam kegiatan di Front Office Department di Puri Artha Hotel yang
mana merupakan salah satu hotel bintang *** yang merupakan kebanggaan Kota Yogyakarta.
4. Laporan Praktik Industri merupakan bahan referensi sekolah terkait bidang kerja Front Office
Department.
D. Tempat On The Job Training
Tempat yang digunakan untuk Praktik Industri atau On The Job Training ini yaitu di Front Office
Department yang meliputi seksi Reception, Reservasi dan Operator di Puri Artha Hotel Yogyakarta yang
beralamat di Jl.Cendrawasih No.36 Yogyakarta.
E.
Lokasi On The Job Training
Saya melaksanakan On The Job Training di Puri Artha Hotel Yogyakarta yang berlokasi di Jl.Cendrawasih
no.36 Demangan Baru,Yogyakarta-Indonesia.
F. Waktu dan Pelaksanaan On The Job Training
Dalam menentukan tempat On The Job Training, pihak sekolah memberikan kebebasan kepada siswa
dalam menentukannya, tetapi ada juga pihak hotel yang sedang membutuhkan anak-anak training.
Dengan tujuan agar bidang yang akan dijalani sesuai dengan keinginan siswa/siswi. Pihak sekolah
memberikan persetujuan dan tidak lepas dari bimbingan serta pantauan Bapak/Ibu Guru di sekolah.
On The Job Training ini wajib dilaksanakan bagi seluruh siswa/siswi di Sekolah Menengah Kejuruan
khususnya bagi kelas 2, pelaksanaan On The Job Training tersebut selama 3bulan atau sesuai
kesepakatan dari pihak Hotel dengan Sekolah. On The Job Training ini juga merupakan salah satu
program yang harus dilaksanakan oleh pihak sekolah, agar siswa/siswi mendapatkan sertifikat dan nilai
standard kelulusan untuk kelas 3 nantinya.