PERENCANAAN dalam MANAJEMEN RESIKO PROYEK

MANAJEMEN PROYEK

  

PERANGKAT LUNAK

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

^IF015 PERTEMUAN – 9 PERENCANAAN dalam MANAJEMEN RESIKO PROYEK

KELOMPOK PROSES KNOWLEDGE AREAS

  _{PENUTUPAN PROYEK} TIME _{PENGAWASAN PROYEK} SCOPE COST PELAKSANAAN PROYEK

  INTE STAKE _PERENCANAAN

QUALIT HOLDE

  GRATIO _PROYEK Y R _{MEMULAI PROYEK}

  N COMMU _LAHIRNYA HUMAN QUALIT - _PROYEK

  RESOUR Y NICATIO _WAKTU CE N

  BAHASAN

   Resiko  Merencanakan Manajemen Resiko Proyek  Mengidentifkasi Resiko  Melakukan Analisis Resiko  Tanggapan terhadap resiko

  RESIKO PROYEK Resiko:

  Pada umumnya resiko dikaitkan dengan peluang mendapatkan kerugian atau akibat buruk lain.

  !!! ada kerugian & ketidakpastian

  Resiko yang tinggi punya peluang terjadi lebih kecil dari pada resiko yang rendah

  Preferensi manusia terhadap resiko:

  MANAJEMEN RESIKO PROYEK Manajemen resiko:

  Seni dan pengetahuan dalam

  mengidentifkasi, menganalisis, dan menanggapi resiko selama

  proyek berlangsung demi tercapainya sasaran proyek

  Data:

   55 % proyek yang pelaksanaannya tidak sesuai rencana (anggaran dan

RISK UNKNOWN KNOWN RISK RISK

   Identifed & Can not be

• analyzed

  managed

   proactively A risk response generates by the project team as it is worth

PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN

  1. RESIKO PROYEK Merencanaka n manajemen resiko 2. Mengidentifk asi resiko

  3. Melakukan analisis kualitatif

  

4. Melakukan

analisis

kuantitatif

5. Merencanakan tanggapan terhadap resiko

  6. Mengontrol resiko

  Proses 1:

MERENCANAKAN MANAJEMEN RESIKO PROYEK

  Proses yang memutuskan tentang

  pendekatan yang akan dilakukan,

  dan

  bagaimana melaksanakan

  kegiatan manajemen resiko untuk suatu proyek.

  Proses 1: Merencanakan Manajemen Resiko Proyek MASUKAN:

   Rencana manajemen proyek  Project charter  Register stakeholder  Faktor-faktor lingkungan organisasi, seperti:

   Kebijakan yang memuat kepedulian terhadap resiko dan toleransinya

   Aset proses organisasional

   Jenis resiko; toleransi; format pernyataan resiko; template standar; peran dan

  Proses 1: Merencanaan Manajemen Resiko Proyek

  PIRANTI DAN TEKNIK :

   Teknik analisis  Pertimbangan ahli  Pertemuan-pertemuan manajer proyek dengan beberapa personil yang memiliki tanggung jawab mengelola resiko di perusahaan.

  Proses 1: Merencanakan Manajemen Resiko Proyek LUARAN:

  Rencana Manajemen Resiko yang memuat:

   Metodologi  Peran dan tanggung jawab  Anggaran  Waktu: kapan dan seberapa sering  Kategori resiko  Defnisi peluang resiko dan dampaknya  Matriks peluang vs dampak  Toleransi stakeholder  Format pelaporan

  Merencanakan Manajemen Resiko Proyek LUARAN : Risk Breakdown Structure _{Project Technical Organizational Management} Project _{Requirements Dependencies} Project _Estimating

  Technology Resources Planning Complexity & _{Interfaces Funding Controlling} Performance & _{Reliability Prioritization Communication} Quality

   LUARAN:

Probability & Impact Matrix for 4 Project Objectives

_{Defined conditions for impact scales of a risk on major project objectives}

  Project _Objective ^{Relative or numerical scales are shown} _{Very low / 0,05 Low / 0,10 Moderate / 0,20 High / 0,40 Very high / 0,80} Cost Insignificant _{cost increase} ^{< 10% cost} _increase ^{10 – 20%} _{cost increase} ^{20 – 40%} _{cost increase} ^{>40% cost} _increase

  Time Insignificant _{time increase} ^{< 5 % time} _increase ^{5 – 10%} _{time increase} ^{10 – 20%} _{time increase} ^{>20% time} _increase Scope Scope _{decrease barely} noticeable ^{Minor areas of scope affected Major areas of scope affected Scope reduction unacceptabl e to sponsor Project end item is effectively} _{useless Quality Quality} degradation _{barely noticeable} ^{Only very demanding} _{applications are affected} ^{Quality reduction} _{required sponsor} approval ^{Quality reduction unacceptabl e to sponsor Project end item is effectively useless}

  Project Risk Management Worksheet _{Resiko Peluang} Resiko ^{Deskripsi dampak Tingkat dampak Tanggal Dampak Tingkat Prioritas Rencana Manajemen Resiko}

  Peluang resiko & tingkat dampaknya dinyatakan dalam: _{VL=very low; L=low; M=medium; H=high; VH=very high}

  Proses 2: MENGIDENTIFIKASI RESIKO PROYEK Pengertian:

  Menentukan resiko yang berpengaruh pada proyek, dan mendokumentasikan karakteristiknya

  Mengidentifkasi resiko merupakan proses iteratif.

  Proses 2: Mengidentifkasi Resiko Proyek MASUKAN:

  1. Rencana manajemen resiko

  2. Estimasi biaya dan durasi kegiatan

  3. Baseline cakupan

  4. Register stakeholder

  5. Pernyataan cakupan proyek

  6. Rencana manajemen waktu, mutu, dan SDM

  7. Dokumen-dokumen proyek

  8. Faktor-faktor lingkungan organisasi

  Proses 2: Mengidentifkasi Resiko Proyek PIRANTI & TEKNIK:

  1. Pemeriksaan dokumen

  2. Teknik-teknik pengumpulan informasi:  Wawancara, brainstorming, metode Delphi, identifkasi akar penyebab resiko, dll

  3. Daftar pengecekan

  4. Teknik-teknik pembuatan diagram resiko: (Bagan arus;

  Proses 2: Mengidentifkasi Resiko Proyek LUARAN

  Register Resiko yang memuat:

   Daftar resiko

  hasil identifkasi

   Akar resiko

  penyebab

   Daftar potensial

  tanggapan

  resiko

  Pengelompokan

  (mutakhir)

  Proses 3

MELAKUKAN ANALISA KUALITATIF RESIKO

  Deskripsi:  Memberi nilai prioritas pada resiko- resiko proyek untuk dijadikan dasar analisa dan tindakan selanjutnya dengan cara melakukan asesmen dan

menggabungkan peluang munculnya

resiko dengan dampaknya 

  Menentukan resiko yang berpengaruh pada proyek, dan mendokumentasikan karakteristiknya

  Proses 3: Melakukan Analisis Kualitatif Resiko MASUKAN

  1. Register resiko

  2. Rencana manajemen resiko

  3. Pernyataan cakupan proyek

  4. Aset proses organisasi

  Proses 3: Melakukan Analisis Kualitatif Resiko PIRANTI DAN TEKNIK

  Matriks peluang resiko dan dampaknya DAMPAK RENDAH MENENGA TINGGI H PELUANG

  RESIKO 6 RESIKO 9 RESIKO 1 TINGGI RESIKO 4 RESIKO 3 RESIKO 2 RESIKO 7 RESIKO 5 MENENGA RESIKO 11 H

  RESIKO 8 RESIKO 12 RENDAH _{Sumber: Schwalbe, Kathy. IT Project Management} RESIKO 10

  Proses: Melakukan Analisis Kualitatif Resiko LUARAN:

  Hasil analisa kualitatif resiko berupa:

   Register resiko (yang mutakhir)

  PROSES 4: MELAKUKAN ANALISIS KUANTITATIF RESIKO

  Pengertian: Melakukan analisa

  akibat keseluruhan dari

  numerik

  resiko yang diidentifkasi thd sasaran proyek

  MASUKAN yang perlu diperhatikan:

  1. Register resiko

  2. Rencana manajemen resiko dan biaya

  3. Aset proses organisasi

  _{Analisis Kuantitatif Resiko Proyek PIRANTI & TEKNIK} Proses 4:

  1. Teknik pengumpulan data:  Wawancara  Distribusi peluang  Pertimbangan ahli

  2. Teknik pemodelan dan analisis kuantitatif resiko:  Analisis sensitiftas  Analisis nilai uang yang diharapkan (EMV = expected monetary value)  Analisis pohon keputusan

POHON KEPUTUSAN

  _{X HASIL}

   ($) ^{= EMV ( Expected Monetary value)} _{X 300.000 60.000} X - 40.000 - 32.000 X - 50.000 - 10.000 X - 20.000 - 2.000 X 60.000 42.000 ^{P=0,2 P=0,8 P=0,2 P=0,1} _P=0,7 ^{PROYEK 1 PROYEK 2 KEPU- TUSAN PELUANG}

  PROYEK 1: EMV= 60.000 – 32.000 = 28.000 _{PROYEK 2: EMV= -10.000 – 2.000 + 42.000 = 30.000 SUMBER: SCWALBE, KATHY. IT PROJECT MANAGEMENT}

  Proses 4: Analisis Kuantitatif Resiko Proyek LUARAN:

  Hasil analisis kuantitatif berupa:

  Register resiko yang telah dilengkapi

  dengan:

  1. Analisis peluang

  2. Peluang pencapaian sasaran waktu dan biaya

  3. Daftar resiko sesuai prioritas

  4. Trend resiko, dari hasil analisis

  Proses kuantifkasi resiko perlu mendokumentasikan : Sumber resiko dan kejadian resiko

   yang telah diputuskan untuk

  diabaikan

  Personil yang memutuskan hal

   diatas

  Proses 5: MERENCANAKAN TANGGAPAN RESIKO Pengertian:

  Menyusun opsi dan tindakan untuk

  memperbesar peluang

  dan

  mengurangi ancaman

  bagi tercapainya tujuan / sasaran proyek

  Menetapkan:

   Tindak lanjut bagi peluang  Tanggapan untuk ancaman

TIPE TANGGAPAN TERHADAP ANCAMAN

  1. Menghindari resiko

  2. Mitigasi

   Menekan nilai resiko dengan memperkecil peluang terjadinya resiko

  3. Menerima konsekuensi resiko

   Menerima secara aktif: misalnya, membuat rencana kontinjensi  Menerima secara pasif: menerima yang terjadi. Misalnya karena

  Proses 5: Merencanaan Tanggapan Resiko MASUKAN :

  1. Rencana manajemen resiko

  2. Register resiko

  Proses 6: Menentukan Tanggapan Thd Resiko Proyek PIRANTI & TEKNIK

1. Strategi untuk ancaman (resiko negatif)

   Menghilangkan resiko  Mentransfer resiko kepada pihak lain:Misal, melakukan pembelian (outsourcing) untuk pekerjaan yang kurang dikuasai dengan mahir, asuransi, dll  Mitigasi (melakukan tindakan awal

  PIRANTI & TEKNIK (lanj)

  2. Strategi untuk (resiko peluang positif)

   Eksploitasi  Berbagi dengan pihak yang

  lebih mampu dalam memanfaatkan peluang

   Meningkatkan peluang

  3. Menyusun rencana kontinjensi:  Langkah yang akan diambil bila

  Proses 6: Penentuan Tanggapan Thd Resiko Proyek LUARAN:

  

1. Register resiko (yang mutakhir),

  2. Rencana manajemen proyek (yang mutakhir)

  3. Perjanjian kontrak yang terkait dengan resiko

  4. Perbaikan dari dokumen proyek

  Sampai Jumpa