ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENYEWAAN KIOS DAN PENERIMAAN KAS (STUDI KASUS : PT.NCV)
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
_______________________________________________________________________ Program Ganda
Akuntansi – Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda
Semester Ganjil 2006/2007
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENYEWAAN KIOS DAN PENERIMAAN KAS
(STUDI KASUS : PT.NCV)
N I N A
0600656873
ABSTRAK
Dalam setiap perusahaan sebaiknya didukung oleh sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian intern yang memadai untuk mengurangi resiko bagi operasional perusahaan. Untuk penerapan sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian intern pada PT. NCV, diperlukan analisa yang bertujuan untuk mengetahui keandalan sistem pada perusahaan, serta memberikan usulan perbaikan kepada perusahaan dengan melakukan perancangan sistem informasi akuntansi penyewaan kios dan penerimaan kas yang mendukung operasional perusahaan.
Metode yang digunakan untuk mendapatkan data yang diperlukan yaitu (1) metode penelitian, yang terdiri dari studi literatur, penelitian lapangan, dan dokumentasi, (2) metode analisis, yang terdiri dari survei atas sistem yang berjalan, analisis terhadap temuan survei, identifikasi kebutuhan informasi, dan identifikasi persyaratan sistem, serta (3) metode perancangan yang digunakan yaitu melalui pendekatan berorientasi obyek. Hasil dari analisis kemudian dituangkan dalam perancangan sistem yang diusulkan.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan, ditemukan beberapa kelemahan pada sistem yang berjalan di PT. NCV, yaitu : tidak terintegrasinya data antara bagian-bagian di perusahaan, belum adanya registrasi no MOU, pembayaran sewa terkadang melebihi tanggal jatuh tempo, serta penagihan terkadang menggunakan biaya sewa yang tidak
valid .
Hasil yang dicapai menghasilkan suatu perancangan sistem informasi akuntansi penyewaan kios dan penerimaan kas pada PT. NCV yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengatasi permasalahan diatas, juga dapat mengendalikan kontrol masukan, proses dan keluaran dengan lebih baik.
Kata kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penyewaan Kios, Penerimaan Kas.
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih penulis panjatkan pada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya, sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Pendidikan Sarjana (S1) pada Program Ganda Akuntansi dan Sistem
Informasi, Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat melakukan survei dan pengamatan pada PT. NCV ditambah dengan penjelasan dari para dosen dan buku- buku yang ada hubungannya dengan topik Skripsi.
Walaupun tugas membuat Skripsi ini terasa berat, namun berkat bimbingan dari para dosen dan dukungan dari berbagai pihak, akhirnya Skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan. Disadari masih banyak kekurangan– kekurangan di dalam skripsi ini, sehingga diharapkan bantuan berupa kritik dan saran dari para dosen serta cara-cara yang baik untuk menyusun karya ilmiah di masa yang akan datang.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan moril maupun materiil sehingga skripsi ini dapat selesai. Mohon maaf karena tidak dapat menyebutkan semua pihak yang telah banyak membantu baik secara langsung maupun tidak langsung satu persatu disini. Ucapan terima kasih ini ditujukan kepada : 1.
Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini.
2. Bapak E. A. Kuncoro, SE., MM, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara, yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini.
3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc, M.Comp.Sc, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara, yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini.
4. Bapak Misbahul Munir, Ak, MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara, yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini.
5. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara, yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini.
6. Ibu Rindang Widuri, S.Kom, MM, selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara, yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini.
7. Bapak Johan, S.Kom, MM, selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara, yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini.
8. Ibu Rindang Widuri, S.Kom, MM, selaku dosen pembimbing Akuntansi, yang telah memberikan pengarahan, bimbingan dan dorongan semangat dalam menyusun skripsi ini.
9. Ibu Dewanti Liem, S.Kom, selaku dosen pembimbing Sistem Informasi, yang telah memberikan pengarahan, bimbingan dan dorongan semangat dalam menyusun skripsi ini.
10. Seluruh dosen jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara, yang telah mendidik, membimbing serta memberikan ilmu pengetahuan selama mengikuti kuliah di Universitas Bina Nusantara.
11. Ibu Yeye, selaku executive secretary PT. NCV, yang telah membantu penulis dalam memperoleh data dan informasi yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini.
12. Orang tua dan sepupu yang telah memberikan dukungan moril dan material serta doa sehingga tersusunnya skripsi ini.
13. Teman-teman yang telah memberikan semangat dan bantuan dalam menyelesaikan skripsi ini.
14. Teman-teman kelas PAZ angkatan 2002, khususnya Clarissa, Jane D., Oktorita K., dan Yunita H., yang telah memberikan semangat dan sumbangan pikiran serta kebersamaan dan kenangan indah yang telah kita lalui selama kuliah.
15. Jejen, Hermawan, Andrie W., Willy, Hengky, Julita, Noriko, Meliawati, yang telah memberikan semangat, sumbangan pikiran dan bantuannya selama penulisan skripsi.
16. Arta, Fan Ni, Yunita S.S., Elly F., selaku teman sesama bimbingan yang telah memberikan semangat, sumbangan pikiran dan bantuannya selama penulisan skripsi. Perjuangan yang kita lalui bersama selama menulis skripsi akan menjadi kenangan indah.
17. Pihak-pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang secara langsung maupun tidak langsung telah memberikan dukungan dan bantuan hingga skripsi ini selesai. Semoga skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi PT. NCV khususnya, serta dapat menambah ilmu pengetahuan bagi pembacanya dan pihak yang membutuhkan.
Jakarta, Januari 2007 Penulis Nina 0600656873
DAFTAR ISI
Halaman Halaman Judul Luar i
Halaman Judul Dalam ii
Halaman Persetujuan Softcover iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji iv Abstrak v Prakata vi Daftar Isi viii
Daftar Tabel xiv
Daftar Gambar xvii
Daftar Lampiran xxii
BAB 1 PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Ruang Lingkup
2
1.3 Tujuan dan Manfaat
3
1.4 Metodologi Penelitian
4
1.5 Sistematika Penulisan
6 BAB 2 LANDASAN TEORI
8
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
8
2.1.1 Ruang lingkup dari Sistem Informasi Akuntansi
9
2.1.2 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi
9
2.1.3 Siklus Transaksi Akuntansi
10
2.1.4 Aplikasi dan Software Akuntansi
11
2.2 Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan
12
2.2.1 Sistem Aplikasi dalam Siklus Pendapatan
12
2.2.2 Tujuan dari Siklus Pendapatan
12
2.2.3 Siklus Pendapatan Perusahaan Jasa
13
2.2.4 Dokumen yang Digunakan
13
2.2.5 Laporan pada Siklus Pendapatan
16
2.2.6 Fungsi-Fungsi yang Terkait
18
2.3 Pengendalian Internal
18
2.3.1 Tujuan Sistem Pengendalian Intern
21
2.3.2 Pengendalian Sistem Informasi Akuntansi
21
2.3.3 Pengendalian Manajemen Sumber Data
23
2.4 Penyewaan Kios
24
2.4.1 Tenant (Penyewa)
24
2.4.2 Biaya Sewa 24
2.4.3 Dokumen Sewa
25
2.5 Metode Analisis dan Desain Berorientasi Objek
26
2.5.1 Object
26
2.5.1.1 Rich Picture
27
2.5.2 Problem Domain Analysis
27
2.5.2.1
27 Clusters
2.5.2.2 Structure
28
2.5.2.3 Classe s
29
2.5.2.3.1 Behavior
29
2.5.2.4 Events
29
2.5.2.4.1 Event Tables
30
2.5.3 Application Domain Analysis
30
2.5.3.1 Usage
31
2.5.3.1.1 Overview
31
2.5.3.1.2 Actor
31
2.5.3.1.3 Use Case
31
2.5.3.1.4 Use Case Specification
31
2.5.3.1.5 Sequence Diagram
32
2.5.3.2 Function
32
2.5.3.3
33 User Interfaces
2.5.4 Architecture Design
34
2.5.4.1 Criteria
34
2.5.4.2 Component Architecture
35
2.5.4.3 Process Architecture
36
2.5.5
36 Component Design
2.5.5.1 Model Component
36
2.5.5.2 Function Architecture
37 BAB 3
ANALISIS SISTEM
38
3.1 Task
38 The
3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan
38
3.1.1.1 Struktur Organisasi 40
3.1.1.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
41
3.1.1.3 Gambaran Sistem Berjalan 48
3.1.1.4 Rich Picture Sistem Berjalan
52
3.1.2 Permasalahan yang Dihadapi dan Usulan untuk Mengatasi Permasalahan
53
3.1.2.1 Rich Picture Sistem Diusulkan
61
3.1.3 System Definition
62
3.2 Problem Domain
63
3.2.1 Clusters
63
3.2.2 Structure
63
3.2.3 Classes
66
3.2.3.1
66 Definition
3.2.3.2 Behavioral Pattern
68
3.2.4 Events 76
3.3 Application Domain
77
3.3.1 Usage
77
3.3.1.1
77 Overview
3.3.1.2 Actors
77
3.3.1.3 Use Cases
79
3.3.1.4 Use Case Specification
82
3.3.1.5 Sequence Diagram
90 3.3.2 108
Functions
3.3.3 User Interface 110
3.3.3.1 Dialogue Style 110
3.3.3.2 Overview 111
3.3.3.3 Examples 112
3.3.4 The Technical Platform 133
3.4 Recommendations 133
3.4.1 The Systems’s Usefulness and Feasibility 133
3.4.2 Strategy 136
3.4.3 Development Economy 134
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM
4.1 The Task 135
4.1.1 Purpose 135
4.1.2 to the 135
Corrections Analysis
4.1.3 Quality Goals 136
4.2 Technical Platform 137
4.2.1 Equipment 137
4.2.2 System Software 138
4.2.3 System Interface 138
4.2.4 Design Language 138
4.3 Architecture 139
4.3.1 Component Architecture 139
4.3.2 Process Architecture 140
4.3.3 Standards 141
4.4 Components 143
4.4.1 Structure 143
4.4.2 Classes 144
4.4.2.1 Definition 144
4.4.2.2 Behavioral Pattern 146
4.4.3 Database Structure 150
4.4.4 Function Component 154
4.4.5 Complex Operations (Operation Specification) 155
4.4.6 User Interface Component 160
4.5 Recommendations 161
4.5.1 The Systems’s Usefulness 161
4.5.2 Plan for Initiating Use 161
4.5.3 Implementation Plan 162
BAB
5 SIMPULAN DAN SARAN 163
5.1 Simpulan 163
5.2 Saran 164 DAFTAR PUSTAKA
165 RIWAYAT HIDUP
166 LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVEI
DAFTAR TABEL
82 Tabel 3.12 Use case specification untuk “Pendataan kios”
Tabel 3.19 Use case specification untuk “Membuat Surat Serah Terima”untuk “Mencetak Jurnal Penerimaan Kas” 85
Use case specification
85 Tabel 3.18
84 Tabel 3.17 Use case specification untuk “Membuat Bukti Kas Masuk dan Kuitansi”
84 Tabel 3.16 Use case specification untuk “Membuat Invoice”
83 Tabel 3.15 Use case specification untuk “Mencetak Daftar Tagihan”
untuk “Meng-update status MOU”
Use case specification
83 Tabel 3.14
82 Tabel 3.13 Use case specification untuk “Membuat MOU 2 rangkap”
79 Tabel 3.11 Use case specification untuk “Pendataan Tenant”
Halaman
79 Tabel 3.10 Actor Spesification “Manager Bagian GA & Legal”
Bagian Building Operation”
Actor Spesification ”Manager
78 Tabel 3.9
78 Tabel 3.8 Actor Spesification “Manager Bagian Finance”
78 Tabel 3.7 Actor Spesification “Manager Bagian Marketing”
78 Tabel 3.6 Actor Spesification “Karyawan Bagian Legal”
77 Tabel 3.5 Actor Spesification “Karyawan Bagian Building Operation”
77 Tabel 3.4 Actor Spesification “Karyawan Bagian Finance”
76 Tabel 3.3 Actor Spesification “Karyawan Bagian Marketing”
63 Tabel 3.2 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penyewaan Kios dan Penerimaan Kas
Tabel 3.1 System definition dengan kriteria FACTOR86
Tabel 3.20 Use case specification untuk “Meng-update Surat Serah Terima” 86Tabel 4.1 Checklist for prioritizing design criteria . 136Hitung Biaya” 155
Complex Operations “
Tabel 4.10
Tabel 4.9 Struktur Database “Bukti Kas Masuk” 153Tabel 4.8 Struktur Database “Invoice” 153Tabel 4.7 Struktur Database “Surat Serah Terima” 152Tabel 4.6 Struktur Database “Detail_MOU” 1524.5 Struktur Database “MOU” 151
4.4 Struktur Database “Kios” 150 Tabel
Tabel
Tabel 4.3 Struktur Database “Tenant” 150Tabel 4.2 Spesifikasi Peralatan 137Style 110
Tabel 3.21 Use case specification untuk “Meng-add Surat Perjanjian”Dialogue
Tabel 3.31
Function List 108
89 Tabel 3.30 Complete
89 Tabel 3.29 Use case specification untuk “Mencetak Laporan Perjanjian”
88 Tabel 3.28 Use case specification untuk “Mencetak Laporan Serah Terima”
Tabel 3.27 Use case specification untuk “Mencetak Laporan Status Bayar”Tabel 3.26 Use case specification untuk “Mencetak Laporan Penerimaan Kas” 8887 Tabel 3.25 Use case specification untuk “Mencetak Laporan Daftar Dokumen”88
87 Tabel 3.24 Use case specification untuk “Mencetak Laporan Masa Berakhir Sewa Tenant ”
87 Tabel 3.23 Use case specification untuk “Mencetak Laporan Tenant”
86 Tabel 3.22 Use case specification untuk “Mencetak Laporan Sewa”
Tabel 4.11 Complex Operations “ Hitung Perdana” 156Tabel 4.12 Complex Operations “ Hitung Bulanan” 157Tabel 4.13 Complex Operations “ Hitung Perpanjangan” 158Tabel 4.14 Complex Operations “ Hitung Denda” 159Tabel 4.15 The Systems’s Usefulness 161Tabel 4.16 Gantt Chart “Implementation Plan” 162DAFTAR GAMBAR
69 Gambar 3.11 Statechart Diagram Class “MOU” 70
80 Gambar 3.18 Detail Use Case “membuat Laporan”
Sistem Informasi Akuntansi Penyewaan Kios dan Penerimaan Kas
Use Case Diagram
Gambar 3.17
Gambar 3.16 Statechart Diagram Class “Pembayaran” 7573 Gambar 3.15 Statechart Diagram Class “Pembayaran” 74
Gambar 3.14 Statechart Diagram Class “Surat Serah Terima”Gambar 3.13 Statechart Diagram Class “MOU” 72Gambar 3.12 Statechart Diagram Class “MOU” 7168 Gambar 3.10 Statechart Diagram Class “Kios”
Halaman
65 Gambar 3.9 Statechart Diagram Class “Tenant”
64 Gambar 3.8 Class Diagram SIA Penyewaan Kios dan Penerimaan Kas
64 Gambar 3.7 Structure dari “Kontrak”
63 Gambar 3.6 Structure dari “Kiosk”
63 Gambar 3.5 Structure dari “Tenants”
60 Gambar 3.4 Clusters Model Sistem Informasi Akuntansi Penyewaan Kios dan Penerimaan Kas
52 Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Diusulkan
40 Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. NCV81
Gambar 3.19 Sequence Diagram “Pendataan Tenant”97 Gambar 3.32 Sequence Diagram “Mencetak Laporan Masa Berakhir Sewa Tenant” 98
” 102
Manager
Gambar 3.39 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses “MarketingGambar 3.38 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses “Marketing Staff ” 101Gambar 3.37 Sequence Diagram “Mencetak Laporan Perjanjian” 10099 Gambar 3.36 Sequence Diagram “Mencetak Laporan Serah Terima” 100
99 Gambar 3.35 Sequence Diagram “Mencetak Laporan Status Bayar”
98 Gambar 3.34 Sequence Diagram “Mencetak Laporan Penerimaan Kas“
Gambar 3.33 Sequence Diagram “Mencetak Laporan Daftar Dokumen”97 Gambar 3.31 Sequence Diagram “Mencetak Laporan Tenant”
90 Gambar 3.20 Sequence Diagram “Pendataan Kios”
96 Gambar 3.30 Sequence Diagram “Mencetak Laporan Sewa”
96 Gambar 3.29 Sequence Diagram “Meng-add Surat Perjanjian”
95 Gambar 3.28 Sequence Diagram “Mengupdate Surat Serah Terima”
91 Gambar 3.27 Sequence Diagram “Membuat Surat Serah Terima”
Gambar 3.26 Sequence Diagram “Mencetak Jurnal Penerimaan Kas”93 Gambar 3.25 Sequence Diagram “Membuat Bukti Kas Masuk dan Kuitansi” 94
92 Gambar 3.24 Sequence Diagram “Membuat Invoice”
91 Gambar 3.23 Sequence Diagram “Mencetak Daftar Tagihan”
91 Gambar 3.22 Sequence Diagram “Meng-update MOU”
90 Gambar 3.21 Sequence Diagram “Membuat MOU 2 rangkap”
Gambar 3.40 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses “AccountingStaff ” 103
Gambar 3.49 Rancangan Layar “Form Ubah Password” 114Gambar 3.58 Rancangan Layar “Form Invoice Bulanan” 125Gambar 3.57 Rancangan Layar “Form Invoice Perdana” 124Gambar 3.56 Rancangan Layar “Form Invoice” 123Gambar 3.55 Rancangan Layar “Form Surat Serah Terima” 121Gambar 3.54 Rancangan Layar “Form History MOU” 120Gambar 3.53 Rancangan Layar “Form Detail Harga” 119Gambar 3.52 Rancangan Layar “Form MOU” 117Gambar 3.51 Rancangan Layar “Form Kios” 116Gambar 3.50 Rancangan Layar “Form Tenant” 115Akuntansi Penyewaan Kios dan Penerimaan Kas” 113
Gambar 3.41 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses “FinanceGambar 3.48 Rancangan Layar “Form Menu Utama Sistem InformasiGambar 3.47 Rancangan Layar “Form Log In” 112Gambar 3.46 “Navigation Diagram” 111Manager ” 107
Gambar 3.45 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses “GA & LegalGambar 3.44 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses “Legal Staff” 107Operation Manager” 106
Gambar 3.43 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses “BuildingGambar 3.42 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses “TDC Staff” 105Manager ” 104
Gambar 3.59 Rancangan Layar “Form Invoice Perpanjangan” 126Gambar 3.60 Rancangan Layar “Form History Invoice” 127Message
Gambar 4.15 Function Component 154Gambar 4.14 Statechart Diagram Class “Bukti Kas Masuk” 149“Invoice” 148
Statechart Diagram Class
Gambar 4.13
Gambar 4.12 Statechart Diagram Class “Detail_MOU” 147Gambar 4.11 Statechart Diagram Class “MOU” 147Gambar 4.10 Statechart Diagram Class “MOU” 146Gambar 4.9 Model Component 143142