Slide KOM999 KOMUNIKASI INTERNAL
KOMUNIKASI INTERNAL
Adhi Gurmilang
1
PENGANTAR
• prinsip “customer care” dan
memperhatikan karyawannya.
2
Kepercayaan karyawan
• 42% percaya;
kinerja akan lebih
baik.
3
perubahan lingkungan
• nilai dan kepercayaan.
• karyawan lebih terdidik, memiliki harapan yang
jauh lebih baik mengenai karir mereka,
4
Komunikasi lebih terbuka
66,66%:
open
communication
5
perubahan di tempat kerja
• karyawan yang
lebih sedikit,
• jam kerja lebih
banyak,
• beban kerja
lebih banyak
dan
• Penekanan
kinerja.
6
Pemutusan hubungan
pekerjaan
• PHK: cutting
cost.
• Karyawan
seumur hidup?
• 51 persen
responden
mengenal
personal
seseorang yang
baru saja
7
PHK communication
• PHK
communication:
sulit.
• Alternatif
mempertahank
an karyawan.
• Handling
karyawan yg
masih bekerja.
8
Case Study: Agilent.
• Pelatihan menyampaikan kabar
pemecatan oleh masing2 manajer,
• Ada form penilaian karyawan yg
transparan
• 27 persen pemecatan (4.000
karyawan)
• No 31 = 100 Best Companies to
Work For
9
Perasaan Keamanan
• bisnis :
kompleks dan
kompetitif.
• Tekanan besar
pada karyawan
• usaha kuat
untuk
komunikasi
internal.
10
• bagaimana penanganan
komunikasi yang akan memberikan
rasa aman bagi karyawan.
11
Tidak ada pelibatan
• manajer senior tidak melibatkan karyawan
tingkat bawah pada pengambilan keputusan.
12
• karyawan merasa diasingkan dan tidak
ingin menerima perubahan yang terjadi
dalam perusahaan.
13
Alienasi karyawan
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
k
d
T
14
u
h
ta
m
n
50% aa
ah
s
ru
e
p
i
is
84%
m
i
is
k
td
ng
i
t
n
pe
k
td
a
d
a
44%
n
a
g
n
u
b
hu
g
n
d
an
s
a
at
fakta mengenai karyawan skeptis
• senior manajer mengganggap
karyawan sebelah mata.
• karyawan menganggap senior
manajer lebih pintar.
• Karyawan tkd suka dianggap bodoh.
15
fakta mengenai karyawan
skeptis
• menginginkan perusahaan untuk sukses.
• tidak ingin menginginkan meninggalkan
perusahaan.
• menginginkan kepercayaan terhadap
perusahaan.
16
Two way communication
• Komunikasi internal harus bersifat dua arah.
• Manajer belajar mendengarkan dan
memberikan informasi
17
• bersemangat terhadap pekerjaan mereka,
• merasa terhubung terhadap visi perusahaan,
• memberikan dukungan terhadap tujuan
perusahaan.
18
“Work Out” General Electric
• Kelompok : brainstorming pemecahan masalah,
solusi yang bisa digunakan dan dipresentasikan ke
manajer mereka.
• Ya atau tidak.
• 75% ide.
19
Work Out” General Electric
• Tdk putus;
• deadline baru keputusan tidak bisa
diambil,
• diberikan tenggat waktu untuk
keputusan baru.
• Karyawan didengar; pemangkasan
birokrasi.
20
atmosfir penuh dengan rasa hormat
• atmosfir penuh
dengan rasa
hormat untuk
semua karyawan
di dalam
organisasi.
• Rantai
komunikasi dari
atas ke bawah.
21
Mengelola Komunikasi Internal
• mengetahui
sikap karyawan
mengenai
perusahaan.
• audit
komunikasi.
• hasil audit,
dapat
dirancang
komunikasi
22
audit komunikasi Starbuck
Coffee
• konsultan eksternal melakukan audit
komunikasi internal; memahami kekuatan
dan kelemahan pelaksanaan komunikasi.
• kuesioner, focus group discussion dan
wawancara, data sikap karyawan
mengenai perusahaan.
23
Audit komunikasi
• manajemen memahami
karyawan menilai
komunikasi internal
perusahaan
• Apakah memahami
pesan-pesan
komunikasi internal
• infrastruktur
komunikasi internal
• Infrastruktur
disesuaikan
berdasarkan hasil
audit.
24
Tujuan Untuk Komunikasi
Internal Efektif
• meningkatkan moral dan niat baik antara
karyawan dan manajemen.
• memberitahukan karyawan : perubahan
internal; reorganisasi atau promosi
karyawan.
• menjelaskan kompensasi dan benefit plans :
asuransi.
• meningkatkan pemahaman : perusahaan
dan bidang usaha, organisasi, etika, budaya
dan lingkungan eksternal.
25
Tujuan Untuk Komunikasi
Internal Efektif
• meningkatkan pemahaman karyawan : isuisu sosial trend; krisis ekonomi, gaya hidup
• merubah perilaku karyawan : lebih
produktif, berorientasi kualitas, dan
mandiri.
• mendorong partisipasi karyawan aktivitas
komunitas.
• Atmosfer : mereka adalah aset penting
perusahaan.
26
Pelaporan Komunikasi Internal
• Kombinasi HR dan Komunikasi
• Konsultan eksternal: pihak ketiga
untuk masalah komunikasi.
• Praktek konsultan ini sebaiknya
dibatasi jika perusahaan sedang
menghadapi krisis.
27
Implementasi
• Pada organisasi kecil, metode ideal :
percakapan empat mata atau
pertemuan dengan kelompok kecil.
28
Komunikasi ke atas dan ke bawah
• Banyak perusahaan
: tidak
berperasaan, kejam
dan lain
sebagainya.
• muncul ketika tidak
ada komunikasi ke
atas dari karyawan
ke manajemen.
29
Kritik Terbesar Dari Karyawan
• tidak adanya
usaha untuk
melakukan
komunikasi ke
atas dan ke
bawah dari
perusahaan.
30
Kritik Terbesar Dari Karyawan
• Karyawan sering
tidak mengetahui
apa yang terjadi
pada perusahaan
• tidak bebas untuk
memberikan
pendapat untuk
masalah-masalah
tertentu.
31
diskusi informal
• diskusi informal antara karyawan dan
supervisor.
• kepastian ketika bertanya dan masukan
tanpa takut teguran manajemen.
32
Continental Airlines
• CEO Continental Airlines; open house.
• mengundang karyawan untuk berbicara
tentang apa saja mulai dari isu-isu, saran
bahkan keluhan.
• Dengan komunikasi terbuka dan
kepedulian, meningkatkan moral karyawan
dan budaya perusahaan.
• Menghargai karyawan : mendengarkan dan
berinteraksi; komunikasi internal yang
efektif.
33
Meluangkan waktu untuk
pertemuan tatap muka
• tatap muka reguler dengan seluruh
karyawan.
• Pertemuan harus sering dilakukan
• Manajemen memberikan informasi :
pencapaian dan perkembangan
terakhir perusahaan.
• karyawan : kesempatan untuk
bertanya melalui forum terbuka.
34
Topik pertemuan
• Topik harus dibatasi
• Survey : topik penting untuk dibahas.
• dua topik karyawan dan
• satu topik perkembangan perusahaan
manajemen.
• pertemuan dilakukan ketika perusahaan
ingin memberitahukan sesuatu namun
tidak ada dialog.
35
Open Forum Starbucks
• Online : karyawan mengirimkan email ide
kepada manajer melalui “Open Forum.”
• tiga jam presentasi manajer senior,
perkembangan terbaru isu kritis, dan sesi
tanya jawab intens.
• kehadiran tinggi karyawan : berinteraksi
manajemen dan mendengar langsung
perkembangan terbaru.
36
Kelompok kecil
• pertemuan skala
besar efektif untuk
menjangkau luas
sekaligus.
• Kelompok: lebih
terbuka untuk
bertanya dan
menyampaikan
pendapat.
• lebih efektif untuk
pemecahan masalah.
37
Studi kasus: Colgate-Palmolive
• Tidak ada komunikasi di pabrik
• kerugian $10 juta perhari dan moral karyawan
terendah.
• “morning briefing” : karyawan membicarakan
kemarin dan hari ini.
• masalah dibahas, pertanyaan dijawab dan
masalah dipecahkan.
• karyawan keluar ruangan; kesiapan bekerja dan
ingin mensuksesan perusahaan.
• Rata-rata, pertemuan setiap hari berkisar 15
menit.
38
Terima kasih
39
Adhi Gurmilang
1
PENGANTAR
• prinsip “customer care” dan
memperhatikan karyawannya.
2
Kepercayaan karyawan
• 42% percaya;
kinerja akan lebih
baik.
3
perubahan lingkungan
• nilai dan kepercayaan.
• karyawan lebih terdidik, memiliki harapan yang
jauh lebih baik mengenai karir mereka,
4
Komunikasi lebih terbuka
66,66%:
open
communication
5
perubahan di tempat kerja
• karyawan yang
lebih sedikit,
• jam kerja lebih
banyak,
• beban kerja
lebih banyak
dan
• Penekanan
kinerja.
6
Pemutusan hubungan
pekerjaan
• PHK: cutting
cost.
• Karyawan
seumur hidup?
• 51 persen
responden
mengenal
personal
seseorang yang
baru saja
7
PHK communication
• PHK
communication:
sulit.
• Alternatif
mempertahank
an karyawan.
• Handling
karyawan yg
masih bekerja.
8
Case Study: Agilent.
• Pelatihan menyampaikan kabar
pemecatan oleh masing2 manajer,
• Ada form penilaian karyawan yg
transparan
• 27 persen pemecatan (4.000
karyawan)
• No 31 = 100 Best Companies to
Work For
9
Perasaan Keamanan
• bisnis :
kompleks dan
kompetitif.
• Tekanan besar
pada karyawan
• usaha kuat
untuk
komunikasi
internal.
10
• bagaimana penanganan
komunikasi yang akan memberikan
rasa aman bagi karyawan.
11
Tidak ada pelibatan
• manajer senior tidak melibatkan karyawan
tingkat bawah pada pengambilan keputusan.
12
• karyawan merasa diasingkan dan tidak
ingin menerima perubahan yang terjadi
dalam perusahaan.
13
Alienasi karyawan
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
k
d
T
14
u
h
ta
m
n
50% aa
ah
s
ru
e
p
i
is
84%
m
i
is
k
td
ng
i
t
n
pe
k
td
a
d
a
44%
n
a
g
n
u
b
hu
g
n
d
an
s
a
at
fakta mengenai karyawan skeptis
• senior manajer mengganggap
karyawan sebelah mata.
• karyawan menganggap senior
manajer lebih pintar.
• Karyawan tkd suka dianggap bodoh.
15
fakta mengenai karyawan
skeptis
• menginginkan perusahaan untuk sukses.
• tidak ingin menginginkan meninggalkan
perusahaan.
• menginginkan kepercayaan terhadap
perusahaan.
16
Two way communication
• Komunikasi internal harus bersifat dua arah.
• Manajer belajar mendengarkan dan
memberikan informasi
17
• bersemangat terhadap pekerjaan mereka,
• merasa terhubung terhadap visi perusahaan,
• memberikan dukungan terhadap tujuan
perusahaan.
18
“Work Out” General Electric
• Kelompok : brainstorming pemecahan masalah,
solusi yang bisa digunakan dan dipresentasikan ke
manajer mereka.
• Ya atau tidak.
• 75% ide.
19
Work Out” General Electric
• Tdk putus;
• deadline baru keputusan tidak bisa
diambil,
• diberikan tenggat waktu untuk
keputusan baru.
• Karyawan didengar; pemangkasan
birokrasi.
20
atmosfir penuh dengan rasa hormat
• atmosfir penuh
dengan rasa
hormat untuk
semua karyawan
di dalam
organisasi.
• Rantai
komunikasi dari
atas ke bawah.
21
Mengelola Komunikasi Internal
• mengetahui
sikap karyawan
mengenai
perusahaan.
• audit
komunikasi.
• hasil audit,
dapat
dirancang
komunikasi
22
audit komunikasi Starbuck
Coffee
• konsultan eksternal melakukan audit
komunikasi internal; memahami kekuatan
dan kelemahan pelaksanaan komunikasi.
• kuesioner, focus group discussion dan
wawancara, data sikap karyawan
mengenai perusahaan.
23
Audit komunikasi
• manajemen memahami
karyawan menilai
komunikasi internal
perusahaan
• Apakah memahami
pesan-pesan
komunikasi internal
• infrastruktur
komunikasi internal
• Infrastruktur
disesuaikan
berdasarkan hasil
audit.
24
Tujuan Untuk Komunikasi
Internal Efektif
• meningkatkan moral dan niat baik antara
karyawan dan manajemen.
• memberitahukan karyawan : perubahan
internal; reorganisasi atau promosi
karyawan.
• menjelaskan kompensasi dan benefit plans :
asuransi.
• meningkatkan pemahaman : perusahaan
dan bidang usaha, organisasi, etika, budaya
dan lingkungan eksternal.
25
Tujuan Untuk Komunikasi
Internal Efektif
• meningkatkan pemahaman karyawan : isuisu sosial trend; krisis ekonomi, gaya hidup
• merubah perilaku karyawan : lebih
produktif, berorientasi kualitas, dan
mandiri.
• mendorong partisipasi karyawan aktivitas
komunitas.
• Atmosfer : mereka adalah aset penting
perusahaan.
26
Pelaporan Komunikasi Internal
• Kombinasi HR dan Komunikasi
• Konsultan eksternal: pihak ketiga
untuk masalah komunikasi.
• Praktek konsultan ini sebaiknya
dibatasi jika perusahaan sedang
menghadapi krisis.
27
Implementasi
• Pada organisasi kecil, metode ideal :
percakapan empat mata atau
pertemuan dengan kelompok kecil.
28
Komunikasi ke atas dan ke bawah
• Banyak perusahaan
: tidak
berperasaan, kejam
dan lain
sebagainya.
• muncul ketika tidak
ada komunikasi ke
atas dari karyawan
ke manajemen.
29
Kritik Terbesar Dari Karyawan
• tidak adanya
usaha untuk
melakukan
komunikasi ke
atas dan ke
bawah dari
perusahaan.
30
Kritik Terbesar Dari Karyawan
• Karyawan sering
tidak mengetahui
apa yang terjadi
pada perusahaan
• tidak bebas untuk
memberikan
pendapat untuk
masalah-masalah
tertentu.
31
diskusi informal
• diskusi informal antara karyawan dan
supervisor.
• kepastian ketika bertanya dan masukan
tanpa takut teguran manajemen.
32
Continental Airlines
• CEO Continental Airlines; open house.
• mengundang karyawan untuk berbicara
tentang apa saja mulai dari isu-isu, saran
bahkan keluhan.
• Dengan komunikasi terbuka dan
kepedulian, meningkatkan moral karyawan
dan budaya perusahaan.
• Menghargai karyawan : mendengarkan dan
berinteraksi; komunikasi internal yang
efektif.
33
Meluangkan waktu untuk
pertemuan tatap muka
• tatap muka reguler dengan seluruh
karyawan.
• Pertemuan harus sering dilakukan
• Manajemen memberikan informasi :
pencapaian dan perkembangan
terakhir perusahaan.
• karyawan : kesempatan untuk
bertanya melalui forum terbuka.
34
Topik pertemuan
• Topik harus dibatasi
• Survey : topik penting untuk dibahas.
• dua topik karyawan dan
• satu topik perkembangan perusahaan
manajemen.
• pertemuan dilakukan ketika perusahaan
ingin memberitahukan sesuatu namun
tidak ada dialog.
35
Open Forum Starbucks
• Online : karyawan mengirimkan email ide
kepada manajer melalui “Open Forum.”
• tiga jam presentasi manajer senior,
perkembangan terbaru isu kritis, dan sesi
tanya jawab intens.
• kehadiran tinggi karyawan : berinteraksi
manajemen dan mendengar langsung
perkembangan terbaru.
36
Kelompok kecil
• pertemuan skala
besar efektif untuk
menjangkau luas
sekaligus.
• Kelompok: lebih
terbuka untuk
bertanya dan
menyampaikan
pendapat.
• lebih efektif untuk
pemecahan masalah.
37
Studi kasus: Colgate-Palmolive
• Tidak ada komunikasi di pabrik
• kerugian $10 juta perhari dan moral karyawan
terendah.
• “morning briefing” : karyawan membicarakan
kemarin dan hari ini.
• masalah dibahas, pertanyaan dijawab dan
masalah dipecahkan.
• karyawan keluar ruangan; kesiapan bekerja dan
ingin mensuksesan perusahaan.
• Rata-rata, pertemuan setiap hari berkisar 15
menit.
38
Terima kasih
39