Daftar Informasi Publik Universitas Indonesia

Sambutan
Rektor Universitas Indonesia
Assalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh,
Salam sejahtera dan semoga kita semua selalu berada pada lindungan-Nya.
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi menjadi salah satu faktor pendorong akselerasi
pertumbuhan dunia yang ada saat ini. Pertumbuhan yang cepat ini selain menciptakan berbagai peluang di sisi
lain juga main meningkatkan persaingan karena batas batas antar negara dan wilayah sudah semakin terkikis.
Keunggulan komparatif menjadi kata kunci untuk terus exist sebagai institusi unggulan dan Guru Bangsa yang
siap memberikan sumbangsih layanan terbaiknya dalam memecahkan masalah bangsa dan memperbaiki taraf
hidup masyarakat. Untuk itu keunggulan komparatif ini hanya dapat dicapai apabila seluruh sendi penggerak UI
bergerak seirama dan selaras dalam memberikan layanan pada para stakeholdersnya.
Sinergi dan standarisasi menjadi kata kunci utama untuk mewujudkan layanan UI yang terintegrasi dan
berkualitas. Berkaca dari pandangan tersebut, UI telah merampungkan penyusunan Prosedur Operasional Baku
yang berfungsi sebagai acuan bagi seluruh pelayanan yang ada pada lingkup kerja Pusat Administrasi UI.
Keseluruhan POB dan IK layanan tersebut diwujudkan melalui sebuah buku tata alur layanan yang isinya
merangkum seluruh proses penting yang ada dalam layanan UI
Harapannya dengan terbit dan disosialisasikannya buku ini, maka koordinasi dan sinergi kerja di lingkup UI akan
menjadi semakin baik. Dengan demikian pelayanan UI yang berbasis pada kepuasan pelanggan dapat
diselenggarakan dengan menyeluruh sehingga pada akhirnya akan meningkatkan outlook UI di hadapan para
customer dan key stakeholders.
Akhir kata, semoga buku tata alur layanan ini dapat dijadikan sebagai dasar peningkatan kualitas layanan UI ke

depannya untuk mewujudkan UI sebagai Universitas Guru Bangsa dengan standar internasional.
Rektor

Prof. Dr. Ir. Muhammad Anis, M.Met.

i

II

TIM PENYUSUN
Penanggung Jawab
Prof. Dr. Ing. Nandy Setiadi Djaya Putra
Ketua
Aziiz Sutrisno, S.T., M.Phil., M.Sc.
Anggota
Damaiyanti, S.E.
Dimas Pratomo, S.I.A
Iiss Trianingrum, S.E.
Sri Utaminingsih, S.E.
Ronny, S.T.

Desain dan Sampul
Yudawisesa, S.Sn.
Baskoro Laksitoadi, S.Ars., M.Sc
Kontributor Materi Tata Alur
Badan Legislasi dan Layanan Hukum
Badan Perencanaan, Pengembangan, dan Pengendalian Universitas
Badan Penjaminan Mutu Akademik
Satuan Pengawas Internal
Direktorat Pendidikan
Direktorat Pengembangan Akademik
Direktorat Kemahasiswaan
Kantor Sumber Daya Pembelajaran
Kantor Urusan Internasional
Kantor Penerimaan Mahasiswa Baru
UPT Perpustakaan
UPT Asrama
UPT Klinik Satelit
Direktorat Keuangan
Direktorat Logistik
Unit Layanan Pengadaan

Direktorat Pengelolaan dan Pemeliharaan Fasilitas
Kantor Humas dan Keterbukaan Informasi Publik
Kantor Arsip
UPT Pengamanan Lingkungan Kampus
UPT Keselamatan, Kesehatan Kerja, dan Lingkungan
Direktorat Riset dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Direktorat Inovasi dan Inkubator Bisnis
Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi
Direktorat Sumber Daya Manusia
Direktorat Pengembangan Karier dan Hubungan Alumni
Direktorat Kerjasama
Copyright © 2015 Deputi Pengawasan dan Pengembangan
Badan Perencanaan, Pengembangan, dan Pengendalian Universitas
Gedung Science Park Lt. 2, Pusat Administrasi Universitas Indonesia
Kampus UI Depok 16424 Telp. +62-21 7867222 (ext. 100066 & 100077)

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan Rektor .................................................................................................. I
Kata Sambutan Rektor .......................................................................................................... II

Kata Sambutan Kepala BP3U .............................................................................................. III
Pedoman Penggunaan Buku Tata Alur Layanan Universitas Indonesia ............................... VI
Panduan Alur dan Simbol Prosedur ...................................................................................... V
Daftar Isi ............................................................................................................................ VIII
Badan Legislasi dan Layanan Hukum ............................................................................... 1
Daftar Prosedur ................................................................................................................. 2
Prosedur Layanan Status Hukum dan/atau Analisa Legalitas Aset .................................... 3
Prosedur Pelayanan atau Pengolahan dan Analisis Naskah Kontrak ................................ 6
Prosedur Pembuatan Surat Keputusan dan Peraturan Rektor UI ...................................... 8
Prosedur Penyelesaian Perkara Pengadilan, Quasi Pengadilan, dan P3T2..................... 10
Badan Perencanaan, Pengembangan, dan Pengendalian Universitas ......................... 12
Daftar Prosedur ............................................................................................................... 13
Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Tahunan (RKT) UI ............................................... 15
Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) Penerimaan .............................. 16
Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) Pengeluaran ............................. 17
Prosedur Penetapan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) ....................................... 19
Prosedur Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) ............................................. 20
Prosedur Pengajuan dan Pemrosesan Rencana Implementasi Bulanan (RIB) ................ 21
Prosedur Pengembangan Rencana Induk (Master Plan) ................................................. 22
Prosedur Pengembangan Infrastruktur ............................................................................ 23

Prosedur Penyusunan Rencana Strategis (Renstra) UI ................................................... 24
Prosedur Penyusunan Laporan Tahunan (LAPTAH) UI ................................................... 25
Prosedur Monitoring dan Evaluasi Organisasi ................................................................. 26
Prosedur Monitoring dan Evaluasi Kinerja dan Anggaran ................................................ 28
Prosedur Penyusunan Laporan Kinerja Universitas Indonesia......................................... 30
Prosedur Pelaksanaan Survey Kepuasan Pelayanan Unit Kerja ..................................... 31
Prosedur Pengembangan University Dashboard ............................................................. 32
Prosedur Penyusunan Kontrak Kinerja UI ....................................................................... 34
Badan Penjaminan Mutu Akademik ................................................................................. 36
Prosedur EVISEM dan EVITAH Program Studi ............................................................... 39
Prosedur EDOM dan EFOM ............................................................................................ 41

VIII

Prosedur Evaluasi Pemenuhan SNP-PLUS di UI & Implementasi SPMI di UI ................. 42
Prosedur EVIN Program Studi Persiapan Akreditasi BAN PT atau LAM PT .................... 44
Prosedur EVIN Persiapan Asesmen AUN-QA ................................................................. 46
Prosedur Pelaksanaan Asesmen AUN QA ...................................................................... 48
Prosedur Monitoring dan Evaluasi MONEVIN Unit Kerja Terkait Mutu ............................. 49
Prosedur Monitoring dan Evaluasi e-Learning ................................................................. 50

Prosedur Kegiatan Audit Internal Akademik di Universitas Indonesia .............................. 51
Prosedur Penyusunan atau Pemutakhiran Pedoman Penjaminan Mutu UI...................... 54
Prosedur Pelatihan Penjaminan Mutu yang diselenggarakan BPMA ............................... 56
Prosedur Peningkatan Kemampuan Asesmen Regional AUN & Kolaborasi AUN ............ 58
Prosedur Post in Reference ke Negara Acuan ................................................................ 60
Prosedur Rapat Koordinasi dengan Unit Kerja Terkait ..................................................... 61
Prosedur Pembinaan QA Bagi Institusi/Perguruan Tinggi di Luar UI................................ 62
Prosedur Pengumpulan, Pengolahan, dan Penyampaian Data UI untuk Pemeringkatan
Internasional (QS WUR) .......................................................................................... 63
Satuan Pengawas Internal ................................................................................................ 64
Prosedur Pelaksanaan Audit/Review Keuangan dan Non Keuangan Berdasarkan RKT
SPI ......................................................................................................................... 66
Prosedur Pelaksanaan Audit/Review Keuangan dan Non Keuangan Berdasarkan
Permintaan MWA .................................................................................................... 68
Prosedur Pelaksanaan Audit/Review Keuangan dan Non Keuangan Berdasarkan
Permintaan Rektor................................................................................................... 70
Prosedur Pelaksanaan Konsultasi Internal oleh SPI Berdasarkan Permintaan
Unit Kerja ................................................................................................................ 72
Prosedur Pelaksanaan Konsultasi Internal oleh SPI Berdasarkan Penugasan Khusus
Rektor...................................................................................................................... 74

Prosedur Pelaksanaan Monev Hasil Audit Intenal dan Eksternal ..................................... 76
Prosedur Pelaksanaan Audit atau Review on Going Project ............................................ 77
Prosedur Pelaksanaan Pelatihan atau Sosialisasi ........................................................... 79
Direktorat Pendidikan ....................................................................................................... 80
Prosedur Penyusunan Kalender Akademik...................................................................... 83
Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru .............................................................................. 84
Prosedur Pengembangan Bahan Ajar PPKPT dan Materi OBM ...................................... 87
Prosedur Pelaksanaan OBM ........................................................................................... 88
Prosedur Registrasi Akademik......................................................................................... 89
Prosedur Penyusunan Jadwal Perkuliahan...................................................................... 91
Prosedur Pelaksanaan English Proficiency Test (EPT).................................................... 92

IX

Prosedur Pelatihan dan Penyegaran PPKPT.................................................................. 93
Prosedur Pengadaan Perangkat Praktikum Seni dan Olahraga....................................... 94
Prosedur Pemerolehan Kredit Kuliah Tatap Muka ........................................................... 95
Prosedur Penyelenggaraan Perkuliahan Daring .............................................................. 98
Prosedur Perekaman, Pengolahan, dan Pelaporan Data PD DIKTI UI ............................ 99
Prosedur Cuti Akademik ................................................................................................ 100

Prosedur Tunda Kuliah .................................................................................................. 101
Prosedur Penerbitan SK Rektor Putus Studi.................................................................. 102
Prosedur Penerbitan SK Rektor tentang Pengunduran Diri ........................................... 103
Prosedur Penerbitan SK Rektor tentang Promotor dan Penguji Program Doktor ........... 104
Prosedur Penetapan Kelulusan ..................................................................................... 105
Prosedur Layanan Legalisasi Salinan Akreditasi Program Studi dan Institusi ................ 106
Prosedur Penerbitan Ijazah ........................................................................................... 108
Direktorat Pengembangan Akademik ............................................................................ 110
Prosedur Pemutakhiran SK Kurikulum........................................................................... 112
Prosedur Pembukaan Program Studi Baru .................................................................... 114
Prosedur Perpanjangan SK Rektor Izin Penyelenggaraan Program Studi Belum
Terakreditasi.......................................................................................................... 117
Prosedur Telaah Proposal Pembukaan Kelas/Program Studi Khusus ........................... 118
Prosedur Pelaksanaan Pelatihan ................................................................................... 119
Prosedur Seleksi Dosen dan Kaprodi Berprestasi ......................................................... 121
Prosedur Perguruan Tinggi Penyelenggara Sertifikasi Dosen........................................ 124
Prosedur Pelaksanaan Pelatihan Permintaan Lembaga di Luar UI ................................ 131
Prosedur Pengembangan Kurikulum ............................................................................. 133
Prosedur Pembukaan Peminatan Baru.......................................................................... 135
Prosedur Rapat Tripartit ................................................................................................ 137

Direktorat Kemahasiswaan ............................................................................................ 139
Prosedur Kerja sama Beasiswa Universitas Indonesia .................................................. 143
Prosedur Pengajuan Klaim Asuransi Kecelakaan Mahasiswa ....................................... 145
Prosedur Pengajuan Biaya Pendidikan BOP Berkeadilan (BOPB) Mahasiswa Baru Tahun
Akademik 2015-2016............................................................................................. 147
Prosedur Pengajuan Keringanan Atas Penetapan BOP Berkeadilan Mahasiswa Baru
Tahun 2015 ........................................................................................................... 149
Prosedur Pengajuan Kerja Paruh Waktu (Magang) Mahasiswa UI ................................ 150
Prosedur Pengelolaan Beasiswa Mahasiswa Baru dan Lama (Non Bidikmisi dan
Afirmasi) ............................................................................................................... 151
Prosedur Pengelolaan Beasiswa Bidikmisi Tahap Penerimaan ..................................... 154

X

Prosedur Pengelolaan Beasiswa Bidikmisi Tahap Pembinaan ...................................... 155
Pengelolaan Beasiswa Afirmasi Tahap Penerimaan ...................................................... 157
Pengelolaan Beasiswa Afirmasi Tahap Pembinaan ....................................................... 158
Prosedur Layanan Penghapusan Denda Program Sarjana dan Program Vokasi .......... 160
Prosedur Layanan Pendampingan Mahasiswa Baru ..................................................... 161
Prosedur Layanan Konseling Mahasiswa ...................................................................... 162

Prosedur Layanan Terapi Kelompok.............................................................................. 164
Prosedur Pelaksanaan K2N .......................................................................................... 165
Prosedur Pengajuan Bantuan Dana Kegiatan Kemahasiswaan ..................................... 167
Prosedur Bantuan Dana Mengikuti Kompetisi Lomba Dalam Luar Negeri ..................... 169
Prosedur Perizinan Kegiatan Kemahasiswaan .............................................................. 171
Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Kepedulian Pada Masyarakat .................................... 172
Prosedur Seleksi Proposal Kewirausahaan Mahasiswa................................................. 173
Instruksi Kerja Pelatihan Konselor Sebaya .................................................................... 174
Instruksi Kerja Penelitian Kesejahteraan Mental Mahasiswa ......................................... 175
Kantor Sumber Daya Pembelajaran ............................................................................... 176
Prosedur Layanan Konsultasi Teknologi........................................................................ 178
Prosedur Layanan Pengembangan Fasilitas/Peralatan/Aplikasi .................................... 179
Prosedur Layanan Sistem Aplikasi e-Learning .............................................................. 180
Prosedur Layanan Penanganan Masalah Sistem Aplikasi e-Learning KSP ................... 181
Prosedur Layanan Konsultasi Pedagogi ........................................................................ 182
Prosedur Penyelenggaraan Pelatihan e-Learning (Kegiatan KSP) ............................... 183
Prosedur Layanan Pelatihan e-Learning (KSP) Permintaan Fakultas/Program di UI/
Eksternal ............................................................................................................... 186
Prosedur Penyediaan Layanan Live Streaming ............................................................. 189
Prosedur Layanan Peminjaman/Penggunaan Alat VC/Live Streaming dan Fasilitas

Portable ................................................................................................................. 193
Prosedur Layanan Peminjaman Fasilitas Ruangan KSP ............................................... 195
Prosedur Penyediaan Layanan Perekaman................................................................... 196
Prosedur Layanan Video Conference ............................................................................ 198
Kantor Urusan Internasional .......................................................................................... 200
Prosedur Pengurusan Keikutsertaan Staf UI pada Acara Asosiasi atau Forum
Internasional .......................................................................................................... 203
Prosedur Seleksi Beasiswa Asosiasi ............................................................................. 206
Prosedur Dosen atau Staf Tamu ke UI (Visiting Lecturer) ............................................. 208
Prosedur Peneliti Asing ke UI (Visiting Researcher) ...................................................... 214
Prosedur Penerimaan Kunjungan Tamu Internasional ................................................... 218

XI

Prosedur Pertukaran Mahasiswa UI ke Universitas Mitra Melalui Program Asosiasi Forum
Internasional .......................................................................................................... 220
Prosedur Pengurusan Staf dan Peneliti UI ke Luar Negeri (Dengan Disposisi) ............. 223
Prosedur Permohonan Visa untuk Staf Menggunakan Paspor Biasa
(Paspor Hijau) - Outbound ..................................................................................... 229
Prosedur Permohonan Visa untuk Staf Menggunakan Paspor Dinas
(Paspor Biru) - Outbound....................................................................................... 230
Prosedur Pengurusan Izin Belajar dan Permohonan Visa (Study Permit and Limited Stay
Visa Application) ................................................................................................... 234
Prosedur Pertukaran Mahasiswa Asing ke UI ................................................................ 235
Prosedur Pertukaran Mahasiswa Asing ke UI Melalui Program Asosiasi & Forum
Internasional .......................................................................................................... 241
Prosedur Pengiriman Mahasiswa dan staf UI melalui Skema Beasiswa ........................ 246
Kantor Penerimaan Mahasiswa Baru............................................................................. 251
Prosedur Pendaftaran Online Penerimaan Mahasiswa Baru ......................................... 253
Prosedur Pelaksanaan Ujian Penerimaan Mahasiswa Baru .......................................... 255
Prosedur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru Jalur Undangan .................................. 257
Prosedur Seleksi dan Pengumuman Hasil Seleksi ........................................................ 258
Prosedur Pendaftaran Mahasiswa Asing ....................................................................... 259
Prosedur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru Jalur Olimpiade Sains ......................... 260
Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan ............................................................................ 261
Prosedur Penerbitan Surat Bebas Pinjam Pustaka ........................................................ 263
Prosedur Penerimaan Karya Ilmiah UIANA ................................................................... 264
Unit Pelaksana Teknis Asrama ...................................................................................... 266
Prosedur Sewa Kamar Tamu......................................................................................... 268
Klinik Satelit .................................................................................................................... 269
Prosedur Pendaftaran Pelayanan Kesehatan ................................................................ 271
Prosedur Permintaan ketersediaan Tim Medis .............................................................. 272
Direktorat Keuangan ....................................................................................................... 273
Prosedur Penerimaan Dana BPPTN.............................................................................. 276
Prosedur Penerimaan Dana BP..................................................................................... 278
Prosedur Penerimaan Dana Non BP (Melalui Direktorat Kerja Sama) .......................... 279
Prosedur Penerimaan Dana Non BP (Tidak Melalui Direktorat Kerja Sama) ................ 280
Prosedur Penggunaan Dana BPPTN............................................................................. 281
Prosedur Pencairan Dana Non APBN ........................................................................... 284
Instruksi Kerja Pengeluaran Dana Pembayaran Kas Operasional ................................. 287
Instruksi Kerja Pengeluaran Dana Pembayaran Langsung ............................................ 293

XII

Instruksi Kerja Pengeluaran Dana Pembayaran Laporan Pertanggung Jawaban Uang
Muka Kegiatan (UMK) ........................................................................................... 298
Instruksi Kerja Pengeluaran Dana Pembayaran Uang Muka Kegiatan (UMK) ............... 301
Direktorat Logistik .......................................................................................................... 306
Prosedur Pengajuan Permohonan Pengadaan Barang dan Jasa .................................. 309
Prosedur Pengadaan Barang/Jasa Melalui Pengadaan Langsung sampai dengan
Rp. 200 juta ........................................................................................................... 310
Prosedur Pengadaan Barang/Jasa Melalui Pengadaan Langsung di atas Rp. 200 juta . 313
Prosedur Permohonan Pengadaan Barang/Jasa Melalui E-Katalog .............................. 316
Prosedur Penyusunan dan Tanda tangan HPS ............................................................. 319
Prosedur Pembelian Melalui E-Katalog ......................................................................... 320
Prosedur Evaluasi Laporan Hasil Pemilihan oleh PJP/ULP ........................................... 322
Prosedur Penyusunan SPK - Pengadaan Langsung oleh PJP ...................................... 323
Prosedur Penyusunan Kontrak - Pelelangan oleh ULP .................................................. 324
Prosedur Penyusunan SPPBJ dan Jaminan Pelaksanaan ............................................ 325
Prosedur Penandatanganan SPK atau Kontrak ............................................................. 326
Prosedur Pengawasan dan Pengendalian Pelaksanaan Kontrak .................................. 327
Prosedur Tindak Lanjut Pengawasan Kontrak ............................................................... 328
Prosedur Penerimaan dan Distribusi Barang/Jasa......................................................... 329
Prosedur Pembayaran Pekerjaan .................................................................................. 330
Prosedur Addendum SPK atau Kontrak......................................................................... 331
Prosedur Evaluasi Ulang Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
(Tidak Terdapat Penyedia) ................................................................................... 332
Prosedur Pembentukan Tim Teknis/Tim Ahli ................................................................. 333
Unit Layanan Pengadaan................................................................................................ 334
Prosedur Pemilihan Penyedia Barang dan Jasa ............................................................ 336
Direktorat Pengelolaan dan Pemeliharaan Fasilitas ..................................................... 339
Prosedur Penyediaan Barang Habis Pakai/ATK Rutin ................................................... 342
Prosedur Pelayanan Musibah Kematian ........................................................................ 343
Prosedur Pengangkutan dan Pengelolaan Sampah ...................................................... 344
Prosedur Pemeliharaan dan Perbaikan Fasilitas ........................................................... 345
Prosedur Penggunaan Fasilitas ..................................................................................... 347
Prosedur Pencatatan Pengakuan Aset PTN BH UI
(Perolehan Melalui Kas Operasional) .................................................................... 350
Prosedur Pencatatan Pengakuan Aset PTN BH UI (Perolehan Melalui Pengadaan) ..... 352
Prosedur Pelaporan Aset PTN BH UI ............................................................................ 354
Prosedur Penghapusan Barang Milik Universitas Indonesia .......................................... 356

XIII

Instruksi Kerja Inventarisasi Aset PTN BH di Unit Kerja (Fakultas) ................................ 359
Instruksi Kerja Inventarisasi Aset PTN BH Kompilasi UI ................................................ 360
Instruksi Kerja Pendistribusian Surat Internal dan Eksternal (Dalam & Luar Negeri) ...... 361
Kantor Humas dan Keterbukaan Informasi Publik ....................................................... 362
Prosedur Penerbitan Informasi ...................................................................................... 364
Prosedur Pengelolaan Media Informasi ......................................................................... 366
Prosedur Penggunaan Logo .......................................................................................... 367
Prosedur Promosi Program Studi dan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru ............. 368
Prosedur Penyelenggaraan Acara dan Protokol ............................................................ 369
Kantor Arsip .................................................................................................................... 370
Prosedur Surat Masuk ................................................................................................... 373
Prosedur Surat Keluar (Internal dan Eksternal) ............................................................. 374
Prosedur Pemindahan Arsip .......................................................................................... 375
Prosedur Pemusnahan Arsip ......................................................................................... 376
Prosedur Program Arsip Vital ........................................................................................ 377
Prosedur Akuisisi Arsip .................................................................................................. 378
Prosedur Preservasi dan konservasi Arsip .................................................................... 380
Prosedur Pembinaan Kearsipan .................................................................................... 381
Prosedur Audit Kearsipan .............................................................................................. 382
Prosedur Layanan Arsip ................................................................................................ 383
Instruksi Kerja Pemberkasan Arsip Aktif/Kegiatan Berjalan
– Berkas Baru (New File) ...................................................................................... 385
Instruksi Kerja Pemberkasan Arsip Aktif/Kegiatan Berjalan
– Berkas Tersedia (Existing File) ........................................................................... 386
Unit Pelaksana Teknis Pengamanan Lingkungan Kampus ......................................... 387
Prosedur Izin Keramaian ............................................................................................... 390
Prosedur Penanganan Tindak Asusila ........................................................................... 391
Prosedur Penanganan Tindak Pidana (Terhadap Tersangka Dewasa) ........................ 393
Prosedur Penanganan Tindak Pidana (Terhadap Tersangka Anak/di Bawah Umur
18 Tahun) ............................................................................................................. 395
Instruksi Kerja Patroli Satpam UI ................................................................................... 397
Instruksi Kerja Penanganan Penyalahgunaan Narkoba ................................................. 398
Instruksi Kerja Pengelolaan Pintu Kampus .................................................................... 400
Instruksi Kerja Penertiban Pedagang............................................................................. 401
Instruksi Kerja TPTKP Kecelakaan Lalu Lintas .............................................................. 402
Instruksi Kerja TPTKP Tindak Pidana ............................................................................ 403
Instruksi Kerja Penanganan Ancaman Barang yang Dicurigai Bom ............................... 404

XIV

Instruksi Kerja Pengamanan Ledakan Bom ................................................................... 405
Instruksi Kerja Pengamanan Keadaan Darurat/Bencana ............................................... 406
Unit Pelaksana Teknis Keselamatan, Kesehatan Kerja, dan Lingkungan ................... 407
Prosedur Analisis Bahaya dan Risiko K3L ..................................................................... 409
Prosedur Izin Kerja PTW (Permit to Work) .................................................................... 410
Prosedur Induksi K3L .................................................................................................... 412
Prosedur Penanggulangan Keadaan Darurat ................................................................ 413
Prosedur Pelaporan dan Penyelidikan Insiden .............................................................. 414
Prosedur Identifikasi Aspek Dampak di Lingkungan UI .................................................. 415
Prosedur Pemeliharaan dan Pemangkasan Pohon ....................................................... 416
Prosedur Pengelolaan Limbah Laboratorium ................................................................. 418
Prosedur Pengendalian Hewan Liar .............................................................................. 419
Prosedur Pengukuran Kualitas Lingkungan ................................................................... 420
Direktorat Riset dan Pengabdian Kepada Masyarakat ................................................. 421
Prosedur Sosialisasi dan Pengajuan Hibah UI ............................................................... 423
Prosedur Sosialisasi dan Pengajuan Hibah Eksternal UI ............................................... 424
Prosedur Kerja Sama Riset dan Pengabdian kepada Masyarakat ................................. 425
Prosedur Komersialisasi Riset ....................................................................................... 426
Prosedur Monitoring dan Evaluasi Hibah UI .................................................................. 427
Prosedur Penanganan Laporan Kemajuan atau Akhir Hibah UI .................................... 428
Prosedur Pengendalian Kualitas Hibah UI ..................................................................... 429
Prosedur Pencairan Dana Hibah Riset dan Pengmas UI ............................................... 430
Prosedur Manajemen Infrastruktur Laboratorium ........................................................... 431
Direktorat Inovasi dan Inkubator Bisnis ........................................................................ 432
Prosedur Pendaftaran Kekayaan Intelektual (KI) UI....................................................... 434
Prosedur Kegiatan Asistensi Mediasi Pemeriksaan Substansi Paten UI ........................ 437
Prosedur Kegiatan Patent Drafting (Penulisan Deskripsi Paten) UI ............................... 438
Prosedur Kegiatan Pelatihan, Seminar, Kuliah Umum Inovasi, dan Kewirausahaan ...... 439
Prosedur Pendampingan Bisnis (Inkubasi Bisnis) Bagi Mahasiswa, Dosen, dan
Inventor UI ............................................................................................................. 440
Prosedur Komersialisasi Kekayaan Intelektual (KI) Universitas Indonesia ..................... 441
Prosedur Seleksi Pemberian Hibah (Inovasi & Kewirausahaan) ................................... 442
Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi................................................................... 444
Prosedur Permintaan Pengembangan Aplikasi Baru ..................................................... 447
Prosedur Pengembangan Sistem Informasi (Development) ......................................... 449
Prosedur Accreditation Sistem Informasi ....................................................................... 451
Prosedur Permintaan Perubahan atau Perbaikan Mayor ............................................... 453

XV

Prosedur Permintaan Perubahan atau Perbaikan Minor ................................................ 455
Prosedur Pengembangan Aplikasi Alih Daya (Outsource) ............................................ 456
Prosedur Post Implementation Review Sistem Informasi ............................................... 458
Prosedur Layanan Permintaan Acara Khusus ............................................................... 459
Prosedur Penanganan Instalasi Baru Hotspot ............................................................... 460
Prosedur Pembuatan Account Baru............................................................................... 461
Prosedur Penanganan Masalah Penggunaan Wireless/Hotspot/Account ...................... 462
Prosedur Penanganan Lupa Password/Expired ........................................................... 463
Prosedur Penanganan Layanan Teknis ......................................................................... 464
Prosedur Peminjaman/Penggunaan Lab ITTC .............................................................. 465
Prosedur Permintaan Pembuatan Website .................................................................... 467
Prosedur Permintaan Pencetakan Kartu Identitas Hilang/Rusak ................................... 468
Direktorat Sumber Daya Manusia .................................................................................. 469
Prosedur Pengajuan Klaim Asuransi ............................................................................. 472
Prosedur Penerimaan Tendik dan Dosen PNS .............................................................. 473
Prosedur Penerimaan Tendik dan Dosen PUI atau PKWT ............................................ 474
Prosedur Pengajuan Tunjangan Keluarga ..................................................................... 478
Prosedur Pendaftaran Beasiswa BPP-LN...................................................................... 479
Prosedur Usulan Pengunduran Diri Pegawai ................................................................. 480
Prosedur Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional Tugas Belajar (PFTB) ............ 481
Prosedur Usulan Pembuatan Surat Keputusan Izin Tugas Belajar (SKTB) ................... 482
Prosedur Pengaktifan jabatan Fungsional Setelah Tugas Belajar (PK STB) ................. 483
Prosedur Usulan Pensiun .............................................................................................. 484
Prosedur Rotasi dan Mutasi Pegawai ............................................................................ 485
Prosedur Sertifikasi Dosen ............................................................................................ 488
Prosedur Pembuatan SK dan pengaktifan NUP PKWT ................................................. 489
Prosedur Pendaftaran BPJS untuk Keluarga ................................................................. 490
Prosedur Pendaftaran Asuransi untuk Keluarga ............................................................ 491
Prosedur Klaim BPJS Ketenagakerjaan ........................................................................ 492
Prosedur Pengajuan Bantuan Biaya Ekses Asuransi Kesehatan ................................... 493
Prosedur Bantuan Pernikahan Pegawai Pusat Administrasi Universitas........................ 494
Prosedur Santunan Duka Cita Pegawai atau Keluarga Pegawai Pusat Administrasi
Universitas ............................................................................................................ 495
Prosedur Pengajuan Bantuan Biaya Kelahiran Anak Pegawai Pusat Administrasi
Universitas ............................................................................................................ 496
Direktorat Pengembangan Karier dan Hubungan Alumni ............................................ 497
Prosedur Penyelenggaraan UI Career & Scholarship Expo ........................................... 499

XVI

Prosedur Layanan Lowongan Pekerjaan dan Magang di CDC UI.................................. 501
Prosedur Layanan Wisuda ............................................................................................ 503
Prosedur Penggalangan Dana Abadi UI ........................................................................ 506
Prosedur Pelatihan Softskills ......................................................................................... 507
Prosedur Tracer Study UI .............................................................................................. 510
Direktorat Kerjasama ...................................................................................................... 512
Prosedur Pengusulan dan Pemrosesan Nota Kesepakatan Bersama (NKB)
Dalam Negeri ........................................................................................................ 514
Prosedur Pengusulan dan Pemrosesan Perjanjian Kerja Sama (PKS) Dalam Negeri ... 515
Prosedur Pengusulan dan Pemrosesan Kesepakatan Bersama (MoU) Luar Negeri...... 516
Prosedur Pengusulan dan Pemrosesan Perjanjian Kerja Sama (Aol) Luar Negeri ........ 517
Prosedur Pengusulan dan Pemrosesan Perjanjian Kerja Sama (AoI) Joint DegreeDual Degree .......................................................................................................... 518

XVII

PEDOMAN PENGGUNAAN BUKU TATA ALUR
LAYANAN UNIVERSITAS INDONESIA
Buku Tata Alur Layanan UI merupakan sebuah buku panduan yang berisi alur alur layanan
UI yang berada di naungan Pusat Administrasi Universitas (PAU). Alur layanan yang
dimaksud adalah Alur Prosedur Operasional Baku (POB) dan Instruksi Kerja (POB) utama
pada setiap unit di lingkup PAU UI. Alur layanan yang dipetakan ini dimaksudkan sebagai
langkah awal dalam memahami dan melakukan sinergi antar unit dan antar pemangku
kepentingan di lingkup layanan PAU UI. Untuk itu pada buku tata alur layanan ini acuan POB
dan IK dari masing-masing unit yang dimaksud juga dicantumkan sebagai bahan telaah lebih
dalam untuk mengetahui pelaksanaan sebuah proses yang ada. Buku tata alur layanan ini
merupakan sebuah buku yang bersifat dinamis di mana setiap revisi dari prosedur yang
berlaku juga akan dicantumkan dan disebarluaskan pada unit unit terkait, proses ini
merupakan refleksi nilai konsistensi dan dokumentasi dari POB, IK dan Buku Tata Alur
Layanan di mana keseluruhan proses yang dipetakan akan tetap menjadi proses yang
akuntabel dan konsisten sesuai dengan SK Rektor tentang penyusunan dan pengesahan
POB.
Buku Tata Alur Layanan ini disusun berdasarkan bidang yang ada sesuai dengan SK struktur
inti organisasi UI No.3875/SK/R/UI/2014. Penyusunan dengan pembagian warna ini dibuat
untuk mempercepat proses pencarian prosedur yang diinginkan.

Kode Warna

Bidang Kerja

Jingga

BP3U dan BLLH

Ungu

BPMA dan SPI

Merah

Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

Kuning

Bidang Keuangan, Logistik, ULP, dan
Fasilitas

Hijau

Bidang Riset dan Inovasi

Biru

Bidang SDM, Pengembangan, dan
Kerja sama

III

PROSES PENYUSUNAN POB YANG MENJADI DASAR BUKU TATA
ALUR LAYANAN
Dalam menyusun sebuah prosedur perlu dilakukan terlebih dahulu Pemetaan Proses Bisnis
yang bertujuan untuk memetakan proses yang ada pada suatu organisasi yang disesuaikan
dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing organisasi. Proses pemetaan dilakukan
melalui:
1. Identifikasi Proses
- Identifikasi Primer kesesuaian strategi
- Gap Analysis
- Identifikasi sekunder berdasarkan keperluan
2. Pengumpulan Data
- Data dari pemangku kepentingan
- Role Play dan process walkthrough
3. Penggambaran Proses
Proses yang baik, mencakup:
- Intuitif, yaitu proses dapat dengan mudah diartikan serta pemangku kepentingan
dapat dengan mudah memahami,
- Dapat Dimengerti, yaitu proses yang ada dapat dibaca dan dikerjakan oleh
pemangku kepentingan dan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti,
- Komprehensif, yaitu mencakup seluruh kegiatan utama yang penting pada proses
- Jelas, yaitu penggambaran proses jelas, masing-masing unit yang terkait jelas
disebutkan dan bahasa yang digunakan tidak ambigu,
- Efektif, yaitu penggambaran proses cukup sederhana untuk dikerjakan namun
tepat dalam pengerjaannya dan memiliki mekanisme kontrol dan pengawasan
melekat,
- Exhaustive, yaitu penggambaran proses bersifat menyeluruh terhadap semua
proses yang dipetakan.

PANDUAN ALUR PROSEDUR
Mengacu pada SK Rektor mengenai penyusunan dan revisi POB, maka alur proses yang
dikumpulkan dan digambarkan pada Buku Tata Alur Layanan ini menggunakan pola dan
simbol yang dijelaskan dalam SK Rektor yang tersebut. Adapun simbol-simbol yang
digunakan adalah:
Simbol terminal, untuk memulai atau mengakhiri suatu proses

IV

Simbol aktivitas, melambangkan aktivitas pada proses yang
dijalankan
Simbol keputusan, melambangkan adanya aktivitas yang memerlukan
keputusan
Simbol sup proses yang di dalamnya terdapat proses lain yang lebih
rinci (Biasanya menjadi POB atau IK lain)
Simbol dokumen

2

Simbol proses berlanjut ke proses selanjutnya pada halaman yang
sama

1

Simbol proses berlanjut ke proses selanjutnya pada halaman yang
berbeda

PENUTUP
Buku Tata Alur Layanan ini diterbitkan sebagai acuan pada proses layanan yang berlaku di
lingkup Pusat Administrasi Universitas Indonesia. Namun, dinamika dan kebutuhan yang
terus membutuhkan adaptasi membuat kualitas buku ini akan terus menerus ditingkatkan
secara berkesinambungan. Peningkatan yang ada dengan revisi tentunya disesuaikan
dengan standar yang ada sesuai dengan peraturan yang berlaku. Adaptasi dan Respons yang
fleksibel dari penyusunan buku ini diharapkan dapat menjadi jembatan sinergi dari masingmasing unit untuk mengembangkan koordinasi antar unit demi terwujudnya UI sebagai
Universitas Guru Bangsa. Adaptasi ini tentunya juga akan melalui proses pada unit yang
menaungi sinergi dari keselarasan penerapan dari POB.

V

BADAN LEGISLASI
DAN LAYANAN
HUKUM
UNIVERSITAS
INDONESIA

DAFTAR TATA ALUR LAYANAN

NO.

NO. PROSEDUR

JUDUL

1

POB-BLLH-001/UN2.R/OTL.03.00/2015

Prosedur Layanan Status Hukum
dan/atau Analisa Legalitas Aset

2

POB-BLLH-002/UN2.R/OTL.03.00/2015

Prosedur Pelayanan atau
Pengolahan dan Analisis Naskah
Kontrak

3

POB-BLLH-003/UN2.R/OTL.03.00/2015

Prosedur Pembuatan Surat
Keputusan dan Peraturan Rektor UI

4

Prosedur Penyelesaian Perkara
POB-BLLH-004/UN2.R/OTL.03.00/2015 Pengadilan, Quasi Pengadilan, dan
P3T2

2

Prosedur Layanan Status Hukum dan/atau Analisa Legalitas Aset Universitas
Indonesia
Unit Kerja

Rektor

Wakil Rektor

BLLH

Mulai

Mengajukan surat
permohonan

1. Surat
Permohonan
2. Proposal;
3. Draft Surat;
4. Dokumen Aset.

Tidak

Tidak

Mempelajari
permohonan

Mempelajari
permohonan

Ya

Ya

Disposisi

Disposisi

Menganalisa
permohonan

Menganalisa
rancangan produk
hukum

POB-BLLH-001/UN2.R/OTL.03.00/2015

1. Rancangan Surat,
2. Peraturan/
Ketetapan Rektor,
3. Perjanjian/NKB
terkait legalitas aset
UI

Menyempurnakan
rancangan Surat,
Peraturan/
Ketetapan Rektor,
Perjanjian/MOU
terkait aset UI dan/
atau legal opinion
pendapat hukum

1

3

Prosedur Layanan Status Hukum dan/atau Analisa Legalitas Aset Universitas
Indonesia
Unit Kerja

Rektor

Wakil Rektor

BLLH

1

Rancangan Surat,
Peraturan/Ketetapan
Rektor, Perjanjian/
MOU dan/atau Legal
Opinion/Legal Memo

Memberi paraf dan/
atau tanda tangan

POB-BLLH-001/UN2.R/OTL.03.00/2015

Menerima
salinan legal
memo/opinion

Legal Memo/
Opinion

Memberi tanda
tangan

Memberi paraf

1. Rancangan Surat,
2. Peraturan/
Ketetapan Rektor,
3. Perjanjian/NKB
terkait aset UI

Surat, Peraturan/
Ketetapan Rektor,
Perjanjian/NKB
terkait aset UI

2

3

4

Prosedur Layanan Status Hukum dan/atau Analisa Legalitas Aset Universitas
Indonesia
Unit Kerja

2

Rektor

Wakil Rektor

BLLH

3

Menggandakan,
menyimpan
dokumen asli
dan
mendistribusikan
copy kepada unit
kerja pemohon

Menerima Salinan
Surat, Peraturan/
Ketetapan Rektor,
Perjanjian/NKB
terkait aset UI

Salinan Surat,
Peraturan/
Ketetapan Rektor,
Perjanjian/NKB
terkait aset UI

POB-BLLH-001/UN2.R/OTL.03.00/2015

Selesai

5

Prosedur Pelayanan atau Pengolahan dan Analisis Naskah Kontrak
(MOU/NKB atau PKS/AOI)
Direktorat Kerja Sama/Pemohon Unit Kerja
Terkait

BLLH

Mulai

Mengajukan
Permohonan Pelayanan
atau Asupan/ Analisis
Kontrak

Tidak

Surat Permohonan
Pelayanan atau Asupan/
Analisis Kontrak

Meneliti,
review/analisis

Ya

Memperbaiki
Permohonan Pelayanan
atau Asupan/ Analisis
Kontrak

Tidak Lengkap

Cek
kelengkapan

Lengkap
Memberikan
analisis hukum
dan asupan
rekomendasi

POB-BLLH-002/UN2.R/OTL.03.00/2015

Menerima analisis
hukum dan
asupan
rekomendasi

Analisis hukum
dan asupan
rekomendasi

Menyusun draf
kontrak

1

6

Prosedur Pelayanan Atau Pengolahan dan Analisis Naskah Kontrak
(MOU/NKB atau PKS/AOI)
Direktorat Kerja Sama/Pemohon Unit Kerja
Terkait

BLLH

1

Memberi
masukan/
tanggapan atas
Draf Kontrak

Draf Kontrak

Menyiapkan surat
pendelegasian

Kepala BLLH
memberikan paraf
pada naskah
kontrak

Menerima naskah
kontrak final dan
surat
pendelegasian

Naskah Kontrak
Final dan Surat
Pendelegasian

POB-BLLH-002/UN2.R/OTL.03.00/2015

Prosedur kerjasama
POB-DKS-001 (NKB)
POB-DKS-002 (PKS)
POB-DKS-003 (MOU)
POB-DKS-004 (Aol)

Selesai

7

Prosedur Pembuatan Surat Keputusan dan Peraturan Rektor UI
Unit Kerja

Rektor

Wakil Rektor

BLLH

Mulai

Disposisi
Mengajukan
Permohonan
Pembuatan
Keputusan dan/ atau
Peraturan Rektor UI

Ya

Setuju?

Mempelajari
permohonan
pembuatan Surat
Keputusan dan/
atau Peraturan
Rektor UI

Setuju?

Ya
1. Surat
Permohonan
2. Proposal
3. Rancangan Surat
Keputusan dan/atau
Peraturan Rektor UI
(Tembusan BLLH)

Ya

Mempelajari
permohonan
pembuatan Surat Tidak Tidak
Keputusan dan/ atau
Peraturan Rektor UI

Notifikasi
Penolakan

Disposisi

Notifikasi
Penolakan

POB-BLLH-003/UN2.R/OTL.03.00/2015

Memperbaiki
Permohonan?

Menganalisa
rancangan Surat
Keputusan dan/atau
Peraturan Rektor UI

Deputi Legislasi
dibantu Asisten
menganalisa
rancangan Surat
Keputusan dan/atau
Peraturan Rektor UI
dan mencantumkan
dalam hasil analisa
rancangan Surat
Keputusan dan/atau
Peraturan Rektor UI

Menyempurnakan
penulisan rancangan
Keputusan dan/atau
Peraturan Rektor UI

Menandatangani
Rancangan Surat
Keputusan dan/atau
Peraturan Rektor UI

1

Memberi paraf

Memberi paraf
(Kepala BLLH)

2

8

Prosedur Pembuatan Surat Keputusan dan Peraturan Rektor UI
Unit Kerja

1

Rektor

BLLH

2

Surat Keputusan
dan/atau Peraturan
Rektor UI

Menerima Salinan
Surat Keputusan
dan/atau
Peraturan Rektor
UI

Wakil Rektor

Menggandakan,
menyimpan
dokumen asli dan
mendistribusikan
salinan kepada unit
kerja pemohon

Salinan Rancangan
Keputusan dan/atau
Peraturan Rektor UI

POB-BLLH-003/UN2.R/OTL.03.00/2015

Selesai

9

Prosedur Penyelesaian Perkara: Pengadilan, Quasi Pengadilan, dan P3T2
Pemohon

Rektor

Quasi/Pengadilan

2

Mulai

Mengajukan
penyelesaian
perkara

BLLH

Menerima
laporan/berkas
perkara

Memberikan
disposisi
penyelesaian

Disposisi
Penyelesaian

Rekomendasi
Pembentukan Tim
Kuasa Hukum
Penyelesaian
Perkara
Pengadilan/ atau
Quasi

Proses
Penyelesaian
Perkara
Pengadilan
sampai dengan
Putusan

Quasi/Pengadilan

Menentukan
jenis perkara

P3T2

Tidak

Berkas
Perkara
Lengkap?

1

3
Ya

POB-BLLH-004/UN2.R/OTL.03.00/2015

Rekomendasi
Pembentukan
Tim Proses
Penyelesaian
P3T2 dengan
melibatkan Unit
Kerja Terkait
(Fakultas/ PAU)

Proses
penyelesaian
P3T2 sampai
dengan
rekomendasi

4

10

Prosedur Penyelesaian Perkara: Pengadilan, Quasi Pengadilan, dan P3T2
Pemohon

Rektor

BLLH

Quasi/Pengadilan

4

1

Rekomendasi
P3T2

Menerima
laporan dan
memberikan
disposisi
tindak lanjut

Mengajukan
banding/
kasasi?

Laporan
Putusan
Pengadilan
dan Quasi

Memberikan
rekomendasi

Tidak

Pembuatan
Draf SK
Rektor

Ya
2

Menandatangani
Draf SK Rektor