Komunikasi Kelompok Kecil dalam Organisa

Komunikasi Kelompok Kecil dalam Organisasi

Pada bab ini akan difokuskan pada prinsip-prinsip dan praktek yang akan enhance
keefektifan organisasi dengan dikembangkannya pemahaman yang lebih baik dalam
bagaimana fungsi kelompok dalam organisasi.
Dalam organisasi, kita akan mengumpulkan banyak kesempatan dalam kehidupan
bekerja. Kehidupan karier mungkin berada pada tujuan profit atau nonprofit; mungkin
bekerja dalam dunia bisnis atau untuk pendidikan, kesehatan, atau institusi pemerintahan.
Dengan kata lain, kita menemukan diri kita berada pada berada dalam organisasi berukuran
besar. Dan kebenaran tambahan adalah tanpa adanya organisasi ini kita tidak diragukan lagi
bekerja dalam kelompok kecil. Laporan penelitian Mosvick dan Nelson:


Mayoritas bisnis di USA di accomplished dalam pertemuan/rapat kelompok



Rata-rata manajer/profesional menghabiskan hampir one-fourth dalam setiap minggu
kerja dalam pertemuan/rapat



Orang-orang menghabiskan lebih banyak waktu dalam pertemuan/rapat. Organisasi
bisnis diharapkan 5-9% meningkat dalam jumlah pertemuan/rapat yang mereka
pegang.

Banyak organisasi meningkat berdasarkan selama empowered dan involved karyawan
untuk mengambil sebuah pimpinan yang besar dalam pembentukan tujuan dari organisasi
tersebut. Organisasi dari restoran hingga pabrik automobile menempatkan para pekerja dalam
kelompok-kelompok untuk membantu menyelesaikan pekerjaan.
Dalam bagian ini, kita akan mengidentifikasi ketrampilan-ketrampilan dan prinsipprinsip yang akan membantu kita dalam mengaplikasikan teori dan praktek dalam bekerja.
Dalam bab-bab ini dimaksudkan untuk enhance keefektifan organisasi. Selain itu juga
ketrampilan yang berguna untuk membantu kita dalam mengatur pertemuan/rapat yang
dilaksanakan dalam organisasi. Pada akhirnya kita akan fokus dalam bagaimana membangun
tim yang efektif.

1

1. Memanfaatkan Kelompok-kelompok Dalam Organisasi Untuk Menyelesaikan
Pekerjaan
Karena manfaat-manfaat yang dihasilkan ketika orang-orang saling bekerja sama,

mayoritas manajer dalam organisasi rely pada bermacam-macam kelompok dengan format
dan teknik untuk menyelesaikan pekerjaan. Kelompok-kelompok dan tim-tim difungsikan
untuk mengumpulkan informasi, mengimprovisasi kualitas, membuat keputusan, dan
implement beberapa tugas. Prinsip-prinsip pada interaksi kelompok juga digunakan bahkan
ketika kelompok-kelompok dari para karyawan bekerja bersama tetapi tidak bertemu secara
langsung (face-to-face).
Memanfaatkan kelompok-kelompok mengumpulkan informasi
Diantara banyaknya manfaat bekerja dalam sebuah kelompok, faktanya adalah
ternyata kelompok-kelompok biasanya menghasilkan lebih banyak informasi dan pendekatan
yang lebih kreatif untuk mensukseskan bermacam-macam pekerjaan. Alasan mengapa hal itu
dapat terjadi karena secara kolektif sebuah kelompok tahu lebih banyak dibandingkan tiap
individu dalam kelompok. Selain itu, kelompok juga sangat membantu dalam mengukur
reaksi pada ide-ide dan produk-produk yang baru.


KELOMPOK FOKUS.
Bentuk kelompok dengan tujuan untuk mengumpulkan informasi dari orang lain

disebut kelompok fokus. Kelompok Fokus merupakan kelompok kecil dari individu-individu
yang dipilih untuk mendiskusikan tentang topik yang sama sehingga pemimpin kelompok

tersebut dapat memahami lebih baik bagaimana pandangan spesifik tiap individu tentang
topik tersebut. Kelompok Fokus yang berdiskusi juga disamakan dengan kelompok interview.
Banyak universitas, perusahaan besar, dan kandidat politik juga menggunakan kelompok
fokus untuk mengerti bagaimana orang lain menjadi sadar dengan kekuatan dan kelemahan
yang mereka miliki.


BUZZ SESSIONS.
Audiens di dalam pidato, simposium, atau diskusi panel dapat berkontribusi lebih di

dalam diskusi tersebut. Terdapat satu teknik yang digunakan audiens selama presentasi untuk
mendapat kesempatan timbal balik dan informasi untuk pihak penyaji, yaitu buzz sessions.

2

Teknik ini, telah banyak digunakan di dalam konferensi dan pertemuan atau rapat dalam
kelompok yang lebih besar, teknik ini cukup mudah untuk dilakukan.
Untuk memimpin sebuah buzz sessions, ia harus memastikan bahwa tiap individu
memiliki pengertian dan pemahaman yang sama atas masalah atau isu-isu yang didiskusikan.
Pemimpin ini harus memberikan pertanyaan yang spesifik kepada kelompok untuk

didiskusikan. Kemudian, audiens dibagi menjadi kelompok kecil sekitar enam orang untuk
merespon pertanyaan yang ada. Salah satu anggota kelompok harus menuliskan semua saran
yang berhasil dikembangkan oleh kelompok. Setelah beberapa saat, tiap kelompok harus
mempresentasikan hasil diskusi kepada kelompok besar. Hasil tersebut dapat didistribusikan
menggunakan paper atau di papan tulis sehingga semua orang dapat melihat dan sama-sama
mengevaluasi.
Cara ini dapat digunakan oleh CEO dalam rapat pekerja dengan para pemegang
saham, kepala divisi dalam departemen sebuah perusahaan, atau kelompok masyarakat,
bahkan sekolah. Ketika diperbolehkan untuk berpartisipasi dalam berbagi informasi dan
timbal balik, pendengar lebih seperti memproduksi, mengimplementasi, dan mendukung
keputusan yang lebih baik. Pencapaian membantu perkembangan dalam buzz sessions adalah
ketika ketika kelompok besar berkumpul.
Memanfaatkan kelompok-kelompok untuk mengembangkan / mengimprovisasi
kualitas
Banyaknya produk dengan standar pasar internasional telah memunculkan adanya
tekanan baru pada pentingnya kualitas produk. Banyak organisasi menemukan bahwa
karyawan adalah sumber terbaik dalam ide dan inovasi untuk meningkatkan kualitas kerja.
Para manajer telah menggunakan bermacam bentuk kelompok untuk membuka keahlian
karyawan guna mencapai tujuan pada kualitas kerja. Lingkaran kualitas, otonomi kelompok
kerja, dan kaizen adalah tiga dari pendekatan kelompok yang telah digunakan untuk

meningkatkan kualitas produksi barang dan jasa.
Lingkaran

Kualitas.

Lingkaran

kualitas

adalah

sebuah

kelompok

yang

beranggotakan lima sampai dengan limabelas karyawan yang bertemu pada umumnya dengan
tujuan meningkatkan produktivitas kerja, moral, dan keseluruhan kualitas kerja. Tipikal
pekerjaan dari lingkaran kerja termasuk:

3

a. Meningkatkan kualitas barang dan jasa
b. Mengurangi kesalahan kerja
c. Melakukan promosi reduksi/pengurangan biaya
d. Mengembangkan peningkatan kerja tim
e. Mengembangkan metode kerja yang lebih baik
f. Mengembangkan efisiensi dalam organisasi
g. Mengembangkan hubungan antara manajemen dan karyawan
h. Melakukan promosi partisipan ketrampilan kepemimpinan
i. Mempertinggi karier karyawan dan pengembangan pribadi
j. Meningkatkan komunikasi melalui organisasi
k. Meningkatkan kesadaran bersama tentang keamanan
Konsep ini telah dikembangkan di Jepang oleh W. Edward Deming di akhir
tahun 1940. Beliau merupakan seorang profesor asal Amerika Serikat, ia diundang untuk
membantu meningkatkan industri Jepang. Karena konsep ini berhasil diterapkan di Jepang,
selanjutnya konsep ini diimplementasikan di Amerika Serikat dan populer khususnya selama
tahun 1980.
Karyawan dilatih dalam lingkaran kualitas mendapatkan informasi dasar

mengenai prinsip dan praktek komunikasi di dalam kelompok. Banyak konsep yang ada di
dalam buku ini, seperti hubungan kelompok, perpaduan, peran, konsensus, pembuatan
keputusan, pemecahan masalah, dan manajemen konflik merupakan bagian dari latihan
lingkaran kualitas yang dilakukan oleh anggota. Amggota kelompok lingkaran kualitas juga
diberikan pelatihan dalam statistik untuk membantu mereka menganalisa keluaran (output)
produksi dan kualitas.
Pemimpin lingkaran kualitas memberikan pelatihan tambahan dalam
memimpin kelompok dan memfasilitasi interaksi kelompok. Fasilitastor lingkaran kualitas
secara primer prosedural seorang pemimpin bertanggung jawab dalam mengembangkan
agenda, menjadwalkan pertemuan, dan memastikan partisipasi yang sama tiap anggota
kelompok.
Pembuatan keputusan bersama merupakan pendekatan yang paling bernilai
untuk menganalisa, mengatur, dan menyelesaikan masalah dalam bisnis dan industri.
Lingkaran kualitas bisa sangat efektif jika karyawan memiliki ketrampilan untuk membuat
keputusan yang berkualitas.
Otonomi Kerja Kelompok. Arti otonomi sama dengan “terpisah”. Sehingga,
otonomi kerja kelompok adalah sebuah kelompok yang berisikan dengan pencapaian
pekerjaan spesifik tanpa campur tangan pihak luar. Seperti saat kelompok membuat
4

keputusan siapa yang bertanggung jawab, tujuan kerja, dan pekerjaan lain lebih sering
diserahkan oleh supervisor(kepala bagian). Esensinya, otonomi kerja kelompok bekerja untuk
dirinya sendiri. Dengan kata lain, itu merupakan mengatur sendiri. Dengan hal tersebut,
banyak perusahaan kemudian mulai membentuk otonomi kerja kelompok untuk
meningkatkan bermacam-macam pekerjaan. Otonomi kerja kelompok ini mungkin dapat
dikoordinatori oleh manajer tingkat menengah untuk memberikan kebutuhan informasi dan
sumber-sumber. Tetapi mayoritas kerja diatur oleh anggota kelompok itu sendiri. Rasional
dari bentuk kelompok otonomi ini adalah mempersilahkan individu yang tahu dengan baik
tentang bagaimana melakukan pekerjaan mereka tanpa gangguan dari pihak luar.
Ketika organisasi yang menggunakan sistem otonomi kerja dalam kelompok
melaporkan meningkatnya kualitas produk dan kepuasan karyawan, sebuah organisasi tidak
bisa hanya pergi ke kelompok dan berkata, “Oke, kamu bisa melakukan dengan kemauanmu”.
Perkembangan dari otonomi kerja kelompok mengambil sebuah investasi dalam pelatihan
individual untuk mengatur diri mereka sendiri. otonomi kerja kelompok dilatih secara
konsisten dalam pelatihan kerja tim.
Kaizen. Kaizen merupakan kata yang berasal dari Jepang yang berarti
“peningkatan berkelanjutan”. Tiap produk, proses, dan manajemen keputusan

dapat

ditingkatkan, sesuai prinsip kaizen, dimana dapat diaplikasikan tidak hanya pada kelompok
tetapi juga pada keseluruhan organisasi. Beberapa perusahaan besar dan kecil di Amerika
Serikat menggunakan metode kaizen ketika mereka mencari kelengkapan pekerjaan mereka
lebih efisien dan efektif. Mungkin kita mendengar ada pepatah, “Jika tidak rusak, jangan
memperbaikinya”. Sedangkan kaizen beroperasi dengan asumsi, “Jika tidak rusak, perbaiki
bagaimanapun caranya”. Menurut prinsip kaizen, segalanya dapat ditingkatkan.
Kelompok kaizen dapat bersifat permanen atau sementara. Pekerjaan awal
kelompok kaizen adalah mengidentifikasi area dimana penampilan pekerjaan dapat
ditingkatkan. Kelompok ini membutuhkan untuk mengumpulkan data statistik dimana
mengindikasikan kualitas (atau buruknya kualitas) dalam sebuah produk atau jasa yang
sedang diproduksi. Bersenjatakan dengan informasi tentang bagaimana sebuah kelompok
menyelesaikan misi mereka secara efektif, tim kaizen dapat memulai memberikan saran
metode-metode untuk meningkatkan proses yang ada. Kelompok kaizen biasanya mengatur
pekerjaan mereka di sekitar tahap proses pembuatan keputusan. Tahap pertama adalah
mengetahui keadaan sekarang. Kedua, meliputi alternatif yang secara kreatif dikembangkan
untuk mengetahui bagaimana kelompok dapat meningkatkan kualitas. Ketiga, adalah memilih
alternatif dengan menggunakan daftar saran pada beberapa hal yang akan terkena dampak.

5

Dan yang terakhir, kelompok memilih tahap-tahap aksi dan kemudian merekomendasikan
bahwa spesifik aksi akan berdampak pada perubahan mereka sendiri.
Kelompok kaizen hampir sama dengan kelompok lingkaran kualitas.
Tujuannya, adalah berfokus pada peningkatan secara berkelanjutan bagaimana sebuah
kelompok dapat meningkat. Asums-asumsi kaizen adalah tidak ada produk atau proses yang
sempurna.
Memanfaatkan kelompok-kelompok untuk membuat keputusan dan menyelesaikan
masalah
Pemikiran reflektif, brainstorming, pertanyaan tunggal, dan solusi ideal adalah
bentuk-bentuk struktur pertolongan dalam pekerjaan penyelesaian masalah. Dalam bentuk ini
terdapat dua tambahan pendekatan yang biasa digunakan untuk membantu kelompok dan tim
dalam organisasi untuk menyelesaikan masalah. Teknik kelompok nominal adalah sebuah
metode yang membantu sebuah kelompok untuk mengumpulkan dan kemudian menghasilkan
cara alternatif dan mengombinasikan individu dan kelompok brainstorming menjadi satu
kesatuan proses. Teknik resiko adalah sebuah metode dalam memandang konsekuensi negatif
atas ide baru atau program.


Teknik Kelompok Nominal. Terkadang individu bekerja sendiri dapat menyelesaikan

masalah lebih baik daripada yang dilakukan oleh kelompok. Ketika satu orang berbicara
selama sebuah kelompok melakukan diskusi (atau beberapa orang saling berbicara) anggota
lain berhenti dan mendengarkan ide-ide yang disampaikan. Penelitian juga menemukan
bahwa orang bekerja lebih rajin jika mereka mendapatkan sebuah tugas individu daripada jika
mereka memiliki tugas kelompok. Sebelumnya, dijelaskan bahwa sisi negatif dari kerja
kelompok adalah menyebarnya tanggung jawab, sehingga meningkatnya kemampuan bahwa
beberapa anggota kelompok akan melalaikan tanggung jawab. Teknik kelompok nominal ini
satu prosedur untuk mengatasi sisi negatif ini. Dalam teknik ini, kelompok nominal rasanya
bahwa anggota bekerja menyelesaikan masalah secara individual, dibandingkan selama
interaksi kelompok terus menerus.
Teknik kelompok nominal terdiri dari beberapa anggota kelompok—setelah
menyelesaikan masalah secara individu—untuk melaporkan ide-ide di dalam kelompok untuk
didiskusikan dan dievaluasi. Anggota secara individual bekerja untuk mencatat prioritas
tujuan solusi, kemudian kelompok mendiskusikan ranking tersebut. Berikut merupakan
runtutan prosedur:
6

1. Pastikan semua anggota kelompok mengetahui masalah yang sedang dihadapi.
Tiap anggota harus dapat mendefinisikan dan menganalisa masalah yang ada.
2. Bekerja secara individual, anggota kelompok menuliskan berbagai solusi yang
memungkinkan.
3. Anggota kelompok melaporkan solusi yang telah diidentifikasikan kepada
seluruh kelompok dalam satu waktu. Tiap ide harus dicatat dalam sebuah
diagram, papan tulis, atau proyektor agar semua anggota dapat melihat.
4. Anggota kelompok mendiskusikan ide yang sudah terkumpul, tidak untuk
menjadikan satu ide daripada ide yang lain, tetapi untuk memastikan bahwa
semua ide dapat dipahami.
5. Setelah diskusi menghasilkan solusi, tiap anggota kelompok meranking solusi
yang ada. Atau, jika catatan solusi sangat panjang, anggota kelompok dapat
meranking lima solusi terbaik. Hasilnya ditabulasi.
6. Kini seluruh anggota kelompok mendiskusikan hasil dari ranking yang telah
dibuat. Jika putaran pertama dari ranking tidak meyakinkan dan tidak nyaman
dengan hasilnya, pilihan lain dapat diranking ulang setelah adanya tambahan
diskusi. Penelitian menyarankan bahwa menggunakan metode untuk mengatur
ini untuk mengumpulkan dan mengevaluasi hasil informasi adalah solusi yang
lebih baik dibandingkan kelompok melawan sebuah masalah dengan gaya
yang tidak diatur. Salah satu peneliti menemukan bahwa teknik kelompok
nominal bekerja lebih baik dibandingkan pendekatan memberi petunjuk
seperti pemikiran reflektif.
Metode individual dalam generasi ide dan evaluasi ini dapat menguntungkan dalam
menyelesaikan semua pertimbangan anggota kelompok. Ini dapat menjadi metode yang
berguna apabila beberapa anggota kelompok tidak ingin atau tidak nyaman dalam
memberikan kontribusi karena perbedaan status dalam kelompok. Dan

juga, diskusi

alternatif kelompok dengan pertimbangan individu dapat sangat berguna dalam gangguan
kelompok dengan konflik dan tekanan.


Teknik Resiko. Perusahaan kimia industri sedang mempertimbangkan perubahan dari

lima hari sebuah untuk sebuah minggu kerja hari keempat.
1. Hadir secara detail mengusulkan perubahan prosedur kebijakan untuk kelompok.
2. Menggambarkan bagaimana risiko seperti ini akan digunakan, menjelaskan bahwa
para pemimpin berperan untuk menjadi fasilitor dan bukan pembuat keputusan.

7

3. Mengundang kelompok untuk daftar semua risiko, ketakutan, masalah, keraguan dan
keprihatinan tentang perubahan kebijakan yang diusulkan.
4. Memposting risiko yang diidentifikasi oleh kelompok flip chart. Ketika risiko yang
diposting pemimpin harus memungkinkan tidak ada evaluasi pada risiko; verbal atau
nonverbal tidak ada kritik diperbolehkan. Pemimpin harus terus mendorong anggota
untuk memikirkan lebih banyak risiko.
5. Setelah pertemuan awal, mereproduksi, dan mengedarkan daftar risiko untuk semua
peserta, mengundang setiap penambahan mereka mungkin berpikir dari dalam
sementara.
6. Pada pertemuan berikutnya kelompok, menambah risiko lebih lanjut.
7. Meninjau daftar dan memiliki grup memutuskan apakah risiko masing-masing serius
dan substantif. Kelompok harus mempertimbangkan risiko menjadi milik kelompok,
bukan dengan presenter. Sering peserta dapat menyelesaikan banyak kepedulian satu
sama lain dengan berbagi pengalaman, ide, dan fakta. Kekhawatiran tersebut tidak
akan dihapus dari daftar penguasa.
8. Sisa risiko dikembangkan ke dalam agenda. Grup dapat menyelesaikan beberapa
dengan mendapatkan informasi. Grup dapat menangani masalah-masalah yang
tersisa pada suatu waktu dalam probem penyelesaian diskusi.
Tujuan dari teknik resiko ini adalah untuk memungkinkan kelompok untuk jujur
mengekspresikan ketakutan dan kekhawatiran dan kemudian mencari cara yang membangun
untuk memberikan informasi dan jawaban yang dapat membantu menghilangkan atau
mengelola masalah-masalah yang berasal dari kebijakan atau prosedur baru.
Memanfaatkan kelompok-kelompok untuk mengembangkan rencana aksi; PERT
PERT, yang berdiri untuk program evaluasi dan meninjau teknik, adalah prosedur
awalnya dikembangkan oleh angkatan laut AS di akhir 1950n untuk membantu dengan
produksi program polaris rudal. Esensi dari metode ini terletak pada menggunakan grafik
untuk plot siapa yang harus melakukan apa, dengan apa waktu. Semakin kompleks proyek,
semakin kompleks grafik PERT yang Anda butuhkan. Kunci nilai dari prosedur ini yang
sangat membantu kelompok memastikan tidak ada apapun jatuh melalui celah ini.
Diagram PERT dapat sangat rumit atau sangat sederhana, seperti yang diilustrasikan
di sini. Versi yang lebih rumit menggunakan rumus untuk menghitung perkiraan waktu tepat
untuk menyelesaikan proyek-proyek dan mengidentifikasi jalur kritis langkah-langkah yang
terlibat dalam menyelesaikan tugas. Tabel kami mencerminkan prinsiples pert sangat mudah
8

digunakan, dalam hal ini untuk membantu sebuah kelompok yang menentukan siapa yang
harus melakukan apa oleh waktu tertentu. Grafik Pert bekerja terbaik untuk proyek-proyek
yang telah jelas mulai dan berhenti poin. Teknik ini juga mengasumsikan bahwa tugas yang
harus dicapai memiliki serangkaian berurutan kegiatan atau langkah-langkah yang terlibat.
Anda akan tahu Anda menggunakan prinsip PERT berhasil ketika proyek selesai tepat
waktu dan anggota kelompok mengerti bagaimana upaya-upaya mereka berkontribusi untuk
menyelesaikan keseluruhan proyek. Ketika mengembangkan bagan PERT melibatkan seluruh
anggota grup. Tidak hanya mendelegasikan pemimpin atau Ketua Komite untuk membuat
tugas. Membuat tugas kegiatan kelompok.
Ingat, salah satu alasan solusi tidak mendapatkan diterapkan adalah bahwa ada
keraguan sekitar yang harus melakukan apa. Bagan pert dapat membantu mengurangi
keraguan ini. Kisah berikut menggambarkan masalah. Ini adalah cerita tentang empat orang;
Semua orang, seseorang, siapa pun, dan tidak ada. ada pekerjaan penting untuk dilakukan dan
semua orang diminta untuk melakukannya. Semua orang adalah yakin seseorang akan hal itu.
siapa saja bisa melakukannya tapi tak seorang pun melakukannya. Seseorang marah tentang
hal itu karena itu pekerjaan semua orang. Semua orang berpikir siapa pun bisa melakukannya
tapi tak seorang pun menyadari bahwa setiap orang tidak akan melakukannya itu berakhir
bahwa semua orang menyalahkan seseorang ketika benar-benar tidak ada bertanya siapa saja.
Memanfaatkan kelompok-kelompok ketika tidak bertemu secara langsung


Teknik Delphi. Dinamakan setelah orakel kuno, teknik delphi adalah metode

melakukan kelompok bisnis dengan mendapatkan masukan dari kelompok anggota ketika
grup anggota tidak bisa bertemu. Awalnya digunakan oleh Perusahaan Rand di tahun 1950,
teknik adalah cara mencari kesepakatan dari grup ketika individu menghasilkan ide-ide
anonim. Dalam banyak cara, hal ini seperti kelompok teknik nominal yang kami bahas
sebelumnya; kunci perbedaan adalah anggota kelompok tersebut tidak merakit dan berbagi
ide-ide mereka secara pribadi. Teknik Delphi juga telah disamakan dengan ' absentee
brainstroming ', dengan individu berbagi ide dan informasi melalui memo atau surat. Sejak
ide dapat dihasilkan tanpa interaksi muka dengan muka, teknik delphi yang sering digunakan
ketika konflik dalam kelompok kelompok efektif menghambat interaksi. Hal ini juga
digunakan ketika jarak dan waktu kendala yang membuat sulit bagi kelompok anggota untuk
bertemu. Ini adalah sebuah langkah demi langkah deskripsi bagaimana untuk menerapkan
delphi teknik.
9

1. Pemimpin kelompok itu memilih masalah, masalah, kebijakan, atau keputusan
yang perlu ditinjau kembali.
2. Pemimpin sesuai dengan kelompok anggotanya adalah menulis, yang memberi
tahu mereka dari tugas dan mengundang mereka saran dan masukan. Sering
sebuah daftar pertanyaan spesifik dikembangkan atau kelompok anggota
diminta untuk secara individu mencari saran atau reaksi terhadap masalah
menghadapi kelompok.
3. Responden melengkapi daftar pertanyaan atau menghasilkan sebuah daftar
brainstormed tanggapan dan mengirim tanggapan untuk pemimpin.
4. Pemimpin kemudian merangkum seluruh tanggapan dari kelompok dan
berbagi ringkasan dengan semua kelompok anggota, meminta tambahan ide,
saran, dan reaksi.Anggota tim diminta untuk menilai atau peringkat ide-ide
dan kembali komentar mereka untuk pemimpin.
5. Pemimpin terus proses meringkas kelompok dan meminta umpan balik lebih
masukan hingga konsensus umum muncul dan keputusan yang dibuat.Bisa
menghabiskan beberapa putaran meminta ide dan mengevaluasi ide-ide
sebelum konsensus
Metode ini sering menghasilkan banyak ide bagus. Semua peserta diperlakukan
sebagai sama karena tidak ada yang menyadari yang mengajukan ide yang. Hal ini,
bagaimanapun, proses yang memakan waktu. Dan karena tidak ada interaksi tatap muka
beberapa ide yang mungkin layak elaborasi dan eksplorasi mungkin mendapatkan pertemuan
tatap muka dapat membantu menghilangkan beberapa kelemahan prosedur.


Pertemuan Media. Bukannya mengajukan ke sebuah ruangan dan sedang duduk di

sekitar meja untuk pertemuan, bayangkan duduk di meja Anda, beralih pada komputer Anda,
memasukkan dalam kata kode Anda, dan menekan keluar kontribusi Anda pertemuan pada
layar. Semakin meningkat, semakin banyak organisasi yang memiliki anggota mereka
menggunakan surat elektronik, mesin FAX, konferensi video, dan teknologi lainnya untuk
berinteraksi satu sama lain.
Baris baru dari perangkat lunak telah muncul untuk membantu membuat tatap muka
lebih efisien. Sistem pendukung keputusan kelompok (GDSS) terdiri dari perangkat keras
komputer dan software yang menambah struktur untuk pertemuan. Teknologi ini sangat
banyak digunakan dengan hidup interaksi. Grup dapat, misalnya, akan membahas masalah
tertentu dan fasilitator mungkin berhenti diskusi dan menyarankan bahwa setiap anggota grup
10

melakukan brainstorming diam di terminal komputer nya. Layar besar kemudian proyek hasil
brainstorming untuk semua anggota kelompok untuk melihat dan menilai.
Ini adalah deskripsi dari beberapa beberapa program perangkat lunak terbaru:


Ide Generator: Program ini membantu pengguna struktur pemecahan masalah dan



curah pendapat tugas, serta mengatur ide-ide yang dihasilkan.
Innovator: Dikembangkan oleh Wilson Belajar korporasi, sistem ini disebut sebagai
sistem keypad pertemuan-perangkat tambahan yang memungkinkan peserta untuk
memilih ide-ide tertentu dan memberikan umpan balik langsung tentang pilihan
peserta lain. Sistem ini sangat membantu untuk perencanaan strategis dan tugas lain di



mana mengembangkan konsensus berguna.
Pilihan Finder: Program ini memfasilitasi pengambilan keputusan kelompok dengan
membantu



kelompok

menghasilkan

alternatif,

mengevaluasi

alternatif,

mengidentifikasi prioritas, dan kemudian menilai apakah konsensus dekat.
Respondex: Perangkat lunak ini menghubungkan dengan video dan audio untuk
menyajikan slide, video, dan informasi multimedia lainnya sementara juga
mengumpulkan umpan balik dari pendengar.

Sementara penelitian tentang penggunaan teknologi ini relatif baru, beberapa kesimpulan
yang muncul:
1. Semakin kompleks masalah semakin besar kemungkinan bahwa anggota kelompok
akan lebih memilih tanpa perantara, interaksi tatap muka
2. Komunikasi yang dimediasi (misalnya Email, konferensi video) lebih disukai untuk
mengirim dan menerima informasi dan data untuk membantu kelompok dengan
tugasnya; pesan sedikit tentang hubungan dan pemeliharaan kelompok terjadi sebagai
pesan menjadi kurang langsung. Media untuk mengirim dan menerima pesan dapat
berkontribusi untuk polarisasi yang lebih besar dari pendapat.
3. Menggunakan media untuk mengirim dan menerima pesan bisa mengkontribusikan
pada polarisasi yang baik dari sebuah pendapat; anggota kelompok dapat mengambil
posisi yang lebih ekstrim saat meletakkan informasi secara tertulis daripada saat
berkomunikasi secara lisan.
4. Para ahli merekomendasikan bahwa pesan yang dimediasi akan lebih efektif jika
peserta bekerja dari agenda yang direncanakan dan memiliki 'techno-partner’ yang
tersedia untuk menangani gangguan perangkat keras dan perangkat lunak.
5. Komunikasi yang dimediasi tampaknya bekerja dengan baik untuk lebih terstruktur,
tugas linear.
11

6. Penggunaan teknologi komputer dan transfer yang lebih cepat dari informasi tidak
melekat menyebabkan solusi dan keputusan yang lebih baik. Masalah ini diselesaikan
oleh orang-orang. Teknologi hanya memungkinkan akses besar untuk informasi yang
akurat, membantu kami menyusun proses, dan menjaga kelompok terfokus pada
fakta, tetapi keputusan masih akan dilakukan oleh orang-orang terampil dalam seni
dan ilmu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. memang, teknologi dapat
membantu kita membuat kesalahan lebih cepat.
2. Tata cara atau keterampilan rapat didalam organisasi
Kebanyakan orang tidak suka meeting. Sementara generalisasi ini memiliki pengecualian,
seperti aman untuk menjelajah bahwa beberapa individu menikmati, memikirkan janji
mingguan yang sudah terjadwal dan dibumbui dengan pertemuan berkala. Mengapa
pertemuan dijunjung rendah seperti itu? Mungkin karena banyak pertemuan tidak dikelola
dengan baik oleh pemimpin rapat atau peserta rapat. Apa yang paling mengganggu peserta
rapat? Berikut ini adalah kesalahan kesalahan yang terjadi ketika rapat atau laporan yang
menunjukkan hal yang tidak baik ketika rapat:
1. Subjek kurang jelas
2. Tidak ada tujuan atau agenda
3. Terlalu panjang
4. Tidak ada persiapan
5. Kurang meyakinkan
6. Tidak teratur
7. Kepemimpinan yang tidak efektif/ kurangnya control
8. Informasi yang dibahas kurang sesuai
9. Banyak waktu yang terbuang ketika rapat karena tidak efektif
10. Terlambat dalam memulai rapat atau tidak tepat waktu
11. Tidak efektif dalam mengambil keputusan
12. interupsi dari dalam dan luar
13. individu mendominasi / memper-amatkan diskusi
14. gemuruh, berlebihan, atau diskusi bersifat penyimpangan
15. Hasil tidak dipublikasikan atau tindak lanjut
16. ada orientasi / pertemuan pra-rapat yang dibatalkan atau ditunda
Tujuan kami di sini adalah untuk mengidentifikasi keterampilan dan strategi yang
dapat membantu Anda menghindari perangkap pertemuan tersebut. Anda memeriksa daftar
di atas, perhatikan berapa banyak masalah yang terkait dengan pertemuan berasal dari
kurangnya struktur atau agenda yang jelas. kerugian pertemuan lainnya terjadi ketika peserta
menemukan mereka terutama penonton untuk pidato daripada peserta aktif dalam pemecahan
masalah yang berarti atau pengambilan keputusan.
12

Memimpin pertemuan
Jika Anda ditunjuk atau dipilih untuk melayani sebagai ketua kelompok, Anda harus
tahu apa yang anggota lain harapkan dari Anda. Wagner menunjukkan bahwa ketua
pertemuan harus melakukan fungsi-fungsi berikut :
1.
2.
3.
4.

Menghindari penyimpangan dan berbasa-basi; ikuti agenda
Jangan terlalu banyak bicara; mengajak anggota kelompok untuk tenang
Ketika titik jenuh, beralih ke yang berikutnya
Sering meringkas agar anggota dapat menyimpan gambaran kemajuan dalam diri

mereka
5. Menggunakan flip chart, papan tulis, atau papan menghapus kering untuk meringkas
rapat kemajuan; catatan tertulis dari pertemuan tersebut menjadi "pikiran kelompok"
dan membantu menjaga kelompok di jalur.
6. Menyiapkan laporan komite (atau mendelegasikan seseorang untuk menyiapkan
laporan) setelah satu rapat atau banyak pertemuan. kelompok membutuhkan catatan
kemajuan mereka.

Bagaimana mempersiapkan agenda
Kurangnya subjek dan tidak memiliki tujuan atau agenda untuk pertemuan adalah hal
yang disebut pertemuan keluhan. sebagaimana telah kita catat dalam buku ini, interaksi
kelompok sering tidak terstruktur dan berantakan. ragu-ragu dan kurangnya struktur dapat
berfungsi sebagai hambatan utama untuk menyelesaikan tugas sebagai sebuah kelompok.
Oleh karena itu, Anda perlu memberikan pertimbangan cermat untuk bagaimana Anda akan
mengembangkan agenda dan memberikan struktur untuk interaksi. Pertimbangkan langkahlangkah dalam menyusun agenda pertemuan Anda.


Menentukan tujuan pertemuan

Tujuan pertemuan biasanya jatuh ke dalam salah satu dari tiga kategori :
1. informasi perlu dibagi
2. Isu yang perlu dibahas
3. Tindakan yang perlu diambil

13

Ketika Anda mempersiapkan diri untuk pertemuan, mengidentifikasi apa yang akan Anda
ingin memiliki terjadi sebagai akibat dari pertemuan tersebut. tujuan khas mungkin, "pada
akhir pertemuan ini kita akan memilih perusahaan yang akan menghasilkan kampanye iklan
baru, atau "pada akhir pertemuan ini kita akan meninjau pelamar untuk posisi manajemen dan
mengidentifikasi utama kami tiga pilihan," tanpa tujuan tertentu yang diketahui oleh kedua
pemimpin dan peserta, jangan heran jika sedikit yang dicapai.


Mengidentifikasi item yang perlu dibahas untuk mencapai tujuan
Tujuan dalam pikiran, Anda selanjutnya perlu menentukan bagaimana struktur

pertemuan untuk mencapai tujuan. Pertimbangkan menghasilkan daftar topik yang perlu
ditangani untuk mencapai tujuan: informasi apa yang perlu dibagi, apa masalah perlu
didiskusikan, apa tindakan yang perlu diambil? saat Anda berada dalam tahap brainstorming,
jangan khawatir tentang urutan item; Anda dapat mengatur ulang item kemudian.


Mengatur agenda untuk mencapai tujuan
Setelah kamu memiliki daftar barang yang akan ditangani, maka kamu perlu untuk

mengatur mereka dalam beberapa cara logikal. kendala utama dalam mengatur item dan
menentukan apa yang akan dimasukkan pada agenda pertemuan adalah jumlah waktu yang
diambil dan item yang akan dibahas. Ketika Anda telah mengidentifikasi agenda potensial,
meninjau tujuan pertemuan Anda dan menghilangkan item yang tidak membantu Anda
mencapai tujuan Anda. Strategi dengan tujuan pertemuan Anda dan daftar item agenda, Anda
siap untuk mulai menyusun agenda pertemuan Anda. Pertimbangkan saat mengatur agenda,
ada 3 tujuan pertemuan : item informasi, item diskusi, dan item tindakan. Jika mereka tidak
memiliki agenda sebelum pertemuan tidak ada cara bagi mereka untuk datang siap untuk
diskusi.
Bagaimana untuk menjaga pertemuan tetap pada jalur
Seperti yang kita pelajari sebelumnya dalam buku ini, gatekeeper mendorong anggota
yang tidak banyak bicara untuk berpartisipasi dan mencoba untuk membatasi kontribusi
panjang oleh anggota kelompok lainnya. pertemuan tidak harus terdiri dari monolog dari
pemimpin pertemuan, atau didominasi oleh hanya beberapa peserta rapat. Sebagai pemimpin
rapat, itu adalah tugas Anda untuk memastikan bahwa kamu melibatkan semua peserta rapat
dalam diskusi uga menekankan pada seluruh buku ini, anggota harus berbagi pemahaman

14

tentang sebuah tujuan kelompok. Saat ini tercapai, agenda kelompok untuk setiap pertemuan
harus menyediakan peta jalan untuk bergerak ke arah tujuan tersebut. Pemimpin sering kali
harus menjaga kelompok di lapangan, dan salah satu alat yang paling efektif untuk
melakukannya adalah meringkas. Menggunakan beberapa strategi pengambilan keputusan
dan pemecahan masalah preskriptif yang kami sebutkan dalam bab delapan dapat membantu
kamu memfasilitasi interaksi dalam pertemuan. Misalnya, jika tujuan pertemuan kamu adalah
untuk mengidentifikasi ide-ide baru untuk memecahkan suatu masalah tertentu,
pertimbangkan untuk menggunakan curah pendapat sebagai cara untuk menghasilkan ide-ide.
Melakukan pertemuan formal: prosedur parlementer
Anda tidak diragukan lagi berpartisipasi dalam kelompok yang mengikuti prosedur
parlementer. Sering organisasi menetapkan bahwa otoritas seperti aturan robert yang rusak
dapat digunakan untuk melakukan pertemuan. Prosedur parlementer memberikan cara yang
teratur untuk kelompok besar untuk melakukan bisnis, walaupun kurang berguna untuk
kelompok-kelompok kecil. Kelompok yang lebih besar dan lebih terstruktur tugas, semakin
besar

kemungkinan

itu

adalah

bahwa

prosedur

parlementer

akan

berguna.

Untuk panduan lengkap untuk prosedur parlementer, konsultasikan aturan robert yang rusak
atau sturgis kode standar prosedur parlementer.
Pertemuan Formal : Prosedur Parlementer
Diskusi yang secara ketat mengatur peserta diskusi yang besar pada periode waktu
terntentu ketika sejumlah keputusan harus dibuat.Para peserta harus mengikuti peraruturan
tata tertib yang telah ditetapkan.hal ini bertujuan untuk memenuhi tujuan pokok yaitu :
1. Untuk memenuhi keinginan mayoritas tanpa memekan kaum minoritas.
2. Untuk memaksa kelompok mendiskusikan hanya sattu persoalan suatu saat.
3. Mengusahakan agr para anggota mempunyai kesempatan sama untuk partisipasi.


Memimpin Pertemuan Formal
1. Menguasai forum rapat dimana pembicara harus menguasi paling tidak 50%
dari forum yang sedang berlansung.
2. Pembuka rapat, seorang pemimpin rapat harus mampu membuka rapat dengan
baik dan mampu membuat form rapat lebih menarik pada pembukaan.
3. Pengontrol rapat, seorang pemimpin rapat dituntut untuk mampu
mengendalikan rapat dimana dalam forum tersebut dapat emnjadi forum yang

15

hidup dan diharapakan juga dalam forum tersebut dapat mengundang yang
hadir aktif dalam bertanya, bediskusi satu sama lain.
4. Menjadi monitor, dalam hal ini seorang pepmimpin rapat harus mampu
memberi waktu bagi anggota-anggota rapat lainnya, agar peserta rapat juga
bias ikut berpatisapasi.
5. Pengambilan suara, biasanya pada akhir forum diadakan vote dimana para
peserta dapat diberi pilihan seperti mengangkat tangan dan memberi
masukannya.


Parisipapsi Dalam Rapat

Dalam sebuah rapat atau forum kita tentunya biasa ikut memberikan masukan atau ide-ide
dlam memberikan masukan kita harus memulainya dengan cara berikut ini:
1. Ikut memberikan kontribusi,dengan memperrhatikan rapat atau forum yang
berlangsung kita dapat ikut memberikan kontribusi dengan presentase yang teratur
dan baik.
2. Saat berbiara kita harus relevan, diman kita dituntut untuk memberikan maukan
yang sesuai dengan forum/
3. Kontribusi yang diberikan sebaiknya berupa poin-poin yang penting.
4. Berbicara yang meyakinkan agar masukan yang diberikan dapat diterima oleh
anggota lainnya.
5. Memberikan bukti atau fakata terhadap idea yang dimasukan
6. Mendengarkan keputusan dari semua anggota mengenai saran yang telah
masukan.
3. Membangun Keterampilan Tim dalam Organisasi (Team-Building Skills in
Organizations)
Tim merupakan sekelompok individu yang terorganisir untuk bekerjasama demi
mencapai tujuan bersama. Tantangan utama untuk mengajar orang-orang yang digunakan
untuk melakukan tugas individu-individu bagaimana cara bekerja bersama.
Karakteristik sebuah tim yang efektif
Presiden Dwight Eisenhower pernah berkata, “lebih baik memiliki satu orang yang
bekerja dengan Anda daripada memiliki tiga orang yang bekerja untuk Anda”. Maksudnya
tim adalah sekelompok orang yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama, bukan untuk
seseorang / individual saja. Didalam organisasi cenderung menggunakan kata “tim” daripada

16

“kelompok” untuk mengidentifikasi individu yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
bersama. Karakteristik sebuah tim yang efektif yaitu :
 Memiliki kejelasan tujuan.
Memiliki tujuan saja itu tidak cukup, tujuan harus jelas dan penting. Tujuan yang
menggairahkan bagi timnya dan memotivasi mereka untuk berkorban demi kebaikan tim.
Tujuan yang jelas juga akan mengatasi keraguan-keraguan anggota tim dalam
melaksanakannya.
Contoh : tim olahraga memiliki tujuan yang jelas dan penting untuk memenangkan sebuah
kejuaraan. Tim perusahaan juga membutuhkan tujuan yang menarik untuk membuat semua
anggota tim percaya bahwa tujuan itu penting.

 Struktur kerja yang mengarah pada hasil
Tim membutuhkan sistem yang efisien atau metode pengorganisasian bagaimana mereka
bekerja sama. Struktur tim adalah cara dimana sebuah kelompok diatur. Sebuah tim
membutuhkan individu yang melakukan kedua peran tugas (menyelesaikan pekerjaan) dan
peran pemeliharaan (mengelola proses tim) menjadi berkinerja tinggi.
 Anggota tim yang kompeten
Anggota tim tidak hanya tahu mengenai apa tugas mereka tetapi juga menunjukan bagaimana
kinerja mereka. Anggota tim membutuhkan membutuhkan pelatihan dan bimbingan sehingga
mereka tahu apa yang harus dilakukan dan kapan melakukannya.
 Komitmen untuk bersatu
Seperti moto dari tiga musketeer yaitu “satu untuk semua, semua untuk satu”. Anggota tim
harus merasa disatukan oleh komitmen dan dedikasi mereka untuk mencapai tugas.
 Iklim kolaboratif
Tim yang efektif beroperasi dalam iklim dukungan bukan defensif. Anggota tim harus
mengkonfirmasikan satu sama lain, saling mendukung dan mendengarkan satu sama lain saat
mereka melakukan pekerjaan mereka dimana ritme dan pola kerja mereka selaras mengarah
pada tujuan bersama.
 Standar keunggulan
Tim lebih mungkin untuk mencapai potensinya jika standar tinggi ditetapkan. Tujuan yang
menyebabkan tim untuk meregangkan sedikit untuk mencapai dapat berfungsi untuk
menggembleng tim ke dalam tindakan


Dukungan dan pengakuan eksternal
17

Tim di dalam organisasi apapun tidak beroperasi secara terpisah. Mereka membutuhkan
dukungan dari luar tim untuk membantu memperoleh informasi yang dibutuhkan dan bahanbahan untuk melakukan pekerjaan.

 Prinsip kepemimpinan
Tim membutuhkan pemimpin yang efektif. Ini bukan berarti bahwa tim membutuhkan
pemimpin otoriter untuk mendikte siapa yang harus melakukan apa. Tim biasanya berfungsi
secara lebih efektif ketika pendekatan kontingensi kepada pimpinan diadopsi. dalam tim yang
paling efektif, tanggung jawab kepemimpinan tersebar di seluruh tim
Meningkatkan efektivitas tim
Setelah karakteristik tim yang efektif dipahami, tantangan, baik sebagai fasilitator tim atau
peserta tim, adalah untuk memastikan bahwa tim mencapai potensinya.
1.

2.

Mengembangkan dan memperjelas tujuan tim.
Awal sejarah tim, semua anggota tim harus memiliki pemahaman yang jelas tentang apa
yang sedang tim usahakan agar tercapai.
Mempelajari kekuatan masing-masing anggota tim.
Anggota tim memiliki perbedaan kekuatan dan talenta. Belajar tentang kemampuan
anggota tim membantu untuk membangun peran dan tanggung jawab masing-masing

3.

anggota.
Mengidentifikasi hambatan yang mungkin menghambat tim untuk mencapai tujuannya.
Mengumpulkan informasi, meninjau masalah yang dipertimbangkan dan menganalisis
situasi merupakan langkah-langkah yang berguna yang membantu tim mengidentifikasi

4.

5.

dan mengatasi kesulitan yang sedang mereka jalankan.
Menggunakan keterampilan komunikasi yang efektif.
Anggota tim harus secara akurat memahami satu sama lain. Berkomunikasi secara efektif
dan sering dapat meningkatkan efektivitas tim.
Mengembangkan rencana untuk mencapai tujuan. Rencana harus dirancang untuk
membantu kelompok mengatasi hambatan yang menghalangi kelompok untuk mencapai

6.

tujuan.
Menempatkan rencana ke dalam tindakan.
Perencanaan dan penempatan strategi tidak akan menyelesaikan pekerjaan. Tim

7.

membutuhkan upaya sistematis untuk menerapkan ide-ide dan saran yang ditawarkan.
Mengevaluasi rencana dan prosedur tim.
Sebagai tim yang bekerja bersama-sama, kelompok perlu mengevaluasi bagaimana hal
tersebut terjadi.

18