Sistem Pengawasan Internal Kas Pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN)Cabang Medan

TUGAS AKHIR

SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (KPBN)

CABANG MEDAN

Oleh :

LULU ULITHIA 112102214

PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2014

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : LULU ULITHIA

NIM : 112102214

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR  : _{SISTEM PENGAWASAN INTERNAL} KAS PADA PT. KHARISMA

PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (KPBN) CABANG MEDAN

Medan,………2014

(LULU ULITHIA ) 112102214

KATA PENGANTAR

Dengan segala kerendahan hati, penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas cahaya,kekuatan dan keberkahan-Nya atas penulisan Tugas Akhir ini yang bertujuan untuk memenuhi salah stu syarat akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa dalam mengerjakan Tugas Akhir ini penulis tidak lepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih untuk pihak-pihak dibawah ini :

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec,Ac,Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumater Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si,Ak, CA selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Zainul Bahri Torong, M.Si, Ak selaku dosen pembimbing penulis yang sudah mengarahkan dalam membuat tugas akhir ini.

5. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, serta Staff Administrasi khususnya jurusan akuntansi.

6. Bapak H.Eddy S. Noor sebagai Manager PT Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan yang telah memberikan izin riset penelitian kepada penulis.

7. Bapak Armansyah, SE selaku Ass. Man KSU PT Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan.

8. Bapak Uun Irwoko, SE dan Bapak Irfan Abdillah, SE yang telah membantu penulis selama melakukan penelitian serta seluruh staf dan karyawan PT Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan atas kesediaannya memberikan informasi terkait Tugas Akhir ini sehingga bisa diselesaikan tepat waktu.

9. Kepada keluarga tersayang, khususnya kepada kedua orang tua yang tiada henti-hentinya selalu memberikan doa dan dukungan kepada penulis selama menjalani pendidikan sampai penyelesaian tugas akhir ini. Untuk ayah saya tersayang Khairil Azwan dan ibu tercinta Eric Channisa, terima kasih banyak atas doa yang selalu kalian berikan kepada saya. Adik saya yang terkasih Junnisa Salma yang banyak membantu saya. Serta seluruh keluarga besar yang selalu memberikan cinta dan kasihnya untuk saya.

10. Teman-teman baikku elvira diah savitri, syahnas sofia yang sudah banyak membantu dalam membuat tugas akhir ini.

11. Teman-teman di FE USU, khususnya maisyarah dwi putri, fanni annisa rizki, novaliana syahputri, tri ramadhani, margaretha angela, ivany mulyana, tanti dinita, maya riahta, dan teman-teman lainnya yang tidak dapat penulis tulis

satu persatu yang telah banyak membantu penulis selama masa perkuliahan sampai dengan penulisan tugas akhir ini.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam tugas akhir ini. Oleh karena itu, penulis menerima dengan hati terbuka setiap kritik dan saran yang membangun agar tugas akhir ini dapat lebih baik lagi. Akhir kata, semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi para pembaca.

Medan, Juli 2014

Penulis

(Lulu Ulithia) 112102214

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 2

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

1. Tujuan Penelitian ... 3

2. Manfaat Penelitian ... 3

D. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal Survei/Observasi ... 4

2. Rencana Isi ... 5

BAB II : PROFIL PT KPBN CABANG MEDAN ... 7

A. Sejarah Ringkas... 7

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Job Description ... 11

E. Rencana Usaha ... 17

BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (KPBN) CABANG MEDAN ... 19

A. Pengertian Kas dan Pengawasan Internal ... 19

B. Tujuan Dan Fungsi Pengawasan Internal Kas ... 22

C. Unsur-Unsur Pengawasan Internal Kas ... 23

D. Prosedur Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT.KPBN Cabang Medan ... 30

E. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada PT. KPBN Cabang Medan ... 34

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 40

A. Kesimpulan ... 40

B. Saran ... 41

DAFTAR PUSTAKA ... 42

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

II.1 Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan ... 10

II.2 Seksi-seksi Urusan Keuangan, SDM & Umum PT. KPBN

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan perkembangan perekonomian yang sangat pesat, maka peranan akuntansi sebagai alat bantu untuk mengkomunikasikan informasi mengenai transaksi keuangan menjadi semakin besar. Masalah yang dihadapi pimpinan dalam menjalankan perusahaan menjadi semakin kompleks dan semakin sulit untuk dikerjakan sendiri. Salah satu contoh dari masalah yang sering dihadapi setiap perusahaan adalah cara pengolahan kas yang aman. Kas adalah harta perusahaan yang paling likuid dan perkiraan yang sangat efektif, dalam arti bahwa kas terlibat secara langsung dalam kelancaran operasional perusahaan. Oleh karena itu perusahaan membutuhkan suatu pengawasan yang cukup untuk menghindari segala bentuk penyelewengan yang akan merugikan perusahaan.

Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Adapun penerimaan kas ada yang bersifat kontinue seperti penjualan tunai, penerimaan piutang, penerimaan pendapatan jasa, bunga bank dan lain-lain.

Disamping itu kas mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : mempunyai keistimewaan sebagai aktiva yang paling lancar, dapat ditukarkan dengan barang, ataupun aktiva apapun juga, bentuknya yang kecil dan sukar ditandai identitas pemiliknya, mudah dipindah tangankan atau ditransfer. Dilihat dari ciri-ciri dan kepentingannya, kas selalu dijadikan objek utama yang

disalahgunak sehingga memungkinkan bahwa pengelolaan dalam perusahaan sangat kompleks dan bahkan tidak jarang terjadi penyelewengan atau penyalahgunaan kas. Untuk itu diperlukan adanya pengawasan-pengawasan internal guna mencegah terjadinya penyelewengan dan penyalahgunaan kas.

Pengawasan dapat diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan aktivitas–aktivitas perusahaan agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Disamping itu pengawasan merupakan fungsi manajemen yang mempunyai peranan penting dalam menjalankan perusahaan. Untuk memudahkan pelaksanaan pengawasan perusahaan tersebut, perusahaan menyusun suatu sistem pengawasan intern yang memadai.

Dengan perencanaan dan pengawasan yang baik, diharapkan harta milik perusahaan dan data akuntansi akan terlindungi, usaha efisiensi perusahaan meningkat dan terjamin keandalannya, serta garis kebijaksanaan manajemen akan dipatuhi oleh seluruh karyawan. Berdasarkan landasan pikiran di atas maka dalam tugas akhir ini penulis mengambil judul “Sistem Pengawasan Internal Kas Pada PT Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan”.

B. Rumusan Masalah

Adapun perumusan masalah yang akan dibahas pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Apakah Pengawasan Internal Kas yang dilakukan oleh PT. KPBN Cabang Medan sudah berjalan efektif ?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Tujuan yang dicapai oleh penulis dari penelitian ini :

1. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengawasan internal kas pada PT. KPBN Cabang Medan.

2. Untuk mengetahui tujuan dan syarat mutlak dari sistem pengawasan internal kas.

3. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan sistem pengawasan internal kas yang telah dilakukan oleh PT.KPBN Cabang Medan. 4. Untuk mengetahui apakah pengawasan internal kas yang dilakukan

PT.KPBN Cabang Medan telah berjalan efektif dan efisien. 2. Manfaat Penelitian

Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah :

1. Sebagai bahan masukan yang bermanfaat dan pertimbangan bagi PT KPBN Cabang Medan dalam menentukan kebijakan sistem pengawasan internal kas pada masa yang akan datang.

2. Sebagai bahan masukan kepada peneliti agar dapat mempelajari secara langsung mengenai sistem pengawasan internal kas, mengetahui perbandingan antara praktek yang dilakukan PT KPBN Cabang Medan dengan perkembangan ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan pengawasan internal kas dan dapat menambah ilmu pengetahuan peneliti mengenai pengawasan internal kas pada masa yang akan datang.

D. Rencana Penulisan

1. Jadwal Survei/Observasi

Penelitian dilakukan pada PT KPBN Cabang Medan Jl. Balai Kota No. 8 Medan. Jadwal penulisan terdiri dari berbagai kegiatan yang dimulai dari persiapan untuk melaksanakan penelitian, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data, pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir, dan penyempurnaan tugas akhir. Jadwal penulisan yang dilakukan penulis dijelaskan pada tabel di bawah ini.

Tabel I.1

Jadwal Survei dan Penulisan Laporan Tugas Akhir

NO KEGIATAN

Juni/Minggu Juli/Minggu I II III IV I II III 1. Pengesahan Tugas Akhir

2. Pengajuan Judul 3. Permohonan Izin Riset

4. Penunjukan Dosen Pembimbing 5. Pengumpulan Data

6. Penyusunan Tugas Akhir 7. Bimbingan Tugas Akhir 8. Penyelesaian Tugas Akhir

2. Rencana Isi

Agar pembahasan tugas akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah, maka Penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud. Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi.

BAB II : PROFIL PT KPBN CABANG MEDAN

Dalam bab ini diuraikan sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana usaha.

BAB III : ANALISIS SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA (KPBN) CABANG MEDAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan pengertian kas dan pengawasan internal, tujuan dan fungsi pengawasan internal kas, unsur-unsur pengawasan internal kas, prosedur penerimaan dan pengeluaran kas PT.KPBN

cabang Medan, dan sistem pengawasan internal kas pada PT.KPBN cabang Medan.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Terdiri atas kesimpulan dan penutup. Dalam bab ini penulis mencoba mengambil kesimpulan dan memberikan saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi PT KPBN Cabang Medan. 

BAB II

PROFIL PT. KPBN CABANG MEDAN A. Sejarah Ringkas

Kantor Pemasaran Bersama (KPB-PTPN) PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV dibentuk berdasarkan hasil kesepakatan bersama Direksi PN/PTP Perkebunan I XXXII, pada tanggal 27 Februari 1990 di Jakarta yang disetujui oleh Menteri Pertanian dengan Surat Keputusan Menteri Pertanian Nomor: 166/Kpts/OT. 10/3/1990 tanggal 8 Maret 1990.

Berdasarkan keputusan Badan Musyawarah Direksi (BMD) PTPN No. 15/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 18 Juli 1998, diadakan penyempurnaan Struktur Organisasi KPB-PTPN dan sesuai Keputusan BMD PTPN No. 15/BMD-PTPN/Kpts/XII/2001 tanggal 7 Desember 2001 Struktur Organisasi KPB-PTPN PTPN diadakan perubahan/penyempurnaan kembali.

Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV didirikan dengan tujuan untuk melaksanakan pemasaran berbagai komoditi perkebunan hasil produksi PTPN dengan berpegang pada prinsip ekonomi dan tugas-tugas Badan Usaha Milik Negara agar didapat manfaat yang sebesar-besarnya bagi BUMN yang bersangkutan.

Mekanisme hubungan kerja antara BMD-PTPN, Dewan Pengawas dan KPB-PTPN diatur dan ditetapkan dalam keputusan BMD-PTPN No. 14/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 4 Juni 1998.

PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) adalah perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran komoditas perkebunan sebagai perubahan

bentuk/transformasi dari Kantor Pemasaran Bersama PT Perkebunan Nusantara I-XIV.

PT. KPBN merupakan Perseroan Terbatas yang dibentuk oleh Direktur Utama PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI bertindak untuk dan atas nama PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI (Persero) melalui Perjanjian Antara PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI Tentang Pendirian Perseroan Terbatas di bidang pemasaran komoditas perkebunan pada tanggal 16 Nopember 2009 di hadapan notaris N.M Dipo Nusantara Pua Upa SH Jakarta dan telah mendapatkan pengesahan status badan hukum berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor: AHU-60488.AH.01.01.Tahun 2009 tertanggal 11 Desember 2009.

Perubahan status menjadi Perseroan Terbatas tersebut sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari strategi PTPN I s.d PTPN XIV dan PT. RNI untuk memaksimalkan potensi keekonomian melalui penyusunan ulang komponen-komponen korporat yang dimiliki PT. KPBN dalam menuju performa perusahaan sebagai perusahaan penyedia jasa pemasaran perkebunan yang semakin produktif dan memiliki keunggulan kompetitif di pasar domestik dan pasar internasional.

Sejalan dengan rencana pengembangan pemasaran komoditas perkebunan, PT. KPBN juga melakukan kegiatan usaha di Bidang Logistik Komoditas Perkebunan yang merupakan kelanjutan pelaksanaan Pengembangan Usaha Bidang Logistik pada tahun 2013.

Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan. 1. Visi PT. KPBN Cabang Medan

Menjadi Trading House Komoditas perkebunan Indonesia yang unggul dan terpercaya.

2. Misi PT. KPBN Cabang Medan

Menyelenggarakan pemasaran komoditas perkebunan Indonesia dengan berpegangan pada prinsip-prinsip ekonomi untuk memberi manfaat yang sebesar-besarnya bagi produsen dan pembeli.

B. Struktur Organisasi

Dalam rangka memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang maka perlu di bentuk struktur organisasi yang baik, sehingga tugas yang diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sistematika, dan terkoordinir.

Struktur organisasi PT. KPBN dipimpin oleh 3 (tiga) orang Direksi yang terdiri dari:

1. Direktur Utama. 2. Direktur Operasional.

3. Direktur Keuangan, SDM, dan Umum.

Dibantu oleh para manajer serta bertanggung jawab kepada komisaris dan pemegang saham. Dalam rangka pelayanan pemasaran komoditi agro industri, PT. KPBN pusat (Jakarta) dibantu oleh 3 (tiga) Kantor Cabang, yakni sebagai berikut:

2. PT. KPBN Cabang Surabaya. 3. PT. KPBN Perwakilan Dubai.

Kantor Cabang/Perwakilan PT. KPBN adalah kantor yang melaksanakan tindak lanjut seluruh hasil transaksi penjualan PT. KPBN dan bertanggung jawab kepada Direksi PT. KPBN. Struktur organisasi ini sesuai dengan Surat Keputusan Direksi PT. KPBN No.01/KPB/Kpts/21-SDM/I/2010 tanggal 08 Januari 2010. Struktur organisasi PT. KPBN dapat dilihat di bawah ini.

                  Gambar 1.1

Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan Sumber : PT. KPBN Cabang Medan

PT. KPBN CABANG  MEDAN  MANAJER

URUSAN  PENJUALAN  ASS. MANAJER 

URUSAN LOG. 2   TEH & KAKAO  ASS. MANAJER  URUSAN LOG. 1 

SAWIT & KARET  ASS. MANAJER 

URUSAN KEUANGAN,  SDM & UMUM  ASS. MANAJER 

Bidang Keuangan

Bidang SDM

Bidang Umum Bidang Pra Shipment

Bidang After Shipment Bidang Shipment 

Bidang After Shipment Bidang Shipment Bidang Pra Shipment

Seksi-seksi Urusan Keuangan, SDM & Umum PT. KPBN Cabang Medan dapat diuraikan sebagai berikut:

Gambar II.2

Seksi-seksi Urusan Keuangan, SDM & Umum PT. KPBN Cabang Medan Sumber : PT. KPBN Cabang Medan

C. Job Description

Berikut ini akan diuraikan job description dari setiap unit pada PT. KPBN Cabang Medan yang terdiri dari :

1. Manajer

Tugasnya adalah :

a. Membantu Direktur Utama PT. KPBN melaksanakan tindak lanjut hasil transaksi penjualan PT. KPBN Jakarta dan PTPN.

b. Mengkoordinir, mengawasi, dan membimbing Asisten Manajer dan Karyawan/ti agar tercapai hasil kerja dan pelayanan yang maksimal.

URUSAN KEUANGAN,  SDM & UMUM  ASS. MANAJER 

Puskom/Teknologi Informasi  Urta 

Kehumasan 

Kesehatan  Kerohanian 

Pengembangan/Diklat 

Sekretariat  Kepegawaian/Personalia 

Anggaran/Pembiayaan/Verifikasi

Pembukuan/Akuntansi  Bank 

Valas 

Kasir/Moker/Bank 

Bidang SDM  Bidang Umum 

c. Memonitor persediaan barang di gudang/tangki timbun PTPN. d. Memonitor pelaksanaan pengapalan barang PTPN & Pembeli.

e. Memonitor persiapan dokumen pengapalan s/d pencairan wesel dari hasil penjualan ke Bank Devisa dan langsung ditransfer ke rekening PTPN yang bersangkutan.

f. Mengusulkan kenaikan golongan/berkala Karyawan PT. KPBN Cabang Medan kepada Direktur Utama.

g. Mengkoordinir, memonitor, dan menyelesaikan segala pekerjaan dan permasalahan di PT. KPBN Cabang Medan.

h. Memonitor pelaksanaan pengelolaan Keuangan PT. KPBN Cabang Medan sesuai dengan Anggaran yang tersedia.

i. Memonitor/memeriksa dan mengusulkan RKAP PT. KPBN Cabang Medan kepada PT. KPBN Jakarta.

j. Melaksanakan tugas-tugas lain bila diperlukan oleh Direktur Utama. 2. Bagian Urusan Penjualan

Tugasnya adalah :

a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti sawit dan tetes Molasses.

b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN terkait perihal jadwal tender.

c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan pasar harian Malaysia dll.

d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri.

e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di Medan.

f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit.

g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses ke PT. KPBN Jakarta.

h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil tender Inti Sawit.

i. Meneliti/ memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti Sawit/Molasses.

j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit.

k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.

l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan Logistik pengapalan Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.

3. Bagian Urusan Log. 1 Sawit & Karet Tugasnya adalah :

PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti sawit dan tetes Molasses.

b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN terkait perihal jadwal tender.

c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan pasar harian Malaysia dll.

d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri.

e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di Medan.

f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit.

g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses ke PT. KPBN Jakarta.

h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil tender Inti Sawit.

i. Meneliti/ memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti Sawit/Molasses.

j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit.

k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.

l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan Logistik pengapalan Karet dan Sawit.

4. Bagian Urusan Log. 2 Teh & Kakao Tugasnya adalah :

a. Menerima dan memeriksa surat-surat masuk, kontrak, L/C nominasi dan bukti pembayaran serta dokumen-dokumen lainnya.

b. Menjawab dan menindaklanjuti surat, fax sehubungan dengan Log-2 Teh & Kakao.

c. Memonitor kelengkapan dokumen dan negosiasi wesel pada advise/Negotiating Bank serta menyelesaikan discrepancy pada Negotiating/Paying Bank.

d. Memaraf dan menandatangani dokumen-dokumen yang berhubungan dengan Log-2 Teh & Kakao.

e. Mengintruksikan penerbitan ataupun pembetulan S/I dan dokumen-dokumen lainnya untuk instansi-instansi terkait apabila dokumen-dokumen pendukungnya sudah dilengkapi.

f. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di Log-2 Teh & Kakao yang diberikan oleh Manajer kepada karyawan yang dipimpinnya.

g. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer. h. Menyelesaikan permasalahan dalam hal pengapalan.

5. Bagian Urusan Keuangan, SDM & Umum Tugasnya adalah:

a. Mengkoordinir pembuatan RKAP dan laporan pertanggungjawaban Keuangan kantor Cabang Medan.

b. Mengontrol dan memeriksa bukti-bukti keluar masuk Kas/Bank serta data-data pendukungnya.

c. Memantau dropping/transfer Modal Kerja dari Kantor Pusat.

d. Memantau dan meneliti pembuatan daftar gaji dan hak-hak Karyawan lainnya.

e. Mengontrol pembukuan atas semua transaksi keuangan di Kantor Cabang Medan.

f. Melaksanakan dan menindaklanjuti hasil rekonsiliasi rekening Koran dengan kantor pusat, PTPN dan anak lembaga lainnya.

g. Mengkoordinir SDM sesuai dengan petunjuk yang diberikan oleh kantor pusat.

h. Membuat usulan untuk pendidikan dan pelatihan karyawan kantor cabang Medan.

i. Mengurus rumah tangga kantor cabang Medan baik untuk kepentingan Karyawan maupun pemeliharaan aset-aset kantor cabang.

j. Mengkoordinir pembuatan laporan kegiatan kantor cabang.

k. Mengadministrasikan pemungutan dan penyetoran PPN dan PPH serta penyelesaian rampung PPH Karyawan.

l. Mendampingi dan memberikan penjelasan-penjelasan kepada tim pemeriksa baik intern maupun extern.

m. Mengkoordinir pelaksanaan pameran di PRSU.

n. Memantau pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Manajer cabang Medan kepada masing-masing Karyawan.

o. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan dengan sebaik-baiknya.

D. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada PT. KPBN Cabang Medan, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja terkini yang dijalankan perusahaan adalah :

1. Meningkatkan pemahaman proses shipping administrasi dan pemahaman atas komoditi PTPN dengan memberikan pelatihan mulai dari proses tanaman, produksi, pabrik sampai dengan proses bisnis administrasi. 2. Menciptakan hubungan yang baik dengan lembaga penerbit dokumen

utama dan pendukung ekspor dan hubungan komunikasi yang baik dengan pembeli.

E. Rencana Usaha

Rencana usaha PT. KPBN Cabang Medan antara lain :

1. Jadwal penyelesaian dokumen pengapalan dan pembayaran dapat terukur.

2. Penempatan SDM yang memiliki kemampuan dan pengalaman dibidangnya.

3. Memaksimalkan kinerja masing-masing urusan.

4. Memaksimalkan penggunaan Kantor Cabang Pembantu/Perwakilan di Pelabuhan Belawan.

BAB III

SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (KPBN)

CABANG MEDAN A.Pengertian Kas dan Pengawasan Internal

Pengertian Kas

Dalam bahasa sehari-hari kas selalu diartikan sebagai uang tunai. Namun dalam bahasa akuntansi istilah kas itu mengandung pengertian yang lebih luas yang menunjukkan uang dan alat pembayaran lainnya yang dapat dicairkan setiap saat, seperti cek atau money order yang secara normal dapat diterima menjadi alat pembayaran dan dapat disimpankan di bank.

Menurut Mulyadi (1993:213) ; Kas merupakan suatu alat pertukaran yang dapat digunakan sebagai ukuran besarnya harga dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Kas tidak memiliki integritas sehingga mudah untuk diselewengkan.

Menurut Standart Akuntansi Indonesia yang dimaksud dengan kas adalah “Alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan”. Kas yang ada diperusahaan dan dibank merupakan suatu kesatuan perkiraan yang ada pada laporan keuangan. Kas merupakan merupakan suatu perkiraan yang sangat penting dalam laporan keuangan, karena setiap transaksi yang terjadi dalam laporan keuangan akan berhubungan dengan kas. Hal ini dimungkinkan karena sifat transaksi perusahaan yang mencakup harga dan kondisi yang memerlukan penyelesaian dalam bahasa media tukar. Kendatipun kas secara tidak

langsung terlibat dalam suatu transaksi, tetapi memberikan dasar pengukuran akuntansi untuk semua pos lainnya. (Mulyadi 1993:166)

Perbedaan yang paling mendasar mengenai aktivitas kas adalah sifatnya yang tidak produktif, karena kas merupakan ukuran nilai, kas tidak dapat meluas dan tumbuh kecuali jika dikonversikan kedalam bentuk kepemilikan lainnya. Jumlah kas yang berlebihan dalam kas seringkali disebut kas menganggur. Manajemen kas yang baik mensyaratkan persediaan kas yang terus bekerja secara kontinue dalam salah satu dari berbagai cara misalnya sebagian bagian dari siklus operasi atau sebagai suatu investasi jangka pendek atau jangka panjang. Kas tersusun dari simpanan komersial dan rekening dibank atau ditempat lain serta pos-pos yang ada dalam perusahaan dipergunakan sebagai media tukar, atau yang dapat diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai yang tercantum didalamnya.

1. Uang tunai (cash on hand). 2. Uang tersimpan dibank.

3. Tabungan setiap waktu dapat diambil. 4. Giro (money order) , dll.

Kas merupakan bagian yang tak terpisahkan dari kegiatan operasional perusahaan karena itu diperlukan suatu penggolongan yang lebih cermat dan teliti.

Menurut Sinuraya (1990:233) ; Untuk pengolahan kas, manajemen dapat menggunakan alat-alat sebagai berikut :

2. Manajemen arus kas yaitu penggolongan penerimaan dan pengeluaran kas.

3. Investasi dana yang berlebihan. 4. Hubungan bank.

5. Pengendalian internal (internal control).

Menurut Mulyadi (1992:69) Ada beberapa bentuk penyelewengan yang sering terjadi untuk kas dalam perusahaan yaitu :

1. Penerimaan yang tidak dicatat. 2. Merendahkan jumlah penerimaan. 3. Meningkatkan jumlah pembayaran.

4. Menunda pendataan penerimaan piutang (lopping). 5. Check Kiting.

Namun, apabila manajemen perusahaan melakukan pengawasan internal terhadap kas dengan baik, maka semua bentuk penyelewengan diatas tidak akan terjadi.

Pengertian Pengawasan Internal

Dalam berbagai literatur, istilah pengawasan sering diartikan sebagai pengendalian, namun pengertian kedua istilah ini adalah sama. Dalam ilmu manajemen, pengawasan merupakan salah satu fungsi yang dipergunakan untuk menjelaskan berbagai ukuran yang dilaksanakan dalam perusahaan, untuk mengawasi dan operasi perusahaan.

suatu badan atau bidang tertentu yang sering disebut dengan pengawasan internal sedangkan pengawasan yang dilakukan dari pihak luar perusahaan dengan memakai tenaga akuntan publik disebut dengan pengawasan eksternal. Pengawasan internal dapat didefinisikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan dengan pembentukan dan penggunaan sarana jika dilihat dari segala sendi keuangan akan memungkinkan manajemen mengamankan harta perusahaan dengan cara yang paling efektif serta mengatur pekerjaan sekarang dan membuat rencana untuk masa yang akan datang.

Dari kedua pengertian diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian pengawasan intern kas adalah suau badan atau bidang yang mengawasi jalannya alat pembayaran yang siap dan bebas yang dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

B. Tujuan Dan Fungsi Pengawasan Internal Kas 1. Tujuan pengawasan internal kas

Tujuan pengawasan internal menurut Mulyadi (2001:163) adalah : 1) Menjaga kekayaan organisasi

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3) Mendorong efisiensi

4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen 2. Fungsi pengawasan internal kas

Baridwan (1998:52) mengatakan bahwa fungsi pengawasan intern (internal control) yaitu sebagai berikut :

1. Untuk mencegah terjadinya kecurangan atau penyelewengan yang dapat dilakukan oleh suatu organisasi.

2. Untuk penentuan batas-batas mutlak suatu pekerjaan mana yang harus dikerjakan dan mana merupakan pelanggaran. Hal ini nampak dalam penggunaan budget dan standar kerja.

3. Memberi keyakinan terhadap catatan-catatan keuangan dan transaksi. 4. Mewujudkan keadaan-keadaan yang luar biasa, ini nampak dalam

pembuatan laporan bilamana terjadi kecurangan dan penyimpangan dan standar kerja yang dapat diketahui.

5. Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan operasional supaya berjalan lancar, efektif, dan efisien.

6. Membantu manajemen dalam memberi penilaian atau hasil pelaksanaan operasional, membuat peramalan atau dugaan serta membantu dalam hal pengambilan keputusan.

Sebagaimana telah diketahui bahwa fungsi internal control sangat luas, baik administratif maupun akuntansi, tetapi bukan berarti tidak ada lagi peluang bagi orang-orang tertentu pada suatu organisasi untuk melakukan kecurangan atau penyelewengan serta kesalahan-kesalahan. Dengan adanya internal control pelaksanaan kegiatan penyelewengan dan kecurangan-kecurangan serta kesalahan-kesalahan yang merugikan, namun demikian, semuanya tergantung pada kemampuan dan kesanggupan dari pelaksanaannya.

C. Unsur – Unsur Pengawasan Internal Kas

Seperti yang telah dijelaskan dimuka bahwa fungsi pengawasan internal kas sangat penting peranannya dalam melindungi harta kekayaan perusahaan dari tindakan yang tidak bertanggung jawab. Oleh karena itu, untuk mencapai tujuan dan fungsi pengawasan internal kas tersebut perlu diperhatikan unsur-unsur pengawasan yang disebutkan berikut :

1. Lingkungan Pengendalian 2. Sistem Akuntansi

3. Prosedur Pengendalian (Mulyadi 1992:70)

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan pengaruh dari berbagai faktor dalam membentuk, memperkuat, atau memperlemah, efektivitas kebijaksanaan dan prosedur tertentu, faktor-faktor yang mempengaruhi hal tersebut menurut Mulyadi (1992:70) adalah : a. Falsafah manajemen dan operasinya.

b. Struktur organisasi satuan usaha.

c. Fungsi dewan komisaris dan komite-komite yang dibentuk. d. Metode pemberian wewenang dan tanggungjawab.

e. Metode pengembalian manajemen dalam memantau dan menindaklanjuti kerja, termasuk audit internal.

f. Kebijaksanaan dan praktek personalia.

g. Berbagai faktor eksternal yang mempengaruhi operasi dan praktek satuan usaha seperti pemeriksaan yang dilakukan badan legislatif dan lembaga pemerintahan.

2. Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi yang terdiri dari berbagai catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasikan, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi laporan usaha dan untuk menyelenggarakan pertanggungjawaban aktiva dan kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi tersebut. Menurut Mulyadi (1992:70) Sistem akuntansi yang efektif mempertimbangkan pembuatan metode dan catatan yang akan :

a. Mengidentifikasikan dan mencatat semua transaksi yang sah. b. Menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci

semestinya untuk pelaporan keuangan.

c. Mengukur nilai transaksi dengan cara memungkinkan pencatatan nilai keuangan yang layak dalam laporan keuangan. 3. Prosedur Pengendalian

Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Prosedur pengendalian mempunyai beberapa tujuan dan diterapkan pada beberapa tingkatan organisasi dan pemrosesan data. Prosedur pengendalian dapat juga diintregasikan dalam komponen tertentu pengendalian dari sistem akuntansi. Menurut Mulyadi (1992:70) prosedur pengendalian dapat dikelompokkan kedalam prosedur yang bersangkutan dengan :

a. Otorisasi yang semestinya atas transaksi dan kegiatan.

b. Pemisahan tugas yang mengurangi kesempatan yang memungkinkan seseorang dalam posisi yang dapat melakukan dan sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidakberesan dalam berbagai pelaksanaan tugas sehari-hari.

c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu pencatatan secara semestinya transkasi dan peristiwanya.

perusahaan dan catatan.

e. Pengecekkan secara independen atas pelaksanaan dan penilaian yang semestinya atas jumlah atas jumlah yang dicatat.

Menurut Mulyadi (1992:70) Untuk kepentingan audit atas laporan keuangan maka perlu diperhatikan faktor penentu baiknya suatu struktur pengawasan internal yang disebutkan sebagai berikut : 1. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab

fungsional secara tepat.

2. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik dan melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang, pendapatan dan biaya.

3. Praktek yang sehat harus dijalankan didalam melakukan tugas-tugas dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi.

4. Suatu tingkat kecukupan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawab keempat unsur yang disebutkan diatas merupakan ciri pokok dari suatu struktur.

Pengawasan internal selain ciri-ciri pokok tersebut ada pengawasan lain yang merupakan tambahan dari unsur tersebut, yakni pengawasan yang dilakukan dengan menggunakan laporan-laporan standart atau budget dan staff internal audit. Berikut ini akan dijelaskan secara singkat masing-masing faktor dalam pengawasan internal tersebut.

Fungsional Secara Tepat

Struktur ekonomi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu baik bagi perusahaan lain. Oleh karena itu, maka pertimbangan bahwa susunan organisasi tersebut harus fleksibel dan dapat menunjukkan bentuk-bentuk dan batas-batas serta garis wewenang dan tanggung jawab yang tegas dan jelas.

Untuk memenuhi syarat pengawasan yang baik, hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan guna menghindari penyelewengan ataupun kecurangan dalam perusahaan. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab yang penuh untuk pelaksanaan tugas. Pemberian wewenang dalam prosedur pencatatan harus diatur sedemikian rupa, sehingga dapat diwujudkan pengendalian yang layak atas harta, hutang, pendapatan dan biaya.

2. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik dan melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang, pendapatan dan biaya.

Sistem wewenang dengan prosedur pembukuan dalam perusahaan merupakan alat dari manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi yang terjadi dan untuk mengklarifikasi data akuntansi dengan tepat. Oleh karena itu, disetiap data transaksi yang terjadi harus mendapat

pengesahan dari yang berwenang sehingga kemungkinan untuk menyalahgunakan dana oleh pihak tertentu dapat dihindari. Hendaknya semua pengeluaran yang dilakukan benar-benar dilaksanakan untuk kegiatan perusahaan. Dalam setiap prosedur digunakan dokumen yang merupakan bukti, dan dasar pencatatan akuntansi.

3. Praktek Yang Sehat Harus Dijalankan Dalam Melaksanakan Tugas Dan Fungsi Setiap Bagian Dalam Organisasi

Praktek yang sehat harus diikuti dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap organisasi perusahaan yang menggunakan prosedur yang wajib akan membawa manfaat serta dapat membantu tercapainya tujuan pengawasan yang lebih berguna.

Dengan demikian seluruh karyawan perusahaan harus benar-benar mengerti tugas dan fungsi serta tanggung jawab yang diembannya. Setiap perusahaan memiliki kebijaksanaan tertentu yang berlaku untuk perusahaan, yang merupakan pedoman yang harus dilaksanakan dan di patuhi. Menurut Mulyadi (1992:70) Beberapa cara yang biasa ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek-praktek yang sehat yakni :

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang dipertanggungjawabkan pejabat yang berwenang.

b. Pemerikasaan mendadak tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur, sehingga mendorong karyawan melaksanakan tugas sesuai dengan yang telah ditetapkan.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan oleh satu orang atau satu unit organisasi dari awal sampai akhir tanpa campur tangan orang lain.

d. Perputaran jabatan atau rotasi jabatan secara rutin di dalam pelaksanaan tugas baik staff, yang dapat menjaga indepedensi yang melaksanakan tugas dan persekongkolan dapat dihindari.

Praktek ini harus berlaku untuk semua prosedur yang ada sehingga pekerjaan suatu bagian akan langsung dicek oleh bagian lainnya.

4. Tingkat Kecakapan Pegawai Yang Sesuai Dengan Tanggung Jawab.

Suatu organisasi tidak terlepas dari unsur manusia karena kegiatan operasi usaha selalu berkaitan dengan manusia mulai dari karyawan bawahan sampai dengan atasan. Tingkat kecakapan pegawai atau personalia sangat mempengaruhi keberhasilan suatu sistem pengawasan internal. Keberhasilan perusahaan tergantung pada seleksi awal dan latihan serta penempatan pegawai sesuai dengan pengalaman dan

kemampuan pegawai tersebut. Untuk itu pegawai perlu mengetahui tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

Menurut Mulyadi (1992:70) Seorang pegawai yang cakap dalam pekerjaan bukan berarti pegawai yang mempunyai pendidikan tinggi melainkan seorang yang harus :

a. Mengetahui kedudukannya dalam suatu organisasi.

b. Mengetahui tugas-tugas apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.

c. Dapat menyesuaikan tugasnya, dengan siapa dia berhubungan, sampai mana batas tanggung jawab dan kekuasaannya kemudian pekerjaan dapat dilaksanakan oleh pegawai lain.

d. Mengetahui sumbangsih kerjannya terhadap perusahaan dan bagaimana harus disesuaikan dengan organisasi.

Bagaimanapun baiknya sistem prosedur yang diterapkan pada perusahaan namun semuanya bergantung pada pegawai yang melaksanakannya. Bila perusahaan memiliki pegawai yang kompeten dan jujur, unsur lain dapat dikurangi sampai batas tertentu, namun masih dapat menghasilkan pertanggungjawaban yang dapat diandalkan.

Struktur pengendalian internal satuan usaha terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan

keyakinan yang memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Pada umumnya, kebijakan dan prosedur yang relevan dengan audit adalah mengenai kemampuan suatu usaha untuk mencatat, memproses, mengikhtiarkan dan melaporkan data keuangan, sesuai dengan arsesi yang termuat dalam laporan keuangan, kebijaksanaan dan prosedur lainnya mungkin relevan apabila menyangkut auditor dalam menerapkan prosedur audit.

D. Prosedur Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT.KPBN Cabang Medan 1. Pengawasan Internal Penerimaan Kas

Salah satu tujuan manajemen keuangan adalah untuk mengusahakan pengolahan kas secara berdaya guna dan berhasil guna. Setiap perusahaan mempunyai berbagai macam sumber penerimaan kas yang berbeda-beda. Agar seluruh penerimaan kas benar-benar diterima dan diamankan sebagai milik perusahaan, maka perlu diciptakan suatu struktur pengawasan sistem internal kas yang baik dalam perusahaan. Untuk lebih jelasnya dibawah ini diberikan beberapa saran umum yang dapat membantu pimpinan perusahaan dalam menciptakan pengawasan intern penerimaan kas, yaitu :

a. Semua penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer kepada kasir secara periodik, catatan ini harus ditransfer ke dalam lembar setoran (deposit slip).

b. Semua penerimaan harus disetor sepenuhnya setiap hari. Prosedur ini mungkin juga memerlukan suatu tembusan lembaran setoran yang akan dikirimkan oleh bank atau orang yang melakukan penyetoran (selain kasir) kepada suatu departemen yang independen yang dipergunakan dalam pemeriksaan selanjutnya. c. Tanggung jawab untuk menangani kas harus diteruskan dengan

jelas dan ditetapkan secara pasti.

d. Biasanya fungsi penerimaan harus dipisahkan sama sekali (kecuali dengan lembaga keuangan).

e. Penanganan fisik kas harus dipisahkan seluruhnya dari pelanggaran keuangan dan pembukuan, dan kasir tidak berwenang atau tidak berhak terhadap pembukuan.

f. Para agen dan wali lapangan diharuskan memberikan kwitansi tanda terima tentunya dengan meninggalkan tembusan untuk arsip. g. Rekonsiliasi bank harus dilakukan oleh mereka yang tidak

menangani kas atau penyelenggaraan pembukuan. Begitu juga pengiriman laporan kepada para pelanggan pembuatan ikhtisar pembukuan kas harus ditandatangani oleh pihak ketiga.

h. Semua pegawai harus menangani kas atau pembukuan kas diharuskan mengambil cuti, orang lain harus menggantikannya selama cuti, juga pada waktu yang tidak diberi tahu, para pegawai harus dipindahkan ke tugas yang lain untuk mendeteksi atau mencegah terjadinya persekongkolan.

i. Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan kas harus diikat dengan kontrak.

j. Sedapat mungkin dipergunakan alat-alat mekanis yang dapat memberikan alat pengecek tambahan, seperti jenis alat yang dapat dibaca oleh pihak ketiga, tembusan, lembaran, dan lain-lain.

k. Apabila praktis penjualan kontan harus diklarifikasi dengan pencatatan persediaan dan hasil opname fisik persediaan.

Dari uraian tersebut dapat diketahui bahwa pada prinsipnya pengawasan internal penerimaan kas menghendaki adanya pemisahan fungsi pengurusan fisik kas dengan penyelenggaraan pembukuannya. Penerimaan kas dari hasil penjualan harus diserahkan kepada kasir untuk disetorkan ke bank. Pencatatan harus dilakukan oleh bagian akuntansi atau bagian pembukuan.

Suatu teknik akuntansi untuk menghindari terjadinya perbuatan curang yang biasanya terjadi karena kelalaian atau persekongkolan adalah dengan melakukan internal cek yaitu merupakan suatu teknik akuntansi untuk membuktikan keselamatan data akuntansi melalui perbandingan antara hasil kerja dua orang atau lebih mengenai suatu

transaksi yang diminta namun tidak mempengaruhi karena bekerja secara satu sama lain. Menurut Baridwan (2003:100), prinsip-prinsip internal control yang diingat dalam penyusunan prosedur penerimaan kas adalah:

1. Menetapkan tanggung jawab pengolahan dan pengawasan fisik. 2. Semua surat masuk harus dibuka dengan pengawasan yang cukup. 3. Harus segera dibuat catatan oleh yang membuka surat tentang cek

atau uang yang diterima, dari siapa, jumlahnya, dan tujuan apa. 4. Semua penjualan tunai harus dibuatkan nota penjualan yang sudah

diberi nomor urut atau dicatat dalam mesin cash register.

5. Daftar penerimaan uang harus dicocokkan dengan jurnal penerimaan uang.

6. Tambahan nota penjualan tunai harus dikirimkan ke kasir dan bagian pengiriman.

7. Bukti setor ke bank setiap hari dicocokkan dengan uang harian dan catatan dalam jurnal penerimaan uang.

8. Kasir tidak boleh merangkap mengerjakan buku pembantu hutang dan piutang dan sebaliknya.

9. Semua penerimaan uang harus disetorkan pada hari itu juga atau pada awal hari kerja berikutnya.

10. Rekonsiliasi laporan bank harus dilakukan oleh orang yang tidak berwenang menerima uang maupun yang menulis cek.

11. Kunci cash register harus dipegang orang yang bukan pengelola kas.

12. Diadakan rotasi pegawai agar tidak timbul kerjasama untuk berbuat kecurangan.

13. Kasir sebaiknya menyerahkan jaminan. 2. Pengawasan Internal Pengeluaran Kas

Dalam hal pengeluaran kas selalu terbuka kesempatan untuk berbuat curang dengan cara menggunakan secara tidak wajar atau tidak benar. Untuk itu pengeluaran kas harus dikelola dengan baik agar dapat terhindar dari terjadinya penyelewengan atau kecurangan terhadap kas yang dapat merugikan perusahaan. Adapun beberapa cara kecurangan yang dilakukan dalam pengeluaran kas menurut Mulyadi (1992:78)

adalah sebagai berikut :

a. Menyiapkan bukti voucher atau mengajukan voucher untuk mendapatkan pembayaran dua kali.

b. Kitting, atau pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat pembayaran tetapi mencatat penyetoran dalam hal melakukan transfer ke bank.

c. Mencantumkan jumlah yang tidak benar dalam buku kas. d. Menaikkan jumlah cek setelah ditandatangani.

e. Mencantumkan potongan harga dengan jumlah yang lebih rendah daripada yang sebenarnya.

f. Menguangkan cek gaji atau dividen yang belum ditagih oleh yang berhak.

g. Mengubah bukti atau voucher pengeluaran kas kecil.

h. Memasukkan cek atau memusnahkannya pada saat diterimanya dari bank, menggantinya dengan cek lain yang dibatalkan atau dengan nota pembebanan.

Berdasarkan penjelasan diatas sebaiknya pengeluaran kas dilakukan dengan :

a. Penggunaan sistem voucher.

b. Penggunaan kas kecil untuk pembayarannya yang jumlahnya relatif kecil, oleh sebab itu suatu sistem pengawasan internal sebisa mungkin dapat mencegah atau memperkecil penyelewengan atau kecurangan.

E. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada PT. KPBN Cabang Medan

Pengawasan internal kas merupakan hal yang sangat vital pada setiap perusahaan karena berguna untuk meyakinkan pimpinan perusahaan bahwa semua penerimaan dan pengeluaran benar-benar telah digunakan oleh perusahaan dengan baik guna memperlancar semua kegiatan organisasi serta menghindari terjadinya berbagai macam tindakan yang tidak efisien. Pada PT KPBN Cabang Medan sistem pengawasan internal kas yang dijalankan sudah

efektif dan efisien dan sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen perusahaan.

Berikut ini adalah sistem pengawasan kas yang dilakukan pada PT. KPBN Cabang Medan.

1. Menyetorkan semua penerimaan kas ke bank dan melakukan rekonsiliasi bank.

2. Menggunakan sistem voucher. 3. Menggunakan dana kas kecil. 4. Pemeriksaan oleh internal auditor.

1. Menyetorkan Setiap Hari Semua Penerimaan Kas Ke Bank Dan Melakukan Rekonsiliasi Bank

Semua perusahaan kan dari PT. KPBN Cabang Medan disetorkan setiap hari dari Bank Mandiri Mandiri. Penyetoran penerimaan kas setiap hari ke bank ini selain dapat menghindarkan terjadi pencurian, kebakaran dan penyalahgunaan kas. Setiap penerimaan uang kas harus dibuatkan dari dalam kuantitasi yang telah diberi nomor unit dan ditandatangani oleh pimpinan perusahaan kemudian di kwitansi tersebut dicatat dalam buku registrasi dan disetorkan kepada kasir. Kemudian kasir menyetorkan semua kas ke bank. Setelah akhir bulan setelah penutupan buku, saldo buku perusahaan dibandingkan dengan saldo rekening koran bank. Rekening koran bank diterima dari bank setiap akhir bulan, tapi sewaktu-waktu dapat diminta apabila diperlukan, mislnya jika ada pemeriksaan dari kantor pusat. Rekening koran ini

dibuat dalam rangkap tiga sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan paling lambat tanggal dua bulan berkutnya rekening koran sudah harus diterima oleh perusahaan. Secara teori, jumlah saldo rekening koran bank harus sama dengan jumlah saldo pada buku perusahaan. Akan tetapi dalam praktek di PT. KPBN Cabang Medan, saldo buku perusahaan sering tidak sama jumlahnya dengan saldo rekening koran yang diterima dari rekening bank hal ini disebabkan oleh :

1. Penyetoran uang perusahaan pada akhir bulan dicatat pada rekening koran bank.

2. Cek perusahaan yang dikeluarkan pada akhir periode bulan belum diuangkan penerima cek.

3. Penerimaan transfer uang sudah masuk dalam rekening koran bank, tetapi nota bank atau pemberitahuan bank terlambat diterima perusahaan.

4. Biaya bank yang dikeluarkan atau dibebankan sebelum dibukukan. 2. Penggunaan Sistem Voucher

Penggunaan sistem voucher merupakan salah satu teknik pengawasan internal yang baik terhadap pengeluaran kas. PT. KPBN Cabang Medan telah menerapkan hal ini sesuai dengan kondisi dan perkembangan perusahaan. Pembuatan voucher dilakukan oleh bagian pembukuan berdasarkan bukti-bukti asli dan pendukukng serta ditandatangani oleh kepala bagian pembukuan dan keuangan sebagai pembuat voucher. Selanjutnya voucher serta bukti-bukti pendukung

diserahkan kepada kepala cabang atau untuk mengetahui kebenaran voucher sekaligus sebagai pengesahan pengeluaran voucher tersebut.

Setelah voucher ditandatangani oleh kepala cabang, voucher tersebut lalu dikembalikan kepada kepala pembukuan dan keuangan. Apabila voucher telah siap untuk dibayarkan, maka voucher diserahkan kepada kasir untuk dibuatkan cek voucher. Bagian-bagian yang terlibat dalam pengeluaran hingga pengesahan dijabat oleh orang-orang yang berbeda. Dengan menggunakan sistem voucher ini, pimpinan perusahaan dapat mengetahui secara langsung berapa jumlah pengeluaran dan untuk apa pengeluaran tersebut dipergunakan.

3. Penggunaan Kas Kecil

Dalam kegiatan usahanya PT. KPBN Cabang Medan mengadakan hubungan komersial dengan Bank Mandiri cabang Medan sebagai sarana tempat penyimpanan dan pengambilan uang dengan menggunakan cek, giro, dan pos-pos lainnya.

Untuk menangani kebutuhan perusahaan sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil perusahaan membentuk dana kas kecil agar pengguna kas lebih efisien. Pada perusahaan ini, pemegang dana kas kecil dikelola oleh bagian pembukuan dan terpisah dengan kasir. Jumlah dana kas kecil yang ditetapkan oleh perusahaan adalah sebesar Rp 2.000.000,00,-. Pengajuan kembali pengisian dana kas kecil dilakukan oleh pemegang kas kecil kepada kepala cabang melalui kepala pembukuan dan keuangan dengan melampirkan bukti-bukti

pengeluaran kas kecil. Bagian keuangan harus mencatat pengisian kembali dana kas kecil setelah kepala cabang.

4. Pemeriksaan Oleh Internal Auditor

Dengan semakin berkembangnya perusahaan maka tentang kendali antara pimpinan dan bawahannya akan semakin besar. Sebagai akibat dari keadaan yang demikian maka diperlukan adanya penghubung diantara keduanya terutama bagi pimpinan agar dapat mengetahui bahwa perusahaan yang dipimpinnya dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Untuk itu perlu diadakan pengawasan internal dalam perusahaan yang dapat membantu pimpinan perusahaan dalam pengendalian seluruh bagian dari organisasi perusahaan yang dipimpinnya.

Pengertian internal auditor PT KPBN Cabang Medan adalah suatu lembaga bernama Satuan Pengawasan Intern (SPI) dan dipimpin oleh seorang asisten direktur yang diangkat dan diberhentikan serta bertanggung jawab kepada direktur utama. Fungsi SPI adalah sebagai pengawas intern yang tugasnya adalah melakukan pemeriksaan intern pada perusahaan. Pengawasan yang dilakukan SPI adalah :

1. Pengawasan dalam bidang pengolahan. 2. Pengawasan dalam bidang material.

3. Pengawasan dalam bidang pengolahan keuntungan. 4. Pengawasan dalam bidang operasi.

Kedudukan SPI berada dikantor pusat Jakarta. Dalam melaksanakan tugasnya bersifat independen terhadap kantor cabang yang diawasinya, namun demikian SPI dapat memberikan penilaian objektif dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan kantor pusat. Pemeriksaan dilakukan sesuai dengan kebutuhan minimal sekali dalam tiga bulan dalam waktu yang tidak ditentukan sebelumnya.

Untuk lebih jelasnya fungsi SPI adalah sebagai berikut :

1. Memeriksa prosedur penerimaan dan pengeluaran kas serta bukti-bukti pendukungnya.

2. Memeriksa saldo kas dengan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas serta rekonsiliasi bank.

3. Meneliti dan memeriksa struktur internal control yang ada serta memberikan saran pada pimpinan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam sistem tersebut.

4. Membantu manajemen dalam masalah lain menyangkut kebijaksanaan perusahaan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa yang dilakukan penulis terhadap sistem pengawasan yang intern kas pada PT KPBN Cabang Medan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. PT. KPBN Cabang Medan telah memiliki struktur organisasi yang cukup efektif dan efisien. Hal ini dapat terlihat dengan adanya pembagian aktivitas kerja, pemecahan fungsi dan tanggung jawab serta pendelegasian wewenang yang jelas dalam perusahaan.

2. Pengawasan kas pada PT. KPBN Cabang Medan telah dilakukan dengan baik. Dalam proses pengawasan anggaran kas, perusahaan ini sudah efisien dan efektif, yaitu dengan membandingkan anggaran dengan realisasi sehingga dapat diketahui seberapa besar penyimpangan (varians) yang terjadi.

3. Sistem pengawasan fisik pada PT KPBN Cabang Medan sudah cukup baik, dan semua penerimaan kas setiap hari disetorkan ke bank pada hari itu juga sehingga tidak terdapat uang kas pada perusahaan kecuali kas kecil. Pengawasan terhadap kas pada perusahaan ini selain memperhatikan segi pengamanan fisik kas juga memperhatikan segi pengawasan terhadap orang yang menangani kas. Pada perusahaan ini fungsi yang menangani fisik kas dipisahkan dari fungsi yang melakukan pencatatan.

B. SARAN

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa yang dilakukan penulis terhadap sistem pengawasan intern kas pada PT KPBN Cabang Medan maka penulsis memberikan saran antara lain :

1. Pimpinan perusahaan perlu dibantu oleh internal auditor yang berkedudukan langsung di kantor cabang utama, yang bertugas untuk membantu pimpinan perusahaan dalam melakukan fungsi pengawasan. 2. Sistem pengawasan intern sebaiknya dilakukan secara periodik dan

dilakukan inspeksi mendadak terhadap bagian keuangan oleh pihak perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 2005. Metode Penelitian. Rineka Cipta. Jakarta.

Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode. . BPFE. Yogyakarta.

Baridwan, Zaki. 2003. Akuntansi Keuangan. BPE. Yogyakarta. Http://www.kpbptpn.co.id/ (diaksespada20:08:11,11 Juli 2014)

Ikatan Akuntan Indonesia, 1994. Norma Pemeriksaan Akuntan. Edisi Revisi, Penerbit: Rineka Cipta, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 1994. Standart Profesional Akuntan Publik, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

Ikatan Akuntansi Indonesia, 1995. Standart Akuntansi Keuangan, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

KPB PTPN. 2005. Pedoman Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: KPB PTPN Mulyadi, 1992. Pemeriksaan Akuntan, Edisi Keempat, Penerbit: Sekolah Tinggi

Ekonomi YKPN.

Mulyadi, 1993. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Penerbit: Sekolah Tinggi Ekonomi YKPN, Yogyakarta.

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta. 

Sinuraya, Selamat, 1990. Pengantar Ilmu Akuntansi, Dasar-Dasar Akuntansi I, Penerbit: Adiputra, Medan.

diserahkan kepada kepala cabang atau untuk mengetahui kebenaran voucher sekaligus sebagai pengesahan pengeluaran voucher tersebut.

Setelah voucher ditandatangani oleh kepala cabang, voucher tersebut lalu dikembalikan kepada kepala pembukuan dan keuangan. Apabila voucher telah siap untuk dibayarkan, maka voucher diserahkan kepada kasir untuk dibuatkan cek voucher. Bagian-bagian yang terlibat dalam pengeluaran hingga pengesahan dijabat oleh orang-orang yang berbeda. Dengan menggunakan sistem voucher ini, pimpinan perusahaan dapat mengetahui secara langsung berapa jumlah pengeluaran dan untuk apa pengeluaran tersebut dipergunakan.

3. Penggunaan Kas Kecil

Dalam kegiatan usahanya PT. KPBN Cabang Medan mengadakan hubungan komersial dengan Bank Mandiri cabang Medan sebagai sarana tempat penyimpanan dan pengambilan uang dengan menggunakan cek, giro, dan pos-pos lainnya.

Untuk menangani kebutuhan perusahaan sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil perusahaan membentuk dana kas kecil agar pengguna kas lebih efisien. Pada perusahaan ini, pemegang dana kas kecil dikelola oleh bagian pembukuan dan terpisah dengan kasir. Jumlah dana kas kecil yang ditetapkan oleh perusahaan adalah sebesar Rp 2.000.000,00,-. Pengajuan kembali pengisian dana kas kecil dilakukan oleh pemegang kas kecil kepada kepala cabang melalui kepala pembukuan dan keuangan dengan melampirkan bukti-bukti

pengeluaran kas kecil. Bagian keuangan harus mencatat pengisian kembali dana kas kecil setelah kepala cabang.

4. Pemeriksaan Oleh Internal Auditor

Dengan semakin berkembangnya perusahaan maka tentang kendali antara pimpinan dan bawahannya akan semakin besar. Sebagai akibat dari keadaan yang demikian maka diperlukan adanya penghubung diantara keduanya terutama bagi pimpinan agar dapat mengetahui bahwa perusahaan yang dipimpinnya dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Untuk itu perlu diadakan pengawasan internal dalam perusahaan yang dapat membantu pimpinan perusahaan dalam pengendalian seluruh bagian dari organisasi perusahaan yang dipimpinnya.

Pengertian internal auditor PT KPBN Cabang Medan adalah suatu lembaga bernama Satuan Pengawasan Intern (SPI) dan dipimpin oleh seorang asisten direktur yang diangkat dan diberhentikan serta bertanggung jawab kepada direktur utama. Fungsi SPI adalah sebagai pengawas intern yang tugasnya adalah melakukan pemeriksaan intern pada perusahaan. Pengawasan yang dilakukan SPI adalah :

1. Pengawasan dalam bidang pengolahan. 2. Pengawasan dalam bidang material.

3. Pengawasan dalam bidang pengolahan keuntungan. 4. Pengawasan dalam bidang operasi.

5. Pengawasan dalam bidang personil.

Kedudukan SPI berada dikantor pusat Jakarta. Dalam melaksanakan tugasnya bersifat independen terhadap kantor cabang yang diawasinya, namun demikian SPI dapat memberikan penilaian objektif dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan kantor pusat. Pemeriksaan dilakukan sesuai dengan kebutuhan minimal sekali dalam tiga bulan dalam waktu yang tidak ditentukan sebelumnya.

Untuk lebih jelasnya fungsi SPI adalah sebagai berikut :

1. Memeriksa prosedur penerimaan dan pengeluaran kas serta bukti-bukti pendukungnya.

2. Memeriksa saldo kas dengan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas serta rekonsiliasi bank.

3. Meneliti dan memeriksa struktur internal control yang ada serta memberikan saran pada pimpinan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam sistem tersebut.

4. Membantu manajemen dalam masalah lain menyangkut kebijaksanaan perusahaan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa yang dilakukan penulis terhadap sistem pengawasan yang intern kas pada PT KPBN Cabang Medan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. PT. KPBN Cabang Medan telah memiliki struktur organisasi yang cukup efektif dan efisien. Hal ini dapat terlihat dengan adanya pembagian aktivitas kerja, pemecahan fungsi dan tanggung jawab serta pendelegasian wewenang yang jelas dalam perusahaan.

2. Pengawasan kas pada PT. KPBN Cabang Medan telah dilakukan dengan baik. Dalam proses pengawasan anggaran kas, perusahaan ini sudah efisien dan efektif, yaitu dengan membandingkan anggaran dengan realisasi sehingga dapat diketahui seberapa besar penyimpangan (varians) yang terjadi.

3. Sistem pengawasan fisik pada PT KPBN Cabang Medan sudah cukup baik, dan semua penerimaan kas setiap hari disetorkan ke bank pada hari itu juga sehingga tidak terdapat uang kas pada perusahaan kecuali kas kecil. Pengawasan terhadap kas pada perusahaan ini selain memperhatikan segi pengamanan fisik kas juga memperhatikan segi pengawasan terhadap orang yang menangani kas. Pada perusahaan ini fungsi yang menangani fisik kas dipisahkan dari fungsi yang melakukan pencatatan.

B. SARAN

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa yang dilakukan penulis terhadap sistem pengawasan intern kas pada PT KPBN Cabang Medan maka penulsis memberikan saran antara lain :

1. Pimpinan perusahaan perlu dibantu oleh internal auditor yang berkedudukan langsung di kantor cabang utama, yang bertugas untuk membantu pimpinan perusahaan dalam melakukan fungsi pengawasan. 2. Sistem pengawasan intern sebaiknya dilakukan secara periodik dan

dilakukan inspeksi mendadak terhadap bagian keuangan oleh pihak perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 2005. Metode Penelitian. Rineka Cipta. Jakarta.

Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode. . BPFE. Yogyakarta.

Baridwan, Zaki. 2003. Akuntansi Keuangan. BPE. Yogyakarta. Http://www.kpbptpn.co.id/ (diaksespada20:08:11,11 Juli 2014)

Ikatan Akuntan Indonesia, 1994. Norma Pemeriksaan Akuntan. Edisi Revisi, Penerbit: Rineka Cipta, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 1994. Standart Profesional Akuntan Publik, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

Ikatan Akuntansi Indonesia, 1995. Standart Akuntansi Keuangan, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

KPB PTPN. 2005. Pedoman Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: KPB PTPN Mulyadi, 1992. Pemeriksaan Akuntan, Edisi Keempat, Penerbit: Sekolah Tinggi

Ekonomi YKPN.

Mulyadi, 1993. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Penerbit: Sekolah Tinggi Ekonomi YKPN, Yogyakarta.

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta. 

Sinuraya, Selamat, 1990. Pengantar Ilmu Akuntansi, Dasar-Dasar Akuntansi I, Penerbit: Adiputra, Medan.